Arkheion VÅR MANGFOLDIGE FREMTID RAPPORT FRÅ BEVARINGSUTVALET SIDE 3-5

Transkript

1 2#2002 Arkheion ØSTFOLD IKA IKA KONGSBERG AUST-AGDER-ARKIVET IKA VEST-AGDER IKA ROGALAND IKA HORDALAND IKA TRØNDELAG IKA MØRE OG ROMSDAL FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE ARKIV I NORDLAND IKA TROMS IKA FINNMARK VÅR MANGFOLDIGE FREMTID RAPPORT FRÅ BEVARINGSUTVALET SIDE 3-5 LES OGSÅ OM: KULTURHISTORISK ATLAS S. 8 ARKIVLOKALER S.12 MARMOR OG MENNESKESKJEBNER S. 18 PERSONALMAPPEN DIN S. 22

2 INNHOLD RAPPORT FRÅ BEVARINGSUTVALET...3 BEVARINGSRAPPORTEN ABM-UTVIKLING OG KOMMUNAL SEKTOR KULTURHISTORISK ATLAS OG LEKSIKON..8 ALF THORSEN: K-KODAR ARKIVLOKALER INTERVJUET: GUNN JOHANSEN KURSTORGET SMÅSTOFF MARMOR OG MENNESKESKJEBNER..18 HVA VIL DU FINNE I PERSONALMAPPEN DIN ØSTFOLD INTERKOMM. ARKIVSELSKAP.24 INTERNSIDER: ØSTFOLD IKA IKA KONGSBERG AUST-AGDER-ARKIVET IKA VEST-AGDER IKA ROGALAND IKA HORDALAND IKA TRØNDELAG IKA MØRE OG ROMSDAL FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE ARKIV I NORDLAND IKA TROMS IKA FINNMARK Arkheion er medlemsblad for de interkommunale arkivene i Norge. Fra høsten 2002 er vi 12 medeiere som representerer 15 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale arkivsektor i landet. Deltakere: Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF) Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT) Arkiv i Nordland (AiN) IKA Trøndelag Iks Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal Iks Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKAR) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Aust-Agder-Arkivet (AAA) IKA Kongsberg (IKAK) Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA) LEDER "Vår mangfoldige fremtid" høres ut som en tittel klippet ut av en science fiction-bok. Det kunne den ha vært, men fremtiden angår oss alle. Alt vi gjør i dag har en innflytelse på hvordan vår fremtid vil bli. Vi står hele tiden ovenfor valg, hva skal vi ha på oss, hva skal vi ha til middag, hva skal vi kassere i arkivene våre. Noen valg har liten konsekvens, mens andre vil kunne endre vår fremtidige hverdag. Det er derfor viktig at de beslutninger som blir tatt er riktige. Det hele inngår i en tankeprosess som tar for seg de kjente erfaringene og bruker dem til å utrede mulige konsekvenser av beslutninger. Ut fra denne prosessen kommer det et produkt, som, forhåpentligvis, bidrar til å fremme en god utvikling. Vi ser mange slike veivalg i dag. Arkivloven har gitt oss en basis for noen felles valg som vil fremme den generelle standard på norske arkiver. Vi har Noark 4- standarden som har gjort jungelen av datasystemer noe mer oversiktlig. En undersøkelse av sak-/arkivsystemer som nå foregår i regi av IKA Rogaland har allerede resultert i bedre datasystemer fra produsentene og bedre kontrollordning fra Riksarkivets side. Dette er klare resultater oppnådd på grunn av veivalg som er gjort. Rett rundt hjørnet står vurdering og praktisk tilpasning av resultatene fra Bevaringsutvalget. Dette er noe hele arkivsektoren vil bli berørt av. Fremtidens arkiver blir skapt nå, og det som er kassert er borte for godt. Kassasjon er altså et valg med store mulige konsekvenser for våre arkiver. De politiske retningslinjer som ligger i ABM-utredningen skal bli fulgt opp med økonomiske midler til styring av utviklingen. Nå er det vel en fare for at statsbudsjettet ikke tar det forventete sprang i bevilgningene. Men, en kime er likevel sådd med opprettelse av ABM-utvikling (ABM-u) der det nå er utlyst en stilling som avdelingsdirektør innen arkiv. Får vi her en godt fungerende organisasjon, vil den få utrolig mye å si for arkiv som fag. Dette er spesielt viktig for lokale arkiver der særlig private arkiver lider en trist skjebne i mange områder i Norge. Hvem skal ta initiativet her? I noen fylker har fylkeskommunene tatt på seg denne oppgaven, men hva med resten? ABM-u vil kunne ta ansvaret som pådriver og koordinator. Til sist, og ikke minst: hva med brukerne. Arkiver tas vare på for fremtidige "forskere" av forskjellig art. Uten brukere vil deponering av arkivene kunne bli en salderingspost for fremtidens politikere. Det er derfor et klart veivalg å drive aktiv formidling av arkiver. En del av dette er selvsagt tilgjengeliggjøring ved ordning, katalogisering og en eventuell utlegging på internett. Vi må få lokaler med muligheter for lesesal og vi må drive aktiv formidling. En start her kan være deltakelse ved "Arkivenes dag" som i år er lagt til 9.november. De mange valg er der hele tiden og opphører ikke med dette nummer av Arkheion. De er en del av vår hverdag. Vår måte å håndtere valgene på går gjennom standarder, regler, og ikke minst kunnskap. Så, gi ditt bidrag til det siste punktet. God lesning! Red. Arkheion Fast redaktør: Steinar Marvik (IKAK) Nansensgate Kongsberg Tlf.: Telefaks: E-post: ika@kongsberg.online.no Redaksjonskomite: Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. Hege Sætrum Kenny (IKAF) Harald H. Lindbach (IKAT) Solveig H. Lindbach (AiN) Kari Remseth (IKATrø) Jan Tore Helle (IKAM&R) Åse Eikemo Strømme (IKAH) Sigve Espeland (IKAR) Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA) Berit Stie (AAA) Steinar Marvik (IKAK) Vigdis Bjørnstad (ØIKA) Grafisk formgivning: Karin Wiwe Trykket av: Reprografen RAPPORT FRÅ BEVARINGSUTVALET 2002 FIRE HOVEDKRITERIER FOR BEVARING AV OFFENTLEGE ARKIV Utvalet kjem med forslag til fire formål som bør nyttast som hovudkriterier for bevaring av offentleg arkivmateriale. Dei er som følgjer: F1: å dokumentere offentlege organ sine funksjonar i samfunnet, deira utøving av mynde, deira rolle i høve til resten av samfunnet og deira rolle i samfunnsutviklinga (dokumentasjonsverdi). F2: å tilgjengeleggjere materiale som gjev informasjon om tilhøve i samfunnet på eit gjeve tidspunkt, og som set lys på samfunnsutviklinga (informasjonsverdi). F3: å dokumentere personar og verksemder sine rettar og plikter i høve til det offentlege og i høve til kvarandre. F4: å dokumentere dei arkivskapande organ sine rettar og plikter i høve til andre instansar. F1 og F2 representerer forskningsmessige- og kulturelle aspekt, medan F3 og F3 gjeld rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon. IKA MØRE OG ROMSDAL TEKST: ARNT O LA F IDJESTØL 13. juli 2000 oppretta Riksarkivaren eit utval, Bevaringsutvalet, som skulle gjere ei totalvurdering av hovudprinsipp og tilnærmingsmåtar for arbeidet med bevaring i Statleg arkivsektor. Utvalet skulle også vurdere sine tilrådingar i høve til pågåande arbeid i kommunal sektor. Seinare vart det presisert at utvalet skulle ha heile den offentlege sektor som ramme for arbeidet. Rapporten vart ferdigstilt 15. mars Rapporten er todelt. Første del omhandlar teoretiske innfallsvinklar og praktiske erfaringar. Andre del er meir praktisk retta og ser nærare på prinsipp, strategiar, kriterier og arbeidsmetodar for det framtidige bevarings- og kassasjonsarbeidet. Eg vil i det følgjande presentere hovudelementa i den praktiske delen og då vesentleg i kapittel 5 Prinsipper for bevaring og kassasjon og i kapittel 6 Riksarkivarens strategi. ØKONOMI SOM FORMÅLET MED KASSASJON Utvalet presiserer at det nesten berre er økonomiske årsaker som ligg til grunn for at ein føretek kassasjon. Unnataka gjeld nokre få tilfelle av såkalla etisk kassasjon av omsyn til personvern. Det er interessant å konstatere at utvalet legg stor vekt på at kassasjon ikkje bør gjennomførast utan at det er (samfunns)økonomisk nyttig. Kostnadene ved kassering må ikkje overskride kostnadene ved bevaring. Med bakgrunn i dette vert det tilrådd at ein som hovudregel bør gjere bevarings- og kassasjonsvurderingane på makronivå. Det vil seie at ein vurderer heile arkiv eller seriar, eventuelt, for elektronisk materiale, heile datasystem eller tabellar. Unnataket for makroperspektivet vil eventuelt vere kassasjonsreglar knytta til arkivnøklar. Det avgjerande her vil vere arbeidsmengda i høve til det å knytte kassasjonsreglar til ein arkivnøkkel. TIDSPUNKT FOR BEVARINGS- OG KASSASJONSVEDTAK Eit anna interessant emne som vert drøfta i rapporten er tidspunktet for når ein skal gjere bevarings- og kassasjonsvedtak. Utvalet konkluderer her med at ein ikkje bør binde seg til nokon prosedyre, men at ein så langt det let seg gjere, bør utarbeide bevarings- og kassasjonsplanar som ligg føre når arkivdanninga skjer, slik at det kan integrerast i arkivdanningsfunksjonane. Arnt Ola Fidjestøl FOTOS: STEINAR MARVIK >>>

3 IKA HORDALAND TEKST: GUDMUND VALDERHAUG >>> Rapporten peiker på tre strategiar for bevaring- og kassasjonsvurdering. 1. Bevarings- og kassasjonsplanar utarbeida i førekant 2. Bevarings- og kassasjonsvurdering i etterkant 3. Fornya bevarings- og kassasjonsvurdering Av desse strategiane er den tredje varianten ny i høve til kva som har vore nytta tidlegare. Den går i korte trekk ut på at ein skal kunne revurdere tidlegare bevaringsvedtak i lys av kunnskap og perspektiv som er kome til i ettertida. Dette kan mellom anna vere aktuelt for materiale som dokumenterer enkeltpersonar sine rettar, for elektronisk arkivmateriale og for materiale der ein er i sterk tvil om bevaringsverdien. SPESIELLE TILHØVE KNYTTA TIL ELEKTRONISK MATERIALE Når det kjem til utfordringar knytta til bevaring av elektronisk materiale peiker utvalet på forskjellen i problemstillingane knytta til papirarkiv og elektroniske arkiv. Rapporten gjev ikkje så mykje svar på korleis ein konkret skal gå fram, men snarare kva for faktorar som må vere på plass for at ein skal kunne oppnå målet. Eit døme på det er at det vert referert til 2-14 i arkivlovforskrifta som seier at Riksarkivaren kan pålegge arkivskaparane å legge inn eksportfunksjonar for det bevaringsverdige materiale. Ein føresetnad for dette må då vere at det føreligg klare bevaringskriterier i førekant av at desse systema vert utvikla. Det ligg imidlertid store oppgåver knytta til dei allereie eksisterande systema. Etterkantsvurderingar vil difor verte mykje nytta i tida framover vert det fastslått. RIKSARKIVAREN SIN STRATEGI Målet til Riksarkivaren må vere å få utarbeida heilskapelege bevarings- og kassasjonsplanar der arkivmaterialet vert delt inn i arkivsaker som skal oppbevarast for ettertida, arkivsaker som skal kasserast og arkivsaker som skal oppbevarast i ein bestemt periode. Utvalet understrekar her mellom anna at ein i arbeidet med det kommunale materialet må legge vekt på den kompetanse som finst i kommunal sektor og at det her må leggast til rette for eit godt samarbeid med fylkeskommunar og kommunar ved at dei interkommunale arkiva, fylkesarkiva og byarkiva vert invitert med i arbeidet. I høve til dei kommunale arkiva kjem først ei erkjenning av at dagens 15 år gamle kassasjonsreglar for saksarkiv er modne for revisjon. Rapporten viser til dei resonnement som er komne fram i tidlegare nedsette utval (Beringutvalet og Thime-utvalet) og bygger vidare på desse, men stiller seg ellers fritt til dei forslag som er lagt fram. Utvalet sitt forslag til hovudelement i sin strategi er følgjande: Prosjektvis handsaming av ein fagleg sektor om gangen Samarbeid med kommunale, fylkeskommunale og interkommunale arkivinstansar Minst mogeleg detaljering utan at dette skal føre til store forskjellar frå kommune til kommune Prosjekta skal handsame arkivmateriale uavhengig av form og medium Prosjekta skal resultere i sektorvise bevarings- og kassasjonsplanar som skal leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning Dette må kunne gjerast i tur og orden til alle saksområde er dekka Utvalet meiner også at ein bør samordne statlege og kommunale prosjekt der det er naturleg. Utveksling av informasjon og vurderingar vert framheva som eit viktig element i denne samanhengen. Det vert understreka at den tilrådde strategien vil krevje auka bruk av personalressursar, men at arbeidsforma nok er mindre ressurskrevjande enn dagens strategi med handsaming av kassasjonsforslag frå forvaltninga. FOTOS: STEINAR MARVIK "BEVARINGSRAPPORTEN" RETT SVAR PÅ RETT SPØRSMÅL? Rapporten frå det statlege bevaringsutvalet (bevaringsrapporten) presenterer eit omfattande teoretisk og metodisk grunnlag for utarbeiding av nye reglar for bevaring og kassasjon i offentleg forvaltning. Rapporten representerer eit godt stykke arbeid, og eg nølar ikkje med å anbefale den for arkivleiarar og arkivmedarbeidarar som vil setje seg inn i bevaringsproblematikken. Men gir bevaringsrapporten svar på dei mest akutte spørsmåla om arkivbevaring i kommunane? Etter mitt syn gjer den berre delvis. Ei viktig årsaka til dette er så vidt eg kan sjå at utvalet ikkje har god nok kjennskap til kommunale arkiva. Det kommunale arkivmiljøet har heller ikkje vore representert i utvalet. I løpet av dei siste åra har saksbehandling og arkiv i kommunane endra karakter. Innføring av nye saksbehandlingsrutinar, omorganiseringar og overgang til elektronisk verktøy har skapt grunnleggjande endringar i dei kommunale arkiva: Dei elektroniske systema har blitt dei primære arkivsystema i dei fleste kommunale einingar. Det er der dokumenta blir skapt og der informasjon om saksbehandlinga blir registrert. Papirutskrifter frå dei elektroniske systema kan berre dokumentere brokkar av saksbehandlinga. Dersom vi ønskjer å bevare ein brei dokumentasjon av saksbehandling og vedtak i kommunen, har vi ikkje noko anna val enn å ta vare på dei elektroniske arkiva. Overgangen til elektroniske arkivsystem har stilt oss overfor to viktige utfordringar: - Korleis kan vi sikre at vesentleg saksbehandling blir dokumentert i dei "offisielle" arkivsystema? Kor unngår vi at saksbehandlarar skriv utanfor systema, brukar uregistrert e-post o.l.? - Korleis skal vi sikre at dei elektroniske systema som er i bruk kan produsere dokumentasjon som har arkivkarakter, dvs framstår som autentisk over tid? Det presserande spørsmålet for kommunalforvaltninga blir dermed: Korleis bevare, og ikkje kva kan vi kassere. Kommunane treng bevaringsplanar, og desse må vere ein integrert del av arkivplanen. Ein bevaringsplan må ta utgangspunkt i ein funksjonsanalyse av dei kommunale einingane: Kva funksjonar utfører desse (noko som ikkje lenger er gitt etter at dei tradisjonelle fagsektorane stort sett er borte), kva oppgåver er lovheimla og kva er ikkje? Kva oppgåver må vi dokumentere i arkivet, på lang sikt og på kort sikt? Når ein slik analyse er gjennomført må vi undersøke korleis dei elektroniske systema taklar arkivfunksjonen: Er systema i stand til å produsere dokumentasjon i eit godkjent arkivformat, eller må vi finne fram til løysingar som kombinerer bevaring av papir og elektronisk materiale? Med utgangspunkt i denne undersøkinga må vi så lage rutinar som sikrar at arkivverdig dokumentasjon blir produsert og bevart. Dokumentasjonen av arkivsystema og rutinane som er knytta til dei må så leggjast inn i kommunen sin arkivplan. Arkivplanen kan i tillegg gi eit overordna blikk på papiret, der dokumentasjon som kan kasserast etter ei tid blir styrt til eigne arkivseriar som kan kasserast i sin heilskap. Utviklinga i den kommunale arkivdanninga, med etablering av sentralarkiv i små og mellomstore kommunar og overgangen til elektroniske arkivsystem, har langt på veg fjerna behovet for tradisjonell kassasjon i dei papirbaserte arkiva. Dobbeltarkiveringa er stort sett historie, og gode postrutinar har gjort arkivavgrensinga effektiv. Den samla papirmengda i arkiva er dermed vesentleg redusert samanlikna med situasjonen for 10 år sidan. Kassasjon i aktive papirbaserte arkiv blir dermed ei oppgåve som må prioriterast eit godt stykke bak den verkeleg presserande oppgåva: å sikre at vi for ettertida kan ha tilgang til elektroniske arkiv som på ein god måte dokumenterer kommunane sin verksemd ved innleiinga til 2000-talet. Gudmund Valderhaug FOTO: STEINAR MARVIK 4 Arkheion - 2#2002

4 FYLKESARKIVET FOR VESTFOLD TEKST: HARRIET M ARIE T ERJESEN ABM-UTVIKLING OG (FYLKES)KOMMUNAL SEKTOR Stortingsmelding 22 ( ) Kjelder til kunnskap og oppleving. Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid og om bygningsmessige rammevilkår for kulturområdet, forkortet til ABM-meldingen, er det viktigste grunnlagsdokumentene for blant annet opprettelsen av Abm-utvikling Statens utviklingssenter for arkiv, bibliotek og museum (heretter Abm-utvikling). I meldingen blir de interkommunale arkivene positiv omtalt, resten av arkivlandskapet utenfor Arkivverket er derimot viet liten plass. For Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) har det for eksempel vært viktig å få synliggjort det mangfoldet fylkeskommunal og kommunal sektor utgjør på arkivområdet. Denne synliggjøringen er en grunnleggende forutsetning for at LLP videre kan tale sin medlemsmasses sak. LLP er positiv til opprettelsen av det statlige organet Abm-utvikling. I og med at det nye organet tar opp i seg Norsk museumsutvikling, Statens bibliotektilsyn og Riksbibliotektjeneste, har LLP sett det som en forutseting for vår tilslutning at de tre sektorene blir likestilt i Abmutvikling, og at det blir tilført arkivfaglig spisskompetanse. Det er viktig at Aen i Abm-utvikling ikke bare blir en parentes eller en lillebror Ett tiltak arkivsektoren ser frem til er etableringen av en etterlengtet støtteordning for vern og formidling av historiske arkiver. Det vil være Abm-utvikling som har ansvaret for denne støtteordningen, og forslag til tilskuddsordningens økonomiske ramme vil de komme tilbake til i forbindelse med statsbudsjettet for år Så vi må vente ett års tid før vi ser om vedtaket innfrir våre forventninger. Men etter å ha lest Bondevikregjeringens forslag til statsbudsjett for 2003, er forventningene skrudd mange hakk ned. Men det kommende året vil være året for å påvirke hva vi ønsker denne støtteordningen skal favne. I utgangspunktet er den foreslåtte støtteordningen knyttet opp mot vern og formidling av privatarkiver. Men som det har blitt anskueliggjort ved flere anledninger pålegger ikke Arkivlova med forskrifter (fylkes)kommunene all type formidling av deres offentlige arkiver. Aktivt utadrettet formidling favnes ikke av Arkivlovens bestemmelser. Formidling opp mot det å betjene publikum, som lesesalsgjester, har vi derimot et ansvar for. I og med at 2003 trolig vil være året hvor tilskuddsordningen vil bli formet, er det viktig at vi gjør oss opp noen meninger om hva vi synes denne tilskuddsordningen skal omfatte. Dette er en prosess som må begynne NÅ! Abm-utvikling vil trolig basere mye av sin faglige virksomhet på prosjekter og utviklingstiltak. Sannsynligvis vil tiltak og prosjekter som initieres med et ABM-perspektiv lettest få økonomisk støtte. Det er viktig at vi fra arkivsektoren kommer med gode og innovative ideer. Det ønskes ikke at Abm-utvikling bare skal være en økonomisk melkeku. Det å ha et sted å henvende seg, som innehar faglig ekspertise opp mot mange av våre daglige og nye utfordringer, er kjærkomment. Abm-utvikling kan forhåpentligvis også være en støttespiller for arkivsektoren kulturpolitisk. Det er viktig at regionalt og lokalt arkivmateriale blir vernet og formidlet over hele landet, uavhengig om det er privat eller (fylkes)kommunalt. En forutsetning for det er at arkivlandskapet blir videreutviklet, så vi får arkivinstitusjoner med høyt faglig nivå i alle regioner. Et viktig grunnlagsdokument i denne sammenheng vil være ABMmeldingens foreslåtte kartleggingsundersøkelse; bevarings- og formidlingssituasjonen for arkivmateriale med lokal og regional tilknytning. Harriet Marie Terjesen, nestleder LLP. FOTO: STEINAR MARVIK Arkheion - 2#2002 7

5 FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE TEKST: ANDERS G JERDE KULTURHISTORISK ATLAS OG LEKSIKON I 1999 starta Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane opp eit prosjekt kalla Kulturhistorisk atlas og leksikon. Her skulle ein presentera ulike opplysningar om Sogn og Fjordane fylke som ligg inne i databasane til Fylkesarkivet. Det digitale fylkeskartet skulle vera basis, alle gardar, stølar, stadnamn og kulturminne skulle kartfestast, og ved å klikka på namna på kartet skulle ein få tilgang på fleire opplysningar om desse. GARDSNAMN Fylkesarkivet har lagt inn alle matrikkelgardane i fylket i alt 2674 i ein eigen database og kartfesta desse på det digitale fylkeskartet. Når ein klikkar på gardnamnet på kartet kjem ein inn i eit Gardsleksikon der ein finn historiske opplysningar om garden henta frå folketeljingar, matriklar, fotobase, stølsleksikon, stadnamnregistreringar og fleire andre kjelder. Statens Kartverk sine godkjende namneformer er brukt. KULTURMINNE/ATTRAKSJONAR Under overskrifta kulturminne/attraksjonar finn ein artiklar som omtalar ulike kulturminne og attraksjonar i Sogn og Fjordane fylke. Alle dei 26 kommunane i fylket fekk høve til å koma med framlegg til tema for artiklar frå sin kommune. Framlegga omfattar tema av mange og ulike slag. Frå gravrøyser, helleristingar og skålgroper frå langt attende i tida, til dagens verksemder og nolevande kulturpersonar. I utgangspunktet var det meininga at ein skulle få forfattarar frå kvar av kommunane til å skriva om emne frå sin kommune, men dette har synt seg å vera svært vanskeleg for nokre av kommunane. Nokre forfattarar har teke føre seg emne frå fleire kommunar, medan ein i somme kommunar finn same forfattaren på om lag alle artiklane. Framleis vert det arbeidd med å få fleire til å ta på seg å skriva artiklar. Desse skal vera på mellom 100 og 500 ord, men for somme tema kan ein skriva noko grundigare artiklar. Prenta og uprenta kjelder som er nytta til skrivinga av artikkelen skal oppgjevast. I tillegg kan ein leggja inn lenkar til internettsider med tilknyting til temaet som artikkelen tek føre seg. Artiklane skal også illustrerast med bilete, måleri, teikningar eller andre illustrasjonar som høver. Det kan ofte vera vanskeleg å få tak i gode illustrasjonar, men i visse høve har Fylkesarkivet sine medarbeidarar sjølve reist ut i felten for å fotografera dei aktuelle objekta. Ved utgangen av september 2002 var 626 artiklar utlagde på internett. Fordelinga mellom kommunane er noko skeiv. Vik kommune har heile 71 ferdige artiklar, medan Årdal og Eid berre har 10. Fylkesarkivet vil i tida framover særleg prioritera dei kommunane som har få ferdige artiklar. Eit minimum av artiklar for kvar kommune vart i starten sett til mellom 30 og 50, og eit minimum på 30 ser det ut til at det skal lata seg gjera å få til. Nokre emne har Fylkesarkivet teke seg særleg av, slik som minnesteinar og bautasteinar. Alle minnesteinar som er sett opp til minne om hendingar frå Sogn og Fjordane fylke og til minne om personar frå fylket er forsøkt kartlagde. Nokre av desse minnesteinane står utanfor fylket, og nokre i andre land, t.d. på krigsgravstaden i London. Det er lagt ned eit stort og grundig arbeid i denne kartlegginga, og det vert stadig sett opp nye minnesteinar og minnesmerke, så ei oppdatering må heile tida finna stad. Gamle handels- og gjestgjevarstader er eit tema som Fylkesarkivet også har teke ansvaret for å skriva artiklar om. Etter kvart vil artiklar om alle kyrkjene i fylket vera på plass. Fylkesarkivet har fått lov til å bruka teksten i to nye bøker om kyrkjene i Sogn og Fjordane som utgangspunkt for desse artiklane. Det kan også nemnast at arkiva til alle kommunane i Sogn og Fjordane vil bli omtalt i kvar sin artikkel. STADNAMN Arbeidet med å samla inn stadnamn frå alle kommunane i fylket er stadig i gang. Til no er ein ferdig med innsamlinga i 13 av 26 kommunar. Stadnamna frå 12 av desse er ferdig digitaliserte på fylkeskartet. For Vik kommune sin del er innsamlinga ferdig, men stadnamna er enno ikkje digitaliserte. I Leikanger kommune er arbeidet med innsamling av stadnamn ikkje fullført, men her er det til no lagt inn over 1400 namn i stadnamnbasen og dei fleste er også digitaliserte. Det vert arbeidd med å få fullført innsamlingsarbeidet i Flora kommune, og det er planar om å koma i gang i Luster. For å få fram markeringane for stadnamna på kartet må ein zoome seg inn til ein skala på 1:50 000, men det er lurt å zoome seg endå lenger inn, for å få best mogleg inntrykk av kvar staden ligg. Kjem ein ned på skalaen 1:5000 får ein fram sjølve stadnamnet. Ved å klikka på markeringa av stadnamnet får ein fram ein del opplysningar om det aktuelle stadnamnet. >>> På framsida til Kulturhistorisk atlas og leksikon finn ein dei fleste av overskriftene som er omtala i artikkelen. Nede til høgre på sida ligg titlane på dei aller nyaste kulturminne-artiklane. I artikkelen om Landmarksteinen, som vart sett opp sommaren 1937 til minne om Johan Theodor Landmark ( ), kan ein lesa om flyttinga av steinen og den påfølgjande debatten om kor vidt han bør setjast tilbake der han opphavleg stod. 8 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#2002 9

6 STØLAR Som utgangspunkt for eit stølsleksikon har Fylkesarkivet brukt ei stølsregistrering frå 1930-åra, som Bondesamfunnsavdelinga ved Institutt for samanliknande kulturforsking i Oslo - Sætrar og Sæterbruk i Noreg stod bak. Her vart stølar som framleis var i bruk og stølar som for lengst var nedlagde tekne med. Men denne registreringa var langt frå komplett, så ein del lokal litteratur som stølsbøker og bygdebøker frå fylket har vore brukt i tillegg. I nokre av kystkommunane er det fare for at det framleis er manglar. Stølane har fått sine eigne markeringar på det digitale kartet. På same måte som markeringane for gardar og stadnamn vil ein få fram nærare opplysningar ved å klikka på desse på kartet. Nokre av stølane vert omtalte med eigne artiklar under Kulturminne/attraksjonar. I tillegg finn ein 94 artiklar om stølar i Gloppen kommune under overskrifta Tematurar. KOMMUNAR Under denne overskrifta vil det etter kvart koma artiklar om kvar kommune. Her vil geografisk plassering, kommunehistorikk, grenseendringar m.m. bli omtalt. Som illustrasjonar vil kommunevåpenet og eit bilete av administrasjonsstaden i kommunen bli brukt. STATISTIKK Tala frå fleire folketeljingar er tilgjengelege under denne overskrifta. Her er òg lagt inn resultatet frå folkerøystinga i 1905 om unionsoppløysinga. Ein av statistikkane tek føre seg dei geografiske måla på kommunane i Sogn og Fjordane. 10 Arkheion - 2#2002 Eit døme på at ein illustrasjon ikkje treng å vera eit fotografi er denne teikninga av Johannes Flintoe. Teikninga er brukt som illustrasjon til artikkelen om Kongevegen gjennom Galdane i Lærdal. OVERNATTING Som ei teneste til reisande som skal til fylket er det laga til eit oversyn over mange av overnattingsstadene i fylket. Det vil heilt sikkert finnast stader som ikkje er med, oversynet vart laga i 1999 og er ikkje oppdatert sidan.her kan ein søka seg fram til ei konkret verksemd eller få fram fleire alternativ i ein konkret kommune. Ein kan også søka på den typen overnattingsstad ein er ute etter. TRANSPORT Dette er ein link til ein database med informasjon om transporttilboda i Sogn og Fjordane. SIDEOVERSYN Sideoversynet inneheld nokolunde det same som ein kan lesa i denne artikkelen. Oversynet er ikkje oppdatert, men ein får eit inntrykk av kva ideane bak kvar av overskriftene er. LYD OG VIDEO Planen er at det her skal koma lydfiler med opptak av intervju med personar o.l., og videoopptak av ulike hendingar og personar. Dette er ikkje noko prioritert område innan Kurlturhistorisk atlas og leksikon. TEMATURAR Under overskrifta Tematurar finn ein tre ulike tema. Som nemnt under avsnittet om stølar, så ligg det her 94 artiklar om stølar i Gloppen kommune. Her er også kulturminne-artiklane som tek føre seg minnesteinar og bautasteinar lagt inn som eit eige tema. Det tredje temaet er boka Steinskuggar med tekst av Wilhelm Starheimsæter og bilete av Jens Hauge, begge frå Lærdal. Her er dikta til Starheimsæter kombinert med bileta til Hauge. Dikta er omsette til engelsk, så det er berre å klikka på Engelsk versjon for dei som vil. UTVIKLING Slik ser Kulturhistorisk atlas og leksikon ut i dag, men det vert arbeidd med å få til eit meir moderne og brukarvennleg system. Framsida til Kulturhistorisk atlas og leksikon er tenkt endra, tydelegare overskrifter og anna design vil bli utvikla. Kartet som er i bruk er for dårleg i høve til dei som ein finn på andre nettstader. Kulturminne-artiklane ligg for vanskeleg tilgjengeleg. Her må det utarbeidast andre søkemulegheiter. Ein del idear som ein hadde i starten av prosjektet vil bli erstatta av andre som har dukka opp under arbeidet med atlas/leksikonet. FOTO: STEINAR MARVIK ALF THORSEN: «K-kodar. Rettleiing og oppgåver» Tidlegare i haust utkom Alf Thorsens rettleiings- og oppgåvehefte for bruk av K-kodane. Med utgangspunkt i den etterkvart omfattande bruken av denne arkivnøkkelen er det vel eit mildt uttrykk å hevde at denne publikasjonen var etterlengta. Thorsen påpeikar også sjølv behovet med referanse til påbodet i arkivforskrifta om arkivnøklar og ein auka bruk av elektroniske sak-arkivsystem. Rettleiinga er i to delar ein teoridel som gjev bakgrunnskunnskap for klassering og arkivering, samt ein oppgåvedel med 120 oppgåver og løysingsframlegg. Den teoretiske framstillinga er praktisk utforma med konkrete døme og skjematiske illustrasjonar undervegs. Oppgåvedelen har endå til kopiar av brev og notat for å gjere øvinga mest mogeleg realistisk. Teoridelen er delt i fire emne. Første emne (kapittel 2) er av overordna karakter og omhandlar tre former for ordningsprinsipp - emnekodar, objektkodar og kronologisk arkivering, og dei mogelegheiter som finst for bruk av K-kodane i arkiv ordna etter slike prinsipp. Denne framgangsmåten gjev systematisk innføring i bruksmåtane for K-koden med ei forståing av at det er mogeleg å bruke nøkkelen også i andre arkiv enn sakarkivet. Kapittel 3 gjev ei forklaring på oppbygginga av nøkkelen og den hierarkiske strukturen kodane i mellom. Her er det også freista å gje ei forklaring på korleis ein skal fokusere på gjenstand for å definere emnet i t.d. ein sakstittel. Dette vil kunne være nyttig i mange tilfelle. Thorsen flyttar så fokus over på korleis ein skal klassere. I kapittel 4 får vi ei smørbrødliste på korleis gå fram når kode skal setjast. Dette fungerer svært bra. Vidare har kapittelet ei etterlengta prinsipiell drøfting av kva for saksområde som høyrer under kva for emne. Drøftinga er meir inngåande når det gjeld plassering av fagsaker naturleg nok i og med den sektorvise oppdelinga. Underteikna trur at mange arkivarar endeleg kan la slitne hjernevinningar få kvile etter å ha fått servert den overordna skilnaden på klassen A og B. Kapittel 5 representerer det fjerde og siste emnet i teoridelen og gjev tips om korleis dei som KOMMUNEFORLAGET 2002 IKA MØRE OG ROMSDAL IKS TEKST: JAN TORE H ELLE ikkje har nytta K-kodane eventuelt kan førebu ein overgang. Her finn vi m.a. eit altfor kort avsnitt om korleis arkivnøkkelen bør tilpassast den organisasjonen den skal nyttast i. Ein slik tilpassing gjeld ikkje berre ved overgang til K-kodar men kan anbefalast generelt for alle som nyttar kodane og særleg dei som nyttar dei i elektronisk journalar og fullelektroniske arkiv. Dessutan er ei slik tilpassing eit godt pedagogisk verkemiddel for å betre kunnskapen om kodane blant sakshandsamarane det skapar engasjement rundt utveljing av kodar og såleis kjennskap til innhaldet. Rettleiingsheftet har likevel klare manglar. Thorsen nemner den utstrekte bruken av sak-arkivsystem som grunnlag for å lage eit slikt rettleiingshefte, men utan å gjere greie for kva konsekvensar dette har for bruk av kodane og korleis ein i praksis skal gå fram for å løyse dei problema som oppstår. Faktum er at med sak-arkivsystem og fullelektronisk arkivering er K-kodane ikkje lenger eit framfinningssystem i manuelle register men eit emneregister for søk og registrering i database, og der ikkje berre eit fåtal arkivarar men heile organisasjonen skal finne ein einsarta måte å klassere. Dette krev både planlegging og disiplin, noko Thorsen burde tatt opp i eit breiare spekter enn berre å nemne mogelegheitane for saksdeling. Tilpasning til eigen organisasjon samt styring av kodebruken i sak-arkivsystemet kunne t.d. vere ein måte å løyse problemet. Ellers kunne underteikna i teoridelen tenkt seg ei nærare drøfting av tilhøvet mellom kode og sak. Mange ser ikkje at det her skal vere eit ein-til-mange-tilhøve. Vidare ei drøfting av problemstillinga kva er ei sak, - t.d. enkelt sak, samlesak og prosjekt. Heilskapsinntrykket er likevel at ei rettleiing som Thorsen her har levert er eit viktig middel til det som kan fortone seg som eit uendeleg prosjekt å lære sakshandsamarar å bruke K-kodar. Arkheion - 2#

7 IKA VEST-AGDER TEKST: KJETIL R EITHAUG 12 Arkheion - 2#2002 ARKIVLOKALER Arkivforskriften bestiller - men hva skal vi levere? Lov om arkiv skal sørge for at arkiver som har rettslig og historisk verdi blir bevart for samtid og ettertid. Da må vi ha regler som forteller oss hvordan vi skal produserer, bevare, kassere og oppbevare arkiver. Disse reglene gir arkivforskriften oss og vi skal som gode byråkrater legge til rette slik at våre medlemskommuner kan følge opp forskriften i sine organer. Noe av det mer håndfaste i arkivforskriften vi kan gripe tak i, er kravene til arkivlokaler. De blir brettet ut over flere sider i særtrykket, med tildels og tilsynelatende klare normer vi skal følge opp. Først og fremst er det greit å ta utgangspunkt i at forskriften krever at vi skal flytte inn i skikkelige og forskriftsmessige lokaler med det samme, for eksempel hvis vi bygger nytt eller flytter. Vi kan også fortsette å oppbevare arkivene våre i lokaler med mangler og utbedre med en tidsfrist på fem til ti år. Vi skulle først rapportere om situasjonen i organet. Vi begynte da med å finne ut hva som er et arkivrom. Forskriften sier at det er rom der det oppbevares arkiver over lengre tid. Ivar Fonnes sier i sin bok at dette ikke nødvendigvis gjelder plassering av arkivmateriale på saksbehandlers kontor i forbindelse med saksbehandling. Vi sier altså rom der det er meningen at materialet skal ligge over lengre tid. Dette betyr altså kontor/arkivpersonalets rom. Det kan være det samme som for eksempel forværelset til rådmannen eller rektors forværelse på en skole. Greit. Materiale som befinner seg på slike steder skal kun være dagligarkiv derfor skal vi undersøke om dette rommet tilfredsstiller de "laveste" kravene til arkivlokaler. Vi går fort forbi paragrafen om utforming og dimensjonering av lokalene, for det er ofte greie saker når det gjelder dagligarkiv. Videre er kravet om fast tilsyn og renhold også ganske kurant når det gjelder dagligarkivene. Det skaper heller ikke stort hodebry når vi kommer til nødvendig bruk av vann i rommet der vi har dagligarkivene. Vi trenger ikke innlagt vann her gjør vi vel? Kaffen kan vi koke andre steder. Det første som virkelig skaper spenning i tolkningsmulighetene, bokstavelig talt, er passusen om at det ikke skal være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalene. På forværelset vårt er det kopimaskiner, skrivere og en rekke datamaskiner. Er det nødvendig for virksomheten i arkivlokalet? Disse er nødvendige for driften av forværelset, men ikke for arkivlokalet. Vi lar tvilen komme oss selv til gode og sier det er greit. De virkelige vanskelige tingene å bedømme kommer vi til når vi skal se på paragrafen som behandler brannspredning fra andre rom. Der heter det at kontorrom, der det oppbevares arkiver, skal være separate enheter eller brannceller. Hvordan skal vi lese dette da? Jo, er arkivrommet ditt et åpent forværelse mot for eksempel en gang eller trapp, kanskje skilt av med en glassvegg, er det ingen separat branncelle. Er rommet ditt en del av en etasje der rommene er skilt fra hverandre med gipsvegger, kunne det for så vidt vært en ganske god løsning fordi gips er vanskelig å få fyr på. Problemet er at dette sjeldent, eller helst aldri, vil være betegnet som en separat branncelle. Det er altså ikke godt nok. Du kan jo prøve deg med å si at for eksempel halve etasjen er en branncelle og at kontorrommet er en del av denne. Da har vi fått til svar fra ansvarlig hold at arkivrommet skal være en separat branncelle og at denne halve etasjen da ville måtte defineres som arkivlokale. Kanskje det FOTOS: STEINAR MARVIK kunne vært greit, men da slår de andre kravene til arkivlokaler inn, med for eksempel tilgangsregler, bruk av vann og nødvendig elektrisk utstyr og ingen el-sentral med strømmåler eller sikringer. Alle saksbehandlere som har kontor i samme branncelle som arkivlokalet, eller de som bare er på besøk hos en dem i denne cellen, må være gitt tilgangsrett til arkivlokalet. Det vil kanskje ha innvirking på sikkerheten til arkivmaterialet? Svaret er jo egentlig da at du må flytte arkivet eller bygge om. Eller er det det? Når vi spør arkivverket får vi til svar at det er tilstrekkelig at lokalet er en enhet og at alle bygningsdelene tilfredsstiller brannsikringskravene i arkivforskriften. Det bør ikke legges avgjørende vekt på branncellebegrepet. Enhet - Branncelle 1-0. Er det kanskje unødvendig å nevne "branncelle" i forskriften? Bortsettingsarkiver skal plasseres i spesialrom for arkiv, med de ekstra strenge kravene som gjelder der. Dette gjelder ikke dersom arkivene er i hyppig bruk. Hva ligger det i dét da? Vi har spurt og fått svar. Har du behov for å gå i disse arkivene én gang hver uke, eller oftere, så er det hyppig bruk. Det er greit å få satt en grense. Dagligarkivene skal altså oppbevares i rom som kan klassifiseres som REI 30. Vi har fått henvendelser fra ansvarlige for utbedring av et skolebygg. Han sa at det ikke var direkte uforståelig med denne "R" i kravet, men at det i det minste var uvanlig. Vi tok derfor kontakt med arkivverket og fikk vite at de hadde forståelse for en slik uttalelse. Vi fikk derfor beskjed om ikke å ta hensyn til "R", men legge vekten på den siste delen "EI30". "Javel-ja" sa vi. Vi har fått et annet spørsmål som vi anser som betimelig. Hvorfor det bare er bortsettingsarkiv de små arkivorganene kan plasserer i brannskap, i stedet for å bygge bortsettingsrom? Kan vi ikke gjøre det samme med dagligarkiv? Spørsmålet er besvart av ansvarlig myndighet og svaret er "Du kan søke Riksarkivaren om tillatelse ". Søk om å få plassere dagligarkivet i skap som tilfredsstiller kravene "EI60" (eller mer), og du vil kanskje få lov til det. Det blir understreket at brannskapet bare avhjelper arkivforskriftens krav til brannsikkerhet. Det høres fint ut. Et av problemen med dette er at det ennå ikke finnes arkivskap som er klassifisert etter den nye europeiske standarden som stiller krav i form av EI 60 og EI 90 og så videre. Det finnes skap som er klassifisert etter koreanske standarder, etter nordamerikanske, en rekke andre standarder og etter den nordiske NT-FIRE 017. Hva gjør vi da? Kjøper vi skap som er klassifisert til for eksempel 90P etter den nordiske standarden? Kanskje, men den standarden som arkivforskriften setter opp som krav, er strengere enn denne. Skal vi vente med å kjøpe inn skap? Kanskje det, men vi vet ennå ikke om det kommer skap som blir klassifisert etter den nye europeiske standarden så da venter vi kanskje forgjeves? Er dét bra for arkivmaterialet? Det hadde vært en fordel om det ble stilt realistiske krav til oss når vi prøver å gjøre vårt beste for å følge opp. Overgangsordninger og tid til å fikse rommene har du fått. Du må bare ikke tro at det vil være bedre å flytte arkivmaterialet ditt fra et dårlig arkivlokale til et litt bedre et. Et som ikke strider mot forskriften på fullt så mange punkter som det opprinnelige arkivlokalet ditt. Flytter du materialet skal det være til et perfekt lokale. Det hjelper ikke at erstatningen er bedre enn det opprinnelige. Er det til det beste for arkivmaterialet da? Tvilsomt. En siste ting som ikke nødvendigvis er et problem som skyldes forskriften eller offisiell tolkning av den. Har du også glemt å rapportere inn til arkivverket kvaliteten på rommet der serveren din står, den som du har sak-arkivsystemet ditt på og kanskje en del av fagsystemene dine også? Her blir det jo også oppbevart arkivmateriale over tid og er derfor også arkivlokaler. De skal være av samme kvalitet som andre arkivlokaler. Det kan vi kanskje ordne. En festlig liten nøtt triller forbi på bordet ditt dersom dere har satt driftingen av servere og programmer bort til et privat firma. Knekk den! Ganske lett å knekke, men med en rar lukt: det er ditt ansvar å påse at tjenesteleverandøren sitt lokale er godt nok! Arkheion - 2#

8 IKA KONGSBERG TEKST OG FOTO: TORLEIF L IND "Den offisielle stillingstittelen er arkivansvarlig, en stilling jeg har hatt siden august Før dette jobbet jeg på forværelset til rådmann i en mer tradisjonell sekretærstilling. Også den gang hadde jeg ansvaret for sentraladministrasjonens arkiv, men arkivarbeidet var, som en følge av en mangeårig tradisjon, et nedprioritert område. Arkivarbeidet ble slik mange har opplevd, et venstrehåndsarbeid" Hva var det som skjedde som endret denne situasjonen? Høsten 1999 skulle Nedre Eiker kommune gjennom en stor administrativ omstilling. I forkant av denne omstillingen så ledelsen behovet for en mer sentral ledelse av arkivvirksomheten i kommunen. I denne situasjonen ble jeg ansatt som arkivansvarlig for hele kommunen. Dette var første gang Nedre Eiker hadde en stilling som bare var forbeholdt arkivarbeid, noe som i seg selv bør sees på som en viktig hendelse i kommunens administrasjonshistorie. Samtidig som dette skjedde ble det formulert et mandat som ga arkivansvarlig i oppdrag å utarbeide en arkivplan for kommunen. Arkivansvarlig i Nedre Eiker kommune Gunn Johansen er arkivleder i Nedre Eiker kommune i Buskerud. Nedre Eiker er en forholdsvis stor kommune med ca innbyggere. Kommunen budsjetterte med 723 årsverk i Arkivloven var en medvirkende årsak til at kommunen gjorde disse vedtakene, samtidig var det viktig for oss som jobbet med arkiv at loven kom, særlig med tanke på at vi nå så at det vi holdt på med var riktig. Var Nedre Eiker kommune medlem av IKA Kongsberg på denne tiden? Nei. Jeg fikk tilfeldig kjennskap til IKA og brukte noe tid på å sette meg inn i hva slags virksomhet dette var. Etter en del intern diskusjon i kommunen ble det vedtatt at Nedre Eiker kommune skulle melde seg inn i IKA fra 1. januar En viktig faktor i denne sammenhengen var erkjennelsen av at fagfeltet og ansvarsområdene ble så omfattende at det ville bli umulig å klare jobben helt på egen hånd. En annen viktig faktor var den muligheten et IKA-medlemskap gir til kontakt med andre kommuners arkivtjenester. Arkivplanen til Nedre Eiker ligger jo hos ledergruppa til godkjenning. Kan du si noe om det arbeidet som er gjort for å få denne planen utarbeidet? Arkivplanarbeidet startet opp for ca. 1 år siden. Vi satte ned en forholdsvis bred gruppe bestående av arkivforum, ITleder, leder for helse, en saksbehandler fra teknisk og en representant fra IKA Kongsberg. Arbeidet begynte med at gruppa tok stilling til arkivorganiseringa i kommunen. Vi kom forholdsvis raskt fram til at vi ville anbefale en full sentralisering av kommunens samlede arkivvirksomhet. Denne avgjørelsen var viktig for meg som arkivansvarlig, og bestemte i stor grad også formen på resten av arkivplanen. Som prosjektleder er det jeg som har ført arkivplanen i pennen, men jeg har ikke vært redd for å gi arkivplangruppas medlemmer arbeidsoppgaver underveis, så vi kan i høyeste grad si at resultatet er arkivplangruppas verk. Dette har nok vært viktig både for selve utarbeidelsen av planen og for de enkeltes følelse av tilknytning til arbeidet. Den jobben som nå er gjort og som har ført nivået på arkivtjenesten i kommunen opp på dagens nivå må ha hatt innvirkning på de andre ansattes arbeidshverdag. Hvordan har dere fått gjennomført disse endringene. I utgangspunktet hadde vi mange saksbehandlere med svært lite arkivfaglig kunnskap. Saksbehandlerne har imidler- tid vist seg lærevillige, og til tross for en del skepsis i starten har disse problemene blitt mindre etter hvert som saksbehandlerne har sett at endringene i hver enkelts arbeidsrutiner har ført til et bedre og mer oversiktlig dokumentasjonssystem. Nå får vi daglig besøk av saksbehandlere som kommer for å få råd eller instruksjon i forhold til konkrete arkivfaglige spørsmål. Innsatsen til kommunens arkivforum har vært av uvurderlig verdi i denne prosessen. Arkivforumet fant ut at en samordning av rutinene for arkivarbeidet rundt på de forskjellige enhetene var nødvendig, og uten denne samordningen og den felles plattformen vi da fikk ville endringene i beste fall være svært vanskelige å gjennomføre. Situasjonen i Nedre Eiker kommune ser ganske lys ut, både med tanke på den utviklingen som har funnet sted og med tanke på de forandringer som er forestående. Hva vil du si er den viktigste suksessfaktoren for det dere har oppnådd? Opplæring og informasjon ut i alle ledd i organisasjonen er uten tvil den viktigste, men kanskje også den mest tålmodighetskrevende faktoren. Effekten av å gjøre en grundig og god innsats på dette området er det nesten ikke mulig å overvurdere. I tillegg har arkivansvarlig et meget godt samarbeid med IT, noe som er en forutsetning for at ting skal gå så knirkefritt som mulig. Dette samarbeidet er ikke formalisert, og derfor kan man se på det som noe personavhengig. Personavhengigheten er selvfølgelig ikke ønskelig i utgangspunktet, og vi bør vel kanskje se på om det går an å formalisere samarbeidet noe mer. Hva vil du si er de største utfordringene framover? Målsetningen, som også arkivplanen for kommunen er bygget opp rundt, er full sentralisering av arkivtjenesten i nye og mer egnede lokaler. Samtidig må kommunen få orden på depotspørsmålet. Når det gjelder omlegging til fullelektronisk arkiv ser vi for oss at dette ligger noe fram i tid, men bare arkivorganiseringen og de nye rutinene er på plass og fungerer, så vil alt ligge til rette for å begynne planleggingen av en slik omlegging. Dette kommer til å bli et veldig spennende arbeid. En av de største utfordringene i denne sammenheng vil kanskje bli den omstillingen saksbehandlerne må gjennom. Pr i dag bruker jeg mye tid på forefallende arkivarbeid, en situasjon som langt fra er ideell i forhold til de oppgavene en arkivleder bør ha tid til å utføre. Jeg har forhåpninger om at denne situasjonen vil bedre seg når kommunen innfører sentralarkiv: Da vil vi kunne få til et rotasjonssystem som kan frigjøre mye av den tiden jeg i dag bruker til forefallende arbeid. Jeg vil likevel, jevnlig og ganske ofte, utføre noe forefallende arbeid for på den måten å holde den grunnleggende kontakten med faget. En arkivleders egenskaper er ikke bare avhengig av lederegenskapene, men er og avhengig av at vedkommende kan mye om det fagfeltet hun eller han er satt til å lede. INTERVJUET: Navn: Gunn Johansen Kommune: Nedre Eiker Fylke: Buskerud Innbyggertall: ca Antall årsverk: 723 GUNN JOHANSEN 14 Arkheion -21#2002 Arkheion - 2#

9 KURSTORGET FØLGENDE KURS KAN TILBYS: SMÅSTOFF IKA KONGSBERG Årets kursuke 2003 er lagt til februar. De fem dagene vil inneholde kurs om: Personsensitivt materiale, K-koder, Ordning av arkiver før deponering, Elektronisk postjournal og Webbasert arkivplan. Vi har en rekke faste kurs som kommunene kan bestille, men vi ønsker at kommunene selv vil formulere sine behov. Ta derfor kontakt med oss når det er behov for kursing innen arkivfaget. AUST-AGDER-ARKIVET Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestilling fra medlemskommunene og vil vanligvis kjøres i kommunen som bestiller kurset. I noen grad samarbeider medlemskommunene om felles kurs: Arkiv grunnkurs - 2 dager, kurs avholdes på Harebakken, Arendal 10.og 11 april 2002 Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses den enkelte kommunes behov og ønsker) Arkivnøkkel-kurs, K-koder 1 dag Arkivplankurs, 1 2 dager Arkivkurs for saksbehandlere 4 timer Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4 om edb-baserte arkiv og registre 1 dag Avlevering av konsesjonspliktige personregistre som er ute av aktivt bruk 4 timer IKA VEST-AGDER K-kodekurs (1 dag) Grunnkurs Periodisering av arkiv og sanering av databaser Arkivplankurs Arkivbegrensing (og kassasjon) Arkivlederkurs Arkivloven med forskrifter IKA ROGALAND 1. Grunnkurs IV Bevaring, arkivbegrensning og kassasjon den 27. november 2. Spesialkurs: Depot katalogisering, listeføring og tilgang den 5. november. Kurstilbudet for 2003 vil bli laget tidlig på nyåret. IKA HORDALAND Kurs om arkivforskrifta (ein dag) Kurs i arkivplanlegging (ein dag) Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar) Bevaring og kassasjon (1 dag med oppfølging) Kurs i periodisering av arkiv (ein dag) Arkivkurs for saksbehandlarar Arkivkurs for grunnskulen (ein dag) Arkivkurs for barnehagen (ein dag) IKA MØRE OG ROMSDAL IKS K-kodekurs Arkivavgrensing- og kassasjon Arkivplankurs IKA TRØNDELAG IKS Grunnkurs (1 dag) K-kodekurs (1 dag) Lover som styrer arkivarbeidet Arkivplankurs Bevaring- og kassasjon Arkivkurs for skoler- og barnehager Arkivkurs for helse- og sosial Noark-4 (elektronisk arkiv) Periodedeling/avlevering til depot IKA TROMS Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i kommunen Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes i kommunen Periodisering og bortsetting (1 dag), holdes i kommunen for et begrenset antall deltakere Arkivloven og arkivforskriften (1 dag) Behandling av personalarkiv (1 dag) Innsyn og tilgjengelighet - kommunale arkiv (1 dag) Behandling av personregistre (1 dag) Arkivkurs for skoler og barnehager (1 dag) Orientering om arkivplanlegging (1 time) Hospitering under ordningsarbeid (1-3 dager), hos IKAT Ellers arrangeres kurs/veiledninger i ulike emner for enkeltkommuner og sektorer etter nærmere avtale (for eksempel behandling av prosjektarkiv og andre spesialarkiver). IKA FINNMARK Grunnkurs i Arkiv (2 dager) Ellers tilbys kurs/veiledning av kortere varighet på forespørsel KURSTORGET 16 Arkheion - 2#2002 Arkheion AVISUTKLIPP FRA STAVANGER AFTENBLAD OG JÆRBLADET: I forbindelse med at Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) i disse dager holder på å etablere en arkivdepot-tjeneste for sine medlemskommuner har vi sakset dette fra Stavanger Aftenblad og Jærbladet. SIGVE ESPELAND KLIPP FRA LAAGENDALSPOSTEN: Fire ganger har Statsarkivar Nils Johan Stoa henvendt seg til kommunen for å få klarhet i kommunale arkivrutiner. Kongsberg er den eneste kommunen i Buskerud, Telemark og Vestfold som ikke har kartlagt og rapportert om sine arkivlokaler slik forskriften krever, sier Stoa til Laagendalsposten. Rådmannen i Kongsberg kommune sier at henvendelsene dessverre er blitt forlagt i arkivet, men at kommunen nå vil svare. - 2#

10 ARKIV I NORDLAND TEKST: SVEIN F YGLE MARMOR OG MENNESKESKJEBNER INNLEDNING I september 2002 ga jeg ut boka "Marmor og menneskeskjebner. Rønvik sykehus i det 20. århundret". Boka tar for seg historien til Rønvik sindssygeasyl - senere Rønvik sykehus og Nordland psykiatriske sykehus - fra byggestarten i 1895 til Sykehuset ligger i Bodø kommune. Boka baserer seg i stor grad på arkivmateriale fra byggingen av asylet og fra driften av institusjonen. Dette materialet ordnet og katalogiserte jeg i perioden september 1986 til juni På dette tidspunkt var jeg leder for Nordlandsarkivet, som altså er en av forløperne til dagens Arkiv i Nordland. Stoffet fasinerte meg. I 1988 tilbød jeg meg å skrive asylets/sykehusets historie fram til 1980-årene. Et par år senere leverte jeg et omfangsrikt manus. Ledelsen ved sykehuset ville da ikke trykke manus, men vente til sykehuset fylte 100 år, altså i For et par år siden ble jeg bedt om å fullføre oppdraget, altså skrive en bok til 100-års jubileet. I det følgende skal jeg gi en forkortet versjon av sykehusets historie fra 1902 til I denne perioden var asylet/sykehuset eid av staten. TREKK FRA PSYKIATRIENS ELDSTE HISTORIE Psykiatriens eller sinnslidelsens historie er dyster. Det er en historie om menneskelig fornedrelse, tortur, vold, lenker og båldød. Frem til 1800 ble psykiske lidelser forklart som påvirkning fra guder og demoner. På slutten av 1700-tallet og utover 1800-tallet fikk opplysningstidens humanitære ideer og den franske revolusjon i 1789, stor betydning for de sinnssykes stilling. Det medisinske syn trengte gjennom. Som andre syke skulle også de sinnssyke ha medisinsk behandling. I Norge ble det første statsasyl, Gaustad, åpnet i Etter hvert ble det reist en rekke asyl rundt om i landet. Målet med behandlingen var helbredelse, men i virkeligheten ble asylene gedigne oppbevaringsanstalter. Siste halvdel av 1800-tallet var preget av pessimisme og stagnasjon. RØNVIK ASYL/RØNVIK SYKEHUS VERDENS NORDLIGSTE ASYL - FORSPILL OG ANLEGGSPERIODE Siden 1872 hadde Rotvoll ved Trondheim vært det eneste asyl for det nordenfjeldske. Riktig nok oppholdt det seg en del pasienter fra Nordland, Troms og Finnmark i Gaustad asyl, men likevel var behovet for behandlingsplasser langt større enn tilbudet. Følgen var at svært mange søknader om asylplass ble avslått. I tillegg var den lange og besværlige transporten fra de nordligste fylker til Rotvoll asyl svært uheldig og belastende i lengden. De ansvarlige myndigheter forstod etter hvert at staten måtte inn med midler for å få bygget et nytt statsasyl i Nordland eller Troms. Etter en lengre lokaliseringsstrid mellom Bodø og Harstad vedtok Stortinget sommeren 1894 at det skulle bygges et sinnssykeasyl for Nord-Norge i Bodø. Av alle ting var det de klimatiske forholdene i Bodø som gjorde utslaget! Selve byggearbeidet ble satt i gang høsten 1895 og tok vel sju år. Oppgaven var formidabel og kom til å by på mange vanskeligheter og utfordringer, både praktiske og klimatiske. Flere dekar skulle bebygges med bygninger i marmor, tegl, granitt og tre. Det største gårdsbruk nord for Dovre skulle reises. En hestesporbane for frakting av bygningsmaterialer fra lossestedet nede i Bodø havn og til byggeplassen ble anlagt. Gråstein til fyllinger og grunnmur ble hentet fra et steinbrudd i nærheten, mens marmor ble fraktet fra Leivset ved Fauske. Som bygningsløsning valgte man bygninger i sluttet firkant med korridorsystem og innebygde forbindelsesganger - altså et bygg som var tilpasset det barske nordnorske klima. Rønvik asyl er et symmetrisk anlegg med like avdelinger, én fløy for kvinner, én for menn, og er anlagt etter tyske forbilder. Asylet stod ferdig i 1902, og er tegnet av arkitekt Lars Solberg, Trondheim. Anlegget var og er av høy arkitektonisk kvalitet. Dette er en av de aller første - og beste - eksempler på bruk av råkopp (grovt tilhogget marmor) i Norge. Stilmessig er anlegget sveitserstil med jugend-detaljer. Det skal her også anføres at en egen kraftstasjon sørget for elektrisk belysning for asylet. Byens befolkning måtte vente hele 5-6 år på samme gode. I mørke høst- og vinterkvelder lå asylet og skinte og funklet som et "Soria Moria slott". Vi vil tro det var et imponerende skue. PERIODEN ET MODERNE OG VELDREVET ASYL Den 22. september 1902 kunne Rønvik sindssygeasyl åpne sine dører, i første omgang for pasienter med hjemstavn Nord-Norge som hadde hatt tilholdssted ved asyler sør i landet. Asylet var planlagt for 230 pasienter, men fikk raskt et stort overbelegg av kronisk syke. Asylet praktiserte "åpen-dørsystemet", som var den rådende ideologi innen norsk psykiatri rundt Asylet skulle være en medisinsk anstalt, et sinnssykeasyl, ikke et fengsel.behandlingsmetodene var få og lite effektive, og hadde mest karakter av beroligende sovemedisin. I de første årene bestod behandlingen i arbeidsterapi, moralsk påvirkning, medisiner (brom, kloral, opium og lignende). En tid etter at sykehuset ble åpnet kom en ny gruppe medikamenter, barbituratene (beroligende midler), men heller ikke disse hadde noen helbredende virkning. Følgelig var det mye uro og bråk på avdelingene. I 1909 ble en pleier knivstukket og drept av en pasient som hadde klart å lure med seg en kniv fra arbeidsstua. Schizofreni dominerte blant sinnslidelsene og arv ble tillagt stor betydning som årsak til sinnslidelse. Oppbyggingen av den første privat- eller familiepleie i noen av nabokommunene bidro til en viss avlastning for det overfylte asylet. Pleierne eller vokterne levde under harde arbeidsvilkår nesten uten privatliv. De sov dels sammen med pasientene, dels på egne to- og tremannsrom. Disse værelsene lå inne på avdelingene, også de mest urolige, hvor personalet følgelig ofte var utsatt for forstyrrende uro fra de syke. Til asylet hørte et etter nordnorsk målestokk stort gårdsbruk. Arbeidsterapi på gårdsbruket, med jord og dyr, skulle bidra til å skape balanse i splittede sinn, samtidig som disiplin skulle virke moralsk oppbyggende. Gårdsbruket leverte mat til asylets husholdning, men slet med urealistiske krav fra staten om en lønnsom drift. PERIODEN TRENGSELSTIDER OG MEDISINSKE NYVINNINGER En enorm asylnød i Nord-Norge førte til et stort overbelegg ved Rønvik asyl i mellomkrigsårene. Ved ombygging og andre organisatoriske endringer bedret forholdene seg midlertidig. I 1920-årene ble det eksperimentert med nye somatiske og medikamentelle behandlingsformer som innebar flere skuffelser enn forhåpninger. I 1934 ble det opprettet en privatforpleining tilknyttet Rønvik asyl. Rønvik sindssygeasyl, tidlig 1900-tall I 1937 var det utplassert 70 pasienter på gårder i Bodø og Bodin. Regulativet for privatpleien satte strenge krav til forpleierne. Mot slutten av denne perioden tok asylet i bruk aktive behandlingsmetoder. Gjennom krampebehandling og senere sjokkbehandling lyktes man i å øke sirkulasjonen av pasienter ved asylet. I slutten av 1920-årene gikk asylet over til elektrisk oppvarming, hvilket var et stort fremskritt. Asylets gårdsbruk var under hardt press fra staten og truet av nedlegging, men ble reddet blant annet ved stor innsats fra sterke og uredde direktører. Kommunal fattigdom og lave budsjett rammet i det hele tatt driften ved asylet sterkt. Forholdene for pleierne bedret seg mot slutten av perioden. Det ble innført forkortet arbeidstid og arbeidervernlovens bestemmelser ble gjort gjeldende. KRIG OG EVAKUERING Rønvik asyl kom forholdsvis uskadet fra det tyske bombeangrepet våren 1940 og som la store deler av Bodø by i ruiner. Som en følge herav kom asylet og det administrative apparatet her til å spille en stor rolle for byens befolkning, både hva medisinsk behandling og matforsyninger angår. Men i løpet >>> 18 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#

11 >>> av 1942 og 1943 ble nesten hele institusjonen rekvirert til tyske militære formål. Mesteparten av pasientbelegget ble gjennom de to - tre første månedene av 1942 evakuert med hurtigrute og jernbane til asyler sørpå. Tyskerne raserte i løpet av krigsårene bygningsmasse, jord og skog. gå for langt i forsøkene på å forandre uønsket adferd. Følelseslivet hos lobotomerte pasienter ble ofte forflatet og avstumpet i en slik grad at det var til plage for både pasienten og omgivelsene. Dødeligheten etter inngrepet var stor. PERIODEN GJENOPPBYGGING OG MODERNISERING Det var et trøstesløst syn som møtte adm. overlege Gunnar Rohde Moe og hans medarbeidere etter at tyskerne hadde kapitulert våren Bygningsmassen var fullstendig rasert innvendig og ubrukelig til sitt formål. Overlegen karakteriserte asylet som en "marmorsarkofag". Det nyttet ikke å flikke på skadene. Rohde Moe fikk de bevilgende myndigheter med på en radikal ombygging av sykehuset. Arbeidet på gikk i to etapper - fra 1946 til 1952 og fra 1953 til I den siste perioden ble det oppført to nye pasientbygg mot vest og øst. I 1948 ble det åpnet en klinikkavdeling for pasienter med " lettere psykiske lidelser". Den var integrert i sykehuset for øvrig. Denne perioden representerer høydepunktet for den somatiske behandling - med bruk av elektrosjokk og lobotomi (psykokirurgi). Lobotomi er et dobbeltsidig inngrep i hjernens pannelapper i den hensikt å avskjære de nervebanene som man antok var sete for pasientens forstyrrelser. Gaustad sykehus utførte den første lobotomi i Norden i Til sammen 43 pasienter ble lobotomert på Rønvik sykehus mellom 1950 og Mellom 1941 og 1959 antar man det ble utført ca lobotomier ved norske psykiatriske sykehus. Metoden er blitt sterkt kritisert. Dette var å I siste halvdel av 1950-årene ble antipsykotisk medisin - nevroleptika tatt i bruk, blant annet ved Rønvik sykehus. De nye medikamentene innledet en revolusjon, særlig i behandlingen av pasienter med schizofreni og en del andre psykoser. Det skal likevel ikke underslås at medikamentene hadde store bivirkninger for pasientene. Videre tok sykehuset i bruk nye terapilokaler. Sosialkurator og psykolog gjorde sitt inntog på Rønvik sykehus og Statens spesialskole i psykiatrisk sykepleie åpnet i De nyutdannede sykepleierne representerte et nytt og mer humant syn på behandling av psykiatriske pasienter. AVSLUTNING Første januar 1962 ble Rønvik sykehus overført fra staten til Nordland fylke, som også ble sykehusets ansvarsområde. Dette var en følge av at Åsgård psykiatriske sykehus i Tromsø stod ferdig i 1961 og kunne overta ansvaret for Troms og Finnmark. Fra 1962 var Rønvik sykehus det psykiatriske sentralsykehuset for Nordland fylke. Sykehuset skiftet i 1982 til navnet Nordland psykiatriske sykehus. Fra 2002 er sykehuset igjen kommet under statlig eierskap, organisert som foretak under navnet Nordlandssykehuset Bodø - avdeling psykiatri. Øverst: Fra luftegården, mannssiden, tidlig 1900-tall. Foto: NPS bildesamling Nederst: Aktivitet i korridor på kvinnesiden. Pasienter arbeider med dun, tidlig 1900-tall. Foto: NPS bildesamling Rønvik asyl ble i løpet av rekvirert til tyske militære formål. Kraftstasjonen forsynte asylet med lys. Byens befolkning Lobotomiinngrep foretatt på Rønvik sykehus. Asylets gårdsbruk. I forgrunnen hestesporbanen fra anleggsperioden, tidlig 1900-tall. Foto i Knut Støres eie måtte vente i hele 5-6 år på samme gode, tidlig 1900-tall. Slike operasjoner ble første gang utført her i Foto: NPS bildesamling Foto: NPS bildesamling Foto: NPS bildesamling 20 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#

12 AUST-AGDER-ARKIVET TEKST: BERIT S TIE HVA VIL DU FINNE I «PERSONALMAPPEN DIN»? Som kommunalt/fylkeskommunalt ansatt er "personalmappen din" en del av personalarkivet, en arkivserie tilhørende det totale kommunearkivet. Kommunearkiv er offentlig arkiv. Offentlige arkiv er underlagt arkivloven m/forskrifter. Rutiner og retningslinjer for opprettelse og vedlikehold av en personalmappe må derfor følge dette lovverket. Men er personalarkivet offentlig? Nei, det er også andre lover og forskrifter som berører personalarkivet; offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven og arbeidsmiljøloven og i noen grad særlovgivningen (sistnevnte kommer vi ikke inn på i den artikkelen). NÅR ETABLERES PERSONALMAPPE? Forut for etablering av personalmappe har det foregått en ansettelsessak. Det vil si forberedende korrespondanse som: vedtak om opprettelse av stilling eventuelt korrespondanse med konsulentfirma utlysing av stilling enkel søkerliste kopi av bekreftelse på mottatt søknad utvidet søkerliste kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser uttalelser fra fagforeninger og eventuelt andre innkalling til intervju eventuelle notater/referat fra intervjuer eventuelt konsulentfirmaets vurderinger innstilling med forslag til vedtak vedtak tilbud om stillingen til den ansatte bekreftelse/avslag ansettelsesbrev Dokumenter som nevnt ovenfor vil vanligvis være en del av saksarkivet. Personalmappe opprettes først når bekreftelse på tilbud om stilling er mottatt og ansettelsesbrev er skrevet. Arkivloven m/forskrifter, forvaltningsloven og offentlighetslovens bestemmelser om journalføring, offentlighet og innsyn. JOURNALFØRINGSPLIKTEN I følge arkivforskriftenes 2-6 skal alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetslovens 2- og 3 må regnes som saksdokumenter, og som er gjenstand for behandling og har verdi som dokumentasjon, føres i journal. Vi kan dermed slå fast at søkere til stillinger i offentlige organ skal journalføres. KAN SØKNADER TIL STILLINGER UNNTAS OFFENTLIGHET? 6, pkt 4 i offentlighetsloven forteller oss at dokumenter i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste kan unntas offentlighet. Journalføringsplikten er imidlertid ufravikelig. Dersom et dokument kan unntas fra offentlighet i hht offentlighetslovens 5 og 6 skal dokumentet føres i journal på en måte som ikke røper opplysninger underlagt taushetsplikt. Hvis det ikke er mulig å registrere dokumentet uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt, eller som allmennheten ikke kan kreve, kan det brukes nøytrale kjennetegn, utelatinger eller overstryking på den kopien eller utskriften av journalen som allmennheten har krav på innsyn i, arkivforskriftenes 2-7. Unntak i hht 6, pkt 4 i offentlighetsloven gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Du har altså nå rett til å få holde din søknad til en offentlig stilling unntatt fra offentlighet. PARTERS RETT TIL INNSYN I ANSETTELSESAK Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning slår fast at part i ansettelsesak har rett til innsyn i : utvidet søkerliste ( 2) om opplysninger om seg selv ( 3) rett til å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder andre søkere ( 4) til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva parten selv har sagt i intervju eller annen samtale ( 5) og har til sist rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstillt til stillingen og den rekkefølgen de er innstillt i ( 6). Vi kan dermed slå fast at aviser/journalister og allmennheten for øvrig ikke har rett til innsyn i utvidet søkerliste. Søkere har rett til å holde "sitt navn" unntatt fra søkerlisten, men er du part i saken har du nær sagt " fulle rettigheter" til innsyn. PERSONALMAPPE OPPRETTES ETTER AT TILSETTING ER FORETATT Søknad med attester, ansettelsesvedtak, kopi av ansettelsesbrev og bekreftelse overflytts nå til personalmappen (husk å revidere opplysningene i arkivkodefeltet i journalføringssystemet). I tillegg arkiveres følgende dokumenter i personalmappen: arbeidskontrakt med fornyelser (engasjement) innmelding i trygdekasse fastsetting av ansiennitet og lønn enkeltvedtak om lønns opprykk og lignende kursbevis/vitnemål fra kompetansegivende kurs og etterutdanning saker om lengre permisjoner skriftlige advarsler/ disiplinærtiltak oppsigelse (inkludert eventuell korrespondanse) attest/sluttattest utmelding av trygdekasse Dokumenter som ikke arkiveres i personalmappen: innstilling i ansettelsesak (denne vil kunne inneholde vurderinger av også andre personer) egenmeldinger og sykemeldinger overtidslister, fleximeterlister og lignende av kortvarig interesse kopi av lønnsslipp De to sistnevnte hører hjemme i ringperm. PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Personalmappen er som sagt en del av personalarkivet. Personalarkivet er et personregister. Vi må derfor se på hva personopplysningsloven sier om personalarkiv. Personopplysningslovens har som formål å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Personopplysninger skal behandles i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, 2 pkt 8 i loven definerer følgende opplysninger som sensitive: rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbar handling helseforhold seksuelle forhold medlemsskap i fagforeninger 31 og 33 i loven pålegger å sende henholdsvis melding og konsesjonsøknad til Datatilsynet for opprettelse av personregistre med sensitive opplysninger. I kap. 7, III Behandlinger som er unntatt fra konsesjonsplikt og meldeplikt, heter det i 7.16: Personellregistre m.v.: Arbeidsgivers behandling av personopplysninger om nåværende eller tidligere ansatte, personale, representanter, innleid arbeidskraft samt søkere til en stilling, er unntatt fra konsesjonsplikten etter personopplysningslovens 33 første ledd og fra meldeplikt etter 31 første ledd. Unntaket fra konsesjonsplikt gjelder bare dersom: a) den registrerte har samtykket i behandlingen b) opplysningene er knyttet til arbeidsforhold, og c) personopplysningene behandles som ledd i personaladministrasjon Unntak fra meldeplikt gjelder bare dersom de sensitive opplysningene er begrenset til: a) opplysninger om medlemskap i fagforeninger som nevnt i personopplysningsloven 2 nr 8 bokstav e, b) nødvendige fraværsopplysninger og opplysninger som er registreringspliktige i henhold til lov av 4 febr nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v 20 c) opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidssituasjonen på grunn av helseforhold EDB-BASERTE SAK/ARKIVSYSTEMER PERSONALREGISTRE Edb-baserte journal-/sak-/arkivsystemer som er eller tas i bruk i forhold til både sakarkiv og personalarkiv og som er typegodkjent av Riskarkivet som NOARK-4 system er ikke melde- eller konsesjonspliktig i henhold til 31 og 33 i personopplysningsloven. NOARK-4 systemer som er typegodkjent av Riskarkivet: Ephorte fra Ephorma både som system uten elektronisk arkiv og med elektronisk arkiv (O2 krav i NOARK 4), AcosWebsak fra Acos AS er godkjent uten elektronisk arkiv, DocuLive v6.0 fra Software Innovation ASA er godkjent med elektronisk arkiv (O2 krav i NOARK 4) og IFOS/Forsvarets overkommando fra Software Innovation ASA er godkjent med elektronisk arkiv (O2-krav i NOARK 4). NB! Rutiner og kjøreregler for bruk av systemet må følges! Det hjelper lite om systemet er et typegodkjent NOARK-4 system dersom regler for bruk av systemet ikke følges. Som vår venn i Riskarkivet seniorrådgiver Trond Sirevåg sier: "Det hjelper lite med godkjent kjøretøy, hvis ikke du kan trafikkreglene og følger dem." HVEM HAR TILGANG TIL PERSONARKIVET? Behandlingsansvarlig, overordnet leder og arkivarbeidere, "databehandlere" (personopplysningslovens 13 og 15) har tilgang til opplysningene i personalarkivet. Men disse er pålagt taushetsplikt. Utover dette er det bare du som har rett til innsyn i din egen mappe, jfr. personopplysningslovens Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#

13 ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP TEKST: VIGDIS B JØRNSTAD ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP (ØIKA) ER ETABLERT Den 12. august hadde undertegnede sin første arbeidsdag i ØIKA. Selskapet har kontorplass i Fylkeshuset i Sarpsborg. Av fylkets 18 kommuner er 14 kommuner og fylkeskommunene medlemmer noe vi er veldig fornøyde med, men håper at på sikt så vil alle kommuner melde seg inn i Østfold Interkommunale Arkivselskap. ETABLERINGEN Arbeidet med å få etablert et interkommunalt arkivselskap i Østfold ble første gang tatt opp i 1995 etter initiativ fra statsarkivar Harald Hals. Rådmannsutvalget satte i gang et utredningsarbeid med tanke på å få etablert en interkommunal arkivordning i Østfold, men forsøket strandet fordi flere av kommunene ikke ønsket å delta. I rådmannsutvalget i Østfold ble det foreslått å ta opp igjen arbeidet med å få opprettet et interkommunalt arkivselskap. Interessen fra flere kommuner for en slik ordning var tilstede og flere forhold hadde bidratt til å styrke behovet for en slik ordning deriblant arkivloven. Det ble på bakgrunn av dette nedsatt en ny arbeidsgruppe bestående av rådmann Thor Martinussen, Råde, kommunearkivar Ingerid Gjølstad, Fredrikstad, sekretær Randi Grini, Spydeberg og arkivleder Grete Günter Bjørkenes, Østfold fylkeskommune. Statsarkivet i Oslo ble bedt om å påta seg sekretariatsfunksjonen, noe de sa seg villig til og statsarkivar Harald Hals og arkivar Odd Halvorsen har deltatt i gruppens arbeid. Denne gangen var oppslutningen fra kommunene stor og 14 kommuner og fylkeskommunene besluttet å melde seg inn. I juni 2002 hadde representantskapet i Østfold Interkommunale Arkivselskap sitt konstituerende møte hvor Odd Raeng fra Østfold fylkeskommune ble valgt til styreleder og sammen med seg i styret fikk han Trine Gressum, Eidsberg, Inger Johanne Stensrud, Hvaler og Asbjørn O. Pedersen, Sarpsborg. Fra de ansatte møter undertegnede. ARBEIDET TIL NÅ OG VEIEN VIDERE I selskapsavtalen vår er formålet med ØIKA å utføre følgende arbeidsoppgaver: Medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål. Vår viktigste oppgave nå i oppstarten er å være et kompetansesenter og jobbe for å heve kompetansen rundt arkivfaget hos våre medlemmer. Dette vil vi gjøre gjennom å arrangere kurs og temamøter. Vi skal også jobbe for å få til en depotløsning, men dette ligger litt frem i tiden. For å bli kjent med medlemmene og få kartlagt hvilke behov de har for bistand fra ØIKA er det sendt ut informasjon om oss samt et kartleggingsskjema. Det planlegges også en besøkrunde hos medlemmene. Det skal i løpet av høsten opprettes et arkivlederforum. Forumet skal være et sted hvor vi kan utveksle erfaringer og ta opp aktuelle temaer. Når forumet kommer i gang skal det i tillegg til å være for våre medlemmer også være åpent for ikke medlemmer i Østfold og Follo distriktet. Når det gjelder egen administrasjon og drift er den viktigste oppgaven å få ansatt en arkivar/arkivfaglig konsulent. Stillingen er nå lyst ut med søknadsfrist 1. november. Det er ingen tvil om at vi står foran mange utfordringer og arbeidsoppgaver, men det er veldig spennende å endelig være i gang med interkommunalt arkivselskap i Østfold og jeg ser fram til å ta fatt på utfordringene og å bli bedre kjent med medlemme og de andre arkivinstitusjonene. ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP VI ER MED I ARKHEION ØIKA er ny deltaker i Arkheion fra og med denne utgaven og vi håper på at våre medlemmer vil like bladet som er et felles meldingsblad for arkivfaglig formidling for blant annet alle de interkommunale arkivinstitusjonene i Norge. Arkheion kommer ut med to utgaver i året. Ønsker du flere eksemplarer så ta kontakt med ØIKA. KARTLEGGINGSSKJEMA Alle medlemskommuner har mottatt et kartleggingsskjema fra oss. De som ikke har svart på skjemaet oppfordres til å svare og returnere skjemaet til ØIKA. Vi vil ut fra svarene vi får sette opp bl.a. kurstilbud. Er det noe dere lurer på så ta kontakt. UTLYSNING AV STILLING Styret vedtok å lyse ut stillingen som arkivar/arkivfaglig konsulent på nytt. Stillingen var lyst ut sammen med daglig leder stillingen i februar. De som søkte stillingen da har fått melding om ny utlysning og at de må ta kontakt dersom de ønsker å opprettholde søknaden. Søknadsfristen er satt til 1. november og vi tar sikte på at styret kan gjøre en ansettelse på sitt møte 20. november. LOGO Etter en søknad fra styret til Østfold fylkeskommune har vi fått tillatelse til å bruke fylkesvåpenet som logo for Østfold Interkommunale Arkivselskap. Bakgrunnen for at vi har valgt fylkesvåpenet som logo er at vi ønsker en logo som man kan forbinde med Østfold fylke og hva er vel da bedre enn fylkesvåpenet. INTERKOMMUNALT ARKIV FOR VESTFOLD, TELEMARK OG BUSKERUD IKA KONGSBERG Etter over 10 år i "Gamle badet" flyttet vi i sommer inn i nye lokaler! Vi var vårt eget flyttebyrå, så det ble mye bæring. Heldigvis skulle vi ikke så veldig langt av sted, bare noen hundre meter. De nye kontorene ligger i en 1700-tallsbygning som på Kongsberg er kjent under navnet Irgensgården. Her har vi 1.etasje med underjordisk passasje til arkivmagasinene som ligger i nabohuset. PERSONALE På grunn av flere oppdrag fra våre medlemmer har IKA engasjert prosjektarbeidere for å bistå oss i arbeidet. Disse er Mohamed Salad Odowa, Torfinn Fønseth, Gunnar Aulesjord og Gunn-Marit Velikov har bistått oss. Arkivkonsulent June Wahl vil være på plass igjen 12. desember. EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE I forbindelse med dannelsen av interkommunalt selskap vil det den 13. november 2002 være et ekstraordinært representantskapsmøte. Dette blir kombinert med årets kontaktseminar som arrangeres november. Vi vil i denne forbindelsen ønske Lardal kommune og Notodden kommune velkomne som nye medeiere av IKA Kongsberg. Fra nyttår vil også Ringerike kommune, Hole kommune, Flå kommune, Røyken kommune og Nøtterøy kommune være med. REGNSKAPSFØRING Fra nyttår endrer vi rutinene for regnskapsføring og går da over til kommunale prinsipper for regnskapsføring. IKA har inngått avtale med Horten kommune som vil ta seg av regnskap- og lønnskjøring. ARKIVENES DAG Den 9.november 2002 er "Arkivenes dag". Dagen markeres i de skandinaviske landene, men det er i år ikke satt noe felles tema. IKA Kongsberg samarbeider med Statsarkivet i Kongsberg og temaet "Forflyttninger". Arrangementet vil foregå i Statsarkivets lokaler. Det er andre året vi er med på et slikt arrangement. Vi håper å kunne bidra til at kommunearkivene blir mer kjent for brukerne. Aktiv formidling av arkiver kommer til å bli mer og mer viktig i årene som kommer. Adresse: Postboks 220, 1702 Sarpsborg Besøksadresse: Fylkeshuset, Oscar Pedersens v. 39, 1706 Sarpsborg Tlf: Faks: E-post: ika.postmottak@ostfold-f.kommune.no Personale: Vigdis Bjørnstad, daglig leder Tlf: Mobil: E-post: vigdis.bjornstad@ostfold-f.kommune.no Medlemskommuner: Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler, Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog, Råde, Sarpsborg, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad, Våler og Østfold fylkeskommune Adresse: Nansensgate Kongsberg Tlf.: Faks: E-post: ika@kongsberg.online.no Personale: Wenche Risdal Osen, daglig leder Tlf.: Mob.: Torleif Lind, arkivkonsulent Tlf.: Mob.: Ina Halle-Knutzen, prosjekt/arkivkonsulent Tlf.: Mob.: June Wahl, permisjon til Tlf.: Mob.: Steinar Marvik, arkivkonsulent Tlf.: Mob.: Medlemskommuner: Flesberg, Gol, Hemsedal, Hurum, Krødsherad, Lier, Nedre Eiker, Nore og Uvdal, Rollag, Sigdal, Øvre Eiker, Hof, Horten, Lardal, Larvik, Sande, Svelvik, Tjøme, Tønsberg, Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden, Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje, Buskerud fylkeskommune 24 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#

14 AUST-AGDER-ARKIVET INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND Adresse: Kontor, ekspedisjon og lesesal på Langsæ Postadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal Tlf: Faks: E-post: postmottak@aa-arkivet.no Bokbinderverksted: Tlf.: Åpningstider: Ekspedisjon: Man-fre: 8-15 Lesesalen: 15.sept.-14.mai: ma,on,fr: 9-15, ti,to: Lesesalen: 15.mai-14.sept.: ma-fr: 9-15 Personale: Kjell-Olav Masdalen, arkivstyrer Berit Østerud, bibliotekar Ann Carol Endresen, kontorfullmektig Anne Møretrø, kontorleder Anne Tone Aanby, arkivar/leder privatarkivavd. Tore Knutsen, fotograf Berit Stie, avd.leder kommunearkiv Kjell Knutsen, arkivar Ismail Rafieh, bokbinder Claus Åge Gramm, bokbinder Vidar Hauge, IT-konsulent Medlemskommuner: Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle, Evje og Hornes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand, Valle, Vegårshei, Åmli, Aust-Agder fylkeskommune DEPOTOPPGAVER Vi har mottatt eldre avsluttede arkiv fra kommunene Froland, Evje og Hornnes, Bygland og Valle for perioden 1837 til ca 1970 (fram til kommunesammenslåingstidspunkt). En del av dette materialet er tidligere ordnet og katalogisert av Aust-Agder-Arkivet. Evje og Hornnes er ordnet og katalogisert etter at det ble levert her i mars Fra Grimstad kommune har vi mottatt arkiv for perioden 1970 ca Risør kommune har levert helserådsarkiv for perioden ca Aust-Agder fylkeskommune, fylkesbarnevernet har levert klientmapper for perioden Til sammen har vi til nå i 2002 mottatt 437 hm kommunale arkiv. VEILEDNINGSARBEIDET I samarbeid med Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) arrangerte vi 25. og 26. september et seminar for arkivledere i Aust- og Vest-Agder. Seminaret ble avholdt på Hovdestøylen i Bykle kommune. Seminaret behandlet to temaer: Etablering av Interkommunale selskaper (IKS) eventuelt kommunale aksjeselskap med formål å løse (fylkes) kommunenes oppgaver i forhold til eksempelvis IKT, HMS, arkivdepot m.m., og deres mulighet for å benytte seg av vertskommunens edb-baserte journal/sak/arkivsystem. Og hvordan skal man i så fall organisere/- strukturere en slik database. Det var en engasjert forsmaling som lyttet, kommenterte og stilte spørsmål til foredragsholder Martin Bould (rådgiver ved el.arkivavdelingen i Riskarkivet). Det andre temaet handlet om lederrollen; motivasjon, presentasjon og arbeidsteknikk. Sektorsjef drift Inger Lise Grønsand fra Bykle kommune, statsarkivar Kjell J. Bråstad, arkivsjef Kjetil Reithaug og styrer Kjell-Olav Masdalen holdt engasjerte og interessante foredrag som forsamlingen visste å dra nytte av i de påfølgende gruppeoppgavene. Totalt sett: et godt seminar som bygger opp og videreutvikler det arkivfaglige miljøet i Agder! Arendal, Grimstad og Vegårshei har ferdigbehandlet og vedtatt arkivplan. Bykle og Bygland er langt på vei i sitt arkivplanarbeid. I løpet av høsten vil vi sette opp eget kurs i klientarkiv. Kursinvitasjon vil bli sendt ut i god tid. Om Aust-Agder-Arkivets øvrige kurstilbud, se egen side i dette bladet (Kurstorget). Eget veiledningshefte for arkiv i grunnskolen er under arbeid. DEPONERING AV ARKIVMATERIALE HOS IKA - STATUS Endelig kan IKA kalles en arkivdepot institusjon. I slutten av august 2002 var hylleinnredningen på plass. Vi disponerer nå et magasin med en kapasitet på ca hyllemeter med gode tilvekst kapasiteter for de nærmeste10 årene. Sandnes kommune var den første kommunen som avleverte arkiv til IKA. De overførte 168 hyllemeter av sine eldste arkiver i uke På bakgrunn av de erfaringene vi gjorde i forbindelse med denne avleveringen laget IKA en rutinebeskrivelse som i detalj beskriver framgangsmåten ved overføring av store volumer med ordnet og katalogisert arkivmateriale til arkivdepot. Denne rutinebeskrivelsen ble sendt til samtlige medlemskommuner sammen med en framdriftsplan for innhenting til arkivdepot som går fram til årsskiftet 2002/2003. Etter denne vil medlemskommunene sine eldste arkiver bli hentet inn i disse ukene: Hå (40), Eigersund (41), Vindafjord (42), Bjerkreim (43), Time (44), Klepp (45), Finnøy (46), Kvitsøy (47), Tysvær (48), Lund (49), Hjelmeland (50) og Sola (51). IKA vil lage en tilsvarende fremdriftsplan for de medlemskommunene som ikke er nevnt her for første halvår av Sent på våren 2003 regner vi med å ha tatt i mot mesteparten av det elste arkivmaterialet fram til ca fra våre medlemskommuner. Etter dette kan vi starte med ordinære avleveringer til arkivdepot etter kapittel V i arkivforskrifta. Med små tilpasninger vil slike avleveringer i all hovedsak følge Riksarkivarens "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner". IKA`s styre planlegger en markering i forbindelse med at vi nå er blitt felles arkivdepot for mesteparten av sine medlemskommuner. Denne markeringen vil bli i forbindelse med representantskapsmøtet 2003 trolig etter at den siste kommunen har avlevert. Når det gjelder elektronisk arkivmateriale samarbeider IKA denne høsten med IT-avdelingen i Sandnes kommune for å få til den første avleveringen av en NOARK-3/KOARK database til arkivdepot. Samtidig har vi høstet gode erfaringer via et prøveuttrekk fra IKA`s egen journal database. Vi har også sendt ut programmet Arkvadukt til alle medlemskommunene sammen med en rutinebeskrivelse som vi har kalt "framgangsmåte for klargjøring og avlevering av elektronisk arkivmateriale til IKA/arkivdepot supplerende og utdypende bestemmelser". Vi nærmer oss altså en situasjon hvor vi kan ta imot rutinemessige avleveringer av elektronisk arkivmateriale. PERSONALSITUASJONEN Som det fremgår av ovenfor nevnte skjer det mye ved IKA om dagen. Samtidig har vi en fødselspermisjon som varer fram til juni For å avhjelpe oss i denne situasjonen har vi ansatt Anja Meybohm Næss i midlertidig stilling fram til årsskiftet 2002/2003. Adresse: Bergelandsgt. 30, 4012 Stavanger Tlf: Faks: E-post: epost@ikarogaland.no Personale: Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulent Tlf: Mob: E-post:annelise.kirkerud@ikarogaland.no Vigdis Bergstad, Permisjon Tlf: Mob: E-post: vigdis.bergstad@ikarogaland.no Sigve Espeland, arkivkonsulent Tlf: Mob: E-post: sigve.espeland@ikarogaland.no Gerd Hertaas, arkivsekretær Tlf: Mob: Anja Meybohm Næss Midlertidig stilling Tlf: Hallgeir Olsen, arkivsjef Tlf: Mob: E-post: hallgeir.olsen@ikarogaland.no Medlemskommuner: Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Suldal, Time, Tysvær, Utsira, Vindafjord, Rogaland fylkeskommune Adresse: Märthas vei 1, 4633 Kristiansand Tlf: Faks: E-post: ikava@ikava.va.no Hjemmeside: Personale: Kjetil Reithaug, arkivsjef Tlf E-post: reithaug@ikava.va.no Bjørn Tore Rosendahl, arkivkonsulent Tlf: E-post: rosendahl@ikava.va.no Medlemskommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Songdalen, Søgne, Vennesla, Åseral, Vest-Agder fylkeskommune 26 Arkheion -1#2002 INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER PERSONALNYTT Vi har engasjert Birthe Omland som sekretær ut året. Birthe jobber vanligvis i Mandal kommune, men har søkt permisjon for å kunne arbeide 50% hos oss. Vi er storfornøyd med arbeidet hun utfører og det ekstra overskuddet dette gir oss i arbeidet overfor kommunene. Neste år håper vi å kunne gjøre denne stillingen permanent. Vi har også Martin Rødland inne i et engasjement for å utføre ordningsarbeid for de kommunene som har ekstra midler til dette. Dette er også en ordning vi håper å kunne tilby til neste år. DEPOTPROSJEKTET Depotprosjektet er blitt en gjenganger i denne spalten. Nå har Unico gjort ferdig et skisseprosjekt for hva et ideelt bygg for et interkommunalt arkivdepot i Vest-Agder bygningsmessig bør inneholde. Prosjektet er sendt ut til kommunene og styret vil arbeide videre med å legge til rette for en interkommunal løsning på depotutfordringen i Vest-Agder. KURS Vi har avholdt to grunnkurs og et K-kodekurs for medlemskommunene og vi er inne i en rekke på tre grunnkurs vi skal avholde i den nye medlemskommunen vår, Farsund. Videre har vi hatt et seminar/kurs i samarbeid med Aust-Agder Arkivet på Hovden i Setesdal. Vi har ikke planlagt flere kurs i år, men vi er selvfølgelig åpne for innspill.. I forbindelse med seminaret på Hovden hadde vi et separat møte med våre kontaktpersoner fra kommunene. Det ble blant annet informert om inspeksjon fra Datatilsynet, depotprosjektet og elektronisk arkiv i Lyngdal. INTERKOMMUNALT ARKIV I HORDALAND FORDELING AV RESSURSAR FOR 2003 I den nye selskapsavtalen er det bestemt at styret skal gjere vedtak om dei årlege rammene for det arbeidet kvar kommune skal motta frå oss. Styret skal behandle denne saka på møte i oktober, og vi vil deretter ta kontakt med kvar einskild kommune for å bestemme kva arbeidsoppgåver dette skal omfatte i IKT-ARKIVAR Representantskapsmøtet i vår vedtok oppretting av ei stilling som IKT-arkivar frå No er stillinga lyst ut, og vi har mottatt 28 søknadar. I skrivande stund blir det gjennomført intervju med aktuelle søkjarar. GRUNNKURS I ARKIVARBEID Kurset blir arrangert på Grand Hotel Terminus, Bergen mandag 18. og tirsdag 19. november. Kurset tar opp desse emna: Arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, post- og arkivrutinar, periodedeling av arkiv, bevaring og kassasjon, elektroniske arkiv- og fagsystem og bruk av arkivnøklar. Kursinvitasjon vil denne gongen bli sendt også til statlege instutusjonar i Hordaland. KURS I ARKIVPLAN Kurset blir halde på Grand Hotel Terminus i Bergen onsdag 4. desember og tar opp desse emna: Arkivorganisering og arkivfullmakter, dokumentasjon av daglege post- og arkivrutinar, dokumentasjon av periodiske arkivrutinar, arkivtryggleik, dokumentasjon av avslutta arkiv og vedlikehald av arkivplanen. Dette kurset er spesielt innretta på statlege institusjonar og interkommunale kommunale selskap. NYE LOKALE Vi har no flytta inn i nye kontorlokale, der vi blir i ca. 1,5 år medan vi ventar på at det skal gå i orden med meir permanente lokale. Adresse: Årstadveien 22, 5009 Bergen Tlf: Faks: E-post: ika@hordarkiv.kl.no Personale: Jorunn Dobbe, arkivar Tel E-post: jorunn.dobbe@hordarkiv.hl.no Randi Krüger, arkivkonsulent Tlf E-post: randi.krueger@hordarkiv.hl.no Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent Tlf E-post: aase.stroemme@hordarkiv.hl.no Gudmund Valderhaug, arkivsjef Tlf E-post: gudmund.valderhaug@hordarkiv.hl.no Medlemskommuner: Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo, Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa, Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen, Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger, Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang, Ullvik, Vaksdal, Voss, Ølen, Øygarden Arkheion - 2#

15 Adresse: Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks Postboks 2825 Elgeseter 7432 Trondheim Besøksadr.: Maskinistgata 1 (Varelevering:Kjørebru 6) 7042 Trondheim Personale: Daglig leder Kari Remseth E-post: Kari.Remseth@Riksarkivaren.dep.no Arkivkonsulent Gro Merete Løkvoll Medlemskommuner: Bjugn, Frosta, Grong, Hemne, Hitra, Holtålen, Inderøy, Klæbu, Levanger Lierne, Malvik, Melhus, Meråker, Midtre Gauldal, Mosvik, Oppdal, Orkdal, Selbu, Skaun, Steinkjer, Stjørdal, Tydal, Verdal, Ørland Adresse hovudkontor: Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund Tlf: Faks: E-post: ikamr@c2i.net Adresse avdelingskontor: Rådhuset, Kaibakken 2, 6509 Kristiansund Tlf: E-post: torun.soknes@kristiansund.kommune.no Personale: Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar Mob: E-post: arnt.fidjestol@c2i.net Jan Tore Helle, spesialkonsulent E-post: jan.helle@c2i.net Torun Segtnan Soknes, 1. konsulent E-post: torun.soknes@kristiansund.kommune.no Medlemskommunar: Aukra, Aure, Averøy, Giske, Gjemnes, Halsa, Haram, Herøy, Kristiansund, Midsund, Nesset, Norddal, Rauma, Rindal, Sande, Sandø,y Skodje, Smøla, Stordal, Stranda, Sula, Sunndal, Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna, Ulstein, Vanylven, Vestnes, Volda, Ørskog, Ørsta, Møre og Romsdal fylkeskommune 28 Arkheion - 2#2002 INTERKOMMUNALT ARKIV I TRØNDELAG IKS GENERELT Interkommunalt arkiv Trøndelag vil fra 1. januar 2003 være etablert i nye kontorlokaler og magasin i Universitetsbibliotekets lokaler på Dora hyllemeter reoler står allerede ferdig til å ta imot de mange avleveringene. Vår nye adresse vil innen den tid finnes på vår hjemmeside Ika-troendelag.no. ETABLERING AV PAPIRBASERT- OG ELEKTRONISK DEPOT Fra 1. januar 2003 er institusjonenes arbeidsområde utvidet til også å ta hånd om historiske arkiver for medlemskommunene. I løpet av årets første måneder vil 22 medlemskommuner starte arbeidet med å få avlevere arkiver eldre enn ca Noen kommuner har signalisert at de ønsker å få avlevert arkiver snarest mulig etter årsskiftet noe vi vil ta hensyn til i vår planlegging. En avleveringsplan vil være ferdig utarbeidet ved årsskiftet. Våre medlemskommuner har også fattet vedtak om å etablere et sentralt depot for elektroniske arkiver i regi av IKA Trøndelag. Vi starter opp arbeidet 1. januar 2003 og ansetter IKT-rådgiver som vil bygge opp nødvendig kompetanse til å ta hånd om denne tjenesten for våre medlemmer. PERSONALET To av de tre ledige stillingene er nå besatt. Som vikar for Gro Løkvoll som har et års svangerskapspermisjon fra 16. oktober d.å., har vi engasjert Morten Johansen. Johansen er 44 år og født i Trondheim, er gift og har to tenåringssønner. Siden 1996 har han arbeidet som saksbehandler i Trondheim Byarkiv. Hans arkivfaglige utdanning er fra Arkivakademiet. Jens Rønning vil tiltre som arkivar/rågiver primært knyttet til papirbasert depot 1. januar Rønning er 36 år gammel og født i Trondheim, er gift og har to barn på 2 og 6 år. Han er utdannet cand. philol. fra NTNU med sosialøkonomi og historie i fagkretsen. De siste årene har Rønning arbeidet ved Universitetet i Oslo, både med depotrelaterte oppgaver og med aktiv arkiv, samtidig som han har tatt grunnfag i arkivkunnskap ved HF-fakultetet, og kurs i regi av ASTA-stiftelsen i ordning av arkiver og bruk av programmet. Rønning ser fram til å flytte tilbake til Trondheim og ta fatt på en utfordrende og spennende jobb ved IKA-Trøndelag. Ansettelsesprosessen for den ledige stillingen som IKT- rådgiver er ikke avsluttet. ARBEIDSOPPGAVER I løpet av høsten har vi i tillegg til kurs i enkeltkommuner - avviklet kurs i arkivplanlegging, K-koder og Noark-4. Vi har tatt imot konsesjonspliktige personregistre for avlevering til depot. For de av kommunene som nå er i en prosess mht. avlevering, er det ønskelig at dette utsettes til vi er på plass i nye lokaler. I tillegg til tidligere påbegynte og videreførte arkivplanprosjekter hos medlemmene har 3 av våre nye medlemskommuner i løpet av høsten startet arbeidet med arkivplan. INTERKOMMUNALT ARKIV I MØRE OG ROMSDAL IKS GENERELT IKA Møre og Romsdal har invitert samtlege kommunale arkivinstitusjonar til eit samarbeid om å utvikle ein elektronisk arkivplan. 13 institusjonar har til no meldt si interesse, og etter den endelege tilslutnaden, vil det bli nedsett ei utviklingsgruppe. For å oppnå ein meir kontinuerleg kontakt med medlemskommunane har vi etablert såkalla faggruppemøte. Gruppene består av 5-6 kontaktpersonar og møtest 2-3 gonger årleg. I tillegg til at deltakarane sjølv kan setje dagsorden, ønskjer vi at dei arkivtilsette gjennom desse møta blir kjent med kvarandre og kan etablere faglege nettverk seg imellom. IKA Møre og Romsdal deltek i samarbeidsgruppa for utarbeiding av arkivrettleiing for helse-, sosial-, omsorgs- og utdanningssektoren. Vi held dessutan fram arbeidet med å etablere eit kartleggingsprosjekt for privatarkiv i fylket. ARKIVDANNING, PERSONARKIV, ELEKTRONISKE ARKIV IKA Møre og Romsdal tilbyr eit bredt spekter av kurs- og rettleiingstenester. I siste halvdel av 2002 har vi utført kurst og rettleiing i sambande med utarbeiding av arkivplanar i kommunane Gjemnes, Ørskog Stranda, Herøy, Skodje og Vanylven. Selskapet har dessutan hatt ei sentral rolle i samband med planlegging og innføring av eit NOARK- 4 system i Møre og Romsdal fylkeskommune. Eller har vi halde kurs i avlevering av personsensitivt arkivmateriale, generell arkivlære. Vi har eit spekter av kurstilbod på alle område innanfor arkivdanning, personsensitivt materiale og elektroniske arkiv som vi tilpassar dei ulike behova i kommunane. Vi utføre dessutan for tida ordning av eldre arkiv i Vestnes, Giske, Ørskog og Skodje Som førebuing til etablering av depot for elektronisk arkiv har vi utført prøveuttrekk og dokumentert avlevering frå arkivsystemet NIT Kontorsak i tre kommunar. Vi vil gjere forsøk med systema Profdoc og Unique Sophie. FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE FAKTA OM FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturvern-institusjon som arbeidar med vern og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Arkiv, foto og andre samlingar er tilgjengelege i katalogar og databasar og gjennom internettsidene til Fylkesarkivet: KOMMUNALE ARKIV Kommunearkivordninga ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein interkommunal skipnad som arbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket. PRIVATARKIV Fylkesarkivet samlar inn og ordnar arkiv etter privatpersonar, verksemder, lag og organisasjonar. FOTO Innanfor foto vert det arbeida med innlån, avfotografering og registrering av foto etter fotografar og amatørar. Det vert og arbeida med å byggje opp eit fylkesomfattande fotoarkiv.. MUSIKK Fylkesarkivet samlar og tek vare på tradisjonsmusikk og annan musikk frå fylket. STADNAMN Det vert samla inn og teke vare på stadnamn i samarbeid med kommunane namn er samla inn, listeførte og kartfesta. Uttalen av namna er festa til lydopptak. PROSJEKT Fylkesarkivet gjennomfører ulike prosjekt i samarbeid med andre. Døme på slike prosjekt er KulturNett Sogn og Fjordane, Møtebokregister for formannskapsprotokollar og Kulturhistorisk Atlas og Leksikon for Sogn og Fjordane. Desse prosjekta er tilgjengelege på Fylkesarkivet sine internettsider. FORMIDLING Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane driv formidlingsverksemd gjennom internettsidene våre, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet sitt eige tidsskrift, Kjelda. ARKIV I NORDLAND ARKIVORDNING Vi har i år hovedsakelig ordnet helserådsarkiv og fattigstyrearkiv. Vi regner med å avslutte dette arbeidet i løpet av neste år. I tillegg ordner vi arkiver til et par skolestyrer og formannskap, bl.a. Bodin kommunes formannskap (nå tilhørende Bodø kommune). Nordland fylkeskommune har overført arkivmateriale til deponering hos oss (etter avtale med Riksarkivaren). Dette gjelder følgende arkivskapere: Utdanningsavdelingen, Elektrisitetskontoret, Stiftelsen Lofotkollektivet, Nordland utbyggingsselskap, Fylkesskolen på Fauske, SND (Statens nærings og distriktsutbyggingsfond) KONTAKTSEMINAR september arrangerte vi kontaktseminar for kommuner og Nordland fylkeskommune. Årets tema var elektronisk arkiv og servicetorg. Seminaret ble avholdt på Luftsfartsmuseet i Bodø. Seminaret samlet 50 deltakere og hadde Gudmund Valderhaug (IKA Hordland), Morten Brøten (Oslo byarkiv), Gry Dahl (Bodø kommune) og Kari Remseth (IKA Trøndelag) som foredragsholdere. KONSESJONSPLIKTIG PERSONREGISTER Vi tar imot de tidligere konsesjonspliktige personregistre og vil fortsette med det i Dette materialet blir ordnet fortløpende etter hvert som det blir avlevert til oss. Vi har laget en egen instruks til fylkeskommunen og de kommuner som skal avlevere til oss. ARKIVPLAN I løpet av året vil vi være i mål med arkivplan for to kommuner: Lurøy og Grane. Noe arbeid gjenstår fortsatt for Meløy kommune og Evenes kommune. Vi arbeider med å få to nye kommuner i gang med arkivplan i En fylkeskommunal institusjon er i gang med arkivplan. STADNAMN Stadnamnprosjektet driver innsamling, registrering og kartfesting av lokale stedsnavn fra hele fylket. Hittil er det samlet inn navn som blir registrert i en database. Det jobbes også med å legge ut nevnte database og en søketjeneste på hjemmesiden vår. Adresse: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Fylkeshuset, Postboks 27, 6861 Leikanger Tlf: Faks: E-post: postmottak@sffarkiv.no Tilsette: Snorre Øverbø, fylkesarkivar Tlf: e-post: snorreo@sffarkiv.no Randi Melvær, sekretær/stadnamn Tlf: E-post: randim@sffarkiv.no Oddvar Natvik, Utvandring/pers.data/fotovern Tlf: E-post: oddvarn@sffarkiv.no Hermund Kleppa, kulturhistorisk Atlas og Leksikon/møtebokregister Tlf: E-post: hermundk@sffarkiv.no Liv Fridtun, Musikkarkivar Tlf: E-post: livf@sffarkiv.no Anders Gjerde, arkivkonsulent/privatarkiv Tlf: E-post: andersg@sffarkiv.no Karianne S.Vindenes, arkivar komm. arkiv Tlf: E-post: kariannev@sffarkiv.no Ole Stian Hovland, arkivar komm. arkiv Tlf: E-post: oleh@sffarkiv.no Gunnar Yttri, arkivar fylkeskomm. arkiv Tlf: E-post: gunnary@sffarkiv.no Berit Selseng, registrator Tlf: E-post: berits@sffarkiv.no Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar Tlf: E-post: arildr@sffarkiv.no Medlemskomm. i kommunearkivorninga: Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Høyanger, Jølster, Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal, Selje, Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy, Årdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune Adresse: Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø Tlf.nr Telefaks E-post: arkiv.i.nordland@hibo.no Hjemmeside: Ansatte Svein Fygle, daglig leder Ketil Alsos, arkivar Hanne O. Johansen, sekretær (permisjon til mai 2003) Kari A. Kleve, arkivar Tone-Lise Fische, arkivar Solveig H. Lindbach, arkivar/it-ansvarlig Inge Strand, arkivar (privatarkiv) Finn Myrvang, prosjektleder/navnekonsulent (Stadnamnprosjektet) Medlemskommuner i IKAN: Ballangen, Beiarn, Bodø, Dønna, Evenes, Fauske, Grane, Hamarøy, Lurøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Røst, Saltdal, Skjerstad, Sørfold, Tjeldsund, Træna, Tysfjord, Værøy, Interkommunalt selskap: Søndre Helgeland, Miljøverk (SHMIL) Fakta om arkiv i Nordland Arkiv i Nordland (AiN) er en driftsenhet under kulturetaten, Nordland fylkeskommune. AiN har ansvar for fylkeskommunale arkiver, privatarkiv og innsamling/formidling av stadnamn. I tillegg betjener AiN en egen organisasjon for arbeidet med de kommunale arkivene (IKAN). 29

16 Adresse: c/o Statsarkivet i Tromsø, 9293 Tromsø Tlf: Faks: E-post: interkom@online.no Ansatte: Hilde E. Bjørnå, arkivsjef Mobil: E-post: hild-elv@online.no Harald H. Lindbach, arkivar Mobil: E-post: haraldli@online.no Frøydis Antonsen, arkivkonsulent Mobil: E-post: froydisa@online.no Medlemskommuner: Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy, Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord, Gratangen, Harstad, Ibestad, Karlsøy, Kvænangen, Lavangen, Lenvik, Lyngen, Målselv, Nordreisa, Salangen, Storfjord, Sørreisa, Torsken, Tranøy Postadresse c/o Porsanger kommune, Rådhuset, 9712 Lakselv Kontoradresse Gamle herredshuset, Meierivn. 2, 9700 Lakselv Tlf / Telefaks E-post ika.finnmark@c2i.net Internett: Personale Hege Sætrum Kenny, daglig leder Marion J. Sørensen, arkivkonsulent Medlemskommuner Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok, Loppa, Måsøy, Nordkapp, Porsanger, Unjargga - Nesseby, Vadsø, Vardø INTERKOMMUNALT ARKIV I TROMS (IKAT) HJEMMESIDE PÅ INTERNETT Vi holder på å utvikle egen hjemmeside, som skal være klar i løpet av kort tid. Informasjon om adresse blir sendt ut når siden er ferdig. OMORGANISERING TIL IKS OG UTVIKLING AV NYTT TJENESTETILBUD Forslag til selskapsavtale og rapport om felles arkivdepot og ABM-samarbeid i Troms vil bli sendt alle kommuner i Troms før årsskiftet. ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV Materiale fra Kvænangen, Målselv og Harstad kommuner er nå inne til ordning. Etter disse står Gáivuona/Kåfjord, Berg, Lavangen og Balsfjord for tur. ARBEIDET MED PERSONREGISTRE IKAT tar jevnlig imot avleveringer av konsesjonspliktige personregistre, og ordningen vil fortsette i samme spor. Før årsskiftet vil nye avtaler om deponering av personregistre bli inngått. ARKIVPLANLEGGING IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad og Målselv kommuner og arbeider også med en ny standardmal. Lenvik, Gáivuona/Kåfjord, Lavangen, Bjarkøy og Sørreisa står på venteliste og vil få startet opp prosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet. INTERKOMMUNALT ARKIV I FINNMARK PERSONALNYTT Arkivkonsulent Marion Jeanette Sørensen fortsetter ved IKAF og gjeninntrer i arkivkonsulentstillingen den 1.oktober etter 6 måneders permisjon ARKIVOPPLÆRING I høst gjennomfører vi 2 dagers grunnkurs i de fleste av våre medlemskommuner. PERSONREGISTER IKAF har fått bukt med ordningsetterslepet vi hadde på personregister. Vi skal som følge av den nye Personopplysningsloven utarbeide en ny prosjektbeskrivelse før jul, men dette er ikke til hinder for at vi kan ta imot slike register fra de medlemskommuner som ønsker å deponerer dette hos oss utover høsten. Dette er et tilbud som inngår i medlemskontingenten. OMORGANISERING AV IKAF TIL IKAF IKS Den 18.november er nye og gamle medlemmer innkalt til stiftelsesmøte for det nye selskapet. Styret har vedtatt å innby kommuner som i dag ikke er medlem, til å bli medlem i IKAF IKS fra 2003 i forbindelse med omorganiseringen.? HVA ER ET INTERKOMMUNALT ARKIV? Et interkommunalt arkiv er et selvstendig samarbeidsorgan på arkivsektoren hjemlet i kommunelovens 27. Etter den nye lov om interkommunale selskaper (Iks) har de fleste interkommunale arkiver opprettet selskapsavtaler eller er i ferd med å gjøre det. Slike interkommunale arkiver er etablert i følgende fylker (kontorsted og stiftelsesår i parantes): Rogaland (Stavanger, 1976), Hordaland (Bergen, 1987), Vest-Agder (Kristiansand, 1990), Buskerud, Vestfold og Telemark (Kongsberg, 1991), Troms (Tromsø, 1992), Møre og Romsdal (Ålesund, 2000), Finnmark (Lakselv, 1997), Trøndelag (Trondheim, 1987/2000) og Østfold (Sarpsborg 2002). Det er også etablert arkivinstitusjoner etter mønster av de interkommunale arkivene i tilknytning til følgende arkivinstitusjoner: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (Hermansverk, 1987), Arkiv i Nordland (Bodø, 1995) og Aust-Agder-Arkivet (Arendal, 1995). Disse 12 institusjonene har i dag medlemskommuner. De interkommunale arkivene er etablert etter initiativ fra det enkelte statsarkiv og har et nært samarbeid med Arkivverket i hvert distrikt. De interkommunale arkivene drives på grunnlag av vedtekter vedtatt av medlemskommunene. Disse omhandler formål, arbeidsoppgaver, finansiering og styringsmodeller. Kommunene velger et representantskap som igjen velger det fungerende styre. Leder fungerer som sekretær for styret som igjen legger fram årsmelding, arbeidsplaner, regnskap, budsjett fram for representantskapet ved årsmøtet. Det er medlemmene som finansierer de interkommunale arkivene gjennom tilskudd beregnet ut fra folketall i hver kommune. Medlemskommunen får så utført arbeid i forhold til hvor mye den betaler inn i fellesskapet. DE VANLIGSTE ARBEIDSOPPGAVENE FOR ET INTERKOMMUNALT ARKIV ER: 1. Innsamle, ordne, katalogisere, sikre og tilgjengeliggjøre medlemmenes eldre arkivmateriale. 2. Rådgivning om, og tilsyn med medlemmenes arkivlokaler. 3. Opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner. 4. Rådgivning i arkivdanningsspørsmål, for eksempel ved utarbeidelse av arkivplaner og andre rutinebeskrivelser. 5. Aktiv deltakelse i medlemmenes arkivforum og lignende. I den senere tid har noen av de interkommunale arkivene også blitt arkivdepoter for sine medlemskommuner. Dette gjelder i særlig grad oppbevaring av sensitive personregistre. 30 Arkheion - 2#2002

17