ARBEIDSSEMINAR OM TIDLIGFASEN 30. OKTOBER 2003 OPPSUMMERING FRA GRUPPEARBEIDENE

Transkript

1 KOMPETANSENETTVERKET FOR SYKEHUSPLANLEGGING ARBEIDSSEMINAR OM TIDLIGFASEN 30. OKTOBER 2003 OPPSUMMERING FRA GRUPPEARBEIDENE 1 Gruppearbeid Deltakerne på arbeidsseminaret ble delt inn i fem grupper: Tidligfasen i planprosessen Godkjenning av sykehusprosjekter Standarder krav til datagrunnlaget for planlegging Driftskostnader og finansiering Den fysiske løsningen Målsettingen for gruppearbeidene Diskutere sentrale problemstillinger med utgangspunkt i innleggene og gruppemedlemmenes erfaringer Utarbeide forslag til aktiviteter / tiltak som bør videreføres, eventuelt i regi av KNS Oppsummere diskusjonen for presentasjon i plenum 1.1 Gruppe 1: Tidligfasen i planprosessen (Gruppeleder Gunnar Stumo, Hospitalitet AS) Gruppen skulle sette tidligfasen inn i en samlet planprosess for sykehusprosjekter. Målet med gruppens arbeid var komme frem til presise avgrensinger av tidligfasen i forhold til de øvrige planfasene, og identifisere og kort beskrive, de aktivitetene som normalt vil inngå i tidligfasen. I tillegg skulle gruppen få fram en begrepsavklaring for aktivitetene i tidligfasen, og forslag til en integrert planprosess for planlegging og gjennomføring. Diskusjonen skulle favne både store og mindre prosjekter. Følgende problemstillinger var presentert på forhånd: Når starter og slutter tidligfasen? Hvilke delbeslutninger og analyser (med tilhørende dokumentasjon) gjennomføres i tidligfasen? Behov for en standardisert arbeidsmåte/planprosess for tidligfasen? Hva heter sluttproduktet fra tidligfasen, og hva inneholder det? Hvordan skal arbeidet organiseres? Krav til kompetanse og samhandling? Oppsummering av gruppas arbeid Gruppens oppsummering ble presentert av Bjørn Egner, som la frem nedenstående prinsippskisse. tidligfase gjennomføringsfase forspill Oppstart prosjekt HFP m/ skisseprosjekt Skisseprosjekt, Eventuelt i flere alternativer Investeringsanalyse m/ usikkerhet Forprosjekt Forprosjekt, med mer detaljert investerings- og usikkerhetsanalyse Detaljprosjekt Bygging Driftsanalyse/ organisasjonsutvikling Driftsanalyse organisasjonsutvikling totaløkonomi

2 - Gruppen introduserte begrepet "forspill" for å vise en avgrensing mellom de etablerte fasene og aktivitetene, og de aktiviteter som forgår før prosjektet har en formell og identifiserbar oppstart. - Gruppa mener at det er hensiktsmessig å legge inn det tradisjonelle forprosjektet i tidligfasen, slik det er vanlig i byggebransjen. Gjennomføringsfasen begynner definitivt etter dette. - Tidligfasen er et diffust begrep, men tidligfasen bør ende i forprosjekt. Spørsmålet er da hva forprosjekt er. - HFP med skisseprosjektillustrasjon inngår klart i tidligfasen. Det bør eventuelt utredes flere alternativer. Inkludert i HFP bør det være beregninger av kostnader med investeringsanalyse og driftsanalyse. - Krav til endringer i organisasjonen og organisasjonsmessige konsekvenser av prosjektet, må være en del av tidligfasen. - Gruppen ga uttrykk for at et forprosjekt, slik det er definert og i praksis brukes i forbindelse med prosjektering av bygg, er et detaljert og omfattende dokument, som krever betydelig innsats og kostnader å bringe frem Hovedpunkter fra diskusjonen Forspillet skal omfatte kapasitet på det nye anlegget basert på epidemiologi. I tillegg må det kartlegges hva som kreves til forskning og utdanning. Ansvaret for dette ligger hos RHF, og deretter kan HF utarbeide et skisseprosjekt. Det bør fastsettes en nedre grense for hvilke prosjekter dette skal gjelde for, og 50 millioner ble foreslått. Tidligfasen er ferdig når man vet at prosjektet er liv laga. Det er to spor som går dit: Det ene er sykehuslovens krav til faglig godkjenning på grunnlag av HFP. Det andre er en beslutning som må fattes av eier=rhf. Man må identifisere beslutningspunktet der det avklares at prosjektet er "liv laga", og det må være tidligere enn på forprosjektnivå. Eier (i denne sammenhengen vist til som RHF'ene) har ansvaret for å gi et tydelig klarsignal for at prosjektet kan gjennomføres. I diskusjonen ble det reist spørsmål om ikke forprosjektet tilhører Gjennomføringsfasen. Det ble også foreslått å skille mellom Tidligfasen, Forprosjekt og Gjennomføringsfasen. Hvis tidligfasen skal representere en avsluttet fase hvor man med minimum av kostnader kommer frem til et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for gjennomføring av prosjektet (er prosjektet liv laga?), kan krav om forprosjekt stå i en motsetning til dette. Dette er et av de sentrale punktene som krever videre utredning og avklaring for at Tidligfasen skal kunne innpasses i en samlet Planprosess. Diskusjonen konkluderte med at det var hensiktsmessig at tidligfasen ble definert som på figuren. 1.2 Gruppe 2: Godkjenning av sykehusprosjekter (Gruppeleder Halvard Kilde, Metier) Gruppen skulle vurdere beslutningspunkter for godkjenning av prosjekter i tidligfasen, og kommentere hvem (hvilke myndigheter) som har/bør ha ansvaret for godkjenning. Gruppen skulle også vurdere graden av usikkerhet som kan aksepteres i forhold til beslutningsgrunnlaget. Målet med gruppens arbeid var å få en oversikt over de beslutningspunkter som er nødvendige, og synspunkter på knytning mellom beslutninger, underlag og faser i planprosessen. Følgende problemstillinger var presentert på forhånd: Hvilke beslutninger om godkjenning vil være aktuelle? Eiernes og de godkjennende myndigheters krav til hva godkjenningen skal omfatte, og underlaget for godkjenningen.

3 Akseptabel risiko. Behovet for å gjøre usikkerhets- og risikoanalyser i tidligfasen. Tidspunktene for beslutningene ( i forhold til fremdriften i planprosessen)? Metoder og arbeidsmåter for å overvåke og styre kvalitet og risiko: Internkontroll, følgeevaluering, usikkerhetsanalyser oa Oppsummering av gruppas arbeid Gruppa summerte opp hvilke beslutninger som måtte fattes innenfor rammen av det som kan defineres som tidligfasen, og hvilket beslutningsgrunnlag dette krever: RHF-prioritering. Det regionale foretaket må tidlig i prosessen gjøre overordnede strategiske valg, herunder lokalisering av nye anlegg. I denne sammenhengen vil det være ønskelig med en foreløpig helsefaglig godkjenning av SHDir. Konseptvalg. Valg av løsningskonseptvalg må gjøres av eier, og forutsetter at man utreder flere alternativer. Null-alternativet er også et alternativ. Grunnlaget for konseptvalget bør omfatte: o Forretningsplan som viser livsløpskostnader og -gevinster. o Lokalisering/ tomtevalg o Alternativvurdering/ kost-nytte o Hva er akseptabel risiko for eier? Det utføres risikoanalyser for alternative løsninger, herunder vurdering av den finansielle risiko knyttet til de alternative løsningene. o Lifecycle- benefitanalyse (LCB-analyse) for alternativer knyttet til forretningsplanen. Dette er systematiske analyser som viser best, forventet, dårligst. o Hovedfunksjonsprogram. Dette HFP vil ligge til grunn for endelig godkjenning av HD/SHDir, og gir grunnlag for valg av konsept, altså det prosjektet man skal gjennomføre. Basert på et valgt konsept, må det utarbeides et godt styringsgrunnlag som også vil være prosjektets mandat. Dette styringsgrunnlaget vil omfatte: o Resultatmål for prosjektet o Arbeidsomfang o Tid o Investeringskostnad o Usikkerhetsanalyse (tid/ kost) o Kvalitetskriterier Gruppa pekte på følgende områder som det burde jobbes videre med: Overordnet organisering for investeringsprosjekter. En enhetlig styringsmodell en forutsetning for gode beslutninger. Kostnadsreduserende tiltak o Standardisering, dette omfatter både prosess og beslutningsgrunnlag o Kostnadsstyrt organisering, programmering og prosjektering Kvalitetssikring/ usikkerhetsanalyse o "Det tredje øye". Noen utenfra som ser inn i prosjektet o Risikoreduserende tiltak. Risikoanalyser må følges opp med tiltak/styring. Kompetanseutvikling o Brukermedvirkning, brukernes rolle o Gjennomføring o Teknisk/ faglig kompetanse o Eierkompetanse o Fag- og sektorkompetanse (en god leder kan ikke løse alt) Tidligfasen er over når den ansvarlige eieren sier go. På dette tidspunktet skal ikke prosjektet kunne stoppes eller endres vesentlig. Det er fra dette tidspunktet gjennomføringen starter og de store kostnadene begynner å løpe. Dette indikerer at tidligfasen avsluttes før forprosjekt, men at

4 det må foreligge et beslutningsgrunnlag som gir tilfresstillende sikkerhet for at prosjektet kan gjennomføres innenfor de oppsatte rammer og at det vil oppfylle sine resultatmål. I tillegg må det være tilfredsstillende trygghet for effekten av prosjektet i forhold til strategiske mål også oppfylles. Gruppen er usikker på om det på dette grunnlaget er riktig å inkludere forprosjekt (slik dette forstås og brukes ifm byggeprosjekter) i tidligfasen. 1.3 Gruppe 3: Standarder krav til datagrunnlaget for planleggingen. (Gruppeleder Tarald Rohde, HD) Gruppen skulle vurdere krav til kvalitet på de opplysninger/data som inngår i beslutningsgrunnlaget, og spesielt vurdere behovet for standardisering, både når det gjelder datagrunnlag, dokumentasjon og prosess. Målet med gruppens arbeid var å få en vurdering av bruk av sentrale retningslinjer og/eller standarder, og eventuelle forslag til hvilke områder man bør arbeide videre med for å etablere slike standarder. Følgende problemstillinger var presenteret på forhånd: Er kvaliteten på planleggingsgrunnlaget god nok i dagens prosjekter? Er det behov for standardisering av planleggingsgrunnlaget, -metoder og sluttprodukt? Hvilke områder egner seg for standardisering? Hva kan man oppnå ved å innføre standarder og hva er ulempene? Er det behov for bruk av spesielle metoder og verktøy for å etablere et godt planleggingsgrunnlag? Oppsummering av gruppas arbeid Innledningsvis problematiserte gruppa eierbegrepet og viste til at det var behov for en klar avgrensing av hvem som var prosjekteier: RHF HF Prosjekt Formelt oppfattes RHF'ene som eiere av prosjektene. Hvem som i realiteten har ansvaret for prosjektet vil være avhengig av prosjektets størrelse. En avgrensing av beslutningsmyndighet og beslutningsgrunnlag vil være avhengig av en tydelig avgrensing av eierskap og ansvar. Gruppen fokuserte på følgende hovedpunkter knyttet til behovet for standarder: Er kvaliteten på plangrunnlaget god nok? Kvaliteten på datagrunnlaget varier mye mellom prosjekter. Et hovedproblem er at gamle løsninger er referanser for nye prosjekter. Man burde i større grad ta hensyn til de spesifikke behov og krav som gjelder det aktuelle prosjektet, og avklare hvilke forutseningene som påvirker prosjektet så tidlig som mulig. Er det behov for standardisering av planleggingsgrunnlaget, -metoder og sluttprodukt?

5 Gruppen anbefalte ikke at man utvikler standarder, men viste til at det er et behov for referansetall og referanseløsninger på mange områder. Gruppa tok til orde for å bygge opp slike løsninger på skandinavisk basis. Hvilke områder egner seg for standardisering? Det er viktig å se på aktivitet og virksomhet. Det ligger mye informasjon i den produksjonen som foregår i sykehusene, og hvordan de enkelte sykehus har løst sine problemer i praksis. De viktigste områdene for utvikling av referansetall er: Dimensjonering av tilbud i forhold til befolkningen. Vi ser i dag store avvik mellom forskjellige land, men innenfor Skandinavia viser tallene relativt stor likhet. Standardisering av aktivitet i forhold til befolkning slik man har i Nederland, er en mulig vei å gå. Dimensjonering av funksjonsområder i forhold til aktivitet, for eksempel antall operasjoner per rom. Dette er viktigere enn den aktuelle størrelse på operasjonsrommet som vil måtte tilpasse de faglige kravene og andre dimensjonerende forutsetninger. Det må legges vekt på teknisk standard i forhold til den aktiviteten som foregår i anlegget. Hva er nødvendig kvalitet på tekniske infrastruktur og bygg i forhold til funksjonen i rommene? Dette er viktig for kostnader og bør også inn i analysene og beslutningsgrunnlaget for tidligfasen. Det er behov for referansetall for forholdet mellom behandlingsarealer og støttearealer. Det er behov for referansetall for enkelte romtyper, men det er i dag en redsel for at slike referansetall blir oppfattet som bindende og dermed hindre gode og effektive løsninger. Utvikling av databaser Viktig kunnskap er tilgjengelig gjennom analyse av tallmateriale innhentet fra eksisterende virksomhet. Dette gjelder både aktivitet og produksjon og bruk av ressurser som arealer, utstyr og personell. Et viktig verktøy blir derfor systematisk innsamling av data og oppbygging av databaser Hovedpunkter fra diskusjonen Det ble reist spørsmål om det bør etableres standarder knyttet til prosesser og arbeidsmåter. Dette er en utfordring, men ble ikke diskutert videre. Standarder må bygges på sammenligning mellom sykehus, f.eks. arealforbruk for konkrete funksjoner, arealbruk i forhold til aktivitet oa. Det er viktig å utvikle aktivitetsrater i forhold til befolkning i forskjellige områder, land. Referansemateriale må hentes frem. 1.4 Gruppe 4: Driftskostnader og finansiering (Gruppeleder Otto Hauglin, Agenda) Gruppen skulle vurdere hvilke krav som bør stilles til gjennomføring av driftsøkonomiske analyser i tidligfasen, og hvilket underlag slike analyser krever. Gruppen skulle spesielt se på sammenhengen mellom investeringer og driftsøkonomi. Målet med gruppens arbeid var å få synspunkter på krav til og muligheter for å gjøre driftsøkonomiske analyser, og på den betydningen slike analyser bør tillegges i tidligfasen. Følgende problemstillinger var presentert på forhånd. Behovet for driftsøkonomiske analyser og beregninger i tidligfasen Metoder for beregning av investeringsbehov og driftsøkonomiske konsekvenser Krav til datagrunnlaget for å gjøre slike beregninger. Behovet for vurdering av alternative løsninger og krav til driftsøkonomiske analyser. Forholdet mellom det enkelte prosjektet og den samlede løsningen for en region eller et område. Prioritering og valg av løsninger

6 Gruppens arbeid ble fremlagt av Otto Hauglin, som har utarbeidet nedstående notat som oppsummering fra gruppearbeidet: Til: Fra: Kompetansenettverket for Sykehusplanlegging Otto Hauglin Dato: Emne: Arbeidsseminar om tidligfasen - Rapport fra Gruppe 4 Driftskostnader og finansiering Hovedpunkter fra gruppediskusjonen: (1) Behovet for driftsøkonomiske analyser og beregninger i tidligfasen Gruppens entydige svar er ja. De to viktigste begrunnelsene er knyttet til: Driftskonsekvensene og driftskostnadene er langt mer omfattende og langvarige enn investeringskostnadene Helseforetakene skal drives etter regnskapslovens prinsipper, med andre ord må en vite om driftsøkonomien over tid kan bære investeringskostnadene (2) Metoder for beregning av investeringsbehov og driftsøkonomiske konsekvenser Det er behov for metodeutvikling, muligens også en viss standardisering, i hvert fall av visse kostnadselementer og metoder for beregning av ulike driftsfunksjoner, for å kunne sammenligne de ulike analysene. I dag eksisterer det for stor ulikhet i tilnærming. I alle tilfeller vil det være ønskelig med en huskeliste over hvilke elementer som hører med i en analyse. Fordi tidligfasen innebærer lav presiserings- og konkretiseringsgrad på konseptet vil en i analysene måtte benytte seg av en tilnærming med sannsynlighetsbaserte kostnadsestimater. (3) Krav til datagrunnlag for å gjøre slike beregninger Gruppen ser bl a følgende datainput som vesentlige: Demografi Epidemiologi, både insidens og prevalens Informasjon om utdannings- og forskningsfunksjoner Medisinsk-teknisk utvikling og utvikling i behandlingsmetoder Behandlingsstrategier Samarbeid og arbeidsdeling med andre sykehus Samarbeid og arbeidsdeling med primærhelsetjenesten Kapasitetsutnyttelse Organisasjon Alternativ bruk av arbeidskraft Grad av privatisering, outsourcing etc av funksjoner Pris- og lønnsforutsetninger Forutsetninger om finanskostnader Beskrivelse av konseptet, evt med alternative utforminger, bl a for å kunne anslå virkninger av logistikk og funksjoners lokalisering i forhold til hverandre Benchmarkings- og evalueringsdata fra andre prosjekter Gruppen var noe usikker på hvorvidt og hvordan inntektsforutsetninger skal tas inn i analysene.

7 (4) Behovet for vurdering av alternative løsninger og krav til driftsøkonomiske analyser Gruppen anser det som helt sentralt at driftsøkonomiske analyser inkluderes i en analyse av totaløkonomien for hele prosjektet og utvikles integrert gjennom hele tidligfasen. Gruppen anser det også som svært nødvendig at en i tidligfasen utreder alternative løsninger og at innholdet i og antallet alternativer fastlegges av eier, dvs HF-nivå, i mange tilfaller også på RHFnivå. Også en del grunnleggende prinsipper for eier- og driftsforhold av betydning for analysen bør avklares på dette nivået, f eks OPS-samarbeid. (5) Forholdet mellom det enkelte prosjekt og den samlede løsningen for en region eller et område. Prioritering og valg av løsninger En del av forholdene omtalt under spørsmål 4 har også relevans her. Gruppen anser det som helt sentralt at det enkelte prosjekt, også i tidligfasen, er forankret i en helhetlig funksjons- og arbeidsdeling innen regionen, evt også på et høyere nivå. 1.5 Gruppe 5: Den fysiske løsningen (Gruppeleder Arvid Ottar, Medplan) Gruppen skulle vurdere behovet for at man i tidligfasen avklarer og beskriver overordnede, konseptuelle løsninger for utformingen av anlegget. I den sammenhengen skulle gruppen vurdere og kommer forslag til metoder/arbeidsmåter og til organisering av arbeidet. Målet med gruppens arbeid var å få vurdert innhold og nivå på dokumentasjon fysiske løsninger i tidligfasen, og forslag til organisering og arbeidsmåter. Følgende problemstillinger var presentert på forhånd: Hvilken informasjon om løsningsalternativer er det behov for i tidligfasen? Innhold, kvalitet og detaljeringsnivå for denne informasjonen? Kan det stilles krav til kvaliteten på løsningskonsept på dette nivået? (Krav til fleksibilitet, utvidelsesmuligheter, logisitik/sammenheng, estetisk uttrykk). Hvilke arbeidsmåter og hvilken dokumentasjon er hensiktsmessig? Organisering og faglig samhandling i forbindelse med utviklingen av fysiske løsningskonsepter. Forholdet mellom fagpersonell, arkitekter, planleggere, beslutningstakere

8 1.5.1 Oppsummering av gruppas arbeid Begreper Tidligfasen starter etter at det er registrert et behov og at krav til endring aksepteres. Man vet at noe bør gjøres, uten at man vet hva, hvor, eller når. Tidligfasen skal lede til beslutning om hva, hvor og når noe skal gjøres, på et nivå hvor slike beslutninger kan fattes. Beslutningene omfatter mandat og økonomi. Informasjon om løsningsalternativer i tidligfasen Tidligfasen krever test av alternativer gjennom uttegning av fysiske muligheter for at konklusjonene skal være sikret med hensyn på fysisk realisme. Dette gjelder fra dag 1. Det vil si at erfarne sykehusarkitekters ekspertise bør inn i sykehusprosjekt fra starten, de skal ikke bare illustrere løsninger. Spesielt for store bygg kreves det både visualisering og analysebidrag for å kunne gi svar på: Hva krever/ gir tomten til bygget Hva krever / gir bygget til miljøet Bare illustrasjoner kan sikre at alle involverte aktører i planleggingen i tidligfasen har samme bilde av prosjektet/konseptet. Tidligfasen skal dokumentere hva som er mulig innenfor de rammer som foreligger, og alle relevante forhold må komme frem. Det skal skapes en trygg plattform for videre arbeid, deretter kan en eventuell arkitektkonkurranse gjennomføres. Målsettinger, krav til kvaliteten på løsningskonseptet på tidligfasenivå Mange aktører skal bidra til den endelige, fysiske løsningen. Det må utarbeides forslag og alternativer, og arkitekten er den eneste som kan se hele helheten. Det er behov for standarder på enkelte områder. Hovedsaken er at man går gjennom en sjekkliste med utvalgte spørsmål som alle prosjekter store som små bør måles mot: Hva som har betydning/ ikke har betydning Hva som prioriteres Listen settes opp for å: Fastsette prioritering av behov ved oppstart Analysere hvilke løsningsalternativ som best tilfredsstiller prioritert behovsprøving Kriterier som prosjekter må måles mot vil omfatte utvidelse fleksibilitet kostnad framdrift osv Krav til kompetanse i tidligfasen. Organisering og faglig samhandling i forbindelse med utvikling av fysiske løsningskonsepter Alle fag og aktører må høres i tidligfasen, men det er eier som må gjøre valg og prioriteringer. Dette krever eiers tilstedeværelse i prosessen.

9 Tidligfaseanalyse er noe annet enn politikk og manøvrering på vegne av særinteresser. Analysene i denne fasen handler om hva som er mulig innen kjente, definerte rammer. Å få opp et bredest mulig sett av mulige løsninger krever erfaring og kompetanse fra relevante bygg og prosjekt. Relevant betyr alle fag, men også erfaring fra annet enn sykehus. Det er et stort poeng å prøve ut alternativer og nye veier. Til dette kan kreves forskning, også basalforskning Hovedpunkter fra diskusjonen Det er viktig å være klar over hvilke diskusjoner som kan/bør tas på hvilke tidspunkt, og at man finner riktig tid for når tegninger av bygget skal komme inn. De grunnleggende problemstillingene som behov, opptaksområde, kapasitet må diskuteres før man begynner å illustrere løsningene. I tidligfasen skal man ikke illustrere, men arkitekten skal bidra til å avklare fysiske muligheter og begrensninger i de forskjellige alternativene. 2 Behov for videre utredning og avklaring Basert på innleggene, gruppearbeidene og diskusjonene, er det åpenbart et behov for å arbeide videre med en rekke problemstillinger. Arbeidsseminaret samlet de sentrale fagmiljøene som arbeider med sykehusplanlegging i Norge, i tillegg til representanter for eierne og statlige myndigheter. Kompetansenettverket velger å tolke det sterke faglige engasjementet som kom frem i seminaret, som et mandat til å ta opp og arbeide videre med viktige spørsmål som seminaret drøftet. 2.1 Planprosessen Gruppefremlegget og diskusjonen introduserte nye begreper (forspillet, liv laga) og problematisert gamle (hva er et forprosjekt?). Konklusjonen blir at det gjenstår mye arbeid før man kan beskrive en samlet og sammenhengende planprosess hvor tidligfasen er identifisert og avgrenset i forhold til de kjente milepælene og aktivitetene som brukes i dag. Diskusjonen om navn på og innhold i dokumentasjon knyttet til de viktigste milepælene er heller ikke avklart. Kompetansenettverket vil arbeide videre med disse spørsmålene, bl.a. innenfor rammen av de Følgeevalueringsprosjektene som planlegges igangsatt, og ifm revidering av veileder for HFP. Vi vil også involvere personer i planleggingsmiljøet gjennom deltakelse i Følgeevalueringen og gjennom etablering av faggrupper/referansegrupper som vil bistå i utarbeidelsen av eventuelle nye modeller for planlegging i tidligfasen. Det pågår et viktig arbeid i Concept-prosjektet, hvor man kan forvente at disse problemstillingene blir grundig behandlet. Kompetansenettverket vil følge opp kontakten med Concept-prosjektet, og forløpende informere nettverket om de prosjektene som startes der. Vi håper også på et direkte samarbeid med Concept-prosjektet i konkrete sammenhenger. 2.2 Eierrollen Eierrollen ble understreket i flere sammenhenger, og det kan synes som det er usikkerhet knyttet til eierbegrepet i forhold til byggeprosjekter, spesielt i tidligfasen. Det tas en rekke initiativer tidlig i et sykehusprosjekt. Disse er ofte styrt lokalt og ut fra faglige ambisjoner og behov. Man har ofte sett at agenden for diskusjonen settes av sykehusenes fagmiljøer og lokale politikere, mens eieren er lite synlig. Eierreformen skulle bl.a. tydeliggjøre eierposisjonen og sikre bedre helhetlig planlegging. Seminaret avdekket et behov for å klargjøre eierrollen og ansvarsfordeling i tilknytning til sykehusprosjekter. En avklaring og presisering av aktiviteter, milepæler og beslutningspunkter i tidligfasen, vil bidra til at eieren og dermed beslutningsnivået knyttet til de enkelte milepælene, blir tydeligere. Klargjøring av eierrollen i sykehusprosjekter må skje fra første dag, og er en forutsetning for at prosjektet skal lykkes.

10 I Kompetansenettverkets Kjernegruppe er RHF'ene representert. Eieres posisjon er derfor en viktig del av diskusjonen i Kjernegruppa. I tillegg vil Kompetansenettverket søke å finne frem til anbefalinger om pratiske løsninger som tydeliggjør eierrollen i forhold til planprosessen. Dette vil bl.a. bli tatt opp i revidering av veilederen til HFP. 2.3 Godkjenningsordningen Dette har nær sammenheng med punktet ovenfor, og vil bli drøftet ifm revisjon av veileder for HFP. Seminaret viste imidlertid at beslutningsgrunnlaget for den sentrale godkjenning er problematisk for sykehusprosjektene slik det fungerer i dag. Samordningen mellom den faglige godkjenningen (som mange mener kan skje på grunnlag av HFP), og den endelige behandlingen av bl.a. finansieringen som avgjør om et prosjekt er "liv laga" (som i dag skjer på grunnlag av forprosjekt), er ikke tilfredsstillende. Diskusjonen og erfaringer viser at det er svakheter på en rekke områder. HFP utreder som regel ikke alternative løsninger, verken når det gjelder behov, funksjoner/funksjonsfordeling, arealbehov, investeringer eller driftsøkonomiske konsekvenser. et HFP gir dermed ikke grunnlag for og vil i liten grad synliggjøre, valg av konsept. HFP er også ofte ufullstendig når det gjelder analyser og beregninger av den samlede løsningen for et område. HFP bygger ofte på fastlagte (og politisk sensitive) forutsetninger. Det samme kan til en viss grad sies om vurderinger av sykehusets kapasitetsmessige behov i forhold til samarbeid med Primærhelsetjenesten og private aktører. Ved vurdering av den finansielle statusen for prosjektet, kreves det i dag et forprosjekt. Innhold og format for et slikt dokument er ikke spesifisert, men det finnes sterke faglige standarder for hva et forprosjekt skal inneholde, og hvilket faglig grunnlag det skal bygge på. I store sykehusprosjekter medfører dette at det nedlegges betydelige planleggingsmidler over lang tid (gjerne 3-4 år) før beslutningsgrunnlaget foreligger. Krav om forprosjekt synes styrt av behovet for sikkerhet og forutsigbarhet for den finansielle og driftsøkonomiske fremtiden for prosjektet. Både faglige og økonomiske forhold taler mot større endringer når forprosjekt foreligger. Kompetansenettverket ønsker å bidra til at kvaliteten på beslutningsgrunnlaget øker, usikkerheten i beslutningene reduseres og forutsigbarheten for prosjektene styrkes. I tillegg er det et mål i seg selv å redusere de relativt høye planleggingskostnadene man finner i norske prosjekter. En rekke av de aktiviteter som Kompetansenettverket nå igangsetter, vil bidra til dette, og vi vil trekke på fagressursene i planleggingsmiljøet i dette arbeidet. En kvalitetssikring av planarbeidet gjennom følgeevaluering vil gi en overføring av nøytral kompetanse vil styrke kvaliteten på beslutningsunderlaget. I tillegg vil Kompetansenettverkets søke å bidra til bedre løsninger i samarbeid med Concept-prosjektet. Konkret ble det fra gruppe 2 anbefalt at man arbeidet videre med følgende områder: Overordnet organisering av prosjekter, enhetlig styringsmodell Kostnadsreduksjoner gjennom standardisering av planprosess/arbeidsprosess og planleggingsgrunnlag Bruk av usikkerhetsanalyser og usikkerhetsstyring Kompetanseutvikling på mange områder (brukerkompetanse, planleggingskompetanse, gjennomføringskompetanse, eierkompetanse) Kompetansenettverket har allerede identifiserte aktiviteter på noen av områdene, og må vurdere hvordan man eventuelt kan utvide arbeidet.

11 2.4 Standarder Seminaret viste at det ikke er en samlet interesse for å utvikle konkrete standarder for aktivitetsrater, funksjonelle løsninger eller arealbehov per enhet. Det etterspørres referansetall og erfaringstall, og det vises til at en systematisering og tilrettelegging av data fra prosjekter og sykehus vil være viktige hjelpemidler. Det ble også påpekt at kvaliteten på datagrunnlaget er varierende og forskjellig fra prosjekt til prosjekt er store. Kompetansenettverket arbeider med kjøreregler for hvilke data som bør ligge til grunn for og inngå i de viktigste analysene og beslutningsdokumentene i planprosessen. Revisjon av veileder for HFP vil ta fatt i dette. Klassifikasjonssystemet vil bli forelått lagt til grunn for benevnelse av funksjoner og arealer i prosjektene, og regler og praksis for beregning av arealer vil bli gjennomgått. Man ønsker også å se på praksis når det gjelder bruk av aktivitetsdata og fremskriving av behov. Standardisering av krav til tekniske anlegg har vært berørt i flere sammenhenger, og det vises bl.a. til de store kostnadsforskjellene som finnes mellom norske og internasjonale prosjekter på dette området. Det vurderes å gjennomføre en analyse av dimensjonerende forutsetninger (både arealer og kostnader) for tekniske anlegg og den samlede tekniske logistikken i sykehuset. Dette vil være et arbeid som utføres av en bredt sammensatt faggruppe. Seminaret viste at det er behov for en rekke avklaringer (standardisering?) når det gjelder planprosessen for tidligfasen, og avgrensingen mot den øvrige planprosessen. Dette gjelder både prinsippene for innhold i og gjennomføring av planprosessen, men også ansvar, organisering og kompetanse knyttet til de forskjellige aktivitetene og milepælene. Dette arbeidet vil også bli videreført i Kompetansenettverket. Form og rammer for et slikt arbeid må diskuteres, men vi tror at det vil være behov for å sette sammen en faggruppe/referansegruppe for å få innspill på konkrete aktiviteter og prioriteter. I tillegg vil vi følge opp dette spørsmålet i forhold til Conceptprosjektet. 3 Faglige seminarer Oppslutningen om seminaret var svært god, og vi registrerte stor interesse for å delta. Vi opplevde seminaret som vellykket med godt faglig utbytte og hyggelige møter. Vi ble også oppfordret til å bruke denne arbeidsformen ved seinere anledninger. Kompetansenettverket ønsker å bruke seminarformen som et møtested for faglige diskusjoner og avklaringer, og som en møteplass for fagmiljøet som arbeider med sykehusplanlegging. Vi oppfordrer alle om å melde tilbake sine synspunkter og å komme med forslag til faglige tema som kan egne seg som ramme for seinere anledninger.