Administrasjonshandbok for Oslo tennisklubb (OTK) revidert versjon

Transkript

1 Administrasjonshandbok for Oslo tennisklubb (OTK) revidert versjon INNHOLD 1. FonnaJet med handboken 2. OTKs lover og vedtekter 3. Arbeidsoppgaver Organisasjon Medlemmer Sportslig - Anlegg 0konomi 4. Fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar Styret AU Daglig leder Komiteer, utvalg 5. Arbeidsreglement og stillingsbeskrivelser 1. FORMAL Formalet med denne administrasjonshandboken er a dokumentere alle vesentlige forhold rundt drift av OTK og ivaretakelse av klubbens verdier. Handboken inneholder en detaljert beskrivelse av vesentlige rutiner, slik at ethvert sittende styre og administrasjon kan ha en dokumentert standard for a organisere driften og f0re en effektiv 0konomisk kontroll. Handboken vii dermed gj0re driften av OTK sa personuavhengig som overhodet mulig. 2. OTKs LOVER OG VEDTEKTER OTK er en juridisk enhet, noe som innebrerer at den har eiendeler og kan padra seg forpliktelser. Klubbens 0konomi er atskilt fra medlemmenes, og ikke noe medlem har rett til klubbens penger eller andre eiendeler. Den som har solgt noe til klubben kan derfor ikke kreve styremedlemmer eller andre medlemmer for betaling av det krav de matte ha mot klubben. log med at OTK gjennom Norges Tennisforbund er tilsluttet Norges Idrettsforbund (NIF), rna OTK f01ge de bestemmelser som Norges Tennisforbund har vedtatt for tilsluttete tennisklubber, og er samtidig underlagt NIFs lover.

2 OTK har sosiale og arbeidsrettslig forpliktelser overfor sine ansatte. Ved a motta 0konomisk st0tte kan OTK ogsa ha et ansvar overfor myndigheter. Lov for Oslo Tennisklubb Vedtatt Deretter er det vedtatt flere endringer, senest 5. mars OTKs lover bygger pa "Norges idrettsforbund og Olympiske Komite" sitt lovhefte (se vedlegg 1). 3. ARBEIDSOPPGAVER Den overordnete oppgaven for styret og administrasjonen i OTK er a s0rge for at medlemmene kan spille pa banene sa stor del av aret som mulig. Sp0rsmal som gjelder banene b0f derfor ha fortrinn i forhold til andre typer av sp0fsmal. For a realisere denne malsetningen rna f0lgende ornrader av klubbens virksomhet ivaretas: Rasjonell organisasjon, forholdet til medlemmene, sportslige aktiviteter, drift og vedlikehold av baner og anlegg, forsvarlig 0konomi, intern og ekstern infonnasjon rganisasjon Organisasjonskartet nedenfor viser ansvarslinjene i klubben. Det skilles altsa mellom hva som skal gj0res og hvem som skal gj0fe det. Endel ansvarsforhold gj0res gjeldende ved skriftlige avtaler, fullmakter og stillingsintrukser (se pkt. 4-6, Vedlegg 2-4).

3 Organisasjonskart for Oslo tennisklubb r Arsm~let I! Revisor ~l Styreleder 1l Kontrollkomite Administrasjon I Daglig leder! - KIUbb~ekrelcer I I , Styremedlem Ansvarlig Hus Styremedlem Ansvarlig Baner r- I Nestleder Ansvarlig anlegg.- Styremedlem An svartlg sport ~ Styremedlem Ansvartig kommunikasjon II I Varamedlem ""'""- I Trenere Avtaler Tumeringer I Intem Ekstem Aktiviteter: Junior Elite Mosjon konomistyring Regnskapsf0ringen Regnskapsf0ringen f0fes internt i OTK av daglig leder fortiden pa regnskapsprogrammet til Mamut. Det innbefatter fakturering, bokf0ring av kostnader og l0nnskj0fing samt utkj0ring av ulike offentlige rapporteringer Budsjett I oktober -november utarbeider daglig leder et periodisert budsjett pr kostnadsart for de ulike avdelinger i OTK. Forutsetninger for budsjetteringen gies av styret Analyse av 0konomistatus Daglig leder utarbeider en status og analyse av resultat ved hver manedsavslutning til styret Konsekvens og tiltak Fremskrivning av forventet resultat Daglig leder utarbeider ett fremskrivning av ars resultat pa bakgrunn av resultatet pr juni, eventuelt efter 0nske fra styret. Kontrollrutiner og oppf0lging av Tennisskole og andre kurs Det etableres en rapport med en rekke n0kkel informasjon som skal gi oversikt over aktivitetsnivaet til en hver tid av hva som foregar pa tenniskolen og andre kurs. Denne informasjonen skal rapporteres pa ukentlig og manedlig basis og skal danne grunnlag eventuelle 'tiltak grep som rna gj0res.

4 Disse rapportene skal bade ha fokus pa kursdeltagere som trenerstaben. Disse rapportene skal vrere et fast punkt pa de ukentlige m0ter mellom hovedtrener og daglig leder og dialogen med spoltlig leder Utarbeidelse av kalkyler og godkjenning av all prissetting av ulike timepriser AIle ulike timepriser som brukes ved OTK skal vrere godkjent av daglig leder og vrere gyldig i en definert periode. Det gjelder sa vel privattimehall-ieie sa vel som tenniskole og rekrutt. Inn under dette faller ogsa rabatt ordningen for s0sken moderasjon sa vel som ulike differensiering mellom medlernmer ikke medlemmer og kampanjepriser tilbud Prosedyre ved investeringsanmodning og anskaffelse Innkj0p av utstyr til investering skal godkjennes av styreleder hvis utstyret er budsjettert.utstyr som 0nskes innkj0pt uten om budsjett skal godkjennes av styret. Likviditetsoppf0lging (bank - kundreskontro - leverand0rgj eld) Daglig leder utarbeider daglig en likviditetsoversikt som synliggj0r forventede og virkelige inn og utbetalinger.oversikten skal vise pa dagsuke og manedssikt hvilket forventer inn og utbetaling niva som kan paregnes. Etablere driftsmiddelregister OTK skal ha et driftsmiddelregister som til en hver tid viser en oversikt over hvilke utstyr klubben til en hver tid rader over enten det gjelder inventar i klubbhuset, utstyr som tilh0rer banene, anlegget eller boblene. Ansvarlig for anlegg og klubbhus er ansvarlig for ajourf0re denne oversikten Medlemsregister og kontingenter Handtering av underlag for utfakturering(ts - halleie ) Hovedtrener er ansvarlig for utarbeidelse av underlag for fakturering av de ulike k=-[~ i~enhold til pamelding og underlaget skal fortl0pende sendes Gs:g1%10Jc:t som sender ut fakturaen. Handtering av kontrakter avtaler med leverand0fer Leverand0rer som yter en tjeneste over lengre tid eventuelt lever en yare til avtalt spesial pris og kvantum i 10pet av en definert periode, skal det skrives en avtale med. OTK skal bestrebe seg efter at avtalen f0res i var penn. Det skal utarbeides et standard formular for slike avtaler med leverand0rer. Der det er naturlig skal OTK ga ut a foresp0rre pa pris. Ingen andre enn styret eller daglig leder kan signere eller forplikte seg pa vegne av OTK. Sponsor inntekter Prosjektoppf0lging tumeringer Til tumeringer som OTK arrangerer skal tumeringsansvarlig i samarbeid med daglig leder utarbeide en inntekt og kostnadskalkyle for arrangementet. Kalkylen, budsjettet skal godkjennes av daglig leder mens tumeringsansvarlig har ansvaret for ar budsjetterte inntekter og kostnader holdes. Offentlige st0tte ordninger

5 Daglig leder har ansvar for a sende inn s0knad om offentlige st0tteordinger i henhold til de formelle skjemaer og tidsfrister som er gitt i retningslinjer for kommunal st0tte til idrettsorganisasjoner i Oslo fra ar til ar. Daglig leder trekker med seg n~dige ressurser i OTK for a utarbeide s0knadene S0knader gjelder bidrag fra spillemidler og bidrag fra Oslo Kommune. I tillegg kan det vrere aktuelt a s0ke st0tte fra Olympiatoppen og fra Tennisforbundet. Daglig leder er ansvarlig for a f01ge opp disse s0knadene Offentlig rapportering Daglig leder foretar all offentlig rapportering som kommer som f01ge av at OTK f0rer regnskapet selv / Ulike rapporteringer av administrativ art for OTK utarbeides og sendes ut fra daglig leder Oppf01ging samarbeid med revisor --- Oppf01gings sekvensen med revisor avtales i mellom daglig leder og revisor. Det samme gjelder avklaring av hvilke oppgaver revisor patar seg og hva OTK rna ivareta selv. Arsoppgjm Samspillet mellom revisor - daglig leder og styret OTK i forbindelse med gjennomf0ringen av arsoppgj0ret nedfelles i en tids- aktivitet og ansvars matrise Rapporterings rutiner til styre - kontroll komite Kommunikasjon og hyppighet og rapporteringsinnhold som kreves nedfelles i en plan som korsponderes med kravet i vedtektene til OTK Rapporteringsmatrise Det utarbeides arlig en tids og aktivitetsplan som viser hva som skal rapporteres til hvem og nar.'2 Daglig leders manedlige rapport til styret ' Det er utarbeidet en mal for informasjon som ved hvert manedsskifte skal oversendes til styret fra daglig leder. Hovedtreners manedlige rapport til styret ~ Det er utarbeidet en mal for informasjon som ved hvert manedsskifte skal oversendes til styret og daglig leder fra hovedtrener Krav til oppf01ging mellom daglig leder og hovedtrener Det skal gjennomf0res ukentlige faste oppf01gingsm0ter mellom / hovedtrener og daglig leder. Det skrives m0te referat med L0nnsforhandlinger EDB sikkerhet Utarbeide detaljerte rutinebeskrivelser og rapporteringsskjemaer Til bruk i regnskapsrapportering og ved oppf01ging av n0kkeltall Bilagsrutiner Betalingsrutiner Rutine for timegodkjenning L0nnsrutiner lnnkj0psrutiner

6 3.3. Medlemmer Den overordnete majsetning er at klubben skal ha et jevnt tilsig av nye medlemmer, og at medlemmene fortsetter i klubben. Forutsetningene for at dette kan lykkes er: at klubben er synlig blant tennistilbudene i Oslo at nye medlernmer f0ler seg velkornne i klubben og blir tatt yare pa at aile medlemmer opplever klubben som inkluderende og et godt sted a vrere at medlemmene kan spille tennis pa forskjellige ambisjonsnivaer Stikkordene for at OTK kan fa et godt forhold til medlemmene er: Introduksjon, interesse, tillit, tilbudet, 0nsker. Samlet skal dette bidra til rekruttering av medlernmer og gode spillere, og at de fortsetter i klubben fordi de 0nsker gode treningsmuligheter, a delta i konkurranser eller mosjonsaktiviteter. Introduksjon legger vekt pa hvordan klubben presenteres overfor omverden. Klubben rna vrere synlig overfor potensielle nye medlemmer. En brosjyre om OTK b0r alltid vrere tilgjengelig i klubbhuset og pa byens biblioteker, turistkontorer, skoler og bedlifter i nreromradet. Det er viktig at nye medlernmer 0nskes velkommen i klubben av et styremedlem eller av sportslig ansvarlig. Interesse. Klubben rna ha en fyldig hjemmeside som hele tiden oppdateres. Den skal vekke interesse for klubbens sportslige og sosiale aktiviteter. Nye medlemmer ma:fa. en skriftlig oversikt over klubbens tilbud og reglement. De skal spesielt :fa. vite om felles aktiviteter som drop-in, kurs pa forskjellige niva, sosiale arrangementer, rnm. Tillit. Kontinuerlig oppdateling av hjernmesiden vii gi tillit til at infonnasjonen er ajour og korrekt. Medlemmenes 0konomiske forpliktelser overfor klubben rna behandles pa en ryddig og forutsigbar mate. Medlemmene skal alltid :fa. kvittering for kontingent, baneleie, treningstimer, tjenester i pro-shoppen, etc. Avtaler rna overholdes. Tilbudet. Bade nye og gamle medlernmer rna merke at klubben arbeider for at aile skal trives. Dette gjmes ved at det gis vennlig og ryddig infonnasjon i resepsjonen, at faste aktiviteter (tennisskole, trening, etc.) ikke beslaglegger mange baner om ettenniddagen og kvelden, at banene har en god standard, og at kafeen holdes oppe mest mulig i sornmerseson~ Medlernmene skal ha lyst til a kornme til OTKs baner, arilegg og klubbhus. De skal vite at tilbudene har h0y kvalitet. 0nsker. Bade nye og gamle medlernmer skal ha et aktivitetstilbud som i st0rst mulig grad tilfredsstiller deres 0nsker, interesser og ambisjonsniva. De fleste av klubbens medlemmer er mosjonister og b0r derfor ikke oppleve at de skyves til side av elitespillere. Mosjonistene b0r fa tilbud om kurs, drop-in og andre aktiviteter som kan bringe dem sammen med andre medlemmer i klubben. Tennis-drive kan arrangeres et par ganger i 10pet av sommeren, i tillegg til den som tradisjonelt avvikles i forbindelse med apningen av utend0rssesongen 1. maio Samtidig rna mosjonistene vrere klar over at klubben er stolte over aha elitespillere pa forskjellige alderstrinn. Resultater fra OTK-spilleres deltakelse i turneringer og konkurranser bm legges inn pa hjemmesiden og kornme pa klubbhusets oppslagstavle. Konkurranser som gar pa OTKs anlegg rna bekjentgjmes i

7 god tid med store plakater. Under slike arrangementer kan det vrere spesielle tilbud og aktiviteter i kafeen. Medlemmene kan fremme 0nsker pa OTKs hjemmeside, i en postkasse ved resepsjonen og pa medlemsm0ter som arrangeres minst en gang om h0sten og en gang om varen Sportslig Organisering av tumeringer (oversikten inn her) 3.5. Klubbhus Klubbhuset ble reist av byggmester Terje Wiggo Nielsen og ble innviet 9.mai Alle tegninger av huset er samlet i arkivlager i eske merket "OTK kart, byggeplaner, fotos " Avlop fra tak Det late taket er dekket av takpapp ( rehabilitert i -95) som er brettet ea. 15 em. opp ved ytterkantene og festet under metallkant. Regnvann dreneres gjennom 2 nedl0psmr som er dekket av buete rister. Disse er plassert i en nedfelt renne langs 0stveggen. Pa h0sten faller store mengder 10v ned pa denne siden av taket. Dersom nedl0pene tettes, vii hele taket samle et betydelig vannbasseng. Derfor er det n0dvendig a fjeme alt h0stl0v f0r frosten kommer. A vlops-ror fra k1ubbhuset Avl0psmr fra klubbhuset ledes til kum som befinner seg midt i trekantet rosebed. Flere episoder der kloakkvann har trengt opp i huset for eksempel i arkivrom der varmtvannsbereder star. Dette er grunnen til at lagret materiale star pa mineralkasser innerst i boden gikk we i damegarderoben tett og kloakkvann steg opp gjennom dusjavl0pene. Det ble f0rt inn sonde gjennom ventil i 0stveggen, ned gjennom dusjavl0p og ea.30 meter ut fra huset. Man fant en uheldig knekklvinkel pa avl0psmret underveis og ble radet til video-fotografering med grundig rengj0ring ved eventuell ny fortetting. Kjokken Varen-04 var avl0psmret langs 0st-veggen tett, det hadde en uheldig v-form og ble rettet ut med korrekt drenasje. Komfyr "BEHA Ambassad0r"er innkj0pt i lsmaskin "ltv Quasar-C" er i ustand pr. febr.-05. Oppvaskmaskin " Metos Master2" ble nyoverhalt i 2004, den rna ha enkel instruksjon tilgjengelig da maskin uten vann med pasatt varme vii brenne i stykker motoren. Dypfryser med is: Nedfryst is er holdbar til juni-05 og senere. Mikrob0lgeovn "Whirlpool" Samtlige bruksanvisninger i perm hos daglig leder. Lager Et lite vindu apnes sommertid, luenetting pakrevet mot fugler og insekter.

8 0verste hylle 0St: diverse ekstra drikkeglass av flere typer 0verste hylle vest: div. premier i form av glassvarer, dobbel skibag og ryggsekker merketnho. 0vrige hyller: div. kj0kkenutstyr, t0frmat, grillutstyr, bordflagg av ymse nasjonaliteter, duker og gardiner. Pa gulvet: 2 dypfrysere og mineralvannkasser 1 avlangt sammenleggbart bord El-tavlerom ved trapp i sokkel-etasje D0ren b0r holdes last, daglig leder og vaktmester hal' n0kke1. Lys i rommet: stor bryter pa den venstrestilte el-tavlen merket "lys hovedtavlerom" Kurs-fortegnelse pa h0yre Yegg. Hyller pa innerste yegg: sikringer, g10delamper, korte og lange lysstofff0r. Til venstre for hyllene en avlast veggfast boks, "Siemens koblingsur" for utelys/d0fer/garderober. Lyset gar av kl og pa k Bryter pa utsiden av boksen sjalter ut av/pa - funksjonen hvis den star pa 1. Utenfor d0ren til tavlerommet er en svingbar kasse montert pa veggen. Apnes kassen kommer "lys i badstu" til syne, ma sta pa 1 for a gi lys i badstu. Denne varmes opp ved et enkelt trykk pa hvit bryter oppe ved taket og sial' seg automatisk av etter 50 mm. Nolder Daglig leder hal' kopi av samtlige ookler i huset og brukerliste. Brusautomat i sokkel-etasje er fra Ringnes Dame og herre-garderobe Stativ for utesko med oppfordring til a ta dem av skal m0te brukeme rett innenfor d0fen. Pro febr.-05 hartreneme n0kler til egne garderobeskap. Vi hal' ingen oversikt over andre som evt. leier skap. Avlast skap innenfor damegarderoben apnes med n0kkel 1, her hal' rengj0fer sitt utstyr. I tillegg lager for papirvarer til we, sorte og hvite plast avfallsposer samt en pose med lysprerer. Arkivrom med vannbereder i sokkel-etasje Hyllene til h0yre er arkiv for 10 ar gamle OTK- protokoller og regnskap. De eldste ligger innerst pa mineralkasser pa grunn av tidligere innflom av kloakkvann. 0verste hylle: 4 esker merket "OTK posten", 1 eske med "div.flagg", 1 med "premier"og 3 arkivesker merket " OTK kart, byggeplaner, fotos ", "OTK diverse " og "OTK " Bak d0fen div. bruksanvisninger, NIF lovhefter og OTK lover. Pa gulvet: 5 kassel' med OTK posten 2004 Hyllene til venstre: Skriveutstyr, restlager av b0ker (b1.a. klubbens historie "Tennis gjennom 80 ar ") og OTK flagg. En av hyllene er merket for oppbevaring av verdifullt verkt0y og armatur til belysning i boblene. Pa gulvet: ekstra varmeovner og bilder. D0fen lases med n0kkel 1.

9 Trener-rom Sentralapparat for "Securitas direkt alarm" pa vindusvegg. Betjeningspanel ved utgangsd0r. Kopimaskin "Xerox Document centre 230 S3" med kode for bruk. ~ Knagger pa veggen for beskjeer. Div.skrivebord,bokhyller og pc-skjermer..-; Sokkel-leilighet i G Pr.febr.-05 brukt som lager i den stand den ble forlatt av leieboer i C~A..~~ Kantine og styrerom Lysbrytere pa 0st-vegg for begge rom, i tillegg kan det tennes lysf0r over vinduene, brytere nederst pa yttervegger pa begge sider av peisen. Pa venstre side av peisen er et tidsur montert, det styrer en utelampe oppe pa taket. Bryteren under er tapet fast i den stilling som aktiverer tidsuret. Temperatur i begge rom reguleres med 2 malere pa kantinens 0st-vegg. Den apne peisen trekker darlig, vifte b0f brukes med bryter til venstre for peisen ved I nrermeste vindu. Fyringsved under inngangs-trappen...a~.:fj >JlJ (D Piano er nystemtjan vrig musikk-utstyr tilh0fer Edvard Raastad. '/!-'Vif" r~ Bak disken: kaffetrakter "Coffee queen", kasseapparat og husets st0vsuger" Nilfisk GD930". Gardiner i kantinen renset febr.-05 og vinduene vasket pa innsiden. Blomster i verandakasser og for DVrig Skajem's hagesenter gir oss 20% avslag i pris. ~J... _O/ :l J Leilighet med inngang fra Dst Pr. febr.-05 er leiligheten bortleid til klubbens vaktmesterpar. Leiligheten har (TVA to elekttisk oppvarming med egen stf0m-maler. SECURITAS direkt alarm Etter to episoder med innbrudd, i last utebod des.-04 og i klubbhuset jan.-05, ble securitas alarm installert 9.febr.-05. "Hjemen i systemet", sentralapparatet, sitter pa vindusveggen i trener-rommet. Brukerh~lOdbok hos daglig leder. Detektorer er montert i trener-rom, proshop, styrerom og kantine. Klubbmedlemmer har dermed et "friomrade" a bevege seg pa, med d0rkode kommer de inn i sokkel-etasjen og tar tilgang til garderober, wc og medlemstavlen ovenfor trappen uten a utl0se alarm. pft betjeningspanelet aktiverer man /slar av alarmen ved tasting av personlige tallkoder. Panelet er montert innenfor ytterd0fen til trener-rommet. Pro febr.-05 aktiveres alarmen av vaktmester-paret om kvelden, og 0vrige brukere slar den av pa dagtid../ Securitas kan opplyse hvilke tallkoder som har vrert tastet inn pa panelet til enhver tid, og daglig leder f0rer liste over brukere og deres tallkoder. Hvis alarmen aktiveres, ringer Securitas f0rst til OTK for a ta opplyst vart hemmelige "passord" slik at utrykning kan unngas. Dersom de ikke tar svar, blir nrermeste Securitas-patrulje og utrykningsbil dirigert til OTK. Utl0ses alarmen av bevegelser i flere rom, varsler de politiet. Skulle vi brukere vrere arsak til utrykning, faktureres OTK for denne.

10 3.6. Saner Retningslinjer for steillvedlikehoid av grusbanene pa OTK A. Hvorfor grusbanene pa OTK trenger mer stell og er mer tidkrevende enn tennisbaner flest OTK har flere grusbaner enn noen annen klubb i Norge Grusbanene pa OTK er svrert gamle og i mangelfull forfatning. Tennisdekkets toppskikt er svrert tynt. I t0rkeperioder holder det darligere pa fuktigheten enn det som er 0nskelig, etter vanning blir banen alt for raskt t0rr. Banene mangler det bufferskikt som et normalt toppdekke utgj0r og som s0rger for at fuktigheten beholdes. Srerlige problemer mai og juni og ellers nar det er t0rt: T0rr tennisbane er 10sere og mer sarbar overfor mekanisk belastning. Vind, kosting av banen og sportslig aktivitet hvirvler opp den mest finkomete sanden som i st0vform binder banedekkets toppskikt. Skyer av fint st0v driver vekk fra banene, og grov grus blir liggende igjen. Sprekkdannelser (krakelering) kan vrere tegn pa begynnende oppsmuldring av toppdekket. Vanning av banen med skarp stralevinkel og ogsa sklibevegelser under tennisspill f0rer til at grus (banemel) skyves fra banens sentrale omrader mot perifere omrader, slik at det blir mindre sand igjen sentralt. Bruk av linjekoster har samme virkning. Den tradisjonelle maten a koste banene pa (a) - pa langs, fra nettet mot gjerdet, tilbake mot nettet osv. - har uheldig effekt: Ved hver bra sving vii banegrus slippe fra kosten. Sanden samler seg ved nettet og ved gjerdet, mens det blir mindre igjen midt pa banen. I 0kende grad benyttes en annen mate a koste pa (b), fra periferien av banen og sa mer eller mindre sirkulrert mot midten av aktuelle banehalvdel. Denne teknikken f0rer til at sand i st0rre grad bibeholdes sentralt. OTK har ikke automatisk vanningsanlegg, som reduserer personeilkostnader og utnytter vannkapasiteten ogsa om natten. Det siste er et poeng fordi tilf0rselen av vann via ledningsnettet er utilstrekkelig. Vannkapasiteten pa Madserud er faktisk sa darlig at den bare tillater vanning av en bane ad gangen. Dersom to eller flere vanner samtidig, er det ingen kraft pa vannstralen. Selv det a vanne bare en bane er i varmt og t0rt vrer sa tidkrevende at medlemmene sjelden gjennomf0rer dette. Spesielt om ettermiddagen, nar banene er etterspurt, er det :fa. som ofrer noe av spilletiden pa (n0dvendig) vanning. Vanning b0r heist gj0res om kvelden, nar fordunstningen er minst. For banemannen er det imidlertid ofte vanskelig a komme til mens det fortsatt er lyst. Medlemmene okkuperer banene og vii gjeme spille sa lenge som mulig. I t0rre og varme perioder med vind trenger hver grusbane opp til 30 min. vanning pro d0gn. Med yare 10 grusbaner betyr dette 5 timers arbeid pro dag bare i form av vanning. For a :fa. tilf0rt tilstrekkelig vann til aile grusbanene b0r man derfor i t0rre perioder vanne ogsa tidligere pa dagen nar banene star tomme. Tennisbanene pa OTK har ogsa liten vanngjennomtrengelighet/darlig drenering. Spesielt om h0sten med store nedb0rsmengder SV0mmer banene i vann i dagevis. Dette skyldes dels at dreneringen via r0r er svrert redusert eller opphevet, noe som

11 man rna tro er tilfelle med bane 4 og 6, men ogsa at et leirholdig og tett toppdekke samt et tett skikt under toppdekket igjen hindrer drenasjen av vann. Ved store ansamlinger av vann, spesielt rundt og bak grunnlinjen, bruker enkelte skyffel eller kost for a skyve/trekke vannet vekk. Da tar de ogsa med seg den mest finkomete sanden, som er et bindemiddel. Konsekvensen er dypere grop bak grunnlinjen med 10s, grovkomet grus i bunnen og en vollfonnet oppdrivning av kantene rundt gropen som f0lge av opphopning av banegrus her. Ved neste regnvrer er sj0en bak grunnlinjen bare enda dypere. For a fjeme vann fra banen anbefales derfor andre og mer skansomrne prosedyrer, for eksempel forsiktig bruk av svamper. Altemativer er bruk av slange og hevert-system eller maskinelle 10sninger, som ble utpr0vet h0sten B. Rehabilitering av grusbanene om hasten Grusbanene pa OTK er gamle og nedslitte. Vanngjennomtrengeligheten er svrert mangelfuil, noe vi erfarte h0sten -04, da svrere og gjentatte regnskyll f0rte til at banene ble til store sj0er av opptil 5 em dybde (bane 6), og spillbare f0rst etter t0mrning. Bedre vanngjennomtrengelighet forutsetter omfattende og kostbare dreneringsarbeider, som klubben ikke har midler til a gjennomf0fe pa det navrerende tidspunkt. Dessuten har grusbanene pa OTK ujevn overflate og mangeifullt toppdekke. Det er behov for utlegging av masse pa de stedene der banene er mest slitt og der det er fordypninger. Dette er generelt tilfelle innenfor singlelinjene og i srerlig grad bak grunnlinjen (a). Medio september -04 hadde Inger, Torgeir, Andreas og Henrik fra OTK et m0te med Tommy Dahl, som leverer banegrus til klubben, med tanke pa rehabilitering av toppdekket pa yare utend0fsbaner. Tommy foreslo at man med kost fjemet den grove overflategrusen innenfor single-linjene samt bak grunnlinjen, for at ny grus lettere skulle kunne feste til underlaget. Tommy hadde ikke betenkeligheter med i fremtiden a bruke ordinrer tennisgrus pa Centereourten (CC) selv om Tony 10nsson mener dette er risikabelt og 0nsker at vi fortsatte skal kj0pe hans spesialgrus, som jo er svrert kostbar. Vi ble enige om a fors0ke ordinrer tennisgrus (Egersund), kanskje ogsa fordi vi pa varparten hadde hatt sa mye problemer med a ill CC i stand tross bruk av originalsand (se eget notat). Bane 12, opprinnelig med Tennisit og de senere ar med Lawnit tennisgrus er en annen avviker. Vi ble enige om i f0rste omgang a fortsette med Lawnit, ettersom vi pa lager fortsatt har mange sekker med dette produktet. Senere kan man ga over til ordinrer tennisgrus, som fargemessig kanskje er mer tiltrekkende enn Lawnit. AIle grusbanene har altsa inns0kk eller grop ved og spesielt bak grunnlinjen, men hele midtpartiet innenfor singlelinjene, ligger pa de fleste banene ogsa for dypt (a). Spesielt bak grunnlinjen er toppdekket svrert tynt, pa mange baner med blottet stein, Her er banene sa harde og tette at vannet blir liggende som sj0er, spesielt etter regnvrer om h0sten. At banene er svrert harde, gj0f rehabiliteringen vanskeligere ved at ny sand ikke fester seg sa lett og oppbygging av toppskikt i dette omra-det er derfor en utfordring. I sommersesongen kreves stadig paf0fsel av sma mengder grus, hyppig vanning og kanskje valsing for a opprettho1de toppdekket sann noenlunde. Om h0sten, etter avsluttet sesong, kan man fors0ke mer omfattende rehabilitering ved a 1egge pa st0rre mengder banegrus i hap om at denne fester til underlaget i 10pet av

12 vinteren. Pa ovennevnte m0te ble vi enige om opplegget skissert nedenfor, som ble noe modifisert for enkelte baners vedkommende (se ogsa vedlegg). Dette kunne vrere f0lge av spesielle forhold pa den aktuelle banen eller at den som utf0rte arbeidet hadde egne meninger om hvordan problemet best burde 10ses. 1. Grunnlinjer og servelinjer fjemes, da de ligger for dypt (oppbevares i redskapshuset ved CC). 2. Grov sand fjemes fra overflaten med kraftig kost, i utgangspunktet innenfor singlelinjene samt bak grunnlinjen, der behovet for ny masse er st0rst (a, b og c-1). Pa bane 4 og 6 fjemes grov sand helt ut til banens yttergrenser for a legge forholdene optimalt til rette for teppene i bobla. Denne grove sanden kj0res til banene 8, 9 og 10 for a jevne ut fordypninger og ujevnheter (se tegning i vedlegg). 3. PM0ring av 24 sekker fin banegrus innenfor det sentrale omradet (b), 12 sekker(a 40 kg) pa hver banehalvdel (knapt ett tonn banegrus pr. bane). Utjevning av sanden med spade og skyffel og evt. bruk av "rettholdt" for a oppna jevn overflate. Valsing anses ikke n0dvendig, sanden antas a bli integrert med underliggende banedekke i 10pet av vinteren. 4. Ytterligere pm0ring av banegrus er planlagt til varen og da ogsa til den del av banene som ikke fikk sand i h0st. Kommentar: Etter ovennevnte retningslinjer med modifikasjoner ble det lagt grus pa banene 1,2,7,8,9,10,CC og 12 (se vedlegg). Selv om omradet bak grunnlinjen fikk ekstra mye sand, var det pa de fleste banene fortsatt noen fordypning her (c 2).Tvilsomt om man med banegrus alene klarer a oppna stabil utjevning av dette omradet, som jo ogsa er srerlig utsatt for mekanisk slitasje. Dersom man 2005 erfarer at h0starbeidet 2004 ikke er tilstrekkelig, kan man kanskje pr0ve f0lgende for a heve overflaten: Skjrere bort overflateskiktet i et omrade rundt og spesielt bak grunnlinjen og bygge opp med singel og grovere steiner, som jo er mer robust enn banegrus, og sa legge et tynnere skikt med sand pa toppen (c-3). En slik 10sning kan kanskje ogsa gi en viss drenasjeeffekt. C. Klargjoring av grusbanene om varen Nar telen er gatt, nar det ikke er forventet nattefrost og banen er sa fast at man ikke setter dype spor: 1. L0V, kvister, steiner og s0ppel pa overflaten av banene fjemes med plastrive og med skyffel fjemes grov grus som har mistet sin bindeevne. 2. Ugress langs gjerdet handlukes. Evt. forsiktig bruk av verkt0y, unnga sar og skader pa banen. 3. Dersom banen er myk, men ellers jevn, kan de linjene som ligger tilfredstillende presses/bankes ned plant med banedekket. Ellers til pkt. 5. Kontrollmaling. 4. Sar og ujevnheter pa banen repareres ved fottramping, skyffel og bruk av ny grus. 5. Omrader for palegging av linjer rengj0res for gammel, grov grus,

13 jevnes medskyffel og paf0res ny, finkomet sand. Deretter rikelig vanning. 6. Omnldet er na b10tgjort og klar for paiegging av linjer. Bruk av rettesnor og maieband (tillinjenes ytterkant) anbefales. Noen linjer "strekkes", andre bare legges pa plass f0r de presses eller bankes ned i plan med baneoverflaten. 7. Etter rikelig vanning av hele banen valses denne pa langs og pa tvers minst to ganger - helt ut til gjerdet. 8. Legg pa sand ut over hele banen, minst 16 sekker (a 40kg). 9. Kosting, vanning og valsing - en eller flere ganger. 10. Nettet settes pa med nettstropp og singlestolper. Kontroll av netth0yden (91.5 em). 11. Banen er na klar for TENNISSPILL! 12. Skader pa banen repareres umiddelbart ved fottramping, bruk av skyffel og evt. paf0ring av ny sand. 13. Rikelig vanntilf0rsel er viktigst for a fa banen fast. D. Daglige oppgaver for banemannfbaneansvarlig - kontroll av tennisbaner og anlegget i tilslutning til banene Skader pa banedekket? evt. reparasjon - fottramping, skyffel, ny sand, kosting, vanning L0se linjer? evt. reparasjon Nett Nettstropp og feste for stroppen Netth0yde (91.5 em) 2 banekoster 2 linjekoster 2 singlestolper evt. dommerkrakk S0ppelb0ttene t0mmes Ytterligere s0ppel pa eller rundt banen Behov for vanning av banen? Banene vannes ut til gjerdet etter kosting. Pa forsornmeren vanlig med min vanning daglig av hver bane. Uten vanning blir banen l0s. Samtidig er vann et stimulus for 0kt vekst av (u0nsket) ugress - oftest langs gjerdet. Vanning er banemannens viktigste oppgave fram til august. Ingen fom0yelse a spille tennis nar banen er t0rr og st0vete. Verre at banen blir 0delagt. T0rre baner sterkt utsatt for skader av toppdekket med tidkrevende og ofte vanskelige reparasjoner Behov for t0mming av vann? Spesielt pa ettersommeren med regnvrer og kortere dager. Svrert dfulige drenasjeforhold pa OTK- banene. Evt. bruk av svamper, maskinell t0mming, hevert-system Ugress pa banen eller i gangene rundt Fjemes mekanisk: handluking, ugress-stikker, skyffel - eller kjemisk: for eksempel havsalt fra Felleskj0pet, Drammen, tlf eller

14 ugressgift Spesial Round Up via anleggsgartner Behov for a felle trrer, busker eller grener som kaster skygger eller er u0nsket av andre arsaker Pase at skyffel, spade, rake, trilleb0f, valse, sekker med banegrus og liknende ikke blir gjenglemt pa banen men oppbevares i eller ved redskapsboden ved CC 3.7. Anlegg Aktiviteter i 2004 Flere trrer skygget og strakte grener inn over banene 10 og 12. Disse er blitt feltlbeskaret. Veden er delt til peisved og lagret under inngangstrappen til klubbhuset. Grener og kvister er deponert i to hauger, syd for bane 9 og syd for ee. Deler av dette er kompostert med grenkvem som vi fikk lane. /<. Det har vrert muntlig og skriftlig kontakt med naboer om trrer i grensen mellom. eiendommene. 1. Ved parkeringsplassen ved JHH 2. Ved bane 10 ved JED Regnvrer - drenasje Ingen eldre klubbmedlemmer kan huske at overflatevann har samlet seg i slike sj0er som i 2004 etter et par regnvrersdager. Vannet fosser ned fra parkeringsplassen, langs hellegangen og danner innsj0er inntil husveggene. Deretter brerer det videre inn pa de to 0verste banene. Hvordan star det til med generell drenasje av tomten under jorda? 4. FORDELING AV ARBEIDSOPPGAVER OG ANSVAR 4.1. Styret Styret er valgt av arsm0tet, og har ansvaret for a ta seg av den daglige drift, og forvalte klubbens verdier til beste for medlemmene. Styrets primrere oppgaver er a ivareta f0lgende funksjoner: utarbeide mal for klubben o sportslige o medlemsorientering o ivaretakelse av anlegget utarbeide strategier for klubbens videre vekst og utvikling utarbeide langtidsplaner utarbeide planer for kommende sesong og sette opp budsjett ta beslutninger vedmrende driften o prioritere oppgavene i klubben o f0lge opp vedtak o organisere det daglige arbeidet

15 holde 0konomisk kontroll, og S0fge for at klubben drives etter forsvarlig 0konomiske prinsipper. Det er viktig a sla fast at styret er et kollegium, og at det enkelte medlem ikke normalt skal ha srerskilte fullmakter til a avgj0fe enkeltsaker som sorterer under styret. Selvsagt kan styret delegere gjennomf0fingsfullmakt til enkeltpersoner for a gjennomf0re styrets vedtak, det vrere seg tillitsmenn, ansatte eller ordinrere medlemmer. Men det totale ansvar sitter styret med som kollegium. Det er viktig a presisere at det enkelte styremedlems personlige engasjement i en sak eller en komite, ikke rna komme i konflikt med hans/hennes ansvar for styrets primrere oppgaver. Det er ogsa viktig at det enkelte styremedlem i detalj er kjent med NIFs inhabilitetsregler, og handler i samsvar med disse. Det paligger styret a: utpeke nestleder samt de funksjonene som beh0ves, som for eksempel sekretrer, kasserer utpeke styremedlemmer til kontaktpersoner mot komiteene. Vedkommende skal informere komiteen om styrets beslutninger og planer, og informere styret om komiteens virksomhet delegere det arbeidet som styret finner passende planlegge og arrangere komitekonferanser utpeke leder for komiteene, etter forslag fra komiteene godkjenne komiteenes aktivitetsplaner og budsjett samarbeide med valgkomiteen (i god tid f0f arsm0tet) om hvem som eventuelt trer ut av styret og hvem som kan tre inn, samt holde seg informert om komiteens arbeid forberede arsm0tet og andre m0ter planlegge, lede og fordele arbeidet i klubben ha ansvaret for, og fordele klubbens midler Det blir enklere a skjerme styrets arbeid til dets primrere oppgaver, dersom gjennomf0fing av styrebeslutninger overlates til organer utenfor styret. Dette kan vrere et arbeidsutvalg (AU) med noen av styrets medlemmer, daglig leder, komiteer for bestemte oppgaver eller enkeltpersoner Arbeidsutvalg Et arbeidsutvalg kan dels forberede styrem0tene, dels avgj0r rutinesaker. Selv om medlemmene i utvalget sitter i styret, vii de her ha et operasjonelt ansvar, mens de i styret har et strategisk ansvar Daglig leder En daglig leder kan erstatte et arbeidsutvalg. Den daglige leders primrere oppgave er a sette styrets beslutninger ut i livet og vrere administrativt ansvarlig for klubbens

16 ansatte (trenere, resepsjon). Det er viktig at styret har hensiktsmessige rutiner for kontroll med daglig leders disposisjoner. Oversikten nedenfor viser rutiner for Radet Styrem0te Arsm0te Revisor Arsavslutning Fremskrivning Manedsavslutning Rapportering Til styret Tidspunkt Tidsplan M0teinnkalling M0tereferat Forbredelse til arsrapport Gjennomganger Manedsrapport Resultat rapport Balanse Kommentarer Avvik Tiltak Hovedtrener rapport Daglig leders rapport Januar Februar Mars April Mai Juni X 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned X 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned 10.hver maned M0te med kontrollkomite Det Offentlige Forskudd l0nn 15.jan 15.mars 15. mai Mva avgift 10 febr. 10. apr. Arbeidsgiveravgift 15.jan 15.mars 15.mai Kommunale avg. 25. mar 25.mai M0te med Hver Hver Hver Hver Hver Hver hovedtrener mandag mandag mandag mandag mandag mandag Timesedler til Hver Hver Hver Hver Hver Hver Daglig leder mandag mandag mandag mandag mandag mandag L0nnskj0fing 15. jan 15. febr 15. mar 15. apr 15. mai 15.jun Trener m0te Hver Hver Hver Hver Hver Hver onsdag onsdag onsdag onsdag onsdag onsdag Hafslund Stmm avlesing Xerox Kopi maskin

17 4.4. Komiteer og utvalg MERFRA???? 5. ARBEIDSREGLEMENT OG STILLlNGSBESKRIVELSER 5.1. Styreleder Styreleder utpekes separat pa arsm0tet Styreleder plikter a: lede og samordne styrets arbeid innen rammen av klubbens vedtekter og arbeidsreglement ha ansvaret for eksteme kontakter og representasjoner i samarbeid med arbeidsutvalg eller daglig lederlsekretrer forberede styrets m0ter etter linjer som trukket opp i styrets protokoll ha ansvaret for forslag til arlig revisjon av OTKs langtidsplaner ha ansvaret for OTKs kontrakter og 0vrige avtaler inneha OTKs arbeidsgiveransvar ansette og avskjedige daglig leder (i sarnrad med styret for 0vrig) foreta l0pende oppf0lging med klubbens 0konomi sammen med 0konomiansvarlig holde styret informert om den 0konomiske utvikling og eventuelle irregulariteter initiere nye prosjekter effektivisere og rasjonalisere organisasjonen ha medarbeidersamtaler med ansatte og 0vrige styremedlemmer ha ansvaret for, sammen med 0konomiansvarlig, a lede arbeidet med handlingsplaner og budsjett for kommende ar lede arbeidet i arbeidsutvalget utvikle komitearbeidet 5.2. Styrets nestleder Nestleder plikter a: ivareta styreleders arbeidsoppgaver ved styrelederers fravrer. Ansvaret gjelder frem til styreleder gjenopptar sitt arbeid eller til ny styreleder er valgt bista styreleder med a initiere forslag tillangtidsplaner, og a holde disse ajour ha ansvar for at OTK har hensiktsmessige forsikringer bade med hensyn til det materielle innhold i forsikringene og pris utf0fe de oppgaver som styrelederlstyret bestemrner 5.3. Sekretrer Klubbens sekretrer kan: utpekes blant styrets medlemmer velges pa arsffi0tet law vrere en ansatt s0nytl10ter i styret uten stemrnerett, men med forslags- og - talerett

18 kan vrere daglig leder n<\r klubben har det Sekretreren plikter a: forberede innkallingen til styrem0tene, sammen med styreleder, og distribuere innkallingen i henhold til vedtektene. ~ F0re protokoll fra styrem0tene og arsm0tet, og S0rge for distribusjon av disse? Ha ansvaret for klubbens arkiv og arkivsystem Ha ansvaret for at all post fordeles i henhold til postrutinen S0rge for arkivering av korrespondanse og notater til og fra styret samordne skriftlig informasjon til komiteer ~ sammenfatte og redigere forslag til arsberetning og aktivitetsplaner for neste regnskapsperiode./ koordinere stoff til og redigering a~og OTKs hjemmeside informere styret om Norges Tennisforbunds policy i sp0rsmal som angar tennissporten og tennisklubbene ~ s0rge for at Tennisforbundet og Tenniskretsens vedtekter og konkurransebestemmelser er tilgjengelige for medlemmene ha ansvaret for utsendelse til medlemmene og s0rge for inforrnasjon om styrevedtak som skal meddeles medlemmene pa et spesielt sett besvare sp0rsmal fra medlemmene og allmennheten 5.4.Kasserer /: S~~ -r /l.l~~ ; Kassereren plikter a: koordinere og utarbeide forslag til budsjett og kostnadsfordelinger for kommende periode, med utgangspunkt i blant annet komiteenes budsjettforslag utarbeide forslag til arskontingenter og andre avgifter, herunder treningsavgifter, som skallegges frem pa arsm0tet. Det skal ogsa utarbeides analyser som viser konsekvensene av vedtak som avviker fra forslaget foresta arsoppgj0ret, samt 0konomiske oversikter og analyser i overensstemmelse med styrets 0nsker s0rge for at aile bilag er attestert og anvist pa rettmessig mate ha ansvaret for aile utbetalinger fra klubbens konti sikre at aile klubbens inntekter blir betalt inn pa klubbens konti at klubbens bokf0ring skjer i henhold til gjeldende lover holde styret 10pende orientert om klubbens 0konomi og likviditet overvake komiteenes forbruk av tildelte midler kontrollere at aile innkj0p skjer pa rettmessig mate forberede personalrekruttering sammen med ansvarlig styremedlem og sekretrer forberede 10nnsforhandlinger og arbeidsavtaler for ansatt personell sammen med daglig leder/styreleder 5.5. Materialforvalter Materialforvalter plikter a: opprette og vedlikeholde klubbens inventarliste

19 s0rge for at alt inventar, maskiner og redskap oppbevares pa en betryggende mate s0rge for vedlikehold av aile klubbens driftsmidler foreta n0dvendige nyanskaffelser s0rge for at aile brukere har tatt n0dvendig opplrering i bruk av utstyr 5.6. Arbeidslltvalg (AU) Utvalget b0f besta av 3 medlemmer. Avhengig av hvilke funksjoner klubben har til enhver tid. Styreleder b0f uansett vrere medlem. Har klubben en daglig leder b0r han/hun vrere med. Ellers b0r styrets sekretrer delta. AU plikter a: utf0fe de oppdrag som styret har delegert til dem ta initiativ til samt forberede viktig oppgaver som skal behandles i styret fatte beslutninger i saker som er delegert dem av styret avgi rapport om AUs beslutninger og resultater av utf0rte oppgaver fme protokoll fra sine m0ter 5.5. Valgkomiteen Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personellmessig og funksjonell utvikling av klubben ved a rekrutterer nye styremedlemmer og andre tillitsvalgte etter l10ye vurdering av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter a: utarbeide en arbeidsplan for kommende valgperiode vurdere styrets og komiteenes virksomhet se til at medlemmenes synspunkter pa styrets arbeid blir tatt opp til behandling diskutere med styret eventuelle behov for endringer i styrets sammensetning holde seg informert om, og diskutere med, medlemrnene for a finne fram til egnete kandidater for styreoppdrag. Herunder ogsa gjme seg kjent med om de aktuelle personene har kunnskap, tid og interesse for avrere tillitsvalgt gjennomga og diskutere med styret hvile endringer og hvilke kandidater de har tenkt a foresla. I denne fasen skal valgkomiteen ha klart for seg at styret er et kollegiurn som rna samarbeide, og sjekke ut om de tenkte kandidater vii kunne passe inn i styret f0r arsfl10tet, og pa et tidspunkt som lovene bestemrner, avgi skriftlig forslag til nominering som skal forelegges medlemrnene pa arsm0tet presentere komiteens forslag pa arsm0tet analysere eget nominasjonsarbeid etter gjennomf0rt arsm0tet 5.6. Kontrollkomiteen I NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemrnelser 5-1 hetter det at aile idrettsorganisasjoner er pliktige til a ha revisjon. Man kan velge meilom: velge to medlemmer pa arsm0tet ti a fungere som revisorer engasjere en ekstem revisor

20 Hvis klubben har en omsetning over en viss grense (for tiden kr 5 mill) rna man ha en ekstern revisor. Nar man har en ekstern revisor, skal klubben ha enkontrollkomite. Komiteen velges av arsm0tet, og har de rettigheter og plikter som er trukket opp i "Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for Norges Idrettsforbund og Olympiske komite" 5-5 (Kontrollkomiteens plikter). 1 henhold til 5-5, har kontrollkomiteen f0lgende ansvar og rettigheter (1 loven star det organisasjonen, dette er erstattet her med OTK): pase at OTKs midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilginger og 0konomiske rammer, samt at de foretatte disposisjoner er i samsvar med OTKs lover og beslutninger pa arsmmet. Kontrollkomiteen skal videre forsikre seg om at OTKs interne kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig. pase at klubbens regnskapsf0rsel er palitelig pase at arsregnskap og delarsrapporter gir et korrekt uttrykk for OTKs drift og finansielle stilling vurdere klubbens finansielle stilling, forvaltning og drift ha adgang til samtlige regnskaper og de forskjellige styre- og utvalgsprotokoller gj0re seg kjent med avgitte rapporter fra den engasjerte revisor, og bygge pa det arbeid den engasjerte revisor har utf0rt der den finner det hensiktsmessig f0re protokoll over sine forhandlinger, og avgi beretning til arsm0tet om sin gjennomgaelse av arsregnskapet, og OTKs anliggender for 0vrig. Herunder budsjetter, budsjettoppf0lging, forvaltning generelt og styrets arbeid/beretning. L0pende ta opp forhold den finner n0dvendig og rapportere gjennom nummererte rapporter til OTKs styre og revisor Komiteen kan be revisor om a foreta spesielle revisjonshandlinger som den 0nsker utf0rt, dersom den finner det pakrevet. Slike arbeidsoppgaver kan ikke vrere i strid med gjeldende revisorlovgivning. Srerskilt instruks rna i slike tilfeller utarbeides av kontrollkomiteeen. Styret rna informeres om eventuelle 0konomiske konsekvenser av ekstra arbeidsoppgaver for revisor. 6. ADMINISTRATIVE RUTINER 6.1. Postrutine Dagens post hentes av NN og legges i daglig leders innkurv. Daglig leder apner all post (bortsett fra personlige brev), stempler dem med mottatt dato og fordeler den til de respektive mottakere Mailrutine B0r i prinsippet vrere lik postrutinen. Det anbefales at det er en som har ansvaret for a ga gjennom mottatt mail, printe ut de som er viktige a forholde seg til og som ikke kan besvares direkte. Disse legges i elektronisk inn-kurv til respektive styremedlemmer, trenere og andre ansatte. Mail som skal tas yare pa b0r tas ut av innkurven og legges over i relevante elektroniske mapper.