PALLREG REGNSKAP UTVEKSLING AV PALLER OG TRANSPORTEMBALLASJE

Transkript

1 PALLREG REGNSKAP UTVEKSLING AV PALLER OG TRANSPORTEMBALLASJE Oslo, Tekno Inform AS

2 INNHOLDSFORTEGNELSE PALLREG REGNSKAP...3 Hva er Pallreg Teknologi... 3 Rettigheter Innledning...4 Generelt... 4 Hastighet på beregninger... 5 Utskrift til fax, mail, andre formater Registrering (bilagsregistrering)...6 Meldinger under registrering... 6 Feltbeskrivelser Kvittering (pallekvittering)...8 Feltbeskrivelser Mndsaldo (oversikt og utskrift)...9 Feltbeskrivelser Total (oversikt alle konti i valgt tidsperiode)...11 Feltbeskrivelser Søk (vis utvalgte bilag)...12 Resultat på skjerm og skriver Feltbeskrivelser Notater (dine egne) Oppsett (systemets oppførsel)...16 Emballasjetyper Kontonavn Test av omregning/iterasjon Kontrollér bilagenes dato under registering Detaljkontrollér andre bilag Endring av innstilt kapasitet Tekst på (palle-)kvittering Programmet lisensiert til Detaljerte meldinger fra systemet Ukens tips SOS Spørsmål Og Svar Kapasitet (endring ved behov) Eksempler på Anvendelse og Oppsett) Enkel oppfølging av antall inn/ut Oppfølging med bruk av samlekonti Oppfølging av svinn, kjøp og fakturering av paller Varehotell, tredjeparts lager med pallebytter og ompalletering Avansert bruk...25 Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 2 av 26

3 PALLREG REGNSKAP UTVEKSLING AV PALLER OG TRANSPORTEMBALLASJE Hva er Pallreg 2.1 Pallerg 2.1 er et dataprogram, for å forenkle bedriftens rutiner i forbindelse med utveksling av paller og transportemballasje. Programmet er velegnet i driftsavdelingen, og forsterker og forenkler rutiner rundt oppfølging, samtidig som evt. svinn avdekkes. Gjennom interaktiviteten og løpende status, får man en helt annen motivasjon for oppfølgingen enn en statusrapport månedlig eller endog hvert år. Programmet følger opp antall enheter med valgfrie benevnelser, og også kroneverdier i omløp. Svinn fremkommer direkte som et løpende tall. Svinn og tapet kan skyldes ulike kriterier ved vurdering av kvaliteten, og da gir programmet gir deg mulighet til å se dette over tid. De siste år har transportørene innført gebyr på 7-8 kroner ved utveksling av pall. Dette programmet gjør det enkelt å kontrollere at gebyrene er korrekte. Programmet har et fleksiblet oppsett, samtidig som det er enkelt og raskt å anvende i registreringsarbeidet. Bedriften bestemmer selv hvor detaljert man ønsker anvende kontroller og oppfølging. Programmet har vært anvendt i mange år av flere norske bedrifter, derav en del større grossister. Teknologi Programmet er en utvidelse av Microsoft Excel, som er det mest utbredte regneark program i dag og som de fleste bedrifter allerede anvender. Dette gjør at man har tilgang til alle muligheter i Excel. Pallreg 2.1 har tatt det beste og bygget videre et sett av spesialfunksjoner på en måte du garantert ikke har sett før! Her er kontroller, rapporter og lister, søking, meldingssystem etc. Med hensikt er ikke anvendt makrospråk som jo kan innebære en sikkerhetsrisiko. Rettigheter Dette er en distribuert kopi som kan endres under visse betingelser. Kopien er ikke nødvendigvis identisk med den offisiell versjon. For siste versjon og andre nyheter, gå til internett Tekno Inform AS Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 3 av 26 Palleregnskap er et verktøy for å strukturere administrativt arbeid reduserer tidbruk og kostnader

4 0. Innledning Denne manualen beskriver hvordan de enkelte skjermbilder i Pallreg 2.1 anvendes. Det anbefales at du skriver den ut på papir, og har den foran deg når du går gjennom de ulike skjermbilder i programmet. Mer informasjon og opplæring er tilgjengelig i programmets moduler Intro og 8.SOS spørsmål og svar. Selve startoppsetter er beskrevet i vedlegg, i form av praktiske eksempler fra bedrifter som ønsker ulike detaljering og oppfølging. Velger du starte med det enkleste for å komme raskt i gang, kan du naturligvis endre senere. Generelt Programmet er inndelt i flere moduler, Intro, 1.Registrering, 2.Kvittering, 7.Oppsett osv. I programmet velges disse på arkfliken nederst på skjermen. I manualen her, tilsvarer dette kapittelnummeret, eks. 7.Oppsett er kapittel 7. Brukeren kan kun skrive i felt som er lysegrønne av farve. Alle andre felt er beskyttet mot skriving. Hjelpefelt: De fleste felt har en hjelpebeskrivelse. Før markøren over kommentarsymblet (ofte en rød trekant oppe til høyre i en celle). Jokertegn (wildcard): Når du i rapportene skal angi kontonavn og andre spesifikasjoner, er jokertegn svært anvendelig: * angir ett eller flere ukjente tegn? angir ett ukjent tegn. Eksempel: LG-? vil finne LG-1, LG-3 men ikke LG-12, LG-Oslo. LG-* vil finne alle disse. Med jokertegn * kan du selektere mange linjer og grupper samtidig. Endring av felt: Så snart du har endret et felt, starter programmet å arbeide med dette. Du trenger ikke vente på klarsignal, men kan gå videre til neste felt med en gang. Bruk gjerne piltastene (opp,ned,venstre,høyre) i stedet for Return (Execute), da flytter markøren seg samtidig videre til neste felt. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 4 av 26

5 Hastighet på beregninger Hver kontering medfører en rekke omregninger, slik at data er oppdatert til enhver tid. Noen tips som: Du trenger ikke vente på klarsignal, før du begynner på neste kontering. På flere av undersidene (modulene) vil tegnet "X" i regnefeltet tilsi at siden skal beregnes for hver endring. Fjerne tegnet om du vil øke hastigheten, og sett inn tegnet senere når du vil regnet ut denne siden. Har du andre store Excelprogrammer oppe samtidig, kan Pallreg2.1 forsinkes for at de andre programmene skal omregnes. Prøv å avslutte disse.. Utskrift til fax, mail, andre formater Utskriftene er satt opp til normal verdier. Brukeren kan gjøre en del viktige endringer. Endre format og størrelser: Dette gjøres i Excel-menyen under Skriv eller Sideoppsett. Utskrift til fax: Dersom bedriften har et faxprogram satt opp som skriver, velg dette i stedet for standard skriver. Utskrift til mail: Sender man en side som mail, ønsker man ikke å sende selve regnearket. I noen mailprogrammer kan du bli nødt til å kopiere og lime inn (Merk ut området du vil sende og Kopier med Ctrl+C, gå over til mailprogrammet og Lim inn Ctrl+V). Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 5 av 26

6 1. Registrering (bilagsregistrering) I denne modulen registreres alle bilag, en linje for hvert mottak eller forsendelse. Felt som er lysegrønne kan fylles ut. Ved siden av obligatoriske felt som dato, avsender, mottaker, samt antall av minst én emballasjetype, er det valgfrie felt som referanse nr. (eks. pallekvitteringsnr.) og kommentarer (et ubegrenset fritekstfelt). Under registrering, utføres en kontroll av de data som legges inn og at de samsvarer med de begrensninger man har satt i modul 7 Oppsett. Ved feil, kommer opp feilmeldinger, se nedenfor. Vi forutsetter at du har tatt stilling til hvordan systemet skal anvendes og definert kontonavn og emballasjetyper. Se 7.Oppsett omkring dette. Da er registeringen av hvert bilag helt enkelt, samtidig som du får hjelp og kommentarer underveis. Fig. Skjermbilde registrer bilag, 3 paller utlevert til Linjegods , som datosjekken feilvarsler. Til forskjell fra større systemer, har brukeren full tilgang til å korrigere alle registreringer når som helst og registreringer kan legges inn i valgfri rekkefølge, f.eks. kan man 3 måneder etterpå legge inn et uteglemt bilag. Fordelen er at det er svært enkelt å korrigere slik at dette blir riktig. Ulempen er faren for sletting, men risikoen ved normal databruk er naturligvis svært liten. Meldinger under registrering Oppe til venstre på skjermen: står dagens dato og tidspunkt siste nye bilag ble lagt inn. Når du starter programmet, kan du således se at du arbeider med riktig versjon. Oppe til høyre på skjermen, 1.linje: Løpende statistikk for alle registreringer: neste bilagsnr, antall bilag totalt, sum totalt av hver emballasjetype. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 6 av 26

7 Oppe til høyre på skjermen, 2.linje: Meldinger under registrering: Skriver du datoen på et nytt bilag, forteller systemet at du skal fortsette med Avsender, deretter Mottaker, og antall. Følg med her, for her vil også eventuelle feilmeldinger og systemmeldinger komme, f.eks feil avdekket i en registrering (feil kontonavn, dato utenfor tillatt periode, antall ikke oppgitt). Skjermbildet viser feilelding ved en registrering utenfor tillatt datointervall. Feltbeskrivelser Dato: Skriv inn bilagets dato som dag og måned, eksempelvis 15.3 for 15.mars. Ved annet årstall enn inneværende, skriv f.eks for 31.des Avsender: Angi de første bokstaver i kontonavnet på avsender (den som leverer dere paller/emballasje). Aufofyll-funksjonen fyller ut slutten av kontonavnet (fungerer best på Excel-2000 elle nyere). Ta evt. en titt på 7.Oppsett om du er usikker på kontonavn, eller skal legge til en. Mottaker: Angi de første bokstaver i kontonavnet på mottaker. Se Avsender ovenfor. Hver av emb.typene: Overskriftene er brukerbestemt i oppsettet. Angi antall som utveksles av hver av emballasjetypene. Minst ett felt må fylles ut, hvis ikke aksepteres ikke bilaget (skal du absolutt omgå dette, vil et lavt desimaltall 0, gjøre nytten). Referanse nr: Oppgi ekstern referanse, eksempelvis pallekvitteringsnr. om egen pallekvitteringblokk anvendes. Anmerkninger: Skriv inn egne kommentarer og andre forhold som kan være viktige å holde orden på her. Eksempel Dersom en 3.de part utfører oppdraget på vegne av din faste transportør, kan dette noteres her til senere. Teksten kommer med på rapportene. Bruk referanse og anmerkninger for å ta vare på viktig historikk og erfaring. Skriv Ctrl+G (hold inne Ctrl og G samtidig) for å gå til et bestemt bilagnummer. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 7 av 26

8 2. Kvittering (pallekvittering) Med denne modulen kan du skrive ut kvitteringer som anvendes ved mottak og forsendelse, én original som mottaker signerer på og som avsender beholder, samt en identisk kopi som mottaker beholder. Bilagene er laget med positiv og negativ tekst og kontrollsum, slik at de ikke kan endres etterpå uten at det synes. Anvender transportøren egne kvitteringer som du må anvende, trenger du dog ikke denne. Gjør først registreringen ferdig (1.Registr) og gå til denne modulen. Alt som er oppgitt under registeringen, også referansenr. og anmerkninger, kommer med. Feltbeskrivelser Fig. Skjermbilde vis originalkvittering med kontrollfelt, som signeres. Bilag nr.: angi her hvilket bilag du vil vise. Et tomt felt angir siste bilag, -1 angir første bilag før det siste, -2 angir andre bilag før det siste osv. Du kan også taste bilagsnr. direkte. Skriver du inn 156 vil du få se bilag nr Skriv ut på skriver. I utgangspunktet skal utskriften passe. Du kan evt. justere utskriften v.h.a. Excel kommandoer først. Se også om Utskrift i kapittelet Innledning. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 8 av 26

9 3. Mndsaldo (oversikt og utskrift) Denne modulen gir deg månedsvis oversikt for et helt kalenderår om gangen. Du velger en konto eller flere (samlekonti) og emballasjetype. Resultatet summert pr. måned er antall inn, antall ut, akkumulert saldo, og tilhørende kronebeløp. Hensikten er at du enkelt skal kunne informere andre om gjeld og tilgodehavende overfor dere. Gjør man dette regelmessig, oppnår man få lettere aksept for at dette er riktig og et. avvik kan tas tidligere. Dermed unngår man også tidkrevende diskusjoner lang tid i etterkant. Fig. Skjermbilde vis status europall mot Linjegods i 2002, antall og kroneverdi. Du velger kontonavn, årstall, emballasjetype pr. måned, pr. konto eller samlekontogruppe og pr. emballasjetype. Månedsoversikten kan skrives direkte ut, eller via faxprogram om du har dette installert. Korriger mottakerinfo på skjermen før utskrift. Alt du endrer på her, blir stående til neste gang. Du kan eksempelvis endre den foreslåtte standardteksten, egen personlig informasjon, telefon og fax. etc. Se også om Utskrift i kapittelet Innledning. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 9 av 26

10 Feltbeskrivelser Sett X for å oppdatere: Rapporten lages når du skriver X her, gjerne etter at du har fylt inn søkekriteriene nedenfor. Står det et tegn her fra før, må det slettes før du kan lage ny rapport. Kontonavn: Skriv kontonavnet. her. Om du angir samlekonto (eks. LG-* angir alle som begynner LG-), viser programmet de første 7-10 kontonavn som inngår, og i parentes pallepris kr/stk bak hver konto) Vis for årstall: Angi årstall, eller la det stå tomt for å angi inneværende år. Emb.type (1/2/3): Skriv 1, 2 eller 3 for å angi en av emballasjetypene, i samsvar med de 3 typene i 7.Oppsett. Programmet forteller deg uansett hvilken type du har valgt. Vis Kr (J/): Fyll inn J dersom du ønsker at kronebeløp skal beregnes, ikke bare antall. Dette åpner opp for større økonomisk fokus. Send denne rapporten slik den er, ukentlig eller månedlig, og du sikrer at begge parter har samme saldo. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 10 av 26

11 4. Total (oversikt alle konti i valgt tidsperiode) Denne modulen beregner og viser alle konto og emballasjetyper samlet. For hver konto får du antall innlevert, antall utlevert, saldo antall og saldo kroner. Dette gjentas for hver emballasje type, med totalt kronebeløp. Du kan avgrense innenfor årstall og måned, for å se f.eks. bare en bestemt måned et år. Denne siden kan skrives ut, se om Utskrift i kapittelet Innledning. Feltbeskrivelser Sett X for å oppdatere: Rapporten lages når du skriver X her, gjerne etter at du har fylt inn søkekriteriene nedenfor. Står det et tegn her fra før, må det slettes før du kan lage ny rapport. Måned nr: Skriv måned nr. 1 12,eller la stå tomt om du se rpå hele året. Årstall: Angi årstall, eller la stå tomt om vil se på alle registreringer. Rapporten som viser total oversikt pr. år eller pr. måned for alle konti. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 11 av 26

12 5. Søk (vis utvalgte bilag) Fig. Skjermbilde søk i alle bilag i datointevall , sortert på stigende dato. Med denne modulen kan du søke i alle registrerte bilag, vise utvalgte bilag på skjermen, sortere dem lynraskt og skrive ut (og faxe om du har faxprogram installert, eller klipp/lim til mail). I stedet for å kopiere et og et bilag, kan du altså her liste all info om alle bilag. Dere sparer således svært mye tid om noen etterspør bilagene. Du angir søkekrav, altså hvilke bilag vil du vise. Dette kan være innenfor bilagsnr, datointervall (som i figuren over), kontonavn mm. Du kan også avgrense til f.eks. bare bilag større enn 400, må ha referansenr. som begynner å 1234, eller at et spesielt ord skal være med i anmerkningsfeltet. På en slik måte kan du vise de bilag du ønsker. Generelt gjelder at desto bedre du klarer å avgrense søket, desto raskere går det. Avgrensning innenfor tidsperiode og/eller bilagsnr. er spesielt virkningsfulle. Jokertegn (wildcard): Dette er nyttig i alle tekstfelt om du ikke vet eksakt skrivemåte eller ønsker angi flere ulike skrivemåter. Dette er anvendeling her og i mange andre programmer:? angir ett ukjent tegn. * angir ett eller fler ukjente tegn Vil du liste opp alle bilag hvor ordet container står i anmerkningsfeltet, kan du spesifisere *container* i søkefeltet Anmerkninger. Kombinerer du dette med datointervall, f.eks. etter 1.jan og før 1.april, er du sikret svært raskt oppslag. Resultat på skjerm og skriver Bilagene som er spesifisert, vises på skjermen ett bilag pr. linje, inkludert all informasjon slik det ble registrert. I tillegg vises summert antall for hver emballasjetype. Summen er sett fra kontoen du ser på (kontonavn i feltet Vis konto ). Vanligvis fremkommer Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 12 av 26

13 nettosum (saldo) som tar hensyn til om det er mottak eller utlevering, men du kan be om bruttosum (antallet enheter mottatt og utlevert summert sammen) Bilagene du ser på skjermen, kan skrives ut samlet til skrives, mail eller fax. Se om Utskrift i kapittelet Innledning. Feltbeskrivelser Sett X for å oppdatere: Rapporten lages når du skriver X her, gjerne etter at du har fylt inn søkekriteriene nedenfor. Står det et tegn her fra før, må det slettes før du kan lage ny rapport. Vis sortert på: Skriv B, D, 1, 2, eller 3 for om du vil sortere i stigende rekkefølge de viste bilag på bilagsnr. (default), dato, antall av emballasjetype 1, 2 eller 3. Du kan Føyer du til minusteng -, sorteres i synkende rekkefølge, altså B-, D-, 1-, 2- eller 3- Du kan sortere på skjermen etter at alle bilag er søkt frem, dette får lynrakst. Summering: Vanligvis vises nettosum (summert med fortegn). Sett inn X for å se bruttosum slik at du ser total varestrøm uavhengig av retning. Søkekriterier: Du velger selv hvor mange av disse kriteriene du skal anvende. Prøv deg gjerne frem. Alle feltene har naturlige default verdier, slik at du bare trenger fylle ut de relevante feltene. Eksempelvis: skriver du bare inn dato i dato-fra feltet, skjønner systemet at du mener alle bilag fra denne dato frem til i dag. Bilagnr fra-til: angi høyeste eller laveste bilagnr du vil søke i. Default er laveste hhv. høyeste bilagsnr. i bruk. Du kan angi bare de siste bilag om, skriv f.eks. 100 for de 100 siste. Har dere tusenvis av bilag, vil avgrensing innenfor bilagsnr. forbedre søkehastigheten, dere kan kanskje la Dato fra-til: Her kan du avgrense datointervall for bilagene du søker. En dato angis som tidligere og styres av Excel (eks eller 15-3 vil være 15.mars i år, mens vil være 15.mars i 2001). Har dere tusenvis av bilag, vil avgrensing innenfor datointervall forbedre søkehastigheten. Vis konto: Oppgi den konto eller samlekontogruppe du vil se på. Husk Jokertegn ved samlekonto. mot Konto: Oppgi her om du vil avgrense til å se på transaksjoner mellom bare 2 konti (eller samlekontogrupper). Eksempel, angir du Vis Konto: Eget-lager og mot Konto: LG-* betyr det alle transaksoner mellom Eget-Lager og alle konti som start med LG- (og dette kan f.eks. være alle konto tilhørende Linjeods). Antall pr. emballasjetyper: Angi intervall for antall, om dette er relevant. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 13 av 26

14 Referansenr: Angi deler av referansenr. om dette er relevant. Bruk wildcard, eks. 1234* for alle som begynner på Anmerkning: Angi deler av teksten du søker, om dette er relevant. Bruk jokerteng, eks. *dette* Har du ført lært hvordan du søker, finner du alle bilag du ønsker og får sortert dem i valgfri rekkefølge før utskrift. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 14 av 26

15 6. Notater (dine egne) Denne modulen er for at du skal kunne skrive din egen fritekst, ulike ting ang. utveksling av emballasje du ønsker huske. eller at andre som anvender programmet skal kjenne til. Vi foreslår du anvender dette slik Dato: dagens dato Kommentar: Her legger du teksten, plass til masse tekst. Status: Ikke ok, Må diskuteres, Viktig etc. etc. Ok: Skriv JA dersom punktet er løst. Sign: Navn eller initialer på den hadde saken sist. Et sted du kan legge viktig notater til senere bruk for deg selv eller andre. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 15 av 26

16 7. Oppsett (systemets oppførsel) Basismodulen er den sentrale delen hvor du bestemmer hvordan systemet skal oppføre seg, hvilke felter og feltverdier skal være tillatt, hvor du foretar visse sjekker av systemet, og hvor du kan studere feilmeldinger mer inngående. Modulen er beregnet for systemansvarlig. Se eget vedlegg om caser, for hvordan velge systemets oppførsel og hvorledes anvende av kontonavn til ulike formål. Fig. Skjermbilde oppsett, med egendefinerte typer og priser, kontonavn, datointervall, tekster mm. Emballasjetyper Legg inn beskrivelse av inntil 3 emballasjetyper, samt default verdi per transportenhet. Bruk gjerne navnet "Ledig" på emballasjetype du ikke anvender. Kontonavn Legg inn inntil 100 kontonavn (kunder, leverandører, transportører) for de firma du utveksler med. For de konti som ikke anvender default verdi, kan du angi den spesifikke verdien her per konto per emballasjeenhet. Angir du samme kontonavn to ganger, får du en feilmelding. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 16 av 26

17 Test av omregning/iterasjon Excel må settes opp slik at man foretar omregninger (iterasjoner). Skriv X for å teste: Sett inn X i feltet, da starter kontrollen av dette. Dersom ikke tilstrekkelig verdi opnås i resultatfeltet, er ikke Excel riktig oppsatt. Gå da inn i Verktøy, Tillegg, Beregning. Kryss ut for omregning og oppgi et antall (lik antall bilag nærmeste måned). Slå av med å fjerne X. Dersom funksjonen er aktiv, kommer varsel i registreringsbildet. Kontrollér bilagenes dato under registering Programmet vil varsle umiddelbart under registrering dersom ulovlig dato oppgis. Her bestemmer du lovlig tidsperiode. Dato høyere eller lik: Settes lik datoen på de første bilag som anvendes Dato lavere eller lik: Sett inn en dato noen måneder frem i tid. Detaljkontrollér andre bilag Man trenger egentlig bare sjekke det siste bilaget når man registerer. Programmet sjekker likevel de 100 siste bilag, slik at man får hjelp også om man ønsker korrigere tidligere bilag. Anvender du denne funksjonen kan du teste andre enn de 100 siste bilag, f.eks. dersom det er mistanke om feil i gamle bilag. Forskyv: Angi bilagsnr. som sjekken skal starte på. Oppgir du 210, sjekkes bilag 210 til 309. Skal du test de første bilag, starter du altså med å skrive 100 her og kontrollere evt. feilmeldinger, deretter 200, osv. Når funksjonen er aktiv, kommer varsel i registreringsbildet. Endring av innstilt kapasitet Forteller deg om gjenværende kapasitet i programmet. Når kapasiteten er lav, må du gå til modul 9.Kapasitet og øke kapasiteten (om du har den utvidete versjonen). Tekst på (palle-)kvittering Legg inn egendefinert tekst som skal stå på (palle-)kvitteringen, f.eks. Bilnr eller Sjåfør referanse. Programmet lisensiert til Her vises programmets lisensnr. og andre faste bedriftsdata på lisenstaker. Aktiveringskode: Her legger du inn aktiveringskoden du får fra leverandør. Om denne må fornyes, får du varsel i registreringsbildet. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 17 av 26

18 Kontaktperson: Her legger du inn navn og evt. tlf. nr. til bedriftens interne kontaktperson. Dette vises i flere andre skjermbilder, slik at andre brukere av programmet enkelt vet hvem de skal henvende seg til. Detaljerte meldinger fra systemet Her listes opp alle varsel og feilmeldinger i systemet, og gir deg således mulighet til å skjønne mer om et problem eller feilmelding som er utstedt. Meldingene vises i prioriterte rekkefølge, og det er alltid den øverste av disse som anses viktigst og dermed vises i registreringsbildet. Ukens tips Her kan systemansvarlig skrive inn en rekke tips, som da vil bli synlig for alle andre brukere ett tips pr. uke fremover. Nyttige påminnelser, husk, ikke glem, sjekk osv. osv. Funksjonen kan slås av eller på. Riktig oppsett her lar deg styre hvordan programmet skal oppføre seg, og hvilke sjekker og kontroller som skal foretas underveis. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 18 av 26

19 8. SOS Spørsmål Og Svar Modulen Spørsmål-og-Svar gir deg en svar på en del vanlige problemstillinger. Gjør deg kjent med denne, kanskje du får nye idéer og forslag til hvordan fleksibiliten i programmet kan anvendes. Her får du en rekke råd og tips til nye måter å anvende systemet på. 9. Kapasitet (endring ved behov) Denne funksjonen er tilgjengelig i den utvidete versjonen, dersom antall registreringer overstiger den innstilte verdien. Programmet gjør beregningene lynraskt, bl.a. siden denne modulen lagrer unna mellomresultater. For at programmet skal være like fleksibelt både for små og store virksomheter, bestemmer man selv programmets kapasitet. Har man noen hundre bilag, arbeider således programmet raskere enn om man har bilag registrert. Dette gjør at det ikke finnes noen grense for antall bilag oppover, dog innenfor begrensninger til Excel, operativsystem og maskinvare. Utvidelsen gør man typisk 1-2 ganger pr. år, og er vel beskrevet i programodulen. Dette gjelder kun for store datamengder, i den utvidete versjonen. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 19 av 26

20 10. Eksempler på Anvendelse og Oppsett) Velg hvor avansert du vil ha oppfølgingen og definer kontonavn i forhold til dette, fra den enkleste inn/ut-registrering, til oppfølging av svinn og pallekjøp, og evt. til lagerhotellet. Eksemplene anvender praktiske kontonavn, f.eks. er Eget lager vårt eget lager og det sted vi egentlig følger opp. Alle konti og emballasjetyper må legges inn i programmets modul 7.Oppsett, og regisreringen av bilag gjøres med modul 1.Registr. Modulene er beskrevet i manualen. Eksemplene nedenfor er våre råd og anbefalinger, men din bedrift kan naturligvis velge å anvende dette anderledes. 1. Enkel oppfølging av antall inn/ut For bedriften som bare ønsker oversikt over antall paller inn og ut. 1. Anvend enkle konto, f.eks. din bedrift som Eget Lager, dine transportører som Linjegods, Tollpost, osv. 2. Anvend emballasjebeskrivelsene som følger systemet, og sett inn default verdien, eks. 70 kr. for EUR-pall. 3. Gå i gang med registrering av bilag med en gang. Eksempel: Du mottar 40 godkjente paller, og 10 ikke-godkjent: Dato: Avsender: Linjegods Mottaker: Eget Lager EUR: 40 Ikke godkjent: 10 Eksempel: Du sender fra deg 25 godkjente paller og 5 ikke godkjente: Dato: Avsender: Eget Lager Mottaker: Linjegods EUR: 25 Ikke godkjent: 5 Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 20 av 26

21 2. Oppfølging med bruk av samlekonti For bedriften som også ønsker å kategorisere noen av sine kunder/transportører 1. Anvend konto, f.eks. din bedrift som Eget Lager. Definer eks. NorCargos konti som f.eks. NC-Oslo, NC-Drammen, NC-Hedmark, NC-Østfold osv. Sørg altså for at alle i en kategori starter med de samme tegn slik at du senere kan referere til dem som NC-* om du vil. 2. Anvend emballasjebeskrivelsene som følger systemet, og sett inn default verdien, eks. 75 kr. for EUR-pall. 3. Gå i gang med registrering av bilag med en gang. Eksempel: Mottar du 40 godkjente paller, og 10 ikke-godkjent: Dato: Avsender: NC-Hedmark Mottaker: Eget Lager EUR: 40 Ikke godkjent: 10 Eksempel: Sende fra seg 25 godkjente paller og 5 ikke godkjente: Dato: Avsender: Eget Lager Mottaker: NC-Oslo EUR: 25 Ikke godkjent: 5 Om du i modulen 3.MndSaldo eller 5.Søk ber om oversikt for NC-*, vil du se at samlet har NorCargo tilgode 15 EUR-paller (40 25=15). Du kan naturligvis se hver enkelt avdeling, ved å be om oversikt for NC-Hedmark og NC-Oslo hver for seg. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 21 av 26

22 3. Oppfølging av svinn, kjøp og fakturering av paller For bedriften som kjøper paller regelmessig eller som ønsker kontroll rundt svinn 1. Definer konto Eget Lager og kunder som ovenfor. 2. Definer konto for FAKTURERT, STARTSALDO, KORREKSJON 3. Definer verdi pr. emballasjetype, normalverdi. For hver konto kan du opprette avvikende pris for hver emballasjetype. 4. Legg inn startsaldo pr. konto Eksempel tilgode 250 paller fra Norcargo Oslo: Dato: Avsender: STARTSALDO Mottaker: NC-Oslo EUR: 250 Eksempel, skylder 180 paller til NorCargo Hedmark: Dato: Avsender: NC-Hedmark Mottaker: STARTSALDO EUR: 180 I modul 3.MndSaldo vil du se at samlekontoen NC-* skylder 70 paller ( ) 5. Registrer kjøp av paller (fysisk mottak av paller): Eksempel, kjøper 100 paller (som vil bli fakturert): Dato: Avsender: FAKTURERT Mottaker: Eget Lager EUR: Registrer kjøp av saldo, uten å motta selve pallene: Eksempel, mottar faktura på 180 paller for å utligne saldo mot NC-Hedmark: Dato: Avsender: FAKTURERT Mottaker: NC-Hedmark EUR: Selg paller (fysisk utlevering) som blirt fakturert (og følgt opp av økonomisystemet): Eksempel, selger 70 paller: Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 22 av 26

23 Dato: Avsender: Eget Lager Mottaker: FAKTURERT EUR: Selg saldo på paller, uten å utlevere selve pallene. Eksempel, fakturer 250 paller for å utligne saldo mot NC-Oslo: Dato: Avsender: NC-Oslo Mottaker: FAKTURERT EUR: Avdekke svinn Gå inn på modul 4.Total og les av programmets saldo på Eget Lager. Er saldo mindre enn 0, skal dette tilsvare antall paller i bedriftens beholdning. Er saldo større enn 0, har bedriften fått tilført paller uten at det er registrert. Eksempel: Saldo Eget lager er lik 250, beholdning er lik 130 paller. Dato: Avsender: Eget lager Mottaker: KORREKSJON EUR: 120 (kan også skrives slik: = ) Eksempel: Saldo Eget lager er lik +250, beholdning er lik 130 paller. Dato: Avsender: KORREKSJON Mottaker: Eget lager EUR: 380 (kan også skrives slik: = ) Ser man deretter på konto KORREKSJON vil den løpende vise korrigeringene man gjør (pga svinn og annet), og samlet per periode. 4. Varehotell, tredjeparts lager med pallebytter og ompalletering Disse operasjonene kan virke komplekse, men har man denne problemstillingen, er det formpålstjenlig å investere litt tid i å skjønne dette. Caset nedenfor dekker mottak av 3de parts varer og bytting av paller med transportør, ompalletering av paller på varelageret, lagring med korrekt saldo hele tiden både antall varepaller og EUR-paller, og distribusjon ut med endringer av saldo. Eks: Motta 50 varepaller, men 27 europaller tihører ikke varen og transportøren skal ha dette med seg tilbake. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 23 av 26

24 Først overfører man (låner ut) til KUNDEN antallet EUR-paller transportøren får med seg: Dato: Avsender: Eget Lager Mottaker: 3.PARTS KUNDE EUR: 27 (antallet paller man gir transportør) Deretter foretar man et vanlig mottak av hele partiet, og følger opp EUR-pall og antall Varepaller hver for seg: Dato: Avsender: 3.PARTS KUNDE Mottaker: Eget Lager VAREPALL: 50 Resultatet av transaksjonene nå er at KUNDEN har tilgode på vårt lager 50 Varepaller, og skylder 27 EUR-paller. Disse 27 pallene står sammen med hans vareparti. Når varepartiet sendes ut, foretas følgende: Dato: Avsender: Eget lager Mottaker: KUNDE VAREPALL: 50 Resultatet nå er at KUNDEN skylder til Eget Lager ialt 27 EUR-paller, de 27 man ga til transportøren først. Om man derimot i forsendelsen fortsetter å holde rede på de 27 løse pallene, og får 27 paller av den nye transportøren, vil tilleggstransaksjonen se slik ut: Dato: Avsender: KUNDE Mottaker: Eget Lager EUR: 27 Resultatet er nå at KUNDEN s saldo er 0, og vi har fått tilbake de 27 pallene vi først la ut. PS! Hadde vi i mellomtiden belastet (fakturert) kunden for de 27 pallene slik som beskrevet over, ville regnskapet nå naturligvis vist at kunden hadde 27 paller tilgode. Eks: Ompalleterer 10 paller til 18 paller på lageret Dato: Avsender: Eget Lager Mottaker: KUNDE EUR: 8 (overfører 8 EUR-paller til varepartiet) Dette er eksempler som viser bredden i anvendelsesområde. Tekno Inform AS Brukermanual Pallreg 2.1 Side 24 av 26