Møteinnkalling. Arbeidsmiljøutvalget har møte den kl i møterom Møterom Komagfjord KONSTITUERING AMU

Transkript

1 Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget har møte den kl i møterom Møterom Komagfjord Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Orienteringer: - Kampanje arbeidsliv - Uønsket deltid - Kvalitetskommuneprogrammet status - HMS-prosjekt status - Møteplan 2009 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel KONSTITUERING AMU /09 09/482 GRUNNPAKKEAVTALE FIBAS /09 09/483 HMS-PLAN FOR ALTA KOMMUNE 2009 Alta, Målfrid Kristoffersen Leder Linda S. Pedersen Sekr.

2 GRUNNPAKKEAVTALE FIBAS 2009 Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 441 Arkivsaksnr.: 09/482 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/09 Arbeidsmiljøutvalget Innstilling: Vedlagte forslag til grunnpakker for kjøp av bedriftshelsetjenester fra Finnmark Bedriftshelse AS for 1. halvår 2009 vedtas. Det forutsettes av sektorene søker BHT-tilskudd, og at man totalt sett i 2009 ikke overstiger de rammer som er satt av til HMS og bedriftshelsetjenester på kr Vedlegg: Oversikt over forbruk i 2008 Forslag til sektorvise grunnpakker fra sektorene for år 2009 Andre saksdok.: Arbeidsmiljølovens bestemmelser Forskrift om verne- og helsepersonale (best.nr. 518). Innkomne sektorvise HMS-planer for år 2009 Bakgrunn: Alta kommune har inngått tilknytningsavtale med Finnmark Bedriftshelse as. For hvert år skal det i tillegg inngås avtale om kjøp av tjenester, en grunnpakke bestående av en generell basisdel og en del med tjenester etter behov/ønsker. Det er på budsjettet for 2009 satt av kr ,- til bedriftshelsetjeneste/hms-tiltak mot kr på denne fellesposten for I fjor kjøpte vi over 766 timer totalt (900 timer i 2007) tjeneste hos Fibas. Timene ble finanisert via posten for bedriftshelsetjenester/hms, opplæringsbudsjettet og av sektorene selv. I 2008 ble stort sett alle tiltakene ble gjennomført, dog med interne endringer i sektorene og noen +/- timer ble justert på tvers av sektorene i ved årsskiftet. Vedlagte forslag til grunnpakke er framkommet ved omtrent samme prosess som i fjor. Sektorene har tatt utgangspunkt i behovet i sin sektor, og i sektorvise møter har sektorsjefene og bedriftshelsetjenesten i fellesskap kommet fram til sitt forslag. Avtalen med Fibas ble sagt opp høsten 2008 med sikte på å ha en vurdering av egen BHT eller anbudsrunde i løpet av høst 2008 og vår Derfor er det inngått halvårlig avtale med FIbas i første omgang. Bedriftshelsetjenestens rolle/oppgaver:

3 Hvilken rolle og hvilke oppgaver som tilligger bedriftshelsetjenesten framkommer av vår tilknytningsavtale med Fibas og forskrift om verne- og helsepersonale. Fibas skal i hht. tilknytningsavtalen bistå Alta kommune i å skape og opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, både fysisk og psykososialt, og bidra til at kommunen når de HMSmål som framkommer i styringsdelen HMS og ute på sektor/virksomhetsnivå. Fibas har en stabsfunksjon tilknyttet rådmannen og skal være rådgivere for ledelsen, arbeidstakere og verneombudene. For å oppnå dette må bedriftshelsetjenesten nødvendigvis ha en aktiv og nær tilknytning til vår virksomhet. Samtidig skal de i hht. forskrift ha en fri og uavhengig stilling i HMS-arbeidet. For å få et helhetlig bilde av virksomhetens HMS-messige forhold og fordi tjenestene ofte omfatter alle grupper ansatte, inngår samtlige ansatte i vår avtale med Fibas. Forslag til grunnpakke Ønsker og behov fra sektorene er på 364 timer. Timeprisen er på kr. 840,-. Kostnaden med vedlagte grunnpakke er da på kr ,-. Årsverk timer 2008 Timer ønsket 2009 Sentradm./ASU 70 5 % % % Helse/sos % % % Oppvekst % % % Kultur 50 4 % 44 6 % 24 7 % Drift/utb % % % Totalt % % % Vi ser at det ikke helt er samsvar mellom antall ansatte og timer brukt til bedriftshelsetjenester. Det henger sammen med at Sentraladm. Sin grunnpakke inneholder overordede tiltak og posten på 40 t til administrative tjenester. I tillegg har sektorer med mange ansatte som skal ha jevnlig helsekontroll et forholdsvis høyt antall timer. Kr tilsvarer mer enn 50 % av det som er satt av til HMS/bedriftshelsetjenester i Ved vurdering av bedriftshelsetjenester for høsten 2009 må man vurdere status, og også hvor mye arbeid som gjenstår for resten av året. Økonomien må ses i sammenheng med hvor mye man har fått inn i BHT-tilskudd. Sektorene må være forberedt på å finansiere noen tjenester selv dersom vi ikke har tilstrekkelig med midler 2. halvår til lovpålaget oppgaver.

4 Det skal også søkes BHT-tilskudd via IA-avtalen. Det innvilges nå for både individretta tiltak og gruppetiltak. BHT-tilskuddet vil i neste omgang kunne finansiere nye tjenester fra FIbas. Det kom i fjor en lovendring som medfører en tettere oppfølging av sykemeldte. Hvis arbeidstakeren har vært sykemeldt på full tid i 12 uker, skal arbeidsgiver innkalle til et dialogmøte. Hvis arbeidstaker ønsker det, skal legen/sykmelder delta. Har man bedriftshelsetjeneste, skal den delta. Målet med møtet er å finne løsninger i virksomheten som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. Lovendringen medfører at vi får et merforbuk av tjenester fra Fibas. Dette må da komme i tillegg til eller på bekostning allerede ønskede tjenester. Vurdering: Vi ser av vedlagte forslag til sektorene at de har ønske om og behov for mange ulike tjenester fra bedriftshelsetjenesten. I tillegg har krav i lov og forskrift økt behovet for oppfølging av risikofylt arbeid. De senere år har langt flere av våre ansatte via forskrift omfattet av krav om helsemessig oppfølging. Den økonomiske ramme har derimot ikke økt, og det er derfor hvert år vanskelig å finne rom for både forebyggende tjenester og mer spesifikke krav i hht. lov og forskrift. De fleste timene i grunnpakken har sitt grunnlag i slike pålegg. Det gjelder helt konkrete tiltak som bedriftshelsetjenesten skal bistå ved, forebyggende arbeid og det gjelder bl.a. jevnlige helseundersøkelser for renholdere, vaktmestere, branntjenesten, uteseksjonen og etter hvert store grupper helsepersonell. I tillegg er det nødvendig å utarbeide div. risikoanalyser og systemer for oppfølging av slike typer personell/arbeidsplasser, slik at vi vet hvordan vi skal oppfylle pålagte krav. Vi vet også at det er ønske om bistand fra FIBAS i forhold til diverse interne prosesser som konflikthåndtering, arbeidsmiljøutfordringer, påstand om trakkasering, mekling osv., og hvor sektorene selv mener de ikke innehar nødvendig kompetanse til å håndtere dette. Ofte kan det være en fordel at et uhildet organ kan bidra ved slike saker. FIbas er også brukt til å bygge opp kompetanse innen HMS, og vi ser at det også her er et økende behov. Spesielt gjelder det psykososiale tema, ledelse, spilleregler, I HMS-planen for 2008 framkommer det at avtalen med Fibas skulle ut på anbud. Det ble utarbeidet et grunnlag for å lage kravspesifikasjon for en anbudsrunde, og AMU vedtok i høst at man også skulle vurdere egen tjeneste. Det er opprettet en egen arbeidsgruppe som skal jobbe videre med dette.

5 HMS-PLAN FOR ALTA KOMMUNE 2009 Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 09/483 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/09 Arbeidsmiljøutvalget Innstilling: AMU godkjenner handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet for Alta kommune for 2009 som framkommer av saksframlegget. Vedlegg: Sektorvise handlingsplaner Andre saksdok.: ALTA VIL Alta kommunes arbeidsgiverpolitikk Arbeidsmiljøloven og forskrift om internkontroll Styringsdelen HMS Grunnpakker Fibas 2009 Bakgrunn: I hht. Arbeidsmiljøloven, HMS-forskriften og vårt HMS-system skal arbeidsgiver sørge for løpende kartlegging og kontroll av arbeidsmiljøet, og arbeidsgiver skal sørge for at det drives et planmessig og systmatisk HMS-arbeid. Som et ledd i dette arbeidet skal det utarbeides årlige handlingsplaner for HMS. I hht. HMS-forskriften skal dette dokumentes skriftlig. Kommunedelplanen ALTA VIL, virksomhetsplaner og arbeidsgiverpolitisk dokument ligger til grunn for utarbeidelsen av planverk innen HMS. I hht. vårt interne HMS-system skal hver enkelt avdeling utarbeide en årlig HMS-plan basert på vernerunder og andre kartlegginger. Disse avd.vise HMS-planer sendes så sektorledelsen, som igjen utarbeider en sektorvis HMS-plan på tiltak som skal utføres på sektornivå. De sektorvise planer danner så grunnlag for den overordna HMS-planen sammen med andre kartlegginger og innspill som er kommet fram. Vi har i år mottatt HMS-plan fra alle sektorer og rådmannens stab. Det er vel første gang - veldig bra at vi har fått dette til!! I tillegg vil kvalitetskommuneprogrammet og implementering av HMS-systemet være en naturlig del av overordnet HMS-plan. Målsettinger

6 Kommuneplanens samfunnsdel ALTA VIL ( ) fastsetter følgende hovedmål 6 : Alta vil at kommunen skal ha en omstillingsdyktig organisasjon som møter brukerne på en positiv måte. Delmål 6.4: Alta kommune vil ha tydelige ledere sin bidrar til likestilling, nytenkning og trivsel. Retningslinje 6.4.3: Legge til rette for et godt fysisk, faglig og sosialt arbeidsmiljø I tillegg finner vi følgende relevante retningslinje under Hovedmål om miljø og bærekraftig utvikling: Legge til rette for miljøvennlig forbruk, produksjon og arbeidsmiljø i kommunens egen organisasjon. Med grunnlag i overnevnte mål og retningslinjer er det overordnede målet for HMS-arbeidet i Alta kommune følgende: HMS-systemet i Alta kommune skal bidra til: - At alle arbeidsplasser og lokaler innrettes slik at arbeidssituasjonen er helsefremmende, sikker og meningsfylt - At medarbeiderne trives og tar medansvar for helse, miljø og sikkerhet. Trivsel måles ved HKI-metoden med målsetting om gjennomsnittlig score på 24 i hele organisasjonen (maks score er 30) - At sykefraværet ikke overstiger gjennomsnitt på 7,6 % - Å sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar nødvendig kompetanse innen HMS - Vern av ytre miljø - Å bygge opp Alta kommunes omdømme Den årlige handlingsplan må bygge oppunder overnevnte målsettinger. HMS-organisering Alta kommune har følgende funksjoner knytta direkte mot HMS-arbeidet: AMU: 10 medlemmer (5 fra hver av partene). Arbeidstakersiden skal ha ledervervet

7 lfor AMU i Konstituering må skje i møtet hovedverneombud med til sammen 50 % frikjøp (redusert med 10 % i 2009) 52 verneområder med hvert sitt verneombud Bedriftshelsetjeneste: Finnmark Bedriftshelse as med årlig avtale som omfatter alle ansatte Denne ble høste 2008 sagt opp, men det inngås halvårig avtale i Personalavdelingen ivaretar det overordnede HMS-arbeidet på vegne av rådmannen, inkl. 100 % prosjektlederstilling i kvalitetskommuneprogrammet og HMS. Økonomi På budsjettposten for 2008 har vi kr ,- til HMS-tiltak og kjøp av tjenester fra Finnmark Bedriftshelse as. Det ligger på et lavere nivå enn tidligere år. Dette har sammenheng med at rådmannen i sin innsparingspakke har lagt til grunn at sektorene i større grad skal finansiere en del tiltak i grunnpakkeavtalene selv, at vi kan få en del tilretteleggingstilskudd og BHT-tilskudd fra NAV. I tillegg har vi kr til disposisjon til kjøp av tjenester fra vårt forsikringsselskap VITAL. Det vil også bli lagt ned ressurser til deltakelsen i kvalitetskommuneprosjektet, både internt og eksternt. Fagforbundet Alta har i årsmøtevedtak innvilget kr totalt til kvalitetskommuneprogrammet, kr i 2008 og i Et veldig positivt bidrag til å oppnå resultater i dette prosjektet. Midlene er øremerket til vikarutgifter, slik at det er mulig å frigjøre ressurser til prosjektarbeidet ute i virksomhetene. Fakta om Alta kommune Antall ansatte/årsverk: 1468/1236 fordlet på ca. 90 enheter Sykefravær 2008: 13,56 % (ca 11,55 % i 2007) Score HKI-måling pr. des. 2008: 24 (362 respondenter) Kartlegging av HMS Vernerunder er fortsatt den mest brukte metoden for å kartlegge HMS-ståa i virksomhetene. I tillegg skal HKI-målinger (Human Kapital-målinger som går på trivsel og energi) foretas

8 årlig, og risikovurderingsystem skal benyttes i større grad for bedre å kunne klassifisere tiltak ut fra definert risiko. Medarbeider/utviklingssamtaler, personalsamtaler, befaringer, sykefravær, antall skader og avvik kan også bidra til å si noe om tilstanden innenfor HMS. De fleste virksomheter gjennomfører en eller flere av metodene for kartlegging. Vernerunder og medarbeidersamtaler er de mest vanlige. HKI-målinger ble gjennomført i rådmannens stab i mai 2008 med godt resultat. For å teste ut verkøyet Bedre.kommune.no gjennomførte rådmannens stab og virksomhetene i kvalitetskommuneprogrammet (5 SFO er og hjemmebasert omsorg). Tilbakemeldingene var at sistnevnte verktøy ga mer detaljerte og konkrete tilbakemeldinger enn HKI, men kan være en større utfordring å administrere og å følge opp. Vi ser at vi har gode score på trivsel, og spesielt gjelder det de områder som går på det mellommenneskelige (ledelse, bry seg om osv.) Kompetanse Alta kommune avholder jevnlig grunnkurs HMS for verneombud og ledere, sist i jan./feb Vi avholder 1-2 samlinger pr. år for verneombudene for å holde disse faglig oppdatert. Arbeidsmiljøloven stiller nå strengere krav til HMS-opplæring av ledere ( 3-5), noe som også har vært etterspurt av våre ledere. I nov ble det derfor avholdt 2 dagers HMS-kurs for ledere med generell opplæring i HMS og noe gjennomgang av vårt eget system for HMS/den nye styringsdelen. Her deltok ca 50 ledere på ulike nivå, og neste kurs for de øvrige ledere avholdes medio feb Slike kurs må avholdes jevnlig for å fange opp nye ledere og andre som har behov for oppdatering og påfyll innen fagområdet. Det er tidligere slått fast at risikovurdering i større grad skal benytte ssom metoden i HMSarbeidet. Den nye Arbeidsmiljøloven har også forsterket dette i 3-1 c. Vi er derfor nødt til å fortsette arbeidet med å bygge opp denne kompetansen ute i virksomhetene. I 2009 vil det være mye fokus på lederopplæring i helse og sos.sektoren. I tillegg er personalavd. I ferd med å utarbeide en årsplan for andre kompetansehevingstiltak i Mye vil gå på opplæring i ulike typer verktøy for ledere, slik at disse dyktiggjøres i sin daglige jobb som leder. Andre forhold Alta kommune ble valgt ut som en av 29 kommuner til å delta i første del av kvalitetskommuneprosjektet som Staten, KS og fagforeningene har tatt inititativ til. 5 SFO i barn/unge-sektoren og hjemmebasert omsorg i helse- og sosialsektoren er med som piloter.

9 Erfaringer og kompetanse fra prosjektet vil etter hvert måtte spres til de øvrige sektorer og virksomhete, og man er nå i ferd med å velge ut nye virksomheter. Arbeidet er godt i gang både på overordnet nivå og i pilotvirksomhetene. Det er utarbeidet en god prosjektplan for arbeidet, og den følges i stor grad. AMU vedtok i arpil 2007 den nye styringsdelen for HMS-arbeid i Alta kommune. Den er nå trykt opp i mange eksemplar og skal implementeres i løpet av Rådmannens ledergruppe har vedtat at Alta kommune skal gå til anskaffelse av et web-basert kvalitetssikringsprogram som også skal omfatte HMS. Man valgte ut Drift- og utbyggingssektoren som pilotsektor i implentering av HMS-arbeidet og et evt. verktøy. I dette arbeidet konkluderte man med at det er viktig å ha HMS-rutiner manuelt på plass før man tar i bruk et elektronisk verktøy ble brukt til å få HMS-arbeidet satt i system i denne sektoren, noe vi synes å lykkes godt med. I 2009 er det helse- og sosialsektoren som skal ha fokus. Prosjektleder vil bruke mye av sin halve stilling til oppfølging ute i sektoren bar preg av strammere økonomiske rammer for Alta kommune. Bl.a. med ansettelsesstopp og minst mulig inntak av vikarer. Det har nok påvirket arbeidssituasjonen for en del av våre ansatte og virksomheter. Sykefravær Alta kommune har et høyt sykefravær i de fleste sektorer. Vi har over tid arbeidet aktivt med å et lavere sykefravær, men det viser seg likevel at fraværet øker. Det er først og fremst langtidsfraværet som er høyt. Vi har høsten 2008 ytterligere arbeidet med hvordan vi skal få økt nærvær. Så langt har vi valgt å fokusere på følgende i tillegg til alledere igangsatte tiltak: - evaluering av personalteamet - revisjon av rutiner for oppfølging av sykemeldte - tidligere avklaring av ansatte med mye fravær Handlingsplanen Vi har i nedenfor satt opp en kortfattet oversikt over prioriterte HMS-tiltak i Vi har prøvd å skissere tiltak knytta opp mot de ulike mål som framkommer av arbeidgiverpolitisk dokument og styringsdelen HMS, i tillegg til at vi har samkjørt tiltaken i rådmannens virksomhetsplan. I tillegg vil grunnpakkeavtalene med Fibas gi oversikt over detaljerte tiltak som Fibas og sektorene skal gjennomføre i Situasjonsbeskrivelse Tiltak Økonomi Ansvarlig Tidsfrist Godt fungerende HMSsystem 1.Implementering av styringsdelen Evt. VITALmidler Rådmannens stab Helse og sosialsektor skal 2.Arbeide med et

10 prioriteres fra prosjektleders side i web-basert system Redusere sykefraværet 1.Kvalitetskommuneprogrammet 1.Egne prosjektmidler 1.Prosjektleder 1.3 årig prosjekt 2.IA-arbeidet fortsetter i hht. IAstrategi Utarbeide en plan for aktiv jobbing med økt nærvær (strategi): - evaluere P-team - Revidere rutiner For øvrige punkt må det vurderes å legge inn ekstra ressurser i arbeidet 2 og 3: Personalavd. 2 og 3: for sykefraværs- oppfølging - tidlig avklaring - ressursvurdering - lederstøtte - kompetanse- Oppbygging - m.m. Kartlegging av arbeidsmiljø Innføre Bedre. Kommune.no som verkøty Har abbonement Personal i samarbeid med sektorene Vernerunder og risikovurdering Medarbeider- samtaler Kurs Risikovurdering som kartleggingsmetode i HMS Kompetanseheving Kompetansemidler Rådmannens stab Bedriftshelsetjeneste ut på anbud evt. etablering av egen BHT Prosess i løpet av 2009 for endelig konklusjon Arbeidsgruppe Fysiske mangler i arbeidsmiljøet Fysiske forbedringer i hht. vernerunder Ikke egne midler fra HMS-potten i år Drift og utbygg. Og sektorene selv

11 God seniorpolitikk innenfor gitte rammer Gjennomføre tiltak som framkommer av grunnpakkeavtalene med Finnmark Bedriftshelse as Bedre rutiner - forebygging av vold og trusler Evaluere seniorpolitiske tiltak Egne midler Se grunnpakker Kr Kompetanseheving Akseptkriterier Evt. opplærmidler og sektorfinans. Kompetansemidler Rådmannens stab Personal og sektorleder Personal Økonomiske konsekvenser: Vi har kr til HMS-tiltak og bedriftshelsetjeneste. Det er en del mindre enn i Vi foreslår derfor at hele potten går til tjenester fra Fibas og at kompetansetiltak finansieres over de sentrale kompetansemidler. Midlene fra forsikringsselskapet vurderes fortløpende til tiltak overfor og tiltak i Kvalitetskommuneprogrammet.