FORVALTNINGSREVISJON AV IKT

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON AV IKT RENNESØY KOMMUNE oktober 2014

2 IKT Rennesøy kommune

3 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, oppsummering og anbefaling samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 6 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Fakta og vurdering Organisering av ikt i Rennesøy kommune Avtalen med Stavanger kommune Er mål, strategier og planer fulgt opp? Erfaringer med avtalen med Stavanger og hensiktsmessighet System for avvikshåndtering for ikt Avtalen med andre ikt-leverandører, erfaringer og hensiktsmessighet Systemansvarlige og kompetanse hos brukerne Oppsummering og anbefalinger Vedlegg IKT Rennesøy kommune

4 SAMMENDRAG Bakgrunnen for prosjektet følger av kommunens plan for forvaltningsrevisjon. Prosjektet retter fokuset på Rennesøy kommune sitt IKT-samarbeid med Stavanger kommune og også på hvordan de ansatte i Rennesøy kommune opplever IKTsituasjonen. Metodisk er det benyttet intervjuer, rutinekartlegging, spørreundersøkelser og dokumentgransking. Vårt inntrykk er at avtalen med Stavanger kommune om IKT-samarbeid virker vellykket og hensiktsmessig for Rennesøy kommune. Samarbeidet er regulert i en egen avtale, og Rennesøy opplever at man blir ivaretatt og involvert i Stavanger kommunes strategiske og driftsmessige IKT-utvikling. Naturlig nok er der fortsatt noen utfordringer, for eksempel knyttet til skolenes behov for bistand. Mange av de ansatte er ikke kjent med at de skal kontakte brukerhjelpen ved feil. Vi anbefaler kommunen å gjøre rutinene bedre kjent. De brukerne som har vært i kontakt med brukerhjelpen i Stavanger er i stor grad fornøyd. Brukerhjelpen oppleves som hjelpsomme. Hvordan oppleves kommunens IKT-situasjon av de interne brukerne? De ansatte opplever lite nedetid, og mindre nå enn tidligere. En del ansatte melder om at de ikke har god nok kompetanse i kontorstøttesystemer (Word, Excel o.l.) og for noen av fagsystemene. Netthastigheten i barnehager og skoler oppleves ofte som lav. Kommunen har ikke intranett, noe som gjør det vanskelig for ansatte å finne informasjon og for kommunen å informere om rutiner o.l. De systemansvarlige opplever å ha liten tid til sin rolle som systemansvarlig og mange er ikke kjent med hva som er deres oppgave. Flere ansatte opplyser at de ikke vet hvem som er systemansvarlig for de systemene de benytter. Skal kommunen effektivt kunne bruke fagsystemene og utnytte de muligheter som ligger her, er de avhengige av å ha systemansvarlige med god kompetanse. De bør være kjent med hva som er deres oppgave og ha tilstrekkelig tid avsatt til oppgaven. Rogaland Revisjon IKS anbefaler kommunen å vurdere tiltak som kan forbedre denne situasjonen. Hvilke planer og strategier er utformet på IKT-området i Rennesøy kommune? Rennesøy kommune har mål og strategier for IKT-området. Disse er identiske med Stavanger kommune sine mål og strategier. Kommunen har tatt i bruk sosiale medier og har hjemmeside. Alle avdelinger er ikke like aktiv i å legge ut nyheter og informasjon på hjemmesiden eller linksiden. Skal det være mulig å få tak i ansatte gjennom e-post, anbefaler vi kommunen å gjøre flere e-postadresser til ansatte tilgjengelig på hjemmesiden eller linksiden. IKT Rennesøy kommune

5 Skolene og barnehagene melder om tregt nett. På skolene er det utfordringer knyttet til å benytte PC til undervisningsformål. Det er for få elev PC-er til å dekke et helt trinn på Rennesøy skole. Saksbehandlingssystemet ESA synes ikke å tilfredsstille de behov ansatte har for å kunne arbeide effektivt. Kommunen har signert avtale med en ny leverandør Software Innovation, og er i gang med å implementere systemet. Systemene Extens og Socio skårer også lavt. Her kan det være gunstig for kommunen å gjøre en kartlegging for å undersøke om det er behov for mer opplæring i systemene eller om det er behov for å vurdere om disse systemene er de rette. Avtalen med andre IKT-leverandører Ikke alle systemansvarlige opplever at de får god hjelp av IKT-leverandøren dersom de trenger det. System for avvikshåndtering i kommunen, når det er noe som ikke fungerer. Rennesøy kommune har en brukerveiledning for feil som skal meldes til Stavanger IT. Kommunen har ikke avviksmelding for andre avvik som for eksempel skal meldes internt til kommunens IKT-ansvarlig eller til systemansvarlig. Dette bør det arbeides videre med. Vi anbefaler kommunen å: - Vurdere tiltak for kompetanseheving for ansatte og systemansvarlige. - Vurdere om det for sentrale fagsystemer er behov for mer tid avsatt til oppgaven som systemansvarlig. - Arbeide for å få en enda mer åpen kommune ved å legge ut flere e-postadresser til ansatte på hjemmesiden eller linksiden. - Sørge for at alle ansatte er kjent med rutinen for informasjonssikkerhet og rutine for melding av feil. - Vurdere tiltak for å bedre nettkapasiteten til barnehager og skoler (inkludert elevnettet). - Klargjøre ansvarsfordeling mellom kommunens IKT-ansvarlig og skolenes ITansvarlig og vurdere hvordan skolenes IKT-behov kan møtes. IKT Rennesøy kommune

6 RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannens kommentarer, datert «Rådmannen i Rennesøy kjenner seg igjen i rapportens funn og vurderinger, og vil ta anbefalingene med i det videre utviklingsarbeidet for Rennesøy kommune. Det er nyttig å få bekreftet at avtalen og samarbeidet med Stavanger kommune sin IKT-avdeling virker vellykket og hensiktsmessig, som er revisors betegnelse. Dette gjør at administrasjonen i Rennesøy kommune kan konsentrere sin innsats rundt forbedringer og utvikling av både samarbeid og løsninger. Det er i tillegg gledelig at kommunens ansatte opplever en større grad av tilgjengelighet på våre viktige IKT systemer, og at de samtidig er godt fornøyd med hjelp og brukerstøtte. Av Rennesøy kommune sine IKT systemer bekrefter også rapporten i tabell 4 at det er sak/arkivsystemet ESA som det vil være viktigst å få modernisert. Også dette støtter oppunder kommunens egne vurderinger. Rapportens funn, bekreftelser og ikke minst anbefalinger til videre utvikling vil altså være viktig i vårt videre arbeid. Dette sammen med at Rennesøy kommune får besatt rollen som IKT ansvarlig nå fra 1. november 2014, gjør oss etter min vurdering godt rustet til både økt tjenesteytingen og effektivisering i tiden som kommer basert på IKT verktøy som virkemiddel.» Birger Clemetsen rådmann IKT Rennesøy kommune

7 RAPPORTEN IKT Rennesøy kommune

8 1 INNLEDNING 1.1 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Bakgrunnen for prosjektet følger av kommunens plan for forvaltningsrevisjon. I planen er det prioritert et prosjekt om kommunens IKT-avtaler. Prosjektets formål er å vurdere Rennesøy kommunes IKT-samarbeid med Stavanger, for å se om dette fungerer etter hensikten både strategisk og driftsmessig. I tillegg skal vi se på hvilke andre avtaler kommunen har og undersøke hvordan de interne brukerne oppfatter kommunens IKTsituasjon. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møtet Det fremgår av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan oppleves kommunenes ikt-situasjon av de interne brukerne? Hvilke planer og strategier er utformet på IKT-området i Rennesøy kommune? I hvilken grad er disse blitt fulgt opp? Hvilke avtaler og kontrakter har kommunen på IKT-området? Hvilke erfaringer har man gjort seg med disse avtalene? Er avtalene hensiktsmessige ut fra kommunens behov? Får kommunen gjennom avtalene ivaretatt sine behov for en interaktiv innbygger- og brukerdialog? Får kommunen levert det som er avtalt? Finnes det et system for avvikshåndtering i kommunen, når det er noe som ikke fungerer? 1.2 REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, for eksempel lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: IKT Rennesøy kommune

9 avtalen med Stavanger om IKT-samarbeid IKT-plan for Rennesøy kommune inkludert mål og strategier resultater fra brukerundersøkelsen i 2006 (forvaltningsrapport) forvaltningsloven 13 personopplysningsloven 11 og 13 reelle hensyn For samle inn data har vi gjennomført intervjuer av 4 ledere fra rådmannens ledergruppe, fungerende IKT-ansvarlig, representanter fra to av skolene og en styrer fra en barnehage. I tillegg har vi gjennomført intervjuer med leder av Stavanger IT og gruppeleder infrastruktur Stavanger IT. Vi har også hatt samtaler med noen ansatte per telefon. Vi har gjennomført rutinekartlegging og dokumentgransking. I slutten av september 2014 gjennomførte vi en spørreundersøkelse av fast ansatte IKTbrukere. Undersøkelsen ble gjennomført som en web-basert spørreundersøkelse til 359 IKT-brukere. Alle deltakere fikk tilsendt en e-post med internettlenke til selve spørreskjemaet og skjemaet ble besvart på nett. De fleste spørsmålene hadde faste svaralternativ, men vi hadde også to åpne spørsmål. Det var 120 ansatte som svarte og svarprosenten på undersøkelsen ble på 33%. Dette er noe lavt, men ca. 150 ansatte som undersøkelsen ble sendt til bruker i liten grad PC i sitt daglige arbeid. Dette gjelder assistenter i skole og barnehage, renholdere og til delts assistenter innenfor helse og velferd. 90% (108 ansatte) av de som svarte på undersøkelsen svarte at de brukte PC 2-4 ganger i uken eller daglig. Hvis vi beregner svarprosent ut fra 108 ansatte og trekker vekk de 150 som benytter PC sjelden, gir dette en svarprosent på 51%. For å kunne kartlegge hvordan de systemansvarlige oppfatter IKT situasjonen, gjennomførte vi i tillegg en spørreundersøkelse for dem. Det viste seg at listen vi hadde fått tilsendt med oversikt over systemansvarlige ikke var oppdatert da noen hadde sluttet eller var i permisjon. Undersøkelsen ble sendt ut til 19 respondenter, hvor 14 svarte. Svarprosenten ble på 74%. Resultater i fra de to spørreundersøkelsene blir presentert underveis i de ulike delkapitlene. Resultatene presenteres samlet sett for hele kommunen. Dersom resultater fra spørsmål fra enkelte fagområder avviker vesentlig fra det totale resultatet, fremgår dette i teksten. En nærmere omtale av kilder ligger i rapportens vedlegg (vedlegg 1). Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. IKT Rennesøy kommune

10 2 FAKTA OG VURDERING 2.1 ORGANISERING AV IKT I RENNESØY KOMMUNE Rennesøy kommune har en 100% stilling som IKT-ansvarlig. Denne stillingen er organisatorisk plassert under personal- og organisasjonssjef. Stillingen har stått ledig en lengre periode, men det er ansatt en person som skal begynne i høst. I mellomtiden har personalrådgiver ivaretatt funksjonen som IKT-ansvarlig, i tillegg til sin ordinære stilling. Det er ikke utarbeidet en stillingsinstruks for IKT-ansvarlig, men i stillingsannonsen er det satt opp arbeidsoppgaver (se vedlegg 2). Kommunen har tre skoler som hver har en ressurs som IT-ansvarlig på skolene. Det er ikke utarbeidet stillingsinstruks for IT-ansvarlig på skolene, men oppgavene går i stor grad ut på å oppdatere maskiner, skru i kabler, sette opp elev PC-er, melde inn feil, jobbe med nettverket og bistå/veilede kollegaer. For hvert IKT-system Rennesøy kommune har, utnevnes det en systemansvarlig. De systemansvarlige har denne oppgaven som del av sin ordinære stilling. Det er utarbeidet en instruks/rolleavklaring for systemansvarlig som ligger som vedlegg 3. Det daglige IKT-ansvaret er fordelt til kommunalsjefer og linjeledere. Rennesøy kommune hadde frem til midten av 2012 et samarbeid med Randaberg kommune og Kvitsøy kommune vedrørende drift av IKT. Det var Randaberg kommune som stod for levering av IKT-tjenestene. I juni 2012 valgte Rennesøy kommune å inngå en samarbeidsavtale med Stavanger kommune isteden. Avtalen ble signert av rådmennene i oktober Ved oppstart gikk Rennesøy kommune inn med 1 stilling i dette samarbeidet. Stavanger IT har delt inn de ulike enheter og avdelinger i ulike IT-soner. Rennesøy kommune utgjør en egen IT-sone og skal få hjelp på lik linje med sonene i Stavanger. 2.2 AVTALEN MED STAVANGER KOMMUNE Avtalen som er inngått med Stavanger kommune gjelder til og med 2017, med mulighet for forlengelse for to år av gangen. Avtalen består av en samarbeidsavtale (vedlegg 4) og en prisliste. Av samarbeidsavtalen fremgår det at formålet med avtalen er å legge til rette for samarbeid mellom partene innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Samarbeidet skal bidra til fornyingstiltak som på ulike måter kan gi grunnlag for systematisk kvalitetsutvikling av tjenestene og bedre ressursutnytting og økonomistyring for partene. IKT Rennesøy kommune

11 Av avtalen følger det at partene skal: samarbeide om et godt faglig nettverk for IKT-ansatte samarbeide om etablering og vedlikehold av IKT-strategi strategier, prosjekter og innkjøp skal i så stor grad som mulig samkjøres mellom partene samarbeide om kontorstøttesystemer og fagsystemer, IKT infrastruktur, brukerutstyr knyttet til nettverket og innkjøp av varer og tjenester knyttet til IKT Som en del av samarbeidet skal kommunene etablere og vedlikeholde en IKT-strategi. Rennesøy kommune har tatt i bruk de samme mål og strategier for IKT som Stavanger. De tre hovedmål for IKT-satsingen er: 1. IKT skal bidra til åpenhet og dialog Innbyggere, næringsliv og andre offentlige aktører skal kunne kommunisere enkelt og effektivt med Rennesøy kommune. Ansatte skal enkelt og effektivt kunne innhente og utveksle informasjon internt og eksternt. Innbyggere og ansatte skal være trygge på at taushetsbelagt informasjon og annen informasjon som er unntatt offentlighet, ikke spres til uvedkommende. 2. IKT skal bidra til effektivitet Digitalisering av saksbehandling og produksjon av tjenester skal gi god service og høy effektivitet. Kommunen skal tilby størst mulig grad av selvbetjening for et bredt utvalg av tjenester, hver dag, 24 timer i døgnet. 3. IKT skal bidra til håndtering av sosiale, miljømessige og økonomiske bærekraftutfordringer Avlaste og bedre bruk av menneskelige ressurser. Bidra til å løse miljømessige utfordringer i form av energi- og ressursforbruk. Det fremgår av samarbeidsavtalen med Stavanger kommune at partene i så stor grad som mulig skal samkjøre IKT-strategier. Stavanger IT har nylig utarbeidet nye ITstrategier som skal behandles i bystyret i Stavanger i høst, og Rennesøy kommune har vært høringsinstans til disse strategiene. Strategidokumentet vil også være styrende for IKT-utviklingen hos Stavanger IT sine samarbeidskommuner (Rennesøy kommune, Finnøy kommune og Forsand kommune). Etter det vi har fått opplyst, vil Rennesøy kommune sette i gang et internt arbeid med den nye strategien og legge frem en sak om dette til kommunestyret. IKT Rennesøy kommune

12 Rennesøy kommune står fritt til å velge fagsystemer selv, men det følger av avtalen at de skal samarbeide om en felles videreutvikling av fellesløsninger. Rennesøy kommune har noen IKT-systemer som driftes av Stavanger kommune, og noen som de har ansvar for selv. Det at Stavanger drifter et IKT-system innebærer at de har ansvar for å gjøre systemet tilgjengelig for de ansatte og legge inn oppdateringer. Tabell 1 viser de IKT-systemer som driftes av Stavanger kommune. Tabell 1 IKT-systemer som driftes av Stavanger kommune. Kilde: Rennesøy kommune. NAVN Agresso Autoplan Bibliofil ESA Extens Familia Gerica (BI) GISLINE Komtek Prokom Promed Psyk Base Online HVILKEN FUNKSJON Økonomisystem Timeplanlegging Bibliotek Sak/arkiv system Administrasjon skole Barnevernsprogram Dokumentasjon pleie og omsorg Kartsystem Vann, avløp, kloakk Internett og intranett Fysioterapi program Psykolog journal Sats barnehage Socio Visma HRM Dokumentasjon sosialtjenester i NAV Lønn og personal Visma Ressursstyring Notus Winmed WinMed helsestasjon Bemanningsplanlegging, turnusplan Journalprogram legekontor Journalprogram helsestasjon og jordmor SpeedAdmin Extense Skolearena Vokal Hypernett Timeplaner og elevoversikt (kulturskolen) Kartotek-elevmasse Fraværssystem-elevmasse Vurderingssenter-elevmasse Opptakssystem til barnehager og skole Prislisten beskriver hvor mye det koster for de eksterne kundene, som Rennesøy er, å få levert IKT-tjenester fra Stavanger kommune. I tillegg beskriver prislisten hva som inngår i de ulike leveransene, og hvilke kostnader som Rennesøy kommune må dekke selv. Vurdering IKT Rennesøy kommune

13 Rennesøy kommune har tatt i bruk de samme mål og strategier som Stavanger kommune har. En undersøkelse gjennomført av KS i 2013 konkluderer med at små kommuner har nytte av å delta i IKT-samarbeid og at det blir lavere IKT kostnad per innbygger. 1 Skal en dra nytte av denne stordriftsfordelen konkluderer undersøkelsen med at en må utarbeide felles IKT-strategier og harmonisere IKT-tjenestene. Dette har altså Stavanger og Rennesøy kommune på plass. 2.3 ER MÅL, STRATEGIER OG PLANER FULGT OPP? IKT- planen for Rennesøy kommune er et styrende dokument for IKT -området for perioden og bygger på de mål og strategier som Stavanger kommune har for IKT. Med utgangspunkt i målene, har Rennesøy kommune utarbeidet satsingsområder og handlingsplaner som beskriver IKT-tiltak for perioden Vi ser i dette kapittelet på om Rennesøy kommune har nådd hovedmålene, strategiene og handlingsplanen for IKT. Vi har også vurdert status for de ulike tiltakene i handlingsplanen. Målene som er utarbeidet er ikke kvantitative mål, og dermed vanskelig å måle. Dette blir dermed ikke et eksakt svar på om kommunen har nådd mål og strategier, men mer en beskrivelse av hvordan IKT-situasjonen i kommunen er, med utgangspunkt i innsamlede data. Målet: IKT skal bidra til håndtering av sosiale, miljømessige og økonomiske bærekraftutfordringer er for lite konkret til at vi i denne sammenheng kan vurdere status IKT SKAL BIDRA TIL ÅPENHET OG DIALOG Innbyggere, næringsliv og andre offentlige aktører skal kunne kommunisere enkelt og effektivt med Rennesøy kommune. Kommunen har en hjemmeside som er inndelt i følgende faner: forside, organisasjon, politikk, selvbetjening, planer/kart, turisme/friluftsliv og økonomi. Dersom noen har informasjon som skal legges ut på hjemmesiden, så må dette sendes inn til den som er ansvarlig for å legge ut informasjon (redaktør). De tre skolene og barnehagene benytter linksidene som hjemmesider. På linksidene legger skolene for eksempel ut informasjon om skoleskyss, skolefrukt, turer o.l. Barnehagen legger ut informasjon om barnehagen, informasjon om turer o.l. På linksiden har hver klasse sin egen side hvor lærer kan legge ut arbeidsplaner, halvårsplaner og annen informasjon. For barnehagene har hver avdeling sine sider. Foresatte (og andre) kan abonnere på nyheter og få de direkte på sin e-post. Skolene er i startfasen med å ta It s Learning i bruk. Dette systemet er en læringsplattform hvor lærer og skole kan legge ut informasjon, oppgaver m.m. som kan benyttes i undervisningen. Elever og foresatte må ha passord for å kunne benytte systemet. 1 IKT kostnadsbenchmarking for kommuner. Prosjekt digital innsikt. Oktober KS. IKT Rennesøy kommune

14 E-post adressene og telefonnummer til ledelsen og kommuneadministrasjonen er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Alle ansatte i Rennesøy kommune har e-post adresse og skal i utgangspunktet kunne nås på den. Det er noen grupper, som renholderne og assistenter på skole og barnehage, som ikke/i liten grad benytter IKT i sitt arbeid. Dette gjør at ikke alle er inne på e-posten så ofte. For å undersøke om hvor åpen kommunen er med informasjon har vi sett på hvor mange nyheter som ble lagt ut i september måned på kommunens hjemmeside, skolens og barnehagenes linkside. Vi har kun sett på forsiden på hjemmesidene, og vet at det er lagt ut informasjon for eksempel på den enkelte avdeling og for den enkelte klasse som ikke er lagt ut på forsiden. Gjennomgangen ble gjort 1. oktober. Skolene og barnehagene kan sette en dato på hvor lenge nyheter ligger ute, så det kan ligge en feilkilde her, dersom nyheten tas bort for eksempel 30. september. Vi har også sett på om e-postadresser er tilgjengelig på hjemmesidene. Tabell 2 Hjemmeside/liniksider med antall nyheter i september. Sted Antall nyheter E-post adresser tilgjengelig på forsiden Kommunes hjemmeside 8 Kommunes ledelse og administrasjon Mosterøy skole 10 Til ledelsen/administrasjonen og noen få lærere Vikevåg skule 0 Til barnehagen Rennesøy skule 6 Til ledelsen/administrasjonen, Til tilsette oppdatert i 2012 Bru barnehage 2 Til barnehagen Rennesøy barnehage 1 Til barnehagen Vestre Åmøy barnehage 6 Til barnehagen Vikevåg barnehage 4 Til barnehagen Østhusvik barnehage 0 Til barnehagen Skorpefjell barnehage 0 Til barnehagen Ut fra tabell 2 ser vi at Mosterøy skole og Rennesøy skule er aktive på linksidene, mens Vikevåg skule ikke har lagt ut noen ting på hjemmesiden sin i september. Vi ser også at det varierer hvor mye barnehagene legger ut av informasjon på forsiden. Noen av barnehagene har mer informasjon lagt ut på den enkelte avdeling. Tabellen over og en gjennomgang, per , der vi sjekket den enkelte klasse sin side, viser at e- postadressene til lærerne i liten grad er lagt ut på linksidene. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) arbeider med å forbedre, brukertilpasse og øke kvaliteten på digitale tjenester og offentlige nettsteder. De gjennomfører årlig en kvalitetsvurdering av kommunale og statlige nettsteder ( For 2013 oppnådde Rennesøy kommune en samlet score på 54% og kom på 457 plass av 700 offentlige nettsteder. Kommunen scorer dårlig på nyttig innhold på nettsiden, hvor de oppnår en score på 40%. Mange offentlige nettsteder får lik gjennomsnittskarakter, og rangeringen mellom nettsteder med lik gjennomsnittskarakter gjøres alfabetisk. Dette medfører at rangeringen ikke blir helt nøyaktig. Sammenligner vi med Stavanger kommune så kommer de på 275 plass. IKT Rennesøy kommune

15 Rennesøy kommune har tatt i bruk Facebook, og siden får stadig flere følgere. Tabell 3 viser oversikt over antall følgere kommunens Facebookside fikk på noen uker. Tabell 3 Oversikt over Rennesøy kommune sine følgere på Facebook. Dato Følgere Kommunen legger aktivt ut meldinger om aktiviteter o.l. på Facebook. Det er kun noen få ansatte i kommunen som kan legge inn nye innlegg. Når innleggene er lagt ut, kan brukerne kommentere saken, stille spørsmål og trykke liker. Rennesøy kommune har valgt å ikke la facebookbrukere legge inn spørsmål og kommentarer fritt, kun dersom de kommenterer et innlegg. Postlistene til Rennesøy kommune har vært offentlig tilgjengelig på kommunens nettside siden Kommunen har også lagt ut postlistene for perioden , men her kan en ikke søke i saker. Kommunen har bestilt et nytt sak/arkiv-system som blant annet skal gjøre det lettere for innbyggerne å følge politiske saker og elektronisk be om innsyn. I systemet ligger det også mulighet for innbyggerne som søker om byggetillatelse om å følge saksgangen elektronisk. Alle om ønsker innsynsrett i en sak, vil i det nye systemet, kunne bestille det direkte over nettet. Kommunen har ikke noe system der innbyggerne kan melde feil via en egen elektronisk løsning. Dette kan for eksempel gjelde feil som manglende lys, hull i veien, feil ved et lekeapparat eller lignende. Rennesøy kommune har heller ikke tatt i bruk noe system der innbyggerne kan chatte direkte med kommunen. Ansatte skal enkelt og effektivt kunne innhente og utveksle informasjon internt og eksternt Kommunen har ikke en intranettsiden. Flere av informantene er misfornøyd med dette og uttrykker at det ikke er like lett å finn frem til interne dokumenter som reglementer, rutiner, retningslinjer o.l. Vi har fått opplyst at den nye IKT-ansvarlige skal arbeide med å få på plass intranett. Kommunen har tatt i bruk Lync internt. Via Lync kan ansatte avholde videomøter, sende meldinger o.l. Kommunen har planlagt at de skal ta i bruk Lync eksternt i løpet av våren 2015 og vil da ha et IP telefonisystem der de ringer fra PC. IKT Rennesøy kommune

16 For å bedre mulighetene til ansatte å kunne dele dokumenter internt, planlegger kommunene å ta i bruk Microsoft SharePoint i løpet av Dette vil kunne bidra til en mer effektiv drift. Som en del av samhandlingsreformen skal kommunen og sykehuset kunne kommunisere effektivt. Sommeren 2014 ble det mulig for Rennesøy kommune å kommunisere direkte med sykehuset via Gerica. Innenfor helse og velferd har kommunen et system som heter Sampro. Dette systemet skal benyttes til å utarbeide en individuell plan til brukere som benytter mer enn to tjenester innenfor helse og velferd. Systemet brukes lite i dag, men det skal tas bedre i bruk i perioden fremover. Brukerne kan gå inn og følge med på sin egen individuelle plan og kommunisere interaktivt med de ansatte. Systemet er brukervennlig og brukerne kan gå inn og lese når de ønsker det. Innbyggere og ansatte skal være trygge på at taushetsbelagt informasjon og annen informasjon som er unntatt offentligheten, ikke spres til uvedkommende. Når kommunen skal registrere en sak i ESA, må saksbehandlerne gjøre en vurdering om informasjonen skal unntas offentligheten i tråd med reglene i Offentlighetsloven kap. 3. Saker som er unntatt offentligheten skal det ikke være mulig for andre å få tilgang til. Ifølge forvaltningsloven 13 har ansatte i offentlig sektor taushetsplikt om noens personlige forhold. Kommunen skal også forholde seg til personopplysningsloven. Rennesøy kommune har utarbeidet en rutine for informasjonssikkerhet. I den er det beskrevet hvordan de ansatte skal håndtere personopplysninger og annen informasjon som er underlagt taushetsplikt. Figur 1 - Er du kjent med rutinen for informasjonssikkerhet? Kilde: Spørreundersøkelse Rogaland Revisjon. Helt enig 17,4% Enig 28,4% Delvis enig 16,5% Delvis uenig Uenig Helt uenig 8,3% 8,3% 6,4% Vet ikke 14,7% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% IKT Rennesøy kommune

17 Ut fra figur 1 ser en at 38% av brukerne er uenige eller vet ikke om de er kjent med rutinen for informasjonssikkerhet. Ser vi kun på ledergruppen så er tilsvarende tall 30%. Vurdering Rennesøy Kommune har gjort flere tiltak for å nå målet og strategiene om at IKT skal bidra til åpenhet og dialog, og kommunen er godt i gang med dette arbeidet. De benytter hjemmesiden, linksidene og har tatt i bruk sosiale media som Facebook og Linkedin. Det varierer noe i hvor stor grad de ulike avdelinger som barnehage og skole benytter linksidene. Det er mulig å finne e-postadresser til ledelsen og kommuneadministrasjonen på kommunens hjemmeside. Det er ikke alle lærerne som har e-postadressen på linksidene. Når målet er at innbyggerne skal kunne kommunisere effektivt med kommunen, anbefaler vi at kommunen legger e- postadresser til flere ansatte tilgjengelig på hjemmesiden/linksiden, slik man har gjort for eksempel i Stavanger kommune. Kommunen er godt i gang med arbeidet med Lync eksternt og er i gang sammen med Stavanger IT å få på plass Microsoft SharePoint. Dette vil gjøre det enklere å dele informasjon. Det er både ledere og ansatte i Rennesøy kommune som ikke er kjent med rutinen for informasjonssikkerhet. Lederne har ansvar for at rutinen er kjent blant sine ansatte, men det forutsetter jo at ledelsen er kjent med rutinen selv. Vi har ikke gjennomført noen undersøkelse for å kartlegge om det skjer brudd på informasjonssikkerheten, men når mange ikke er kjent med rutinen, kan det lettere føre til brudd på regelverket. Vi anbefaler kommunen å sørge for at rutinen er lett tilgjengelig og sørge for at den er kjent blant alle ansatte IKT SKAL BIDRA TIL EFFEKTIVITET Digitalisering av saksbehandling og produksjon av tjenester skal gi god service og høy effektivitet. I denne forvaltningsrevisjonen er det ikke lagt opp til at vi skal undersøke om innbyggerne gjennom økt digitalisering opplever god service og høy effektivitet. Vi tar derfor utgangspunkt i tilbakemeldingene vi har fått gjennom intervjuer og aktuelle spørsmål i brukerundersøkelsen. Skolene skal forholde seg til gjeldende læreplaner, og planene har kompetansemål som fra 1. klasse stiller krav om bruk av digitale ressurser. På trinn er det ett eller flere kompetansemål i alle fag, unntatt valgfag og kroppsøving, som krever bruk av digitale ressurser. Dette gjør at skolene har behov for å ha tilgjengelige PC-er og et nett som fungerer. Før kommunen inngikk IT-samarbeidet med Stavanger kommune, kom den IKT Rennesøy kommune

18 som var ansatt som IT-konsulent jevnlig på besøk for å bistå skolene. Denne ordningen har ikke kommunen lenger, og skolene opplever dette som et savn. Vi har sett på opplevelse av nedetiden på IKT, vurdering av netthastigheten, om utstyret fungerer og om brukerne opplever de ulike fagsystemene som effektive. Figur 2 - Det er lite nedetid på IKT-systemene. Kilde: Spørreundersøkelse fra Rogaland Revisjon. Vi ser av figur 2 at 66% svarer helt enig eller enig og dermed opplever lite nedetid. Det er kun 10% som er uenig i påstanden. Figur 3 - Netthastigheten er god. Kilde: Spørreundersøkelse fra Rogaland Revisjon. Figur 3 viser at det er 30% som er delvis uenig/helt uenig i at netthastigheten er god. Samlet sett er det 42% som er helt enig eller enig i at netthastigheten er god. Dersom en kun ser på resultatene for de ansatte som jobber i fellestjenester/rådmannens kontor/stab helse og velferd og stab oppvekst og læring, så er 60% av dem enig eller helt enig i at netthastigheten er god. På skolene er svaret 38% og i barnehagene 30%. Gjennom intervjuer og av kommentarene i spørreundersøkelsen har vi fått opplyst at nettkapasitet i forhold til elevnettet er dårlig. På Rennesøy skule har de vært nødt til å IKT Rennesøy kommune

19 stenge det åpne publikumsnettet fordi dette stjeler kapasitet. Alle elevene får ikke logget seg på nettet samtidig eller kommer ikke inn på det programmet de skal bruke. Dette skaper utfordringer i undervisningen. Det er ulike antakelser om hvorfor elevnettet går treigt. Noen uttrykker at det er Stavanger IT som ikke har gjort det de skal, andre uttrykker at det er Rennesøy kommune som har for dårlig linjekapasitet og for få trådløse basestasjoner. Flere av de ansatte i barnehagen oppgir at det er utfordringer i at nettet går så treigt, og at det tar veldig lang tid å skrive ut bilder. Figur 4 - IKT-utstyret funger alltid når jeg har behov for det. Kilde: Spørreundersøkelse fra Rogaland Revisjon. Helt enig 5,4% Enig Delvis enig 28,8% 34,2% Delvis uenig Uenig Helt uenig 7,2% 13,5% 10,8% Vet ikke 0,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Figur 4 viser at det kun er 5% som er helt enig i at IKT-utstyret alltid fungerer når de har behov for det. Det er 31% prosent som svarer delvis uenig, uenig eller helt uenig. Det er liten forskjell mellom de ulike avdelingene. Dette spørsmålet ble også stilt i undersøkelsen som ble gjennomført i 2006 og da var det kun 10% som svarte helt enig eller enig, mens det nå er 34%. Gjennom intervjuer og kommentarene i spørreundersøkelsen, har vi fått tilbakemeldinger om at det er utfordringer knyttet til å ha PC til alle elever på ett trinn. I 2014 ble det i økonomiplanen satt av kr til nye elev PC-er. Disse er kjøpt inn, men likevel er det på Rennesøy skule ikke nok til at alle elever på ett trinn kan bruke PC samtidig. Dette skaper utfordringer i undervisningen og spesielt i forhold til tentamen og eksamen. På Mosterøy skole mangler en noen få PC-er til å ha ett fullt klassesett, men de har et PC-rom med nok PC-er. Kommunen benytter ulike saksbehandlingssystemer, som blant annet skal bidra til en mer effektiv kommune. Gjennom spørreundersøkelsen blant de systemansvarlige, kom det frem at 68% av de systemansvarlige svarte helt enig eller enig på at systemet de er systemansvarlig for bidrar til en mer effektiv kommune. I spørreundersøkelsen blant brukerne så vi nærmere på de fagsystemene som flest ansatte benytter. Tabell 4 viser hvor mange prosent av dem som bruker fagsystemene IKT Rennesøy kommune

20 som svarte helt enig eller enig på at IKT-systemet tilfredsstiller de behov de har for å kunne utføre oppgaven effektivt. Det ligger en liten feilkilde her, med tanke på at dersom det er få som benytter systemet, så utgjør hver ansatt en høy prosent. Dette gjør at prosentene ikke blir helt sammenlignbare, men kan likevel benyttes for å få en indikasjon over situasjonen. Tabell 4 - Tilfredsstiller de ulike IKT-systemene nedenfor de behov du har for å kunne utføre dine oppgaver effektivt? Kilde: Spørreundersøkelse fra Rogaland Revisjon. Fagsystem Agresso 83 % ESA 11 % Extens 22 % Gerica 58 % Socio 43 % Visma HRM 48 % Visma ressursstyring Notus 56 % Hypernett 49 % Bostøtte 72 % Av tabell 4 fremgår det at det er Agresso, som er kommunens økonomisystem, som i størst grad tilfredsstiller behovet for å kunne utføre oppgavene effektivt. Bostøtte, som er et system som benyttes av NAV, kommer også godt ut og 72% mener at det tilfredsstiller behovet for å løse oppgavene effektivt. ESA, som er kommunens sak/arkivsystem, er man mindre fornøyd med. Dette er også noe som fremkom i intervjuene blant lederne. Vi har ikke undersøkt om dette skyldes at kommunen ikke har tatt systemet ordentlig i bruk eller om det er mangler i systemet som gjør at det ikke tilfredsstiller de behov kommunen har. Kommunen har bestilt et nytt system kalt Software Innovation (public 360). Dette systemet har administrasjonen store forventninger til, og det forventes at dette systemet vil forenkle og modernisere Rennesøy kommune. Stavanger kommune skal også ta i bruk dette systemet. Som nevnt vil dette systemet også gi den fordelen at innbyggere kan følge sin byggesak elektronisk, og systemet gjør det og enklere for innbyggerne å be om innsynsrett. I tillegg fremgår det at systemet Extens, som er administrasjonsprogram for skole, og Socio, som benyttes av NAV, kommer dårlig ut. Kommunen skal tilby størst mulig grad av selvbetjening for et bredt utvalg av tjenester, hver dag, 24 timer i døgnet. På Rennesøy kommunes internettside, er det en egen fane som er kalt selvbetjening. Her har oppvekst og læring lagt ut søknadskjema til SFO, søknadskjema for barnehage og henvisningsskjema PPT. Dersom en trykker på knappen for søknad barnehage, kommer en inn på internettsiden som viser oversikt over alle barnehagene og nede på siden finner en søknadsskjema for barnehage som en igjen må trykke på. Det samme gjelder for søknadskjema til Kulturskolen. I år anskaffet kommunen seg Hyperlink som er et system der foresatte elektronisk kan søke sine barn inn i barnehage, SFO eller IKT Rennesøy kommune