FORVALTNINGSREVISJON. Betryggende kontroll av byggeprosjekt HEMNE KOMMUNE

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "FORVALTNINGSREVISJON. Betryggende kontroll av byggeprosjekt HEMNE KOMMUNE"

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Betryggende kontroll av byggeprosjekt HEMNE KOMMUNE DESEMBER 2011

2 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Hemne kommunes kontrollutvalg i perioden juni desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Anne Gråberg /s/ Prosjektmedarbeider - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 3

4 Sammendrag Revisjon Midt-Norge har på vegne av Kontrollutvalget i Hemne kommune gjennomført en forvaltningsrevisjon med fokus på betryggende kontroll av byggeprosjekt i perioden juni desember Den overordna problemstillingen for forvaltningsrevisjonen har vært: Har Hemne kommune en betryggende organisering og system for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter? I denne undersøkelsen er Kommuneloven 23 (2) sine bestemmelser samt COSOrammeverket vært overordnede kriterier i undersøkelsen. COSO rammeverket definerer internkontrollen i en virksomhet til å være et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser. Hovedproblemstillingen er belyst med fire delproblemstillinger som handler om kommunen har etablert tilfredsstillende risikovurderinger, kontrollaktiviteter, tiltak for informasjon og kommunikasjon, og om etablerte rutiner og prosedyrer følges og kvalitetssikres i byggeprosjekt. Data til forvaltningsrevisjonen er hentet fra relevante dokumenter og intervju med ansatte samt deltakere i kommunens politiske plannemd. Fra samtlige intervju er det skrevet referat som er verifisert av informantene. Vi konkluderer i undersøkelsen med at: Kommunen har vurdert risiko ved kostnadsestimering, anskaffelser, valg av entreprisemodeller og andre områder i byggeprosjekt. Dette er i samsvar med COSO rammeverkets anbefalinger samt erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjoner og kommunestyrets vedtak i disse sakene. Kommunen har etablert en betryggende organisering og system for internkontroll gjennom systematiske kontrollaktiviteter, dokumentert i rutiner og prosedyrer generelt og spesielt for byggeprosjekt. Dette er også i samsvar med COSO rammeverket og erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjoner og kommunestyrets vedtak i disse sakene. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 4

5 Det er lagt til rette for at ansatte i kommunen er kjent med rutiner og forstår bruken av disse i byggeprosjekt. Vi har merket oss manglende avviksmeldinger på rutiner i kvalitetssystemet i 2011 for byggeprosjekt, noe blant annet dette er etablert for. Det er vårt inntrykk at kommunen har faglig, kvalifisert og oppdatert kompetanse til å planlegge og å gjennomføre byggeprosjekt. Kommunen er likevel sårbar i forhold til at det er få som innehar denne kompetansen, noe som også reduserer valg og praktisering av entrepriseformer i gjennomføringen av byggeprosjekter. Det er etablert rutiner for informasjon og kommunikasjon internt i kommunen og for dialog med eksterne parter. Dialogen med eksterne parter utføres i hovedsak i byggemøter, noe som er betryggende. I tillegg utføres også noe av dialogen fortløpende, hvor det er viktig å sikre at denne utføres i samsvar med inngåtte avtaler og kommunens interesser. Kommunen har lesekrav til rutiner og prosedyrer samt at ansvarlige for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt følger opp disse. I kommunens kvalitetssystem kan det etableres dokumenterbare oppfølgingsrutiner for bedre å sikre at rutiner og prosedyrer følges i byggeprosjekt. Det gis systematisk informasjon om status og erfaringer fra internkontrollen på tjenestenivå i tjenesterapportene til kommunestyret. En helhetlig rapport som omhandler status og erfaringer fra hele kommunens internkontroll hadde gitt kommunestyret enda bedre informasjon på dette området. Vår konklusjon på hovedproblemstillingen er: Hemne kommune har en betryggende organisering og system for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Dette er i samsvar med krav i kommuneloven, COSO og vedtak i tidligere forvaltningsrevisjoner. Vi ser likevel at Hemne kommune på noen områder kan vurdere å bedre den etablerte kontrollen i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt, disse områdene er: vurdere rapportering av avvik på rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet vurdere sårbarheten i kompetanse og ressurser vurdere kommunikasjonsprosedyrer med eksterne parter vurdere oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet vurdere å rapportere helhetlig for kommunens internkontroll til kommunestyret - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 5

6 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 6

7 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn Bestilling Organisering av byggeprosjekter Tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner Undersøkelsesopplegget Avgrensning og problemstilling Revisjonskriterier Metode Risikovurderinger Revisjonskriterier Data Kontrollaktiviteter Revisjonskriterier Data Informasjon og kommunikasjon Revisjonskriterier Data Oppfølging og kvalitetssikring Revisjonskriterier Data Revisors vurderinger Utførte risikovurderinger Tilfredsstillende kontrollaktiviteter Tiltak for informasjon og kommunikasjon Følges kontrollsystemer og kvalitetssikres disse Høring Konklusjoner...40 Kilder...42 Vedlegg BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 7

8 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 8

9 1 Bakgrunn Her gir vi en kort beskrivelse av bestillingen fra kontrollutvalget og bakgrunnen for denne. Deretter viser vi generelt til viktige faser i byggeprosjekt, og spesielt om administrativ og politisk organisering av byggeprosjekt i Hemne kommune. Avslutningsvis gir vi en oppsummering av erfaringer fra tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner som omhandler byggeprosjekt i Hemne kommune. 1.1 Bestilling Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført forvaltningsrevisjonen etter bestilling fra Kontrollutvalget i Hemne kommune 1. Formålet med forvaltningsrevisjonen er å sette fokus på kontroll med planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt i kommunen. Bestillingen av forvaltningsrevisjon ble behandlet i kontrollutvalgets møte den og lyder: Kontrollutvalget ber om at prosjektet gjennomføres med fokus på kommunens utforming, gjennomføring og oppfølgning av byggeprosjekter for å sikre gode prosjekter og god utnyttelse av ressurser. Til grunn for bestillingen var det behandlet en tidligere sak i kontrollutvalget 2. Der ble spørsmålet om byggeprosjekter kom som et resultat av dårlige eller mangelfulle saksbehandlingsrutiner i kommunen diskutert. Det ble også stilt spørsmål om mangelfull kompetanse eller andre organisatoriske forhold kunne være årsak til dette. Det ble gjennomført et møte den mellom oppdragsansvarlig revisor og kontrollutvalgets sekretariat hvor bestillingen av forvaltningsrevisjonen og mulige innfallsvinkler ble diskutert og overnevnte forhold ble tatt opp som viktige å avklare i denne undersøkelsen. Som vi oppfatter kontrollutvalgets bestilling i denne undersøkelsen vil det være aktuelt å se på om administrasjonssjefen har sikret en betryggende kontroll, ved planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt, jf. kommuneloven 23 nr. 2. Vedtaket uttrykker at undersøkelsen skal ha fokus på byggeprosjekter som kommunen gjennomfører. Kontrollutvalgets vedtak angir fokusområdene i undersøkelsen til å være utforming, gjennomføring og oppfølgning av byggeprosjekt. Med dette forstår revisor byggeprosjekt som kommunen selv forestår og utfører som byggherre. Vedtaket angir et 1 KU-sak 12/11 jf. plan for forvaltningsrevisjon i kommunestyrets sak 19/ KU-sak 8/11 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 9

10 ønske om å se på hele prosjektfasen i forbindelse med byggeprosjekter. Flere elementer gjør seg da gjeldende, og det vil være nødvendig å foreta en avgrensing av hvilke områder undersøkelsen skal omhandle. I byggeprosjekt utøver kommunen saksutredning og saksbehandling. Med saksbehandling mener vi i denne sammenheng alt arbeid et forvaltningsorgan utfører som fører frem til et politisk vedtak for gjennomføring av byggeprosjekt. 1.2 Organisering av byggeprosjekter Viktige faser i byggeprosjekt Byggherrer og entreprenører har som mål å gjennomføre byggeprosjekter etter behov, lavest mulig risiko og riktig pris for begge parter. I dette arbeidet er det viktig for byggherre å avklare organisasjonsform for byggeprosjektet. De mest vanlige valgene for organisasjonsformer i byggeprosjekt er totalentreprise, hovedentreprise, generalentreprise, delt entreprise etc. Valg av entrepriseform vurderes ut fra blant annet hvilken risiko man ønsker i det enkelte byggeprosjekt. I en delt entrepriseform er det byggherre som har tar den største risikoen, men for en eks. totalentreprise vil det være entreprenøren som tar den største risikoen. I planlegging av byggeprosjekt er det viktig å skape tilstrekkelig grad av sikkerhet for avklaring av tekniske spørsmål. Planleggingsfasen skal resultere i tegninger og beskrivelser av bygget. Mangler i disse dokumentene kan det medføre at valgt løsning og eller materialer kan ha en annen kvalitet enn ønsket. Før kontrakter skal inngås må byggherre velge hvem som skal utføre disse gjennom konkurranse. I enhver konkurranse er det lovfestede konkurranseregler og anbudsregler som regulerer utføringen av dette arbeidet. Gjøres det feil i denne fasen, kan byggherre bli erstatningsansvarlig overfor andre. Neste steg er en gjennomføringsfase hvor byggherre må følge opp kvaliteten av bygget, avslutningsvis også i garantitiden, for å sikre at bygget er i samsvar med inngåtte kontrakter. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 10

11 1.2.2 Kommunens organisering av byggeprosjekter I Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter 3 beskrives organisering av bygge- og anleggsprosjekt i kommunen. Der vises det til at i bygge- og anleggsprosjekter hvor kostnadsrammen overstiger fire mill. er formannskapets medlemmer plannemd, dersom annet ikke er bestemt. Byggeprosjekter under fire mill. og kommunaltekniske anlegg gjennomføres av rådmannen. I disse prosjektene organiserer rådmannen den administrative planprosessen og byggefasen herunder også ansvar for anbudsdokumenter osv. I rutinebeskrivelse for gjennomføring av byggeprosjekt i Hemne kommune beskrives det at byggeprosjekt administrativt og politisk organiseres på følgende måte: Administrativ plannemnd: Rådmannen (vurderes i hvert enkelt tilfelle) Enhetsleder Brukeravdeling leder i plannemnd Enhetsleder Teknisk, Landbruk og Miljø (TLM) 4 Prosjektleder bygg/anlegg 5 Arkitekt/konsulent Verneombud ev. hovedverneombud Ved behov oppnevnes egen brukergruppe Politisk plannemnd: Formannskapet er fast politisk plannemnd. Når det er byggeprosjekt hvor formannskapet er plannemnd, skal det i tillegg nedsettes en administrativ plangruppe som normalt består av følgende: Rådmann, Enhetsleder brukeravdeling, Enhetsleder TLM, Prosjektleder bygg/anlegg, Arkitekt/konsulent, Verneombud/hovedverneombud/Ansatterepresentant. Plannemdas mandat i utbyggingssaker over fire mill. medfører ansvar for at planprosessen gjennomføres forsvarlig og i henhold til reglement og mandat, og avgjør blant annet valg av entrepriseform. Plannemndas arbeid avsluttes vanligvis når prosjektet er ferdig detaljplanlagt, men det legges ikke ned før bygge- og anleggsprosjektet er fullført. Dette 3 VEDTATT AV KOMMUNESTYRET I SAK 88/ RÅDMANNEN HAR DELEGERT MYNDIGHET TIL BLANT ANNET GJENNOMFØRING AV VEDTATTE BYGGE- OG ANLEGGSPROSJEKT TIL ENHETSLEDER TLM 5 ENHETSLEDER TLM HAR DELEGERT MYNDIGHET TIL GJENNOMFØRING AV VEDTATTE BYGGE- OG ANLEGGSPROSJEKT TIL PROSJEKTLEDER BYGG/ANLEGG - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 11

12 grunnes i at prinsipielle endringer og vesentlige planendringer i byggeperioden skal forelegges plannemnda. I neste tabell viser vi de ulike faser som vedtas politisk i et byggeprosjekt i kommunen. Det vises for øvrig til rutinebeskrivelsen, side to for Politisk plannemnd. Tabell 1 Vedtaksfaser i byggeprosjekt: Kilde: Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter Tabellen over beskriver ansvarsfordelingen mellom kommunestyret og politisk plannemnd for byggesaker over fire mill. I kapitelet vises det også til i saken om kostnadsoverslag skal inneholde livssykluskostnader samt at nøyaktighetsnivå over estimat skal oppgis og at disse skal være i henhold til administrative rutiner. Det vises også til byggeprosjekter med en kostnadsramme under fire mill., skal finansieringen godkjennes av kommunestyret. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 12

13 1.3 Tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner Vi viser i dette delkapitlet til erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjoner med problemstillinger innenfor planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt og anskaffelser, som er gjennomført i Hemne kommune. Dette for å innhente erfaringer fra tidligere undersøkelser og følge opp vesentlige anbefalinger nærmere i denne undersøkelsen. Det er totalt gjennomført seks forvaltningsrevisjoner som omhandler byggeprosjekt og anskaffelser i kommunen. Disse er: Oppfølgning av byggeprosjekt Sodin skole - januar 2007 I denne rapporten ble det vist til Hemne kommune sitt økonomireglement fra 2001 hadde store mangler når det gjaldt rutiner for gjennomføring av investeringsprosjekter. Videre ble spørsmål til realistisk kostnadsoverslag, valg av entrepriseform og vurdering av driftsmessige konsekvenser berørt. Undersøkelsen omhandlet også en vurdering om enkelte av bestemmelsene i regelverket for offentlig anskaffelser var overholdt. Til sist omhandlet en problemstilling om organisering av prosjektstyring var i henhold til god prosjektorganisering for byggeprosjekt. Vi hadde følgende anbefalinger i denne undersøkelsen: Revisor anbefaler kommunen å foreta en juridisk avklaring ved en eventuelt senere aktivering av kontrakten med arkitekten fra 1998 ved ny utbygging/rehabilitering av Sodin skole. Revisor anbefaler Hemne kommune å innføre tilfredsstillende og regelmessige rutiner for rapportering av økonomi og fremdrift til kommunestyret. Kommunestyret vedtok å ta forvaltningsrevisjonen om Oppfølging av byggeprosjekt - Sodin skole til etterretning 6. Kommunestyret merket seg særlig rapportens påpekninger vedrørende rapportering og styring av større investerings-/byggeprosjekter, og ba om en gjennomgang av kommunens rutiner for håndtering av slike prosjekter. Dette omfattet særlig en vurdering av hvordan slike prosjekter bør organiseres, og hvordan aktuelle beslutningstakere kan sikres riktig og relevant informasjon om fremdrift og økonomi i prosjektene til riktig tid Planlegging og styring av eneromsutbygging - desember 2007 Denne undersøkelsen omhandlet også et konkret byggeprosjekt, hvor spørsmål knyttet til om kommunen planla byggeprosjekt i samsvar med kommunens vedtak og god 6 Kommunestyrets-sak 32/ BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 13

14 prosjektplanlegging ble belyst. Videre om kommunen tok tilstrekkelig høyde for risikovurderinger og kvalitetssikring i planleggingen av byggeprosjekt. Til sist ble spørsmålet om kommunen følger opp byggeprosjekt i samsvar med god prosjektstyring gjennomgått. I undersøkelsen anbefalte vi Hemne kommune å: Utarbeide og vedta saksbehandlingsrutiner for investerings/ byggeprosjekt. Avsette tid og ressurser til planlegging av byggeprosjekt Utarbeide retningslinjer for aksepterte avvik på estimerte kostnader for byggeprosjekt Sikre at alle som har ansvar for utforming, tjenester og infrastruktur i byggeprosjekt har god dialog med prosjektleder i saker/ detaljer som gjelder deres ansvarsområde. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonen i K-sak 13/08 og ba rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på å fullføre arbeidet med nye saksbehandlingsrutiner for investerings-/byggeprosjekter i Hemne kommune. Dette inkluderer risiko- og avvikshåndtering, tids- og ressursplanlegging, samt involvering av brukerrepresentanter og ansvarlige for infrastruktur i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt Offentlig anskaffelser - januar 2009 Undersøkelsen knyttet seg til enkeltbestemmelser i regelverket, og om disse ble fulgt ved anskaffelser i hele kommunen. Kommunestyret tok overnevnte forvaltningsrevisjon til etterretning og ba rådmannen følge opp rapporten med vekt på å sikre at anskaffelser av tjenester i driftsregnskapet blir i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser og revidere malen for anskaffelsesprotokoll iht. krav i Kommunestyrets sak 15/ Hemne helsesenter - ny aldersdemensavdeling i 2004 Denne undersøkelsen omhandlet også et konkret byggeprosjekt hvor vi anbefalte følgende forhold: Det mangler et detaljert kostnadsoverslag i saksfremlegget til kommunestyret i vedtaket. Driftsrammen har mangler for planlagt vedlikehold og utskiftninger, løpende ombygging og oppgraderingsutgifter ved beregning av totale livssykluskostnader for bygg Det savnes en mer detaljert rutinebeskrivelse i økonomireglementet som omhandler hvordan investeringsprosjekter skal behandles i kommunen Anskaffelsesprosessen for investeringsprosjektet har mangler. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 14

15 1.3.5 Vinjeøra skole i februar 2002 Denne undersøkelsen omhandlet også et konkret byggeprosjekt hvor vi anbefalte følgende forhold: Fra bevilgningen ble vedtatt i kommunestyret i mai 2000 fram til bygget ble tatt i bruk, har det ikke vært noen rapportering tilbake til bevilgende myndighet, kommunestyret. Prosjektet økte litt i omfang fra planleggingsfasen til slutt prosjektet som byggeprosjekt ofte gjør. Kostnadene er mer enn doblet siden første kostnadsoverslag Sodin skole, byggetrinn 1 i 1998 Denne undersøkelsen omhandlet også et konkret byggeprosjekt hvor vi anbefalte følgende forhold: Det bør etableres hensiktsmessig budsjettkontroll/rapportering som omfatter store byggeprosjekter som går over flere år. Det bør foretas en gjennomgang/oppdatering av instruks for plannemnd og byggenemd Tidsplanen for byggeprosjekter bør være realistisk slik at saken kan behandles i den rekkefølge det skal i følge lover og god saksbehandling. Det må være tid til at planene gjøres ferdig før prosjektet iverksettes. Finansiering skal vedtas og godkjennes før prosjekt iverksettes. Administrasjon må avsette tid til å følge opp engasjerte konsulenter - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 15

16 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet konkretiserer vi problemstilling for undersøkelsen og synliggjør hvilke avgrensninger vi gjør. Videre forankrer vi problemstillingene til de bestemmelsene som gjelder for området, og utleder revisjonskriterier for hver problemstilling. Til slutt i kapitlet gjør vi rede for hvilke metoder som er brukt for datainnsamling og analyse. 2.1 Avgrensning og problemstilling Bestillingen av revisjonsprosjektet viser til flere områder innenfor kommunens gjennomføring av byggeprosjekt som undersøkelsen kan omhandle. Ut fra rammene for forvaltningsrevisjonen og dialog med kontrollutvalget har revisor avgrenset undersøkelsen til å gjelde generelle prosesser rundt byggeprosjekt, og ikke ett spesielt byggeprosjekt. Det gjennomføres ikke større byggeprosjekter i kommunen per i dag. I kommunens handlingsplan, vedtatt i kommunestyret i sak 102/2010, er det for årsbudsjett 2011 to prosjekter med kostnadsramme på henholdsvis kr og kr som er planlagt gjennomført. I 2013 og 2014 er det planlagt å gjennomføre større byggeprosjekt. Undersøkelsen vil rettes mot hvordan kommunen bør planlegge og styre byggeprosjekter (systemnivå), fremfor å se på hvordan kommunen har utført dette konkret i et byggeprosjekt. Dette er også i tråd med tilbakemeldinger fra kontrollutvalget. Undersøkelsen har fokus på rutiner og systemer på overordnet organisasjonsnivå. Revisor vil se på om kommunen har etablert rutiner, og om disse følges i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Videre har vi sett på om relevante vedtak som kommunestyret har fattet i forbindelse med tidligere forvaltningsrevisjoner for samme område er fulgt opp og innlemmet i saksbehandlingen. Norsk standard 7 har utarbeidet juridiske standarder som kan benyttes for blant annet kontraktsinngåelser, som er en viktig del av byggeprosjekt. I dette prosjektet skal vi ikke ha fokus på disse standardene, og de skal heller ikke danne grunnlag for denne undersøkelsen. På bakgrunn av bestillingen fra kontrollutvalget, dialog med kontrollutvalget, plan for forvaltningsrevisjon samt saksutredningen, vil denne undersøkelsen konsentreres om følgende problemstillinger: 7 Se - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 16

17 Har Hemne kommune en betryggende organisering og system for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter? For å belyse hovedproblemstillingen vil vi se på om kommunen ivaretar følgende komponenter for å sikre betryggende kontroll ved byggeprosjekt: 1. Er det utført risikovurderinger i byggeprosjekt? 2. Er det etablert tilfredsstillende kontrollaktiviteter for byggeprosjekt? 3. Er det etablert tiltak for informasjon og kommunikasjon i byggeprosjekt? 4. Følges de etablerte kontrollaktiviteter og er det rutiner for kvalitetssikring av byggeprosjekt? Rapporten belyser kriterier og data for hver av delproblemstilling i egne kapitler, deretter gis revisjonens vurderinger på delproblemstillingene i eget kapitel, og avslutningsvis gis konklusjoner med anbefalinger på hovedproblemstillingen i undersøkelsen. 2.2 Revisjonskriterier I en forvaltningsrevisjon må problemstillingene være utformet slik at de lar seg besvare ut fra anerkjente normer (revisjonskriterier). Det er krav om etablering av revisjonskriterier for det enkelte prosjekt og det stilles krav til kriteriene som skal anvendes i undersøkelsen. I undersøkelsen er Kommuneloven 8 23 (2) benyttet som kriterie fordi den viser administrasjonssjefens ansvar for å påse at saker som fremlegges for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtaket blir iverksatt. Videre skal administrasjonssjefen sørge for betryggende kontroll i administrasjonen. I dette ligger det blant annet et ansvar for å etablere rutiner og systemer som bidrar til å sikre at saker blir tilfredsstillende utredet og vedtak blir iverksatt. 9 Dette betegnes ofte som virksomhetens internkontroll. I tolkning og utledninger i hva som ligger i begrepet internkontroll benyttes ofte et internasjonalt rammeverk, kalt COSO-rammeverket 10, noe vi vil benytte i denne undersøkelsen. 8 Se lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. sept 1992 nr Ot.prp.nr.70 ( ) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon). side COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREDWAY COMMISSION Internkontroll - Et integrert rammeverk. Den første utgaven kom i Rammeverket gikk gjennom en revisjon i perioden I vår rapport bygger vi på det reviderte rammeverket. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 17

18 COSO rammeverket er oversatt til norsk med tittelen; Intern kontroll Et integrert rammeverk. I den norske oversettelsen defineres internkontroll som: Intern kontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser. Modellen består blant annet av fire komponenter som vi vil benytte i denne undersøkelsen, disse er; kontrollaktiviteter, risikovurderinger, informasjon og kommunikasjon samt overvåkning. Komponentene representerer COSOs metode over hva som bør vektlegges og hvordan man kan gå fram for å sikre en god internkontroll i virksomheten. Vi har valgt å utlede kriteriegrunnlaget fra komponentene i COSO-modellen nærmere fra rapport om internkontroll i kommuner 11 som er utarbeidet på bestilling fra kommunal- og regionaldepartementet (KRD), oktober Rapporten omhandler rådmannens internkontrollansvar med bakgrunn i kommunelovens KRD ønsket med rapporten å frembringe kunnskap om praktiseringen av internkontrollen i kommunal sektor. Rapporten viser til ledelsens ansvar for internkontrollen. I dette er utforming, gjennomføring, oppfølging og vedlikehold av internkontrollen viktige oppgaver. Ansvaret er hovedsakelig knyttet til internkontrollsystemet er etablert og etterlevd. COSO modellens komponenter samsvarer på noen områder med teori fra Rolstadås om praktisk prosjektstyring 12 og Westhagen 13 om prosjektarbeid som brukes i fag om prosjektstyring i dag. Rolstadås viser blant annet til at internkontrollen er systematiske tiltak som oppdragsgiver eller prosjektorganisasjonen skal iverksette for å sikre at virksomheten planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i og i medhold av lov eller forskrift. Westhagen legger til formelle aspekter og menneskelig adferd i prosjektadministrasjon hvor begge er like viktige for å nå prosjekts målsettinger i virksomheten. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjoner om byggeprosjekt og kommunestyrets vedtak tilknyttet disse, er kriterier i denne undersøkelsen. 11 Rapport om internkontroll i kommuner, utarbeidet av PWC, oktober Rolstadås Asbjørn: Praktisk prosjektstyring 13 Westhagen Harald, Faafeng Ole, Hoff Kjell G., Kjeldsen Tore og Røine Erik: Prosjektarbeid utviklings- og endringskompetanse. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 18

19 En nærmere detaljering av kriteriene vil fremkomme under hvert kapitel i undersøkelsen. 2.3 Metode Data er i hovedsak hentet inn gjennom intervju med ansatte som har ansvar for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt i kommunen. Vi har valgt de som er intervjuet ut fra hvem som har kunnskap om kommunens utforming, gjennomføring og oppfølgning av byggeprosjekter for å få kjennskap til hvordan internkontrollen i byggeprosjekt er etablert og fungerer. Vi har gjennomført intervjuer med følgende personer: Rådmannen Assisterende rådmann Kommunalsjef med ansvar for innkjøp, Enhetsleder teknisk, landbruk og miljø - TLM Prosjektleder for byggeprosjekt i kommunen Avdelingsingeniør FDV bygg To medlemmer fra kommunens politiske plannemnd (en fra posisjon - ordfører og en fra opposisjon) Alle som er intervjuet har verifisert egne referater. I tillegg har vi gjennomgått dokumenter i kommunens saksbehandlingssystem som omhandler rutiner for byggeprosjekt, saksbehandling og system for internkontroll. Dette for sikre at etablerte rutiner for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt i kommunen fungerer etter intensjonene og behovene i egen organisasjon. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 19

20 3 Risikovurderinger Dette kapitlet presenterer kommunens vurdering av risiko for feil i saksbehandlingen av byggeprosjekt. Først gis en beskrivelse av revisjonskriteriene data vurderes mot, deretter følger resultatene fra datainnsamlingen i undersøkelsen. 3.1 Revisjonskriterier Overordnede kriterier i prosjektet er som nevnt i kapitel 2.2 kommunelovens krav til betryggende kontroll og COSO rammeverkets komponenter for at internkontrollen skal fungere hensiktsmessig. Vi har utledet kontrollkomponenten risikovurderinger i COSO rammeverket nærmere fra rapport om internkontroll i kommuner. Rapporten viser til at risiko kan forstås som summen av sannsynlighet og konsekvens for en hendelse. I internkontrollsammenheng rettes oppmerksomheten mot hendelser som har negative konsekvenser for virksomheten. Hvilke slike hendelser man ser på avhenger av hvilken prosess i virksomheten det er snakk om. Det er viktig at kontrollaktiviteter etableres på de områder der styringssvikt, feil og mangler mest sannsynlig kan oppstå og har vesentlig konsekvens for virksomhetens måloppnåelse. Å vurdere risiko utvikler en internkontrollpraksis med effektive rutiner for avdekking og forbedring av avvik, og svarer til krav i særlovgivningen og myndighetenes tilsynspraksis. Westhagen og Rolstadås viser til at de aller fleste beslutninger som fattes i et prosjekt er beheftet med en viss usikkerhet og kan innebære en risiko. Dette gjør det nødvendig å kunne identifisere risiko og utvikle strategier for hvordan ulike risikoforhold kan håndteres. Håndtering av risiko er et ledelsesansvar og det er ledelsens oppgaver å treffe beslutninger knyttet til risiko i gjennomføringen av prosjekter. Vi har i kapitel 1.1 presentert tidligere forvaltningsrevisjoner som har fulgt opp byggeprosjekt i kommunen. I kommunestyrets sak 13/08 tilknyttet disse, bes det om at rådmannen inkluderer risikohåndtering i saksbehandlingsrutiner for investerings- og byggeprosjekt. Flere av anbefalingene i undersøkelsene peker på ulike risikoområder i byggeprosjekt. Vi vil følge opp risikoområdene kostnadsestimering, anskaffelser og valg av entreprisemodell nærmere i denne undersøkelsen, i tillegg til kommunens egne vurderte risikoområder for byggeprosjekt. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 20

21 3.2 Data Vi presenterer først kommunens vurderinger av risiko ved kostnadsestimering av byggeprosjekt, som er det første risikoområdet vi ser nærmere på. Risiko ved kostnadsestimering De fleste av de som ble intervjuet sier at man tidligere benyttet eksterne aktører til å gjøre kostnadsestimering av byggeprosjekt. Dette har vist seg å medføre stor avstand mellom antatt kostnad og endelig kostnad. Det er etablert rutiner 14 for estimering av kostnader som skal sikre dette, og flere trekker frem at det er viktig at estimeringen er høy nok, slik at det blir avsatt nok ressurser til bygging. Flere sier at de fleste prosjekter i dag planlegges og gjennomføres på en god måte og med riktige anslag, selv om noen fremdeles har kostnadssprekker. Flere gir uttrykk for at man ikke treffer hundre prosent på prisestimering av byggeprosjekt, men man prøver i størst mulig grad å gi et riktig bilde av dette, slik at politikerne vet hvor mye ressurser som må avsettes. En fra plannemda sier at erfaringsmessig har det tidligere vært stort sprik mellom estimert overslag og endelig beløp. Dersom beslutningsgrunnlaget hadde vært mer korrekt estimert, vil dette kunne påvirka hvilke prosjekt som blir gjennomført, og redusert risikoen for feil politiske beslutninger. Vi ser imidlertid en forbedring på kostnadsestimeringen av byggeprosjekt i de siste årene. Rådmannen viser til kostnadsoverslag for utvidelse av legesenter uten ambulansestasjon som et eksempel på kommunens praksis i dag og oppsett for å gi politikerne presise kostnadsoverslag for byggeprosjekt. I tillegg viser han til et års kostnadsanalyse i saken, som viser kapital- og driftskostnader til bygget i drift. Figur 1 Oppsett kostnadsoverslag utvidelse legesenter uten ambulansestasjon Kilde: Rådmannen 14 Rutinebeskrivelse for gjennomføring av byggeprosjekt, punkt 3 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 21

22 Vi viser også kommunens vurderinger av risiko ved anskaffelser av byggeprosjekt som det andre risikoområdet basert på erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjoner. Risiko ved anskaffelser I intervju viser flere til at det er gjennomført og utlyst 45 anskaffelser i Doffinbasen i perioden og det er kun feil i en av disse i anskaffelser fra TLM. Kommunalsjef sier at for kommunen som helhet, er det i tillegg to saker i denne perioden som har vært mangelfulle hvor det er utbetalt erstatningsbeløp til eksterne. En fra politisk plannemnd sier at det er en utrygghet i kommunens anskaffelsesprosess som skyldes blant annet at kommunen ble dømt i KOFA for feil etter å ha påstått at de har rett. Han sier videre at feil i anskaffelsesprosessen medfører store kostnadsmessige konsekvenser for kommunen, ved utbetaling av erstatning, noe flere sier seg enig i. Som et risikoreduserende tiltak har kommunen utarbeidet egen prosedyre 15 for å unngå at man gjør formelle feil i utlysingen av anbud. Prosedyren viser til at alle anskaffelser fra i dag skal kvalitetssikres endelig før kunngjøring i Doffin av en faggruppe bestående av kommunalsjef og enhetsleder TLM med evt. fagstab. Kvalitetssikringen skal skje ved at faggruppen vurderer sluttføringen og utleggingen av anbud. Ved uenighet/usikkerhet i faggruppen skal dokumentet kvalitetssikres av kommunens advokatforbindelse. Standardformuleringer i kunngjøringer bestilles og utarbeides av kommunens advokatforbindelse. Rådmannen sier at kommunen har valgt å tegne ny forsikring på erstatningsansvar ved utlysning/kunngjøring ved anskaffelser, på grunn av kostnader ved erstatningsansvar de siste årene. Vi viser også kommunens vurderinger ved valg av entreprisemodell som det tredje risikoområdet jf. erfaringer fra tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner i kommunen. Risiko ved valg av entreprisemodell I rutinebeskrivelsen for gjennomføring av byggeprosjekt i Hemne kommune punkt 4.3 beskrives det under programfasen at plannemnd/rådmann avklarer entrepriseform. Aktuelle entrepriser kan være: 15 kvalitetssikring av innhenting av anbud før utlegging på Doffin, oktober BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 22

23 Generalentreprise, dvs. en entreprenør som er ansvarlig for alle fag. Totalentreprise, dvs. det inngås avtale med ett firma om levering av et komplett bygg Delt entreprise, dvs. det inngås separate avtaler med en rekke entreprenører for de forskjellige fagområder (grunn, betong, elektro osv.) Enhetsleder TLM og prosjektleder sier at kommunen bruker generalentrepriseformen og har best erfaring med den. Det er lettere å styre prosjekter ved hjelp av denne. I tillegg peker noen på at denne entrepriseformen er enklere å håndtere enn andre modeller, siden det er få med kompetanse i kommunen til å håndtere prosjektledelsen. En fra politisk plannemnd sier at det uformelt er vurdert totalentrepriseform og at det har vært samtaler med rådmannen om dette. Flere sier at totalentrepriseformen krever god og tilstrekkelig kompetanse i egen organisasjon og stiller spørsmål ved om kommunen innehar dette i dag. Vi har også bedt om kommunens egne vurderinger av risiko ved planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Kommunens risikoområder: Enhetsleder og prosjektleder sier at følgende tiltak er igangsatt for å redusere risikoen ved planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt, disse er: Fokus på kvalitetssikring Prøver å se rutiner med nye øyne og sikre at dårlige rutiner blir erstattet med gode rutiner Sikrer seg i kontraktene at de har kontrollpunkt som enheten deltar på Har styrket kravet til dokumentasjon under bygging av store byggeprosjekt Rådmannen sier at alle kontrakter underskrives av rådmannen i kommunen, men flere aktører skal gjennomgå kontrakten som en kvalitetssikring og viser til at ansatte fra enheten TLM og kommunalsjef har ansvar her. Rådmannen viser også til tertialrapport nr. 2 som gir en status over 14 anskaffelser i investeringsprosjekt jf. handlingsplan Rapporten gir politisk nivå status over gjennomføring og kostnadskontroll for disse, som også er definert som et risikoområde. I oversikten gis det en risikovurdering over om rammen overholdes i gjennomføringsfasen, et eks. er hentet fra tertialrapporten nr og viser: - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 23

24 Figur 2 tertialrapport nr rehabilitering kloakk Skeiet Støa - Stretet I rapporteringen fra rehabilitering kloakk Skeiet-Støa-Stretet gis det en vurdering over om kostnader og arbeidsomfang er innenfor vedtatte rammer for prosjektet. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 24

25 4 Kontrollaktiviteter Dette kapitlet presenterer data for kommunens etablerte kontrollaktiviteter i byggeprosjekt. Først gis en beskrivelse av revisjonskriteriene data vurderes mot, deretter følger resultatene fra datainnsamlingen. 4.1 Revisjonskriterier Overordnede kriterier i prosjektet er som nevnt i kapitel 2.2 kommunelovens krav til betryggende kontroll og COSO rammeverkets komponenter for å sikre at internkontrollen fungerer hensiktsmessig. Vi har utledet kontrollkomponenten kontrollaktiviteter i COSO rammeverket nærmere fra rapport om internkontroll i kommuner. Rapporten definerer kontrollaktivitet til at ledelseskontroller og kontrollaktiviteter må utformes og implementeres med utgangspunkt i risikovurderinger. Begrepet kontrollaktiviteter inkluderer både ledelseskontroller og kontrollaktiviteter i virksomhetens arbeidsprosesser. Rapporten viser til at ledelseskontroller er felles for hele virksomheten og kan virke på tvers av alle arbeidsprosesser og nivåer i organisasjonen. Ledelseskontrollene skal bidra til ledelsens styring og kontroll på områder som etikk, korrupsjon og misligheter, organisering, ansvar og myndighet. Kontroller i virksomhetens arbeidsprosesser etableres på de områder der styringssvikt, feil og mangler kan oppstå. Disse har vesentlig konsekvens for virksomhetens målsettinger, som også er viktig i etablering av kontrollaktiviteter. I kapitel 1.1 er det vist til tidligere forvaltningsrevisjoner om gjennomførte byggeprosjekt i kommunen. I flere av forvaltningsrevisjonene, blant annet Kommunestyrets sak 32/2007 og sak 13/2008, bes det om at rådmannen tar en gjennomgang av kommunens rutiner for håndtering av byggeprosjekter og fullfører disse. Vi har innhentet data om etablerte kontrollaktiviteter, både ledelseskontroller og kontroller i virksomhetens arbeidsprosesser for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt i kapitelet for å sikre at disse er etablert. 4.2 Data Vi har først innhentet informasjon om etablerte systemer og rutiner kommunen har for saksbehandling som gjelder generelt i kommunen, og som også er førende for saksbehandling av byggeprosjekt. Vi gir en kort beskrivelse av disse: - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 25

26 Elektronisk kvalitetssystem i Hemne kommune WisWeb kvalitet ble innført fra , som et ledd i systematisk kvalitetssikring av enhetene i kommunen. Systemet består av: Styrende dokumenter (lov, forskrift med mer) Kvalitetsstandarder (hva man kan forvente) Prosedyrer og arbeidsbeskrivelser Skjema og avviksbehandling. Systemet skal bidra til å sikre at saksbehandlingen skal følge saksbehandlingsregler og interne krav til dette. Det er også systematiske handlinger for årlige ajourhold og revisjon av prosedyrer, skjema og styrende dokumentasjoner i systemet, for å sikre at disse er kvalitetssikret og inneholder gyldig informasjon og beskrivelser. Avvik på prosedyrer skal fortløpende registreres, og det skal være årlige gjennomganger av alle avvik hos den ansvarlige enhet, med fokus på systemforbedringer. Følgende systemrutiner er etablert for å sikre dette: Ledelsens gjennomgang og systemrevisjon Årlig ajourhold av prosedyrer, skjema og styrende dokumentasjon Kommunen har også etablert følgende rutiner og prosedyrer for å sikre den generelle saksbehandlingen utføres i samsvar med krav til disse. Rutinehåndbok for saksbehandling i Hemne kommune august 2008 Rutinehåndboken for saksbehandling i Hemne kommune gir en veiledning til samtlige saksbehandlere for å sikre at denne utføres på en enhetlig og formelt riktig måte. Rutinehåndboka omhandler formelle krav, prinsipper for fullført saksbehandling og saksbehandlers oppgaver og ansvar. Rutinehåndboka gjelder for både administrativ og politisk saksbehandling. I kapitel vises det til at all saksbehandling som utføres på vegne av kommunen skal produseres og lagres i EDB Sak og Arkiv, eks. utarbeidelse av anbudsdokumenter etc. Manual for fullført saksbehandling Hemne kommune, arkiv nr. 10/397 Manualen for fullført saksbehandling gir en detaljert oversikt over de forskjellige operasjonene som fullført saksbehandling omfattes av i kommunen og skal være en støtte for saksbehandlere i produksjon, møtebehandling og etterbehandling av saker. Prosedyre for saksbehandling i Hemne kommune januar 2009 Prosedyren for saksbehandling skal sikre etterlevelse av rutine for god og forsvarlig saksbehandling i Hemne kommune, og at alle som henvender seg til kommunen skal få svar - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 26

27 innen rimelig tid uten ugrunnet opphold. Prosedyren oppsummerer også ansvarsforhold og hva fullført saksbehandling omhandler for å gi grunnlag for å treffe politiske og administrative beslutninger. Etiske retningslinjer i Hemne kommune vedtatt i kommunestyrets sak 13/2011 I retningslinjene vises det til at Hemne kommune legger stor vekt på at folkevalgte og ansatte framstår med redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet og alle har et ansvar for å etterleve dette. I retningslinjene fokuseres det på ivaretakelsen av menneskeverdet og hensynet til innbyggerne, habilitet, forvaltning av kommunale aktiva, integritet og omdømme, bruk av informasjon og varslingsrutiner ved brudd på etiske retningslinjer. Vi har i kapitlet innhentet informasjon om etablerte rutiner og prosedyrer for kommunale bygge- og anleggsprosjekter, anskaffelser og delegerte fullmakter spesielt, og gir en kort beskrivelse av disse: Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter, september 2008 Formålet med reglementet er å avklare ansvarsforholdene mellom rådmann og det politiske systemet i forbindelse med planlegging og gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. I tillegg sikre god organisering, gjennomføring og rapportering av disse, samt presise kostnadsoverslag i planprosessen og god kostnadskontroll i byggefasen. Rutinebeskrivelse for gjennomføring av byggeprosjekt i Hemne kommune, august 2011 Rutinebeskrivelsen skal kvalitetssikre og standardisere gjennomføringen av kommunale bygge- og anleggsprosjekter samt avklare administrative fullmakter via rutinebeskrivelser og delegasjonsfullmakter. Økonomireglement for Hemne kommune, desember 2009 Økonomireglementet skal sikre at kommunen har en forsvarlig økonomiforvaltning innenfor de rammer som kommuneloven med forskrifter gir. Reglementet danner grunnlaget for de prosedyrer og rutiner som skal gjelde på økonomiområdet. Reglementet gjengir blant annet reglement for innkjøp og reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 27

28 Reglement for innkjøp i Hemne kommune, oktober 2011 Reglementet viser til formelle krav for innkjøp og har som målsetting at tilgjengelige ressurser skal utnyttes på en mest mulig effektiv måte, og i størst mulig grad gjennom konkurranse. Reglementet gjengir hovedprinsippene for innkjøp, inngåtte innkjøpsavtaler, intern organisering av innkjøpsfunksjon og ulike avtaleforhold samt klage. Reglementet gjelder for alle anskaffelser i kommunen. Delegert myndighet ved gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter Det er gjennomført følgende delegeringer av myndighet og oppgaver i gjennomføring av kommunens bygge- og anleggsprosjekter: Rådmannen har delegert gjennomføring av vedtatte bygge- og anleggsprosjekt til enhetsleder tekniske tjenester den Enhetsleder TLM har delegert gjennomføring av vedtatte bygge- og anleggsprosjekter til prosjektleder den Formannskapet er plannemnd i saker vedr. kommunale bygg- og anlegg. Det henvises til gjeldende økonomireglement og reglement for plannemnd kommunale bygg- og anlegg som regulerer ansvaret, jf. kommunestyrets sak 48/2010. I intervju vises det til at etablering av rutiner, prosedyrer og system generelt og spesielt for byggeprosjekt har hatt stort fokus de siste årene i Hemne kommune. Flere sier at disse begynner å komme på plass og at rutiner for klager på anskaffelser revideres i skrivende stund. Ansatte og ledelsen som har ansvar for gjennomføring av byggeprosjekt bekrefter involvering i revisjon av rutinene for byggeprosjekt. Dette er med å sikre at rutinene blir hensiktsmessige å bruke i byggeprosjekt og i samsvar med behov til disse, ifølge de som ble intervjuet. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 28

29 5 Informasjon og kommunikasjon Dette kapitlet presenterer data for kommunens tiltak for informasjon og kommunikasjon i saksbehandlingen av byggeprosjekt. Først gis en beskrivelse av revisjonskriteriene data vurderes mot, deretter følger resultatene fra datainnsamlingen. 5.1 Revisjonskriterier Overordnede kriterier i prosjektet er som nevnt i kapitel 2.2 kommunelovens krav til betryggende kontroll og COSO rammeverkets komponenter for at internkontrollen skal fungere hensiktsmessig. Vi har utledet kontrollkomponenten informasjon og kommunikasjon i COSO rammeverket nærmere fra rapporter om internkontroll i kommuner. Rapporten viser til at god internkontroll krever at ledere og medarbeidere er gjort kjent med og har forstått hvilket ansvar de har og hvilke arbeidsprosesser de skal utføre. Nødvendig informasjon må være identifisert, dokumentert og tilgjengeliggjort for at aktiviteter og kontroller kan utføres. Det må i tillegg etableres eksterne kommunikasjonskanaler som tillater innspill fra andre involverte parter i et prosjekt for at gjennomføringen skal lykkes. Rapporten fokuser også på viktigheten av at det avsettes nok ressurser og kompetanse i organisasjonen til å utføre oppgavene som skal utføres. Tiltak for å sikre tilstrekkelig kunnskap og kompetanse kan være rekrutering, opplæring, etterutdanning, interne arbeidsmøter mv. Westhagen viser til at det må være klart for alle som arbeider i prosjektorganisasjonen hvor de hører hjemme og hvor de skal henvende seg for å få tak i det de trenger for å utføre sine oppgaver. Hvis kommunikasjon og informasjon prioriteres lavt er det fare for at konflikter oppstår i gjennomføringen og det er viktig å skape en felles forståelse for arbeidsmåter og samspill i prosjektarbeid med de involverte parter (s.15). Vi har i undersøkelsen hentet inn informasjon om de ansvarlige for byggeprosjekt har god kjennskap til rutiner og prosedyrer og forstår bruken av disse, kommuniserer godt med brukere og eksterne parter og har tilstrekkelig ressurser og kompetanse til å gjennomføre arbeidsoppgaver innen byggeprosjekt. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 29

30 5.2 Data Først har vi sett på om kommunens ansatte har kjennskap til rutiner og prosedyrer for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. De som er intervjuet sier at rutinene for byggeprosjekt er utarbeidet i samarbeid med de ansatte som utfører arbeidsprosessene. Dette medfører at forståelsen og bruken av rutiner og prosedyrer er god blant de ansatte. Det er leseplikt for rutiner og prosedyrer med utkvittering i kvalitetssystemet WisWeb. Dette er med å sikre at alle har lest rutinene og følge opp de som ikke har lest disse. Ved endringer av relevante forhold i rutiner og prosedyrer gis det anledning til å få delta på kurs ved behov. Assisterende rådmann sier at antall avviksmeldinger i kvalitetssystemet på rutiner og prosedyrer er en av flere indikatorer som viser om kvalitetssystemet fungerer som forutsatt. Dette sikrer at systemet til enhver tid er oppdatert og at årsak til avvik er systematisk gjennomgått, analysert og at organisasjonsmessig læring er sikret, i følge kommunens systemrutine i WisWeb. De som er intervjuet sier i denne sammenheng at det ikke foreligger avviksmeldinger for rutiner og prosedyrer som omhandler bygge- og anleggsprosjekter i I denne delen av undersøkelsen har vi innhentet informasjon om kommunen har tilstrekkelig kompetanse og ressurser til å planlegge og å gjennomføre byggeprosjekter. De fleste vi har intervjuet viser til at kommunen har god faglig og kvalifisert kompetanse innenfor planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt, spesielt mindre prosjekt, men at kommunen er sårbar ved at det er få ansatte som innehar fagkompetansen. Enhetsleder og prosjektleder i TLM peker på at enheten har tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte, da byggeprosjekter blir igangsatt etter som enheten klarer å håndtere disse. Flere sier at det er mange tjenester i kommunen som har den samme sårbarheten med få fagpersoner innenfor et fagområde. Flere stiller spørsmål om kommunen har nok ressurser til å gjennomføre/lede større byggeprosjekt osv., dette for å skape trygghet og legitimitet i saken før den behandles politisk. Noen nevner at kommunen må vurdere/utrede muligheten for interkommunalt samarbeid på dette feltet, som en av flere muligheter for å bedre tilgangen til ressurser og kompetanse ved planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 30

31 Rådmann sier at på teknisk er det to som jobber sammen, og som er sparingspartnere for hverandre. Dette er ressurskrevende for kommunen. I framtida må kommunen vurdere hvilke oppgaver skal løses selv og hvilke oppgaver som må sette bort eller samarbeides om i følge rådmannen, og prosjekteringsmiljø er et område som må vurderes nærmere i denne sammenhengen. De som er intervjuet samt tjenesterapport for TLM i Kommunestyrets sak 50/11, viser at det ikke er utarbeidet en kompetanseutviklingsplan for enheten. Enhetsleder sier de ikke har hatt tid til å prioritere arbeidet med kompetanseplanen, men det vil bli arbeidet med å utvikle en slik plan i De som har ansvar for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt sier at de blir gjort kjent med kurs og at det stilles ressurser til disposisjon for å delta på kurs. De sier de deltar på kurs etter behov og at dette fungerer tilfredsstillende for egen del. Rådmannen sier at kommunen har en kompetansebase som er registrert på alle ansatte. I tillegg er kommunen medlem av KS Innkjøpsforum og deltar på årlige møter der. Det vurderes også at ansatte i kommunen skal sertifiseres for offentlige anskaffelser i løpet av 2012, som et av flere kompetansetiltak, ifølge rådmannen. Vi har vi innhentet data om etablerte tiltak for å kommunisere med brukere og eksterne parter i byggeprosjekt. Dette er viktig for å unngå feil eller misforståelser i prosjektgjennomføringen, samt å avklare forventninger til denne. I rutinebeskrivelse for gjennomføring av byggeprosjekt i Hemne kommune er det egne rutiner 16 som sikrer at brukere involveres i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt, både i mindre og større byggeprosjekt. Noen av de som ble intervjuet viser til at brukere ikke har vært tilstrekkelig involvert tidligere, men alle mener at brukere er involvert i dag og at rutinene sikrer at brukernes forventninger avklares. Kommunen har kommunikasjon med eksterne entreprenører, i hovedsak i byggemøter, hvor det er etablert rutiner. I tillegg utføres det avklaringer under bygging via samtaler og e-post, der og da, i følge flere som ble intervjuet. Flere peker på at det mangler rutiner/prosedyrer for hvordan fortløpende dialog skal utføres. Noen peker på at det i fortløpende dialog har vært utfordringer med å gi god nok informasjon til involverte parter om rammene og forventninger til byggeprosjekter, hvor også mediehåndtering er viktig. Det å gi tilstrekkelig informasjon og være tydelig på kommunikasjon om rammene, og avklare forventninger i byggeprosjekter til involverte parter, vil prioriteres i nye byggeprosjekt, noe flere av de som er intervjuet gir 16 Rutinebeskrivelse for gjennomføring av byggeprosjekt i Hemne kommune, pkt 2 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 31

32 uttrykk for. En fra politisk plannemnd sier at man har hatt fokus på å legge et politisk løp opp mot næringslivet, på grunn av at det er viktig å skape trygghet, ha tillit og kunne drøfte saker på en god måte med eksterne. Han har inntrykk av at kommunen har blitt bedre på kontakten med eksterne parter den siste tiden, noe som skaper trygghet med kontakten til næringslivet. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 32

33 6 Oppfølging og kvalitetssikring Dette kapitlet presenterer data for kommunens oppfølging og kvalitetssikring av saksbehandlingen i byggeprosjekt. Først gis en beskrivelse av revisjonskriteriene data vurderes mot, deretter følger resultatene fra datainnsamlingen. 6.1 Revisjonskriterier Overordnede kriterier i prosjektet er som nevnt i kapitel 2.2 kommunelovens krav til betryggende kontroll og COSO rammeverkets komponenter for at internkontrollen skal fungere hensiktsmessig. Vi har utledet informasjon om oppfølging og kvalitetssikring i COSO rammeverket nærmere fra rapporter om internkontroll i kommuner. Rapporten viser til at oppfølging og kvalitetssikring er den fjerde komponenten i rammeverket, hvor det er viktig å etablere og implementere tiltak knyttet til ledelsens oppfølging og overvåking av at kontrollene gjennomføres som forutsatt. Med dette menes at mellomledere og medarbeidere etterlever de regler, krav og prosedyrer som er utformet. Oppfølgingstiltakene skal sikre at svakheter identifiseres, korrigeres og rapporteres med tanke på læring til senere gjennomføringer. Rapporten viser til at det er viktig at ledelsen framstår på en måte som viser at den tar internkontrollen på alvor. Dette gjøres ved selv å vise god internkontrolladferd og ved å følge opp hvordan ansatte ivaretar sitt kontrollansvar, ikke bare sitt ansvar for å nå produksjonsmål. Dette er ekstra viktig i situasjoner der man har utfordringer knyttet til kvalitet og effektivitet i saksbehandlingen. Rapporten viser også til at kommunestyret har tilsynsansvar over den kommunale virksomhet og tar til orde for at de må påse at rådmannen har utformet og gjennomfører god interkontroll, med risikovurderinger og kontrollaktiviteter tilpasset kommunens behov. Dette gjøres i hovedsak gjennom rådmannens internkontroll og som følges opp av kontrollutvalget. I tillegg tar rapporten til orde for at rådmannen årlig bør legge fram et grunnlag for kommunestyret, som de kan bruke til kritisk å gjennomgå kommunens viktigste risikoområder og internkontroll for å sikre betryggende kontroll i kommunen. Westhagen og Rolstadås viser til at oppfølging og kvalitetssikring er en viktig del av prosjektarbeidet. Westhagen peker på at oppfølging av kvalitet er viktig, og i prosjekt bør man ha formell kvalitetsplan i tillegg til oppfølging av fremdrift- og ressursplaner som - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 33

34 tilpasses prosjektets størrelse. Kvalitetsplanen stiller krav til arbeidsmåter og fastsetter tidspunkter for kvalitetsgjennomganger av viktige milepæler. Gjennomgangen består i at en eller flere kompetente personer eller faggruppe, evaluerer delresultater for å avdekke eventuelle feil eller mangler på et tidlig tidspunkt. Dette øker sannsynligheten for at sluttresultatet skal ha de egenskaper og den kvaliteten som er spesifisert. Rolstadås sier at kvalitetssikringen har oppgaver gjennom alle trinn i ett prosjekt. I dette ligger det å utarbeide en plan/sjekkliste for hvilke dokumenter som skal kontrolleres, og hvordan kontrollen skal utføres i følge Rolstadås. Vi vil i undersøkelsen se om det føres tilsyn med at ledere og medarbeidere etterlever kommunens regler, krav og prosedyrer og at disse oppdateres etter behov, at det er etablerte rutiner for kvalitetssikring og at det rapporteres om status av internkontrollsystemet i kommunen. 6.2 Data Først har vi sett på om det føres tilsyn med at ledere og medarbeidere etterlever kommunens rutiner og prosedyrer for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt og at det er etablert rutiner for kvalitetssikring. Enhetsleder og prosjektleder sier at det er lesekrav for rutiner og prosedyrer og at ansvarlig utfører skal sjekke at det som skal utføres, faktisk gjøres. De sier videre at kontrollen av dette arbeidet ivaretas av kvalitetsikringsgruppa for kunngjøringer - Doffin gruppa. Innad i TLM arbeider man systematisk med egne prosjektbeskrivelser for å avdekke svakheter og mistolkninger, hvor tydelighet, forutsigbarhet og likebehandling står i fokus. Det er innført en ny rutine ved at enheten skal ha en tredjepart/ekstern verifikasjon av kostnadsoverslag ifølge enhetsleder TLM og prosjektleder. Flere som er intervjuet viser til at det ikke rapporteres avvik i kvalitetssystemet i forhold til rutiner og prosedyrer for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Kommunalsjef sier at for store prosjekt leies det inn arkitekt og kunsulenter hvor grunnlaget for innkjøp av tjenester utarbeides av TLM og kvalitetssikres av ansvarlig innkjøp. Planarbeidet kvalitetssikres av prosjektleder og ansatte i TLM, egne brukergrupper og plannemnda. Mindre prosjekter utføres som store prosjekter, men i hovedsak foretas planlegging og prosjektering i egenregi. Kvalitetsikring av anskaffelser følger rutiner og prosedyrer mens det for øvrig, skjer internt i TLM, brukergruppe og eventuelt plannemnd. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 34

35 Assisterende rådmann sier at lesekravet for rutiner og prosedyrer følges opp av enhetsleder i kvalitetssystemet, utover dette er det ikke dokumentert om den enkelte har forholdt seg til disse. Det foreligger ingen dokumenterbare handlinger i kvalitetssystemet som følger opp at rutiner eller prosedyrer følges opp eller kvalitetssikres. Flere av de som er intervjuet peker på at et utkvitteringssystem i kvalitetssystemet ville bidratt ytterligere til en kvalitetssikring av saksutredningen om fremtidige byggeprosjekt. Vi har sett på om det rapporteres om status av internkontrollsystemet i kommunens mål- og rapporteringssystem. I Kommunestyrets sak 50/11 ble tjenesterapporter for Grunnskole, Pleie og Omsorg, Barnehage, TLM, Helsestasjon, Kultur og Barnevern behandlet. Formålet med rapporteringen er å gi kommunestyret innsikt og forståelse i tjenestene som kommunen produserer, hvor blant annet kvalitet og kvalitetsstyring er noen av disse områdene. Tjenesterapportene er bygd opp med basis i den enkelte enhets styringskort, som er brukt til administrativ rapportering til Rådmannen gjennom kommunen sitt system for Balansert målstyring, (BMS). I styringskortet foreligger det indikatorer for kvalitetssikring og internkontroll samt meldte og lukkede avvik. Enhetene har gitt sine kommentarer til indikatorene i styringskortet og i tjenesterapportene. Flere av de som er intervjuet viser til at internkontrollen diskuteres mellom politisk og administrativt nivå, også i formannskapet. Det gis informasjon om internkontrollen i enkeltsaker og det er gjort kjent at kommunen har et kvalitetssystem som håndterer dette. Rådmannen viser til at kommunen har et administrativt kvalitetsorgan som behandler erfaringer fra kommunens internkontrollsystem, men at det imidlertid ikke rapporteres systematisk til politisk nivå fra dette arbeidet. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 35

36 7 Revisors vurderinger Vi har i undersøkelsen belyst fire delproblemstillinger med kriterier og data for å besvare hovedproblemstillingen og i dette kapitlet vil vi gi våre vurderinger til hver av delproblemstillingene i undersøkelsen. 7.1 Utførte risikovurderinger Vi har i første delproblemstilling vurdert om kommunen har utført risikovurderinger i saksbehandling av byggeprosjekt, jfr COSO rammeverkets anbefalinger til god internkontroll. I tillegg har vi gjennom erfaringene fra tidligere forvaltningsrevisjoner av byggeprosjekt sett om rådmannen har inkludert risikohåndtering i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Vi har i undersøkelsen sett at kommunen har vurdert risiko ved kostnadsestimering, anskaffelser og valg av entreprisemodeller. For disse områdene er det etablert rutiner med risikoreduserende tiltak, noe som er i samsvar med forhold tatt opp i tidligere forvaltningsrevisjoner og kommunestyrets vedtak tilknyttet disse. I tillegg har kommunen også vurdert risiko tilknyttet rutiner og prosedyrer, dokumentasjon, kvalitetssikring av kontrakter og tertialrapportering av kostnader i byggeprosjekt. Dette er i samsvar med vurdering av risiko og etablering av risikoreduserende tiltak for god internkontroll jf. COSO rammeverket. 7.2 Tilfredsstillende kontrollaktiviteter Vi har i andre delproblemstilling vurdert om kommunen har etablert tilfredstillende kontrollaktiviteter i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt, jf. COSO rammeverkets anbefalinger til god internkontroll. I tillegg har vi gjennom erfaringene fra tidligere forvaltningsrevisjoner av byggeprosjekt, fulgt opp om rådmannen har tatt en gjennomgang av rutiner for håndtering av byggesaker og fullført disse. Vi har i undersøkelsen sett at kommunen har etablert et kvalitetssystem som gir oversikt over styrende dokumenter, prosedyrer og arbeidsbeskrivelser samt avviksbehandling for hele kommunen. I tillegg er det etablert rutiner og prosedyrer for saksbehandling, etikk, gjennomføring av byggeprosjekt og innkjøp. Det er også delegert politisk og administrativt myndighet for gjennomføring av byggeprosjekt i kommunen. Vi ser at kommunen har revidert rutinene for gjennomføring av byggeprosjekt og innkjøp, og at noen rutiner revideres i skrivende stund. Dette viser at rutinene er levende og det er vårt inntrykk at disse tilpasses - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 36

37 behovene i kommunen. Vi mener at kommunen ut fra overnevnte forhold har etablert kontrollaktiviteter for internkontroll i byggeprosjekt, noe som er i samsvar med god internkontroll i COSO rammeverket og kommunestyrets vedtak om å fullføre rutinene for byggeprosjekt. 7.3 Tiltak for informasjon og kommunikasjon Vi har i tredje delproblemstilling vurdert om ansvarlige for byggeprosjekt har god kjenskap til rutiner og forstår bruken av disse, kommuniserer godt med involverte parter og har ressurser og kompetanse til å planlegge og gjennomføre byggeprosjekt, jf. COSO rammeverkets anbefalinger til god internkontroll. Kommunen har etter vår vurdering lagt til rette for og sikret at ansatte har kjennskap til og forstår rutiner og prosedyrer for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Vi har sett at det ikke foreligger avviksmedlinger for rutiner og prosedyrer for byggeprosjekt i 2011, i kvalitetssystemet, noe systemet blant annet er etablert for. Vi ser at rutiner for gjennomføring av byggeprosjekt er oppdatert i august Dette medfører at kommunen ikke har endret disse rutinene basert på dokumenterbare avviksmeldinger i kvalitetssystemet. Det er vårt inntrykk at kommunen har faglig, kvalifisert og oppdatert kompetanse til å planlegge og gjennomføre byggeprosjekt, noe som er i samsvar med COSO rammeverket anbefalinger til god internkontroll. Det er få personer som innehar denne kompetansen, noe som gjør kommunen sårbar i forhold til planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Det er også vårt inntrykk at overnevnte forhold legger begrensninger i kommunens valg av entrepriseformer i byggeprosjekt og praktisering av disse, noe som reduserer kommunens valgmuligheter på dette området. Vi mener kommunen har etablert rutiner for god dialog internt ved planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Det samme er tilfelle med eksterne parter hvor i hovedsak dialogen utføres i byggemøter. Dette er i samsvar med COSO rammeverkets anbefalinger for god internkontroll. Det er likevell vårt inntrykk at kommunen mangler dokumenterte prosedyrer for fortløpende dialog mellom kommunen og eksterne parter i byggeprosjekt, dette for å kvalitetssikre dialogen, slik at denne ivaretar kommunens interesser på en best mulig måte. 7.4 Følges kontrollsystemer og kvalitetssikres disse Vi har i fjerde delproblemstilling vurdert om kommunen har system for å sikre at ansvarlige for byggeprosjekt etterlever rutiner og om det er etablert tiltak for kvalitetssikring av - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 37

38 byggeprosjekt. I tillegg har vi hatt fokus på rapportering av status og erfaringer fra internkontrollsystemet til kommunestyret. Kommunen har etablert lesekrav til rutiner og prosedyrer i kvalitetssytemet. Det er ansvarlige samt kvalitetssikringsgruppen som har ansvar for at rutiner følges i hver enkelt sak. Dette er i samsvar med COSO rammeverkets anbefalinger for god internkontroll. Det er ikke etablert dokumenterbare planer/sjekklister i kvalitetssystemet som følger opp om rutiner og prosedyrer brukes i byggeprosjekt. Disse kan etableres i kvalitetssystemet for å bedre sikre at rutiner følges i blant annet byggeprosjekt. Svakheter i rutiner og prosedyrer for byggeprosjekt bør gjennomgås, med tanke på læring til neste gjennomføring. Det rapporteres om status/erfaringer fra kommunens internkontroll, systematisk i tjenesterapportene. Dette gir kommunestyret et grunnlag til å vurdere internkontrollen på tjenestenivå i kommunen. Dette er i samsvar med anbefalinger i COSO rammeverket og rapport om intenkontroll. En mer helhetlig tilbakemelding for internkontrollen hadde gitt kommunestyret en bedre oversikt over kommunens viktigste risikoområder på dette området. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 38

39 8 Høring Et høringsutkast av rapporten har vært til høring hos rådmannen. Rådmannen ga sitt høringssvar den Revisor har endret og presisert endelig rapport i samsvar med rådmannens kommentarer til fakta i rapporten. Vurderinger og konklusjoner er ikke endret etter rådmannens høringssvar. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 39

40 9 Konklusjoner Den overordna problemstillingen for denne forvaltningsrevisjonen har vært: Har Hemne kommune en betryggende organisering og system for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter? Hovedproblemstillingen er belyst i undersøkelsen med fire delproblemstillinger som handler om kommunen har etablert tilfredsstillende risikovurderinger, kontrollaktiviteter, tiltak for informasjon og kommunikasjon og om etablert rutiner og prosedyrer følges og kvalitetssikres i byggeprosjekt. I de fire delproblemstillingene har vi konkludert med at: Kommunen har vurdert risiko ved kostnadsestimering, anskaffelser, valg av entreprisemodeller og andre områder i byggeprosjekt. Dette er i samsvar med COSO rammeverkets anbefalinger samt erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjoner og kommunestyrets vedtak i disse sakene. Kommunen har etablert en betryggende organisering og system for internkontroll gjennom systematiske kontrollaktiviteter, dokumentert i rutiner og prosedyrer generelt og spesielt for byggeprosjekt. Dette er også i samsvar med COSO rammeverket og erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjoner og kommunestyrets vedtak i disse sakene. Det er lagt til rette for at ansatte i kommunen er kjent med rutiner og forstår bruken av disse i byggeprosjekt. Vi har merket oss manglende avviksmeldinger på rutiner i kvalitetssystemet i 2011 for byggeprosjekt, noe dette blant annet er etablert for. Det er vårt inntrykk at kommunen har faglig, kvalifisert og oppdatert kompetanse til å planlegge og å gjennomføre byggeprosjekt. Kommunen er likevel sårbar i forhold til at det er få som innehar denne kompetansen, noe som også reduserer valg og praktisering av entrepriseformer i gjennomføringen av byggeprosjekt. Det er etablert rutiner for informasjon og kommunikasjon internt i kommunen og i dialog med eksterne parter. Dialogen med eksterne parter utføres i hovedsak i byggemøter, noe som er betryggende. I tillegg utføres også noe av dialogen fortløpende, hvor det er viktig å sikre i prosedyrer at denne utføres i samsvar med inngåtte avtaler og kommunens interesser. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 40

41 Kommunen har lesekrav til rutiner og prosedyrer samt at ansvarlige for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt følger opp disse. I kommunens kvalitetssystem kan det etableres dokumenterbare oppfølgingsrutiner for bedre å sikre at rutiner og prosedyrer følges i byggeprosjekt. Det gis systematisk informasjon om status og erfaringer fra internkontrollen på tjenestenivå i tjenesterapportene til kommunestyret. En helhetlig rapport som omhandler status og erfaringer fra hele kommunens internkontroll hadde gitt kommunestyret enda bedre informasjon på dette området. Vår konklusjon på hovedproblemstillingen er: Hemne kommune har en betryggende organisering og system for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Dette er i samsvar med krav i kommuneloven, COSO og vedtak i tidligere forvaltningsrevisjoner. Vi ser likevel at Hemne kommune på noen områder kan vurdere å bedre den etablerte kontrollen i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt, disse er: 1. vurdere rapportering av avvik på rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet 2. vurdere sårbarheten i kompetanse og ressurser 3. vurdere kommunikasjonsprosedyrer med eksterne parter 4. vurdere oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet 5. vurdere å rapportere helhetlig for kommunens internkontroll til kommunestyret - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 41

42 Kilder Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, nr Ot.prp.nr.70 ( ) (endringslov) lov 25. september 1992 nr Kommunens egne vedtak, rutiner og prosedyrer for kvalitetssystem, saksbehandling og planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt Norsk Standard COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION), Internkontroll - Et integrert rammeverk, januar Rapport om internkontroll i kommuner, bestilt av Kommunal- og regionaldepartementet, utført av PriceWaterhouseCoopers, oktober et+integrert+rammeverk+%28coso+erm%29.e2x2vlxc9g_h7z_ahlfk64-i720-u9or65l.ips Praktisk prosjektstyring, Rolstadås Asbjørn, tapir akademisk forlag, 4. utgave Prosjektarbeid, Westhagen Harald, Gyldendal Norsk Forlag AS, 5. utgave BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 42

43 Vedlegg 1 Høringssvar fra rådmannen, mottatt i e-post den Vi har følgende kommentarer til rapporten: Side 8, pkt avsnitt siste linje korrigeres til: Herunder også ansvar for anbudsdokumenter osv. Politisk plannemnd: Her skal det kun stå første kulepunkt, dvs. Formannskapet er fast politisk plannemnd Når det er prosjekt hvor formannskapet er plannemnd skal det i tillegg nedsettes en administrativ plangruppe som normalt består av følgende: Rådmann Enhetsleder brukeravdeling Enhetsleder TLM Prosjektleder bygg/anlegg Arkitekt/konsulent Verneombud/hovedverneombud/Ansatterepresentant Det vises til rutinebeskrivelse side 2 Politisk plannemnd Side 25 Delegert myndighet ved gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter Rådmannen har delegert gjennomføring av vedtatte bygge- og anleggsprosjekt til enhetsleder tekniske tjenester den (hvorvidt dette er delegert tidligere har jeg ikke oversikt over. Det framgår i hvert fall ikke av delegasjonsbrev til enhetsleder før denne dato. Hvorfor enhetsleder har delegert dette til prosjektleder i 2006 har jeg ikke funnet ut av). Side 27 Siste avsnitt. Her må det være misforståelser. Realiteten er at det i forbindelse med større prosjekter alltid har vært innleid planleggings- og konsulenthjelp. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 43

44 Antar at det skal være: Flere stiller spørsmål om kommunen har nok ressurser til å gjennomføre/lede større byggeprosjekt osv. Et paradoks i denne sammenhengen er da at vi ikke har hatt problemer med gjennomføringen. Det er systematikken og samsvar mellom overslag og anbudssum som har vært problemet. Det vi vurderer er å leie inn ekstern byggeleder i større prosjekt pga. arbeidspresset. - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 44

45 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 45

46 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 46

47 - BETRYGGENDE KONTROLL AV BYGGEPROSJEKT - 47

48 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 25.03.2010 3/10 Kontrollutvalget

Detaljer

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8.

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8. Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG 2 1.1 MÅLSETTING FOR PROSJEKTET 2 1.2 REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER 2 1.3 REVISORS ANBEFALINGER 2 2. INNLEDNING 3 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 3 2.2 HJEMMEL

Detaljer

Aure kommune. Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. Vedtatt av Aure kommunestyre 1. oktober 2013, k.

Aure kommune. Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. Vedtatt av Aure kommunestyre 1. oktober 2013, k. Aure kommune Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter Vedtatt av Aure kommunestyre 1. oktober 2013, k.sak 55/13 Innhold 1. Formål med reglementet... 3 2. Omfang... 3 3. Organisering

Detaljer

"Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune

Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak Risørkommune Arendal Revisjonsdistrikt IKS Arendal-Birkenes-Froland-Gjerstad-Grimstad-Lillesand-Risør-Tvedestrand-Vegarshei-Åmli "Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune Forvaltningsrevisjonjanuar

Detaljer

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES?

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? For Kontrollutvalg 30.11.15 v/rådmann Thor Smith Stickler OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? Definisjon av internkontroll - PwC Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter

Detaljer

Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune

Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Prosjekt virksomhetsstyring Prinsippnotat Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune 22.09.2011 2 1. Innledning Prinsipper for virksomhetsstyring som presenteres

Detaljer

MalemaL Liv: UTK. Rapport 4/2015. Revisjon av Sykehusapotekene HF

MalemaL Liv: UTK. Rapport 4/2015. Revisjon av Sykehusapotekene HF MalemaL Liv: UTK Rapport 4/2015 Revisjon av Sykehusapotekene HF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst 27.03.2015 Rapport nr. 4/2015 Revisjonsperiode Desember 2014 til mars 2015 Virksomhet Sykehusapotekene HF

Detaljer

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Fremdrift, rapportering, inventar og økonomi Gimse ungdomsskole Melhus

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Fremdrift, rapportering, inventar og økonomi Gimse ungdomsskole Melhus Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Fremdrift, rapportering, inventar og økonomi Gimse ungdomsskole Melhus kommune År 2006 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING...

Detaljer

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Ark.: Lnr.: 399/11 Arkivsaksnr.: 11/55-1 Saksbehandler: Kjell Arne Sveum FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - GLØR IKS VEDLEGG: Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2007/1562-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Vinjeøra skole utbygging - ombygging Hemne kommune År 2001

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Vinjeøra skole utbygging - ombygging Hemne kommune År 2001 Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Vinjeøra skole utbygging - ombygging Hemne kommune År 2001 Innholdsfortegnelse side 1. REVISORS KONKLUSJON 3 2. INNLEDNING 4 2.1 BAKGRUNN FOR

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BRUKERBETALING INSTITUSJON" FRA INNLANDET REVISJON IKS

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BRUKERBETALING INSTITUSJON FRA INNLANDET REVISJON IKS Ark.: Lnr.: 6737/13 Arkivsaksnr.: 13/1121-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BRUKERBETALING INSTITUSJON" FRA INNLANDET REVISJON IKS Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 8-2013

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Hvaler kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2 Informasjonsgrunnlag

Detaljer

11/1118-1 601 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

11/1118-1 601 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE 11/1118-1 601 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Revidert oktober 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser 2.2 Forskrift om off. anskaffelse 2.3

Detaljer

Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012. Stokke kommune

Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012. Stokke kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012 Stokke kommune 1 Innhold 1 INNLEDNING... 3 1.0 INNLEDNING... 3 1.1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON... 3 1.3 OVERORDNET RISIKO- OG VESENTLIGHETSVURDERING... 4 1.4 METODE

Detaljer

MØTEINNKALLING. Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor. : KONTROLLUTVALGET Møtedato : 11.02.2008 kl. 17.

MØTEINNKALLING. Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor. : KONTROLLUTVALGET Møtedato : 11.02.2008 kl. 17. MØTEINNKALLING Utvalg : KONTROLLUTVALGET Møtedato : 11.02.2008 kl. 17.00 Møtested : Hølonda Sykehjem Sakliste: SAK 1/2008 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 2/2008 REFERATSAKER SAK 3/2008 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT

Detaljer

Forvaltningsrevisjon. Planlegging og styring av eneromsutbygging. Hemne kommune

Forvaltningsrevisjon. Planlegging og styring av eneromsutbygging. Hemne kommune Forvaltningsrevisjon Planlegging og styring av eneromsutbygging Hemne kommune Desember 2007 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Hemne kommunes kontrollutvalg i perioden september

Detaljer

Veiledning- policy for internkontroll

Veiledning- policy for internkontroll Veiledning- policy for 1. Bakgrunn Statlige virksomheter forvalter fellesskapets midler og leverer produkter og tjenester som er av stor betydning både for den enkelte samfunnsborger og for samfunnet som

Detaljer

Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU

Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU US 42/2015 Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU Universitetsledelsen Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Jan E. Aldal, Hans Chr Sundby, Siri

Detaljer

Sak 24/12. Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 06.09.2012

Sak 24/12. Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 06.09.2012 Side 2 Sak 24/12 Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 06.09.2012 BEHANDLING: Enhetsleder Elisabeth Høyem og h.adv. John Olav Engelsen orienterte om de ulike sakene som angår Saltnessand. Nye meldinger:

Detaljer

Innkjøp i Nord-Aurdal kommune

Innkjøp i Nord-Aurdal kommune Forvaltningsrevisjon Utført av Innkjøp i Nord-Aurdal kommune Formål: - Gjennomgå kommunes praktisering av Lov om offentlige anskaffelser - Anbefale eventuelle forbedringer Innhold 1. Innledning... 2 2.

Detaljer

Risikostyring Intern veiledning

Risikostyring Intern veiledning Risikostyring Intern veiledning Versjon 1.0 Dette dokumentet er basert på «Risikostyring i staten, håndtering av risiko i mål og resultatstyringen», desember 2008 og «Risikostyring og intern kontroll i

Detaljer

Saksbehandler: Reidar Bråtveit Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 15/1320. Hovedutvalg administrasjon 22.04.2015

Saksbehandler: Reidar Bråtveit Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 15/1320. Hovedutvalg administrasjon 22.04.2015 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Reidar Bråtveit Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 15/1320 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon 22.04.2015 STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE 08/1660-1601 &00 RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Godkjent av Rådmann februar 2005 Revidert september 2008 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser

Detaljer

HEMNE KOMMUNE Etiske retningslinjer Vedtatt av kommunestyret i sak 13/11 den 22.03.11

HEMNE KOMMUNE Etiske retningslinjer Vedtatt av kommunestyret i sak 13/11 den 22.03.11 10/2773-6 007 HEMNE KOMMUNE Etiske retningslinjer Vedtatt av kommunestyret i sak 13/11 den 22.03.11 Etiske retningslinjer for Hemne kommune Vedtatt i Kommunestyret 22.03.2011, sak 13/11 Ansatte og folkevalgte

Detaljer

TEMAER: FORVALTNINGSREVISJON (FR) ET OVERBLIKK SELSKAPSKONTROLL (SK) ET OVERBLIKK

TEMAER: FORVALTNINGSREVISJON (FR) ET OVERBLIKK SELSKAPSKONTROLL (SK) ET OVERBLIKK TEMAER: FORVALTNINGSREVISJON (FR) ET OVERBLIKK SELSKAPSKONTROLL (SK) ET OVERBLIKK DISPOSISJON OVER EMNENE 1) FØR 1993: INGEN REGLER OM FR OG SK 2) ETTER 1993: REVISJONEN SKAL UTFØRE FR, JFR. KOML 60 NR.

Detaljer

Årsrapport 2014 Vedlegg 4 Oppsummering av revisjonsområdet kompetansestyring

Årsrapport 2014 Vedlegg 4 Oppsummering av revisjonsområdet kompetansestyring UTK Årsrapport 2014 Vedlegg 4 Oppsummering av revisjonsområdet kompetansestyring Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst 05.02.2015 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG... 3 1. INNLEDNING... 4 1.1 FORMÅL MED REVISJONEN...

Detaljer

10/362-1 601 &00 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

10/362-1 601 &00 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE 10/362-1 601 &00 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Revidert januar 2010 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser 2.2 Forskrift om off. anskaffelse 2.3

Detaljer

S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN 08.04.14 STATUS FOR BYGGESAKEN

S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN 08.04.14 STATUS FOR BYGGESAKEN S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN 08.04.14 STATUS FOR BYGGESAKEN Forslag til vedtak: Styret tar statusrapport for byggesaken til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Utkast til mandat for

Detaljer

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE 1. INNLEDNING Kontrollutvalget er hjemlet i kommunelovens 77 med tilhørende forskrift om kontrollutvalg av 15.juni 2004. Kommunestyret har det overordnede

Detaljer

Gjelder fra: 24.09.2014. Godkjent av: Fylkesrådet

Gjelder fra: 24.09.2014. Godkjent av: Fylkesrådet Dok.id.: 1.3.1.1.0 Formål og definisjoner Utgave: 1.00 Skrevet av: Camilla Bjørn Gjelder fra: 24.09.2014 Godkjent av: Fylkesrådet Dok.type: Generelt Sidenr: 1 av 6 Formålet med styrings- og kvalitetssystemet:

Detaljer

OVERORDNET SELSKAPSKONTROLL Av kommunens deleide aksjeselskap

OVERORDNET SELSKAPSKONTROLL Av kommunens deleide aksjeselskap Selskapskontroll 2015 Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på vegne av kontrollutvalget i Kongsvinger kommune. OVERORDNET SELSKAPSKONTROLL Av kommunens deleide aksjeselskap Postadresse: Postboks 84, 2341

Detaljer

Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene Fornyingskonferansen 31. oktober 2013

Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene Fornyingskonferansen 31. oktober 2013 Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene Fornyingskonferansen 31. oktober 2013 Endringer i kommuneloven 1. juli 2013 Rapporteringsplikt i årsberetningen: I kommuneloven 48 nr 5 innføres det et

Detaljer

ÅRSRAPPORT 2014 KONTROLLUTVALGET ANDEBU KOMMUNE

ÅRSRAPPORT 2014 KONTROLLUTVALGET ANDEBU KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2014 KONTROLLUTVALGET ANDEBU KOMMUNE HJEMMEL, FORMÅL OG SAMMENSETNING Hjemmel Kommunene er i henhold til kommuneloven pålagt å ha kontrollutvalg jf. kommunelovens kap. 12. Forskrift om kontrollutvalg

Detaljer

Tilsyn og kontroll Kontrollutvalg Revisjon

Tilsyn og kontroll Kontrollutvalg Revisjon Tilsyn og kontroll Kontrollutvalg Revisjon Folkevalgtopplæring Selbu 25. november 2011 Terje Wist Ass. revisjonsdirektør Disposisjon Styring og kontroll i kommunal sektor Rammeverk for tilsyn og kontroll

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - NAMSOS KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune /tid: 13.01.2012 kl. 12:00 14:00 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Rådhuset, formannskapssalen Geir Rostad, leder

Detaljer

Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter

Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter Oslo 3. desember 2013 Bestilling av FR gjennomgang av rapporter Sekretariatets saksbehandling innebærer: 1. involvering i overordnet analyse

Detaljer

INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget

INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 26. februar 2013 Møtetid: Kl. 08.30 (mrk tida) Møtested: Rådhuset, møterom Straumen (2.et.) De faste medlemmene innkalles med dette til møtet.

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid: 02.12.2013 kl. 10:00 14:10 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, kommunestyresalen Oddvar M. Lian, leder

Detaljer

Mislighetsrevisjon Sykehuset Innlandet HF

Mislighetsrevisjon Sykehuset Innlandet HF www.pwc.no Mislighetsrevisjon Sykehuset Innlandet HF 3. juni 2014 Innholdsfortegnelse 1. Mandat og oppdrag... 3 Forbehold... 3 2. Evaluering av rammeverk for å redusere mislighetsrisiko... 4 Formålet...

Detaljer

NKRF Årsmøte 2009 Revisors vurdering av internkontroll

NKRF Årsmøte 2009 Revisors vurdering av internkontroll NKRF Årsmøte 2009 Revisors vurdering av internkontroll Jonas Gaudernack, juni 2009 *connectedthinking P w C Begrepsavklaringer Risikostyring vs risikovurdering Internkontroll vs kontrolltiltak Risiko Tiltak?

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune. Ekstraordinært møte

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune. Ekstraordinært møte Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Ekstraordinært møte Arkivsak: 11/100-3 Møtedato/tid: 21.03.2011, kl. 12:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Geir Rostad (leder) Eldbjørg

Detaljer

(sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no

(sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 30. mai 2012 TID: kl 10.00 STED: Fylkets hus, møterom Kvenna, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har

Detaljer

Oslo kommune Kommunerevisjonen

Oslo kommune Kommunerevisjonen Oslo kommune Kommunerevisjonen Kontrollutvalget Dato: 06.12.2012 Deres ref: Vår ref (saksnr.): Saksbeh: Arkivkode 201200770-11 Arve Alstad 126.2.2 Revisjonsref: Tlf.: OPPFØLGINGSUNDERSØKELSE ETTER RAPPORT

Detaljer

Den gode revisjonsdialogen - med særlig fokus på forvaltningsrevisjon

Den gode revisjonsdialogen - med særlig fokus på forvaltningsrevisjon - med særlig fokus på forvaltningsrevisjon Egil Johansen, Rådmann i Porsgrunn kommune Kirsti Torbjørnson, Fagansvarlig forvaltningsrevisor i Telemark kommunerevisjon IKS Nøkkeltall: 34 379 innbyggere Positiv

Detaljer

Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 12.06.09 Paul Stenstuen 014/09 418-1721-5.5 Kommunestyret

Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 12.06.09 Paul Stenstuen 014/09 418-1721-5.5 Kommunestyret VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 014/09 VERDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2008 - fornyet behandling samt oppfølging av sak nr. 012 Orientering om brudd på kommunens finansstrategi

Detaljer

K O N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E

K O N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 42/09 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 4. mars 2009 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 92

Detaljer

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/08 08/148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.11.2007

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/08 08/148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.11.2007 Agdenes kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Formannskapssalen, Agdenes rådhus Møtedato: 14.02.2008 Tid: kl. 09.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 72 49 22 00 Varamedlemmer møter

Detaljer

Tinn kommune Kontrollutvalget

Tinn kommune Kontrollutvalget Tinn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Tinn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 01.03.2011 Møtested: Møteleder: Formannskapsalen Ingar Hovden Forfall: Medlem Jorunn Elnes Meldt forfall Varamedlem

Detaljer

Arbeidsgruppe som skal foreslå tiltak for åstyrke egenkontrollen

Arbeidsgruppe som skal foreslå tiltak for åstyrke egenkontrollen Arbeidsgruppe som skal foreslå tiltak for åstyrke egenkontrollen Martin Hill Oppegaard, sekretær for arbeidsgruppen (KRD) NKRFs fagkonferanse 2009, Arendal Hva er egenkontrollen? Kontrollutvalget folkevalgt

Detaljer

Styret finner vedlagte rammeverk for et helhetlig kvalitetssystem som interessant.

Styret finner vedlagte rammeverk for et helhetlig kvalitetssystem som interessant. BERGEN OG OMLAND HAVNEVESEN Dato: 9. april 2010 BGHAS /10 Bergen og Omland havnestyre Helhetlig kvalitetssystem i BOH KBOL HAV-8610-201003247-3 Bakgrunn I de senere årene har risikostyring og intern kontroll

Detaljer

Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte

Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte Retningslinjene er et supplement til lover, forskrifter og reglement som gjelder for kommunens virksomhet. Vedtatt av kommunestyret i sak 9/13-28.02. 2013

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/528-6

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/528-6 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/528-6 Valg av revisjonsordning Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret vedtar å videreføre ordningen med kjøp av revisjonstjenester

Detaljer

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 23.03.2010 kl. 19.00

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 23.03.2010 kl. 19.00 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom 23.03.2010 kl. 19.00 Møtet er lukket for publikum i alle saker, jf. Kommuneloven 77 nr. 8. Saksdokumentene ligger til offentlig

Detaljer

Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no eller mobiltlf. 90589043. Møteinnkalling.

Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no eller mobiltlf. 90589043. Møteinnkalling. Møteinnkalling Gjerstad kontrollutvalg Dato: 17.02.2016 kl. 12:00 Møtested: Kommunehuset, møterom 1. etasje Arkivsak: 15/10176 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015

Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015 Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015 Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2

Detaljer

Saker til behandling i kontrollutvalgets møte. torsdag 03. mai 2007 kl 16.30. Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2.

Saker til behandling i kontrollutvalgets møte. torsdag 03. mai 2007 kl 16.30. Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2. Saker til behandling i kontrollutvalgets møte torsdag 03. mai 2007 kl 16.30 Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2 Kart I Sak Side 49/07 Rapport 6/2007 Økonomisk forvaltning av

Detaljer

Oppfølging av planlegging - Sletten skole

Oppfølging av planlegging - Sletten skole Oppfølging av planlegging - Sletten skole Klæbu kommune Januar 2008 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Klæbu kommunes kontrollutvalg i perioden september 2007 - januar 2008.

Detaljer

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune År 2004 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING... 3 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...3

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Gran kommune Kontrollutvalgets PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Behandlet i kontrollutvalget: 21. september 2012. Vedtatt av kommunestyret: INNHOLD 1. INNLEDNING...3 2. PLANPROSESSEN...3

Detaljer

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: formannskapssalen 11/2013 11/2013

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: formannskapssalen 11/2013 11/2013 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: 11/2013 11/2013 Fra kl.: Til kl.: 10.00 14:30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild

Detaljer

Praktisk HMS-risikostyring når tid og økonomi er fast.

Praktisk HMS-risikostyring når tid og økonomi er fast. Praktisk HMS-risikostyring når tid og økonomi er fast. Disposisjon rammebetingelser aktører / samspill Ansvar Foredrag ved senioringeniør Odd Helge Stormark - MULTICONSULT Side: 1 Rammebetingelser tid

Detaljer

Follo distriktsrevisjon. Byggeprosjektet Enebakk ungdomsskole

Follo distriktsrevisjon. Byggeprosjektet Enebakk ungdomsskole Follo distriktsrevisjon Byggeprosjektet Enebakk ungdomsskole 29. mars 2006 Innholdsoversikt. FORORD... 2 1. SAMMENDRAG... 3 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 4 3. METODISK OPPLEGG... 4 4. PROSJEKTETS RAMME....

Detaljer

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune Administrativt delegeringsreglement Rana kommune Innhold 1. Innledning... 4 1.1. Bakgrunn... 4 1.2. Anvendelsesområde for dette reglementet... 4 1.3. Definisjoner... 4 1.4. Struktur... 5 1.5. Bruk av delegert

Detaljer

1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen.

1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen. 19.2.07 1/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 2/07 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 3/07

Detaljer

SAK: SAMARBEID MED SIIS - SAMAORDNA INNKJØP I SALTEN

SAK: SAMARBEID MED SIIS - SAMAORDNA INNKJØP I SALTEN SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Inga Marie Lund Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter

Detaljer

Hva er likebehandling?

Hva er likebehandling? Likebehandling og internkontroll som tema i forvaltningsrevisjon NKRFs fagkonferanse Arendal 16.6.09 Linda Asp Forvaltningsrevisor Hva er likebehandling? Ulovfestet forvaltningsrett Like tilfeller skal

Detaljer

Instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS. Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS, 12.12.2012

Instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS. Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS, 12.12.2012 Instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS, 12.12.2012 Innhold 1. Internrevisjonens formål... 3 2. Organisering, ansvar og myndighet... 3 3. Oppgaver... 3

Detaljer

Møteinnkalling styremøte nr 7/14

Møteinnkalling styremøte nr 7/14 Thomas Sjøvold Kari Agnor Halvor Glenne Nina Ramberg Gudmund Nyrud Renate Berner styreleder nestleder ansattes representant Dato: 29.september 2014 Møteinnkalling styremøte nr 7/14 Sted: Kveldroveien 4,

Detaljer

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18.02.2015 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Møterom II, Flatanger Rådhus De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

Å R S R A P P O R T 2 0 1 3 F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I T J Ø M E K O M M U N E

Å R S R A P P O R T 2 0 1 3 F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I T J Ø M E K O M M U N E Å R S R A P P O R T 2 0 1 3 F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I T J Ø M E K O M M U N E 1. INNLEDNING - KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL, FORMÅL, OPPGAVER OG SAMMENSETNING a) Hjemmel Kommunene er pålagt å

Detaljer

Innholdsfortegnelse VIRKSOMHETSANALYSE SILJAN KOMMUNE

Innholdsfortegnelse VIRKSOMHETSANALYSE SILJAN KOMMUNE PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER 2004-2007 - SILJAN KOMMUNE - 2004 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn... 1 2 Formål... 1 3 Hvordan er analysen utført?... 2 4 Risikoområder i Siljan

Detaljer

UTFORDRINGER INTERNKONTROLL INTERNKONTROLL SOM SVAR KONTROLLKOMPONENTER KONTROLLMÅLSETTING. INTERNKONTROLL- FORSKRIFTEN (Helse og sosial)

UTFORDRINGER INTERNKONTROLL INTERNKONTROLL SOM SVAR KONTROLLKOMPONENTER KONTROLLMÅLSETTING. INTERNKONTROLL- FORSKRIFTEN (Helse og sosial) UTFORDRINGER INTERNKONTROLL- FORSKRIFTEN (Helse og sosial) Stavanger april 2012 Olav Molven Virksomheten mangler en felles fremgangsmåte for å vurdere risiko og tilhørende (intern)kontroll. Virksomheten

Detaljer

1. Kontrollutvalget ber rådmannen sende Fylkesmannens tilbakemelding til kontrollutvalget når den foreligger.

1. Kontrollutvalget ber rådmannen sende Fylkesmannens tilbakemelding til kontrollutvalget når den foreligger. Møte Sakn. Sak Vedtak Sendes/ Behandlet Oppfølging Ferdig 20.1.15 1/15 Referater, orienteringer og Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 2/15 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget

Detaljer

Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene

Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene Hovedprosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene, herunder økt bruk av egenkontroll i de statlige tilsynene. Målet for prosjektet: Få til et godt

Detaljer

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 26. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900 1400.

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 26. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900 1400. MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Tirsdag 26. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900 1400. Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Wenche Bjor

Detaljer

Internkontroll i Bergen kommune. Liv Røssland Byråd for finans, eiendom og eierskap

Internkontroll i Bergen kommune. Liv Røssland Byråd for finans, eiendom og eierskap Internkontroll i Bergen kommune Liv Røssland Byråd for finans, eiendom og eierskap TILSYNSFUNKSJON KONTROLLFUNKSJON Bystyrets tilsyn og kontroll Byrådets rapportering og informasjon til bystyrets organer,

Detaljer

Forslag til hvordan komiteer og bystyre skal arbeide med å ivareta sitt tilsyns- og kontrollansvar

Forslag til hvordan komiteer og bystyre skal arbeide med å ivareta sitt tilsyns- og kontrollansvar BEBY /15 Bergen bystyre Forslag til hvordan komiteer og bystyre skal arbeide med å ivareta sitt tilsyns- og kontrollansvar RKR ESARK-030-201527004-1 Hva saken gjelder: Komite for fullmakter og politisk

Detaljer

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/14 Møtedato: 12.02.2014 Tid: kl 12.00 kl 15.45 Møtested: Formannskapssalen, Nesset kommunehus Sak nr: 01/14 07/14 Møteleder: Paul E. Nauste, leder

Detaljer

HEMNE KOMMUE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer: Geir Rostad (leder)

HEMNE KOMMUE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer: Geir Rostad (leder) HEMNE KOMMUE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 29. februar 2008 kl. 12.00 14.55. Møtested: Formannskapssalen, Kommunehuset Saknr: 1/2008-9/2008 Arkivsaknr.: Møteleder: Geir Rostad Møtende medlemmer:

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - FLATANGER KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

TROMSØ KOMMUNE. Utgave: Saksbehandler: Gjelder fra: Godkjent av: Sidenr: 14. desember Kjell-Rober Pedersen, Mari 19.10.11 Kommunestyret sak 191/11

TROMSØ KOMMUNE. Utgave: Saksbehandler: Gjelder fra: Godkjent av: Sidenr: 14. desember Kjell-Rober Pedersen, Mari 19.10.11 Kommunestyret sak 191/11 TROMSØ KOMMUNE Dok.id.: Reglement for byrådet Utgave: Saksbehandler: Gjelder fra: Godkjent av: Sidenr: 14. desember Kjell-Rober Pedersen, Mari 19.10.11 Kommunestyret sak 191/11 2011 Enoksen Hult, Nina

Detaljer

De ulike aktørene og deres oppgaver

De ulike aktørene og deres oppgaver Byggherreforskriften Kursdagene -8. januar 2009 De ulike aktørene og deres oppgaver Byggherreforskriften Ny forskrift forslag om egne kapitler for hver gruppe Tredeling av ansvar Byggherren, 5 m fl Og

Detaljer

Rådmannens internkontroll omfang og løsningl

Rådmannens internkontroll omfang og løsningl Rådmannens internkontroll omfang og løsningl Ved rådmann Marit Langfeldt Ege Bærum kommune Arbeidsgruppas anbefalinger Gode og og formålstjenlige anbefalinger fra arbeidsgruppa Rolleforståelse og godt

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - HØYLANDET KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Delseminar 5: Kommunal internkontroll med introduksjonsloven. Rune Andersen IMDi Indre Øst

Delseminar 5: Kommunal internkontroll med introduksjonsloven. Rune Andersen IMDi Indre Øst Delseminar 5: Kommunal internkontroll med introduksjonsloven Rune Andersen IMDi Indre Øst 1 Delseminarets opplegg 14.45 15.10 Innledning som beskriver rammen for kommunal internkontroll med introduksjonsordningen

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET. SÆRUTSKRIFT Møte 24. mai 2011. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt økonomistyring i byggeprosjekter

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET. SÆRUTSKRIFT Møte 24. mai 2011. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt økonomistyring i byggeprosjekter HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Hammerfest kommune v/ kommunestyret Postboks 1224 9616 Hammerfest SÆRUTSKRIFT Møte 24. mai 2011 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2011/12020-1 Sak/13 2011 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Korrigert 23.03.13

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Korrigert 23.03.13 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Korrigert 23.03.13 /tid: 14.02.2013 kl. 17:00 18:55 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Formannskapssalen, rådhuset Per Walseth,

Detaljer

REVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL AV GLØR IKS" FOR KONTROLL- UTVALGENE I KOMMUNENE LILLEHAMMER, ØYER OG GAUSDAL

REVISJONSRAPPORT SELSKAPSKONTROLL AV GLØR IKS FOR KONTROLL- UTVALGENE I KOMMUNENE LILLEHAMMER, ØYER OG GAUSDAL Ark.: 216 Lnr.: 1429/08 Arkivsaksnr.: 08/286 Saksbehandler: Steinar Gulbrandsen REVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL AV GLØR IKS" FOR KONTROLL- UTVALGENE I KOMMUNENE LILLEHAMMER, ØYER OG GAUSDAL VEDLEGG:

Detaljer

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 27. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl. 0830 til kl. 1430.

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 27. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl. 0830 til kl. 1430. MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 27. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl. 0830 til kl. 1430. Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - BAMBLE KOMMUNE -

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - BAMBLE KOMMUNE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - BAMBLE KOMMUNE - 2012-2015 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 2 2 Omfang av forvaltningsrevisjon i Bamble kommunen... 2 3 Forvaltningsrevisjon i Bamble kommune i perioden

Detaljer

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: formannskapssalen Fra sak: Til sak: 12/2014 19/2014. Fra kl.: Til kl.

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: formannskapssalen Fra sak: Til sak: 12/2014 19/2014. Fra kl.: Til kl. Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 4. desember 2014 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 12/2014 19/2014 Fra kl.: Til kl.: 10.00 14:00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild

Detaljer

Hvorfor internkontroll?

Hvorfor internkontroll? Dagens tema Definisjon av internkontroll (Coso) Kontrollmiljøet Risikovurdering Informasjon og kommunikasjon Kontrollaktiviterer Overvåking (monitoring) Begrensinger ved internkontroll Hvorfor internkontroll?

Detaljer

Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen

Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen Stein A. Ytterdahl Rådmann Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen Foto: Carl-Erik Eriksson Agenda Hvilke overordnede tanker styres kommunen etter, herunder kort om organisering, omfang og

Detaljer

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 13. mars 2013 TID: Besøk ved Statens vegvesen kl 10.00, Behandling av saker iht til sakliste kl 13.00 STED: Statens vegvesen, Byavegen

Detaljer

Oppfølging av Byggeprosjekt Sodin skole

Oppfølging av Byggeprosjekt Sodin skole Oppfølging av Byggeprosjekt Sodin skole Hemne kommune Januar 2007 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Hemne kommunes kontrollutvalg i perioden 01.06.06-01.12.06. Undersøkelsen

Detaljer

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 02/13 Dato: 19.03.13 kl. 13.00 15.30 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Kirsti Mathiassen, medlem Harald Skaar, medlem Martin

Detaljer

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 3 Drift og økonomi Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 3 Drift og økonomi Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 3 Drift og økonomi Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune År 2005 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING... 3 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...3

Detaljer