Maiken Messel (leder), Maren Smith Gahrsen, Per Åge Nilsen, Arne Guldbrandsen, Jacob Handegard

Transkript

1 Møteprotokoll Aust-Agder kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Fylkeshuset, møterom Rore Arkivsak: 19/00136 Til stede: Maiken Messel (leder), Maren Smith Gahrsen, Per Åge Nilsen, Arne Guldbrandsen, Jacob Handegard Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Fylkesrådmann John G. Bergh sak 1/19 Rektor Nils Inge Øyna sak 1/19 Rådgiver Bent Sørensen på sak 1/19 Hovedrevisor Arne Kjell Tellefsen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 1/19 19/ Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 1

2 1/19 19/ /19 19/ Økonomirutiner for den eksterne anleggsdriften ved Sam Eyde videregående skole Avsluttet byggeregnskap: Vinkelbygget - Grooseveien -(Gamle HIA) 5 6 3/19 19/ Avsluttet byggeregnskap Ny kantine Arendal vgs. Tyholmen 7 4/19 19/ Avsluttet byggeregnskap: Kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole 8 5/19 19/ Avsluttet Byggeregnskap: fv. 420 Biesletta 9 6/19 19/ /19 19/ Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gangog sykkelveg /19 19/ Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring 12 9/19 19/ /19 18/ Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg Prosjektplan forvaltningsrevisjon Voksenopplæring videregående skole /19 19/ Revisors egenvurdering av uavhengighet /19 19/ Aust-Agder kontrollutvalg årsmelding /19 19/ Orientering fra revisor /19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt /19 19/ Orientering - valg av revisor for Agder fylkeskommune Arendal, Maiken Messel Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av møteinnkalling Aust-Agder kontrollutvalg /19 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll fra møtet Aust-Agder kontrollutvalg /19 Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 1/19 Økonomirutiner for den eksterne anleggsdriften ved Sam Eyde videregående skole 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Fylkesrådmann John G. Bergh, rektor Nils Inge Øyna og rådgiver Bent Sørensen redegjorde oppfølgingen av revisors anbefaling. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget er tilfreds med at arbeidet med kvalitetshåndbok er i gang og at revisor vil bidra med kvalitetssikring. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget er tilfreds med at arbeidet med kvalitetshåndbok er i gang og at revisor vil bidra med kvalitetssikring. 5

6 2/19 Avsluttet byggeregnskap: Vinkelbygget - Grooseveien -(Gamle HIA) 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Vinkelbygger Grooseveien. Kostnadsrammen er på kr. 6 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Vinkelbygger Grooseveien. Kostnadsrammen er på kr. 6 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

7 3/19 Avsluttet byggeregnskap Ny kantine Arendal vgs. Tyholmen 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Ny kantine Arendal vgs. - Tyholmen. Kostnadsrammen er på kr. 3 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Ny kantine Arendal vgs. - Tyholmen. Kostnadsrammen er på kr. 3 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

8 4/19 Avsluttet byggeregnskap: Kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole. Kostnadsrammen er på kr Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole. Kostnadsrammen er på kr Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

9 5/19 Avsluttet Byggeregnskap: fv. 420 Biesletta 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for fv. 420 Biesletta. Kostnadsrammen er på kr. 20,5 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for fv. 420 Biesletta. Kostnadsrammen er på kr. 20,5 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

10 6/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau. Det var ikke en vedtatt totalramme for prosjektet, men Areal og transportplanutvalget i Kristiandsandsregionen (ATP) har bevilget et tilskudd på kr. 1,6 mill.. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau. Det var ikke en vedtatt totalramme for prosjektet, men Areal og transportplanutvalget i Kristiandsandsregionen (ATP) har bevilget et tilskudd på kr. 1,6 mill.. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

11 7/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gang- og sykkelveg 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gangog sykkelveg. Kostnadsrammen er på kr. 131 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gangog sykkelveg. Kostnadsrammen er på kr. 131 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

12 8/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring. Det er ikke vedtatt totalramme for prosjektet, som er utført av Aust-Agder fylkeskommune for Arendal Eiendom KF. Foretaket har dekket nettoutgiftene som utgjør Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring. Det er ikke vedtatt totalramme for prosjektet, som er utført av Aust-Agder fylkeskommune for Arendal Eiendom KF. Foretaket har dekket nettoutgiftene som utgjør Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

13 9/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg. Kostnadsrammen er på kr. 3,0 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg. Kostnadsrammen er på kr. 3,0 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr

14 10/19 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Voksenopplæring videregående skole 1 Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen som den foreligger og ber revisjonen starte prosjektet. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremgangen i prosjektet underveis. Per Åge Nilsen ba om å få sin habilitet vurdert og fratredde under behandlingen av dette (4 voterende). Kontrollutvalget diskuterte saken og vedtok enstemmig at Per Åge Nilsen var habil til å behandle saken. Per Åge Nilsen tredde inn igjen etter avstemmingen (5 voterende). Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonen om voksenopplæringen i videregående skole. Kontrollutvalget diskuterte prosjektplanen med revisor. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen som den foreligger ber revisjonen starte prosjektet. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremgangen i prosjektet underveis. 14

15 11/19 Revisors egenvurdering av uavhengighet Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar revisors uavhengighetserklæringer til orientering. Daglig leder og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om uavhengighetserklæringene. Kontrollutvalget tar revisors uavhengighetserklæringer til orientering. 15

16 12/19 Aust-Agder kontrollutvalg årsmelding Aust-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget innstiller til fylkestinget: Fylkestinget tar Aust-Agder kontrollutvalg sin årsmelding for 2018 til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom årsmeldingen og kom med enkelte endringer som ble gjort i møtet. Kontrollutvalget innstiller til fylkestinget: Fylkestinget tar Aust-Agder kontrollutvalg sin årsmelding for 2018 til orientering. 16

17 13/19 Orientering fra revisor Aust-Agder kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. Hovedrevisor Arne Kjell Tellefsen orienterte om den løpende revisjonen. Revisor vil snart starte revisjonen av årsregnskapet for Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om at selskapskontrollrapporten i Vigo IKS muligens til kommer neste møte. Saken tas til orientering. 17

18 14/19 Referatsaker Aust-Agder kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. - Det er ønskelig å få til et fellesmøte med Vest-Agder kontrollutvalg i slutten av februar. Sekretariatet koordinerer dette med kontrollutvalget i Vest-Agder. Saken tas til orientering. 18

19 15/19 Eventuelt Aust-Agder kontrollutvalg /19 Ingen saker 19

20 16/19 Orientering - valg av revisor for Agder fylkeskommune Aust-Agder kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. Sekretariatet orienterte kort om bakgrunnen for saken. Daglig leder i Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke orienterte om diskusjoner mellom eierne av selskapene og utviklingen i saken. Saken tas til orientering. 20