Veiledningshefte. Grunnmodul for utarbeidelse av sikkerhetsstyringssystem for fiskefartøy. Utarbeidet av Jørn Tranvåg

Transkript

1 Veiledningshefte Grunnmodul for utarbeidelse av sikkerhetsstyringssystem for fiskefartøy Utarbeidet av Jørn Tranvåg Rettigheten tilhører Tranvåg Maritime AS. ISBN des. 15 / Versjon 2 Nederlag er sikret den som på forhånd ikke har ting i orden, folk kaller det uhell. Mens seier er sikret den som på forhånd har visst å forbedre seg, folk kaller det hell (Roald Amundsen). Side 1 av 16

2 --- Introduksjon --- Denne malen og tilhørende kartlegging er utarbeid som hjelpemiddel for å innhente nødvendig underlag, og kan være et utgangspunkt for videre utarbeidelse av sikkerhetsstyringssystem for rederiets fartøy. Skipssikkerhetsloven, med tilhørende forskrifter setter krav til rederiet å etablere og vedlikeholde en sunn og effektiv sikkerhetskultur. Rederiet skal være bevisst viktigheten av å sikre at de som har sitt arbeid om bord på fartøyet, involveres i arbeidet med å ivareta fartøyets og mannskapets sikkerhet og helse. Bruk av arbeidstakernes kunnskaper og erfaringer medvirker til å sikre korrekt identifikasjon av farer for derved å sikre funksjonelle tiltak. Arbeidstakernes medvirkning vil også bidra til å sikre eierskap, og at de er medansvarlige for å bidra til sikkerhet, helse, arbeidsmiljø, prosedyrer og forbedringer. De ansattes erfaringer og opplevelser er viktige, og deres forslag til løsninger og utforming av rutiner er derfor avgjørende for å sikre at rutinene stemmer med virkeligheten. Oppgaver, ansvar og myndighet må avklares og organiseres hensiktsmessig. Det er viktig å forstå at personer med ansvar også skal besitte nødvendig kunnskap og myndighet. Selv om det ved prosjektering og utforming av skip blir lagt vekt på at det skal være en sikker og trygg arbeidsplass, vil det alltid være nødvendig for besetningen å gjøre seg kjent med forhold som krever spesiell oppmerksomhet når det gjelder å unngå skader og ulykker. Det er store kostnader forbundet med uønskede hendelser, arbeidsulykker og dårlig arbeidsmiljø, blant annet: Vikarer, førtidspensjonering, ansettelse av ny arbeidskraft, ny opplæring Tapt omsetning Sykepenger og andre ytelser ved sykdom, betaling av overtid Skader på anlegg, utstyr, materialer Tid som ledelsen bruker i forbindelse med ulykker Side 2 av 16

3 Innhold 1. ISM-Kodens kapitler funksjonelle krav Opplysning om rederi Politikk og målsetting Fartøy og mannskap Stillingsbeskrivelser og familisering av nytt mannskap Opplæring og informasjon Utstyr og systemer ombord Identifisering av farer Beredskap Risikoanalyse Nærmere analyse av de enkelte faremomenter identifisert Bruk av risikomatriser Eksempel på risikoanalyse / Skjema Sikkerhetsutstyr, kritisk utstyr og komponenter Dokumentasjon styring og kontroll Side 3 av 16

4 1. ISM-Kodens kapitler funksjonelle krav TRANVÅG MARITIME AS Selve ISM-koden består i dag av 16 kapitler, hvor de første 12 kapitlene skal ivaretas av rederiet, mens en har en del B, som gjelder ekstern sertifisering og kontroll (Eksempelvis utført av Sjøfartsdirektoratet eller klasseselskap), som har blitt en utvidelse av det tidligere Kapittel 13. Kapittel 13 Sertifisering og periodisk kontroll, kapittel 14 Midlertidig sertifisering, kapittel 15 Verifikasjon og kapittel 16 Sertifikatenes format. Ved siden av disse 16 kapitlene inneholder ISM koden også et forord, som er av betydning for forståelsen av koden. De 6 funksjonskravene til SMS i undergruppe 4 (ISM kodens kapitel 1), satt sammen med de forskjellige kapitlene i koden: 1.4 Alle selskaper skal utvikle, gjennomføre og vedlikeholde et sikkerhetsstyringssystem som omfatter følgende funksjonskrav: Kapittel En politikk for sikkerhet og miljøvern Kapittel 2 / Kapittel Instrukser og prosedyrer for å trygge sikker drift av fartøy, personell og vern av miljøet (og opprette beskyttelsestiltak) i henhold til aktuell folkerett og flaggstatslovgivning Kapittel 6, 7 og Definerte myndighetsnivåer og kommunikasjonslinjer mellom og blant personell på land og om bord. Sikre kontinuerlig forbedring. Kapittel 3 og Prosedyrer for rapportering av ulykker og avvik fra bestemmelsene i denne normen (i henholdt til ISM koden) Kapittel Prosedyrer for å forberede seg og reagere på nøds- situasjoner Kapittel Prosedyrer for intern revisjon og ledelsens gjennomgåelse Kapittel 12 Figur 1: Krav til selskapets SMS I tillegg til det som står i tabell over, inneholder ISM koden også: Kapittel 4, utpekt(e) person(er) Kapittel 13-16, sertifisering, verifisering og kontroll (ekstern) De 2 kapitlene 4 og 13 (13-16), samt de som står i tabell 2 over, kan betegnes som ISM-kodens funksjonelle krav til et sikkerhetsstyringssystem. Side 4 av 16

5 2. Opplysning om rederi Politikk og målsetting Formål: Med utgangspunkt i bl.a. fartøytype og drift kunne utarbeide en gjennomtenkt og skriftlig sikkerhets og miljøpolitikk som skal være en rettesnor for egne ansatte. Reders politikk og målsettinger i denne sammenhengen skal synliggjøres ut ifra: Ordnet sikkerhet for personell, skip, eiendom og miljø Sikker praksis og sikkert arbeidsmiljø Etablert vern mot alle identifiserte risikoer Kontinuerlig forbedring av ferdighetene til personell med hensyn til sikkerhetsstyring, herunder også å forberede seg på nødssituasjoner som omfatter både sikkerhet og miljøvern. ISM kodens kapittel 2, del 2.1 krever at selskapet skal opprette og innføre en politikk for sikkerhetsog miljøvern som beskriver hvordan målene i del 1.2 skal nåes. Hvor vi vil Politikk Hva vi vil System Hvordan vi organiserer og kontrollerer Prosedyrer Hvem gjør hva, når Instruksjoner Hvordan POLITIKK = En KONTRAKT på HVA vi skal oppnå og HVORDAN vi skal komme dit for dem som skal bidra Figur 2: SMS manualen - Manualinnhold Side 5 av 16

6 2.1. Fartøy og mannskap TRANVÅG MARITIME AS Formål: Definere og dokumentere ansvar, myndighet og sammenheng mellom personell ombord. Det er forskjellige måter å gjøre dette på, men de følgende metoder er de mest vanlige: Organisasjonskart som viser fartøysorganisasjon Arbeidsbeskrivelser av ansvar og myndighet Forbindelser og kommunikasjonslinjer Hensikten med at selskapet skal dokumentere ansvaret og myndigheten til personellet er for å sikre at de som er involvert i sikkerhet og miljøvern skal vite hva som forventes av dem for at systemet skal fungere effektivt. Kravet til kompetanse for de enkeltes arbeidsoppgaver må defineres, for å sikre at personell innehar de riktige kvalifikasjonene for å kunne ivareta sine oppgaver. Selskapet skal sikre at: Sikkerhetsbemanningen om bord, minst er i henhold til flaggstat administrasjonens krav (Ut i fra operasjon og driftsområde å vurdere eventuelt behov for ekstrabemanning for å møte regelkrav) Offiserer og mannskap har gyldig sertifikat, påtegninger og kurs (STCW / Nasjonale krav) Alle har gyldig helseattest Skipsfører har nødvendig kjennskap til selskapets sikkerhetsstyringssystem (SMS) Sikkerhets introduksjon, ombord familisering, øvelser og vernearbeid opplæring er gjennomført som beskrevet i SMS Besetning kan kommunisere på et felles språk ved utførelse av sine oppgaver og plikter om bord (om det er flere nasjonaliteter med forskjellig språk om bord er felles språk vanligvis engelsk) Besetningen viser nødvendig kjennskap til selskapet sitt SMS særlig i forhold til den enkelte sin funksjon og ansvar om bord Fartøyet sin besetning er kjent med relevante regler og forskrifter som skal ivaretas gjennom selskapet sitt SMS Besetningen er kvalifiserte og har de gyldige sertifikat som kreves av flaggstatsadministrasjonen Arbeids- og hviletider overholdes og registreres i henhold til flaggstatens krav (STCW / nasjonale krav) Ref. også MLC Side 6 av 16

7 2.2. Stillingsbeskrivelser og familisering av nytt mannskap Skjemaet fylles ut for hvert besetningsmedlem (stilling) om bord. Organisering om bord / Mannskap Fyll inn informasjon om besetningen og tilhørende oppgaver og plikter Stilling: Kompetansekrav: Ansvarsområde / Myndighet / Rapporterer til / Evt. stedfortreder for: Type arbeidsoppgaver / funksjoner tilhørende stillingen: Hva kreves for å mestre arbeidsoppgaver / funksjoner tilhørende stillingen: Annet (evt. interne rederi krav): Side 7 av 16

8 2.3. Opplæring og informasjon TRANVÅG MARITIME AS Formål: Identifisere behovet for opplæring i henhold til relevante krav. Det skal sikres at nødvendig opplæring blir gitt til alt personell som har en eller annen befatning med sikkerhetsstyringssystemet. Det skal utarbeides prosedyrer som går ut på at nye besetningsmedlemmer blir gjort kjent med skipet og dets utstyr, operasjonsprosedyrer og andre relevante arrangement for at de skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en korrekt måte. Dette skal foregå før det nye medlemmet blir satt til å utføre sine arbeidsoppgaver på en forsvarlig og sikker måte. Det gjelder både sikkerhetsrelaterte og driftsmessige ansvarsområder om bord. Her kan man bl.a. bruke produsentens eller leverandørens bruksanvisning, tekniske datablad, advarselsplakater (skilting) og øvelsesprogrammer, tegninger som gjør det mulig å foreta korrekt installasjon, riktig og sikker bruk og vedlikehold av utstyret, samt god kunnskap og erfaringer som finnes blant besetningen Utstyr og systemer ombord Formål: Identifisere og utarbeide preventive tiltak som reduser risiko ved potensielle farlige oppgaver / funksjoner. Arbeidsutstyr gjelder i hovedsak enhver gjenstand som brukes ved utførelse av arbeid med alle typer maskiner, verktøy og hjelpemidler. Bruk av arbeidsutstyr er i hovedsak enhver arbeidsoperasjon som innebærer bruk av arbeidsutstyr, bl.a. igangsetting og stans av utstyret, bruk, transport, installering, montering, reparasjon, endringer, vedlikehold, service og renhold. Når det gjelder arbeidsutstyr som medfører særlig fare for skade på liv og helse, skal det utarbeides skriftlig arbeidsinstruks og treffes nødvendige tiltak for å sikre at bruk begrenses til arbeidstakere som har dette som oppgave også har fått nødvendig opplæring. Tiltak for å hindre uønska hendelser kan være: Tekniske barrierer (løsninger eks. nødstopp, skjerming, rekkverk), prosedyrer, instrukser, opplæring og lignende. Arbeidsutstyr / system arbeidsoppgaver / Drift Lokalisert og bruksområde Farer ved bruk / Drift Hvordan hindre uønska hendelser / at ulykker skjer Side 8 av 16

9 3. Identifisering av farer Formål: identifisere viktige arbeidsoperasjoner / -drift om bord, og videre å utarbeide planer, prosedyrer og instrukser for hvordan disse skal utføres. Om bord foregår det opp til flere viktige, farlige og belastende drifts - arbeidsoperasjoner og. Dette gjelder bl.a. farlig arbeid / drift som kan utvikle seg til farlige situasjoner, og derfor må kontrolleres. Men og situasjoner i forhold til den daglige driften av fartøyet. Ved å undersøke og vurdere faktorer som kan forårsake uønskede hendelser, ulykke og skade, kan det iverksettes nødvendige forholdsregler for at uønska hendelser, skade (ulykker) ikke skal skje. Fareidentifikasjon er den første og mest kritiske delen av en risikoanalyse. For å kunne identifisere potensiell farer vektlegges: Kunnskap om systemer og komponenter Kunnskap om aktiviteter og operasjon Kunnskap om ulykker Kunnskap om uønskede hendelser/nestenulykker Systematisk gjennomgang Fare er når arbeidsoperasjonen eller omstendighetene er kjent og ansett som farlig å håndtere, for eksempel håndtering av farlige kjemikalier eller arbeide i høyden, ombordtaking av vegn, fiske i trafikkert farvann og lignende. INN PROSESS UT DATABASER TIDLIGERE ERFARINGER BEFARINGER TEKNISKE SYSTEMER SIKKERHETSSYSTEME ANTAGELSER FARE- IDENTIFIKASJON Kan skape eller lede til ulykker o Faremomenter - - Hvor stor er muligheten (sannsynlig) for at dette kan skje (x) i hvor stor / grad av (konsekvens) "skadeomfang" RISIKO / VURDERE EVT. / NØDV. TILTAK Figur 3: (Fareidentifikasjon Kilder/Underlag for) Side 9 av 16

10 Arbeidsoperasjon Skader / ulykker i sammenheng med arbeidsoperasjonen Arbeid ombord List opp farer som skal brytes ned for analyse Arbeid på tråldekk (Farlig arbeid) Hiving av trål Identifisert farer Vanlige skader/ulykker Vikle seg inn i /huke seg i Klemskader / avrevet finger / brudd tauverk, trålnot osv. I klem mellom tråldører / wire Klemskader / brudd / død Spenn / kast / slag i wire Slag mot hode eller kropp / klemskader / død Bli dratt inn i trålvinsj Klemskader / brudd / død Hengende last / tømming av trål Hodeskader / brudd / Fall i mottakrom / død Falle Drukning / nedkjøling / sjokk Skli / fall på dekk Bruddskader Vær og vindforhold Frost skader Hvor stor er muligheten (sannsynlig) for at dette kan skje (For eksempel på en Skala fra (lav) 1-5 (høg))? I hvor stor grad (konsekvens) kan det resultere i dette (For eksempel på en Skala fra (lav)1-5 (høg))? Hvordan kan dette forebygges (evt. redusere om ulykken skulle skje) ved høg risiko? Når en utarbeider prosedyrer, planer og instruksjoner (inkludert sjekklister) for nøkkel-/kritiske skipsoperasjoner, må målsettingen være å fokusere på forebyggende handlinger samtidig som en vedlikeholder evnen til å reagere på og korrigere avvik eller farlige situasjoner om de skulle oppstå. Noen eksempler på operasjoner: Avgang/ankomst havn Bunkring Lensevannseparator Laste-/losseoperasjoner Farlig arbeid Entring av tanker/lukkede rom Sveising/ varmt arbeid Kjemikalier Testing av komponenter/utstyr Styremaskin Nød kjøring Nød brannpumpe Vanntette dører Etter fareidentifikasjon er gjennomført går en videre til å gjennomføre risikoanalysen. Side 10 av 16

11 3.1. Beredskap Formål: Å kunne opprette prosedyrer for å identifisere, beskrive og reagere på mulige nødsituasjoner om bord. Beredskapsanalyser gjennomføres for å vurdere egen evne til å takle alvorlige uønskede hendelser som virksomheten kan komme ut for. Alle tekniske, operasjonelle og organisatoriske tiltak som hindrer at en inntrådt faresituasjon utvikler seg til en ulykkessituasjon eller som hindrer eller reduserer skadevirkningene av inntrådte ulykkessituasjoner. Noen eksempler på slike nødsituasjoner om bord er: Kai/terminalrelaterte nødsituasjoner som: Over bunkring Brann (forskjellige typer) Eksplosjoner Forurensning Skipsrelaterte nødsituasjoner kan være: Eksplosjon om bord Brann (forskjellige typer) Oljesøl (SOPEP) Annen forurensning Kollisjon, sammenstøt Grunnstøting Feil på styremaskin, maskineri og lignende Hardværsskader Personellrelaterte nødssituasjoner som: Dødsulykke, alvorlig personskade Savnet besetningsmedlem Alvorlig forbrytelse Selvmord Redning av personer i lukkede områder Som en ser av listen over, så kan flere av punktene benyttes både som skipsrelatert og personellrelatert. Her bruker en metoden for fareidentifikasjon samt risikovurdering (Over). Side 11 av 16

12 4. Risikoanalyse Nærmere analyse av de enkelte faremomenter identifisert Formål: Analyse av dem identifiserte faremomentene, samt bestemme hva som kan aksepteres og hva som ikke vil tillates, eventuelt hva vi kan gjøre for å redusere eller helst fjerne hvert enkelt faremoment. Her gjennomgår en identifiserte farer for å belyse muligheter for at en ulykke kan skje og hvor store konsekvenser (omfang) av ulykken kan bli. Eksempelvis: Farlig arbeid Ved setting av vegn (hva kan skje i denne sammenheng) Henge fast i garn/not og så følge med garn/not ut i sjøen. Her er konsekvensen stor for at personen drukner og sannsynligheten for at dette kan skje kan være stor. Hva kan gjøres for å forebygge at dette ikke skjer? Redusere risiko? En enkel risikoanalyse tar utgangspunkt i tre enkle spørsmål: 1) Hva kan gå galt? o Hva er risikoen når vi? 2) Hva kan vi gjøre for å forhindre dette? o Hva gjør vi nå? o Kan det gjøres på en bedre måte? 3) Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer? o Kan vi lage noen tekniske barrierer? o Er det store eller små ting vi har tenkt på som kan bidra til å bedre vår sikkerhet og helse? Hvor stor er muligheten (sannsynlig) for at dette kan skje (x) i hvor stor grad (konsekvens) kan "skadeomfanget" bli (død, brukket arm, hodeskader, brann og lignende) = Risiko Risiko to komponenter: Sannsynligheten for at noe vil skje (frekvens) og alvorlighetsgrad av konsekvensene 4.1. Bruk av risikomatriser Risikomatriser er et mye brukt verktøy for å kartlegge risikonivå. Risikoanalyse ved hjelp av risikomatriser innebærer at identifiserte uønskede hendelser vurderes med hensyn til sannsynlighet (frekvens) og konsekvens, og innplasseres i en tabell (risikomatrisen) med grad av sannsynlighet langs den vertikale aksen og grad av konsekvens langs den horisontale aksen. Matriseelementene (cellene) beskriver kombinasjoner av sannsynlighet og konsekvens. Med utgangspunkt i hva som vurderes å være akseptabel (lav) risiko (akseptable kombinasjoner av sannsynlighet og konsekvens) deles risikomatrisen i 3 soner (vanligvis). Kombinasjonene i den grønne sonen representerer akseptabel (lav) risiko, den gule sonen representerer på grensen (middels) risiko og den røde sonen representerer uakseptabel (høy) risiko. Hvor grensen mellom de tre sonene skal trekkes vil avhenge av hvilken gradering og tolkning som benyttes for sannsynlighet og konsekvens, og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Selv om en inndeling i tre soner er mest vanlig kan det også være aktuelt med en finere inndeling. På neste side er det et eksempel på 5 x 5 matrise Side 12 av 16

13 Eksempel på akseptkriterierer risikomatrise Konsekvenskategorier for ulykkeshendelser Betegnelse Ufarlig Farlig Kritisk Meget Kritisk Katastrofal Personell risiko < 1 uke fravær 1 uke 1 mnd. fravær Mer enn 1 mnd. fravær Fare for dødsfall Fare for flere dødsfall 3dje parts risiko Ingen skade Ubehag Mindre skader Alvorlige skader Fare for dødsfall Alvorlige og Svært Miljø risiko Ingen miljøvern Små Betydelige varige alvorlige og -skade miljøskader miljøskader miljøskader varige Materielle verdier Ingen skade på utstyr Små skader på utstyr Betydelig skade på utstyr Stor skade på utstyr miljøskader Store deler av virksomheten ødelagt Frekvensklasser for ulykkeshendelser Betegnelse Hyppighet Svært sannsynlig Oftere enn 1 gang pr. år Meget sannsynlig 1 10 års mellomrom Sannsynlig års mellomrom Mindre sannsynlig års mellomrom Lite sannsynlig Mer enn 1000 års mellomrom Klassifisering av risiko Risikomatrise med indikering av områder der risikoen er vurdert å være akseptabel / ikke akseptabel K3 Ufarlig Farlig Kritisk Meget Kritisk Katastrofal Svært sannsynlig GUL RØD RØD RØD RØD Meget sannsynlig GRØNN GUL RØD RØD RØD S3 Sannsynlig GRØNN GRØNN GUL RØD RØD Mindre sannsynlig GRØNN GRØNN GRØNN GUL RØD Lite sannsynlig GRØNN GRØNN GRØNN GRØNN GUL RØD Uakseptabel risiko GUL Område som kan tolereres dersom alle rimelige tiltak er gjennomført (ALARP) GRØNN Akseptabel risiko Side 13 av 16

14 4.2. Eksempel på risikoanalyse / Skjema TRANVÅG MARITIME AS Skjemaet er et eksempel og ikke utfyllende, men kan brukes som et utgangspunkt for egen risikovurdering. Side 14 av 16

15 5. Sikkerhetsutstyr, kritisk utstyr og komponenter Formål: Vurdering og evaluering av mulige feil ved utstyr og tekniske systemer, samt utarbeide systematiske testprosedyrer, inklusive overvåkingsrutiner og sjekker. Kravene i ISM del 10.3 gjelder utstyr og tekniske systemer som normalt ikke er aktive, og som kan feile når de gjøres operative. Vurdering og evaluering av mulige feil ved denne typen utstyr og tekniske systemer, er nødvendig for å tilfredsstille kravet i koden, og det er absolutt avgjørende at systematiske testprosedyrer utvikles, inklusive overvåkingsrutiner og sjekker. Det finnes to aksepterte veier å gå: Den første er den der man utnevner et team med profesjonelle, dvs. erfarne senioroffiserer og inspektører, som er kjente med den relevante fartøystypen. Disse settes til å utarbeide listen over funksjoner som er forklart i kodens tekst. Den andre er den nøye og systematiske veien. Her utfører en analyser av alle tekniske systemer, for så og systematisk å evaluere hvert system og undersystem slik at en kan etablere en liste med komponenter, utstyr og systemer som er vitale for den kontinuerlige pålitelige funksjonen. Dette kan gjelde utstyr og tekniske systemer som normalt ikke er aktive, og som kan feile når de gjøres operative. Eksempler på relevant utstyr og tekniske systemer i denne sammenhengen er: Nød brannpumpe Brannspjeld Nød generator Kraftforsyning (elektrisk-pneumatisk, osv.) Nød batterier Automatisk utstyr og varslingssystem Overvåking Nødstopp Lavt smøreoljetrykk Høg temperatur Overspeed Nød styring Tilleggs og stand by maskineri-systemer Måleutstyr for gass og surstoffmåling, CO 2 detektor, EPIRBs, etc En metode som kan benyttes, er FMEA. Feilårsaks- og effektanalysen (FMEA) skal forutsi følgene av svikt eller feil i komponenter og delsystemer for hovedsystemet. Komponentnavn Pressostat / Hjelpemotor Kritikkalitet Kritisk Operasj. tilstand Oljetrykkholder NO-kontakt lukket Effekt av feil Lokalt Sys.nivå Kontaktåpner av Fravær smøreoljetrykk Feilårsak Pumpestopp Deteksjon Alarm Shut down motor Korrek. tiltak Skaffe redundans 100% Side 15 av 16

16 6. Dokumentasjon styring og kontroll TRANVÅG MARITIME AS Formål: Identifisere all dokumentasjon som er relatert og inkludert i SMS, og hvor dette skal plasseres om bord og på land. Videre skal det utpekes en person på landsiden, som skal være ansvarlig for å holde SMS-dokumentasjonen oppdatert. I tillegg skal revisjons-status på dokumentet vedlikeholdes og vises i tilpasset dokumentasjon. Selskapet skal ikke bare etablere prosedyrer for å kontrollere alle dokumenter og data som er av betydning for sikkerhetsstyringssystemet. Det må også ha klare regler med tanke på styring og vedlikehold av dokumentasjonen. Dokumentasjonsstyring omfatter prosedyrer for: Utarbeidelse, godkjenning, distribusjon og oppbevaring, endringer i dokumenter og identifisering av gyldige dokumenter samt inndragning og makulering av ugyldige dokumenter Under ISM kodens del 11.2 står det om hva selskapet skal sikre når det kommer til dokumentasjon. Bl.a. at gyldige dokumenter må kunne finnes der det er behov for dem. Dette bør være gjenstand for kontroll og selskapet skal kunne verifisere at de gyldige dokumentene er tilgjengelige (om bord etc.). Selskapet skal identifisere all dokumentasjon som er relatert og inkludert i SMS, og hvor dette skal plasseres om bord og på land. Videre skal det utpekes en person på landsiden, som skal være ansvarlig for å holde SMS-dokumentasjonen oppdatert. I tillegg skal revisjons-status på dokumentet vedlikeholdes og vises i tilpasset dokumentasjon. Publikasjoner som er utgitt av myndigheter/klasseselskap og nautiske tidsskrifter, skal identifiseres med henblikk på hva som er relevant for fartøyet. Disse skal finnes på land og om bord. Det skal sikres at publikasjonene er av siste utgave. Dokumentasjon skal systematiseres og oppbevares slik at den er tilgjengelig for alle som har bruk for den. Publikasjoner som er utgitt av myndigheter/klasseselskap og nautiske tidsskrifter, skal identifiseres med henblikk på hva som er relevant for fartøyet. Disse publikasjonene skal være av siste utgave. Det skal finnes en opplisting med tilgjengelig beskrivelse av disse dokumentene og hvor de finnes. Originale sertifikater, kurs og annen relevant dokumentasjon skal oppbevares om bord i fartøyet Postgang (registrering av postgang til/fra fartøy som er relevant i forhold til sikkerhetsstyringssystemet) Personalarkiv på land (med sertifikater, kurs etc. med oversikt over utløpsdato, pårørende informasjon o.l.) Dokument - navn Lokalisering Ansvarlig Signatur Side 16 av 16