Vedlegg 2 Oppdragsbeskrivelse

Transkript

1 Rutetransport Hamar-regionen 2012 Vedlegg 2 Oppdragsbeskrivelse VERSJON

2 INNHOLD 1. ANSKAFFELSENS OMFANG Beskrivelse av oppdraget KRAV TIL PLANLEGGING AV KJØRINGEN Ruteplanlegging Holdeplasser, terminaler og oppstillingplasser Trafikkledelse Midlertidige og kortvarige vegstegninger Infrastruktur og fremkommelighet Trafikantinformasjon Holdeplasser, leskur og rutetavler Markedsføring og markedsråd Mediekontakt KRAV TIL UTFØRSELEN AV KJØRINGEN Kvalitetssystemer Tafikkavvikling Punktlighet Forsinkede avganger Innstilte avganger Varslingsrutiner og tiltak ved forsinkelser og innstillinger Krav til personalet Generelt Personalets kvalifikasjoner og opplæring Uniformering Bruk av mobiltelefon Røyking Klager på personalet Kundeinformasjon under reisen Sikkerhet og krisehåndtering Forbud mot tomgangskjøring Håndtering av kundehenvendelser Kvalitets- og driftsavvik Oppfølgingsmøter Hittegods Bussgods OPPSTARTFORBEREDELSER Utøverens ansvar Utøverens aktiviteter i oppstartsperioden Montering av utstyr Forsinkelser Kontraktoppstart Mislighold Side 2 av 13.

3 1. ANSKAFFELSES OMFANG 1.1. Beskrivelse av oppdraget Oppdragene med rutebuss omfatter drift av Oppdragsgivers busslinjer innen fire kommuner; Ringsaker, Hamar, Løten og Stange, samt strekningene Elverum - Hamar- Gjøvik og Hamar - Moelv Lillehammer. Ruteproduksjonen er inndelt i to anbudsområder, og omfatter regionruter, byruter, lokalruter og skoleruter. Bussinnleie skal honoreres etter priser for nødvendig antall vogner og kilometerpris for utkjørt rutedistanse. Til hvert ruteområde er det definert egen delpakke som skal kjøres med minibuss. Minibussene skal utføre anropstyrt persontransport, slik det er spesifisert i konkurranse-grunnlaget. Kjøretøyer, med nødvendig personell, skal betales timepriser for den tid de skal holdes tilgjengelig for Oppdragsgiver. Anropsstyrte oppdrag omfatter bl.a. følgende typer kjøreoppdrag; Ordinær skoleskyss Spesielt tilrettelagt skoleskyss Spesialtransport TT-transport Bestillingsruter og serviceruter Annen transport (bl.a. for kommunene i Hedmark) Bestilling, samordning og tildeling av anropsstyrte oppdrag administreres gjennom Oppdragsgivers kjørekontor. 2. KRAV TIL PLANLEGGING AV KJØRINGEN 2.1. Ruteplanlegging For å sikre passasjerene et best mulig rutetilbud, legges det til grunn et samarbeid mellom Utøver og Oppdragsgiver som beskrevet nedenfor. Oppdragsgivers rolle: Oppdragsgiver har overordnet ansvar for rutetilbudet. Oppdragsgiver fastsetter rammer for kjøringen. Herunder rutetrasèer, holdeplasser, terminaler, eventuelle restriksjoner i på- og avstigningsmønsteret, avgangstider, avgangsfrekvens, materiellkategori, og andre krav til rutetilbudet. Alle ruteendringer skjer på datoer som fastsettes av Oppdragsgiver. Utøvers rolle: Utøver har ansvar for driftsplanlegging, og for at tilstrekkelig antall busser, sjåfører og annet nødvendig personell alltid er tilgjengelig for å gjennomføre den produksjonen som omfattes av Kontrakten. Utøver er ansvarlig for å sette inn ekstra materiell ved kortvarig passasjerøkning. Utøver godtgjøres for ekstra vognproduksjon som er varslet og godkjent av Oppdragsgiver. Utøver er ansvarlig for å sette inn ekstra kapasitet ved forsinkelser, driftsstans og lignende. Side 3 av 13.

4 Hvis ruteendringer og lignende, som etter Utøvers mening, får konsekvenser for nødvendig og forsvarlig skyss til grunn- og videregående skoler, påligger det Utøver å varsle Oppdragsgiver om slike forhold snarest. Utøver skal medvirke aktivt i ruteplanleggingen, følge utviklingen i reisebehov og trafikkmønster og foreslå endringer/tilpasninger i rutenettet, inkludert rute og passeringstider på hvert stoppested. Utøver har en plikt til å foreslå forbedringer av Oppdraget som kan bidra til kvalitetsmessige, markedsmessige, økonomiske, miljømessige eller tekniske forbedringer. Utøver oppfordres spesielt til å foreslå forbedringer som kan bidra til bedre tilgjengelighet, flere passasjerer, kostnadseffektivisering og reduksjon av skadelig påvirkning på miljøet. Enkeltforslag, med begrunnelse, skal fortløpende legges fram for Oppdragsgiver. Minimum en gang i året skal Utøver legge fram en totalvurdering av Oppdraget, med forslag til forbedringer og endringer. Om ikke annet avtales, skal dette gjøres innen 30. september hvert år. Endringsforslag behandles av Oppdragsgiver, som avgjør iverksettelse eller ikke Holdeplasser, terminaler og oppstillingsplasser Oppdragsgiver bestemmer hvilke trasèer, holdeplasser, rutebilstasjoner og terminaler som skal benyttes for de respektive avganger. Utøver er ansvarlig for oppstillingsplasser, garderobe-, toalett- og pauseromfasiliteter for sjåførene. Utøver er ansvarlig for alle forhold, knyttet til slike fasiliteter, for egne ansatte i ruteområdet. Utøver skal benytte det tildelte anlegg som hovedstasjoneringssted i ruteområdet. Utøverne har gjensidig adgang til å benytte hverandres anlegg, innenfor vanlig åpningstid på de respektive bussanlegg, herunder også korttidsparkering av busser som kjører i rute med pausetid, utenfor eget område Trafikkledelse Utøver skal ha en lokal operativ trafikkledertjeneste i hele døgnets driftsperiode. Trafikkledertjeneste skal utføre naturlige støttefunksjoner, rapporteringsfunksjoner osv. som hører med til driften av et kollektivtrafikksystem med god kvalitet og regularitet. Utøvers busser skal kunne kommunisere med egen trafikkledertjeneste til enhver tid av driftsdøgnet, og med Oppdragsgivers ruteopplysning pr. telefon innenfor åpningstidene. Utøver skal ha en skriftlig rutine for trafikkledersentralen og dens funksjoner. Utøver skal holde Oppdragsgiver oppdatert på åpningstider og hvordan Oppdragsgiver kan kommunisere med trafikkledertjenesten. Oppdragsgiver skal kunne nå ansvarlig ledelsesrepresentant for Utøver via Utøvers trafikkledertjeneste, så lenge bussene kjører i rute, på alle ukedager Midlertidige og kortvarige vegstegninger Utøver er ansvarlig for å sikre kontinuerlig rutetrafikk på alle holdeplasser som er definert i rutetabellene. Om nødvendig skal Utøver sette inn alternative transportløsninger. For kortvarig stengte holdeplasser skal Utøver sikre publikum tilstrekkelig god informasjon. Dette kan gjøres med plakatoppslag på holdeplassene og ombord i bussene, samt i tillegg å informere publikum over bussenes høyttaleranlegg. Side 4 av 13.

5 Utøver skal utføre planlegging forut for kjente situasjoner. Utøver skal informere Oppdragsgiver og ruteopplysningen om forhold som rutetid og trafikkregularitet. Utøver skal gi forslag og informasjon om hvordan situasjonen løses, og hva som gjøres for å avhjelpe publikums ulemper. I tilfeller det må kunngjøres gjennom presse, besørger Oppdragsgiver annonsering og dekker utgiften. Utøver skal ivareta egen trafikks interesser når det gjelder forhold som påvirker den daglige drift, så som gravearbeider, veivedlikehold, asfaltering, snøbrøyting og midlertidige omlegginger av kjøretrasé. Utøver er selv ansvarlig for å innhente tilstrekkelig informasjon om rutetrasèer, linjer/ruter, herunder både permanente og midlertidige trafikkomleggings-forhold, til å utforme en driftsplan som sørger for at ruteplanene overholdes Infrastruktur og fremkommelighet Oppdragsgiver ivaretar kollektivtrafikkens interesser i forhold til offentlige myndigheter, herunder busstrafikkens interesser i plansammenheng, vis a vis offentlige myndigheter. Utøver tar opp eventuelle forhold med Oppdragsgiver. Utøver skal holde Oppdragsgiver informert om avviklingsproblemer langs rutetraséene. Utøver er pliktig til å stille med personer med operativ lederrolle, for deltagelse i fremkommelighetsmøter og lignende som avholdes i regi av Oppdragsgiver eller offentlige myndigheter. Slike møter kan påregnes avholdt regelmessig, og det gis ikke økonomisk godtgjørelse for slik deltagelse Trafikantinformasjon Oppdragsgiver er ansvarlig for at det eksisterer et system for ruteopplysnings-tjenester. Oppdragsgiver definerer selv innhold og omfang på disse tjenestene. Oppdragsgiver er ansvarlig for produksjon av rutehefter og distribusjon av disse gjennom egne kanaler. Utøver er ansvarlig for distribusjon av rutehefter på bussene, slik Oppdragsgiver fastsetter. Den til en hver tid sist kunngjorte utgave skal være tilgjengelig i bussene. Utøver er ansvarlig for at Oppdragsgivers plakater, med informasjon om bl.a. endringer i rutetilbudet og annen publikumsinformasjon henges opp og tas ned etter anvisning fra Oppdragsgiver. Utøver er ansvarlig for at elektroniske informasjons-systemer om bord i bussene er oppdatert med den til en hver tid korrekte software og/eller informasjon Holdeplasser, leskur og rutetavler Oppdragsgiver og/eller veiholder er ansvarlig for å etablere og vedlikeholde holdeplasser og terminaler. Dette omfatter vedlikehold av eventuelle leskur, skiltstolper, snøbrøyting, renhold og avfallstømming. Oppdragsgiver er ansvarlig for å kjøpe inn rutetavler. Utøver skal sette opp rutetavler og utføre grunnleggende vedlikehold på rutetavlene, uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Utøver skal sørge for løpende utsetting av holdeplassinformasjon, og påse at alle holdeplasser har informasjon med gyldig rutedata. Utøver skal melde fra til Oppdragsgiver om mangler og forhold på holdeplassene som bør rettes opp. Side 5 av 13.

6 2.8. Markedsføring og markedsråd Oppdragsgiver er ansvarlig for og forestår profilering og markedsføring av kollektivtrafikken innen ruteområdet. Oppdragsgiver vil utføre markedsundersøkelser og kundetilfredshetsmålinger. Oppdragsgiver kan foreta dette, samt passasjertellinger på Utøvers busser. Utøver og Oppdragsgiver skal gjensidig informere hverandre om relevante markedsforhold, samt utveksle og drøfte markedskunnskap og -data seg i mellom, for sammen å utvikle et best mulig kollektivtilbud overfor publikum. Oppdragsgiver vil opprette ett eget markedsråd eller tilsvarende der Utøver skal møte. Målet med markedsrådet er å fremme kollektivtrafikkens anseelse og attraktivitet, for derigjennom å øke antall reiser. Det gis ikke økonomisk godtgjørelse for slik deltagelse. Utøvers deltakere i markedsrådet skal også representeres med operative sjåfører. Markedsrådet kan bli samordnet for flere trafikkområder, enn de(t) ruteområdet som inngår i Utøvers Kontrakt. Markedsrådet kan arbeide samordnet med større markedstiltak, på kryss av kontraktsområder Mediekontakt Oppdragsgiver og Utøver skal samarbeide om kontakt med media og informasjon til myndigheter og organisasjoner som er aktører i kollektivtrafikken. Oppdragsgiver har en medieprosedyre hvor målsettingen er at Oppdragsgiver og Utøver skal framstå med en kvalitetssikret og samordnet holdning utad og i forhold til mediene. Prosedyren skal ikke gå på bekostning av partenes ytringsfrihet og rett til å uttale seg til presse og media. 3. KRAV TIL UTFØRELSE AV KJØRINGEN 3.1. Kvalitetssystemer Utøver forplikter seg til å utføre Oppdraget med den kvalitet som fremgår av Kontrakten, med vedlegg. Utøver skal ha et dokumentert internkontroll- og kvalitetssikringssystem som ivaretar den kvalitet og sikkerhet som det blir stilt krav om. Utøver skal ha en oppnevnt person som er kvalitetsansvarlig for leveransen. Kvalitetsansvarlig skal være deltaker i løpende drifts- og markedsmøter som holdes mellom partene. Rutiner for personalets håndtering av uhell, ulykke og krisesituasjoner skal fremkomme av Utøvers internkontroll- og kvalitetssystem, og skal være en viktig del av sjåføropplæringen. Oppdragsgiver har rett til å foreta kvalitetsrevisjoner som ledd i kontraktsoppfølgingen. Utøver skal stille nødvendig personell, med kompetanse om Utøvers kvalitets- og kvalitetsoppfølgingssystem, til disposisjon inntil 30 timer pr. år. Side 6 av 13.

7 3.2. Trafikkavvikling Alle avganger kunngjort i den til enhver tid gjeldende ruteinformasjon skal kjøres. Oppdragsgivers befordringsvedtekter og reisegarantiordning skal etterleves. Utøver forplikter seg til å utføre Oppdraget til minimum den kvalitet som fremgår av Kontrakten, med vedlegg. Utøver skal sørge for at kvaliteten er slik at den tilfredsstiller de reisendes behov for en sikker og behagelig reiseopplevelse. Kjørestilen skal være slik at de reisende føler seg trygge og har en behagelig reiseopplevelse. Sjåførene skal, ved behov, bistå den reisende med av- og påstigning Punktlighet Utøver er ansvarlig for at driftsplanene blir laget på en slik måte at kjøringen skjer i samsvar med ruteplanen. Ingen busser skal forlate holdeplasser tidligere enn det tidtabellen sier. Utøver skal ha tilstrekkelig kunnskap om trafikkmønsteret til at sjåførbytter planlegges på en slik måte at forsinkelser i ruteopplegget unngås. Utøver skal ikke foreta sjåførbytter i rushtidsperioder, dersom det er potensiell risiko for at sjåførbyttene da vil føre til, eller forsterke, forsinkelser ruteopplegget. Ved forsinkelse, driftsstans, sykdom og lignende, skal Utøver foreta tiltak, slik at avtalt transport kan utføres, og kunden holdes skadefri Forsinkede avganger En avgang defineres som forsinket når: Bussen ikke har møtt opp på startholdeplass til fastsatt oppmøtetid, og/eller ikke logget seg korrekt på billettsystemet til fastsatt tid før rutens avgang (ref. Rutebeskrivelsen kap. 5). Bussene er mer enn 5 minutter forsinket. Avviksgebyr etter Vedlegg 1 Kommersielle betingelser inntrer når avgangen er forsinket med mer enn 10 minutter. For å fastsette om det foreligger forsinkelse, benyttes bl.a. data fra Oppdragsgivers elektroniske billetteringssystem og/eller sanntidsinformasjonssystem om bord i bussen, og/eller rapporter om avvik fra Utøver, og/eller observasjoner som er meldt til Oppdragsgiver Innstilte avganger En avgang defineres som ikke kjørt/innstilt når: Avgangen ikke er kjørt fra start holdeplass innen 30 minutter etter oppsatt avgangstid, eller innen neste avgang på linjen/ruten. Avgangen ikke har ankommet trafikknutepunkt og/eller endeholdeplass, innen 30 minutter etter oppsatt rutetid, og /eller det har vært mer enn 30 minutter forsinkelse gjennom rutens omløp. Mindre enn 50 % av avgangen, målt i planlagt kjøretid og/eller kjørestrekning (rutekilometer) for avgangen, er kjørt. Når avgangen ikke er korrekt pålogget i det elektroniske billetteringssystemet. *) Side 7 av 13.

8 Når avgangen ikke er korrekt pålogget i det elektroniske sanntidsinformasjonssystemet, der det er krav om at dette skal benyttes. *) Avviksgebyr og avregning av godtgjørelse for ikke kjørt produksjon, iht. Vedlegg 1 Kommersielle betingelser, inntrer når avgangen er forsinket med mer enn 10 minutter. For å fastslå om en avgang er å anse som innstilt/ikke kjørt, benyttes bl.a. data fra Oppdragsgivers elektroniske billetteringssystem og/eller sanntidsinformasjonssystem om bord i bussen, og/eller rapporter om avvik fra Utøver, og/eller observasjoner som er meldt til Oppdragsgiver. *) Dersom avgangen ikke er pålogget billetteringsmaskin og/eller sanntidsinformasjonssystem, og dette skyldes teknisk feil ved systemet som er rapportert til Oppdragsgiver, kan Oppdragsgiver likevel godkjenne avgangen som kjørt Varslingsrutiner og tiltak ved forsinkelser og innstillinger Ved innstillinger, eller avbrutte avganger, som forsinker reisen med mer enn 15 minutter, uavhengig av årsak, har Utøver ansvar for at alternativt transportopplegg organiseres og settes opp umiddelbart. Utøver skal sørge for at konsekvensene for passasjerene blir så små som mulig. Ved forsinkelser på mer enn 10 minutter i forhold til oppsatt ruteplan, skal Oppdragsgiver varsles. Oppstår det forsinkelser på mer enn 10 minutter i ruter som betjener skoler, skal i tillegg berørte skoler varsles. Varsling skal skje omgående når forsinkelsen blir kjent. Kapasitetsproblemer og frakjøringer skal varsles Oppdragsgiver omgående. Utøver skal omgående informere Oppdragsgiver om uhell, ulykker eller andre hendelser som det kan forventes at politi, presse, skole eller publikum kan kontakte Oppdragsgiver om. Uhell, ulykker eller andre hendelser som er relatert til ruter som betjener skoleskyss, skal varsles den enkelte skole omgående. Forsinkelser, innstillinger og manglende tiltak er å anse som avvik, slik dette er beskrevet i Vedlegg 1, Kommersielle betingelser Krav til personalet Generelt Utøver skal til enhver tid ha tilstrekkelig antall kvalifiserte sjåfører, inkludert reservesjåfører, for å kunne utføre Oppdraget. Personalet skal ha høy kompetanse, positiv serviceinnstilling og god kundeopptreden. Utøver har ansvaret for at eget personell rekrutteres, opplæres og videreutdannes slik at den enkelte medarbeider til enhver tid har kompetanse og forutsetninger for å møte Kontraktens forutsetninger om en trafikksikker og kundeorientert virksomhet Personalets kvalifikasjoner og opplæring Utøver skal, som en del av kvalitetssikringssystem eller virksomhetsstrategi, utarbeide en oppfølgings- og opplæringsplan for sitt personale. Opplæring og videreutdanning skal gjennomføres jevnlig. Utøvers opplæring skal blant annet omfatte kunnskap og trening i/om: Side 8 av 13.

9 Elementær førstehjelp og brannvern. Håndtering av uhell, ulykker og krisesituasjoner. Sikkerhetsbestemmelser. Miljøvennlig drift og kjørestil. Bistand til reisende med nedsatt funksjonsevne og andre som har behov for assistanse. Rutetider, rutetrasèer, stoppesteder og korrespondanser i rutene. Kunnskap om billetter, takster og takstsystem. Oppdragsgivers befordringsvedtekter og reisegaranti. Elektronisk billetteringssystem. Norsk språk. Uniformsreglement. Sjåførene skal være serviceinnstilt og gjøre sitt beste til at kunden blir fornøyd. Sjåførene skal være imøtekommende og aktivt hjelpe med veiledning og informere om det som kan være av betydning for kunden. Kunden skal få positiv oppmerksomhet. Sjåførene skal være spesielt oppmerksomme og skal hjelpe reisende med barnevogner og forflytningshemmede ved på- og avstigning. Oppdragsgiver vil kunne bidra med informasjons- og opplæringstiltak for Utøvers personell, ved å arrangere årlige kursdager. Kursopplegg og -gjennomføring vil skje i samarbeid med Utøver. Utøver skal uten kostnad for Oppdragsgiver stille alle sine sjåfører og trafikkledelse (gruppevis) til disposisjon, for inntil 8 timer pr. år Uniformering Sjåførene skal ha uniform. Uniformen skal være ren og velstelt i henhold til Utøvers uniformsreglement. Uniformsreglementet skal være en del av Utøvers kvalitetssikringssystem Bruk av mobiltelefon Når bussen er i rutekjøring skal sjåførene kun benytte mobiltelefon til å motta eller gi korte nødvendige beskjeder om driftsmessige forhold. Ved bruk av mobiltelefon, når bussen er i fart, skal det alltid benyttes hands free løsning. Det er ikke tillatt å benytte håndholdt mobiltelefon når bussen er i fart. Brudd på denne forskriften er å anse som alvorlig brudd på sikkerhets-bestemmelsene Røyking Det er ikke tillatt med røyking inne i, eller i umiddelbar nærhet av bussene som benyttes i kjøring for Oppdragsgiver. Forbudet gjelder uansett om bussen er parkert, er i rutekjøring, posisjonskjøring eller benyttes til annen type oppdrag Klager på personalet Ved gjentatte klager på personalet vil Oppdragsgiver drøfte sjåførens egnethet med Utøver Kundeinformasjon under reisen Utøver er ansvarlig for at alle busser er korrekt skiltet i alle skiltkasser. Oppdragsgiver bestemmer rutenummer og destinasjonsangivelser som til en hver tid skal benyttes. Alle busser skal ha tilgjengelig rutetabeller og publikumsinformasjon som er relevant for området bussen trafikkerer i. Side 9 av 13.

10 Utøver er ansvarlig for at alle plakater med publikumsinformasjon, som er relevant for ruteområdet, settes opp og tas ned til korrekt tid. På alle avganger skal det underveis, over bussens høyttaleranlegg, annonseres holdeplasser/terminaler og viktige korrespondansemuligheter. Utøver er ansvarlig for å informere passasjerene på bussen, via bussens høyttaleranlegg eller på annen måte, om alle avvik som påvirker kundens videre/planlagte reise. Opplysningsplikten gjelder også avvik i forhold til korresponderende transportmuligheter Sikkerhet og krisehåndtering Utøver er pliktig til å ha rutiner og en beredskapsplan for håndtering av ulykker, brann, terror, ran og annen krisehåndtering, i forbindelse med utførelsene av oppdraget. Rutinene skal være en del av Utøvers intern- og kvalitetssikringssystem. Utøver skal aktivt medvirke til økt trafikksikkerhet, herunder delta i informasjons- og opplæringstiltak på skoler. Omfang og godtgjøres for slik deltakelse avtales særskilt før hvert enkelt tiltak Forbud mot tomgangskjøring Ingen unødig tomgang tillates ved terminal og/eller holdeplasser. Sjåførene har generelt et ansvar for å redusere tomgangskjøring til et absolutt minimum Håndtering av kundehenvendelser Utøver plikter å håndtere enhver kundehenvendelse som kommer til Utøver, slik som spørsmål om rutetilbudet, hittegods, klager og lignende på en servicemessig tilfredsstillende måte. Muntlige henvendelser kan skal besvares umiddelbart. Henvendelser vedørende klager skal nedtegnes, registreres, besvares og saksbehandles i Oppdragsgivers avviksoppfølgingssystem. Utøver skal besvare klager og skriftlige kundehenvendelser innen 3 virkedager. Brukeropplæring for driftspersonell besørges av Oppdragsgiver. Kundehenvendelser, klager og lignende som kommer direkte til Oppdragsgiver, og som gjelder forhold som er Utøvers ansvar, blir oversendt Utøver for videre håndtering og oppfølging. Oppdragsgiver kan kreve tilbakemelding om reelle fakta og hvordan alle saker er fulgt opp Kvalitets- og driftsavvik Utøver skal foreta løpende registrering av alle drifts- og kvalitetsavvik. Oppdragsgiver har til enhver tid rett til innsyn i disse registreringene. Alle avvik om trafikkforsinkelser, innstillinger, kundeklager o.l. skal umiddelbart rapporteres inn til Oppdragsgivers avviksoppfølgingssystem Oppfølgingsmøter Utøver og Oppdragsgiver skal holde faste driftsmøter minimum en gang i måneden, eller oftere, ved behov for avklaring av enkeltsaker. Hver av partene kan innkalle den Side 10 av 13.

11 andre part til møte på 3 dagers varsel. I møtene orienterer partene hverandre gjensidig om driftsforhold og organisasjon. Oppdragsgiver orienterer om markedsplaner, kampanjer og øvrige kunderettede tiltak. Tiltak som har betydning for god kundeoppfølging og service, er forhold som fortløpende henvises til dette forum. Saker som gjelder avviksmeldinger, reiseinformasjon, ruteopplysning, produkter, takster og billettering er saker som det er naturlig å ta opp i driftsmøtene. Eventuell justering av driftsopplegg kan også tas opp til drøfting i disse møtene. Kontraktsmøter avholdes minst to ganger pr. år, eller oftere, ved behov for avklaring av enkeltsaker. Hver av partene kan innkalle til møte på to ukers varsel. I møtene behandles forhold som angår kontrakt, endringer i kontrakt, økonomiske oppgjør, konflikter, og andre forhold som er av strategisk avtalemessig betydning. Partenes representanter, etter Kontraktens pkt. 1.3., skal ta del i kontraktsmøtene, eller stille med fullmektig. Møtene avholdes etter nærmere avtale. Det føres referat fra alle møter Hittegods Bussene skal etterses for gjenglemte gjenstander ved avslutning av hver avgang. Hittegods skal håndteres og tas vare på i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Funn av penger og verdisaker, samt varer som kan bli bedervet i løpet av døgnet, skal straks meldes til trafikkleder. Utøver skal ha egen hittegodsoppbevaring, som muliggjør utlevering av hittegods lokalt. Ved innlevering av hittegods, skal hver enkelt gjenstand være merket tydelig og nøyaktig, med utfylt hittegodspose/lapp. Det skal fremgå dato, klokkeslett, funn vognnr., sted/linjenummer og hvem som har funnet gjenstanden. Lett bedervelige gjenstander skal kasseres så snart det er nødvendig Bussgods Utøver er ansvarlig for å frakte bussgods fra holdeplasser, rutebilstasjoner, terminaler og korresponderende busser, og til et nærmere avtalt leveringssted. Pakker, postsendinger og annet bussgods som medsendes ruter som omfattes av kontraktsforholdet, skal fortløpende registreres på betryggende måte. Utøver skal håndtere bussgods, samt å forestå oppbevaring, lagerhold og inn- /utlevering av bussgods i Ruteområdet. Dette omfatter også ekspedering av gods som innkommer fra, eller skal videresendes med, andre transportører Oppdragsgiver har avtale med. Oppdragsgiver kan inngå lokale agentavtaler for inn-/utlevering av bussgods, og utøver skal i tilfelle betjene disse under rutedriften. 4. OPPSTARTSFORBEREDELSER 4.1. Utøvers ansvar I perioden fra kontraktsinngåelse frem til oppstart skal Utøver utføre de forberedelser til oppstart som er nødvendig for å utføre oppdraget i henhold til de krav som følger av Kontrakten. Side 11 av 13.

12 Utøver skal identifisere og dokumentere kontroll med alle aktuelle forhold. Oppdragsgiver kan kreve innsyn i disse opplysningene Utøvers aktiviteter i oppstartsperioden Partene skal avholde ett oppstartsmøte så raskt som mulig etter kontraktsinngåelse. Senest 30 dager etter kontraktsinngåelse skal Utøver utarbeide en fremdrifts- /milepælsplan for Utøvers aktiviteter i oppstartsperioden, fra kontraktssignering og frem til oppstart av kjøringen. Planen skal ajourføres løpende, og oppdateres med status minimum hver måned, frem til oppstart. Slike fremdriftsplaner skal løpende legges frem for Oppdragsgiver. Planen skal som et minimum dekke følgende områder: Materiell bestilling/anskaffelse og klargjøring Rekruttering av personale Opplæring av personell Underoperatører (hvis aktuelt) Kontorlokaler, verksted- og vedlikeholdsfasiliteter, vaskehall, oppstillingsplasser og øvrige driftsmidler. Etablering og opplæring i bruk av avviksrapporteringssystem Beredskap for håndtering av oppstartsproblemer etter driftsstart Det skal i perioden frem til oppstart holdes jevnlige statusmøter. Det må påregnes hyppig møteaktivitet de siste 3 tre - månedene før oppstart, og de første månedene etter oppstart. Møtene skal holdes i Oppdragsgivers lokaler, hvis ikke annet bestemt Montering av utstyr Utøver er ansvarlig for montering av elektronisk utstyr jfr. Vedlegg 4 Materiellbeskrivelse, kap. 4, før oppstart. Utøver og Oppdragsgiver utarbeider en felles fremdriftsplan for overlevering de respektive komponentene Forsinkelser Utøver skal uten ugrunnet opphold varsle Oppdragsgiver om mulige forsinkelser, i angitt fremdrift, i forhold til oppstartsforberedelsene for Oppdraget. Oppdragsgiver kan kreve skriftlig statusrapport for oppstartsforberedelsene fra Utøver frem til Oppstartsdato. Reglene om kontroll og opplysningsplikt, etter Kontraktens pkt.8 gjelder tilsvarende i oppstartsperioden Kontraktsoppstart Utøver skal ha tilgjengelig ekstra ressurser i form av sjåfører og materiell til å kunne håndtere uforutsette hendelser som kan oppstå ved oppstart. Utøver har ansvar for at det er etablert en egen beredskap for å kunne håndtere driftsavvik og alle henvendelser fra kunder og andre i forbindelse med oppstart. Det er Utøvers ansvar at det er tilstrekkelige ressurser for å kunne håndtere situasjoner som kan oppstå ved oppstart, og det er Utøvers ansvar at denne beredskapen er tilgjengelig så lenge det er behov Mislighold Side 12 av 13.

13 Dersom Utøver misligholder sine forpliktelser om forberedelse til oppstart, kan Oppdragsgiver ilegge dagbøter med 0,1 % av kontraktens årlige verdi. Side 13 av 13.