INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA

Transkript

1 Kristiansund kommune Frei kommune INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA Dato: Torsdag 21. september 2006 Tid: kl Sted: Frei rådhus Sakliste Merknader til innkalling og sakliste 29/06 Godkjenning av protokoll fra fellesnemndas møte 1. juni /06 Orienteringssaker 31/06 Videre arbeid med visjon for nye Kristiansund 32/06 Hovedorganisering på helse-, sosialområdet samt pleie- og omsorgsområdet 33/06 Kostnader ved innføring av eiendomsskatt i Frei kommune 3406 Budsjettjustering - rekruttering av rådmann Varamedlemmer møter ikke uten nærmere innkalling fra prosjektledelsen Eventuelle forfall skal meldes til petter.ingeberg@kristiansund.kommune.no Tlf Mobil Varamedlemmer møter ikke uten nærmere innkalling fra prosjektleder

2 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 06/99/ 000 Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /2006 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FELLESNEMNDAS MØTE 1. JUNI 2006 Tilstede Dagfinn Ripnes (leder), Maritta Ohrstrand (nestleder), Astrid-Iren Brevik, Bjarne S. Elde, Kirsten Skaret Gulla, Roger Hagen, Anne Grethe Holmen, Steve Runar Kalvøy, Bernhard Lillevik, Margareth Reitan, Joachim Røsandhaug, Gerhard Sæther, Nora K. Wårle, Olaf Torvik, Anette Thomsen, Steinar Berge Kirsti Dyrnes, Per Kristian Øyen og Per Kvalvik Fraværende Klaus F. Dalseth, Per Eirik Bentz og Ellinor Røsandhaug Vararepr. Andreas Sandvik (for Per Eirik Bentz) og Lill Sonja Nilsen (for Ellinor Røsandhaug) AdministrasjonoAnton Monge, Nils T. Walseth, Kjell A. Rasmussen, Inge Martin Måløy, Kjell Sæther, Karl Kjetil Skuseth, Per Sverre Ersvik, Petter Ingeberg og Margrete Magerøy Møtested Sunndal kulturhus Møtedato Torsdag 1. juni 2006 Tidspunkt Kl Sekretær Margrete Magerøy Merknader til innkalling og sakliste Møtet for fellesnemnda ble lagt til Sunndal i forbindelse med at det ble arrangert et seminar for fellesnemnda der 31. mai til 1. juni. I forbindelse med fellesnemndas seminar i Sunndal ble det enstemmig vedtatt at Sunndal nasjonalparksenter ved Sagtrøa skal tildeles 5000 kr, som øremerkes kjøkkenutstyr. Ellers var det ingen merknader til innkalling og saksliste. 23 /06 Godkjenning av protokoll fra fellesnemndas møte 4. mai 2006 Innstilling Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 4. mai godkjennes. Merknader Ingen. Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 24/06 Orienteringssaker Referat fra administrativ prosjektgruppe 11. mai 2006 Referat fra administrativ styringsgruppe 29. mai 2006 side 2

3 Maritta Ohrstrand ga muntlig orientering fra møte i Frei kommunestyre 30. mai 2006 Dagfinn Ripnes ga muntlig orientering fra møte i Kristiansund bystyre 30. mai 2006 Petter Ingeberg ga muntlig orientering om følgende saker: o Status i sammenslåingsarbeidet o Felles telefonsystem, nettsider og sak-/arkivsystem o Skriv til arbeidsgruppene om tidligere samlokalisering o Vedtatte prinsipper og kriterier for personalbehandling o Samordning av beredskapsplaner o Arbeidsgruppe servicekontor Vedtak Fellesnemnda tok sak 24/06 til orientering. 25/06 Fellesnemndas delegasjonsreglement Innstilling A. Delegasjon til fellesnemndas leder a1. Fellesnemndas leder er rettslig representant for den nye kommunen og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre. a2. Fellesnemndas leder er den nye kommunens representant i de tilfeller hvor annen person ikke er særskilt valgt. Fellesnemndas leder har rett til å bemyndige andre til å delta og til å representere. a3. Fellesnemndas leder kan innvilge offentlige gaver og oppmerksomhet knyttet til den nye kommunen for inntil kr i hvert enkelt tilfelle. a4. Fellesnemndas leder avgjør søknader fra folkevalgte i fellesnemnda om deltakelse på kurs og konferanser. a5. Fellesnemndas leder gis myndighet til å fatte de avgjørelser som ikke kan vente til rette politisk utvalg er samlet og som anses som kurante, såframt loven selv ikke er til hinder for dette. Slike avgjørelser fattes etter samråd med fellesnemndas arbeidsutvalg (fellesnemndas leder, nestleder samt prosjektleder) B. Delegasjon til prosjektleder b1. Med hjemmel i punkt 4 i fellesnemndas mandat gis prosjektleder for kommunesammenslåingen myndighet til å ta avgjørelser i alle saker som ikke er av prinsipiell betydning og hvor slik myndighet ikke er tildelt andre. b2. Prosjektleder har innkjøps- og anvisningsmyndighet innen fellesnemndas budsjett i samsvar med vedtatte prioriteringer, og myndighet til å anta tilbud/anbud dersom slik myndighet ikke er lagt til andre nemnder eller organer og å inngå kontrakter for arbeide og leveranser. b3. Prosjektleder avgjør selv om myndighet skal videredelegeres internt. C. Delegasjon til arbeidsutvalget til administrativ styringsgruppe c1. Utvalget har fullmakt til å overføre personell til nye Kristiansund kommune. Overføringene gjennomføres i samarbeid med tillitsvalgte og i samsvar med gjeldende lover og regelverk for virksomhetsoverdragelse. c2. Utvalget har tilsettingsmyndighet til nye stillinger i den nye kommunen. Unntatt fra dette er tilsetting av rådmann og revisor. c3. Arbeidsutvalget avgjør selv om myndighet skal videredelegeres internt. D. Delegasjon til det partsammensatte utvalget (PAU) d1. PAU er fellesnemndas partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye Kristiansund som arbeidsgiver og de ansatte. d2. Utvalgets arbeids- og ansvarsområde er beskrevet i et eget reglement vedtatt av fellesnemnda 21. september 2005 (sak 16/05). E. Retningslinjer for bruk av delegert myndighet All delegert myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer gitt av overordnet organ og i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. For øvrig skal delegert myndighet utøves innenfor de plan- og budsjettrammer som er vedtatt av fellesnemnda. 1. Tilbakekalling av fullmakter i enkeltsaker Et overordnet organ kan kreve å få seg forelagt en sak som et underordnet organ har til behandling i henhold til delegert myndighet side 3

4 2. Rett til å unnlate å gjøre bruk av delegert myndighet i særskilte tilfelle Den som har fått delegert myndighet, kan overlate til det overordnede organ å fatte avgjørelsen i spesielle saker. 3. Omgjørsrett Et organ med delegert beslutningsrett kan på eget initiativ omgjøre eget vedtak og vedtak truffet av et underordnet organ i samsvar med forvaltningslovens Mindretallsanke I saker hvor et utvalg er delegert avgjørelsesmyndighet, kan minimum 1/3 av medlemmene, leder av fellesnemnda eller prosjektleder innen møtets slutt forlange saken framlagt for avgjørelse i overordnet organ. Hvis utvalget har egne bestemmelser om mindretallsanke gjennom egne vedtekter for utvalget, gjelder disse. Mindretallsanke gjelder ikke ved behandling av ankesaker fra underordnet organ. 5. Uklar myndighet Uklarhet om et utvalg har avgjørelsesmyndighet i en sak avgjøres av utvalget selv ved vanlig fleretall. Et vedtak om å bruke delegert myndighet i slike tilfeller kan ankes etter reglene i pkt om mindretallsanke. 6. Klage og klagebehandling ved forvaltningsklage Enkeltvedtak fattet etter delegert myndighet kan påklages på vanlig måte etter forvaltningslovens regler og eventuelle bestemmelser etter den enkelte særlov. Dersom dette blir aktuelt oppnevner fellesnemnda en egen klagenemnd i henhold til forvaltningslovens ledd. Når det påklagede vedtak er truffet av fellesnemnda er departementet (fylkesmannen) klageinstans. Unntatt er vedtak som påklages etter særlovgivningen hvor et statlig organ (fylkesmanne /fylkeslegen) eller et særskilt oppnevnt kommunalt organ er klageinstans/nemnd. Klageberettiget er den som er part i saken eller annen med rettslig klageinteresse. 7. Videredelegasjon Prosjektleder og arbeidsutvalget til den administrative styringsgruppen kan delegere sin myndighet internt i administrasjonen, dersom ikke delegasjonsvedtak/-reglement har fastsatt noe annet. Prosjektleder og arbeidsutvalget til den administrative styringsgruppen utarbeider selv, innenfor rammen av sin delegasjonsmyndighet, retningslinjer for intern delegasjon og utøvelse av slik myndighet. 8. Internkontroll Utøvelse av delegert myndighet forutsetter at retningslinjer for rapportering oppfylles. Dette gjelder både i henhold til økonomireglement og annen pålagt rapportering og avviksrapportering. Vedtatte framgangsmåte (prosedyrer) følges der dette er utarbeidet og godkjent. 9. Framgangsmåte for å avgjøre om en sak er prinsipiell Dersom det er tvil om en sak er av prinsipiell betydning, eller dersom det er tvil om hvordan en sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske system, har fellesnemndas leder og prosjektleder ansvaret for å avklare dette Når disse er i tvil, kan spørsmålet avgjøres av fellesnemndas leder, eller at denne legger saken fram for fellesnemndas arbeidsutvalg, som avgjør spørsmålet I alle saker som har vært gjenstand for slike vurderinger, og hvor avgjørelsen er at saken gis en administrativ behandling, skal fellesnemnda få seg forelagt saken som referatsak i første møte etter at administrativt vedtak er fattet De avklaringer som blir gjort gjennom behandling av slike tvilstilfeller, utvikler en sedvane som supplerer reglene i delegasjonsreglementet Det kan lages egne regler (vedtekter/retningslinjer) for behandlingen av bestemte sakstyper som går igjen med jevne mellomrom. Kommentar: Det kan som utgangspunkt være nyttig i sonderingen mellom prinsipiell/ikke prinsipiell sak å spørre seg om det til grunn for avgjørelsen trengs mer enn faglig og/eller regelbundet vurdering eller behandling. Kommer en inn på politiske vurderinger eller prioriteringer er saken å vurdere som prinsipiell. I praksis bør saker hvor det er tvil behandles som prinsipielle. Videre er det en forutsetning at saksbehandler konfererer med sin overordnede når det er tvil om en sak er prinsipiell eller ikke. F. Ikrafttreden og gyldighet Dette reglementet er vedtatt av fellesnemnda 1. juni 2006 sak 25/2006 og trer i kraft samme dag. Endringer av dette reglement kan kun foretas og vedtas av fellesnemnda der det ikke framgår av reglementet at andre kan videredelegere myndighet. side 4

5 Fellesnemndas arbeidsutvalg gis fullmakt til å endre reglementet i kurante tilfeller når en ny lov eller særlovsendring tilsier dette. Endringsforslag Ingen. Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 26/06 Korrigert mandat for administrativ styringsgruppe Innstilling (korrigert i møte 1. juni 2006) Mandat for administrativ styringsgruppe/utvidet styringsgruppe (fastsatt av fellesnemndas politiske arbeidsutvalg , sist endret av fellesnemnda ) 1. Sammensetning Administrativ styringsgruppe er øverste administrative organ og har følgende sammensetning: Prosjektleder Petter Ingeberg (leder) Rådmann Anton Monge (nestleder) Rådmann Inge Martin Måløy Kommunalsjef Just Ingebrigtsen Kommunalsjef Helge A. Carlsen Driftssjef Kjell Sæther Utviklingssjef Karl Kjetil Skuseth Prosjektmedarbeider Margrete Magerøy møter som sekretær for gruppen, med talerett. Utvidet administrativ styringsgruppe Utvidet administrativ styringsgruppe består av den administrative styringsgruppe og fellesnemndas politiske arbeidsutvalg (ordfører Dagfinn Ripnes og ordfører Maritta B. Ohrstrand). Styringsgruppens arbeidsutvalg Styringsgruppens arbeidsutvalg består av prosjektleder og rådmennene i nåværende Frei og Kristiansund kommuner. 2. Møter Administrativ styringsgruppe skal ha møter etter fastsatt møteplan eller etter behov. Møtene skal være både i Frei og i Kristiansund. Utvidet styringsgruppe skal ha møter etter behov. 3. Oppgaver Administrativ styringsgruppe a. Administrativt hovedansvar for arbeidet med omstilling og sammenslåing av Frei og Kristiansund. b. Hovedansvar for utforming av prosjektplan, utarbeide tidsplan for arbeidet og sørge for at prosjektet med sammenslåing blir gjennomført. c. Koordinere oppgaver/utredninger/forslag fra fellesnemnda, politiske og administrative organer, utvidet styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe. d. Sørge for at aktuelle tema blir utredet og innfaset i prosjektet. e. Opprette arbeidsgrupper/ad-hoc utvalg etter behov innenfor enheter/arbeidsområder der dette er ønskelig. Det skal være medlemmer fra begge kommuner i hver gruppe. f. Forberede saker til politisk arbeidsutvalg, som innstiller i saker til fellesnemnda. g. Ansette, instruere og gi retningslinjer til prosjektleder. h. Søke om eksterne midler til sammenslåingsarbeidet. Utvidet styringsgruppe a. Behandle saker etter initiativ fra politisk arbeidsutvalg. b. Behandle saker etter initiativ fra administrativ styringsgruppe. c. Ta opp og behandle saker av prinsipiell karakter. Arbeidsutvalget for den administrative styringsgruppen a. Forbereder møter i styringsgruppen med fastsetting av møtetidspunkt, møtested og sakliste. side 5

6 b. Koordinerer arbeidet med kontakten til fellesnemnd, politisk arbeidsutvalg og administrativ prosjektgruppe og eventuelle arbeidsgrupper/ad-hoc utvalg. c. Utvalget har fullmakt til å overføre personell til nye Kristiansund kommune. Overføringene gjennomføres i samarbeid med tillitsvalgte og i samsvar med gjeldende lover og regelverk for virksomhetsoverdragelse. d. Utvalget har tilsettingsmyndighet til nye stillinger i den nye kommunen. Unntatt fra dette er tilsetting av rådmann og revisor e. Arbeidsutvalget avgjør selv om myndighet skal videredelegeres internt. Endringsforslag Ingen. Vedtak Den korrigerte innstillingen ble enstemmig vedtatt. 27 /06 Deling av grunneiendom på Prestmyra Fellesnemnda var positive til søknaden, og vedtok enstemmig at Frei kommune tar ansvar for den videre behandlingen av saken. 28/06 Møteplan høsten 2006 Innstilling 1. Møteplan høsten 2006 Prosjektgr (kl 14-16) Styringsgruppe (kl 09-11) Fellesnemnda (kl 14) August Torsdag 31. (Ksu) Mandag 21. (Frei) September Torsdag 21. (Frei) Torsdag 7. (Ksu) Torsdag 21. (Frei) NB! kl Mandag 25. (Frei) Oktober Torsdag 12. (Ksu) Torsdag 12. (Ksu) Torsdag 19. (Ksu) Mandag 30. (Frei) November Torsdag 2. (Frei) Torsdag 16. (Ksu) Torsdag 16. (Frei) Torsdag 23. Mandag 27. (Frei) Desember Torsdag 14. (Ksu) (fellesmøte m/styringsgr. tidspunkt fastsettes senere) Torsdag 14. (Ksu) (fellesmøte m/prosj.gr tidspunkt fastsettes senere) Torsdag 21. (Ksu) 2. Fellesnemndas møte 15. juni utgår Endringsforslag Ingen. Møtet ble hevet kl Vedtak Innstillingen enstemmig vedtatt. Etter at saklisten var behandlet inviterte Maritta Ohrstrand, på vegne av Frei kommune, til konsert med Frei kammerkor onsdag 7. juni kl Dagfinn Ripnes leder Forslag til VEDTAK Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 1. juni 2006 godkjennes. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda side 6

7 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 06/99/ 000 Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /2006 ORIENTERINGSSAKER Siste nytt fra Frei (v/ordfører) Siste nytt fra Kristiansund (v/ordfører) Referat fra fellesmøte administrativ styringsgruppe/administrativ prosjektgruppe 22. juni Referat fra administrativ styringsgruppe 21. august Referat fra administrativ prosjektgruppe 31. august 2006 (vedlagt) Referat fra administrativ styringsgruppe 7. september Status i arbeidet med ny bankavtale (v/økonomileder Ersvik) Status i arbeidet med ny pensjonsleverandør (v/per Sverre Ersvik) Status i sammenslåingsprosessen (v/petter Ingeberg) Vi har en visjon hva nå (v/margrete Magerøy) Forslag til VEDTAK Fellesnemnda tar sak 30/2006 til orientering. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda side 7

8 , Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 06/99/ 000 Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /2006 Videre arbeid med visjonen for nye Kristiansund På oppdrag fra fellesnemnda ble visjonen for nye Kristiansund meislet ut i et svært så vellykket folkemøte i Idrettshallen i Kristiansund mandag 11. september Folkemøtet var bevisst lagt til nøyaktig ett år før kommunevalget i I følge Ingebrigt Steen Jensen var dette sannsynligvis en historisk begivenhet i kommune-norge. Aldri før har visstnok visjonen for en kommune blitt utviklet på en slik måte. (Illustrasjon: Åse Indergaard) Før folkemøtet var det kommet inn over 300 konkrete visjonsforslag. Etter en grundig utsilingsprosess ble dette redusert til 20 forslag, som gikk videre til finalen. I folkemøtet, med over 200 engasjerte deltakere, ble så de 20 finaleforslagene vurdert, og etter grundige diskusjoner ble de forslagene man likte best ble stemt fram. Gruppediskusjonene ble ledet av fellesnemndas medlemmer. Til slutt sto man igjen med to forslag, som begge konkurrerte om førsteplassen. Dette resulterte i at forslag nummer 21 så dagens lys og ble fremmet. Et forslag som var en kombinasjon av de to finalistene med flest stemmer. Dette forslaget var noe som folkemøtet, deriblant en fulltallig fellesnemnd, samlet seg om, og det ble applaudert inn som kveldens suverene vinner. Visjonen for nye Kristiansund var nå meislet ut. Den visjonen som folkemøtet stemte inn var I medvind uansett vær - i et hav av muligheter. En fin visjon og er noe vi alle i lokalsamfunnet kan strekke oss etter. Noen mener at den er litt lang og kan være litt tung å uttale. Som følge av dette foreslås det at visjonen framstilles omtrent slik: Kristiansund i medvind uansett vær i et hav av muligheter Ved å framheve i medvind uansett vær så ytes det på den ene siden litt rettferdighet til det forslaget som fikk flest stemmer (3 stemmers overvekt) under innspurten i Idrettshallen. Samtidig settes det litt ekstra fokus på i medvind uansett vær og kan være en bedre framstillingsmåte for å få fram innholdet. Ingenting er endret, men visjonen framstår nå som litt kortere og gir mer kraft. Grunnverdiene Samhandling, Nyskapning, Optimisme og Raushet (SNOR) gir oss et godt fundament å stå på. I medvind uansett vær - i et hav av muligheter er en flott visjon og er noe vi alle kan strekke oss etter. Utfordringen nå blir å etablere et bredt eierskap til visjonen og grunnverdiene. Fellesnemndas leder og nestleder fikk, umiddelbart etter at visjonen var bestemt, overlevert visjonen som en stafettpinne med oppdrag om gjøre visjonen og grunnverdiene levende i den videre utviklingen av lokalsamfunnet. Erik Aaasprong og Steve Kalvøy fra kommuneplangruppa fikk også visjonen overlevert og gitt i oppdrag å sørge for at visjonen og grunnverdiene blir et viktig fundament i utviklingen av den nye kommuneplanen. side 8

9 Det foreslås at visjonsarbeidsgruppe får i oppdrag å arbeid videre med et profileringsprogram. Et program som har som mål å etablere eierskap til visjonen og grunnverdiene hos alle som bor og virker i Frei og Kristiansund. Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: 1. Fellesnemnda stadfester visjonen for lokalsamfunnet nye Kristiansund slik den ble bestemt i folkemøtet 11. september Fellesnemnda slutter seg til forslaget fra administrasjonen om at i medvind uansett vær utheves når visjonen skal presenteres i ulike sammenhenger. 3. Visjonsarbeidsgruppe får i oppdrag å arbeid videre med et profileringsprogram. Et profileringsprogram som har som mål å etablere et bredt eierskap til visjonen og grunnverdiene hos alle som bor og virker i Frei og Kristiansund. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda side 9

10 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 06/99/ 000 Bjarne Sandvik/Stein Kulø/Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /2006 Hovedorganisering på helse- og sosialområdet samt pleie- og omsorgsområdet Det vises til vedlagte rapport: Forslag til ny hovedorganisering på helse, sosial og pleie- og omsorgsområdet av Den ovennevnte rapporten er inndelt i 3 hoveddeler: Hovedarbeidsgruppens forslag med begrunnelser (side 2 til side 22) Oppsummering av forslag og tilrådninger (side 23 31) Vedlegg områdegruppenes mandat, forslag m.v. (side 32-87) Det har vært opprettet 4 ulike områdegrupper for å utrede/komme med forslag til ny organisering. I tillegg har hovedarbeidsgruppen hatt ansvar for å utrede problemstillingene knyttet til område 5 Øvrige tjenester. De fleste områdegruppene har også etablert undergrupper for å utrede særskilte spørsmål knyttet til feltet. Hovedarbeidsgruppen i samarbeid med den enkelte områdegruppe har utarbeidet mandat og føringer før selve utredningsarbeidet. Mandat, føringer og områdegruppenes forslag følger som vedlegg til denne rapporten. Hovedarbeidsgruppen har, på fritt grunnlag vurdert de ulike forslag og har i denne omgangen prioritert arbeidet med hovedorganisering, innhold og antall enheter. Områdegruppene har i tråd med mandatene kommet med tilrådninger i en rekke andre delspørsmål/problemstillinger, men hovedarbeidsgruppen har ikke tatt endelig stilling til dette i denne omgangen. Det viktigste første skritt er derfor å få fastsatt ny hovedorganisering av feltet, og avklare hvem som skal lede de ulike enhetene. Deretter kan en i samråd med de nye enhetslederne arbeide videre med avklaring og fastsettelse av de ulike delspørsmål. Hovedarbeidsgruppen har merket seg tilbakemeldingene fra områdegruppene om at alle mener det har vært en god og konstruktiv prosess i gruppene, med stort engasjement og positiv samhandling. I det videre arbeidet er det derfor også viktig at man fortsatt legger opp til en god prosessmessig medvirkning fra de ansatte. Når det gjelder økonomiske konsekvenser enten i form av merutgifter eller effektiviseringsgevinster/mindreutgifter har ikke hovedarbeidsgruppen foreslått hvordan dette skal løses/ disponeres. Hovedløsningene som gruppen foreslår er imidlertid innenfor dagens økonomiske rammer for fagfeltene. Det er utarbeidet en samleoversikt over de delspørsmål/problemstillinger som må utredes videre og tas stilling til i den videre prosessen, jfr. vedlegg. Det er også utarbeidet et foreløpig utkast til lokalisering av de ulike enheter. Dette må utredes spesielt, og forslaget er forutsatt oversendt til arbeidsgruppen som gjennomgår bygningsmassen i begge kommunene. Administrativ styringsgruppe behandlet saken i møte 31. august og gjorde følgende vedtak: 1. Administrativ prosjektgruppe slutter seg til den foreslåtte hovedorganiseringen innenfor helse- og sosialområdet, antall enheter og innholdet i enhetene. 2. Unntatt fra dette er enhetene som er betegnet som Tildeling og koordinering og Interne tjenester som eventuelt skal omfatte alle områder i kommunen. Dette utredes nærmere og det må i side 10

11 den forbindelse tas stilling til hvilken kommunalsjef som eventuelt skal ha ansvaret for tjenestene; tildeling, koordinering og interne tjenester. 3. Arbeidet med endelig betegnelse og innplassering av enhetsledere starter umiddelbart, samtidig som det utarbeides en framdriftsplan innen 1. oktober 2006 Administrativ styringsgruppe behandlet saken i møte 7. september og sluttet seg til prosjektgruppens tilrådning. På bakgrunn av ovennevnte legges saken fram for fellesnemnda med følgende forslag til VEDTAK 4. Fellesnemnda slutter seg til den foreslåtte hovedorganiseringen innenfor helse- og sosialområdet, antall enheter og innholdet i enhetene. 5. Unntatt fra dette er enhetene som er betegnet som Tildeling og koordinering og Interne tjenester som eventuelt skal omfatte alle områder i kommunen. Dette utredes nærmere og det må i den forbindelse tas stilling til hvilken kommunalsjef som eventuelt skal ha ansvaret for tjenestene; tildeling, koordinering og interne tjenester. 6. Arbeidet med endelig betegnelse og innplassering av enhetsledere starter umiddelbart, samtidig som det utarbeides en framdriftsplan innen 1. oktober 2006 Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda side 11

12 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 06/99/ 000 Per Sverre Ersvik Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /2006 Kostnader ved innføring av eiendomsskatt i Frei Bakgrunn. I Kongelig resolusjon vedrørende sammenslutning av Kristiansund og Frei kommuner fremgår blant annet at det skal innføres eiendomsskatt i Frei fra 1. januar Innføring av eiendomsskatt har tidligere vært avvist av kommunestyret i Frei ved flere anledninger, men ble i 2004 vedtatt som et ledd i sammenslåingsprosessen. I det vedtak kommunestyret den gang fattet ble det lagt til grunn at kostnader ved innføringen skulle dekkes av sammenlåingsbudsjettet. Saksutredning. Det er utformet saksframlegg for å få på plass nødvendige vedtak knyttet til taksering og utskriving av eiendomsskatt i Frei. Saken ble behandlet av Frei formannskap 12. september, og skal behandles i kommunestyret i Frei 26. september. I punkt 9. i formannskapets vedtak heter det; Kostnadene ved den alminnelige taksering av eiendommene i Frei innarbeides i budsjettet for kommunesammenslåingen med kr Ifølge den kongelige resolusjonen, skal fellesnemnda oppnevne nødvendige nemnder. Finansdepartementet har senere uttalt at dette må gjøres av kommunestyret i Frei. For å være sikre på at vi har nødvendige vedtak på plass, vil fellesnemnda etter at Frei kommunestyre har oppnevnt nemndene, bli invitert til å slutte seg til dette vedtaket. I denne saken er det kun finansiering av nødvendige arbeider for å innføre eiendomsskatt som skal behandles. Det er vanskelig å anslå nøyaktig hvilke kostnader som vil påløpe i arbeidet, men ved en kombinasjon av erfaringer fra omtaksering i Kristiansund, samt spesifikke vurderinger knyttet til problemstillinger i Frei, anslås kostnadene til kr Det vil være behov for å foreta en omfattende gjennomgang av GAB-registeret, i tillegg til det merarbeid som kommer ved selve taksering og innføring av eiendomsskatt. Innkjøp og opplæring i programvare for taksering, samt bruk av rådgivere/konsulenter vil være nødvendig i prosessen. Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til VEDTAK: 1. Fellesnemnda vedtar å innarbeide kr til dekking av kostnader ved innføring av eiendomsskatt i Frei. 2. Beløpet finansieres ved å redusere reserveposten i fellesnemndas budsjett tilsvarende. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda side 12

13 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 06/99/ 000 Nils T Walseth Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /2006 Budsjettjustering rekruttering av rådmann Ansettelsesutvalget for rekruttering av ny rådmann vedtok i møte den 22. juni 2006 å engasjere ekstern konsulent for å ta hånd om det videre arbeidet med å rekruttere rådmann til nye Kristiansund kommune. Personalleder Frei og personalsjef Kristiansund fikk i oppdrag å stå for prosessen. Innkjøpskonsulentene har deltatt for å kvalitetssikre prosessen i forhold til innkjøpsreglementet. Det ble den sendt brev med forespørsel om tilbud til 6 konsulentfirma. Frist for å levere tilbud ble satt til 16. august 2006, og ved fristens utløp var det kommet inn tilbud fra alle 6 firma. Etter samlet vurdering vedtok ansettelsesutvalget for rådmannstillingen enstemmig i møte den 12. september å engasjere firmaet: Mercuri Urval. Pris for oppdraget er kr % mva, samlet kr I tillegg kommer reiser/opphold for gjennomføring av oppdraget. Disse stipuleres til kr I budsjettet for sammenslåinsprosjektet er det ikke bevilget penger til et slikt engasjement og det foreslås at utgiftene finansieres ved å redusere reserveposten i fellesnemndas budsjett tilsvarende. Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til VEDTAK Fellesnemnda godkjenner en bevilgning på kr for å engasjere ekstern konsulent til rekruttering av rådmann i nye Kristiansund kommune. Utgiftene finansieres ved å redusere reserveposten i fellesnemndas budsjett tilsvarende. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda side 13

14 Vedlegg 1 Kristiansund kommune Frei kommune Tilstede Fravær Møtested Referat fra fellesmøte mellom Utvidet administrativ STYRINGSGRUPPE og administrativ PROSJEKTGRUPPE Torsdag 22. juni 2006 Petter Ingeberg (leder), Anton Monge, Inge Martin Måløy, Just Ingebrigtsen, Kjell Sæther, Dagfinn Ripnes, Per Sverre Ersvik, Kjell A. Rasmussen, Sigvard Thy, Nils T. Walseth, Astrid Kreyberg Grødal, Gunn Otnes, Bjørn Tore Schrøen og Margrete Magerøy Karl Kjetil Skuseth, Helge A Carlsen, Maritta Ohrstrand og Geir Ole Kanestrøm Frei rådhus - kommunestyresalen Møtedato Torsdag 22. juni 2006 Tidspunkt Kl Merknader til innkalling og saksliste Ingen merknader til innkalling og saksliste. Sak 62/06 Rapport fra arbeidsgruppe - helse og sosiale tjenester Milepælsrapporten for utredningsarbeidet om forslag til ny hovedorganisering på helse, sosial og pleie- og omsorgsområdet ble sendt ut til utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe sammen med innkallingen til fellesmøtet. En kortere versjon av rapporten ble delt ut i møtet. Rapporten er utarbeidet av arbeidsgruppen for disse tjenestene. Stein Kulø fra arbeidsgruppen gav en fyldig presentasjon av rapporten i møtet. Fokus var rettet mot ny hovedorganisering innenfor disse områdene: Sykehjem Hjemmetjenester Helse- og sosialtjenester Tiltak for funksjonshemmede Andre tjenester Totalt vil antall enheter øke fra med ny hovedorganisering. Etter presentasjonen fikk utvidet administrativ styringsgruppe og prosjektgruppen komme med spørsmål og kommentarer. Vedtak Utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe tok sak 62/06 til orientering. Sak 63/06 Referatsaker Referat fra møte i adm. Prosjektgruppe 11. mai Ingen kommentarer til referatet. side 14

15 Referat adm. styringsgruppe 29. mai Ved en feiltakelse var dette referatet ikke sendt til prosjektgruppen - ettersendes Referat adm. styringsgruppe 15. juni Gunn Otnes viste til sak 61/06 i referatet, og at styringsgruppen har økt møtefrekvensen uten tilsvarende økning for prosjektgruppen. Dersom det blir behov for økt møtefrekvens i prosjektgruppen, så vil dette bli avtalt i de første møtene etter sommerferien. Protokoll fra fellesnemndas møte 1. juni Gunn Otnes viste til sak 25/06: Fellesnemndas delegasjonsreglement pkt C som omhandler delegasjon til arbeidsutvalget til administrativ styringsgruppe: Utvalget har fullmakt til å overføre personell til nye Kristiansund kommune. Overføringene gjennomføres i samarbeid med tillitsvalgte og i samsvar med gjeldende lover og regelverk for virksomhetsoverdragelse. Otnes stilte seg spørrende til hvorfor tillitsvalgte ikke er med i dette arbeidet. Petter Ingeberg repliserte at saken har vært lagt frem for tillitsvalgte tidligere og at man vil følge vanlige ansettelsesprosedyrer der tillitsvalgte er med, men at selve vedtaket fattes av arbeidsutvalget til administrativ styringsgruppe. Sak 64/06 Orienteringer Siste nytt fra Frei v/inge Martin Måløy Måløy viste til møte i kommunestyret, tirsdag 20. juni, og redegjorde for behandlingen av rådmannens forslag om styrking av sentral lønnspost (jf. sak 0032/06: Budsjettjustering 1. halvår 2006). Siste nytt fra Kristiansund v/dagfinn Ripnes Ripnes viste til møte i bystyret, tirsdag 20. juni, og redegjorde for behandlingen av følgende saker: Arealdelen av kommuneplanen (jf. PS 06/38) Forlengelse av vei fra Kvennbergmyran til Gløsvågveien/Dale (jf. PS 06/39) Håndgivelse av tomt til hotelletablering ved Atlanten stadion (jf. PS 06/41) Eventuelt salg/kjøp av Skorpa I tillegg informerte Ripnes om at skatteinngangen går greit, før han avsluttet med å fortelle fra det vellykkede kongebesøket (20. juni). Møtegodtgjørelser 1. halvår 2006: Petter Ingeberg orienterte om at møtegodtgjørelser for 1. halvår 2006 vil bli utbetalt 12. juni. Innplassering av kommunalsjefer: Petter Ingeberg informerte om at arbeidet med innplassering av kommunalsjefer i nye Kristiansund kommune er fullført med følgende resultat: Kommunalsjef 1, med spesiell oppfølging av skoler, barnehager og kultur: Just Ingebrigtsen. Kommunalsjef 2, med spesiell oppfølging av helse- og sosiale tjenester: Helge A. Carlsen. Kommunalsjef 3, med spesiell oppfølging av tekniske tjenester, KF, As osv: Kjell O. Sæther. Kommunalsjef 4, med spesiell oppfølging av økonomiseksjon, personalseksjon, utviklingsseksjon og andre indre tjenester: Karl K. Skuseth. Innplassering av seksjonsledere: Petter Ingeberg informerte om at arbeidet med innplassering av seksjonsledere i nye Kristiansund kommune er delvis fullført med følgende resultat: Innplassering av seksjonsleder for personal: Seksjonsleder/personalsjef: Nils T. Walseth, Nestleder: Sigvard Thy Innplassering av seksjonsleder for økonomi: side 15

16 Økonomisjef: Per Sverre Ersvik Unntaket er innplassering av seksjonsleder for utvikling som vil bli tatt opp på møte i administrativ styringsgruppe 21. august Utlysning av rådmannsstillingen Petter Ingeberg orienterte om status i arbeidet med å ansette rådmann for nye Kristiansund kommune. Nils T. Walseth og Sigvard Thy har fått ansvar for videre oppfølging av saken og skal rapportere til ansettelsesutvalget. Visjon og kommuneplan Petter Ingeberg informerte om fellesnemnda sitt seminar i Sunndal (31. mai til 1. juni), der formålet var å identifisere styrker og svakheter, muligheter og trusler (SWOT-analyse) for samfunnet i nye Kristiansund. Tanken var at dette ville gi innspill til valg av fokusområder i arbeidet med den nye kommuneplanen. Ut fra analysen bør følgende hovedtema være med i kommuneplanen: Næring Infrastruktur Kompetanse Kultur/identitet Befolkning/levekår Arealpolitikk Korrigert mandat administrativ styringsgruppe Korrigert mandat administrativ styringsgruppe ble delt ut i møtet. Korrigert mandat administrativ prosjektgruppe Korrigert mandat administrativ prosjektgruppe ble delt ut i møtet. Fellesnemndas delegasjonsreglement Fellesnemndas delegasjonsreglement ble delt ut i møtet. Møteplan høsten 2006 Møteplan for høsten 2006, som ble vedtatt av fellesnemnda 1. juni, ble delt ut i møtet. Vedtak Utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe tok sak 64/06 til orientering. Sak 65/06 Rapporter fra arbeidsgruppene om forsering/samlokalisering I brev (av ) til arbeidsgruppene økonomi, tekniske tjenester, personal/lønn, IKT/- telefoni, sak/arkiv, helse og sosial, kulturskolene, bibliotek og servicekontor, ble de enkelte arbeidsgruppene bedt om å utarbeide en tidsplan for tidligere samlokalisering av tjenesten/funksjonen med svarfrist til 20. juni. De innkomne rapportene ble delt ut i møtet. Tidsplan for en tidligere samlokalisering innenfor de respektive områdene: Arbeidsgruppe Dato Kommentarer Bibliotektjenesten Milepæler i interimperioden vil bli lagt frem etter sommeren. IKT/telefoni og sak/arkiv Arbeidsgruppen har skissert 15 utfordringer knyttet til samlokalisering. I følge arbeidsgruppen må 6 av disse utfordringene være avklarte før samlokalisering. Kulturadministrasjonen Foreløpig samlokalisering i Kongens Plass 1. Kulturskole Samordning med felles ledelse og deretter full samlokalisering. side 16

17 Personal og lønn Tekniske tjenester og Samlokalisering av personalfunksjonene Samlokalisering av lønnsfunksjonene. Ikke oppgitt Har ikke levert inn forslag til dato for tidligere samlokalisering. Sier i brev av at dette skyldes at organisering av enhetsledernivå ennå ikke er på plass, at en del bygningsmessige endringer må gjøres i forkant av samlokalisering og at felles byggesakssystem, oppmålingssystem mv. vil fordre at problemstillinger vedr. sammenfallende G.nr. og B.nr. i kommunene er avklarte. Økonomi Foreløpig samlokalisering i Kristiansund rådhus Helse, sosial og pleie- og omsorg Ikke oppgitt Viser til sak 62/06 Servicekontor Det har ikke kommet inn svar på brevet, av , som ble sendt til de respektive arbeidsgruppene. Datoen er hentet fra et tidligere referat som prosjektleder har fått tilsendt fra arbeidsgruppen. Vedtak Utvidet adm. styringsgruppe og adm. prosjektgruppe tok rapportene til orientering. Det var enighet om at man foreløpig arbeider videre plan om samlokalisering innenfor økonomi ( ), kulturadministrasjonen ( ), kulturskolen ( ) og personal ( )/lønn ( ). Videre arbeid med planene fra de øvrige arbeidsgruppene tas opp igjen etter sommerferien. Sak 66/06 Eventuelt Et notat fra personalsjefene Walseth og Thy, vedr. håndtering av overtallighet / intern overføring etc. i perioden frem til sammenslåing Kristiansund- Frei, ble delt ut i møtet. Behandlingen av saken utsettes til neste møte. Møtet ble hevet kl Margrete Magerøy prosjektmedarbeider side 17

18 Vedlegg 2 Tilstede Fravær Møtested Kristiansund kommune Frei kommune Referat fra møte i Administrativ styringsgruppe mandag 21. august 2006 Petter Ingeberg (leder), Anton Monge, Inge Martin Måløy, Just Ingebrigtsen, Helge A. Carlsen, Kjell Sæther, Karl Kjetil Skuseth, Margrete Magerøy (sekretær) Ingen Frei rådhus - formannskapssalen Møtedato Mandag 21. august 2006 Tidspunkt Kl Ingen merknader til innkalling og saksliste. Sak 06/67 Samordning/harmonisering av lønnsnivå Det ble vist til tidligere behandling av saken i styringsgruppen 29. mai og 15. juni d.å. Sigvard Thy og Nils T. Walseth og var inviterte til møtet under behandling av denne saken, og redegjorde nærmere for fremgangsmåten i, og resultatet av, arbeidet med å kartlegge lønnsulikheter mellom ulike yrkesgrupper i Frei og Kristiansund kommuner. En oversikt som viser forholdet mellom stillingstype, kategorisert etter stillingskode, og årslønn i de to kommunene ble delt ut og kommentert av Thy og Walseth. Administrativ styringsgruppe inviterer Thy og Walseth til nytt møte i styringsgruppen den 7. september d.å. for å presentere en spisset versjon av lønnsulikhetene mellom kommunene, der de lokale tilleggene er tatt med i oversikten. Videre ber styringsgruppen Thy og Walseth om å lage en fremdriftsplan for arbeidet med lønnsutjevning, i perioden fra samlokalisering til den endelige sammenslåingen av de kommunale tjenestene, frem til Prinsippene som blir lagt til grunn for lønnsutjevning skal være like for alle stillingskategoriene. Det blir bedt om at tjenester som skal samlokaliseres høsten 2006, blir prioritert først (se sak 65/06 i referatet fra fellesmøtet mellom utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe). Sak 06/68 Referatsaker Ledersamling høsten 2006 status Nils T. Walseth redegjorde for planleggingen av ledersamlingen høsten Det er etablert en ledersamlingsgruppe med Geir Aakvik som koordinator. Tema for samlingen er bedriftskulturbygging. Ledersamlingen er lagt til Ålesund den oktober. Rådmannstillingen Nils T. Walseth informerte om status i arbeidet med rekruttering av rådmann til nye Kristiansund. side 18

19 Siste nytt fra Frei Inge Martin Måløy redegjorde for utviklingen i Prestmyrasaken. Siste nytt fra Kristiansund Helge A. Carlsen redegjorde for status og utfordringer innen pleie- og omsorgssektoren. Anton Monge redegjorde for reguleringsplanen for Kvernberget flyplass, om hotellprosjektene, om planer for Atlanten idrettspark og om Festiviteten. Referat fra fellesmøtet mellom styringsgruppen og prosjektgruppen 22. juni d.å. Referatet ble sendt ut som vedlegg til innkallingen til møtet. Det var ingen merknader til referatet. Bankavtale Begge kommunene har per 30. juni 2006 sagt opp sine eksisterende avtaler. Det har vært ett møte angående anbud på ny avtale. Det sendes ut forespørsel i månedsskifte august/september, med skifte til ny avtalebank fra og med 1. januar Oppdatering gis i neste møte i styringsgruppen. Pensjonsleverandør Det sendes ut forespørsel om totalleveranse for alle ansatte (unntatt de med særavtale). Videre har et utvalg fått fullmakt til å hente inn tilbud og velge hvilken konsulent som skal bistå oss i anbudsprosessen. Arbeidet vil starte for fullt etter ferien med skolering av arbeidsgruppen som første post på programmet. Oppdatering gis i neste møte i styringsgruppen. Eiendomsskatt Frei Saken planlegges lagt til behandling i Frei kommunestyre 26. september. Saken må også behandles av fellesnemnda. Eiendomsskatten vil trolig omfatte alle eiendommer inkludert hytter, men ikke landbrukseiendommer (boligen beskattes, men ikke driftsbygningene). Styringsgruppen inviterer Per Sverre Ersvik til møtet den 7. september d.å. for å presentere en framdriftsplan for arbeidet med innføring av eiendomsskatt i Frei kommune. Jakten på en visjon Margrete Magerøy redegjorde for pressekonferansen 15. august d.å. Visjonsarbeidet er nå kommet i en fase der man ber innbyggere, lag, organisasjoner, næringslivsaktører og den politisk-administrative ledelsen i kommunen om å sende inn forslag til en visjon for nye Kristiansund. Se for øvrig: Visjonskvelden 11. september Kjøreplan for visjonskvelden 11. september ble sendt ut sammen med innkallingen til møtet. Petter Ingeberg redegjorde for planen og opplyste at planleggingen av visjonskvelden er i rute. Samlokalisering kulturskolen Skriv til kulturskolen i Frei og kulturskolen i Kristiansund om samlokalisering av kulturskolene, datert , ble sendt ut som vedlegg til innkallingen til møtet. Samlokalisering kulturadministrasjonen Skriv til kulturadministrasjonen i Frei og kulturadministrasjonen i Kristiansund om samlokalisering av kulturadministrasjonene, datert , ble sendt ut som vedlegg til innkallingen til møtet. Samlokalisering tekniske tjenester Kopi av e-post til tekniske tjenester i Kristiansund ble sent ut som vedlegg til innkallingen til møtet. I e-posten ber Petter Ingeberg om å få en tilbakemelding på enhetslederspørsmålet. Dvs. hvilke enheter det er snakk om og hvem som eventuelt er interessenter. Det er bestemt at administrasjonen for de tekniske tjenestene legges til Øvre Enggate 8. i Kristiansund. Påtroppende kommunalsjef 3, Kjell Sæther vil i førstkommende møte i arbeidsgruppen legge fram en skisse til korrigert framdriftsplan. Andre forhold relaterte til samlokaliseringen Styringsgruppen er enige om at de påtroppende kommunalsjefene tiltrer arbeidsgruppene innenfor de områdene der kommunalsjefene senere skal ha et spesielt ansvar. Det må avklares hvilken kommunalsjef som skal ha ansvaret for det nye servicekontoret. side 19

20 Sak 06/69 Samlokalisering av personal og lønnsfunksjonene Skisse med arbeidsgivers innspill til drøftingsmøte med tillitsvalgte 29. august d.å. ble gjennomgått og diskutert. Sak 06/70 Samlokalisering av økonomifunksjonene Skisse med arbeidsgivers innspill til drøftingsmøte med tillitsvalgte 29. august d.å. ble gjennomgått og diskutert. Sak 06/71 Fullmakter til påtroppende kommunalsjefer i interimperioden Saken er utsatt til neste møte i administrativ styringsgruppe 7. september d.å. Sak 06/72 Seksjonsleder for utviklingsseksjonen Saken er utsatt til neste møte i administrativ styringsgruppe 7. september d.å. Sak 06/73 Parkeringsplasser ved rådhuset i Kristiansund omfordeling? Saken er utsatt til neste møte i administrativ styringsgruppe 7. september d.å. Møtet hevet kl Neste møte i administrativ styringsgruppe er 7. september d.å. kl Møtet holdes i Kristiansund. Margrete Magerøy prosjektmedarbeider side 20