VISMA SEVERA. Oktober 2013 Release. Fakturamaler. Timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo. Diverse forbedringer

Transkript

1 VISMA SEVERA Oktober 2013 Release Fakturamaler Støtte for fakturamaler på prosjekt-/kunde-/avdeling-/selskapsnivå Alle prosjekter som har blitt fakturert før Oktober release, får «Tilpasset» fakturamal (systemet vil huske oppsett fra siste faktura lagd på prosjektet og gjenbruke det på neste faktura på samme prosjekt) Les mer om fakturamaler på s. 2-5 Timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo Timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo kan vises i prosjektoversikt-seksjonen på prosjektet Hver timeregistreringstype og totalt antall timer ført på disse, vises i rapport «Oppsummering av arbeidstimer» Les mer om timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo på s. 6-7 Diverse forbedringer Parameter for visning av KID/Referansenr på Verktøy-Innstillinger-Firmaopplysninger Fasestatuser er synlige i trevisning i seksjon «Aktiviteter og Faser» på prosjekt Fasestatus-historikk MVA-profil på kunder Visning av org.hierarki i felt Avdeling på Ny-Faktura Ny kolonne «Avdeling (prosjekt)» i rapport Produkter og reiseutgifter Ny kolonne «Brukerkode (aktivitetseier)» i rapport Aktiviteter Støtte for endring av tilbudsnavn i tilbudsmalen (gjelder tilleggsmodul «Tilbud») 1

2 Praktisk informasjon: F.o.m. 24.oktober, har Visma Severa støtte for fakturamaler. Alle kunder får EN standard fakturamal på Verktøy-Innstillinger-Fakturamaler som er lik siste faktura opprettet i deres Visma Severa klient. Alle prosjekter som har blitt fakturert minst EN gang vil få «Tilpasset» fakturamal, som har samme oppsett som siste faktura opprettet på prosjektet. Admin bruker må gå inn på Verktøy-Innstillinger-Firmaopplysninger, kontrollere Standard fakturamal og evt. opprette nye maler. Antall maler man kan opprette er ubegrenset. Standard mal vil gjelde for alle nye og eksisterende prosjekter som blir fakturert for første gang og samlefakturering. Hvis man ønsker å ha forskjellige maler på prosjekt-/kunde-/avdelingsnivå, må det spesifiseres hhv på prosjekt/kunde/avdeling(kun med tilleggsmodul Org.hierarki). Når fakturamaler er opprettet, kan man masseoppdatere maler på prosjekt og kunde vha masseoppdateringsfunksjon i Prosjekt- og Forbindelsesrapport. Fakturamaler: Frem til nå har vi ikke hatt reelle fakturamaler i Visma Severa og hadde forhåndsdefinerte regler på hvor fakturainformasjon skal komme fra. Eksempel: Når du lager første faktura på et prosjekt, henter systemet oppsett fra siste faktura registrert på samme kunde. Eller hvis du grupperer fakturalinjer på EN faktura på ditt prosjekt, blir linjene gruppert på samme måte på neste faktura du lager på samme prosjekt. I tillegg, kom faste fakturaopplysninger fra seksjon Faktureringsopplysninger på prosjektside. Generelt om nye fakturamaler: Nå kan man lage egendefinerte fakturamaler. Fakturamaler opprettes på Verktøy-Innstillinger, seksjon Faktura Fakturamaler: I fakturamalen, kan man tilpasse fakturahode og plassering av info(logo, kundeinformasjon m.m.), velge ønsket std. format for beskrivelse av fakturalinjer/gruppering eller legge inn std tekst før/etter fakturalinjer. 2

3 Logo, kundeinformasjon, fakturaopplysninger og «Totalt»-seksjon kan fritt flyttes på Fakturahode (drag and drop): Nytt parameter for valg av fakturamal kommer på Prosjektside (seksjon Faktureringsopplysninger), Forbindelseskort og Avdeling (hvis har tilleggsmodul Org.hierarki). Std. Fakturamal defineres på Verktøy- Innstillinger-Fakturamaler. Prosjektside Faktureringsopplysninger: 3

4 Forbindelseskort Faktureringsopplysninger: Avdeling/forretningsenhet (ved bruk av tilleggsmodul Org.hierarki) Fakturamal: Verktøy-Innstillinger-Fakturamaler: 4

5 Standard fakturamal vil gjelde for hele organisasjonen. Hvis man ønsker å ha egen mal pr forretningsenhet, kundespesifikke- eller prosjektspesifikke maler, må det velges hhv på Avdeling/Kunde/Prosjekt. Hvis ingen mal er valgt på prosjektnivå, vil systemet hente fakturamalen definert på kunde. Hvis ingen mal er definert på kundenivå, henter systemet fakturamal definert på avdeling (hvis tilleggsmodul org.hierarki er i bruk) eller standard fakturamal fra Verktøy-Innstillinger-Fakturamaler. (Hierarki: Prosjekt Kunde Avdeling Selskap) Ved samlefakturering i Visma Severa, blir fakturamal alltid hentet fra kunden. Opplysninger fra seksjon Faktureringsopplysninger på kundekortet og prosjektsiden (f.eks Bet.betingelser, ordrenummer eller fakturamerknader), samt faktura-relatert informasjon på forretningsenhet(ved bruk av tilleggsmodul Org.hierarki) eller firmaopplysninger, vil også vises på faktura. Rapportering og masseoppdatering: Ny kolonne Fakturamal er tilgjengelig i Prosjekt- og Forbindelsesrapport, for å enkelt se hvilke fakturamaler er valgt på Kunde/Prosjekt. Masseoppdateringsfunksjon i begge rapportene kan brukes for å endre fakturamal for flere kunder/prosjekter samtidig: Prosjektrapport: Forbindelsesrapport: Redigering av fakturautkast: På samme måte som tidligere, kan man gjøre endringer direkte på fakturautkast (f.eks gruppere poster, endre beskrivelse av poster og legge inn ønsket fritekst). Endringer gjort direkte på faktura påvirker ikke opprinnelig fakturamal. 5

6 Når man gjør endringer/tilpasninger direkte på faktura og lagrer, blir dette en tilpasset fakturamal og tilpasninger vil gjelde for neste faktura på samme prosjekt, med mindre man endrer fakturamal fra tilpasset tilbake til en av de forhåndsdefinerte malene. Fakturahode informasjon(plassering av Logo, kundens faktura-adresse m.m.) kan ikke endres direkte på faktura, kun på Verktøy-Innstillinger-Fakturamaler. Timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo: Timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo ble først introdusert i Visma Severa i September 2013 release. Eksempel på disse kan være lunsj eller avspasering som skal registreres, men skal ikke påvirke timesaldo. Man kan opprette ubegrenset antall timeregistreringstyper på Verktøy-Innstillinger- Timeregistreringstyper: Timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo kan kun føres på Interne prosjekter og kommer automatisk opp i Jobbtype-felt, når man fører timer på disse(foreløpig kun i Dagsvisning): 6

7 Rapportering: Timeregistreringer som ikke påvirker timesaldo kan rapporteres for seg selv i rapport «Timeregistreringer» eller sammen med andre timer i rapport «Oppsummering av arbeidstimer»: Tilgjengelige data i rapport «Timeregistreringer»: Rapport «Oppsummering av arbeidstimer»: 7