System for ledelse og styring, slik det jobbes med i Asker kommune

Transkript

1 System for ledelse og styring, slik det jobbes med i Asker kommune Ernst Ole Solem, Asker kommune Kvalitetssjef og beredskapsleder NFKR frokostmøte Oslo Implementering av ny standard 9001: mars 2017

2 Asker mulighetenes kommune Asker er en del av en voksende hovedstadsregion Politisk styrt (H) innbyggere - Norges 11. største kommune 4000 ansatte Driftsbudsjett 4,1 mrd. kr.

3 Norges 11. største 100 km2-1/3 landbruksareal - 1/3 skog og friareal - 1/3 bebygget areal 17 % Innvandrere 50 % av befolkningsøkningen Asker i tall innbyggere 2,4 % arbeidsledige arbeidsplasser 80 % Familieboligersmåhus 4,1 mrd. i driftsutgifter 6 mil strandlinje 47 kommunestyrerepresentanter 61 idrettslag medlemmer 46,3 % med høyere utdanning 2,1 % Befolknings vekst 381 frivillige foreninger

4 Kommunesammenslåing > Nye Asker kommune - 3 års prosess innbyggere ansatte 6. (7.) største kommune 6 mrd. til drift Del av stor-oslo - halvøya mellom Drammensfjorden og Oslofjorden Ny kommune med Hurum, Røyken og Asker Kommunen skal hete Asker med rådhus i Asker sentrum Fra gammelt av strakk Asker-soknet seg fra Tofte til Lysaker Like/ulike IKT-systemer mil fra Sanner til digitaliseringsprosjekter i nye i mil i reformstøtte for sammenslåingen

5 Et bilde på nye muligheter

6

7 Sertifisering

8 Asker kommune er ISO-sertifisert Asker kommune er ISO-sertifisert på standarden ISO-9001:2015 Kvalitetsledelse. Systemet ivaretar ledelse og styring i Asker kommune og omfatter også: o ISO Ytre miljø o ISO Informasjonssikkerhet o ISO Etikk og samfunnsansvar

9 Felles, enhetlig og gjennomgående Lik struktur og oppbygging for hele organisasjonen Ledelsesprosesser vi blir styrt Vi forbedrer oss Brukerdialog - vi avklarer Kjerneprosesser vi produserer Resultatoppfølging - vi rapporterer Støtteprosesser vi får hjelp Vi forbedrer oss

10 Ledelse- og styringssystemet skal hjelpe oss RÅDMANNENS INTERNKONTROLL PROSESSER OG SYSTEMER Felles ledelsessystem Ledelsens gjennomgang Asker Dialogen Kvalitetsstyring ISO - standarder Interne revisjoner ISO-sertifisering Eksterne revisjoner

11 Kontinuerlig forbedring ligger til grunn for all ledelsesmessig aktivitet God balanse mellom daglig drift og utvikling

12 Helhetlig styring fra idé til gevinst Praksis?! Behov for noe NYTT Utviklet noe NYTTIG Ny Ny løsning er NYTTIGGJORT

13 Vi må gjøre det hele operativt > Det hjelper ikke bare å prate om gode modeller og systemer Vi må ha hovedfokus på å utføre kjerneoppgavene til beste for våre innbyggere, hvor god styring og kontroll på risiko og sårbarhet er en del av kvalitetssikringen Styring og kontroll må ikke overdrives slik at alle gode hensikter stjeler ressurser fra tjenesteproduksjonen Vi må være åpne for innovasjon som fremmer utvikling i tjenesteproduksjonen til beste for brukerne

14 Resertifisering/ny versjon

15 Grad av styring - 4 av 5 på Fokusområde 1 Implementering av ISO 9001:2015 Gjelder hele Asker kommune fra «topp til tå» Hele organisasjonen med plan og styringssystem/felles ledelsessystem er sertifisert iht. ISO-9001:2015 nytt sertifikat er utstedt - gjelder i 3 år

16 Grad av styring - 4 av 5 på Fokusområde 2 Hvordan sikrer kommunen innovasjon og tjenesteutvikling gjennom fokus på brukermedvirkning, involvering av relevante interessenter, gjennomføring og evaluering av sine aktiviteter? Kriterier for vurdering: > Handlingsprogrammet (medborgerskap & samskaping, forebygging og tidlig innsats, helhet og samhandling, kvalitet og kompetanse). > Virksomhetsplan speiler HP og viser status, resultat og forbedringsområder. Tema per tjenesteområde: > Oppvekst: dekorasjon & dokumentasjon, vurdering for læring, ungdom i utvikling, tidlig innsats, helhet og samhandling. > Helse: kvalitetssløyfer, læringsnettverk, kompetanse og forbedringsprosjekter. > Natur & Idrett: Samskaping og mangfold. > Teknikk & miljø: Forretningsmessig drift. > Eiendom: Effektive bygg tilpasset behov. > Ledelse: Systemutvikling og innovasjon.

17 Funn hvor tiltak er akseptert (5 enkeltavvik): 1. Systematikk for å forstå interesseparters behov og forventning Prosjekt nytt felles ledelsessystem 2. Tiltak for å ta hensyn til risiko og muligheter Implementeres i nytt felles ledelsessystem 3. Kvalitetsmål og planlegging for måloppnåelse Følges opp som en del av nytt felles ledelsessystem 4. Spesialpedagogisk tilbud og tidlig innsats BFE og frister Tiltak er satt inn for å lukke åpne vedtak - følges opp ved senere revisjoner 5. Infeksjonskontroll Gullhella Bo- og aktivitetssenter Smittevernkontakt oppnevnes i desember og innarbeides i opplæringsplan for nyansatte (februar) > Funn som er lukket: > 4 enkeltavvik, 15 observasjoner, 3 forbedringsmuligheter

18 Prosjektet har tre hovedleveranser: 1. Vurdere omfang og forenkling av kvalitets- /ledelsessystemet 2. Anskaffe ny programvare for kvalitets- /ledelsessystemet 3. Innføre / implementere nytt kvalitets- /ledelsessystemet

19 Nytt systemverktøy Målesystem Prosedyresystem «Gjøre»-system Prosedyresystem > Systemet skal være nyttig for folk der de er Intuitivt grensesnitt God søkefunksjon Mobilklient Målesystem Forbedre Følge opp Planlegge Utføre «Gjøre»-system > Systemet er anskaffet og teknisk implementert jobben er startet med strukturering, oppsett og innhold få det hele godt implementert i organisasjonen involvering starte med pilot for hele tjenesteområdet Helse og omsorg ha med en virksomhet fra hvert av de andre tjenesteområdene ha med stab/støtte for å ivareta fellesprosessene og i tillegg ha med de som er veldig «tent» og melder seg på > Raskt i gang med noen Quick Wins Digitale virksomhetsplaner Digital oppfølging av informasjonssikkerhet

20 Visjon og verdier

21 Mulighetenes kommune

22 Åpenhet Menneskesinnet er som en fallskjerm Det fungerer best når det er åpent.. Cole s rules

23 Troverdighet TILLIT KONTROLL

24 Gjensidig respekt

25 Dialog gir resultat

26 AskerDialogen digitalt inn i styringen Sammen med våre innbyggere forbedrer vi oss kontinuerlig gjennom AskerDialogen

27 Direkte inn i drift- og styringssystemet

28 All oppfølging gjennom AskerDialogen Lett tilgjengelig på kommunens nettsider Enkelt skjema Ivaretar kontinuerlige forbedringer Melde fra om avvik, forbedringsforslag og positive tiltak Funn fra tilsyn og revisjoner Statistikk

29 Balansert målstyring > Indikatorer som kan følges opp

30 Forbrukerådets kommunekåring Tester kvalitet på informasjon og service Henvendelser via telefon Henvendelser via e-post Gjenfinning av informasjon på nettsidene Til sammen 281 tester i Forskjellige tester fra år til år

31 Systematisk kvalitetsarbeid over tid > Proaktivitet ved god informasjon i tide Nett-tjenester, AskerPosten, Interninformasjon > Besvare alle innbyggerhenvendelser i tide Oppmøte, telefon, e-post, AskerDialogen, Chat, Facebook, twitter > Oppfølging og internkontroll Kontinuerlige automatiserte rutinekontroller Innbyggerundersøkelser Forbrukerrådet tester > Internrevisjon og eksternrevisjon - ISO 9001, og 27001

32 Men vi har utfordringer

33 Hendelser læring og forbedring «Sikre at vi lærer av feil og reduserer risiko for alvorlige feil»

34 Kvalitet i praksis! Møtet mellom innbyggere og ansatte hva er vesentlig? rett forvaltning og tjenestekvalitet Verifisering Vesentlig for bruker - innbygger - allmenheten - politikere - ansatte - arbeidsgiver..

35 Asker har ikke opplevd slike overskrifter men ingen er immune

36 Løses med tillit, læring og kultur og kontroll

37

38 Å finne verdier på tvers Tverrgående behov Tverrgående løsninger Deling og læring av både feil og framgang

39 Skal være en integrert del i systemet

40 Arbeidsgiverpolitisk plattform Satsningsområder: 1. Etikk og samfunnsansvar 2. Medarbeiderskap og ledelse 3. Partssamarbeid 4. Arbeidsmiljø og nærværsarbeid HMS 5. Rekruttering 6. Kompetanseutvikling 7. Mangfold og inkludering 8. Lønnspolitikk

41 Kontrollene fanges opp i systemet TILSYN - Staten kontrollerer kommunene EGENKONTROLL Kommunestyret kontrollerer rådmannen gjennom kontrollutvalget, primært ved bruk av revisjonsfirma/kommunerevisjonen INTERNKONTROLL Rådmannen kontrollerer virksomhetene gjennom styringssystemet hvor metode/rammeverk som COSO, ISO, BMS mm er implementert. Som del av dette brukes ROS-analyse som verktøy

42 Vi må prøve å vite, og å bevisstgjøre

43 Integritetsprofil Asker kommune

44 Nye tiltak Inn i virksomhetsplaner ROS-analyser, felles forståelse o Etikk/samfunnsansvar o Hederlig virksomhet o Forbrukerspørsmål o Arbeidsforhold Etiske retningslinjer o Både folkevalgte og ansatte i Asker kommune Antikorrupsjon o Handlingsplan o Innmeldt i Transparency International Norge (TI) o Med i korrupsjonsforebyggende nettverk KS og TI Arbeidsgiverpolitisk plattform

45 Handlingsplan mot korrupsjon Første kommune med handlingsplan mot korrupsjon Forebygging Levende arbeidsverktøy/verktøykasse Lett tilgjengelig på kommunens nettside

46 Etiske retningslinjer

47 Varsling i kommunen

48 Varslingskanal Ekstern varslingskanal Innbyggere og andre samfunnsaktører Tilgjengelig på nettsidene Intern varslingskanal For ansatte Tilgjengelig på intranettet

49 ISO hjelper oss med samfunnsansvaret Det handler om å håndtere våre mest kritiske risikoer. Bygger på FNs 10 prinsipper, jf. Global Compact. Menneskerettigheter Arbeidsforhold Klimaendringer Bruk av naturressurser Biologisk mangfold produktsikkerhet Ansattes rettigheter Leverandørkjede Kunder/rettigheter Etisk handel Informasjon Forretningsmoral Avfallshåndtering Habilitet Likebehandling Korrupsjonsbekjempelse Samfunnssikkerhet Eierstyring Anskaffelser

50 Oppsummering

51 Slik ville vi ikke ha det

52 Samme mål og struktur

53 Applaus blir vi enda bedre neste gang?

54 Helhetlig ISO-sertifisering Asker kommune er ISO-sertifisert gjennom standarden for kvalitet, ledelse og styring (ISO-9001:2015). Kommunen har også implementert samfunnsansvar (26000), miljøstyring (14001) og informasjonssikkerhet (27001). I den sammenheng er det etablert et gjennomgående kvalitetsstyringssystem i organisasjonen - Felles ledelsessystem. Dette innbefatter prosesser og arbeidsbeskrivelser og et avviks- og forbedringssystem AskerDialogen, som ivaretar kontinuerlige forbedringer. Avvik, forbedringsforslag og positive tiltak meldes inn både fra innbyggere og ansatte. I tillegg legges funn fra tilsyn og revisjoner inn i systemet for oppfølging. Systemet avgir statistikk som brukes til å identifisere tiltak som hindrer gjentakelse og som viser forbedringer, samt gir grunnlag for årsaksanalyse og trendanalyser. Følges opp gjennom "Ledelsens gjennomgang" både på virksomhetsnivå og på kommunenivå. I tillegg sjekkes forbedringsprosessene opp gjennom de årlige interne og eksterne revisjonene.

55 Takk for meg Vi må finne den gode balansen mellom tillit og kontroll som bidrar til å utvikle samfunnet vårt i riktig retning