MØTEINNKALLING - BRUKERUTVALGET UNN HF

Transkript

1 MØTEINNKALLING - BRUKERUTVALGET UNN HF Til: Brukerutvalget ved UNN HF Møtedato: tirsdag kl Møtested: Grand Hotel Tromsø NB! Se eget program vedlagt for begge møtedager i regi BU og styret UNN HF. Oppstart kl 12.00, lunsj sammen med styret på Grand hotel Tromsø, påfølgende møte frem til kl sammen med styret. Den foregår møtet på «Fyrhuset» på Åsgård fra kl Vararepresentanter møter etter innkalling. Forfall meldes til Eva Eilertsen, tlf.: evt. mail: eva.eilertsen@unn.no Saksliste: BU-34/14: Godkjenning av innkalling og saksliste BU-35/14: Godkjenning av referat fra møte BU-36/14: BU-37/14: BU-38/14: BU-39/14: BU-40/14: BU-41/14: BUs arbeidsmåte - Gjennomgang mandat og fordelingen medlemmer til prosjektområdene. Direktørens time (kl )sammen med styret Strategisk utviklingsplan deltakelse i KVAM-utvalg Orienteringssaker Referatsaker Eventuelt Cathrin Carlyle (sign) utvalgsleder Eva Eilertsen (sign.) sekretær

2 BRUKERUTVALGET Saksnr: Sakstittel: Møtedato BU-34/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Innstilling til vedtak: Brukerutvalget godkjenner innkalling og saksliste.

3 BRUKERUTVALGET Saksnr: Sakstittel: Møtedato BU-35/14 Godkjenning av referat fra møte Innstilling til vedtak: Brukerutvalget godkjenner referat fra Brukerutvalget Saksfremlegg: Referat fra møtet følger som vedlegg.

4 MØTEREFERAT - BRUKERUTVALGET UNN HF Møtedato: Fredag kl Møtested: D1-707, UNN Tromsø Tilstede: Tilstede: Forfall: Fra adm.: Cathrin Carlyle, Sander O. Henriksen, Bjørg Molander, Greta Altermark, Johan Morland, Håkon Elvenes, Martin Andrè Moe, Karin Næsvold og Klemet Anders Sara Tone Tobiassen Leif Hovden, Eva Eilertsen (sekr.) Saksliste: BU-23/14: Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Brukerutvalget godkjente innkallingen og saksliste med de merknader som fremkom under møtet. BU-24/14: Godkjenning av referat fra møte Det anmerkes at Britt Sofie Illguth deltok i BUs AU møte Vedtak:

5 Brukerutvalget godkjente referat med nevnte merknad. BU-25/14: Presentasjonsrunde og gjennomgang av mandat og arbeidsmåte Presentasjon av utvalgsmedlemmenes erfarings- og kompetansebakgrunn ble gjennomført. Nærmere gjennomgang av mandat og arbeidsmåte prioriteres som egen del av neste BU-møte. Vedtak: Brukerutvalget tar saken til orientering, og ber om at BU-håndboken oppdateres. BU-26/14: Konstituering, oppnevning av Arbeidsutvalg (AU) og valg av medlemmer til prosjektområdene Brukerutvalget gjennomgikk rollefordelingen i utvalget, herunder leders og nestleders funksjon i utvalg og arbeidsutvalg. Vedtak: 1. Til arbeidsutvalget velges leder og nestleder, øvrige medlemmer kan innkalles på aktuelle saker. 2. Medlemmer blir sittende i råd og utvalg frem til neste møte der BU vurderer eventuelle endringer av nåværende roller/oppnevning til ulike prosjekter. BU-27/14: Direktørens time Direktøren orienterte om følgende saker: - Medieoppslag om flere saker ved UNN (deler av orienteringen gitt unntatt offentlighet i medhold av Fvl 13.1) - Strategisk utviklingsplan - Styresaker til Vedtak: Brukerutvalget tar orienteringen til orientering. BU-28/14: Plastikkirurgiske tjenester ved UNN tilbud og utfordringer Avdelingsleder ved Plastikkirurgisk avdeling, overlege Erling Bjordal, møtte og orienterte om de plastikkirurgiske tjenestene.

6 Vedtak: Brukerutvalget tar orienteringen til orientering, og ber om ytterligere presiseringer knyttet til kapasiteten for brystrekonstruksjon ved UNN gjøres i skriftlig henvendelse til enheten. BU-29/14: Rapportering fra prosjekter/arbeidsgrupper Prosjektdeltakelsen ble gjennomgått, og status ble rapportert. Vedtak: Brukerutvalget tar rapporteringen til orientering, og ber om at Parkeringsutvalget oversender møteplan til brukerrepresentanten. BU-30/14: Orienteringer - Resultater etter brukerundersøkelse ved Ambulant rehabiliteringsteam v/toril Beate Røssvoll utgikk. - Traumebehandling på UNN (artikkel fra media) Vedtak: Brukerutvalget tar orienteringssaken til orientering. BU-31/14: EL-sigaretter Drifts- og eiendomssjefen hadde sendt BU en henvendelse om bruk av el-sigaretter på sykehusene. Vedtak: Brukerutvalget anbefaler at slik bruk ikke tillates. BU-32/14: Referatsaker Høring Rapport om brukermedvirkning i helseforskning Vedtak: Brukerutvalget ber om at saken sendes til BU-medlemmene for eventuelle innspill innen fristen.

7 BU-33/14: Eventuelt 1. Greta Altermark tok opp spørsmål knyttet til diagnoselisten vedrørende fibromyalgi, og følger opp gjennom egen organisasjon. 2. Karin Næsvold tok opp spørsmål knyttet til pasientforløp ved innskrivning, herunder hvordan akuttmottaket organiseres. Saken settes på dagsorden i forbindelse med BUmøte 23. oktober. 3. Martin Andrè Moe tok opp spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten i Brønnøysund, og følger opp gjennom egen organisasjon. Kopi til: - Direktør Tor Ingebrigtsen, UNN - Helse Nord v/arnborg Ramsvik, Regionalt Brukerutvalg, 8038 Bodø - Brukerutvalget Nordlandssykehuset, Postboks 1480, 8092 Bodø - Brukerutvalget Helgelandssykehuset, Postboks 601, 8607 Mo I Rana - Brukerutvalget Helse Finnmark, Sykehusveien 35, 9616 Hammerfest - Brukerutvalget Sykehusapoteket, Postboks 6147, 9291 Tromsø - Pasient og brukerombudet i Troms, Fylkeshuset, 9296 Tromsø - Pasient- og brukerombudet i Nordland, Statens Hus, 8002 BODØ - Pasient- og brukerombudet i Finnmark, Hamnegt. 3, 9600 Hammerfest - Klinisk etikkomite UNN v/finn Sørensen - Lærings- og mestringssenteret, UNN - Styret ved UNN HF - som orienteringssak

8 BRUKERUTVALGET Saksnr: Sakstittel: Møtedato BU-36/14 BUs arbeidsmåte - Gjennomgang mandat og fordeling medlemmer til prosjektområdene Åpen innstilling: Saksfremlegg: Vedlagt følger mandat for Brukerutvalget, samt aktivitetsoversikt fra perioden til fordeling medlemmer for perioden Brukerhåndboken (vedlagt elektronisk, heftet deles ut i møtet) Bok «Brukermedvirkning i helsetjenesten» av Tone Alm Andreassen (utdeles i møtet)

9 BRUKERUTVALGET Mandat Brukerutvalget ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 1. Visjon, formål og mål Visjon: UNN gir den beste behandling! Det er resultatene for pasienten som teller! Formål: Å utvikle UNNs tjenestetilbud gjennom samarbeid, rådgiving, aktiv medvirkning og systematiske tilbakemeldinger. Mål: Brukerutvalget skal bidra til å gi den beste utredning, behandling og pleie slik at pasienter og pårørende er trygge og godt ivaretatt. Brukerutvalgets bidrag skal underbygge UNNs overordnede mål gjennom å gi innspill til å: Definere mål for kvalitet i pasientbehandlingen Måle og dokumentere resultater i kvalitetsregistre Formidle resultatene slik at pasienten kan delta i beslutninger på egne premisser Drive kontinuerlig forbedring av pasientforløpene Være pådriver for brukermedvirkning, likemannsarbeid og pasientopplæring Brukerutvalget har 10 medlemmer samt 4 vara. Arbeidsutvalget består av leder, nestleder og Brukerutvalgets sekretariat - med 1 vara fra Brukerutvalget. Brukerutvalget skal utarbeide strategi og 2-årig handlingsplan. Det skrives referat fra møtene. Utvalgets årsrapport innarbeides i årlig melding for helseforetaket. Tett samarbeid med UNNs ledelse og direktøren sikres gjennom at utvalget har en fast representant for direktøren i utvalgets møter til koordinering av saker til styret m.v. samt en fast sekretærfunksjon i tilknytning til løpende utvalgsarbeid. Andre ressurspersoner innkalles ved behov. Brukerorganisasjonene og fylkeseldrerådene inviteres til å sende inn forslag på kandidater ved oppnevning av nytt brukerutvalg. Styret oppnevner utvalget etter innstilling fra administrerende direktør på bakgrunn av disse forslagene. Styret oppnevner leder og nestleder. For å sikre kontinuitet bør om nødvendig maks fire medlemmer skiftes ut ved valgperiodens utløp. Funksjonstiden følger styret i UNN. Brukerutvalget skal være bredt sammensatt, og representere organisasjoner og brukere, samt ta hensyn til alder, kjønn, geografi, etnisitet, bakgrunn, store pasientgrupper og satsningsområder. Det stilles krav til brukerrepresentantene: De må ha erfaring fra UNN, evne og vilje til aktiv medbestemmelse, kunne arbeide på tvers av -og utover egen gruppes interesser. UNN HF tar på seg ansvaret for og eventuelle utgifter forbudet med nødvendig skolering av brukerutvalgets medlemmer, jf. strategi og handlingsplan for brukermedvirkning i Helse Nord. Nye medlemmer mottar en brukerutvalgshåndbok med relevant informasjon. For å sikre en god og tett dialog mellom brukerutvalg og styre, skal leder av Brukerutvalget (med nestleder som vara) ha møte- og talerett i styret til UNN. Utvalget arbeider uavhengig av helseforetakets daglige drift, og er selvstendig i forhold til brukernes interesser.

10 Møtestruktur/hyppighet: Minimum 6 ganger pr år. Arbeidsutvalget møtes minimum 6 ganger pr år, gjerne i forkant av styremøtene. 3. Handlingsrom Brukerutvalget skal vareta brukerperspektivet og medbestemmelse på individnivå, tjenestenivå, systemnivå og politisk nivå, med hovedvekt på tjeneste- og systemnivå. Brukerutvalget skal ikke behandle saker som omhandler enkeltpasienter. Arbeidsoppgavene er blant annet: Delta i høringer (som obligatorisk høringsinstans) Gi innspill til budsjett, årlig plan og melding (fast) Delta i styrings- og eller arbeidsgrupper ved store omstillinger, ombygginger og arealmessige omdisponeringer, endringer i tjenestetilbudet og andre store prosjekter (fast) Bidra til systematisk innsamling og bruk av pasienter og pårørende sine erfaringer: Kjenne til undersøkelser som skal gjennomføres, bidra til å initiere undersøkelser og til at resultatene bekjentgjøres innad og utad og at disse tas med som en del av beslutningsgrunnlaget når avgjørelser tas. Gjensidig møterett mellom brukerutvalg, kvalitetsutvalg og andre relevante utvalg. Foreslå konkrete tiltak som kan bedre tilbudet og forholdene for pasienter og pårørende ved UNN. Både pasienter pårørende og ansatte, styret og pressen må på en enkel måte kunne nå Brukerutvalget, på e-post, telefon og gjennom internettsider. Godtgjøring/honorar: Utvalgsmedlemmene mottar møtegodtgjørelse etter fastsatt sats pr møte som de deltar på. Leder og nestleder mottar i tillegg et årlig honorar. Satsene tilsvarer det som til enhver tid gjelder for Regionalt brukerutvalg. Justeringstidspunktet følger justeringen av satsene i foretakets styre. I tillegg dekkes reise- og oppholdsutgifter etter statens satser samt at det gis kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste dokumentert fra arbeidsgiver. Brukermedvirkning i klinikkinterne prosjekter, utvalg med mer godtgjøres i tråd med gjeldende satser og belastes klinikkens eget budsjett.

11 Prosjektområder og ansvarlige Aktivitet Ansvarlig perioden Ansvarlig perioden Styret i UNN Cathrin Carlyle Cathrin Carlyle KEK (Klinisk Greta Altermark etikkomite) Kvalitetsutvalget i Cathrin Carlyle UNN Styringsgruppe A-fløya Cathrin Carlyle Styringsgruppe for nytt Cathrin Carlyle pasienthotell Styringsgruppe for Cathrin Carlyle PET-senter Ekspertgruppe for Nasjonal helse- og sykehusplan Cathrin Carlyle Cathrin Carlyle Parkeringsutvalg Fagnettverk LMS UNN og samarbeidene kommuner Sykehusapotekets brukerutvalg Kunstutvalget for pasienthotellet KSU (Klinisk samarbeidsutvalg) hjelpemidler Referansegruppe Nasjonal strategi for kreftområdet Vestibyleprosjektet Samhandlingsutvalget ( ) OSO (Overordnet Samarbeidsorgan) KSU (Klinisk samarbeidsutvalg) avtale om kommunens tilbud om døgnopphold for ø-hjelp. Prosjekt «Tidlig vurdering og intervensjon» Pasientsentrert helsetjensteteam Greta Altermark Greta Altermark Karin Næsvold Karin Næsvold Klemet Anders Sara Britt Sofie Illguth Britt Sofie Illguth Britt Sofie Illguth Jon Arne Østvik Randi Nilsen Randi Nilsen Randi Nilsen BRUKERUTVALGET Status/merknader Ønsker fortsette Ønsker fortsette Ønsker fortsette Aldri blitt innkalt.

12 BRUKERUTVALGET Saksnr: Sakstittel: Møtedato BU-37/14 Direktørens time sammen med styret Innstilling til vedtak: Brukerutvalget tar direktørens orientering til orientering. Felles forelesning med styret ved direktøren: Oppdragsdokument 2014 og dialogavtaleverktøyet i UNN.

13 BRUKERUTVALGET Saksnr: Sakstittel: Møtedato BU-38/14 Strategisk utviklingsplan deltakelse i KVAM-utvalg Innstilling til vedtak: Brukerutvalget tar informasjonen til orientering. Saksfremlegg: Strategisk utviklingsplan ikke klar fra styret, ettersendes. Deltagelse i KVAM-utvalg, vedlegg 1 og vedlegg 2.

14 Vedlegg 2 - Se vedtak i referat fra AU møte , fullstendig referat ses i sak BU-40/14 (vedlegg 2, sak AU-25/14) Dette er KVAM: Kvalitet og arbeidsmiljø (KVAM) Kvalitets- og arbeidsmiljøutvalgene (KVAM-utvalgene) er felles utvalg for kvalitet og arbeidsmiljø i klinikkene, og skal bidra til kontinuerlig forbedring av UNN's tjenester og arbeidsmiljø. Utvalgene skal sikre medvirkning fra ansattes representanter når det gjelder utvikling av HMS, kvalitet og system for internkontroll. KVAM-utvalget skal bestå av 4-8 medlemmer: Som BU tidligere er gjort kjent med, fortsetter nå prosessen med strategisk utviklingsplan utover høsten etter at styret sluttet seg til fremlagt forslag om ny prosess- og tempoplan (se vedlagte dokument) i møtet den 25. juni Det blir særdeles viktig at vi lykkes med å få til medvirkning gjennom KVAM-utvalg på klinikknivå og KVAMgrupper på avdelingsnivå. Av den grunn er klinikkledelsen i den enkelte klinikk bedt om å starte arbeidet med å beramme møter i KVAM-utvalg/-grupper fra medio august. Styret har sagt følgende om de klinikkvise prosesser som må igangsettes rett etter sommerferien: Formålet er å få en ytterligere intern forankring i fagmiljøene gjennom sterkere medvirkning fra medarbeiderne. Arbeidet baseres på at: - Klinikksjefene gjøres ansvarlig for gjennomføring av en ny intern prosess som omfatter drøfting av utkast til strategisk plan i alle avdelinger. Prosessen skal gjøres likt i alle klinikker med klare mål, mandat og frister. - KVAM-grupper involveres ytterligere - Brukerrepresentant involveres og inviteres til deltakelse i klinikkvise KVAM-utvalg

15 Vedlegg 2 - Se vedtak under fra AU møte , hele referat ses sak BU-40/14 (vedlegg 2, sak AU-25/14) Vedtak: Oppnevning av BU-representanter til KVAM-utvalget Styret har som kjent sluttet seg til at det oppnevnes BU-representanter til KVAM-utvalgene i UNNs klinikker i tilknytning til behandling av Strategisk utviklingsplan. AU fordeler de ulike medlemmene slik: Håkon Elevenes: Medisinsk klinikk Obiajulu Odu som vara for Tone Tobiassen: Allmennpsykiatrisk klinikk Sander Henriksen: Barn og Ungdomsklinikken Klemet A Sara: Diagnostisk klinikk Karin Næsvold: Akuttmedisinsk klinikk Martin Moe: Hjerte- og lunge klinikken Johan Morland: Operasjon- og intensivklinikken Greta Altermark: K3K klinikken Bjørg Molander: Nevro- og ortopediklinikken

16 BRUKERUTVALGET Saksnr: Sakstittel: Møtedato BU-39/14 Orienteringer Innstilling til vedtak: Brukerutvalget tar ev. orienteringssakene til orientering. Saksfremlegg: Eventuell info fra utvalgslederen Eventuell info fra administrasjonen

17 BRUKERUTVALGET Saksnr: Sakstittel: Møtedato BU-40/14 Referatsaker Innstilling til vedtak: Brukerutvalget tar referatsakene til orientering. Saksfremlegg: 1. Mail til Parkeringsutvalget UNN HF v/skjalg Trældal, vedlegg Mail til avdelingsoverlege Erling Bjordal på plastikkirurgisk avdeling, vedlegg Mail til drifts- og eiendomssjef Gina M Johansen vedrørende El-sigaretter, vedlegg Mail til akuttmottak v/avdelingsleder Lars Røslie med svar, vedlegg KVAM-utvalg Medisinsk klinikk, vedlegg Invitasjon Ambulant rehabiliteringsteam (ART) til oktobermøtet, vedlegg Brosjyremateriell brukerorganisasjoner - «Møteplassen», vedlegg Styresaker, svarfrist , vedlegg Referat - Brukerutvalgets AU-møte , vedlegg Referat Brukerutvalgets AU-møte , vedlegg Henvendelse fra FFO Finnmark, vedlegg 11.

18 SAK BU-40/14 - vedlegg 1 Mail til Parkeringsutvalget UNN HF v/skjalg Trældal Informasjon oversendt til Skjalg Trældal Ja, første møte 2012, da hadde jeg ingen informasjon om e-post adresse. Sakene har vært mye ansattefokusert fordi det har kommet opp få saker vedr bruker/pasientparkering. Siden møtene har vært i Tromsø har hun derfor meldt forfall. Parkeringssituasjonen i Narvik er ganske ok, så det beste hadde vært å ha brukerrepresentant som var lokalisert i Tromsø. Sendt fra min ipad Den 20. juni 2014 kl. 09:02 skrev "Eilertsen Eva" <Eva.Eilertsen@unn.no>:Forespørsel om det har hendt Greta Altermark ikke har fått innkallelse til møter i Parkeringsutvalget. Hun har vært fast innkalt til møtene, men kun møtt en gang. Her er hennes tilbakemelding sist innkalling: Hei. Er ikke tilgjengelig 20. Mai. Møte i Narvik kommune. Mva Greta Altermark Sendt fra min ipad Den 16. mai 2014 kl. 20:48 skrev Trældal Skjalg <Skjalg.Traeldal@unn.no>: Tidspunkt: 20. mai :00-15:30 (GMT+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna. Sted: E4 Obs! GMT-differansen ovenfor gjenspeiler ikke tidsjusteringer for sommertid. Mvh Skjalg Fra: Eilertsen Eva Sendt: 20. juni :56 Til: Trældal Skjalg Emne: Parkeringsutvalget Til Parkeringsutvalget I møte mottok Brukerutvalget rapportering om deltakelse og møtestruktur fra vår representant i Parkeringsutvalget, Greta Altermark. Brukerutvalget ber om at møteplan for Parkeringsutvalget oversendes Greta Altermark og at hun blir innkalt fast til Parkeringsutvalgets møter. Mvh Eva E Med vennlig hilsen Eva Eilertsen Konsulent Kvalitetsavdelingen, Fag- og forskningssenteret

19 SAK BU-40/14 vedlegg 2 Mail til avdelingsoverlege Erling Bjordal på plastikkirurgisk avdeling. Purret , ikke svar. Hei Erling Bjordal, Brukerutvalget takker for din orientering i møtet den , og etterspør med dette om ytterligere presiseringer knyttet til kapasiteten for brystrekonstruksjon ved UNN kan fås som en skriftlig redegjørelse. Mvh Eva E Med vennlig hilsen Eva Eilertsen Konsulent Kvalitetsavdelingen, Fag- og forskningssenteret Universitetssykehuset Nord-Norge HF Postboks 20, 9038 Tromsø Kontor tlf Sekretær for Brukerutvalget UNN: PING Pasient telefon Sekretær for Arbeidsmiljøutvalget UNN

20 SAK BU-40/14 vedlegg 3 Mail til drifts- og eiendomssjef Gina M Johansen, med svar. Takk Eva. Jeg vil da forberede en kort sak til direktørens ledergruppe som vil ha samme anbefaling. Behandles over ferien. Gina M Johansen Drift-og eiendomssjef Mobil Den 10. juli 2014 kl. 13:28 skrev "Eilertsen Eva" <Eva.Eilertsen@unn.no>: Hei Gina Marie Johansen, Jeg kan ikke se at du har fått svar på mailen din, men saken ble tatt opp i møtet hvor Brukerutvalget anbefaler at slik bruk ikke tillates. Med vennlig hilsen Eva Eilertsen Konsulent Kvalitetsavdelingen, Fag- og forskningssenteret Universitetssykehuset Nord-Norge HF Postboks 20, 9038 Tromsø Kontor tlf Sekretær for Brukerutvalget UNN: PING Pasient telefon Sekretær for Arbeidsmiljøutvalget UNN

21 SAK BU-40/14 vedlegg 4 Mail til akuttmottak v/avdelingsleder Lars Røslie, med svar Hei Seksjonsleder for akuttmottaket Inger Ruderaas og jeg kan godt komme den 23. oktober. Eneste forbeholde er at vi må være ferdig til kl Vennlig hilsen Lars Røslie Avdelingsleder Akuttmottak og observasjonsposteavdelingen Tlf: Mobil: Fra: Eilertsen Eva Sendt: 5. september :05 Til: Røslie Lars Emne: Brukerutvalget ved UNN Tromsø ber om orientering Hei Lars Røslie, Brukerutvalget ved UNN ønsker å bli orientert om pasientforløp ved innskrivning, herunder hvordan akuttmottaket er organisert, og forespør om dere har mulighet for å stille i møtet den 23. oktober for å orientere? Klokkeslettet må vi komme tilbake til og samkjøres med dere og «direktørens time»/ andre som orienterer. Regner med vi vet dette i starten av oktober og får da avklare med dere. Ser fram til å høre fra dere. Mvh Eva E Med vennlig hilsen Eva Eilertsen Konsulent Kvalitetsavdelingen, Fag- og forskningssenteret Universitetssykehuset Nord-Norge HF Postboks 20, 9038 Tromsø Kontor tlf PING Pasient telefon Sekretær for Brukerutvalget UNN:

22 SAK BU-40/14 vedlegg 5 KVAM-utvalg Medisinsk klinikk, mail sendt Håkon Elvenes Hei igjen Håkon, dette er kun ifbm ett til to møter mens Strategisk utviklingsplan utformes høsten Alle BU-representantene ble fordelt til KVAM utvalgene i hht vedtak, se under og vedlagt referat fra BUs arbeidsutvalg Vedtak: Oppnevning av BU-representanter til KVAM-utvalget Styret har som kjent sluttet seg til at det oppnevnes BU-representanter til KVAM-utvalgene i UNNs klinikker i tilknytning til behandling av Strategisk utviklingsplan. AU fordeler de ulike medlemmene slik: Håkon Elevenes: Medisinsk klinikk Obiajulu Odu som vara for Tone Tobiassen: Allmennpsykiatrisk klinikk Sander Henriksen: Barn og Ungdomsklinikken Klemet A Sara: Diagnostisk klinikk Karin Næsvold: Akuttmedisinsk klinikk Martin Moe: Hjerte- og lunge klinikken Johan Morland: Operasjon- og intensivklinikken Greta Altermark: K3K klinikken Bjørg Molander: Nevro- og ortopediklinikken Med vennlig hilsen Eva Eilertsen Konsulent Kvalitetsavdelingen, Fag- og forskningssenteret Universitetssykehuset Nord-Norge HF Postboks 20, 9038 Tromsø Kontor tlf PING Pasient telefon Sekretær for Brukerutvalget UNN: Fra: Håkon Elvenes [mailto:helvenes@gmail.com] Sendt: 4. september :12 Til: Eilertsen Eva Emne: Re: Brukerrepresentant til KVAM-utvalg Medisinsk klinikk Hei Eva, jeg takker for tilliten og forslaget fra leder, men er ikke kandidat til dette utvalget. Vennlig hilsen Håkon Den 29. aug kl. 15:21 skrev Eilertsen Eva <Eva.Eilertsen@unn.no>: Hei Håkon,

23 SAK BU-40/14 vedlegg 5 I Brukerutvalgets arbeidsutvalgsmøte i går kom en konkret forespørsel fra medisinsk klinikk her ved UNN, om noen kunne stille i klinikkens KVAM-utvalg. Leder foreslår at du stiller. Dette er KVAM: Kvalitet og arbeidsmiljø (KVAM) Kvalitets- og arbeidsmiljøutvalgene (KVAM-utvalgene) er felles utvalg for kvalitet og arbeidsmiljø i klinikkene, og skal bidra til kontinuerlig forbedring av UNN's tjenester og arbeidsmiljø. Utvalgene skal sikre medvirkning fra ansattes representanter når det gjelder utvikling av HMS, kvalitet og system for internkontroll. KVAM-utvalget skal bestå av 4-8 medlemmer: Som BU tidligere er gjort kjent med, fortsetter nå prosessen med strategisk utviklingsplan utover høsten etter at styret sluttet seg til fremlagt forslag om ny prosess- og tempoplan (se vedlagte dokument) i møtet den 25. juni Det blir særdeles viktig at vi lykkes med å få til medvirkning gjennom KVAM-utvalg på klinikknivå og KVAMgrupper på avdelingsnivå. Av den grunn er klinikkledelsen i den enkelte klinikk bedt om å starte arbeidet med å beramme møter i KVAM-utvalg/-grupper fra medio august. Styret har sagt følgende om de klinikkvise prosesser som må igangsettes rett etter sommerferien: Formålet er å få en ytterligere intern forankring i fagmiljøene gjennom sterkere medvirkning fra medarbeiderne. Arbeidet baseres på at: - Klinikksjefene gjøres ansvarlig for gjennomføring av en ny intern prosess som omfatter drøfting av utkast til strategisk plan i alle avdelinger. Prosessen skal gjøres likt i alle klinikker med klare mål, mandat og frister. - KVAM-grupper involveres ytterligere - Brukerrepresentant involveres og inviteres til deltakelse i klinikkvise KVAM-utvalg Så spørsmålet er om du kan stille i Medisinsk klinikks KVAM-utvalg? Avventer tilbakemelding fra deg på det. Med vennlig hilsen Eva Eilertsen Konsulent Kvalitetsavdelingen, Fag- og forskningssenteret Universitetssykehuset Nord-Norge HF Postboks 20, 9038 Tromsø Kontor tlf

24 SAK BU-40/14 - vedlegg 6 Invitasjon av Ambulant rehabiliteringsteam (ART) til møte Jeg holder av tiden. God helg Maren Fra: Hansen Maren Beate Sendt: 29. august :33 Til: Eilertsen Eva Emne: SV: SV: resultater etter brukerundersøkelse ambulant rehabiliteringsteam (ART) - endring dato Fra: Eilertsen Eva Hei igjen Maren, Brukerutvalgets arbeidsutvalg hadde møte i går, og forespør om du heller kan stille på BU-møte den 23. oktober? Klokkeslettet må vi komme tilbake til og samkjøres med «direktørens time» og ev andre som også skal informere kort om prosjekt. Ser fram til å høre fra deg. Med vennlig hilsen Eva Eilertsen Konsulent Kvalitetsavdelingen, Fag- og forskningssenteret Universitetssykehuset Nord-Norge HF Kontor tlf Fra: Hansen Maren Beate Sendt: 24. april :44 Til: Hovden Leif; Carlyle Cathrin Kopi: Røssvoll Toril Beate Emne: resultater etter brukerundersøkelse ambulant rehabiliteringsteam Hei Vi var så heldig e å få hjelp fra brukerutvalget til å komme i kontakt med brukerrepresentanter til vårt lille kvalitetsforbedringsprosjekt. Nå begynner vi å nærme oss ferdig med utviklingen av arbeidsmodellen vår, og lurer på om brukerutvalget ønsker å få en tilbakemelding/presentasjon av hvordan brukerne hjalp oss videre? Med vennlig hilsen Maren Beate Hansen Teamkoordinator/fagkonsulent Ambulant RehabilteringsTeam UNN HF Tromsø tlf / 27575

25 SAK BU-40/14 - vedlegg 7 Brosjyremateriell brukerorganisasjoner - «Møteplassen» Mail sendt til brukerorganisasjoner SAFO/FFO lokalt har respondert og fjernet sine. Satte frist for å innhente brosjyremateriell, i hht informasjon fra administrasjonen.

26 SAK BU-40/14 - vedlegg 8 Informasjonsmail sendt Brukerutvalget vedrørende styresaker, med svarfrist til nestleder.

27 SAK BU-40/14 - vedlegg 9 Styringsgruppemøte v/obiajulu Odu Referat styringsgruppemøte prosjekt Pasientsentrerte helsetjenesteteam Dato: møte kl Tilstede: Markus Rumpsfeld, medisinsk klinikk UNN, Bjørn Engum, OSO, Per Christian Valle, UNN Magne Nicolaisen NST, Arnfinn Andersen UiT, Obiajulu Odu, Brukerutvalget UNN, Trond Brattland Tromsø kommune (for Eva T. Olsen), Frode Risdal Harstad kommune (for Brynjulf Hansen), Line Alvestad UNN Harstad og Monika Dalbakk UNN. Markus Rumpsfeld ledet møtet og ønsket velkommen til prosjektets 3. styringsgruppemøte. Møtet ble holdt via videokonferanse mellom Tromsø og Harstad. Saksnr. Sak og referat 15/14 Referat fra møtet Referatet ble gjennomgått og godkjent med følgende kommentarer: Magne Nicolaisen gjorde styringsgruppen oppmerksom på at det nå er klart at finansieringsordningen mellom spes. og primærhelsetjenesten (nasjonalt) kommer å bli endret. Viktig å følge med på dette, da endringene som gjøres også vil kunne endre partenes økonomiske forutsetninger for dette prosjektet. For øvrig, se sak 17/14 vedr. finansiering av prosjektet. Magne påpekte også at styringsgruppen bør drøfte videre forankring av prosjektet i UNN og kommunene. Både leder av styringsgruppen og prosjektleder har orientert bredt om prosjektet, men fortsatt synes prosjektet lite forankret og kjent i flere miljøer. Det bør også avklares hvem som skal lede styringsgruppen og forankringsarbeidet på overordnet hold, når klinikksjefen går ut i permisjon (ute et år fra juli, i USA). Markus kommer å følge prosjektet inkl. styringsgruppearbeidet videre via videokonferanse, men det vil også være behov for øvrige representanter i styringsgruppen bidrar med forankring av prosjektet i forskjellige fora. 16/14 Gjennomgang og godkjenning av funksjonsbeskrivelse Funksjonsbeskrivelsen ble gjennomgått og drøftet. Styringsgruppen hadde følgende kommentarer og innspill: Oppfølging/ Ansvar Se sak 17/14 Harstad: 18. juni deltar Magne, Markus Line og Monika i møte med Helse- og sosialkomiteen. Medlemmer av styringsgruppen sikrer forankring i egen organisasjon og tar kontakt med prosjektleder for å avtale presentasjon av prosjektet. Teamet oppgave om å gi råd, veiledning etc. er tydelig fremhevet i funksjonsbeskrivelsen, men bør sees mer i sammenheng med tidlig vurdering og avklaring og teamets myndighet til å ta beslutninger. Benevningen høykompetent team bør skiftes ut. Forslag: Riktig, Hensiktsmessig? Skrøpelige eldre (frail elderly) er en benevning flere reagerer på, men er også vanskelig å erstatte. Begrepet er

28 brukt i tidligere rapport fra helse Evt. Eldre med sammensatte problemstillinger? Fotnote for å beskrive ESDT og PACE bør inn. Teamets virkeområde må være tydelig og også hvem som kan aktivere teamet. Risikovurdering må utarbeides. Fastlegens rolle må være tydelig beskrevet. Teamets involveringsgrad må være klar. Sammenligne med eksisterende team (alderspsyk, ART, etc). Vedtak: Styringsgruppen gir sin tilslutning til Funksjonsbeskrivelsen med justeringer i hht. kommentarer ovenfor. 17/14 Businesscase og finansiering av stillinger i prosjektperioden (UNN og Tromsø kommune Markus Rumpsfeld gikk igjennom businesscase (utsendt i forkant) og finansieringen av pilotprosjektet ble diskutert. Variasjon mellom Tromsø og Harstad går i hovedsak på antall liggedøgn, der Tromsø har et høyere gjennomsnitt enn Harstad. Forventet effekt økonomisk: Eks. totalt antall sparte liggedøgn med både 5% reduksjon i innleggelsesrate og reduksjon i liggetider tilsvarende Harstad. Obs: kan forbruksmønsteret forkludre? Ikke signifikant forskjell av sykehusforbruk. Prosjektet setter inn tiltak som fører til kortere liggetid i Tromsø. Men, behov også for Tromsø kommune å få fram dokumentasjon på om team kan bidra til at brukere kan bo bedre og bo hjemme. M.a.o. er det behov for en businesscase også tilpasset kommunehelsetjenesten. Vedtak: Det lages et utvidet businesscase dokument som STG er omforent om. Henvisning til forskning (Gro, ISM?) 18/14 Tidsplan for videre fremdrift i prosjektet Monika Dalbakk presenterte forslag til tidsplan og milepælplan for pilotprosjektet, i første omgang for Tromsø. Prosjektleder tilpasser funksjonsbeskrivelsen ihht. Styringsgruppens innspill Bjørn Engum, Gro Berntsen, Trond Brattland og Markus R. Innspill fra styringsgruppen: Det bør utarbeides en overordnet plan i tillegg til denne, detaljerte milepælplan, Det bør komme tydelig fram hva som må vedtas for å komme videre og også hvilken rekkefølge ting må gjennomføres. Forskning og utvikling av teknologi må også inn i planen. M8: plattform for utdanning bør tydeliggjøres. Oppstartsdato for teamet i Tromsø settes til 1. oktober Behov for stillinger må inn i budsjettprosessen for Neste skritt er nå å få på plass retningslinjer, stillingsinstruks for teamdeltakerne, Lokalisasjon av teamet Legge til rette for bruk av teknologi i alle ledd. Ansette fagfolk/omdisponere ressurser Vedtak: Milepælplanen tilpasses ihht. Innspill fra styringsgruppen Monika utarbeider overordnet milepælplan ihht. Innspill. Line utarbeider