Prosjektplan for lokalt prosjekt Rekruttering og kompetanse i Luster kommune.

Transkript

1 Luster kommune Prosjektplan for lokalt prosjekt Rekruttering og kompetanse i Luster kommune. Prosjektet er ein del av det nasjonale utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune Versjon Datert Godkjent: Skal handsamast i styringsgruppa (ADU) 12 juni Utfylt av: Trond Helge Eide (prosjektleiar)

2 Side 2 av 14

3 Innhald: 1 Opplysningar om søkjar Målsetjingar Bakgrunn Mål for prosjektet Konkrete mål for prosjektet Målbart utgangspunkt før prosjektstart Prosjektorganisering Prosjektleiing Andre roller og bemanning Gjennomføring Hovudaktivitetar - HA HA 1: Utarbeide Plan for rekruttering og kompetanseutvikling HA 2: Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nytilsette HA 3: Utvikle/innføre kompetanseportal med opplegg for e-læring Tidsplan Milepæler Milepælplan Risikoanalyse og kvalitetssikring Kritiske faktorar Risikoevaluering av Kritiske Suksessfaktorar Økonomi Side 3 av 14

4 1 Opplysningar om søkjar Namn: Luster kommune Organisasjonsnummer: Adresse: Rådhuset Postnummer/ Stad: 6868 Gaupne E-post: Telefon: Målsetjingar 2.1 Bakgrunn Info om Saman om ein betre kommune : Kommunal- og regionaldepartementet har sammen med KS, LO Kommune, Unio, YS Kommune og Akademikerne invitert kommuner til å delta i utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune. Programmet skal støtte tidsavgrenset og lokalt initierte prosjekt på tema sykefravær, kompetanse og rekruttering, heltids-/deltidsproblematikken og omdømme. Et hovedmål med programmet er at det skal medvirke til nasjonal fornying. Programmet skal systematisere kunnskap fra de lokale tiltakene som kan spres til andre norske kommuner. Deltakerkommuner vil kunne styrke kommunen sitt utviklingsarbeid ved at de får: Tilgang til god kompetanse og ressursmiljø Være med på å utvikle ny kunnskap Økonomisk støtte til gjennomføring av prosjektarbeid Et faglig fellesskap med andre kommuner Programmet starter opp andre halvår Søknadsfrist: 15. juni 2011, invitasjon og søknadsskjema finnes på Kommunal- og Regionaldepartementet sine nettsider: Luster kommune sendte inn søknad og vart teken opp i programmet i november Bakgrunn henta frå søknaden: Lokale utfordringer/begrunnelse for ønsket deltakelse: Rett og god kompetanse er ein føresetnad for god kvalitet. Kompetanseutvikling vil gje kvalitetsutvikling. Nye utfordringar i høve rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. Eventuelle tidligere prosjekter eller andre innsatser innenfor samme utviklingsområde: Har kommunal plan for kompetanseutvikling. Har kompetanseplan for pedagogisk personale i grunnskulen. Har arbeidd med kompetansekartlegging. Har delteke i og gjennomført mange utviklingsprosjekt, sist det nasjonale prosjektet Saman for barn og unge ( ). Side 4 av 14

5 Tidligere oppnådde resultater: Har rekruttert bra. Har klart å behalde tilsette. Har arbeidd bra med kompetanseutvikling. Kommunen er utviklingsorientert og har kapasitet,kompetanse og vilje til utviklingsarbeid. Prosjektets forankring i kommunens utviklingsarbeid: Kommunen har over tid arbeidd systematisk med utvikling av nytt kvalitetssystem og har no kome langt i høve kvalitetssikring, kvalitetsstyring og kvalitetsutvikling av kommunale tenester. Ev deltaking i dette prosjektet er eit naturleg steg vidare, fordi rekruttering og kompetanseutvikling er avgjerande for kvaliteten på kommunale tenester. Rekruttering og kompetanseutvikling skal i større grad bli ein sentral del av kommunen sine styringsdokument. 2.2 Mål for prosjektet Overordna mål / effektmål: Bidra til god rekruttering og kompetente tilsette, som igjen er svært viktig for organisasjonen og for kvaliteten på dei kommunale tenestene. Bidra til etablering av nye system, ny plan og nye tiltak som vil forbetre arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. Bidra til etablering av nytt introduksjonsprogram som vil forbetre mottaket av nytilsette og sikre god oppstart i nytt arbeid Konkrete mål for prosjektet 1. Utvikle/innføre system for å kartlegge kompetansebehov. 2. Utvikle/innføre system for å kartlegge kompetansebehaldning. 3. Utarbeide Plan for rekruttering og kompetanseutvikling. 4. God rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. 5. Utvikle/innføre kompetanseportal med opplegg for e-læring. 6. Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nytilsette. Side 5 av 14

6 3 Målbart utgangspunkt før prosjektstart Vi finn det vanskeleg å finne gode målbare tal/tema som utgangspunkt for prosjektet som det kan målast eventuell framgang (endring) frå år til år. Programstyret KRD har sendt ut ein oversikt over kva som kan vere målbart utgangspunkt og som det kan rapporterast inn til KRD på. Under er desse momenta sett opp med spørsmålsteikn, med våre svar/vårt utgangspunkt per mai. 2012, Har kommunen strategisk kompetanseplan med analyse av kompetansebehov? Kommunen har kommunal plan for kompetanseutvikling Kommunen har kompetanseplan for pedagogisk personale i grunnskulen Kommunen har arbeidd med kompetansekartlegging (ikkje fullført, ikkje komplett og må restartast i samband med dette prosjektet) Luster kommune har i dag ingen strategisk kompetanseplan med analyse av kompetansebehov anna enn de den einskilde leiar melder inn til oss og deretter prioriterar rådmannen. Prognoser for rekrutteringsbehov? Kommunen har ikkje prognoser for rekrutteringsbehov per no. Del ufaglærte og del med fagbrev? Vi har i dag ingen rapport som viser tal ufaglærte og tal med fagbrev. Tal kvalifiserte søkjarar til utlyste stillingar? Vi har hittil hatt søkjarar til våre utlyste stillingar, og det har hittil vore svært sjeldan at vi ikkje har fått kvalifisert søkjarar. Det har hendt når vi har lyst ut sjukepleiarstillingar. Tal kvalifiserte søkjarar varierar utifrå kva slags stillingar vi lyser ut. PAI-tall turnover høgt utdanna arbeidskraft? Vi har pr i dag lite turn over av kvalifisert utdanna. Der det har vore mest turnover er stillingar i administrasjon, og aller mest innan administrative stillingar innan Landbruk. Anna: Det er spesielt innan grunnskule at tal søkjarar har gått ned, men vi er pr i dag framleis der at vi får kvalifiserte søkjarar i undervisningsstillingar. Vi ser av statistikken at vi har mange tilsette som er fødde frå 1950 og utover, det vil seia at vi om få år vil ha relativt mange som vil vere 62 år. Side 6 av 14

7 4 Prosjektorganisering 4.1 Prosjektleiing Navn Rolle Telefon/ Mob E-post Rådmann J. Skartun Prosjekteigar Trond Helge Eide Prosjektleiar Andre roller og bemanning Prosjektgruppe: Rolle Tittel Navn Antatt stillingsbrøk Virksomhet/ fagforening Prosjektleiar Kvalitetsleiar Trond Helge Eide 30% Servicetorget Prosjektmedlem Ass. Rådmann/ John Olaf Røhme Stab - Rådmann Personalsjef Prosjektmedlem Einingsleiar Inger Marie Evjestad Stab Rådmann Prosjektmedlem Sakshandsamar Gunvor Kjos-Wenjum Personal Prosjektmedlem Hovudtillitsvald Ingeborg B. Eikeberg Fagforbundet Prosjektmedlem Hovudtillitsvald Anne Siri Bentsen Utdanningsforbundet Styringsgruppe: Rolle Tittel Navn Styringsgruppe ADU Administrasjonsutvalet (Ordførar, varaordførar, formannskapsmedlem og to hovudtillitsvalde) Referansegruppe : Rolle Tittel Navn Referansegruppe Formannskapet Side 7 av 14

8 5 Gjennomføring Me ønskjer å dele prosjektperioden fram til oktober 2013 opp i tre fasar/hovudaktivitetar. 1. Utarbeide plan for rekruttering og kompetanseutvikling med sikte på vedtak i kommunestyret seinast februar (inklusiv utvikle/innføre system for å kartlegge kompetansebehov og kompetansebehaldning 2. Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nytilsette (start mars 2013 med ferdigstilling oktober 2013) 3. Utvikle/innføre kompetanseportal med opplegg for e-læring (start september 2013 med ferdigstilling juni 2014) 5.1 Hovudaktivitetar - HA HA 1: Utarbeide Plan for rekruttering og kompetanseutvikling Hensikt Ein ny heilskapleg Plan for rekruttering og kompetanseutvikling skal i større grad bli ein sentral del av kommunen sine styringsdokument. Dette mellom anna for å sikre ein framtidsretta og planmessig utvikling av eigne tilsette i høve til kommunen sine mange oppgåver og mål. Plan for rekruttering og kompetanseutvikling skal vidare meine noko om mål og strategiar for rekrutteringspolitikk og for kompetanseutvikling for den einskilde og på einingsnivå. Plan for rekruttering og kompetanseutvikling skal vere eit reiskap for å identifisere behovet for rekruttering, opplæring og kompetanseutvikling i kommunen på kort og litt lengre sikt. Metoden for å identifisere behovet blir gjort gjennom å kartlegge einingane sine: kvalifikasjonskrav (døme; lov og myndigheitskrav) forventa kvalifikasjonskrav i framtid kompetansebehov bemanningsbehov Planen skal gje eit betre grunnlag for å kunne prioritere innan rekruttering og kompetanseutvikling i Luster kommune Viktige oppgåver Kartlegge kompetansebehaldning o Bruke det nye løns- og personalsystemet VISMA til kartlegging av kompetanse. Kartlegge kompetansebehov o Kartlegge krav i høve til lover og andre myndigheitskrav o Kartlegge kompetanse- og bemanningsbehov på den einskilde eining Lage system/årshjul for registrering og rapportering av kompetansebehov og kompetanseutvikling einings- og kommunenivå. Utarbeide planen Resultat Det er planlagt at ny heilskapleg Plan for rekruttering og kompetanseutvikling skal vedtakast av kommunestyret i februar Måloppnåing vil vere å ha ein vedteken ny plan som er i tråd med hensikt skissert i , innan utgangen av februar Side 8 av 14

9 5.1.2 HA 2: Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nytilsette Del 2 i prosjektet. Litt fram i tid, noko som gjer at det truleg kan kome nokre endringar i oppgåver og resultat etter kvart som me går nærare inn i materien Hensikt Alle nytilsette kjem med forventningar til sin nye stilling, - men og en del usikkerheit knytt til en ny arbeidsplass og nye arbeidsoppgåver. Hensikta med eit introduksjonsprogram er å snu usikkerheit om til tryggleik og forventningane om til arbeidsglede, trivsel og effektivitet. Måten den nytilsette blir mottatt på betyr mykje, den må difor bli mest mogleg informativ og positiv. Gjennom introduksjonsprogrammet skal den nytilsette mellom anna ha fått: god og planlagd mottaking første dagen god innsikt i nye arbeidsoppgåver et positivt syn på verksemda (eining/kommunen) god mottaking i personalgruppa oversikt og forståing for arbeidet kjennskap til måla til verksemda (eining/kommunen) kjenne til og forstå eigen plass i organisasjonen innsikt i rettar og plikter som tilsett i kommunen Oppgåver Kartlegge det me har i dag (praksis, sjekklister, datatilgang, opplæring mm) Lage tidsline frå tilsetjing til vel integrert i ny jobb, med tiltak/rolle/ansvar med tilhøyrande rutiner/sjekklister. Utarbeide heilskapleg introduksjonsprogram for nytilsette i Luster kommune Resultat Målet vårt er at Introduksjonsprogram for nytilsette skal vere klart til bruk i løpet av oktober Måloppnåing vil vere at alle nye tilsette frå 1. november 2013 går gjennom det nye introduksjonsprogrammet. Side 9 av 14

10 5.1.3 HA 3: Utvikle/innføre kompetanseportal med opplegg for e-læring Del 3 i prosjektet. Lengst fram i tid, noko som gjer at det truleg vil kome endringar i oppgåver og resultat etter kvart som me går nærare inn i materien Hensikt Grunnen til at kommunen ønskjer å utvikle/innføre ein kompetanseportal med opplegg for e- læring er eit behov for å forenkle kursadministrasjonen og for å kunne synleggjere tilby kurs, e-læring, og opplæringsmanualar på ein stad. Døme på kompetanseportal: FriKomPort og Portalen innebærer muligheter for betydelig effektivisering av administreringen vedrørende gjennomføringen av alle typer interne kurs i en kommune og mellom kommuner som inngår i et regionssamarbeid. Opplæringsansvarlige i kommunen kan enkelt publisere kurs til portalen (via webgrensesnitt), kursene kommer opp i en felles kursoversikt for alle kommunene i regionen - og ansatte kan enkelt se hvilke kurs som er planlagt og deretter ved få tastetrykk melde seg på elektronisk (via webgrensesnitt) - uavhengig av hvilken kommune som arrangerer kurset (dette bestemmes av den som publiserer kurset). Dersom man velger å melde seg på et kurs det er ledige ledige plasser igjen på, sendes det automatisk epost med kursbekreftelsen til den som har meldt seg på. Dersom kurset er fullt sendes det automatisk ut epost med beskjed om at den påmeldte er satt på venteliste. Ved en ev. avmelding, får nr 1 på venteliste automatisk beskjed om ny status; reservert plass på kurset. All ventelistefunksjonalitet er automatisert Dersom kursansvarlig ønsker å endre på noen av kursets opplysninger som f.eks. tidspunkt, sted o.l. og vil at denne informasjon skal sendes ut til alle påmeldte, er det ett tasteklikk for å sende ut en automatisk epost til de som har fått plass med beskjed om aktuell endring. Løsningen innebærer med andre ord et betydelig effektiviseringspotensiale for hver enkelt kommune vedr. administrasjon av kurspåmeldinger Oppgaver Kartlegge behov/omfang Kartlegge tilgjengelege programvare Kartlegge om dette er noko BLLS-kommunane (Balestrand, Leikanger, Luster og Sogndal) ønskjer å vere saman om Vurdere kjøp av tilgjengeleg programvare Implementere/bygge opp kompetanseportalen Resultat Målet vårt er å ha kompetanseportalen tilgjengeleg for alle tilsette innan juni (ved prosjektslutt) Måloppnåing vil vere at alle tilsette har tilgang til kompetanseportalen innan juni 2014 og at dei kan melde seg på kurs, finne opplæringsvideoar og opplæringsmanualar her. Side 10 av 14

11 5.2 Tidsplan Side 11 av 14

12 6 Milepæler 6.1 Milepælplan M I L E P Æ L P L A N Utgåve: Dato: Prosjekt: Rekruttering og kompetanseutvikling i Luster kommune Prosjektleder: Trond Helge Eide # Aktivitet P. start V. start P. ferdig V. ferdig Status Prosjekt Oppstart OK Prosjektgruppe oppnemnt OK Styringsgruppe oppnemnt OK Prosjektplan godkjent av 26/ / /06-12 UA styringsgruppa Møteplan haust / /5-12 UA HA1 HA1.1 Plan for rekruttering og kompetanseutvikling Kartlegge kompetansebehaldning 16/ /2-12 UA Merknad 21/ /8-12 Gjennomførast i VISMA, Ansvar GKW 21/ /8-12 Ansvar: THE, JOR 20/ /1012 Ansvar: prosj.gr. HA1.2 Kartlegge kompetansebehov HA1.3 Lage system/årshjul for registrering og rapportering av kompetansebehov mm HA1.4 Utarbeide planen 15/ /1-13 Ansvar: THE + prosj.gr. HA1.5 Godkjent plan i 1/ /2-13 kommunestyret HA2 HA2.1 HA2.2 HA2.3 HA3 HA3.1 HA3.2 Introduksjonsplan for nytilsette Kompetanseportal med opplegg for e-læring 1/ / / /6-14 Merknad: P.start: Planlagt start. V. start: Verkeleg start. P. ferdig: Planlagt ferdig. V. ferdig: Verkeleg ferdig. Status: I.P. Ikkje påbegynt. U.A: Under arbeid OK: Ferdig Ansvar: prosj.gr: Prosjektgruppe, JOR: John Olaf Røhme, THE: Trond Helge Eide, GKW: Gunvor Kjos-Wenjum Side 12 av 14

13 7 Risikoanalyse og kvalitetssikring 7.1 Kritiske faktorar Ein kritisk faktor er ein faktor som vil virke på gjennomføringa av prosjektet eller hindre at nokon av måla blir nådd. Anten delvis eller heilt. # Kritiske faktorer S K RF Mulige tiltak/ansvarlig 1 Manglande ressursar til kartleggingane i høve Ingen rekruttering og kompetanseplan 2 Til tider kan det oppstå vanskar med å få dei Ingen rette personane til rett tid, fordi prosjektet konkurrera om dyktige personar som må prioritere sin tid og merksemd til andre oppgåver i organisasjonen. 3 Det kan vere utfordrande å finne felles møtetidspunkt noko som kan påverke framdrifta til prosjektet Ligge i forkant med møteplanlegging, eit halvt år fram i tid. Ansvar THE 4 Me finn ikkje programvare som stettar våre forventningar og krav til kompetanseportal Tabell: Kritiske faktorar S Sannsynleg. Kor sannsynleg vil det være at dette skjer. m Skala 1-5 (5 er mest sannsynlig) K Kritisk. Kor kritisk vil dette være viss det skjer. Skala 1-5 (5 er mest kritisk) RF Risikofakter (S * K). 15 eller høgare vil måtte løyse ut ein aksjon innan ein gitt dato. 7.2 Risikoevaluering av Kritiske Suksessfaktorar Dei faktorane som har høgast Risikofaktor og kor det ikkje finns gode mottiltak, blir kalla for Kritiske Suksessfaktorar. Me ser ikkje på det noverande tidspunkt at prosjektet har nokon kritisk suksessfaktor som gjer at prosjektet/prosjektmålsetjingane ikkje kan blir nådd innan prosjektperioden. Side 13 av 14

14 8 Økonomi Budsjett tabell: (førebels) Kostnader Finansiering Kostnadsart. Beløp Finansieringstype og kilde Beløp Prosjektleiing/sekretærhjelp 30% stilling i prosjektperioden ,- Saman om ein betre kommune tilskot 2012, 2013 og 2014 (à ,-) Reiseutgifter, nettverkssamlingar ,- og prosjektleiarsamlingar Kostnader prosjektmøte ,- Prosjektdag i kommunen ,- Opplærings-, implementeringsog kurskostnader , ,- Andre utgifter ,- Sum: ,- Sum: ,- Side 14 av 14

15

16 LUSTER KOMMUNE - ORGANISASJONSMODELL Politiske organ Kontrollutval Formannskapet/ næringsutvalet Kommunestyret Mellombelse komitear Plan- og forvaltningsstyret Kommunestyret (25 representantar) er kommunen sitt øvste politiske organ. Alle store/viktige saker vert avgjorde her, etter tilråding frå formannskapet/næringsutvalet (7) eller plan- og forvaltningsstyret (7). Dei to sistnemnde organ avgjer sjølv ein del saker etter fullmakt frå kommunestyret. I tillegg får kommunestyret også nokre saker frå eige kontrollutval (5) og frå mellombelse komitear (særskilde saker). Alle val til faste politiske organ er for 4 år. Ordføraren er kommunen sin fremste politiske representant. Han leiar møta i kommunestyret og formannskapet/ næringsutvalet. Rådmannen Rådmann Rådmannen leiar administrasjonen, har tilrådingsrett i alle saker til politiske organ og har ein overordna oppfølgings- og støttefunksjon for alle underliggjande tenesteeiningar. Rådmannen avgjer sjølv ein del saker etter fullmakt frå kommunestyret. Rådmannen har 8 ulike stabseiningar til å hjelpe seg i dette arbeidet. Dette er personal/ organisasjon, økonomi, eigedom, oppvekst, pleie/omsorg, plan, næring og servicetorget. Rådmannen har, blant sine stabsleiarar, peika ut primære kontaktpersonar for alle tenesteeiningar. Tenesteeiningane 10 grunnskular 10 grunnskular 9 grunnskular 1) 10 grunnskular 9 barnehagar 2) Pedagogisk psykologisk teneste (PPT) Sogn kulturskule 3) Bibliotek Teknisk drift Landbruk og naturforvaltning Helse Luster heimeteneste Luster sjukeheimsteneste Arbeids- og treningssenteret (ATS) Sogn barnevern 4) NAV Luster 5) Kommunen har 29 tenesteeiningar som primært yter tenester til innbyggjarane. Kvar eining har ein eigen leiar som rapporterer til rådmannen, då primært til ovannemnde kontaktperson. Desse leiarane arbeider med grunnlag i eit eige administrativt delegeringsreglement, fastsett av rådmannen. 1) Kommunen har følgjande 9 skular: Dale skule, Gaupne skule, Hafslo barne- og ungdomsskule, Indre Hafslo skule, Jostedal skule, Luster ungdomsskule, Skjolden skule, Solvorn skule og Veitastrond skule. 2) Kommunen har følgjande 9 barnehagar: Gamlestova barnehage, Gaupne barnehage, Hafslo barnehage, Indre Hafslo barnehage, Jostedal barnehage, Luster barnehage, Skjolden barnehage, Veitastrond barnehage og Solvorn barnehage. 3) Kulturskulen er interkommunal. Leikanger er vertskommune. 4) Sogn barnevern er interkommunalt. Sogndal er vertskommune. 5) NAV Luster er leia i ein partnarskap mellom stat og kommune.