Utbredelse av pleie- og omsorgsmeldinger i SSHF og mot kommunene i Agder

Transkript

1 1 / 14 Utbredelse av pleie- og omsorgsmeldinger i SSHF og mot kommunene i Agder (videreføring av pilotering, pleie- og omsorgsmeldinger med Arendal kommune) Sørlandet sykehus HF Februar

2 2 / 14 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL DEL KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET MÅL RESULTATMÅL (LEVERANSEMÅL, KVALITETSMÅL ) EFFEKTMÅL KRITISKE SUKSESSFAKTORER STYRING OG ORGANISERING ANSVARSFORDELING TIDSPLAN OG MILEPÆLER RESSURSESTIMATER RISIKOANALYSE KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON ØKONOMISK RAMME KOSTNADSOVERSIKT FINANSIERINGSPLAN

3 3 / 14 GODKJENT Navn Rolle Stilling Dato Ledergruppe SSHF Programstyret, SSHF Digital Samhandling DISTRIBUSJON Prosjektmandatet kan distribueres til oppdragsansvarlig, styringsgruppen, prosjektgruppen, referansegruppen, tillitsvalgte, vernetjeneste, Porteføljeadministrasjon i Helse Sør-Øst, andre... Navn Rolle Stilling Enhet Mail / telefon ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av PROSJEKTNIVÅ (RAPPORTERINGSNIVÅ) Prosjektets øverste nivå beskrives her (HF, klinikk, avdeling). Om prosjektets natur er av en slik art at det gjennomføres flere delprosjekter, så må rapporteringsnivåene gjenspeile det. REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Her kan det settes inn referanser til andre dokumenter som for eksempel prosjektplan, risikoanalyse, strategidokument, handlingsplan eller liknende. Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 3

4 4 / 14 1 GENERELL DEL 1.1 Kort beskrivelse av prosjektet Den ble pilotering av mellom medisinsk sengepost 2c og kirurgisk sengepost 3c samt pasienthotellet ved SSA og Arendal kommune iverksatt. I tillegg til disse postene ble ansatte i Bemanningsenheten også opplært i bruk av meldingene da disse arbeider ved flere av sengepostene på sykehuset. Formålet med piloten var å vurdere og eventuelt gjøre korrigeringer på utkast til rutiner, samt gjøre erfaringer relevant for videre utbredelse/bredding i SSHF og overfor de resterende kommunene i Agder. Erfaringer fra piloten er nå høstet (se egen rapport om erfaringene), og prosjektets mål er således å få gjennomført utbredelse av pleie- og omsorgsmeldingene i SSHF overfor kommunene i Agder. Pleie- og omsorgsmeldingene benyttes av pleiepersonell i SSHF og i kommunene, og har to formål; - Understøtte helhetlig pasientforløp for de pasienter som både HF et og kommunen har behandlingsansvar overfor. - Understøtte Forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter ( ) Pleie- og omsorgsmeldingene representerer tre typer meldinger: - Logistikkmeldinger er meldinger som benyttes for administrasjon og planlegging av pasientforløp. De opprettes og sendes automatisk til kommunen ved registrering i EPJ. - Fagmeldinger er mer omfattende dokumenter med definert faglig innhold som må godkjennes i EPJ før de sendes. - Dialogmeldinger er meldinger som inneholder tilleggsopplysninger, spørsmål, svar etc. En vesentlig del av prosjektet er å foreta opplæring av alle SSHF sine sykepleiere som vil bruke pleie- og omsorgsmodulen i DIPS. Videre vil viktige oppgaver være å: - Tilpasse SSHF-interne rutiner - Dialog med ledelse i SSHF knyttet til utbredelsen - Dialog og avklaringer med kommunene - Teknisk tilrettelegging og testing mot kommunene Prosjektet vil ha sine paralleller til kommunenes prosjekter, og vil innebære stor grad av koordinering, både direkte med den enkelte kommune så vel som gjennom OSS IKT-forum. Følgende enheter i SSHF gjenstår for utbredelse: SSA Medisinsk klinikk: Sengepost UC Sengepost 1C Barneavdelingen 4

5 5 / 14 Kirurgisk klinikk: Sengepost 3D SSK: Medisinsk klinikk: Infeksjonspost 1E Sengepost 1D Sengepost 2C Sengepost 2A Slagenhet og nevrologisk sengepost Lindrende sengepost Barnesenteret Kongsgård Rehab 1A og 1B Kongsgård Rehab 3A og 3B Kirurgisk klinikk: Sengepost 3A Sengepost 3C Sengepost 4A Pasienthotellet SSF: Medisinsk klinikk: Med Sengepost Kirurgisk klinikk: Kir/Gyn sengepost Utbredelse av PLO-meldinger foretatt av prosjektet, omfatter i denne omgang ikke psykiatrien. 2 MÅL 2.1 Resultatmål (leveransemål, kvalitetsmål ) Etablere helhetlige og sporbare arbeidsprosesser for meldinger mellom SSHF og kommunens pleie- og omsorgstjeneste. Meldingene legger opp til toveis kommunikasjon mellom sykehus og kommunen, i motsetning til meldinger basert på epikrisemal, som kun går fra sykehus til kommunen. Løsningene skal være i tråd med nasjonal samhandlingsarkitektur. Innføring av tjenestene skal være koordinert og av høy kvalitet ved at ansvarlige i alle ledd i samhandlingskjeden samarbeider tett. Brukerne (helsepersonell og andre) skal oppleve innføringen som planlagt, profesjonell og koordinert, og bli påført minst mulig problemer. Bruk av løsningene i daglig drift skal oppleves som velfungerende og brukervennlig. Løsningene skal være av høy kvalitet, gi nytteverdi for samhandlingspartnerne og være så pålitelige at parallelle papirprosesser kan avvikles. 5

6 6 / 14 Utarbeide rutiner for arbeidsflyt for meldingene, både for elektronisk bruk, samt ved bruk av papirversjon. 2.2 Effektmål Ved innføring av Pleie- og omsorgsmeldinger med kommunene på Agder forventes betydelige gevinster: Bedre og raskere informasjonsutveksling mellom kommune og sykehus Forenkle pasientlogistikken ved både innleggelse og utskriving Sikre bedre oppfølging av pasient Dokumenter kommer raskt frem til riktig mottaker. Telefonkontakt reduseres vesentlig (AHUS rapporterer om pasientforløp hvor ikke en eneste telefon blir tatt. Tilsvarende erfaring er gjort i pilot på SSA) Bedre kvalitet på meldingenes innhold Bedre kvalitet på samhandling mellom nivåene Bedre pasientsikkerhet 4. KRITISKE SUKSESSFAKTORER Suksessfaktorene (kriteriene) for et prosjekt, vil alltid ha en nær tilknytning til prosjektets risiko. Derfor bør risikovurderingen avspeile dette. Se kapittel 7 Risikoanalyse. Følgende faktorer er de mest kritiske for at prosjektets leveranse skal være vellykket: Forankring og eierskap i de kliniske miljøene, herunder tilstrekkelig allokering av prosjektressurser Godt samspill med lokale prosjekter i kommunene, slik at flest mulig kommuner kan kommunisere elektronisk Kommunenes evne til å sørge for god opplæring og oppfølging av helsepersonell. Tilstrekkelige budsjettmidler. Tilstrekkelig kompetanse til sluttbrukere på SSHF. At Samhandlingsutvalget på SSHF foretar nødvendige avklaringer ved behov og sikrer at disse følges slik at leveransen kan gjennomføres. Enighet med kommunene om felles rutiner, slik at SSHF kan ha samme rutiner mot alle kommuner. Klinikkene og avdelingene i SSHF må påse at relevant pleiepersonell deltar på nødvendig opplæring i regi av prosjektet. Tilstrekkelig allokering av ressurser fra regionalt prosjekt/sykehuspartner knyttet til teknisk tilrettelegging. 5 STYRING OG ORGANISERING Prosjekteier er fagdirektør. Prosjektleder rapporterer til Samhandlingsutvalget i SSHF, utvidet med NHN koordinator og representant fra kommunene Irene Henriksen Aune, regional prosjektleder pleie- og omsorg samt tillitsvalgt NSF. 6

7 7 / 14 Prosjektet ledes av prosjektleder med helsefaglig kompetanse (sykepleier), som har meget god kunnskap om SSHF arbeidsflytprosesser samt prosjektlederkunnskaper. Videre vil prosjektet ha tilnyttet følgende roller: - Ansvarlig for tilpassing av SSHF-interne rutiner - Opplæringsressurser fra klinikkene på sykehusene, som primært skal gjennomføre opplæring og oppfølging av sluttbrukerne (hhv en fra medisinsk og en fra kirurgisk klinikk pr sykehus, i alt 6 ressurser) - IT-ressurs, som primært skal følge opp teknisk tilrettelegging overfor Sykehuspartner, samt gjennomføre testing. IT-ressurs vil også være prosjektleders løpende støtte knyttet til styring av prosjektet. Følgende personer vil bekle de ulike rollene: Samhandlingsutvalget inkludert følgende personer (heretter; Utvidet samhandlingsutvalg): Regional prosjektleder, pleie og omsorg: Per Tveten Jenssen NHN koordinator og kommunerepresentant: Irene Henriksen Aune Tillitsvalgt, NSF: Mette S Kjos-Hanssen Prosjekt: Prosjektleder: Hege Johnsen Rutineansvarlig: Ivaretas av prosjektleder sammen med IKT-ressurs Opplæringsressurser: o SSA: Hilde Gunnleifsen (medisinsk klinikk) samt Inger Sætra (kirurgisk klinikk) o SSK: UavklartSSF: Uavklart 7

8 8 / Ansvarsfordeling Samhandlingssjef - Rapportere prosjektstatus til den utvidede ledergruppen for program SSHF digital samhandling. - Fremlegge prosjektmandat til godkjenning i den utvidede ledergruppen, herunder eventuelle endringer i prosjektmandatet. Utvidet samhandlingsutvalg - Følge opp prosjektleder innenfor rammen av prosjektmandatet. - Gi prosjektet nødvendige styringssignaler, slik at prosjektet vet hvilket fokus det skal ha i sitt arbeid. - Håndtere prosjektleders eventuelle eskaleringer og avklaringer. - Sørge for avklaringer knyttet til ressursallokering. - Påse samt legge forholdene til rette for at prosjektet kan nå de mål og gevinster som prosjektmandatet fastsetter, og som er godkjent av den utvidede ledergruppen. - Beslutte eventuelle endringer i prosjektmandat herunder planer, som skal fremlegges den utvidede ledergruppen for godkjenning. - Støtte til prosjektleder i forankringen av prosjektets leveranser i kirurgisk og medisinsk klinikk, ved behov. Prosjektleder - Løpende oppfølging av prosjektets fremdrift og mål, herunder prosjektplan. - Påse at prosjektressurser har tilstrekkelig myndighet og kapasitet til å utføre sine oppgaver i henhold til prosjektplan. - Rapportere fremdrift til samhandlingssjef og utvidet samhandlingsutvalg. - Fremlegge behov for avklaringer og eventuelle eskaleringer på vegne av prosjektet, overfor utvidet samhandlingsutvalg. - Oppdatere prosjektplan ved behov. 6 TIDSPLAN OG MILEPÆLER Følgende milepæler gjelder: Milepæl 1: Når prosjektet er operativt: Milepæl 2: Når forberedelser til bredding og avklaringer er gjort: Milepæl 3: Når PLO-meldinger er utbredt på SSA: Milepæl 4: Når PLO-meldinger er utbredt på SSK: Milepæl 5: Når PLO-meldinger er utbredt på SSF: I tillegg skal prosjektet (ressurspersonene) i en tidsperiode etter utbredelse på hvert sykehus, følge opp sluttbrukerne med tanke på riktig bruk av meldingene. På neste side vises prosjektplan (det er gjort estimater på medgått tid til aktivitetene i planen). 8

9 9 / 14 Milepæler/aktiviteter: Milepæler: MP1: Når prosjektet er operativt MP2: Når forberedelser til bedding og avklaringer er gjort MP3: Når PLO-meldingene er breddet i SSA MP4: Når PLO-meldingene er breddet på SSK MP5: Når PLO-meldingene er breddet på SSF Aktiviteter: Rigging av prosjekt (godkjenning av prosjektmandat, allokering av personer) Godkjenning av prosjektmandat 31.jan allokering av prosjektressurser 31.jan Etablere breddingsplan/-strategi med IKT-forum Samhandlingssjef 31.jan Informasjon/dialog med kommunene i Agder Gjennomføre informasjonsmøter og avklaringer med kommunene, basert på sekvensiell inføring (3 møter + oppfølging mot 5 kommuner) 5 Prosjektleder 28.feb Rutineavklaringer med kommunene Avklare rutiner mellom SSHF og kommunene gjennom 2 samlinger, inkl forberedelser og interne avklaringer 5 Prosjektleder 28.feb Justere SSHF-interne rutiner 2 Ansv rutiner 28.feb Ferdigstille opplæringsmateriale og -planer Ferdigstille undervisningsmateriell 5 Opplæring - ressurspersoner (pr sykehus; fra med og kir) 2 Lage plan for opplæring av sykepeiere 1 Ressursbehov (dv) Ansv: Frist: Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Ansv rutiner Ansv rutiner Ansv rutiner 12.feb 28.feb 28.feb Oppfølging, Teknisk tilrettelegging, SSA 12 IT-ressurs 29.mar Informasjon/dialog med ledere på SSA 2 Prosjektleder 29.mar Opplæring av sykepleiere på SSA 5 Opplæringsres. 29.mar Oppfølging etter lansering, SSA 10 alle 31.mai Teknisk tilrettelegging, SSK 12 IT-ressurs 30.apr Informasjon/dialog med ledere på SSK 2 Prosjektleder 30.apr Opplæring av sykepleiere på SSK 5 Opplæringsres. 30.apr Oppfølging etter lansering, SSK 10 alle 28.jun Teknisk tilrettelegging, SSF 12 IT-ressurs 31.mai Informasjon/dialog med ledere på SSF 2 Prosjektleder 31.mai Opplæring av sykepleiere på SSF 5 Opplæringsres. 31.mai Oppfølging etter lansering, SSF 10 alle 31.aug 9

10 10 / 14 Pr Sykehus - detaljering: SSA: Teknisk tilrettelegging mot kommuner "tilhørende" sykehuset Oppfølging SP: Konfigurering - adressering i meldingsmiljø og DIPS (10 kommuner pr sykehus) 5 IT-ressurs Test mot kommunen 5 IT-ressurs Oppfølging, Evt retting konfigurering 2 IT-ressurs Informasjon/dialog med ledere på sykehuset - innføring av PLOmeldinger (i form av møter, inkl planlegging og oppfølging) 2 Prosjektleder Opplæring av sykepleiere på sykehuset Gjennomføre opplæring - 10 undervisninger pr sykehus, 1/2 dv pr seanse (15 dv totalt - 2,5 dv pr ressursperson hvis hhv 1 person fra kir og med pr sykehus deltar i prosjektet) 5 Opplæringsres. Oppfølging av sykepleiere og rutiner etter lansering løpende en-til-en oppfølging av sykepleier på post (etter behov; estimert ved oppstart; 0,5 dv pr uke i 2 uker, påfølgende 2 uker: 0,1 dv pr uke, pr ressursperson) 4,4 Opplæringsres. Evt oppfølgingsmøter med kommuner (for avklaringer) 1,5 Prosjektleder Teknisk oppfølging etter lansering, internt i SSHF og mot kommunene 4 IT-ressurs 10

11 11 / 14 7 RESSURSESTIMATER Tabellen nedenfor viser, med basis i prosjektplan samt noe erfaringsmessig påslag som følge av uforutsette aktiviteter, anslått antall dagsverk pr rolle i prosjektet: Ant dagsverk pr mnd: Rolle: Jan Feb Mar Apr Mai Jun Tot ant DV: Prosjektleder Ansv rutiner Ressurspersoner - SSA (pr person) Ressurspersoner - SSK (pr person) Ressurspersoner - SSF (pr person) IT-ressurs Kommentarer: - I januar vil prosjektrollene bruke noe tid til å sette seg inn i prosjektet. IT-rerssurs har vært sentral i pilotprosjektet og vil gjøre avklaringer knyttet til oppstart av prosjekt, samt bistå i opplæringen av de andre prosjektressursene. Prosjektet mobiliseres. - I februar skal en rekke avklaringer med kommunene og internt gjøres, samt at øvrig prosjektløp skal forberedes (opplæringsplaner, opplæringsmateriell, informasjon). Videre starter teknisk tilrettelegging og testing samt at ressurspersoner fra klinikkene skal læres opp - I mars vil fokus være på utbredelse på SSA: Opplæring av pleiepersonell på SSA, avklaringsmøter med kommuner og internt i SSHF og teknisk oppfølging. Videre vil teknisk testing på SSK initieres. - I april vil fokus være på utbredelse på SSK: Opplæring av pleiepersonell på SSK, avklaringsmøter med kommuner og internt i SSHF og teknisk oppfølging. Videre vil teknisk testing på SSF initieres. - I mai vil fokus være på utbredelse på SSF: Opplæring av pleiepersonell på SSF, avklaringsmøter med kommuner og internt i SSHF og teknisk oppfølging. - I april, mai og juni vil også prosjektets ressurser bruke noe tid på oppfølging av pleiepersonell i etterkant av utbredelsen på sykehusene. - Prosjektet avsluttes når prosjektets styringsgruppe beslutter at oppfølging av pleiepersonell i etterkant av utbredelsen har pågått tilstrekkelig lenge til at bruken av meldingene er godt forankret i de kliniske miljøene. 8 RISIKOANALYSE De kritiske suksessfaktorene er risikovurdert som følger: 11

12 12 / 14 1: Forankring og eierskap i de kliniske miljøene, herunder tilstrekkelig allokering av prosjektressurser 2: Godt samspill med lokale prosjekter i kommunene, slik at flest mulig kommuner kan kommunisere elektronisk 3: Kommunenes evne til å sørge for god opplæring og oppfølging av helsepersonell. 4: Tilstrekkelige budsjettmidler. 5: Tilstrekkelig kompetanse til sluttbrukere på SSHF. 6: At utvidet samhandlingsutvalg fatter nødvendige beslutninger ved behov og at disse følges slik at leveransen kan gjennomføres. 7: Enighet med kommunene om felles rutiner, slik at SSHF kan ha samme rutiner mot alle kommuner. 8: Linjen i SSHF må påse at relevant pleiepersonell deltar på nødvendig kursing i regi av prosjektet. 9: Utvidet samhandlingsutvalgs evne til å gi klare styringssignaler til prosjektet, herunder foreta gode beslutninger. 10: Tilstrekkelig allokering av ressurser fra regionalt prosjekt/sykehuspartner knyttet til teknisk tilrettelegging. Svært stor sannsynlighet Stor sannsynlighet Moderat sannsynlighet Liten sannsynlighet Meget liten sannsynlighet Ubetydelig konsekvens Lav konsekvens Moderat konsekvens Alvorlig konsekvens Svært alvorlig konsekvens 12

13 13 / 14 9 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON Følgende er kommunikasjonsplan for prosjektet (det vil løpende vurderes om ekstra tiltak er hensiktsmessig): Målgruppe Tiltak/kanal Tid Ansvar Lederguppen SSHF Godkjenner prosjektmandat, og blir Løpende Prosjekteier (styringsgruppen) informert av samhandlingssjef Utvidet Informeres og koordineres løpende i Løpende Prosjektleder samhandlingsutvalg møter og ved behov Kommuner Felles møter v/behov og ihht Løpende Prosjektleder prosjektplan SSHF-ansatte Informasjonsmøter og informasjon Løpende Prosjektleder pleiepersonell via intranett Øvrig SSHF ledelse i Informasjonsmøter Løpende Prosjektleder kirurgisk og medisinsk klinikk OSS IKT-forum Uformell kvalitetssikring og Løpende Prosjektleder koordinering OSS Koordinering Løpende Prosjektleder 10 ØKONOMISK RAMME Kostnadsoversikt Bistand fra Sykehuspartner/Regionalt prosjekt vil bli betalt i form av tjenestepris. Kostnader knyttet til bruk av ressurser i prosjektet er som følger (med basis i kapittel 7 Ressursestimater): Rolle: Tot ant DV: Kostnad*: Prosjektleder 70** Ansv opplæring og rutiner Ressurspersoner - SSA (pr person) Ressurspersoner - SSK (pr person) Ressurspersoner - SSF (pr person) IT-ressurs 56 Totalt: ,- * Innebærer en forutsetning om at 1 dagsverk koster 2.500,- ** Det er gjort et erfaringsmessig påslag i tidsinnsats for å dekke opp ulike usikkerhetsforhold i prosjektsammenheng, jfr risikoanalyse. 13

14 14 / 14 Kost knyttet til IT-ressursens innsats belastes ikke prosjektet. I tillegg kommer kostnad for sykepleiere som skal læres opp (2 timers auditorieundervisning): Sykepleiere på 21 poster skal gjennomgå opplæring i form av en 2-timers auditorieundervisning. I estimatet er det gjort en antakelse om ca 50 sykepleiere på post (noen poster har betydelig flere, mens andre har mindre). Videre antas det at en vikar kan dekke 2 sykepleiere som deltar på opplæring. Det er tatt høyde for at postene i noen grad kan bruke sykepleiestudenter som vikarer, samt gjennomføring av undervisning som en del av fagdager etc. Dette fører også til mindre kostnader knyttet til opplæringen. Antall poster: 23 Antall sykepleiere på post til opplæring 50 Totalt antall sykepleiere: 1150 Kost til 2 timers opplæring, pr sykepleier: 333 Total kost, opplæring: ,- Det vil også kunne medgå kostnader knyttet til møter med kommuner og reisekostnader. Det legges imidlertid opp til å holde denne kosten på et minimum. Reisekostnader for alle ressurser i prosjektet estimeres til totalt ,-. I tillegg kommer kost knyttet til IT-utstyr for prosjektleder, estimert til ,-. Opplæringsmateriell, kost knyttet til overtid og uforutsette utgifter estimeres til ,- Finansieringsplan Det er opprettet eget prosjektnummer for meldinger under Ansvar prosjektnummer Kostnader i prosjektet vil være som følger: Frikjøp av prosjektressurser: ,- Frikjøp av sykepleiere for opplæring: ,- Reisekostnader samt IT-utstyr: ,- Opplæringsmateriell og uforutsette utgifter: ,- Totalt: ,-,- Det er bevilget midler fra OSS ( ,-). Videre vil IKT-avdelingen kunne bidra med minimum ,- fra avdelingens budsjett. I tillegg er det avsatt Kr ,- til lønning av prosjektleder samt til reisekostnader og IT-utstyr. Ovennevnte gir et budsjett på ,- Ovennevnte gir muligheter for å realisere utbredelsen uten videre økonomiske kostnader for klinikkene. 14