ÅRSRAPPORT Digitale Gardermoen IKS

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2012 Digitale Gardermoen IKS

2 INNHOLD ADM. DIR. HAR ORDET 3 VÅRE EIERKOMMUNER 4 STYRELEDERS KOMMENTAR 6 STYRETS BERETNING 8 HMS/ARBEIDSMILJØ 14 TJENESTELEVERANSE 16 ØKONOMI OG UTVIKLING 18 DRIFT 20 OM REGNSKAPET 23 RESULTATREGNSKAP 24 BALANSE 27 KONTANTSTRØMOPPSTILLING 28 NOTER TIL ÅRSREGNSKAPET NOTE 1 ANSATTE, GODTGJØRELSE, LÅN TIL ANSATTE M.V. 30 NOTE 2 YTELSER TIL LEDENDE PERSONER 31 NOTE 3 ANNEN DRIFTSKOSTNAD 31 NOTE 4 VARELAGER 31 NOTE 5 BUNDNE MIDLER 32 NOTE 6 EGENKAPITAL 33 NOTE 7 LANGSIKTIG GJELD 33 NOTE 8 ANNEN KORTSIKTIG GJELD 34 NOTE 9 PENSJONSFORPLIKTELSER 35 NOTE 10 AVSETNING TIL LATENT SKATT 36 NOTE 11 VARGIGE DRIFTSMIDLER 36 UTVIKLING DRIFTSMIDLER 38 ADM. DIR. HAR ORDET Året 2012 Digitale Gardermoen IKS ble etablert i 2005 av kommunene på Øvre Romerike for å levere IKT-tjenester til de seks eierkommunene. Selskapet leverer drift av infrastruktur og fagsystemer, teknisk prosjektledelse og rådgivning. Utviklingen innenfor IKT har gått raskt og dette har medført større krav til kvalitet, stabilitet og leveranse av produkter og tjenester fra selskapet. Administrasjonen startet opp arbeidet med oppdatering av selskapsstrategi og eierskapsstyring i 2012 og dette vil bli endelig behandlet i selskapets styrende organer. Økonomiavdelingen har styrket bemanningen med ny regnskapssjef som har hatt ansvaret for utskifting av selskapets regnskapssystem. Fra neste år vil regnskapet bli ført av selskapets egne ressurser. Møter med selskapets leverandører har gitt bedre kvalitet og oppfølging av alle avtaler. Det økonomiske resultatet på ca 3,8 mnok for året 2012 er en følge av god økonomistyring i hele selskapet Det er gjennomført jevnlige dialogmøter med kommunene på det operative området og det er etablert gode rutiner med månedlig informasjon til kommunene om selskapets status. Selskapet har levert teknisk prosjektledelse til blant annet oppgradering av MS Office, nytt økonomisystem, politiker-pc og ny digital arbeidsflate. Nye prosjekter som ny WEB-løsning, helsenett, kvalitetssystem og lønn/personal er under etablering og har krevd mye interne ressurser. Innføring av ny digital arbeidsflate til alle IKT-brukere i kommunene med sentralisert drift av alle kommunenes applikasjoner har bidratt til økt driftskvalitet og stabilitet. Kommunene etablerte et bestillersekretariat, estab, i 2011, og alle bestillinger av nye tjenester og prosjekter skjer nå via estab. Vår felles målsetting er å gi bedre tjenester til kommunenes ansatte og innbyggere. TERJE TOMTER Administrerende direktrør 03

3 Våre eierkommuner Nes, Ullensaker, Eidsvoll, Hurdal, Nannestad og Gjerdrum. NES KOMMUNE Nes kommune har innbyggere, og et areal på 637 km2. Nes er landets største gårdskommune og består av 800 gårdsbruk. ULLENSAKER KOMMUNE Ullensaker kommune har innbyggere, og et areal på 252,47 km2. Ullensaker har flere tettsteder, og Jessheim som er regionsenter, fikk bystatus Næringslivet i Ullensaker består av ca arbeidsplasser. EIDSVOLL KOMMUNE Eidsvoll kommune har innbyggere, og et areal på 456 km2. Kommunen er en jord- og skogbrukskommune. Den er også benevnt som Grunnlovsbygda idet Eidsvollsbygningen står på Eidsvoll Verk. HURDAL KOMMUNE Hurdal kommune har innbyggere og et areal på 285 km2. Kommunen er sterkt knyttet til skogen og har både alpinbakker, hoppbakker og skiløper. Digitale Gardermoen IKS er kommunenes leverandør av alle IKT-tjenester fra IP-telefoni til fagapplikasjoner for sak/arkiv, økonomi, kommunalteknikk med mer. Selskapet leverer løsninger til alle kommunene og det er i prinsippet ingen forskjell i leveransene sett fra brukernes ståsted. Med denne formen for IKT-leveranse kan selskapet standardisere, effektivisere og levere til en mest mulig kostnadseffektiv modell. NANNESTAD KOMMUNE Nannestad kommune har et areal på 341 km2 og innbyggere. Kommunen består av store jordbruksarealer og mye skog. Næringsvirksomheten i kommunen består for det meste av jord- og skogbruk. GJERDRUM KOMMUNE Kommunen består av innbyggere og har et areal på ca 83 km2. Kommunen ligger mellom Gardermoen og Oslo og mange av innbyggerne har arbeid i Oslo

4 THOR W. TOGSTAD Styrets leder Styreleders kommentar Året 2012 Selskapet kan vise til en stabil og tilfredsstillende økonomisk utvikling i året som gikk med en økning av driftsinntektene med 2 % fra 80 til 81,6 mnok. Kostnadene ble samtidig redusert med 6,4 % fra 83,1 til 77,8 mnok, noe som ga et netto overskudd på 3,8 mnok. Dette var en økning på 3,4 mnok fra 2011, slik at resultatgraden forbedret seg fra 3,9 % til 4,7 %. Overskuddet ble besluttet tilført egenkapitalen, som økte fra 5,5 mnok i 2011 til 9,3 mnok i 2012, noe som tilsvarer en egenkapitalandel på henholdsvis 6,7 % og 11,0 %. Likviditetsgraden viste en bedring fra 0,75 i 2011 til 0,78 i 2012 men ligger fortsatt under anbefalt nivå. For å få et inntrykk av volumet av selskapets tjenesteproduksjon er det gjennomført en analyse som viser at selskapets volumutvikling for de viktigste tjenestene hadde en økning på 4,5 % fra 2011 til I samme periode viser våre beregninger at antall årsverk brukt på de samme tjenester ble redusert med 11,5 %, noe som indikerer en forbedret kostnadseffektivitet i løpet av året. Det er også gjennomført en sammenligning mellom IKT-kostnadene i ØRU-kommunene og andre sammenlignbare kommuner, der beregningen viser at ØRU-kommunene i gjennomsnitt bruker ca 2,0 % av sine driftskostnader på IKT-området, mens sammenlignbare kommuner til dels ligger vesentlig høyere. Styret er opptatt av å legge til rette for et godt arbeidsmiljø og skape en arbeidsplass med motiverte og engasjerte ansatte. I løpet av året ble det gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse som avdekket behov for å iverksette tiltak innenfor områder som fysisk arbeidsmiljø, samarbeid på tvers av avdelingene og mer tydelig ledelse. På basis av resultatene ble det nedsatt arbeidsgrupper for å komme frem til tiltak på de ulike områder, og som en videreføring av dette ble det i desember 2012 besluttet å søke faglig bistand i dette viktige arbeidet. Selskapet utarbeider årlige brukerundersøkelser. Etter en forbedring fra 2010 til 2011 viste undersøkelsen i 2012 noe tilbakegang med den generelle tilfredshet med driften. De forhold brukerne var mest misfornøyd med gjaldt påloggingsfeil, nettverksproblemer og programvarefeil som ofte er knyttet til implementering av endringer, oppgraderinger og nye fagsystemer. Styret tar signalene fra brukerundersøkelsen på alvor og har besluttet å gjennomføre tiltak som vil føre til en forbedring. For øvrig ble en milepæl nådd i 2012 i og med at den lenge planlagte sentraliseringen av datasentralen ble gjennomført, som således legger grunnlaget for viktige synergieffekter. Som følge av omorganiseringen av ØRU IKT-samarbeidet i 2011 ble det i april 2012 inngått en prinsippavtale mellom estab og DGI vedrørende eierskap til fagsystemene. Avtalen regulerer samarbeidsformen mellom partene med sikte på å oppnå best mulig tjenestetilbud til kommunene kombinert med en stabil og kostnadseffektiv drift. Selskapet har i løpet av året startet en vurdering av DGIs selskapsavtale. Selskapsavtalen ble inngått i 2006 og formålet med gjennomgangen er at avtalen skal oppdateres i tråd med gjeldende samarbeidsmodell samt gjeldende lover og regelverk. Med sikte på å klargjøre selskapets nåværende og fremtidige rolle og mandat er det samtidig utarbeidet et foreløpig grunnlag for eierskapsavtale mellom DGI og eierne. STYRETS BERETNING 2012 > 06 Styret vil takke de ansatte for stor innsats i året som har gått. Styret er seg bevisst at selskapet ikke kan lykkes i å møte sine utfordringer uten engasjerte og motiverte ansatte, og vil gjennomføre de tiltak som viser seg nødvendig for å sikre dette målet. Selskapet ser det også som positivt at våre kunder i dag kan tilbys en kostnadseffektiv drift, men ser behovet for at selskapet sammen med sine samarbeidspartnere arbeider aktivt for å finne løsninger som sikrer en stabil og tilgjengelig drift. 07

5 STYRETS BERETNING Selskapet ivaretar kommunenes oppgaver innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi Virksomhetens art Selskapet eies av kommunene på Øvre Romerike: Gjerdrum, Eidsvoll, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Selskapet skal ivareta eierkommunenes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Selskapet skal også ivareta slike oppgaver overfor andre enn eierne av Selskapet innenfor de rammer som gjelder for interkommunale selskaper og de rammer som selskapets styrende organer selv fastsetter. Leveranse til andre enn eierkommunene skal være av begrenset omfang grunnet «IKSmodellen». Selskapets administrasjonskontor og driftssenter ligger i Gardermoen Næringspark i Ullensaker kommune. Utvikling og resultat Regnskap Revidert Avvik Regnskap 2012 Budsjett 2011 Driftsinntekter Driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Annen finanskostnad Netto finansposter Årets resultat før skatt Avsetning til latent skatt Årets resultat Selskapets driftsinntekter har økt fra 80,86 MNOK i 2011 til 81,61 MNOK i Inntektene er basert på budsjetterte kostnader, idet eierne (kundene) skal dekke selskapets kostnader. Da disse kostnadene ikke ble like store som budsjettert (se under), har det medført en inntekt på 0,5 MNOK mer enn budsjettert. Selskapets driftsutgifter har økt fra 76,21 MNOK i 2011 til 76,53 MNOK i Budsjetterte driftsutgifter var 78,1 MNOK. Grunnen til at kostnadene ble lavere enn budsjettert, er at ikke alle budsjetterte investeringer og tilhørende kostnader ble gjennomført i 2012, eller ble startet opp på et senere tidspunkt enn budsjettert. Dette medførte bla. lavere avskrivningskostnader, lavere kostnader på vedlikeholds- og supportkostnader, samt lavere finanskostnader. Resultat av finanspostene var en kostnad på 1,29 MNOK i 2011 mot en kostnad på 1,27 MNOK i Dette var 1,27 MNOK bedre enn budsjett. Grunnen til det positive avviket er lavere rentekostnader og høyere renteinntekter enn budsjettert. I tillegg har opptak av lån blitt foretatt på et senere tidspunkt enn hva som var forutsatt i budsjettet. Grunnen til dette er også at budsjetterte investeringer enten ikke har blitt foretatt i det hele tatt i 2012, eller har blitt foretatt på et senere tidspunkt enn budsjettert. Regnskapet for 2012 er gjort opp med et overskudd på 3,8 MNOK før disposisjoner, mot et budsjettert overskudd på 0,5 MNOK. Styret foreslår følgende disponering av årsresultatet på kr : Overført til annen egenkapital kr Totalt disponert kr Styret. Bakerste rekke fra venstre: Camilla Ukkestad (ansattes representant), Terje Tomter (adm.dir), Oddmar Blekkerud (observatør), Jon Sverre Bråten, Marianne Sjøli (observatør for de ansatte). Fremste rekke fra venstre: Lise Hagen Rebbestad, Thor W. Togstad (leder), Lillian Nærem (nestleder)

6 Tabellen under viser avvikene mot budsjett: Selskapet hadde en egenkapitalandel på 10,96 % i 2012 mot 6,69 % i Selskapets egenkapital pr er: Bundet egenkapital kr Annen egenkapital kr Total egenkapital kr Total gjeldende pr er 75,27 MNOK Revidert Avvik Budsjett 2012 Driftsinntekter Driftskostnader Lønn og personalkostnader Av- og nedskrivninger Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Netto finansposter Ordinært resultat før skattekostnad Nøkkeltall Resultatgrad (resultat etter finansposter/driftsinntekter) 4,67 % 3,88 % -3,87 % Egenkapital-andel (EK/Totalkapitalen) 10,96 % 6,69 % 2,48 % Likviditetsgrad 1 (omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 0,78 0,75 0,81 Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen, og har bedret seg de siste to årene. Dette skyldes at det har vært utsettelse på budsjetterte investeringer, noe som har gjort at overskuddet har blitt mer positivt enn budsjettert. Egenkapital-andel er et uttrykk for hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital og gjenspeiler hvor mye av eiendelene som kan gå tapt før kreditorenes fordringer kommer i fare. Denne verdien har bedret seg for hvert år noe som skyldes at selskapet har gått med overskudd de siste årene. Egenkapitalen har dermed økt og prosentvis mer enn sum gjeld. Likviditetsgrad 1 måler bedriftens evne til å dekke sine betalingsforpliktelser etter hvert som disse forfaller. Historisk og fremtidig utvikling Følgende prosjekter startet opp i De driftes av estab og finansieres og eies av selskapet: Lønn- og personal 12,0 MNOK Web løsning 3,0 MNOK etjenester i web 3,0 MNOK Kvalitetssystem 1,2 MNOK ehandel 0,5 MNOK Helsenett 1,6 MNOK Sum fagsystemer 21,3 MNOK Ingen av fagsystem prosjektene ble avsluttet i 2012 og er pågående også i I tillegg har selskapet vedlikeholdt og videreutviklet egen infrastruktur slik: Kapasitet datasenter 6,0 MNOK Programvare 2,0 MNOK Sum infrastruktur 8,0 MNOK I 2013 planlegges følgende nye prosjekter som driftes av estab og som finansieres og eies av selskapet: Prosjektstyringsverktøy 2,1 MNOK Innfordring 0,5 MNOK Motregning skatt 0,1 MNOK Utlånsmodul 0,5 MNOK ehandel 0,5 MNOK etjenester 2,0 MNOK Ephorte 5 2,2 MNOK Komtek, brann 0,55 MNOK Tekniske tjenester 0,45 MNOK Skolenett, forstudie 0,3 MNOK Helsenett 1,9 MNOK Sum fagsystem 11,1 MNOK For å understøtte nye løsninger, samt økning i brukermasse, vil selskapet vedlikeholde og videreutvikle egen infrastruktur slik: Kapasitet datasenter 6,0 MNOK Testmiljø 0,5 MNOK Windows 7 0,5 MNOK Second site 0,2 MNOK Programvare 2,0 MNOK Sum infrastruktur 9,2 MNOK Finansiell og annen risiko Selskapet er heleid av kommunene, og det er på kort sikt ingen risiko for at kommunene ikke skal overholde sine økonomiske forpliktelser som eier eller kunde. Risikoen selskapet sitter med er at det er en grense for hvor mye eierne vil akseptere av kostnader i forhold til hva de føler at de får igjen for disse. Selskapet jobber med å holde kostnadene så lave som mulig, og samtidig yte god og forventet service til alle kunder. Styret mener at årsregnskapet gir et riktig bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. 11

7 Selskapet opptar store lån for å kjøre de budsjetterte investeringsprosjektene. Den finansielle risikoen er evt. store renteøkninger, som vil gjøre at selskapets totale kostnader øker og at eierne må betale mer for tjenestene selskapet leverer. Selskapet er avhengig av å finansiere nye prosjekter. Det å få tilkjent lån er også en risiko. Det at selskapet fakturerer kun to ganger pr. år, og det faktum at det tar lang tid å få igjennom en lånesøknad, gjør at vi kan komme i en situasjon hvor likviditeten blir stram. Likviditeten vil bli fulgt opp jevnlig i 2013, for å unngå å komme i en slik situasjon. Fortsatt drift Etter styrets oppfatning gir det fremlagte resultatregnskap og balansen med tilhørende noter, fyllestgjørende informasjon om driften og om status ved årsskiftet. Etter årets utgang er det ikke inntrådt forhold som etter styrets syn har betydning ved bedømmelsen av regnskapet. Styret mener det er riktig å legge forutsetningen om fortsatt drift av selskapet til grunn ved avleggelsen av årsregnskapet. Årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning om fortsatt drift, jfr. regnskapsloven 3-3a. Arbeidsmiljø/sykefravær Styret anser arbeidsmiljøet i selskapet som bra. Det er foretatt en arbeidsmiljøundersøkelse i 2012 hvor det fremkom enkelte områder som styret mener det bør jobbes med. Denne jobben ble igangsatt i 2012 og vil bli jobbet videre med i Blant annet gjelder dette bedre informasjon fra en tydeligere ledelse, og bedre samarbeid på tvers av avdelingene. Gardermoen, 8. mars 2012 Digitale Gardermoen IKS Korttidsfraværet i 2012 har vært 3,2 % og langtidsfraværet har vært 1,5 %. Det har ikke vært skader eller ulykker i Likestilling Selskapet har 35 ansatte og to lærlinger, hvorav 29 menn og åtte kvinner. Styret består av to menn og tre kvinner. Styret har ut fra en vurdering av antall ansatte og stillingskategorier ikke funnet det nødvendig å iverksette spesielle tiltak med hensyn til likestilling. Thor Werner Togstad styrets leder Lillian Helen Nærem styrets nestleder Jon Sverre Bråthen styremedlem Tiltak knyttet til diskriminering og tilgjengelighetsloven Selskapet arbeider aktivt for å sikre like muligheter og rettigheter for alle ansatte, samt hindre diskriminering. Camilla Victoria Ukkestad styremedlem Lise Hagen Rebbestad styremedlem Terje Tomter adm. direktør Miljørapportering Selskapet driver ikke virksomhet som forurenser det ytre miljø

8 HMS/Arbeidsmiljø Sykefraværet i DGI har en fortsatt positiv trend. Det er fokus på målrettet sykefraværsoppfølging med tanke på forebygging og tilrettelegging. Arbeidet utføres i samarbeid med Bedriftshelsetjenesten og er beskrevet i bedriftens handlingsplaner. I 2012 gjennomførte selskapet en arbeidsmiljøundersøkelse. Denne viste at DGI i all hovedsak er en arbeidsplass hvor medarbeiderne trives og har et godt arbeidsmiljø. Undersøkelsen avdekket også at det var behov for å iverksette tiltak innenfor områder som fysisk arbeidsmiljø, samarbeid på tvers av avdelingene og mer tydelig ledelse. For det fysiske arbeidsmiljøet har temperatur og luftkvalitet på driftsavdelingen og servicesenteret i hovedsak vært utfordringen. Målinger av luftkvaliteten bekrefter at kvaliteten er tilfredsstillende. Det var imidlertid vanskelig å holde temperatur på et godt nivå. Spesielt i sommermånedene har temperaturen vært for høy, noe som har gitt ubehag som tretthet og hodepine. Gårdeier påtok seg å iverksette utskifting av alle sørvendte vinduer i Det vil bli satt inn termoglass som vil isolere bedre mot solvarme og bidra til å holde lufttemperaturen i avdelingene lavere. Det har i 2012 vært gjennomført kurs og kompetanseheving både internt og eksternt. For selskapet er det viktig å opprettholde og heve kompetansenivået for å kunne yte best mulig tjeneste og service overfor våre kunder/eiere. I tillegg vil det bli installert klimaanlegg i begge avdelinger. Målsetningen med tiltakene er å bedre temperatur og luftkvalitet på permanent basis. Det vil bli foretatt en evaluering av tiltakene i løpet av siste halvår Det er nedsatt arbeidsgrupper for å jobbe videre med problemstillingene rundt samarbeid på tvers av avdelingene og ledelse. Kurs og kompetanseheving Det har i 2012 vært gjennomført kurs og kompetanseheving både internt og eksternt. For selskapet er det viktig å opprettholde og heve kompetansenivået for å kunne yte best mulig tjeneste og service overfor våre kunder/eiere. Det har vært gjennomført teknologikurs og seminarer for å sikre oppdatering hos de ansatte, samt for å understøtte våre strategiske veivalg. I tillegg har vi hatt en felles samling for hele selskapet med både faglig og sosialt fokus. Det er viktig at et IT-selskap har kunnskap om nye muligheter og generell utvikling. Vi skal ligge i forkant for å kunne bistå kundene på best mulig måte innenfor et arbeidsfelt som er i stadig endring

9 Tjenesteleveranse Avdelingen Tjenesteleveranse er en av tre avdelinger i DGI. Avdelingen har tre hovedpilarer som fokusområder; Brukerstøtte Kunde og informasjon Teknisk prosjektledelse Avdelingens visjon er; «Kundens Fokus» og tilstreber å etterleve den i alle oppgaver. I 2012 har det innenfor den hovedpilaren «Brukerstøtte» vært levert i henhold til de kvalitetskrav som kommunene har satt. Frem til april var arbeidspresset større enn normalt i forbindelse med at selskapet etablerte nye digitale arbeidsflater til alle brukere i kommunene. Dette medførte at brukerne opplevde en redusert kvalitet med hensyn på responstid på telefon og teknikere. JAN-SVERRE LARSEN Leder Tjenesteleveranse Det bør også nevnes at antall henvendelser er økende og det er ikke gjennomført organisatorisk vekst. 16 I den andre pilaren, «kunde og informasjon» er det gjennomført jevnlige dialogmøter med kommunene på operativt nivå. Det har gitt en gjensidig forståelse for hva som er viktig å prioritere i det daglige. Den tette gjensidige informasjon er uvurderlig når målet er å oppnå de beste kundeforhold. DGI INFO er informasjon fra selskapet om alt fra mindre endringer til ny funksjonalitet og informasjonen sendes ut etter behov. Kunder som bestiller tillegg til allerede eksisterende tjenester levert av selskapet blir håndtert fortløpende. Den siste hovedpilaren er «Teknisk prosjektledelse». Denne grupperingen har i 2012 sluttført følgende prosjekter innenfor tids- og kostnadsrammer: Alle kommunene inklusive skolene fått oppgradert MS Office til versjon fullintegrert med fagsystemene Agresso Økonomi trinn 2 som omhandler nytt verktøy for budsjettering, ny løsning for anleggsmidler og ny funksjonalitet i forbindelse med varslinger Politiker-PC til alle kommuner, bortsett fra NES som har en løsning Ny arbeidsflate til alle ansatte i kommunene samt overføring av alle lokale løsninger inn til selskapets datasentral Digitalt Vindu (LOKE-prosjektet) Prosjekter som er startet i 2012: Internett/Intranett Helsenett Kvalitetssystem Lønn og Personal Ressurssituasjonen innenfor avdelingen har vært stabil. 17

10 Økonomi og utvikling Avdelingen Økonomi og Utvikling har fokus på fire hovedområder; Regnskapsføring Avtalebehandling og leverandøroppfølging Lønn og administrative oppgaver Teknologisk utvikling I siste halvdel av 2012 har avdelingen jobbet mye med å planlegge utskifting av regnskapssystem. Det nye systemet vil være mer tilpasset Selskapets behov for tjenesteoppfølging og fakturering. Arbeidet avsluttes i 2013 og regnskapsførsel vil deretter bli ført av egne medarbeidere. Ny regnskapssjef ble tilsatt høsten 2012 for å ivareta dette arbeidet. I siste kvartal i 2012 sluttet vår lønns- og personalansvarlige medarbeider. Lønnen ble da satt ut til ekstern regnskapsfører, som er den samme som har ført vårt regnskap for Denne ordningen videreføres i Selskapet har 176 avtaler i sin portefølje. Avtalene er gjennomgått for å sikre at leverandørene overholder sine forpliktelser ved prisjusteringer og andre endringer. Det har vært avholdt oppfølgingsmøter med leverandørene i perioden. ERIK TOTLUND Leder Økonomi & Utvikling Teknologiske muligheter som har blitt vurdert er: e-postvask ved bruk av nettsky-tjenester Løsninger for bruk av egne mobile enheter (Bring-Your-Own - BYO) som telefoner, nettbrett og applikasjoner som eies av bruker eller kunde Logisk deling av datahall for å forberede en mulig alternativ løsning («Second Site») for å sikre døgnåpen tilgjengelighet samt større stabilitet på tjenestene Oppgaver i henhold til handlingsplanen er gjennomført som forutsatt. Det oppleves å være et godt og fruktbart samarbeid i avdelingen

11 Drift 2012 har vært et historisk år for DGI stort fokus på sentralisering av alle fagsystemer, avvikling av kommunenes lokale datarom samt standardisering på en felles digital brukerflate Digitalt Vindu. Organisering Drift har totalt 18 årsverk innenfor fagområdene; Klient - brukerklient (PC, tynnklient osv.) Database Plattform - serverplattform Citrix - publisering av tjenester på brukerklient (Citrix) og nettverk IP I tillegg har avdelingen en endrings-/applikasjonskoordinator. MORTEN R. EGGE Leder Drift Endringsledelse og digital sikkerhet er ivaretatt av Endringsrådet og Sikkerhetsrådet. Leveransene fra avdelingen skal innfri våre kunders definerte krav til tjenestekvalitet. Tjenester Sentraliserte tjenester med publisering til bruker via Digitalt Vindu har gitt flere oppgaver til fagområdet Citrix. Videre betjenes stadig flere fagapplikasjoner sentralt som skal vedlikeholdes og oppdateres serverplattformen. Vi har vært forberedt på denne dreiningen, og de organisatoriske endringene som ble gjennomført i 2011 fungerer godt. Fra kommunenes perspektiv er integrasjoner mellom fagsystemene et viktig satsningsområde som gir gevinster. Vi ser en klar økning i kravet til integrasjoner både når det gjelder kvantitet og kvalitet. For å møte dette kravet ble databaseteamet styrket med en ressurs. På grunn av periodevis stort arbeidspress i forrige periode gjennomførte ansatte noe mindre kompetansehevning enn ønsket. Det har derfor vært viktig å prioritere tid til kompetanseheving i Samtlige teknikere har fått oppdatert kurs i Windows serverteknologi. Ressurssituasjonen har vært stabil i avdelingen. Tjenestekvaliteten måles månedlig basert på kundens krav til tjenestekvalitet. Kommunene forhandlet frem nye tjenestenivåavtaler som ble satt i drift 1. desember

12 De viktigste endringene endring av tidsvinduet 07:00 17:00 og økt oppetidsprosent til 98 %. Kvaliteten har vært levert i henhold til kravene eller bedre gjennom hele Imidlertid medførte en kompleks driftssituasjon i overgangen til ny plattform uforutsette feilsituasjoner som var vanskelig å håndtere. Kompleksiteten ga ytelsesutfordringer som dessverre bidro til en dårlig brukeropplevelse. Vaktordning Vaktordningen todelt: nettverkstjenester og IP-telefoni samt alle sentraliserte tjenester levert via Digitalt Vindu. IP-telefoni har døgnkontinuering vakt og for de andre nevnte tjenestene er vaktordningen åpen 07:00-08:00 og 16:00-24:00. Sentralisering Sentraliserte tjenester har gitt økt sikkerhet og stabilitet samt forenklet drift for selskapet. Vedlikehold og oppgradering av tjenestene er også vesentlig forenklet. Datasenteret Vi har hatt fokus på et skalerbart driftsmiljø som skal være i stand til å levere stabile tjenester med god ytelse. Med Digitalt Vindu-prosjektet har vi økt kapasiteten i datasenteret i løpet av Ytterligere kapasitetsutvidelser og oppgraderinger vil fortsette i Interne forbedringer Gjennomføringen av sentralisering av alle tjenester har hatt høyest prioritert og forskjøvet en del øvrige interne prosjekter som blant annet oppgradering av serverplattformen og MSOffice. DGI REGNSKAP 2012 > Prosjekter Avdeling Drift er underleverandør av tekniske ressurser til prosjektene. I 2012 er det spesielt Digitalt Vindu, Office 2010, Internett, Lønn og Personal, Helsenett og Økonomi Fase 2 som har hatt fokus. Driftsavdelingen har også høyt fokus på internt prosjekt Samhandling. Dette går ut på å lage en enhetlig integrasjonsløsning. Dette er tidkrevende arbeid som har pågått i hele

13 Resultatregnskap Note 2012 Budsjett Salgsinntekter Driftsinntekter Varekostnader Netto driftsinntekter Lønn og personalkostnader 1, Av- og nedskrivninger Annen driftskostnad SUM DRIFTSKOSTNADER ,6 Driftsinntekter (mill. kr) 76,5 Driftskostnader (mill. kr) 3,8 Resultat (mill. kr) Driftsresultat Renteinntekter Tap ved realisasjon av aksjer Rentekostnader Annen finanskostnad Netto finansposter Driftsinntekter (mill. kr) 100 Driftskostnader (mill. kr) 100 Resultat (mill. kr) Ordinært resultat før skattekostnad Ordinært resultat Resultat før skatt Årsresultat Disponering av årets resultat Tilført til annen egenkapital Inndekning udekket tap Tilført til annen egenkapital Overført udekket tap SUM

14 BALANSE 2012 (mill. kr) Balanse EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler 7, Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP Påkostning leide driftsmidler 7, Sum finansielle anleggsmidler SUM ANLEGGSMIDLER ANLEGGSMIDLER (mill. kr) SUM OMLØPSMIDLER SUM EGENKAPITAL OMLØPSMIDLER (mill. kr) SUM LANGSIKTIG GJELD SUM KORTSIKTIG GJELD EGENKAPITAL (mill. kr) OMLØPSMIDLER Varelager - - Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter og lignende SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Bundet egenkapital Sum bundet egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Udekket tap Sum opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL LANGSIKTIG GJELD Pensjonsforpliktelser Gjeld til kredittinstitusjoner Sum langsiktig gjeld LANGSIKTIG GJELD (mill. kr) KORTSIKTIG GJELD (mill. kr) KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Betalbar skatt, ikke utlignet Skyldig offentlige avgifter Gjeld til kredittinstitusjoner Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld SUM GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Digitale Gardermoen IKS. Jessheim, 21. mars Thor Werner Togstad styrets leder Lillian Helen Nærem styremedlem Jon Sverre Bråthen styremedlem Camilla Victoria Ukkestad styremedlem Lise Hagen Rebbestad Terje Tomter styrets nestleder adm. direktør 27

15 Kontantstrømoppstilling Likvider tilført/brukt på virksomheten: Årsresultat Tap ved salg av anleggsmidler Ordinære av- og nedskrivninger Tilført fra årets virksomhet /- Endring i kundefordringer og leverandørgjeld Kundefordringer Leverandørgjeld /- Endring i andre tidsavgrensningsposter Forskuddsbetalt kostnad og påløpt inntekt Skattetrekk og andre trekk Skyldig offentlige avgifter A Netto likviditetsendring fra virksomheten Likvider tilført/brukt på investeringer + Salg av varige driftsmidler (salgssum) - Investeringer i varige driftsmidler Investeringer i varige driftsmidler Tap v/salg av anleggsmidler - - +/- Endring i andre investeringer Investering i aksjer - - Andre fordringer Netto pensjonsforpliktelser Anvendelse av egenkapital - prinsippendring - - B Netto likviditetsendring fra investering Likvider tilført/brukt på finansiering Nedbetaling av gammel gjeld Avsetning for pensjonsforpliktelser Avdrag langsiktige lån Låneopptak langsiktig lån Annen kortsiktig gjeld C Netto likviditetsendring fra finansiering Bank Depositum Skattetrekk Likviditetsbeholdning A+B+C Netto endring i likviditet gjennom året Noter til årsregnskapet 2012 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk. SALGSINNTEKTER Inntekter ved salg av varer og tjenester vurderes til virkelig verdi av vederlaget, netto etter fradrag for merverdiavgift. Salgsinntektene for 2012 er i all hovedsak salg av tjenester til eierkommunene, samt noe avgiftspliktig salg av mindre omfang. Salgsinntekter resultatføres i henhold til opptjeningsprinsippet når varen er levert eller tjenesten utført. HOVEDREGEL FOR VURDERING OG KLASSIFISERING AV EIENDELER OG GJELD Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk er klassifisert som anleggsmidler. Andre eiendeler er klassifisert som omløpsmidler. Fordringer som skal tilbakebetales innen ett år fra etableringstidspunktet er klassifisert som omløpsmidler. Ved klassifisering av kortsiktig og langsiktig gjeld er analoge kriterier lagt til grunn. Første års avdrag på langsiktig gjeld klassifiseres som kortsiktig gjeld. Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi når verdifallet ikke forventes å være forbigående. Anleggsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives etter en fornuftig avskrivningsplan. Avskrivningene er beregnet på grunnlag av kostpris og fordelt lineært over antatt økonomisk levetid. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Langsiktig og kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet, og skrives ikke opp eller ned til virkelig verdi som følge av renteendringer. PENSJONER Selskapet har i perioden gått fra å få beregnet pensjon etter kommunale regnskapsprinsipper til et selskap som fører etter vanlige regnskapsprinsipper. Dette har medført en noe økt avsetning til pensjonsforpliktelser. Selskapet har kollektiv pensjonsordning i Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte. Pensjonsordningen omfatter alders-, uføre-, ektefelle-, barnepensjon samt AFP/tidligpensjon og sikrer alders- og uførepensjon med samlet pensjonsnivå på 66 % sammen med folketrygden. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. DGI innarbeider sine pensjonsforpliktelser i regnskapet. I tillegg til den årlige pensjonspremien føres også endringen i selskapets netto pensjonsforpliktelse. FORDRINGER Kundefordringer er verdsatt til pålydende da de ikke anses å inneholde elementer av tap. Andre fordringer er verdsatt til pålydende verdi. Det er ingen fordringer med forfall senere enn 12 mnd. LEIEAVTALER Det skilles mellom finansiell og operasjonell leie basert på en konkret vurdering av den enkelte leieavtale. Med finansiell leie menes avtaler der leietaker overtar det vesentligste av fordeler og risiko forbundet med å eie driftsmidlet. Finansielt leide driftsmidler aktiveres og avskrives som ordinære anleggsmidler, mens leasingavtalens betalingsforpliktelser behandles som langsiktige rentebærende lån. Operasjonell leie regnskapsføres som ordinær driftskostnad. Selskapet har konkludert med at leieavtalene som selskapet har i all hovedsak er av operasjonell karakter. Operasjonell leie er regnskapsført som en ren driftskostnad. KONTANTSTRØMOPPSTILLING Kontantstrømoppstillingen viser hvordan selskapets kontantstrømmer fordeler seg på kontantstrøm fra operasjonelle, investerings- og finansieringsaktiviteter, i henhold til den indirekte metoden. Kontantstrømmen forklarer overordnet endring i selskapets betalingsmidler fra forrige periode. Selskapets likviditetsbeholdning består i sin helhet av bankinnskudd med kr , hvorav kr er bundne midler vedrørende skattetrekk for selskapets ansatte. = Likviditetsbeholdning

16 Note 1 Ansatte, godtgjørelse, lån til ansatte m.v Budsjett Lønninger m.m Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Kurs, opplæring ansatte Andre ytelser Herav henført investeringsprosjektene Sum Økningen i pensjonskostnader i 2012 mot 2011 skyldes en økning i antall årsverk tilknyttet selskapet i Dette påvirker løpende utbetalinger til AFP, samt bokføring av endring i netto pensjonsforpliktelser. Antall ansatte og likestilling Pr var det 34,6 årsverk i selskapet fordelt slik: 34 fast ansatte. 1 midlertidig ansatt. 2 lærlinger Av selskapets 35 ansatte er 34 ansatt på hel tid og 1 er ansatt i deltidsstilling. Selskapet består av 29 menn og åtte kvinner. Antall årsverk , , , ,5 Note 2 Ytelser til ledende personer Godtgjørelse Adm. direktør Styret Lønn Bilordning Annen godtgjørelse Pensjonskostnader Honorar til selskapets revisor er kostnadsført med kr ,- for revisjon og bistand. Av dette er kr ,- knyttet til ordinær revisjon og kr ,- knyttet til andre tjenester. Note 3 Annen driftskostnad 2012 Styrehonorar er godtgjort med kr ,- og dekker honorar for Av hovedelementer nevnes: 2012 Budsjett Leie av lokaler, felleskostnader, strøm, renhold etc Leie av fiber Vedlikeholdskostnader servere, programvare etc Vedlikehold, support fagsystemer Ekstern fagbistand Kontor, tele, datakostnader Andre driftskostnader Sum annen driftskostnad Økning i budsjettpost på Ekstern fagbistand skyldes: Gjennomføring av prosjekt LOKE kr ,- Gjennomføring av prosjekt Frigg Økonomi kr ,-, dette er mindre enn estimert for Endringen i vedlikeholdskostnad skyldes en konsolidering av avtaler og gjennom året Note 4 Varelager Kundefordringer er bokført til kr ,- pr Dette er fakturerte tjenester i desember 2012 med forfall januar Andre fordringer er verdsatt til pålydende verdi. Det er ingen fordringer med forfall senere enn 12 mnd Kundefordringer Forskuddsfaktureringer - - Netto kundefordringer Forskuddsbetalte driftskostnader Til gode mva-kompensasjon Andre fordringer Sum andre fordringer Sum fordringer

17 Note 5 Bundne midler Av selskapets betalingsmidler pr var kr ,- bundet beløp vedrørende skattetrekk for ansatte Bundne skattetrekksmidler Skyldig skattetrekksmidler Note 6 Egenkapital Bundet egenkapital Annen egenkapital Total egenkapital Egenkapital Overført fra bundet egenkapital Anvendelse av årets resultat Egenkapital Eierandelene i selskapet er fastsatt i forhold til innbyggertallet i de deltakende kommunene og fordeler seg slik mellom eierkommunene: Dletager Org nr Innbyggertall Ansvarsandel Gjerdrum kommune Andel 6,65% Eidsvoll kommune Andel 23,52 Hurdal kommune Andel 2,85 Nannestad kommune Andel 12,22 Nes kommune ,05 Ullensaker kommune Andel 33,71 Eierandelen skal justeres i forhold til endringene i folketallet hvert år basert på folketallet per Fordelingen er basert på innbyggertallet pr Note 7 Langsiktig gjeld GJELD TIL KREDITTINSTITUSJONER Selskapet belåner alle sine investeringer til fagsystemer og infrastrukturløsninger. Dette gjøres innenfor en totalramme på MNOK 91. Lånene er samlet i KLP og Kommunalbanken. Restgjeld 5 år Se oversikt på neste side. etter regnskapsårets slutt Rente Lånedato Innfrielse KLP lån nr ,45% pt rente KLP lån nr Fastrente 3,45% til KLP lån nr Fastrente 3,45% til Kommunalbanken lån nr ,25% pt rente Kommunalbanken lån nr Fastrente 3,02% til Kommunalbanken lån nr Fastrente 2,91% til Kommunalbanken lån nr Fastrente 2,92% til Totalt langsiktig låneopptak Fordeler seg slik: Kortsigtig gjeld (neste års avdrag) Langsiktig gjeld Anskaffelseskost varige dr.midler Påkostning leide driftsmidler Akkumulerte av- og nedskrivninger Bokført verdi av driftsmidler Lånegjelden er sikret med kommunale garantier. Midlene er i sin helhet benyttet til finansiering av selskapets varige driftsmidler. Prosjekter Investert beløp Budsjett Lånefinansierte prosjekter Bredbåndsprosjektet Etablering av driftssenteret/migreringsprosjektet Nye bredbåndskunder Fagsystemer/infrastruktur Sum lånefinansierte prosjekter Egenfinansierte prosjekter LOKE FRIGG Sum egenfinansierte prosjekter Sum anskaffelser

18 Låneopptak Akkumulert låneopptak Akkumulert avdrag Restgjeld Bredbåndsprosjektet KLP lån nr Etablering av driftssenteret Migreringsprosjektet Fagsystemer / nye bredbåndskunder KLP lån nr Bredbåndsprosjektet Driftsenter Fagsystemer Helpdesk/infrastruktur Nettverk KLP lån nr Kapasitet DGI Redundant datasenter Fagsystemer Kommunalbanken lån nr Kapasitet DGI Kommunalbanken lån nr Infrastruktur behov fremmet av DGI Kommunalbanken lån nr Fagsystemer for kommunene Kommunalbanken lån nr Totale låneopptak/restgjeld Note 8 Annen kortsiktig gjeld Negative kundefordringer Lønn og feriepengeforpliktelser Påløpne renter innlån Avsetning påløpne kostnader Annen korstsiktig gjeld Note 9 Pensjonsforpliktelser Selskapet har en pensjonsordning som omfatter samtlige ansatte. Pensjonsordningen er organisert gjennom en kollektiv pensjonsforsikring. Ordningen gir rett til en definert fremtidig ytelse. Disse er i hovedsak avhengig av antall opptjeningsår, lønnsnivå ved oppnådd pensjonsalder og størrelsen fra folketrygden. Forpliktelsene er dekket gjennom KLP. Selskapet praktiserer en 0-innskuddsordning fra de ansatte. Endring i netto pensjonsforpliktelser har hatt en resultatmessig effekt på regnskapet for 2012 med kr ,-. Den årlige pensjonsforpliktelsen er tilsvarende belastet resultatregnskapet med kr ,- Samlet resultateffekt for 2012 er derved kr ,-. Brutto påløpt pensjonsforpliktelser utgjør kr ,- pr Aktuarielle forutsetninger Standardiserte forutsetninger om døds-/uføreutvikling, samt andre demografiske faktorer utarbeides av Kommunal og regionaldepartementet Nåverdi av årets pensjonsopptjening Rentekostnad av påløpte pensjonsforpliktelser Forventet avkastning på pensjonsmidlene ( ) ( ) Administrasjonskostnader Sum amortisert premieavvik Samlet kostnad (inkl. administrasjon) Årets pensjonspremie Årets premieavvik Brutto påløpt forpliktelse Netto forpliktelse før arb.avgift Arbeidsgiveravgift Netto forpliktelse ink arb.avgift Pensjonsmidler Egenkapitalinnskudd Beregningsforutsetninger: Diskonteringsrente 3,80% 4,60 % Forventet årlig lønnsvekst 3,50% 4,00 % Forventet lønnsregulering / G-regulering 3,25% 4,00 % Forventet lønnsregulering 2,48% 2,48% Forventet avkastning på pensjonsmidlene 4,10% 5,40% Medlemsstatus Antall aktive Antall oppsatte Antall pensjoner 2 2 Gj.snittlig pensjonsgrunnlag, aktive Gj.snitts alder, aktive 39,25 40,72 Gj.snitts tjenestetid, aktive 4,79 4,

19 Note 10 Avsetning til latent skatt Spørsmålet om selskapet kan være skattepliktig for den delen av selskapet som omhandler bredbåndsaktiviteten er ikke avklart i løpet av Note 11 Varige driftsmidler DGI IKS - Varige driftsmidler Person- og Kontormøbler/ Hardware Software Bredbånd Etablering av Prosjektering/ Påkostn. Sum investeringer varebiler inventar drifts-senteret anskaffelse fagsystemer leide driftsmidl Anskaffelseskost Tilgang i året Avgang i året Anskaffelseskost Avskrivninger Årets avskrivninger Avskrivninger Årets oppskrivning Årets nedskrivning Sum opp/nedskrivninger Bokført verdi Økonomisk levetid 5 år 5 år 4 år 5 år 4-15 år 5-10 år 6-10 år 5 år Avskrivningsplan 20 % 20 % 25 % 20 % 7-25% 10-20% 10-17% 20 % lineært lineært lineært lineært lineært lineært lineært lineært Endring i avskrivningsplan nei nei nei nei nei nei nei nei Årlig leie av ikke balanseførte driftsmidler Varige driftsmidler er i sin helhet finansiert ved langsiktig låneopptak, ref note 7 og

20 Utvikling driftsmidler DGI IKS - Varige driftsmidler Person- og Kontormøbler/ Hardware Software Bredbånd Etablering av Prosjektering/ Påkostn. Sum investeringer varebiler inventar drifts-senteret anskaffelse fagsystemer leide driftsmidl 2010 Anskaffelseskost Tilgang i året (2010) Avgang i året Anskaffelseskost Anskaffelseskost Tilgang i året (2011) Avgang i året Anskaffelseskost Anskaffelseskost Tilgang i året (2012) Avgang i året Anskaffelseskost INVESTERINGER FAGSYSTEMER INFRASTRUKTUR SUM INVESTERINGER 25 mill 20 mill 15 mill 10 mill 5 mill 0 mill