MH Kompetansetjeneste Dato: Miljøfyrtårnsertifisering. Miljøanalyse / konsulentrapport

Transkript

1 . Nøkkelinformasjon om virksomheten: Virksomhetsnavn Stokke Rådhus (SR) Antall årsverk 75 Organisasjonstype Kommunal E-Post Postadresse Postb.24, 36 STOKKE Besøksadresse Nygaardsallè, 360 STOKKE Telefonnummer Kommune Stokke Miljøfyrtårnsertifisering Miljøanalyse / konsulentrapport Beskrivelse Stokke rådhus er i 3 fulle etasjer med ordinær kjeller under deler av bygget. Det er bygget i 986. Kjelleren er lagerrom, noe tekniske rom og toalett/dusjrom. Det er ikke kontorer i kjeller., 2 og 3 etg. har hver et areal på.520 kvm. Totalareal (eks. kjeller) er altså kvm. etasje inneholder rådmannskontor, økonomiavdeling, kirkeverge (skal snart flytte ut), servicekontor, NAV og bibliotek. Det er én hovedinngang til rådhuset bortsett fra Nav og biblioteket som har hver sin egne inngang. Biblioteket omfattes ikke av miljøfyrtårnsertifiseringen siden dette ikke defineres som en kontorarbeidsplass. Alle andre funksjoner/arealer omfattes av sertifiseringen. 2. etasje inneholder kontorer for familie og oppvekst, helsestasjon, kulturkontor, barnehagekontor og IT avdeling. 3. etasje inneholder teknisk etat, kantine og kommunestyresal. Rådhuset er bygget med adskilte kontorer og de fleste disponerer eget kontor. Nettsted

2 2. Bransjekrav som virksomheten skal sertifiseres etter: Krav nr. Krav Utstedt Revidert 0 Krav til alle bransjer Kontorvirksomhet Arbeids-/miljøgruppen har bestått av: a. Prosjektmedlemmer : Morten Lysheim, Hanne Jacobsen Lund, Terje Skau, Dan Andersen b. Miljøfyrtårnansvarlig(e) : Morten Lysheim 4. Implementeringen har fulgt følgende tidsplan (sett inn dato med kommentar): a. Oppstart : b. Arbeidsmøter : 4 stk. c. Konsulentrapport lastet opp i portalen: Oppsummering / konklusjoner: Miljøgruppa representerer driften i rådhuset. Gruppa har gjennomgått samtlige bransjekrav og identifisert og gjennomført nødvendige tiltak, se sjekkliste nedenfor. HMS-internkontrollforskriftens krav om risikokartlegging, miljømål, gode rutiner for det ytre og det indre miljøet, vernerunder o.l. er tilfredstilt. Det er sørget for god intern informasjon om miljøarbeidet og miljøsertifiseringen. Stokke kommune er med i VOIS. De viktigste innkjøpene / anskaffelsene og de sentrale leverandørene har god miljøstandard - i henhold til VOIS-kravene. 2

3 6. Sjekklister med kravene Miljø -tema Krav id Kravtekst Status ved oppstart Tiltak som skal implementeres Ansvar Tidsfrist Dato utført Henvisning Systemkrav Virksomheten skal ha et godt system for HMS-arbeid som fungerer i praksis og tilfredsstiller minimumskravene i henhold til forskrift FOR , Internkontrollforskriften, 5. Miljømål for arbeidsmiljø og ytre miljø samt miljørutiner for innkjøp, energi, transport, avfall og utslipp til luft og vann samles og innarbeides i HMS- / internkontrollsystemet. SR har et papirbasert HMSsystem som i helhet ble revidert i Avvikshåndteringsprosedyrene ble revidert i 200. Systemet omfatter det indre miljøet, men mangler prosedyrer for det ytre miljøet som f.eks. avfallsinstruks. Stokke kommune har opprette følgende miljømål for 20: - sykefravær < 7,5% Risikokartlegging for driften av rådhuset fremskaffes / lages. Prosedyrer for det ytre miljøet etableres - eksempelvis avfallsinstruks og ENØK-instruks. Miljømål for det ytre miljøet vurderes i løpet av miljøkartleggingen. Utfylte vernerundeskjemaer fremlegges ved sertifiseringen. ML ML/ Jfr. klima og energiplan Vernerunde for rådhuset ferdig Virksomheten skal ikke ha åpne pålegg fra offentlig tilsynsmyndighet som er relatert til arbeidsmiljø og/eller ytre miljø. Virksomheten har ikke åpne pålegg. 3

4 Medarbeiderne informeres om miljøsertifiseringen, virksomhetens miljømål, tiltak for å nå målene og miljøprestasjonene / oppnåelse av målene. Nøkkelinformasjon samles og kommuniseres før sertifisering. Anbefal medarbeiderne Miljø på Internett: ML April/ mai ML ML April/ mai Info. om miljøfyrtårn på komm. hjemmesid e/artikkel i Stokkenytt Blir løpende oppdatert Info. også til alle via e- post KLIMALØFTET 3 De ansatte skal involveres i miljøarbeidet og gis opplæring hvordan de kan bidra til å gjøre driften mer miljøvennlig. Det er etablert AMU samlet for hele kommunen. På rådhuset er det valgt to verneombud. GRØNN BIL: KLIMAVILJEN ENKEL FYSIKK BAK ALVORLIGE KLIMASKADER Fakta/Samfunnsansvar/Finan snaringen-og-klima/mer-omklima/enkel-fysikk-bakalvorlige-klimaskader/ Filmer om kildesortering finnes her: eregaaende/filmer/ 4

5 5 Kunder, leverandører og samarbeidspartnere skal informeres om virksomhetens miljøarbeid. Internett: Informer om at SR er i gang med Miljøfyrtårnsertifisering Ved godkjent sertifisering legges logo og beskrivelse ut på hjemmesiden. Miljøfyrtårnlogoen brukes aktivt i korrespondanse og på bilene. ML April 0.09 ML 0.09 April Info på komm. hjemmesid Miljøfyrtårnsertifikatet henges opp i resepsjonen og det lages et oppslag som beskriver hva sertifikatet innebærer for rådhuset. ML

6 6

7 6 Miljøfyrtårn skal være forankret i den øverste ledelse. Det skal være en miljøansvarlig i hver virksomhet som har ansvar for å holde miljøarbeidet i hevd og stimulere til nye tiltak. Innen. april skal miljørapport for foregående år leveres i Bystyret har vedtatt at Stokke kommune skal være Miljøfyrtårnkommune. Ledelsen i rådhuset deltar i miljøfyrtårnprosjektet. Arbeidsmiljø Miljøfyrtårn portalen. Miljørapporten skal kunngjøres/distribueres internt, til alle ansatte og til eierne / styret. Det skal utarbeides miljørapport ved førstegangssertifisering. Virksomheten skal årlig dokumentere forbedring av sine prestasjoner i miljørapportene. Lokaler skal tilfredsstille kravene i forskrift FOR nr 70: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler. Vernerunder skal sikre at kravene blir ivaretatt. Dokumentasjon fra vernerunder skal foreligge. Det skal være etablert en dialog om arbeidsmiljøet mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker, f.eks årlige medarbeidersamtaler. OK Miljørapporten vil bli forelagt kommunestyret og AMU som orienteringssak. Se miljørapportene. I perioder er innetemperaturen svært høy. Dette oppleves som ubehagelig og som et arbeidsmiljøproblem. Stokke kommune har prosedyre for årlige medarbeidersamtaler. Bestill innklimaundersøkelse. Medarbeidersamtalene gjennomføres før sertifiseringen. Eventuelt må det foreligge en plan (20) for gjennomføring. Mai Ledere med pers. ansvar Årlig Mai Pågår fortløpend e Rapport datert

8 Det er satt i gang opplegg for "Aktiv med Jobben" - hur.asp Det foretas premiering av det beste laget. 3 Virksomheten bør tilrettelegge for fysisk trening/aktiviteter for å fremme god helse og forebygge sykefravær. Se også : o/tjenester/helse-ogomsorg/aktiv-i-arbeid/ Det er inngått bedriftsavtale med to treningssentre - TEAM (Sandefjord) og PULS (Hogsnes). Garderobe / dusjen i bygget er oppgradert. 4 Sikkerhetsdatablad for farlige kjemikalier og helsefarlige stoffer skal være lett tilgjengelig for alle ansatte / brukere i henhold til FOR nr 42: Forskrift om oppbygging og bruk av stoffkartotek for helsefarlige stoffer i virksomheter (Stoffkartotekforskriften). Stokke kommune har inngått avtale med ECOLABEL om føring av stoffkartotek og ajourhold av sikkerhetsdatablader. Kontroller at renholderne har oppdaterte sikkerhetsdatablader på renholdsstasjonene Oppdaterte datablader skaffes 8

9 25 Virksomheten bør ha bedriftshelsetjeneste i henhold til forskrift FOR (Godkjent bedriftshelsetjeneste) og forskrift FOR (virksomheter som skal ha godkjent bedr.helsetjeneste). Stokke kommune har inngått avtale om bedriftshelsetjeneste med Bedriftshelsen AS - I rådhuset er det kun de to reholderne som er pålagt bedriftshelse tjeneste. Disse innkalles til årlig helsekontroll. 483 Medarbeidertilfredshetsundersø kelse skal gjennomføres annet hvert år for bedrifter/virksomheter med mer enn 30 ansatte. Informasjonen sammenfattes i en HMS-rapport Det er satt i gang en Medarbeidertilfredshetsunders økelse. Undersøkelsen er bestilt av rådmannen og oppdraget gjennomføres som en hovedoppgave av to BIstudenter. Det lages en årlig HMS-rapport som omfatter relevante arbeidsmiljøaspekter, også det psykososiale arbeidsmiljøet. Rapporten behandles i AMU. Etabler rutine for medarbeidertilfredshetsunder søkelse annet hvert år Person alsjef 0.09 Innarbeides I personal håndboka Det gjennomføres årlige avdelingsvise vernerunder. 695 Arbeidsgiver skal ha gjennomført HMS kurs i henhold til arbeidsmiljøloven LOV , 3.5. HMS kurs for ledere ble gjennomført i Fremskaff oversikt over deltakerne. Planlegg nytt kurs for ledere som mangler kurset. Person alsjef Årlig sykefravær skal rapporteres i miljørapporten. OK Sykefravær, ,9% Sykefravær, 200-3,3% 9

10 Innkjøp Virksomheten skal tilpasse og bruke en skriftlig innkjøpsveileder for innkjøp av varer og tjenester som de selv bestiller Virksomheten skal i størst mulig grad velge produkter for henholdsvis egen drift og videresalg som tilfredsstiller kravene til en tredjeparts miljømerking. Virksomheten skal kreve at deres mest sentrale leverandører dokumenterer miljøprestasjon / rutiner innenfor temaene innkjøp, energi, avfall, transport og/eller utslipp. Årlig skal antall miljøsertifiserte leverandører dokumenteres i miljørapporten. Dersom innkjøp foretas av annen enhet, f.eks kommunal innkjøpsenhet eller kjedekontor, skal det fremlegges dokumentasjon som viser at denne enheten oppfyller innkjøpskravene i krav id 5, 6 og 7 ovenfor. Settes en del / deler av virksomhetens drift ut til andre, skal disse leverandørene påvirkes til å miljøfyrtårnsertifisere seg. De vesentlige innkjøpene foretas innenfor VOISrammeavtalene. Se VOIS Policy for miljø og samfunnsansvar - vedlagt i portalen. Det er krav til miljømerking, eller tilsvarende for alle vesentlige innkjøp - ref. sjekkliste for miljøvennlige innkjøp. Sentrale leverandører: Canon Norge ISO 400 SCA Tork Miljøfyrtårn Staples Miljøfyrtårn Norengros Miljøfyrtårn Office Aage M Miljøfyrtårn (i Tønsberg) OK. Se VOIS Policy for miljø og samfunnsansvar - vedlagt i portalen. Ikke aktuelt. Utarbeide sjekkliste for miljøvennlig innkjøp Undersøk om det er mulig å bruke Miljømerkede kaffefilter. TS TS Sjekkliste utarbeidet 20 Ved innkjøp og leasing av nye personbiler, bilgruppe M, skal CO2 utslipp ikke overstige 30 VOIS: Krav CO2 max 20 g/km 0

11 g/km Virksomheter som kjøper inn varer for mer enn kroner eks.mva. per år skal ha medlemskap i Grønt Punkt Norge (GPN). Virksomheten avklarer med GPN hva slags medlemskap den skal ha. Ved innkjøp av kopimaskiner og skrivere skal utstyret kunne ta dobbeltsidig kopiering/utskrift. Lavt energibruk og forbruk av blekkpatroner/tonerkassetter skal også vektlegges. Årlig forbruk av papir skal registreres i miljørapporten. Årlig skal antall eller prosentandel av miljømerkede produkter for henholdsvis egen drift og videresalg rapporteres i miljørapporten. Ved innkjøp og leasing av nye varebiler, bilgruppe N bør CO2- utslipp ikke overstige 20 g/km. OK Kopimaskiner og skrivere kjøpes inn i henhold til VOISreglene: Alle maskiner med kapasitet over 25 sider pr minutt skal ha tosidig funksjonen. Energiforbruk er vektet i eksisterende avtale kg pr år. Ref. VOIS sjekkliste Krav tas hensyn til ved fremtidige anskaffelser, se pkt. 29

12 Det spesifikke energiforbruket er 84 kwh / m2 ( 200) Belysning Belysningen styres manuelt. Lyset slukkes etter arbeidstid i hele bygget. I rom som ikke er i bruk skal lyset slukkes. Energi 2 Interne rutiner skal sikre lavt energiforbruk til oppvarming, ventilasjon, lys og produksjon. Oppvarming Panelovner leverer grunnvarme. Disse skal være innstilt på Panelovnene har nattsenking, men er ikke koblet til SDanlegg. Det er installert både el-kjel (3.etasje) og oljekjel i bygget (. og 2. etasje). Disse leverer tilskudssvarme på ekstra kalde dager. Ventilasjon Ventilasjonsanleggene (5 stk. aggregater) driftes av eiendomsavdeling. Kontormaskiner 22 Eget energibruk skal registreres hver måned. Bransjekravene kan angi andre intervaller for registrering. Årlig energibruk 2

13 23 24 skal rapporteres i miljørapporten. Eier av yrkesbygg over 000 m2 skal sørge for energimerking i henhold til forskrift om energimerking av bygninger FOR , 8 og 22. Energieksperten skal utarbeide en tiltaksliste, gi prisantydning / tilbakebetalingstid og utarbeide en plan for gjennomføring av tiltakene. Leietakere skal påvirke byggeiere til å energimerke bygget. Eier og leietaker av yrkesbygg under 000 m2 skal fylle ut ENØK -sjekklisten. Dersom virksomheten finner det hensiktmessig, skal en energiekspert energimerke bygget og utarbeide en tiltaksliste, gi prisantydning / tilbakebetalingstid og utarbeide en plan for gjennomføring av tiltakene. Energimerking av rådhuset er gårdeiers ansvar - Stokke kommunale Pensjonskasse Det foregår et samarbeid med nabokommunene vedr. energimerking av kommunale bygg. I forbindelse med den fremtidige energimerkingen, vil det bli utarbeidet en tiltaksliste. Ikke aktuelt. Fyll ut ENØK-sjekkliste. Sjekkliste utarbeidet 25 Ved resertifisering skal virksomheter med yrkesbygg under 000 m2 ha en ny gjennomgang av ENØKsjekklisten. Dersom virksomheten finner det hensiktmessig, skal en energiekspert energimerke Ikke aktuelt. 3

14 bygget og utarbeide en tiltaksliste, gi prisantydning / tilbakebetalingstid og utarbeide en plan for gjennomføring av tiltakene. Eiere av bygg som har oppvarmingskilder basert på fossilt brensel, er eldre enn 5 år og varmer opp et bruksareal på mer enn 400 m2 skal innen neste resertifisering bytte ut til mindre miljøbelastende oppvarmingskilder. ENØK-tiltak som virksomheten selv kan gjennomføre, og som kan spares inn på to år, skal gjennomføres. Leietakere skal påvirke byggeier til å finansiere tiltak som kan innspares innen to år. Eier av bygning med kjel for fossilt brensel (over 400 m2 oppvarmet bruksareal) eller klimaanlegg (over 500 m2 oppvarmet bruksareal) skal sørge for energivurdering i henhold til forskrift om energimerking av bygninger FOR , 3 og 6. Leietakere skal påvirke byggeiere til å energivurdere kjel / klimaanlegg. Virksomheten skal ved nyetableringer og rehabilitering av eksisterende virksomhet innføre lavenergibelysning. Stokke rådhus er leietaker. Eier er Stokke kommunale Pensjonskasse. I kommunens energiplan er det bestemt at oljefyrte anlegg skal byttes ut innen Eventuelle tiltak fremkommer på ENØK-sjekklisten. Se pkt. 23 Fremskaff plan for utskifting av energikrevende belysning (fra T8 til T5, LED-lys o.l.)

15 Transport Virksomheten skal sammen med de ansatte iverksette tiltak for å bruke mindre miljøbelastende transportmidler til og fra jobb som for eksempel å sykle, gå, reise kollektivt eller samkjøre. Virksomheten skal utarbeide retningslinjer for å hindre unødvendig reising, og kunne velge de minst miljøbelastede transportmidler på tjenestereiser. AMU har vedtatt deltakelse i "Aktiv med Jobben" - se pkt. 23. Stimulering av sykling til jobben er en del av dette opplegget. Stokke kommunes Klima- og Energiplan , mål: Gradvis overgang fra diesel og bensin til mer miljøvennlige drivstoff Redusere utslipp fra arbeidsreiser (fra hjemmet til arbeidssted i kommunen ) Redusere behovet for tjenestereiser Klimanøytral kjøretøypark fra 205 KLIMA- OG ENERGIPL AN, kap. 8.5 se vedlegg Virksomheten skal utarbeide tiltak for å hindre unødvendig transport og kunne velge de minst miljøbelastede transportmidler ved varetransporter. Virksomhetens kjøretøy bør ha motorvarmer med tidsur, eller parkeres innendørs. Virksomhetens kjøretøy bør ha piggfrie dekk. Klima- og Energiplan inneholder en handlingsplan for gjennomføring av målene. Ikke aktuelt SR har to biler uten motorvarmer. Bilene kjøres mindre enn km. pr. år. OK 5

16 Virksomheten skal vurdere overgang til alternativt drivstoff eller el-bil. Drivstofforbruket, antall kjørte km og flyreiser i antall timer i tjenesten skal rapporteres i miljørapporten. Dersom virksomheten har en bilpark på 0 eller flere biler, eller kjører mer enn km per år, så skal det gis opplæring om riktig bruk av aktuelle kjøretøy når det gjelder økonomisk/miljøvennlig kjøring (økokjøring). Det skal settes mål for reduksjon i drivstofforbruk, enten per kjøretøy, sjåfør, kjørt kilometer eller per rute der det er praktisk gjennomførbart. Stokke kommunes Klima- og Energiplan , mål: Gradvis overgang fra diesel og bensin til mer miljøvennlige drivstoff. Gradvis innfasing av lavutslippsbiler / klimanøytrale biler. Se fremtidige Miljørapporter. SR har 2 stk. biler som til sammen kjøres mindre enn km. pr. år. Bilene kjøres samlet mindre enn km. pr. år. Bilene benyttes kun til nødvendige budoppdrag. Eventuelle tiltak for å redusere drivstofforbruket vil ha marginal effekt. 6

17 35 En kildesorteringsinstruks skal være utarbeidet og tilgjengelig for alle ansatte og eventuelle leietakere. Miljøansvarlig skal følge opp avfallshåndteringen jevnlig. Ved avvik eller behov for oppgradering skal strakstiltak iverksettes. Avfallshåndteringen gjennomgås og en kildesorteringsinstruks settes opp. Beholderne merkes tydelig. Piktogrammer kan lastes ned her: o/ (Instru ks) Instruks Alle beholdere på plass 0.09 Avfall Avfallsreduserende tiltak skal årlig føres inn i handlingsplanen i miljørapporten. Bruk av engangsartikler skal være redusert til et absolutt minimum. Virksomheten skal behovsvurdere og minimalisere all bruk av papir inklusive utsending av papirbasert tilbudsog reklamemateriell. Se fremtidige Miljørapporter. Internt benyttes steintøykopper, glass og stålbestikkikk - ikke engangsartikler. I enkelte møter er det nødvendig å benytte engangskopper og engangsservice. SR har innført Smart Print, d.v.s. at medarbeiderne må taste inn en kode for å skrive ut sine dokumenter. Med denne løsningen elimineres uavhentede utskrifter og det er registrert en betydelig reduksjon i papirforbruket. Dokumenter som tidligere ble send i papirformat med post, blir i dag skannet og sendt som vedlegg med E-post. 7

18 Virksomheten skal oppfordre leverandører til ikke å over-/ feil emballere. Ved anskaffelser skal emballering av varen inngå som en del av avtalen. Virksomheten skal ved første gangs sertifisering ha gjennomført en avfallsanalyse, etablert et kildesorteringssystem og inngå avtale med renovatør for henting og håndtering av fraksjonene. Restavfallet skal årlig reduseres i forhold til antall årsverk/brukere/omsetning. VOIS-krav: Produsentansvar for emballasje Emballasjebransjene har etablert returselskaper for hvert enkelt emballasjeslag, og disse returselskapene ivaretar næringslivets forpliktelser etter emballasjeavtalene. Det kreves derfor at leverandører har returordning for emballasje. Dokumentasjon for medlemskap fra et nasjonalt retursystem for emballasje (Grønt Punkt Norge AS) eller beskrivelse av eget system må legges frem seinest i forbindelse med et eventuelt kontraktsmøte, eventuelt vedlegges som vedlegg 5 i tilbudsmappen. Ok - se pkt.35 Se fremtidige Miljørapporter. 42 Farlig avfall skal i henhold til forskrift FOR , forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) lagres Kildesortering av farlig avfall beskrives i avfallsinstruksen. Undersøk om det oppbevares kjemikalier, og/eller malingsrester som 8

19 forsvarlig og leveres til godkjent mottak. kan fjernes Bruk av papir, utskrift og kopiering skal begrenses. E- postmeldinger leses på skjerm i stedet for å ta utskrift. Blanketter, bilag etc. kommuniseres mest mulig elektronisk. Tosidig kopiering og utskrift skal benyttes som standard når det er mulig. Ansatte skal få opplæring som sikrer lavt forbruk av kopi- og skrivepapir. Utrangert og brukt materiell og utstyr skal gjenbrukes så langt det lar seg gjøre OK - se pkt.38. I løpet av 20 innføres elektronisk fakturering. Tosidig kopiering og utskrift ble innført sammen med Smart Print-konseptet, høsten 200 IT-avdelingen har gitt alle medarbeidere opplæring i Smart Print. Kontorutstyr og møbler utnyttes så lang det er mulig. Eventuelle artikler som kan gjenbrukes "markedsføres" internt pr. epost. Stokke kommune har et lager på Torp for overskuddsmateriell. Stokkenytt. "Grønt kontor" 499 Virksomheten skal etablere avtale med firma som kan motta brukte Kildesortering av tonerkassetter beskrives i avfallsinstruksen 799 Årlig kildesorterte mengder skal rapporteres i miljørapporten. Se fremtidige Miljørapporter. 9

20 Utslipp til vann Eventuell egen vaskeplass for kjøretøy skal i henhold til FOR nr 93: Forskrift om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) ha godkjent, avløpsanlegg med sandfang og eventuelt oljeutskiller. Det skal være utarbeidet driftsinstruks for oljeutskiller og sandfang. Alle konsesjoner for utslipp til jord, vann og luft skal dokumenteres. SR har ikke egen vaskeplass for biler. Ikke aktuelt. Estetikk 45 Virksomheten skal ha rutiner for ytre og indre vedlikehold av egne bygninger og eventuelle utearealer. OK - SR har rutiner for ytre og indre vedlikehold av egne bygninger og eventuelle utearealer. 9. Vedlegg Artikkel i Stokkeknytt KLIMA- OG ENERGIPLAN 200 Miljøplakat Risikokartlegging ENØK-sjekkliste Avfallsinstruks Sjekkliste for miljøvennlige innkjøp Larvik

21 Magne Hvilen Miljøfyrtårnkonsulent 2