SAMLET SAKSFRAMSTILLING

Transkript

1 Side 1 av 12 Arkivsak: 09/ SAMLET SAKSFRAMSTILLING HAMAR SPORTSANLEGG AS - UNDERSØKELSE Saksbehandler: Mette Braathen Arkiv: D11 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/10 HAMAR FORMANNSKAP / HAMAR KOMMUNESTYRE Behandling/vedtak i HAMAR FORMANNSKAP den sak 6/10 Vedtak: 1. Utbyggingen av idrettsanlegg som skulle gjennomføres av Hamar Sportsanlegg AS har verken økonomisk eller tidsmessig blitt gjennomført etter forutsetningen. Utbyggingen har også gjort Hamar kommune økonomisk og administrativt ansvarlig på en helt annet måte enn forutsatt. Det er på denne bakgrunn behov for å nedsette et undersøkelsesutvalg som skal foreta undersøkelser i saken. 2. Hamar formannskap gir kontrollutvalget oppdrag å foreslå: a) undersøkelsesutvalgets sammensetning b) hvordan undersøkelsene skal gjennomføres c) mandat for gjennomføring av undersøkelser/evaluering 3. Mandatet bør omfatte Hamar kommunes håndtering av sitt eierskap overfor Hamar Sportsanlegg AS med tilliggende selskaper og Hamar Energi Holding AS i denne saken, samt valgt selskapsstruktur. Formannskapet ber i tillegg om at: I. undersøkelsene også skal omfatte Hamar Energi Holding AS sin behandling av garanti og lån i forbindelse med byggingen av Briskeby gressbane II. styrene i Hamar Sportsanlegg AS med tilliggende selskaper i generalforsamling pålegges å gjennomføre undersøkelser for å avdekke om vedtak og disponeringer foretatt i Hamar Sportsanlegg AS og underliggende selskaper har vært i samsvar med de vedtak og føringer som er gitt av eierne. Kontrollutvalget kan på et selvstendig grunnlag vurdere om eventuelle andre forhold bør omfattes av undersøkelsen. Formannskapet anmoder kontrollutvalget om å søke ekstern faglig/juridisk bistand i forbindelse med arbeidet nevnt under punkt 2 bokstavene a), b) og c). Formannskapet ser det som viktig at undersøkelsen blir gjennomført av et utvalg som er uhildet og uavhengig av alle som har vært involvert i saken og som er bredt

2 Side 2 av 12 sammensatt ut i fra nødvendig kompetanse. Det er videre viktig at mandatet blir utformet på en slik på at undersøkelsene blir gjennomført på en bred og grundig måte. Formålet er å lære av prosessen for å kunne bedre oppfølgningen av kommunens eierskap fremover. Forslag til mandat skal legges frem for kommunestyret for behandling. 4. Det vil påløpe utgifter i forbindelse med kontrollutvalgets og undersøkelsesutvalgets arbeid. Det forutsettes at kommunestyret dekker de nødvendige utgifter til arbeidet. Behandling: Anne-Lise Bakken og Solveig Seem ble erklært inhabil. Innkalte vararepresentanter Thomas Jørgensen og Tor Inge Martinsen tok plass for de inhabile Morten Aspeli framsatte alternativt innstilling slik: 1. Utbyggingen av idrettsanlegg som skulle gjennomføres av Hamar Sportsanlegg AS har verken økonomisk eller tidsmessig blitt gjennomført etter forutsetningen. Utbyggingen har også gjort Hamar kommune økonomisk og administrativt ansvarlig på en helt annet måte enn forutsatt. Det er på denne bakgrunn behov for å nedsette et undersøkelsesutvalg som skal foreta undersøkelser i saken. 2 Hamar formannskap gir kontrollutvalget oppdrag å foreslå: a) undersøkelsesutvalgets sammensetning b) hvordan undersøkelsene skal gjennomføres c) mandat for gjennomføring av undersøkelser/evaluering 3. Mandatet bør omfatte Hamar kommunes håndtering av sitt eierskap overfor Hamar Sportsanlegg AS med tilliggende selskaper og Hamar Energi Holding AS i denne saken, samt valgt selskapsstruktur. Formannskapet ber i tillegg om at: III. undersøkelsene også skal omfatte Hamar Energi Holding AS sin behandling av garanti og lån i forbindelse med byggingen av Briskeby gressbane IV. styrene i Hamar Sportsanlegg AS med tilliggende selskaper i generalforsamling pålegges å gjennomføre undersøkelser for å avdekke om vedtak og disponeringer foretatt i Hamar Sportsanlegg AS og underliggende selskaper har vært i samsvar med de vedtak og føringer som er gitt av eierne. Kontrollutvalget kan på et selvstendig grunnlag vurdere om eventuelle andre forhold bør omfattes av undersøkelsen.

3 Side 3 av 12 Formannskapet anmoder kontrollutvalget om å søke ekstern faglig/juridisk bistand i forbindelse med arbeidet nevnt under punkt 2 bokstavene a), b) og c). Formannskapet ser det som viktig at undersøkelsen blir gjennomført av et utvalg som er uhildet og uavhengig av alle som har vært involvert i saken og som er bredt sammensatt ut i fra nødvendig kompetanse. Det er videre viktig at mandatet blir utformet på en slik på at undersøkelsene blir gjennomført på en bred og grundig måte. Formålet er å lære av prosessen for å kunne bedre oppfølgningen av kommunens eierskap fremover. Forslag til mandat skal legges frem for kommunestyret for behandling. 4. Det vil påløpe utgifter i forbindelse med kontrollutvalgets og undersøkelsesutvalgets arbeid. Det forutsettes at kommunestyret dekker de nødvendige utgifter til arbeidet. Ordfører ba om at følgende forslag vedlegges protokollen: 1. Utbyggingen av idrettsanlegg som skulle gjennomføres av Hamar Sportsanlegg AS har verken økonomisk eller tidsmessig blitt gjennomført etter forutsetningen. Utbyggingen har også gjort Hamar kommune økonomisk og administrativt ansvarlig på en helt annet måte enn forutsatt. 2. Hamar formannskap gir på denne bakgrunn kontrollutvalget i oppdrag å utarbeide mandat for å undersøke/evaluere Hamar kommunes håndtering av sitt eierskap overfor Hamar Sportsanlegg med tilliggende selskaper og Hamar Energi Holding AS i denne saken, heri også valgt selskapsstruktur. Formålet er å lære av prosessen for å kunne bedre oppfølgningen av kommunens eierskap fremover. Forslag til mandat skal legges frem for kommunestyret for behandling. 3. Formannskapet ber i tillegg om at kontrollutvalget tar stilling til om: a) en undersøkelse også bør omfatte Hamar Energi Holding AS sin behandling av garanti og lån i forbindelse med byggingen av Briskeby gressbane b) styrene i Hamar Sportsanlegg AS med tilliggende selskaper i generalforsamling bør anmodes/pålegges å gjennomføre undersøkelser for å avdekke om vedtak og disponeringer foretatt i Hamar Sportsanlegg AS og underliggende selskaper har vært i samsvar med de vedtak og føringer som er gitt av eierne 4. Formannskapet ber om at Kontrollutvalget vurderer om en undersøkelse bl a bør omfatte følgende forhold: Kommunens håndtering: - I hvilken grad ivaretok Kommunestyrets vedtak om opprettelse av HSA de forutsetninger som var nødvendige for gjennomføringen? - Ble det i Kommunestyrets vedtak trukket tilstrekkelig klare grenser mellom eiere og brukere av anleggene. - Vurdere om selskapsmodellen ga tilfredsstillende kontroll på utbyggingskostnadene og kommunenes økonomi og risiko i prosjektet.

4 Side 4 av 12 - Hvordan ble ansvaret for finansiering og omfanget av utbyggingen fordelt mellom kommunen og HSA. - Kartlegge hvordan Totalprosjekts rolle i forbindelse med HSA ble etablert og utviklet, og i hvilken konsekvens dette hadde for HSAs og eiernes styring av prosjektet. Selskapshåndtering: - I hvilken grad tilfredsstilte salgsprosessen for Hamar Stadion/Fuglsetmyra det juridiske lovverket som på daværende tidspunkt gjaldt for slike transaksjoner? - Etter salget av Hamar stadion/fuglsetmyra kom ikke betalingsstrømmen i gang som opprinnelig forutsatt. I hvilken grad skyldtes dette at salgsforutsetningene ikke var oppfylt fra HSAs side og/eller manglende betalingsvilje fra kjøperne? - I kommunestyrevedtak 2/2006 står det bl a : Kommunestyret forutsetter at før det inngås bindende kontrakter om utbygging sikres fullfinansiering av utbyggingstrinnene og den framtidige driften Hvordan ble disse vilkårene fulgt opp av Hamar kommune og HSA og i hvilken grad var de oppfylt på det tidspunkt utbyggingen av Briskeby stadion ble igangsatt. - Hvilken kontroll på og oversikt over samlet finansieringsbehov ga organiseringen av HSA og senere andre selskaper i selskapskonstrtuksjonen? - Hadde HSA selskapene sikret nødvendige administrativ og byggeteknisk kompetanse og kapasitet ved igangsetting av byggingen? - Hvordan har samsvaret vært mellom betalingsstrømmene for inntekter, utgifter og finansiering vært i forhold til fullmakts- og selskapsstrukturen? - I hvor stor grad har styringsbehandlingen av saker i HSA-selskapene vært basert på skriftlighet og etterprøvbarhet? - Vurder grensesnittet mellom brukerinteresser og utbyggingsinteresser i HSAselskapene. - Hvilke finansielle og/eller utbyggingsmessige risiki ble det eventuelt tatt underveis som ikke var forutsatt ved selskapsopprettelser og/eller igangsetting av utbygging? Hvilke konsekvenser fikk eventuelt dette? - Hvordan var rutinene i selskapet i forhold til behov for styring og avvikshåndtering. - Vurder om den beslutningsinformasjon HEH og Hamar kommune har mottatt fra selskapene har vært tilfredsstillende i omfang og kvalitet. - HEH har i realiteten styrt HSA-selskapene etter mars Har det vært tydelighet i rollefordelingen mellom HEH og HSA-selskapene. - Vurder de rutiner som har vært etablert og den kompetanse selskapene har hatt i forhold til de utfordringer selskapene etter hvert kom opp i. - Hvor tydelige har skillene vært mellom Formannskapet som eierorgan og HEH i oppfølgingen av saken? Endringsforslag som framsatt av Morten Aspeli ble enstemmig vedtatt. Deretter ble forslag fra ordfører vedtatt vedlagt protokollen. Saken legges fram for kommunestyret i samsvar med formannskapets innstilling. Innstilling: 1. Utbyggingen av idrettsanlegg som skulle gjennomføres av Hamar Sportsanlegg AS har verken økonomisk eller tidsmessig blitt gjennomført etter forutsetningen.

5 Side 5 av 12 Utbyggingen har også gjort Hamar kommune økonomisk og administrativt ansvarlig på en helt annet måte enn forutsatt. 2. Hamar formannskap gir på denne bakgrunn kontrollutvalget i oppdrag å utarbeide mandat for å undersøke/evaluere Hamar kommunes håndtering av sitt eierskap overfor Hamar Sportsanlegg med tilliggende selskaper og Hamar Energi Holding AS i denne saken, heri også valgt selskapsstruktur. Formålet er å lære av prosessen for å kunne bedre oppfølgningen av kommunens eierskap fremover. Forslag til mandat skal legges frem for kommunestyret for behandling. 3. Formannskapet ber i tillegg om at kontrollutvalget tar stilling til om: a. en undersøkelse også bør omfatte Hamar Energi Holding AS sin behandling av garanti og lån i forbindelse med byggingen av Briskeby gressbane b. styrene i Hamar Sportsanlegg AS med tilliggende selskaper i generalforsamling bør anmodes/pålegges å gjennomføre undersøkelser for å avdekke om vedtak og disponeringer foretatt i Hamar Sportsanlegg AS og underliggende selskaper har vært i samsvar med de vedtak og føringer som er gitt av eierne Utredning: VEDLEGG: Kommunestyresak 66/02 Realisering av fremtidige større idrettsanlegg i Hamar (utrykt) Kommunestyresak 24/03 Etablering av Hamar Sportsanlegg AS (utrykt) Kommunestyresak 49/04 Overføring av eiendom til Hamar Sportsanlegg AS (utrykt) Formannskapssak 269/06 - Omstrukturering av HSA (utrykt) Kommunestyresak 02/06 Briskeby Gressbane sluttbehandling (utrykt) Klager på reguleringsplanen for Hamar stadion fylkesmannens vedtak av Fylkesmannens vedtak av lovlighetsklage - reguleringsplan for Hamar stadion Klage på vedtak om ekspropriasjon av Strandevillaen fylkesmannens vedtak av og skjønn fra Hedmarken tingrett Klager på reguleringsplanen for Briskeby gressbane fylkesmannens vedtak av Rapport utarbeidet av Erik Arne Eriksen av De politiske vedtakene er tilgjengelig på kommunens hjemmeside på adressen: FAKTA: Ordfører la i formannskapets møte den 7. oktober 2009 fram følgende forslag som ble oversendt rådmannen uten realitetsvurdering: Utbyggingen av idrettsanleggene som skulle gjennomføres av HSA har verken økonomisk eller tidsmessig blitt gjennomført etter forutsetningen. Utbyggingen har også gjort HK økonomisk og administrativt ansvarlig på en helt annet måte enn forutsatt. HeH har gjennomført en økonomisk analyse som viser at HSA-selskapenes finansielle situasjon p.t. Utover økonomi har HK behov for en gjennomgang av: Om forutsetningene for etableringen av HSA var realistisk Organiseringen av prosjektet

6 Side 6 av 12 Kommunens opptreden som eier av HSA Koplingen til politiske organer Det ble bedt om at rådmannen på bakgrunn av dette utarbeidet en sak for formannskapet. VURDERING: 1. Historikk Hamar kommunestyre vedtok den 10. april 2002 plan for lokalisering av fremtidige større i idrettsanlegg i Hamar, som retningsgivende for disponering av arealer til større idrettsanlegg i Hamar. Som en oppfølging av dette, oppnevnte formannskapet et forhandlingsutvalg (i det senere omtalt som forhandlingsutvalget) som skulle forhandle med idretten om drift av kommunale idrettsanlegg og vurdere salg av Briskeby. Hamar kommunestyre fattet den 27. november 2002 (kommunestyresk 66/02) vedtak om å slutte seg til følgende innstilling fra forhandlingsutvalget: Hamar kommunestyre går inn for å utnytte verdiene i eksisterende idrettsanlegg for å realisere framtidige større idrettsanlegg i Hamar gjennom en modell utredet av Totalprosjekt AS. Modellen går i korthet ut på at kommunen overfører eiendommer til et nyopprettet selskap i sivil sektor, som gjennom utvikling av eiendommen skal ha til formål å finansiere, bygge og drifte større idrettsanlegg i Hamar. Samlet saksfremlegg følger vedlagt. Det fremgår av forhandlingsutvalgets vurdering som er gjengitt i saksfremlegget, at Ideen bak konseptet, som bl.a. er brukt på Ullevaal og Åråsen, er at en organiserer selskapskonstruksjoner slik at en har et eiendomsselskap som er formålstyrt hvor det ikke er anledning til å ta ut overskudd, men at dette går til driften av idrettsanleggene. Dette overskuddet blir på denne måten skattefritt. Ut over det er verdiøkningen som tilføres idretten basert på arealutnyttelsen/makeskifte osv. Kort kan en si at verdiøkningen kan fremstå ved: - Omregulering fra idrettsformål til forretningsformål. - Eventuelle makeskifter for å få lokalisert de mest "verdifulle ting på rett sted. - Utnyttelsesgrad, dvs. maksimal utnyttelse av arealer. - Verdiøkning gjennom skreddersøm. Dvs. at et utviklingsselskap kan få mer ut av arealet ved å skreddersy lokaler enn at kommunen selger tomt. Det forutsetter at kommunen deltar primært som reguleringsmyndighet. Kommunen vil også være en medspiller som grunneier og det er viktig at merverdien i en eventuell selskapskonstruksjon tilfaller idretten. Når det gjelder finansieringen, fremgår det av saksfremlegget og Totalprosjekts utredning at selskapet skulle finansieres ved å: Overføre kommunale eiendommer til selskapet Innvilge et ansvarlig lån til selskapet på to millioner kroner

7 Side 7 av 12 Det fremgår videre at Forhandlingsutvalgets hovedkonklusjon er at kommunens behov for framtidige idrettsanlegg kun kan realiseres så langt det er mulig gjennom Totalprosjekts forslag til løsning. Dvs. uten at det direkte påvirker kommunens økonomiske situasjon. Kommunestyret vedtok den 26. mars 2003 (kommunestyresak 24/03) å etablere Hamar Sportsanlegg AS sammen med HamKam fotball, Storhamar hockey og HIL. Hamar stadion og Fuglsethmyra, og Briskeby Gressbane ble vedtatt overdratt til selskapet 18. februar Kommunestyret anmodet samtidig HOA til å overta Storhamar hockey sin eierandel i selskapet. Kommunestyret fastslo i samme sak blant annet: 13. Idrettspolitikk: Hamar kommunes idrettspolitikk så vel for bredde som elite skal legges til grunn ved eiendomsutvikling i selskapet. Den til enhver tid gjeldende anleggsplan vil være retningsgivende for arbeidet og prioriteringer. 14. Planmyndighet: Hamar kommune er også planmyndighet. Dette krever stor aktsomhet fra både kommunen og selskapets side og dette må vies spesiell oppmerksomhet. 15. Forretningsrisiko: b) Realisering av Hamar Sportsanlegg AS er forbundet med betydelig risiko og styret må ha stor oppmerksomhet på dette. 16. Selskapet er forpliktet til å holde Hamar kommune (formannskapet) løpende orientert om planer av vesentlig betydning for selskapets virksomhet eller har konsekvenser for idrettspolitikken Ved behandling av plansaken om utbygging av Briskeby gressbane fattet kommunestyret den 1. februar 2006 i tillegg til selve plansaken, vedtak hvor kommunestyret forutsatte at før det inngås bindende kontrakter om utbygging sikres fullfinansiering av utbyggingstrinnene og den framtidige driften. Plan for finansiering og drift legges fram for generalforsamlingen. (kommunestyresak 02/06) Videre ba kommunestyret HSA vurdere om kunstgress kan nyttes, dette vil gi hyppigere bruksfrekvens og vil kunne gi en verdifull utvidelse av tilbudet for breddeidretten, samt at netto driftsutgifter for banen blir mindre. Dersom HSA ikke finner å kunne legge kunstgress bes saken lagt fram for generalforsamlingen. Kommunestyret kom også med anmodning til HSA om at utbyggingen og plassering av lys ble gjennomført på en måte som medfører lavest mulig belastning og ulempe for naboene og omliggende boområde og minnet om forpliktelsen knyttet til Hamar stadion. Formannskapet behandlet den 13. desember 2006 (sak 269/06), sak vedrørende omstrukturering av Hamar Sportsanlegg AS, og etablering av tilliggende selskaper, herunder Briskeby Gressbane AS og Børstad Idrettspark AS. Det ble her behandlet flere spørsmål rundt ivaretakelse av kommunens, HIL og HamKam sine interesser i selskapene. Selskapene inngikk i 2007 avtale med Centrumsgården AS om salg av selskapene Fuglsethmyra Eiendom AS og Hamar Stadion Eiendom AS, med tilliggende eiendommer. Salget skulle finansiere utbyggingen av Briskeby gressbane og bygging av

8 Side 8 av 12 breddeidrettsanlegg som erstatningsanlegg for Hamar stadion. Kort tid etter ble det inngått avtale med entrepenør om utbygging av Briskeby gressbane. Det forelå på dette tidspunktet krav fra Norges fotballforbund om oppgradering av stadion til tippeligaspill, dersom HamKam skulle kunne beholde plassen i en av de to øverste divisjonene. I påvente av at finansieringen fra Centrumsgården AS skulle komme på plass, behandlet formannskapet i eiermøte i Hamar Energi Holding, den 20. juni 2007, sak om å stille en kortsiktig garanti, slik at byggearbeidene kunne videreføres i samsvar med avtalen som var inngått med entrepenør og unngå erstatningskrav. For å unngå stopp i arbeidene og erstatningskrav fra entrepenør er garantien senere utvidet ved flere anledninger og utgjør dd. ca. 165 millioner kroner. I tillegg er det innvilget lån på til sammen ca 50 millioner kroner. Disse lånene ble innfridd som et ledd i den nylig gjennomførte emisjonen. I tillegg kommer renter og provisjoner som ikke er betalt. 2. Behov for evaluering/undersøkelse Det er på det rene at etableringen av Hamar Sportsanlegg AS har medført betydelige utfordringer på flere områder. Assisterende rådmann vil særlig peke på følgende forhold: 1. Selskapene har ikke klart å realisere utbygging av Briskeby gressbane og erstatningsanlegg for Hamar stadion som forutsatt. Kommunens økonomiske eksponering og risiko er betydelig, i et prosjekt som var ment å være selvfinansierende. Det kan stilles spørsmål ved kommunen har ivaretatt sin rolle som eier på en god nok måte. 2. Organiseringen av prosjektet a. Kommunens interesser i selskapet er store, både når det gjelder idrettspolitiske prioriteringer, men ikke minst det økonomiske ansvaret kommunen, direkte og indirekte, har påtatt seg i forhold til å realisere prosjektene. Det kan stilles spørsmål ved om valgt organisering har vært egnet til å ivareta kommunens interesser og risiko i prosjektet. b. HamKam fotball og HIL fikk vesentlige eierinteresser og posisjoner i HSA og underliggende selskaper, samtidig som det var en forutsetning fra kommunens side at selskapene skal bygge og drifte anlegg for hele kommunen/idrettslag i kommunen. HIL og HamKam skulle være brukere av anleggene på ordinære vilkår. Selv om HIL og HamKam skulle være primærbrukere av henholdsvis Briskeby gressbane og erstatningsanlegg for Hamar stadion, skulle også andre idrettslag i kommunen kunne være brukere av anleggene og dra nytte av midlene som ble stilt til disposisjon i det planlagte idrettsfondet til finansiering av eventuelt andre anlegg og etterbruksfond. Det kan reises spørsmål ved om valgt organisering har vært egnet til å ivareta fellesskapets behov og kommunens ønske om likebehandling av idretten i kommunen. 3. Habilitet Kommunens interesser i selskapene har medført at flere politikere, rådmannen, og ansatte i kommuneadministrasjonen ved flere anledninger har trådt tilbake ved behandling av enkeltsaker. Selv om det i utgangspunktet er tillitskapende at personer trer til side og ikke deltar ved behandlingen av saker, på grunn av sin tilknytning til aktører som er direkte berørt av saken, vil det likevel kunne være uheldig dersom omfanget er omfattende og det dreier seg om viktige saker for kommunen. Assisterende rådmann mener det bør ses på om kommunen har fulgt opp mulige habilitetskonflikter på en

9 Side 9 av 12 forsvarlig måte og hvordan kommunen bør håndtere denne type problemstillinger fremover. 4. Hva kan en undersøkelse omfatte? Det er flere forhold som kan undersøkes/evalueres i tilknytning til sportsanleggene; a. Kommunens eierutøvelse overfor sportsanleggene og Hamar Energi Holding AS b. Kommunens saksbehandling i saker hvor kommunen opptrer som myndighetsutøver, herunder plansaken, byggesaksbehandlingen og ekspropriasjonssakene c. Vedtak og disponeringer foretatt i Hamar Sportsanlegg AS og underliggende selskaper d. Hamar Energi Holding sin behandling av garanti og lån i forbindelse med byggingen av Briskeby gressbane Omfang og nivå på en undersøkelse/evaluering vil avhenge av hva man ønsker å oppnå. Formålet kan være å: avdekke eventuelle svakheter og eventuelle systemsvikt tydeliggjøre ansvar avdekke mulige ulovlige handlinger bidra til læringseffekt imøtekomme forventinger og skape tillitt i lokalsamfunnet Det er viktig at en undersøkelse/evaluering legges på et riktig nivå ut i fra hva man ønsker å oppnå. En undersøkelse/evaluering bør etter assisterende rådmannen sin oppfatning avgrenses til å omfatte de viktigste områdene som ikke er vurdert tidligere av andre instanser. Videre bør læringsaspektet være det mest fremtredende elementet. Kommuneloven setter også visse skranker for hva som kan undersøkes og kommunens rolle i en undersøkelse/evaluering i selskapene. Vi kommer tilbake til dette under pkt. c og d. Ad a.: Assisterende rådmann er av den oppfatning at saken har fått et omfang som gjør at kommunen bør vurdere om utøvelsen av kommunens eierskap overfor HSA og underliggende selskaper har vært godt nok håndtert i denne saken. Det er viktig at kommunen trekker lærdom av saken og at svakheter i håndteringen av kommunens eierskapskap blir fulgt opp. Ad b.: Når det gjelder kommunens saksbehandling i konkrete saker hvor sportsselskapene har vært eller er part, har flere av disse sakene allerede vært gjennomgått av fylkesmannen som uavhengig klageinstans. Dette gjelder: Klager på reguleringsplanen for Briskeby gressbane fylkesmannens vedtak av Lovlighetsklage av reguleringsplanen for Hamar stadion av Klager på reguleringsplanen for Hamar stadion fylkesmannens vedtak av Klage på vedtak om ekspropriasjon av Strandevillaen fylkesmannens vedtak av Siste nevnte er senere opprettholdt i skjønn fra Hedmarken tingrett av Fylkesmannens avgjørelser følger som trykt vedlegg til saken. Assisterende rådmann kan ikke se at det fremkommer opplysninger i disse sakene som gjør at det er grunn til å tro at en ny gjennomgang av saksbehandlingen vil tilføre nye opplysninger

10 Side 10 av 12 om saksbehandlingsfeil, utover hva fylkesmannen har funnet ved sin gjennomgang av sakene. Det vises også til at fylkesmannen ved sin behandling av lovlighetsklage fremmet av Hamar FrP sine representanter i kommunestyret, uttalte at: Fylkesmannen har på nåværende tidspunkt ikke funnet grunnlag for å ta saken opp til lovlighetskontroll av eget tiltak, jf kommuneloven 59 nr 4. Vi viser til at reguleringsvedtaket er påklaget og at Fylkesmannen ved behandlingen av klagene kan prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter, jf. forvaltningsloven 34. En eventuell undersøkelse/evaluering med formål å avdekke om man kunne ha utøvet det faglige og/eller politiske skjønnet i lovlige fattede vedtak annerledes, vil etter assisterende rådmann sin oppfatning ha begrenset verdi, da det dreier seg om allerede gjennomførte vedtak som parter og andre interessenter har innrettet seg etter, og som derfor vanskelig kan endres som følge av at kommunen nå skulle vurdere saken annerledes. Assisterende rådmann mener derfor at en undersøkelse/evaluering trolig bør avgrenses mot å omfatte disse sakene. Dersom kommunestyret kommer til at det ønsker å iverksette en undersøkelse/evaluering som også omfatter kommunens myndighetsutøvelse i saker som angår sportsanleggene, bør det konkretiseres hva som skal undersøkes utover de forhold fylkesmannen allerede har tatt stilling til. Det bes om at kontrollutvalget gjør en vurdering av dette i sitt forslag til mandat, jf. pkt. 5 under. Ad c. og d.: Det fremgår av kommuneloven 80 at kommunen ved kontrollutvalget kan gjennomføre forvaltningskontroll i interkommunale selskaper og aksjeselskaper hvor kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Kontrollutvalget og revisor har rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Bestemmelsen gir hjemmel for å gjennomføre forvaltningskontroll i Hamar Energi Holding AS. Bestemmelsen gir ikke hjemmel til å utføre tilsvarende kontroll i Hamar Sportsanlegg AS med tilliggende selskaper, da kommunen kun var inne som minoritetseier i et av selskapene i den perioden det er mest aktuelt å undersøke, og HOA etter den nylig gjennomførte endringen på eiersiden, fremdeles er eier i Hamar Sportsanlegg AS. Dette er likevel ikke til hinder for at kommunen gjennom sitt flertall i generalforsamlingen anmoder eller pålegger Hamar Sportsanlegg AS om å foreta en undersøkelse/evaluering av hvordan selskapene har håndtert de aktuelle prosjektene. Det samme gjelder Hamar Energi Holding AS. I stedet for å gjennomføre forvaltningsrevisjon i medhold av kommuneloven 80, kan det i denne saken være like hensiktsmessig å anmode/pålegge selskapet om å foreta en undersøkelse/evaluering av sin håndtering av saken. Hamar kommune har gjennom vedtekter, vedtak i generalforsamling og kommunens eierprinsipper for Hamar Energi Holding AS, overlatt til styrene for Hamar Sportsanlegg AS og Hamar Energi Holding AS å oppfylle kommunens målsetning og krav til selskapene. Kommunen hadde t.o.m. september 2009 en eierandel på 34 % i Hamar sportsanlegg AS. For sportsanleggene sin del har mesteparten av aktiviteten ligget til de underliggende selskapene Briskeby Gressbane AS, Briskeby Eiendom 1 AS og Børstad Idrettsspark AS, hvor kommunen ikke har vært representert i generalforsamling. Dette innebærer at kommunen som eier i Hamar Sportsanlegg AS og indirekte eier i de øvrige selskapene, i begrenset grad sitter

11 Side 11 av 12 med informasjon og kunnskap om selskapenes løpende handlinger og disponeringer, utover hva selskapene selv har informert kommunen om. Håndteringen av selskapene og selskapenes situasjon er primært et styreansvar. Hvorvidt det er behov for en undersøkelse av selskapenes handlinger og disponeringer avhenger av hva man ønsker å oppnå utover å plassere dette styreansvaret. Det fremgår av aksjeloven 17-1 at selskapet, aksjeeier eller andre kan kreve at daglig leder, styremedlem, medlem av bedriftsforsamlingen, gransker eller aksjeeier erstatter skade som de i den nevnte egenskap forsettlig eller uaktsomt har voldt vedkommende. Dersom kommunen er av den oppfatning at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for erstatningskrav, eller mener det bør gjøres undersøkelser for å vurdere om det er begått lovovertredelser som eventuelt gir grunnlag for straffeforfølgning, er dette forhold som krever nærmere undersøkelser før man går til et slik skritt. Selv om det i en undersøkelse kan dokumenteres beslutninger som har vært uheldige, har assisterende rådmann ingen holdepunkter som tilsier at det er begått lovovertredelser av tidligere styrer og daglig ledelse. Det er videre stor usikkerhet om det vil være noe å hente i et erstatningssøksmål, dersom man skulle komme til at det foreligger erstatningsbetingende omstendigheter. Ut i fra den informasjon kommunen sitter med nå, er assisterende rådmann av den oppfatning at kommunen bør overlate til selskapenes nåværende styrer å vurdere om det bør igangsettes nærmere undersøkelse/evaluering av selskapenes tidligere virksomhet. Situasjonen kan imidlertid bli en annen dersom det ved en gjennomgang av kommunens eierutøvelse avdekkes informasjon som tilsier at selskapene bør vurderes nærmere. Styrene i Sportsanleggene har i styremøter den drøftet spørsmålet om granskning og besluttet at de ikke ønsker å igangsette dette. 5. Videre håndtering av saken - mandat og avgrensing En mulig undersøkelse/evaluering vil trolig også omfatte formannskapet som utøvende eierorgan, i tillegg til rådmannen, assisterende rådmann og deler av kommuneadministrasjonen. For å unngå habilitetskonflikter anbefaler derfor assisterende rådmann at ytterligere oppfølgning av saken og utarbeidelse av mandat fastsettes av kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget. Rådmannen finner det derfor mest hensiktsmessig formannskapet sender saken direkte over kontrollutvalget for utarbeidelse av innstilling og forslag til mandat overfor kommunestyret. En undersøkelse av kommunens oppfølgning av sitt eierskap kan gjennomføres som forvaltningskontroll med hjemmel i kommuneloven 77 nr. 5. Kontrollutvalget kan likeledes utføre forvaltningsrevisjon i Hamar Energi Holding AS, jf. kommuneloven 80. Kommunestyret kan uavhengig av lovhjemler beslutte å undersøke/evaluere forhold innenfor kommunen. Det foreligger i dag i liten grad lovregulering, utover de generelle reglene i forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven, med hensyn til hvordan en slik undersøkelse/evaluering eller forvaltningsrevisjon skal eller bør gjennomføres. Forvaltningsloven 15 har en bestemmelse om fremgangsmåten ved granskning og lignende. Videre har Justisdepartement i rundskriv G gitt en veiledning om oppnevning av granskningskommisjoner og om saksbehandlingsregler som må eller bør følges av kommisjonene.

12 Side 12 av 12 Justisdepartement er i ferd med å behandle et lovforslag om offentlige undersøkelseskommisjoner, jfr. høringssak i formannskapet i desember. Lovforslaget tar sikte på å regulere offentlige undersøkelseskommisjoner, som er særskilt oppnevnte organer som undersøker nærmere bestemte forhold av allmennviktig betydning. Det fremgår der at en slik utredning ved undersøkelseskommisjoner bare skal benyttes når det fremstår som den klart med hensiktsmessige utredningsformen. Lovforslaget inneholder blant annet bestemmelser om oppnevning, offentlighet og om rettsikkerhet for personer som blir omfattet av en slik undersøkelse. Selv om lovforsalget ikke direkte omfatter undersøkelser igangsatt av kommuner, anbefaler assisterende rådmann at kommunen legger til grunn de prinsipper som fremkommer der så langt det passer. Kontrollutvalget må i sin innstilling ta stilling til hvordan en eventuell undersøkelse/evaluering gjennomføres og om det eventuelt vil være aktuelt å innhente ekstern kompetanse. Kostnadene ved en undersøkelse vil avhenge av omfanget av en eventuell undersøkelse/evaluering, og hvordan denne organiseres. Dette vil man derfor måtte komme tilbake til i forbindelse med kontrollutvalgets innstilling til mandat. KONSEKVENSER FOR BARN OG UNGE: Saken har ingen særskilte konsekvenser for barn og unge.