Prosjektrapport. Telemedisin i rehabilitering. Bruk av videokonferanse i pasientoppfølging. Sunnaas-modellen

Transkript

1 Prosjektrapport Telemedisin i rehabilitering Bruk av videokonferanse i pasientoppfølging Sunnaas-modellen Bodil Bach, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin, Universitetssykehuset Nord Norge HF Hilde Sørli, Sunnaas sykehus HF Anne Merete Driveklepp, Sunnaas sykehus HF

2 2

3 Tittel: Telemedisin i rehabilitering - Bruk av IKT i pasientoppfølging NST-rapport: Prosjektleder: Forfattere: Bodil Bach Bodil Bach, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin, Universitetssykehuset Nord Norge HF Hilde Sørli, Sunnaas sykehus HF Anne Merete Driveklepp, Sunnaas sykehus HF ISBN: Dato: Antall sider: 99 Emneord: Oppsummering: Rehabilitering, telemedisin, samhandling, videokonferanse, IKT Telemedisin i rehabilitering har utprøvd en samarbeidsform med bruk av videokonferanse, mellom Sunnaas sykehus HF, deres pasienter med langvarige rehabiliteringsbehov, kommunehelsetjenesten, helseforetak og andre samarbeidspartnere. Samarbeidet er knyttet til innleggelse, utskriving og oppfølging av pasienter. Denne samarbeidsformen er nå etablert som en rutinetjeneste ved sykehuset. Evalueringene er svært gode, både fra pasienter, pårørende, lokale samarbeidspartnere og Sunnas personell. Man samler flere deltakere på samarbeidsmøter med bruk av VK enn på vanlige møter, noe som gir bedre informasjons- og kompetanseutveksling. Polikliniske timer kan gjøres på VK, slik at man sparer pasientene for lange reiser, og de føler seg mer delaktige og opplever trygghet med denne samhandlingsformen. Tjenesten kan ivaretas ved egen hjelp med de forankringstiltak som er gjort. Men man trenger en videreutvikling av tjenesten for å utnytte hele potensialet og ikke minst få spredd erfaringene til flere samarbeidspartnere og aktører i rehabiliteringsfeltet. Det er en barriere for mange som jobber med rehabilitering i kommuner å bruke videokonferanse som arbeidsform. Tjenesten er også avhengig av at man får etablert refusjonsordninger på de områdene der dette er naturlig. Utgiver: Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Postboks 35, 9038 Tromsø Telefon: E-post: info@telemed.no Internett: Det kan fritt kopieres fra denne rapporten hvis kilden oppgis. Brukeren oppfordres til å oppgi rapportens navn, nummer, samt at den er utgitt av Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin og at rapporten i sin helhet er tilgjengelig på og Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 3

4 ENGLISH SUMMARY "Telemedicine in rehabilitation" has tested a type of collaboration with use of video conferencing, between Sunnaas hospital HF, their patients with long-term rehabilitation needs, the municipal health service, health authorities and other partners. The cooperation is related to admission, discharge and follow-up of patients. This type of collaboration is now established as a routine service at the hospital. In addition to this main project, two sub-projects were included. In sub-project "Competence Straight home, video dialogue between patients and professionals" two patients tested several types of videoconferencing - equipment (2008). In sub-project "Competence Straight home 2" (2009), videoconferencing was used for necessary adjustments of the equipment. The main project forms the basis for a comprehensive routine service in the rehabilitation course. Extensive efforts have been made to anchor the service in the hospital, such as establishment of procedures and practices for booking of meeting rooms, support and inclusion of videoconferencing in the chain of treatment, consent declarations, studio operations and training of staff. In addition, information letters are designed for those who are involved in the service. All use of videoconferencing at Sunnaas was documented in Submitted reports show that 55 collaborative meetings related to patient treatment have been performed via videoconferencing meetings. 48 of these meetings were related to discharge planning, six meetings were follow-up meetings after discharge and one meeting was planning of admission. All of the hospital s departments have participated, and the department which is most active uses videoconferencing for approximately 29% of their patients. The evaluation results were very good, both from patients, relatives, local partners and Sunnaas personnel. Collaborative meetings with use of videoconferencing resulted in a larger number of participants than regular meetings and provided better exchange of information and competence. Out-patient visits are possible via videoconferencing, which eliminates the need for travel, and the patients report feeling more involved and safer with this type of interaction. The project has started a partnership with NAV and thus has access to their 440 videoconferencing - studios all over in Norway. This has helped the service greatly, since many municipalities still don t have available videoconferencing equipment. The service can continue on its own with the anchoring effort that has been carried out. However, a further development of the service is needed to exploit its full potential throughout the hospital. Therefore a follow-up project is recommended. The service also depends on reimbursement arrangements being established. Professionally, this form of collaboration has been described as a useful type of information exchange, providing a closer dialogue between all parties involved in the patient's rehabilitation process. The testing in sub-project "Competence Straight home 2" has been described as a journey "from scepticism to enthusiasm." This is also an appropriate description for the work the project participants, the staff at SunHF and their external partners, have experienced in the main project as well. 4

5 FORORD Hovedprosjektet Telemedisin i rehabilitering kom i gang takket være lokalsykehusmidler fra Helse og Omsorgsdepartementet i Disse midlene, i tillegg til betydelig egeninnsats fra samarbeidspartene Sunnaas sykehus HF og Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin, har gitt oss MYE nyttig erfaring på dette feltet, som er så etterspurt innenfor mange fagområder. Takk til de som har vært med å gjøre dette mulig. Takk til Sunnaas, som er et av få sykehus i Norge, som har vært villig til å satse mye ressurser på telemedisinutvikling over flere år og for gjennomføringen av denne satsningen på å innføre telemedisinske rutinetjenester for bedre pasientoppfølging i rehabiliteringsfeltet. I denne satsningen har det også blitt avsatt personellressurser, både teknisk og faglig som har bidratt i utprøvingen og utrulling av tjenesten og skal være ansvarlig for den i fremtiden. Hovedprosjektgruppen bestående av rapportens forfattere og faglig personell fra avdelingene på Sunnaas. Dere har bidratt til at vi har fått masse erfaring som kan fremstilles i denne rapporten og som kan være et bidrag til erfaringsutveksling for andre aktører på dette feltet. Forfatterstaben Hilde Sørli og Anne Merete Driveklepp, som sammen med prosjektleder Bodil Bach. har skrevet, redigert og skrevet igjen og bidratt sterkt til at dette dokumentet fremstår slik det gjør i dag. Ansatte ved Sunnaas som har latt seg rive med av prosjektgruppen til å prøve dette verktøyet i deres samhandling med kommuner og institusjoner i disse årene. Vi håper dere er såpass inspirert av de erfaringer dere har gjort, slik at dette kan være et godt grunnlag for en fremtidig tjeneste. Pasientene, for deres positive innstilling til å være med på å utvikle denne nye tjenesten i rehabiliteringsfeltet sammen med oss. Dere har bidratt med stor iver og gitt oss nye og spennende perspektiver i forhold til deres livssituasjon og på hvordan vi bør tilrettelegge en samhandling til beste for dere som pasienter. Samarbeidspartnere i kommuner og på rehabiliteringsinstitusjoner som har vært villige til å prøve denne nye og delvis ukjente samhandlingsformen med bruk av videokonferanse i dialog med Sunnaas. Dette har hjulpet oss til å få masse erfaring i hvordan man kan bruke verktøyet og ikke minst gjøre oss enda mer proffe på å bruke det. Disse erfaringene vil være et godt grunnlag for en videre tjeneste i samarbeid med dere. NAV Drift og Utvikling ved Bjørn Almaas med flere, som har bistått arbeidet med å stille tilgjengelig alle sine videokonferanseutstyr som de har på NAV kontor i helse Sør-Øst. Dette samarbeidet har vært så positivt at de nå stiller alle landets utstyr tilgjengelig for Sunnaas, noe som vil styrke tjenesten betraktelig. FIPP-prosjektet ved UiO, ved forskerne Margunn Aanestad og Irene Olaussen, som velvillig har forfulgt oss, både i hovedprosjekt og delprosjekter og gitt nyttige innspill i prosjektene og gir oss beskrivelser av pasienterfaringer, som gjør at vi fortsatt bretter opp armene for å nå våre mål! NST for deres velvilje til å bidra med nødvendig kompetanse innen telemedisin, videokonferanseteknologi og personell som i samarbeid med SunHF har vært avgjørende for å lykkes 5

6 6

7 INNHOLD 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Elektronisk samhandling og telemedisin Hovedprosjekt Telemedisin i rehabilitering Om oppbyggingen av rapporten Definisjoner og ordliste Definisjoner Ordliste PROSJEKTETS MÅLSETTING Formål Mål Delmål PROBLEMBESKRIVELSE ORGANISERING Oppdragsgiver/prosjekteier Prosjektledelse Prosjektleder Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegruppe Samarbeidspartnere Sunnaas sykehus HF Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin NAV Norsk Helsenett SF Kommuner, rehabiliteringsinstitusjoner og pasienter Universitetet i Oslo GJENNOMFØRING Arbeidsform Begrensninger Kartlegging i bruk av VK før oppstart Faglig gjennomføring Rutiner Informasjonsskriv Prosedyrer Opplæringsfilmer Oppstart av tjeneste

8 6.5 Teknisk gjennomføring VK på SunHF Nettverk Opplæring i bruk av VK Markedsføring Intern markedsføring Ekstern markedsføring Markedsføringsoversikt RESULTATER Resultater fra gjennomføring av hovedprosjektet Faglig resultat Teknisk resultat Opplæring Resultater fra evalueringen Videokonferansebruk ved SunHF Erfaringer - bruk av VK Spørreundersøkelse - prosjektdeltakere SunHF Telefonintervju med lokale samarbeidspartnere Telefonintervju med pasienter/pårørende Oppfølging av dysfagipasienter etter utskrivning DISKUSJON Pådriverfunksjon og support Organisatoriske utfordringer Forankring Intern forankring Ekstern forankring Refusjonsordninger Finansieringsordninger Utfordringer spesialisthelsetjenesten Utfordringer kommunehelsetjenesten Nytteverdier og gevinstrealisering KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjoner Anbefalinger REFERANSER VEDLEGG Vedlegg 1 - IKT prinsipp i Helse Sør - Øst RHF Vedlegg 2 Organisering

9 11.3 Vedlegg 3 Skjema - Status for bruk av videokonferanse SunHF Vedlegg 4 Informasjonsskriv Pasient/pårørende Vedlegg 5 Informasjonsskriv Lokale samarbeidspartnere Vedlegg 6 Informasjonsskriv Til de som skal delta på VK-møte Vedlegg 7 Prosedyre - VK ved innleggelse, utskrivelse og oppfølging Vedlegg 8 Prosedyre Film Vedlegg 9 Prosedyre Avdeling Vedlegg 10 - Prosedyre Samarbeid mellom NAV og SunHF Vedlegg 11 Avisomtale Dysfagi Vedlegg 12 Studiobruksanvisninger VK HS1 SunHF Vedlegg 13 Studiobruksanvisninger PC- og videopresentasjon SunHF Vedlegg 14 Oversikt opplæring av ansatte Vedlegg 15- Videokonferanseregistrering SunHF Vedlegg 16 Spørreskjema - Helsepersonell SunHF Vedlegg 17 - Spørreskjema Lokale samarbeidspartnere Vedlegg 18 Spørreskjema - Pasienter/pårørende Vedlegg 19 Oversikt forankringstiltak

10 10

11 1 SAMMENDRAG Telemedisin i rehabilitering har utprøvd en samarbeidsform med bruk av videokonferanse, mellom Sunnaas sykehus HF, deres pasienter med langvarige rehabiliteringsbehov, kommunehelsetjenesten, helseforetak og andre samarbeidspartnere. Samarbeidet er knyttet til innleggelse, utskriving og oppfølging av pasienter. Denne samarbeidsformen er nå etablert som en rutinetjeneste ved sykehuset. I tillegg til dette hovedprosjektet er to delprosjekt inkludert. I delprosjektet Kompetanse Helt hjem, videodialog mellom pasienter og fagfolk testet to pasienter ut flere typer videokonferanse - utstyr (2008). Delprosjektet Kompetanse Helt hjem 2 (2009) brukte videokonferanse i tilretteleggingen av hjelpemidler. Dette danner grunnlaget for en helhetlig rutinetjeneste i rehabiliteringsforløpet 1. Det er gjennomført omfattende tiltak for å forankre tjenesten i sykehuset som etablering av prosedyrer og rutiner for møteromsbookinger, support, inkludering av Informasjons og kommunikasjonsteknologi i behandlingslinjer, samtykkeerklæringer, studiodrift og opplæring av personale. I tillegg er det utformet informasjonsskriv til de som blir involvert i tjenesten. I 2009 har man registrert videokonferansebruken på Sunnaas og innmeldte registreringer viser at det har vært gjennomført 55 samarbeidsmøter rundt pasienter på videokonferanse. 48 møter var knyttet til utskrivning, seks møter har vært oppfølging etter utskrivelse og ett møte har vært planlegging av innleggelse. Alle klinikker 2 har deltatt og den mest aktive enheten benytter nå videokonferanse til rundt 29 % av pasientene. Evalueringene er svært gode, både fra pasienter, pårørende, lokale samarbeidspartnere og SunHFs personell. Man samler flere deltakere på samarbeidsmøter med bruk av videokonferanse enn på vanlige møter, noe som gir bedre informasjons- og kompetanseutveksling. Polikliniske timer kan gjøres på videokonferanse, slik at man sparer pasientene for lange reiser, og de føler seg mer delaktige og opplever trygghet med denne samhandlingsformen. Prosjektet har inngått et samarbeid med NAV og får tilgang til deres 440 videokonferansestudioer. Dette har hjulpet tjenesten godt på vei, siden mange kommuner fortsatt ikke har tilgjengelig videokonferanse - utstyr. Tjenesten kan ivaretas ved egen hjelp med de forankringstiltak som er gjort. Men man trenger en videreutvikling av tjenesten for å utnytte hele potensialet og ikke minst få spredd erfaringene til flere samarbeidspartnere og aktører i rehabiliteringsfeltet. Det er en barriere for mange som jobber med rehabilitering i kommuner å ta i bruk teknologi for å understøtte samhandlingen rundt pasienten. Tilbudet trenger å bli kjent og videreført til flere aktører i samhandlingskjeden mellom sykehus og kommuner som kan ha nytte av en slik arbeidsform. Derfor anbefales et oppfølgingsprosjekt. Tjenesten er også avhengig av at man får etablert refusjonsordninger på de områdene der dette er naturlig. 1 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin har hatt prosjektlederansvaret i både hovedprosjektet og i delprosjektene. 2 Kun ett kompetansesenter ved SunHF har ikke inngått i prosjektet. 11

12 Faglig har denne samarbeidsformen blitt beskrevet som en nyttig form for informasjonsutveksling med tettere dialog mellom partene som er involvert i pasientens rehabiliteringsprosess. Utprøvingen i delprosjektet Kompetanse Helt hjem 2 har blitt beskrevet som en reise fra skepsis til begeistring. Dette er beskrivende også for det arbeidet prosjektdeltakerne, ansatte på Sunnaas og deres eksterne samarbeidspartnere har opplevd i hovedprosjektet. 12

13 2 INNLEDNING Sunnaas sykehus HF (SunHF) er Norges største spesialsykehus innen medisinsk rehabilitering, og er ett av 11 helseforetak i Helse Sør-Øst RHF. Pasientene har komplekse funksjonstap etter sykdom eller skade og har behov for tverrfaglig, spesialisert rehabilitering. Sykehusets målgrupper er pasienter med behov for rehabilitering etter ryggmargsskade, alvorlige multitraume, alvorlige brannskade, sykdom/skader innen nevrologi og ortopedi, alvorlige traumatisk hjerneskader og hjerneslag. Sykehuset har stor aktivitet på vurderingsopphold knyttet til mulighet for å fungere i hverdagsliv som i jobb, utdanning, bilkjøring, gangfunksjon, svelgefunksjon mv. SunHF har også et nasjonalt rehabiliteringstilbud til pasientgrupper som det er relativt få av i Norge. For eksempel pasienter med Locked In Syndrome (hjernestammeinfarkt) ( 2010). SunHF har pasienter fra hele Norge, men de fleste bor i kommuner i Helse Sør-Øst. I 2008 kom pasientene fra 207 forskjellige kommuner. Erfaringer viser at de fleste pasientene har behov for langvarig rehabilitering og oppfølging i sin kommune etter utskrivelse fra SunHF. Mange pasienter har også gjentatte opphold på SunHF. Samhandlingen mellom det lokale hjelpeapparatet i kommunene, NAV og SunHF, er derfor svært viktig for å få til en helhetlig rehabilitering. Samarbeidsmøter med oppfølging og veiledning er en viktig arena for dialogen med og rundt pasienten ( 2010). Utfordringer er at: samarbeidet rundt pasientens rehabiliteringsprosess krever koordinert innsats fra mange aktører pasientene er spredt over et stort geografisk område reiseavstandene ofte er lange, slik at det er vanskelig å få aktørene til å møtes mange pasienter har redusert mobilitet og behov for spesialtransport og følge, slik at relativt korte reiser kan oppleves som en belastning Pasienter, pårørende, kommuner og NAV etterspør mer kompetanseoverføring og kompetanseutveksling på områder der SunHF har spesialistkompetanse. Det etterspørres særlig tettere samarbeid og samhandling i de ulike fasene i rehabiliteringsprosessen. Dette vil gjøre tjenestene blir mer tilgjengelige og koordinerte og vil kunne medføre sterkere deltakelse og brukermedvirkning fra pasienter/pårørende SunHFs viktigste oppgave er å sikre et best mulig rehabiliteringstilbud til sine målgrupper. Med utfordringene knyttet til kompleksitet, geografi og behov for kompetanse, er det et stort behov for flere verktøy og modeller som kan sikre en god samhandling med og rundt pasientene. 2.1 Elektronisk samhandling og telemedisin En rekke nasjonale plandokumenter påpeker viktigheten av IKT i rehabilitering (Nasjonal helseplan , Statlig strategi ,S@mspill 2007, Statlig strategi , Samspill 2.0, Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren , Stortingsmelding 47, ). 13

14 I Samhandlingsreformen, Stortingsmelding 47, påpekes det at: I utviklingen av IKT-politikken er det en målsetting at elektronisk kommunikasjon skal være den normale måten å kommunisere på. (St.meld nr , s 135). Telemedisin/on-line konsultasjoner påpekes også som områder for samhandling både med brukere og mellom tjenesteytere. I Helse Sør-Øst RHF legges det også ned betydelige ressurser for å etablere felles IKT - strukturer og mulighet til elektronisk samhandling (Vedlegg 1). I tråd med dette vil telemedisin være med på å understøtte pasientforløp og samhandling (Helse Sør-Øst, 2009). Telemedisin er i utvikling i regionen, og det er av betydning at dette blir utviklet og utprøvd med flere innretninger i pasientforløpet (Knarvik et al. 2003). Samtidig er det viktig å avklare hvilke krav telemedisin setter til organisasjonen, og hva det innebærer å innføre dette som en rutinetjeneste. 2.2 Hovedprosjekt Telemedisin i rehabilitering SunHF har gjennomført mange telemedisinprosjekt (Krogstad 2001, Glott 2003, Driveklepp et al. 2006a, Driveklepp et al. 2006b). Som forlengelse av dette arbeidet, fikk SunHF i 2007 i samarbeid med Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) ved Universitetssykehuset i Nord-Norge HF (UNN HF), delfinansiering til hovedprosjektet Telemedisin i rehabilitering 3 (Bach et al. 2008). Samarbeidsmøter og veiledning via videokonferanse (VK) knyttet til innleggelse, utskrivelse og oppfølging av pasienter gir muligheter til å løse den samhandlingsutfordringen alle aktører i rehabiliteringsprosessen står overfor. SunHF og NST har derfor gjennomført hovedprosjektet med tilhørende delprosjekter, som vil danne grunnlaget for nye rutinetjenester. Hovedprosjektet skulle ved hjelp av IKT etablere en rutinetjeneste knyttet til innleggelse, utskriving og oppfølging av pasienter. SunHF ønsket blant annet å tilby samarbeidsmøter med lokalt hjelpeapparat på VK til alle pasienter der det er hensiktsmessig. I tillegg er to delprosjekt inkludert: Delprosjektet Kompetanse Helt hjem: Videodialog mellom pasienter og fagfolk. I dette delprosjektet testet to pasienter ut flere typer VK - utstyr, som kunne egne seg for bruk hjemme hos pasient for å kunne tilrettelegge hjelpemidler, veiledningssamtaler og trening for å øke mestring av ny livssituasjon (Bach et al. 2008, 2009). Delprosjektet Kompetanse Helt hjem 2, har prøvd ut en tjeneste i samarbeid med hjelpemiddelsentralen i Buskerud (HMS-B), der man skal bruke VK i tilretteleggingen av hjelpemidler (Bach et al. 2009, 2010). Disse aktivitetene danner grunnlaget for en helhetlig rutinetjeneste i rehabiliteringsforløpet. NST har hatt prosjektlederansvaret i både hovedprosjektet og i delprosjektene. 2.3 Om oppbyggingen av rapporten Denne rapporten beskriver hovedprosjektets målsetning (kapittel3), problembeskrivelse og organisering (kapittel 4 og 5), gjennomføring (kapittel6), resultater med faglige og tekniske erfaringer og evalueringsresultater vi har hatt gjennom prosjektperioden (kapittel 7) og et 3 Prosjektet fikk tildelt kr av lokalsykehusmidler fra Helse- og omsorgsdepartementet av en søknadssum på kr

15 diskusjonskapittel (Kapittel 8). Konklusjonen (Kapittel 0) oppsummerer hva prosjektgruppen mener skal til for å videreutvikle disse erfaringene til å bli en sterk rutinetjeneste i fremtiden. Rapporten nevner også økonomiske ordninger, som ikke har vært en del av prosjektet, men som er vurdert underveis og som er en nødvendighet for en fremtidig tjeneste. Rapporten går ikke nærmere inn på de erfaringer som er gjort i delprosjektene, med pasientoppfølging til pasientens hjem og i samarbeid med hjelpemiddelsentralene. Dette omtales i egne sluttrapporter. 2.4 Definisjoner og ordliste Definisjoner Telemedisin For å gi et bilde av hva telemedisin er, nevner vi den vanligste definisjonen som brukes om telemedisin (vedtatt av EU-kommisjonen i 1990). Telemedisin er: Undersøkelse, overvåkning, behandling og administrasjon av pasienter og opplæring av pasienter og personale via systemer som gir umiddelbar tilgang til ekspertise og pasientinformasjon uavhengig av hvor pasienten eller relevant informasjon er geografisk plassert. Telemedisin er en metode for å tilby helsetjenester over avstand. Istedenfor å flytte pasienten flyttes informasjon om pasienten. Dette gjør at avstanden mellom pasient og den medisinske kompetanse er av mindre betydning. Telemedisin understøtter de helsepolitiske målsettinger slik de fremkommer i Sosial- og helsedepartementets St. prp. nr. 1 ( ), s.13: "Målsettingen er at alle skal sikres et godt og likeverdig tilbud av behandling og pleie- og omsorgstjenester, uavhengig av bosted, inntekt, kjønn, og sosial bakgrunn". Telemedisin er også et vesentlig innsatsområde i Helsedirektoratets tiltaksplan om elektronisk samhandling i helse- og sosialsektoren Ordliste Bruker DIPS ehåndboken Faglig FIPP Pasient som er utskrevet fra sykehus DIPS ASA er den største leverandøren av systemer for elektronisk pasientjournal til sykehusene i Norge. SunHFs elektroniske Håndbok med oversikt over alle eksisterende prosedyrer Faglig omtales i dokumentet som den delen av prosjektet som omhandler den medisinske behandling og oppfølging av rehabiliteringspasienten FIPP - IKT og organisasjonsendring i offentlig sektor ( Flexible Integration of Processes in Public Sector ) er et forskningsprosjekt 15

16 som støttes av Norges Forskningsråd gjennom VERDIKTprogrammet. Se for mer informasjon. Gevinstrealisering HS1 HS2 IKT IP IP KReSS NAV NDU Norsk Helsenett SF NR 1-2 NR 3 NST Pasient RATI Regional koordinerende enhet RMM Skjermtolking SKUP SSKS Superbruker SunHF Med gevinstrealisering mener man de aktiviteter som utføres for å realisere planlagte og ønskede effekter av et prosjekt. Her brukes en vid tolkning av begrepet prosjekt. Kan også være tiltak, en reform osv. (Senter for statlig økonomistyring, Klinikk for hjerneskader - Traumatiske hjerneskader, SunHF Klinikk for hjerneskader Hjerneslag, SunHF Informasjons og kommunikasjonsteknologi (inklusiv VK) Individuell Plan. IP er et sentralt verktøy i rehabiliteringsprosessen. Internet Protocol, transportkontroll for Internet, som kan benyttes også til overføring av VK-møter. Kognitiv rehabiliteringsenhet i Drøbak, SunHF Arbeids og velferdsetaten i Norge NAV Drift og utvikling Den elektroniske samhandlingsarenaen for helse- og omsorgssektoren i Norge, Nevrologisk rehabilitering, Askim, SunHF Nevrologisk rehabilitering, Nesodden, SunHF Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin, Pasient ved Sunnaas sykehus HF som er innlagt. NRs Raskere tilbake poliklinikk i Oslo, SunHF Regional koordinerende enhet har oversikt over og gir informasjon om tilbudene i spesialisthelsetjenesten. Regional koordinerende enhet består av tidligere ReR i Helse Sør og SeR i Helse Øst, Klinikk for ryggmargsskader og multitraumer, SunHF Tolketjeneste med bruk av videokonferanse Samhandlings og kompetanseutvekslingsprosjektet Sunnaas spesialpedagogiske kompetansesenter, SunHF Fagpersonell som er spesielt opplært til å håndtere VK-utstyret, teknisk og praktisk. Samme system brukes for eksempel ved drift av DIPS ved sykehuset Sunnaas sjukehus HD, 16

17 Telemedisinteamet Teknisk TMS TRS TTL UiO, IFI UNN HF VK To stillinger ved Samhandlingsavdelingen ved SunHF som skal ha det videre ansvaret for drift og utvikling av telemedisin ved sykehuset. Teknisk utstyr, nettverk og erfaringer relatert til dette TANDBERG Management System på Norsk Helsenett for booking av VK m.m. Et Nasjonalt kompetansesenter for sjeldne diagnoser, SunHF Tromsø Telemedicine Laboratory Universitetet i Oslo, Institutt for Informatikk Universitetssykehuset Nord-Norge HF Videokonferanse er et samlebegrep for toveis/flerveis samtidig lydog bildeforbindelse, og kan benyttes til alle typer møter der det er behov for å kunne vise og se ting i tillegg til lydoverføring. Deltakerne er geografisk atskilt, men kan likevel se og høre hverandre. Betegnelser som bildetelefon eller lyd/bildekonferanser brukes også ofte om dette. Videokonferanser kan brukes mellom to eller flere studio, både nasjonalt og internasjonalt. 3 PROSJEKTETS MÅLSETTING 3.1 Formål Prosjektet skulle gjennom bruk av IKT, bidra til å styrke lokalsykehusenes og kommunehelsetjenestens rolle i samhandling med spesialisthelsetjenesten innen rehabilitering. 3.2 Mål Prosjektet skulle ved hjelp av IKT etablere en rutinetjeneste mellom SunHF, andre helseforetak og kommunehelsetjenesten, knyttet til innleggelse, utskriving og oppfølging av pasienter. 3.3 Delmål Prosjektet skulle: utarbeide kontrakt mellom SunHF og NST, nedskrive budsjett, utforme prosjektplan, etablere styringsgruppe, prosjektgruppe og referansegruppe etablere intern teknisk ressurs i engasjementsstilling, utarbeide stillingsinstruks og gjennomføre opplæring av denne personen gjennomføre Kickoff - samling med prosjektgruppen, enkel opplæring av ansatte ved SunHF i bruk av videokonferanse og utarbeide generelle tekniske prosedyrer, avdelingsvise prosedyrer og informasjon om tjenesten til lokalsykehus og kommunehelsetjenesten og andre samarbeidspartnere 17

18 iverksette rutinetjeneste med bruk av VK i samarbeid med lokalsykehus og kommunehelsetjeneste til alle pasienter der dette er hensiktsmessig i alle helseregioner gjennomføre en utprøving av oppfølging hjemme av minst 3-5 av de aktuelle pasienter i prosjektperioden, hvis dette er teknisk og økonomisk mulig i prosjektperioden 4 utarbeide sluttrapport 4 PROBLEMBESKRIVELSE Bruk av teknologi til å understøtte samarbeid og samhandling Flere og flere pasienter overlever etter en skade og et reddet liv skal også leves. De aller fleste pasientene har behov for langvarig rehabilitering og oppfølging fra mange aktører i sin kommune, også etter utskrivelse fra SunHF. Dette er ofte problemer knyttet til symptomer som ikke er vanlig i befolkningen ellers og som lokalsykehus, kommunehelsetjenesten, NAV og allmennpraktiserende leger i liten og varierende grad har kunnskap og erfaring med, noe som for enkelte pasienter krever gjentatte opphold på SunHF, knyttet til slike problemstillinger. Pasientene er avhengige av et formalisert og velfungerende samarbeid mellom tjenesteyterne og sammenhengende behandlingskjeder og dette er et prioritert område for Helsedirektoratet 5. Erfaringene er at behovet for kompetanseutveksling, veiledning og undervisning er mye større enn det tilbudet man kan gi på tradisjonell måte i dag. Det finnes lite IKT - støtte for behandlingsforløpet etter akuttfasen i rehabilitering (Grimsmo 2006). Dette gir motivasjon for å utprøve hvilke muligheter IKT kan gi i behandling, rehabilitering og oppfølging av denne pasientgruppen. På prosjektbasis er det gjort utprøving av tettere oppfølgning i forbindelse med innleggelse, under opphold, ved utskriving og etter utskriving allerede i 1996 ved UNN HF (Bach 1996) og i ved SunHF (Driveklepp et al. 2006a). Hovedprosjektet bygger videre på disse dokumenterte erfaringer og gevinster. Planlegging av innleggelse i samråd med helseforetak / kommune Planlegging av innleggelse foregår i dag via papirsøknad og eventuelt telefonisk kontakt. Ofte brukes det mye tid i starten på oppholdet ved SunHF til å kartlegge problemstillinger og eventuelt behandle tilleggsproblematikk. Samarbeidsmøter før innleggelse kan bidra til at pasient og SunHF er bedre forberedt på oppholdet og kommer raskere i gang med undersøkelser og tiltak. Tilleggsproblematikk kan også behandles lokalt før innleggelse, under veiledning. Eksempelvis ved Klinikk for hjerneskader (KReSS) gjennomføres et forintervju med pasient før eventuell deltagelse i et senfaseopphold. Mange av pasientene reiser da til Drøbak fra ulike kanter av landet for å gjennomføre intervjuet, for så å reise hjem i påvente av svar og eventuelt gruppeopphold. Flere av pasientene er lett trettbare og blir slitne av lang og upraktisk reisevei. Erfaringer med telefonintervjuene er at det ikke gir god nok informasjon. I forprosjektet så man i disse tilfellene positive erfaringer med å bruke VK til dette intervjuet. 4 Dette ble aktuelt gjennom ekstra finansiering fra Nasjonalt kompetansesenter for læring og mestring, Aker Universitetssykehus og NAV Nonite og organisert som to delprosjekter i hovedprosjektet

19 Planlegging av utskriving Overføringsmøter foregår pr. i dag som oftest ved at representanter fra kommunehelsetjenesten, NAV og andre aktører kommer til SunHF. Da har man store utfordringer med å kunne få samlet det nødvendige personell til samme tid, ofte kommer de i flere grupper. I noen tilfeller lar et møte seg ikke gjennomføre pga. økonomiske og kapasitetsmessige problemer i kommunene. VK kan gjøre det lettere å samle aktørene og man kan i større grad gi veiledning i forbindelse med utskriving. Videre oppfølging Pasienter får sjelden tilbud om oppfølgingsmøte eller mer langvarig oppfølging etter utskrivning. Dette er et etterspurt område fra pasienter og kommuner, fordi det ofte, etter en tid hjemme dukker opp spørsmål og behov for veiledning på spesialiserte områder. Mulighet for avtalte oppfølgingsmøter / veiledning på VK ved behov, vil strukturere og kvalitetssikre oppfølgingstilbudet og senke terskelen for å ta kontakt mellom nivåene. Oppfølging av individuell plan Mange pasienter ved SunHF har behov for langvarige og koordinerte tjenester og har dermed rett til en individuell plan (IP). IP er et sentralt verktøy i rehabiliteringsprosessen. Møter i denne forbindelse foregår ofte på tradisjonell måte med samling av alle involverte parter, og det er sjeldent SunHF har anledning til å delta på møter lokalt. Brukermedvirkning Pasient og pårørende får i en del tilfeller ikke vært tilstede f.eks i planleggingen av innleggelsen. Ved utskriving får de ikke truffet alle i kommunen i de tilfellene representanter fra kommunen ikke har anledning til å komme til møter på SunHF. VK-møter ville kunne øke pasientens og eventuelt pårørendes mulighet for å være tilstede og delta aktivt i rehabiliteringsprosessen. Andre områder I dag er innholdet i rapportene med f.eks fysioterapeutiske tiltak beskrevet med ord. En beskrivelse av bevegelser er ikke det samme som å se det i praksis, derfor har man utarbeidet pasientvideoer og bilder som kan demonstrere eller beskrive det som skal være innholdet i rapporten. Fysioterapirapporter kan i tillegg til video bli supplert av VK - møter og eventuelt demonstrasjon av teknikker på direkten. Under sykehusoppholdet igangsettes ofte ombygging og tilrettelegging av bolig. Mange av tiltakene krever evaluering og oppfølging etter utskrivelse, og i disse tilfellene vil VK være en mulighet for direkte kontakt mot lokal ergoterapeut, hjelpemiddelsentral eller leverandør 6. Kurs og veiledning til lokalsykehus og kommuner gjennomføres oftest på tradisjonelt vis i sykehusets auditorium. Det kommer stadig færre deltagere på disse tradisjonelle kursene, og tilbakemeldingene er at kommunene ikke har tid og ressurser til å være borte hele dager. De ønsker seg kortere sekvenser og kurs som arrangeres lokalt. Slike kurs vil kunne gjennomføres på en enkel måte gjennom bruk av VK. (Et 12-timers kurs for 600 kommuneansatte ble videooverført fra Klinikk for hjerneskade SunHF i 2008, SKUPprosjektet.) Muligheten for mer skreddersydde kurs knyttet til overføring av enkeltpasienter er stor. 6 Som beskrevet i sluttrapport for delprosjekt Kompetanse - Helt Hjem 2. 19

20 Bruk av tolketjeneste foregår ved at tolken reiser til SunHF fra Oslo og dette kan for eksempel gjøres ved skjermtolking. 5 ORGANISERING Hovedprosjektet har vært organisert med direktør på SunHF som ansvarlig oppdragsgiver og en prosjektansvarlig avdeling, prosjektleder, prosjektgruppe, styringsgruppe og referansegruppe (Vedlegg 2). 5.1 Oppdragsgiver/prosjekteier Direktør Einar Magnus Strand har vært prosjekteier ved SunHF. 5.2 Prosjektledelse Prosjektet har vært forankret i Samhandlingsavdelingen, som er ansvarlig for utvikling av telemedisin ved SunHF. Samhandlingsavdelingen har ansatt flere fagpersoner med informatikk og helsefaglig bakgrunn, som skal ivareta denne utviklingen. Disse fagpersonene er heretter omtalt som telemedisinteamet. Telemedisinteamet består av telemedisinkoordinator Anne Merete Driveklepp, som har arbeidet med telemedisinutviklingen ved SunHF siden I hoveddelen av prosjektperioden ( ) var hun i svangerskapspermisjon. Fungerende prosjektkoordinator har vært Hilde Sørli ( og ). Hun var også i svangerskapspermisjon under en del av prosjektperioden. Telemedisinkoordinator Ole Rand-Hendriksen ble ved oppstarten av hovedprosjektet ansatt i engasjementstilling og han har ivaretatt aktiviteter relatert til bruk og vedlikehold av VK generelt. Begge telemedisinkoordinatorene har vært plassert på SunHF, mens prosjektkoordinator er geografisk plassert i Kongsvinger. Hun har pendlet en del til SunHF for å ivareta både prosjektoppgaver og andre oppgaver relatert til sine funksjoner. 5.3 Prosjektleder Prosjektledelse har vært ivaretatt av NST ved Bodil Bach, rådgiver e-helse og telemedisin i Helse Sør-Øst. Hun har hatt hovedansvar for både hoved- og delprosjekter i hele perioden. Prosjektleder har vært geografisk lokalisert på NSTs regionkontor i Hønefoss. Hun har i tillegg ved enkelte tilfeller vært tilstede på SunHF. 5.4 Styringsgruppe Prosjektets styringsgruppe har vært prosjektleders nærmeste overordnede organ. Gruppen har ivaretatt prosjektadministrative styringsfunksjoner og bestått av Kirsten Sæther, samhandlingssjef, Samhandlingsavdelingen, Sveinung Tornås, klinikksjef, Klinikk for hjerneskader og Ellen Rygh, medisinskfaglig rådgiver, NST. Styringsgruppa har vært informert gjennom møter med prosjektleder og skriftlige statusrapporter underveis i prosjektet. SunHFs styringsgruppemedlemmer er geografisk lokalisert på SunHF, mens NSTs representant er lokalisert i Arendal. 20