Referat årsmøte. Tid: Onsdag 17. september 2008 Sted: Huset Tidsramme: Kl

Transkript

1 Referat årsmøte Etterstad kolonihager 2008 Tid: Onsdag 17. september 2008 Sted: Huset Tidsramme: Kl Åpning og konstituering Styrets nestleder Larz Tvethaug ønsket velkommen til årsmøtet. Det var ingen innsigelser til møteinnkallingen. Årsmøtet ble ansett som lovlig innkalt Opprop med følgende resultat: 34 var representert (inkludert 1 fullmakt). I løpet av møtet kom og gikk det noen, på det meste var vi oppe i 37 parseller. 2. Valg av Dirigent: Petter Thoresen, p83 Referenter: Lars Bjerkmann, p87, Frode Tveit, p44 Tellekorps: Terese Wiig, p79, Svein Ronny Hansen, p48 Protokollunderskrivere: Tone Bull, p30, Nina Haugaard, p77 3. Styrets årsberetning fra september 2007 til september 2008 Larz Tvethaug, p20, gjennomgikk årsberetningen. Følgende kommentarer og innspill noteres: - De som ønsker internettforbindelse i hagen, må løse det på egen hånd eller i samarbeid med naboparsellene. Tips til og erfaringer med løsninger og leverandører kan sendes Etterstadposten. - Om to år skal fornyelsen av hekkene være ferdig, hvis alle fortsetter å følge hagebrukskomiteens anvisninger. - Dugnadsånden i hagen er imponerende, selv om det i år har vært en økning av parsell-leiere som ikke har møtt til fellesarbeid. Høstdugnad i år er lørdag 18. oktober , vårdugnaden 2009 blir lørdag 25. april kl Husk epleinnsamling søndag 28. september. Vær med å bidra til hagens egen eplesaft. - Det kun vært ett salg av hytte til ny kolonist hittil i år. I høst skal ytterligere to nye kolonister inn, men det avventer internsalg og overtakst. - I vinter opplevde vi at en hytte brant. Husk at forsikring av hytte er parsell-leiers ansvar og at det aller viktigste er å sørge for at brannslukningsutstyr og røykvarsler er i orden. Hafslund har sjekket elanleggene i hagen, noe som også bidrar til økt brannsikkerhet. Eunice har hengt opp liste på Titten Tei, for de som ønsker å utbedre anlegget i samarbeid med andre. - Hagen har i år kåret kokebokredaksjonen til årets kolonister og p48 Svein Ronny og Liv Hansen til årets parsell. - Driftskomiteen har gjennomført tre runder denne sesongen. - Etterstadposten har kommet med tre utgaver i perioden. - Postkassen ved porten blir stengt etter sesongslutt også i år - Det ble tatt opp at det er et problem med parkering foran porten, noe som i tillegg til å være i veien for andre kolonister, også hindrer tilgang for sykebil, brannbil med mer. Det har også blitt ødelagt en del heller på kurvballbanen etter at en bil har brukt den som parkeringsplass. Tone Bull, p30, vil ta initiativ til å skrive til 1

2 forbrukerrådet om parkeringsplassene i Etterstadgata, som vi mista etter at det ble bygget nytt hus. Planer for neste sesong: - Male Titten Tei og trappa til huset - Sette opp gelender og klatreplanter på paviljongen, - Reparere/bytte gjerder - Vedlikehold av sanitær- og felleshuset. - Det skal kjøpes inn nye bord til huset. - Hvis kolonihageforbundet får orden på sin planlagte fellesportal, blir det også nye nettsider. - Arbeidet med dokumentasjon av parseller som ikke holdes i orden vil fortsette. Vedtak: Årsberetningen ble tatt til etterretning 4. Årsregnskap med revisors beretning Regnskapet ble gjennomgått av revisor Olav Neander, p61, i kasserers fravær. Olav startet med en takk for godt naboskap. Kommentarer: Regnskapet er ført ufattelig ordentlig. Budsjetteringen har vært nøktern og god. I tillegg til et veldig godt loppemarkedresultat, har det kommet noen hyggelige overraskelser fra tilskudd og spesielt salg av kokebok. Det har gitt oss et rekordstort overskudd på ,-. Bortsett fra dette er tallene meget treffsikre og det er små avvik mellom budsjett og regnskap. Omsetninga nærmer seg en million (for 14 år siden var den på !) og revisor påpekte farene med å administrere så mye penger. Han anbefalte å sette bort regnskapet til en profesjonell regnskapsfører hvis man ikke finner en regnskapsfører i hagen med samme kompetanse som nåværende kasserer. Hagen må heller ikke undervurdere viktigheten av å ha gode revisorer. En kuriositet er at en av de få postene som gikk under budsjett, er inntekter ved salg og overdragelser. Det er lite turnover og tydelig at folk trives i hagen. Vedtak: Regnskapet ble godkjent ved akklamasjon. 5. Budsjett Budsjett for 2008/2009 legges fram på vårmøtet

3 6. Innkomne forslag Forslag 1 Gjelder: Tillegg driftsreglene 13 Forslagsstiller: Eunice Haug Jammeh, p 27 Forslag: 13 FORHOLDET TIL NABOENE Parsellene i hagen er små. Med maksimal utnyttelse av parsellen kan du ikke unngå å få et meget nært forhold til dine naboer. Alle forhold i kolonihagen kan ikke reguleres, det vil derfor være viktig at du snakker med dine naboer, og tilstreber enighet dere i mellom. Å hjelpe hverandre er i god kolonihageånd, og det har vi god erfaring med i hagen vår, enten det gjelder gode råd eller å bytte stiklinger og stauder. Å leve sammen i hagen krever at du tar hensyn. Ved bruk av redskaper som støyer Særlig hensyn skal tas mandag fredag etter kl , og etter kl lørdag. Det bør tilstrebes å ha et jevnt vedlikehold av parsellen, slik at støyende virksomhet kan begrenses tidsmessig per gang (motoriserte gressklippere og andre motoriserte verktøy, annet støyende vedlikehold). Søndag skal det være helgefred. Disse reglene gjelder i perioden fra mai til og med august. Dispensasjon kan gis av styret. Ved bruk av farlig redskap Slikt utstyr må holdes forsvarlig låst, slik at ikke barn kan komme til skade Ved grove brudd på reglene om å ta hensyn, kan styret gi varsel om oppsigelse. Kolonistene plikter å følge driftsreglene i hagen og er også ansvarlig for at andre som gis adgang til parsellen opptrer i henhold til disse. Ta hensyn til naboen ved bruk av musikk, radio og andre lydkilder. Fyll og bråk er ikke tillatt. Det skal være rolig på parsellen mellom kl og Kolonistene og deres gjester skal ikke oppføre seg på en slik måte at andre føler seg uttrygge. Hunder skal holdes forsvarlig bundet på parsellen. All utlån av hytter utover 14 dager skal godkjennes av styret på forhånd. Dette gjelder også utlån til familie som normalt ikke hører med i husholdningen. Ved brudd på disse reglene, kan styret gi varsel om oppsigelse. Bruk av narkotika/ forbudte stoffer i kolonihager vil gi oppsigelse etter en advarsel. Vedtak: Forslaget ble ikke vedtatt 3

4 Forslag 2 Gjelder: Tillegg driftsreglene 17.7 Forslagsstiller: Styret Forslag: 17.7 Trær, hekk og beplantning mot naboen Trær må holdes nede ved beskjæring og ikke overstige 4,00 meter. Dispensasjon kan gis av styret. Det skal søkes styret om tillatelse til å felle trær. Ingen kan beskjære en annens trær uten vedkommendes samtykke. Grener skal ikke henge over på naboparsell og felleshekk. Råtten frukt på den enkelte parsellen skal fjernes så snart som mulig for å unngå spredning av smitte via. All nedfallsfrukt fjernes før vinteren. Felleshekken skal ikke overstige 50 cm utenfor portstolpen og ikke være høyere enn cm. Høy beplantning inntil naboens parsell kan kun være på parsellens sydside (mot Ekeberg), slik at den ikke skygger. Høyde på planter ved gjerde/naboskille må ikke overstige 1,20 m. Tvister bringes inn for styret som har endelig avgjørelsesmyndighet. Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt Forslag 3 Gjelder: Endring driftsreglene 5.2 Forslagsstiller: Styret Forslag: 5.2 Valg - Festkomité, representanter fra minst 3 parseller, hvorav maksimum to er på valg hvert år - Loppekomité, representanter fra minst 3 parseller, hvorav maksimum to er på valg hvert år - Hagebrukskomité, representanter fra minst 3 parseller, hvorav maksimum to er på valg hvert år - Uteromskomité, representanter fra minst 2 parseller, hvorav maksimum en er på valg hvert år - Andre, ad hoc- eller kortvarige komiteer Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt Forslag 4 Gjelder: Bortkjøring av hageavfall til kompostering forsøksordning Forslagsstiller: Petter Thoresen, p 83 Forslag: Kolonihagen organiserer tilbud om felles bortkjøring av hageavfall fra parsellene. I første omgang gjøres dette som en forsøksordning i kommende sesong. Vedtak: Forslaget enstemmig vedtatt 4

5 7. Fastsettelse av kontingent og honorarer Årskontingenten Forslag: Ingen endring Årskontingenten er kr 5.500,- pr år. Styrehonorarer Nåværende tekst: Leder honoreres med kr 2.000,- samt en generell godtgjørelse på kr 500,- pr år. Øvrige styremedlemmer kr 2.000,- pr år og varamedlemmer kr 1.500,- pr år, som før. Forslagsstiller: Gry Sjødin Neander, p 61 Forslag: Leder honoreres med kr 4.000,- samt en generell godtgjørelse på kr 500,- pr år. Øvrige styremedlemmer kr 4.000,- pr år og varamedlemmer kr 2.500,- pr år. Vedtak: Forslag ble vedtatt mot 1 stemme, 5 var avholdene. 8. Valg Styrets innstilling Driftskomité Svein Ronny Hansen, 48, ikke på valg (gjenstår 1 år) Ruth Mottang, parsell 50, ikke på valg (gjenstår 1 år) Martin Wanvik. p 71, ny, på valg 2 år Medlem til styret i Oslo Krets av Norsk Kolonihageforbund Styret i Etterstad kolonihager får fullmakt til å finne en person til styret i Oslokretsen Forslaget ble enstemmig vedtatt Valgkomiteens innstilling Styret Leder: Larz Tvethaug, p 20, ny leder, på valg 2 år Nestleder: Anne Kari Myrvold, p 58, ny, på valg 1 år Kasserer: Mona Linnerud Hartvigsen, p 52, gjenvalg 2 år Sekretær: Lars Bjerkmann, p 87, ikke på valg (gjenstår 1 år) Styremedlem: Petter Thoresen, p. 83, gjenvalg 2 år Styremedlem: Marianne Ebeltoft, p 78, ikke på valg (gjenstår 1 år) Styremedlem: Gry Karlsen, p 38, ny, på valg 2 år (Anne Kari Myrvold, p 58, erstatter Larz Tvethaug, p 20, da han er innstilt som styreleder midt i sin periode) 5

6 Takstkomité Simen Andresen, p 56, gjenvalg 2 år Ingibjørg Bødvarsdottir, p 7, gjenvalg 2 år Knut Johansen, p 28, ikke på valg (gjenstår 1 år) Rune Mordal, p 10, ikke på valg (gjenstår 1 år) Byggekomité Simen Bjerkestrand p 23, gjenvalg 2 år Martin Müller, p 54, gjenvalg 2 år Jo Ryste, p. 40, ikke på valg 2 år (gjenstår 1 år) Revisorer Sølvi Weigård, p 41, gjenvalg 2 år Eunice Haug Jammeh, p27, ny, på valg 1 år (satt på ett år for å gi kontinuitet) erstatter Olav Neander, p 61, som flytter fra hagen midt i sin periode) Husforvalter Eirin Høiby / Frederic Newton Smith p.12, gjenvalg 1 år Delegat til forbundets landsmøte 2009 Leder/Nestleder i styret, i tillegg til en av årsmøtets frammøtte. Inger Marie Selboe p31 ble enstemmig valgt fra salen Delegater til kretsens årsmøte 2009 Leder/nestleder i styret, i tillegg til en av årsmøtets frammøtte. Dag Hoel p76 ble enstemmig valgt fra salen Valgkomité Ragnhild Holmen, p 49, ikke på valg (gjenstår 1 år) Siri Gjelland Müller, p 54, ny, på valg 2 år Inger Marie Selboe, p 31, ny, på valg 2 år (Anne Kari Myrvold, p 58, går ut av komiteen da hun er innstilt som nestleder midt i sin periode) Valg av valgkomité ble utsatt til etter valg av styret fordi Anne Kari p58 stilte til valg som nestleder. Det ble en kort diskusjon om måten valgkomiteen innstilles på og om det at styret innstiller er normal organisasjonsprosedyre. Protokolltilførsel, fra Tone Bull, p30: Årsmøtene bør følge den praksis at valgkomité velges på grunnlag av benkeforslag i salen. 6

7 Diverse infopunkter: Epleinnsamling til hagens eplesaft. Parsellene skriver seg på liste. - Tone Bull, p30, oppfordret å ha på utelys på i sesongen slik at det blir lysere i hagen spesielt nå om høsten. - Høstdugnad: 18 oktober , vårdugnad 2009: 25. april kl Bostedsbevis skal leveres styret innen 10. okt (ny frist). Ring så kommer den med en gang. - Styrets postkasse blir fort full. Styret finner en løsning på dette. I henvendelser til styret kan man stryke ut personnummeret, da det ikke er en opplysning styret trenger. Oslo, oktober 2008 Referenter: Lars Bjerkmann Frode Tveit Protokollunderskrivere: Tone Bull Nina Haugaard 7