FYLKESKOMMUNENS DELTAGELSE I FORSKNINGSVIRKSOMHETEN VED SINTEF UNIMED

Transkript

1 FYLKESKOMMUNENS DELTAGELSE I FORSKNINGSVIRKSOMHETEN VED SINTEF UNIMED

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Sammendrag Innledning Bakgrunn Formål Mål SINTEF Unimed Gjennomføring Metode/Omfang: Avgrensing: Resultat av undersøkelsene og fylkesrevisjonens vurderinger og innkomne hørings uttalelser Generelt Organisering av SINTEF Unimed Erfaringer ved bruk av SINTEF Unimed: Disponering av opptjent kapital Kartlegging av utvalgte prosjekter Regionsykehusets kostnader med prosjektene Fylkesrevisjonens konklusjoner og forslag til tiltak Vedlegg... 20

3 1 1. SAMMENDRAG Fylkesrevisjonen har gjennomført et prosjekt hvor formålet har vært å få svar på om fylkeskommunens deltagelse i forskningsvirksomheten ved SINTEF Unimed har svart til forventningene. Organiseringen av SINTEF Unimed SINTEF Unimed ble opprettet i 1989 på grunnlag av en samarbeidsavtale mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune, SINTEF og NTNU/DMF. Formålet med virksomheten var blant annet å fremme kompetanseheving innen medisinsk forskning, økt oppdragsmengde og ressurstilgang til fagmiljøet samt en hensiktsmessig og samordnet administrasjon av oppdragsforskningen. Bortsett fra enkelte formelle feil med hensyn til intern godkjenning i Sør-Trøndelag fylkeskommune og manglende formell samarbeidsavtale med NTNU/DMF, har selve opprettelsen av SINTEF Unimed skjedd etter forutsetningene. SINTEF Unimed administrerer oppdragsforskningen ved RiT på en ryddig og oversiktlig måte. Fylkesrevisjonen ser imidlertid at det kan være uheldig at mange prosjekter oppstår som et resultat av direkte kontakt mellom firma og lege, og anbefaler at kontakten fortrinnsvis bør kanaliseres via SINTEF Unimed. Ellers har ledelsen ved RiT etter fylkesrevisjonens mening for liten innsikt i prosjektene som igangsettes. Når det gjelder beregning av overheads som dekker både avgift til SINTEF Unimed for det arbeidet de utfører (eks. regnskapsføring) og avsetning til et forskningsfond, oppfatter enkelte av brukerne ordningen som kostbar. Størrelsen på beregning av overheads, og da spesielt avsetning til fond, bør diskuteres mellom RiT og SINTEF Unimed. Erfaringer ved bruk av SINTEF Unimed SINTEF Unimed bistår avdelingene når avtaler om forskningsoppdrag forhandles frem. I tillegg sørger Unimed for administrasjon og regnskapsføring av de løpende prosjektene. De aller fleste avdelinger er veldig godt fornøyd med tjenestene som utføres. Opprettelsen av SINTEF Unimed synes å ha bidratt til både kompetanseheving og økt ressurstilgang til avdelingene ved RiT. Når det gjelder spørsmålet om ordningen har ført til økt oppdragsmengde, er svarene derimot ikke entydige, men går i flere retninger. I forhold til omfanget av oppdragsforskningen ved RiT, må det skje en overordnet vurdering hvor avdelingens primære oppgaver sees i sammenheng med behov for utvikling og forskning. Disponering av opptjent kapital Overskudd fra avsluttede prosjekter overføres til en driftskapitalkonto i SINTEF Unimed, hvor avdelingen kan disponere midlene innenfor visse retningslinjer. Utdelingene fra denne kontoen avgjøres vanligvis av avdelingsledelsen v/ avdelingsoverlegen. Utgifter som dekkes, er hovedsakelig faglig utvikling av ansatte, men det anskaffes også medisinteknisk utstyr og datamaskiner m.v. ved bruk av midler fra driftskapitalkontoen.

4 2 Kartlegging av utvalgte prosjekter Formålene med prosjektene er i hovedsak utprøving av legemidler, samt å drive forskning mot spesielle sykdommer. Et fåtall prosjekter er rettet mot kartlegging av risiko for sykdommer innenfor spesielle arbeidsmiljø. Prosjektene finansieres i stor grad av farmasøytisk industri, men også staten, organisasjoner og foreninger og næringslivet forøvrig, er i enkelte tilfeller finansieringskilde. Prosjektenes vesentligste kostander er lønn til prosjektdeltagere, reisekostnader, utstyr og forbruksvarer. I tillegg oppgir mange at det utføres mye arbeid i tilknytning til prosjektene som ikke honoreres. Fylkesrevisjonen har stilt spørsmål om ikke enkelte av de prosjekter som arbeidsmedisinsk avdeling har ved SINTEF Unimed, burde ha vært en del av avdelingens ordinære driftsoppgaver. Regionsykehusets kostnader med prosjektene Ut fra de opplysninger som er innhentet, konstaterer fylkesrevisjonen at RiT vanligvis ikke fakturerer bruk av arbeidstid, laboratorietjenester og polikliniske undersøkelser i tilknytning til prosjekter som administreres av SINTEF Unimed. Kun i tilfeller der forbruksmateriell tas ut direkte fra sentrallager skjer fakturering til prosjektene. Det samme vil gjelde i de tilfeller hvor ansatte ved RiT engasjeres i hel eller deltidsstilling som prosjektmedarbeider. Dersom andre avdelinger bistår utførende avdeling f.eks. med laboratorieundersøkelser blir dette godskrevet utførende avdeling og dens driftskapitalkonto i SINTEF Unimed. Fylkesrevisjonen anbefaler en fornyet gjennomgang av disse rutinene. Forslag til tiltak På bakgrunn av sin gjennomgang, vil fylkesrevisjonen foreslå følgende tiltak: Kontakt mellom oppdragsgiver og lege bør fortrinnsvis kanaliseres via SINTEF Unimed. Ledelsen ved Regionsykehuset i Trondheim bør sørge for å få melding om oppstart av alle nye prosjekter. Regionsykehuset i Trondheim bør ta opp spørsmålet om størrelsen på overheads herunder størrelsen på avsetning til forskningsfondet med ledelsen i SINTEF Unimed. Regionsykehuset bør vurdere å gi føringer på hvor mye oppdragsforskning som skal kunne utføres på avdelingene. Det bør foretas en gjennomgang av virksomheten ved arbeidsmedisinsk avdeling der det lages et klart skille mellom hvilke oppgaver som ligger inn under avdelingens ordinære drift, og hvilke aktiviteter som kan defineres som ekstraordinær oppdragsforskning. Regionsykehuset bør vurdere sine oppgjørsrutinene for bruk av materiell, tjenester og arbeidstid til oppdragsforskning.

5 3 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn I henhold til Kommunelovens bestemmelser ( 60 nr. 7) skal fylkesrevisjonen kontrollere at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Fylkesrevisjonen har i sin virksomhetsplan prioritert å se på fylkeskommunens deltagelse i forskningsvirksomheten ved SINTEF Unimed (SINTEF = Stiftelsen for industriell og teknisk forskning ved Norges tekniske høgskole). I tilknytning til gjennomføringen av forvaltningsprosjektet er det fastsatt følgende formål og mål for prosjektet: 2.2 Formål Prosjektet skal gi svar på om fylkeskommunens deltagelse i forskningsvirksomheten ved SINTEF Unimed har svart til forventningene. 2.3 Mål Har organiseringen av SINTEF Unimed skjedd som forutsatt og er det inngått nødvendige avtaler mellom parten? Har opprettelsen av SINTEF Unimed gitt de resultater som ble forespeilet i intensjonsavtalen mellom fylkeskommunen, SINTEF og NTNU* Hva benyttes opptjent kapital på avdelingsnivå til og hvilke stillingsgrupper blir i hovedsak tilgodesett? Hva er formålet med de enkelte prosjektene, hvilke samarbeidsrelasjoner er etablert i forhold til finansiering, og hva er de vesentligste kostnadene i prosjektene? Blir RiT direkte eller indirekte belastet med utgifter knyttet til prosjekter ved SINTEF Unimed? * Ved opprettelsen av SINTEF Unimed i 1989 var Universitet i Trondheim/Det medisinske fakultet (UNIT/DMF) en av partene. UNIT er senere omroganisert, og er i dag en del av Norges Teknisk Naturvidenskaplige Universitet (NTNU). Dagens navn er konsekvent brukt i rapporten.

6 4 3. SINTEF UNIMED Beskrivelse av SINTEF / SINTEF Unimed SINTEF er organisert som en allmennyttig stiftelse der oppgaven er å bidra til at kunnskap blir anvendt til bærekraftig verdiskapning i samfunnet. Resultatene av SINTEF s arbeid skal gjenspeiles i norsk næringslivs konkurranseevne og produktivitet i offentlig sektor. SINTEF utfører forskningsog utviklingsoppdrag for næringsliv og forvaltning innenfor teknologi, naturvitenskap og samfunnsfag, og har en årlig omsetning på 1,4 milliarder kroner. Oppdrag fra næringslivet og forvaltning utgjør 90 prosent av driftsinntektene. SINTEF samarbeider nært med NTNU. SINTEF består av åtte forskningsinstitutter, hvorav SINTEF Unimed er et av disse. SINTEF Unimed består igjen av 10 avdelinger og seksjoner, og har et bredt fagfelt som dekker områdene medisin, sykehusforskning, medisinsk teknologi, arbeidsmiljø samt ergonomiske løsninger for funksjonshemmede og eldre. De fleste avdelinger i SINTEF Unimed er operative enheter som er avhengig av tilskudd fra forskningsråd, departement eller industri for å drive forskning. Seksjon for Klinisk Forskning er det minste av forskningsinstituttene i SINTEF Unimed og forvalter andres forskning, i hovedsak all oppdragsforskning ved Regionsykehuset i Trondheim. Mesteparten av denne virksomheten baserer seg på overhead fra hvert oppdrag. Arbeidsoppgavene går i hovedsak ut på å forhandle fram kontrakter for prosjektlederne, lage formelle avtaler med de involverte parter og sørge for regnskap for alle enheter som blir involvert. I tillegg gis assistanse til den enkelte prosjektleder i oppfølging av prosjektene, samt å ha et nettverk med andre samarbeidspartnere på landsbasis. Fylkeskommunens deltagelse i SINTEF Unimed Fylkestinget i Sør-Trøndelag behandlet i juni 1989 sak om etablering av medisinsk forskningsselskap i Trondheim. Fylkestinget vedtok å ta til etterretning at det etableres et slikt selskap. Fylkestinget tok likeledes til orientering de fremlagte vedtekter for selskapet. Fylkestinget sluttet seg videre til at det skulle utarbeides en samarbeidsavtale mellom selskapet og fylkeskommunen med formål å regulere fylkeskommunens ressursinnsats og kanalisering av forskningsoppdrag til selskapet. Avtalen skulle bygge på en intensjonsavtale mellom fylkeskommunen, NTNU og SINTEF, og fylkesutvalget fikk i fullmakt å godkjenne avtalen. Samarbeidsavtaler Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) ved fylkesordføreren har ved påtegning av underskrevet avtalen (vedlegg 1) mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og SINTEF om samarbeid innen medisinsk og medisin-teknisk forskning i forbindelse med organisasjonsenheten Unimed. I avtalens hovedforutsetning ligger at NTNU og SINTEF også inngår en samarbeidsavtale. Avtalen med fylkeskommunen gjelder i utgangspunktet for Regionsykehuset i Trondheim (RiT) og Trøndelag psykiatriske sykehus (TPS), mens andre medisinske enheter kan inntas etter nærmere avtale.

7 5 Vedtekter De første vedtekter for SINTEF Unimed ble formelt vedtatt av SINTEF s styre den Den ble det foretatt en omorganisering ved opprettelsen av Forskningsinstituttet SINTEF Unimed som i hovedsak er en direkte fortsettelse av virksomheten i avdelingene SINTEF Unimed, SINTEF NIS (Norsk Institutt for sykehusforskning) og SINTEF Rehab. Vedtektene ble da endret etter vedtak i SINTEF s råd (Vedlegg 2). Styresammensetning SINTEF Unimed s styre består i dag i henhold til vedtektene av 8 medlemmer med 4 varamedlemmer. 2 medlemmer oppnevnes fra brukermiljø, 2 medlemmer fra samarbeidende universitetsmiljø, 1 medlem fra SINTEF s hovedledelse og 1 medlem utnevnt etter forslag fra STFK ved RiT, samt 2 medlemmer fra de ansatte. SINTEF s styre utpeker leder. STFK s representant er i dag professor, dr. med. Hans Olav Myhre, kirurgisk klinikk RiT, mens brukermiljøet er representert ved en representant fra industrien og en oppnevnt av Sosial- og Helsedepartementet (SHD). 4. GJENNOMFØRING 4.1 Metode/Omfang Fylkesrevisjonen har gjennomgått tilgjengelige sakspapirer knyttet til behandling av spørsmålet om fylkeskommunens deltagelse i SINTEF Unimed. Fra SINTEF Unimed har vi innhentet gjeldende avtaler, vedtekter, styresammensetning m.v. Videre er det avholdt møte med ledelsen i SINTEF Unimed hvor vi har fått kartlagt rutiner og prinsipper knyttet til driften av SINTEF Unimed og deres forhold til både disposisjonskontiene og prosjektene, herunder regnskapsordning. Vi har sett på hvilke rutiner som sykehuset har lagt opp til i tilknytning til oppdragsforskningen, herunder i hvilken grad sykehuset registrerer og fakturerer uttak av varer fra lager og bruk av sykehusets laboratorier og poliklinikker. For å få svar på øvrige mål i prosjektet, utarbeidet fylkesrevisjonen et brev som ble sendt til ledelsen ved de avdelinger og seksjoner ved RiT som i henhold til regnskapsrapport fra SINTEF Unimed hadde driftskapitalkonti registrert pr Brevet ble sendt til 35 avdelinger/seksjoner. Avdelingsledelsen ble her spurt om hvordan opptjente midler på driftskapitalkontoen i SINTEF Unimed blir benyttet, hvem som tar beslutning om bruk av midler, hvilke grupper som kan søke og hvilke utgifter som kan dekkes.

8 6 I intensjonsavtalen som ble inngått mellom SINTEF, UNIT/DMF og STFK før etableringen av Unimed ble vedtatt, var det uttalt: Partene ønsker å utvikle virksomheten med sikte på kompetanseheving innen medisinsk forskning, en økt oppdragsmengde og ressurstilgang til fagmiljøet, samt en hensiktsmessig og samordnet administrasjon av oppdragsforskningen. Avdelingene ble bedt om å uttale seg til hvilke erfaringer de har hatt i forhold til dette målet, eventuelt også andre virkninger. Sammen med brevene ble det utsendt spørreskjema i tilknytning til 58 registrerte prosjekter (av totalt ca. 200 prosjekter). Her ble det spurt om prosjektets formål, totale budsjetterte inntekter, finansieringskilde, hva som er prosjektets vesentligste kostnader og om RiT blir belastet med utgifter i tilknytning til gjennomføring av prosjektene. 4.2 Avgrensing Fylkesrevisjonen har ikke gått inn i på de konkrete avtaler som er inngått, verken i tilknytning til opprettelse av driftskapitalkonto eller i tilknytning til det enkelte prosjekt. Vår gjennomgang har heller ikke omfattet noen detaljert kontroll av de enkelte prosjektregnskapene som blir ført ved Runit AS på vegne av SINTEF Unimed. Vi har ikke innhentet dokumentasjon som eventuelt ville ha vist hvor store utgifter RiT blir belastet med i form av at arbeidstid benyttes og analyser / pasientundersøkelser gjennomføres i tilknytning til oppdragsforskningen som skjer via SINTEF Unimed. Det er ikke foretatt noen kartlegging av om det skjer oppdragsforskning på RiT som ikke er registrert via SINTEF Unimed.

9 7 5. RESULTAT AV UNDERSØKELSENE OG FYLKES- REVISJONENS VURDERINGER OG INNKOMNE HØRINGS- UTTALELSER 5.1 Generelt Fylkesrevisjonen har fått svar på 23 av 35 utsendte brev til avdelinger / seksjoner ved RiT. Videre har vi fått svar på 45 av 58 utsendte spørreskjema knyttet opp mot konkrete prosjekter som er hentet fra regnskapsoversikt for De som ikke svarte innen angitt frist, er purret en gang. En del av de som har svart, har gitt ufullstendige svar, samt at enkelte spørsmål overhode ikke er besvart. De som har svart er ikke purret, selv om svarene ikke har vært fullstendige. Fylkesrevisjonens vurderinger: Flere avdelinger / seksjoner som ikke har svart på fylkesrevisjonens henvendelse, ser ut til å ha en betydelig aktivitet via SINTEF Unimed. Spesielt gjelder dette Kreftavdelingen, Anestesiavdelingen og Endokrinologisk seksjon. Det er derfor beklagelig at disse ikke har svart på fylkesrevisjonens henvendelser. Videre er det beklagelig at enkelte av svarene er ufullstendige. Høringsuttalelser: Foreløpig rapport ble sendt til SINTEF Unimed og Regionsykehuset i Trondheim til uttalelse ved brev av SINTEF Unimed har avgitt uttalelse ved brev av , mens Regionsykehuset i Trondheim har kommet med uttalelse den Resymé fra uttalelsene er tatt inn under de enkelte punktene nedenfor, mens kopi av uttalelsene følger som vedlegg nr. 3 og Organisering av SINTEF Unimed Mål: Har organiseringen av SINTEF Unimed skjedd som forutsatt og er det inngått nødvendige avtaler mellom partene Fylkestingets vedtak og inngått samarbeidsavtale Ved fylkestingets behandling av sak om etablering av medisinsk forskningsselskap i Trondheim, ble fylkesutvalget gitt fullmakt til å godkjenne samarbeidsavtalen mellom SINTEF og STFK. Fylkesutvalget synes ikke å ha behandlet endelig utkast til samarbeidsavtale før den ble underskrevet av fylkesordføreren den

10 8 Avtale mellom NTNU/DMF og SINTEF Unimed Ved fylkestingets behandling lå det også til grunn at etableringen skulle skje på grunnlag av et samarbeid mellom SINTEF, NTNU/DMF og STFK. Undersøkelsene har vist at det ikke er inngått noen formell samarbeidsavtale mellom SINTEF og NTNU. SINTEF Unimed har opplyst at kollegiet ved NTNU behandlet og anbefalte avtalen i Avtalen ble så oversendt til Kirke-, Undervisnings- og Forskningsdepartmentet for endelig behandling. Avtalen er aldri blitt ferdigbehandlet fra statens side, og det foreligger derfor ingen formell undertegnet avtale mellom partene. SINTEF Unimed har imidlertid hele tiden ansett NTNU/DMF som part i arbeidet, og de har vært representert i Unimed s styre. Omorganisering av SINTEF Unimed Fra er det foretatt en omorganisering av SINTEF Unimed i og med at de tidligere virksomhetene SINTEF Unimed, SINTEF NIS og SINTEF Rehab. ble slått sammen til forskningsinstituttet SINTEF Unimed. I den forbindelse ble det utarbeidet nye vedtekter. I tilknytning til den siste endringen av vedtektene, ble fylkeskommunen spurt om de hadde merknader til de foreslåtte vedtektsendringene. Fylkesrådmannen har administrativt behandlet saken, og har i sitt svar uttalt at det fra fylkeskommunens side ikke er noen merknader til de foreslåtte vedtektsendringer for SINTEF Unimed. Opprettelse av driftskapitalkonto og prosjektkonti Ved oppstart av samarbeid mellom SINTEF Unimed og avdeling/seksjon ved RiT, blir det inngått en generell avtale om opprettelse av disposisjonskonto. Her avtales oppretting av en driftskapitalkonto i SINTEF Unimed som godskrives overskudd fra prosjekter og godtgjørelse for bistand fra prosjekter som gjennomføres ved andre avdelinger. Under disposisjonskonto opprettes det prosjektkonti for hvert prosjekt som etableres. Initiering og oppstart av nye prosjekter Prosjekt oppstår oftest ved at det er kontakt mellom lege og en oppdragsgiver. I den forbindelse foreligger det en protokoll som sier hvordan forskningsoppdraget skal gjennomføres. Protokollen gjennomgås av SINTEF Unimed sammen med prosjektleder for kartlegging av ressursbehov og kostnader før budsjett settes opp. Om nødvendig gjennomføres det forhandlinger med oppdragsgiver. Det inngås skriftlige avtaler mellom SINTEF Unimed og oppdragsgiver og mellom SINTEF Unimed og utførende avdeling, eventuelt andre avdelinger som skal medvirke i prosjektet (sekundærenhet). Videre sendes det ut diverse informasjon til prosjektlederne om forhold som må være avklart før oppstart. Det sendes melding til RiT v/sykehusapoteker som sekretær i legemiddelkomiteen ved alle kliniske utprøvinger/forsøk.

11 9 Avslutning prosjekter Når prosjektene er ferdige, avsluttes prosjektregnskapene, og eventuelle overskudd tilføres driftskapitalkontoen. Underskudd dekkes av samme konto. Overhead SINTEF Unimed beregner seg en overhead på bakgrunn av totale inntekter i prosjektet. Ved ordinær oppdragsforskning beregnes en overhead på til sammen 20 %, hvorav 12 % er en avgift til dekning av Unimed s bistand med prosjektet, mens 8 % settes av til et eget forskningsfond. Ansatte ved RiT vil ha mulighet til å søke om midler fra dette fondet. I egeninitierte prosjekter beregnes en overhead på 5 %. Regnskapsføring / revisjon Runit AS har på vegne av SINTEF Unimed ansvaret for all regnskapsføring og -rapportering. For dette beregnes avgifter ut fra en grunnavgift, pris pr. posterte utgiftsbilag og avgift knyttet til utlønning. Videre foretas renteberegning på disposisjonskontiene med godskrift hvert kvartal på basis av gjennomsnittlig innestående beløp. Regnskapsfører har ansvar for all innberetning av oppgavepliktige utbetalinger, og ansvar for fakturering / innkreving av prosjektinntektene i samsvar med inngått avtaler. Det samme gjelder fordeling av inntektene i den grad flere avdelinger berøres av prosjektet. I tilknytning til inngåelse av avtaler mellom Unimed og avdelingene er det gitt bestemmelser om hvilke utgifter som kan dekkes fra driftskapitalkontoen og regler for attestasjon og anvisning. Revisjon ivaretas av SINTEF s ordinære revisjon, pt. revisjonsfirmaet Deloitte & Touche. Fylkeskommunens innsynsrett Fylkeskommunens innsynsrett i Unimed-prosjekter har vært gjenstand for drøftelser mellom ledelsen i SINTEF Unimed og ledelsen ved RiT bl.a. på anmodning fra fylkesrevisjonen. Partene er enige om at både fylkeskommunen / RiT og fylkesrevisjonen har slik innsynsrett. Ved inngåelse av avtale om opprettelse av disposisjonskonto mellom SINTEF Unimed og berørte avdelinger, er det uttrykkelig slått fast i avtaleteksten at kontoen vil være tilgjengelig for innsyn av RiT s og NTNU s revisor om dette blir forlangt (dvs. hhv. fylkesrevisjonen og riksrevisjonen). Oversikt over prosjekter og disposisjonskonti pr Regnskapsrapporter over prosjekter knyttet opp mot avdelinger / seksjoner ved RiT spesifisert på avdeling med angivelse av driftskapitalkonto foreligger for Disse regnskapsrapportene viser at 35 avdelinger / seksjoner ved RiT har hatt 9,6 mill kroner i samlet inntekt og 10,0 mill kroner i utgift på sine prosjekter i 1997, og at sum kapital pr utgjør 15,8 mill kroner. Kapitalen består av opptjente midler på driftskapitalkonto fra overskudd på avsluttede prosjekter / andel inntekter på prosjekter hvor avdelingen utfører tjenester, samt tilgode beløp på prosjekter som er igang pr og/eller ikke er avsluttet på dette tidspunktet. Det er registrert ca. 230 forskjellige prosjekter, hvorav ca. 30 var registrert som stoppet, men ikke økonomisk avsluttet pr

12 10 Fylkesrevisjonens vurderinger: Etter det fylkesrevisjonen kan se, ble ikke utkast til samarbeidsavtale mellom SINTEF og STFK behandlet og godkjent av fylkesutvalget før den ble underskrevet av fylkesordføreren. Fylkesrevisjonen registrer også at det ikke er underskrevet noen formell avtale mellom NTNU/DMF og SINTEF Unimed, selv om dette ligger som en forutsetning ved fylkestingets behandling av saken. Initiering av nye prosjekter skjer i stor grad ved kontakt mellom bruker (industrien) og den enkelte lege / avdeling. Etter fylkesrevisjonens oppfatning kan dette føre til uheldige relasjoner mellom aktuelle firma og den enkelte lege/avdeling. Etter vår oppfatning hadde det vært mest ryddig om slik kontakt kunne ha skjedd direkte til SINTEF Unimed, som i neste omgang formidlet kontakt med aktuell avdeling. Fylkesrevisjonen oppfatter det slik at SINTEF Unimed har et ryddig forhold til de prosjekter som administreres via deres virksomhet. De har tatt i bruk omfattende avtaleformularer både ved opprettelse av disposisjonskonto i SINTEF Unimed og ved inngåelse av kontrakt med utførende avdeling. Ved inngåelse av begge disse avtalene skal avdelingsledelsen (avdelingsoverlege / seksjonsoverlege) undertegne sammen med prosjektleder, slik at det ikke er opp til den enkelte lege om prosjektet skal gjennomføres. Videre inngås det skriftlige avtaler med både aktuell finansieringskilde (sponsor) og eventuelle andre avdelinger som blir berørt av prosjektet. Det er videre gitt regler for hvilke utgifter som kan dekkes av driftskapitalkonto, og det er innført rutiner som ivaretar attestasjon, anvisning, bokføring og innberetning, samt revisjon. Fylkeskommunen har tilfredsstillende innsynsrett. Fylkesrevisjonen sitter imidlertid igjen med et inntrykk av at ledelsen ved RiT har hatt liten innsikt i hvilke prosjekter som til enhver tid blir gjennomført av sykehusets avdelinger / ansatte gjennom SINTEF Unimed. Dette skyldes at det til sykehusets ledelse ikke er etablert formelle rutiner hvor oppstart, innhold, avslutning og resultat av prosjektene meldes. Når det gjelder overhead, kan det stilles spørsmål ved om det er riktig at SINTEF Unimed skal beregne seg en andel som skal settes av til et eget forskningsfond. SINTEF Unimed argumenterer med at godt over halvparten av tildelingene fra fondet går tilbake til RiT-miljøet direkte, mens resten ofte kommer sykehuset tilgode ved at tildeling skjer til ansatte ved det medisinske fakultetet med bistilling ved RiT. Uansett vil enhver tildeling som ikke skjer til det samme miljøet som har opptjent midlene, kunne bli betraktet som unødvendig tap av inntekt. Fylkesrevisjonen er også usikker på om SINTEF Unimed s arbeid med de enkelte prosjektene stiger proporsjonalt med økningen av inntektene. Det vil også kunne være spørsmål om hvordan overhead beregnes. Slik det stort sett synes å fungere i dag, beregnes SINTEF Unimed s andel av brutto inntekt. I den grad det ved utarbeidelse av budsjett plusses på avgift til SINTEF Unimed, vil man oppnå en kalkulasjon som tilsier at overhead ikke tas av avdelingens inntekter.

13 11 Høringsuttalelser: SINTEF Unimed gir uttrykk for at det er naturlig at initiering av nye prosjekter i stor grad skjer ved kontakt mellom industrien og den enkelte lege/avdeling, da forutsetningen for oppdragsforskning er løpende kontakt på det faglige plan. Utviklingen de senere år viser imidlertid at SINTEF Unimed har flere tilfeller hvor de formidler kontakt fra industrien til lege/avdeling. SINTEF Unimed mener videre at det er etablert rutiner for oppstart av prosjekter ved RiT ved at et skjema sendes farmasøytisk avdeling. Dette beskriver hvilken avdeling som er involvert, hvilken prosjektleder som er ansvarlig, hvilken industripartner som er involvert og hvor lenge prosjektet skal vare. SINTEF Unimed presiserer videre at overhead ofte er noe som kommer i tillegg til avdelingens inntekter, selv om det regnskapsmessig blir innbakt i totalkostnadene. Etter deres oppfatning vil det si at dette er Unimed s inntekter og ikke avdelingenes, og at dette er noe Unimed forhandler seg fram til med industrien og som den er villig til å betale for ved å kjøre prosjektet gjennom Unimed. Når det gjelder Unimed s forskningsfond, blir midler fra fondet utdelt etter søknad en gang i året for å stimulere egen initiert forskning i miljøet. Etter SINTEF Unimed s mening er det derfor helt galt å konkludere med at dette er tapte inntekter for avdelingene. Konklusjon må være at RiT-miljøet får tilført ytterligere midler via forskningsfondet. 5.3 Erfaringer ved bruk av SINTEF Unimed: Mål: Har opprettelsen av SINTEF Unimed gitt de resultater som ble forespeilet i intensjonsavtalen mellom fylkeskommunen, SINTEF og NTNU/DMF Har opprettelsen av SINTEF Unimed bidratt til kompetanseheving innen medisinsk forskning Svært mange oppgir at SINTEF Unimed har gitt en kompetanseheving på avdelingene, dette hovedsakelig for at det genereres midler som kan brukes til å bygge opp ansattes kompetanse. Dessuten gir forskningsprosjektene kompetanseheving i seg selv. Avdelinger med god tilgang på oppdragsforskning mener de kunne ha klart å opparbeide samme kompetanse uten SINTEF Unimed s medvirkning. Har opprettelsen av SINTEF Unimed bidratt til økt oppdragsmengde Mange er forsiktig med å svare på punktet, men flere mener at oppdragsmengden ville vært den samme selv om SINTEF Unimed ikke hadde eksistert. SINTEF Unimed skaper ikke flere oppdrag, men tilrettelegger oppdragene bedre. I den senere tid har konkurransen fra andre markeder, spesielt lavkostland i Øst-Europa blitt større, slik at etterspørselen etter oppdragsforskning har flatet ut i de siste 2-3 årene.

14 12 Har opprettelsen av SINTEF Unimed bidratt til økt ressurstilgang Mange avdelinger mener ressurstilgangen er økt som følge av opprettelsen av SINTEF Unimed. Prosjektene har gitt bedre inntjening som følge av at bedre kontrakter er inngått. Andre avdelinger mener ordningen er noe dyr ved at Unimed spiser opp merinntjeningen ved assistanse i forhandlingene, med overhead som beregnes for tjenesten. Avdelinger med god tilgang til oppdrag er mer kritisk enn avdelinger med mindre tilgang til oppdragsforskning. Har opprettelsen av SINTEF Unimed bidratt til mer hensiktsmessig administrasjon av oppdragsforskning De aller fleste avdelingene er veldig godt fornøyd med tjenestene som leveres fra SINTEF Unimed (herunder Runit AS som regnskapsfører) Mange mener SINTEF Unimed gjør en svært god jobb på den administrative siden. Enkelte kritiske røster hevder at ordningen er kostbar, men man er godt fornøyd med den måten oppdragsforskningen administreres på. Fylkesrevisjonens vurderinger: I hovedtrekk er det positive uttalelser til at opprettelsen av SINTEF Unimed har bidratt til kompetanseheving, selv om enkelte mener at dette ville ha skjedd uavhengig av SINTEF Unimed. Når det gjelder oppdragsmengde, vil fylkesrevisjonen anta at det også kan være et spørsmål om det er ønskelig med økt oppdragsmengde, eller om dagens oppdragsforskning er stor nok, eller til og med for stor? Oppdragsforskningen synes også å variere svært mye fra avdeling til avdeling. Det kan dermed stilles spørsmålstegn til hvordan styringen er eller bør være. Skal det være opp til den enkelte lege / avdelingsoverlege å starte prosjekter, eller bør det være en sentral vurdering innenfor sykehusets ledelse (direktør/sjefslege/klinikkledelse). I forholdet til spørsmålet om SINTEF Unimed har bidratt til økt ressurstilgang, registrer fylkesrevisjonen stort sett positive svar, selv om enkelte mener at overhead til SINTEF Unimed har bidratt til å redusere en faktisk økning i brutto inntekter. Ellers registreres at de aller fleste gir uttrykk for at de er svært godt fornøyd med SINTEF Unimed. En egen enhet som ivaretar det formelle administrative arbeidet rundt oppdragsforskning ser dermed ut til å fungere godt. Høringsuttalelser: Regionsykehuset i Trondheim uttaler i sin høringsuttalelse at en av premissene vedrørende tildeling av universitetstilskuddet (Basis- og funksjonstilskudd) var at forholdene skulle legges tilrette for forskning og utvikling. Disse føringene ligger til grunn for de rutiner og den praksis som er etablert i samarbeidet med SINTEF Unimed.

15 Disponering av opptjent kapital Mål: Hva benyttes opptjent kapital på avdelingsnivå til og hvilke stillingsgrupper blir i hovedsak tilgodesett Hvem tar beslutning om bruk av midler fra driftskapitalkonto Nesten samtlige oppgir at det er avdelingsoverlegen som tar den endelige beslutning om bruk av midler fra kontoen. Noen få oppgir avdelingsledelsen eller avdelingsmøte, noe som tilsier at flere involveres i beslutningsprosessen. Hvem kan søke om midler fra driftskaptalkontoen Avdelingene svarer noe ulikt med hensyn til hvem som kan bli tilgodesett av driftskapitalkontoen. Mange svarer at prosjektmedarbeidere som har bidratt til midlene har fortrinnsrett, da hovedsakelig leger. Andre avdelinger svarer at alle ansatte kan søke om bruk av kontoen, men hovedsakelig at medisinsk personell prioriteres. Hvilke utgifter kan dekkes over driftskapitalkontoen Vanligvis er det kompetanseoppbyggende tiltak som dekkes. Det gjelder reisekostnader til kurs og kongresser, innleie av foredragsholdere, utgifter i forbindelse med doktoravhandlinger og kostnader i forbindelse med utgivelse av artikler/publikasjoner. Mange avdelinger oppgir at betydelige midler går til innkjøp av utstyr som egentlig burde være RiT sitt ansvar å anskaffe. Dette gjelder datamaskiner, kontorutstyr til personalet og medisinteknisk utstyr. Noen avdelinger bruker også noe midler til miljøtiltak blant egne ansatte. Fylkesrevisjonens vurderinger: Svarene på om hvem som beslutter bruk av midler på driftskapitalkonto, er her stort sett entydige om at det er avdelingsoverlegen. I hvilken grad dette er mest hensiktsmessig, vil være en vurderingssak, bl.a. avhenge av hvem som bør ha anledning til å søke om midler. Når det gjelder spørsmålet om hvem som kan søke, synes praksis å variere en del, fra at midler stort sett tilgodeser de som deltar i prosjektene til at alle ansatte ved avdelingen kan søke. Fylkesrevisjonen kan her bemerke at selv om ikke alle ansatte deltar direkte i et prosjekt, kan det ofte være snakk om at andre ansatte på avdelingen, på en eller annen måte blir delaktig eller belastes med merarbeid på grunn av prosjektet. Høringsuttalelser: Regionsykehuset i Trondheim har i sin høringsuttalelse at understreket at det også forut for etableringen av SINTEF Unimed, var praksis at deltagende avdelinger skulle få beholde opptjente midler i tilknytning til utviklings- og utprøvingsprosjekter. Når det gjelder praksis med bruk av disse midlene, er det gitt uttrykk for at direktøren har vært innforstått med at denne har variert.

16 Kartlegging av utvalgte prosjekter Mål: Hva er formålet med de enkelte prosjektene, hvilke samarbeidsrelasjoner er etablert i forhold til finansiering, og hva er de vesentligste kostnadene i prosjektene. Prosjektenes formål Hovedsakelig er formålet med prosjektene utprøving av legemidler for ekstern oppdragsgiver. Studiene krever ofte at pasienter melder seg frivillig for å delta i undersøkelsene. I en del tilfeller er prosjektets formål ren forskning rettet mot spesielle sykdommer. Arbeidsmedisinsk avdeling har prosjekter som går ut på å kartlegge risiko for sykdommer innenfor forskjellige arbeidsmiljø. Finansieringskilde Finansieringskildene er i all hovedsak farmasøytisk industri. Et fåtall prosjekter har staten (Statens Helsetilsyn) og organisasjoner som finansieringskilde, mens andre oppgir næringslivet som bidragsyter. Arbeidsmedisinsk avdeling skiller seg ut ved at de har store prosjekter som finansieres ved bidrag fra Norges forskningsråd, NHO s arbeidsmiljøfond, enkelte oljeselskaper, NTNU, Maling- og lakkfabrikantenes forening m.v. som er oppdragsgiver i forhold til kartlegging av arbeidsmiljø. Prosjektets vesentligste kostnader Av de innkomne svar fremgår at prosjektenes vesentligste kostnader er lønn til ansatte ved RiT som deltar i prosjektene og lønn til innleie av prosjektmedarbeidere. Videre er reisekostnader i forbindelse med møter, kurs og kongresser en betydelig kostnad i prosjektene. Likeledes har en rekke krysset av for at utstyrsanskaffelser og forbruksvarer er de største utgiftspostene i prosjektene. I mange besvarelser understrekes det at forskningspersonalet utfører mye oppdragsforskning ut over ordinær arbeidstid som ikke honoreres i form av lønn til den enkelte. Fylkesrevisjonens vurderinger: Hovedtyngden av prosjektene har til formål å prøve ut legemidler, samt noe forskning rettet mot spesielle sykdommer. Dette anser vi å ligge innenfor hva som var forutsetningen ved dannelsen av SINTEF Unimed og fylkeskommunens deltagelse. Når det gjelder arbeidsmedisinsk avdeling, som har en betydelig aktivitet som bl.a. retter seg mot kartlegging av sykdommer innenfor spesielle arbeidsmiljø, er fylkesrevisjonen mer usikker. Hensett til at det er snakk om en forholdsvis ny og liten avdeling, som også dekker et nytt område innenfor medisin / sykehusdrift, finner fylkesrevisjonen grunn til å reise spørsmålet om hva som var forutsatt å være arbeidsområdet for denne avdelingen ved opprettelsen, og hva som dermed skal defineres som ordinære driftsoppgaver.

17 15 Høringsuttalelser: SINTEF Unimed uttaler at det som skiller arbeidsmedisinsk avdeling fra andre avdelinger, er at de driver lite vanlig oppdragsforskning og mye egeninitiert forskning hvor SINTEF Unimed kun beregner 5 % overhead for tjenestene. Med den faste bemanningen avdelingen har, hadde dette vært umulig, uten midler utenfra. SINTEF Unimed har vært behjelpelig med håndtering av regnskap og ansettelser på slike prosjekter. Regionsykehuset i Trondheim har i sin høringsuttalelse uttalt at hovedintensjonene ved etableringen av denne enheten var kartlegging og avdekking av sammenheng mellom arbeidsmiljø i vid forstand og utvikling av ulike sykdommer. Videre utaler sykehuset at LO og NHO var initiativtakere ved etableringen av denne avdelingen. Direktøren antar videre at et samarbeid med det teknologiske miljøet i Trondheim generelt, og med SINTEF Unimed spesielt har styrket arbeidsmedisin som fagområde i Trondheim.

18 Regionsykehusets kostnader med prosjektene Mål: Blir RiT direkte eller indirekte belastet med utgifter knyttet til prosjekter ved SINTEF Unimed Regionsykehusets rutiner for registrering av forskningsoppdrag Administrasjonsrådet ved RiT behandlet i slutten av 1991 sak om rutiner for registrering av forskningsoppdrag. Ved rundskriv til avdelingsledelsen informeres det om at RiT har som mål å få overført flest mulig av forskningsoppdragene til SINTEF Unimed. Begrunnelsen fra direktøren var at dette ville føre til klarere og ryddigere ansvarsforhold og en avlastning av sykehusets regnskapskontor. Videre beskrives rutiner som skal følges for registrering når det skjer analyser/undersøkelser som er knyttet til Unimed-prosjekter. Det er her understreket at det kun skal skje en registrering uten at regning sendes fra sykehuset. Oppdragsvirksomhet som eventuelt ikke skjer i SINTEF Unimed s regi skal registreres på samme måte, men med den endring at det vil bli sendt regning. Spørsmål om fakturering av analyser / undersøkelser, har imidlertid vært tatt opp fra sykehuset side flere ganger i perioden etter etablering av ovennevnte rutiner. SINTEF Unimed har i den forbindelse vist til at dette er brudd på sedvane, samt at en stadig stigende andel av SINTEF Unimed s overskudd blir pløyd tilbake til RiT i form av tildelinger fra SINTEF Unimed s forskningsfond. På dette grunnlag er sykehuset bedt om å revurdere sin avgjørelse om fakturering. Ut fra dette har RiT trukket tilbake sine forslag om fakturering. Status er dermed slik at Unimed-prosjektene ikke er blitt eller blir belastet med regninger fra sykehusets laboratorier / poliklinikker for utførte analyser / undersøkelser. Her må det bemerkes at laboratorier / poliklinikker som utfører slike oppgaver for andre avdelinger, får sin andel av prosjektenes inntekter i samsvar med inngåtte avtaler. Uttak av varer fra sykehusets sentrallager til benyttelse i prosjektene, blir etter det som er opplyst fra RiT, fakturert i den grad de tas ut til det formålet direkte fra lageret og det gis referanse til Unimedprosjekt. Forbruk av medisinske forbruksartikler o.l. knyttet til pasientundersøkelser og analyser som utføres ved ordinære poliklinikker / laboratorier blir, ut fra det som er sagt ovenfor, ikke fakturert. Avdelingledelsens / prosjektansvarligs svar på om RiT blir belastet med utgifter knyttet til prosjektene Spørsmål om RiT blir belastet med utgifter som arbeidstid, direkte og indirekte kostander ved gjennomføring av analyser og undersøkelser, uttak av forbruksmateriell m.v. i tilknytning til gjennomføring av prosjektene ble også stilt i spørreskjemaene knyttet til de enkelte prosjektene. Generelt må det opplyses at dette punktet ikke er godt besvart. Av de som har besvart, opplyser en del at det skjer noe bruk av arbeidstid. Enkelte har i tillegg anført bruk av utstyr og lokaler ved analyser og undersøkelser som en kostnad. Svært få oppgir bruk av forbruksmateriell som en kostnad som belastes RiT i noen særlig grad.

19 17 Fylkesrevisjonens vurderinger: Fylkesrevisjonen konstaterer at det fra RiT sin side er lagt opp til rutiner som forutsetter at det ikke skjer noen fakturering når det foretas analyser / undersøkelser fra sykehusets laboratorier, røntgenavdelinger og poliklinikker. De avdelingene som utfører arbeid, får inntekter fra prosjektet, mens sykehusets drift ikke tilføres midler. I mange tilfeller blir sykehuset påført utgifter, ved bruk av arbeidstid, utstyr, samt driftsutgifter knyttet til ovennevnte analyser/undersøkelser. Kun i den grad medisinsk forbruksmateriell m.v. tas ut spesielt til prosjektene fra sentrallageret blir regning sendt. Høringsuttalelser: SINTEF Unimed gir uttrykk for at fylkesrevisjonen påpeker at de avdelingen som er involvert i prosjektet får tilført inntekter, mens sykehusets drift ikke tilføres midler. Ut fra deres erfaringer etter mange års virksomhet, mener de dette bare delvis er riktig. Avdelingene som utfører dette får overført penger til sine konti uansett om det er inneliggende eller polikliniske pasienter og ofte uansett om prøvene allikevel skulle tas i rutinen. I tillegg blir mye av disse pengene brukt til innkjøp av nytt utstyr, betaling av arbeidstid, kursing og videreutdanning av personalet. Alt i alt tror SINTEF Unimed at RiT kommer ut på plussiden med denne ordningen. RiT understreker at prosjektene blir belastet med lønnskostnader, samt uttak fra lager. Laboratorieundersøkelser og pasientundersøkelser blir behandlet som omtalt i rapporten, mens indirekte kostander som avskrivninger, bruk av utstyr og lokaler aldri har vært forutsatt belastet prosjektene.

20 18 6. FYLKESREVISJONENS KONKLUSJONER OG FORSLAG TIL TILTAK Organiseringen av SINTEF Unimed Bortsett fra enkelte formelle feil med hensyn til intern godkjenning i Sør-Trøndelag fylkeskommune og manglende formell samarbeidsavtale med UNIT, har selve opprettelsen av SINTEF Unimed skjedd etter forutsetningene. SINTEF Unimed administrerer oppdragsforskningen ved RiT på en ryddig og oversiktlig måte. For å sikre total uavhengighet mellom legemiddelfirma og den enkelte lege, bør kontakt mellom oppdragsgiver og lege fortrinnsvis formidles via Unimed. Ved alle kliniske utprøvinger og forsøk sender SINTEF Unimed melding om igangsatte prosjekter til RiT v/farmasøytisk avdeling. Det viser seg likevel at sykehusets ledelse mangler informasjon om igangsatte prosjekter. Ledelsen har i dag ikke god nok oversikt over den oppdragsforskningen som foregår ved RiT SINTEF Unimed beregner en fast overhead på 20% i alle prosjekter som virksomheten administrerer, hvorav 8% settes av til Unimed s forskningsfond. For egeninitierte prosjekter settes overhead til 5% av prosjektets brutto inntekter. Fylkesrevisjonen konstaterer at enkelte avdelinger gir uttrykk for at ordningen er kostbar. Selv om SINTEF Unimed mener at overhead overhodet ikke tas fra prosjektenes inntekter, vil vi foreslå at fylkeskommunen/ RiT tar opp spørsmålet med ledelsen i Unimed. Det samme gjelder ordningen med avsetning til forskningsfondet. Erfaringer ved bruk av SINTEF Unimed SINTEF Unimed har med sin medvirkning til tilrettelegging av oppdragsforskning ved RiT bidratt til kompetanseheving og økt ressurstilgang til avdelingene. Unimed har også trolig vært med på øke oppdragsmengden ved avdelinger som før har hatt lite tilgang til denne type forskningsaktiviteter. RiT bør ha en oppfatning av i hvor stor grad sykehuset skal engasjere seg i oppdragsforskning. Dette må vurderes ut fra behovet for forskning og utvikling på den ene siden, og ivaretakelsen av sykehusets primære oppgaver på den andre. I en slik vurdering bør sykehusledelsen involveres i større grad enn i dag. Disponering av opptjent kapital Mange av avdelingene oppgir at opptjent kapital fra prosjektene disponeres av avdelingsledelsen v/ avdelingsoverlege. Utgifter som dekkes, er tiltak til faglig utvikling av ansatte, og noe kjøp av utstyr ved avdelingen. Fylkesrevisjonen har ikke merknader til denne ordningen.