Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering

Transkript

1 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering GRI Versjon 3.1

2 GRI Versjon 3.1

3 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG Innholdsfortegnelse Forord Bærekraftig utvikling og kravet om åpenhet Innledning Samfunnsansvarsrapportering Formålet med samfunnsansvarsrapportering 3 Generelle rapporteringsråd Datainnsamling 40 Rapporteringsform og -hyppighet 40 Revisjon 41 Begrepsforklaringer 42 Beskrivelse av GRIs rammeverk for rapportering 3 Beskrivelse av GRIs retningslinjer 4 Bruk av GRIs retningslinjer 5 Del 1 Fastsette rapportens innhold, kvalitet og avgrensning Veiledning for å bestemme rapportens innhold 7 Prinsipper for å bestemme rapportens innhold 8 Prinsipper for å sikre rapportens kvalitet 13 Veiledning for avgrensning av rapporten 17 Del 2 Standardredegjørelse Strategi og profil Strategi og analyse Organisasjonsprofil Rapporteringsparametre Styring, forpliktelser og engasjement Ledelsens holdning og praksis, og resultatindikatorer 24 Økonomisk påvirkning 25 Miljømessig påvirkning 27 Samfunnsmessig påvirkning: Arbeidsvilkår og arbeidsmiljø 30 Menneskerettigheter 32 Organisasjonens rolle i samfunnet 36 Produktansvar 39 Versjon 3.1 1

4 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering Forord Bærekraftig utvikling og kravet om åpenhet Målet med bærekraftig utvikling er å tilfredsstille dagens behov uten å ødelegge fremtidige generasjoners mulighet til å tilfredsstille sine behov. 1 Som viktige samfunnsaktører er alle typer organisasjoner viktige medspillere i å oppnå dette målet. Likevel kan det i vår tid, med en økonomisk vekst som savner sidestykke, se ut til at oppnåelsen av dette målet er mer en drøm enn en realitet. Med økonomisk globalisering, oppstår det nye muligheter for velstand og livskvalitet gjennom handel, kunnskapsutveksling og tilgang til teknologi. Disse mulighetene er imidlertid ikke alltid tilgjengelige for alle i en stadig voksende verdensbefolkning, og skaper også nye utfordringer for miljøets stabilitet. Statistikken viser at mange mennesker rundt om i verden har fått bedre levekår, men gir oss også urovekkende informasjon om miljøsituasjonen og den tunge byrden fattigdom og sult medfører for millioner av mennesker. Disse kontrastene skaper et av de mest alvorlige problemene for det 21. hundreåret. En av de viktigste utfordringene med bærekraftig utvikling er at det krever nye og innovative valg og tenkemåter. Samtidig som utviklingen innen kunnskap og teknologi bidrar til økonomisk vekst, skaper det også muligheter knyttet til nye løsninger som kan sikre bærekraftighet for samfunn, miljø og økonomi. Ny kunnskap og nyvinninger innen teknologi, ledelse og offentlig politikk utfordrer organisasjoner til å foreta nye valg for hvordan deres virksomhet, produkter, tjenester og aktiviteter påvirker jorden, mennesker og økonomi. De mange og alvorlige faktorene som truer vår kollektive bærekraft krever rask handling. Samtidig har vi fått flere alternativer og muligheter til å håndtere situasjonen. Dette gjør åpenhet om økonomisk, miljømessig og samfunnsmessig påvirkning til grunnleggende komponenter for effektiv samhandling med interessenter. For å understøtte denne forventede utviklingen og for å kommunisere tydelig og åpent om samfunnansvar, kreves det et felles, globalt rammeverk av konsepter, terminologi og målemetoder. Global Reporting Initiative (GRI) har som mål å dekke dette behovet ved å gi et pålitelig og troverdig rammeverk for samfunnsansvarsrapportering, som kan brukes av alle organisasjoner, uansett størrelse, bransje eller geografisk beliggenhet. Åpenhet rundt organisasjoners samfunnsansvarsaktiviteter er viktig for en rekke ulike interessenter, blant annet andre bedrifter, ansatte, frivillige organisasjoner, investorer, revisorer og andre. Det er grunnen til at GRI har samarbeidet med et stort nettverk av eksperter fra alle disse interessentgruppene, som har arbeidet frem frem konsensusløsninger gjennom diskusjoner. Diskusjoner og praktiske erfaringer, har forbedret GRIs rammeverk for rapportering kontinuerlig siden GRI ble grunnlagt i Denne læringstilnærmingen, der mange interessenter har bidratt, har GRIs rammeverk for rapporteringden utbredte troverdigheten det nå nyter blant mange ulike interessentgrupper. 1 World Commission on Environment and Development (Verdenskommisjonen for miljø og utvikling). Our Common Future (Vår felles framtid Oxford: Oxford University Press, 1987, p GRI

5 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG Generelt om samfunnsansvarsrapportering Formålet med samfunnsansvarsrapportering Å rapportere på samfunnsansvar er en prosess som inkluderer måling, fremleggelse av informasjon, og å ta ansvar overfor interessenter, både i og utenfor organisasjonen, for det organisasjonen har oppnådd i sitt arbeid mot bærekraftig utvikling. Samfunnsansvarsrapportering er et vidt begrep som brukes synonymt med andre begreper som beskriver rapportering på økonomisk, miljømessig og sosial påvirkning (f.eks. rapportering på den tredoble bunnlinje, rapportering på miljø og samfunn, CSR-rapportering etc.). En samfunnsansvarsrapport skal gi en balansert og rimelig fremstilling av hvor bærekraftig den rapporterende organisasjonen er og skal inkludere både positive og negative faktorer. Rapporter som baserer seg på GRIs rammeverk, skal sette opplysningene om tiltak og resultater for den relevante tidsperioden inn i en strategisk sammenheng som også belyser organisasjonens forpliktelser og ledelsens holdninger og tilnærming. Rapporten kan blant annet brukes til følgende formål: Benchmarking (referansemåling) og evaluering av resultater når det gjelder hvordan man forholder seg til lover, normer, kodekser, standarder og frivillige initiativer G3 Reporting Framework Vise hvordan organisasjonen påvirker og er påvirket av forventninger om bærekraftig utvikling Beskrivelse av GRIs rammeverk for rapportering GRIs Rammeverk for rapportering utvikles gjennom en prosess som fokuserer på konsensus og dialog mellom interessenter fra næringslivet, investorer, ansatte, frivillige organisasjoner, revisjonsbransjen, akademiske miljøer og andre. Alle dokumenter i rammeverket gjennomgår testing og forbedres kontinuerlig. GRIs rammeverk for rapportering er utviklet som et allment rammeverk for en organisasjons økonomiske, miljømessige og sosiale påvirkning. Det er utformet for å kunne beskrive alle typer organisasjoner, uansett størrelse, bransje og geografisk beliggenhet. Rammeverket tar hensyn til de praktiske omstendighetene mange organisasjoner står overfor fra små foretak til selskaper med omfattende virksomhet på flere geografiske områder. Det inkluderer både generelt og bransjespesifikt innhold, som en rekke interessenter over hele verden er blitt enige om, og som kan anvendes for å rapportere om en organisasjons samfunnsansvar. Retningslinjene for samfunnsansvarsrapportering består av prinsipper for å definere rapportinnhold og for å sikre kvaliteten til den innrapporterte informasjonen. De inkluderer også standardopplysninger som består av resultatindikatorer og andre opplysningskrav, samt veiledning om spesielle tekniske temaer knyttet til rapporteringen. Sammenligne resultater innen en organisasjon og mellom ulike organisasjoner over tid Hvordan rapportere? Prinsipper og Veiledning Standardredegjørelse Rammeverk for rapportering Protokoller Bransjetillegg Hva rapporteres? Figur 1: GRIs rammeverk for rapportering Versjon 3.1 3

6 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering Indikatorprotokoller finnes for hver av resultatindikatorene i retningslinjene. Disse protokollene gir definisjoner, veiledning for sammenstilling, og annen informasjon for å hjelpe dem som skal forberede rapporten og for å sikre at resultatindikatorene tolkes på en enhetlig måte. De som bruker retningslinjene bør også bruke indikatorprotokollene. Bransjespesifikke tillegg utfyller retningslinjene med fortolkninger og veiledning om hvordan man tilpasser dem til ulike bransjer Relevante bransjespesifikke tillegg bør brukes i tillegg til, snarere enn i stedet for, retningslinjene. Tekniske protokoller er utviklet for å gi veiledning om ulike spørsmål knyttet til rapportering, som for eksempel hva rapporteringen skal omfatte. De er utformet for å brukes sammen med retningslinjene og de bransjespesifikke tilleggene, og de omfatter spørsmål de fleste organisasjoner står overfor i rapporteringsprosessen. Beskrivelse av GRIs retningslinjer Retningslinjene for samfunnsansvarsrapportering består av rapporteringsprinsipper, rapporteringsveiledning og standardopplysninger (inkludert resultatindikatorer). De tre delene er like viktige. Kapittel 1 Rapporteringsprinsipper og rapporteringsveiledning Rapporteringsprosessen består av tre elementer som beskrives i kapittel 1. For å gi veiledning om hva man skal rapportere på, beskrives rapporteringsprinsipper knyttet til vurdering av vesentlighet, involvering av interessenter, bærekraftsperspektiv og fullstendighet. Kapittel 1 inneholder også grunnleggende tester for hvert prinsipp. Anvendelsen av disse prinsippene avgjør, sammen med standardopplysningene, hvilke områder og indikatorer som skal rapporteres. Videre følger prinsippene om balanse, sammenlignbarhet, riktig presisjonsnivå, tidspunkt for rapportering og tydelighet, som sammen med tilhørende tester brukes for å sikre at informasjonen har ønsket kvalitet. Denne delen av retningslinjene avsluttes med en veiledning for hvilke deler av organisasjonen som bør omfattes av rapporteringen (også kalt rapportens avgrensning ). Rapporteringsalternativ Standardredegjørelse Prinsipper og liten veiledninger Veiledning for å definere rapportinnhold Prinsipper for å definere rapportinnhold Prinsipper for å sikre rapportens kvalitet Veiledning for avgrensning av rapporten INPUT INPUT INPUT INPUT Profilopplysninger Ledelsens holdning og praksis Resultaindikatorer RESULTAT RESULTAT RESULTAT Figur 2: Oversikt over GRIs retningslinjer Fokusert samfunnsansvarsrapport GRI

7 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG Kapittel 2 - Standardredegjørelse Kapittel 2 innholder de standardopplysningene som skal inkluderes i samfunnsansvarsrapporteringen. Retningslinjene beskriver den informasjonen som er relevant og vesentlig for de fleste organisasjoner og av interesse for de fleste interessenter. Det er tre typer standardsopplysninger: Strategi og profil: Opplysninger som gir en overordnet sammenheng for å forstå hvordan organisasjonens samfunnsansvarsarbeid henger sammen med strategi, profil og styring. Ledelsens holdning og praksis: Opplysninger om hvordan organisasjonens ledelse håndterer spesifikke områder. Dette gir leseren en bakgrunn for å forstå resultater på et spesifikt område. Resultatindikatorer: Indikatorer som gir sammenlignbar informasjon om organisasjonens økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige resultater. Bruk av GRIs retningslinjer Å komme i gang GRI oppmuntrer alle organisasjoner (private, offentlige eller frivillige) til å bruke retningslinjene når de rapporterer, uansett om de er nybegynnere eller har lang erfaring, og uavhengig av størrelse, bransje eller geografisk beliggenhet. Rapportering kan formidles på ulike måter, for eksempel via Internett eller i trykket form, være frittstående eller inngå i finansielle rapporter eller årsrapporter. Det første skrittet er å bestemme innholdet i rapporten. Veiledning om dette gis i del 1. Noen organisasjoner kan velge rapportering som omfatter alle delene av GRIs rammeverk for rapportering helt fra begynnelsen av, mens andre kanskje vil starte med de mest gjennomførbare og praktiske områdene, og fase inn de øvrige områdene etter hvert. Alle rapporterende organisasjoner må beskrive omfanget av rapporteringen og oppmuntres til å opplyse om sine planer for å utvide rapporteringen over tid. GRIs applikasjonsnivåer Når rapporten er ferdig, bør de som har utarbeidet den angi på hvilket nivå de har brukt GRIs rammeverk for rapportering, via systemet GRIs applikasjonsnivåer. Dette systemet har følgende mål : Gi lesere tydelig informasjon om i hvilken grad GRIs retningslinjer og andre deler av rammeverket for rapportering er anvendt. Gi dem som utarbeider rapporten en visjon eller strategi de kan følge for gradvis å utvide anvendelsen av GRIs rammeverk for rapportering over tid. Informasjon om applikasjonsnivået innebærer at man tydelig opplyser om hvilke deler av GRIs rammeverk som er anvendt i forberedelsen av en rapport. For å dekke behovene både til nybegynnere, erfarne rapportører og dem i midt i mellom, har systemet tre nivåer: C, B og A. Nivåene reflekterer en økende grad av rapportering i henhold til GRIs rammeverk for rapportering. Organisasjonen kan selv angi et pluss (+) på hvert nivå (f.eks. C+, B+, A+) hvis rapporten er eksternt revidert. 2 Organisasjonen angir selv rapporterings nivået, basert på en egenevaluering av rapportens innhold, og i henhold til kriteriene i GRIs applikasjonsnivåer. 2 Se revisjonsdelen i Generelle rapporteringsmerknader for ytterligere informasjon om revisjonsalternativer. Versjon 3.1 5

8 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering I tillegg til å gi sin egen vurdering, kan rapporterende organisasjoner velge ett eller begge av følgende alternativer: Få en revisor til å avgi en uttalelse om organisasjonens egenevaluering. Be om at GRI sjekker om organisasjonen har oppgitt riktig applikasjonsnivå. For å lese mer om applikasjonsnivåer og de fullstendige kriteriene for de ulike nivåene, se informasjonen om GRIs applikasjonsnivåer, tilgjengelig som et bilag til dette dokumentet og på nettet på Anmodning om å informere GRI om at rammeverket er anvendt Organisasjoner som har brukt retningslinjene og/eller andre elementer av GRIs Rammeverk for rapportering som grunnlag for rapporten sin, anmodes om å informere Global Reporting Initiative etter offentliggjøringen. Organisasjoner kan bruke én eller alle de følgende alternativene for å informere GRI: Informere GRI om at rapporten er offentliggjort og oversende et eksemplar i trykt eller elektronisk versjon. Registrere rapporten i GRIs rapportdatabase på nettet Be om at GRI kontrollerer organisasjonens applikasjonsnivå. Forbedre rapporteringens verdi Samfunnsansvarsrapportering er en pågående prosess og et verktøy som verken begynner eller slutter med en offentliggjøring av en rapport i trykt versjon eller på nettet. Rapportering bør være del av en større prosess, der organisasjoner fastlegger sin strategi, iverksetter handlingsplaner og evaluerer resultater. Rapportering muliggjør en grundig evaluering av organisasjonens resultater og legger grunnlaget for en prosess med kontinuerlig resultatforbedring over tid. Det fungerer også som et verktøy for å holde kontakt med interessenter og gir nyttige bidrag til prosesser i organisasjonen. Del 1: Å bestemme rapportens innhold, kvalitet og avgrensning Denne delen omfatter rapporteringsprinsipper og veiledning for hva rapporten skal inneholde, hvordan man sikrer kvaliteten på den rapporterte informasjonen og hvordan man definerer hvilke deler av organisasjonen som skal inkluderes i rapporten. Veiledningen beskriver nyttige nyttige tiltak og ulike alternativer for å bestemme hva organisasjonen skal rapportere på. Veiledningen hjelper også organisasjoner med å fortolke og forstå GRIs rammeverk. Det gis veiledning i å definere rapportens innhold og avgrense rapporten. Rapporteringsprinsippene beskriver hva som kjennetegner en god rapport og hvilke prinsipper man bør legge til grunn ved valg av hvilke temaer og indikatorer man skal rapportere på, og hvordan man skal gjøre det. Hvert prinsipp består av en definisjon, en forklaring og et antall tester den rapporterende organisasjonen kan bruke for å evaluere hvor godt man har fulgt prinsippene. Testene er et verktøy for egenevaluering og ikke noe man skal rapportere eksternt. Tester kan imidlertid fungere som en referanse for å forklare hvordan man har valgt å bruke prinsippene. Samlet sett skal prinsippene bidra til åpenhet en grunnleggende verdi og målsetning for alle aspekter av rapportering på samfunnsansvar. Åpenhet kan defineres som at man rapporterer fullstendig på alle de temaer og indikatorer som er nødvendige for å forstå en organisasjons påvirkning på omverdenen, og for at interessentene skal kunne gjøre sine valg. Man skal også redegjøre for de prosesser, prosedyrer og antakelser som ligger til grunn for utarbeidelsen av denne informasjonen. Prinsippene er delt inn i to grupper: Prinsipper for å bestemme hvilke temaer og indikatorer organisasjonen bør rapportere på Prinsipper for å sikre at informasjonen holder god kvalitet og presenteres på en hensiktsmessig måte. Prinsippene er gruppert på denne måten for å tydeliggjøre deres rolle og funksjon, men dette innebærer ikke noen streng begrensning i hvordan de skal brukes. Hvert prinsipp kan støtte opp under en rekke beslutninger, og kan vise seg å være nyttig også for å vurdere spørsmål som ikke bare å dreier seg om å definere rapportinnhold eller sikre kvaliteten på den rapportere informasjonen GRI

9 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG 1.1. Å bestemme rapportens innhold For å sikre at organisasjonens resultater presenteres på en balansert og rimelig måte, må man først beslutte hva rapporten skal inneholde. Vurderingen bør ta hensyn til både organisasjonens formål og historie, samt interessentenes forventninger og interesser. Begge disse aspektene er viktige når man skal bestemme hva som skal tas med i rapporten. Veiledning for å bestemme rapportens innhold I det følgende beskrives hvordan GRIs rammeverk skal anvendes når man skal utarbeide en samfunnsansvarsrapport. Mer detaljert veiledning om definisjon av innhold finner du i den tekniske protokollen Hvordan bruke prinsippene for rapportinnhold. Identifiser hvilke temaer og relaterte indikatorer som er relevante, og som derfor bør rapporteres, ved å gjenomføre en iterativ prosess, der. Prinsippene for vesentlighet, involvering av interessenter, bidrag til bærekraftig utvikling og veiledningen for avgrensning av rapporten, legges til grunn. Alle indikatorer som angis i GRIs retningslinjer og i relevante bransjespesifikke tillegg skal tas med i vurderingen av hva man skal rapportere på. Vurder også andre temaer som kan være relevante å rapportere. Ut fra de relevante temaene og indikatorene som er identifisert, skal man bruke testene for hvert prinsipp for å vurdere hvilke områder og indikatorer som er vesentlige, og derfor bør rapporteres 3. Bruk prinsippene for å prioritere mellom valgte områder og for å avgjøre hvilke som spesielt skal vektlegges. De spesifikke metodene eller prosessene som brukes for å vurdere vesentlighet: Kan variere, og kan defineres av hver enkelt organisasjon Skal alltid ta i betraktning veiledningen og testene i GRIs rapporteringsprinsipper Skal redegjøres for i rapporten. Ved bruk av GRIs rammeverk for rapportering skal man være oppmerksom på å: Skille mellom hoved- og tilleggsindikatorer. Alle indikatorer er utviklet gjennom GRIs mange interessentprosesser. Hovedindikatorene er som regel generelt anvendelige indikatorer som anses som vesentlige for de fleste organisasjoner. En organisasjon bør rapportere på disse dersom de ikke anses for å være uvesentlige i henhold til rapporteringsprinsippene. Tilleggsindikatorer kan også vurderes som vesentlige. Indikatorer i endelige versjoner av bransjespesifikke tillegg betraktes som hovedindikatorer, og bør derfor (eller ingenting) anvendes på samme måte disse i retningslinjene. All annen informasjon (f.eks. foretaksspesifikke indikatorer) rapporten inneholder er underlagt de samme rapporteringsprinsippene og de samme teknisk strenge betingelsene som GRIs standardredegjørelse. Kontroller at at man har valgt riktig informasjon og at avgrensningen av rapporten er korrekt ved å anvende fullstendighetsprinsippet. Rapporteringsalternativ Prinsipper og veiledninger Prinsipper for å bestemme rapportinnhold INPUT Vesentlighet Involvering av interessenter Bidrag til bærekraftig utvikling Fullstendighet Figur 3: Prinsipper for å bestemme rapportens innhold 3 GRIs opplysinger om organisasjonsprofil (1-4) gjelder for alle rapporterende organisasjoner. Versjon 3.1 7

10 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering Prinsipper for å bestemme rapportens innhold Hvert rapporteringsprinsipp består av en definisjon og en forklaring samt tester som gir veiledning for hvordan prinsippene skal brukes. Testene er ment som et verktøy for egenevaluering, og ikke som spesifikke aspekter man skal rapportere på i seg selv. Prinsippene skal brukes sammen med veiledningen å definere innholdet. Vesentlighet Definisjon: Informasjonen i en rapport bør dekke temaer og indikatorer som: gjenspeiler organisasjonens vesentlige økonomiske, miljømessige og sosiale påvirkninger, eller som i vesentlig grad kan påvirke interessenters vurderinger og beslutninger. Forklaring: Organisasjoner kan velge blant mange temaer de kan rapportere på. Alle temaer og indikatorer som kan være viktige for å gi et bilde av organisasjonens økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige påvirkning, eller som kan påvirke interessenteres beslutninger, er relevante, og bør derfor tas med i vurderingen. Vesentlighet kan beskrives som terskelen for når temaer eller indikatorer er viktige nok til å tas med i rapporten. Dog er ikke alle vesentlige områder eller indikatorer like viktige, og rapporten bør gjenspeile deres relative betydning. Når man skal avgjøre om informasjon er vesentlig, bør man bruke en kombinasjon av interne og eksterne faktorer, inkludert faktorer som organisasjonens overordnede mål og konkurransestrategi, problemstillinger reist av interessenter, generelle forventinger fra samfunnet og organisasjonens påvirkning både oppstrøms (f.eks. på leverandørkjeden) eller nedstrøms (f.eks. kunder). Vurderinger av hva som er vesentlig bør også ta hensyn til grunnleggende forventninger uttrykt i internasjonale standarder og avtaler som organisasjonen er forventet å rette seg etter. Disse interne og eksterne faktorene bør tas i betraktning når man vurderer informasjonens betydning for å kunne gjenspeile en organisasjons økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige påvirkning, eller for å kunne påvirke interessenters beslutninger. 5 Det finnes mange etablerte metoder som kan brukes for å evaluere påvirkningers («impact assesment»). Generelt kan et område anses å ha betydelig effekt hvis det allerede er gjenstand for interesse eller bekymring fra kompetente grupperinger, eller er identifisert ved hjelp av etablerte verktøy, som for eksempel «impact assesment»- metoder eller livssyklusanalyser. Effekter som er så store at de krever aktiv handling eller engasjement fra organisasjonens side kan rimeligvis anses som betydelige. I økonomisk rapportering gjøres en vurdering av hva som får betydning for de økonomiske beslutningen som fattes av brukere av rapporten, spesielt investorer, for å bestemme vesentlighet. En slik vurdering er også viktig når det gjelder samfunnsansvarsrapportering, men her tas det hensyn til et større utvalg påvirkninger og interessenter. For samfunnsansvarsrapporter er ikke vesentlighet begrenset til de temaene som har en betydelig økonomisk påvirkning for organisasjonen. Når man skal fastsette hva som er vesentlig i en rapport om samfunnsansvar, må man også vurdere økonomisk, miljømessig og samfunnsmessig påvirkning ut fra evnen til å møte dagens behov uten å kompromittere behovene til fremtidige generasjoner. 4 Disse vesentlige temaene vil imidlertid ofte ha en betydelig økonomisk påvirkning på organisasjonen, både på kort og ang sikt. Derfor vil de også være relevante for interessenter som kun fokuserer på organisasjonens finansielle status. Betydning for interessenters vurderinger og beslutninger Ikke-vesentlige områder Vesentlige områder Lav Prioritet i rapporteringssammenheng Høy Grad av økonomisk- miljømessig- og samfunnsmessig påvirkning Figur 4: Definisjon av vesentlighet 4 World Commission on Environment and Development (Verdenskommisjonen for miljø og utvikling). Our Common Future (Vår felles framtid Oxford: Oxford University Press, 1987, s Se prinsippet om nvolvering av interessenter for en nærmere diskusjon av begrepet interessenter GRI

11 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG Rapporten bør først og fremst vektlegge resultater forde mest vesentlige temaene. Andre relevante temaer kan tas med, men bør gis en mindre fremtredende plass i rapporten. Prosessen for å fastsette temaenes relative viktighet bør forklares. I tillegg til å fungere som veiledning for valget av hvilke temaer man skal ta med i rapporten, skal vesentlighetsprinsippet også anvendes når man sammenstiller resultatindikatorer. Data kan gjengis med ulik grad av fullstendighet og på ulike detaljnivå i rapporten. I noen tilfeller gir GRI veiledning om hvilket detaljnivå som generelt anses for å være passende for en spesiell indikator. Beslutninger om hvordan data skal rapporteres skal generelt sett styres av hvor viktig informasjonen er for å kunne evaluere organisasjonens resultat, og hvordan man kan gjøre det enkelt å gjennomføre sammenligninger. Betydning for interessenter, inkludert: R R R Viktige områder og indikatorer knyttet til økonomi, miljø og samfunn som interessenter har vist interesse for (f.eks. sårbare grupper i lokalsamfunnnet, eller frivillige organisasjoner). Viktige områder og fremtidige utfordringer for bransjen, som andre, sammenlignbare organisasjoner eller konkurrenter har rapportert om. Relevante lover, bestemmelser, internasjonale avtaler eller frivillige overenskomster med strategisk betydning for organisasjonen og dens interessenter. Viktighet for organisasjonen, inkludert: Rapportering om vesentlige temaer kan medføre at informasjon som offentliggjøres til bruk for eksterne interessenter, avviker fra den informasjonen som brukes internt i organisasjonen i den daglige ledelsen. Slik informasjon hører likevel absolutt hjemme i en samfunnsansvarsrapport, ettersom den kan danne grunnlag for interessenters evaluering og beslutninger, og temaene kan være viktige for interessentene eller fremme kommunikasjonen med interessentene, noe som igjen kan føre til aktiviteter som kan påvirke organisasjonens resultater vesentlig. Tester R R R R R Organisasjonens kjerneverdier, policyer, strategier, operasjonelle styringssystemer og målsetninger. Interesser/forventninger fra interessenter som er spesielt opptatt av organisasjonens utvikling (f.eks. ansatte, aksjonærer og leverandører). Betydelige risikoer for organisasjonen. Viktige suksessfaktorer for organisasjonen. Organisasjonens kjernekompetanser og hvordan disse kan bidra til bærekraftig utvikling. Når man definerer hvilke områder som er vesentlige, må man ta hensyn til følgende faktorer: R Påvirkninger, risikoer eller muligheter som det er mulig å beregne med en viss rimelighet (f.eks. global oppvarming, HIV/AIDS, fattigdom), og som er analysert og beskrevet av personer med anerkjent ekspertise eller av ekspertorganer med anerkjente ferdigheter på feltet. Prioritering R Rapporten angir hvilken prioritet man gir vesentlige områder og indikatorer. Versjon 3.1 9

12 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering Involvering av interessenter Definisjon: Den rapporterende organisasjonen skal identifisere sine interessenter og forklare i rapporten hvordan den har håndtert deres (rimelige) forventninger og interesser. Forklaring: Interessenter defineres som andre organisasjoner eller enkeltpersoner som kan forventes å bli betydelig påvirket av organisasjonens aktiviter, produkter og/eller tjenester, og hvis handlinger kan forventes å påvirke organisasjonens evne til å kunne iverksette sine strategier og oppnå sine mål. Dette inkluderer enheter eller enkeltpersoner som ifølge lover eller internasjonale konvensjoner, har legitime krav overfor organisasjonen. Interessenter kan være parter som har økonomiske interesser i organisasjonen (f.eks. ansatte, aksjonærer, leverandører), samt de som har andre typer forhold til organisasjonen (f.eks. sårbare grupper i lokalsamfunn eller frivillige organisasjoner). Interessenters rimelige forventninger og interesser er viktige referansepunkter for mange av beslutningene som skal tas ved utarbeidelse av en rapport, for eksempel når det gjelder omfang, avgrensning, anvendelse av indikatorer og bruk av ekstern revisjon. Men ikke alle organisasjonens interessenter vil bruke rapporten. Det er derfor en utfordring å balansere de spesielle interessene/forventningene til interessenter som kan forventes å bruke rapporten, med forventningene om å vise ansvarlighet overfor alle interessenter. For noen avgjørelser, for eksempel om rapportens omfang eller avgrensing, kan det være nødvendig å ta hensyn til forventningene og interessene til en større gruppe interessenter. Det kan for eksempel finnes interessenter som ikke er i stand til å utrykke sitt syn på en rapport, og som derfor representeres av en tredje part. Enkelte interessenter velger kanskje å ikke uttrykke sitt syn på rapporten fordi de bruker andre kommunikasjons- eller samhandlingstyper. Forventningene og interessene til slike interessenter bør likevel tas hensyn til når man bestemmer innholdet i rapporten. Andre avgjørelser, som for eksempel hvilket detaljnivå som kreves for at rapporten skal være nyttig for interessentene, eller situasjoner der ulike interessenter har ulike syn på hva som kreves for å oppnå tydelighet, kan medføre at man legger mer vekt på interessene til dem man forventer vil bruke rapporten. Det er viktig å dokumentere prosessene og tilnærmingene som ble brukt for å fatte disse beslutningene. Å etablere dialoger med interessenter kan fungere som et verktøy for å forstå interessentenes forventninger og interesser. Det er vanlig at organisasjoner innleder ulike typer interessentdialog som del av sine vanlige aktiviteter, og dette kan gi nyttige innspill før det tas avgjørelser om rapportering. Organisasjonen kan for eksempel etablere en interessentdialog for å kunne overholde internasjonale standarder eller for å få innspill til aktuelle organisasjons-/ forretningsprosesser. I tillegg kan en interessentdialog bli iverksatt for å få innspill til hvordan rapporten skal utformes. Organisasjonen kan også kommunisere med interessenter på andre måter, for eksempel via media, akademiske miljøer eller gjennom ulike typer samarbeidsaktiviteter med andre i samme bransje eller interessenter. Dette kan bidra til at organisasjonen får en bedre forståelse av interessentenens forventninger og interesser. For at en rapport skal kunne revideres, må prosessen for å involvere interessentene dokumenteres. Når interessentdialoger brukes til rapporteringsformål, må de baseres på systematiske eller allment aksepterte tilnærminger, metoder eller prinsipper. Den overordnede tilnærmingen skal være effektiv nok til å sikre en riktig forståelse av interessentenes informasjonsbehov. Den rapporterende organisasjonen skal dokumentere hvordan den har valgt hvilke interessenter man skulle etablere kontakt med, når dialogen fant sted og hvordan den har påvirket rapportens innhold og organisasjonens aktiviteter knyttet til samfunnsansvar. Disse prosessene bør både være i stand til å identifisere direkte innspill fra interessenter og legetime forventninger fra samfunnet. En organisasjon kan ha interessenter med ulike syn eller forventninger, og man må kunne forklare hvordan man balanserer disse i sine avgjørelser om hva man skal rapportere. Hvis en organisasjon ikke har identifisert eller involvert sine interessenter, vil det trolig føre til en rapport som ikke har et relevant innhold, og heller ikke anses som troverdig av alle interessenter. En systematisk interessentdialog øker derimot interessentens mottakelighet og derved rapportens nytte. Hvis en dialog med interessenter gjennomføres på riktig måte, vil både organisasjonen og interessentene øke sine kunnskaper, og i tillegg vil organisasjonen føle et økt ansvar overfor ulike interessenter. Ansvarlighet styrker tilliten mellom den rapporterende organisasjonen og dens interessenter. Tillit styrker, i sin tur, rapportens troverdighet GRI

13 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG Tester: Bidrag til bærekraftig utvikling R R R R Organisasjonen kan beskrive hvilke interessenter den anser seg ha et ansvar over for. Rapportens innhold er influert av de interessentdialogprosesser som organisasjonen bruker i sine daglige aktiviteter, og slik det kreves av det juridiske og institusjonelle rammeverket for organisasjonens virksomhet. Rapportens innhold er influert av den interessentdialogen som er gjennomført spesielt for rapporten. Rapportens omfang og avgrensning er i samsvar med de interessentdialogprosessene man har iverksatt for å gi innspill til rapporten. Definisjon: Rapporten skal presentere organisasjonens resultater sett i lys av en bredere definisjon av bærekraftig utvikling. Forklaring: Informasjon om organisasjonens resultater må settes inn i en sammenheng. Det underliggende spørsmålet for all samfunnsansvarsrapportering er hvordan en organisasjon bidrar, eller har mål om å bidra i fremtiden, til forbedring eller forverring av økonomiske, miljømessige og samfunsmessige forhold, samt utvikling og trender på lokalt, regionalt eller globalt nivå. Hvis man bare rapporterer trender for egne resultater (eller intern effektivitet), vil man ikke kunne besvare dette underliggende spørsmålet. Derfor skal rapporter ha som mål å presentere resultatene i et bredere bærekraftsperspektiv. Dette innbærer å diskutere organisasjonens resultater på bakgrunn av de begrensninger og krav som stilles til organisasjonen på bransjenivå, lokalt, regionalt eller globalt nivå. Det kan for eksempel bety at en organisasjon, i tillegg til å rapportere om trender i utslippseffektivitet, også rapporterer om sin samlede forurensningsbelastning i forhold til det regionale økosystemets kapasitet til å absorbere forurensningen. Dette konseptet uttrykkes ofte tydeligst på miljøområdet i sammenheng med globale grenser for ressursbruk og forurensningsnivåer. Men det kan også være relevant med hensyn til sosiale og økonomiske målsetninger, som nasjonale eller internasjonale sosioøkonomiske mål og mål for bærekraftig utvikling. En organisasjon kan for eksempel rapportere på nivået på ansattes lønninger og sosiale goder i forhold til den nasjonale minimums- og gjennomsnittsinntekten og det sosiale sikkerhetsnettets kapasitet til å fange opp dem som lever under eller i nærheten av fattigdomsgrensen. Organisasasjoner med virksomheter på ulike steder og i ulike bransjer vil måtte vurdere hvordan de best skal kunne presentere sine samlede resultaterer i en bredere bærekraftskontekst. Dette kan gjøre det nødvendig å skille mellom områder eller faktorer som påvirker globalt (som klimaendring) og de som har mer regionale eller lokale påvirkninger (som utvikling av lokalsamfunn). Når man rapporterer om forhold som enten har en positiv eller negativ lokal påvirkning, er det viktig å formidle innsikt i hvordan organisasjonen påvirker lokalsamfunn på ulike virksomhetssteder. På lignende måte kan det bli nødvendig å skille mellom trender eller påvirkningsmønster som gjelder for organisasjonens virksomhet som helhet, versus behovet for å sette resultater for hvert enkelt virksomhetssted inn i sin lokale sammenheng. Versjon

14 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering Resultatene skal diskuteres på bakgrunn av organisasjonens egen samfunnsansvars- og forretningsstrategi. Forholdet mellom bærekraftig utvikling og organisasjonsstrategi skal klargjøres, likeså sammenhengen resultatene rapporteres i. Tester: R R R R Organisasjonen presenterer sitt syn på bærekraftig utvikling og bruker objektiv og tilgjengelig informasjon og anerkjente mål for bærekraftig utvikling for de områdene som dekkes i rapporten. Organisasjonen presenterer sine resultater med referanser til vilkår og målsetninger for bærekraftig utvikling, slik disse beskrives i anerkjente publikasjoner på sektorvist, lokalt, regionalt og globalt nivå. Organisasjonen forsøker å presentere sine resultater slik at omfanget av påvirkninger og bidrag ses i en geografisk sammenheng. Rapporten beskriver hvordan bærekratig utvikling henger sammen med organisasjonens langsiktige strategi, risikoer og muligheter, inkludert temaer relatert til leverandørkjeden. Fullstendighet Definisjon: Dekningen av vesentlige temaområder og indikatorer innenfor det som er definert som rapportens avgrensning, skal være slik at alle viktige økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige påvirkninger belyses og gi interessenter muligheter til å evaluere den rapporterende organisasjonens resultater i rapporteringsperioden. Forklaring: Prinsippet om fullstendighet omfatter primært dimensjonene omfang. avgrensning og tid. Fullstendighetsbegrepet kan også brukes for å vise til metoder for innsamling av informasjon (for eksempel at sammenstilte data inkluderer resultater fra alle virksomhetssteder innen avgrensningen av rapporten) og hvorvidt presentasjonen av informasjon er rimelig og formålstjenelig. Dette er tema nært knyttet til rapportens kvalitet, og behandles mer utførlig i avsnitt.1.2 under prinsippene for rett presisjonsnivå og balansert rapportering. Omfang betegner hvor mange temaer innenfor samfunnsansvar som dekkes i en rapport. Summen av temaene og indikatorene det rapporteres på, bør være tilstrekkelig for å belyse betydelig økonomisk, miljømessig og samfunnsmessig påvirkning. Dekningen må også gjøre det mulig for interessenter å evaluere organisasjonens resultater. Når det skal avgjøres om rapporten har tilstrekkelig informasjon, skal organisasjonen vurdere både resultatene fra interessentdialogene og generelle forventninger fra samfunnet som kanskje ikke er kommet frem i samhandlingen med interessenter. Avgrensning betegner utvalget av enheter (f.eks. datterselskaper, joint ventures, underentreprenører etc.) som det rapporteres resultater for i rapporten. I avgrensningen av rapporten må organisasjonen vurdere hvilke enheter den har kontroll over (dette kalles ofte organisatorisk avgrensning og er vanligvis forbundet med definisjoner brukt i finansielle rapporter) og hvilke enheter den har innflytelse på (kalles ofte operasjonell avgrensning ). Når den evaluerer sin innflytelse, må organisasjonen vurdere både sin evne til å påvirke enheter oppstrøms (f.eks. leverandørkjeden) og enheter nedstrøms (f.eks. distributører og brukere av organisasjonens produkter og tjenester). Avgrensningen kan variere for ulike aspekter eller for ulike former for informasjon som rapporteres. Tid er knyttet til kravet om at den valgte informasjonen må dekke hele den tidsperioden som rapporten spesifiserer. I den grad det er mulig, skal aktiviteter, GRI

15 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG hendelser og påvirkning rapporteres i tilknytning til den perioden de fant sted. Dette inkluderer rapportering om aktiviteter som har minimal påvirkning på kort sikt, men som har en betydelig og rimelig forutsigbar kumulativ effekt som kan bli uunngåelig eller irreversibel på lengre sikt (f.eks. bioakkumulativ eller langsiktig forurensning). Når det foretas beregninger av fremtidig påvirkning (både positiv og negativ), bør den innrapporterte informasjonen baseres på velbegrunnede beregninger som gjenspeiler påvirkningens sannsynlige omfang, type og rekkevidde. Selv om beregninger av denne typen kan være usikre, kan de være et nyttig beslutningsgrunnlag, så lenge beregningsgrunnlaget er klart beskrevet og beregningens begrensninger blir tydeliggjort. Informasjon om typen og sannsynligheten for slik påvirkning, selv om den kanskje bare vil skje i fremtiden, er i samsvar med målet om å gi en balansert og rimelig fremstilling av organisasjonens økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige resultater. Tester: 1.2 Prinsipper for å sikre rapportens kvalitet Denne delen inneholder prinsipper som gir veiledning for hvordan man kan sikre at den rapporterte informasjonen holder god kvalitet og at den blir presentert på en korrekt måte. De valg som gjøres gjennom prosessen med å utarbeide rapporten må være i samsvar med disse prinsippene. Prinsippene er helt avgjørende for å oppnå reell åpenhet. God informasjonskvalitet gjør det mulig for interessentene å gjøre faktabaserte vurderinger av organisasjones prestasjoner og å gjøre sine valg, basert på disse vurderingene. Prinsipper for å sikre rapportens kvalitet Balansert INFORMASJON Definisjon: Rapporten skal beskrive både positive og negative sider ved organisasjonens aktiviteter og resultater, for å gjøre det mulig å gjøre seg opp en mening om organisasjonens totale resultater. R R R R Rapporten ble utarbeidet ved å ta hensyn til hele produksjonskjeden oppstrøms og nedstrøms og dekker, i prioritert rekkefølge, all den informasjonen som med rimelighet kan anses vesentlig på grunnlag av prinsippene om vesentlighet, bidrag til bærekraftig utvikling og involvering av interessenter. Rapporten inkluderer alle enheter som oppfyller kriteriene for å være kontrollert av, eller i vesentlig grad være under inflytelse av, den rapporterende organisasjonen, hvis ikke annet er angitt. Informasjonen i rapporten inkluderer alle viktige tiltak eller hendelser i rapporteringsperioden, samt rimelige estimater for betydelig fremtidig påvirkning av tidligere hendelser, når denne påvirkningen er rimelig forutsigbar og kan bli uunngåelig eller irreversibel. Rapporten unnlater ikke å ta med relevant informasjon som kan påvirke, eller ligge til grunn for, interessenters evalueringer eller avgjørelser eller som kan beskrive betydelig økonomisk, miljømessig og samfunnsmessig påvirkning. Forklaring: Den samlede presentasjonen av rapportens innhold skal gi et upartisk bilde av den rapporterende organisasjonens resultat. Rapporten skal unngå utvalg, utelatelser eller presentasjonsformater som må antas å påvirke leserens oppfatning eller dømmekraft på en kritikkverdig måte. Rapporten skal inkludere både gode og dårlige resultater, samt vesentlige temaer som kan påvirke interessenters beslutninger. Rapporter skal skille tydelig mellom presentasjon av fakta og den rapporterende organisasjonens tolkning av informasjonen. Tester: R R R Rapporten presenterer både gode og mindre fordelaktige resultater og temaer. Informasjonen i rapporten er presentert på en måte som gjør det mulig for brukere å se både positive og negative resultattrender fra år til år. Vektleggingen av de ulike temaene i rapporten står i forhold til hvor vesentlige de er. Versjon

16 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering Sammenlignbarhet Definisjon: Saker og informasjon skal velges, sammenstilles og rapporteres på en konsekvent måte. Informasjonen skal presenteres på en måte som gjør det mulig for interessenter å analysere endringer i organisasjonens resultat over tid og å sammenligne dette resultatet med resultater oppnådd av andre organisasjoner. Forklaring: Sammenlignbarhet er nødvendig for å kunne evaluere resultater. Interessenter som bruker rapporten skal kunne sammenligne rapportens informasjon om økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige resultater med organisasjonens tidligere resultater, dens mål og, i den grad det er mulig, med andre organisasjoner. Konsekvent rapportering gjør det mulig for parter i og utenfor organisasjonen å foreta referansemålinger av resultater og å evaluere utviklingen som en del av rangeringer ( ratings ), investeringsbeslutninger, lobbyvirksomhet og andre aktiviteter. Når organisasjoner sammenlignes, må man ta hensyn til faktorer som ulik størrelse, geografiske variabler og andre hensyn som kan påvirke en organisasjons relative resultat. Ved behov skal de som utarbeider rapporten vurdere om det finnes informasjon som kan hjelpe brukere til å forstå faktorene som bidrar til ulikheter mellom organisasjoners resultater. Ved å være konsekvent ved beregning av data, når det gjelder rapportens layout og når man forklarer hvilke metoder og antakelser som ligger til grunn for utarbeidelse av informasjonen, gjør man det enklere å sammenligne resultater over tid. Når et temas relative viktighet for en gitt organisasjon og dens interessenter endrer seg over tid, vil også rapportens innhold utvikle seg. Imidlertid bør konsistens over tid vektlegges, men uten å bryte med vesentlighetsprisnippet. En Organisasjon en skal inkludere både totaltall (dvs. absolutte tall, som tonn avfall) og forholdstall (dvs. normaliserte data, som avfall per produksjonsenhet) for å gjøre det mulig å foreta sammenlignende analyser. Når det skjer endringer i rapportens avgrensning, omfang, rapporteringsperiodens lengde eller innhold (inkludert utforming, definisjoner og bruk av indikatorer i rapporten) skal den rapporterende organisasjon, der det er praktisk mulig, oppdatere historisk informasjon til nytt format (eller vice versa). Slik oppnår man at informasjonen og sammenligningsgrunnlaget er både troverdig og meningsfylt over tid. Der det ikke gis slike oppdateringer, skal rapporten forklare hvorfor og beskrive hvilke følger det får for fortolkningen av den presenterte informasjonen. Tester: R R Rapporten og informasjonen den inneholder kan sammenlignes fra år til år. Organisasjonens resultater kan måles opp mot eksterne måltall. Rapporteringsalternativ Prinsipper og veiledninger Prinsipper for å sikre rapportens kvalitet informasjon Balansert informasjon Tydelighet Riktig presisjonsnivå Tidspunkt for rapportering Sammenlignbarhet Pålitelighet Figur 5: Prinsipper for å sikre rapportens kvalitet GRI

17 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG R R R Vesentlige forskjeller mellom rapporteringsperiodene når det gjelder rapportens avgrensning, omfang, tidsavgrensning eller informasjonsinnhold, kan identifiseres og forklares. Der det finnes, bruker rapporten allment aksepterte protokoller for sammenstilling, måling og presentasjon av informasjon, inkludert GRIs tekniske protokoller for indikatorer som beskrives i GRIs retningslinjer. Rapporten bruker GRIs bransjetillegg der det finnes. Riktig presisjonsnivå Definisjon: Den rapporterte informasjonen skal ha et presisjonsnivå som er detaljert nok til at interessenter kan evaluere den rapporterende organisasjonens resultater. Forklaring: Informasjon om økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige temaer og indikatorer kan utrykkes på mange forskjellige måter, fra kvalitativ respons til detaljerte, kvantitative mål. Hva som bestemmer graden av presisjon varierer i forhold til informasjonstype og brukeren av informasjonen. For eksempel bestemmes presisjonsnivået i kvalitativ informasjon i stor grad av hvor tydelig, detaljert og balansert presentasjonen er, innenfor den relevante avgrensningen av rapporten. Presisjonsnivået for kvantitativ informasjon kan derimot avhenge av hvilke metoder som er brukt for å samle inn, sammenstille og analysere data. Hvilket presisjonsnivå som er påkrevd, vil delvis avhenge av hva informasjonen skal brukes til. Visse beslutninger krever at rapportert informasjon holder et høyere presisjonsnivå enn andre. Tester: R R R R R Rapporten beskriver hvilke data som er samlet inn. Metode for datainnhenting og grunnlag et for beregninger er utførlig beskrevet, og kan gjentas med lignende resultater. Feilmarginen for kvantitative data er ikke så stor at den i betydelig grad påvirker interessenters evne til å komme til korrekte og informerte konklusjoner om organisasjonens resultater. Rapporten beskriver hvilke data som er estimater og hvilke underliggende antakelser og teknikker som ligger til grunn for estimatene, eller hvor denne informasjonen er tilgjengelig. De kvalitative utsagnene i rapporten støttes av annen rapportert informasjon og andre tilgjengelige kilder. Versjon

18 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RETT Tidspunkt for rapportering Definisjon: Rapporteringen skjer regelmessig, og informasjonen er tilgjengelig i tide til at interessenter kan fatte informerte beslutninger. Forklaring: Hvor nyttig informasjon er avhenger sterkt av om den gjøres tilgjengelig for interessenter på et tidspunkt da de kan bruke denne informasjonen når disse skal fatte sine beslutninger. Valg av tidspunkt for offentliggjøring må både ta hensyn til hvor ofte man rapporterer, og hvor nær i tid de faktiske hendelsene som beskrives i rapporten ligger. Selv om en kontinuerlig informasjonsflyt er ønskelig for visse formål, bør rapporterende organisasjoner forplikte seg til å gi en konsolidert fremstilling av sine økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige resultater for ett gitt tidspunkt. At man er konsekvent når det gjelder rapporteringsfrekvens og rapporteringsperiodenes lengde, er også nødvendig for å sikre at informasjonen kan sammenlignes over tid og for at rapporten skal være tilgjengelig for interessentene. For interessentene kan det være en fordel om offentliggjøring av samfunnsansvarsrapporten skjer samtidig som offentliggjøringen av årsrapporten. Organisasjonen må avveie behovet for å gi informasjon til rett tid mot betydningen av at informasjonen er til å stole på. Tester: R R Informasjonen i rapporten offentliggjøres mens den fremdeles er aktuell med hensyn til rapporteringsperioden. Innsamling og offentliggjøring av nøkkeltall er tilpasset samme tidsplan som samfunnsansvarsrapporteringen. Tydelighet Definisjon: Informasjon skal presenteres på en måte som er forståelig og tilgjengelig for interessenter som bruker rapporten. Forklaring: Rapporten skal presentere informasjon på en måte som er forståelig og tilgjengelig, og som kan brukes av organisasjonens ulike interessenter (uansett om den er i skriftlig form eller formidles via andre kanaler). En interessent skal kunne finne ønsket informasjon uten at det krever altfor stor innsats. Informasjonen bør presenteres på en måte som gjør den forståelig for interessenter som har allminnelig god kjennskap til organisasjonen og dens aktiviteter. Grafiske fremstillinger og tabeller kan bidra til å gjøre informasjonen i rapporten mer tilgjengelig og forståelig. Valg av aggregeringsnivå kan også påvirke rapportens tydelighet, hvis informasjonen er vesentlig mer, eller mindre, detaljert enn det interessentene forventer. Tester: R R R Rapporten inneholder den informasjonen interessentene trenger, uten å ta med for mange og unødvendige detaljer. Interessentene kan finne den spesifikke informasjonen de trenger ved hjelp av innholdsfortegnelse, tabeller, kart, koblinger eller andre hjelpemidler, uten at det krever altfor stor innsats. Rapporten unngår å bruke tekniske begreper, forkortelser, sjargong eller annet innhold som interessentene trolig ikke er kjent med. Rapporten inkluderer (ved behov) forklaringer i den løpende teksten eller i en ordliste. R Rapporten (inkludert nettbaserte rapporter) inneholder tydlig informasjon om hvilken tidsperiode den omhandler, når den vil bli oppdatert og når de siste oppdateringene ble foretatt. R Informasjonen og faktagrunnlaget i rapporten er tilgjengelig for interessentene, inkludert grupper med spesielle tilpasningsbehov (f.eks. på grunn av ulike funksjonshemninger, språk hinder eller teknologi ske utfordringer) GRI

19 Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering RG PÅLITELIGHET Definisjon: Informasjonen og prosessene som brukes i utarbeidelsen av rapporten skal samles inn, registreres, sammenstilles, analyseres og offentliggjøres på en måte som gjør det mulig å kontrollere prosessen, og som sikrer at informasjonen oppfyller vesentlighetskravet og er av god kvalitet. Forklaring: Interessentene bør kunne være sikre på at en rapport kan kontrolleres for å sjekke at innholdet er sannferdig og i hvilken grad man har anvendt rapporteringsprinsippene på riktig måte. Informasjonen og dataene i en rapport bør understøttes av interne kontroller og dokumentasjon som kan gjennomgås av andre personer enn de som utarbeidet rapporten. Opplysninger om resultater som ikke kan styrkes av fakta, bør ikke forekomme i en samfunnsansvarsrapport dersom de ikke utgjør vesentlig informasjon og rapporten gir en tydelig forklaring på all usikkerhet forbundet med informasjonen. Beslutningsprosessene som ligger til grunn for en rapport, bør dokumenteres på en måte som gjør det mulig å undersøke grunnlaget for viktige beslutninger (som prosessene for å avgjøre rapportens innhold og avgrensning eller interessentdialog). Når informasjonssystemer utformes, må rapporterende organisasjoner forvente at systemet kan bli gransket som del av en ekstern revisjonsprosess. Tester: R R R R Det er beskrevet hvilke deler av rapporten som er underlagt ekstern revisjon og hva denne revisjonen fokuserer på. Organisasjonen kan identifisere opprinnelseskildene til informasjonen i rapporten. Organisasjonen kan legge frem pålitelige fakta for å underbygge estimater eller komplekse utregninger. De som opprinnelig har tatt frem informasjonen eller datagrunnlaget kan gå god for at informasjonen er korrekt innen akseptable feilmarginer. 1.3 Veiledning for avgrensning av rapporten 6 På samme måte som når man definerer innholdet i en rapport må en organisasjon avgjøre hvilke enheter (f.eks. datterselskaper og joint ventures) som skal inngå i rapporteringsgrunnlaget. Samfunnsansvarsrapporten bør omfatte enheter som den rapporterende organisasjonen har kontroll over, eller vesentlig innflytelse på. Dette gjelder både enheter oppstrøms (f.eks. leverandørkjeden) og nedstrøms (f.eks. distribusjon og kunder). For avgrensning av rapporten skal følgende definisjoner anvendes 7 : Kontroll: Muligheten til å styre et foretaks økonomiske og operative policyer for å kunne dra fordel av dets aktiviteter. Betydelig innflytelse: Muligheten til å delta i en enhets økonomiske og operative policybeslutninger, men ikke til å styre dem. Veiledningen for avgrensning av rapporten gjelder både for rapporten som helhet og for avgrensninger som bare gjelder enkelte resultatindikatorer. Man behøver ikke rapportere på samme måte for alle enheter innen rapportens avgrensning. Hvordan man rapporterer for en enhet vil avhenge både av den rapporterende organisasjonens grad av kontroll over, eller innflytelse på, enheten, og om opplysningene gjelder operasjonelle forhold, strategiske forhold eller om det er snakk om mer allment beskrivende informasjon. Veiledningen for avgrensning av rapporten er basert på erkjennelsen av at ulike relasjoner innebærer ulik grad av informasjonstilgang og evnen til å påvirke sluttresultatet. Operasjonell informasjon, for eksempel om utslipp, kan det være greit å få fra enheter en organisasjon har kontroll over, men det er ikke sikkert denne typen informasjon er tilgjengelig for et joint venture eller fra en leverandør. Den følgende veiledningen for avgrensning av rapporten beskriver minimumsforventningene til hvilke enheter, oppstrøms eller nedstrøms, som bør inkluderes ved rapportering av indikatorer og opplysninger om ledelsens holdning og praksis. Til tross for dette, kan det bli nødvendig for en organisasjon å utvide grensene for en eller flere indikatorer til å omfatte 6 Veiledningen om avgrensning av rapporten er hentet fra Protokoll for Avgrensning. Fremtidige oppdateringer av retningslinjene ta opp i seg nye erfaringer og lærdommer fra bruken av protokollen for avgrensning av rapporten. 7 Avgrensningsprotokollen inneholder en diskusjon om disse begrepene. Versjon

20 RG Retningslinjer for samfunnsansvarsrapportering andre enheter oppstrøms eller nedstrøms.når man skal vurdere om en enhet skal inkluderes i datainnsamlingen eller om man vurderer å utvide en avgrensning, vil beslutningen avhenge av hvilken betydning enheten har i samfunnsansvarssammenheng. Enheter med betydelig påvirkning skaper vanligvis de største risikoene eller mulighetene for en organisasjon og dens interessenter, og er derfor de enhetene organisasjonen med størst sannsynlighet vil anses for å være ansvarlige for. Veiledning for avgrensing av rapporten En samfunnsansvarsrapport skal inkludere alle enheter som gir opphav til en betydelig påvirkning på bærekraftig utvikling (faktisk eller potensiell), og/eller alle enheter den rapporterende organisasjonen har kontroll over eller betydelig innflytelse på, når det gjelder økonomiske og operative policyer og aktiviteter. Disse enhetene kan enten inkluderes ved å bruke operasjonelle resultatindikatorer for virksomheten, indikatorer for ledelsens holdning og praksis eller gjennom beskrivende informasjon. Som et minimum bør den rapporterende organisasjonen inkludere de følgende enhetene i sin rapport, med tilhørende fremgangsmåte: Enheter som organisasjonen utøver kontroll over skal dekkes av operasjonelle resultatindikatorer for virksomheten. Enheter organisasjonen har betydelig innflytelse på skal dekkes gjennom beskrivelse av ledelsens holdning og praksis med hensyn til bærekraftig utvikling/samfunnsansvar. Nei Har organisationen kontroll over enheten? Nei Har organisasjonen betydelig påvirkning på enheten? Ja Nei Kan organisasjonen påvirke enheten? Ja Har enheten betydelig økonomisk, miljømessig eller samfunnsmessig påvirkning? Nei Ekskluder Ja Har enheten betydelig økonomisk, miljømessig eller samfunnsmessig påvirkning? Nei Ja Ikke nødvendig å inkludere Nei Har enheten betydelig økonomisk, miljømessig eller samfunnsmessig påvirkning? Ja Ikke nødvendig å inkludere Ikke nødvendig å inkludere Ja Resultatindikatorer Opplysninger om ledelsens holdning og praksis Beskrivende tekst om særskilte forhold og dilemmaer Figur 6: Beslutningstre for avgrensning GRI