Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Dato: Torsdag Tidspunkt: 1/07. Kommunestyret Kommunestyresalen

Transkript

1 1/07 Utvalg: Møtested: Kommunestyret Kommunestyresalen Dato: Torsdag Tidspunkt: Møteinnkalling Kl. 09:00. Dagen starter med temadag og fortsetter umiddelbart etter med kommunestyremøte. Forfall meldes på tlf til formannskapssekretær Svanhild Moen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Temadag ( ca ): Fremtidens omsorgstjenester Arvid Ekremsvik fra RO- senteret vil innlede til debatt. I neste kommunestyremøte kommer pleie- og omsorgsplan til behandling. Temadagen er en forberedelse til diskusjon av denne planen. Saksnr Innhold PS 001/07 Valg av nestleder til Styret for kultur, omsorg og undervisning PS 002/07 Sektorplan for Avinor - uttalelse PS 003/07 Opprettelse av prosjektlederstilling - teknisk drift PS 004/07 Forvaltningsrapport 2006: Barnevernstjenesten PS 005/07 Forvaltningsrevisjonens rapport om barneverntjenesten - administrasjonens vurderinger PS 006/07 Folkevalgtes innsynsrett PS 007/07 Godkjenning av protokoll 2006 De offentlige saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus, Storgata kommunehus - servicekontoret, Hammerfest, Akkarfjord og Kårhamn bibliotek, postkontorene i distriktet samt kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Kristine Jørstad Bock ordfører

2

3 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Espen Rønning Dok. offentlig: Klageadgang: Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 04/ Arkivnr.: 465 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 001/07 Kommunestyret Sak: Valg av midlertidig nestleder til Styret for kultur, omsorg og undervisning I kommunestyresak 092/06 ble det valgt nytt midlertidig medlem og ny midlertidig leder i Styret for kultur, omsorg og undervisning (KOU) som følge av Kristine Jørstad Bocks midlertidige uttreden. I og med at nestleder Willy Olsen ble valgt som ny midlertidig leder, må det også velges ny midlertidig nestleder. Forslag forutsettes fremmet under møtet.

4 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Jørn Berg Dok. offentlig: Klageadgang: X Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja X Nei Møte offentlig: X Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja X Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: Q75 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 002/07 Kommunikasjonsutvalget /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Brev av fra Avinor vedlagt Sektorplan for Avinor. Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Sektorplan for Avinor - uttalelse I. Saken gjelder: Avinor har i brev av oversendt sin sektorplan og ber om synspunkter eller kommentarer innen II. Sakens bakgrunn og fakta: Transportetatene og Avinor fikk 31. januar 2006 i oppdrag fra Samferdselsdepartementet og Fiskeri- og kystdepartementet å utarbeide et forslag til Nasjonal transportplan Etatenes og Avinors forslag vil være et grunnlagsdokument for regjeringens arbeid med stortingsmelding om Nasjonal transportplan Regjeringen ønsker å legge fram stortingsmeldingen ved årsskiftet Som et ledd i arbeidet med Nasjonal transportplan har alle transportetatene laget utredninger om behov og muligheter for stamnettets utvikling i et trettiårsperspektiv, dvs. fram mot Avinor har laget en sektorutredning med samme tidsperspektiv. Utredningene viser hvordan etatene og Avinor ser på mulighetene for den langsiktige utviklingen av de egne nasjonale infrastrukturnettene i Norge. I det videre arbeidet med Nasjonal transportplan vil etatene og Avinor også analysere konkurranseflater og samordningsmuligheter mellom transportformene. I denne sammenheng vil det bli sett spesielt på hvordan de nasjonale transportnettene kan kobles sammen på en god måte. De foreliggende utredningene gir ikke økonomiske prioriteringer mellom transportformer, strekninger og prosjekter. For den første tiårsperioden vil dette skje i det videre arbeidet med Nasjonal transportplan Etatene og Avinor vil presentere sine anbefalinger i et felles planforslag desember Avinor uttrykker at det har vært naturlig å behandle utviklingen både for stamlufthavnene og de regionale lufthavnene. Bakgrunnen for dette er sammenhengen og avhengigheten mellom disse nettene, både trafikkmessig og finansielt. Avinor har derfor valgt å benevne sin utredning som en sektorplan. Transportetatene og Avinor ønsker debatt og diskusjon om den langsiktige utviklingen av det nasjonale transportnettet. Av hensyn til tidsplanen for arbeidet med NTP 2010-

5 2019 er det satt en frist til 1. februar 2007 for å komme med eventuelle synspunkter på og kommentarer til sektorplanen. I planen er det bl.a. sett på drivkrefter og trender, trafikkutvikling og prognoser, Avinors økonomi, tverrsektorielle problemstillinger og infrastrukturbehov. Det er ikke aktuelt å foreta en vurdering av flyplasstrukturen i denne sektorplanen. Når det gjelder infrastrukturbehov så er det for de regionale lufthavnene i perioden anslått et investeringsbehov på 3,2 milliard kr., i perioden milliard kr. og i millioner kr. Dette er kostnader relatert til innflyvningssystemer, baneanlegg, sikkerhetsområder, terminalbygg, flyparkering, tårn, administrasjonsbygg, driftsbygg og garasjer. Det er ikke spesifisert utgifter på den enkelte flyplass slik det er gjort for de mellomstore og store flyplassene. I planen er det under pkt. 7.5 uttrykt at Avinor er kjent med at det arbeides aktivt for å finne en ny flyplass for Hammerfest. III. Rådmannens vurdering: Hammerfest og Kvalsund kommuner har det siste året samarbeidet om å finne en ny lokalisering for Hammerfest lufthavn og det er foreløpig konkludert med at Grøtnes vil være et godt alternativ. Jeg mener derfor at vi i uttalelsen til planen må fremheve dette og har i forslaget til vedtak utformet en uttalelse vedrørende dette. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommune har følgende kommentarer til sektorplanen for Avinor: Hammerfest lufthavn ble bygd som en del av Håkon Kyllingsmarks visjon om at gode kommunikasjoner er basisgrunnlaget for en god og fremtidsrettet utvikling av lokalsamfunnene i Norge. Lufthavna som ble tatt i bruk i 1974 ble prosjektert og bygd etter datidens teknologi og behov. Flytypen som da var aktuell å sette inn på kortbanenettet var DH6 Twin Otter. Hammerfest lufthavn har i alle år hatt en økende vekst i passasjertallet og da DH 7 ble satt inn på kortbanenettet i 1983 ble det en markant økning i reisende over Hammerfest lufthavn. Veksten fortsatte også etter at DH 8 ble satt inn på rutenettet i Hammerfest er i dag den største regionale flyplassen i landet og har en svært sentral plass i det regionale lufthavnnettet i Finnmark. Det har de senere årene vært 3 havarier med DH 8 ved Hammerfest lufthavn. Det har etter disse hendelsene blitt iverksatt stadig strengere restriksjoner for flyoperasjoner ved lufthavna. Den siste restriksjonen som er kommet er ny minima som følge av flammetårnet på Melkøya. Restriksjonene har ført til en mengde kanselleringer av flyavganger og ankomster. Alle kanselleringene har ført til at tilliten til lufthavna er svekket og resulterer i at passasjerer fra Hammerfestregionen velger seg andre alternativer og mer tungvinte reisemønster. Dette går også sterkt utover både privatpersoner og næringslivet i regionen. Utbyggingen av Snøhvit og LNG fabrikken på Melkøya i Hammerfest er starten på en vedvarende industrioppbygging i kommunen. Store nasjonale og internasjonale

6 servicebedrifter er etablert i Hammerfest i forbindelse med langsiktige service- og vedlikeholdskontrakter med Statoil og LNG fabrikken på Melkøya. Helhetlig forvaltningsplan for Barentshavet og 19. konsesjonsrunde tilsier at all kjent aktivitet i Barentshavet de nærmeste år med stor sannsynlighet vil skje med utgangspunkt i Hammerfest og vår etablerte infrastruktur med forsyningsbase, helikopterbase og landfall. Statoil planlegger videre utbygging av Snøhvitanlegget med et tog II. Dette vil medføre ny anleggsperiode med stort behov for innfrakting av personell. I tillegg forventes betydelig økt aktivitet ved forestående utbygging av oljefeltet Goliat (ENI). Da petroleumsnæringen er en ny næring i nord, vil det på mellomlang sikt være stort behov for innpendling til kommunen av fagpersonell og spesialister Det er derfor svært viktig at Hammerfestregionen har en velfungerende flyplass. Turbulensforholdene rundt dagens flyplass gjør at det også fremover vil være strenge restriksjoner på flyoperasjoner på flyplassen. Ser man samtidig på de store investeringene som må gjøres på eksisterende flyplass for å tilfredsstille de nye kravene om sikkerhetssoner og utstyr, er det klart at det ikke er samfunnsmessig riktig å satse videre på dagens flyplass. Det er derfor et sterkt behov for å finne en alternativ lokalisering for flyplass for Hammerfestregionen. Med bakgrunn i dette opprettet Hammerfest og Kvalsund kommune i januar i år et flyplassutvalg for å se på alternativ lokalisering. Utvalget har fått gjort en del utredninger i forhold til mulighetene for å bygge ny flyplass på Grøtnes. Grøtnes ligger på Kvaløya i Kvalsund kommune 16 km fra Hammerfest og 15 km fra Kvalsund. På denne lokaliteten er det gjort vurdering av hinderforholdene, utført analyse av turbulensforholdene samt utarbeidet skisseprosjekt for ny flyplass. Resultatet av utredningene som er gjort til nå er positive i forhold til å bygge flyplass på dette stedet. Vi er kjent med at Avinor i disse dager er i ferd med å starte opp med vind- og skyhøydemålinger på Grøtnes. Disse vindmålingene skal foregå over 2 år men det er viktig at man allerede nå forbereder og gjennomfører videre utredninger av flyplass på denne lokaliteten. Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Jan Tor Pedersen fung. sektorleder

7 Behandling i Kommunikasjonsutvalget : Det ble fremmet følgende tilleggsforslag, nytt avsnitt før 4. siste avsnitt: Hammerfest sykehus har nedslagsfelt med pasienter fra hele Finnmark og er også viktig i beredskapssammenheng. Både dagpasienter og andre pasienter har behov for gode og sikre forbindelser med fly til Hammerfest. Som forslaget m/tillegg enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunikasjonsutvalget : Hammerfest kommune har følgende kommentarer til sektorplanen for Avinor: Hammerfest lufthavn ble bygd som en del av Håkon Kyllingsmarks visjon om at gode kommunikasjoner er basisgrunnlaget for en god og fremtidsrettet utvikling av lokalsamfunnene i Norge. Lufthavna som ble tatt i bruk i 1974 ble prosjektert og bygd etter datidens teknologi og behov. Flytypen som da var aktuell å sette inn på kortbanenettet var DH6 Twin Otter. Hammerfest lufthavn har i alle år hatt en økende vekst i passasjertallet og da DH 7 ble satt inn på kortbanenettet i 1983 ble det en markant økning i reisende over Hammerfest lufthavn. Veksten fortsatte også etter at DH 8 ble satt inn på rutenettet i Hammerfest er i dag den største regionale flyplassen i landet og har en svært sentral plass i det regionale lufthavnnettet i Finnmark. Det har de senere årene vært 3 havarier med DH 8 ved Hammerfest lufthavn. Det har etter disse hendelsene blitt iverksatt stadig strengere restriksjoner for flyoperasjoner ved lufthavna. Den siste restriksjonen som er kommet er ny minima som følge av flammetårnet på Melkøya. Restriksjonene har ført til en mengde kanselleringer av flyavganger og ankomster. Alle kanselleringene har ført til at tilliten til lufthavna er svekket og resulterer i at passasjerer fra Hammerfestregionen velger seg andre alternativer og mer tungvinte reisemønster. Dette går også sterkt utover både privatpersoner og næringslivet i regionen. Utbyggingen av Snøhvit og LNG fabrikken på Melkøya i Hammerfest er starten på en vedvarende industrioppbygging i kommunen. Store nasjonale og internasjonale servicebedrifter er etablert i Hammerfest i forbindelse med langsiktige service- og vedlikeholdskontrakter med Statoil og LNG fabrikken på Melkøya. Helhetlig forvaltningsplan for Barentshavet og 19. konsesjonsrunde tilsier at all kjent aktivitet i Barentshavet de nærmeste år med stor sannsynlighet vil skje med utgangspunkt i Hammerfest og vår etablerte infrastruktur med forsyningsbase, helikopterbase og landfall. Statoil planlegger videre utbygging av Snøhvitanlegget med et tog II. Dette vil medføre ny anleggsperiode med stort behov for innfrakting av personell. I tillegg forventes betydelig økt aktivitet ved forestående utbygging av oljefeltet Goliat (ENI). Da petroleumsnæringen er en

8 ny næring i nord, vil det på mellomlang sikt være stort behov for innpendling til kommunen av fagpersonell og spesialister Hammerfest sykehus har nedslagsfelt med pasienter fra hele Finnmark og er også viktig i beredskapssammenheng. Både dagpasienter og andre pasienter har behov for gode og sikre forbindelser med fly til Hammerfest. Det er derfor svært viktig at Hammerfestregionen har en velfungerende flyplass. Turbulensforholdene rundt dagens flyplass gjør at det også fremover vil være strenge restriksjoner på flyoperasjoner på flyplassen. Ser man samtidig på de store investeringene som må gjøres på eksisterende flyplass for å tilfredsstille de nye kravene om sikkerhetssoner og utstyr, er det klart at det ikke er samfunnsmessig riktig å satse videre på dagens flyplass. Det er derfor et sterkt behov for å finne en alternativ lokalisering for flyplass for Hammerfestregionen. Med bakgrunn i dette opprettet Hammerfest og Kvalsund kommune i januar i år et flyplassutvalg for å se på alternativ lokalisering. Utvalget har fått gjort en del utredninger i forhold til mulighetene for å bygge ny flyplass på Grøtnes. Grøtnes ligger på Kvaløya i Kvalsund kommune 16 km fra Hammerfest og 15 km fra Kvalsund. På denne lokaliteten er det gjort vurdering av hinderforholdene, utført analyse av turbulensforholdene samt utarbeidet skisseprosjekt for ny flyplass. Resultatet av utredningene som er gjort til nå er positive i forhold til å bygge flyplass på dette stedet. Vi er kjent med at Avinor i disse dager er i ferd med å starte opp med vind- og skyhøydemålinger på Grøtnes. Disse vindmålingene skal foregå over 2 år men det er viktig at man allerede nå forbereder og gjennomfører videre utredninger av flyplass på denne lokaliteten.

9 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Jørn Berg Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: 413 M0 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 001/07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Ingen Saksdokumenter ikke vedlagt:ingen Sak: Opprettelse av prosjektlederstilling - teknisk drift I. Saken gjelder Opprettelse av stilling som prosjektleder innenfor sektor for teknisk drift. II. Sakens bakgrunn og fakta: I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2007 ble det foreslått opprettet prosjektlederstilling ved sektor for teknisk drift. Ved en inkurie fikk ikke formannskapet denne stillingen til vurdering i forbindelse med behandlingen av budsjettet. Følgende vedtak ble fattet i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen: Kommunestyret viser til forslag om VA-stilling som er kommet opp etter at formannskapet har avsluttet arbeidet med budsjettet. I denne forbindelse bes administrasjonen komme tilbake i 2007 med forslag om opprettelse av VA-stilling og inndekning av denne. Arbeidsoppgavene ved driftsavdelingen har økt dramatisk den siste tiden. Dette på grunn av alle ringvirkningene i forbindelse med Snøhvitprosjektet samt store i utredninger og investeringer på vann- og avløpssektoren. Når det gjelder vann og avløpssektoren kan nevnes følgende: Vann Investeringene i perioden er som følger: sanering av vannledningsnettet 21,7 mill. hygienisk sikring 9,7 mill planer/utredninger 1,9 mill utbedring dammer 0,4 mill elektroniske vannmålere, FDV-system 1,6 mill Sum vannprosjekter ,3 mill

10 Saneringstakten for vann- og avløpsledningene har vært for lav og må økes for å holde tritt med forfallet. Frem til år 2020 er totalt saneringsbehov for vannledningsnettet 242 mill. kroner med dagens kroneverdi. I løpet av inneværende periode skal det vurderes om det skal etableres nye kilder for Hammerfest og Forsøl. Dersom dette blir aktuelt har disse tiltakene en beregnet kostnad på 9,2 mill med dagens kroneverdi. Avløp Hovedplan for avløp ble vedtatt Investeringene i perioden er som følger: sanering avløpsledninger/kummer 12,4 mill pumpestasjoner/pumpeledninger 9,5 mill utslippsledninger 4,3 mill planer/utredninger 1,2 mill Sum avløpsprosjekter ,4 mill Planen må revideres allerede i år da det har kommet skjerpede krav til utslippene som medfører at alle de kommunale utslippene må renses. Dette medfører økte investeringer på 10 talls mill. kr. i årene som kommer. Pga. økende saneringsbehov på det gamle nettet må også saneringstakten økes ved denne revisjonen av planen. I tillegg til investeringene skal det gjennomføres klausulering av alle vannverkene. Det må dessuten gjennomføres en godkjenningsprosess på vannverkene og kvalitetssikringsdokumenter må revideres. Av andre arbeidsoppgaver kan nevnes: Boligfelt B2 - planlegging og utbygging Industriområde på Prærien - planlegging og utbygging Leirvika/Rossmolla Industriområde - utbygging Industriområde v/båt og motor - planlegging og utbygging Industriområde fiskerihavna planlegging og utbygging Strandpromenade - delta i planlegging Avfallsplasser i kommunen, oppfølging av pålegg om innmelding av overvåkning. Ny avtale om renovasjon - gjennomføring av tilbudskonkurranse Forurensning - oppfølging i ht. lovverket (støttefunksjon) Ny avtale om drift og vedlikehold av gatelys - gjennomføring av tilbudskonkurranse Flyplass på Grøtnes - videre planlegging Hovedplan avløp - revisjon Hovedplan vei - gjennomføring av planprosess/gjennomføring av plan Utbygging av boligfelt i Forsøl Utbygging av boligfelt i Bekkeli Gjennomføring av skredkartlegging Gjennomføring av skredsikringstiltak Gjennomføring av Trafikksikkerhetsplan Utredning av nye boligområder Utredning av nye industriområder Utbyggingsavtaler - oppfølging Planlegging og opprusting av kommunale veier i sentrum Støtte til andre sektorer og avdelinger i forbindelse med offentlige anskaffelser Utredning av parkeringsanlegg i Salen

11 Utredning av parkeringsplass nedenfor Batteriet III. Rådmannens vurdering: I dag er det flere arbeidsoppgaver sektoren ikke får utført på grunn av for dårlig kapasitet. Arbeidsoppgavene innefor både vann og avløp og andre områder vil øke og prosjektene vil bli forsinket på grunn av at arbeidsmengden blir for stor. Det er derfor viktig å få opprettet en ny prosjektlederstilling snarest innenfor kommunalteknikk for å kunne ta unna arbeidsoppgavene. Hvorvidt det vil holde med en stilling må vurderes når det har gått en tid etter at den nye stillingen er besatt. Når det gjelder finansiering av stillingen i 2007 så kan dette skje ved overføring av midler fra de investeringsprosjektene som prosjektlederen skal følge opp. Fra 2008 bør stillingen legges inn i avgiftsgrunnlaget for vann og avløp og finansieres direkte over driftsbudsjettet. Kostnadene ved stillingen er beregnet til kr ,-, hvorav kr ,- i lønn, pensjonsinnskudd og kr ,- i andre utgifter(kontorutstyr mm.). Konklusjon: For å ta unna den økende arbeidsmengden ved sektor for teknisk drift opprettes det en prosjektlederstilling med ansvar for planlegging og gjennomføring av kommunaltekniske prosjekter. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyre vedtar å opprette 100 % fast stilling som prosjektleder ved sektor for teknisk drift. Stillingen finansieres i 2007 ved overføring fra investeringsprosjektene innenfor sektoren. I 2008 legges stillingen inn i avgiftsgrunnlaget for vann og avløp og finansieres over driftsbudsjettet. Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Torbjørn Næss Sektorleder

12 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Svanhild Moen overført sak fra Bente Willumsen Dok. offentlig: Klageadgang: Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 05/ Arkivnr.: 400 &14 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 004/07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Særutskrift sak 12/2006 fra møte i Kontrollutvalget den gjengitt i sin helhet Saksopplysninger fra Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS gjengitt i sin helhet Forvaltningsrapport 2006 Barnevernstjenesten - vedlagt Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Forvaltningsrapport 2006: Barnevernstjenesten I. Sakens bakgrunn og fakta: Fårmål: Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvordan barneverntjenesten i Hammerfest ivaretar barnevernlovens formål om å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid og å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Det har vært særlig fokus på barnevernlovens bestemmelser om forebyggende arbeid og samarbeid med andre faginstanser, undersøkelse av meldinger og oppfølging av barn på tiltak. Problemstillingene i prosjektet har vært: Hvordan ivaretas barnevernets generelle oppgaver? Er saksbehandlingen i barnevernet i Hammerfest tilfredsstillende? Følges barn med tiltak opp på en tilstrekkelig måte? Hvordan er situasjonen i barnevernet i Hammerfest sammenlignet med andre kommuner? Undersøkelsen viser at: Undersøkelsen viser at barneverntjenesten i Hammerfest kommune har gjort forebyggende arbeid i form av råd, veiledning og tiltak i konkrete saker, men at de i liten grad har deltatt systematisk i generelt forebyggende arbeid de senere årene. I 2005 ble det imidlertid opprettet et tverrfaglig team for samordning av lokale forebyggende tiltak for barn og unge i kommunen der barnevernet er en av deltakerne. Det er også opprettet tre andre tverrfaglige fora hvor barnevernet deltar. Barnevernet i Hammerfest har gode skriftlige rutiner for egen tjeneste, og rutinene brukes i den praktiske gjennomføringen av arbeidet. Vedtakene som gjøres ved barnevernet er i hovedsak tilfredsstillende utredet og begrunnet, men underretning om vedtak kan bli noe

13 bedre. Når det gjelder saksbehandlingstid viser undersøkelsen at ukefristen for gjennomgang av meldinger stort sett var overholdt, men at undersøkelsesfristen på tre måneder var brutt i ca. 25. prosent av sakene i Tendensen er at saksbehandlingstiden øker, og at det blir flere fristoverskridelser. Barnevernet i Hammerfest har skriftlige rutiner for oppfølging av barn under tiltak, og ansvaret for den praktiske oppfølgingen er plassert. Undersøkelsen viser at det var utarbeidet planer for barn som mottar hjelpetiltak. Det er også laget tiltaksplaner for fosterhjemsbarna. Det var imidlertid ikke dokumentert i saksmapper og klientjournaler at barnevernet i Hammerfest fører oppfølging og kontroll med barn i fosterhjem etter lovens krav. Alle lovpålagte hjemmebesøk av barnevernet var ikke gjennomført for alle barna. Alle fosterhjemsbarna fra Hammerfest kommune hadde tilsynsfører på tidspunktet for undersøkelsen. Det var imidlertid ikke dokumentert gjennom tilsynsførerrapporter at de lovbestemte antall tilsyn var blitt gjennomført. Hammerfest kommune ligger på nivå med sammenligningskommunene når det gjelder prioriterting av barnevernsområdet. Dekningsgraden er noe høyere enn gjennomsnittet for sammenligningskommunene målt i andelen barn med undersøkelser av barnevernet. Produktiviteten kan beskrives som høy ut fra antall ban med undersøkelser per årsverk i barnevernet. Hammerfest har også lavere andel saker med behandlingstid over tre måneder enn sammenligningskommunene, men saksbehandlingstiden er økende. II. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Forvaltningsrevisjonsrapport Barneverntjenesten oversendes kommunestyret med følgende anbefalinger: Kommunen må sørge for at tidsfristene etter barnevernloven overholdes for barnevernets meldinger, undersøkelser og saksbehandling. Alle underretninger om vedtak bør inneholde opplysninger om dokumentinnsyn. Kommunen må sørge for at barn i fosterhjem følges opp på en tilstrekkelig måte etter barnevernlovens krav: Kommunen må sikre at fosterhjem besøkes av barneverntjenesten i henhold til det antall lovene krever. Kommunen må sikre at tilsynsfører besøker fosterhjemmet slik forskriften krever og at det leveres tilsynsførerrapport etter hvert besøk.

14 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Else Karin Strømme Dok. offentlig: Klageadgang: X Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja X Nei Møte offentlig: X Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja X Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: 04 &13 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 005/07 Kommunestyret Sak: Forvaltningsrevisjonens rapport om barneverntjenesten - Administrasjonens vurderinger I. Saken gjelder: Forvaltningsrevisjonen har fremlagt en rapport om barneverntjenesten i Hammerfest kommune. I det følgende vil administrasjonen fremlegge sine vurderinger til dokumentet. II. Sakens bakgrunn og fakta: Hammerfest kommunestyre vedtok i møte den 3. november 2005, som sak 77/05, en 2-årig plan for Forvaltningsrevisjonen. Det fremgår av planen at det skal gjøres et forvaltningsrevisjonsprosjekt av barneverntjenesten i Hammerfest. Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvordan barneverntjenesten i Hammerfest oppfyller formålsparagrafen i barnevernsloven, med særlig fokus på: forebyggende arbeide, tverrfaglig samarbeid, undersøkelse av meldinger og oppfølging av barn på tiltak. Formålsparagrafen i barnevernloven lyder som følger: Sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Revisjonens anbefalinger 1. Kommunen må sørge for at tidsfrister ihht. Barnevernloven overholdes når det gjelder undersøkelser og saksbehandling. 2. Alle underretninger om vedtak bør inneholde opplysninger om dokumentinnsyn. 3. Barn i fosterhjem må følges opp i henhold til krav i barnevernloven, herunder: kommunen må sikre at fosterhjem besøkes i det antall som loven krever og kommunen må sikre at tilsynsfører besøker fosterhjem ihht. forskrift og at tilsynsrapporter leveres etter hvert besøk. Forebyggende og tverrfaglig virksomhet

15 Barneverntjenesten, i det følgende omtalt som tjenesten, har utført forebyggende arbeid i form av råd og veiledning, men har de siste årene i liten grad deltatt systematisk i generell forebyggende / tverrfaglig virksomhet. Dette har sammenheng med stor arbeidsmengde i form av meldinger og undersøkelser, som har hatt en dramatisk økning de fire siste årene. (jf. Figur 2: Økning i meldinger og undersøkelser) Forvaltningsrevisjonens rapport bygger på tjenestens virksomhet i årene 2004 og Tjenesten er i dag representert i følgende tverrfaglige fora: tverrfaglig team, tverrfaglig fora for rusmiddelmisbrukere, tverrfaglig fora for barn med psykiske lidelser og tverrfaglig overgrepsteam. Saksbehandlingen oppfølging av meldinger Tjenesten har en uke på seg fra en melding er mottatt til å vurdere om en melding skal undersøkes eller henlegges. Av 122 nye undersøkelser i 2005 tok revisjonen ut 16 saker for gjennomgang. Revisjonens undersøkelse viste at ukefristen var brutt i en av sakene og konkluderer med at frist for gjennomgang av meldinger overholdes stort sett. Dette er i samsvar med tilbakemelding fra tjenesten, idet det ikke er på meldinger at frister overskrides. Tjenesten har rutiner som sørger for at man hele tiden gjør beslutninger i forhold til nye meldinger. Dersom innhold i meldingen er av en slik art at saken må undersøkes, har barnevernet en frist på 3 måneder til å få utført undersøkelsen, men fristen kan forlenges til 6 måneder i særlige tilfeller. Revisjonens undersøkelse viste at saksbehandlingstiden var over 3 måneder i 4 av de 16 sakene. Dersom frister overskrides er praksis at tjenesten gjør vedtak om forlenget undersøkelsestid som sendes Fylkesmannen. Fristoverskridelser over 6 måneder forekommer sjelden. Først når tjenesten har truffet vedtak om tiltak, eller besluttet at saken skal henlegges, er undersøkelsen gjennomført. Revisjonen påpeker at tjenesten har hatt som praksis at undersøkelsen er registrert som avsluttet når man ikke lenger aktivt innhenter informasjon eller har konkludert i forhold til en type oppfølging. Det bemerkes videre at tjenesten har praksis på å utsette skrivingen av vedtaket til man har mulighet for å gjennomføre vedtaket. (for eksempel at man har fått skaffet til veie et besøkshjem). Revisjonen påpeker at vedtak skal skrives når beslutningen er fattet og underretninger om vedtak bør inneholde opplysninger om retten til dokumentinnsyn. Tjenesten har nå innført en praksis på at vedtak fattes når tiltak er besluttet, selv om tiltak ikke er tilgjengelig. Revisjonens vurderinger er at vedtak, i hovedsak, er tilfredsstillende utredet og begrunnet. Barnevernlovens og Forvaltningslovens krav til saksbehandling følges. Vedtak er begrunnet med henvisning til faktiske forhold og aktuell lovparagraf, men selve paragrafen er ikke gjengitt. Dette er i ettertid lagt inn som rutine. Når det gjelder dokumentinnsyn er det forvaltningsorganet, i dette tilfelle tjenesten, som bestemmer hvordan dokumenter skal gjøres tilgjengelig for partene. Det er ikke et lovkrav at det skal skrives undersøkelsesrapport, men tjenesten i Hammerfest har som rutine at det skal skrives rapport i alle saker og innholdet skal gjøres kjent for foresatte. Revisjonen mener det er hensiktsmessig å skrive rapport, både for dokumentasjon og for informasjon til partnere.

16 I første samtale med foresatte gir tjenesten en generell orientering om barneverntjenesten, herunder rett til dokumentinnsyn, tidsfirster og saksgangen i tjenesten og ber samtidig om formelt samtykke. Revisjonen konkluderer med at tjenesten har utarbeidet en innholdsrik og detaljert rutinehåndbok for egen tjeneste, der fremgangsmåten ved de ulike arbeidsoppgaver er beskrevet. Håndboken inneholder også maler til bruk på ulike områder. Revisjonens undersøkelse viser at rutinehåndboken følges, selv om ikke alle maler benyttes systematisk i hver undersøkelse. Saksbehandlere i tjenesten har et bevisst forhold til håndboken. Oppfølging av barn på tiltak Tjenesten har rutiner for oppfølging av barn som er under tiltak og det praktiske ansvaret for oppfølgingen er plassert. Når tjenesten har truffet vedtak om tiltak, har den et kontinuerlig oppfølgingsansvar overfor barnet og deres foreldre. Oppfølgingsansvaret gjelder for alle tiltak etter loven. Tjenesten skal følge nøye med i utviklingen til foreldrene for derved å kunne vurdere om vilkårene for omsorgsovertakelse er til stede, eller om situasjonen har forandret seg slik at foreldrene selv kan dra omsorgen for barna sine. Barnevernlovens krav til oppfølging av barn i fosterhjem er minimum fire besøk pr. år. Tjenesten har ikke klart å oppfylle dette, men har hatt jevnlig kontakt med fosterhjemmene via telefon og møter. Revisjonen avdekket at det foregår mye telefonkontakt mellom tjenesten og fosterforeldre og mellom tjenesten og biologiske foreldre. Forskrift om fosterhjem av , jf. Barnevernlovens ledd, omtaler barneverntjenestens oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, her siteres: dersom barneverntjenesten vurderer forholdene i fosterhjemmet som gode, kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum 2 ganger i året for barn som har vært plassert i fosterhjem i mer enn 2 år. Tjenesten vurderer at de har god oversikt over situasjonen som barn i fosterhjem lever under. Alle fosterhjem hadde tilsynsfører, men tjenesten har ikke god nok oversikt over hvor mange besøk tilsynsfører har foretatt og om det foreligger rapport etter hvert besøk. Ansvaret for dette er nå plassert hos en av konsulentene. Undersøkelsen viste at tjenesten har utarbeidet tiltaksplaner og omsorgsplaner for barn under omsorg og for alle fosterhjemsbarna i utvalget. Situasjonen i Hammerfest sammenlignet med andre kommuner Når det gjelder prioritering av tjenesten ligger Hammerfest på nivå med gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. (Alta, Vadsø og Sør-Varanger) Både i 2004 og 2005 hadde Hammerfest lavere netto driftsutgifter til tjenesten pr. innbygger i målgruppen (0-17år) enn gjennomsnittet for Finnmark og KOSTRA-gruppen. Andel driftsutgifter som går til saksbehandling er høyere enn gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Dekningsgraden og produktiviteten beskrives som høy i Hammerfest. Andel barn som blir gjenstand for undersøkelse fra tjenesten er høyere i Hammerfest enn gjennomsnittet for Finnmark og KOSTRA-gruppen, mens andel barn på tiltak fra 2004 til 2005 har økt både i Hammerfest og sammenlignbare kommuner.

17 Rapportering til Fylkesmannen viser at i 2005 hadde Hammerfest kommune flere undersøkelsessaker pr. saksbehandler enn sammenlignbare kommuner. Det har vært en negativ utvikling når det gjelder saksbehandlingstid og fristoverskridelser med forklaringsbakgrunn i sammensatte og kompliserte saker. Den samme utviklingen ser man i de andre kommunene. Hammerfest har et høyere antall meldinger i forhold til antall barn i målgruppen enn andre kommuner. Revisjonen konkluderer med at barn i Hammerfest ikke har der mer vanskelig enn barn i andre kommuner, men terskelen for å melde til tjenesten er lavere i Hammerfest. Rapporten beskriver at tjenesten i Hammerfest fremstår som effektiv i forhold til sammenlignbare kommuner Selv om tjenesten har flest saker under undersøkelse pr. saksbehandler, så venter ingen på undersøkelse og tjenesten har relativt få fristoverskridelser sammenlignet med Alta og Sør-Varanger. Hammerfest kommune har en større andel barn som er omfattes av tiltak enn kommunene Alta og Vadsø, men hovedandelen er frivillige tiltak. Barneverntjenesten i Hammerfest har et lavt sykefravær (ca.3%) og en stabil bemanning. III. Rådmannens vurdering: Det er viktig i denne tjenesten at formelle krav ivaretas. Barneverntjenesten i Hammerfest bør bestrebe seg på å overholde tidsfrister fastsatt i barnevernloven. Dette selv om man er klar over at utenforliggende forhold kan være årsak til fristoverskridelser, som for eksempel at; personer ikke møter opp til samtale, tjenesten ikke får tilbakemelding på henvendelser fra samarbeidspartnere til avtalt tid, eller saken krever en sakkyndigvurdering. Tjenesten har faste møter der man vurderer progresjon i saker, bl.a. med tanke på å sikre at frister overholdes. Revisjonens merknader til vedtak og dokumentinnsyn er rettet opp og ivaretatt. Det samme gjelder rutiner i forhold til oppfølging av tilsynsførere. Tjenesten er i gang med å revidere rutiner for oppfølging av fosterhjem for å sikre at besøk i henhold til lov for forskrift overholdes. Samlet sett viser denne rapporten at barneverntjenesten i Hammerfest fremstår som troverdig og effektiv og at ansatte i tjenesten arbeider systematisk for at barn og unge i Hammerfest skal få gode og trygge oppvekstvilkår. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyre tar Forvaltningsrevisjonens rapport om barneverntjenesten i Hammerfest til orientering. Kommunestyret har tillit til at barneverntjenesten allerede er godt i gang med å imøtekomme revisjonens anbefalinger for å sikre at tjenesten drives i henhold til lov og forskrifter. Hammerfest, den

18 Dagny Haga Rådmann Else-Karin Strømme Sektorleder for sosiale tjenester

19 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Kjartan Mikalsen Dok. offentlig: Klageadgang: Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 005/07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Folkevalgtes innsynsrett I. Saken gjelder: Kommuneloven 40 nr. 5 fastsetter at alle kommuner og fylkeskommuner skal vedta et reglement om folkevalgtes innsynsrett. Hammerfest kommune har ikke et slikt reglement. Det nye reglementet er basert på: "Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett - kommuneloven 40 nr. 5. Publikasjonsnr. H-2142 gitt ut av Kommunal- og regionaldepartementet. Normalreglementet er vedlagt. II. Sakens bakgrunn og fakta: II.I Innledning I loven er det ikke særskilte bestemmelser om hvilken rett folkevalgte har til innsyn i saksdokumenter. Det er innført et pålegg om utarbeidelse av lokale regler om slike forhold. Kommuneloven 40 nr. 5 lyder: "Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling." I forarbeidene til kommuneloven, Ot.prp. nr. 42 ( ) kapittel 14.5, er det vist til to grunnlag for folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter: 1. For å skaffe det best mulige grunnlag for de vedtak som treffes 2. Det overordningsforhold som folkevalgte organ har over administrasjonen. Kommunelovutvalget uttaler også følgende til et slikt reglement (NOU 1990: 13 s. 313): De lokale reglene bør omfatte både folkevalgte organers og enkeltmedlemmers innsynsrett. For de sistnevnte vil praktisering av Offentlighetslovens prinsipp om meroffentlighet være av særlig interesse, dersom de tilhører det politiske mindretall, og flertallet ikke finner behov for å innhente ytterligere opplysninger

20 II.II Begrepsavklaring Begreper som går igjen i reglene: Folkevalgt - Begrepet folkevalgt i kommuneloven omfatter alle medlemmer av organ som er opprettet av kommunestyret eller eventuelt andre politiske organ. Dermed vil reglementet omfatte direkte folkevalgte, indirekte valgte politiske representanter i alle typer nemnder, ansattes representanter i partssammensatte utvalg og bedriftsstyrer samt brukerrepresentanter i bedriftsstyrer og lignende. Innsynsrett i dokumenter unntatt offentlighet - Det er antatt at folkevalgtes innsynsrett også omfatter dokumenter som er unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven 5 og 6. Innsynsretten tilligger det folkevalgte organet som sådan og ikke det enkelte medlem. Dette har sammenheng med at kompetansen er knyttet til organet, og at det enkelte medlem ikke har rett til å instruere administrasjonen. Det enkelte medlem har likevel rett til å kreve innsyn i dokumenter som er innhentet eller utarbeidet i tilknytning til en konkret sak som skal behandles i det folkevalgte organet der vedkommende sitter. Dette er presisert i reglementet. Taushetsbelagte opplysninger - Dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger skal i utgangspunktet ikke gjøres kjent for folkevalgte organ. Her må de strenge kriteriene i forvaltningsloven 13 b nr. 2 og 4 legges til grunn. Som regel vil det være slik at et folkevalgt organ har tilstrekkelig grunnlag for behandling av saker selv om taushetsbelagte opplysninger er anonymisert eller lignende. Et folkevalgt organ kan imidlertid kreve innsyn i også taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette i forbindelse med behandling av en konkret sak. Regler om dette er tatt inn i reglementets punkt 4. Kommunestyret og overordnet myndighet - Ut fra kommunestyrets generelle overordnede myndighet og tilsynsansvar, er det lagt til grunn at dette bør ha en mer omfattende innsynsrett enn andre folkevalgte organ. II.III Endringer i forhold til veiledende normalreglement Det er i dette punktet påpekt hvor det i reglene for Hammerfest kommune er endringer fra vedlagte "Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett - kommuneloven 40 nr. 5". Endringene er tatt med for å tydeliggjøre og tilpasse reglene til Hammerfest kommune. 2.3 Flere endringer: For å klargjøre meningen er teksten endret: o Fra folkevalgte organ kan vedta innsyn o Til folkevalgte organ kan vedta å kreve innsyn For å sikre mindretallets interesser var det i rettledningen tatt med et punkt om at 1/3 av medlemmene i formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta innsyn for sin bruk i andre organs saksdokumenter. Slik den situasjonen er i Hammerfest kommune sikrer ikke dette mindretallets interesser. Derfor er denne endret til at minst 1/5 av medlemmene stemmer for det.

21 I veiledningen går det frem at dette innsynet i andre organers dokumenter ikke gjelder taushetsbelagte opplysninger. Derfor er det lagt til siste setning: Dette gjelder ikke taushetsbelagte opplysninger. 3.1 For å gjøre reglene praktisk for både politikere og administrasjon, og samtidig hindre overforbruk av papir, er ordlyden endret: Fra Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene Til Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over relevante dokumenter. Det vil være opp til administrasjonen å avgjøre hvilke dokumenter som skal legges ved saken. Samtidig vil ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. Dette dekkes av Et ord er endret: Fra gjelder retten til innsyn fortsatt fra det tidspunkt. Til gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt Dette fremgår som en skrivefeil i bokmålutgaven, og er endret til betydningen i nynorskutgaven. 4.2 For å klargjøre at dette gjelder en taushetserklæringen er en samleerklæring, og ikke erklæring som skal undertegnes hver gang det foreligger taushetsbelagte opplysninger, er teksten endret fra: Fra Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Til Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring. 5.1 Denne paragrafen skal tilpasses de faktiske forhold i kommunen og er derfor endret: Fra "Slike henvendelser til administrasjonen skal skje tjenestevei". Til "Henvendelsen skal skje til rådmannen." Dette er konkret i forhold til situasjonen i Hammerfest kommune. III. Rådmannens vurdering: Kommuneloven 40 nr. 5 fastsetter at Hammerfest kommune skal ha et reglement om folkevalgtes innsynsrett. Rent praktisk tror ikke administrasjonen dette kommer til å føre til store endringer. En av verdiene i verdigrunnlaget til kommunen er at vi skal være en åpen kommune. Dette betyr også at administrasjonen ønsker at mest mulig av informasjonen skal være tilgjengelig for både de folkevalgte og publikum. Derfor vil administrasjonen alltid vurdere meroffentlighet i henvendelser vedrørende innsyn. Fordelen med reglementet er at politikerne har fått et reglement de kan forholde seg til, og som dermed kan benyttes dersom det er tvilstilfeller.

22 IV. Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar følgende forslag til Reglement for folkevalgtes innsynsrett i Hammerfest kommune : Hammerfest 10/ Dagny Haga Rådmann Kjartan Mikalsen Informasjonsleder Reglement for folkevalgtes innsynsrett i Hammerfest kommune 1. Kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter 1.1 Kommunestyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. Vedtak om innsyn 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta å kreve innsyn for sin bruk i andre organs saksdokumenter når minst 1/5 av medlemmene stemmer for det. Dette gjelder ikke taushetsbelagte opplysninger. 3. Tidspunkt for rett til innsyn

23 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over relevante dokumenter som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. Forvaltningsloven 13 b nr. 2 og Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt etter lov. Når en sak behandles for lukkede dører etter Kommuneloven 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring. 5. Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Henvendelsen skal være til rådmannen. 5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling, bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l.

24 Vedlegg: Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett Kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter 1.1 Kommunestyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. Vedtak om innsyn 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta innsyn for sin bruk i andre organ saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. 3. Tidspunkt for rett til innsyn 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn fortsatt fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. 4.1

25 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningsloven 13 b nr. 2 og Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt etter lov. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. 5. Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje tjenestevei. Dette innebærer...(tilpasses den enkelte kommunes organisasjon). 5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling, bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l.

26 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Svanhild Moen Dok. offentlig: Klageadgang: Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 007/07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Protokoll fra møte den Saksdokumenter ikke vedlagt: Ligger også på saksmappa på formannskapskontoret. Sak: Godkjenning av protokoll 2006 I. Saken gjelder: Godkjenning av protokoll. II. Sakens bakgrunn og fakta: III. Rådmannens vurdering: IV. Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra møte den godkjennes. Følgende ble valgt til å skrive under protokollen: Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann