CR-rapport I Pitney Bowes er bedriftens samfunnsansvar hver enkelts ansvar.

Transkript

1 CR-rapport 2009 I Pitney Bowes er bedriftens samfunnsansvar hver enkelts ansvar. Innovasjon og samfunnsansvar preger hvert aspekt av virksomheten vår. Det driverresultatene våre og definereross som selskap. Vår forretningspraksis Miljøet Mangfold Våre medarbeidere Kunder og leverandører Samfunnet Every connection is a new opportunity

2 Vår forretningspraksis Vi har et rammeverk av verdier og standarder som ligger til grunn for hele virksomheten, og som sikrer at selskapets suksess er et resultat av en ærlig og rettferdig praksis. Rammeverket støttes av solide rutiner som beskytter selskapet mot forretningsrisiko og ivaretar de ansattes personvern. Verdier og etikk Våre verdier viser hvem vi er, både på individ- og selskapsnivå. Vi har lagt oss på en høy etisk standard og gir våre ansatte en opplæring som skal bidra til at de alltid opptrer på en ærlig og pålitelig måte. Risiko og forretningskontinuitet Etter vårt syn har vi et ansvar overfor både medarbeidere og kunder for å sikre kontinuitet i virksomheten gjennom vanskelige perioder. Vi har utviklet solide rutiner for å kartlegge, vurdere og redusere så vel økonomisk som miljømessig risiko. Personvern Vi har forpliktet oss til å ivareta personvernet med hensyn til personlige og sensitive opplysninger. Vi har rutiner som ivaretar både personvern og informasjonssikkerhet, og som sørger for at alle sensitive opplysninger om våre ansatte behandles konfidensielt. CR-rapport 2009: Vår forretningspraksis Every connection is a new opportunity

3 Verdier Vår innfallsvinkel til selskapets samfunnsansvar er tuftet på et felles verdigrunnlag. Våre verdier har vært en styrke for selskapet gjennom flere generasjoner selv om måten vi beskriver dem på, har forandret seg noe. Vår styreleder og administrerende direktør, Murray Martin, tok i 2007/2008 initiativet til en spørreundersøkelse blant våre ansatte. Tilbakemeldingene vi fikk, ble brukt til å omdefinere verdiene våre på en klar og konsis måte. De er som følger: Kunden vår viktigste ressurs Vi fokuserer på kundens nytteverdi Vi reagerer raskt overfor kundene Vi skaper innovative løsninger Samarbeid Vi er inkluderende og behandler alle ansatte med respekt og verdighet. Vi samarbeider med hverandre og med kundene våre Vi oppfordrer til og verdsetter ulike synspunkter Vi støtter lokalsamfunnet Vis engasjement Vi er iherdige Vi er resultatorienterte og feirer suksess Vi prioriterer innovasjon for å levere unike verdier Vær ansvarlig Vi holder det vi lover og det vi forplikter oss til Vi setter utfordrende mål, analyserer resultatene og belønner suksess Vær pålitelig Vi viser omtanke Vi tar de riktige valgene Vi tenker før vi handler Vi fremmer verdiene våre gjennom en rekke interne utsendelser. I 2009 utvidet vi vår globale utstrekning. Retningslinjene ble oversatt til åtte språk, og vi innførte nye opplæringsprogrammer i Asia/Stillehavsområdet. Verdens mest etiske selskaper Tidlig i 2010 ble Pitney Bowes inkludert på Ethisphere Institutes liste over verdens mest etiske selskaper for fjerde år på rad. Ethisphere er en ledende internasjonal tankesmie som arbeider med beste praksis i forretningsetikk, bedriftens samfunnsansvar, antikorrupsjon og bærekraftighet. Årets 100 vinnere kom fra over 12 land. Verdier i praksis Hver uke ser vi nye eksempler på verdier i praksis for Pitney Bowes-medarbeidere verden rundt på selskapets intranettoppdatering, Inside PB. Disse førstehåndshistoriene favner vidt, men de har alle samme formål: å vise at i Pitney Bowes er ikke bare verdier noe som finnes i teorien de er grunnlaget for alt vi gjør. CR-rapport 2009: Vår forretningspraksis 3

4 Etikk Vi tar alle etiske avgjørelser hver eneste dag. Vi ønsker å være tydelige med hensyn til hva vi forventer av våre medarbeidere, og å gi dem konkrete ressurser som kan hjelpe dem å forstå hvilke forpliktelser de har, og hvordan de kan opptre på en måte som gjenspeiler Pitney Bowes' policy og regelverk, både i og utenfor arbeidstiden. Atferdskodeks Vår atferdskodeks, Pitney Bowes' retningslinjer for forretningspraksis, beskriver og illustrerer etiske og juridiske forhold som påvirker våre ansatte, kunder, forretningspartnere og lokalsamfunnene der vi holder til. For å understreke vårt engasjement for etisk atferd og respekt for lover og regler har vi knyttet den etiske standarden til de ansattes årlige evaluerings- og lønnsfastsettelsesprosess. Som en del av den årlige evalueringen vurderes de ansatte ut fra i hvor stor grad de utøver etisk lederskap. De ansatte får i tillegg anledning til å komme med synspunkter på den etiske standarden hos sine nærmeste overordnede og ledelsen for øvrig, i den årlige motivasjonsundersøkelsen. Opplæring. Våre ansatte må hvert år gjennomgå opplæring i selskapets retningslinjer og praksis samt juridiske emner som hemmelighold, antitrust og antikorrupsjon. Vi bruker mange ulike analytiske verktøy for å kartlegge risikoområder, deretter utarbeider vi programmer for å redusere risikoene. Vi tilbyr opplæring gjennom seminarer, Internett og via Webex, samt gjennom andre kanaler for medarbeidere som ikke har tilgang til datamaskin. Kanaler for rådgivning og rapportering. Vi oppfordrer våre medarbeidere til å søke råd om hvordan de skal håndtere etiske dilemmaer, og å melde fra dersom de har mistanke om at det foregår noe galt. Selskapet har en døgnåpen etikktelefon, som drives av en tredjepart, hvor ansatte kan melde fra om forseelser anonymt og på praktisk talt alle språk, uten å måtte frykte ubehagelige konsekvenser. Ansatte kan også kontakte avdelingen Global Ethics & Business Practices personlig eller anonymt per brev eller telefon, eller på e-post som kan sendes til en egen e-postadresse. Ethvert påstått brudd på selskapets regler eller retningslinjer blir vurdert og om nødvendig gransket. Hvis det viser seg å være hold i påstanden, blir den fulgt opp med nødvendige disiplinærtiltak. Kriterier. Vi overvåker kontinuerlig etikk- og samsvarsprogrammene slik at vi kan gjøre dem enda mer effektive. Pitney Bowes er et fremstående medlem av FTSE4Good Index, indeksen for ansvarlige investeringer som sponses av FTSEkonsernet. FTSEs evaluering av potensielle kandidater baseres hovedsakelig på policyer og praksis med hensyn til bestikkelser og korrupsjon. CR-rapport 2009: Vår forretningspraksis 4

5 Risiko Vi har en strukturert, enhetlig og kontinuerlig prosedyre for risikostyring, som omfatter hele organisasjonen. Selskapets system for risikostyring identifiserer og rangerer potensiell forretningsrisiko av økonomisk, miljømessig og samfunnsmessig art. Risikofaktorene vurderes med hensyn til hvor sannsynlige de er, hvor alvorlige de er, og selskapets beredskapsplaner. De identifiserte risikofaktorene blir vurdert av et særskilt utvalg av toppledere i samarbeid med selskapets styre. Prosedyren for risikostyring er gjenstand for en uavhengig vurdering av styrets revisjonsutvalg. Resultatet er en strategisk tilnærming til risiko. Ved å fokusere på de sakene som kan påvirke våre langsiktige mål, blir ledelsen i stand til å foreta en god og helhetlig vurdering av risiko veid opp mot mulighetene for å lykkes. Dette styrker og samkjører ytterligere ledelsens, de ansattes og aksjonærenes interesser. Kommunikasjon og en forståelse av risiko blir en del av bedriftskulturen, og får en offensiv, og ikke bare en defensiv, funksjon. Business Continuity Business Continuity-programmet er samordnet med risikostyringsprosessen. Hovedformålet med programmet er å støtte pågående beredskapsplanlegging for å evaluere virkningen av hendelser som kan få negative følger for kunder, eiendeler eller medarbeidere. Vi har etablert prosedyrer for å sikre virksomhetens kontinuitet i krisetider. Ved hjelp av en kjernebemanning og engasjement på forretningsenhetsnivå kan vi reagere hensiktsmessig om det skulle oppstå problemer. Vi gir også våre medarbeidere opplæring, kjører simuleringsøvelser og evaluerer programmet med tanke på mulige forbedringer hvert år. Personvern Vi håndterer sensitive og personlige opplysninger, og mange av våre kunder benytter seg av våre produkter i sin behandling av personopplysninger. Vi har formelle styringsrutiner, opplæringsprogrammer, policyer og vurderingsrutiner i forbindelse med personvern og informasjonssikkerhet. Våre globale policyer, prosedyrer og standarder omfatter personvern og datasikkerhet, informasjonssikkerhet og akseptabel bruk. Det er utarbeidet særskilte retningslinjer for medarbeidere som har tilgang til spesielt sensitiv informasjon. Det finnes også prosedyrer for hvordan man skal granske og utbedre potensielle eller faktiske brudd på de gjeldende retningslinjene. CR-rapport 2009: Vår forretningspraksis 5

6 Miljøet Vi arbeider for å redusere miljøbelastningen som følger av selskapets globale virksomhet, produkter og tjenester. Vi har vært ledende i å ta i bruk energibesparende teknologier, gjenvinne brukte produkter og oppfordre til miljøansvar blant kunder og leverandører Produktene og tjenestene våre forbedrer effektiviteten og reduserer avfall gjennom hele kommunikasjonslivssyklusen, fra markedsanalyse til dokumentproduksjon og levering Vi deltar på en rekke fora for å korrigere misoppfatninger om miljøkonsekvensene ved post, spesielt sammenlignet med andre forbrukeraktiviteter Vi samarbeider med andre selskaper, bransjeorganisasjoner og leverandører av posttjenester om å støtte opp om miljøforskning, og å fremme en mest mulig miljøvennlig praksis. Bærekraftig kommunikasjon Virksomheten vår har som mål å hjelpe selskaper med å vokse gjennom mer effektiv kundekommunikasjon. Vi tilbyr mange produkter og tjenester som optimaliserer bruken av post som kommunikasjonskanal, reduserer andelen ikke-leverbar post, reduserer papirforbruket og integrerer fysisk post med digitale medier til flerkanals kommunikasjonsløsninger. Vi utformer også våre produkter med sikte på redusert energiforbruk og minst mulig miljøbelastning på alle trinn, fra produksjon og distribusjon til retur og gjenvinning. Energisparing Vi arbeider kontinuerlig for å redusere energiforbruket i alle våre prosesser. Vi måler selskapets CO2-utslipp og prøver å finne måter å redusere det på. Vi støtter en miljøvennlig fremstilling av papir og trykksaker. Resultat 2009 Selskapets CO2-utslipp, produktforvaltning og gjenvinningsvolum er gjenstand for rapportering. CR-rapport 2009: Miljøet Every connection is a new opportunity

7 Bærekraftig kommunikasjon I 90 år har Pitney Bowes hatt som mål å hjelpe selskaper med å vokse gjennom mer effektiv kundekommunikasjon, hovedsakelig gjennom post, men også i stadig økende grad gjennom flere kanaler, for eksempel bedriftskommunikasjon, nettbasert kommunikasjon og mobil kommunikasjon. I løpet av de siste årene har miljømessig bæredyktighet blitt en viktig suksessfaktor for selskaper over hele verden. Vi har hjulpet kundene med å oppfylle dette miljøansvaret gjennom en voksende serie innovative produkter og tjenester som optimaliserer bruken av post, og integrerer den med bredere kommunikasjonsstrategier. Med produktene våre kan kundene kartlegge sine beste utsikter, effektivisere utviklingen og produksjonen av materiell, øke avkastningen, styre kostnadene, minimere andelen ikke-leverbar post og redusere det totale papirforbruket. Vi har også vært en pioner innen utviklingen av systemer som integrerer fysisk post med digitale medier, forenkler sikre Internett-transaksjoner, reduserer behovene for dokumentlagring og muliggjør en papirfri arbeidsflyt i organisasjoner av alle størrelser. Opplæring til markedsførere Vi benytter oss av mange ulike måter når vi skal informere virksomheter, myndigheter og forbrukere om miljøvennlig markedsføring og postpraksis. Denne brosjyren fra Pitney Bowes Australia inneholder praktiske tips til hvordan virksomheter kan få en mereffektiv markedsføring samtidig som de reduserer miljøbelastningen. Årsrapporten for 2009 fremhevet flere nylig lanserte produkter som både oppfyller forretnings- og miljømål. Blant annet: Med vårt IntelliJet -utskriftssystem, som er laget i samarbeid med HP, kan kundene skrive ut skreddersydde, personlige markedsføringsmeldinger rett på transaksjonsutskrifter, slik at det ikke trengs bilag. Det kan også integreres med Pitney Bowes' postsystemer, slik at det kan spares plass sammenlignet med separate utskrifts- og postsystemer. Vår AddressRightNow nettbaserte listebehandlingstjeneste oppdaterer adresser i sanntid for å redusere andelen ikke-leverbar post og bidra til at post kommer frem til riktig person. Vår bildebehandlings- og arbeidsflytløsning bruker Kodak-teknologi for å hjelpe selskaper med å redusere papirvolumet og øke produktiviteten gjennom digitalisering av innholdet. Den inngår i en omfattende Pitney Bowes-pakke for register- og informasjonsbehandling som gir raskere tilgang til data, bidrar til å sikre immaterielle rettigheter og reduserer miljøbelastningen av informasjonsarkiver. Våre løsninger for lokaliseringsintelligens kombinerer geografisk og demografisk informasjon med forutsigbar analyse, slik at selskaper kan samordne produktutvikling, markedsføring og butikkplassering med behov og interesser på best mulig måte. Design for miljøkvalitet Uansett bruksområde utformer vi våre produkter med sikte på minst mulig miljøbelastning på alle trinn, fra produksjon og distribusjon til retur og gjenvinning. I tråd med vårt program Design for Environmental Quality (DfEQ), som ble opprettet i 1991, kommer hensynet til miljøet inn så tidlig som mulig i prosessen med å utforme nye produkter. Clean Up Australia Day Hvert år samles flere hundre tusen australiere for å plukke opp søppel og rydde på Clean Up Australia Day. Blant de frivillige som deltok i år, var det team fra Pitney Bowes Business Insight-avdelinger i Sydney og Brisbane samt Melbournegruppen som vises på bildet. I løpet av de siste 20 årene har deltakerne i programmet arbeidet i over 24 millioner timer og plukket over tonn søppel. CR-rapport 2009: Miljøet 7

8 Siden vi kontaktet amerikanske miljøvernmyndigheter, EPA, i 1996 for å få opprettet en ny Energy Star-kategori for utstyr til bildebehandling, har Pitney Bowes tilbudt en rekke postsystemer som er Energy Star-merket. EPA hevet standardene i 2009, og med utgangspunkt i de nye kravene har vi laget nye produktutforminger, for eksempel Pitney Bowes Connect+ som nettopp er lansert. DfEQ har også vært vår rettesnor i arbeidet med å overholde andre amerikanske og internasjonale forskrifter, og med å fjerne farlige stoffer fra våre produkter. Ifølge DfEQ må elektriske artikler oppfylle kravene i EUs direktiv med forbud mot farlige stoffer (RoHS) og direktiv for resirkulering av avfall fra elektrisk og elektronisk utstyr (WEEE). Og siden 2008 har vi hatt en dialog med leverandører og kunder om å etterkomme EUs direktiv om kjemikalier (REACH). Retur og gjenvinning av produkter Pitney Bowes har en lang tradisjon for gjenvinning og gjenbruk av sine produkter. Over 95 prosent av alle komponentene i vårt postbehandlingsutstyr er skapt med tanke på gjenvinning, og nesten samtlige frankeringsmaskiner og rundt 85 % av alle postbehandlingsprodukter sendes til gjenvinning. I 2009 ble materialer for over 6,5 millioner pund gjenvunnet, inkludert kobber, aluminium, stål, plast, papp og papir, gjennom vår returordning (USA og Canada). Returnert utstyr som ikke kan gjenbrukes, blir sendt til godkjente partnere for ressursgjenvinning. Bransjeleder Når det gjelder miljøansvar, regnes vi som ledende innenfor postbransjen. Vi samarbeider med andre selskaper, bransjeorganisasjoner og leverandører av posttjenester om å støtte opp om miljøforskning, og å utvikle og fremme en mest mulig miljøvennlig praksis. Vi publiserer regelmessig undersøkelser og deltar på fora for å informere kunder og forbrukere om miljøbelastningen av post. Vi korrigerer misoppfatninger om hva som er situasjonen for post sammenlignet med andre forbrukeraktiviteter. Dette er noen av våre publikasjoner: The Truth About Green, en rapport som viser hvordan avsendere kan beskytte miljøet og bransjen The Environmental Impact of Mail: A Baseline The Greening of Government White Paper Vi har også hatt en ledende rolle i aktiviteter innen bransjen den siste tiden, blant annet det amerikanske postvesenets arbeidsgruppe Greening of the Mail, Direct Marketing Association Committee for Environment and Social Responsibility, postfora og postkundeorganisasjoner. Energisparing Vi utformer våre produkter med sikte på redusert energiforbruk og minst mulig miljøbelastning på alle trinn, fra produksjon og distribusjon til retur og gjenvinning. Vi arbeider hele tiden med å redusere energiforbruket på våre anlegg og prosesser. Vi måler selskapets CO2-utslipp og prøver å finne måter å redusere det på. Vi støtter en miljøvennlig fremstilling av papir og trykksaker. CO2-utslipp I 2007 kartla vi selskapets CO2-utslipp i henhold til standarden som er utarbeidet av World Resources Institute (verdens ressursinstitutt). Vi publiserer informasjon om selskapets CO2-utslipp gjennom det internasjonale CDP-prosjektet (Carbon Disclosure Project). Vi samarbeider dessuten med en ekstern konsulent som vurderer og validerer metodene vi bruker for innhenting og rapportering av informasjon om CO2-utslipp. Vi forventer at denne prosessen fullføres i tredje kvartal av Pitney Bowes hjelper Earthsense med å rangere de grønneste delstatene Ved bruk av analytiske verktøy fra Pitney Bowes Business Insight har Earthsense, som er basert i Syracuse i New York, opprettet en årlig rangering av de 10 beste delstatene i USA når det gjelder hvor miljøvennlige innbyggerne er. Earthsense sier at selskapets Eco- Insights-undersøkelse kan hjelpe selskaper med å få bedre fokus i produktutviklingen og markedsføre miljøvennlige produkter og tjenester mer effektivt. Pitney Bowes' tidslinje for innovasjon på miljøområdet 1944 Returprogram 1991 Design for miljøkvalitet 2000 Green Power Market Development Group 2007 WasteWise Hall of Fame, Carbon Disclosure Project 2008 Eco-Patent Commons, WHQ green renovation 2009 Bedriftens samfunnsansvar Rapport og måleverdier Coalition for Energy and Environmental Leadership in Leased Space Tidlig i 2010 dannet Pitney Bowes en koalisjon med DuPont, IBM, Fluor og Switzer Group for å jobbe for større tilgjengelighet av leasinglokaler til konkurransedyktige priser samtidig som de også er energieffektive og oppfyller miljøkrav. Gruppen har opprettet en miljøsjekkliste og kommet til enighet om å bruke den som en standard del av fremtidig leasing og forhandling om leasingfornyelse. Deltakerne i koalisjonen har til sammen over 25 millioner kvadratfot kommersielle lokaler i bare USA. CR-rapport 2009: Miljøet 8

9 Redusere forbruket Pitney Bowes har som mål å gjøre alle selskapets prosesser grønnere og mer effektive. Vår energiinnsats går på tvers av avdelinger og har økt medarbeidernes kunnskap om energisparing samtidig som det har redusert strømforbruket betydelig. I 2009 reduserte vi strømforbruket med over 8 millioner kilowattimer sammenlignet med forbruket i Vi sparte USD 1,4 millioner og reduserte CO 2 -utslippet med 4862 tonn. Energisparingstiltakene har omfattet bedre belysningssystemer, bedre systemer for oppvarming, ventilasjon og luftkondisjonering, mer effektive kjøle-, transport- og datasystemer, og bruk av bevegelsessensorer som slår av lyset i rom der ingen oppholder seg. Vi er en av grunnleggerne av Green Power Market Development Group, en bransjesammenslutning med amerikanske miljøvernmyndigheter (EPA), som har til formål å utvikle og kjøpe alternativ energi. Siden 2003 har vi kjøpt klimakvoter for fornybar energi som en støtte til satsingen på grønne energiformer som sol- og vindkraft og biobrensel. Så langt har våre klimakvoter ført til en reduksjon av CO 2 - utslippene på over tonn. I 2009 kjøpte vi Green-e -sertifiserte klimakvoter som bidro til å redusere utslippet av CO 2 med 5070 tonn. Pitney Bowes Norge Miljøfyrtårn Miljøfyrtårn-programmet er finansiert av Miljøverndepartementet i Norge og skal hjelpe selskaper i Norge med å redusere miljøbelastningen, redusere kostnader og få fordeler av sin status som et miljøansvarlig selskap gjennom industrispesifikk sertifisering og testing. I 2009 ble Pitney Bowes Norway sertifisert som et miljøfyrtårn på grunn av sine praktiske, brukervennlige og miljøvennlige løsninger. Avfallshåndtering og -gjenvinning Pitney Bowes har siden 1996 deltatt i EPAs WasteWise Initiative, et frivillig program som har til formål å redusere produksjonen av avfall, øke gjenvinningsraten og fremme produksjon og innkjøp av gjenvinningsprodukter. Vi deltar nå med alle våre viktigste avdelinger i USA, våre to største avdelinger i Canada og hovedkontoret i Harlow, Storbritannia. I årenes løp har vi mottatt ni priser fra EPA, deriblant programmets Champion-pris og Årets partner. I 2008 ble vi innlemmet i WasteWise-programmets Hall of Fame for å ha gått i bresjen for gjenvinning. Innkjøp av produkter fra skog og bærekraftig skogsforvaltning Som et ledende selskap innen post- og dokumentbehandling tar vi ansvar for å bruke papir og papp på en måte som bevarer verdens naturressurser. Vi støtter programmer for bærekraftig skogsforvaltning og miljøsertifisering gjennom organer som Forest Stewardship Council (FSC), Sustainable Forestry Institute (SFI), Canadian Standards Association og Programme for the Endorsement of Forest Certification (PEFC). Internt har vi fullført en baseline-analyse av bruken av bærekraftige og gjenvinnbare materialer, og vi er i ferd med å opprette måleverdier for å sikre økt bruk av papir og papp fra selskaper som har forpliktet seg til en ansvarlig ressursforvaltning. All utsendt litteratur, kataloger og direktepost fra oss er merket med en gjenvinningslogo. Globalt styringssystem for helse, miljø og sikkerhet Vi har en erkjennelse av at et solid styringssystem for helse, miljø og sikkerhet (HMS) må bygges på klare definerte retningslinjer med utgangspunkt i våre kjerneverdier. I 2009 utarbeidet vi en ny integrert, global HMS-policy som i større grad ansvarliggjør ledelsen i HMS-saker, og dreier seg om atskillig mer enn å følge lover og regler. På den måten vil vi oppfordre alle i selskapet til å ta ansvar for HMS-saker i selskapet. Ifølge vår nye policy er vi forpliktet til å gjøre belastningen på miljøet minst mulig for alle våre produkter og aktiviteter. Vi mener videre at alle personskader kan forebygges, og vi holder hver enkelt medarbeider ansvarlig for å følge de aktuelle prosedyrene for helse, miljø og sikkerhet. Ved utgangen av 2009 hadde vi også publisert eller oppdatert 34 tekniske globale standarder som støttet opp under de nye retningslinjene. CR-rapport 2009: Miljøet 9

10 Resultat 2009 Direkte og indirekte utslipp av karbondioksid (MTCE) * Samarbeid, anerkjennelse og priser World Environmental Center, Eco-Patent Commons Carbon Disclosure Project Greening the Mail Task Force Direkte utslipp av CO 2 e / inntekter i millioner USD 4,56 3,67 7,65* Indirekte utslipp av CO 2 e / inntekter i millioner USD 12,12 11,8 14,6 Utslipp av drivhusgasser per enhet gulvplass (tonn CO 2 / ft 2 ) 0,01 0,01 0,02 Gjenvunnet/forhindret avfall pund årlig (bare USA) Gjenvunnet/forhindret avfall årlig mengde MTCE unngått Gjenvunnet/forhindret avfall årlig mengde MTCE unngått / inntekter i millioner USD Produktgjenvinning akkumulert mengde i pund (bare USA og Canada) 3 783,24 0, , ** 4, * Den forbedrede innhentingen av data fra våre internasjonale kontorer har resultert i en økning av karbonutslipp i område 1 og område 2 for selskapet. Disse dataene blir en del av valideringen av tredjeparten i prosessen, som skal fullføres tidlig i oktober * * økning i MTCE unngått hovedsakelig på grunn av en betydelig økning i andelen papir som gjenvinnes Connecticut Green Business Award I januar 2010 kåret Connecticut Business News Journal Pitney Bowes til vinner av Connecticut Green Business Award i kategorien Corporate Achievement. De fremhevet selskapet langvarige forpliktelse til miljøforvaltning og imponerende reduksjon av strømforbruk. (MTCE = Metric Tons of Carbon Equivalents (karbondioksidekvivalenter i metriske tonn)) (CO 2 e = karbondioksidekvivalenter) CR-rapport 2009: Miljøet 10

11 Mangfold Mangfold og inkludering Fra et inkluderende ståsted er mangfold en ressurs som skaper et klima for engasjement, respekt og tilhørighet, og åpner for at ideer og erfaringer kan utfolde seg fritt og omsettes til verdiskapning. Mangfold hjelper oss å forstå markedsendringer, og å forholde oss til vårt globale kundegrunnlag, utvikle innovative løsninger og tiltrekke oss og holde på de mest talentfulle medarbeiderne. Vi har en strategisk tilnærming til ledelse og mangfold, med det overordnede ansvaret på administrerende direktør- og styrenivå. Toppledelsen i hver enkelt forretningsenhet og deres nærmeste underordnede har ansvaret for i hvilken grad tiltak for å øke mangfoldet lykkes i deres enheter. Hvert enkelt foretak utvikler sine egne planer og mål for hvordan mangfoldet kan utnyttes på best mulig måte. Disse planene skal i sin tur kobles opp mot prestasjonsmålene som danner grunnlaget for hvordan forretningsenheten vurderes av administrerende direktør og styret. Avlønningen av topplederne er knyttet opp mot i hvilken grad målene for mangfold blir oppfylt. Mangfold og inkludering ligger nedfelt i vår kultur. Mangfoldet hjelper oss å forstå endringer i markedsforholdene og å forholde oss til vårt globale kundegrunnlag, utvikle innovative løsninger og tiltrekke oss og holde på de mest talentfulle medarbeiderne og de beste leverandørene. Denne tilnærmingen har fire dimensjoner: Representasjon: Vi følger nøye med på sammensetningen av arbeidsstyrken og søker å gjenspeile mangfoldet i den tilgjengelige arbeidskraften der vi har våre avdelinger. Rekruttering: Vi samarbeider med eksterne partnere, blant annet interesseorganisasjoner for kvinnelige eller svarte arbeidstakere, for å rekruttere medarbeidere som vil bidra til å styrke mangfoldet i selskapet Liten gjennomtrekk av ansatte: Vi tilbyr nettbaserte seminarer, nettverkssamarbeid, foredrag og konferanser for å bidra til at talentfulle medarbeidere får mangfoldige utviklingsmuligheter. Ledelsen: Våre toppsjefer spiller en aktiv rolle i seminarene og nettverkssamarbeidet. Vi har et program for utvikling av mangfoldig lederskap rettet mot kvinner og fargede personer i nøkkelposisjoner, for at de kan få hjelp til å videreutvikle sin kompetanse, skaffe seg erfaring på tvers av avdelinger og arbeidsområder og bli mer synlige som ledere på høyt nivå Det internasjonale rådet for mangfold og inkludering Rådet ble dannet i 2007 og består av representanter fra alle våre forretningsenheter og land. De samarbeider for å skape et mer inkluderende arbeidsmiljø gjennom opplæring, anerkjennelse, kommunikasjon og ledelse der ledere går foran med et godt eksempel. CR-rapport 2009: Mangfold Every connection is a new opportunity

12 Her er noen av arrangementene rådet hadde i 2009: En konferanse for kvinner som omhandlet de doble forventningene som stilles til kvinner om å oppnå resultater både hjemme og på jobb. Foredragsholderne og deltakerne omfattet kvinnelige ledere i Pitney Bowes, kvinnelige ledere fra Europa og representanter fra Catalyst Organisation Opplæring i mangfold for 536 deltakere i Harlow i Storbritannia, etterfulgt av en undersøkelse om mangfold. Bygger på et vellykket program som ble lansert i Frankrike i Internasjonal diamantpris for lederskap på området mangfold og inkludering I år var det 6 vinnere fra 3 land, og det var 45 nominerte fra 10 land. Rådet gikk også gjennom rundt 12 internasjonale PB Impact Award 2009-nominasjoner for arbeid innen mangfold og inkludering Regionale briefinger for virksomhetssjefer om resultater fra medarbeiderundersøkelse om mangfold og inkludering, som viser hvordan andre regioner og virksomheter håndterer utfordringer med mangfold og inkludering En serie medarbeiderfora om mangfold og inkludering i Norden Priser og anerkjennelse I 2009 fikk Pitney Bowes og selskapets medarbeidere anerkjennelse fra en rekke eksterne organisasjoner for fremragende innsats for mangfold og inkludering. Blant annet: Best of the Best, Black EOE Journal, Professional Woman s Magazine og Hispanic Network Magazine Top 50 Employers for People with Disabilities, Careers & the disabled Magazine Top 50 Companies for Diverse Managers to Work, DiversityMBA Magazine Top 40 Best Companies for Diversity, Black Enterprise Top 100 Companies to Work For, Savoy Professional Best Diversity Company, Diversity/Careers in Engineeering & Information Technology Excellence in Innovation, Profiles in Diversity Journal I tillegg fikk fem Pitney Bowes-medarbeidere individuell anerkjennelse fra Hispanic National Bar Association, National Urban Fellows, DiversityMBAmagasinet, Women of Color-magasinet og Hispanic Association of Corporate Responsibility INROADS kompetanseutvikling Siden 1987 har Pitney Bowes samarbeidet med INROADS, Inc. for å nå målene våre om kompetanse og mangfold ved å utvikle minoritetsungdom med stort potensial og forberede dem til lederstillinger i selskaper og lokalsamfunnet. Elever søker seg til INROADS mellom første året på high school og andre året på college. De som tas opp, får karriereveiledning, opplæring og praksisplass om sommeren med sikte på fulltidsjobb etter fullført skolegang. INROADS-programmet i Pitney Bowes har gitt karrieremuligheter til praktikanter på områdene finans, markedsføring, kommunikasjon, ingeniørvitenskap, IT og HR. De siste tre årene har Pitney Bowes sponset mer enn 50 collegeelever. I 2010 forventer vi at over halvparten av sommerpraktikantene ansettes i fulltidsstillinger. Webseminar om kvinnelige ledere Med utgangspunkt i konferansen om kvinnelige lederei 2008 har vi utført en serie på tre webseminarer i 2009 med kvinnelige ledere både i Pitney Bowes og en rekke eksterne partnerorganisasjoner. I hver timeslange økt kunne medarbeidere i hele selskapet delta i gruppediskusjoner, bygge fagbaserte nettverk og utforske arenaer for karriereutvikling. I 2009 var det over 800 som deltok. PB Lets Me Be Me fikk FAN-pris Vårt PB Lets Me Be Me-program ble kåret til beste program for HR og bærekraftig utvikling på FAN 2009-messen i Paris. FAN (Forums des Acteurs du Numérique) er en ledende internasjonal bransjemesse for alle som jobber med dokumentbehandling. PB Lets Me Be Me, som ble lansert i 2007, er et globalt program for å skape økt bevissthet om mangfold. Det ledes av vårt internasjonale råd for mangfold og inkludering. CR-rapport 2009: Mangfold 12

13 Leverandørmangfold Med sikte på å øke tilgangen til innovasjon og prosessforbedring i hele forsyningskjeden inngår vi stadig samarbeid med klasseledende mangfoldige leverandører. Gjennom slike samarbeid styrker vi også forpliktelsen vår om å arbeide for mangfold og inkludering. Vi forventer at alle leverandører lever opp til våre høye kvalitetskrav som angår produkter og tjenester, så vel som de konkrete kravene til pris, kvalitet og leveringsbetingelser. Foretak som ønsker å komme i betraktning som en mulig samarbeidspartner for oss, bør ha en stor grad av mangfold og søke sertifisering hos én av følgende instanser: National Minority Supplier Development Council (NMSDC) Women s Business Enterprise National Council (WBENC) Small Business Administration (SBA) Association for Service Disabled Veterans (ASDV) Vi godtar også sertifisering fra lokale og nasjonale myndigheter. Vi støtter nasjonale organisasjoner for mangfold gjennom bedriftsmedlemskap. Vi er medlem i National Minority Supplier Development Council, National Veteran- Owned Business Association og Women s Business Enterprise National Council, der vår visepresident for indirekte innkjøp er visestyrmann. Vi er også aktive i de regionale tilknyttede selskapene til både NMSDC og WBENC. Vi oppfordrer flerkulturelle leverandører til å kontakte vår avdeling for leverandørmangfold på for å registrere seg, eller via e-post på: supplier.diversity@pb.com CR-rapport 2009: Mangfold 13

14 Resultat 2009 Mangfold og inkludering (bare USA) 2009 % av arbeidsstokken: minoriteter 43 %, kvinner 43 % % av styret: minoriteter 31 %, kvinner 23 % Priser og anerkjennelse Best Employer for Healthy Lifestyles Platinum Award Leverandørmangfold I 2009 inngikk Pitney Bowes avtale med en flerkulturell virksomhet for å rense våre innkjøpsdata og identifisere leverandører riktig etter følgende kategorier: minoritet, kvinne, veteran, veteran som ble arbeidsufør i tjenesten, eller hubzone. Vi iverksatte også tiltak for å sikre at de riktige kategoriene tas med i beregningene våre. Disse justeringene gjenspeiles i prosentandelene på neste side. Prosentandel av leverandøruttak for flerkulturelle virksomheter: 2009: 6,0 % 2008: 4,7 % 2007: 4,9 % CR-rapport 2009: Mangfold 14

15 Våre medarbeidere Motivasjon og utvikling Motiverte medarbeidere er en forutsetning for at selskapet skal lykkes i sin virksomhet, og å øke de ansattes motivasjon er et av våre fremste satsingsområder. Vi ønsker å skape motivasjon gjennom å gi våre medarbeidere utfordrende arbeidsoppgaver og muligheter for å utvikle sin karriere, samt ved å utarbeide programmer som fremmer personlig og faglig utvikling. Mangfold og inkludering Mangfold og inkludering ligger nedfelt i vår kultur. Mangfoldet hjelper oss å forstå endringer i markedsforholdene og å forholde oss til vårt globale kundegrunnlag, utvikle innovative løsninger og tiltrekke oss og holde på de mest talentfulle medarbeiderne og de beste leverandørene. Sikkerhet Vi setter våre ansattes sikkerhet i høysetet og gjør vårt ytterste for å forebygge ulykker på arbeidsplassen. Vi arbeider kontinuerlig med å styre og eliminere risiko og krever av våre medarbeidere at de overholder de gjeldende reglene for sikkerhet. Helse og velferd Vi vet at medarbeidere som tar vare på helsen, er mer fornøyde og mer produktive, og at de har reduserte helseutgifter. Våre ansatte har enkel og rimelig tilgang til helsetjenester, samtidig som vi har en rekke tilbud som skal gjøre det enklere for dem og familien deres å ta vare på helsen. Resultat 2009 Mangfold, inkludering og sikkerhet på arbeidsplassen er gjenstand for rapportering. CR-rapport 2009: Våre medarbeidere Every connection is a new opportunity

16 Motivasjon Motiverte medarbeidere er en forutsetning for at selskapet skal lykkes i sin virksomhet. Motiverte medarbeidere trives på jobben. De sprer optimisme, når eller overgår målene de setter seg, har mindre fravær og får sjeldnere skader i forbindelse med jobben. Styreleder og administrerende direktør Murray Martin har gjort arbeidet med å bygge opp en stab av engasjerte medarbeidere til et av selskapets fremste satsingsområder. Vi ønsker å skape motivasjon gjennom å gi våre medarbeidere utfordrende arbeidsoppgaver og muligheter til å utvikle sin karriere, samt å utarbeide programmer som fremmer personlig og faglig utvikling. Vi inviterer til dialog, ber om tilbakemeldinger og måler graden av motivasjon på flere måter, både elektronisk og via andre medier. Vi gir også ledere og team som utviser stort engasjement, anerkjennelse ved å formidle det de gjør i selskapets interntidsskrift, på gruppemøter, og ved å be dem om å lede motivasjons- og kommunikasjonsseminarer. En viktig onlinekanal for å fremme motivasjon i USA er PB Voice, et intranettsted der medarbeidere kan stille spørsmål og se svarene som er blitt gitt på spørsmål om mange forskjellige emner. I tillegg har våre PB Voice-partnere lokale fora og kjører undersøkelser rettet mot små grupper ansatte. I 2009 lanserte vi ytterligere to online-fora med global rekkevidde: Yammer er en omfattende friformsplattform for sosialt nettverk som legger til rette for samarbeid. Den brukes av medarbeiderne til å utveksle erfaring om så å si alle typer oppdrag. Det første året bidro 1500 medarbeidere med over innlegg på Yammer. IdeaNet ble lansert tidlig i 2009 som en del av et nytt innovasjonsprogram for medarbeidere, og det skal fremme en innovasjonskultur der hele selskapet er involvert. IdeaNet Challenges stimulerer til nye ideer og fører til handlinger som skal skape organisk vekst. I 2009 ble det lansert 32 IdeaNet-challenges. Det resulterte i over 1800 ideer fra medarbeidere i 23 land. Over 500 av disse ideene er siden den gang virkeliggjort av selskapet enten som produkt- eller prosessforbedringer eller som en del av nye tilbud som er under utvikling. Vi ber også om tilbakemelding fra medarbeiderne gjennom Pitney Bowes' globale medarbeiderundersøkelse, en konfidensiell undersøkelse som foreligger på 18 språk. Undersøkelsen dreier seg om generell motivasjon, handlingsplaner og lederatferd, med fokus på ytterligere motivasjonsfaktorer som utvikling, anerkjennelse, fremtidsvisjoner og kommunikasjon. I tillegg til å svare på flervalgsspørsmål får de ansatte en mulighet til å gi detaljerte tilbakemeldinger i form av konfidensielle skriftlige kommentarer. Svarprosenten ligger vanligvis mellom 80 og 85 prosent. High Engager-/Triple Crown-vinnere Hvert år evaluerer vi sjefene mot de tre viktigste måleverdiene for å øke medarbeidernes motivasjon. De som kommer blant de fire beste i alle de tre måleverdiene, blir High Engager-/Triple Crown-vinner. Triple crown-vinnere feires og får i oppgave å hjelpe andre sjefer. I en ny podcast-serie ble det satt frem beste praksis basert på samtaler med high engager-vinnere som snakket om hvorfor nettopp de hadde vunnet. Disse måleverdiene og verktøyene er også nyttige til å identifisere og hjelpe sjefer som leder arbeidsgrupper der motivasjonen er dårligere. Team for programvareutvikling i Pitney Bowes Business Insight har en ny ressurs i sitt innovasjonsarsenal: Scrum. Scrum er et iterativt, trinnvis rammeverk som fører team sammen for en kort, konsentrert tidsperiode der de kan bryte utfordringer ned i mindre deler som kan tas hånd om raskt, og der fremgangen med arbeidet vises til kundene etter hvert. Scrum er raskt blitt populært. I desember 2009 holdt organisasjonen den første globale PBBI Scrumsamlingen for å utveksle kunnskap og lage et internt støttenettverk for scrum-entusiaster. Vi bruker informasjonen fra våre undersøkelser til å utvikle nye verktøy og lage handlingsplaner for situasjoner som oppstår. Eksempler på tidligere nyvinninger med utgangspunkt i medarbeiderundersøkelser er ukentlige globale meddelelser fra toppledelsen, forbedrede prosedyrer i forbindelse med styring av prestasjoner og avansement, samt en rekke opplæringsprogrammer. Nok et motivasjonsverktøy er Agile Work-programmet som er utformet for å dra nytte av mobilteknologier, gjøre det enklere for medarbeiderne å arbeide effektivt på flere steder (inkludert samarbeidslokaler, kundelokaler, flyplasser og hjemme) og redusere de globale kostnadene for eiendommer. I renoveringen av hovedkontoret i Connecticut i 2008 ble det brukt flere samarbeidslokaler enn tradisjonelle lokaler. Fairfield County, Connecticut ble derfor valgt til 2009-pilotprogrammet. Når programmet ble utarbeidet, var de viktigste vurderingene for utformingen følgende: hvilken type mobile verktøy det var behov for, de potensielle konsekvensene for forretningsprosesser, infrastruktur og HRretningslinjer, og håndtering av relatert kulturell endring i organisasjonen. CR-rapport 2009: Våre medarbeidere 16

17 Svarene fra de 140 medarbeiderne som deltok i pilotprogrammet, var positive. Over 80 prosent av deltakerne syntes at programmet gjorde dem mer produktive, og sjefene syntes ikke at programmet førte til redusert produktivitet. I tillegg rapporterte 89 prosent av deltakerne at det gjorde dem mer positivt innstilt til selskapet, og 98 prosent rapporterte at det forbedret balansen mellom arbeid og fritid. Programmet reduserte også deltakernes CO2-utslipp ved å fjerne i gjennomsnitt 77 miles (124 km) pendling per medarbeider i uken. Hvis piloten er vellykket, kommer vi til utvide Agile Work-programmet i Utvikling Vi satser på å ansette personer med et godt utgangspunkt, for så å hjelpe dem å utvikle seg og gi dem muligheten til virkelig å utrette noe, både personlig og for Pitney Bowes. Medarbeiderutvikling er etter vårt syn et partnerskap mellom en ansatt og hans eller hennes nærmeste overordnede, med god støtte fra personalavdelingen. Selskapets verdier ligger til grunn for vårt syn på læring og utvikling. Vi har utarbeidet noen grunnleggende regler for atferd for våre ansatte med utgangspunkt i selskapets verdier. Fra sin første arbeidsdag og videre gjennom hele karrieren oppmuntres Pitney Bowes-ansatte til å ta grep om sin egen karriereutvikling og utnytte mulighetene de får til læring og utvikling. I samarbeid med ledelsen fastsetter de ansatte hvert år kort- og langsiktige mål for arbeidet, kartlegger sterke sider og utviklingspotensial, og utarbeider en utviklingsplan som har til formål å styrke nåværende ferdigheter og tilegne seg nye former for kompetanse. Medarbeiderutvikling kan anta mange forskjellige former, blant annet opplæring på jobben og rotasjon av arbeidsoppgaver, coaching og mentorvirksomhet, interne opplæringsprogrammer og nettbaserte ressurser. Vi tilbyr også økonomisk støtte til jobbrelatert videreutdanning. Lederutvikling er et konstant fokusområde. Vi prøver å identifisere lederkandidater på et tidlig tidspunkt og gi dem de kunnskapene og den erfaringen de trenger for å bli dyktige ledere. Vi har et bredt opplæringstilbud innen lederskap, kommunikasjon og prestasjonsledelse fra basisprogrammer for å hjelpe nye ledere inn i rollen, til avanserte kurs og utdanningstilbud rettet mot ledere med lang erfaring. Vi har også skreddersydde tilbud til individer eller grupper som utmerker seg særskilt på et tidlig stadium i karrieren, og viser seg å være spesielt talentfulle på mange områder. Mangfold og inkludering I Pitney Bowes omfatter mangfoldsbegrepet alle måter vi mennesker kan være forskjellige på. Fra et inkluderende ståsted er mangfold en ressurs som skaper et klima for engasjement, respekt og tilhørighet, og åpner for at ideer og erfaringer kan utfolde seg fritt og omsettes til verdiskapning. Mangfold hjelper oss å forstå markedsendringer, og å forholde oss til vårt globale kundegrunnlag, utvikle innovative løsninger og tiltrekke oss og holde på de mest talentfulle medarbeiderne. Vi har en strategisk tilnærming til ledelse og mangfold, med det overordnede ansvaret på administrerende direktør- og styrenivå. Toppledelsen i hver enkelt forretningsenhet og deres nærmeste underordnede har ansvaret for i hvilken grad tiltak for å øke mangfoldet lykkes i deres enheter. Hvert enkelt foretak utvikler sine egne planer og mål for hvordan mangfoldet kan utnyttes på best mulig måte. Disse planene skal i sin tur kobles opp mot prestasjonsmålene som danner grunnlaget for hvordan forretningsenheten vurderes av administrerende direktør og styret. Avlønningen av topplederne er knyttet opp mot i hvilken grad målene for mangfold blir oppfylt. I februar 2010 plasserte Training Magazine Pitney Bowes på sin Training Top 125-liste for andre år på rad. Vi ble nr. 42 på listen, opp fra nr. 82 året før. Den årlige listen anerkjenner USA-baserte organisasjoner som utmerker seg med opplæring og utvikling av medarbeidere. UK National Training Award Pitney Bowes Limited i Harlow i Essex fikk 2009 UK National Training Award (NTA) for Øst-England. NTA er den mest prestisjetunge prisen for opplæring i Storbritannia prisen er et bevis på at opplæringsprogrammet Mail Creation Accreditation for selgere var vellykket. INROADS kompetanseutvikling Siden 1987 har Pitney Bowes samarbeidet med INROADS, Inc. for å nå målene våre om kompetanse og mangfold ved å utvikle minoritetsungdom med stort potensial og forberede dem til lederstillinger i selskaper og lokalsamfunnet. Elever søker seg til INROADS mellom første året på high school og andre året på college. De som tas opp, får karriereveiledning, opplæring og praksisplass om sommeren med sikte på fulltidsjobb etter fullført skolegang. INROADS-programmet i Pitney Bowes har gitt karrieremuligheter til praktikanter på områdene finans, markedsføring, kommunikasjon, ingeniørvitenskap, IT og HR. De siste tre årene har Pitney Bowes sponset mer enn 50 collegeelever. I 2010 forventer vi at over halvparten av sommerpraktikantene ansettes i fulltidsstillinger. CR-rapport 2009: Våre medarbeidere 17

18 Denne tilnærmingen har fire dimensjoner: Representasjon: Vi følger nøye med på sammensetningen av arbeidsstokken og søker å gjenspeile mangfoldet i den tilgjengelige arbeidskraften der vi har våre avdelinger. Rekruttering: Vi samarbeider med eksterne partnere, blant annet interesseorganisasjoner for kvinnelige eller svarte arbeidstakere, for å rekruttere medarbeidere som vil bidra til å styrke mangfoldet i selskapet. Liten gjennomtrekk av ansatte: Vi tilbyr nettbaserte seminarer, nettverkssamarbeid, foredrag og konferanser for å bidra til at talentfulle medarbeidere får mangfoldige utviklingsmuligheter. Ledelsen: Våre toppsjefer spiller en aktiv rolle i seminarene og nettverkssamarbeidet. Vi har et program for utvikling av mangfoldig lederskap rettet mot kvinner og fargede personer i nøkkelposisjoner, slik at de kan få hjelp til å videreutvikle sin kompetanse, skaffe seg erfaring på tvers av avdelinger og arbeidsområder og bli mer synlige som ledere på høyt nivå. Det internasjonale rådet for mangfold og inkludering Rådet ble dannet i 2007 og består av representanter fra alle våre forretningsenheter og land. De samarbeider for å skape et mer inkluderende arbeidsmiljø gjennom opplæring, anerkjennelse, kommunikasjon og lederskap der ledere går foran med et godt eksempel. Her er noen av arrangementene rådet hadde i 2009: En konferanse for kvinner som omhandlet de doble forventningene som stilles til kvinner om å oppnå resultater både hjemme og på jobb. Foredragsholderne og deltakerne omfattet kvinnelige ledere i Pitney Bowes, kvinnelige ledere fra Europa og representanter fra Catalyst Organisation Opplæring i mangfold for 536 deltakere i Harlow i Storbritannia, etterfulgt av en undersøkelse om mangfold. Bygger på et vellykket program som ble lansert i Frankrike i International Diamond Awards for lederskap i mangfold og inkludering. I år var det 6 vinnere fra 3 land, av 45 nominerte fra 10 land. Rådet gikk også gjennom rundt 12 internasjonale PB Impact Award 2009-nominasjoner for arbeid innen mangfold og inkludering Regionale briefinger for virksomhetssjefer om resultater fra medarbeiderundersøkelse om mangfold og inkludering, som viser hvordan andre regioner og virksomheter håndterer utfordringer med mangfold og inkludering En serie medarbeiderfora om mangfold og inkludering i Norden Webseminar om kvinnelige ledere Med utgangspunkt i konferansen om kvinnelige ledere i 2008 har vi utført en serie på tre webseminarer i 2009 med kvinnelige ledere både i Pitney Bowes og en rekke eksterne partnerorganisasjoner. I hver timeslange økt kunne medarbeidere i hele selskapet delta i gruppediskusjoner, bygge fagbaserte nettverk og utforske arenaer for karriereutvikling. I 2009 var det over 800 som deltok. PB Lets Me Be Me fikk FAN-pris Vårt PB Lets Me Be Me-program ble kåret til beste program for HR og bærekraftig utvikling på FAN 2009-messen i Paris. FAN (Forums des Acteurs du Numérique) er en ledende internasjonal bransjemesse for alle som jobber med dokumentbehandling. PB Lets Me Be Me, som ble lansert i 2007, er et globalt program for å skape økt bevissthet om mangfold.det ledes av vårt internasjonale råd for mangfold og inkludering. Priser og anerkjennelse I 2009 fikk Pitney Bowes og selskapets medarbeidere anerkjennelse fra en rekke eksterne organisasjoner for fremragende innsats for mangfold og inkludering. Blant annet: Best of the Best, Black EOE Journal, Professional Woman s Magazine og Hispanic Network Magazine Top 50 Employers for People with Disabilities, Careers & the disabled Magazine Top 50 Companies for Diverse Managers to Work, DiversityMBA Magazine Top 40 Best Companies for Diversity, Black Enterprise Top 100 Companies to Work For, Savoy Professional Best Diversity Company, Diversity/Careers in Engineeering & Information Technology Excellence in Innovation, Profiles in Diversity Journal I tillegg fikk fem Pitney Bowes-medarbeidere individuell anerkjennelse fra Hispanic National Bar Association, National Urban Fellows, DiversityMBA-magasinet, Women of Color-magasinet og Hispanic Association of Corporate Responsibility CR-rapport 2009: Våre medarbeidere 18

19 Sikkerhet Vi setter våre ansattes sikkerhet i høysetet og gjør vårt ytterste for å forebygge ulykker på arbeidsplassen. Vi iverksetter prosjekter og prosesser med sikte på å kontrollere og fjerne risikoer. Vi holder hver medarbeider ansvarlig for å nå målet om null ulykker på arbeidsplassen, og vi gir medarbeiderne makt til å utføre positive endringer på arbeidsplassen for å forbedre helse og sikkerhet. Vår globale avdeling for helse, miljø og sikkerhet samarbeider med driftsledelsen for å vurdere risikomomenter på arbeidsplassen, utarbeide årsplaner for forbedringer og følge opp det som blir gjort. Ledelsen har klart definerte ansvarsområder og målsettinger for helse og sikkerhet. Forretningsenheter har komiteer eller sikkerhetsansvarlige som koordinerer aktivitetene. Safety Tiger Teams Disse teamene fra Clearwater i Florida og Rancho Dominguez i California var bare to av over 26 team i de landene der Pitney Bowes holder til, som utførte sikkerhetsevalueringer og opplæring i Vi anerkjenner og belønner alle som gjør en innsats for sikkerheten ut over det man kan forvente. Våre medarbeidere får opplæring i å utføre sine arbeidsoppgaver på en sikker måte, og vi gjør det klart at overholdelse av sikkerhetsreglementet er en forutsetning for å beholde jobben. De siste årene har vi tilpasset sikkerhetsprogrammene, slik at de omfatter de vanligste ulykkene på arbeidsplassen. Strekkskader og forstuinger utgjør over halvparten av skadene medarbeiderne pådrar seg. De forårsakes vanligvis av materialhåndtering, rutinepreget arbeid eller uheldige arbeidsstillinger. Vi lanserte kampanjen Every BODY Can Do It for å sette fokus på dette og utga en Quick Stretch-video med enkle øvelser. Vi fikk også Safety Tiger Teams til å foreta ergonomiske vurderinger, utføre opplæring og innføre forbedringer. I 2009 fullførte to Tiger Teams prosjekter som viser hvor mye som kan oppnås med enkle endringer. I Clearwater i Florida erstattet et team fra Sure Feed Engineering rullevogner som brukes til blekkskrivermontering, med nye som var tilpasset spesielt for monteringsoppgaven. Dette reduserte ikke bare belastningsskader, det resulterte også i raskere syklustider for samme funksjon. De oppnådde også lignende fordeler med både sikkerhet og hastighet på en sveisestasjon gjennom installasjon av en motordrevet heis som brukes til å flytte store deler til og fra sveisebord. Et annet team ved Presort Services i Rancho Dominguez i California endret utformingen av sorteringsstasjoner. Dette gjorde det enklere for medarbeiderne å komme til, reduserte rutinepregede skulderbevegelser og ga raskere arbeidsflyt ved at det ble mindre køer. Slike smarte løsninger utgjør en stor forskjell i hele selskapet. Totalt falt antallet erstatningskrav fra medarbeidere i USA fra 1198 i 2008 til 964 i Den totale kostnaden for krav ble redusert med USD 2,1 millioner, og kostnaden per krav ble redusert med 21 prosent. Flere indikatorer er oppført på slutten av dette avsnittet i rapporten. CR-rapport 2009: Våre medarbeidere 19

20 Helse og velferd Vi vet at medarbeidere som tar vare på helsen, er mer fornøyde, mer motiverte og mer produktive enn de som ikke gjør det. De sparer også penger på helseutgifter, både for seg selv og selskapet. På grunn av dette oppfordrer vi medarbeiderne til å ta vare på helsen gjennom enkle tiltak som å spise sunt, trene, benytte seg av forebyggende helsescreening og få behandling hos helsepersonell for tilstander som krever behandling. Våre ansatte har enkel og rimelig tilgang til helsetjenester, og selskapets helseordninger omfatter et bredt spekter av tilbud som de ansatte og deres familie kan benytte seg av for å få en sunnere livsstil. Helsetilbudet vektlegger forebyggende tiltak mot stress, håndtering av kroniske tilstander og økonomisk sikkerhet ved alvorlig sykdom. Overalt der det er mulig, prøver vi å bryte ned eventuelle hindringer som kan hindre de ansatte i få den hjelpen de trenger. Vi tilbyr spesielle ressurser i forbindelse med svangerskap og barsel, muligheter for å snakke med en sykepleier på telefon, gratis økonomisk rådgivning og støtteprogrammer for alle ansatte og deres familie. One in a Million Day Utstyrt med skrittellere deltok over 3600 personer i 103 gåturer over hele USA og Canada på vår tredje årlige PB Employees are One in a Million Day 20. mai for å markere National Employee Health & Fitness Day. De gikk skritt, nesten tre ganger så mye som året før. Før dette arrangementet var det mindre enn halvparten av deltakerne som sa at de var fysisk aktive på regelmessig basis. Etterpå sa 95 prosent at de hadde tenkt å opprettholde eller øke aktivitetsnivået. Velferdsprogrammet dekker hele spekteret av fysiske, mentale og økonomiske problemer, med fokus på kunnskapsformidling og bevisstgjøring, livsstilsendringer og bedre tilgang til hjelp. Kunnskapsformidling og bevisstgjøring Vi gjør vårt beste for at det skal være enkelt å lære om hva som er en sunn livsstil. Programmet Learn and Earn består av kortvarige kurs i emner som vektreduksjon og stressmestring. Medarbeidere som deltar, belønnes for innsatsen med penger og andre gevinster. I tillegg gir Project: Living-utsendelser oppdatert veiledning om helse og velferd, økonomisk planlegging og balansen mellom arbeid og fritid, inkludert om hvordan selskapets støtteordninger på disse områdene kan brukes. Livsstilsendringer Vi vet at selv små omlegginger av vaner kan føre med seg en betydelig helsegevinst, og derfor tilbyr vi en rekke programmer som kan hjelpe våre medarbeidere til å gjennomføre slike endringer. I 2009 deltok over 2000 medarbeidere på Change One, et 12-ukers program for vektreduksjon. Andre tilbud omfatter et kurs for å slutte å røyke, gratis økonomisk planlegging for alle medarbeiderne og rabatter på produkter og tjenester som Weight Watchers, medlemskap på helsestudio og mer. I tillegg tar vi gjennom Project: Living regelmessig opp kostnaden for helsetjenester og hvor mye atferdsendringer har å si for medarbeidernes helse samt selskapets helseutgifter. Vi vet også at det er lettere å gjennomføre atferdsendringer når menneskene rundt oss gjør det samme, og det er grunnen til at mange av våre programmer også er åpne for familiemedlemmer. Bedre tilgang til hjelp Vi har sju bedriftshelseklinikker i USA, som utgjør et gratis tilbud til om lag 20 % av våre medarbeidere, og som reduserer behovet for å søke annen legehjelp. Bedriftsklinikkene er anerkjente av godkjenningsinstansen Accreditation Association for Ambulatory Health Care. De siste fire årene har våre helseog velferdsprogrammer dessuten oppnådd høyeste platinanivå som beste arbeidsgiver for en sunn livsstil hos National Business Group on Health. Project: Living "Planlegg for morgendagen, lev i dag" er budskapet i Project: Living, helse og velferd-initiativet som ble lansert i I månedlige nyhetsbrev får medarbeiderne en rekke praktiske tips om hvordan de kan benytte seg av selskapets programmer og tilbud for å ta vare på helsen sin, redusere kostnader, bruke helsetjenester på en bedre måte og lære hvordan de balanserer arbeid og fritid. Vi har gratis ressurser gjennom Achieve Solutionsprogrammet fra Value Options. Balansen mellom arbeid og fritid Vi åpner for fleksible ordninger som kan gjøre det lettere for våre medarbeidere å kombinere jobben med et velfungerende privatliv. Vi har verktøy som kan hjelpe de ansatte å finne frem til fleksible arbeidsordninger som ivaretar både våre og deres behov. Slike ordninger kan omfatte hjemmekontor, komprimerte arbeidsuker, deltidsarbeid og fleksitid. I 2009 formaliserte vi noen av disse tilbudene i Agile Work-programmet (som beskrevet i avsnittet om motivasjon i dette dokumentet). CR-rapport 2009: Våre medarbeidere 20