Informasjon til folkevalgte

Transkript

1 Informasjon til folkevalgte Bergen bystyre BYSTYRETS KONTOR

2 Innbyggere i Bergen kommune per Bergen totalt Arna bydel Bergenhus bydel Fana bydel Fyllingsdalen bydel Laksevåg bydel Ytrebygda bydel Årstad bydel Åsane bydel Uoppgitt bydel 758

3 Velkommen som folkevalgt! På vegne av Bystyrets kontor ønsker jeg det nye bystyret velkommen til den neste fireårsperioden. Å være folkevalgt i Norges nest største by er en viktig og omfattende oppgave. Dere skal ha det overordnete politiske ansvaret for hvordan Bergen som by skal utvikle seg på kort og lang sikt. Dere skal også lage mål og legge rammer for tjenestene kommunen gir. Vi vet alle at bergenserne føler sterkt for byen sin og at engasjementet er sterkt i både store og små saker. Som ombud vil dere møte dette engasjementet i sin fulle bredde. Dere kommer til byens største og kanskje mest komplekse arbeidsplass med ca ansatte og årsverk. Kommunen har et driftsbudsjett på over 15 milliarder kroner og leverer tjenester og forvalter verdier som direkte og indirekte påvirker alle innbyggere. Som representanter for denne virksomhetens øverste politiske organ skal dere ta stilling til hva pengene skal brukes til og føre tilsyn med alt det kommunen driver med. I forrige bystyreperiode behandlet bystyret 1109 saker fordelt på 44 bystyremøter, forberedt i 281 komitemøter. Med folkevalgtopplæringen og gjennom informasjonen i dette heftet og på nettsidene, håper vi å kunne bidra til at representantene kommer raskt inn i bystyrets og komiteenes oppgaver og arbeidsmåter. Lykke til med bystyreperioden ! Hilsen Roar Kristiansen bystyredirektør

4 Informasjon til folkevalgte Organisasjonskart bystyrets organer 4 Politisk styringssystem og organisering 5 Plikter og rettigheter 10 Politiske verktøy 13 Praktisk om møtene 17 Bystyrets puls 20 Informasjon på internett 21 Dialog med innbyggerne 23 Folkevalgtopplæringen Bystyrets kontor 26

5 Organisasjonskart bystyrets organer Organisasjonskartet viser strukturen for sentrale utvalg ved oppstart av ny bystyreperiode Bystyrets organer Bystyret KTRU Kontrollutvalget KFIN Komité for fi nans KKIN Komité for kultur, idrett og næring KHSO Komité for helse og sosial KOPP Komité for oppvekst KMBY Komité for miljø og byutvikling Ungdommens bystyre FORUTV Forretningsutvalget KFPS * Fullmaktskomite KLAGNE Klagenemd VALG Valgstyret Sekretariat kontrollutvalg Bystyrets kontor Byombudet Kommunerevisjon Byrådet Organisasjonskartet viser strukturen for sentrale utvalg ved oppstart av ny bystyreperiode * Bystyret vedtok i møte å opprette Komite for fullmakter og politisk styringssystem * Bystyret vedtok i møte å opprette Komite for fullmakter og politisk styringssystem 4

6 Politisk styringssystem og organisering Parlamentarisme I juni 2000 ble parlamentarisme innført som politisk styringssystem i Bergen kommune. En generell begrunnelse for innføring av kommunal parlamentarisme er at denne modellen styrker den politiske styringen av kommunen, sikrer en handlekraftig politisk ledelse og fører til at beslutninger blir tatt og iverksatt på en effektiv måte. Sentrale kjennetegn ved kommunal parlamentarisme: bystyret er kommunens øverste politiske organ bystyret velger kommunens øverste utøvende organ, byrådet administrasjonen ledes av politisk valgte byråder byrådet må gå av dersom et flertall av bystyrets medlemmer krever det Fullmakter byråd - bystyre En fungerende parlamentarisk modell krever at oppgaver og ansvar er klart fordelt mellom byråd og bystyre. Forenklet kan en si at bystyret står for utformingen av de overordnede politiske målene for kommunens virksomhet, mens byrådet har ansvar for å gjennomføre politikken. I tillegg til å iverksette bystyrets vedtak har byrådet også beslutningsmyndighet innenfor en rekke områder. I januar 2011 ble det vedtatt nye fullmakter for bystyret. Byrådets fullmakter behandles i løpet av fjerde kvartal Sentrale råd og utvalg: Bystyret Bystyret er kommunens øverste politiske organ og har 67 representanter og 98 vararepresentanter. Bystyret har etter kommunestyrevalget 2011 følgende sammensetning: Høyre Arbeiderpartiet Fremskrittspartiet Venstre Kristelig Folkeparti Sosialistisk Venstreparti Rødt Senterpartiet Miljøpartiet De Grønne Byluftlisten 24 representanter 19 representanter 7 representanter 5 representanter 4 representanter 3 representanter 2 representanter 1 representant 1 representant 1 representant 5

7 Bystyrets viktigste oppgaver i et parlamentarisk system er: fastsette overordnede mål og utvikle langsiktige strategier føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale virksomheten vedta budsjett og økonomiplan Byrådet Byrådet er kommunens øverste utøvende organ, byregjeringen, og ledes av byrådsleder. Byrådet kan bestå av inntil 7 byråder som hver leder sin byrådsavdeling, tilsvarende departement på nasjonalt nivå. Alle byråder velges av bystyret, også dersom det er utskiftninger underveis i bystyreperioden. Byrådene trenger ikke være valgt inn i bystyret. Bystyrekomiteene Alle bystyrerepresentantene sitter også i en bystyrekomite (eller i kontrollutvalget). Komiteene velges av bystyret, og har som hovedoppgave å innstille til bystyret i saker innenfor sitt fagområde. Komiteene skal fungere som politiske verksted. Debatten knyttet til sakene skal i hovedsak tas her og ikke i bystyret. Komiteene skal også på vegne av bystyret føre politisk tilsyn og kontroll med de kommunale virksomhetene som hører inn under den enkelte komites saksfelt, og påse at bystyrets vedtak blir gjennomført. For perioden er det vedtatt at strukturen fra foregående periode med 5 bystyrekomiteer videreføres. Det er i tillegg vedtatt å etablere en komite for fullmakter og politisk styringssystem som består av ordfører og gruppelederne i bystyret. En oppdatert oversikt over komiteenes sammensetning, ansvarsområder og aktiviteter finner du på kommunens nettsider. Ordfører, varaordfører og kommunalråder Ordfører, varaordfører og kommunalråder velges blant bystyrets medlemmer. Ordføreren leder bystyrets møter, og har møte- og talerett i alle bystyrets organer. Ordføreren er kommunens fremste offisielle representant og bruker mye tid på å representere Bergen kommune. Varaordføreren ivaretar også representasjonsoppgaver og er leder av en bystyrekomite. I tillegg til ordfører og varaordfører har bystyrets organer 7 politikere i heltidsstillinger og 2 som er lønnet i 50 % stillinger. Heltidspolitikerne kalles kommunalråd og er ledere og nestledere for bystyrekomiteene. Kommunalrådene ivaretar også representative oppgaver på vegne av Bergen kommune. Ordfører, varaordfører og kommunalrådene har kontor i 12. etasje i rådhuset. 6

8 Forretningsutvalget Forretningsutvalget består av ordfører, varaordfører og kommunalråder. Forretningsutvalget tilrettelegger og samordner aktivitetene i bystyret og bystyrets organer. Utvalget fordeler sakene fra byrådet til komiteene og til Ungdommens bystyre, og innstiller til bystyret i saker om bystyrets indre forhold. Ungdommens bystyre (UB) Ungdommens bystyre er et partipolitisk uavhengig utvalg bestående av representanter fra ungdomsskoler og videregående skoler i Bergen kommune. UB bygger på en erkjennelse av at det er barn og unge selv som best vet hvordan det er å være ung, og hva barn og unge trenger. UB ble etablert i 2007, og jobber for at barn og unge i Bergen kommune skal bli hørt i saker som angår dem. Dette gjør de gjennom å avgi uttalelser til komiteene, og gjennom å jobbe frem og sette egne saker på dagsordenen. UB arrangerte Barn og Unges Spørretime i 2008 og i Kontrollutvalget Kontrollutvalget er et lovbestemt, politisk oppnevnt utvalg som fører løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av bystyret. Utvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at revisjonen fungerer på en betryggende måte. Kontrollutvalget er direkte underlagt bystyret og skal legge vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Utvalget har 9 medlemmer hvorav 2 velges fra bystyret. Medlemmene kan ikke sitte i andre politiske utvalg. Valgstyret Valgstyret administrerer kommunestyre- og fylkestingsvalg, stortingsvalg og eventuelle folkeavstemminger. Valgstyret er ansvarlig for at valgoppgjøret foregår på riktig måte. I Bergen har valgstyret 13 medlemmer og alle partier i bystyret er representert. Valgstyret har og som oppgave å oppnevne nye varamedlemmer til bystyret dersom medlemmer og varamedlemmer fritas fra vervet sitt. Klagenemden Klagenemnden behandler klager på enkeltvedtak som treffes av kommunale organer. Klagenemnden har 5 medlemmer, og suppleres med 2 til når nemnden behandler personaljuridiske saker. Alle medlemmene velges av bystyret. Klagenemndens møter er normalt lukket på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Nemnden behandler for eksempel klager på avslag på søknader om: fast eller midlertidig plass i sykehjem servicebolig kommunal utleiebolig trygghetsalarm hjemmesykepleie 7

9 Andre styrer, råd og utvalg Bergen kommune har representanter i en rekke styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora. En gang i bystyreperioden foretar bystyret en gjennomgang av hvilke styrer, råd og utvalg kommunen skal være representert i. Da avgjøres det også om representantene skal velges av bystyret eller byrådet. En oversikt over styrer, råd og utvalg hvor kommunen er representert, finner du i politikerregisteret på kommunens nettsider. Saksgang og arbeidsfordeling I alle saker som behandles i bystyret må det foreligge en innstilling. De fleste innstillinger kommer fra bystyrekomiteene og Kontrollutvalget, men også andre utvalg har innstillingsrett til bystyret, blant annet Forretningsutvalget og Valgstyret. De fleste saker starter i en fagetat og forberedes til politisk behandling i byrådsavdelingene, før de behandles av et samlet byråd. Sakene blir offentlig tilgjengelig når byrådet har behandlet dem. Byrådet har møter en gang i uken (pr okt 2011 hver torsdag kl 0900) hvor de fatter vedtak og avgir innstillinger i saker til bystyret. Fra byrådet sendes sakene til bystyrets organer. Forretningsutvalget tar stilling til hvilket organ som skal innstille til bystyret. Saker som omhandler interne forhold knyttet til bystyrets organer, for eksempel folkevalgtopplæring, egenbestemmelser, fullmaktsfordeling og møte- og aktivitetsplaner, saksforberedes av Bystyrets kontor. Komiteene kan gis avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker. 8

10 Saksgang for saker fra byrådet til bystyret: 1. Byrådsavdelingene utarbeider saken. Byrådet behandler saken og innstiller til bystyret. Saken sendes til bystyrets organer. 2. Forretningsutvalget tar stilling til hvilken komite som skal forberede bystyrebehandlingen av saken og innstille til bystyret. Enkelte saker sendes til flere komiteer i tillegg til den innstillende, og disse kan knytte merknader til saken. 3. Enkelte saker oversendes Ungdommens bystyre som avgir uttalelse til innstillende bystyrekomite. 4. En av komiteene (eller kontrollutvalget) avgir innstilling til bystyret. Merknader fra komiteene følger saken til bystyret. 5. Bystyret fatter endelig vedtak i saken. Mye mer om det politiske styringssystemet kan du lese i heftet Styringssystemet i Bergen kommune (2009). Heftet kan også lastes ned fra kommunens nettsider. 9

11 Plikter og rettigheter Som folkevalgt har du visse plikter - men med pliktene følger også rettigheter. Her får du en oversikt over de viktigste pliktene og rettighetene. Møteplikt/ forfallsmelding (kommuneloven 40 nr.1) Medlemmer av et kommunalt folkevalgt organ har plikt til å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Kriteriene for gyldig forfall er strenge. Gyldige forfallsgrunner er alvorlig sykdom, at man ikke kan sette til side viktig arbeid eller plikter, eller at man er fraværende på grunn av reise. Møter i andre utvalg er ikke godkjent forfallsgrunn til komiteer og bystyret, unntaket er møter i utvalg på høyere nivå som Fylkestinget eller Stortinget. Forfall meldes skriftlig (e-post) og med forfallsgrunn til Bystyrets kontor. Forfall bør meldes så raskt som mulig og innen kl 1200 siste arbeidsdag før møtedagen. Det er Bystyrets kontor som innkaller vararepresentanter til det aktuelle møtet, representanten skal ikke gjøre dette selv. Rekkefølgen vararepresentantene innkalles i bestemmes av valgresultatet og ligger fast for hele perioden. Forfall og forfallsgrunn protokolleres. Årsakskategoriene som benyttes i Bergen kommune er: syk, reise, permisjon og uoppsettelig arbeid. Stemmeplikt (kommuneloven 40 nr.2) Medlemmer som er til stede i folkevalgte organer når en sak tas opp til votering har plikt til å avgi stemme. Plikten gjelder alle folkevalgte organ, og uansett om organet har avgjørelses- eller innstillingsmyndighet i en sak. Ved valg og i saker om ansettelse er det adgang til å stemme blankt, men man kan ikke la være å stemme. Rett til fri fra arbeid (kommuneloven 40 nr.1) Alle folkevalgte har krav på fri fra sitt alminnelige arbeid i det omfang dette er nødvendig fordi man har møteplikt i kommunale folkevalgte organer. Man har også krav på fri for den tid det tar å reise til og fra møtene. Tapt arbeidsfortjeneste (kommuneloven 41 nr.2) Folkevalgte som på grunn av tillitsvervet påføres inntektstap eller andre utgifter, har krav på å få erstattet dette opp til et gitt beløp fastsatt i reglement for godtgjørelse. Dersom det fremsettes krav om refusjon av tapt arbeidsfortjeneste, må arbeidstakeren dokumentere tapene i form av erklæring fra arbeidsgiver. Selvstendig næringsdrivende må dokumentere dette gjennom å fremlegge ligningsattest og 10

12 egenmelding som sannsynliggjør tapet. Det er kun trekk i lønn fra arbeidsgiver, faktisk tap av overtidsgodtgjørelse eller dokumentert og faktisk tap av inntekt i næring som gir rett til kompensasjon. Skjema som benyttes for å søke om refusjon for tapt arbeidsfortjeneste kan lastes ned fra kommunens nettsider. Utfylt skjema leveres til Bystyrets kontor. Godtgjørelse Den som har et kommunalt verv har krav på godtgjørelse for sin innsats. Reglene for godtgjørelse fastsettes av bystyret. Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune ble vedtatt 17. oktober Noen sentrale bestemmelser i dette reglementet er: Møtegodtgjørelse Godtgjørelse bystyret: 4000,- pr møte (2000,- hvis møtet varer under 3 timer) Godtgjørelse komiteer: 3000,- pr møte (1500,- hvis møtet varer under 1 time) Godtgjørelsen gis pr sete. Dersom representanten har forfall til deler av et møte, deles godtgjørelsen for dette møtet forholdsmessig mellom representanten og vara. Representanter som har forfall til et helt møte gis ingen godtgjørelse for dette møtet. Dersom representanter er innkalt til flere møter eller andre aktiviteter på samme dag, og det er mindre enn 2 timer mellom møtene/aktivitetene, gis kun godtgjørelse for det møtet som gir høyest godtgjørelse. Det gis ingen faste honorar til representanter i komite og bystyre. Befaringer Befaringer som ikke holdes i forbindelse med komitemøte eller andre møter, godtgjøres med 1040,- Opplæring Opplæring som inngår i Folkevalgtopplæringsprogrammet , godtgjøres med 1500,- (1000,- dersom opplæringen varer under 3 timer). Dersom opplæringen gis i forbindelse med/i forkant av møter hvor representanten får godtgjørelse for å delta, gis det ingen egen godtgjørelse for opplæringen. Habilitet (forvaltningsloven 6 og kommuneloven 40 nr.3 og nr.4) At en person er inhabil innebærer at det at det finnes omstendigheter som svekker tilliten til hans eller hennes upartiskhet i behandlingen av en sak. Det er viktig at det ikke tas utenforliggende eller usaklige hensyn ved avgjørelser i folkevalgte organer. For å unngå dette er det fastsatt regler om inhabilitet i kommuneloven og 11

13 forvaltningsloven. I tillegg har Bergen kommune et eget reglement om habilitet for folkevalgte. Den folkevalgte har plikt til å vurdere sin egen habilitet og varsle i god tid om forhold som gjør eller kan gjøre han eller henne inhabil. Anmodning om å få habiliteten sin vurdert skal sendes Bystyrets kontor i god tid før det aktuelle møtet. På bakgrunn av en vurdering og anbefaling fra Bystyrets kontor, tar organet selv stilling til om representanten er inhabil eller ikke. Avgjørelsen tas med alminnelig flertall. Dersom en representant kjennes inhabil i en sak, kan det innkalles vara som deltar i behandlingen av den aktuelle saken. Dette gjøres av Bystyrets kontor. Vara som trer inn i møtet ved inhabilitet får en godtgjørelse på kr. 250,- (gjelder inntil ½ time). Lover og Reglement Bystyrerepresentantene vil i løpet av første kvartal 2012 få et hefte hvor de sentrale reglement og fullmakter er samlet. Reglementene kan revideres i løpet av valgperioden. Alle reglementsendringer vedtas av bystyret. Aktuelle lover som kommuneloven, forvaltningsloven og offentleglova kan leses i helhet her: 12

14 Politiske verktøy Kommuneloven og reglement for bystyret og bystyrekomiteene gir deg som bystyremedlem ulike verktøy til å fremme synspunkt, ta opp saker, belyse tema, få vurdert loveligheten av vedtak og få svar på spørsmål. Her får du oversikt over hvilke, og hvordan de brukes. Mer informasjon om verktøyene finner du i reglementene for bystyret og komiteene. Verktøy for enkeltrepresentanter Forslag Et forslag er et alternativ til, en endring av eller et tillegg til innstillingen som foreligger i en sak. Representanter som deltar i et møte kan fremme forslag i forbindelse med behandling av en sak. Det kan fremmes alternative forslag, endringsforslag eller tilleggsforslag. Alle forslag voteres over og protokollføres. Forslag som får flertall i komiteen blir hele, eller en del av, komiteens innstilling til bystyret. Forslag som blir nedstemt i komiteene kan fremmes på nytt i bystyret. Merknad I forbindelse med behandling av en sak kan partigruppene, og eventuelle uavhengige representanter, fremme merknader som andre partier kan slutte seg til. Merknader som har fått flertall i en komite må tas opp til votering i bystyret for at de skal regnes som et bindende styringssignal ovenfor byrådet. Merknader som ikke får flertall i komite kan fremmes på nytt i bystyret. Muntlig spørsmål Representantene kan stille muntlige spørsmål til ordfører og byrådet i bystyremøtene, og til komiteleder og byrådet i komitemøtene. Spørsmålene kan omhandle alle tema innenfor kommunens ansvarsområde, men kan ikke gjelde saker som ligger til behandling i bystyrets organer. I bystyremøtene kan representantene stille ett spørsmål hver, i komiteene ligger det ikke noen begrensning på antall spørsmål pr møte. Spørsmål må meldes inn før møtestart. For at administrasjonen skal kunne vise spørsmål på storskjerm i møtet, må de sendes inn elektronisk. Dersom byråden får spørsmålet i forkant, medfører ofte dette et mer utfyllende svar enn det han/hun kan gi på sparket i møtet. Bystyrets kontor videresender spørsmål til aktuell byråd dersom representantene ber om dette. Byråden besvarer spørsmålene muntlig i møtet. Skriftlig svar kan gis dersom representantene ber om dette. Spørsmål som leveres til Bystyrets kontor, registreres i det elektroniske spørsmålsregisteret. I hvert bystyremøte settes det av 45 minutter til muntlige spørsmål. Komiteene avgjør selv hvor lang tid som settes av til muntlige spørsmål. 13

15 Skriftlig spørsmål I komiteene kan representantene stille skriftlige spørsmål til komiteleder og byrådet. Spørsmålene sendes Bystyrets kontor en uke før møtet, senest kl samme ukedag som møtedagen. Bystyrets kontor sender spørsmålene til aktuell byråd. Spørsmål som er sendt inn innen fristen, plikter byrådet å besvare muntlig til møtet. Skriftlige svar skal foreligge senest 2 uker etter møtet. Skriftlige spørsmål og svar registreres i det elektroniske spørsmålsregisteret. Interpellasjon En interpellasjon er en ordning hvor enkeltrepresentanter kan ta opp saker til debatt i bystyremøtene. Interpellasjoner skiller seg fra skriftlige spørsmål ved at de legger opp til en debatt hvor en representant fra alle partier kan ta ordet, og at de kan inneholde forslag til vedtak. Det er verd å merke seg at bystyret kan fatte vedtak i forbindelse med en interpellasjon. Forslag framsatt i interpellasjoner tas ikke opp til avstemning dersom ordføreren eller 1/3 av bystyrerepresentantene motsetter seg det. Interpellasjoner sendes på e-post til Bystyrets kontor senest kl en uke før møtet. I hvert bystyremøte settes det av 45 min til interpellasjoner. Dette innebærer som oftest behandling av to-tre interpellasjoner. Interpellasjoner som bystyret ikke rekker å behandle må meldes på nytt dersom representanten ønsker den behandlet i neste bystyremøte. Dette gjøres pr epost til Bystyrets kontor. Interpellasjoner som meldes på nytt prioriteres i førstkommende bystyremøte. Privat forslag Representantene kan fremme nye saker til bystyret som private forslag. Forslaget må omhandle bare en sak, og saken må høre inn under kommunens ansvarsområde. Private forslag kan ikke ha samme innhold som konkrete saker som ligger til behandling i et av bystyrets organer, eller som har vært behandlet i bystyrets organer tidligere i valgperioden. Et privat forslag skal leveres Bystyrets kontor og må inneholde en skriftlig redegjørelse, samt forslag til vedtak. Forretningsutvalget tar stilling til om vilkårene for behandling foreligger og avgjør opplegg for behandling. Private forslag som oppfyller vilkårene sendes et av bystyrets organer eller byrådet for forberedelse før fremleggelse for bystyret. Bystyret skal ta stilling til det private forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet. Lovlighetskontroll Tre eller flere medlemmer av bystyret kan kreve at et vedtak truffet av et kommunalt eller folkevalgt organ sendes til Fylkesmannen i Hordaland for kontroll av vedtakets lovlighet. Kravet må fremsettes innen 3 uker etter at vedtaket er fattet og 14

16 skal fremsettes først for det organet som har truffet vedtaket. Dersom organet opprettholder vedtaket, sendes saken til Fylkesmannen. Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen er innholdsmessig lovlig er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse er blitt til på lovlig måte Dersom Fylkesmannen i Hordaland kommer til at vedtaket er ugyldig, innebærer dette at organet som har fattet vedtaket må fatte nytt vedtak. Dersom Fylkesmannen i Hordaland kommer til at vedtaket ikke er ugyldig, opprettholdes vedtaket. Det er viktig å merke seg at som hovedregel utsettes ikke gjennomføringen av vedtaket selv om det er krevd lovlighetskontroll av det. Lovlighetskontroll omtales i kommuneloven 59. Verktøy for komiteene som kollegium Høring En høring er utspørring i komiteen av personer som er innkalt for å forklare seg om et spesielt forhold eller informere om et saksområde. Høringer benyttes til å føre politisk tilsyn og kontroll for eksempel i forbindelse med avvik eller ved mistanke om kritikkverdige forhold, men er også et godt verktøy for informasjonsinnhenting. Et mindretall på minst 1/3 av komiteens medlemmer kan kreve å arrangere en høring om ett tema. Komiteen bestemmer selv opplegg for gjennomføringen av høringen, og velger selv hvem de ønsker å innkalle. Komiteen kan innkalle byrådet eller representanter for kommunens forvaltning til en høring. Alle partier og uavhengige representanter som ikke er representert i komiteen, inviteres til å delta. Komiteen avgjør hvordan høringen skal følges opp. Be om en sak Et flertall i en komite kan pålegge byrådet eller ordføreren å fremme en sak om et konkret tema. Et mindretall i en komite kan be om det samme, men har ikke samme rettighet til å få fremlagt en sak. Innkalling av kommunale virksomheter Komiteleder eller 1/3 av representantene i en komite kan kreve at representanter for kommunale virksomheter som er underlagt komiteens ansvarsområde, innkalles til komiteen for å redegjøre om en bestemt sak eller et saksfelt. Byråden avgjør hvem fra virksomheten som orienterer komiteen. 15

17 Orienteringer og befaringer Komiteene kan innkalle byrådet for å orientere om ulike tema. Videre kan komiteen invitere aktører utenfor kommunen til å komme i komitemøte og informere om ulike saksfelt. Komiteene kan også velge å dra på befaringer for å få bedre innblikk i en bestemt sak eller i et saksfelt. Underutvalg og arbeidsutvalg Komiteene kan opprette permanente underutvalg som forbereder bestemte sakstyper ad hoc arbeidsgrupper som forbereder enkeltsaker arbeidsutvalg som tilrettelegger for komiteens virksomhet 16

18 Praktisk om møtene Papirløs saksbehandling I 2010 gikk en over til papirløs saksbehandling i bystyrekomiteene og bystyret. Dette innebærer at Bystyrets kontor ikke lenger trykker opp sakspapirene, men sender innkalling og sakspapir ut elektronisk. Alle faste representanter og en del vara får låne en tavle-pc som brukes til å laste ned og lese sakspapirene. Sakspapirene ligger tilgjengelige for publikum på kommunens nettsider. Til komiteene er utsendelsen ca 7 dager før møtet, til bystyret ca 10 dager før møtet. Informasjon om at sakspapirene til et møte er klare for nedlasting sendes ut pr e-post (og som tekstmelding til representanter som ønsker det). Det forekommer ofte at dokument og saker ettersendes. Dette informeres om på samme måte, og representantene må også laste ned disse. Det er viktig at alle representantene laster ned sakspapirene før de kommer i møtet. Administrasjonen viser forslag, merknader, spørsmål og saksdokumenter på storskjerm når disse behandles i møtene. Å vise forslag og merknader på storskjerm bidrar til mer effektive møter økt mulighet for tilslutning til forslag/merknader bedre mulighet for å samordne relativt like forslag/merknader til fellesforslag fra flere partier bedre mulighet for publikum til å følge med på hva som skjer Visning på storskjerm forutsetter at møtesekretariatet har mottatt teksten som skal vises i god tid i forkant av møtet. Det vil bli gitt egen opplæring i bruk av tavlepc, nedlasting av dokument etc. Bruksanvisninger finner du også på nettsidene For folkevalgte. Dersom du har problem med nedlasting av sakspapir, kan du ringe kommunens Helpdesk på telefon Bystyrekomiteenes møter Bystyrekomiteene vedtar hver høst egne møteplaner for hele neste kalenderår. Komitemøtene holdes i Bergen Rådhus, normalt en gang i måneden, ca 2 uker før bystyremøtene. 17

19 Komitemøtene er åpne for publikum og har vanligvis følgende struktur 1. Eventuelle muntlige innlegg til saker på sakskartet fra publikum/berørte parter 2. Opprop. Møtet settes formelt. 3. Godkjenning av innkalling, sakskart samt protokoll fra forrige møte 4. Skriftlige og muntlige spørsmål 5. Behandling av ordinære saker Komiteen vedtar selv begrensning i taletid og om det skal innføres tidsbegrensning for muntlige og skriftlige spørsmål. Normalt foreligger ikke slike begrensninger. Møtene starter som oftest klokken 16.00, og det serveres middag for møtende representanter i kantinen i rådhuset fra klokken Varigheten på møtene vil avhenge av sakskart og tidsforbruk pr. sak. Bystyrets møter Bystyret vedtar hver høst egne møteplaner for hele neste kalenderår. Møtene er åpne for publikum og holdes normalt én gang i måneden. Møtene holdes på mandager og finner sted i Det gamle Rådhus. De fleste møtene starter kl , men møtene i juni, september og desember er vanligvis heldagsmøter som starter kl Alle møtene skal være avsluttet senest kl Bystyremøtene har vanligvis følgende struktur: 1. Møtet settes formelt ved opprop 2. Godkjenning av innkalling, sakskart og protokoll fra forrige møte 3. Muntlige spørsmål - tidsramme 45 minutter 4. Interpellasjoner - tidsramme 45 minutter 5. Behandling av ordinære saker Det utarbeides en kjøreplan for hvert bystyremøte hvor det framgår når de ulike sakene skal behandles. Denne finner du som vedlegg til innkallingen og på nett. Varigheten på møtene vil avhenge av sakskart og tidsforbruk pr. sak. Bystyret fastsetter taletid i de sakene som er til behandling. I ordinære saker har den første fra hvert parti 3 minutters taletid. Øvrige talere fra partiene får ett minutt. Ingen kan normalt ha ordet mer enn to ganger i debatten til en sak. Partiene avgjør selv hvem som skal holde hvilke innlegg til de ulike sakene. Rekkefølgen på innlegg i en sak følger partistørrelsen. Bystyret kan selv vedta å endre reglene i forbindelse med behandling av enkeltsaker, og i større saker vedtas det ofte utvidet taletid. Til bystyremøter som starter klokken 16.00, serveres det middag for møtende representanter fra klokken i kantinen på rådhuset. Møter som starter kl har innlagt både lunsj- og middagspause. 18

20 Skikk og bruk i møtene: Det skal være ro i møterommet under møtene Talerne skal henvende seg til ordfører/komiteleder, ikke til forsamlingen Talerne skal holde seg til den saken eller til den del av saken som debatten gjelder og overholde taletiden Mishagsytringer og bifallsytringer som forstyrrer møtet tillates ikke Mobiltelefoner skal slås av eller stilles på lydløs før møtestart 19

21 Bystyrets puls Bystyret har ansvar for politikkutforming og for å legge rammene for kommunens virksomhet gjennom å vedta overordnede mål, prinsipper og strategier. Dette ivaretas gjennom en rekke årlige rapporter og saker fra byrådet, samt gjennom å vedta budsjett og økonomiplan. Bystyrets arbeid er forutsigbart i den forstand at en del av disse større sakene behandles til samme tid hvert år. I tillegg til disse sakene vil byrådet legge fram både rullering av eksisterende planer og nye planer, og saker knyttet til ulike fagområder. Bystyret får en indikasjon på hva som kommer gjennom byrådets halvårlige oversikt over større saker de tar sikte på å framlegge for bystyret det kommende halvåret. Møtene i juni, september og desember er som hovedregel heldagsmøter. I juni behandles følgende saker: Bergen kommunes årsregnskap og årsmelding Årsberetning og årsregnskap fra kommunale foretak Årsmelding fra bystyrets organer og andre råd og utvalg Tertialrapport 1. Rapporten gir status for budsjettmål og den finansielle situasjonen i kommunen Byproposisjon som skal gi føringer for økonomiplanen/ status for forventa utvikling i økonomi I september legger byrådet fram forslag til årsbudsjett og økonomiplan I november legger byrådet frem tertialrapport 2 I desember behandles årsbudsjett og økonomiplan I juli og august er det ikke bystyremøter 20

22 Informasjon på internett Fanen Politikk øverst på hovedsiden til Bergen kommunes nettside er inngangssiden til informasjon om politiske utvalg og saker. Herfra navigerer du videre til sidene til bystyret, byrådet, komiteene, eller til registrene for politiske saker og politikere. På sidene For folkevalgte er det samlet nyttig informasjon som: Møteplaner Veiledninger til bruk av tavlepc Reglement og fullmakter for alle politiske utvalg Rettigheter og plikter for folkevalgte Informasjon om opplæring og materiell fra tidligere opplæring Sidene vil bygges ut fortløpende høsten 2011 og våren Nyttige registre Politiske saker og spørsmålsregister Her kan du finne sakskart og møteplaner og lese saksdokumenter fra møter i bystyret, bystyrets organer, og byrådet. Sakspapirene blir som hovedregel gjort tilgjengelige her en uke før møtet avholdes. Unntakene er byrådets møter hvor sakene og sakslisten først offentliggjøres i etterkant av møtet. I spørsmålsregisteret kan du søke etter spørsmål stilt i komiteene eller i bystyret. Registeret finner du her: www3.bergen.kommune.no/bksak/ Politikerregister Her finner du oversikt over alle representanter til bystyret, bystyrekomiteene, Ungdommens bystyre og byrådet, samt alle politisk oppnevnte representanter til en rekke styrer, råd og utvalg. Politikerregisteret inneholder også økonomiregister, der bystyrets medlemmer, varamedlemmer og byrådet oppgir øvrige styreverv og økonomiske interesser. Registreringen er frivillig, men bystyret anmoder samtlige som omfattes av registeret, om å registrere opplysninger. Opplysninger om kontaktinformasjon og økonomiske interesser m.m. sendes Bystyret kontor på eget skjema eller på e-post. Representantene er ansvarlige for at Bystyrets kontor til enhver tid har korrekt informasjon. Registeret finner du her: www3.bergen.kommune.no/wwwsru 21

23 Mer informasjon: (informasjon fra regjeringen og departementene) (KS sitt nettsted for deg som er folkevalgt) (veiviser til det offentlige Norge) (lover, forskrifter m.m.) 22

24 Dialog med innbyggerne Et viktig aspekt ved det å være folkevalgt er dialogen med innbyggerne. Informasjon om politiske saker og møter og kontaktinformasjon til politikerne er tilgjengelig for alle. I tillegg har innbyggerne flere muligheter til å si sin mening til politikerne og sette saker på dagsorden. Åpne møter Alle møter i alle bystyrets organer er i utgangspunktet åpne for publikum. Møtene, eller deler av møtene, kan helt unntaksvis lukkes dersom det forligger saker eller saksdokument som er unntatt offentlighet. Det er utvalget selv som vedtar å lukke deler av eller hele møtet. Kontrollutvalget og klagenemdens møter er som regel lukket på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Tilgjengelige sakspapir Møteplaner for de ulike utvalgene vedtas hver høst for hele kommende år, og ligger tilgjengelig på kommunens nettsider. Sakskart og alle saksdokumenter legges ut på kommunens nettsider ca en uke før det aktuelle møtet. Muntlige innlegg Alle som ønsker det har rett til å kommunisere med den enkelte komite gjennom å holde muntlig innlegg i forbindelse med behandlingen av en sak som står på sakskartet. Innlegget må omhandle den konkrete saken som komiteen skal behandle, og ikke andre forhold. Muntlige innlegg holdes i starten av komitemøtet eller i egne møter. Ønske om å holde muntlig innlegg må meldes skriftlig til Bystyrets kontor innen kl 1200 dagen før det aktuelle møtet. Kontaktinformasjon På nettsidene til kommunen finnes oversikter over e-post og telefonnummer til alle representanter og vararepresentanter som har meldt dette inn. Her ligger også kontaktinformasjon til partigruppene og partikontorene. 23

25 Innbyggerinitiativ (Kommuneloven 39a) Innbyggerinitiativordningen gir innbyggerne i en kommune eller fylkeskommune mulighet til å sette en sak på dagsordenen. Bystyret har plikt til å behandle et initiativ dersom det oppfyller disse kriteriene: 300 innbyggere i Bergen kommune har skrevet under på initiativet saken er innenfor kommunens ansvarsområde saken har ikke vært behandlet i bystyrets organer i inneværende bystyreperiode Eksempel på innbyggerinitiativ fremmet i Bergen kommune: Åpning av Bergenhus festning for allmenn-heten, Forbud mot dyr på sirkus, Forbud mot veisalting, Påbud om tilgjengelig vegetarmat i alle kommunale kantiner og virksomheter. Bergen kommune tilbyr også e-initiativ, en elektronisk løsning for innbyggerinitiativ. Komiteens rolle I reglement for bystyrekomiteene kap 1.2 framgår det at komiteene har et særskilt ansvar for å legge til rette for en løpende dialog med innbyggerne og lokale organisasjoner og sammenslutninger. Komiteene tar selv stilling til hvordan de skal ivareta denne dialogen. Mulige verktøy kan være folkemøter, befaringer, åpen halvtime i komiteemøtene o.l. Sosiale media Verken Bystyrets kontor eller noen av bystyrets organer benytter sosiale media som en del av sin offisielle informasjons- og kontaktvirksomhet. Alle folkevalgte står selvfølgelig fritt til å benytte sosiale media til dialog med innbyggerne. 24

26 Folkevalgtopplæringen Folkevalgopplæringsprogrammet Bergen kommune har et opplæringsprogram for folkevalgte, som strekker seg over hele valgperioden. Samlinger som inngår i folkevalgopplæringsprogrammet er obligatorisk for alle faste representanter og for de vara som får innkalling. Bystyret vedtok 17.oktober 2011, sak program for perioden Bystyret Opplæringen skal gi de folkevalgte innsikt og kompetanse i sin rolle som bystyrepolitikere og hvilket ansvar, forpliktelser og rettigheter de som bystyremedlemmer har. Det vil legges vekt på erfaringsoverføring, systemforståelse og kommunen som politisk organisasjon. Store deler av opplæringen i reglement, fullmakter og fullmaktsforståelse legges til bystyret. Det legges opp til at bystyret skal ha to årlige samlinger de to første hele årene av perioden. Det blir i tillegg et eget opplæringsopplegg for de nyvalgte representantene i bystyret. Bystyrekomiteene Alle komiteene skal gjennom en basisopplæring innenfor de fagområder de har ansvar for. Komiteopplæringen vil videre fokusere på å videreføre og videreutvikle gode systemer for politisk tilsyn og kontroll. Inkludert i dette ligger arbeidet med årsbudsjett og årsregnskap/årsmelding. I komiteene vil en spesielt legge vekt på aktiviteter og tiltak som gir økt innsikt og forståelse for komiteenes politiske tilsynsog kontrollansvar. Det legges opp til en opplæring som går over hele perioden, men med størst omfang i perioden Alle komiteene skal ha minst to årlige samlinger. Alle komiteene vil hver for seg få ansvar for å lage et samlet opplæringsprogram innenfor egne felt som går over hele valgperioden. Hver komite bør i løpet av valgperioden gjennomføre en studietur til utlandet som omfatter hele komiteen. Studieturen skal bidra til en ekstra fordypning i et tema som er særlig relevant i komitearbeidet. Det foreslås å ha årlige samlinger ( ) for komiteledere og komitenestledere slik at en kan ta opp felles spørsmål og problemstillinger, og ha en erfaringsutveksling på tema knyttet til politisk ledelse, komitedrift og forholdet bystyret - komiteer. Heltidspolitikerne Det legges opp til at heltidspolitikerne skal ha et eget opplegg som fokuserer på ledelse, lederskap og teambygging i forretningsutvalg og komiteer. 25

27 Bystyrets kontor Bystyrets kontor er de folkevalgte i Bergen sitt administrative støtteapparat. Kontorets arbeidsområder og ansvar spenner fra den daglige driften av bystyret og bystyrekomiteene til folkevalgtopplæring og tilrettelegging slik at det politiske system skal fungere etter vedtatte mål og intensjoner. Kontoret ledes av bystyredirektør Roar Kristiansen og har pr 1. november ansatte. Sentralbord: E-post: bystyrets.kontor@bergen.kommune.no Nettsider: Organisasjon Bystyrets kontor pr. 10. november 2011 Bystyrets kontor Leder: Roar Kristiansen 26

28 Oversikt over ansatte pr 10. november 2011 Navn Hovedansvar Telefon Arefjord, Elisabeth Rådgiver personal(starter ) Bratland Birgitte Konsulent politiske utvalg Engervik, Lisa Landsverk Rådgiver politiske utvalg Erstad, Kari Anne Konsulent politiske utvalg Geithus, Tonje Rådgiver informasjon Grimelid, Rigmor Konsulent politiske utvalg Gullaksen, Evelyn Konsulent politiske utvalg Hesjedal, Toril Førstekonsulent representasjon Holm, Marte Rådgiver politiske utvalg Johannessen, Heidi Konsulent, ordførerens forkontor Kristiansen, Roar Bystyredirektør Lien, Kristi Konsulent politiske utvalg Ramsøy, Marianne Arkiv (vikar til ) Skare, Tom Schelderup Rådgiver juss, politiske utvalg Solberg, Elin Valgansvarlig Steimler, Nina Konsulent politiske utvalg Teglgaard Birgitte Rådgiver politiske utvalg Thorsheim, Åsta Spesialkonsulent, info og registre Vågenes, Arne Førstekonsulent, drift og innkjøp Vetaas, Bodil Konsulent, ekspedisjon og sentralbord Wessels, Frank Rådgiver politiske utvalg Wootton, Kari-June Førstekonsulent, økonomi Zakariassen, Ragnar Rådgiver politiske utvalg Oppdatert oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver finner du på nettsidene. I tillegg til Bystyrets kontor omfatter bystyrets administrasjon også Kontrollutvalgets sekretariat, Kommunerevisjonen og Byombudet. 27

29 Bergen kommunes vennskapsbyer: Åbo, Finland Århus, Danmark Gøteborg, Sverige Newcastle, Storbritannia Seattle, USA Bergen kommune samarbeider med: Asmara i Eritrea Baukau på Øst-Timor Lübeck i Tyskland Quebec i Canada Ila de Mocabique i Mocambique Hansaby-samarbeidet: Bergen kommune er en aktiv deltaker i samarbeidet mellom de byene hvor Hanseatene i sin tid hadde kontorer og utenlandsstasjoner. Les mer om samarbeidet på

30 Bystyrets kontor Bergen Rådhus, 12. etasje telefon: utgitt november 2011