onsdag 13. februar 2013

Transkript

1 is* Referat fra irsmotet i Trondhjems seilforening, onsdag 13. februar 2013 Ellen Beate Hansen Sandseter ipnet frrsmotet l3.februar klokken 18:05 Leder Odd Erik Dalen meldte avbud pga. sykdom og Ellen Beate leste opp en hilsen fra lederen til flrsmstet. Lederen skriver i sin hilsen at han snsker 6 fratre sin stilling grunnet personlige irsaker. Sak 1: Godkjenning av de stemmeberettigede 42 medlemmer hadde mstt opp til irsmstet og irsmotet godkjente de fremmotte som stemmeberettige og irsmotet som beslutningsdyktig. Sak 2: Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden Innkalling, saksliste og foretningsorden ble godkjent Sak 3: Valg av ordstyrer, referent og to medlemmer til i undertegne protokollen Sigve Kjelstrup ble valgt til ordstyrer. Johan Brobakke og Torstein Lenes ble valgt til 6 undertegne protokollen. Hans Christian Juul ble valgt til referent. Sak 4: Behandle TSFs irsmelding for 117 driftsflr, herunder gruppeirsmeldinger Ellen Beate Sandseter gfennomgikk irsberetningen p6 vegne av formannen. Det ble notert en feil i irsberetningen to plasser; forrige irsmote ble avholdt 15.februar Arsmstet godkjente lederens irsberetning Sekretarens Srsberetning ble presentert av sekretaren. Den ble godkjent av firsmstet Jollegruppens irsberetning ble presentert av Kristoffer Kleppesto. Det ble stilt sporsmil fra salen om gruppens skonomi. I tillegg ble det poengtert fra salen at det mfl giores en jobb for I rekruttere flere. Arsberetningen ble godkjent av irsmstet. Regattagruppens Srsberetning ble presentert av regattasjefen. Arsberetningen til regattakomiteen ble godkjent. Regattasjefen gikk gjennom saksbehandlingen av anskaffelse av ny sikringsbit og forklarte hvorfor ikke denne anskaffelsen ble gjennomfsfi. Regattasjefen fikk skryt fra salen for et godt giennomfort forssk pi 6 ft anskaffelsen i havn. Arsmertet godkjente hans redegjsrelse. Hussjef gikk gjennom Srsberetningen fra driften av klubbhuset. Hussjef fikk skryt fra salen for et vel gjennomfsft ALr. Arsberetningen ble godkjent. Havnesjef gikk gjennom Srsberetningen fra havna. Det ble kommentert fra salen om videre informasjon om strsmsettere for i unngi isdannelser i havna og at erfaringen med disse mfl deles. Det er ikke planlagt 6 anskaffe noen flere per dags dato. Det ble stilt sporsmil fra salen om det er

2 .$*#;;,n,,. noen som bor i bitene og det ble informert at det er beboere i et par av b&tene pi Skansen, - ingen bor i kanalhavna. Arsberetningen fra havnesjefen ble godkjent. Hyttesjef gikk gjennom Srsberetningen fra Cuba og beskrev oppussingsarbeidet som har blitt utfsrt. Arsberetningen fra Hyttesjef ble godkjent. Nettredakt or gikk gjennom irsberetningen for drift av nettsider. Det ble kommentert fra salen at det ble savnet en designmanual for hvordan sidene skal se ut og at alle eksterne sider samles inn under TSF nettsidene. Det ble spurt fra salen om det gikk an & fb varsling pi SMS nir nettsidene oppdateres. Dette vil medfsre en ekstrakostnad for TSF. fusberetningen ble godkjent. Arsberetningen fra Trondheim Havn ble gjennomgint av Havnesjefen. Det ble kommentert fra salen at mange av de omkringliggende foreninger tenker pfl 6 flytte, inklusiv gjestehavn. Sporsmilet er om dette kan ha noen innvirkning pi videre drift i Trondhjems Seilforening. Awe Flatis redegjorde for status i saker som bersrer aktiviteten. Det ble spurt fra salen om vi trenger flere bitplasser ift ventelisten. Flatis kommenterte at det er pr i dag 80 pi venteliste, men mange har st&tt pi listen i lang tid og er ikke nodvendigvis fortsatt interessert. Arsberetningen ble godkjent. Arsberetningen fra Lille Skansen ble gjennomgitt av Gunn Svendsen. Hun bemerket at vi har et godt forhold til leietaker og henstilte medlemmene om i bruke fasilitetene mer. Resultatet er iht budsjett. Arsberetningen fra Skansen AS ble godkjent. Sak 5: Behandling av TSFs regnskap i revidert stand TSF regnskap ble gjennomgitt av Kasserer. Oppsettet har blitt endret mot slikt et regnskap skal se ut iht. gjeldende normer. Det ble forklart at avdelingsregnskapets tall ikke stemmer med hovedregnskapet. Videre ble det forklart atvihar et awik pi kroner ift. budsjettet og hvorfor dette awiket har oppstfltt. Blant annet ble det nevnt at i budsjettere med overskudd pi jollegruppa er urealistisk. Historisk sett har jollegruppa gltt i underskudd pt hhv og i de forgiende 6r. I 6r er underskuddet pi rundt kroner. Balanseregnskapet ble ogsi gjennomgitt. Likviditeten har gitt ned med kroner. Per i dag er likviditeten tilfredsstillende, men det er ikke rom for stsrre investeringer. Folgende bemerkninger kom fra salen: o Det var noen smi awik fra regnskap, bl. annet nokkelregnskap. o Cuba har fatt avskrivning, mens ikke jolle ogregatta. Svar: Jolle ogregatla fores pi administrasjon. o Det ble kommenterl at inntekf pi havn er lavere enn utgift havn. Det mi komme tidligere frem hva avkastning skal vare i budsjettet. o Det ble spurt om de i utgifter p6 havn er i budsjettet for Det er det. I awiket til havn er i ekstra utgifter til daglig leder, samt ekstra leiekostnader ifm. omridet ved mastekranen og opplagsomrider. o Det ble stilt sporsmil til hvorfor TSF har kjopt porter i kanalhavna og ikke TSF Havn? Svaret er at dette li i det vedtatte budsjettet til TSF. Arsaken til dette var av praktiske Srsaker. Kontrollkomiteens rapport ble opplest da ingen av disse var tilstede. Kontrollkomiteen har godkjent regnskapet. Kasserer kommenterte at regnskapet legges frem kvartalsvis og p8 grunn av aktivitetene og utgifter er svart sesongbetont, har det ikke vert praktisk 6 gjennomfsre flere enn to skonomimoter i styret.

3 s" Arsmstet godkjente regnskapet. Sak 6: Behandling av TSFs organisasjonsplan Christian Palmer innledet styrets forslag til ny organisasjonsplan hvor han fokusert ph at endringen er ment til 6 utnytte ressursene i foreningen bedre og styrke det frivillige arbeidet. Vdere er det snske om 6 effektivisere beslutningsprosesser i foreningen' Det ble kommentert fra Matthias Novak som selv har styreerfaring i TSF at han er positiv til forslaget. Det er et faremoment ift skonomien i foreningen ift at komiteene fbr et stsrre skonomisk ansvar. Det ble stilt sporsm&l fra Arve Flatis om at styremedlemmene selv skal utpeke komit6ledere? Svaret er at det er styret som har ansvar med 6 rekruttere de rette komit6lederne. De skal ikke velges, men de skal presenteres i irsmstedokumentasjonen. Matthias Novak kommenterte at vedi kretssammenheng s6 velges komit6lederne. Det ble videre kommentert fra salen at hvis forslaget velges, si mi det kommende styre komme tilbake til neste 6rsmste med fl presentere hvordan vi skal sikre at komitelederne rekrutteres. Disse vil fii et stort skonomisk ansvar. Ellen Beate presiserte at det er styremedlemmene som sitter med det endelige skonomisek ansvaret. Det ble stilt sporsmil ift handlingsplanen og det nye styret. Ellen Beate svarte at handlingsplanen som er fremlagt er iht gieldende styrkestruktur. Hermann Helnes kommenterte at det er behov for i vite hvordan forholdet mellom styret og de forskjellige aksjeselskapene er. Det burde ha vart beskrevet hvordan dette er. Det ble savnet i forslaget alternative losninger slik at forslaget hadde blitt bedre presentert. Det ble kommentert at det nye forslaget krever i aktivisere flere medlemmer og at det allerede er vanskelig 6 finne frivillige. Kommentaren fra Ellen Beate var blant annet at oppgavene blir mindre med mindre tunge roller og det gsar at det kan bli lettere for medlemmer 6 ta et verv. Med de kommentarer som kommer fra salen ble det vedtatt I ta en ti minutter pause for i redigere styrets forslag. Forslagsstillere ble bedt om 6levere sine forslag skriftlig. Forslaget fremlagt fra styret: TSFs flrsmste vedtar ny organisasjonsplan slik den er fremlagt her. Styret i TSF gjennomforer en evaluering av ny organisasjonsplan ved irsskiftet20l3l20l4 der folgende forhold presenteres :. Styrets forhold til aksjeselskaperie. o Evaluering av antall medlemmer og behov for mellomsjikt. (Hver komite rapporterer direkte til styret) o Hvordan skal utvelgelse av komiteledere foregi? (dette mi pfl et senere tidspunlct lovfestes) Vedtak: Ingen medlemmer voterte i mot forslaget 42 medlemmer voterte for forslaget. Arsmstet vedtok styrets forslag til ny organisasjon.

4 -D; Sak 7: Behandling av forslag og saker 7.1 Revisjon av TSFs lov Forslaget til ny lov ble gjennomgett av Ellen Beate Hansen Sandseter pi vegne av styret. Det nye forslaget er i trid med idrettsforbundets lovnorm. Lovforslaget har vert -pe horing hos idrettsforbundet og mi ogsi sendes inn for endelig godkjenning etter et irsmstevedtak. Det ble stilt sporsmil fra salen om ikke en mitte vedta hvert enkelt punld hver for seg. Svaret er at den gamle loven er ikke lenger gyldig at hele loven mlfalge lovnormen. Sporsmil om punkt l, paragraf? o at medlemskap m6 vere personlig. NTNUI og Mannhullet'vil da forsvinne ut av foreningen. Arsaken til at de er medlemmer er pga at de har to bitplasser. Dette kan lsses ved at TSF havn ordner en sarordning for disse. Forslag til vedtak: Arsmstet vedtar revidert lov som fremlagt. Styret sender umiddelbart etter firsmstets vedtak revidert lov til Ssr-Trsndelag idrettskrets for endelig godkjenning. Vedtak: Arsmstet godkjente lovforslaget. 7.2 Strategi for TSF Ellen Beate fremla forslag til strategi for TSF. Denne gielder for 5 6r. Det ble fremmet forslag fra salen om at regattakomiteen skal jobbe i utvikle double handed regatta. Svaret er at dette kan bringes opp i Handlingsplanen for TSF, neste punkt. Vedtak: Strategi for TSF ble vedtatt. 7.3 Handlingsplan for TSF Ellen Beate fremla forslag fra styret pi handlingsplan. Denne planen gir konkret inn pi hva de forskjellige gruppene skal jobbe mot i iret som kommer. Det ble kommentert fra salen at det fra jollegruppen har fett mange mil 6 jobbe mot og at det kanskje ikke er mulig I n6 disse milene. Hvordan blir en evaluert? Svaret er at det er jollegruppa selv som har satt opp disse m6lene. Svaret er at gruppene selv mi evaluere seg og fremlegge for Arsmstet sin egen evaluering. Det ble fremmet forslag om fl legge inn double handed regatta i handlingsplanen. Regattasjefen kommenterte at forslaget vil bli tatt til etterretning ogatregattatilbudet vil bli utviklet best mulig for medlemmene. Arve Flatis kommenterte ordbruken hvor ordet skal har blitt brukt ifm havneforhold, attegattabiter skal gis prioritet, at sikringsblner skal ligge samlet ved bolgedemper. Det er ikke sikkert at dette alltid lar seg gjore og ordene burde ha vart omformulett til bor. Nils Morten Nilsen stilte sporsmil om at handlingsplanen egentlig ikke burde ha blitt vedtatt da dette er et levende dokument. Arsmstet kan da signalisere at de er enige i intensjonene, men at ikke gjores et endelig vedtak. Det ble ogsi kommentert at medlemmer som har bitplasser er aksjonerer i TSF havn og at irsmstet ikke kan vedta at disse kan flyttes. Dette punktet bli slettet. Forslag til vedtak: Arsmstet tar TSF handlingsplan til etteretning. Vedtak: Det endrede vedtaket ble enstemmig vedtau. (L

5 T.4Samarbeid med Trondheim kommune og naboforeninger Hans Christian Juul redegjorde for det fremlagte forslag. Forslag til vedtak iht. irsmstedokmentasjonen. Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. 7.5 Ny landgangsbrygge Pi Thutra Nils Morten Nilsen redegjorde for forslaget. Arve Flatis utdypet med de tekniske detaljene. Kommentarer frasalen: Et gjennomarbeidet forslag som bsr ststtes. Det ble foreslitt fra salen om 6 bytte ut ordet etablere medfinansiere landgangsbryggen. Forslag til vedtak: Trondhjems Seilforening ber TSF Havn AS om 6 finansiere landgangsbrygge-pe Tautra. TSF Havn AS dekker inn kostnadene for anlegget ved 6 kreve inn avdrag over minst l0 ir. Avdragene m6 ikke overstige kroner ,- regnet i dagens kroneverdi. TSF dekker inn denne utgiften ved at havneleien skes. Okningen i havneavgift inntrer fra og med det halvflret anlegget ferdigstilles. Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 8: Fastsetting av medlemskontingent og havneavgift Ellen Beate redegjorde forslaget med I oke medlemskontingenten med l5 kroner for I finansiere et medlemskort. Hun redegjorde ogsi for at utgiftene til havn er stsrre enn inntektene og at havneutgiftene bsr okes med I}Yo for I dekke inn utgiftene. Kommentarer fra salen: Gunn Svendsen: For I kunne gi i balanse neste 6r trenger vi kroner mer i havneavgift. Christian Palmer kommentert e at marginene fra havneleien burde okes mye for 6 finansiere omkringliggende infrastruktur. Hermann Helness etterspurte hva de kronene ekstra til Trondheim havn gir til. Arve Flatis svarte at vi ikke har betalt for dette tidligere. Etter en dialog med kommunen angiende oppmiling ble det tatt en beslutning om i sikre arealene rundt havn, oppstillingsplassen for Yngling og serviceomridet. Samlet utgsar dette Ellen Beate stilt sporsm&l til frrsmste om ikke forslaget til endring av havneavgift bsr okes ytterligere. En okning pfl 20Yo vil medfsre at skonomien gir i balanse. Forslag til vedtak: Medlemskontingenten skes med kroner 15,- Hovedmedlem:765,- Familiemedlem: 465,- Juniormedlem: 315,- Student/utenbys: 3 I 5,- Vedtak: Det ble enstemmig vedtatt 6 ske medlemsavgiften som beskrevet. Forslag til vedtak: Styrets forslag til I endre havneavgiften revideres med en okning ph20% i stedet for lao/o Havneavgift for Kategori I og2:3.580,-

6 3,*,...,t. Kategori Kategori 4:4.Q60,- Kategori 5:4.440,- Vedtak: Forslaget ble vedtatt med 4 stemmer imot Sak 9: Vedtak om TSFs budsjett for 118. driftsir, sesongen 2013 Inge redegjorde for budsjettet for Basert p6 de ni vedtatte endringer i havneavgifter vil overskuddet i foreningen ske. Kommentar fra Gunn Svensen er at seilforeningens investering pi i havna m8 gi avkastning. Dette mi reflekteres i budsjettet som en utgiftspost. Dette skal tas hayde for i neste budsjett Vedtak: Arsmstet godkjenner budsjettet for 2073 ' Sak 10: Valg 10. Valg tit styre om ny organisasjonsplan for TSF vedtas i sak 6 Ordstyrer presenterte forslagene iht. irsmetedokumentasj onen. Yalg av Ellen Beate Hansen Sandseter som leder. Valg av Jonny Holst som nestleder Valg av Hans Christian Juul som styremedlem administrasjon. Valg av Dariusz Fathi som hovedkasserer Valg av Christian Palmer som Styremedlem Aktivitet Vedtak: Enstemmig valgt Valg av Sigve Haualand som Styremedlem Eiendom Valg av Sigve Kjelstrup som Styremedlem Styreprosjekter Vedtak: Enstemmig valgt Valg av Mari Helene Farstad som varamedlem Valg av ovrigeverv iht valgkomiteens innstilling som beskrevet i Srsmstedokumentasjonen. Vedtak: Alle foreslitte personer ble enstemmig valgt til de verv som angitt i innstillingen.

7 ll Avslutning I4otet ble avsluttet av den nyvalgte lederen klokken 22:20 12 Undertegning av protokoll ffi Referent