ORKDAL KOMMUNE. Arkivsak : : Møte i kontrollutvalget Orkdal kommune Møtedato/tid : Onsdag 2.desember 2009 kl 13.00

Transkript

1 ORKDAL KOMMUNE Møteinnkalling Arkivsak : Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Orkdal kommune Møtedato/tid : Onsdag 2.desember 2009 kl Møtested/lokaler : Møterom 3127, rådhuset. Deltagere fra KU : Nils Prestmo leder Anne-Mari Kjernli nestleder Knut Bjørkli Vigdis Troøyen Foseide Elsa Heggem Larsen John Atle Krogstad Andre : Rådmannen Anne Gråberg Arvid Hanssen Revisjon M-N IKS KonSek M-N IKS Kopi: Møteansvarlig : Ordfører Oppdragsansvarlig revisor Ann Jorid Hyttnes Revisjon Midt-Norge IKS : Nils Prestmo Orkdal Saksliste: Sak 35/2009 Godkjenning av protokoll fra møtet den Sak 36/2009 Referatsaker... 7 Sak 37/2009 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet ved hjemmetjenestene Orkdal kommune Sak 38/2009 Administrasjonens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport økonomisk sosialhjelp Sak 39/2009 Kontrollutvalgets erfaringer knyttet til tilsynsarbeidet 2009 tanker rundt kontrollarbeidet i Sak 40/2009 Møteplan for kontrollutvalget Sak 41/2009 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , e-post: eva.bekkavik@konsek.no eller Arvid Hanssen på mobil , e-post: arvid.hanssen@konsek.no Nils Prestmo Leder (sign) Arvid Hanssen Møtesekretær Side 1

2 ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 35/2009 Godkjenning av protokoll fra møtet den Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra møtet SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den , godkjennes. Side 2

3 Vedlegg 1 sak 35/2009. Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Orkdal kommune. Møtedato/tid : Torsdag 5.november 2009 kl Møtested/lokaler : Orkdal rådhus, møterom Møtende medlemmer : Nils Prestmo leder Vigdis Troøyen Foseide Elsa Heggem Larsen Knut Bjørkli Møtende varamedlem Forfall : Elling Kvernmo Oddbjørn Botnan : Anne-Mari Kjernli John Atle Krogstad Andre : Ann Jorid Hyttnes Revisjon M-N IKS (Sak 29-32) Arvid Hanssen KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Det var ingen innvendinger til innkallingen. Side 3

4 Sak 29/2009 Godkjenning av protokoll fra møtet den Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den , godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den , godkjennes. Sak 30/2009 Referatsaker. Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter/muntlige orienteringer som referatsaker: 1. Oppsummering etter samling for kontrollutvalg på Tiller Leder orienterte fra samlingen. Fylkesmannen hadde innlegg som omhandlet tilsynsmyndigheten overfor kommunene og også innlegg knyttet til habilitetsbestemmelser. Videre ble det presentert konkrete saker fra kontrollutvalg, samt at KonSek orienterte om aktuelle nye bestemmelser. 2. Orientering om kontrollutvalgssekretariatets vedtaksliste. Oversikt over frister for tilbakemelding til kontrollutvalget om enkeltsaker. Vedtakslisten ble delt ut i møtet. 3. e-info 09/19 fra NKRF: Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll. Fylkesmannen opphevet vedtak i Bergen bystyre knyttet til valg av revisjonsordning, pga at kontrollutvalget ikke har deltatt nok i prosessen. 4. Ressursbruk pr , sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Sekretariatet orienterte. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 4

5 Sak 31/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om barnevern i Orkdal kommune. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Orkdal kommune for 2009 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på barnevernstjenesten i Orkdal kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 180 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Protokoll: Kontrollutvalget hadde en grundig debatt om innholdet i prosjektet og reiste spørsmål knyttet til hvor omfattende en kunne gå inn på ulike tema, uten at prosjektet ble for omfattende. Innspill fra revisjonen i forkant av møte, og kontrollutvalgets leder i møte, resulterte i enighet om å endre delproblemstilling 2 til: Samarbeider barnevernstjenesten med andre? Kontrollutvalget var innom flere konkrete aktuelle samarbeidspartnere innen det offentlige og også i forhold til frivillige organisasjoner. Utvalget er opptatt av om barn og foreldres rettssikkerhet blir ivaretatt og om hjelpetiltak som settes i gang virker. Kontrollutvalget ser at området er omfattende og at det ikke er mulig å behandle alle forhold innen den fastsatte ressursramme. Bestillingen av dette konkrete forvaltningsrevisjonsprosjektet er inngående drøftet i 2 møter og det har vært mange innspill. Det ble fremmet et omforent forslag til nytt ledd i forhold til innstillingen i saken, om at kontrollutvalget ønsker å få seg forelagt prosjektplanen når den foreligger. Det ble presisert at sekretariatets fullmakt til å inngå avtale med revisjonen opprettholdes, uavhengig av at prosjektplanen skal fremlegges i kontrollutvalget. Innstillingen med omforent forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Orkdal kommune for 2009 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på barnevernstjenesten i Orkdal kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 180 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Prosjektplanen skal fremlegges for kontrollutvalget. Side 5

6 Sak 32/2009 Status for revisjon av kommuneregnskapet for regnskapsåret Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Protokoll: Ann Jorid Hyttnes, oppdragsansvarlig revisor for revisjon av Orkdal kommunes regnskap, orienterte. Hun gjennomgikk områder revisjonen prioriterer i revisjonsåret 2009 Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 33/2009 Kontrollutvalgets arbeidsform. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget legger konklusjonene av diskusjon til grunn for arbeidet i den resterende del av valgperioden. Protokoll: Kontrollutvalget utvekslet erfaringer fra tilsynsarbeide og vurderte hvordan utvalget skal legge opp arbeidet fremover intern, og i forhold til ulike aktører. To faste medlemmer av kontrollutvalget var ikke tilstede. Utvalget vil derfor forsette prosessen i senere møter, med henblikk på å utvikle tilsynsfunksjonen ytterligere. Sekretariatet noterte innspillene som kom, herunder hvilke dokumenter fra kommunen og andre som kontrollutvalget ønsker å ha tilgang til, som et ledd i tilsynsarbeidet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget legger konklusjonene av diskusjon til grunn for arbeidet i den resterende del av valgperioden. Sak 34/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Ingen saker ble tatt opp Side 6

7 ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 36/2009 Referatsaker. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunal rapport : Kosmo bekymret over NAV. (Vedlegg 1) 2. Kutt sykefravær før tjenester, Kommunal rapport (Vedlegg 2) 3. Kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 3. og 4. februar 2010, NKRF. Påmeldingsfrist (Vedlegg 3) 4. Kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. juni 2010, FKT. 5. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om barnevern, sendt Status. 6. Notat datert fra Inger Johanne Flønes til rådmannen. Notatet gjelder tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket. (KU-sak 30/2008) (Vedlegg 4) 7. Oppfølgingskalender 2009, kontrollutvalget/konsek. SAKSUTREDNING: Sekretariatet vil orientere og svare på spørsmål. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 7

8 Kosmo bekymret over Nav Vedlegg 1 sak 36/2009, pkt 1. Kommunal Rapport Arbeids- og velferdsetaten (Nav) får skarp kritikk av Riksrevisjonen i den årlige revisjonsrapporten som ble lagt fram torsdag. Regnskapet for 2008 kan ikke godkjennes. Rapporten som riksrevisor Jørgen Kosmo la fram torsdag har vesentlige merknader til 22 av totalt 229 statlige virksomheter. Nav får den kraftigste kritikken, i og med at Riksrevisjonen ikke godkjenner regnskapet for i fjor. Heller ikke regnskapet for 2007 ble godkjent. Dette er alvorlig, mener Kosmo. Bekymringsfullt Vi mener at de funnene vi har gjort er så vesentlige at vi ikke kan godkjenne regnskapet og at vi finner at vi må rapportere dette til Stortinget. Vi forventer oss da en oppfølging både fra departement og storting. Det er ikke noen grunn til å legge skjul på at jeg som riksrevisor synes at dette er svært bekymringsfullt, understreker Kosmo. Riksrevisjonen er kritisk til at Nav gjennom flere år har nedprioritert arbeidet med å sikre en tilfredsstillende internkontroll. Det er oppdaget en rekke tilfeller av feil i utbetaling av sykepenger, overgangsstønad og barnebidrag i 2008 som følge av dette. Rapporten viser også til de forventningene Stortinget hadde da reformen ble besluttet gjennomført, og sier i rapporten at det er viktig at disse forventningene begynner å innfris av etaten også innenfor reformperioden. Riksrevisor Jørgen Kosmo mener at mange av Navs problemer kunne vært unngått. Jeg er fast overbevist om at reformen burde vært bedre planlagt før den ble gjennomført. Jeg mener at vi i denne rapporten synliggjør at manglende styringssystemer og manglende IKTløsninger har ført virksomheten ut i mange av de vanskeligheter den har kommet opp i, sier Kosmo. Nav-reformen * Nav-reformen ble vedtatt av Stortinget i mai * Nav-reformen samler de gamle trygdekontorene, sosialkontorene og arbeidsformidlings-kontorene under samme tak på et såkalt Nav-kontor. * Ett av målene med reformen er at brukerne skal finne alle tjenester samme sted. * Nav utbetaler hvert år cirka 280 milliarder kroner i stønader. Dette tilsvarer rundt en tredel av statsbudsjettet. * Nav-reformen er en av de mest omfattende omstillinger i offentlig sektor i nyere tid. Side 8

9 * I 2008 ble det etablert 36 forvaltningsenheter og sammen med kommunene etablerte Arbeids- og velferdsetaten 147 Nav-kontor. * Saksbehandlings-tiden i 2008 har økt kraftig spesielt for ytelsene uførepensjon, barnebidrag, barnetrygd, foreldrepenger og sykepenger. * Antallet ubehandlede saker økte fra våren 2007 til august 2008 med saker, til totalt rundt saker Kilder: Nav, Riksrevisjonen, regjeringen.no Side 9

10 Vedlegg 2 sak 36/2009, pkt 2. Kutt sykefravær før tjenester Ingen kommunestyrer bør diskutere kutt i tjenestene uten å se nærmere på sykefraværet, sier statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp) i Kommunaldepartementet. Av: Marte Danbolt Sandbakken viser til at kommunesektoren kan spare om lag 1,5 milliard kroner for hvert prosentpoeng de klarer å redusere sykefraværet og ytterligere en halv milliard ved energieffektiviserende tiltak. Det er mange slike grep kommunestyrene bør diskutere i stedet for bare å fokusere på kutt i tjenestene, sier han til Kommunal Rapport. Kommunestyret kan ikke vedta lavere sykefravær? Nei, men politikerne kan utfordre administrasjonen, sette mål på kort og lang sikt og be om hyppig rapportering. Noen kommuner jobber allerede godt med dette, men mange har mye å hente. Statssekretæren tviler ikke på at seks av ti rådmenn mener 2010 blir et vanskeligere år enn Men han sier seg tilfreds med at to tredeler vil opprettholde eller øke aktiviteten neste år. At noen reduserer, er naturlig ut fra befolkningsnedgang, mener Sandbakken. Tror løfter innfris At kommunene samlet sett ikke vil innfri regjeringens forventninger på skole, omsorg og barnevern, er han ikke engstelig for. Jeg tviler ikke på at budsjettarbeidet er krevende i mange kommuner. Men vi vet med sikkerhet at rådmennenes budsjettforslag blir endret i kommunestyrene. Av erfaring vet vi også at det blir sterkere aktivitetsvekst enn det slike budsjettundersøkelser tyder på, sier Sandbakken. Han viser blant annet til Kostra-tallene for 2008, som viser en mye sterkere aktivitetsvekst enn det som ble fanget opp i KS` budsjettundersøkelse for samme år. Det ble flere årsverk i kommunene fra 2005 til Bare i pleie og omsorg ble det nye årsverk, langt over regjeringens mål, påpeker Sandbakken. Side 10

11 2008 endte også med et historisk dårlig resultat. Må kommunene stramme inn neste år, fordi de har levd over evne? 2008 var et krevende år, med rekordhøy aktivitetsvekst, høy kostnadsvekst og finanskrise. Likevel er det ingen markant økning av antall kommuner i Robek. Dette tyder på at kommunene har det nødvendige handlingsrom, sier Sandbakken, som tror 2009-regnskapene vil se atskillig bedre ut enn fjorårets. Gir råd Den tidligere Tynset-ordføreren peker for øvrig på at en del kommuner gjør vedtak med budsjettmessige konsekvenser flere ganger i løpet av året. Han mener dette er én av årsakene til at kommunene opplever lite økonomisk handlingsrom. Det er lett å si ja til gode tiltak når det kommer opp alene. Men skal jeg driste meg til et råd, må det være at kommunestyrene begrenser muligheten til å fatte vedtak med budsjettmessige konsekvenser til to møter i året. Da blir man nødt til å se ting i sammenheng, sier Sandbakken. Side 11

12 Vedlegg 3 sak 36/2009, pkt 3. NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2010 [Foreløpig informasjon. Det tas forbehold om endringer i programmet.] Årets kontrollutvalgskonferanse har tre hovedtemaer: Kommunenes/fylkeskommunenes egenkontroll resultatet fra KRDs arbeidsgruppe for styrking av kommunenes og fylkeskommunenes egenkontroll Samarbeid kommune stat i et tilsynsperspektiv Selskapsstyring og kontroll Kommunal- og regionalminister Liv Signe Navarsete åpner konferansen! Konferansens første dag vil dreie seg om kommunenes og fylkeskommunenes egenkontroll. Leder for KRDs arbeidsgruppe for styrkingen av egenkontrollen, ordfører Bjørn Arild Gram, Steinkjer, vil holde et innledende foredrag der han tar for seg hovedlinjene i arbeidsgruppens rapport. Nordlandsforskning har utført et forskningsoppdrag om omfanget m.m. av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og hvilke funn som er gjort. Resultatene vil bli presentert av seniorforsker Tommy Clausen. Kommunens administrasjonssjef har ansvaret for at kommunen er gjenstand for betryggende kontroll. Rådmannen i Stavanger kommune Inger Østensjø, vil ta for seg hvordan dette er løst i Stavanger kommune. Kontrollutvalg og revisjon er en viktig del av kommuners og fylkeskommuners egenkontroll. Daglig leder i NKRF, Ole Kristian Rogndokken, vil gå nærmere inn på hvordan konklusjonene i arbeidsgruppens rapport vil kunne påvirke arbeidet i kontrollutvalget og for revisor. Side 12

13 Dagen avsluttes med et foredrag av spesialrådgiver i KS, Morten Strand (tidl. ordfører i Asker kommune), som vil vurdere totaliteten i arbeidsgruppens rapport. Strand er ansvarlig i KS for folkevalgtopplæringen og lokaldemokratiutviklingen. Konferansens andre dag åpnes av riksrevisor Jørgen Kosmo, som vil ta for seg tilsynssamarbeidet mellom kommune og stat sett fra Riksrevisjonen. Etableringen av NAV har medført utfordringer av mange slag, dette omfatter også hvordan, omfanget av og hvem som skal føre tilsyn med de ulike aktivitetene i NAV. Direktør for NAV Tor Saglie holder et foredrag om hvordan dette kan fungere. Fylkesmannen i Vestfold har arbeidet med å få en samlet struktur på tilsynsarbeidet i fylket. Seniorrådgiver Petter Lodden fra fylkesmannen i Vestfold vil orientere om hvordan de har løst oppgaven. Rådmann i Nes kommune, Akershus, Bjørn Gudbjørgsrud, har i Kommunal Rapport skrevet kronikken "Tilsylanten" og skal holde et foredrag om hvordan det oppleves å være gjenstand/utsatt for tilsyn. Skedsmo kommune har hatt sitt vannverk. Ordføreren i kommunen, Anita Orlund, vil dele sine refleksjoner om styring og kontroll av kommunalt eide selskaper. Konferansen avsluttes med foredraget "Kontrollutvalget - kontroll eller forebygging? Ja takk, begge deler!" av Leif Frode Onarheim, Norscan Partners AS og nestleder av kontrollutvalget og kommunestyremedlem i Asker kommune. *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Nøkkelopplysninger Fra/til 3. februar 2010, 10:00-4. februar 2010, 15:00 Påmeldings 18. desember frist Pris Sted Kr 5 400* inkl. helpensjon (ikke-medl.: kr 5 800) og kr 4 300* inkl. dagpakke (lunsj mm) (ikke-medl.: kr 4 700). Ekstra overnatting m/frokost ( februar) kr Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også det nye Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med Clarion, bli benyttet til overnatting. Foredragsh Se programmet older Side 13

14 Vedlegg 4 sak 36/2009, pkt 6. Notat Til rådmann Fra Inger Johanne Hva saken gjelder KU sak 30/2008 Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapporten offentlige anskaffelser følges regelverket? Kontrollutvalget har innen bedt om status i forhold til arbeidet med rutine beskrivelser for innkjøp og revidering av økonomireglementet. Status Revidert økonomireglement ble vedtatt av kommunestyret Innkjøpsreglementet på overordnet nivå er inntatt i økonomireglementet. Det vises til det vedlagte Økonomireglementet del 6 Innkjøpsreglementet (s ). Som et ledd i å heve kvaliteten på innkjøperne i kommunen er Nils Arne Sletvold, Tekniske Tjenester og Inger Johanne Flønes, Organisasjon og Næring, i 2009 sertifiserte innkjøpere gjennom KS sitt sertifiseringskurs. Sletvold og Flønes bistår enhetene vedr. spørsmål om offentlige anskaffelser og da spesielt ved anskaffelser som ikke dekkes av den fylkeskommunale innkjøpsordningen. Kommunens intranett under fane innkjøp gir rettledning til innkjøp. Rettledningen er i 2009 forbedret. Gjennom DIFIs portal er det offentlige gitt verktøy som forenkler innkjøpsområdet der vi ikke har rammeavtaler som omfattes av den fylkeskomunale innkjøpsordningen. Saksflyt innkjøpsreglement er ikke utarbeidet, men kursingen igjennom KS er ledd i dette arbeidet, og hensikten er bl.a at vi skal utarbeide maler og retningslinjer som skal være i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dette er tiltenkt satt som et av rådmannens administrative utviklingsmål/årsbudsjettmål i Side 14

15 ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 37/2009 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet ved hjemmetjenestene Orkdal kommune. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet ved hjemmetjenestene - Orkdal kommune. (Egen rapport) Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KU-31/2008: Bestilling av forvaltningsrevisjon hjemmetjenestene - behandlet av kontrollutvalget på møte den SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets bestilling I henhold til plan for forvaltningsrevisjon for 2008 bestilte kontrollutvalget på møte i november 2008 en forvaltningsrevisjon med fokus på hjemmetjenestene i Orkdal kommune. På bakgrunn av brev fra Revisjon Midt-Norge IKS til KonSek den , ble ferdigstillelse av prosjektet utsatt til november Kontrollutvalget la i sin bestilling vekt på at prosjektet skulle ha et brukerperspektiv og at rapporten skulle si noe om kvaliteten på tjenestene som leveres. Utvalget engasjerte Revisjon Midt-Norge IKS for å gjennomføre undersøkelsen. I dialog med sekretariatet ble prosjektplan vedtatt gjennom egen avtale. Innfallsvinkelen i prosjektet er oppsummert i følgende problemformuleringer: Delproblemstilling 1: Er det lagt til rette for å kunne yte tilfredsstillende tjenester innen hjemmetjenesten? Delproblemstilling 2: Er kvaliteten på tjenestene ved hjemmetjenesten i tråd med krav på området? Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge IKS har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den Revisjonens konklusjoner i rapportens pkt 7 oppsummeres i forhold til problemstillingene ovenfor, og gjengis i sin helhet i saksfremlegget: Side 15

16 7.Konklusjon Delproblemstilling 1: Er det lagt til rette for å kunne yte tilfredsstillende tjenester innen hjemmetjenesten? Orkdal kommune har et nivå over andre kommuner og gjennomsnittgrupperinger når det gjelder enhetskostnadene for kjernetjenester til hjemmeboende. Innsamlet datamateriale indikerer også at utdanningsnivået blant ansatte i hjemmetjenesten er høyt. Dette er i tråd med anbefalinger gitt på området. Revisors inntrykk er at det ikke er satt i verk spesielle tiltak for å stimulere til hospitering, slik det er foreslått i Handlingsplan for bedring av arbeidssituasjon i pleie og omsorg. Det tilrettelegges for at ansatte skal kunne delta på kurs, noe som vil kunne bidra til kompetanseheving. Selv om kursvirksomhet allerede i dag til en viss grad koordineres, vurderer revisor det som en styrke at det arbeides for å utarbeide en overordna kompetanseplan som et nyttig virkemiddel for et planmessig arbeid for ytterligere å kunne utnytte potensialet for økt kompetanse. Hjemmetjenesten har et relativt høyt sykefravær. Inntrykket er at sykefravær har vært i fokus ved hjemmetjenesten og at det også er satt i verk tiltak for å forebygge dette. At andel sykefravær er stabilisert i løpet av 2009 kan være en indikasjon på at trenden er i ferd med å stabiliseres, men dette kan og skyldes tilfeldige svingninger. Det er viktig med fokus på dette området for å kunne tilby brukerne en god tjeneste. Undersøkelsen tyder på at informasjon om brukerne blir lagt inn i saksbehandlingssystemet og at bruken av dette i tillegg til bruk av hjemmejournaler, jevnlige rapporteringer og møter om brukerne jevnt over gir god informasjonsflyt om brukerne. Det er mulig at tjenesten kan ha nytte av økt fokus på informasjonsflyt ved bruk av vikarer. Delproblemstilling 2: Er kvaliteten på tjenestene ved hjemmetjenesten i tråd med krav på området? Trygghet Orkdal kommune har en høy dekningsgrad når det gjelder trygghetsalarmer. At alarm gir trygghet, bekreftes av alle vi har intervjuet. En forutsetning for opplevd trygghet er at alarmene fungerer etter hensikten og at brukeren vet hvordan disse fungerer. Kommunens nettsider gir god informasjon om tjenestene i tillegg til at det for revisor ser ut til å være lav terskel for å kontakte hjemmetjenesten direkte. Ift. informasjon til den enkelte bruker om tildelte tjenester og muligheter for andre tjenester, er revisors inntrykk at dette er ivaretatt. Involvering av pårørende som ønsker dette vurderes som positivt og kan muligens styrkes. Revisors inntrykk er at brukerne føler seg trygge på at de får den tjenesten de er lovt. De er også trygge på at de får kontakt med tjenesten per telefon. Revisor oppfatter det som positivt at Orkdal kommune over flere år har gjennomført brukerundersøkelser og at resultat fra undersøkelsen tas med i det videre arbeidet på området. Resultat fra brukerundersøkelsene viser at Orkdal scorer relativt lavt på spørsmålet om tjenesten er utarbeidet i samarbeid med brukeren. I intervjuene gir imidlertid både brukere og pårørende uttrykk for at de blir tatt med på råd om tildelte tjenester. En mulig forkaring på ulike resultat, kan være at spørsmålene kan oppfattes ulikt. Noen av de pårørende kom med innspill om at de kunne tenke seg jevnlige oppfølgingssamtaler med hjemmetjenesten. Dette er innspill som hjemmetjenesten muligens kan ta med seg videre i arbeidet for å styrke pårørendes medvirkning av tjenestetilbudet. Side 16

17 Revisors inntrykk er at høflighet og respekt for brukerne i stor grad er ivaretatt ved hjemmetjenesten. Forutsigbarhet Forventninger til praksis knyttet til å få beskjed om forsinkelser, er avhengig av hvilke avtaler som er inngått. Avtalene ser ut til å være mere romslige på Fannrem enn på Orkanger mht oppmøtetid. Revisors inntrykk både fra intervju og brukerundersøkelser er at det i liten grad gis beskjed ved forsinkelser, og dette er muligens en praksis som kan styrkes for bedre forutsigbarhet for brukerne. Som vi har sett fra veileder vises det til at fast kontaktperson og begrenset antall personer som yter hjelp til brukeren kan være med og sikre forutsigbarhet. Det kan noen ganger være vanskelig å avveie forholdet til arbeidsmiljø mot brukernes interesser. I Orkdal kommune er det mange ansatte som yter hjelp til den samme brukeren og dette begrunnes blant annet med ansattes arbeidsmiljø. Samtidig har tjenesten fokus på å yte profesjonell og god hjelp til alle brukerne uavhengig av hvem som yter tjenesten. Fleksibilitet ift hvem som skal yte en tjeneste, vil og kunne gjøre tjenesten mer robust ved fravær og andre personavhengige forhold og dermed bidra til god kvalitet på tjenesten. Forhold som kan være verdt å merke seg er at noen pårørende opplever bruk av vikarer som problematisk. Revisors inntrykk er at det fungerer greit for de fleste å ta kontakt med tjenesten og at de får den hjelpa de har behov for uten noen fast kontaktperson. Dette kan være med å sikre forutsigbarhet. Ved å etablere system med primærkontakt kan dette muligens ytterligere forbedres. Det er i tilfelle viktig å kommunisere denne funksjon både overfor brukerne og pårørende. Aktivisering Datainnsamling på dette området er begrenset til muligheter for sosiale aktiviteter. Revisors inntrykk er at tilbudet på dette området stort sett er tilpasset brukernes behov og at brukerne er fornøyd med tilbudet. Revisjonen har i sitt sammendrag pekt på at deler av dataene omhandler hele hjemmetjenesten, mens noe omhandler aldersgruppen 80+. Resultatene i rapporten kan iflg revisjonen gi indikasjoner på hvordan situasjonen i hjemmetjenestene og deler av hjemmetjenesten er, men gir ikke fasit på situasjonen for hjemmetjenesten som helhet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER: Revisjon Midt-Norge IKS har etter sekretariatets mening gjennomført prosjektet i tråd med bestillingen og har besvart problemstillingene som er tatt opp. Da området er stort er det ifm utarbeidelse av prosjektplan foretatt nødvendige avgrensinger, slik revisjonen har gjort rede for i rapporten. Rapporten gir en god oversikt på områdene som er tatt opp. Konklusjonene og sammendraget gir en kortfattet oversikt, som etter sekretariatets syn bør være av interesse for politikere, administrasjonen samt pårørende og brukere av tjenestene på dette område i kommunen. Selv om revisjonen tar forbehold i forhold til om rapporten viser fasit for situasjonen når det gjelder hjemmetjenestene, mener sekretariatet at tjenestene på dette området, som helhet, utføres på en tilfredsstillende måte, når en legger rapporten til grunn. Side 17

18 Revisjonen har ikke utarbeidet et samlet punkt med anbefalinger i rapporten, men har under flere punkter i konklusjonen pekt på momenter som kan være viktige å ta med i det videre arbeid. Dette viser at selv om situasjonen som helhet er tilfredsstillende, er det viktig å ha fokus på områder som kan forbedres. Dette er spesielt viktig da de som mottar tjenester på dette området kanskje ikke er de som selv stiller krav og roper høyest, hvis situasjonen blir vanskelig. Selv om det ikke er enkeltpunkter i rapporten som krever umiddelbar oppfølging, mener sekretariatet at kontrollutvalget, som en del av tilsynsoppgaven, bør be administrasjonen om en orientering om status innen hjemmetjenesten i et senere møte. Administrasjonen bør da berøre punkter som revisjonen har pekt på i konklusjonene i rapporten. Revisjonen vil gjennomgå hovedpunktene i rapporten og svare på spørsmål i kontrollutvalgets møte, og eventuelt også ifm kommunestyrets senere behandling, dersom dette er ønskelig. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat mener forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet ved hjemmetjenestene gir god informasjon om status på dette området i Orkdal kommune. Det er viktig at rapporten gjøres kjent for brukere, pårørende/innbyggere og diskuteres i administrasjonen, som et ledd i videreutvikling/kvalitetssikring av tjenestene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget og kommunestyre å ta rapporten til orientering.videre foreslår sekretariatet at rådmannen får ansvar for å legge til rette for at rapporten kan benyttes videre. Kontrollutvalget bør på eget initiativ innkalle rådmannen til et møte i inneværende valgperiode, for å få en oppdatert status på området. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet ved hjemmetjenestene til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at rapporten gjøres kjent og blir lett tilgjengelig for administrasjonen, som et ledd i arbeidet med kvalitetsutviklingen av hjemmetjenestene Side 18

19 ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 38/2009 Administrasjonens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport økonomisk sosialhjelp. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Rådmannens tilbakemelding datert , vedrørende forvaltningsrevisjonsrapport økonomisk sosialhjelp, Utrykt vedlegg: 1. Kommunestyresak 139/09 Forvaltningsrevisjonsrapport økonomisk sosialhjelp. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende økonomisk sosialhjelp som sak 29/08. Rapporten ble sluttbehandlet i kommunestyret den , som sak 139/08. Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomisk sosialhjelp til etterretning. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding, innen 1.september 2009, om hvordan anbefalingene er fulgt opp. Rådmannen har gitt tilbakemelding per e-post den I oversendelsen fremgår det at vedlagte skriv, datert ,(vedlegg 1) ved en inkurie ikke er blitt oversendt KonSek. Da nåværende kontrollutvalg ikke har deltatt i behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten gjengis problemstillingene og revisjonens konklusjoner og anbefalinger nedenfor. Rapporten og saksfremlegget finnes i sin helhet på våre hjemmesider. Problemstilling 1: Bidrar den økonomiske sosialhjelpen til å nå målene i lov om sosiale tjenester? I følge opplysningene fra intervjuene har omorganiseringsprosessen i forbindelse med NAVetableringen, kombinert med høyt sykefravær, skapt en vanskelig arbeidssituasjon. KOSTRAstatistikken for årene forut for NAV-etableringen viser imidlertid at den negative tendensen med økende gjennomsnittlig stønadslengde, og en markant økning i andelen langtids sosialhjelpsmottakere, startet to år før NAV ble etablert. Revisor vil derfor påpeke at omorganiseringsprosessen og sykemeldingene ikke er tilstrekkelige forklaringer på situasjonen. Omfanget av gjeldsrådgiving ligger lavere enn de to andre trøndelagskommunene det sammenlignes med i rapporten. Det kan derfor se ut for at innsatsen på dette området bør økes. Informasjonen vi Side 19

20 har samlet inn gir ingen entydige forklaringer på hva som er årsaken til utfordringene i NAV. I intervjuene har det blitt nevnt flere årsaker; kulturen blant de kommunalt ansatte, forhold i klientgruppen, hyppige lederskifter, eller at de ansatte er misfornøyde med ledelsen. Det synes imidlertid ut til å være enighet blant personale og ledelse om at rammebetingelsene er vanskelige. De organisatoriske grepene man nå er i ferd med å gjøre kan bidra til å lette situasjonen for ansatte og klienter. På bakgrunn av ovenstående vil revisor konkludere med at den økonomiske sosialhjelpen i liten grad bidrar til at målene i lovverket om selvhjulpenhet nås. Problemstilling 2: Har NAV Orkdal etablert kvalifiseringsprogram? Innhentet informasjon viser at kommunen per juni 2008 lå godt an til å oppfylle målene for deltakelse i Kvalifiseringsprogrammet. Dette i motsetning til flertallet av norske kommuner; mange har hatt problemer med å etablere et kvalifiseringsprogram. Opplysningene fra intervjuene, antall deltakere i programmet og fylkesmannens vurdering tyder imidlertid på at kommunen må prioritere ytterligere arbeid med programmet på flere områder: det må jobbes systematisk med rekruttering og motivering for å oppfylle antallet søkere man har fått statsstøtte til. Videre må det iverksettes tiltak for å lage et innholdsmessig godt program. Endelig må det brukes tid på samarbeidet med potensielle og eksisterende virksomheter. Anbefalinger Undersøkelsen viser at NAV Orkdal har utfordringer på flere områder. Det er ikke alene de ansattes eller ledelsens ansvar å løse problemene. Revisor anbefaler derfor rådmannen å sette i verk tiltak som kan bedre samhandlingen og arbeidsprosessene ved NAV Orkdal. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER: Som det fremgår av vedlegg 1 har administrasjonen gitt en utførlig tilbakemelding i forhold til konklusjonene og anbefalingene som revisor tok opp i rapporten. Allerede ved fremleggelse av rapporten fremhevet administrasjonen at kommunen trengte en innkjøringsfase for å få på plass rutiner etter overgangen til NAV. Tilbakemeldingen nå tyder på at en har hatt en grundig prosess, samtidig som en er bevisst på at arbeidet på dette området er krevende og må ha fokus, for å sikre innbyggerne tjenester av tilfredsstillende kvalitet. Selv om Orkdal kommune gjennom sin tilbakemelding viser at en jobber systematisk på dette området, bør kontrollutvalget vurdere om det kan være aktuelt med en ny orientering eller kontroll på området ved en senere anledning. Dette som et ledd i den ordinære tilsynsvirksomheten. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Sekretariatet mener at administrasjonen har fulgt opp anbefalingene i rapporten på en tilfredsstillende måte. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget er tilfreds med administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Økonomisk sosialhjelp, som ble behandlet i kommunestyret som sak 139/08. Side 20

21 Orkdal kommune Kontrollutvalget Vedlegg 1 sak 38/09. Tilbakemelding vedrørende forvaltningsrevisjonsrapport - økonomisk sosialhjelp. Bakgrunn I henhold til plan for forvaltningsrevisjon bestilte kontrollutvalget i Orkdal kommune på møtet i januar 2008 en forvaltningsrevisjon med fokus på økonomisk sosialhjelp i kommunen. Kommunestyret ber rådmannen gi en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene fra forvaltningsrevisjonsrapporten er fulgt opp innen 1. september Innfallsvinkelen til prosjektet Forvaltningsrevisjon av den økonomiske sosialtjenesten i Orkdal er oppsummert i to problemformuleringer: 1. Bidrar den økonomiske sosialhjelpen til å nå målene i sosialtjenesteloven? 2. Har NAV Orkdal etablert kvalifiseringsprogram? 5. september 2009 er det to år siden NAV- kontoret i Orkdal ble etablert. Det har vært en tid med store omstillinger, endringer av rutiner, nye arbeidsoppgaver og stort opplæringsbehov for ansatte, både på kommunal og statlig side. Det er lagt inn et bredt utvalg av kommunale tjenester i NAV. Områdene innebærer økonomisk sosialhjelp, gjeldsrådgivning, statlig bostøtte, flyktningkontakt, introduksjonsstønad og rus. Tiltak Vedrørende problemstilling 1 Bidrar den økonomiske sosialhjelpen til å nå målene i sosialtjenesteloven? En av utfordringene i forhold til den økonomiske sosialhjelpen det ble pekt på i revisjonsrapporten, er tendensen til en økning i stønadslengden som beskriver at flere blir langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp. Det har i en periode vært et budsjettunderskudd i forhold til utbetalingene på økonomisk sosialhjelp. I rapporten presiseres det at dette var en utvikling som hadde begynt før etableringen av NAV. At flere blir langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp er i konflikt med målet i loven om at brukere skal bli selvhjulpne i størst mulig grad. I løpet av 2008 og 2009 har NAV hatt en systematisk gjennomgang av langtids sosialhjelpsmottakere. Flere av disse har kommet over på en rettmessig trygdeytelse. Det er et av målene for NAV at brukerne skal få riktig ytelse til riktig tid. Dette har bidratt til at utbetalingene på økonomisk sosialhjelp har vært innenfor budsjett i 2008 og så langt i Når tallene på langtids sosialhjelpsmottakere fortsatt er høye, er dette fordi en del i tillegg til sin trygdeytelse har behov for en supplerende stønad. Det er viktig å presisere at færre nå har økonomisk sosialhjelp som eneste ytelse. KOSTRA-tallene synliggjør ikke dette skillet. Dette må sees i sammenheng med det kliengrunnlaget som er i Orkdal kommune. Kommunen har en relativt stor gruppe personer som er rusmiddelavhengige, som har brukt tunge rusmidler over lang tid. Orkdal har også et distriktspsykiatrisk senter som bidrar til at Orkdal blir vertskommune for brukere som har utfordringer både i forhold til rus og psykiske plager. Noen av disse har også problemer med å styre sin økonomi. Det ble pekt på at Orkdal kommune i mindre grad enn sammenlignbare kommuner tilbyr gjeldsrådgivning til sine brukere. Dette mener vi ikke er riktig, men at det handler om ulik registrering. Vi ser klare fordeler med at sosialtjenesten og kommunens gjeldsrådgiver jobber tett sammen. Det bidrar til at personer med vanskelige økonomiske forhold raskt kan få tilbud om samtale med gjeldsrådgiver. Utfordringen er riktig registrering og dokumentasjon av denne tjenesten. Det har man fokus på. Side 21

22 Alle ansatte som fatter vedtak og fører notat og registreringer i det kommunale fagsystemet Socio, har hatt en felles opplæring av systemadministrator for å sikre korrekte føringer. I rapporten hevdes det at enkelte ikke har tillit til ledelsen. NAV og sosialtjenesten har hatt et hyppig skifte av ledere de siste årene, midt oppe i en stor omstillingsprosess. At NAV leder ikke var sosionomutdannet var et argument. Tidligere hadde enhetene sin egen leder sosialleder, trygdesjef og Aetatleder. Disse funksjonene er nå samlet hos en leder. Dette kan ha bidratt til at behovet for en leder tett på den daglige fagutøvelsen har endret seg. Vi har imøtegått dette behovet ved å ansette to avdelingsledere, en leder for mottaksenheten og en for oppfølgingsenheten. I løpet av høsten 2009 vil det bli foretatt en evaluering av hensiktsmessigheten med å ha den kommunale rustjenesten i NAV. Belastningene på den økonomiske sosialtjenesten i Orkdal henger sammen med de konjunktursvingninger som skjer i kommunen. I 2009 har det vært en fordobling av arbeidsledigheten. Den påvirkes også av om kommunens øvrige tjenesteapparat fungerer og når sine mål. Det må sikres at ungdom ikke faller ut av skolen og at de får fullført sin utdannelse. Flyktninger og innvandrere må sikres tilstrekkelig språkopplæring og utdanning til å få et arbeidsfunksjonelt norsk. Ungdom som sliter med rus, utagerende atferd og psykiske plager har behov for bolig og bistand. Lykkes vi ikke her, vil det kunne påføre økte belastninger på sosialtjenesten over lang tid. Vedrørende problemstilling 2 Har NAV Orkdal etablert kvalifiseringsprogram? Kapittel 5A i lov om sosiale tjenester om kvalifiseringsprogrammet med tilhørende stønader, trådte i kraft 1.november NAV Orkdal var tidlig ute med å etablere dette. Program og rutiner ble utarbeidet av kontorets prosjektansvarlige, og dette har senere blitt brukt som mal for andre kommuner. Veilederne med ansvar for kvalifiseringsprogrammet har også blitt brukt som kompetanseveiledere for andre kontor. I rapporten ble det oppfordret til å jobbe systematisk med rekruttering og motivering for å oppfylle antallet. Det har blitt gjort. Kravet til Orkdal var 24 personer i programmet innen Dette måltallet ble holdt. Det er en utfordring og ha et kvalitativt godt innhold. det skal tilpasses den enkelte bruker, og dette er en gruppe som har lang avstand til arbeid, og som krever tett oppfølging. NAV har hatt møte med tiltaksbedrifter, der innhold og tilrettelegging av kvalifiseringsstønaden har vært drøftet. Veilederne har et godt samarbeid i fagmøter og ansvarsgrupper på tvers av enheter i forhold til den enkelte bruker. Det er et behov for god kommunikasjon i forhold til det faglige innholdet også på systemnivå, det er derfor etablert faste fagforum med b. a. tiltaksbedriftene og Psykisk helse. Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er et bidrag til en verdig livssituasjon hvor deltakerne mottar lønn. Styrking og kvalitetssikring av den kommunale sosialtjenesten er en kontinuerlig prosess. Ansatte har dette året deltatt i faglig veiledning i sosialtjenesteloven i regi av Fylkesmannen. Det har vært en systematisk gjennomgang og skriftliggjøring av rutiner, for å sikre en felles praksis og faglig god kvalitet. Kontoret har også hatt bistand fra Beste praksis - prosjektet i NAV Sør-Trøndelag, for å se på hvordan rutiner ytterligere kan forbedres og effektiviseres. Orkdal kommune, Nils Kvernmo Rådmann Liv A. Bagøien Lamvik NAV-leder Side 22

23 ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 39/2009 Kontrollutvalgets erfaringer knyttet til tilsynsarbeidet 2009 tanker rundt kontrollarbeidet i Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009. Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgets arbeidsform. Notat datert i tilknytning til KU-sak 33/09. SAKSUTREDNING: Som et ledd i å utvikle tilsynsarbeidet i Orkdal kommune kan kontrollutvalget vurdere virksomheten i Det legges opp til en diskusjon knyttet til notat datert , som sekretariatet utarbeidet i etterkant av behandlingen av sak 33/09. Da 2 faste medlemmer av kontrollutvalget ikke deltok i forrige møte, kan det være behov for en kort diskusjon og oppdatering av notatet. Utvalget kan berøre saker som har vært oppe, arbeidsmåte, kompetanseoppbygging av utvalgsmedlemmer, kommunikasjon med administrativt og politisk nivå, samt andre forhold som kontrollutvalget ønsker å trekke frem. Eventuelle nye momenter som kommer frem vil kunne gi innspill til momenter som sekretariatet kan innarbeide i forslag til årsmelding for kontrollutvalget for 2009, som utvalget senere skal legge frem for kommunestyret. Videre kan kontrollutvalget vurdere gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Planen inneholder fortsatt 2 prioriterte prosjekt, som det ikke er ressurser til å få gjennomført i 2009, samt 5 uprioriterte prosjekt. Det kan påregnes å få gjennomført 2 forvaltningsrevisjonsprosjekt årlig. Kontrollutvalget bør vurdere om noen av prosjektene i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon, klart peker seg ut som svært aktuelle for gjennomføring i Dette har betydning i forhold til ressursene sekretariatet bør legge ned i arbeide med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Sekretariatet legger føringer som kontrollutvalget er enige om, til grunn for arbeide med årsmelding for 2009 for kontrollutvalget i Orkdal kommune og planarbeide for Side 23

24 ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 40/2009 Møteplan for kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er imidlertid viktig at utvalget legger opp aktiviteten ut fra egne vurderinger og kommunestyrets ønsker. Det er foreslått 6 møter, som det budsjettmessig er tatt høyde for i Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Møteplanen 2010 for kommunestyre vedtas halvårlig, men sekretariatet har likevel foreslått noen datoer for møter i kontrollutvalget også for 2.halvår. Utvalget kan løpende vurdere om det er behov for endringer. Følgende møteplan for kontrollutvalget foreslås for 2009: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret Kontrollutvalget Kommunestyret September Oktober November Desember Kontrollutvalget Side 24

25 28. januar 2010 Årsmelding 2009 for kontrollutvalget. Overordnet analyse arbeid med plan for forvaltningsrevisjon april 2010 Plan for forvaltningsrevisjon Regnskap Orkdal kommune 2009 kontrollutvalgets uttalelse. Orientering om forhold vedrørende skatteinnfordring og arbeidsgiverkontroll. I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. 10. juni 2010 (Møte ute ved en avdeling/virksomhet) Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 16. september 2010 Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for oktober 2010 Status regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport - behandling? 2. desember 2009 Møteplan for kontrollutvalget Oppsummering KU`s arbeid for Forvaltningsrevisjonsrapport - behandling? KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i Forslag til møteplan for 2010 fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2010: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget September Oktober November Desember Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Side 25

26 ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 41/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling. Side 26