Vedlegg 1: De framtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen

Transkript

1 Justisdepartementet Utarbeidet av konsulentselskapet Steria AS Dato: Dette er et vedlegg til delprosjektrapporten Arbeidsprosesser og datastøtte i vergemålsforvaltningen Vedlegg 1: De framtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen

2 Innholdsfortegnelse Arbeidsmetode... 4 Forklaring av prosessmetodikken... 5 Hovedprosesskartet Initiativfasen Gjøre vergemålsystemet kjent og tilgjengelig Begjæring og melding om vergemål Opprette vergemål Vurdere vilkår for vergemål Utforme mandat Finne egnet verge Oppnevne representant og ta imot EMA Fatte vedtak om vergemål Løpende vergemål Treffe vedtak i vergemålssaken Utbetale og bokføre utbetaling Gjennomføre tilsyn med verge Utføre opplæring, bistand og veiledning Økonomisk forvaltning Avslutte vergemål Avslutte vergemålet Skifte verge Avslutte regnskap Klage Behandle klager Tilsyn Utføre opplæring og informasjonsvirksomhet Steria AS Side 2 av 28

3 7.2 Hendelsesbasert tilsyn Systematisk tilsyn Utarbeide årsrapport Rekruttere verge og utvikle kompetanse Etablere vergeberedskap Rekruttere faste verger Rekruttere representanter Dekke godtgjørelse og utgifter Gjennomføre opplæring av verge Stadfesting og registrering av fremtidsfullmakt Stadfeste og registrere fremtidsfullmakt Steria AS Side 3 av 28

4 Arbeidsmetode Figur 1: Fremgangsmåte i prosessarbeidet Arbeidet med å tegne prosessene har i stor grad foregått i workshops/arbeidsmøter der utvalgte deltakere som har roller i dagens og fremtidens vergemålsforvaltning har vært med. I etterkant av workshopen har så prosessene blitt kvalitetssjekket og videreutviklet ved blant annet å gå gjennom lovverket samt avsjekk med lovrådgiver. Tilslutt har samtlige prosesser blitt sendt på høring til samtlige deltakere og prosjektgruppen. Prosessene har blitt beskrevet ved å se på hvordan arbeidet utføres i dag og, i lys av ny lov og forskrift, vurdere hvordan en både kan fange dagens beste praksis og effektivisere denne ytterligere. Målet har vært å lage en mest mulig effektiv prosess som krever lite ressurser hos fylkesmannen og de andre involverte partene. Samtidig har en sikret at prosessen stemmer med nye vergemålslov (Ot.prp.nr 110) og at kvaliteten på arbeidet er godt. Følgende personer har deltatt i arbeidet med å kartlegge og kvalitetssikre prosessene: Oddbjørn Vassli, Justisdepartementet, prosjektleder Arild Justnes, Steria Anders Botnen, Steria Hilde Aure, Fylkesmannen i Sogn & Fjordane Jorunn Felde, Fylkesmannen i Sogn & Fjordane Solveig Borgland, Fylkesmannen i Oslo & Akershus Arnhild Moheim, Fylkesmannen i Oslo & Akershus Eldbjørg Kluften, Fylkesmannen i Oslo & Akershus Stine Røtne, Statens sivilrettsforvaltning Georg Traheim, Overformynderiet i Bærum Ole Dokken, Overformynderiet i Øvre Eiker Merete Rekdal, Overformynderiet i Follo Anne Karine Tverråen, Overformynderiet i Skien Anne Kari Vindenes, verge Katrine Fredwall, lovrådgiver i Justisdepartementet Terje Johnsen, Justisdepartementet (EMA) Gunhild Bolstad, Justisdepartementet (EMA) Steria AS Side 4 av 28

5 Forklaring av prosessmetodikken Det er brukt BPMN 2.0 for å tegne prosesstegningene. I tabellen under presenteres de ulike symbolene som er brukt: Start/slutt- boks: Beslutningsboks: Aktivitet: Gruppe: Starter og avslutter en prosess. En sluttboks vil som oftest starte den neste prosessen og de to boksene vil da ha samme navn for å vise hvordan prosessene hanger sammen. Viser en avgjørelse som blir gjort i prosessen og vil ofte være et spørsmål som kan besvares med eller Det er her selve arbeidet blir utført. Dersom dette er nevnt spesifikt i lovverket er de aktuelle paragrafene med i navnet på boksen Av og til rammer en inn flere aktiviteter med en gruppe-boks. Dette viser at arbeidet blir utført ved at flere roller samarbeider eller kommuniserer frem og tilbake for å løse oppgave. En svømmebane/basseng Informasjonsflyt Arbeidsflyt Kommentar Tekst Her viser en hvilken rolle som utfører aktivitetene som ligger i svømmebanen. En ansatt kan ha flere roller og en rolle kan utføres av flere ansatte. Dersom svømmebaner er festet til hverandre er det flere roller i samme organisasjon, dette kalles et basseng. Dersom det er luft mellom svømmebanene så ligger disse svømmebanene i ulike organisasjoner som bare kan samarbeide ved å utveksle informasjonsflyt. Viser hvordan informasjon flyter mellom bassengene. Altså mellom de ulike organisasjonene som er involvert i prosessen. Arbeidsflyt viser sekvensen av aktiviteter i hver organisasjon(basseng) Kommentarer brukes til å knytte viktige bemerkninger på aktiviteter eller prosesser. Steria AS Side 5 av 28

6 Hovedprosesskartet Ledelsesprosesser Kjerneprosesser 6 Klage 1 Initiativfase 2 Opprette vergemål 3 Løpende vergemål 4 Økonomisk forvaltning 5 Avslutte vergemål 7 Tilsyn Støtteprosesser 8 Rekruttere verger og utvikle kompetanse 9 Stadfesting og registrering av fremtidsfullmakt Dette er det øverste nivået i prosessmodellen. Her er de ni hovedprosessene innen vergemålsområdet identifisert. Hver av disse prosessene blir videre brutt ned til nivå 2 som så igjen blir brutt ned til nivå 3 der vi får selve prosessflyten (arbeidsflyten). Ledelsesprosessene eller støtteprosessene er ikke kartlagt. Det vil være begrenset behov for systemstøtte til ledelsesprosesser og støtteprosesser. 1 Initiativfasen Dette er den første hovedprosessen og den består av to delprosesser. Initiativfasen skal informere om vergemål og ta imot begjæringer og bekymringsvarsel. 1.1 Gjøre vergemålsystemet kjent og tilgjengelig For denne prosessen er det ikke tegnet en arbeidsflyt. Det som utføres her er å informere om vergemålssystemet i ulike kanaler, inkludert i Vergemålsportalen. Steria AS Side 6 av 28

7 1.2 Begjæring og melding om vergemål Fremtidsfullmakt delvis eller helt tilsidesatt Motta begjæring Registrere -klient -pårørendeinfo Registrere sak på klienten Fylkesmannen Saksbehandler Begjæring om vergemål Bekymringsvarsel Motta bekymringsvarsel Be om begjæring Sende forhåndsvarsel Underrette familie 60 brev Begjæring Forespørsel om begjæring Sak registrert Forhåndsvarsel Verge Begjære vergemål 59 Underretting De med begjæringsrett Pårørende Klient Bekymringsmelding Begjære vergemål Begjære vergemål 59 Elektronisk skjema - signering påkrevd: -Eget felt for å foreslå hvilken kompetanse hjelpeverget bør ha - Informasjon om Bank og økonomi til verget Motta forhåndsvarsel Motta brev Lege Begjære vergemål 59 De med meldeplikt Institusjon og Kommunal helse og sosialtjeneste Melde fra om vergebehov Begjære vergemål 59 UDI EMA fikk opphold - Begjæring av vergemål Begjære vergemål for EMA flyttet til fylket EMA inn i vergemål Prosessen dekker oppstarten på et vergemål. Her ser en hvordan de ulike rollene som kan begjære vergemål eller sende en bekymringsmelding starter opp prosessen hos fylkesmannen. Saken blir registrert og klient og pårørende blir varslet. Her kommer også begjæring om vergemål for EMA som har blitt bosatt i fylket etter å ha fått opphold i landet. Steria AS Side 7 av 28

8 2 Opprette vergemål I denne prosessen blir vergemålet opprettet, mandatet blir bestemt, vergen blir koblet sammen med klient og vedtaket blir formelt fattet. 2.1 Vurdere vilkår for vergemål Fylkesmannen Saksbehandler Sak registrert -hjemmetjeneste -lege (legeerklæring) Vurdere om vilkår er tilstede Mangler informasjon? Hente inn informasjon Behandle eventuell klage/ søksmål Vilkår tilstede? Avslå begjæring om vergemål 62 Vilkår tilstede Vergemål avslått Klage Klient Samtale/ levere informasjon Klage/søksmål? Pårørende Klage/søksmål? Fylkesmannen vurderer så om det er vilkår for vergemål. Dersom nødvendig informasjon mangler blir dette hentet inn både fra klienten og fra andre, slik som lege og hjemmetjeneste. Det er også mulig for klient eller pårørende å klage på at vergemålet skal opprettes. Steria AS Side 8 av 28

9 2.2 Utforme mandat Retten Behandle søksmål Frata rettslig handleevne Registrering av fratak av rettslig handleevne Overprøve vergemål 68 Søksmål Vedtak Sende søksmål til retten M Fylkesmannen Vilkår tilstede Sette omfang 21 Behov for mer informasjon? Hente ytterligere informasjon Haster? Mer en et vergemål? Midlertidig vergemål 61 Omfang satt, behov for å oppnevne verge Møter behovet beskrevet i begjæringen Viktig å hente inn så mye som mulig allerede i 2.1 -Økonomisk informasjon fra skatt -Info fra kommunen (kontaktperson) -Eiendomsregisteret Dersom en finnet at det er behov for et vergemål skal mandatet utformes. I hastesaker kan en sette opp midlertidig vergemål. Dersom en ser behov hos klienten utover et vanlig vergemål (f.eks fratagelse av rettslig handleevne) skal retten involveres. Steria AS Side 9 av 28

10 2.3 Finne egnet verge Basert på begjæringen + Egenerklæring og innhente kredittvurdering Finne egnet verge Fant verge? Velge fast verge Fylkesmannen Saksbehandler Vurdere vergetype og egnethet 27 Behov for å oppnevne verge Verge nevnt i begjæring? I familie? 8.1 Rekruttere faste verger Vurdere egnethet Godtatt Beskjed om verge Beskjed om verge Samtykke mangler? Innhente samtykke om vergemål, mandat og verge 20 Verge oppnevnt Spørsmål om å bli verge Forespørsel om samtykke Samtykke Ja/ Verge Gi samtykke 20 Godtar dere verget Ja/ Ektefelle, samboer og barn over 18 år Klient Vurdere å bli verge Utale seg om verget Dersom vergen ikke er oppgitt i begjæringen må en undersøke om det er mulig å finne en egnet verge blant de pårørende eller i omgangskretsen til klienten. Dersom en ikke finner dette eller det blir vurdert som bedre med en fast verge velger en dette fra en database over allerede rekrutterte faste verger. Vergen skal så gi samtykke til å være verge for den aktuelle klienten. Steria AS Side 10 av 28

11 2.4 Oppnevne representant og ta imot EMA Registrerer nasjonalitet, navn, alder, fingeravtrykk Basert på forhåndsgodkjente lister PU Kort registrering Opplyser å være mindreårig Koble EMA med representant Asylsøker kommer til landet Asylsøker fått representant Kalle inn beskjed Fylkesmannen UDI Representant EMA Ankommer landet Står på forhåndsgodkjent liste Får beskjed om ankommet EMA Får beskjed om EMA på transit Gi Gi opplysninger Møte opp beskjed Etter-registrere representant Gjennomføre vergesamtale Gjennomføre vergesamtale Ankomstsamtale Ankomstsamtale Ankomstsamtale Antatt under 15 år? Plassere på ankomst transit Plassere på omsorgssenter Beskjed Beskjed Motta og registrere flyttebeskjed Delta på undersøkelsen Forberede undersøkelsen Aldersundersøkelse og språktest Vurdere alder Beskjed om alder Motta og registrere aldersvurdering Over 18? Beskjed Forberede og delta på intervju Asylintervju Ikke besluttet hva som skjer dersom EMA viser seg å være over 18 år Plassere på mottak Fatte vedtak Beskjed Motta vedtak Vetak fattet positivt Bosetting i i kommune Beskjed Motta flyttebeskjed og sende over sakspapirer negativt Beskjed Oppnevne ny representant Ja Behov for ny representant? Utsendelse EMA fikk opphold - Begjæring av vergemål EMA fikk opphold - Begjæring av vergemål Denne prosessen dekker arbeidet med å ta imot antatte enslige mindreårige asylsøkere (EMA) som ankommer landet. Hver EMA skal straks få en representant som er med på viktige samtaler og som representerer EMA frem til eventuell utsendelse eller positivt vedtak. Dersom EMA får opphold startes prosess 1.2 Begjæring og melding om vergemål og EMA går inn i de andre vergemålsprosessene. Steria AS Side 11 av 28

12 2.5 Fatte vedtak om vergemål Inkludert å skrive vedtak Kontrolleres i: Folkeregisteret Eiendomsregisteret skatteligning -folkeregisteret -kommunen -pårørende/familie -institusjon -klienten -den som har begjært vergemål -løsøreregisteret Verge Fylkesmannen Regnskap Verge oppnevnt Oppnevnt som verge Beslutte Vergemål Sende ut vergemålet Vergemålet med vedtak og tomme Skjemaer (portal) Utfylte Skjemaer: Boregistrering -eiendeler -gjeld Motta vergemålet og registrere informasjon Søknad om endringer? Ja Omfattende? Motta og behandle søknad Søknad Nei Svar på søknad Søke timebasert honorar Innlesning av masterdata (personopplysni nger) Motta og kontrollere opplysninger Utfyllte skjemaer Fylle ut og levere skjemaer Brev Underrette berørte parter 60 brev Registrering (bokføring) av inndrevne midler Overtakelse av relevante midler Kontroll over midler Vergemål opprettet Vergemål akseptert I denne prosessen mottar vergen en rekke skjemaer, vurderer om det er behov for timebasert honorar og sender utfylte skjemaer tilbake til Fylkesmannen. Her blir opplysninger kontrollert, berørte parter blir underrettet og relevante midler overtatt. 3 Løpende vergemål Disse prosessene dekker arbeidet som gjøres i et vergemål og som er regulert av loven eller omhandler samhandling mellom klient, vergen og fylkesmannen. Steria AS Side 12 av 28

13 3.1 Treffe vedtak i vergemålssaken Ofte vanskelig så god tilgjengelighet på informasjon er viktig. All nødvendig informasjon bør være registrert og det som er registrert bør være oversiktlig i systemet Forespørsel om overføring av penger Utbetale og bokføring Gi Gi avslag Avslag Fylkesmann Saksbehandler Behov for vedtak Registrere forespørsel Type forespørsel Forespørsel om samtykke Vurdere å gi samtykke Avslag Gi samtykke Behov for setteverge? Finne egnet verge Behov for å endre mandatet Endre mandat Vedtak utført Gi adgang til nærings-virksomhet 11 Vergemål opprettet Forespørsel om overføring Løpende arbeid Forespørsel om samtykke Behov for å bruke av kapital Forespørsel om å endre mandat Be om overføring av penger Samtykke Endret mandat Vergemål avsluttet Behov dekt Trekke tilbake rådighet/tilgang Låne ut midler 16h Forskudd på arv (mye av denne) Verge Viktig med opplæring og veiledning her. Ex: forskudd på arv er veldig vanskelig Søke verget skriftlig Oppstår behov for å involvere FM Behov for samtykke Behov for å endre mandat Innhente samtykke Forespørre om endret mandat Behov for å høre klienten? Informere klient Klienten motsetter seg Høre klienten svar Klient Handlinger som krever samtykke av verge eller FM Forespørre om endret mandat Bringe spørsmålet inn for fylkesmannen Bli hørt Dette er prosessen for selve arbeidet en verge gjør for sin klient, og hvordan fylkesmannen utfører sin rolle i det løpende arbeidet. Prosessen viser hvordan det er en rekke tilfeller der klienten må søke vergen om samtykke og hvordan fylkesmannen i mange tilfeller må gi sitt samtykke (lovregulert). Uttak av midler har en egen sub-prosess i Steria AS Side 13 av 28

14 Tegnet av KPMG, ikke samme tegnemetodikk som resten av Utbetale og bokføre utbetaling tegningene Regnskap Bokføring Fylkesmannen (saksbehandler) Utbetale og bokføre utbetaling Behandle Aksept Fylkesmannen Kontofører investor (bank) Kontofører fond (administrator) Salg av andeler VPS-systemet Utbetaling til til driftskonto Notering på vergetrengende s VPS-konto Netting av alle kjøp/salg Forvalter (FTF) Netto kjøp/salg av av verdipapir Utbetaling gjennomført Verger (evt. vergetrengende) Motta Nei-svar Avslag på ønske om utbetaling Mottar penger Denne subprosessen er basert på prosesstegning fra KPMG og har en litt annen tegnemetodikk enn resten av prosessene. Blant annet er ikke eksterne roller skilt ut i egne svømmebassenger. Prosessen må avstemmes når endelig beslutning vedrørende forvaltning av klientens formue er fattet. Steria AS Side 14 av 28

15 3.2 Gjennomføre tilsyn med verge Endre mandat / overføre deler av ansvaret til annet verge Endre mandat FM Alvorlige forhold? Politianmelde Verge ikke egnet Feil i regnskapet Klager eller indikasjon på problemer Legge til til informasjon i i systemet Alvorlig informasjon? Hente inn mer informasjon Behov for avklaring med verge Møte vergen Fungerer vergen? Melde om at at saken er er løst Sak løst uten å skifte verge Verge Klage Møte med FM Klage Klient Klage på verget Gi Gi informasjon om verget Andre rundt klienten (instutisjon osv) Klage på verget Gi Gi informasjon om verget Møte med FM Fylkesmannen skal også ha tilsyn med vergen, dette inkluderer å følge opp regnskapet og kontrollere at arbeidet utføres riktig. Dersom det kommer klager på vergen eller det oppdages feil i regnskapet (disse feilene vil bli oppdaget i prosess 4.2) skal dette behandles og en skal vurdere om vergen må helt eller delvis byttes ut. Steria AS Side 15 av 28

16 3.3 Utføre opplæring, bistand og veiledning Fylkesmannen Behov for å informere og veilede Her er det viktig å sortere på hvor mye det haster Legge ut informasjon på portal Motta og registrere henvendelse Oppdatere portal ved gjentagende spørsmål Svare / Sende materiale Portal oppdatert Spørsmål besvart Informasjon via portal Henvendelse Svar Personer med informasjonsbehov Behov for veiledning Sjekk portal Nødvendig veiledning/info mottatt? Nei Henvende seg til til FM Ja Motta svar Spørsmål besvart Spørsmål besvart I det løpende arbeidet er det også behov for informasjon og veiledning. Rollen; person med informasjonsbehov vil typisk være vergen, klienten, pårørende osv. Informasjonen er tilgjengelig på Vergemålsportalen og ved direkte henvendelse enten gjennom portalen, på mail, telefon eller brev. Det er et mål at det skal være så god og lett tilgjengelig informasjon på portalen at det meste av informasjonsbehovet dekkes her. Dersom fylkesmannen mottar mange spørsmål innen samme område, bør en gjøre svaret og nødvendig informasjon tilgjengelig på portalen. Steria AS Side 16 av 28

17 4 Økonomisk forvaltning Arbeidsflyten for prosessene innen økonomisk forvaltning er ikke kartlagt. Forvaltning av klienters formue og utarbeidelse av vergeregnskap har vært adressert i delprosjektet Finansforvaltning. Arbeidsflyten for disse prosessene må kartlegges når endelige konklusjoner på dette området treffes. I forhold til datastøtte vil dette området kreve skjemafunksjonalitet for innsendelse av regnskap fra verger, og integrasjon mot bank og/eller VPS for finansiell forvaltning. Årsregnskapet utarbeides på basis av rapporter som må kunne tas ut av systemet. 5 Avslutte vergemål Her beskrives hvordan vergemålet avsluttes, hvordan en skifter vergen og til slutt hvordan regnskapet avsluttes. Steria AS Side 17 av 28

18 5.1 Avslutte vergemålet Tingretten (Dødsfall) Folkeregisteret Institusjoner Vergene (18 år) Fylkesmannen Behov for å vurdere vergemålet Systemet sier fra om klient snart er 18 år (halvt år i forveien) Kontrollere om vilkårene for vergemål er tilstede Sende brev om overføring av penger Brev Oppheve vergemålet Oppheve vergemålet 63 Beskjed om oppheving Løpende vergemål Vergemålet avsluttet Brev Klient Trekke samtykke 63 Dør, frisk, ikke behov, 18 år osv Beskjed om oppheving Pårørende Verge Si Si fra at at klient ikke lenger skal være under vergemål Mulige grunner: Trekke samtykke 63 Klient dør, blir frisk, fyller 18 år Vergemålet blir enten avsluttet av at en mindreårig klient fyller 18 år, eller at vergemålet avsluttes ved at vilkårene bortfaller (død, frisk, trekker samtykke, med mer). Den forvaltede formuen blir først tilbakeført til klienten i prosess 5.3. Steria AS Side 18 av 28

19 5.2 Skifte verge Verge Fylkesmannen Retten Verge ikke egnet Verge ønsker å bli løst Verge ønsker å bli løst Innhente eventuell supplerende informasjon Motta søknad om fritak Søke om å bli løst 29 Mindreårig klient og vergen er foreldre? Frita fra vergemålet Oppnevne nye eller midlertidig verge Frata vergevervet 19, 29 Behov for å frata vergemålet Frata vergevervet Saken Send melding til verge Motta melding Besluttning Sende saken til til retten Saken løst Oppnevne ny verge I løpet av et vergemål kan det bli nødvendig å skifte verge, enten vergen ikke vil fortsette lenger, eller at vergen ikke fungerer tilfredsstillende. Retten skal involveres dersom vergevervet skal fratas. Steria AS Side 19 av 28

20 5.3 Avslutte regnskap Verge Dødsbo Klient Fylkesmannen Regnskap Vergemål avsluttet Gi beskjed om utbetaling Beskjed Ok/ønske om fortsatt forvaltning Svare Ønske om fortsatt forvaltning Fortsette forvaltning Kontrollere sluttregnskap Lager sluttregnskap, avslutte vergekonto, overføre, bytte disponent, returner oppnevnelse Utbetale midler 52 Beskjed om overføring Oversende dokumenter eller eiendeler Ta imot og kvittere for eiendeler Ta imot og kvittere for eiendeler Bør overføre informasjonen til neste verge når det er snakk om bytte av verge Kan ta imot eiendeler Omgjøre til penger og deponere i Norges bank Varsel om salg Varsel om salg Endre/ slette registreringer Folkeregisteret Brønnøysund Regnskap avsluttet Når vergemålet er avsluttet skal klient ha beskjed (klienter som fyller 18 kan be om at forvaltningen av midler fortsetter til fylte 25 år). Vergen skal lage sluttregnskap som skal kontrolleres og regnskap utbetaler midler til klienten (prosess 3.1.1). Steria AS Side 20 av 28

21 6 Klage Denne prosesser gjelder klager på vedtak gjort av fylkesmannen. 6.1 Behandle klager Klage Klage vidersendt fra FM Undersøke Feil ved behandling/for dårlig utredet Sender saken tilbake FM SVM Klage mottat Undersøke og vurdere og eventuelt vedta oppsettende virkning Videresende Resultat Avvise Klage Videresende til til SVM EDU Vedta klage Avvise klage Ta klagen til følge Motta vedtak Omgjør eget vedtak Vedtak Ta til til følge Stadfeste FMs vedtak Vedtak Vedtak Klage behandlet Vedtak Vedtak Klage behandlet Vedtaket går i tillegg til Verget De med klagerett (Verge, klient, pårørende) Behov for å klage Klage Informere om klage og evt. oppsettende virkning og evt. behov for informasjon Klage på enkeltvedtak Klage på avvisning Vedtak Motta vedtak Vedtak Klage behandlet Verge Klagene skal først tas imot av fylkesmannen og så vurderes videresendt til sentral vergemålsmyndighet. I dag kommer mange av disse klagene direkte til sentral vergemålsmyndighet, dette må minimeres i fremtiden Steria AS Side 21 av 28

22 7 Tilsyn Hovedprosess dekker sentral vergemålsmyndighet (SVM) sitt ansvar og arbeid med å føre tilsyn med fylkesmannen. Dette inkluderer opplæring og informasjonsvirksomhet og utarbeidelse av årsmelding. 7.1 Utføre opplæring og informasjonsvirksomhet Dette er ikke en prosess men med er rekke aktiviteter som kan utføres i ulik rekkefølge. Tegningen mangler derfor koblinger. Steria AS Side 22 av 28

23 7.2 Hendelsesbasert tilsyn SVM FM Påklaget Motta klage på praksis mm Motta og vurdere klage Behov for undersøkelse Redegjøre Be om redegjørelse fra FM Behov for reaksjon Rette praksis Anmodning/instruksjon Anmode eller instruere om retting Brev Praksis er er i i tråd med lovverket Rapportering om gjennomført retting Rapport Godkjenne Godkjent Retting gjennomført Klage på praksis behandlet Klage på praksis Avvise klagen Brev Brev Verge, Klient, Pårørende, Advokat Ønsker å klage Klage på praksis Motta beslutning Klage på praksis behandlet Sentral vergemålsmyndighet skal motta og behandle klager som går på fylkesmannens praksis. Resultatet kan bli en anmodning eller instruering om retting eller en beslutning om at praksis er i tråd med lovverket. 7.3 Systematisk tilsyn Blir varslet først Gjennomfører ofte stikkprøver hvis protokollen har mangler SVM Skal gjennomføre systematisk tilsyn Planlegge tilsyn Varsel Tilsynsmøte hos en FM Skrive og publisere tilsynsrapport Rapport Godkjenne Rapport Systematisk tilsyn gjennomført FM Skal kontrolleres Motta SVM Motta rapport Anmodning om retting Rette praksis Rapportering om gjennomført retting Er kontrollert Sentral vergemålsmyndighet skal føre tilsyn med fylkesmannen. Dette utføres ved å gjennomføre tilsynsmøter, skrive tilsynsrapport og kontrollere at nødvendige rettinger i rapportene blir gjennomført. Steria AS Side 23 av 28

24 7.4 Utarbeide årsrapport Bør være et mål at dette gjøres i et felles datasystem slik at SVM lett kan hente ut tallene. Er et krav at dette rapporteres helt likt hos alle. Her må det gjøres en jobb på å definere hva som skal rapporteres. SVM Fylkesmannen Avgi årsrapport Føre statistikk over saksbehandling Innhente statistikk fra FM Rapportere på tilsyn Sammenfatte og analysere Vurdere om regelverket fungerer rapport Skrive og publisere rapport Årsmelding utformet Føre statistikk over klager rapport Dep. Sentral vergemålsmyndighet er ansvarlig for å skrive og publisere årsrapport som blant annet har med statistikk fra fylkesmannen og vurderinger av om regelverket fungerer tilfredsstillende. Steria AS Side 24 av 28

25 8 Rekruttere verge og utvikle kompetanse Rekruttere verger og utvikle kompetanse 8.1 Etablere vergeberedskap 8.2 Rekruttere faste verger 8.3 Rekruttere representanter 8.4 Dekke godtgjørelse og utgifter 8.5 Gjennomføre opplæring En viktig del av arbeidet med vergemål er å ha en god vergeberedskap bestående av faste verger og representanter. Utgifter skal dekkes og vergene må ha nødvendig opplæring. 8.1 Etablere vergeberedskap FM Bygge opp vergeberedskap Informere om behov mm Ta kontakt med frivillige organisasjoner Rekruttere faste verger De med meldeplikt Foreslå personer De med begjæringsrett Foreslå personer Fylkesmannen er ansvarlig for å ha en tilstrekkelig vergeberedskap av faste verger. Steria AS Side 25 av 28

26 8.2 Rekruttere faste verger Kredittsjekk Hvor mange klienter Kompetanse Hvilke saker som en er kompetent til Skifte verge Fylkesmannen 2.3 finne egnet verge (Verge nevnt i begjæring og ikke familie) Rekruttere faste verger Snakke med kandidat Forespørsel Forespørsel Møte kandidat Forespørsel Svar Innhente utfyllende informasjon Politiattest CV / presentasjon Forespørsel Vurdere egnethet Egnet som verge? Nei Sende avslag og registrere i i database Registrere Ja som fast verge Ikke egnet som verge Klient med behov for verge? Ja Sjekke habilitet Nei Verge rekruttert Finne egnet verge Brev Avslag Verge Ønsker å bli fast verge Ta kontakt/bli kontaktet om å bli verge Møte FM Levere politiattest og CV/ presentasjon Godtatt som verge? Motta avslag Ikke egnet som verge Motta bekreftelse og informasjon Registrert som fast verge For å sikre god vergeberedskap skal fylkesmannen rekruttere faste verger. 8.3 Rekruttere representanter Fylkesmannen Ønsker å rekruttere representant Snakke med kandidat Forespørsel Forespørsel Møte kandidat Forespørsel Svar Innhente utfyllende informasjon Forespørsel Politiattest CV / presentasjon Vurdere egnethet Egnet som representant? Nei Sende avslag og registrere i i database Ja Ikke egnet som representant Registrere som representant (føre opp på liste) Representant ført opp på liste Brev Avslag Representant Ønsker å bli fast verge Ta kontakt/bli kontaktet om å bli representant Møte FM Levere politiattest og CV/ presentasjon Godtatt som representant? Motta avslag Ikke egnet som representant Motta bekreftelse og informasjon Registrert som representant Fylkesmannens rolle i den innledende fasen vil være å etablere og vedlikeholde lister over representanter, herunder vaktlister mm. Fylkesmannen vil ha ansvaret for representantene som står oppført på listene er godkjente og oppdaterte (innhentet politiattest og annen kontroll). I dag har man et innledende møte med Norsk Folkehjelp, som blant annet stiller med psykolog. Prosess 8.2 og 8.3 er i praksis samme prosess og representant er bare en annen kategori av verger. Steria AS Side 26 av 28

27 8.4 Dekke godtgjørelse og utgifter Mye av jobben ligger i å motta regnskap og forespørsler Dette bør være elektronisk, få elektronisk inn forespørsler der en kan trykke godta/ikke godta og hvem som betaler direkte Med vurdering av om klienten har midler Må være elektronisk og enkelt (ref. fri rettshjelp) Fylkesmannen Vergemål opprettet Timebasert betaling Avgjøre om klient eller fylkesmannen dekker godtgjørelse Motta og kontrollere faktura Klienten betaler? Betale verge Sende vedtak Utgift dekket Faktura og timeliste Kvittering Vedtak Verge Vergemål opprettet Timebasert betaling Sende inn faktura med grunnlag og timeliste (portal) Motta betaling på konto Klienten betaler? Trekke fra vergekonto Utgift dekket Etter at et vergemål er opprettet skal det avgjøres om vergen skal ha timebasert fakturering og om det er klienten som skal dekke utgiftene. 8.5 Gjennomføre opplæring av verge Verge FM SVM Verge rekruttert Rekruttert som fast verge Lage opplæringsmateriell Materiell Kalle inn til til Levere ut og gjennomføre håndbok oppstartsamtale Håndbok Sette seg Oppstartsamtale inn i i håndbok Lage tydelig rettledning i i første oppdrag Rettledning Gjennomføre første oppdrag Ferdig opplært Ferdig opplært Etter at en vergen er rekruttert skal det gjennom en opplæring. Mye av materielle blir utviklet av sentral vergemålsmyndighet, mens det er fylkesmannen som gjennomfører selve opplæringen. Steria AS Side 27 av 28

28 9 Stadfesting og registrering av fremtidsfullmakt 9.1 Stadfeste og registrere fremtidsfullmakt FM Søknad om fremtidsfullmakt Vurdere om det er er behov for vergemål 90 0g 91 Behov? Fullmakt godkjent Stadfeste ikrafttredelse av av fullmakten Løpende vurdering og tilsyn Informasjon /regnskap Tilsidesette fullmakten Delvis Helt Sette fullmakten delvis tilside Kalle tilbake fullmakten Begjæring eller melding om vergemål Ikke behov for vergemål Be om informasjon /regnskap Fullmektig Aktuell som fullmektig Utpekes som fullmektig Be FM stadfeste ikrafttredelse av av fullmakten Løpende arbeid Legge frem opplysninger for FM Fullmakt Klient Vil opprette fremtidsfullmakt Gi fullmakt Det vil være klienten som initierer en fremtidsfullmakt ved å utpeke en fullmektig. Når det så oppstår et behov for vergemål vil den fullmektige be fylkesmannen stadfeste fullmakten. Fylkesmannen vil videre løpende vurdere om fullmakten skal kalles tilbake eller delvis settes til side. Dersom dette skjer vil et vergemål bli opprettet for helt eller delvis å erstatte fremtidsfullmakten og prosess 1.2 startes opp. Steria AS Side 28 av 28