Helse Sør-Øst NIKTs Prosjektledersamling Inger Marie Finborud

Transkript

1 Rutiner og verktøy for prosjektstyring i Helse Sør-Øst Pasientenes behov skal være førende for struktur, organisering og innhold i tjenestene NIKTs Prosjektledersamling Inger Marie Finborud 1

2 Tema Kort om Helse Sør-Øst Prosjekt Organisering Kompetanse Modell Verktøy Hva er våre styrker Noen av våre utfordringer Videre arbeid

3 Dette er Helse Sør-Øst 7 sykehusområder - 11 helseforetak Akershus universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Psykiatrien i Vestfold HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset i Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Vestre Viken HF Sykehusapotekene HF medarbeidere Norges største arbeidsplass Omsetning i 2010 om lag 58 milliarder kroner Ansvar for spesialisthelsetjeneste til en befolkning på cirka 2,7 millioner mennesker Fylkene: Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder Agder og Vest-Agder Hovedkontor på Hamar

4 Helse Sør-Øst i omstilling - oppdraget Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og personlig økonomi o Bedre samordning i hovedstadsområdet Samordning på fag og styrking av forskning Økonomiske resultatkrav Sikre et fortsatt desentralt tilbud Ta ut stordriftsfordeler Komme hele nasjonen til gode Bedre koordinering og utnyttelse av personell, arealer, IKT, støttefunksjoner, innkjøp og investeringer mv

5 Seks målområder 1. Pasientbehandling 2. Forskning 3. Kunnskapsutvikling og god praksis 4. Organisering og utvikling av fellestjenester 5. Mobilisering av medarbeidere og ledere 6. Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring

6 Helse Sør-Øst virksomhetene i foretaksgruppen Helse Sør-Øst RHF Sykehuspartner Akershus universitets- sykehus HF Sykehuset Innlandet HF Oslo universitets- sykehus HF Sørlandet sykehus HF Psykiatrien i Vestfold HF Vestre Viken HF Sykehuset Østfold HF Sykehusapotekene HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Telemark HF

7 Sykehuspartner Ansatte Budsjett Antall brukere Pcer Applikasjoner Servere 650 ~1,5 MRD

8 Prosjektbehov og omfang, tilgjengelige midler IKT Vi bruker årlig i overkant av omkring 1 mrd til reinvesteringer i, reanskaffelser og utvikling IKT, eller 2% av kostnadsbase/omsetning. 625 mnok regionale investeringsmidler, hvorav omkring 270 til driftsinvesteringer/reanskaffelser drift 300 mnok driftsmidler til prosjektutvikling I tillegg kommer lokal medfinansiering til investeringer i regionalt prioriterte prosjekter (inntil 25%), rent lokalt prioriterte og finansierte prosjekter, samt lokale kostnader til innføring Antall prosjekter/programmer/tiltak innmeldt for regional prioritering 2010 var 120 (hvorav 20 videreført fra 2009) 44 prosjekter/tiltak av disse er vedtatt i av styret i HSØ i den prioriterte 44 prosjekter/tiltak av disse er vedtatt i av styret i HSØ i den prioriterte prosjektporteføljen

9 Prosjekt- og porteføljestyring 2013 Får vi satt i gang de riktige prosjektene? Får vi frigjort midler til bedre og økt pasientbehandling gjennom forbedring av portefølje- og prosjektstyring? Får vi hentet ut og synliggjort gevinster av de tiltak som iverksettes? Linjen: Praktisere hente ut gevinster Forbedre. Prosjekt: fullføre innføring Linjen: Praktisere hente ut gevinster, forbedre 2010 Prosjekt: Innføring i foretaksgruppen Linjen: Ta i bruk slik vi vil ha det Hente ut og synliggjøre gevinster 2009 Prosjekt: Implementere kjerneløsning og pilot Linjen: Praktisere rollene RPA og LPA, rapportering, porteføljestyre Hente ut og synliggjøre noen gevinster 2008 Prosjekt: Kravspesifikasjon og anskaffelse verktøy Linjen: startet med RPA og LPA, rapportering, søknader Styret: Styrevedtak om porteføljestyring Prosjekt etablert og porteføljenettverk etablert

10 Helse Sør-Øst RHF avdelingene okt.2010 Bente Mikkelsen Administrerende direktør John Torgils Vaage Direktør Forskning og utvikling Gunn Kristin Sande Direktør Kommunikasjon Vidar Lødrup Direktør HR Tore Robertsen Direktør Styre- og eieroppfølging Atle Brynestad Viseadm. direktør Folke Sundelin Viseadm. direktør (konstituert) Kristin W. Wieland Viseadm. direktør Steinar Marthinsen Konserndirektør Peder Olsen Konserndirektør Bygg og eiendom Juridisk Økonomi Analyse- og systemutvikling Finans Regnskap og budsjett Bestilling og rapportering Kjøp av helsetjenester Kvalitet og tjenesteutvikling Samfunns- og brukerkontakt Innkjøp og Logistikk Klinisk IKT, kunnskapog prosessstøtte IKT -Seksjon for tjenesteutvikling -Seksjon for arkitektur -Seksjon for informasjonssikkerhet -Seksjon for Prosjekt og portefølje Intern administrasjon Relasjoner til brukerutvalg og brukerorganisasjoner

11 Modell for organisering og styring av IKT- området Direktørmøtet Premissgiver Adm. Dir. Helse Sør-Øst RHF Strategi, prioritering, i i felles styring og organisering Utvikling Nasj. IKT Nasjonale fora HOD/ Andre Hdir Strategisk IKT-forum Regionale prosjekter Regionale nettverk (HF repr.) Klinisk IKT Adm IKT Leverandør Drift og forvaltning Driftsstyre for SP Sykehuspartner Produksjon av etablerte IKT- tjenester Forvaltning av løsninger, infrastruktur og felles Bestiller Brukernære oppgaver Styre HF HF Bestillekompetanse Virksomhets-utvikling Funksjonelle krav Innovasjon Gevinstrealisering Forskning s-ikt Arkitektur Portefølje- nettverk IKTledere Informasjonssikkerhet

12 Styringsnivå Virksomhetsstrategi Nåsituasjon Virksomhetsmål Årlige rammer IKT strategi Nåsituasjon SIKT har ansvaret for å utarbeide en langsiktig IKT strategi IKT Strategiske og langsiktige mål SIKT v/porteføljestyre har ansvaret for å sikre en optimal sammensetning av prosjekter og sikre at de henger sammen med mål og gitte rammer. Porteføljestyring Porteføljestyring Gevinstuttak Vurdere prosjektforslag- og søknader Tildele midler Behandle avvik Følge opp prosjektporteføljen Følge opp at gevinster hentes ut Tema i dag Styringsgruppen har ansvaret for å sikre at prosjektet når sine mål innenfor gitte rammer. Mandat Mandat B3-B7 Forvaltning B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Direktiv pr fase Direktiv pr fase B8 Prosjekt Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruk-takelsefase Fagområde med spesielle krav til prosjekter Arkitektur Opplæring Test m fl. Tilrettelegge for at aktiviteter blir utført til riktig tidspunkt i prosjektene Tilrettelegge for standardiserte maler underveis i prosjekter

13 Overordnet prosjektmodell Helse Sør-Øst har utarbeidet sin egen prosjektmodell. Prosjektmodellen er : - Faseinndelt - Har faste beslutningspunkter - Er generisk - Modellen er også omforent med Eiendomsområdet. - Modellen består av følgende faser B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelsefase

14 Beslutningspunkter B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ Foranalyse-/ Planleggings-/ Gjennomføringsfase Drifts / gevinst- idéfase konseptfase forprosjektfase Pilotfase Ibruk- realiseringsfase takelsefase Beslutningspunkter. B2 Start foranalyse B3 Start planlegging B4 Start gjennomføring B7 Start drift/forvaltning B8 Gevinstuttak ferdigstilt Prosjektmandatet skal inneholde oversikt over beslutningspunktene. B3 - skal basert på foranalyserapport besluttes av porteføljestyre B4 - dersom stort prosjekt skal også B4 opp til porteføljestyre. Dette skal beskrives i mandatet.

15 Prosjektdokumenter B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ Foranalyse-/ Planleggings-/ Gjennomføringsfase Drifts / gevinst- idéfase konseptfase forprosjektfase Pilotfase Ibruk- realiseringsfase takelsefase Prosjektdokumenter B2 B3 B4 B5 + B6 B7 B8 Prosjektforslag Prosjektsøknad Prosjektmandat Gev.realiseringsavtale Løsningsbeskrivelse Sluttrapport foranalyse Saksfremlegg Prosjektdokumenter Prosjektdirektiv (Statusrapport) ROS-analyse (Interessentanalyse) Kommunikasjonsplan Overleveringsdokumenter Sluttrapport prosjekt Sluttrapport gevinstrealisering

16 Behovs/ide fase B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts/ gevinstrealiseringsfase Ibruktakelsefase Prosjektforslag Innmelding av prosjektforslag følger en standardisert prosedyre med klare krav til prosjektinformasjon 16

17 Planleggingsfase B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelsefase Prosjektsøknad Linje utarbeider prosjektsøknad Ferdigstilte prosjektsøknader er grunnlaget for prioriteringen Prioriterte prosjekter tildeles midler og videre til planleggings- /forprosjektfasen 17

18 Planleggingsfase B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts/ gevinstrealiseringsfase Ibrukstakelsefase Prosjektdirektiv Prosjektdirektivet er styringsgruppens avtale med prosjektleder Krav til plandokumenter Aktivitetsplan Kostnadsplan Risikoanalyse Gevinstplan 18

19 Gjennomføringsfase B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelsefase Prosjektet leverer iht avtalte resultatmål Krav til rapportering Fremdrift Økonomi Kvalitet Risiko Sluttrapport Overleveringsdokument 19

20 Gevinstrealiseringsmodell Målsetninger Gevinstområder Målbare gevinster Målinger

21 Effektmål og gevinster Effektmål Målbare gevinster knyttes mot ett effektmål Gevinstområde Målbare gevinster har et fritekstfelt hvor gevinstområde registreres Målbar gevinst Målbare gevinster knyttes mot en gevinstkategori Gevinstkategori

22 Integrert gevinstrealisering B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ Planleggings-/ konseptfase forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelsefase Første identifisering av gevinster i prosjektforslaget Oppdatere gevinster i prosjektforslaget Etablere gevinstavtaler t Utarbeide risikoanalyse for gevinstrealisering Utarbeide risikoanalyse for gevinstrealisering Følge opp gevinstporteføljen t Utarbeide Utarbeide Linjen måler gevinstrealiseringsplaplan gevinstrealiserings- og følger opp definerte gevinster Prioritere Rapportere på Rapportere på Prosjekteier bl.a. på bakgrunn av gevinstrealiserings- gevinstrealiserings- utarbeider sluttrapport gevinster potensial potensial gevinstrealisering

23 Så enkelt er det Prosjektmandat Resultatmål Effektmål

24 Organisasjon, prosesser og teknologi (arbeids-) Prosesser Teknologi Organisasjon

25 Kompetansebehov PPM prosesser og arbeidsinstruksjoner Clarity funksjonalitet Kompetansebehov Prosjektstyringsmetodikk/ rammeverk Bakgrunn det store bildet Hvorfor brukerclarity

26 Opplæringsmodell Portefølje Prosjekt Rapportering Gevinst realisering Opplæring av pilot, gjennomføres av Helse Sør-Øst sine egne instruktører. Regionalt instruktørkorps Felles instruktørkorps gjennomfører opplæring inn i de ulike pilotforetak. En opplæringsansvarlig i hvert foretak. Portefølje Prosjekt Rapportering Gevinst realisering Opplæring av kundens instruktører, gjennomføres av leverandøren Utarbeider materiell (for klasserom) tilpasset vår løsning på norsk

27 Opplæring Regionalt instruktørkorps Lært opp 12 stykker Skal lære opp stykker til primo 2011 Utarbeidet følgende kursmoduler Prosjektledere (2 dager) Porteføljeansvarlige(1 dag) Leder (1/2 dag) Kursmodulene skal evalueres nå og forbedres basert på tilbakemeldingene Læringsportal (e-læring) Kursadministrasjon Kursmateriell er tilgjengelig Introduksjon for instruktører Skal utarbeide introduksjon til modell og til verktøyet Hjelpefunksjon Etablerer hjelpefunksjon med vis meg og definisjonskatalog i første versjon Skal kompletteres til å dekke brukerdokumentasjon Gjennomførte kurs høsten (5) * 2 dager prosjektlederopplæring 1*1 dag porteføljeansvarlig 1 *1/2 dag lederopplæring Basert på tilbakemeldinger justere opplegget for 2011 Skal gjennomføres opplæring 2011 ifm nnføring Erfaringsutveksling Skal ha en erfaringsutveksling i november (basert på pilotering) Ønsker å videreføre fora for erfaringsutveksling

28 Aksept

29 Organisasjon, prosesser og teknologi (arbeids-) Prosesser Teknologi Organisasjon Direktører i helseforetak Ledergrupper i helseforetak Avdeling/enhet i helseforetak

30 Felles PPM verktøy i Helse Sør-Øst Roller Prosesser Funksjonalitet Løsning Fora og nettverk Rapporter Søknader Felles kjerneløsning settes opp for regionen. Konfigurering parametersetting Ledere/linjeledere Rapporter Søknader Regional porteølfjeadministrator RPA Søknadsprosess Scoring/prioritering/Balansering Tildeling Etablering prosjekt Clarity Lokal porteføljeadministrator LPA Søknadsprosess Scoring/prioritering/Balansering Tildeling Etablering prosjekt Prosjektledere Prosjektdeltagere Controller Planlegging Gjennomføring Avslutning Rapportering Gevinst Risiko Rapportere Dokumenthåndtering Økonomioppfølging En felles løsning Felles datasett Felles oppsett Felles maler Felles konfigurering Ressurseier ressursoppfølging

31 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Felles verktøy prosjektstyring Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Anskaffelse/ Pilotfase Ibruktakelsefase Implementering Drift / gevinstrealiseringsfase Clarity -Er konfigurert for Helse Sør-Øst sine modeller for - porteføljestyring - prosjektmodell, faser og beslutningspunkter - gevinstrealiseringsmodell Prosjektstruktur og prosjektøkonomi Prosjektplaner - Felles verktøy skal bla gjøre det enklere å - samle data, rapportere, tilgjengeliggjøre, synliggjøre, følge opp, samhandle og finne forbedringsområder -Sikre bedre prosjektgjennomføring og styring -Maler er lagt tilgjengelig i verktøyet Registrere gevinster, gevinstplaner og målinger Gevinstplaner (og måling) Prosjekt instrumentbord og rapportering

32 Felles verktøy portefølje Porteføljestyring Gevinstuttak Kostnad pr innsatsområde Prioritering vs Risiko Ulike scenario Periodisering og økonomisk av budsjett balansering evt prognose av porteføljen

33 Styrker Gevinstrealisering innarbeidet i modell og verktøy Prosjektmodell integrert i verktøyet Skille mellom prosjekt og forvaltning/drift Fase inndeling og beslutningspunkter Felles prosjektmodell og verktøy i regionen Felles instruktørkorps

34 Utfordringsbildet Mange aktører og mange interessenter Politiske føringer (og slik skal det være!) Lovverk og regler (og mange tilsynsorgan!) Økende gap mellom behov/etterspørsel og finansiering Svak tradisjon for gjennomgående virksomhetsstyring Behov for sterk prioritering av knappe midler må si nei til prosjekter som er samfunnsnyttige fordi vi mangler realiseringskapital

35 Noen av våre utfordringer knyttet til prosjektarbeid Holdning, forståelse, og praksis av prosjektarbeid er veldig ulik De som blir utnevnt t til prosjektledere har veldig ulik bakgrunn, ståsted og oppfatninger Manglende kunnskap om prosjektarbeid (også i styringsgrupper og ledelse) Prosjektorganisering i en kompleks organisasjon Finansieringsform (langsiktig mot det kortsiktige)

36 Kandidater til områder vi arbeider videre med Virksomhetsstrategi Bredde til alle foretakene i regionen IKT strategi Grensesnitt Porteføljestyring Porteføljestyring B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Prosjekt Drift Fagområde med Beslutningsprosesser spesielle krav til prosjekter Programorganisering Kvalitetssikring Prosjektøkonomi Maler Fagområder med spesielle krav til prosjekter Tilrettelegge for at aktiviteter blir utført til riktig tidspunkt i prosjektene Kunnskap og forståelse for prosjekt som arbeidsform B8

37 Prosjekt- og porteføljestyring 2013 Får vi satt i gang de riktige prosjektene? Får vi frigjort midler til bedre og økt pasientbehandling gjennom forbedring av portefølje- og prosjektstyring? Får vi hentet ut og synliggjort gevinster av de tiltak som iverksettes? Linjen: Praktisere hente ut gevinster Forbedre. Prosjekt: fullføre innføring Linjen: Praktisere hente ut gevinster, forbedre 2010 Prosjekt: Innføring i foretaksgruppen Linjen: Ta i bruk slik vi vil ha det Hente ut og synliggjøre gevinster 2009 Prosjekt: Implementere kjerneløsning og pilot Linjen: Praktisere rollene RPA og LPA, rapportering, porteføljestyre Hente ut og synliggjøre noen gevinster 2008 Prosjekt: Kravspesifikasjon og anskaffelse verktøy Linjen: startet med RPA og LPA, rapportering, søknader Styret: Styrevedtak om porteføljestyring Prosjekt etablert og porteføljenettverk etablert

38 Ambisjonsnivå PPM i Evalueringsrapport Kjerneløsning og pilot Beslutte videre arbeid 2012 Innført i regionen Pilotforetak fortsetter innføring Fase 1 Forvaltning Fase 2 Forvaltning Full forvaltning Forbedringer

39 Spørsmål?