Eulogica brukermanual. Norsk versjon 5.6

Transkript

1 Eulogica brukermanual Norsk versjon 5.6

2 Copyright 2009 Intelligent Software AS, S.Mytting Ingen del av dette dokumentet kan reproduseres på noen måte uten tillatelse fra utgiveren. For all informasjon, ta kontakt med Intelligent Software AS, Postboks 307, 3301 Hokksund Tlf , Fax

3 Innhold A Introduksjon...7 A.1 Introduksjon til Eulogica...7 A.2 Introduksjon til dokumentasjon...7 A.3 Hjelp og brukerstøtte...7 A.3.1 Daglig brukerstøtte...7 A.3.2 Kontaktadresse...8 B Oppstart...9 B.1 Å logge inn på systemet...9 C Skjermoversikt...10 C.1 Hovedvinduet...10 D Dagboken...12 D.1 Introduksjon...12 D.2 Utvalgsmuligheter...15 D.2.1 Ulike dager...15 D.2.2 Utvalg i dagboken...19 D.3 Dagbokoppføringer...20 D.3.1 Automatiske oppføringer...20 D.3.2 Manuelle oppføringer...21 D.3.3 Sletting av manuelle oppføringer...23 D.3.4 Rettigheter til manuelle oppføringer...23 D.4 Utskrift fra dagboken...24 E Kontakter...26 E.1 Introduksjon...26 E.2 Tilgang til kontaktregisteret...26 E.3 Vedlikehold av kontakter...30 E.3.1 Å legge til kontakter...31 E.3.2 Å redigere kontakter...32 E.3.3 Å slette kontakter...33 E.3.4 Rettigheter for opprettelse og redigering...34 E.4 Andre nyttige felt...34 E.4.1 Kontaktpersoner

4 E.4.2 Organisasjon...36 E.4.3 Informasjon...37 E.4.4 Konto...38 E.4.5 Aktiviteter...38 E.4.6 Grafikk...39 E.4.7 Notater...39 E.4.8 Logg...39 E.5 Utskrift av kontaktdetaljer...39 F Produkter...42 F.1 Introduksjon...42 F.2 Tilgang til produktdetaljer...42 F.3 Vedlikehold av produkter...45 F.3.1 Å legge til produkter...46 F.3.2 Å redigere et produkt...47 F.3.3 Å slette et produkt...48 F.3.4 Rettigheter for opprettelse og redigering...49 F.4 Andre nyttige felt...50 F.5 Utskrift av produktoppføringer...51 G Oppdrag...60 G.1 Introduksjon...60 G.2 Tilgang til oppdrag...61 G.3 Vedlikehold av oppdrag...65 G.3.1 Introduksjon...65 G.3.2 Å legge til oppdrag...65 G.3.3 Å redigere et oppdrag...66 G.3.4 Å slette oppdrag...67 G.3.5 Rettigheter for opprettelse og redigering...69 G.4 Utskrift av oppdrag...69 H Begravelsesvinduet...71 H.1 Om vinduet...71 H.2 Avdøde...71 H.3 Kunde

5 H.3.1 Bestillers adresse...74 H.3.2 Mer kundeinformasjon...74 H.4 Ektefelle...75 H.5 Tjenester...77 H.5.1 Generelt...79 H.5.2 Maler...80 H.5.3 Å legge til enkelttjenester...81 H.5.4 Å legge til flere tjenester...85 H.5.5 Mest vanlig...85 H.6 Detaljer...87 H.6.1 Tjenester...88 H.6.2 Generelt...89 H.6.3 Notater...98 H.6.4 Adresse...99 H.6.5 Fremdrift...99 H.7 Oversikt H.8 Økonomi H.9 Status H.10 Dagbok I Fakturering I.1 Introduksjon I.2 Å klargjøre en faktura I.2.1 Salg 106 I.2.2 Bokføring I.2.3 Priskontroll I.3 Å kjøre faktureringen I.3.1 Annet I.3.2 Organisasjon I.3.3 Utskrift av fakturaer og følgebrev I.3.4 Å låse en faktura I.3.5 Korreksjoner av fakturaer etter låsing

6 I.4 Å se på eksisterende fakturaer I.4.1 Å se på fakturaer fra økonomimenyen I.4.2 Å se på fakturaer fra oppdrag I.5 Å se på detaljer for kundekontoer I.5.1 Å skrive ut kundekontodetaljer J Reskontro J.1 Introduksjon J.2 Utestående reskontro J.2.1 Vedlikehold av utestående reskontro J.2.2 Å sortere utestående reskontro J.2.3 Påminnelser J.3 Oppgjort reskontro J.3.1 Vedlikehold av oppgjort reskontro K Innbetalinger K.1 Introduksjon K.2 Vedlikehold av innbetalinger K.3 Å gjøre en innbetaling K.3.1 Å låse en innbetaling K.3.2 Korrigering av innbetalinger etter låsing K.3.3 Utskrift fra innbetalinger L Utskriftsvalg L.1 Introduksjon L.1.1 Utskrift L.1.2 Forhåndsvisning L.1.3 Fax 147 L.1.4 E-post L.1.5 Redigere utskrift M Vedlegg M.1 Å hente ut tekst fra en PDF-fil

7 A Introduksjon A.1 Introduksjon til Eulogica Eulogica er navnet på et programvare- og brukerstøttekonsept som er innrettet mot begravelsesagenter og som tilbyr en stor mengde brukerstyrte valgmuligheter for begravelsesbyråer. Den mest sentrale delen av systemet er en applikasjon for den daglige administrasjonen av begravelsesbyråer. Denne applikasjonen inkluderer funksjonalitet for registrering, arkivering, søking, utskrift av rapporter og dokumenter, en kraftig integrert dagbok, fakturering, og mye mer. Rent teknisk er Eulogica bygget etter klient/server-modellen, noe som innebærer at programvaren kommer i to deler. Den sentrale informasjonsdatabasen blir vedlikeholdt av et program som er fullstendig adskilt fra den generelle programvaren som brukerne ser. Disse to delene kan dermed kjøres på forskjellige datamaskiner på forskjellige steder. I praksis gjør dette at systemet blir skalérbart til installasjoner på hundrevis av datamaskiner over store geografiske områder. Dette vil også gjøre systemet robust, slik at det er godt i stand til å takle ulike kommunikasjonsproblemer osv. Systemet gir også muligheter for frakoblet arbeid, slik at det vil være mulig å jobbe fra bærbare datamaskiner uten nettverksforbindelse til hovedserveren. Ny informasjon vil ganske enkelt bli synkronisert når muligheten byr seg. A.2 Introduksjon til dokumentasjon Alle illustrasjoner i denne dokumentasjonen referer til hvordan skjermbildet kan bli seende ut under Windows 7 med klassisk utseende. Under andre Windows-utgaver eller med andre innstillinger vil skjermbildet kunne se annerledes ut, men funksjonaliteten vil uansett være den samme. Legg merke til at alle illustrasjoner og opplysninger i denne dokumentasjonen når det gjelder faktiske begravelser er oppdiktede. Dokumentasjonen og programvaren ellers refererer til et utvalg av faktiske leverandører, produkter, kirker, aviser og veldedighetsorganisasjoner. Slike detaljer er ment bare som eksempler, og nøyaktigheten i detaljene er dermed ikke garantert. Du bør derfor opprette dine egne filer og kataloger med kontakter, produkter osv i henhold til kapittel E - Kontakter og kapittel F - Produkter. 7

8 A.3 Hjelp og brukerstøtte A.3.1 Daglig brukerstøtte For generell brukerstøtte rundt programvaren kan du kontakte oss på: E-post: Tlf: Fax: A.3.2 Kontaktadresse For all informasjon kan vi kontaktes på: Adresse: Tlf: Fax: Internet: Intelligent Software AS Postboks Hokksund

9 B Oppstart B.1 Å logge inn på systemet For å starte programmet dobbelklikker du på Eulogicaikonet på skrivebordet ditt. Dette vil føre deg til innloggingsvinduet, hvor du legger inn brukernavn (medarbeider) og passord som oppgitt enten av firmaet ditt eller av Intelligent Software AS. Klikk OK for å gå videre. Gale opplysninger i innloggingen vil gi følgende feilmelding. Klikk OK for å fortsette. Dette vil stenge innloggingsvinduet, og du vil måtte starte programmet på nytt ved å dobbelklikke på Eulogicaikonet som tidligere. En vellykket innlogging vil lede til applikasjonens hovedvindu som vist i neste kapittel. 9

10 C Skjermoversikt C.1 Hovedvinduet Etter vellykket innlogging vil du få opp hovedvinduet som vist under. Programmet kan når som helst avsluttes ved å klikke på X en i øvre høyre hjørne, eller ved å velge Fil Avslutt fra toppmenyen. Hele hovedvinduet kan endre størrelse og dermed tilpasses til ønsket størrelse på skjermen din. For å gjøre dette drar du ganske enkelt i kantene på vinduet, som med alle andre vindu under Windows. Applikasjonen vil tilpasse alle sine funksjoner til plassen du slik gjør tilgjengelig. Ved oppstart er hovedvinduet inndelt i tre hoveddeler. På toppen av vinduet ligger menylinjen med standard Windows-valg som Fil, Rediger, Vindu, Hjelp, osv. Disse er de samme valgene som du kan finne i de fleste Microsoft-applikasjoner, og har de samme funksjonene. Til høyre for Hjelpemenyen finner du også informasjon om brukeren som til en hver tid er innlogget i Eulogica. Dette innebærer medarbeiderkoden, avdelingskoden osv. Noen av disse er kanskje ikke synlige avhengig av installasjonen din. På venstre side av hovedvinduet finner du Eulogicas hovedmeny. Her kan du åpne nye eller eksisterende oppdrag, kontakter, produkter osv. Denne menyen kan gis ny størrelse eller lukkes ved å bruke den prikkede seksjonen midt på høyrekanten av menyfeltet. For å stenge denne klikker du 10

11 ganske enkelt den prikkede seksjonen. Menyen vil da lukkes mot venstre, slik at bare den prikkede seksjonen blir synlig. For å igjen åpne menyen klikker du ganske enkelt på denne igjen. For å gi menyen ny størrelse klikker og holder du den prikkede seksjonen og drar denne enten mot venstre eller høyre. På høyre side av hovedvinduet finner du Dagboken. Funksjonaliteten i denne blir sett nærmere på i kapittel D. Dagboken kan lukkes eller gis ny størrelse ved hjelp av den prikkede seksjonen midt på venstrekanten av denne, på samme måte som hovedmenyen. Når du åpner kontaktlisten, oppdragslisten eller noen av listene under hovedmenyen åpnes en fjerde del av hovedvinduet. Dette vil dukke opp fra bunnen av skjermen og vil da kunne åpnes, lukkes og gis ny størrelse slik som hovedmenyen og dagboken. Den prikkede seksjonen her vil ligge midt på toppkanten av listen som åpnes. Dette vil ses gjennom hele denne innføringen. 11

12 D Dagboken D.1 Introduksjon Ved oppstart av programvaren vil dagboken automatisk åpnes og vise dags dato sammen med alle hendelser som er satt opp for dagen. Som nevnt i kapittel C kan dagboken åpnes, lukkes og gis ny størrelse veldig enkelt ved å bruke den prikkede sonen midt på dagbokens venstre kant. Ved ganske enkelt å klikke denne prikkede sonen åpnes og lukkes dagboken, og ved å klikke og dra gis den ny størrelse. Legg også merke til den lille blå linjen på tidslinjen i dagboken. Denne viser nåværende klokkeslett og vil bevege seg etter som dagen går. Dagens dato vil også være markert i blått på toppen av skjermen, noe som vil bli mer tydelig senere når vi skal se på mer enn én dag om gangen. Tidsindikato r Prikket sone for lukking og ny størrelse for dagboken Tidsskalaen i dagboken kan også endres. Dette vil enten føre til at mer av dagen vises men med mindre detaljer, eller vice versa. Å endre tidsskalaen kan gjøres på to måter: For det første kan du høyreklikke på tidslinjen i dagboken og velge skalaen. Dette vil kun midlertidig endre skaleringen, og denne vil gå tilbake til sin tidligere innstilling hvis dagboken skulle bli åpnet, lukket, eller gitt ny størrelse, eller om Eulogica skulle bli lukket og startet om. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel vil se på en hel dag, men ikke vil at dette valget skal lagres. 12

13 Høyreklikk her for å endre skalaen midlertidig For det andre kan du velge Vise Tidsramme fra toppmenyen og slik velge skaleringen du måtte ønske. Ved denne metoden lagres valget ditt selv om du måtte lukke og gjenåpne dagboken eller Eulogica. Denne metoden bør derfor brukes for å lagre innstillingen du foretrekker. 13

14 Bruk Vise Tidsramme dagbok for å lagre innstillingene Skriftstørrelsen som brukes i dagboken kan endres enten til liten eller til normal. Det å bruke en liten skriftstørrelse vil selvfølgelig gjøre at mer tekst kan vises i en mindre dagbokboks, men denne vil følgelig være mindre og vanskeligere å lese. Velg Vise Dagbok Skriftstørrelse fra toppmenyen for å velge størrelsen du foretrekker. 14

15 D.2 Utvalgsmuligheter Dagboken kan også brukes til å se på andre dager, flere dager, en uke, flere uker, eller til og med mange dager som ikke henger sammen. Den kan også brukes til å filtrere ut enkelte tjenester, avdelinger, medarbeidere, eller et utvalg av alle disse. Dette er svært nyttig når antallet hendelser i dagboken begynner å bli stort. Disse valgene angis ved å klikke Dagbok i hovedmenyen. Dette vil åpne kontrollmenyen for Dagboken og du vil få presentert ulike filtermuligheter og en kalender for den gjeldende måneden. D.2.1 Ulike dager For å se på en annen dag kan du ganske enkelt åpne dagbokmenyen med musen og velge dagen du ønsker å se på. Hvis dagen du ønsker ikke er i den gjeldende måneden kan du bruke de små pilene på måned/år linjen i kalenderen til å bevege deg framover og bakover gjennom månedene. Dagens dato vil alltid være merket med en rød firkant rundt datoen. 15

16 Bruk disse pilene for å bevege deg mellom ulike måneder For å se på et antall etterfølgende dager kan du ganske enkelt bruke musen til å markere de ønskede dagene. Dagboken vil da vise de merkede dagene. Det er sannsynligvis lurt å øke størrelsen på dagboken slik at denne kan vise flere dager bedre. 16

17 Skjermbildet er tatt med fire dager synlig. Du kan også velge hele uken ved å klikke på ukenummeret på venstre side i kalenderen. Igjen kan to påfølgende uker velges ved å bruke musen til merke de ønskede ukenumrene. 17

18 Skjermbildet er tatt med tre påfølgende uker valgt ved å bruke ukenumrene på venstre side i kalenderen. Flere dager og uker kan velges ved å bruke Ctrl-knappen. Mens du holder Ctrl-knappen nede kan du velge individuelle dager og uker med musen. Etter som du velger disse vil de dukke opp i dagboken. Når du har valgt de ønskede dagene og ukene kan du slippe Ctrl-knappen. 18

19 Skjermbildet er tatt med flere dager som ikke henger sammen valgt. Du kan nå tydelig se hvordan dagens dato blir markert med blått. D.2.2 Utvalg i dagboken Etter hvert som flere oppdrag og hendelser blir lagt til i dagboken kan det bli vanskelig å fokusere på de hendelsene du er interessert i, og følgelig blir det nyttig med filtre. Du kan filtrere på følgende utvalg: Tjeneste Du kan velge ulike typer tjenester, for eksempel kan du velge å se bare kremasjoner. Dette vil følgelig bare vise kremasjoner i dagboken og ingenting annet. Medarbeider Du kan velge hvilke medarbeidere som skal være med på begravelsen. Dette vil vise bare de begravelsene hvor denne medarbeideren er med. Avdeling Du kan velge hvilken avdeling en begravelse skal være arrangert fra. Dette vil vise bare begravelser som er arrangert av denne avdelingen. For å bruke filtrene velger du ganske enkelt de kategoriene du ønsker å filtrere på fra utvalgsboksene. For å tømme et filter bruker du ganske enkelt sletteknappen på tastaturet for å slette feltet. 19

20 Filteret i skjermbildet er satt til å markere bare kremasjoner. Alle andre oppføringer vil være usynlig. D.3 Dagbokoppføringer Oppføringer i dagboken kan gjøres på to måter, automatisk og manuelt. Ved å klikke på en begravelsesrelatert oppføring vil man også åpne begravelsesvinduet for den relevante begravelsen. D.3.1 Automatiske oppføringer Dagboken blir automatisk oppdatert med begravelsesdetaljer etter som hver begravelse blir lagt inn i programmet. Dette betyr at etter hvert som du legger begravelsesdetaljer inn i hoveddelen av programmet vil disse automatisk overføres til dagboken. Ingen videre handlinger kreves. Disse dagboksoppføringene inkluderer hendelser som selve begravelsen, bringing og overføringer, samlinger osv. Ulike hendelser blir også farget ulikt for å gi brukeren en rask oversikt ut fra dagboken. Fargekoding kan også gjennomføres for ulike avdelinger. For å forandre fargekoden for en gitt avdeling velger du Verktøy Organisasjon Avdelinger og dobbelklikker avdelingen. Du velger så Dagbokfanen hvor du får muligheten til å velge blant flere farger for denne avdelingen. 20

21 D.3.2 Manuelle oppføringer Dagboksoppføringer kan også bli lagt inn manuelt for andre hendelser, slik som konferanser og lignende. Manuelle oppføringer kan gjøres på to ulike måter. Ved å dobbelklikke på et blankt felt i dagboken vil du få opp oppføringsvinduet. Start- og sluttid vil i utgangspunktet bli bestemt ut fra hvor du klikker i dagboken og hvilken tidsramme som er valgt. Videre kan du ved å høyreklikke hvor som helst i dagboken velge å sette inn enten en Ny hendelse eller en Ny heldagshendelse. Det å velge Ny heldagshendelse sørger ganske enkelt for at boksen Hele dagen i oppføringen blir haket. Alle heldagshendelser blir så vist i toppen av dagboken for den gitte dagen. Skjermbildet viser menyen som åpnes ved høyreklikk i dagboken. Ved å velge en ny oppføring vil du få opp vinduet under. Her fyller du ganske enkelt ut detaljene etter behov, og klikker OK for å innføre disse i dagboken. Uheldigvis er fargekodene brukt til å la begravelseshendelser bli kodet, og fungerer dermed ikke når man legger inn opphøringer manuelt. 21

22 Skjermbildet viser en manuell dagboksoppføring. Opplysningene over vil gi oppføringen under. 22

23 D.3.3 Sletting av manuelle oppføringer Automatiske begravelsesrelaterte hendelser vil bare bli slettet hvis hendelsen blir fjernet fra begravelsesvinduet. Manuelle hendelser slettes som følger. Enten kan du dobbelklikke hendelsen for dermed å åpne denne, for så å trykke Slett, eller du kan høyreklikke hendelsen i dagboken og velge Slett. Når hendelser først har blitt slettet er eneste måte å få dem tilbake på å legge dem inn manuelt på nytt, det finnes ingen angreknapp. Skjermbildet viser menyen som vises når man høyreklikker en dagboksoppføring. D.3.4 Rettigheter til manuelle oppføringer Tilgangsrettigheter for manuelle oppføringer kan settes for individuelle medarbeidere. Medarbeidere kan gis rettigheter til å legge til, redigere og slette oppføringer. Dette oppnås ved å velge Verktøy Organisasjon Medarbeider fra toppmenyen og velge den relevante medarbeideren. Deretter velger du Tilgangsrettigheter, hvor disse kan endres. Se etter Opprette/redigere dagbokoppføringer som du kan enten sette på for å gi 23

24 rettigheten, eller sette av for å ta dem bort. Når rettighetene er klar klikker du OK for å lagre innstillingene og å gjøre dem aktive. Skjermbildet viser en medarbeider uten rettigheter for å opprette, endre og slette dagbokoppføringer. D.4 Utskrift fra dagboken Utskrift fra dagboken er svært enkelt. Først velger du dagene som du vil se, sammen med filteret som eventuelt skal brukes. Det er resultatet av dette som blir skrevet ut. Videre trykker du enten knappen for Skriv Ut eller Forhåndsvisning i toppmenyen. Skriv Ut Forhåndsvisnin Knappen Skriv Ut vil sende dokumentet rett til utskrift, mens Forhåndsvisning viser utskriften på skjermen slik at du kan bekrefte eller avbryte utskriften. Uansett hvilken knapp du velger vil du imidlertid få de samme valgmulighetene: 24

25 Dagbok (Sammenhengende) - Skriver de valgte dagene etter hverandre på samme side. Dagbok (En dag pr side) - Skriver de valgte dagene med en ny side for hver dag. Tips: Hvis du får opp denne boksen når du prøver å skrive ut, så klikk en gang hvor som helst i dagboken, og prøv utskriften en gang til. En prøveutskrift av dagboken vises under. 25

26 E Kontakter E.1 Introduksjon Kontaktdelen av Eulogica er en sentral database der kontaktinformasjon kan lagres for ulike grupper mennesker. Dette inkluderer leverandører, kirker, prester, doktorer osv. og vil variere etter hvordan systemet ditt er satt opp. Kontaktinformasjon kan raskt bli lagt til, redigert og fjernet etter behov. Når opplysningene først har blitt oppdatert vil alle brukere få tilgang til den nye informasjonen, slik at alle har oppdaterte opplysninger. Ulike detaljer kan lagres, som navn, adresser, telefonnumre, faxnumre, e-postadresser osv. Det er også ledige felt som kan skreddersys for en gitt gruppe kontakter. For eksempel kan det under Veldedige Organisasjoner være ønskelig å registrere et organisasjonsnummer. Kontaktopplysningene er organisert i ulike grupper slik at det skal bli enklere å fylle ut detaljer når en begravelse registreres. Hvis man for eksempel skal registrere en kremasjon er det unødvendig å få opp veldedige organisasjoner, kirker osv. På grunn av grupperingen kan man nå få opp bare det som er relevant, nemlig krematoriene. E.2 Tilgang til kontaktregisteret For å jobbe med en gitt kontakt velger du først Kontakt på hovedmenyen. Du vil da få opp en rekke kontaktgrupper som har blitt satt opp for deg. Velg så den gruppen du er ute etter for å få opp kontaktene i gruppen. Når du så velger en kontaktgruppe vil et nytt vindu åpne seg mot bunnen av skjermen med en liste over kontaktene i gruppen. Dette vinduet kan gis ny størrelse og åpnes og lukkes ved å bruke den prikkede sonen midt på toppen av vinduet. 26

27 Skjermbildet over viser den åpne Kontaktlisten, det under viser Kirker og Kapeller. 27

28 Kontaktene kan nå rulleres ved å bruke musen, pilknappene på tastaturet, eller navigasjonsknappene på toppmenyen. For å velge en bestemt oppføring dobbelklikker du denne, eller du markerer den og klikker Åpne på bunnen av skjermen. Antallet poster i listen vises nederst til venstre på skjermen. På bildet over var dette antallet åtte. Der det er mange kontakter kan du filtrere listen for å gjøre det enklere å finne den du er ute etter. Listen er i utgangspunktet sortert alfabetisk. Nederst til venstre vil du finne en boks som er merket med Navn. Her kan du begynne å skrive inn navnet på en kontakt du ser etter, og kontaktlisten vil bli filtrert tilsvarende. Eksempelet under viser bare Kirker og kapeller som begynner på bokstaven o som følge av at bokstaven o er satt inn i denne boksen. (Boksen tar ikke hensyn til store og små bokstaver). For å fjerne dette filteret sletter du ganske enkelt bokstavene i navneboksen, og alle kontaktene vil dukke opp igjen. Det er også mulig å sortere kontaktene på andre måter. For å oppnå dette klikker du på knappen Sort på bunnmenyen, og velger hvordan du vil sortere oppføringene. Når du nå har valgt en ny sortering vil navnet på boksen til venstre forandres tilsvarene. Oppføringene vil nå være sortert etter feltet du har valgt, og oppføringer i filterboksen vil virke på det nye feltet. Sorteringsvalget vil alltid gå tilbake til standarden Navn når kontaktlisten åpnes fra hovedvinduet. 28

29 Skjermbildet under viser Leverandører sortert på Sted filtrert etter bokstaven h. For å velge en gitt oppføring dobbelklikker du ganske enkelt oppføringen, eller du markerer oppføringen og trykker Åpne på bunnmenyen. Dette vil åpne kontakten med alle opplysninger. Noen detaljer er lagret under ulike faner i vinduet og kan ses ved å velge den relevante fanen. 29

30 Hvis full adresse legges inn og du har tilgang til internett kan få opp kart i internettleseren din ved å trykke på Kartknappen. Likeså vil dobbelklikk på e-postadressen åpne e-postprogrammet ditt og en ny e-post til kontakten vil åpnes. Når du står på en kontakt vil Navigasjonsknappene på toppmenyen flytte mellom kontakter innenfor samme kontaktgruppe. Den enkle høyre- og venstreknappen vil flytte en kontakt fram eller tilbake. De doble pilene flytter ti kontakter om gangen, og pilen med vertikal linje på vil flytte til første eller siste post i gruppen. Disse knappene kan slik være nyttige til å gå gjennom oppføringene i kontaktgruppen. Navigasjonsknappe E.3 Vedlikehold av kontakter Kontaktoppføringer er bare nyttige hvis de blir vedlikeholdt, altså holdt oppdaterte, slettet når de ikke lenger er gyldige, og opprettet etter behov. Det følgende ser på opprettelse, redigering og sletting av kontakter. 30

31 E.3.1 Å legge til kontakter For å legge til en kontakt må du først åpne kontaktgruppen du ønsker å legge kontakten til i. Klikk på Kontakt i hovedmenyen, og så kontaktgruppen du måtte ønske. Dette vil så åpne denne kontaktlisten. I menylinjen på bunnen av skjermen trykker du nå på knappen Ny. Dette vil åpne en tom kontaktoppføring, som du så kan fylle ut med så mange eller så få detaljer som du har tilgjengelig. Husk at ulike faner for flere informasjonsfelt er tilgjengelig om du skulle trenge dette. Klikk OK i nedre venstre hjørne for å lukke og lagre den nye oppføringen. Flere detaljer kan legges til senere om dette er ønskelig. Skjermbildet under viser kontaktgruppen Musikere sammen med mulighetene for å legge til ny kontakter. Begge disse knappene kan brukes for å legge til en ny kontakt I tillegg til å trykke knappen Ny i bunnmenyen kan du også velge Fil Ny fra toppmenyen, eller ikonet Ny som også er standard i Windows, også dette i toppmenyen. Tips: Hvis du skal legge inn flere kontakter i samme gruppe kan du ganske enkelt klikke en av knappene nevnt over i det du har gjort deg ferdig med en kontakt. Dette vil lagre kontakten du har jobbet med, og åpne en ny blank oppføring. 31

32 E.3.2 Å redigere kontakter Å redigere en kontakt er veldig enkelt. Du åpner rett og slett kontakten du vil redigere ved å bruke Kontakt fra hovedmenyen, velge kontaktgruppen, og til sist åpne den ønskede kontakten. Du kan så gjøre de nødvendige endringene på kontakten, som å endre et telefonnummer eller å legge til en adresse. Etter at du har gjort forandringene kan du enten lagre disse, eller la det være. Å lagre endringene. Hvis du er fornøyd med forandringene og ønsker å lagre disse klikker du OK i nederste venstre hjørne i vinduet. Endringene blir lagret og vinduet blir lukket. Andre som nå åpner denne kontakten vil se den med endringene som nettopp ble gjort. Å ikke lagre endringene. Hvis du skulle finne ut at du ikke vil lagre endringene du nettopp har gjort klikker du Avbryt i bunnen av vinduet. Du vil da bli spurt om du vil lagre endringene du har gjort og få tre mulige valg. o Lagre endringer i dette vinduet? Ja Lagrer endringene og lukker vinduet o Lagre endringer i dette vinduet? Nei Lagrer IKKE endringene og lukker vinduet o Lagre endringer i dette vinduet? Avbryt Lagrer IKKE endringene, men lar deg fortsette å endre kontakten. 32

33 E.3.3 Å slette kontakter Oppføringer kan slettes hvis ønskelig. Dette er nyttig hvis en kontakt ikke lenger er relevant og du ikke ønsker at den skal være tilgjengelig. Programvaren har ingen grense for hvor mange oppføringer som kan larges, og det er følgelig IKKE nødvendig å slette kontakter som du tror at du kanskje ikke kommer til å bruke igjen. For å slette en kontakt må du først åpne denne ved å åpne Kontakt fra hovedmenyen, velge kontaktgruppen, og åpne kontakten. Hvis du er sikker på at du ønsker å slette kontakten klikker du nå den røde X en i toppmenyen. Sletteknappen Når har trykket på Sletteknappen vil du bli bedt om å bekrefte at du virkelig ønsker å slette oppføringen. Ved å velge Ja sletter du kontakten. Ved å velge Nei avbryter du slettingen og beholder oppføringen. 33

34 Det finnes ingen angreknapp for dette, så forsikre deg om at du virkelig vil slette oppføringen. E.3.4 Rettigheter for opprettelse og redigering Tilgangsrettigheter for å opprette eller endre kontakter kan endres for individuelle medarbeidere. Medarbeider kan få rettigheten til å legge til, redigere og slette kontakter, eller ikke. Dette oppnås ved å velge Verktøy Organisasjon Medarbeider fra toppmenyen og åpne den relevante medarbeideren. Når du har åpnet en medarbeider velger du fanen Tilgangsrettigheter. Du vil nå få opp en liste over forskjellige rettigheter som kan gis eller fjernes. Se etter Opprette / redigere kontakter, som du enten kan merke for å gi rettigheten, eller ta bort merket for å fjerne rettigheten. Når du så er ferdig klikker du OK for å lagre rettigheten og gjøre dem aktive. Skjermbildet under viser rettighetene for å legge til, endre og slette kontakter for medarbeideren Demonstrasjonsbruker. E.4 Andre nyttige felt I tillegg til navn, adresse og kontaktdetaljer finnes det også andre felt i oppføringen som kan være nyttige. Noen felt brukes i mer avanserte installasjoner av Eulogica der man for eksempel kan ha flere avdelinger gruppert i et område. Disse feltene kan ses bort i fra hvis de ikke har noen relevans 34

35 for din installasjon. Her følger en liste med en kort beskrivelse av de ulike fanene og feltene som disse inneholder. E.4.1 Kontaktpersoner Hvis avkryssingsboksen Person øverst i kontaktoppføringen ikke er merket vil fanen Kontaktperson vises. Dette lar deg ha en kontaktoppføring som kan være navnet på et firma. Fanen Kontaktperson lar deg da føre opp ulike personer i dette firmaet. Her bruker du knappen + i nedre venstre hjørne for å legge til en ny kontaktperson. Dette vil opprette en underoppføring med felt for tittel, fornavn, etternavn osv. Fyll ut de feltene du har opplysninger om, og klikk den grønne haken i nedre venstre hjørne av vinduet. Kontaktpersonen blir så lagt til. Flere kontaktpersoner kan legges til ved igjen å klikke + og legge til detaljene i nye underoppføringer. For å slette en kontaktperson velger du den relevante underoppføringen og trykker i nedre venstre hjørne av vinduet. Her er også en knapp merket Fra fil. Denne er tiltenkt muligheten for å kopiere inn detaljer fra for eksempel Prester inn i kontaktfilen for Kirker. Når man trykker knappen Fra fil åpnes kontaktgruppen Prester, forrettende, og du kan velge den personen du vil legge til som en kontaktperson ved å dobbelklikke på denne. Detaljene fra personen vil da bli lagt til som en kontaktperson. Feltet Hovedkontaktperson brukes for å markere hvilken av kontaktpersonene som er lagt til som er hovedkontakten. I utgangspunktet vil dette være den første kontaktpersonen som ble lagt til. For å endre dette trykker du hvilken som helst av de to knappene med tre prikker i Hovedkontaktpersondelen av vinduet. Kontaktlisten du kan velge fra vil bli sortert ut fra hvilken av knappene du trykket. I denne listen dobbelklikker du så den kontakten du ønsker skal bli den nye hovedkontaktpersonen. 35

36 Skjermbildet under viser en kontakt importert vha Fra filknappen og en annen satt som hovedkontaktperson. E.4.2 Organisasjon Fanen Organisasjon lar deg gruppere kontakter under ulike overskrifter. Dette lar større organisasjoner gruppere kontakter for eksempel under geografiske områder eller regioner. Når man ser på en kontaktliste vil ulike valg være tilgjengelig under knappen Linjer som begrenser listen til bare de relevante oppføringene: Bare mine Bare min avdeling Mitt område Min region Mitt merkenavn Alle Disse valgene er alle relative og henger sammen med en brukers medarbeideroppføring. Dermed blir det mulig å se for eksempel bare på kirker i sitt eget område eller gravlunder i sin egen region. Legg merke til at for alle typer oppføringer vil det å forandre på avdelingskoden også endre kodene for område, region og merke, avhengig av om slike koblinger finnes i avdelingsfilen. Det å endre 36

37 områdekoden vil tilsvarene endre kodene for region og merke hvis slike koblinger er gjort i områdefilen, og det å endre regionskoden vil forandre merkekoden hvis koblingen er gjort i regionsfilen. Det finnes også en mulighet til å gruppere kontakter i gruppe X, Y og Z, som kan settes opp og tilordnes kontakter. For eksempel kan du sette opp gruppen X som et religionsfelt, og gruppere ulike prester etter religionsgruppene du setter opp. Når du ser på en kontaktliste vil det så være mulig å filtrere på de feltene du måtte ønske, og slik se på for eksempel de prestene med X-gruppen satt til metodister. Ta kontakt med din forhandler for flere detaljer om Organisasjonsfanen. E.4.3 Informasjon Fanen Informasjon er delt inn i fire deler. Disse delene har ulike funksjoner som er beskrevet under. E Fri informasjon Delen Fri informasjon har enkelt nok tre linjer merket Info 1, Info 2 og Info 3. Her kan du legge inn fri tekst på opp til 50 tegn for å beskrive noe om kontakten. Feltnavnene Info 1, Info 2 og Info 3 kan gis nye navn i Verktøy Preferanser. Ta kontakt med din forhandler for mer informasjon om dette. Når man ser på en kontaktliste finnes det muligheter for å filtrere denne etter disse feltene. Dette lar deg så se på kontaktene med for eksempel feltet Info 1 satt til en bestemt verdi. E Økonomi I delen Økonomi finnes det tre felt som kan endres. Standardavgift: Dette kan settes opp av forhandleren din slik at hvis denne kontakten brukes i en begravelse blir denne standardavgiften hentet fra kontaktoppføringen. Dette er nyttig for kontakter som prester som individuelt kan ha forskjellige priser. Kredittkode: Dette kan brukes for å sette oppbetalingsbetingelsene for en gitt kontakt. Dette er foreløpig ikke implementert. Ikke MVA: Dette er foreløpig ikke implementert. E Tilknyttet Denne delen er laget for å koble en prest med en kirke. Ved å klikke knappen med de tre prikkene på enten Ref. nummer eller Ref. navn åpner du kontaktfilen for Kirker og kapeller sortert avhengig av 37

38 hvilken knapp du trykker. Du kan så dobbelklikke en bestem kirke for å kopiere inn detaljene fra denne til Tilknyttetvinduet. E Forskjellig I delen Forskjellig er det fem felt som kan settes. Tiltale: Dette brukes for å tilpasse hvordan du tiltaler en kontakt. For eksempel kan du i et brev til en pastor du kjenner godt bruke bare Petter i stedet for Pastor Petter Olsen. I feltet Tiltale ville du da bare skrevet inn navnet du vil tiltale kontakten med, noe som ville ført til at dette blir brukt i brevene som Eulogica produserer. Ta kontakt med forhandleren din for mer informasjon. Deres referanse: Ganske enkelt et felt merket Deres referanse. Dette har foreløpig ikke blitt implementert brukt i noe dokument, man kan brukes av deg til ulike formål. Foretaksnummer: Ganske enkelt et felt merket Foretaksnummer. Dette har foreløpig ikke blitt implementert brukt i noe dokument, man kan brukes av deg til ulike formål. Distrikt: Ganske enkelt et felt merket Distrikt. Dette har foreløpig ikke blitt implementert brukt i noe dokument, man kan brukes av deg til ulike formål. Advarsel: Dette feltet brukes for å gi en advarsel på skjermen når kontakten brukes i en begravelse. Opp til 50 tegn kan brukes til å angi en advarsel. Dette kan brukes til å markere kontakter som det er noe viktig som bør legges merke til ved. E.4.4 Konto Fanen Konto viser fakturaer og betalinger for en gitt kontakt. Hovedbruken av dette er innen Klientkontaktene som opprettes når en begravelsesoppføring blir fakturert. Se kapittel I om fakturering for flere detaljer. E.4.5 Aktiviteter Delen for Aktiviteter er stedet der aktiviteter kan settes opp for en gitt kontakt. Dette bør ikke brukes for å sette opp informasjon om en gitt begravelse, men generell informasjon om kontakten. Her klikker du ganske enkelt knappen Ny for å legge til en ny aktivitet. Du kan så fylle ut de forskjellige feltene for å angi detaljer om aktiviteten. For eksempel vil du kanskje bruke feltet Type for å angi om dette var en telefonsamtale eller et møte med kontakten. Du kan også bruke de andre feltene til å angi en dato og et klokkeslett, en beskrivelse eller kanskje en annen tekst. Når du er ferdig klikker du OK for å lagre aktiviteten. Dette vil så bli lagt til listen over Aktiviteter for denne kontakten og kan bli sett på, redigert eller slettet etter ønske. 38

39 E.4.6 Grafikk Fanen Grafikk kan brukes for å lagre et bilde eller en logo med en kontakt. Her høyreklikker du i grafikkområdet for å få forskjellige alternativer for å laste inn grafikk. Enkelte valg vil være grået ut hvis et bilde ikke er valgt. Disse valgene er: Klipp ut: Klipper ut bildet fra Grafikk og lagrer det i utklippstavlen for senere innliming. Kopier: Kopierer bildet fra Grafikk og lagrer det i utklippstavlen for senere innliming. Lim inn: Limer inn bildet fra utklippstavlen. Slett: Sletter bildet fra Grafikk uten å lagre det i utklippstavlen. Laste inn: Åpner Windows Utforsker og lar deg søke etter et bilde fra datamaskinen din. Lagre: Åpner Windows utforsker og lar deg lagre det nåværende bildet til datamaskinen din. Legg merke til at bare JPEG-bilder kan bli lastet inn i kontaktfilen. En maksimal filstørrelse på 50 KB bør brukes for ikke å påvirke ytelsen i Eulogica nevneverdig. Større filer kan senke hastigheten på Eulogica fordi disse må lastes inn. E.4.7 Notater Fanen Notater er stedet for enkle tekstnotater kan gjøres. Du kan ganske enkelt fylle ut feltet Interne notater med teksten du måtte ønske. E.4.8 Logg Fanen Logg inneholder en historisk oversikt over når kontaktoppføringen ble opprettet og endret og av hvilken medarbeider. Denne oversikten tar ikke vare på hvilke endringer som ble gjort, bare at en endring har blitt gjort. Hovedloggen vil også ta vare på om en kontakt har blitt slettet. Legg merke til at du kanskje må vente noen sekunder før loggen dukker opp etter at du har valgt Logg. E.5 Utskrift av kontaktdetaljer I tillegg til å se på kontaktoppføringer på skjermen kan du også skrive ut disse til papir. Først åpner du kontaktlisten fra Kontakt på hovedmenyen, før du åpner en kontaktgruppe. Dette åpner denne kontaktlisten. Her velger du en hvilken som helst kontakt på listen, slik at listen får fokus. Det spiller ingen rolle hvilken kontakt, med mindre du er interessert i bare denne kontakten. Deretter bruker du en av knappene Skriv ut og Forhåndsvisning fra toppmenyen. Skriv ut skriver rett skriveren, mens Forhåndsvisning viser utlistingen på skjermen slik at du kan bekrefte eller avkrefte utskriften. Uansett hvilken av disse to knappene du bruker får du de samme valgene. Når du trykker knappen får du opp en liste hvor du kan velge format på utskriften. Velg den utformingen du vil ha, og en utskrift, enten til skriver eller til skjerm, vil kjøres. 39

40 Skjermbildet under viser Forhåndsvisning valgt sammen med utformingen Standard liste, landskap (alle). Dette vil gi utlistingen som vist under. 40

41 Skjermbildet under viser resultatet av forespørselen over Legg merke til at kontaktlisten vil bli skrevet ut i samme rekkefølge som vist på skjermen. Standardsorteringen er pr navn, så hvis annet ikke er angitt vil dette være rekkefølgen. Ber du om annen sortering avlisten vil også utskriften sorteres slik. Dessuten vil listen bli filtrert på samme måte som du setter opp for kontaktlisten. Det er flere utskriftsformater tilgjengelig, som landskap, landskap (to kolonner), portrett osv. Disse vil alle skrive ut den samme informasjonen, men i forskjellig format. Ytterligere detaljer om utskriftsvalgene finnes ut kapittel L om utskriftsvalg. 41

42 F Produkter F.1 Introduksjon Produktdelen av Eulogica er en sentral database der firmaets produktdetaljer kan lagres. Produktoppføringene inkluderer en kort beskrivelse av produktet for å gi en rask oversikt, en lengre beskrivelse om ønskelig for faktureringen, pris, bilde av produktet, regnskapskoder og mange andre detaljer. Produktoppføringer kan enkelt legges til, redigeres eller slettes etter behov. Idet en forandring er gjort vil alle brukere se og få tilgang til de oppdaterte opplysningene, noe som sikrer at alle til en hver tid bruker de rette produktene, prisene og beskrivelsene. Produktoppføringene er organisert i kategorier slik at det skal bli enklere å fylle ut detaljene rundt en begravelse når man fyller ut disse. For eksempel vil man når man skal legge til en kiste bare ha tilgang til kister, og ikke ha muligheten for å legge til en kistebil i stedet. F.2 Tilgang til produktdetaljer For å få tilgang til produktfilen velger du ganske enkelt Produkt fra hovedmenyen, og deretter Prisliste. Et vindu åpnes fra bunnen av skjermen med en liste over alle produktene. Dette vinduet kan gis ny størrelse ved å klikke og dra i den prikkede sonen midt på øvre kant i dette vinduet. For å lukke ned vinduet mot bunnen av skjermen klikker du på sonen, og for å åpne vinduet igjen klikker du sonen en gang til. Du kan rullere i produktoppføringene med musen og rullefeltet, med pilknappene på tastaturet, eller med Navigasjonsknappene i toppmenyen. For å velge en bestemt produktoppføring enten dobbelklikker du på produktet eller du velge produktet ved å klikke det én gang og trykker Åpne i bunnmenyen. Produktoppføringer kan filtreres for å gjøre det enklere å finne produktet du leter etter. I utgangspunktet er produktoppføringene sortert etter referansenummeret. Nederst til venstre i skjermen ser du en tekstboks merket Beskrivelse. Her kan du begynne å skrive inn referansenummeret du leter etter, og oppføringene blir filtrert. 42

43 Skjermbildet under viser den åpne Prislisten. For å fjerne filteret sletter du ganske enkelt teksten fra tekstboksen, og alle oppføringene vil dukke opp igjen. Det er også mulig å sortere produktoppføringene på en annen måte. For å gjøre dette trykker du på knappen Sortering på bunnmenyen og velger hvilket felt du vil sortere på. Når du har valgt et sorteringsfelt vil tittelen på tekstfeltet nederst til venstre endres til dette feltet, og alle filtreringer vil også skje på dette. Sorteringsvalget vil alltid gå tilbake til standardinnstillingen Beskrivelse neste gang produktfilen åpnes fra hovedmenyen. 43

44 Skjermbildet under viser Prislisten med en g i beskrivelsesfeltet nederst til venstre. Som du ser blir produktlisten filtrert slik at bare de produktene med en beskrivelse som begynner på g vises. Boksen tar ikke hensyn til store eller små bokstaver. For å velge en bestemt oppføring dobbelklikker du på produktet, eller merker det ved å klikke og velge Åpne fra bunnmenyen. Dette vil åpne den gitte produktoppføringen, slik at du kan jobbe med detaljene. Noen av disse detaljene er lagret under de ulike fanene i vinduet, og kan jobbes med ved å velge denne fanen. 44

45 Skjermbildet under viser oppføringen Gravsten 2 åpnet. Når du nå står i en faktisk oppføring kan du bruke Navigasjonsknappene i toppmenyen til å bevege deg mellom de ulike oppføringene. Den enkle pilen mot høyre eller venstre fører deg en oppføring fram eller tilbake. Den doble pilen fører deg ti produkter i den gitte retningen, og pilen med en vertikal linje fører deg til enten siste eller første post. Disse knappene kan slik være nyttige for å navigere i produktoppføringene. Navigasjonsknappe r F.3 Vedlikehold av produkter Det er vitalt å holde produktlisten oppdatert. Produktoppføringene brukes til å bygge opp fakturaene til kundene dine. For å sikre at medarbeiderne dine bruker riktige produktopplysninger med et minimum av manuell kontroll er det viktig at detaljer er oppdatert i produktfilene. 45

46 F.3.1 Å legge til produkter For å legge et nytt produkt må du først åpne produktfilen. Dette gjør du ved å klikke Produkt i hovedmenyen og velge Prisliste. Dette vil åpne produktlisten. I bunnmenyen bruker du så knappen Ny for å åpne en tom produktoppføring som så kan fylles ut. Det er flere faner med informasjon, men hoveddetaljene finnes under fanen Salg. Detaljene under denne fanen finnes under. F Felt under salgsfanen Kategori: Her kan du velge hvilken kategori produktet skal legges under. For eksempel legger du alle kister i kategorien Kiste, mens Musikk brukes til alt som har med dette å gjøre. Slik styrer du hvilke produkter som er tilgjengelig fra de ulike feltene når du legger til en begravelse. Ref. nummer: Programvaren vil automatisk generere et referansenummer, men dette kan endres manuelt om det skulle være ønskelig. Bare pass på at alle referansenumrene er unike. Beskrivelse: Her angir du en kort beskrivelse for produktet. Denne vil bli brukt til å velge produkter når man fyller ut en begravelse og til beskrivelsen på fakturaen til kunden hvis en lengre beskrivelse ikke er tilgjengelig. Fullstendig beskrivelse: En mer detaljert beskrivelse av produktet kan fylles ut her. Denne blir så brukt i faktureringen. Bilde: Et bilde av produktet kan legges til her. Salgspris: Prisen du vil selge produktet for. Enhet: Ulike produkter krever ulike enheter, for eksempel bør en kjøregodtgjørelse beregnes pr kilometer. Kommentar: Ganske enkelt en kommentar kun til intern bruk. Når du nå har fylt ut alle detaljene om produktet klikker du OK nederst til venstre for å lukke og lagre oppføringen. Ytterligere detaljer kan alltids legges til ved en senere anledning. Ved siden av å klikke Ny i bunnmenyen kan du i også velge Fil Ny fra toppmenyen, eller Windowsikonet Ny, også dette i toppmenyen. 46

47 Skjermbildet under viser Produktfilen åpen med de ulike metodene for å legge til en ny oppføring. Bruk en av disse mulighetene for å legge til et nytt produkt Tips: Hvis du skal legge til flere produktoppføringer kan du ganske enkelt klikke en av mulighetene over når du har fullført en oppføring. Dette vil lagre dataene du nettopp har lagt til og åpne en ny tom oppføring som du kan fylle ut. F.3.2 Å redigere et produkt Å endre en oppføring er veldig enkelt. Du åpner ganske enkelt produktoppføringen du vil endre ved å velge Produkt fra hovedmenyen, velge Prisliste, og til sist åpne den ønskede oppføringen. Her gjør du de ønskede endringene, for eksempel å endre en pris eller å fikse litt på ordleggingen til faktureringen. Etter at du har gjort de endringene du vil gjøre kan du enten lagre disse, eller du kan la det være. Å lagre endringene: Hvis du er tilfreds med forandringene som er gjort klikker du OK for å lagre disse og lukke vinduet. Andre som nå åpner eller bruker produktet vil nå se dette med de endringene du nettopp lagret. Å ikke lagre endringene: Hvis du bestemmer at du ikke vil lagre endringen du har gjort kan du trykke Avbryt. Du vil da bli spurt om du ønsker å lagre endringene, og du blir gitt tre valgmuligheter: o Lagre endringer i dette vinduet? Ja lagrer endringene og lukker vinduet. 47

48 o Lagre endringer i dette vinduet? Nei lagrer IKKE endringene og lukker vinduet. o Lagre endringer i dette vinduet? Avbryt lagrer IKKE endringene og lukker heller ikke vinduet, slik at du kan fortsette å forandre dataene. F.3.3 Å slette et produkt Produktoppføringer kan også slettes hvis dette skulle være ønskelig. Dette er nyttig hvis du ikke tilbyr et produkt lenger. For å slette et produkt åpner du først oppføringen du vil fjerne ved å velge Produkt fra hovedmenyen, velge Prisliste, og deretter åpne produktet. Hvis du er sikker på at du vil slette oppføringen velger du så den røde X en i toppmenyen. 48

49 Sletteknappe Når du har trykket på sletteknappen blir du bedt om å bekrefte at du virkelig vil slette oppføringen. Ved å velge Ja sletter du oppføringen Ved å velge Nei avbryter du slettingen og fortsetter visningen av oppføringen. Det finnes ingen angreknapp for dette, så vær sikker på at du virkelig vil slette oppføringen. F.3.4 Rettigheter for opprettelse og redigering Tilgangsrettighetene for å opprette og å endre produkter kan gis til medarbeidere på individuell basis, slik at ulike medarbeidere kan ha tilgang til å endre produkter, eller ikke. Dette er nyttig hvis du vil at bare enkelte medarbeidere skal kunne endre produktopplysningene for firmaet ditt. Dette oppnås ved å velge Verktøy Organisasjon Medarbeider fra toppmenyen, og så åpne den ønskede medarbeideren. Deretter velger du fanen Tilgangsrettigheter, og får opp en liste med 49

50 muligheter. Se etter Opprette/redigere produkter, som enten merkes for å gi rettigheten eller avmerkes for å fjerne rettigheten. Når du er ferdig klikker du OK for å gjøre endringene gyldige. Skjermbildet under viser en medarbeider med rettigheten for å opprette, endre og slette produkter tatt bort. F.4 Andre nyttige felt Fanen Organisasjon lar ulike produkter grupperes under ulike overskrifter. Dette lar større organisasjoner ha ulike produkter tilgjengelig i bare enkelte områder eller regioner. Når man ser på en produktliste har man en rekke valg tilgjengelig fra knappen Linjer som begrenser utvalget til bare de mest relevante oppføringene. Kun mine Kun min avdeling Mitt område Min region Mitt merkenavn Alle 50

51 Disse valgene er alle avhengig av medarbeiderinnstillingene til den innloggede brukeren. Dermed blir det mulig å se for eksempel bare kirker i brukerens eget område eller gravlunder i brukerens region. Legg merke til at for alle oppføringer vil det å endre avdelingskoden også forandre områdekoden, regionskoden og merkenavnet hvis disse koblingene er satt opp i avdelingsregisteret. Likeså vil det å forandre områdekoden også forandre regionen og merkenavnet hvis koblingene finnes i områderegisteret, og det å forandre regionen vil forandre merkenavnet hvis denne koblingen er satt opp i regionsregisteret. Gruppene X, Y og Z er også tilgjengelig. Disse er hovedsakelig tiltenkt kontaktoppføringene og er ikke implementert for produktfilen. Du kan også ta kontakt med forhandleren din for mer informasjon om Organisasjonsfanen. F.5 Utskrift av produktoppføringer I tillegg til å se på produktdetaljer på skjermen kan du også skrive ut disse. Først av alt åpner du produktlisten ved å velge Produkt i hovedmenyen og deretter Prisliste. I produktlisten klikker du så et hvilken som helst produkt, hvilket spiller ingen rolle med mindre du er ute etter bare dette produktet. Deretter bruker du en av knappene Skriv ut og Forhåndsvisning i toppmenyen. Knappen Skriv ut vil sende utskriften rett til skriveren, mens Forhåndsvisning vil vise utskriften på skjermen slik at du kan bekrefte eller avbryte utskriften. Uansett hvilken av disse knappene du velger vil du få opp et sett med alternativer. Det er mange valgmuligheter for utskrift av produktlister, og de fleste av disse er selvforklarende. Listen med valgmuligheter er delt i to deler, den første når man trykker Skriv ut eller Forhåndsvisning, og den andre under Lister fra den første delen. Noen av valgene har ordet (Alle) mens andre har (Merkede) etter seg. Valgene merket (Alle) skriver ut alle produktene i listen, mens de merket (Merkede) bare skriver ut de produktene som er merket i listen. 51

52 Skjermbildet under viser de to delene. Den første delen inneholder valgene Faktablad: En utskrift av produktets bilde, beskrivelse, full beskrivelse og pris. Helsidebilde: En helsides utskrift av produktets bilde, beskrivelse og pris. Galleri: Et antall produktbilder, beskrivelser og priser på en enkel side, enten 2x2 bilder, 3x3 eller 4x4) 52

53 Skjermbildene under viser noen eksempler på slike utskrifter. Faktablad 53

54 Galleri 2x2 54

55 Galleri 4x4 Den andre delen (Lister) gir deg muligheter til å skrive ut produktliste med ulike kolonner og formater. For eksempel kan du skrive ut en standardliste som inkluderer et referansenummer, en kategori, en beskrivelse og en salgspris i flere forskjellige utforminger. 55

56 Skjermbildet under viser utskriften Standard liste, landskap (alle) 56

57 Skjermbildet under viser utskriften Prisliste med bilder (alle) 57

58 Skjermbildet under viser utskriften Standard liste, portrett (alle) Legg merke til at produktlistene vil bli skrevet ut i samme rekkefølge som vist på skjermen. Standardsorteringen er pr beskrivelse, så hvis ikke annet er angitt er det slik listen vil skrives ut. Ber 58

59 du programmet om å sortere på et annet felt vil også utskriften bli sortert på dette feltet. Hvis du legger på et filter vil også utskriften bli filtrert på samme måte. Flere detaljer finner du i kapittel L om utskrifter. 59

60 G Oppdrag G.1 Introduksjon I oppdragsdelen av Eulogica legger du inn ulike detaljer for begravelser, hovedoppdrag, tilleggsordrer, transportoppdrag, forhåndsplanlegging osv. Listen av valgmuligheter under oppdrag vil variere avhengig av installasjonen din. For eksempel kan du ha en avdeling om rettsmedisinere hvis dette er relevant. For å se en liste over valgmulighetene velger du Oppdrag i hovedmenyen. Det følgende er en rask oversikt over noen av de vanlige filene: Tilleggsordrer gir et eget sett med oppføringer over ekstraarbeid som ikke er del av en begravelse. Dette kan for eksempel være arbeid som blir utført for kunden etter at begravelsen er fakturert, for eksempel hvis kunden ennå ikke hadde bestemt seg for hva som skulle gjøres med asken etter en kremasjon. Når dette ekstraarbeidet har blitt utført kan en tilleggsordre produseres, og eventuelt også kobles opp mot hovedoppdraget, begravelsen. Dette gir deg rask tilgang til navn og adresser uten å måtte legge inn alle detaljer på nytt. Tilleggsordrer kan også brukes til å registrere diverse småordrer som utleie av limousin til andre byråer. Transportoppdrag tar seg av transporter som ikke er en del av en faktisk begravelse. Dette vil være relevant for alle byråer som tar seg av transport på vegne av sykehus, politiet, rettsmedisinere osv. eller for et annet byrå. Dette burde ikke brukes til transporter som er en del av en begravelse, siden hovedoppdragene inkluderer en egen transportavdeling. Kranser gir en egen fil for kransbestillinger, gjerne i forbindelse med begravelsesoppdrag, men bestilt og betalt for seg selv. Når man behandler en slik ordre er det lurt å koble denne opp mot begravelsen etter som dette gir en bedre oversikt senere. Denne filen bør ikke brukes til kranser og blomster som blir bestilt sammen med en begravelse, siden hovedoppdragene inkluderer en egen kransavdeling. Gravstøtter er en oversikt over bestillinger av gravstøtter, gjerne i forbindelse med en begravelse, men da etter at begravelsen har blir fakturert. Filen kan også godt brukes til separate salg av gravstøtter. Denne filen bør ikke brukes til gravstøtter som bestilles og faktureres sammen med begravelsen, siden hovedoppdragene inkluderer en egen avdeling for dette. Hjemsendelse gir en oversikt over import- og eksportoperasjoner som ikke er en del av et fullt begravelsesoppdrag. Dette kan være relevant for byråer som tar seg av hjemsendelser på vegne av andre. For hjemsendelser som er en del av et fullt hovedoppdrag bør hovedoppdraget brukes, siden dette også inkluderer en egen avdeling for hjemsendelse, avhengig av oppsettet ditt. 60

61 G.2 Tilgang til oppdrag For å få tilgang til et gitt oppdrag velger du først Oppdrag fra hovedmenyen. Dette gir deg en rekke valgmuligheter som har blitt satt opp for deg, og du kan velge den listen du vil ha. Dette kapittelet vil fokusere på Hovedoppdrag, men all funksjonalitet er lik uansett hva du arbeider med. Når du har valgt den listen du vil jobbe med åpner det seg et vindu fra bunnen av skjermen. Dette vinduet kan gis ny størrelse ved å klikke og dra i den prikkede sonen midt på øvre kant av vinduet. Ved å klikke sonen én gang lukker du vinduet, og det forsvinner ned mot bunnen av skjermen. For å åpne vinduet igjen klikker du sonen igjen. Skjermbildet under viser Oppdragene åpnet. I dette eksempelet er valgmulighetene i hovedmenyen Hovedoppdrag, Tilleggsordrer, Transportoppdrag og Forhåndsplanlegging. 61

62 Skjermbildet under viser Hovedoppdragene åpnet. Hovedoppdragene kan rulleres enten med musen og rullefeltet, piltastene på tastaturet, eller navigasjonsknappene på toppmenyen. For å åpne et bestemt hovedoppdrag dobbelklikker du ganske enkelt på oppdraget, eller du velger oppdraget ved å klikke én gang på det og trykker Åpne i bunnemenyen. Antall oppdrag vises i nedre venstre hjørne. Der det er mange begravelsesoppdrag kan det være ønskelig å filtrere oppføringene slik at det blir lettere å finne den oppføringen du er ute etter. I utgangspunktet er begravelsene sortert etter oppdragets Nummer. Nederst i venstre hjørne ser du et tekstfelt med tittelen Nummer. Her kan du skrive inn nummeret til oppdraget du er ute etter, og oppføringen vil bli filtrert ut. Her må du skrive det hele nummeret for å få treff. Det er også mulig å sortere oppdragene på mange andre måter, ved å bruke knappen Sort midt i bunnmenyen og slik velge hvilket felt oppføringene skal sorteres på. Når du så har valgt ny sortering vil tittelen på feltet i nedre venstre hjørne endres tilsvarende. Oppføringene vil nå være sortert på det valgte feltet, og filtreringen vil også jobbe mot dette. For å slutte å filtrere sletter du rett og slett teksten i filterfeltet. Sorteringen vil alltid returnere til standardverdien Nummer neste gang oppdragsfilen åpnes fra hovedmenyen. 62

63 Skjermbildet under viser Hovedoppdraglisten filtrert med i filterboksen. 63

64 Skjermbildet under viser Hovedoppdrag sortert på avdødes etternavn og med bokstavene no i filterboksen. Bare poster hvor avdødes etternavn begynner på no vises. Filterboksen tar ikke hensyn til store og små bokstaver. For å velge en bestemt oppføring dobbelklikker du ganske enkelt på denne, eller du kan merke oppføringen ved å klikke på den én gang og så velge Åpne i bunnmenyen. Dette åpner oppføringen og lar deg se på og jobbe med de ulike feltene. Vinduet er delt inn i flere faner for å gruppere de ulike detaljene. 64

65 Skjermbildet under viser et åpent Hovedoppdrag G.3 Vedlikehold av oppdrag G.3.1 Introduksjon Naturligvis vil du måtte legge til nye begravelsesoppdrag etter som ordrene kommer inn, i tillegg til å oppdatere oppføringer etter hvert som flere detaljer blir klare. Fra tid til annen vil det også kunne være nødvendig å slette oppdrag fra systemet. Dette kapittelet ser på hvordan vi gjør dette. G.3.2 Å legge til oppdrag For å legge til nye oppdrag må du først åpne oppdragsgruppen hvor du ønsker å legge til oppføringen. For å gjøre dette klikker du Oppdrag i hovedmenyen, og velger Hovedoppdrag fra listen (siden vi fokuserer på begravelser i dette kapittelet.) Dette vil åpne begravelseslisten. I bunnmenyen klikker du så Ny, og åpner dermed en ny, tom oppføring som du så kan fylle ut. Oppdragsvinduet har en rekke faner som organiserer de ulike detaljene i oppføringen. Når du nå har fullført oppføringen, eller så mye som du måtte ønske nå, klikker du OK i nedre venstre hjørne for å lagre og lukke oppføringen. Flere detaljer kan fylles ut senere etter behov. 65

66 Skjermbildet under viser ulike måter å legge til et nytt oppdrag på. Bruk én av disse knappene for å legge til et oppdrag G.3.3 Å redigere et oppdrag Å endre et oppdrag er svært enkelt. Du åpner bare oppføringen du vil redigere ved å velge Oppdrag i hovedmenyen, velge Hovedoppdrag fra listen, og åpner oppføringen du vil jobbe med. Så gjør du endringene du ønsker. Når du har fullført forandringene kan du velge om du vil lagre endringene eller om du vil kansellere dem. Å lagre endringene. Hvis du er fornøyd med endringene og vil lagre dem klikker du OK i nedre venstre hjørne i vinduet. Forandringene lagres, og vinduet lukkes. Andre som jobber med denne oppføringen vil nå se denne med de endringene du nettopp gjorde. Endringer som påvirker dagboken fører også til at denne blir oppdatert. Å ikke lagre endringene. Hvis du bestemmer deg for ikke å lagre endringene du har gjort, klikker du Avbryt nederst i vinduet. Du vil da bli spurt om du vil lagre endringene og få tre muligheter. o Lagre endringer i dette vinduet? Ja lagrer endringene og lukker vinduet. o Lagre endringer i dette vinduet? Nei lagrer IKKE endringene og lukker vinduet. 66

67 o Lagre endringer i dette vinduet? Avbryt lagrer IKKE endringene og lukker heller ikke vinduet, slik at du kan fortsette å jobbe med dataene. G.3.4 Å slette oppdrag Oppdrag kan slettes hvis det virkelig trengs. Programvaren har ingen begrensninger på hvor mange oppføringer som kan lagres, og det er IKKE nødvendig å slette oppdrag. For å slette oppdrag åpner du først oppdraget du vil slette ved å velge Oppdrag fra hovedmenyen, velge Hovedoppdrag fra listen, og åpne oppdraget. Hvis du er sikker på at du virkelig vil slette oppføringen klikker du den røde X en i toppmenyen. 67

68 Sletteknappe Når du har klikket sletteknappen vil du få en advarsel om at du er i ferd med å slette alle detaljene om begravelsen, og at detaljene om den avdøde også vil bli slettet. Å velge Ja sletter oppføringen Å velge Nei avbryter slettingen og fortsetter visningen av oppføringen. Trykker du Ja i forrige vindu vil du bli bedt om en SISTE bekreftelse om at du vil slette oppføringen. Å velge Ja vil slette oppføriingen helt det blir ingen flere advarsler. Å velge Nei vil avbryte slettingen og fortsatt vise oppføringen 68

69 Det er ingen angreknapp for dette så vær sikker på at du virkelig vil slette oppføringen. G.3.5 Rettigheter for opprettelse og redigering Tilgangsrettigheter for å opprette og endre begravelser kan gis eller fjernes for individuelle medarbeidere. Medarbeidere kan enten få rettighet til å opprette, endre og slette oppdrag eller de kan ikke få den. Denne muligheten kan være nyttig hvis du vil at enkelte medarbeidere bare skal kunne se på oppføringene. Dette oppnås ved å velge Verktøy Organisasjon Medarbeider fra toppmenyen og så velge den relevante medarbeideren. Når du så har åpnet medarbeideroppføringen velger du fanen Tilgangsrettigheter, hvor du vil få opp en liste mulige rettigheter. Se etter Opprette/redigere gravferder, som du enten merker for gi rettigheten eller tar bort haken for å fjerne rettigheten. Når du er ferdig klikker du OK for å lagre endringene og gjøre dem aktive. Skjermbildet under viser en bruker med rettigheten til å lagge til, redigere og slette oppdrag tatt bort. G.4 Utskrift av oppdrag Når du nå har fylt ut alle begravelsesdetaljene vil du gjerne skrive ut diverse dokumenter om disse. Dette kapittelet gir en innføring i slike utskrifter. For å skrive ut åpner du først oppdragslisten ved å velge Oppdrag fra hovedmenyen, Hovedoppdrag fra listen som følger, og deretter begravelsen du ønsker å skrive ut dokumenter om. Nå kan du bruke 69

70 utskriftsvalgene fra toppmenyen. Ved å trykke Skriv ut sendes dokumentet direkte til skriveren, mens Forhåndsvisning sender dokumentet til skjermen først slik at du kan se på dokumentet før du bestemmer deg for om du vil skrive det ut eller ikke. Dessuten kan du også bruke knappene Faks, Epost og Word. Disse knappene vil alle gi de samme mulighetene for utforming, men vil sende dokumentet til ulike destinasjoner. Valgene for utskrift vil variere med type begravelse og tjenester. Hvis du for eksempel legger en gave til som en tjeneste i begravelsen vil du få muligheten til å skrive ut ulike brev som har med gaver å gjøre. Hvis du ikke legger til gaver vil disse brevene ikke være tilgjengelig. Skjermbildet under viser valgene under Forhåndsvisning med en del valgmuligheter tilgjengelig. Flere detaljer finner du i kapittel L om utskriftsvalg. 70

71 H Begravelsesvinduet H.1 Om vinduet Øverst i begravelsesvinduet ser du noen felt som brukes til å identifisere begravelsen. Generelt vil begravelsens referansenummer og den avdødes navn finnes her. Feltutvalget kan tilpasses så du vil kanskje finne andre felt på skjermen din, for eksempel medarbeiderkoden. Det religiøse symbolet i øvre høyre hjørne i vinduet er bare en påminnelse om den avdødes religion. Religionen kan velges i bunnen av vinduet i den avdødes personlige detaljer. Feltene i toppen av vinduet står fast, mens resten av innholdet i vinduet er organisert i flere sider som kan velges med fanene i øvre del av vinduet. Bare klikk på nøkkelordene Avdøde, Kunde, Familie osv. for å se på de ulike sidene. Legg merke til knappene OK og Avbryt nederst i vinduet. Her klikker du OK når du er ferdig med alle detaljer i vinduet og vil lagre endringene og stenge vinduet. Avbryt kan du klikke hvis du vil lukke vinduet uten å lagre endringene. Klikker du den røde X en i øvre høyre hjørne får du samme effekt som ved å trykke Avbryt. Legg merke til at for å gå fra en fane til en annen skal du ikke trykke OK. Hvis du vil lagre endringene dine underveis uten å lukke vinduet trykker du på disketten i toppmenyen. Det er imidlertid stort sett ikke behov for dette, siden endringer blir lagret automatisk ganske hyppig uansett. For å bevege deg mellom de ulike fanene bruker du enten musen til å klikke på fanen eller du kan bruke tabulatoren på tastaturet ditt for å gå til neste felt. Til sist bør det nevnes at vindusstørrelsen kan endres ved å bruke musen og dra i kantene. Innholdet vil tilpasses, og for noen sider vil det være svært nyttig å bruke et større vindu. H.2 Avdøde Den første siden/fanen du ser i oppdragsvinduet innholder informasjon om den avdøde. I eksempelet under er det to deler på denne siden, nemlig Avdødes adresse og Personlige detaljer om avdøde. Disse feltene er konfigurerbare og kan derfor se noe annerledes ut på skjermen din. 71

72 Avdødes adresse skulle være selvforklarende. Her har du to linjer med adresseinformasjon i tillegg til postnummer og poststed. I tredje linje finner du også en utvalgsboks med land. Hvis en hel adresse blir skrevet inn aktiveres knappen med jordklode ved landfeltet. Hvis du har tilgang til Internett vil denne knappen åpne internettleseren din og vise deg et kart over adressen. Legg merke til at gale postnumre vil gi galt kart, og intet postnummer deaktiverer knappen. Personlige detaljer om avdøde er også rimelig selvforklarende. Igjen er disse feltene konfigurerbare og kan se annerledes ut hos deg. Feltene med en liten pil i høyre kant er gjerne utvalgsbokser, eksempelvis kjønn og sivilstand. I felt som yrke kan du enten velge blant alternativene i utvalgslisten eller skrive inn selv. Felt som dødsdato kan angis på en av to måter. Først kan du skrive den inn i formatet dag / måned / år, for eksempel vil 30. Nov 2005 skrives som uten skårstreker. Alternativt kan du klikke på pilen i feltet og velge datoen i kalenderen som da dukker opp. For å velge dagens dato i denne kalenderen kan du bruke knappen I dag. For å slette en dato bruker du knappen for dette i kalenderen. 72

73 H.3 Kunde Velger du fanen Kunde får du opp siden hvor du kan legge in detaljer om personen som arrangerer begravelsen. Dette er ikke nødvendigvis den samme personen som ektefellen som legges inn på neste side. Kundesiden er i utgangspunktet delt inn i to deler som vist i skjermbildet under. En tredje del blir også tilgjengelig hvis du merker avkryssingsboksen Annen fakturaadresse. 73

74 H.3.1 Bestillers adresse Bestillers adresse skulle være selvforklarende, og fylles ut på samme måte som avdødes adresse. Det finnes imidlertid en ekstra mulighet på denne siden, nemlig å la deg kopiere inn informasjonen fra avdødes adresse uten å måtte skrive inn alt på nytt. For å kopiere inn avdødes adresse klikker du ganske enkelt på knappen Kopier for å få opp valgene som vist under. Disse valgene er i bunn og grunn alle andre adressedetaljer du allerede har fylt ut, i tillegg til å kunne kopiere fra kundefil og å blanke feltet. I dette tilfellet kan man nevne et eksempel, Avdødes adresse: (Kongens gt 17), som ble lagt inn på Avdødesiden. For å legge inn denne adressen klikker du ganske enkelt her. Slik fyller du inn adressen og etternavnet. Legg merke til at hvis du vil kopiere inn en adresse må du trykke Kopier før du legger inn noen andre detaljer. Fyller du inn detaljer først vil disse bli slettet når du kopierer inn. H.3.2 Mer kundeinformasjon Mer kundeinformasjon er gruppen der forhold til avdøde kan legges inn sammen med kontakttelefonnumre og en e-postadresse. Her finnes det også tre avkryssingsbokser merket Privat adresse, Ikke MVA og Annen fakturaadresse. Boksen Privat adresse er i utgangspunktet krysset. Hvis du fjerner dette krysset vil feltet Bestillers fornavn forsvinne fra Bestillers adresse. Dette lar deg legge inn for eksempel et advokatkontor i stedet for en person. 74

75 Boksen Annen fakturaadresse er i utgangspunktet ikke krysset. Hvis du vil at fakturaen skal gå til en annen adresse en kundens fjerner du denne haken. Du vil da få opp en ny feltgruppe som vist under, der du kan legge inn fakturaadressen. Du får også en ny avkryssingsboks, Privat fakturaadresse som virker som nevnt over. Det å velge en annen fakturaadresse vil påvirke dokumentutskriften din. Fakturaer vil nå gå til denne adresse mens andre dokumenter, som Kundeinformasjon, vil gå til Kundeadressen. H.4 Ektefelle Ektefellesiden inneholder detaljer om avdødes ektefelle og nærmeste pårørende. Det kan være samme person som kunden, men ikke nødvendigvis. For eksempel kan nærmeste pårørende være ektefellen, mens det er en sønn eller datter som arrangerer begravelsen. Et eksempel på dette vinduet følger. 75

76 Også her kan du rakt fylle inn detaljene ved å bruke knappen Kopier Dette gir deg noen valg om hvor du vil hente detaljene fra, som å kopiere inn avdødes adresse og etternavn, eller all informasjon fra kunden. Dette gir en rask måte å fylle ut denne informasjonen på, etter som disse opplysningene ofte er like. 76

77 Skjermbildet under viser valgmulighetene under Kopierknappen Avhengig av installasjonen din vil det på denne siden også finnes et område for Andre familiemedlemmer/kontakter hvor du kan legge inn informasjon om disse. Det er ingen grense for hvor mange kontaktpersoner som kan legges til her. For å legge til oppføringer her klikker du + i nedre venstre hjørne, noe som åpner et vindu der du kan legge inn opplysningene. Når du har fylt inn de ønskede opplysningene klikker du den grønne haken for å lagre endringene dine. Trenger du å forandre noe klikker du bare på det relevante feltet, gjør endringene, og klikker den grønne haken. Vil du slette en oppføring velger du først oppføringen ved å klikke innenfor denne, og velger i nedre venstre hjørne. Du vil bli bedt om å bekrefte dette. Du kan også endre størrelsen på kontaktoppføringene, da ved å klikke og dra i kanten på oppføringen. Har du flere oppføringer enn det er plass til i vinduet kan du rullere med rullefeltet, eller du kan bruke høyre- elle venstrepilen nederst til venstre i vinduet. H.5 Tjenester På siden om Tjenester legger du inn basisstrukturen i begravelsen. Denne siden består av tre deler, toppen der Generelle data legges inn, venstre siden hvor Tilgjengelige Tjenester er oppført, og høyresiden med Tjenester for dette oppdraget. Tjenester er de enkelte komponentene som til sammen utgjør en begravelse. For eksempel kan en svært enkel begravelse bestå av følgende tjenester: Henvendelse, Henting, Kiste, Forrettende, 77

78 Overføring fra seremoni, Gravlegging, og Gravstøtte. En mer omfattende begravelse kan i tillegg inneholde Blomster til seremoni, Solister, Fotografering, Minnesamvær og Servering. Hvilke tjenester som er valg påvirker hvilke opplysninger du kan fylle inn videre. Et eksempel på en tjeneste som nesten alltid er inkludert er Kisten. De fleste begravelser har en eller annen for kiste, og denne tjenesten kreves for å la deg legge inn detaljer om denne. Utfylling av slike detaljer vil bli beskrevet senere. Et eksempel på en tjeneste som ikke alltid vil være med er Annonser. Hvis begravelsen ikke skal annonseres vil du heller ikke bli bedt om å legge inn opplysninger om dette. Du kan velge om du vil se store eller små ikoner på denne siden. Du velger dette fra Vise Store ikoner i vindu fra toppmenyen. Dette vil også påvirke ikonene på siden Detaljer. Skjermbildet under viser Tjenester med store ikoner 78

79 Skjermbildet under viser Tjenester uten store ikoner H.5.1 Generelt Det er viktig at disse opplysningene fylles ut før tjenester blir valgt. Denne generelle delen inkluderer detaljer for type (begravelse, kremasjon, osv.), dato og tidspunkt. Dette er kjernedetaljer som enkelte tjenester vil være avhengige av. Type: Kremasjon, begravelse eller annet. Dette bestemmer hvilke tjenester og templater som er tilgjengelige. Seremonidato: Denne datoen kan settes enten med tastaturet eller ved å klikke den lille pilen i høyre kant av feltet og velge fra kalendere som da dukker opp. Seremonitid: Dette setter tidspunktet du vil ha medarbeidere tilgjengelig, og vil også sette oppføringen i dagboken. Hvis en begravelse for eksempel begynner kl 09:30 vil du kanskje ha medarbeiderne tilgjengelig fra 09:00 for å gjøre klar de siste detaljene. Du vil da sette dette tidspunktet til 09:00. Som nevnt er dato og tidspunkt for seremonien kjernepunkter i systemet. Hvis du senere kommer tilbake til dette og forandre tidspunktene vil du få opp en boks som vist under. Dette er rett og slett for å informere deg om at du er i ferd med å forandre kjerneinformasjon og at dette kan ta noen sekunder. Her klikker du bare OK, og venter noen sekunder til den blå indikatoren nederst gjør seg ferdig med å oppdatere tjenester og oppgaver. Mens dette pågår vil musepekeren indikere at 79

80 systemet jobber ved å forandre seg til et timeglass. Når oppdateringene er fullført vil musepekeren igjen bli normal og du kan fortsette med jobbingen. I skjermbildet under oppdateres tjenester og oppgaver etter en endring i tidspunktet. H.5.2 Maler Når disse generelle detaljene er fylt ut kan du velge en mal. Malene som er tilgjengelig vil variere ut fra hvilken type du har valgt og hvordan systemet ditt er satt opp. Maler er designet for å la brukere rask velge de vanligste tjenestene i forbindelse med begravelsen. For å velge en mal trykker du på knappen merket Mal og velger fra listen som følger. Tjenestene som er satt opp i denne malen vil da bli lagt til i Tjenester for dette oppdraget. Når dette har blitt gjort vil malen som er i bruk vises i feltet Aktiv mal under Generelt. Ta kontakt for hjelp til å sette opp malene på nytt. 80

81 Skjermbildet under viser et eksempel på Maler. H.5.3 Å legge til enkelttjenester Hvis du vil legge til andre tjenester enn hva som er satt opp i malen velger du ganske enkelt tjenesten fra Tilgjengelige tjenester og drar den over til Tjenester for dette oppdraget. Det samme gjelder også om du vil fjerne en tjeneste fra et oppdrag. I så fall drar du bare tjenesten fra Tjenester for dette oppdraget til Tilgjengelig tjenester. 81

82 I skjermbildet under dras tjenesten Konferanse over til Tjenester for dette oppdraget. Flere tjenester kan dras over skjermen samtidig. For å gjøre dette holder du ned tasten Ctrl mens du bruker musen til å klikke på de tjenestene du er ute etter. Når du har valgt drar du dem over til det andre vinduet. Alle tjenestene som er merket vil da bli med i flyttingen. Dette fungerer like godt enten du vil legge til eller fjerne tjenester. 82

83 I skjermbildet under fjernes et sett tjenester fra oppdraget. Alternativt kan du legge til en tjeneste ved å velge den under Tilgjengelige tjenester og trykke knappen merket Ny. For å legge til flere tjenester merker du de du er ute etter mens du holder tasten Ctrl, før du trykker Ny. Tilsvarende for å fjerne tjenester trykker du Fjern. 83

84 I skjermbildet under legges et sett tjenester til ved å trykke Ny. I skjermbildet under fjernes en tjeneste ved å trykke Fjern 84

85 H.5.4 Å legge til flere tjenester Enkelte tjenester kan bare legges til én gang, mens andre kan legges til flere ganger. For eksempel kan du bare legge til én Kiste fordi man stort sett bare trenger én slik. Når denne tjenesten har blitt lagt til under Tjenester for dette oppdraget forsvinner den fra Tilgjengelige Tjenester. Et eksempel på en tjeneste som kan legge til flere ganger er Blomster til seremoni, siden du gjerne vil ha mange slike. Disse kan så ha forskjellige detaljer som bånd og skrift. Når du legger til en Blomster til seremoni vil du dermed se at denne ikke forsvinner fra Tilgjengelige tjenester og at du dermed kan legge til flere. Hvis du legger til en til vil denne nå få navnet Blomster til seremoni (2) eller (3) avhengig av hvor mange du allerede har lagt til. Du kan alltid legge til flere fra Tilgjengelige tjenester. I skjermbildet under ser du hvordan flere Blomster til seremoni-tjenester har blitt lagt til. Legg også merke til at Gravsted ikke lenger er tilgjengelig under Tilgjengelige tjenester siden den allerede har blitt lagt til. H.5.5 Mest vanlig Under Tilgjengelige tjenester kan du også se utvalgsboksen øverst hvor du kan velge hvilke tjenester du vil ha tilgjengelig. Her har du to muligheter. Mest vanlig er et enkelt filter som skjuler de tjenester som du bare bruker fra tid til annen og hjelper deg så du slipper å lete gjennom en masse tjenester som det er lite sannsynlig at du vil bruke. Hvis en tjeneste du er ute etter ikke finnes i listen 85

86 din over Tilgjengelige tjenester kan du i stedet velge Alle for å få opp en komplett liste over tjenester som du så kan velge fra på vanlig vis. Ta kontakt med forhandleren din for å forandre hvilke tjenester som er tilgjengelig under Mest vanlig. I skjermbildet under vises Tilgjengelige tjenester med Mest vanlige tjenester valgt. 86

87 Skjermbildet under viser Tilgjengelige tjenester med Alle tjenester valgt. Legg merke til at listen nå er mye lenger. Når du så har satt opp basisstrukturen i seremonien går du videre til fanen Detaljer for å sette opp de spesifikke detaljene for de valgte tjenestene. Du kan legge til og fjerne tjenester når som helst så lenge oppdraget ikke er låst, dvs. fakturert. Hvis du prøver å fjerne en tjeneste der du allerede har lagt inn detaljer vil du få en advarsel om dette og bli bedt om å bekrefte at du faktisk vil fjerne tjenesten. Skjermbildet under viser advarselen du får hvis du prøver å slette en tjeneste som du allerede har lagt inn detaljer for. H.6 Detaljer Når du har lagt til hovedtjenesten for et oppdrag kan du bruke Detaljsiden til å fylle ut den spesifikke informasjonen om hver av disse tjenestene. Noen av tjenestene krever veldig lite ekstra informasjon, mens andre igjen krever mer. Mange av tjenestene vil allerede være konfigurert for firmaet ditt, og 87

88 ser kanskje ikke ut som i skjermbildene under. Det er viktig å legge inn informasjon riktig og fullstendig siden disse feltene bestemmer over hva som skrives ut på en del dokumenter. Detaljvinduet er delt inn i to deler. Til venstre har du en oversikt over tjenester som er lagt til, og til høyre har du detaljene om disse tjenestene. Skjermbildet under viser Detaljsiden med tjenesten Henting valgt, og detaljene for denne tjenesten vist i høyre del av vinduet. H.6.1 Tjenester Tjenestedelen av denne siden består av to knapper, Ny og Fjern, og en liste med tjenester som er lagt til i oppdraget. Knappene Ny og Fjern brukes til å legge til eller fjerne tjenester på samme måte som du gjorde under fanen Tjenester. Dette lar deg på en enkel måte redigere tjenestelisten uten å måtte bytte til Tjenestesiden. Tjenestene velges i denne listen ganske enkelt ve å klikke den ønskede posten. Dette vil da merke denne tjeneste og vise detaljene for den på høyre side. Tittelen og ikonet på høye side i vinduet vil endres slik at de reflekterer den tjenesten du har valgt. Trenger du å legge til en ekstra tjeneste trykker du bare Ny, og velger tjenesten fra listen over de mest vanlige tjenestene som da dukker opp. Tjeneste vil da bli lagt til i listen på samme måte som under fanen Tjenester. 88

89 Skjermbildet under viser Detaljsiden med tjenesten Solist klar for å bli lagt til. Hvis tjenesten du er ute etter ikke finnes på listen trykker du i stedet på Vis alle tjenester... Dette vil gi en mye mer omfattende liste som du så kan velge fra. Du kan rulle med pilene øverst og nederst i denne menyen for å få tilgang til de valgmulighetene som ikke får plass på skjermen din. Når du har funnet den ønskede tjenesten klikker du på den for å legge den til. H.6.2 Generelt I denne delen av vinduet fyller du ut detaljene om en gitt tjeneste. Utsende og antallet felt på denne siden vil variere etter hvilken tjeneste du har valgt. For eksempel vil siden tilhørende tjenesten Kiste ha muligheter for å legge inn opplysninger om størrelse osv, mens en Henting vil ha felt for adresse og tidspunkt osv. Dette vil avhenge av hvordan din installasjon er satt opp. I nedre halvdel av vinduet legger du til spesifikke produkter og priser. Dette ser vi nærmere på senere. 89

90 Skjermbildet viser detaljer for en Blomster til seremoni. Måten data legges inn i de forskjellige feltene vil også variere ut fra hvilken type data feltet er beregnet på å inneholde. For eksempel vil tids- og datofelt jobbes på en måte, mens adresser legges inn på en annen måte. Disse vil også ha ulike metoder for å hjelpe deg i innleggingen av data. De ulike feltene detaljeres under: Datofelt: Datoer kan legges inn på én av to måter. Du kan enten skrive inn disse manuelt, eller du kan velge en dato fra kalenderen. Datoformatet er deg, måned, år. For å legge til en dato skriver du den ganske enkelt inn uten skråstrekene. For å legge inn for eksempel 9. Januar 1970 skriver du da Lar du være å legge inn de første to sifrene i årstallet vil systemet prøve å fylle ut disse, ved at årstall fra 00 til 29 tolkes som 2000 til 2029 og årstall fra 30 til 99 tolkes som 1930 til Det vil alltid være tryggere å legge inn hele årstallet slik at feil ikke oppstår. Den andre måten å legge inn datoer på er ved å klikke på den lille pilen i høyre kant av feltet. Dette vil åpne en kalender som lar deg velge en dato ved å klikke på den. Du kan her bruke de små pilene øverst i kalendere til å bevege deg mellom måneder og år. Når du finner måneden og året du leter etter trykker du på datoen du vil ha for å velge denne. Det er også knapper i kalenderen for å velge dagens dato eller for å slette innholdet i datofeltet. 90

91 Skjermbildet under viser et datofelt med kalender. Tidspunkt kan også legges inn på to måter. Den letteste er å rett og slett skrive inn det ønskede tidspunktet. Det må da nevnes at alle klokkesett bruker en 24-timers klokke. Hvis du vil legge inn 2:15 PM skriver du altså 14:15. Skriver du 02:15 vil systemet tolke dette som 02:15 AM. Den andre metoden er ved å bruke de små pilene opp og ned i høyre kant av vinduet. Du merker da enten timene eller minuttene og trykke pilene for å endre tidspunktet. Går du fra 59 til 00 eller omvendt i minuttdelen vil dette også forandre timefeltet. Skjermbildet under viser et timefelt som endres. Adressefelt vises som en enkelt linje. For flere detaljer om adressen må du se adressefanen som vist sener i dette kapittelet. Den enkle adresselinjen gir deg en rask oversikt over adressen. Det er tre måter du kan legge inn en adresse på. Enten skriver du den inn manuelt, eller du kan velge fra et av to områder. Det er best å velge en adresse så ofte som mulig for å være sikker på at riktige opplysninger brukes. 91

92 Til høyre i adressefeltet ser du to knapper. En har tre prikker, og en er en pil. Ved å klikke på de tre prikke får du opp en kontaktliste som er koblet med tjenesten du jobber med. Hvis du for eksempel trykker de tre prikkene i Hentetjenesten vil en liste over Sykehus og sykehjem vises. Er du i Gravsted vil en liste Gravlunder dukke opp. Du kan nå velge fra denne listen, og detaljene vil bli kopiert inn. Skjermbildet under viser kontaktlisten for Gravlunder åpnet etter trykk på de tre prikkene i feltet Gravlund. En gravlund kan nå velges og kopieres inn. Ved å klikke den lille pilen til høyre i vinduet får du opp en liste over adresser som du allerede har lagt inn i dette oppdraget. Denne muligheten har samme funksjonalitet som når du trykker Kopier under Kunde eller Ektefelle. 92

93 Skjermbildet under viser en liste av tilgjengelige adresser når man trykker den lille pilen. Du kan så velge en adresse, og detaljene blir kopiert inn i adressefeltet. I tillegg til adresser som har blitt lagt inn på dette oppdraget får du også tre andre valg, nemlig Fra kundefil, Vårt kontor og Blank. Fra kundefil vil her åpne din eksisterende kundefil som viser kunder som allerede har blitt lagt inn i systemet. Du kan enten velge en adresse fra denne listen, eller du kan bruke knappen Linjer i bunnen av listen og velge Andre filer Dette vil gi deg muligheten til å åpne en annen kontaktliste slik at du kan hente en adresse herfra. 93

94 Skjermbildet under viser valget Andre filer under Linjer. Ved å velge denne kan du åpne en av kontaktlistene dine. Denne funksjonen er alltid tilgjengelig når en kontaktliste er åpen. Utvalgsfelt lar deg velge blant et sett definerte muligheter. Et eksempel er boksen Smittefare under Henting som kan være en av verdiene Ja, Nei og Mulig. Her klikker du bare på den lille pilen til høyre i feltet for å få opp mulighetene. 94

95 Skjermbildet under viser valgmulighetene under Smittefare i Henting. Enkelte utvalgsfelt er koblet til produktdelen av vinduet. Dette betyr at når du velger en gitt mulighet vil et bestemt produkt automatisk bli satt inn i en av produktlinjene. I tilfellet Henting er feltet Type koblet slik. Feltet har tre valgmuligheter, Dag, Natt, og Helg, som hver er koblet mot et bestemt produkt. Alle er hentinger, men de innebærer forskjellig pris. Som nevnt tidligere vil det å gjøre et bestemt valg fylle ut en produktlinje, men denne produktlinjen kan senere forandres hvis det skulle være ønskelig. For å gjøre dette klikker du de tre prikkene på produktlinjen. Dette åpner så produktfilen, og du kan velge det produktet du vil. Salgsprisen kan også endres manuelt, noe som i så fall bare påvirker oppdraget du jobber med. 95

96 Skjermbildet viser en henting med Type Dag. Dette har ført til at en produktlinje automatisk har blitt fylt inn med standard pris. Ved å i stedet velge Natt eller Helg ville produktet og prisen blitt annerledes. Generelle tekstfelt er enkle felt uten knapper i høyre del. Her skriver du rett og slett inn dataene du ønsker, for eksempel er Type Blomst rett og slett skrevet inn. Produkter. I nedre del av vinduet kan du legge in produkter og priser. Ikke alle tjenester vil ha denne produktdelen, og ikke alle tjenester har en innebygd pris. For eksempel har ikke Første Henvendelse et innebygget produkt. Tjenesten er der bare for å notere når henvendelsen skjedde. Dette kan brukes som et punkt i dagboken og for å analysere oppdragsdataene senere. For å velge et produkt trykker du på de tre prikkene på produktlinjen. Den første knappen åpner produktlisten sortert etter Referansenummeret, og knappen bak etter Beskrivelse. Produktlisten kan også vær filtrert, slik at om du for eksempel legger til en henting vil bare transportmidler og biler vises. Dette gjør det enklere å velge ut produktet du er ute etter, uten at du trenger å se gjennom alle produktene i listen din. 96

97 Skjermbildet under viser en overføring med produktfilen åpen. Denne viser bare biler. Du kan selvfølgelig velge å se hele produktfilen om du vil det. I så fall velger du knappen Linjer, og deretter Alle. Hele produktlisten vil nå være tilgjengelig. 97

98 I skjermbildet under vises Linjer og Alle valgt. Produktlinjen kan også fylles ut manuelt. Dette er imidlertid ikke å anbefale, da det kan påvirke datagjennomgangen senere. Priser kan tilpasses etter behov. Endring i prisen vil bare påvirke oppdraget du jobber i. H.6.3 Notater Notatsiden under Detaljer er tilgjengelig for alle tjenester. I dette området kan du legge inn ekstra tekst som du vil at enten klienten, presten, interne medarbeidere eller andre skal se. Denne teksten vil så dukke opp på enkelte utskrifter. Tjenesten du har valgt vil bestemme hvilke notatfelt som er tilgjengelige. De fleste tjenester vil ha egne notatfelt for Notat til kunde og for Interne notater. Andre tjenester igjen vil også ha andre felt tilgjengelig, som Notat til forrettende, Notat til leverandør osv. Hovedsakelig vil felter Notat til kunde skrives ut på dokumenter som er tiltenkt kunden, som Bekreftelse til pårørende. Så hvis du ønsker å fylle ut ekstra informasjon som du skal være tilgjengelig for kunden fyller du ut disse her. Likeså, hvis det er noe du bare vil ha tilgjengelig på interne dokumenter, som Kisteseddel osv, vil du bruke feltet Interne notater. Det bør da nevnes at disse notatfeltene er tilgjengelig for alle tjenester, men det å fylle ut et notat under en bestemt tjeneste sikrer ikke at det blir tatt med i en bestemt utskrift. For eksempel vil alle interne notater under Henting ikke bli tatt med i utskrifter som 98

99 Kisteseddel. For å få med interne notater må du bruke de feltene som er relevante. For å få med et internt notat på en Kisteseddel må du altså bruke notatet under Kiste. Der en bestemt tjeneste har ekstra notatfelt for ting som Prest, vedlikehold osv, vil disse feltene stort sett bli tatt med i dokumenter som har med denne personen å gjøre. For eksempel er det under Forrettende et notatfelt Notat til forrettende som bare vil bli tatt med på Bekreftelse til forrettende, ikke på for eksempel Bekreftelse til pårørende. Dette gjelder for alle slike spesielle notatfelt. H.6.4 Adresse Der det er et adressefelt under generelt vil det også finnes en adressefane. Her har du rett og slett den fullstendige adressen hvis denne er valgt fra en av de mange kontaktfilene. Denne fanen gir også tilgang til kartknappen som lar deg koble deg opp mot Internett og se på kart over adressen. Legg merke til at en Internettforbindelse er påkrevd for dette. H.6.5 Fremdrift Hver tjeneste kan ha én eller flere oppgaver, noe som lar en elektronisk sjekkliste bli dannet for denne begravelsen. Disse oppgavene kan settes opp og tilpasses etter dine egne preferanser. Ta kontakt med forhandleren din for å få satt opp dette. 99

100 Oppgavene kan vises på tre måter. Først ved å velge en bestemt begravelse, gå til Detaljsiden og se under Fremdrift for en gitt tjeneste. Dette vil vise bare oppgave under dette oppdraget og denne tjenesten. Dernest kan du se på alle oppdrag under en gitt begravelse ved å velge oppdraget og så fanen Status. Dessuten kan du under hovedmenyen velge Annet, og Alle ugjort oppgaver for å se alle resterende oppgaver for alle oppdrag. Skjermbildet under viser en oppgaveliste under tjenesten Rettslig. Som du ser av bildet over er fremdriftssiden delt opp i fem kolonner. Beskrivelse: En beskrivelse av oppgaven. Dette kan settes opp av forhandleren din. Kommentar: Et lite tekstfelt hvor du kan legge inn en kommentar. Notater: Et større tekstfelt som lar deg legge inn mye lengre notater. Du vil her kunne se at i bildet over er disse markert med en liten a, noe som indikerer et tomt notat. Et notat med tekst vil markeres med en stor A. Status: Et felt hvor du kan velge mellom Byrå, Familie og Leverandører. Disse valgmulighetene kan tilpasses. Fullført: Et felt hvor du kan velge mellom Uferdig, Ubekreftet og OK. 100

101 Eksempelet over er en Rettslig tjeneste med to oppgaver med dokumenter som skal forberedes. Den første oppgaven er OK, og oppgave to er uferdig. Om du vil fylle ut et notat klikker du på a under notatkolonnen. Skjermbildet under viser innholdet i et notatfelt. H.7 Oversikt Denne fanen gir en oversikt over alle de valgte tjenestene. Denne oversikten inkluderer tidspunkt, datoer og steder osv. Denne siden er et godt sted å gå til for å se på de ulike tidspunktene for oppdraget uten å måtte bytte mellom tjenester. Detaljer kan endres på denne siden og dermed endret for de forskjellige tjenestene. Denne siden kan være forvirrende i starten, men etter å ha blitt vant til den vil du finne den høyst nyttig. 101

102 Skjermbildet under viser et eksempel på en slik oversikt. H.8 Økonomi Økonomisiden gir en oversikt over alle produkter og priser i oppdraget. Etter hvert som du legger til detaljer og priser på de ulike tjenestene vil denne siden bygges opp. Postene på siden kan redigeres, og endringer her vil vises igjen i de individuelle tjenestene. Også her vil alle prisendringer bare påvirke dette oppdraget. Alle prisendringer bør gjøres under Pris, ikke under Salg. Du kan også endre antallet og rabatten som gis. Salgsprisen kalkuleres ut fra disse kolonnene. 102

103 Skjermbildet under viser et eksempel på en Økonomiside. H.9 Status Hvis du tar i bruk oppgaver som nevnt under H.6.5 Fremdrift vil denne siden vise en oversikt over alle oppgavene for denne begravelsen. Denne siden har samme funksjonalitet som fanen Fullført under Detaljer men vis oppgavene for alle tjenestene under begravelsen. 103

104 Skjermbildet under viser en Statusside. H.10 Dagbok Denne fanen har samme funksjonalitet som hoveddagboken, men viser bare oppføringer som har med denne begravelsen å gjøre. 104

105 Skjermbildet under viser en Oppdragside. 105

106 I Fakturering I.1 Introduksjon Når et oppdrag er fullstendig og klart for fakturering kan du bruke Eulogica til å gjøre dette og til å holde orden på betalinger og utestående fakturaer. Du kan også bruke Eulogica til å generere purringer og til å notere eventuelle telefonsamtaler du er hatt med kunden. Eulogica lager en egen faktura med eget fakturanummer for hvert oppdrag du har. Dette er et annet nummer enn referansenummeret under begravelsen selv, og avhenging av installasjonen din kan du velge om nummeret skal være synlig på den faktiske fakturaen. Dette separate fakturanummeret brukes for å sikre regnskapsføringen og for å sikre konsistens hvis forandringen må gjøres på fakturaen etter at denne har blitt sendt. Når du har generert og sendt en faktura i Eulogica, låser programmet denne. Dette sikrer at endringer ikke kan gjøres på en faktura som har blitt sendt til kunden. Skulle du trenge å gjøre forandringer etter at fakturaen er sendt kan du generere en kreditnota for fakturaen, også denne medet eget fakturanummer. Oppdragsoppføringen kan så endres og en ny faktura bli generert med et nytt fakturanummer. Dette sørger for at nøyaktige opplysninger og alle endringer blir tatt vare på, slik at én begravelse kan ha flere fakturaer. En separat kundekontaktoppføring blir også generert når du fakturerer en begravelse og legger til i kontaktfilen. Dette lar deg se på kontohistorikken for denne kunden, og dermed få en oversikt over hva som har blitt fakturert og hvilke innbetalinger som har blitt gjort. Det er flere måter å få tilgang til denne kundekontaktoppføringen, en av dem ved å velge Kontakt Kunder, og velge den bestemte kunden. Alternativt kan du også se på disse oppføringene direkte fra Oppdragsoppføringen, under Faktura og Konto. Dette blir forklart senere. I.2 Å klargjøre en faktura Når du skal gjøre klar en faktura bør du være sikker på at alle detaljene i begravelsen er riktige. Noen av disse detaljene kan brukes til å generere fakturaadressen og diverse tekster til fakturaen. Dette avhenger av konfigurasjonen din. Prisene bør også sjekkes nøye, en oversikt over disse prisene finnes under Økonomifanen under oppdraget. Det er også viktig å sikre at referansenummeret stemmer, siden når et oppdrag først er fakturert kan ikke dette lenger endres. Innen Økonomisiden er det flere faner tilgjengelig. Priskontroll. Hovedfanene her er Salg, Bokføring og I.2.1 Salg Salgssiden gir deg en oversikt over alle produkter og priser som har blitt lagt til i oppdraget under Detaljer. Her ser du et ikon for produktet, referansenummeret, beskrivelsen, prisen, antallet, eventuelle rabatter og den endelige salgsprisen for produktlinjen. 106

107 Endringer kan gjøres her på Salgssiden, og disse vil da bli gjeldende også i Detaljsiden. Mot bunnen av vinduet ser du totalpris, innbetalinger og saldo for oppdraget. Skjermbildet under viser et eksempel på en Salgsside. I.2.2 Bokføring Bokføringssiden gir igjen en oversikt over alle produkter og priser som er lagt til i oppdraget. Forskjellen er at her er bare totalprisen vist. Ekstra informasjon rettet mot bokføring blir også tatt med. Avhengig av oppsettet ditt kan priser vises med eller uten Mva. Dette påvirker dermed hva som vises i Mva-kolonnen. Det følgende gir en grundigere gjennomgang av disse kolonnene Kategori: viser hvilken kategori produktet er i. Hovedbokskonto: viser hovedbokskontoen produktet blir tilordnet. Disb.: angir om produktet innebærer en utbetaling. Salg: den totale salgsprisen for produktet, inkludert kvantiteten. Mva: hvilken mvakode produktet har. Mva%: hvilke prosentsats for Mva som brukes. Mva: det faktiske mvabeløpet. 107

108 Alle felt over kan endres, og dette vil bli gjeldende gjennom hele oppføringene. Skjermbildet under viser et eksempel på en Bokføringsside. Hovedgrunnen for å bruke Bokføringssiden er å sikre at produktene er satt opp riktig med hensyn på om det er en utbetaling og at mva er satt opp riktig, hvis dette er relevant for din installasjon. Disse opplysningene ble i utgangspunktet satt opp da produktet ble lagt til i produktlisten. Til tider vil manuelt oppførte produkter kreve at disse parametrene blir korrigert for å sikre at produkter dukker opp på riktig sted i fakturaen og at mva-beløpene stemmer. Legge merke til at avhengig av fakturaoppsettet ditt vil endringer i Disb. Påvirke hvor et produkt vises i fakturaen. I.2.3 Priskontroll Priskontrollsiden er designet for å la deg fylle inn estimater på utbetalinger og la deg fylle inn korrigeringer etter som fakturaene kommer fra leverandørene dine. For eksempel kan et prisoverslag for en dødsannonse ha blitt gitt, en annonse som viser seg å ha en annen pris når fakturaen fra avisen kommer. Ved da å fylle ut det riktige beløpet i kolonnen Faktisk vil den faktiske prisen endres i opplysningene dine, samtidig som overslaget fremdeles er tilgjengelig. Selvfølgelig kan denne faktiske prisen like godt legges inn under Salgsfanen, men du vil da ikke lenger ha tilgang til den opprinnelige prisen som ble gitt til kunden på overslaget. Etter hvert som de faktiske prisene blir lagt inn under Priskontroll vil alle forskjeller noteres under Differanse, Kontrollert bli satt til grønn og medarbeiderinitialene bli notert. 108

109 Nederst i vinduet ser du Sum Diff som vil oppdateres etter hvert som opplysninger legges inn, og Alt kontrollert for enkelthets skyld. Skjermbildet under viser et eksempel på Priskontrollsiden. I.3 Å kjøre faktureringen Når du nå er fornøyd med tallene og opplysningene er det på tide å kjøre faktureringen. For å gjøre dette går du til Statusfanen i oppdragsvinduet. Mot bunnen ser du knappen Faktura. 109

110 Skjermbildet under viser Faktura under Statusfanen. I skjermbildet over ser du at haken Låst ikke er merket. Dette viser at oppdraget ikke er fakturert. Du vil også se knappene Konto og Reversering. Disse knappene kan brukes senere når oppdraget er fakturert, og blir forklart senere. For å fakturere oppdraget trykker du Faktura. Hvis du ikke har lagt inn kundens navn eller adresse vil du bli advart som under. Hvis du velger haken Annen fakturaadresse under Kunde vil du også få tilsvarende advarsler. Systemet vil akseptere et mellomrom som postnummer hvis du ikke vet adressen til mottakeren. Dette er en måte for å prøve å sikre at adressen legges inn. 110

111 Hvis vi nå forutsetter at navn og adresse er på plass vil du bli bedt om å bekrefte faktureringen, som vist under. Dette sier rett og slett at oppdraget etter dette vil bli låst og at endringer som påvirker økonomien ikke lenger vil være mulig. Tjenester som veldedighetsdonasjon vil fremdeles være tilgjengelig. Velger du Nei vil du rett og slett forbli i begravelsesoppføringen uten å generere fakturaen. Velger du Ja genererer du fakturaen og lukker oppføringen. Du vil så få opp et vindu med kundens navn og adresse, de ulike produktene fra oppdragsoppføringen og de ulike fanene. Noe av dette er identisk med Økonomifanen som vist tidligere. Skjermbildet under viser et eksempel på fakturavinduet. Noen av elementene du kanskje vil endre i fakturavinduet er Fakturadatoen som kan finnes under Generelt. I utgangspunktet er dette datoen du genererer fakturaen, men dette kan settes opp til i stedet å bruke begravelsesdatoen som standard. For å endre denne datoen bruker du den lille pilen til høyre i feltet for å åpne kalenderen, eller du kan skrive inn datoen direkte i feltet. 111

112 Det eneste andre elementet du kanskje vil endre finnes under fanene Organisasjon og Annet. I.3.1 Annet De ulike elementene du kanskje vil endre under Annet er som følger: Bokføringsdato Denne kan settes som standard enten til fakturadatoen eller til begravelsesdatoen, men kan også endre manuelt. Denne brukes hvis data skal overføres til et bokføringsprogram. Betalingsbetingelser Kan settes opp som standard i standardbetingelsene dine. Dette påvirker Forfallsdatoen. Forfallsdatoen Denne bestemmes i utgangspunktet av Bokføringsdatoen og Betalingsbetingelsene, men kan også settes manuelt hvis det skulle være ønskelig. Du kan senere bruke Forfallsdatoen til å filtrere ut ubetalte fakturaer som ligger etter forfall. Dette kan brukes til å sjekke utestående fakturaer. Skjermbildet under viser et eksempel på Annet i fakturavinduet. Du vil også se Oppdragsnummeret under Annet ved siden av en Åpneknapp. Dette lar deg se hvilket oppdrag fakturaen kommer fra, og lar deg åpne oppdraget ved å trykke på knappen. 112

113 I.3.2 Organisasjon Felt under fanen Organisasjon vil stort sett bil hentet fra oppdragsoppføringen. Dette sikrer at brevhoder blir riktig opprettet av systemet. Hovedfeltene du kanskje vil endre under Organisasjon er som følger: Medarbeider Kan settes opp til enten å være medarbeideren som står ansvarlig for oppdraget, eller medarbeideren som fakturerer. Dette kan også endres manuelt. Avdeling Kan settes opp til å hente avdelingskoden fra oppdragsoppføringen. Dette kan også endres manuelt, men avhengig av oppsettet ditt kan dette påvirke brevhodene dine. Legg merke til at for alt oppføringer vil det å endre Avdelingskoden også endre Område, Region og Merkenavnet hvis sammenhengene er satt opp i avdelingsfilen. Videre vil det å endre Området endre Region og Merkenavn, og det å endre Regionen endrer Merkenavnet, forutsatt at sammenhengene er satt opp. Alt dette vil påvirke brevhodene hvis systemet er satt opp til å generere disse. Organisasjonsfanen kan også brukes til å filtrere fakturaer. Ved å bruke valgmulighetene under Linjer når man ser på fakturalistene, vil disse filtreres til å bare vise de mest interessante oppføringene etter følgende muligheter: Mine Min avdeling Mitt område Min region Mitt merkenavn Alle For mer informasjon om Organisasjonsfanen kan du kontakte forhandleren din. I.3.3 Utskrift av fakturaer og følgebrev For å skrive ut fakturaer, følgebrev og konvolutter bruker du bare en av utskriftsmulighetene fra toppmenyen. For umiddelbar utskrift bruker du knappen Skriv ut, som sendere det valgte dokumentet rett til skriveren. Knappen Forhåndsvisning lar deg se dokumentet på skjermen for du bestemmer deg for om du vil skrive det ut eller ikke. Du kan også bruke knappene for E-post, Fax og Word som alle har de samme mulighetene, men med resultatet sendt til de ulike mediene. 113

114 I.3.4 Å låse en faktura Når du har skrevet ut en faktura og medfølgende dokumenter må fakturaen låses. Det å låse en faktura her to distinkte hensikter. For det første vil det å låse en faktura hindre at videre endringer kan gjøres. Når du først har sendt fra deg en faktura vil du ikke at noen skal kunne endre beløpene i denne, siden dette vil føre til et avvik. For det andre vil en låst faktura sørge for at det fakturerte beløpet blir gjort betalbart, og at det blir flyttet til Reskontro i Eulogica. Dette lar deg få en oversikt over fakturerte og utestående beløp, altså utover dine normale betalingsbetingelser. For å låse en faktura merker du haken Låst som vist under. Status for låsing Låseknapp Du vil så bli gitt en advarsel som vist under. Denne forteller deg at fakturaen etter dette vil være låst og at videre endringer ikke lenger kan gjøres. Velger du Nei vil du ganske enkelt bli stående i fakturaen uten å låse den. Velger du Ja vil fakturaen låses og gjøres betalbar ved å flytte beløpet til Betalbar i Eulogica. 114

115 Når du så har låst fakturaen vil du se at haken Låst er merket. Prøver du så å endre den låste fakturaen vil du bli gitt en advarsel som vist under. I.3.5 Korreksjoner av fakturaer etter låsing Skulle det være en feil i en faktura, eller noe som må endres etter at fakturaen har blitt låst, kan du ikke lenger endre detaljene i fakturaen (eller i oppdraget). For å gjøre en endring må du kreditere fakturaen og så fakturere om igjen med korrigerte opplysninger. Dette sørger for at en nøyaktig historikk blir opprettholdt og at en faktura ikke bare kan endres etter forgodtbefinnende. I Eulogica finnes det også en veiviser for Reversering av fakturering under oppdragsoppføringen. Dette vil ta deg trinn for trinn gjennom prosessen med å kreditere en konto. I prosessen genereres en kreditnota for fakturaen, den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen blir fjernet som betalbare, og fakturaen blir låst opp for endring og refakturering. Veiviseren for Reversering av fakturering finnes i nedre høyre hjørne i oppdragsvinduet, under Status. Her klikker du knappen Reversering for å starte veiviseren. 115

116 Reverseringsknappen Veiviseren tar deg gjennom prosessen med å kreditere fakturaen og å låse opp oppdraget. Trinnene er som følger: Velkommen Et velkomstbilde som viser hva veiviseren dreier seg om. Trykk Neste for å fortsette, eller Avbryt for å lukke veiviseren. Status Dette viser nåværende status for fakturaen du er i ferd med å kreditere, sammen med oppdraget den hører til sammen med. Trykk Neste for å fortsette, eller Avbryt for å lukke veiviseren. Tilbake går tilbake til forrige trinn i veiviseren. 116

117 Det bør her legges merke til at fakturaen som krediteres må være låst for at veiviseren skal virke. Hvis den ikke er låst vil du bli advart om dette, og veivisere vil stoppe. Du kan da låse fakturaen og starte veiviseren på nytt. Informasjon Dette trinnet lar deg vite om veiviseren kan fortsette eller ikke, avhengig av om fakturaen er låst. Hvis fakturaen ikke er låst vil veiviseren informere om at endringer kan gjøres direkte i fakturaen. Legg imidlertid merke til at disse manuelle endringene vil føre til at opplysningene under oppdraget ikke lenger stemmer overens med fakturaen. Det er best å forsikre seg om at fakturaen virkelig er låst og la veiviseren føre deg tilbake til det opplåste oppdraget, gjøre endringene der, og fakturere på nytt. Arbeider Veiviseren oppretter kreditnotaen for fakturaen. Dette er rett og slett en negativ av den opprinnelige fakturaen. Kreditnotaen vil også bli gitt et eget referansenummer. Kreditnotaen vil så bli låst, og oppdraget låst opp for å tillate endringer. 117

118 Informasjon Veiviseren vil nå forsøke å fjerne både den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen fra reskontroen. Dette forutsetter at beløpene stemmer overens og at det ikke allerede er gjort innbetalinger. Hvis forutsetningen blir møtt blir de fjernet fra Reskontro, ellers vil veiviseren ikke fjerne dem, og du må legge inn manuelle negative innbetalinger for å sikre at Reskontro blir korrigert. Eventuelle innbetalinger må så gjøres om når den korrigerte fakturaen er på plass. Arbeider Veiviseren sammenligner beløpene på fakturaen og kreditnotaen. Hvis disse stemmer overens vil de bli fjernet fra Reskontro, ellers vil du få en advarsel, og reskontroen vil ikke bli korrigert. 118

119 Ferdig Veiviseren er nå ferdig, og du får muligheten til å se over kreditnotaen ved å trykke Åpne. Endelig kan du trykke Avslutt for å lukke veiviseren. Oppdragsoppføringen er nå opplåst, og endringer kan igjen gjøres. Når du så har gjort de nødvendige korrigeringene går du tilbake til Statusfanen og trykker Faktura, og går gjennom de vanlige trinnene for å fakturere et oppdrag. Dette vil så føre til en helt ny faktura som vil ha sitt eget unike fakturanummer. Alle faktura- og kreditnotanumre vil vises under Kunder Konto. 119

120 Skjermbildet under viser en typisk kreditnota (rett og slett et negativt antall for alt produkter) og en Kunder Konto-fane med den opprinnelige fakturaen kreditert og refakturert. Legg merke til at alle har unike fakturanumre. 120

121 Opprinnelig faktura Ny faktura Kreditnota Alle har unike referansenumre Ny saldo I.4 Å se på eksisterende fakturaer Det er to måter å se på fakturaer som allerede har blitt opprettet. Du kan gå direkte til fakturadelen der alle fakturaer er lagret, eller du kan gå til fakturadelen og se på fakturaer tilhørende et bestemt oppdrag. I.4.1 Å se på fakturaer fra økonomimenyen Fra Hovedmenyen velger du Økonomi og deretter Kundefakturaer. Du vil så få en list over både låste og ikke låste fakturaer. Du kan så velge en bestemt faktura ved å dobbelklikke denne, eller ved å merke den og trykke Åpne. Du kan også sortere fakturaene på vanlig måte ved å bruke Nummerfeltet til å filtrere på fakturanummer, eller ved å bruke Sorteringsknappen og det feltet du måtte velge fra Sorteringsmenyen. Ved å bruke knappen Linjer kan du også filtrere fakturaene ved å velge et av de predefinerte filtrene. For eksempel kan du filtrere fakturaene til bare Ikke låste eller Registrert siste 7 dager osv. Etter filtrering kan du også bruker Sortering til å sortere de filtrerte postene. 121

122 I.4.2 Å se på fakturaer fra oppdrag Hvis du åpner en oppdragsoppføring og går til Statusfanen kan du se om oppdraget har blitt fakturert eller ikke ved å se på haken Låst. Hvis oppdraget har blitt fakturert vil denne haken være merket. Statusen til denne haken vil også vises på oppdragslisten, som Fakturert. Skjermbildet under viser Statusfanen under et oppdrag, og viser at dette oppdraget allerede har blitt fakturert. Ved å trykke Faktura får du opp en melding som vist under. Her trykker du Ja for å lukke oppdraget og å åpne den tidligere opprettede fakturaen, eller Nei for å bli værende i oppdragsoppføringen. 122

123 I.5 Å se på detaljer for kundekontoer Som tidligere beskrevet vil en kundeoppføring genereres fra Bestiller eller Faktureringsadressen når et oppdrag faktureres. Grunnen til å opprette disse opplysningene er for enkelt å vedlikeholde kontoinformasjon for en gitt kunde. Slik får man også oversikt over hva som har blitt fakturert til en kunde, og også hvilke innbetalinger som har blitt gjort. Kundekontakten kan finnes fra flere steder. Fo eksempel kan de kan nås ved å gå direkte på Kontakter Kunder fra hovedmenyen og velge en bestemt kunde. Når du har åpnet den ønskede kundeoppføringen velger du Kontofanen for å se på fakturaer og innbetalinger som denne kunden har gjort. Skjermbildet under viser Kontofanen under en gitt kunde. Dette eksempelet viser et sett fakturaer og kreditnotaer. Dessuten vises utestående saldo. Du kan også få tilgang til Kunder Konto på følgende måter: Oppdragsoppføringen Fra Status under oppdragsoppføringen finner du knappen Konto. Når et oppdrag har blitt fakturert vil denne knappen bli gjort tilgjengelig, og ved å klikke den vil du bli tatt til Kontakter Kunder Status, som om du hadde brukt kontaktmenyen. Denne knappen vil være grået ut til oppdraget blir fakturert. Fakturaoppføringer Under Salgsfanen finner du knappen Kontoer under Generelt. Ved å klikke på denne vil du bli tatt til Kontakter Kunder Status, som om du hadde brukt kontaktmenyen. 123

124 Kontoer Både ved å trykke Utestående Reskontro eller Oppgjort Reskontro kan du under fanen Generelt og i Kundedelen av vinduet trykke Åpne, som vil ta deg til Kundeoppføringen, der du kan gå til Kontofanen. I.5.1 Å skrive ut kundekontodetaljer En oppsummering av kundekontodetaljene kan skrives ut ved å åpne kundeoppføringen og skrive ut på normalt vis. For umiddelbare utskrifter bruker du knappen Skriv ut, som sender dokumentet rett til skriveren. Knappen Forhåndsvisning lar deg se dokumentet på skjermen før du bestemmer om du skrive ut eller ikke. Du kan også bruke knappene E-post, Fax og Word for å få ut de samme dokumentene men til ulike medier. Skjermbildet under viser et eksempel på en utskrift av et Kontosammendrag. 124

125 J Reskontro J.1 Introduksjon Reskontro er delt i to deler, Utestående reskontro og Oppgjort reskontro. Delen om utestående reskontro viser en liste over utestående fakturaer, forutsatt at disse har blitt låst. Ulåste fakturaer vil ikke dukke opp i denne listen. Delen om oppgjort reskontro viser fakturaer som har blitt betalt og er oppgjort. Disse to delene inneholder egentlig det samme, bortsett fra at utestående reskontro inneholder fakturaer som ikke er fullt betalt, mens fakturaene under oppgjort reskontro er fullt betalt. J.2 Utestående reskontro Som tidligere beskrevet vil en faktura som har blitt opprettet og låst dukke opp under utestående reskontro inntil den er oppgjort. Utestående reskontro vil dermed la deg finne ut hvor mye penger du har utestående, la deg generere purrebrev og holde oversikt over purringer som er gjort så langt. J.2.1 Vedlikehold av utestående reskontro For å se listen over utestående reskontro velger du Økonomi Utestående reskontro fra hovedmenyen. Et vindu åpnes da fra bunnen av skjermen, med en liste over utestående fakturaer. Dette vinduet kan gis ny størrelse ved å klikke og dra i den prikkede sonen midt på toppen av vinduet. Ved å klikke denne sonen minimeres vinduet mot bunnen av skjermen. For å åpne vinduet igjen klikkes sonen på nytt. Vinduet viser en liste over enkel økonomisk informasjon. Den første kolonnen viser fakturadatoen, fulgt av fakturanummeret og oppdragsnummeret. Videre følger en kort beskrivelse for oppføringen, for eksempel avdødes navn eller lignende. Kundenummer og -navn vises også. Kundenummeret blir automatisk generert nå oppdraget blir fakturert, og kunden blir lagt til i kundelisten. Forfallsdatoen viser når fakturaen senest skal være betalt. Denne vil bli kalkulert automatisk ut fra standard betalingsbetingelser du har satt opp. Denne forfallsdatoen kan endres for individuelle fakturaer. Se I.3.1 for å endre denne i opprettelsen av fakturaen eller under her for å endre dette etter at fakturaen er opprettet. 125

126 Skjermbildet under viser Utestående reskontro For å åpne en gitt oppføring dobbelklikker du denne, eller du kan merke den og trykke Åpne. Du vil da få et nytt vindu der du kan notere hva du har gjort for å følge opp kontoen. 126

127 Skjermbildet under viser en åpnet reskontrooppføring. Som du ser er dette vinduet delt inn i ulike seksjoner, som blir beskrevet under. Topplinjen i vinduet viser informasjon om fakturadato, fakturanummer, en liten beskrivelse, og Åpneknappen som lar deg åpne fakturaen denne oppføringen er koblet mot. Disse feltene kan ikke endres. J Generelt Fanen Generelt er delt i fire deler: Kunde viser kundenummer og navn. Har også en Åpneknapp som lar deg se på Kundeoppføringen. Disse feltene kan ikke endres Beløp Viser det opprinnelige fakturabeløpet sammen med den utestående saldoen. Disse feltene kan ikke endres. Status Denne delen har fire felt som alle kan endres: o Forfallsdato blir beregnet automatisk ut fra betalingsbetingelsene du har satt opp som standard. Denne kan endres etter behov ved å ganske enkelt skrive inn en ny dato. 127

128 o Påminnelser lar deg notere hvor mange påminnelser som er sendt. Har du for eksempel sendt ut to purringer, skriver du 2 i dette feltet. Dette vil også vises i Utestående reskontrolisten for å gi deg en raskere oversikt. o Siste påminnelse dato gir deg et felt der du kan notere sist du sendte en påminnelse. o Inkassosak er en hake som lar deg markere om saken har måttet gå til inkasso.. Dette vil også vises i Utestående reskontrolisten for å gi deg en raskere oversikt. Notater et enkelt notatfelt der du kan gjøre notater om hva som er gjort for å følge opp denne kontoen. Dette kan inkludere for eksempel telefonsamtaler som er gjort og purrebrev som er sendt. Skjermbildet under vier en Utestående reskontrooppføring med notater osv. J Organisasjon Fanen Organisasjon viser detaljer om Avdeling, Område, Region, og Merkenavn som oppføringen er koblet mot. Disse feltene blir kopiert fra den opprinnelige oppdragsoppføringen og fakturaoppføringen. Disse feltene kan ikke endres. 128

129 J.2.2 Å sortere utestående reskontro Utestående reskontro kan filtreres og sorteres på de vanlige måtene. Oppføringene i listen er i utgangspunktet sortert etter fakturadato. Ved å bruke Sorteringsknappen kan du i stedet sortere på andre felt for å gjøre det lettere å finne oppføringen du er interessert i. Ved å bruke Linjerknappen kan listen enkelt filtreres ut fra de predefinerte valgmulighetene. Hovedbruken for knappen er imidlertid Forfalt på toppen av listen. Dette filtrerer listen slik at bare kontoer som har forfalt vises. Dette lar deg finne ut hvilke kunder som trenger en purring. Videre informasjon om å sende purringer kan finnes senere i dette kapittelet. J Utskrift av utestående reskontro Du kan få en oversikt over utestående penger ved å ta i bruk de vanlige mulighetene under Utestående reskontro. Først bestemmer du hva du vil skrive ut. Dette vil hovedsakelig være enten hele listen eller et utvalg basert på et filter, for eksempel Forfalt. Deretter bruker du de vanlige utskriftsknappene, og velger et format fra listen som dukker opp. Det er mange utskriftsmuligheter, så finn den som best passer det du er ute etter. Valgene er rimelig selvforklarende. For hver utskriftstype finnes to videre muligheter: Alle Inkluderer alle oppføringene i listen. Hvis utestående reskontro for eksempel inneholder 15 poster, vil alle disse postene skrives ut, og der det er relevant vil en sum over utestående beløp bli beregnet ut fra disse. Merkede inkluderer bare de oppføringene som er markerte i listen. Hvis listen for eksempel inneholder 15 poster vil bare de merkede postene bli tatt med. Der det er relevant vil en sum bli beregnet ut fra disse. 129

130 Skjermbildet under viser utskriftsmenyen hvor man velger hvilken utskriftsutforming som skal brukes. Skjermbildet under viser en Standard liste, Landskap (Alle). Inkassokolonnene, og totalsummen nederst i høyre hjørne. Legg merke til Påminnelser- og J.2.3 Påminnelser De individuelle oppføringene under Utestående reskontro lar deg holde oversikt over hva som har blitt gjort for å følge opp at de utestående fakturaene blir betalt. For eksempel kan du bruke notatfeltet til å legge inn opplysninger om telefonsamtaler som du har hatt med kunden for å følge opp en faktura. Du kan også bruke notatfeltet til å holde oversikt over når du sist sendte en purring til kunden, og hvilket påminnelsesbrev du sendte. Det er også en del andre felt i en oppføring som lar deg holde 130

131 kontroll på hvor mange purrebrev du har sendt og en hake for å markere saker som har gått til inkasso. Noen av disse feltene vises direkte i Utestående reskontrolisten for å gi deg en enkel oversikt over hva som har blitt gjort med de ulike kontoene ute å måtte åpne hver enkelt en. Naturlig nok må du åpne individuelle oppføringer for flere detaljer. Oppføringer åpnes ved å dobbelklikke i listen, eller ved å markere en oppføring og trykke Åpne. Du kan så gjøre de notatene du måtte ønske om purringer og telefonsamtaler som er gjort. J Utskrift av påminnelser For å skrive ut påminnelser bruker du bare utskriftsknappene på vanlig vis. Du vil få opp en liste over dokumenter som kan skrives ut. Disse påminnelsene vil være relatert til oppføringen du har åpen. Husk å manuelt notere hvilke påminnelser som er sendt i notatfeltet. Eulogica vil ikke automatisk lagre hvilke påminnelser som er skrevet ut. Skjermbildet under viser listen over dokumenter som kan skrives ut. J.3 Oppgjort reskontro Når en konto er oppgjort vil oppføringen ganske enkelt flyttes fra utestående reskontro til oppgjort reskontro. Slik vil bare utestående oppføringer vises under utestående reskontro. Oppgjort reskontro er ikke noe som brukes hver dag i Eulogica. Det er bedre å bruke Kontakt Kunder Konto for å se på de enkelte kontoenes status. Oppgjort reskontro vil imidlertid ta vare på notater som ble 131

132 gjort mens reskontroen var utestående. For eksempel vil alle felt under Status og Notater bli holdt som de var. Oppføringen vil bare i stedet være tilgjengelig under oppgjort reskontro. Videre notater kan også gjøres hvis dette skulle være ønskelig. Det kan være mer enn én oppføring under oppgjort reskontro for en gitt faktura. Hvis en forhåndsinnbetaling var gjort og lagt til i oppdraget vil denne ha sin egen oppføring her, og innbetaling vil vises under Betalingskolonnen. Det kan også være oppføringer med beskrivelse Reversert og et negativt beløp under Faktura. Dette er oppføringer som har blitt generert som følge av en reversering under oppdraget for å kreditere oppdraget og låse det opp for korreksjoner og refakturering. J.3.1 Vedlikehold av oppgjort reskontro For å se på listen Oppgjort reskontro velger du Økonomi Oppgjort reskontro fra hovedmenyen. Et vindu vil så åpnes fra bunnen av skjermen med en liste over oppgjorte kontoer. Dette vinduet kan gis ny størrelse ved å klikke og dra i den prikkede sonen midt på toppen av vinduet. Vinduet minimeres mot bunnen av skjermen ved å klikke på den prikkede sonen, og åpnes igjen ved å klikke en gang til. 132

133 K Innbetalinger K.1 Introduksjon Når en innbetaling blir gjort mot et oppdrag bør dette registreres i Eulogica, slik at programmet kan holde styr på hvilke kontoer som er utestående og dermed skal ligge under Utestående reskontro. Innbetalinger mot kontoer kan gjøres enten fullstendig i en betaling, eller delvis i flere små. Så lenge det er utestående penger på en konto vil denne bli liggende under Utestående reskontro. Det kan oppstå tilfeller der det meste av et oppdrag er betalt, og bare noen kroner gjenstår. Du vil da kanskje finne ut at du vil avskrive disse få kronene. Hvis du da legger inn betalinger på pengene du faktisk har fått inn, og de få kronene blir stående som ubetalte, vil kontoen bli værende under utestående reskontro til evig tid. Eulogica har muligheten for å avskrive et beløp uten at du merker pengene som mottatte. Dette vil føre til at kontoen blir oppgjort og flyttet fra utestående reskontro til oppgjort reskontro. En oppføring om det avskrevne beløpet vil bli lagt til sammen med kundens innbetalinger. K.2 Vedlikehold av innbetalinger For å se på innbetalingslisten velger du Økonomi Innbetalinger fra hovedmenyen. Et vindu vil åpnes fra bunnen av skjermen med en liste over alle innbetalingene som er gjort. Dette vinduet kan gis ny størrelse ved å trykke og dra i den prikkede sonen midt på toppen av vinduet. For å minimere dette vinduet mot bunnen av skjermen klikker du denne prikkede sonen, og for å åpne det igjen etterpå klikker du en gang til. Listen over innbetalinger viser en del grunnleggende økonomisk informasjon. Kolonnene viser innbetalingsreferansen, innbetalingsdatoen, hvordan betalingen ble gjort, om den er låst, det totale beløpet, og en beskrivelse. Du bør ikke bekymre deg så mye over denne listen, den er ganske enkelt et sted der innbetalingsinformasjon lagres. Også her bør du bruke Kontakt Kunder Konto for å se på individuelle kontoer. K.3 Å gjøre en innbetaling Legg merke til at betalingsoppføringer kan inneholde et sett betalinger, og at disse kan være til forskjellige oppdrag. Det er opp til deg hvordan du vil opprette innbetalinger som passer din måte å jobbe på. For eksempel kan du legge inn en betaling per oppføring hvis du ønsker det. Du kan også legge inn en serie innbetalinger i én oppføring, kanskje for en bestemt dag. Andre muligheter kan være å legge inn alle kontante innbetalinger som er gjort en viss dag i én oppføring, og alle sjekker i en annen. Uansett hvordan du vil legge inn oppføringer vil de bli ført mot de relevante fakturaene, og innbetalingene vil bli vist under Kontakt Kunder Konto. For å lage en oppføring velger du 133

134 Økonomi Innbetalinger og trykker Ny. Dette vil åpne en ny innbetalingsoppføring hvor du kan legge inn opplysninger om betalingen. Skjermbildet under viser en ny innbetalingsoppføring. Øvre halvdel av dette vinduet dreier seg om innbetalingene. Dette inkluderer feltene: Nummer et automatisk generert referansenummer for innetaling. Dette kan ikke endres. Dato er datoen da innbetalingen ble registrert i Eulogica. Dagens dato blir brukt hvis ikke annet blir angitt. Betalingsmåte angir hvordan betalingen ble gjort. Du trenger ikke å legge inn noe her hvis du ikke ønsker det. Medarbeider viser hvilken medarbeider som la inn oppføringen. Den innloggede brukeren brukes hvis annet ikke blir angitt. Låst viser om betalingen er låst eller ikke. Når en betaling først har blitt låst kan den ikke lenger endres. Låseknapp brukes til å låse en innbetalingsoppføring når du har lagt inn alle detaljer, inkludert de faktiske betalingene. Legg merke til at når du låser oppføringen kan den ikke lenger endres. Hvis du oppdager en feil etter at oppføringen er lås må du opprette en negativ innbetaling for å rette feilen. Dette sikrer at en komplett historikk føres over alle innbetalinger. 134

135 Beskrivelse kan brukes til å legge inn en kort beskrivelse om innebetalingen. Dette kan være nyttig hvis du oppretter en innbetaling mot et oppdrag, eller du kan legge in en avdeling her hvis innbetalingene gjelder denne. Nedre halvdel av vinduet har opplysninger om de faktiske innbetalingene. Her kan flere innbetalinger legges inn linje for linje hvis dette skulle være ønskelig. Kolonneoverskriftene skulle være rimelig selvforklarende. Fakturanummer er referansenummeret for fakturaen som innbetalingen gjøres mot. Oppdragsnummer er referansenummeret for oppdraget som innbetalingen gjelder. Kundens navn er kundens navn. Tekst gir en kort beskrivelse om hva innbetalingen gjelder. Utestående er det beløpet som faktisk er utestående på kontoen. Dette kan ikke endres. Innbetalt nå angir beløpet som nå blir betalt. I utgangspunktet vil dette feltet ha det hele utestående beløpet, men dette kan endres ved å legge inn beløpet som faktisk blir betalt. Ny saldo viser saldoen som vil være utestående etter denne innbetalingen. Hvis det ikke lenger gjenstår noe å betale vil dette feltet være blankt. En konto som det er betalt inn for mye på vil ha et negativt beløp her. Kontoen vil i så fall gjenvære under Utestående reskontro med negativ saldo. En negativ innbetaling vil da måtte gjøres for å tømme dette feltet. Knappene i nedre venstre hjørne er for å navigere i innbetalingslinjene, legge til nye eller slette oppføringer, og å bekrefte eller avkrefte en endring. Feltet Sum i nedre høyre hjørne viser summen av alle Innbetalt nå-feltene. Skjermbildet under viser redigeringsknappene og Sumfeltet. Forrige Neste Legg til Slett Bekrefte Avkrefte Fyll inn den relevante informasjonen i toppen av vinduet. For å legge inn betalingsdelen trykker du på linjen under kolonneoverskriftene der det står Trykk her for å legge til en ny rad. Du kan trykke rett under fakturanummer, oppdragsnummer, kundens navn eller tekst. En knapp med tre prikker vil vises i kolonnen du velger. Trykker du på denne vil utestående reskontro åpnes sortert etter kundens navn. 135

136 Den samme listen over utestående reskontro vil åpnes uansett hvilken kolonne du trykker, men listen vil da være sortert etter denne overskriften. Skjermbildet under viser overskriften Kundens navn brukt til å åpne utestående reskontro, og videre den faktiske listen utestående reskontro sortert etter kundens navn. 136

137 Deretter velger du kontoen du vil legge inn en betaling mot. For å gjøre dette dobbelklikker du bare oppføringen, eller du kan markere den og trykke Åpne. Dette vil hente detaljer fra kontoen til innbetalingen. Utestående vil automatisk bli fylt ut, og Innbetalt nå vil bli oppdatert tilsvarende. Hvis en kunde ikke betaler inn hele det utestående beløpet nå kan dette feltet endres til det beløpet som faktisk blir betalt inn. Videre bekrefter eller avkrefter du innbetalingen ved å trykke enten den grønne haken eller det røde krysset. Bekrefter du innbetalingen vil Ny saldo bli beregnet, hvis da ikke hele beløpet er betalt, og Sum blir oppdatert. Avkrefter du innbetalingen vil linjen bli slettet. 137

138 Skjermbildet under viser en innbetaling som har blitt lagt inn og bekreftet. Du kan også se hvordan Ny saldo og Sum har blitt beregnet. Innbetalinger kan fortsatt legges til, slettes og endres fram til hele oppføringen blir låst. For å legge til en ny linje trykker du igjen hvor det står Trykk her for å legge til en ny linje, og følger samme framgangsmåte som over. Når du så bekrefter innbetalingen vil Sum rekalkuleres. For å slette en innbetaling fra en oppføring trykker du et sted på den relevante linjen og trykker på det røde minuset (sletteknappen). Du vil bli bedt om å bekrefte denne slettingen. 138

139 Skjermbildet under viser en innbetalingsoppføring med to betalinger. Den første linjen er en delvis betaling som lar det være igjen en del av saldoen. Den siste linjen er en innbetaling på hele det utestående beløpet, slik at Ny saldo blir stående tom. Sum har blitt oppdatert til den beregnede summen for de to innbetalingene. K.3.1 Å låse en innbetaling Når du er fornøyd med oppføringen bør den låses. Dette tjener to hensikter. For det første hindrer det oppføringen fra å bli endret eller slettet, og for det andre sørger det for at utestående og oppgjort reskontro blir oppdatert. Dette blir IKKE gjort før oppføringen låses. For å låse en oppføring trykker du bare på Låseknappen. Du vil da få opp en advarsel om at videre endringer ikke vil være mulig, og du blir bedt om å bekrefte låsingen. Legg merke til at en innbetaling kan bekreftes uten å låse oppføringen. Trykker du på OK i oppføringen uten først å låse den vil den rett og slett bli lagret under Innbetalinger som ulåst. Du kan da åpne, slette og endre denne på et senere tidspunkt. Du vil kanskje gjøre dette hvis du legger inn innbetalinger på daglig basis og vil vente til dagens slutt for å se om det kommer inn flere innbetalinger før du låser oppføringen. Legg imidlertid merke til at utestående og oppgjort reskontro ikke vil oppdateres før oppføringen låses. 139

140 Skjermbildet under viser en innbetalingsoppføring der låseknappen har blitt trykket. Dette viser advarselen hvor du bekrefter eller avkrefter låsingen. Skulle du prøve å forandre en oppføring etter at den har blitt låst vil du bli advart med følgende melding. K.3.2 Korrigering av innbetalinger etter låsing Skulle du ha gjort en feil i innleggingen av en innbetaling og ha låst denne kan du ikke lenger endre detaljene i denne innbetalingen. For å korrigere en feil må du opprette en negativ innbetaling for å utligne den gale oppføringen. For å gjøre dette oppretter du bare en ny oppføring og velger samme faktura. Hvis du har betalt hele fakturaen ved en feil, og fakturaen dermed ikke lenger er tilgjengelig under utestående reskontro må du bruke Linjerknappen og velge Andre filer. Du vil da få muligheten til å velge fra oppgjort reskontro, hvor du i så fall vil finne fakturaen. 140

141 Her velger du fakturainnbetalingen som skal rettes, og legger inn et negativt beløp tilsvarende den tidligere innbetalingen som ble feil. Dette vil utligne og kansellere den gale innbetalingen. Det anbefales på det sterkeste å legge inn et notat under Tekst om at du retter en tidligere feil. 141

142 Du har nå to muligheter: Du kan låse betalingen, noe som vil oppdatere utestående reskontro og oppgjort reskontro, og flytte kontoen tilbake til utestående reskontro, forutsatt at fakturaen var full betalt. Du kan så gjøre nye innbetalinger, velge fakturaen på vanlig vis fra utestående reskontro og legge inn korrekte beløp i Innbetalt nå. Ny saldo skulle nå vise det riktige utestående beløpet. Du låser så denne oppføringen, og feilen skulle være rettet. Alternativt kan du opprette en ny innbetaling under den samme oppføringen for å korrigere beløpet. Etter som oppføringen ikke er låst ennå vil utestående og oppgjort reskontro ikke ha blitt oppdatert og fakturaen vil fremdeles kunne ligge under oppgjorte. Du vil derfor igjen trenge Linjerknappen, velge Andre filer, og oppgjort reskontro for å finne fakturaen du er ute etter. Deretter legger du inn riktig beløp i Innbetalt nå. Ny saldo vil fremdeles ikke være riktig, fordi oppføringen ikke har blitt låst og reskontrolistene ikke har bitt oppdatert enda. Lås hele oppføringen, og reskontrolistene vil bli oppdatert og feilen skulle være rettet. Skjermbildet under viser en negativ innbetaling som kansellerer den tidligere gale innbetalingen, og så en ny betaling i samme oppføring med det riktige beløpet. Dette eksempelet forutsetter at vi skal rette en gal innbetaling på 3500 kr med en riktig en på 3000 kr. Legg merke til at Sum for denne oppføringen blir -500 kr. 142

143 K.3.3 Utskrift fra innbetalinger Dokumenter kan skrives ut fra innbetalingsoppføringene. Disse inkluderer kvitteringer og interne oversikter over innbetalinger i en oppføring. Utskrift skjer på normalt vis ved hjelp av de ulike utskriftsknappene. Skjermbildet under viser hvordan en forhåndsvisning av en kvittering velges. Hvis du har gjort flere innbetalinger mot en oppføring (som over), vil hver av disse generere hver sin kvittering. Bare velg Kvittering fra utskriftsmenyen, og du vil få en kvittering til hver kunde. 143

144 Skjermbildene under viser to kvitteringer generert fra innbetalingsoppføringen. Legg merke til at bare den første nevner resterende saldo. En intern dokumenttype er også tilgjengelig for å vise innbetalingsoppføringen. Innbetalinger i utskriftsmenyen. Bare velg 144

145 L Utskriftsvalg L.1 Introduksjon Det er flere muligheter for å skrive ut dokumenter fra Eulogica. De kan skrives direkte til skrivere, forhåndsvises på skjermen, fakses, sendes pr e-post, eller åpnes i tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word, eller OpenOffice Writer. Faksing og e-posting avhenger av oppsettet for systemet ditt. Tilgang til de ulike mulighetene for å produsere dokumenter er nøyaktig de samme uavhengig av hvilket dokument du vil skrive ut. Hvis du for eksempel vil skrive ut en bekreftelse til en kunde må du først åpne oppdraget du er interessert i. Du vil så bli gitt muligheten til å skrive ut ulike dokumenter som relateres til oppdraget. Vil du skrive ut noe fra dagboken må du tilsvarende åpne dagboken, og velge noe fra utskriftslisten. De ulike utskriftsmulighetene finnes alle i toppmenyen. Skjermbildet under viser de ulike utskriftsknappene og en beskrivelse av hva knappene er. Skri v ut Fa x Forhå nds vi s ni ng Redi gere uts kri ft E-pos t Uansett hvilken knapp du velger vil du få de samme dokumentvalgene, avhengig av hvilket vindu du har åpent. Hvis du for eksempel har et bestemt oppdrag oppe vil knappen gi deg en liste over dokumenter som har med oppdraget å gjøre osv. Den eneste forskjellen mellom knappene er hvor dokumentet som blir generert blir sendt. L.1.1 Utskrift Den første knappen sender utskriften direkte til skriveren som er valgt som standard i systemet ditt. L.1.2 Forhåndsvisning Den andre knappen er knappen for forhåndsvisning. Denne lar deg se dokumentet på skjermen før du skriver det ut. Du kan forandre størrelsen på forhåndsvisningen ved å bruke de tre knappene i 145

146 øvre venstre hjørne for å zoome til enten hele siden, sidebredde, eller til 100 %. Du kan også manuelt sette zoomen ved å skrive inn den ønskede zoomen i prosentboksen og trykke enter. Du kan også se på andre sider i dokumentet ved å bruke pilknappene for å navigere fra side til side. Dette forutsetter naturligvis at dokumentet har mer enn én side. Skjermbildet under viser de ulike knappene i forhåndsvisningen. Skri v ut 100 % Hel e s i den Si debredde Hvis du er fornøyd med dokumentet kan du nå trykke Skriv ut i øvre venstre hjørne. Hvis du ikke vil skrive ut, trykker du i stedet Lukk. L Eksportering til fil Ved å bruke forhåndsvisningen kan du også eksportere dokumentet til ulike formater. inkluderer PDF, Microsoft Excel og HTML. Disse For å eksportere dokumentet til fil bruker du først Forhåndsvisning. Dette åpner dokumentet på skjermen. Deretter trykker du Skriv ut i øvre venstre hjørne. Du vil så få opp det vanlige Windows utskriftsvinduet. Her kan du velge en skriver, bestemme hvilke sider som skal tas med, antall kopier osv. DU kan også skrive ut til fil i nedre venstre del av vinduet. Merk denne haken for å få muligheten til å velge hvilken filtype du vil lagre til, og hvor du vil lagre filen. For å velge hvor bruker du knappen med de tre prikkene på. Til sist trykker du enten OK for a lagre filen, eller Avbryt for å avbryte lagringen. Dokumentet kan etter dette finnes som normalt i Windows filbehandling. 146

147 Skjermbildet under viser utskriftsvinduet og valgmulighetene når Skriv til fil er valgt. L.1.3 Fax Hvis PC en din er satt opp til å kunne fakse direkte vil denne knappen starte fax-programvaren og gi deg muligheten til å fakse dokumentet. L.1.4 E-post Hvis PC en din er satt opp med et e-postprogram vil denne knappen åpne en ny e-post i dette programmet, med en PDF-versjon av dokumentet vedlagt. Du kan så fylle ut mottaker for e-posten, i tillegg til en eventuell tekst i selve e-posten. Mottakeren vil trenge et program som Adobe Acrobat for å se denne PDF-filen. Mer informasjon om PDF finner du på L.1.5 Redigere utskrift Denne knappen vil åpne utskriften i et tekstbehandlingsprogram, som Microsoft Word. Dette lar deg redigere dokumentet etter ønske. Legg merke til at når du først har åpnet dokumentet i et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word vil endringene du gjør her ikke bli lagret i Eulogica. 147

148 M Vedlegg M.1 Å hente ut tekst fra en PDF-fil E-postmulighetene i Eulogica lager en kopi av dokumentet i PDF-format, og legger det ved i en epost. Adobe PDF er standard i hele verden for sikker, pålitelig distribusjon av dokumenter. PDF-filer ser akkurat ut som originaldokumentet, og ivaretar skrifttyper, bilder, grafikk og utforming uansett format og programvare som ble brukt til å opprette den. Disse kan deles, leses og skrives ut av alle, på alle slags systemer ved hjelp av gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader. PDF-filer har søkefunksjoner for å finne ord, bokmerker og andre datafelt i dokumentet, og Eulogicainnhold i slike PDFfiler kan bli hentet ut og jobbet med i andre dokumentformater. Det er to måter å hente ut innhold fra en Eulogicarapport i PDF-format; For å kopiere ut tekst fra et PDF-dokumet må du først bytte verktøy fra hånd til utvalg i Adobe Acrobat-menyen. Når det riktige verktøyet er valgt vil musepekeren endres tilsvarende. Utvalg Hånd For å velge tekst i PDF-dokumentet holder du nede venstre musknapp og drar til den ønskede teksten er merket. Så kopierer du teksten med å: o Trykke høyre museknapp og velge kopier o Trykke Ctrl + C på tastaturet o Trykke på kopierknappen i Adobe Acrobat-menyen Hele teksten i et dokument kan velges ved å høyreklikke i dokumentet med I-musepekeren, og velge Merk alt. Det er ikke nødvendig å velge tekst med musen før man trykker merk alt. Når den ønskede teksten har blitt kopiert kan du åpne tekstbehandlingsprogrammet og lime inn teksten ved å: o Høyreklikke og velge Lim inn o Trykke Ctrl + V på tastaturet o Trykke Lim inn-knappen i menyen i tekstbehandlingsprogrammet ditt. Til sist velger du Håndverktøyet i Adobe Acrobat Reader for å fortsette å navigere i PDFdokumentet. Fra Adobe Acrobat Reader 7.0 finnes det valg på Filmenyen for å lagre dokumentet som tekst. Dette henter ut all tekst fra dokumentet, formatert helt enkelt. 148