Prosjektmandat. <Prosjektnavn> Oppdragsgiver: <Org.navn/avd.> Prosjekteier: <Org.navn/avd.>

Transkript

1 <Prosjektnavn> Oppdragsgiver: <Org.navn/avd.> Prosjekteier: <Org.navn/avd.> Planlagt startdato: <> Planlagt sluttdato: <yy.yy.yyyy> Prosjektnummer: <nr.> Arkivreferanse: <nr.> Dokumentansvarlig: <Navn> Forfatter: <Navn>

2 Om m a l for P rosjek tm a n d a t Mal for Prosjektm andat har tatt utgangspunkt i m aler fra S katteetaten sam t Asker kom m une, begge publisert på sam t egne tilpasninger. Prosjektm andatet beskriver oppdraget som prosjekteier gir prosjektleder. Målgruppen for prosjektm andatet er prosjekteier, styringsgruppen, prosjektleder og prosjektm edarbeidere. Det vil norm alt være prosjektleder som utarbeider dokum entet. Mandatets overordnede hensikt er å: Beskrive prosjektets m ål og om fang Gi en beskrivelse av prosjektet, tilstrekkelig for beslutningsform ål Beskrive prosjektets frem driftsplan og leveranser Beskrive organiseringen av prosjektet og initiell bem anning Beskrive prosjektets budsjett T renger du hjelp eller rettledning kan du få dette ved å kontakte Difi, avdeling for offentlige anskaffelser. Har du erfaring eller gode ideer til forbedring av m alene, ta gjerne kontakt m ed oss. Ge ne re lt ve d bru k av m ale r Det er m ange fordeler m ed å bruke m aler. N år du benytter en m al baserer du deg på arbeid som tidligere er utført, og du kan spare tid. Den ferdige innholdsfortegnelsen kan brukes som sjekkliste for forhold det er viktig å tenke over. Malene er utarbeidet m ed grunnlag i beste praksis, velkjent m etodikk og kvalitetssikret, det betyr at du slipper å kopiere feil andre har gjort. Ved å bruke en m al tar m an utgangspunkt i vår sam lede erfaring og m aler revideres ved behov. N år dokum entene våre har et lett gjenkjennelig utseende og har fellestrekk fra prosjekt til prosjekt, kan tid spares for den som skal lese. N oe av teksten i m alen er veiledning ved utfylling av m alen, noe av teksten er eksem pler inkludert som hjelp og illustrasjon.. Denne teksten er tydelig m erket blå kursiv, slik som her og stilen for denne teksten heter Klipp vekk. N oe av teksten som på forhånd er inkludert vil ikke være relevant for det konkrete prosjekt. Da er det praksis at m an klipper bort den del av teksten som er overflødig, eventuelt kan m an skrive ikke relevant. Hvor m ye tekst du har i hvert avsnitt vil avhenge av prosjektet. S m å prosjekter har som oftest lite tekst, m en for større prosjekter vil det være behov for m er tekst. Innholdsfortegnelse og en del ferdig tekst er allerede innarbeidet i m alen. S om regel vil m an følge dette oppsettet, m en dokum entets innhold varierer fra prosjekt til prosjekt. Innholdsfortegnelsen bør derfor ikke endres, m ed m indre det er for å føye til nye avsnitt.

3 Endringsoversikt Versjon Dato Beskrivelse av endring Utført av 0.10 Dokument etablert 0.11 Revidert etter tilbakemeldinger fra xxxxxxxxx 0.12 Revidert etter tilbakemeldinger fra yyyyyyyyy 1.00 Goskjent. Oppdatert versjonsnr. Distribusjon for kvalitetssikring Versjon Dato Sendt av 0.10 yy.yy.yyyy Endringsoversikt: viser hvem som har endret dokumentet, hva som foranlediget endringen. Distribusjon for kvalitetssikring: angir hvem som har mottatt og kvalitetssikret versjoner av dokumentet.

4 Forkortelser Forkortelse Difi SLF Fullt navn Direktoratet for forvaltning og IKT Statens landbruksforvaltning Styrende dokumenter Dokumenttittel Prosjektmaler tilgjengelig på Andre sentrale dokumenter Dokumenttittel Prosjektstyringsdokumentasjon Vedlegg Nummer Versjon/Dato Navn Prosjektroller og ansvar Forkortelser: gir oversikt over vanlig brukte forkortelser i dokumentet. Styrende dokumenter: viser hvilke aktuelle dokumenter som har vært styrende ved utforming av dokumentet. Denne oversikten viser også hvilke dokumenter som går foran dette dokumentet. Andre sentrale dokumenter: gir oversikt over dokumenter med en viss relevans for utforming av dette dokumentet. Vedlegg: gir oversikt over hvilke vedlegg som følger dette dokumentet.

5 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn og behov Mål for prosjektet Hovedmål Resultatmål / delmål Effektmål Målgruppe Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier Styrende dokumenter, rammebetingelser og forutsetninger Avgrensninger Kvalitetssikring Sluttkriterier for prosjektet Prosjektets fremdrift, hovedmilepæler og hovedleveranser overordnet Prosjektets varighet Fremdriftsplan, hele prosjektperioden overordnet Hovedmilepælsplan Leveranseplan Avhengigheter til andre prosjekter og aktiviteter Plandokumenter Organisering, ansvar og bemanning Organisering Rapportering og kommunikasjon Bemanningsplan Plan for overføring til linjeorganisasjon/ forvaltning Ressursrammer og økonomi Finansiering Prosjektbudsjett Kost/nytteanalyse Usikkerhetsanalyse Vedlegg... 17

6 1. BAKGRUNN OG BEHOV <Her skriver m an om bakgrunn for prosjektet og hvilke behov prosjektet skal dekke. Aktuelle spørsm ål å besvare kan være: I hvilken sam m enheng er forslag til prosjekt frem kom m et? Hvilke krav leder til at prosjektet foreslås? Hvilke behov skal prosjektets resultat dekke? Inkluder også gjerne en kort oversikt over interessenter og berørte parter Elem enter som kan være aktuelle å inkludere kan være historisk inform asjon, knytning til våre retningslinjer eller strategi, foranledning til prosjektet etc. Hvilke andre avdelinger og eksterne m iljøer har vært involvert/ gitt innspill til m and atet?> 1.1. Hensikten med prosjektbeskrivelsen <Her skal m ålet for dette dokum ent beskrives>

7 2. MÅL FOR PROSJEKTET <Dette er det viktigste avsnittet i prosjetbeskrivelsen. Dette skal hjelpe oss og andre til å forstå hva vi skal utrette ved gjennom føring av prosjektet. Vær presis og konkret. Vær sikker på at dette avsnittet gir et godt bilde på prosjektets om fang. Prosjektleder har m ye å vinne på å legge tid og arbeide i m ålform uleringene under, m an vil da ha klart for seg hva som skal oppnås på ulike om råder. > 2.1. Hovedmål <Hovedm ålet angis relativt kort, m en så presist som m ulig. Hva er det viktigste resultatet prosjektet skal oppnå, på et overordnet nivå. > 2.2. Resultatmål / delmål <For å forstå prosjektets resultat bedre og for å forberede hvilke aktiviteter som skal inngå i prosjektet, detaljeres hovedm ålet i flere delm ål. Bruk presise korte setninger og listeform. Vanligvis 2-5 m ål som skal være konkrete sam t kvantifiseres der det er m ulig.> 2.3. Effektmål < Beskriv hensikten m ed prosjektet, og hva som skal oppnås. De forbedringer og/ eller gevinst/ virkninger som vil kom m e som et resultat av prosjektet. Prosjektet resultatm ål legger norm alt forholdene til rette for at effektm ålene kan nås.> 2.4. Målgruppe <Hvem skal bruke sluttleveransen? Interne eller eksterne brukere?> 2.5. Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier <Hvilke forhold gjør at m an vil betrakte prosjektet som en suksess? Angi kriterier som kan brukes for å m åle hvorvidt prosjektets m ålsettinger er nådd.> 2.6. Styrende dokumenter, rammebetingelser og forutsetninger < Dokum enter som inneholder styrende inform asjon for prosjektet. Er det forhold som er etablert før prosjektstart som gir føringer for dette prosjek tet? Er det utenforliggende forhold som m å innfris for at prosjektet skal kunne realisere sitt m ål. Dette kan være politiske vedtak, m etodebeskrivelser eller resultatene fra et forprosjekt m ed m er.> 2.7. Avgrensninger <Hva skal prosjektet ikke beskjeftige seg m ed?>

8 2.8. Kvalitetssikring <Hvordan skal kvalitetssikring gjennom føres i praksis? I hht. spesielle standarder eller gjeldende interne retningslinjer?> 2.9. Sluttkriterier for prosjektet <N år kan m an betrakte prosjektet som avsluttet? Angi konkrete og m ålbare kriterier.>

9 3. PROSJEKTETS FREMDRIFT, HOVEDMILEPÆLER OG HOVEDLEVERANSER OVERORDNET 3.1. Prosjektets varighet <Angi prosjektets planlagte totale varighet> Fremdriftsplan, hele prosjektperioden overordnet <Angi her en figur som visuelt viser hvordan m an på et overordnet nivå ser for seg prosjektets frem drift. Marker m ilepæler. Benytt det form at som passer deg best. Et eksem pel er gjengitt nedenfor.> Aktivitet / fase Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 1.Oppstart/ initiere kontakt/ planlegge Kartlegging / Analysefase 2 3.Designfase; utarbeide leveranser pulje Implementeringsfase / utrulling pulje Avslutning og evaluering 5 Milepæl (leveranser) Referansegruppemøte Styringsgruppemøte Leveranser fase1: Leveranser fase 2: Prosjektdirektiv (mandat, kommunikasjonsplan etc.) Bakgrunnsrapport miljøkriterier Skisse til analyser som skal gjennomføres Detaljplan for hver enkelt leveranse Leveranser fase 3: Delmål L1-L6 Leveranser fase 4: Utrulling, implementering, spredning Leveranser fase 5: Sluttrapport Forbedringsforslag 3.3. Hovedmilepælsplan < Tabellen under gir en oversikt over prosjekts hovedm ilepæler og danner grunnlag for utarbeidelse av prosjektbeskrivelse og detaljerte planer. Eventuelle endringer av hovedm ilepæler i prosjektperioden skal godkjennes av styringsgruppen. Angi det antall m ilepæler som det er naturlig å bruke for styringsform ål. Hver m ilepæl angir et beslutningspunkt, hvor m an kan velge å gå videre m ed prosjektet.> <T abellen er fylt ut m ed e ksem ple r på m ilepæler. T ilpass prosjektet m andatet gjelder for.>

10 Milepæl nr Milepæl Dato Ansvarlig Kriterier for oppnådd milepæl HMP1 Kontraktsinngåelse Kunde/ Leverandør HMP2 Detaljert løsningsspesifikasjon godkjent Kunde Når kontrakter signert. Når løsningsspesifikasjon verifisert og godkjent HMP3 Installasjonsdag Leverandør Når installasjon er gjennomført og løsning kla r for akseptansetest (start pilotperiode) HMP4 Akseptansedag Kunde Når første virkedag etter Pilot er og start på godkjenningsperiode HMP5 Oppstartsdag Kunde Når første virkedag etter idriftssettelse av leveransen (Oppstartsdag iht driftsavtalen) HMP6 Leveringsdag Kunde Når første virkedag etter at leveransen er godkjent (avslutning av godkjenningsperiode) 3.4. Leveranseplan <Angi de hovedleveranser som m an er helt sikker på at prosjektet vil levere. I prosjektbeskrivelsen vil leveranseplanen detaljeres ytterligere, og noen leveranser vil være prosjektinterne leveranser. Disse leveransene brukes ved styring av prosjektet og det er her angitt på hvilke m åte hver leveranse skal behandles og hvem som skal godkjenne leveransen.> Tabellen under gir en oversikt over prosjektets hovedleveranser. ID Leveransenavn Beskrivelse Lev. Dato Ansvar Kvalitetssikring Godkjennes av L1 Prosjektbeskrivelse for hovedprosjektet Overordn et prosjektbeskrivelse for hele prosjektperioden i henhold til mal PL Internt i prosjektgruppen Prosjektansvarlig L2 L3 L4 L5 L6 L Avhengigheter til andre prosjekter og aktiviteter <For å forstå hvordan dette prosjektet henger sam m en m ed øvrige aktiviteter i Difi og eksternt, er det viktig å skaffe seg en oversikt over andre relevante tiltak. Her skal m an oppgi hvilke prosjekter og aktiviteter som allerede er i gang som kan få betydning for prosjektet. Angi hvorfor dette prosjekt/ aktivitet er viktig for det foreslåtte prosjekt.> 3.6. Plandokumenter <Hva skal gjøres i denne fasen? De beslutninger og planer som skal utarbeides inkluderes og m arkeres i tabellen under.> Planer som utarbeides i prosjektet er:

11 Detaljert milepælsplan Aktivitetsbeskrivelse og -plan Ansvars- og kommunikasjonskart Kost/nytte analyse Ressursavtale Usikkerhets-/risikoanalyse JA X X X X

12 4. ORGANISERING, ANSVAR OG BEMANNING 4.1. Organisering < Gi her en konkret overordnet skisse av slik m an ser for seg prosjektets organisering vil være. Et eksem pel på prosjektorganisasjon er gjengitt nedenfor.> Styringsgruppe: Bjørn Huso, SLF Emil Mohr, SLF Dag Strømsnes, Difi Ingrid Bjerke Kolderup, Difi Kai Roger Jensen, Difi* Oppdragsgiver: SLF Prosjekteier: Difi Prosjektgruppe Prosjektleder: Kai Roger Jensen (50%) Jurist som ansettes i løpet av høst 2010, Difi (50%) Teamressurs, Difi (50%) Referansegruppe med representant(er) fra: Knutepunkt Hedmark Foregangsfylkene for økologisk mat i storhusholdning (Oslo, Akershus og Østfold) Bestillersiden** Leverandørsiden** SLF** * : Prosjektleder legger til rette for styringsgruppemøtene samt deltar i møtene for å rapportere, men er ikke medlem i styringsgruppa. Styringsgruppa fatter sine beslutninger på eget grunnlag. **: Konkrete forslag til medlemmer av referansegruppa avgjøres av styringsgruppen Rapportering og kommunikasjon <Angi hvordan kom m unikasjon og rapportering skal foregå i prosjektet. Eksem pel på tem a er intern og ekstern kom m unikasjonsplan, styringsgruppem øter, løpende statusrapportering, avviks- og endringsrapportering, sluttrapport, etc. S luttrapport bør inneholde evaluering av resultatene, sett i forhold til resultatm ålene, og erfaringene knyttet til arbeidet i prosjektet.> 4.3. Bemanningsplan <Erfaringsm essig er det viktig å starte tidlig m ed planlegging av bem anning. Dette fordi det ofte skal innpasse i linjens egne aktiviteter og planer. Bem anningsplanen detaljeres ytterligere i prosjektplan. Videre vil bem anningsplanen vedlikeholdes separat atter at prosjektet er startet opp, slik at denne gjenspeiler hensiktsm essige opp og nedskalering i bem anning avhengig av prosjektets behov.>

13 Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde <Navn> Difi ANS 50% Prosjektleder Prosjektledelse, miljø og samfunnsansvar <Navn>, Difi ANS 50% Prosjektdeltager Miljø og samfunnsansvar <Navn> Difi ANS 100% Prosjektdeltager Anskaffelsesreglementet 4.4. Plan for overføring til linjeorganisasjon/ forvaltning <Plan for frem tidig vedlikehold av resultatene/ leveransene etter prosjektets slutt. Den bør ta sikte på å inneholde elem enter som bem anningsplan, forventet ressursbehov, økonom i, hvor dokum entasjon loggføres etc. >

14 5. RESSURSRAMMER OG ØKONOMI 5.1. Finansiering <Her ønsker vi å få frem de budsjettm essige konsekvensene knyttet til prosjektet. Om fanget på dette kapitelet tilpasses prosjektets størrelse. Ved større prosjekter bør det vurderes å utarbeide egne budsjett. Er prosjektets budsjett ørem erket? Finansiert av m idler avsatt til infrastruktur? Finansiert av m idler i avdelingen? Hentet fra direktoratets øvrige budsjetter?> 5.2. Prosjektbudsjett <Kostnader og inntekter knyttet til prosjektet (alle faser). Benytt form atet under evt. annet egnet form at. Vurder å ha i separat vedlegg.> Inntekter: kr kr Tilskudd fra SLF Sum Inntekter Kostnader: Investeringer Konsulent - honorarer Kjøp av varer og tjenester Diverse kostnader Sum kostnader 0 0 Netto kostnader/inntekter Intern ressursbruk / arbeidstid: kr kr Prosjektgruppen Styringsgruppen SUM intern ressursbruk / arbeidstid 0 0

15 5.3. Kost/nytteanalyse <Hvilke gevinster gir prosjektet. Konkretiser både de kvantitative og kvalitative gevinstene. R elateres til effektm ålene og knyttet m ot ulike m ålgrupper for en gitt tidsperiode, gjerne 3 5 år.>

16 6. USIKKERHETSANALYSE <Hvilke m uligheter og risiki er det i prosjektet? Identifiser risiko og skisser m ulige tiltak. Bør oppdateres og vedlikeholdes i alle prosjektets faser. Benytt enten form atet nedenfor eller annet egnet form at. Vurder å ha i separat vedlegg.> For sannsynlighets- og konsekvensvurderinger benyttes skalaen 1-9 benyttes hvor 1-3 tilsvarer liten, 4-6 tilsvarer medium og 7-9 er høyest sannsynlighet hhv. risiko. ID Risikopunkt Konsekvensbeskrivelse S K <Før inn prosjektets risikopunkter i m atrisen nedenfor:> Sannsynlighet Høy Medium Liten Liten Medium Høy Konsekvens

17 7. VEDLEGG