Digitalisering av prosesser i Skedsmo kommune. Innlegg på brukerforum KS Kommit 11. juni 2015 Terje Linløkken

Transkript

1 Digitalisering av prosesser i Skedsmo kommune Innlegg på brukerforum KS Kommit 11. juni 2015 Terje Linløkken Skedsmo Kommune, Teknisk sektor KS Kommit brukerkonferanse 1

2 Skedsmo kommune Lillestrøm er bysenter i en vekstkommune innbyggere (2015) Areal ca. 77 km 2 Ca arbeidsplasser. Kunnskapsbyen Lillestrøm Norges største kongress- og messekommune 2

3 Utfordringer ved digitalisering av prosesser i en kommune Utfordringer? Magnus Carlsen 3

4 Politisk forankring Skedsmo kommunes digitaliseringsstrategi Viktig verktøy for digitalisering av prosesser og tjenester Teknisk sektor «Digitalisering gir bedre tjenester» - Rådmann Torstein Leiro, Skedsmo kommune KS Kommit brukerkonferanse 4

5 Styringsverktøy må være på plass Brukerforum 5

6 Ledelsesutfordringer ved digitalisering Manglende digitaliseringsstrategi, ikke tydelig nok strategi eller for omfattende strategi Utydelig forankring og eierskap til strategien fra toppledelse, fagenheter og ansatte Manglende brukerinvolvering, planlegging og prioritering Silotenkning og samhandling Mange berørte fagområder (IT, byggesak, plan, web/portal, geodata, sak/arkiv, etc), kan være krevende med samhandling Endringsvilje ny måte å jobbe på krever omstilling Et ledelsesansvar å gripe tak i dette 6

7 Digital endringskompetanse Strategisk IKT lederkompetanse Prioritering og valg Planlegging Innovasjonsstyring IT-styring Verdiskapning gevinstrealisering Strategisk gjennomføring Prosjektledelse Porteføljestyring Endringsledelse Risikostyring Generell IKT kompetanse blant ansatte Kan du ikke gjøre noe rett? 7

8 Øke kvaliteten på tjenester til kunden Strategi - innbyggerfokus Prosess Prosess Kunder/Innbygger forventninger Prosess Prosess Kunder/Innbygger tilfredshet Prosess Redusere kvalitetskostnader Modellering av arbeidsprosesser 8

9 nåsituasjon I dag: manuelt drevet prosess Inngående post / sak post - status Utgående post / vedtak Basert på subjektive erfaringer 9

10 Digitalt (delautomatisert) drevet prosess strategi Situasjonskart Meglerpakker Prosess Prosess Plandialog Byggesøknad Delesøknad Inngående post / sak Prosess Prosess Utgående post / vedtak Prosess Tjenester basert på felles og lokale komponenter. 10

11 Modellering av arbeidsprosesser 11

12 Noen forutsetninger for automatisering Avhengig av å øke fokuset på datakvalitet gjennom hele verdikjeden for å kunne stole på resultatet Definere hvor masterdata hører hjemme og sikre gjenbruk av data Gjennom prosessene modellere dataflyt for å kunne automatisere og dermed kunne sette opp tjenestene Standardisering og felles komponenter må ligge til grunn Kompetansebygging og forankring i ledelsen viktig 12

13 Prosjektgjennomføring Profesjonalisert prosjektlederrollen alle IKT relaterte prosjekter kjører etter forenklet utgave av prosjektveiviseren til DIFI Styringsgruppe for å sikre forankring Vedtatt prosjektmandat for å sikre riktig leveranse brukerinvolvering helt sentralt Maler som støtter prosjektdokumentasjon/oppfølging SCRUM i leveranseprosessen Basert på kommunens regelverk og bygger på Skedsmo kommunes IT plattform 13

14 Scrum erfaringer så langt Fokus på hva som er prioritert Leveranse til avtalt tid Høyere involvering og deling av kompetanse Unngår unødvendige møter 14

15 Verktøykassen fra KS KommIT Hvordan kan verktøykassen fra KS KommIT bidra i kommunens omstillingsarbeid? Standardisere på spesifikasjoner, dokumentasjon, IT plattform, avtaler, Bedre tjenester og økt nytteverdi Sikrer gjenbruk Økt volum vil forskyve makt fra leverandør til kommune Bedre kvalitet og raskere saksbehandling Kompetanseheving Effektivisere prosesser og bedre samhandling Synliggjøre gevinster Større likebehandling og transparens Reduserte kostnader på lenger sikt 15

16 Suksessfaktorer / krav ved leveranser IKT leveranser skal være i tråd med teknisk kravspesifikasjon for IKT i Skedsmo kommune følge arkitekturprinsippene utarbeidet av KS KommIT benytte felleskomponenter der det er hensiktsmessig være godt dokumentert Digital kompetanse, både hos bestiller/mottaker og utfører, er en forutsetning for å lykkes Prosjekter sammensatt med tverrfaglig kompetanse og lokalt eierskap IKT og tjenesteutvikling, GIS, Sak/Arkiv, fagavdelinger, etc Erfaringsdeling på tvers og kompetansenettverk (f.eks. KS, andre kommuner, kartverket, private firmaer) Gode prosessdrivere/prosjektledere med teknologikunnskap avgjørende Involvering i alle ledd Oppmerksomhet underveis 16

17 Utfordringer for kunden ved byggesaksbehandling i dag Eldre og overlappende reguleringsplaner Informasjon lagret i ulike baser og på ulike formater Kartvertøy er lite intuitive = Forstår ikke kart/evner ikke å tolke informasjon Vanskelig å finne informasjon på kommunens hjemmeside Mange faguttrykk Må forholde seg til ulike enheter som ikke alltid er samkjørt Man kjenner ikke til klagemuligheter Mange søknader har feil/må returneres Må kunne dokumentere nabovarsel Ved telefonhenvendelse er det ofte ventetid og henvendelse gir ikke komplette svar Vet ikke at det er krav til ferdigattest Privatrettslige avtaler kan gjøre bygg ulovlig Får ikke tak i saksbehandler direkte (kun byggesaksvakt, eller fellestjenesten) KAN FÅ FRUSTRERTE KUNDER 17

18 Utfordringer for kommunene ved byggesaksbehandling For dårlig samhandling med regulerende myndighet Uklare reguleringsbestemmelser Feilklassifisering av saker Vanskelig å finne igjen saker i sakssystemet (dårlige søkemuligheter) For lang saksbehandlingstid Ulik behandling av dispensasjonssøknader Sjekklister krever oppslag i flere informasjonskilder for å få beslutningsgrunnlag Saksdokumenter skannes med for dårlig oppløsning eller i feil målestokk Utfordringer med navnestandarder (mange dokumenter med likelydende navn) Gebyrregelverket tolkes ulikt Saker "forsvinner" i systemet Fatter feil eller uklart vedtak Søkerne har ulike forventninger til veiledning LITE KUNDEVENNLIG, FOR LAV KVALITET OG KOSTBART 18

19 Kvaliteten på plandatagrunnlaget Er denne god nok i dag? 19

20 Kvaliteten på plandatagrunnlaget Det digitale plandatagrunnlaget er av varierende kvalitet Mange gamle reguleringsplaner vedtatt etter ulikt lovverk Mange mindre endringer til planene er kompliserende Mye data som skal etableres og forvaltes Ikke godt nok for regelstyring Mangel på standarder som ivaretar integrasjoner mellom fagsystemer og sak/arkiv løsninger 20

21 Lover og bestemmelser Regelverket per i dag legger for mye opp til skjønnsutøvelse Byggesaksbehandleren: ønsker sjekklister (regelstyring) Arkitekten og planleggeren: ønsker frihet til å vurdere Uklarheter i bestemmelsene gjør at utbygger i for stor grad kan tolke regelverket «Eplehagetomter» enklere å håndtere enn store utbyggingsprosjekter i bymessige områder Problemstilling: Papirkartet er pr i dag det juridisk bindende, ofte ikke entydig i det digitale kartet hvor ulike juridiske linjer skal gå Ønske: plan- og bygningsloven med forskrifter og veiledning tilrettelagt som en «nasjonal felleskomponent» 21

22 3D arealplan og digitalisering av planleggingsprosesser Mangel på standarder for å modellere alle plandata tilstrekkelig for regelstyrt byggesaksbehandling Skedsmo: tanker rundt en datamodell for «tillatte byggevolumer». basert på byggegrenser, senterlinje vei, gesims-/mønehøyder, u- grad, bebygd areal, byggegrenser, formål, krav til uteareal, ant. p- plasser, ulike temakart, etc. etableres som flater/volumer kvalitetsangivelse støtte for dispensasjoner, klager og innsigelser 22

23 Sak/Arkiv Noark 5 kjerne Arkivfaglig forståelse Noark er komplisert (for mange) Tradisjonelt lite brukervennlig Holde arkivet konsistent Integrasjon med fagsystem Klassifisering, status, etc Ønske om at større grad av ansvar flyttes over på fagsystem Leverandørmakt Å bytte system er krevende ebyggesak setter høye krav til en arkivløsning Må ha en klar strategi for hvordan dette skal håndteres 23

24 Integrasjons- og applikasjonsserver IKT arkitektur basert på åpne løsninger EIS SQL Client Bruker DB ASP.NET WCF/SOAP/REST IAS WCF/SOAP/REST FILER SQL Client GEO Databaser SQL Databaser NVDB Skedsmo kommune 24

25 Teknologi vs organisasjon 80% Organisasjon Prosesser Teknologi 20% 25

26 Digitale tjenester i et litt lengre perspektiv Teknologi er selve tjenesten Prosesser og tjenester digitaliseres og baseres på åpen, standardisert teknologi Verktøy, infrastruktur og støttefunksjoner er til for, og må tilpasses til, resten av org 26

27 IKT omorganisering 2015 IKT omorganisering i kommunen prosess forankret hos rådmannen er igangsatt Noen utsagn fra ledere: «Viljen er ofte større enn kompetansen» «Som leder har man alltid en tilbøyelighet til å overvurdere forankringen» «Mangler tøffe prosjektledere som tør å iverksette, og ikke bare utrede» «Det blir verktøyet som styrer meg, og ikke omvendt» «Det er høy aksept for å digitalisere, men å ta konsekvensene av digitalisering er verre» «Utfordrende at digitalisering skal gjøres på toppen av alt annet» 27

28 Utfordringer ved digitalisering av prosesser Budsjett Gjenbruk Datakvalitet IKT verktøy Datakvalitet Lover og bestemmelser Leverandørmakt Politisk forankring Ledelsesforankring Digitaliseringsstrategi Digital kompetanse Arkiv kompetanse Endringsvilje Silotenking Planlegging Standardisering Prosessmodellering Prosjektmetodikk Strategisk gjennomføring Prioritering Brukerinvolvering Gevinstrealisering 28