ÅRSMELDING 2014 AGDER IKT DRIFTSSENTER IKS ORGANISASJONSNUMMER:

Transkript

1 ÅRSMELDING 2014 AGDER IKT DRIFTSSENTER IKS ORGANISASJONSNUMMER:

2 FORORD Styret for IKT Agder presenterer her årsmelding for selskapets drift i Det er å håpe at denne gir et godt bilde av status i selskapet og viktige tiltak og hendelser i året som har gått. IKT Agder er nå inne i sitt tolvte driftsår. Selskapet har funnet sin form og leverer så langt styret kan se i henhold til de forventninger eierkommunene har. Økonomien i selskapet har etter hvert utviklet seg til å bli solid med regnskapsoverskudd de siste årene. Dette har gjort det mulig både å bygge opp en viss buffer samt å tilbakeføre midler til eierne. Sammenlikninger med andre tilsvarende selskaper viser at vi kommer greit ut både i forhold til pris og kvalitet på tjenestene. Prisene som eierkommunene betaler til selskapet har de siste par årene blitt redusert. Kommunenes totale ITkostnader øker imidlertid på grunn av økt uttak av tjenester og produkter. Listen over antall prosjekter selskapet har vært involvert i vitner om høy aktivitet både i forhold til eierkommunene og internt i selskapet. Vi har i 2014 startet strategiprosessen «IKT Agder 2020 fra drift til leveranse». Områdene IKT og digitalisering utvikler seg raskt og alt tyder på at dette bare vil øke på i årene framover. Det er da viktig at selskapet gjør seg klar for de endringer og utfordringer som kommer. Vi må være organisert slik - og drive slik - at eiernes mål med selskapet realiseres best mulig. Kommunesektoren har store utfordringer i årene framover. Dette skyldes bl.a. store demografiske endringer og usikkerhet i forhold til økonomiske rammebetingelser. I denne situasjonen har vi tro på at IKT Agder har en viktig rolle å spille. God brukerservice og utvikling av gode digitale tjenester vil være sentralt for at kommunene skal makte de omstillinger som vil bli nødvendige. IKT Agder har 50 ansatte. Dyktige og motiverte ansatte er en forutsetning for at selskapet skal lykkes. Det er derfor viktig å legge til rette for kompetanseutvikling og godt arbeidsmiljø. I sommer kunne vi flytte inn i nye og flotte lokaler som bør være et godt bidrag i forhold til dette. Styret vil takke selskapets ansatte og ledelse for det gode arbeidet som er lagt ned i Svein Skisland Styreleder ÅRSMELDING 2014 side 2

3 Innhold Forord... 2 Innledning... 4 Visjon og verdier... 4 Representantskap... 5 Styret... 5 Organisering... 6 Personal- og lønnsforhold... 7 Likestilling... 7 Fravær... 7 Medarbeidertilfredshet... 8 Miljø... 8 Brukertilfredshet... 8 Tjenesteutvikling for eierkommuner... 9 Interne prosjekter... 9 Økonomi Kostnadsanalyse Økonomisk utvikling i selskapet Regnskapsoversikt Vedlegg 1 Årsregnskap IKT Agder IKS Resultatregnskap Balanse pr Noter Note 1 Regnskapsprinsipper Note 2 Prosjekter i arbeid Note 3 Pensjonsforpliktelser Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Note 6 Driftsmidler Note 7 Kasse- og bankinnskudd Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene Vedlegg 2- Revisors beretning Vedlegg 3- Informasjon om selskapet Daglig leder Avdeling Service Avdeling Drift Avdeling Prosjekt Vedlegg 4 - Oppsummering fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av tjenestenivå (SLA) ÅRSMELDING 2014 side 3

4 INNLEDNING Selskapet kom i operativ drift 1. februar 2003, og ble registrert under navnet Agder IKT Driftssenter IKS. Til daglig benyttes IKT Agder. Eierne av selskapet er Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. IKT Agder er lokalisert i Arendal kommune med fysisk lokalisering og selskapsadresse Fløyveien 12, Postboks 788 Stoa 4809 Arendal. Det ble vedtatt en eierstrategi for selskapet 30. september Den tar utgangspunkt i selskapsavtalens 4 som sier: Selskapet skal ivareta deltakernes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi, samt være deltakernes faglige instans innen dette området. De strategiske hovedpunktene er at IKT Agder skal: være et felles kompetansemiljø innenfor IKT for eierne bidra til at ansatte og folkevalgte i eierorganisasjonene har effektive og fremtidsrettede IKTverktøy bidra til kostnadseffektive IKT-tjenester for eierne med optimal kvalitet på brukergrensesnittet bidra til at innbyggerne tilbys gode og hensiktsmessige kommunale digitale tjenester være miljøbevisst ivareta de roller og utføre de oppgaver som eierne anser som hensiktsmessige for å realisere eiernes mål med selskapet Eierstrategien er lagt til grunn for utarbeidelsen av selskapsstrategien. VISJON OG VERDIER Selskapets visjon og verdier er som følger: Visjon: Utvikling i samarbeid Våre verdier GLØDENDE, OFFENSIV, TROVERDIG og TYDELIG skal danne grunnlag for vårt arbeid, prege oss i alt vi gjør og vi skal leve opp til vår visjon. Selskapets visjon skal underbygge hovedmålsettingene om å oppnå gode, fremtidsrettede og felles IKT løsninger for eierne. Selskapets verdier understøtter følgende: Glødende -> vi skal dyrke entusiasmen hos medarbeiderne Offensiv -> vi skal være i forkant av utfordringene Troverdighet -> vi skal besitte kompetanse Tydelighet -> vi skal være tydelige i forhold til hva vi er og hvilke råd vi gir ÅRSMELDING 2014 side 4

5 REPRESENTANTSKAP Representantskapet er selskapets øverste organ og eierne utøver sin myndighet i selskapet gjennom dette fora. Representantskapet avholdt seks møter i 2014, hvor følgende saker ble behandlet: Årsmelding og regnskap for 2013 Godtgjørelse til ekstern styreleder Valg av nytt styre Avslutning av IKT-prosjekter (fellesprosjektene) Samordning av IKT systemer / tjenester Oppstart av strategiprosess «IKT Agder 2020 fra drift til leveranse» Finansieringsprinsipper knyttet til IKT-investeringer Budsjett for 2015 og økonomiplan for perioden Generell informasjon om status og utvikling i selskapet For første gang ble det i februar 2014 gjennomført et eiermøte hvor eierkommunene samlet ga selskapet innspill til selskapsutvikling for kommende år. Eiermøte skal avholdes en gang hvert år. Representantskapet bestod i 2014 av følgende medlemmer: Leder Willy Hægeland Froland kommune Nestleder Harald Danielsen Arendal kommune Representant Arild Eielsen Aust-Agder fylkeskommune Representant Per Kristian Vareide Grimstad kommune Representantskapets medlemmer er rådmennene i de fire eierkommunene. STYRET Styret hadde i 2014 seks styremøter. I tillegg ble det gjennomført et strategiseminar. Det har vært løpende kontakt mellom styreleder og daglig leder. Sentrale saker som har vært behandlet i styret: Årsregnskap og årsmelding 2013 Medarbeiderundersøkelse fra 2013 Ny målavtale for daglig leder Medarbeider- og lønnssamtale med daglig leder Brukertilfredshetsundersøkelse fra 2013 Avslutning av IKT-prosjekter (fellesprosjektene) Status selskapsstrategi for Tilgjengeliggjøring av styredokumenter Fastsettelse av ramme for generelt lønnsoppgjør i 2014 Oppstart av strategiprosess «IKT Agder 2020 fra drift til leveranse» Vekst gjennom nye kunder Finansieringsprinsipper knyttet til IKT-investeringer Budsjettprosess og handlingsplan for kommende budsjett år Avslutning av prosjektet Nye kontorlokaler for IKT Agder Vurdering av regnskapsprinsipp; etter regnskapsloven eller kommuneloven ÅRSMELDING 2014 side 5

6 Budsjett 2015 og økonomiplan for perioden Ny tre-årig avtale med Microsoft Jevnlige regnskaps- og statusrapporter Generell informasjon om status og utvikling i selskapet Representantskapet utnevnte nytt styre for kommende to år i mai Styreleder siste året, Kurt Birkeland, gikk av som styreleder etter eget ønske, og representantskapet utnevnte Svein Skisland som ny styreleder. Representanten fra Arendal kommune fortsatte i styret. De ansatte i selskapet valgte i mai 2014 ny styrerepresentant, observatør og tilhørende varamedlemmer. Styret har fra mai 2014 hatt følgende sammensetning: Leder Svein Skisland Ekstern styreleder Nestleder Ingunn Kilen Thomassen Arendal kommune Styremedlem Bo Andre Longum Froland kommune Styremedlem Ebba Laabakk Aust-Agder fylkeskommune Styremedlem Liv Ingjerd Byrkjeland Grimstad kommune Styremedlem Gil Holm Ansattrepresentant IKT Agder Observatør Olve Sveen Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Oddvar Somdal Grimstad kommune Varamedlem Kari Rasmussen Arendal kommune Varamedlem Anne-Liv Garmann-Johnsen Froland kommune Varamedlem Bent Sørensen Aust-Agder fylkeskommune Varamedlem Sigrun Krumsvik Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Espen S. Lilleøygard Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Tord Støme Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Hilde Westnes Ansattrepresentant IKT Agder Selskapet oppfyller kravene i allmennaksjelovens 6-11a (krav om representasjon av begge kjønn i styret) ORGANISERING Selskapet er organisert i følgende avdelinger: Funksjon Navn leder Avdeling Antall ansatte inkl. leder Pr Daglig leder Kjetil Nyhus 3 Avdelingsleder Solveig Aanjesen Service 20 inkl. to lærlinger Avdelingsleder Tonny Morewood Drift 17 Avdelingsleder Else Skjellum Prosjekt 10 Det ble i 2012 etablert fem funksjonsgrupper for å ivareta en tydeligere oppfølging av selskapets kunder, samt å bedre kommunikasjons- og informasjonsflyt på tvers. Gruppene har fungert gjennom 2014 og er som følger: FG Kunde FG Kunde Forvaltning FG Teknisk Har det operative oppfølgingsansvaret overfor hver eierkommune. Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet opp mot eierkommunenes IKT forvaltningsorganisasjon (forvaltning og nyutvikling av IKT løsninger). Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill til teknologisk IKT utvikling i selskapet. ÅRSMELDING 2014 side 6

7 FG Sikkerhet FG Service- Management Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill knytte til teknisk sikkerhet og informasjonssikkerhet i selskapet og ut mot eierkommunene. Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet til ITIL prosessene i selskapet. PERSONAL- OG LØNNSFORHOLD Pr hadde IKT Agder 50 ansatte (49,4 årsverk) inkl. to lærlinger. Selskapet har ingen ubesatte stillinger. Selskapet samarbeider med Aust-Agder fylkeskommune om ytterligere to lærlingeplasser, og har det faglige oppfølgingsansvaret for dem. I forhold til lønnsgodtgjørelse har selskapet hovedsakelig forholdt seg til kommunenes rammebetingelser og brukt KS-tariffområde. Selskapet benytter også KLP som pensjonsleverandør. Med utgangspunkt i forebyggende helsearbeid, startet selskapet i 2010 en generell satsing på stimulering til fysisk aktivitet for de ansatte. Dette har fortsatt i 2014, hvor en har tilbudt ansatte en times trening i arbeidstiden og bidratt med økonomisk støtte til trening. Det var i 2014 ingen skader eller ulykker blant ansatte knyttet til arbeidsforhold eller arbeidsplass. Kompetanse er selskapets viktigste styrke. IKT området endrer seg raskt og det har vært satset tungt på kompetanseutvikling. I 2014 ble det brukt kr på kompetansehevende tiltak. Dette er en nedgang på ca 6,2 % sammenliknet med Fra 2012 til 2013 var det på samme område en økning på ca 27 %. Lønns- og personalrettede kostnader var i 2014 på vel 33 millioner. Dette utgjør ca 49 % av totale driftskostnader, noe som er uendret fra LIKESTILLING IKT området er fortsatt en mannsdominert bransje. Av ordinært ansatte (ekskl. lærlinger og deltidsansatt) er det 36 menn (andel 76,6 %) og 11 kvinner (andel på 23,4 %). Snittet for kvinner har økt med 4 % siste år. Selskapet har i tillegg ansvaret for fire lærlinger, hvorav tre menn og en kvinne. Snittet av kvinners lønn som er korrigert for en deltidsstilling og daglig leder, er 107,6 % av menns lønn. Blant lederne i selskapet er kvinneandelen 50 %. De ansatte i selskapet hadde i 2014 bakgrunn fra fire ulike nasjoner. FRAVÆR Som det går fram av den forenklede tabellen under, er den samlede fraværsprosenten for selskapet på 6,8 %. Det er en jevn økning i fravær fra 2012, der samlet fravær var på 4,18 %. Det er nedgang i barns sykdom og egenmeldinger fra 2013, men økning innen sykemeldinger. År Egenmelding 1-3 dager 4-16 dager 17 dager eller Totalt fravær høyere ,66 % 0,07 % 0,28 % 2,70 % 4,71 % ,42 % 0,02 % 0,31 % 2,43 % 4,18 % Egenmelding Barns eller barnepassers Sykemelding sykdom ,32 % 0,42 % 3,12 % 5,86 % ,21 % 0,37 % 4,23 % 6,81 % Merk: Selskapet gikk over til nytt timeregistreringssystem fra ÅRSMELDING 2014 side 7

8 12,00 % 10,00 % 8,00 % 6,00 % SYKEFRAVÆR Det jobbes kontinuerlig med å påvirke og redusere både korttids- og langtidsfraværet. Samlet sett for 2014 ligger fraværet for høyt, og det må gjøres ytterligere tiltak for å arbeide med reduksjon. Det er langtidsfraværet (sykemeldinger) som vokser, og en vil sammen med bedriftshelsetjenesten, NAV og tillitsvalgte vurdere ulike tiltak. 4,00 % 2,00 % 0,00 % Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Sum 2014 Sum 2013 MEDARBEIDERTILFREDSHET Det er ikke gjennomført egen undersøkelse for måling av medarbeidertilfredshet i Siste undersøkelse ble gjennomført mot slutten av 2013, og tiltakene fra denne undersøkelsen er arbeidet målrettet med i Det er gjennomført medarbeider- og målsamtaler med alle ansatte gjennom året. Neste undersøkelse skal gjennomføres våren Selskapet flyttet til nye, oppussede lokaler i juni Dette har vært et viktig oppfølgingspunkt knyttet til fysisk arbeidsmiljø, og svært godt mottatt av de ansatte i selskapet. MILJØ I 2010 ble selskapet Miljøfyrtårnsertifisert. Selskapet ble resertifisert mot slutten av Arbeidet har styrket selskapets internkontroll og bevisstgjøring på forurensing og energibesparelse. Det har de siste årene vært gjort mye for å redusere strømbruk knyttet til servere i datarommet. Ved utgangen av året var det kun 20 % av serverne som fortatt var fysiske. Dette har gitt en nedgang i strømforbruket på ca kwh noe som tilsvarer en nedgang på 22 %. Arbeidet vil fortsette i BRUKERTILFREDSHET Det er i 2014 ikke gjennomført egen brukertilfredshetsundersøkelse. Undersøkelsene fra 2012 og 2013 har vist et resultat som har vært tilfredsstillende og som også har vist at selskapet har hatt en god utvikling knyttet til å understøtte brukernes IKT-behov i eierkommunene. Det ble i 2014 vedtatt at brukertilfredsundersøkelser skal utføres annen hvert år, neste gang i ÅRSMELDING 2014 side 8

9 TJENESTEUTVIKLING FOR EIERKOMMUNER Selskapet har deltatt med flere ressurser i prosjekter, og bidratt til utvikling av IKT-tjenester i eierkommunene. Følgende er gjennomført i 2014: Innført ny identitets- og rollestyringssystem (SIKT) for ansatte og elever, alle eierkommuner Påbegynt prosjekt for anskaffelse av nytt barnehage- og skoleadministrativt system for de tre kommunene Påbegynt prosjekt for innføring av skoleadministrativt system for fylkeskommunen Påbegynt prosjekt for anskaffelse av nytt Sak og Arkiv system for alle eierkommunene Utvikling av støttesystem for Hverdagsrehabilitering for Arendal kommune Innføring av A-melding for alle eierkommunene, samt Arendal Pensjonskasse Anskaffelse og implementering av ny GIS innsynsløsning Påbegynt prosjekt for anskaffelse av nytt WEB publiseringsverktøy for de tre kommunene Oppgradering av WEB løsning for Aust-Agder fylkeskommune Innføring av nytt system for oppfølging av sykefravær Implementering av pilot prosjekt for nattilsyn i regi av Fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi i Østre Agder Utviklet ny versjon av tjenesten Mine Eiendommer Innføring av arkiv for Visma Familia i Froland kommune Byggeprosjekter på blant annet Eureka II, Fevik skole, AAKS og Stuenes skole Ny versjon av Gerica mobil løsning Bytte av system for Brannstasjonen legesenter i Grimstad INTERNE PROSJEKTER IKT Agder har gjennomført en rekke tekniske prosjekter knyttet til teknologisk utvikling og effektivisering. Følgende er de største prosjektene som er gjennomført i 2014: Utredet behov for testmiljø Utredet videre arbeid med Service Management System Oppgradert samhandlingsløsningen til Lync 2013 Oppgradert til SharePoint 2013 Oppgradert telefoni/sentralbordløsning (Trio) Utbygging og oppgradering av nettverk Inngåelse av ny lisensavtale med Microsoft ÅRSMELDING 2014 side 9

10 ØKONOMI Selskapet har utviklet en prismodell for eierkommunene som er grunnlag for betaling for selskapets tjenester. Den enkelte kommune betaler for de tjenester som rent faktisk tas ut. Dette gir en forutsigbarhet både for den enkelte kommune og selskapet. Til grunn for prismodellen ligger en tjenestenivåavtale (Service Level Agreement SLA) som styrer kvalitet på tjenestene. Selskapet hadde i 2010 og 2011 underskudd på grunn av finansiering av flere felles prosjekter for infrastruktur. Eierkommunene finansierte flere anskaffelsesprosjekter for felles systemer gjennom IKT Agder. Prosjektregnskapene for disse ble i 2013 avsluttet, og gjenstående midler ble tilbakeført til eierkommunene. I 2014 har følgende økonomiske tiltak blitt gjennomført: Generell prisreduksjon til eierkommunene på 6 % Videreutvikling av rutiner for prognosearbeid og egenkontroll Prosess med eierkommunene for endring av finansieringsmodell for nye IKT prosjekter fra I 2014 går selskapet med et høyere overskudd enn budsjettert. Årsaken til dette er knyttet høyere driftsinntekter (økt antall tjenester og uttak), og et mindre forbruk innenfor lønnskostnader, avskrivningskostnader (færre investeringer), leiekostnader og andre driftskostnader. Budsjettert mål for selskapet i 2014 var et 0-resultat. Det fokuseres gjennom året på å effektivisere og spare kostnader - enten kostnader som gir effekt for inneværende år eller kostnader som gir en varig effekt. Sistnevnte vil bidra til en lavere pris gjennom produkt- og prismodellen til selskapet. Kostnadsanalyse Det ble høsten 2013 gjennomført en kostnadsvurdering av selskapets priser og kostnadsnivå. Analysen ble utført av objektiv part og sammenliknet kostnadsnivået med andre tilsvarende selskaper. Kostnadsvurderingen ble utført ved å se på IKT-kostnader og administrasjonskostnader opp mot tjenesteomfang, IKT-modenhet og kundetilfredshet. Det er viktig å påpeke at en kostnadsvurdering ikke vil være 100 % nøyaktig, da det alltid vil være en rekke usikkerhetsfaktorer. Resultatet må derfor sees på som en indikasjon og som gir muligheter for en ytterligere analyse. Tallgrunnlaget er fra Selskapet har gjennomført ytterligere kostnadsreduksjoner i 2013 og IKT Agder kom bra ut i forhold til de andre selskapene som var med i analysen. Selskapet har gode, kvalitative tjenester til et riktig kostnadsnivå. Det vil alltid være områder som kan videreutvikles, og selskapet har som mål å ytterligere effektivisere og samordne IKT området for våre eierkommuner. I forbindelse med utførte analyse, er det utviklet et verktøy som gjør det mulig å gjennomføre nye analyser og sammenlikninger mot flere tilsvarende selskaper. IKT Agder vil med jevne mellomrom utføre slike analyser for å sjekke ut at vi fortsatt har et riktig nivå i forhold til tjenester, kvalitet og kostnader. ÅRSMELDING 2014 side 10

11 Økonomisk utvikling i selskapet Inntekter fra eierkommuner Konto (T) Endring Justert SSB Salg av tjenester til eier , , , ,65 11,12 % 4,62 % Inntekten fra eierkommunene har i perioden økt med 4,6 % utover konsumprisindeksen. Dette utgjør ca 3 millioner kroner. Dette må korrigeres for tilsvarende etablering av nye tjenester som følger: Overtakelse av kommunikasjonslinjer for fylkeskommunen + 0,5 Moduler i økonomisystemet (Agresso) +0,3 Moduler i sak og arkiv systemet (ephorte) +0,2 Ny programvare; Familia +0,3 Ny programvare; Ressursstyring +0,3 Supportavtale for tannhelse +0,3 Økning i trådløse nettverkspunkt +0,2 Økt bruk av programvaren Gemini +0,2 Lagringsløsning for arkivløsning +0,2 Ny programvare for e-læring +0,2 Prisene eierkommunene betaler til selskapet har i 2013 gått ned mellom 4 og 9 %. For 2014 har prisene ytterligere gått ned 6 %. Inntekter fra ikke-eiere Konto (T) Endring Justert SSB Salg av tjenester til ikke- eier , , , ,31 87,01 % 80,51 % Inntekter fra ikke-eiere har økt vesentlig. Dette er pga. flere kunder og uttak av flere tjenester, og ikke prisøkninger. Ordinære driftskostnader Ordinær drift av selskapet uten lønn: Endring Justert SSB Leie lokaler , , , ,91-6,73 % -13,23 % Leieavtaler, utstyr, HW/SW IKT Agder , , , ,85-1,98 % -8,48 % Inventar, rep og vedlikehold , , , ,41 64,19 % 57,69 % Regnskap og revisjon , , , ,00 13,70 % 7,20 % Konsulentbruk , , , ,02-22,81 % -29,31 % Rekvisita og aviser , , , ,99-86,46 % -92,96 % Kurs og opplæring , , , ,92 8,61 % 2,11 % Løpende kontorutgifter og drift leiebiler , , , ,41-24,18 % -30,68 % Kontingenter, utstyrsforsikringer, styret , , , ,93 66,43 % 59,93 % , , , ,44-1,38 % -7,88 % Ordinære driftskostnader (ekskl. lønn) har gått ned for perioden. Fra vel 13,9 millioner til 13,7 millioner utgjør nedgangen 7,88 %. Hovedsakelig er besparelsen kommet av mindre strømforbruk i datarommet og bruk av eksterne konsulenter. ÅRSMELDING 2014 side 11

12 Lønns- og personalkostnader Ansattekostnader Endring Justert SSB Direkte lønnskostnader , , , ,43 18,72 % 6,08 % Indirekte lønnskostnader; ansattekostnader , , , ,25 39,49 % 26,85 % , , , ,68 19,09 % 6,45 % Lønns- og personalkostnaden har økt samlet sett med 6,45 % utover lønnsindeksen, og utgjør 5,6 millioner kroner. Den største økningen er pensjonskostnad på ca 2,7 millioner som fra 2012 ble synliggjort i regnskapet. I perioden har selskapet hatt en vekst på 1,6 stilling som utgjør den resterende økningen. Korrigert for dette ligger lønnskostnaden i 2014 på et uendret nivå i forhold til Avskrivninger Kostnader nær knyttet til kunder og prosjekt Endring Justert SSB Avskrivninger , , , ,61-16,27 % -22,77 % Kundekostnader HW/SW , , , ,86-22,90 % -29,40 % Finans; renter gebyrer, prosjektavsl. Mv , , , ,56-55,75 % -62,25 % , , , ,03-25,12 % -31,62 % De store investeringene utført i perioden nådde sin avskrivningstopp i I 2014 er selskapet nede i et betydelig lavere nivå, selv om selskapet de siste årene har økt investeringsrammen innen infrastruktur. I samme periode har finanskostnadene vært relativt høye, 3 millioner i 2011 mot 1,4 millioner i Totalt har den økonomiske utviklingen i selskapet vært god, og kostnadskutt og effektivisering har medført lavere priser på tjenester som eierkommunene tar ut.. Den totale IKT-kostnaden hos eierkommunene har likevel økt siden flere nye IKT-tjenester er etablerert, og kommunene har også hatt vekst i eksisterende tjenester. Selskapet har fra 2012 gått med overskudd da en gjennom det enkelte år har hatt forhold som tilsier en høyere besparelse enn budsjettert. Dette har vært besparelser som har vært knyttet til det enkelte år. Overskuddene i 2012 og 2013 har blitt disponert til å synliggjøre selskapets pensjonsforpliktelse, styrkning av egenkapital og tilbakebetaling til eierkommunene Resultat Overføringer: Annen egenkapital Ikke fordelt Tilbakebetaling eiere Ikke fordelt Pensjonsforpliktelse ÅRSMELDING 2014 side 12

13 Regnskapsoversikt Selskapet har siden 2006 ført IKT prosjektregnskap for kommunene. For å kunne skille prosjekter fra drift er regnskapsoversikten derfor delt opp. Prosjekter er i 2014 finansiert av kommunene selv, mens drift blir finansiert gjennom selskapets produkt- og prismodell (hver enkelt kommunes uttak av tjenester) Regnskap Regnskap Budsjett Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett Regnskap Noter Prosjekter Drift (drift ) Offisielt Prosjekter Drift (drift ) Offisielt Driftsinntekter Salg til eier 1,2, Salg til eiers selskaper og andre Andre inntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4, Avskrivninger Leie- og Leasing Anskaffelser HW og SW Interne prosjekter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter Driftsresultat Finansinntekter og -kostnader Renteinntekter, andre finansinntekter Rentekostnader, andre finanskostnader Resultat av finansposter Årets resultat Merk: Inntekter er angitt som positive tall, kostnader som negative tall. Resultatet viser overskudd. Årets resultat er bedre enn budsjettert og ligger innenfor en ramme som tilsier at forutsetningene om fortsatt drift er til stede. ÅRSMELDING 2014 side 13

14 VEDLEGG 1 ÅRSREGNSKAP IKT AGDER IKS 2014 Resultatregnskap 2014 Noter Driftsinntekter Salg av tjenester til eierkommunene 1,2, Andre inntekter Sum Driftsinntekter Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4, Avskrivninger Andre driftsutgifter Sum Driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter Andre finansinntekter Rentekostnader Resultat av finansposter Årets resultat Overføringer Avsatt for tilbakebetaling eiere Overføring til annen egenkapital Sum overføringer ÅRSMELDING 2014 side 14

15 Balanse pr Noter Anleggsmidler Varige driftsmidler Maskiner og utstyr Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP Sum anleggsmidler Omløpsmidler Kundefordringer Andre fordringer Kasse og bankinnskudd Sum omløpsmidler Sum eiendeler Noter Egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelse KLP Sum avsetning for forpliktelser Kortsiktig gjeld Kassekreditt Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Påløpte feriepenger Annen kortsiktig gjeld Avsatt for tilbakebetaling eiere Sum kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld ÅRSMELDING 2014 side 15

16 ÅRSMELDING 2014 side 16

17 NOTER 2014 Note 1 Regnskapsprinsipper Agder IKT Driftssenter IKS er et interkommunalt selskap som fører regnskapet etter regnskapslovens bestemmelser for små foretak. Prosjekter i arbeid er inntektsført i henhold til fremdrift. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet Varige driftsmidler er balanseført og avskrives over driftsmidlets forventede levetid. Selskapets ansatte er omfattet av en kollektiv pensjonsordning gjennom Kommunal Landspensjonskasse som oppfyller kravene etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Dette er en forsikret ordning. Pensjonsordningen er omtalt i note 3. Note 2 Prosjekter i arbeid Selskapet utfører tjenester for sine eiere. Prosjekter som er av en slik størrelse at de løper over flere år blir vurdert med hensyn til fremdrift pr Opptjente ikke-fakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er mindre enn medgåtte kostnader) blir presentert som kundefordringer i balansen. Forskuddsfakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er større enn medgåtte kostnader) blir presentert som kortsiktig gjeld i balansen. I resultatregnskapet presenteres endringer i året som økning/reduksjon av salgsinntekter. Ved fullførelsen av prosjektene skal utfakturerte inntekter være lik medgåtte kostnader. Prosjektene skal ikke gi tap eller fortjeneste for selskapet. Utgående Påløpte Ut- Over Utgående Prosjekter i arbeid Saldo Kostnader Fakturert føringer Saldo Prosjektnavn: Pedagoger i admin AK * Meldingsløftet * Sam Eyde vgs * Arendal pensjonskasse E- faktura * Time/ prosjekt * Fellesprosjekter * OFG prosjekter * Sum pr *1 Belastet drift etter styrevedtak *2 Eldre prosjekter ble gjort opp mot kommunene i netto tilbakebetalinger ÅRSMELDING 2014 side 17

18 Utgående saldo pr på kr inngår som en del av kundefordringene. Utgående saldo pr på kr ble presentert som kortsiktig gjeld. Årets endring på kr inngår i regnskapslinjen Salg av tjenester til eierkommunene i resultatregnskapet. *) Følgende felles kommunale prosjekter (OFG) er i 2014 er utført/påbegynt: Sykefraværsoppfølging Nytt/oppgradert Sak og Arkiv system Nytt barnehage- og skoleadministrativt system for grunnskolene GIS Innsyn Mine Eiendommer, videreutvikling A-melding, fase 1 Ny webpubliseringsløsning (innbyggerportal) Gerica Mobil pleie Utgående EHF faktura ÅRSMELDING 2014 side 18

19 Note 3 Pensjonsforpliktelser Selskapet har en kollektiv pensjonsforsikring i KLP forsikring. Pensjonsordningen er ytelsesbasert og er tilpasset nytt avtaleverk for offentlig tjenestepensjon, inklusive pensjonen fra Folketrygden. 01.jan 01.jan Medlemsstatus Antall aktive Antall oppsatte Antall pensjoner 3 3 Balanseført verdi for pensjonspremiefond og pensjonsforpliktelser samsvarer med beste estimat pr beregnet av KLP. Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse er innarbeidet i regnskapet. Estimatendringer pr er resultatført etter beregning fra KLP i henhold til regnskapslovens regler ÅRSMELDING 2014 side 19

20 Økonomiske forutsetninger: Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet lønnvekst 2,97 % 2,87 % Forventet G-reg/pensjonsreg. 2,97 % 2,87 % Forventet avkastning 4,65 % 5,00 % Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Lønns- og personalkostnader fordeler seg slik: Lønn inkl. feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader *) Andre personalkostnader Sum lønns- og personalkostnader *) Pensjonskostnader: Netto pensjonskostnad inkl. arb.g.avgift kr Tilskudd sikringsordningen KLP kr Arbeidsgiveravgift av årets betalte premie som inngår i linjen for arb.g.avgift kr Pensjonskostnader kr Ved utgangen av året ( ) var det 48 personer omfattet av pensjonsordningen og disse har denne aldersfordelingen: år år år år 60+ Antall Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Selskapet har hatt 48 ansatte gjennom året og det er utført totalt 47,4 årsverk. To lærlinger kommer i tillegg. Det er utbetalt kr som godtgjørelse til styreleder i 2014 Utbetalt lønn og annen godtgjørelse til daglig leder utgjør kr Årslønn daglig leder pr. utgangen av året var kr Som honorar til revisor er det kostnadsført kr ekskl. mva for revisjon. ÅRSMELDING 2014 side 20