Konkurransegrunnlag Fagsystem for digital byggesaksbehandling

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Fagsystem for digital byggesaksbehandling Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III Versjon KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

2 Dokumenthistorikk Versjon Dato Beskrivelse av endring Forfatter(e) Dokumentet som ble sendt ut på innspillsrunden den 08.desember 014 Sopra Steria og Arkitektum Kommentarene fra innspillsrunden er blitt implementert og innholdet har blitt formattert. Sopra Steria og Arkitektum Side av 17

3 Innholdsfortegnelse 1 Tilbudsinnbydelse Invitasjon Samarbeidspartnere Tilbudsforespørselens oppbygning Deltilbud Alternative tilbud Antall tilbud Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsbestemmelser Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Omkostninger... 7 Regler for gjennomføring av konkurransen Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsesprosedyre Offentlig innsyn Krav til tilbudet Tilbudets utforming Tilbudets disposisjon Utfylling av kontraktsmaler Tilpasningsavtalen Vedlikeholdsavtalen Driftsavtalen Endring og tilbakekall av tilbud Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Leverandørens plikt Avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering/åpning av tilbud Avgjørelsen av konkurransen Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Avvisning Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Side 3 av 17

4 1 Tilbudsinnbydelse 1.1 Invitasjon NN kommune/kommunesamarbeid (heretter Oppdragsgiver) inviterer med dette til trinn II av anskaffelse av Nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling. Som følge av prekvalifiseringen inviteres X leverandører til å levere tilbud. Oppdragsgiver ønsker med denne anskaffelsen å etablere et nytt fagsystem for byggesaksbehandling som kan bidra til både å heve kvaliteten i byggesaksbehandlingen og legge til rette for en effektiv saksbehandling. Fagsystemet skal være en frittstående saksbehandlingsløsning som benytter standard grensesnitt for integrasjon mot kommunens NOARK 5 arkivkjerne for innhenting og arkivering av arkivverdig dokumentasjon Samarbeidspartnere Følgende organisasjoner har inngått innkjøpsavtale med Oppdragsgiver og vil ved behov benytte seg av denne avtalen: Evt. samarbeidspartnere/kommuner oppgis her. Ta inn evt. forhold knyttet til sannsynlig kommunesammenslåing? Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. 1. Tilbudsforespørselens oppbygning Foruten dette dokumentet består tilbudsforespørselen av følgende dokumenter: Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: 1 1a 1b 1c 1d 1e Statens standardavtale om levering av standardsystem og tilpasning (Tilpasningsavtalen) ssa-t _rettet_70114.doc ssa-t bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.docx ssa-t-bilag_1_vedlegg 1_kravtabeller.xls ssa-t bilag 3 Kundens tekniske plattform.pdf ssa-t bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx Kontraktssett som regulerer tilpasning og leveranse av tilbyders løsning. Kontraktssettet består av vedlegg 1 a, b, c, d, e, f, g, h, i og j, samt vedlegg 4 og 5. Generell avtaletekst til Tilpasningsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Hvis tilbyder har forbehold eller endringer til den generelle avtaleteksten må leverandør legge inn endringene i Bilag 8. Tilpasningsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlegget inneholder krav som skal besvares av tilbyder. Vedlegg til Tilpasningsavtalen Bilag 1: Kundens Kravspesifikasjon. Inneholder kravtabeller. Bilag 3: Kundens tekniske plattform. Et standard bilag som er utarbeidet for å kunne benyttes til SSAavtalene. Bilaget kan inneholde informasjon utover det som er relevant for denne anskaffelsen. Bilaget skal ikke fylles ut. Tilpasningsavtalen Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Side 4 av 17

5 Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: 1f 1g 1h 1i 1j a b c d e 3 3a 3b 3c 3d 3e ssa-t bilag 5 Testing og godkjenning.docx ssa-t bilag 6 Administrative bestemmelser.docx bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.docx ssa-t bilag 8 Endringer til standardteksten.docx ssa-t vedleggspakke til bilag1 Statens standardavtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare (Vedlikeholdsavtalen) ssa-v doc ssa-v bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.docx ssa-v bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx ssa-v bilag 6 Administrative bestemmelser.docx ssa-v bilag 8 Endringer til standardteksten.docx Statens standardavtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare (Driftsavtalen) ssa-d doc ssa-d bilag 1 kundens kravspesifikasjon.docx ssa-d bilag 4 Prosjekt og fremdriftsplan ssa-d bilag 6 Administrative bestemmelser.docx ssa-d bilag 8 Endringer til standardteksten.docx Tilpasningsavtalen Bilag 5: Testing og godkjenning Tilpasningsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Tilpasningsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Undervedlegg til vedlegg 1b og 1c nummerert fra til og med 13. Dette er vedlegg det er henvist til i kravspesifikasjonen. Kontraktssett som regulerer vedlikehold av tilbyders tilbudte løsning Kontraktssettet består av dokumentene som er listet opp under punkt a, b, c, d og e, samt vedlegg 4 og 5. Generell avtaletekst til Vedlikeholdsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Hvis tilbyder har forbehold eller endringer til den generelle avtaleteksten må leverandør legge inn endringene i eget dokument (Bilag 8). Vedlikeholdsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlikeholdsavtalen Bilag 4: Prosjekt og fremdriftsplan. Vedlikeholdsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser. Vedlikeholdsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Kontraktssett som regulerer driftstjenester for tilbyders tilbudte løsning Kontraktssettet består av dokumentene som er listet opp under punkt 3 a, b, c, d, e og f, samt vedlegg 4 og 5. Generell avtaletekst til Driftsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Hvis tilbyder har forbehold eller endringer til den generelle avtaleteksten må leverandør legge inn endringene i eget dokument (Bilag 8). Driftsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Driftsavtalen Bilag 4: Prosjekt og fremdriftsplan. Driftsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser. Driftsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Side 5 av 17

6 Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: 4 bilag 7 Prismatrise.xlsx 5 Taushetsbelagte_opplysninger.docx 6 referansebeskrivelse.docx 7 opplæring.docx Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser. En prismatrise som dekker prising av alle ytelsene som inngår som del av denne anskaffelsen. Skjem for bekreftelse vedr. taushetsbelagte opplysninger Skjema for beskrivelse av tidligere relevante leveranser. Skjema for beskrivelse av omfang av anbefalt opplæring. 1.3 Deltilbud Det kan kun leveres tilbud på hele forespørselen. Leverandører oppfordres til å inngå samarbeid for å kunne levere et tilbud på en komplett løsning til Oppdragsgiver. 1.4 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud 1.5 Antall tilbud Den enkelte leverandør gis kun anledning til å inngi ett (1) tilbud. 1.6 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Aktiviteter: Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Demo installasjon Forhandlinger Meddelelse om tildeling Oppstart av kontrakt Dato: Det understrekes at fremdriftsplanen er tentativ og at det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen. 1.7 Kontrakt Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av følgende avtaleverk: - Statens standardavtale om levering av standardsystem og tilpasning (Tilpasningsavtalen) - Statens standardavtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare (Vedlikeholdsavtalen - den store) - Statens standardavtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare (Driftsavtalen) Side 6 av 17

7 De tre avtalene med bilag er vedlagt denne forespørselen. Avhengig av hvilken av de alternative prisstrukturene som det er forespurt på pris etter i denne konkurransen, kan det ved kontraktsinngåelse avtales at kun Driftsavtalen vil bli benyttet som avtaleverk til å regulere innholdet i leveransen om det velges en prismodell basert på leie. For opsjoner om tilleggsbistand vil dette kunne avtales etter følgende avtaleverk: - Statens standardavtale om bistand fra Konsulent (Bistandsavtalen) - Statens standardavtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent (Oppdragsavtalen) - Statens standardavtale om utvikling av programvare (Programutviklingsavtalen) 1.8 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget Alle spørsmål og avklaringer knyttet til konkurransegrunnlaget skal skje skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes fremsatt så fort som mulig, og senest 7 dager før tilbudsfristen. Alle spørsmål til konkurransegrunnlaget sendes på e-post til nn@nn.kommune.no og med emne: «Spørsmål til anbudskonkurranse på nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling, ref. nr.: [XXXXX]». Svar på spørsmål som Oppdragsgiver finner relevante, vil bli anonymisert og distribuert samtidig til alle inviterte leverandører. Spørsmål som Oppdragsgiver ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart meddeles samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Alle som har mottatt konkurransegrunnlaget vil via oppgitt e-post adresse motta beskjed om eventuelle endringer, tilleggsopplysninger og svar på spørsmål i konkurransen. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal Oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen av tilbudsfristen Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Regler for gjennomføring av konkurransen.1 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 006 nr. 40 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlag.. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i to trinn etter forutgående kunngjøring i henhold til FOA del III. Alle tilbud som oppfyller de krav som er satt i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg vil bli evaluert i henhold til de oppgitte tildelingskriteriene i Side 7 av 17

8 dette dokumentet. Oppdragsgiver vil kun forhandle om tilbud som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt, og gjør derfor oppmerksom på at forhandlingene i henhold til FOA 0-11 (1) vil forløpe i faser og første reduksjon av antall tilbud det forhandles om kan skje før første forhandlingsrunde. Reduksjonen av antall tilbud vil være basert på evaluering iht. de oppgitte tildelingskriteriene. I forhandlingene vil det bli adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet. Tildeling av kontrakt vil skje etter hvilket tilbud som fremstår som det økonomisk mest fordelaktige, basert på tildelingskriteriene i kapittel 6..3 Offentlig innsyn I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) 3 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske opplysninger som kan være taushetsbelagte er personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Oppdragsgiver ber tilbyderen oppgi i sitt tilbud om det er opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal tilbyder gi en begrunnelse for hvorfor opplysningene er taushetsbelagte. I slike tilfeller bes tilbyderne om å levere to sett tilbud, hvorav det ene tilbudssettet har sladdet all taushetsbelagt informasjon. Sladdet versjon leveres samtidig med tilbudet og merkes tydelig med «sladdet utgave». Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 5. Oppdragsgiver har et ansvar for å kvalitetssikre at taushetsbelagt informasjon ikke formidles til andre (jfr. forvaltningslovens 13). 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming Tilbudet ønskes innlevert ut i fra de krav som er stilt til tilbudets disposisjon i kap 3.. Tilbudet skal leveres digitalt i lukket konvolutt/forsendelse. Forsendelsen må merkes tydelig Anbudskonkurranse på nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling, ref nr: 15/[XXXXX] må ikke åpnes før tilbudsåpning. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av bemyndiget person. Tilbudet, herunder etterspurt dokumentasjon, skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres enten på minnepenn eller som kryptert vedlegg på e-post hvor krypteringspassord ettersendes på e-post etter tilbudsfristens utløp. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt..3). Denne skal kun leveres elektronisk. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger, brosjyrer osv. merkes tydelig. Ved misforhold mellom papir og elektronisk format er det papirformatet som gjelder. 3. Tilbudets disposisjon Tilbudet skal struktureres i henhold til Oppdragsgivers struktur som beskrevet i tabellen nedenfor. Katalogstrukturen navngis i henhold til første kolonne i tabellen under og de angitte dokumentnavnene benyttes: Side 8 av 17

9 Katalognavn: Dokumentnavn: Beskrivelse: 1 01 Tilbudsbrev.pdf 1 0 Taushetsbelagte opplysninger.pdf 1 Forbehold.docx 1 Opplæring.pdf SSA-T Bilag 1 kravtabeller.xlsx SSA-T Bilag Leverandørens løsningsspesifikasjon.pdf SSA-T Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx SSA-T Bilag 5 Testing og godkjenning.docx SSA-T Bilag 6 Administrative bestemmelser.docx SSA-T Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.docx SSA-V Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.docx SSA-V Bilag Leverandørens løsningsspesifikasjon.pdf SSA-V Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx SSA-V Bilag 5 Tjenestenivå med standardisert prisavslag.docx Tilbudsbrev, datert og signert av bemyndiget person. Leverandørens kontaktperson med kontaktinformasjon skal angis i brevet. Offentlig innsyn, jfr. konkurransegrunnlagets pkt..3. Leverandøren fyller ut og signerer vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Alle forbehold som er tatt i leverandørens tilbud gjentas i dette dokumentet for å være gyldig. Leverandøren skal angi hva slags opplæring som leverandøren kan tilby de ulike brukerrollene som Kunden har definert som brukere av det nye fagsystemet for digital byggesaksbehandling ved å fylle ut vedlegg 7 til konkurransegrunnlaget. Se også kravene i kapittel 11 til SSA- T Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon. Se egen beskrivelse i kapittel Bilaget skal leveres i originalformatet (.xlsx) for videre Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel 3.3. Se egen beskrivelse i kapittel 3.3. Se egen beskrivelse i kapittel 3.3. Se egen beskrivelse i kapittel 3.3. Side 9 av 17

10 Katalognavn: Dokumentnavn: Beskrivelse: SSA-V Bilag 6 Administrative bestemmelser.docx SSA-V Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.docx SSA-D Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.docx SSA-D Bilag Leverandørens løsningsspesifikasjon.pdf SSA-D Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx SSA-D Bilag 5 Tjenestenivå med standardisert prisavslag.docx SSA-D Bilag 6 Administrative bestemmelser.docx SSA-D Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.docx 5 CV - <ressursnavn>.pdf 6 Referanseprosjekter.pdf 7 Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.docx 7 Prismatrise.xlsx 8 Prisdrivende krav og forbedringspunkter Se egen beskrivelse i kapittel 3.3. Se egen beskrivelse i kapittel 3.3. Bilaget leveres kun hvis det har innhold. Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Bilaget leveres kun hvis det har innhold. Leverandør skal dokumentere kompetanse på nøkkelressurser i form av CVer iht. krav stilt i Tilpasningsavtalen Bilag 6. Tilbyder skal beskrive tre relevante tidligere leveranser ved å fylle ut vedlegg 6 til konkurransegrunnlaget. Se egen beskrivelse i kapittel Leverandøren fyller ut prismatrisen som ligger vedlagt som vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget. Prismatrisen omfatter alle ytelsene som inngår i dette tilbudet, og erstatter tilsvarende innhold i Bilag 7 til de tre kontraktsmalene. Prismatrisen leveres i originalformatet (.xlsx) for videre Bilaget leveres kun hvis det har innhold. Leverandøren skal i dette dokumentet oppgi evt. prisdrivende krav og forslag til forbedringer av kravspesifikasjonen som innspill til punkter som bør sees nærmere på i forhandlingen. Leverandøren bes om å oppgi kort begrunnelse for alle forslag. Side 10 av 17

11 Katalognavn: Dokumentnavn: Beskrivelse: 9 Leverandørens vedlegg <NR - beskrivende navn>.pdf Leverandøren kan i sin besvarelse henvise til nærmere beskrivelser i vedlegg. Alle relevante vedlegg Evt. vedlegg til leverandørens besvarelse til Tilpasningsavtalen. Vedlegget nummereres og gis beskrivende navn. Alle vedlegg skal være referert i leverandørens besvarelse hvor relevant. 3.3 Utfylling av kontraktsmaler Tilpasningsavtalen Tilbudsforespørselens vedlegg 1 - Tilpasningsavtalen med bilag 1,, 4, 5, 6, 7 og 8 er utgangpunkt for dokumentene som skal inngå i del av Leverandørens tilbud (se oversikten i kapittel 3.1). Hvordan dokumentene skal fylles ut og besvares er nærmere angitt i tabellen nedenfor. Ved utfylling av bilagene skal Leverandøren tydelig markere hva han har lagt til av tekst og hva som er strøket tekst, ved at ny tekst blir understreket, og strøket tekst fremstår som gjennomstrøket. Merk at Leverandørens besvarelse i Bilag legges inn uten slik markering. Kundens Kravspesifikasjon i Bilag 1 med vedlegg danner utgangspunkt leverandørens besvarelse i Bilag. Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: Leverandøren skal kun fylle ut svarkoder, fasekoder og kommentarfelt på alle krav som er stilt i kravtabellene iht. kravene som er stilt til utfylling av kravtabellene i Bilag 1 kapittel 1. Ingen andre endringer blir akseptert. 1 Kravtabeller Leverandørens løsningsspesifikasjon 4 Prosjekt- og Fremdriftsplan 5 Testing og godkjenning 6 Administrative bestemmelser Hvis leverandøren ønsker å gjøre endringer til Kundens Kravspesifikasjon, må dette tas inn i Bilag - Leverandørens løsningsspesifikasjon. Enhver endring som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet. Leverandørens tilsvar på Kundens Kravspesifikasjon. Leverandøren skal beskrive den løsningen som tilbys for å dekke Kundens beskrevne behov og krav. Leverandøren skal beskrive hvilke deler av leverandørens tilbudte løsning som vil bli levert i hver av de tre beskrevne fasene, samt foreslå overordnet prosjekt og fremdriftsplan. Leverandøren skal beskrive hvordan totalansvaret for grensesnittet mellom de tre kontraktene vil ivaretas. Leverandøren skal besvare krav og beskrive metodikk og rammeverk, se for øvrig bilag 5. Leverandøren skal beskrive sin organisering for leveransen av tilbudt løsning og beskrive hvilke krav som stilles til kundens kapasitet og tilgjengelighet ifm. gjennomføringen av leveranseprosjektene. Side 11 av 17

12 Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: 7 8 Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Leverandøren gjør eventuelle endringer til det som fremkommer av bilag 7. Leverandøren beskriver fastpriser og timepriser for tilleggsarbeid i vedlegg 4, bilag 7 Prismatrise.xlsx. Det understrekes at dokumentet «Prismatrise» er universelt på den måte at Leverandøren i matrisen skal angi priser for både Tilpasnings-, Vedlikeholds- og Driftskontrakten. Leverandøren fyller ut eventuelle ønsker til endringer i den generelle avtaleteksten. Endringer som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet Vedlikeholdsavtalen Tilbudsforespørselens vedlegg - Vedlikeholdsavtalen med bilag 1 er utgangpunkt for dokumentene som skal inngå i del 3 av Leverandørens tilbud (se oversikten i kapittel 3.1). Hvordan dokumentene skal fylles ut og besvares er nærmere angitt i tabellen nedenfor. Kundens Kravspesifikasjon i Bilag 1 danner utgangspunkt leverandørens besvarelse i Bilag, 4, 5, 6 og 8. Plan og omfang skal være samkjørt med leverandørens besvarelse i Tilpasningsavtalen. Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: Leverandøren skal kun fylle ut svarkoder og kommentarfelt på alle krav som er stilt i kravtabellene iht. kravene som er stilt til utfylling av kravtabellene i Bilag 1 kapittel 1. Ingen andre endringer blir akseptert. 1 Kundens Kravspesifikasjon Leverandørens løsningsspesifikasjon 4 Prosjekt- og Fremdriftsplan 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag 6 Administrative bestemmelser Hvis leverandøren ønsker å gjøre endringer til Kundens Kravspesifikasjon, må dette tas inn i Bilag - Leverandørens løsningsspesifikasjon. Enhver endring som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet. Leverandørens tilsvar på Kundens Kravspesifikasjon. Leverandøren skal beskrive den tjenesten som tilbys for å dekke Kundens beskrevne behov og krav. Leverandøren skal utarbeide et forslag til prosjekt- og fremdriftsplan som er i samsvar med prosjekt- og fremdriftsplanen som leverandøren har beskrevet i Bilag 4 til Tilpasningsavtalen. Leverandøren skal også beskrive hvordan totalansvaret for grensesnittet mellom de tre kontraktene vil ivaretas. Leverandøren skal utarbeide et forslag til tjenestenivåavtale som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Leverandøren skal utarbeide et forslag til rutiner for brukerstøtte og melding av feil som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Side 1 av 17

13 Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: 7 8 Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Leverandøren gjør eventuelle endringer til det som fremkommer av bilag 7. Leverandøren beskriver fastpriser og timepriser for tilleggsarbeid i vedlegg 4, bilag 7 Prismatrise.xlsx. Det understrekes at dokumentet «Prismatrise» er universelt på den måte at det omfatter priser for Tilpasnings-, Vedlikeholds- og Driftskontrakten Leverandøren fyller ut eventuelle ønsker til endringer i den generelle avtaleteksten. Endringer som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet Driftsavtalen Tilbudsforespørselens vedlegg 3 - Driftsavtalen med bilag 1 er utgangpunkt for dokumentene som skal inngå i del 4 av Leverandørens tilbud (se oversikten i kapittel 3.1). Hvordan dokumentene skal fylles ut og besvares er nærmere angitt i tabellen nedenfor. Kundens Kravspesifikasjon i Bilag 1 danner utgangspunkt leverandørens besvarelse i Bilag, 4, 5, 6 og 8. Plan og omfang skal være samkjørt med leverandørens besvarelse i Tilpasningsavtalen. Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: Leverandøren skal kun fylle ut svarkoder og kommentarfelt på alle krav som er stilt i kravtabellene iht. kravene som er stilt til utfylling av kravtabellene i Bilag 1 kapittel 1. Ingen andre endringer blir akseptert. 1 Kundens Kravspesifikasjon Leverandørens løsningsspesifikasjon 4 Prosjekt- og Fremdriftsplan 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag 6 Administrative bestemmelser Hvis leverandøren ønsker å gjøre endringer til Kundens Kravspesifikasjon, må dette tas inn i Bilag - Leverandørens løsningsspesifikasjon. Enhver endring som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet. Leverandørens tilsvar på Kundens Kravspesifikasjon. Leverandøren skal beskrive den tjenesten som tilbys for å dekke Kundens beskrevne behov og krav. Leverandøren skal utarbeide et forslag til prosjekt- og fremdriftsplan som er i samsvar med prosjekt- og fremdriftsplanen som leverandøren har beskrevet i Bilag 4 til Tilpasningsavtalen. Leverandøren skal beskrive hvordan totalansvaret for grensesnittet mellom de tre kontraktene vil ivaretas. Leverandøren skal utarbeide et forslag til tjenestenivåavtale som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Leverandøren skal utarbeide et forslag til rutiner for melding av feil som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Leverandøren skal beskrive sin organisering for tilbudte driftsleveranser og beskrive hvilke krav som stilles til kundens kapasitet og tilgjengelighet ifm. gjennomføringen av leveranseprosjektene. Side 13 av 17

14 Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: 7 8 Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Leverandøren gjør eventuelle endringer til det som fremkommer av bilag 7. Leverandøren beskriver fastpriser og timepriser for tilleggsarbeid i vedlegg 4, bilag 7 Prismatrise.xlsx. Det understrekes at dokumentet «Prismatrise» er universelt på den måte at det omfatter priser for Tilpasnings-, Vedlikeholds- og Driftskontrakten Leverandøren fyller ut eventuelle ønsker til endringer i den generelle avtaleteksten. Endringer som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan pris sette det aktuelle forbeholdet. 3.4 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er [dd.mm.yyyy, kl. xx:xx]. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.6 Innleveringssted Tilbudet bes innlevert til: NN kommune Avdeling Bygg/etasje Adresse Eller sendes pr. post: NN kommune Avdeling Postadresse Vær oppmerksom at ordinær post kan føre til at tilbudene kommer inn for sent, og at dette vil være leverandørens risiko. Eller sendes pr e-post: xx@nn.kommune.no Vi gjør oppmerksom på at tilbud som sendes pr e-post må leveres kryptert, slik at ikke oppdragsgiver kan åpne tilbudet før tilbudsfristens utløp. Passord til å dekryptere tilbudet ettersendes til samme e- postadresse umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Vær oppmerksom på at det fra tid til annen kan være forsinkelser i fremsendelse av e-post og at det er leverandørs risiko om det oppstår forsinkelser i leveranse av e-post hvor det ikke kan dokumenteres at e-posten er mottatt i Oppdragsgivers e-postsystem innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå tilbudet i 10 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.8 Leverandørens plikt Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et Side 14 av 17

15 fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side, og Leverandøren er bundet av de opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning 3.9 Avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget Dersom tilbudet er ment å avvike fra kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget med vedlegg, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i eget vedlegg til tilbudet med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Avvikene skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og eventuelt prise disse. Tilbyder skal i eget dokument i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Vesentlige avvik/forbehold i endelig tilbud vil medføre avvisning, jf. pkt Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering/åpning av tilbud Tidspunkt for mottakelse av tilbud blir påført etter hvert som de kommer inn. Oppdragsgiver vil etter åpning, som ikke er offentlig, skriftlig bekrefte at tilbudet er mottatt. Åpning skal foretas av minst to representanter for Oppdragsgiver. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Side 15 av 17

16 5 Avgjørelsen av konkurransen Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver. Følgende tildelingskriterier vil legges til grunn for evaluering av tilbudene: Tildelingskriterium: Grunnlag for evaluering dokumentasjon: Vekt: Kvalitet i tilbudt løsning (inkludert drifts- og vedlikeholdsytelser) I hvilken grad Oppdragsgivers beskrevne behov dekkes av tilbudt løsning og i hvilken grad tilbudt løsning imøtekommer Oppdragsgivers krav. Imøtekommelse av Oppdragsgivers Overordnede prinsipper og føringer som beskrevet i Bilag 1 tillegges særskilt vekt i evalueringen. Følgende dokumentasjon vil inngå i evaluering av tilbudt løsning: Det vil bli lagt særskilt vekt på at tilbudt løsning har en brukervennlig arbeidsflate som gir god og sammenhengende prosesstøtte til byggesaksbehandlingen, i hvilken grad løsningen henter inn strukturert grunnlagsinformasjon og gjenbruker denne i saksbehandlingsprosessen og oppdatering av grunnlagsdata fra saksbehandlingen. Videre vil Oppdragsgiver legge vekt på en fremtidsrettet vedlikeholdsavtale som gir Oppdragsgiver tilfredsstillende forpliktelser om videre utvikling og nye versjoner i vedlikeholdsavtalens varighet. Oppdragsgiver vil også vurdere om tilbyders drifts- og vedlikeholdsprosesser er basert på beste praksis (ITIL eller tilsvarende) og hvilken kvalitet det er på drifts- og vedlikeholdsytelsen som tilbys. Gjennomføringsevne I hvilken grad leverandørs plan for gjennomføring er realistisk og imøtekommer Oppdragsgivers ønsker til leveransedatoer. Planen for Leveranse 1 vil tillegges særskilt vekt. Leverandørs kvalitet i gjennomføring av tidligere relevante leveranser. Hvilken nøkkelkompetanse leverandør stiller med i gjennomføringen av leveransen og hvilken kapasitet leverandøren har tilgjengelig for gjennomføring av oppdraget. Leverandørs metodikk for prosjektgjennomføring og metodikk for drift og vedlikehold av IT-tjenester. Totalpris Pris på tilbudt løsning Pris på opsjoner Pris på gjennomføring Drifts og vedlikeholdskostnader - Tilpasningsavtalen Bilag 1 med vedlegg - Tilpasningsavtalen Bilag med vedlegg - Tilpasningsavtalen Bilag 5 - Vedlikeholdsavtalen Bilag 1 - Vedlikeholdsavtalen Bilag - Vedlikeholdsavtalen Bilag 5 - Driftsavtalen Bilag 1 - Driftsavtalen Bilag - Driftsavtalen Bilag 5 - Leverandørens tre tidligere relevante leveranser inkludert eventuell referansesjekk. Følgende dokumentasjon vil inngå i evaluering av gjennomføringsevne: - Leverandørens tre tidligere relevante leveranser inkludert eventuell referansesjekk - Tilpasningsavtalen Bilag 4 - Tilpasningsavtalen Bilag 6 - Vedlikeholdsavtalen Bilag 4 - Vedlikeholdsavtalen Bilag 6 - Driftsavtalen Bilag 4 - Driftsavtalen Bilag 6 - CV nøkkelpersonell inkludert eventuell referansesjekk Følgende dokumentasjon vil inngå i evaluering av pris: - Bilag 7 og Prismatrise - Evt. prissetting av forbehold [X] % [X] % [X] % Side 16 av 17

17 5.1 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til alle berørte leverandører før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden, jfr. FOA Avvisning Tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil kunne bli avvist. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist og blir ikke returnert. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik mot konkurransegrunnlaget. Endelig tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller avvik, vil bli avvist, jf. FOA Andre forbehold eller avvik kan også føre til avvisning av tilbud eller kan bli tatt inn som en redusert score, eventuelt prissatt i forhold til tildelingskriteriene. Endelig tilbud som inneholder forbehold og/eller avvik som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 5.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA -1. Side 17 av 17