Innkalling og program

Transkript

1 Kommunestrukturen i Vest-Telemark Innkalling og program Fellesmøte mellom forhandlingsutvala Møte nr 3 Innkalling til: Forhandlingsutvala i Vest-Telemarkkommunane Stad: Quality Straand Hotell, Vrådal Tid: 2. november kl (14.00) Velkomen og status i prosjektet v/pa Øystein Tveit, rådmann i Kviteseid Kort presentasjon av deltakarane Orientering v/telemarksforsking Oppsummering: Kva er gjort og kva står att Kva er ei intensjonsavtale, v/bent Aslak Brandtzæg Status: Utkast til intensjonsavtalene som ligg føre, v/bent Aslak Brandtzæg og Kjetil Lie Innbyggjarhøyring v/bent Aslak Brandtzæg Resultat av spørjeundersøkinga / innspel til forhandlingsutvala v/gunn Kristin A. Leikvoll Status frå Fylkesmannens side, v/seniorrådgjevar Stein Elseth Vidare framdriftsplan, prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes Lunsj Opning for møte mellom forhandlingsutvala, Telemarksforsking er til disposisjon. For meir inforasjon, sjå også Kontakt: Prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes, kgh@vest-telemark.no, mobil:

2 Bakgrunn for møtet Det ligg føre vedtak om forhandlingar kommunane i mellom. Som ein del av forprosjektet i Vest- Telemark, vert møta organisert i fellesskap og ressursar frå Telemarksforsking vert stilt til rådvelde. På førre møte vart det fastsett nytt møte 2. november Tidlegare møte med forhandlingsutvala: Møte nr juni Møte nr august (fastsette dette fellesmøte med forhandlingsutvala) Vedlegg Prosjektplan Informasjonsplan Referat frå forhandlingsmøta For meir informasjon - sjå også nettsida:

3 Kommunestrukturen i Vest-Telemark Prosjektplan for kommunereformen i Vest-Telemark Oppdatert 21. oktober 2015.

4 Innhald 1. Mål og rammer Bakgrunn Rammer Omfang og avgrensing Oppgåvedefinisjon Avgrensing Organisering Ansvar Prosjektleiing Samarbeid Framdriftsplan og milepelar Risikoanalyse og kvalitetssikring Kritiske suksessfaktorar Kvalitetssikring Kontraktar og avtalar... 9 Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark Side 2 av 9

5 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Kommunane i Vest-Telemark har vedteke å gjennomføre eit forprosjekt knytt til kommunereformen. Arbeidet vert gjennomført i regi av Vest-Telemarkrådet, medan Telemarksforsking er ekstern utgreiar og prosessrettleiar. Forprosjektet skal ha fokus på utgreiing og utarbeiding av intensjonsavtaler for følgjande alternativ: Samanslåing av Seljord, Kviteseid og Nissedal Samanslåing av Tokke og Fyresdal Samanslåing av Tokke og Vinje Vidareføring av dagens kommunestruktur med ei forplikting om meir interkommunalt samarbeid 1.2 Rammer Arbeidet vil gå føre seg frå mai 2015 til juni Omfang og avgrensing 2.1 Oppgåvedefinisjon Målet med prosjektet er å gje politikarane i Vest-Telemark eit best mogleg grunnlag for å fatte vedtak om vidare kommunestruktur våren Avgrensing Rolla til Telemarkforsking vil vere å utarbeide faktagrunnlag, analyser og vurderingar knytt til dei ulike alternativa. Dette dreier seg mellom anna om utgreiings- og analysearbeid knytt til økonomi, tenesteproduksjon, utøving av mynde/overordna styring, samfunnsutvikling og demokrati. Utgreiingsarbeidet vil ha fokus på rammevilkår og moglege fordeler og ulemper ved dei ulike alternativa. Telemarksforsking vil òg vurdere fordeler og ulemper ved dei aktuelle samanslåingsalternativa opp mot alternativet der dagens kommunestruktur vert vidareført, og der ein styrkjer og vidareutviklar det interkommunale samarbeidet. Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark Side 3 av 9

6 Intensjonsavtalene vil ligge til grunn for ei eventuell kommunesamanslåing. Arbeidet med desse er i utgangspunktet eit politisk ansvar. Dei bør ha fokus på visjonar og mål for ei eventuell samanslåing, og så langt som mogleg vera konkrete på korleis ein ynskjer å organisere og utvikle den nye kommunen. Avtala må med andre ord freiste å synleggjera korleis kommunane vil handtere dei fordelar og utfordringar som ein ny kommune kan innebere. Ei intensjonsavtale vil såleis vera viktig som grunnlag for høyring av innbyggjarane før ei eventuell kommunesamanslåing. Telemarksforsking vil etter behov yte fagleg bistand undervegs i dette arbeidet. 2.3 Organisering Ansvar Det er kommunane i Vest-Telemark som står som eigarar av prosjektet. Vest- Telemarkrådet har i oppdrag å finansiere og gjennomføre dette, og rådmann Øystein Tveit er prosjektansvarleg (PA). Det er etablert ei styringsgruppe beståande av ordførarane, rådmennene, ein representant for dei hovudtillitsvalde og ein representant for hovudvernomboda. Figuren under syner korleis prosjektet er organisert. Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark Side 4 av 9

7 Prosjekteigar: Kommunane i Vest-Telemark Styringsgruppe: Ordførarar, rådmenn, ein tillitsvald og eit hovudverneombod Forhandlingsutval: Ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar. Rådmann deltek som rådgjevar. Telemarksforsking fungerer som sekretariat og rådgjevar i forhandlingsmøta. Prosjektansvarleg: Øystein Tveit Prosjektleiar: Kjell Gunnar Heggenes Eksterne utgreiingar og prosess: Telemarksforsking Interkommunale arbeidsgrupper: Fagområda økonomi, tenesteproduksjon, myndigheitsutøving, samfunnsutvikling og demokrati Figur 1 Oversikt over prosjektorganisering Prosjektleiing Kjell Gunnar Heggenes er prosjektleiar. I tillegg er Ole Dalen i Vest-Telemarkrådet medarbeidar i prosjektet. Prosjektleiar er ansvarleg for å informere styringsgruppa, og kalle denne inn til møte etter behov Samarbeid Ekstern utgreiar samarbeider med prosjektleiar, og ansvarleg for arbeidet ved Telemarksforsking er Bent A. Brandtzæg. I tillegg deltar Gunn Kristin A. Leikvoll, Anja Hjelseth og Audun Thorstensen i arbeidet frå Telemarksforsking si side. Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark Side 5 av 9

8 Det vert lagt til rette for jamleg dialog mellom Telemarkforsking og Vest- Telemarkrådet. Det blir etablert faglege interkommunale arbeidsgrupper, i tillegg til politiske arbeidsgrupper i kvar av kommunane i prosjektet. Prosjektleiar er ansvarleg for å involvere desse i arbeidet og syte for at desse har mandat frå kommunane. Arbeidsgruppene vil ha ansvar for gje innspel til forhandlingsutvalet og skaffe informasjon som utvalet har trong for. Informasjon som vil vere av nytte for Telemarksforsking sitt utgreiingsarbeid vil bli gjort tilgjengeleg. Vest-Telemarkrådet er ansvarleg for møteplanen i prosjektet, inkludert å invitera dei «rette» personane til dei ulike arenaene. I styringsmøte mellom Vest-Telemarkrådet og Telemarkforsking utarbeider Vest-Telemarkrådet referat. 3. Framdriftsplan og milepelar Prosjektleiar har ansvar for oppfølging av ulike aktørar som er involvert i prosjektet. Ein oversiktsplan og framdrifta for hovudaktivitetane i prosjektet går fram av Tabell 1. Tabell 2 inneheld eit meir detaljert oversyn over fristar og ansvar for dei ulike oppgåvene. I første fase er det avgjerande å på plass forhandlingsutval og arbeidsgrupper. Forhandlingsutval må vere på plass i mai. Kommunestyra oppnemner forhandlingsutval. Utgreiingsarbeidet startar også opp i mai, slik at dette arbeidet størst mogleg grad bidreg med relevant informasjon som grunnlag for det arbeidet forhandlingsutvala skal gjere. Alt utgreiingsarbeid bør vere ferdig løpet av oktober, mens arbeidet med intensjonsplanane bør vere ferdig i løpet av desember. Moglege vedtak om intensjonsplanar vert fatta i kommunestyra i januar. Deretter vert det informert om utgreiingsarbeidet og moglege intensjonsplanar i februar og mars, før det vert gjennomført innbyggjarhøyring i april. Ut frå dette fattar kommunane vedtak i høve til framtidig kommunestruktur og vidare samarbeid innan utgangen av mai. Tabell 1 inneheld også oversyn over aktivitetar knytt til informasjon, innbyggjarinvolvering og prosess, med Feil! Finner ikke referansekilden. gir meir detaljar om fristar og nsvar for ulike oppgåver. Innhaldet i desse aktivitetane går fram av ein eigen informasjonsplan. Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark Side 6 av 9

9 Tabell 1 Framdrift. Oversiktsplan Ref. A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 HOVUDAKTIVITETER Oppstart Ferdig Etablering av forhandlingsutval 17. mars mai 2015 Oppstartsmøte for forhandlingsutvala 8. juni 2015 Forhandlingsmøter 8. juni januar 2016 Utgreiingsarbeid 24. april januar 2016 Økonomi/samfunnsutvikling 1. juli 2015 Sluttrapport 5. januar 2016 Vedtak om innbyggarhøyring i kommunestyra 31. januar 2016 Informasjon, dialog, debatt om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplan 1. februar 31. mai 2016 Innbyggjarhøyring Februar 2016 April 2016 Kommunale vedtak om framtidig kommunestruktur 31. mai 2016 A11 A12 A13 A14 A15 A16 INFORMASJON, INVOLVERING OG DIALOG Etablering av heimeside 13. juni 2015 Oppdatering av heimeside 13. juni mai 2016 Nyheitsinnleg, blogg, mailutsending og koordinering med media 31. mai 2016 Etablering av spørjeskjema på heimesida (link) 13. juni 2015 Videosnuttar 29. juni 2015 Informasjonsbrosjyre 23. juni 2015

10 Tabell 2 Framdriftsplan med fristar og ansvarsfordeling for hovudaktivitetane i prosjektet. Aktivitet Skildring Ansvar Frist A 1 Etablering av forhandlingsutval Kommunestyra A2 Oppstartsmøte forhandlingsutval PL Kjell Gunnar Heggenes A3 Forhandlingsmøter PL Kjell Gunnar Heggenes A4 Utgreiing av rammer og moglege effektar Telemarksforsking knytt til aktuelle alternativ for framtidig kommunestuktur A5 Delrapport økonomi Telemarksforsking og samfunnsutvikling A6 Sluttrapport Telemarksforsking A7 Vedtak om ein vil høyre innbyggerane med grunnlag i utgreiingar og eventuelle intensjonsavtalar. Kommunane A8 A9 A10 Informasjon, dialog, debatt om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplan Innbyggjarhøyring i medhald inndelingslova, t.d. folkerøysting eller opinionsundersøking. Kommunale vedtak om framtidig kommunestruktur Administrativ og politisk leiing i kommunane Kommunane Kommunane

11 4. Risikoanalyse og kvalitetssikring 4.1 Kritiske suksessfaktorar Involvering vil vera ein kritisk suksessfaktor i arbeidet. Dette gjeld både politikarar, administrasjon og innbyggjarar. Det er difor lagt opp til ei organisering av prosjektet med både prosjektleiing, ekstern utgreiar og interkommunale/kommunale arbeidsgrupper. Det er også viktig at dei aktørar som bidreg i prosjektet føler og dei vert høyrt, og at synspunkta vert tatt på alvor. Det er derfor avgjerande at innspel vert synleggjort, og at det det vert gjort greie for korleis desse er handsama i prosessen. Dette er naudsynt for at dei ulike aktørane skal ha tillit til prosessen. 4.2 Kvalitetssikring Prosjektleiar har eit overordna ansvar for kvalitetssikring, men Telemarksforsking vil støtte opp dette gjennom om å skaffe fram kvalitetssikra informasjon, og bidra med råd og innspel frå tidlegare samanslåingar. Fylkesmannen og KS har også sagt at dei vil bidra for å få i stand gode prosessar. 4.3 Kontraktar og avtalar Det vart inngått kontrakt om samarbeid mellom Telemarkforsking og Vest- Telemarkrådet onsdag 8. april. Telemarkforsking har ein fast timepris på 1147,- ekskl. mva. Denne prisen inkluderer alle kostnader som Telemarkforsking har, med unntak av kostnader til reisetid. Dersom det er føremålstenleg kan Vest-Telemarkrådet be om eit anslag på timebruk på ulike aktivitetar i prosjektet. Prosjektet vert fakturert kvar månad. Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark Side 9 av 9

12 Kommunestrukturen i Vest-Telemark Informasjonsplan Kommunereform i Vest-Telemark revidert Kanalar og målgrupper Prosjektet har fire målgrupper, dei er sett opp i prioritert rekkefylgje: Kommunestyrerepresentantar i dei aktuelle kommunane Administrativt tilsette i kommunane Innbyggjarane i Vest-Telemarkkommunane Den interesserte offentlegheita i Noreg Målgruppene skal adresserast gjennom følgjande kanalar/verkemiddel: Eiga heimeside, Spørjeundersøking på heimesida Videosnuttar Facebooksidene til kommunane E-post til kommunestyrerepresentantar + administrativt tilsette Media Kjell Gunnar Heggenes sin blogg Eiga spalte i Vest-Telemark Blad Informasjonsbrosjyre i posten Folkemøter Informasjon på skular og i lag og foreningar Innbyggjarhøyring

13 Eiga heimeside Vi sikrar oss i tillegg følgjande domene: Sida vert linka til frå kommunane sine eigne nettsider, frå facebook-sidene til kommunane og frå portalen vest-telemark.no. - Sida vil ha generell og korrekt informasjon om prosjekt/prosessar. Det er knytt mykje rykte og upresis informasjon til det aktuelle saksfeltet. Difor er det viktig at kommunereformprosjektet i Vest-Telemark tek grep om informasjonsstraumen. Prosjektet har eit klart oppdrag om å gi god og riktig informasjon, å oppklare, balansere og fokusere på sak. - Alle relevante saksdokument og vedtak frå involverte kommunar, pluss dokument som produserast av Telemarksforsking, vert lagt ut her. Det vil skape opne og gjennomsiktige prosessar. - Sida vil vere ein stad der ein får informasjon om prosessen. - Bloggen til Kjell Gunnar Heggenes vert lagt som ein feed på sida. Nyheiter Sida vert oppdatera løypande i prosjektperioden. Redaksjonen består av: - Regionrådsleiar Kjell Gunnar Heggenes (formell redaktør) - Ole Dalen (operativ redaktør) Ressurspersonar frå Telemarksforsking (TF) o o o Bent Brandtzæg Gunn Kristin Aasen Leikvoll Anja Hjelseth TF-teamet har ansvar for å produsere faglege innlegg. I revidert informasjonsplan er dette avgrensa til videoinnlegg og planlagte rapportar. Operativ redaktør Ole Dalen har det redaksjonelle ansvaret for innhaldet. Han oppdaterer på aktuelle nyheiter i samband med kommunereforma og i samband med prosessen i Vest- Telemark. Redaktøransvar: - Samle inn og redigere saman stoff til kvar publisering - Publisere - Halde oversikt over kommentarar som kjem inn på bloggen - Vurdere kva for kommentarar som bør svarast, av kven. T.d. direkte spørsmål. - Vidareformidle spørsmål eller kommentarar som bør svarast på til vedkommande som har skrive innlegget, eller andre i teamet/redaksjonen - Slette upassande kommentarar Informasjonsplan forprosjektet Kommunestruktur i Vest-Telemark Side 2 av 6

14 Spørjeundersøking Kanalen for innspel frå innbyggjarane er eit spørjeskjema som vert lagt ut på heimesida til prosjektet. Her har alle innbyggjarar høve til å kome med innspel og synspunkt til sine respektive forhandlingspartar. Spørjeskjemaet vil innehalde spørsmål om fordelar og ulemper ved kommunesamanslåing, kor fornøgd ein er med dagens kommunar og kva ein er opptekne av i framtida og i reformprosessen. Innspela blir tekne med inn i arbeidet med intensjonsplanen. Det er viktig å synleggjere ovanfor innbyggjarane at innspela faktisk vert tekne med, difor legg vi opp til at representantar frå dei respektive forhandlingsutvala kommenterer innspel frå «sine» innbyggjarar på nettsida og eventuelt i media. Dette vil ha stor symboleffekt, og fungere som ein stad der innbyggjarane kan ytre seg og bli høyrt. Videosnuttar Det vert laga 4 korte og informative videosnuttar med avgrensa tema. Desse vert lagt ut på nettsida og bruka i møter i dei ulike kommunane og Vest-Telemarkrådet ved behov. Snuttane vert lagt ut på Youtube og på heimesida. Telemarksforsking koordinerer innspeling av videosnuttar. Midt-Telemarkrådet og Høgskulen i Telemark har utstyr og fasilitetar til innspeling. Snutt 1: Om prosessen i Vest-Telemark Snutt 2: Kva er eigentleg ein kommune? Om bakgrunnen for reformen Snutt 3: Kva er eit forhandlingsutval og ein intensjonsavtale? Snutt 4: Innbyggjarhøyring kven bestemmer i kommunereformen og korleis går det føre seg? Blogg Prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes har allereie ein eigen blogg om kommunereformen i Vest- Telemark, Denne koplast opp mot prosjektet si nettside. KGH får ansvar for generell medieovervaking, nyheitssaker og lesarinnlegg i avisene i samband med kommunereform i Vest-Telemark. Når det kjem ei sak eller eit lesarinnlegg der prosjektleiar vurderer at ein bør kome med eit utspel, gjer han dette gjennom eit innlegg på eigen blogg. Det kan vere misforståingar som må oppklarast eller sakleg orientering om prosessen. Bloggen skal vere ein stad for å balansere og informere om prosessen i ein personleg tone. Fast spalte i Vest-Telemark Blad Kvar 14. dag lagar Kjell Gunnar innlegg til «Kjell Gunnars hjørne». Dersom den samme innlegget egner seg til blogg-innlegg skal den også publiserast her. Spreiing av innhald Nyheitsinnlegga vil kunne brukast i ulike kanalar. I samband med publisering av nyheitsinnnlegg, vert det sendt ut ein nyheitsmail til kommunestyrerepresentantar, administrativt tilsette, KS, Fylkesmannen og media med link til nyheitsinnlegget på heimesida og til innlegg på Kjell Gunnar Heggenes sin blogg. 3 Informasjonsplan forprosjektet Kommunestruktur i Vest-Telemark

15 Kommunane deler spørjeundersøkinga og nyheitsinnlegg frå prosjektnettsida på sine facebooksider. Formålet med spreiing i desse kanalane er at flest mogleg i deltakarkommunane får innsikt i kva som skjer i kvarandre sine kommunar og i prosessen i samband med dette prosjektet. Det er vurdert å vere lite hensiktsmessig å opprette ei eigen facebookside for kommunestrukturprosjektet. Ei facebookside krever mykje oppfølging av kommentarar og innlegg. Om ein ikkje kan forplikte seg til dagleg oppfølgjing av dette, er det betre å stå utan facebookside. Vi belagar oss heller på å dele innhald via kommunane sine eigne nettsider. Informasjonsbrosjyre Når prosjektplan og opplegg for prosess er klar, vert det utforma ei informasjonsbrosjyre med informasjon om kommunereforma og arbeidet i kommunane. Denne vert sendt ut til alle husstandar i Vest-Telemark. Slik sikrar ein at samtlege innbyggjarar får informasjon, uavhengig av om dei har tilgang på internett og aviser. Samspelet med media Det vert oppretta ei fast spalte i VTB, «Kjell Gunnars hjørne». Kjell Gunnar Heggenes har dialog med VTB på dette. Relevante kanalar elles er TA, Varden, NRK Telemark. Mediestrategien går ut på å ha dialog og aktivt samarbeid med enkeltjournalistar i desse avisene. Ein bør vere obs på at det er større rom for å få oppslag i ferieperiodane i juli og august. Folkemøter Politisk leiing og administrasjon i kvar kommune har ansvar for å halde folkemøter dersom intensjonsavtaler vert vedteke. Desse bør involvere flest mogleg i kommunen, og ein kan gjerne legge opp til å halde informasjonsmøter på skular og i lag og foreningar. Innbyggjarhøyring Før handsaming av moglege intensjonsavtalar i dei respektive kommunestyra, bør innbyggjarane involverast gjennom ei rådgjevande innbyggjarhøyring. Kommunane har i utgangspunktet to moglegheiter til å gjennomføre innbyggjarhøyring. 1. Opinionsundersøking 2. Folkerøysting I ei opinionsundersøking vil eit representativt utval frå kommunane trekkast ut til å delta i ei spørjeundersøking per telefon, der dei ikkje berre må svare ja eller nei til samanslåing, men også grunngi svaret. I ei folkerøysting får innbyggjarane moglegheiten til å stemme ja eller nei til samanslåingsalternativet. Informasjonsplan forprosjektet Kommunestruktur i Vest-Telemark Side 4 av 6

16 Aksjonsliste VTR= Vest-Telemarkrådet TF= Telemarksforsking BAB= Bent Aslak Brandtzæg GKL= Gunn Kristin Leikvoll AH= Anja Hjelseth Aktivitet, jfr. prosjektplan Oppgåve Ansvar Frist Kommentar 11 Kjøpe domene VTR Lage nettside VTR Bygge opp ein god struktur 11 Produsere tilrettelagt informasjon om plan for prosjektet og prosessen VTR, bistand frå TF ved behov Denne informasjonen kan brukast på nettside, i informasjonsbrosjyre og pressemelding 14 Utforme spørjeskjema TF, i samråd med VTR Fylle nettsida med innhald VTR Legge ut saksdokument, spørjeskjema, bloggfeed 15 Koordinere innspeling av videosnuttar Snutt 1: Om prosessen i Vest- Telemark Snutt 2: Kva er eigentleg ein kommune? Om bakgrunnen for reformen Snutt 3: Kva er eit forhandlingsutval og ein intensjonsavtale? Snutt 4: Innbyggjarhøyring kven bestemmer i kommunereformen og korleis går det føre seg? 11 Offentleggjering og lansering av nettside og plan for prosjektet GKL KGH BAB AH Fylkesmannen v/ Per Dehli/ Anne Spånem VTR, bistand frå TF ved behov Kontakt med media, t.d. Even Aarnes i NRK Telemark for lansering i Telemarksendinga. Pressemelding. 5 Informasjonsplan forprosjektet Kommunestruktur i Vest-Telemark

17 16 Skrive, designe, trykke og sende ut informasjonsbrosjyre 14 Ta ut «resultat» av spørjeundersøking 14 Overlevere resultat til dei respektive forhandlingsutval. Få ordførarar til å kommentere innspel på heimesida og evt. i media. 13 Oppdatere Kjell Gunnar Heggenes sin blogg, fast spalte i VTB 13 Sende ut nyheitsmail til administrativt tilsette, kommunestyrerepresentantar, KS, Fylkesmann og media VTR Sendast til alle husstandar i Vest- Telemark. TF VTR KGH Løpande, Planlagt kvar 14. dag VTR Løpande Mailen inneheld link til nyheitsinnlegg, nye blogginnlegg frå Kjell Gunnar Heggenes og elles anna relevant informasjon 12 Generell oppdatering av heimeside VTR Løpande ved behov Nye saksdokument, ny informasjon som må ut 12 Dele innhald, link til spørjeskjema og oppdateringar på nettsida på facebook Kommunane Løpande 8 Avhalde folkemøter Kommunane Febmars Informasjon om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplan Kommunane, bistand ved behov Febmars 2016 Sende ut informasjon til alle husstandar i posten. Informere på skular, i lag og foreiningar. 9 Innbyggjarhøyring Kommunane, bistand frå TF ved behov for analyse av opinionsundersøking April 2016 Informasjonsplan forprosjektet Kommunestruktur i Vest-Telemark Side 6 av 6

18 REFERAT FRA 1. FORHANDLINGSMØTE MELLOM SELJORD, KVITESEID OG NISSEDAL KOMMUNAR STRAAND HOTELL MÅNDAG Innleiingsvis blei det drøfta litt korleis møteleiinga skulle organiserast. Jon Svartdal, som regionrådsleiar, fekk oppgåva med å vera møteleiar for det fyrste møtet. Planen elles er at møteleiinga går på omgang blant dei tre aktuelle ordførarane. På møtet kom det raskt fram at ein ønskjer å leggje fram ein detaljert intensjonsplan, dvs. som er så tydeleg som råd. Lokaliseringsprinsipp og løysingar kan ein like godt starte raskt med. Tarjei Gjelstad frå «Kviteseid-delegasjonen» trakk innleiingsvis opp spørsmålet om kva for tenesteområder kan me samarbeide betre om. I den samanheng nemnte rådmann Øystein Tveit, Kviteseid, om at alle administrative funksjonar kan samarbeidast om, og at eit felles rekneskapskontor er ein klar kjepphest for han. Øystein Tveit nemnte elles behovet for ei meir inngåande drøfting av «selskapsform» og typer organisering av interkommunalt samarbeid, og at IKT er eit særskilt område med samarbeids- og samhandlingsutfordringar i Vest-Telemark. Kviteseid, Tokke og Vinje har her fellesløysingar i dag, mens Nissedal, Fyresdal og Seljord har sine løysingar. Jon Svartdal påpeika behovet for betre harmonisering av budsjettrullering mellom interkommunale samarbeid og ordinær kommunal eigendrift (i kommunebudsjettet). Ordførar Halvor Homme, Nissedal, sa at det er viktig å kunne utnytte det beste frå kvar kommune i samband med ei eventuell kommunesamamanslåing, og nemnte VA og plan som døme på to område med spesialkompetanse i Nissedal. Han nemnte samstundes at Seljord framstår med god tyngde på det med samfunns- og næringsutvikling. Rådmann Sverre Sæter, Nissedal, nemnte behovet for også å tenkje Tversgåande tenester for utsette grupper i form av å etablere/organisere «familiehus». Jon Svartdal foreslo å ta utgangspunkt i ei nyleg inngått intensjonsavtale. Det var semje om å ta utgangspunkt i den frå Rissa og Leksvik. Punkt for punkt i denne blei så i utgangspunktet drøfta og foreslått konkretisert med relevans for ei tenkt samanslåing av Seljord, Kviteseid og Nissedal. Følgande blei notert ned av referenten: o o o o o Omfattande innleiing i avtala, med grunngjeving av dei overordna målsetjingane og intensjonane med samanslåinga Bruke ordet administrasjonssenter istadenfor kommunesenter, og at aktuell overskrift i avtalepunktet som gjeld dette kan vera «Lokalisering av politisk og administrativ leiing». o Semje/tilslutning om lokalisering til Kviteseid som sete for rådmannen (sentraladministrasjonen) og rådmannen Leiing/koordinering for helse og omsorg samt undervisning (oppvekst) kan lokaliserast til Seljord Servicemottak/servicekontor på kvart rådhus, dvs. to tenestorg (eitt i Seljord og eitt i Nissedal) utover «hovudbasen» i Kviteseid. Heriblant truleg også behov for å serve nokre NAV-funksjonar på kvart av rådhusa. Muligens felles landbrukskontor i Kviteseid og felles plankontor (-avdeling) i Nissedal. Telemarksforsking fekk i oppgåve å arbeide fram eit meir spesifisert og konkretisert forslag til intensjonsavtale til vidare drøfting på neste møte Med tanke på politisk organisering og omfang i ein eventuell samanslått kommune, signaliserte ein førebels 27 evt. 29 medlemmer i eit kommunestyre mot totalt 59 (= ) i dag. Telemarksforsking fekk som bestille å klarleggje kor stor oppslutning eit parti då må ha for å få inn ein representant (med føresetnad om totalt 8 parti som stiller liste).

19 Det var ingen brei tilslutning til å gå for x tal på hovud-/sektorutval i ein samanslått kommune; kanskje snarare tvert i mot med bakgrunn i at Seljord berre har eit planutval (i tillegg til formannskapet som økonomiutval), mens Nissedal ikkje har noko planutval eller andre hovudutval. Opposisjonsleiar Trond Johnsen i Seljord nemnte m.a. at dei hadde gode erfaringar med heller å ha ad hoc-arbeidsgrupper i det politiske arbeidet med større saker. Som «arbeidstittel» inntil vidare brukast Vest-Telemark som namn på konstellasjonen Seljord+Kviteseid+Nissedal. Morgedal vart elles nemnt som namneforslag, det same blei Seljord. Det verka for øvrig til å vera semje om å halde ein namnekonkurranse (med premiering) blant innbyggjarane i dei aktuelle kommunane. Svein Ekre, hovudverneombud i Vinje kommune, påpeika viktigheten av å formulere avtalepunktet om tilsette på ein slik måte at ei eventuell kommunesamanslåing ikkje skulle medføre oppseiingar. Talet på heimlar i toppadministrasjonen (dvs. inkl. kommunalsjefar/etatsleiarar) må likevel kunne reduserast, i alle fall etter kanskje eit par år etter ei faktisk samanslåing. Ekstern utlysning av rådmann-stillinga i ny kommune syntes det elles å vera full tilslutning til. Etter innspel frå Kjetil Lie. Telemarksforsking, syntes det elles å vera brei semje om at det i eit «økonomipunkt» i intensjonsavtala vert teke inn at den samanslåtte kommunen ikkje skal ha eigedomskatt på bustader og fritidseigedommar. Telemarksforsking får elles i oppgåve til det neste møtet å få fram kor store inntekter Kviteseid kommune i dag får frå kraftverket i Vråliosen, slik at ei eventuell grensejustering i Vråliosen-området (ved overføring av området til Fyresdal/Tokke) ikkje gjev noko nettotap for ein eventuell samanslått kommune av Seljord+Kviteseid+Nissedal Kjetil Lie, referent

20 REFERAT FRA 2. FORHANDLINGSMØTE MELLOM SELJORD, KVITESEID OG NISSEDAL KOMMUNAR STRAAND HOTELL MÅNDAG Fyrst vart det gitt ei kort orientering om det som var særskilt bestilt frå det fyrste forhandlingsmøtet. Det gjaldt bestillinga om i) å klarleggje kor stor oppslutning eit parti då må ha for å få inn ein representant (med føresetnad om totalt 8 parti som stiller liste), og bestillinga om ii) å få fram kor store inntekter Kviteseid kommune i dag får frå kraftverket i Vråliosen, slik at ei eventuell grensejustering i Vråliosen-området (ved overføring av området til Fyresdal/Tokke) ikkje gjev noko nettotap for ein eventuell samanslått kommune av Seljord+Kviteseid+Nissedal. Fyrsteutkastet til intensjonsavtale, som Telemarksforsking hadde fått i oppgåve å arbeide fram etter det fyrste møtet , blei så nærare gjennomgått og drøfta. På det fyrste møtet var det semje om å ta utgangspunkt i intensjonsavtala frå Rissa og Leksvik og at ein skulle ha ei rimeleg omfattande innleiing i avtala, med grunngjeving av dei overordna målsetjingane og intensjonane med samanslåinga. I tråd med det som var signala frå det fyrste møtet, var det elles teke høgde for i avtaleutkastet at m.a. i) ordet administrasjonssenter i staden for kommunesenter skulle nyttast, og at aktuell overskrift i avtalepunktet som gjeld dette skulle vera «Lokalisering av politisk og administrativ leiing» ii) Kviteseid skulle vera sete for rådmannen (sentraladministrasjonen) og ordføraren iii) administrativ toppleiing skulle kunne vera desentralisert òg spreidd på dei to andre kommunane i form av leiing/koordinering for helse og omsorg samt undervisning (oppvekst) lokalisert til Seljord og plan/samfunnsutvikling/teknisk til Nissedal (Treungen). Til møtet var det skissert eit ganske så detaljert administrativt organisasjonskart (som vedlegg til avtala), med tilhøyrande formuleringar i utkastet til intensjonsavtale om at «Kviteseid skal vera sete for rådmannen og tilhøyrande stab- og støttefunksjonar. Ordføraren skal òg ha base i Kviteseid. Rådmannen si leiargruppe vil forutan rådmannen omfatte to stabsleiarar (ein for økonomi og ein for personal og organisasjon) og tre kommunalsjefar (på områda oppvekst og integrering, helse, omsorg og velferd samt samfunnsutvikling og infrastruktur). Stabsleiarane vil vera lokaliserte til Kviteseid. Kommunalsjefane for oppvekst og integrering og helse, omsorg og velferd vil ha base i Seljord, medan kommunalsjefen for samfunnsutvikling og infrastruktur kjem til å ha sete i Nissedal (Treungen).» Med tanke på lokalisering/organisering av tenestetilbod og forvaltningsoppgåver framgjekk at «Ei eventuell kommunesamanslåing skal framleis medføre servicetilbod og arbeidsplassar både på kommune-/rådhusa i Treungen og Seljord. Det er elles ein klar intensjon og eit sterkt ynskje for samanslåinga at tenestilboda generelt (som t.d. barnehagar, skular, pleie- og omsorgssenter, legekontor) framleis kjem til å verte lokalisert rundt omkring etter same struktur som er gjeldande i dei tre kommunane ved samanslåingstidspunktet. Den nye kommunen kjem til å bli organisert med einingar under det einskilde kommunalsjef-området. Kvar eining vert leia av ein einingsleiar som vil ha eit gjennomgåande, delegert fag-, personal- og økonomiansvar.»

21 I møtet blei det mange kommentarar og spørsmål til organisasjonskartet, heriblant framlegget om òg å la personar frå rådmannen si leiargruppe vere lokalisert andre stader enn rådmannen sjølv/sentral-administrasjonen. Telemarksforsking har hatt eit oppfylgjande møte med rådmennene 31.08, for nærare drøfting og forståing av hovudprinsipp for den tenkte organiseringa Kjetil Lie, referent

22 Rådmann Stab og støtte Stabsleiar økonomi Rekneskap Budsjett og Sinans Skatt og innkreving Stabsleiar personal og organisasjon Fellestenester (arkiv/ sekretariat, IKT, servicekontor/resepsjon/ sentralbord) Personal og løn Kommunalsjef for oppvekst og integrering Kommunalsjef for helse, omsorg og velferd Kommunalsjef for samfunnsutvikling og infrastruktur Seljord barneskule Seljord ungdomsskule Flatdal barneskule Heddeli barnehage Tussejuv barnehage Flatdal barnehage Åmotsdal barnehage Straumsnes oppvekstsenter (m/ barnehage) Brunkeberg oppvekstsenter (m/ barnehage) Kviteseid skule Kviteseid barnehage Institusjonar og døgnbemanna tilbod (Nesbukti pleie- og omsorgssenter, Heddeli buog servicesenter, Steinmoen bu- og servicesenter, KOS, Nissedal omsorgssenter) Utetenesta/heimetenester pleie og omsorg (heimesjukepleie, heimehjelp, matlevering, tryggleiksalarmar, omsorgsbustader) Kjøkken Næring og natur (inkl. landbruk, vilt, motorferdsel, utmark, miljø) Eigedom og beredskap (reinhald, vedlikehald, bustadforvaltning (inkl. utleige), vegar og grøntanlegg, brannberedskap, VAdrift) Plan (planarbeid, byggesak, oppmåling) Tveit skule/nissedal ungdomsskule Fjone skule Kyrkjebygda oppvekstsenter (m/ barnehage) Treungen barnehage Haugsjåsund barnehage Felle barnehage Kulturskulen (base m/ rektor) Flyktningteneste og vaksenopplæring Tenester for funksjonshemma (aktivitets-/dagsenter, Heddelitunet, Lundenjordet, Kåsa buog avlasting, Mila aktivitetssenter) Helse (helsestasjon, skulehelseteneste, jordmortenester, legetenester, fysio og ergo) Psykisk helse og rusomsorg (miljøarbeid, dagtilbod) NAV Utbygging (prosjektering, byggeleiing, utbyggingsavtaler, m.m) Kultur og fritid (allment kulturarbeid, idrett, friluftsliv, folkehelse, reiseliv, fritidsklubbar) Bibliotek og informasjon Fargekodar Raud: Nissedal Grøn: Kviteseid Blå: Seljord

23 Til Kjetil Lie Frå Tor Borgenvik Dato Litt om mandat i ein samanslått kommune av Nissedal, Kviteseid og Seljord. Fyrst litt om røystetal ved siste kommuneval i Folketal % Røysteføre (ca) % Valdeltaking Røyster Seljord ,1 % ,8 % 63,0 % Kviteseid ,5 % ,7 % 60,2 % Nissedal ,4 % ,5 % 77,3 % 862 SUM ,0 % ,0 % 64,9 % Vi ser at: - Den samanslåtte kommunen ville ha snaut røysteføre i Fordelinga av røysteføre er om lag lik fordeling av folketal, men ikkje heilt lik. Kviteseid har relativt få barn/unge utan røysterett. - Valdeltakinga i landet var 64,2%. Det var mao Nissedal som hadde svært høg valdeltaking, medan den var markert lågare enn vanleg i Kviteseid. Spørsmålet var: Kor stor prosent må eit lite parti ha for å kome inn i kommunestyret med 27 representantar? Det finst neppe eit heilt eksakt svar på det ettersom det nok avhenger av tal på parti som stiller liste og røystefordelinga. Valordninga Noreg brukar ved kommunestyreval er St. Lagües modifiserte metode 1). Men temaet kan likevel belysast på ein grei måte. Døme 1: Ein ytterlegåande situasjon ville vere å ha to parti - eit stort og eit lite. For å kome inn må det lille partiet ha 2,7% av røystene. Døme 2: Det faktiske kommunevalet i Nissedal, Kviteseid og Seljord i Tabellen under som syner røystefordelinga i valet. Dette blir sjølvsagt ein rein papirleik ettersom ikkje alle partia stilte liste i alle kommunar. Men talet på røyster var slik:

24 Nissedal Kviteseid Seljord Sum % Mandat A ,7 % 8 SV ,0 % 0 Sp ,2 % 6 KrF ,1 % 4 V ,9 % 1 H ,8 % 6 FrP ,3 % 2 Andre ,0 % 0 Sum ,0 % 27 I kolonna ytst til høgre har eg gjort ei mandatfordeling basert på sum røystetal og eit tenkt kommunestyre på 27 medlemer (her forenkla ved å sjå bort frå evt «slengarar» dvs personrøyster på personar som står på ei anna liste.) Vi ser at: a) Det partiet som har minst røyster, og likevel kjem inn med eit mandat, er Venstre med 4,9% (173 røyster) b) SV med 2,0% (70 røyster) kjem ikkje inn. Ein kan syne at: - SV ville kome inn med 22 røyster meir. Det ville gje ein oppslutnad på 2,6%. Mandatet ville kome frå Ap. - For at SV skulle kome inn med 2,0% av røystene ville det krevje eit kommunestyre på 36 medlemer. Dette ville utover SV - gjeve 2 mandat i tillegg til AP, Sp og H, medan Krf og V ville ha fått 1 i tillegg. 1) Note. Metoden inneber at ein fyrst finn kvar einskild valliste sitt røystetall, det vil si kor mange røyster listene har fått. Deretter blir røystetala dividert med ei talrekkje som startar på 1,4 og som fortsett med osb. Dei tala som kjem fram ved divisjonane, kallast for kvotientar. Alle kvotientane for alle partia/gruppene blir sortert etter storleik. Så blir representantplassane til dei partia/gruppene som har dei største kvotientane. Det fyrste mandatet tilfell det partiet/gruppa med den største kvotienten, det andre mandatet til partiet/gruppa med den nest største kvotienten osb.

25 Referat fra forhandlingsmøte mellom Tokke og Fyresdal kommuner, 8. juni 2015 Innleiingsvis i møtet varta det snakke generelt rundt handsaming og innhald i ei intensjonsavtale. Det var einigheit om at en deltok i ein uforpliktande prosess, og at ein samstundes hadde ynskje om å kome fram til ei intensjonsavtale som er å konkret som mogleg. Vidare var det eit felles ynskje om at arbeidet med intensjonsavtala vert lagt op som ein slags planprosess som omfattar fylgjande milepelar: Forhandlingsutvalet utarbeidar utkast til intensjonsavtale Forhandlingsavtala vert lagt fram for drøfting og innspel kommunestyra Forhandlingsavtala vert lagt ut på høyring med moglegheit for innspel Endeleg forhandlingavtale dannar grunnlag høyring av innbyggjarane om samanslåing eller ikkje I etterkant av at intensjonsavtala er lagt fram for drøfting og innspel i kommunestyra, vert intensjonsavtala søkt justert dersom det er trong for det. Det same vert gjort etter at intensjonsavtala vert lagt ut på høyring i kommunen. Høyringa av den endelege avtala dannar grunnlag for vedtak i kommunane om etablering av ein ny kommune eller ikkje. Denne høyringa kan gjennomførast som folkerøysting eller som ei opinionsgransking, og føremoner og ulemper med desse høyringsformene vart omtala. Dei ulike høyringsformene har sine føremoner og ulemper. I Noreg er folkerøysting berre rådgjevande, og det inneber at politikarane ikkje treng å ta omsyn for avstemmingsresultatet. Det har likevel vore tradisjon for å lytte til folket og ta omsyn til fleirtalets standpunkt. Ved ein folkerøysting kan det vera ei ulempe dersom valdeltakinga er låg og mobiliseringa er skeiv. Føremona er at alle røysteføre har høve til å seie si meining. Ei spørjegransking kan leggast opp slik ein får eit meir representativt bilete over kva folk meiner. Ein har òg høve til få oversyn over styrken i standpunkta, og kvifor innbyggjarane meiner det ein eller det andre. Ulempa er at ikkje alle får høve til å seie si meining gjennom eit slikt opplegg. Grensejustering var eit spørsmål som vart tatt opp på møtet. I samband med ei kommunesamanslåing vart det synt til at de er unaturleg at bygdene Skredosen og Vråliosen framleis skal høyre til Kviteseid kommune, og det vil vera trong for å vurdere grensejustering. Desse bygdene ligg heilt på kommunegrensene til Tokke og Fyresdal, og dersom ein skal reise mellom Fyresdal og Tokke, må ein køyre gjennom desse områda. Handsaming av tilsette i samband med ei eventuell samanslåing var drøfta. Ei kommunesamanslåing fylgjer lova som styrer overdraging av verksemder. Det er semje om at ein bør ha som mål at ingen skal miste jobben som fylgje av ei samanslåing.

26 Elles var det semje om å avklare sentrale lokaliseringsspørsmål så tidleg som mogleg i forhandlingane fordi dette har innverknad på mange av dei vurderingane som må gjerast i høve til intensjonsavtala. I samband med dette vart semje om fylgjande fordeling: Kommuesenteret i ein ny kommune vert Dalen Næringsarbeid og landbruk vert lagt til Fyresdal Det vart diskutert om reiseliv skulle vera ein del av næringsdelen, men ein vil komme nærare attende til det spørsmålet. I Fyresdal ser ein for seg at dei kommunale stillingane vert lokalisert ved Fyresdal Næringshage, og at ein slik sett kan få eit stort og leveande næringsmiljø. Næringsgagen skal vera ein aktiv partner som skal leggje til rette for eksisterande bedrifter i næringshagen slik at dei får moglegheit til vekst og utvikling. Ein diskuterte kva oppgåver ein eventuell ny kommune kan handtere sjølv, og kva oppgåver ein må samarbeide om. Det vart sett om ei føremon om alle kommunane i Vest-Telemark kan gå saman om å etablere samarbeidsløysingar som den einskilde kommune ikkje kan ta hand om. Dersom dei same kommunane samarbeider om fleire oppgåver, vil det vera lettare å sikre god styring og kontroll med dei interkommunale samarbeida. Når det gjeld tenesteoppgåver, var det semje om at basistenester som skular, barnehagar og sjukeheimstenester framleis skal ligge i dei gamle kommunane. Fyresdal har her ei enkel organisering og potensialet for effektvisering i høve til struktur er henta ut. Kommunen har i dag ein skule, ein barnhage og eitt pleieog omsorgssenter med eigen demensavdeling. Det vart synt til at Tokke har ein meir komplisert struktur på basistenestene og er dyrare i drift. Kommunen har to barne- og ungdomskolar og ein skule med elevar frå fyrste til fjerde klasse. Tokke har fem barnehagar. I og med at kostandene på ulike tenesteområder er noko ulike, ser ein trong for ein nærare diskusjon om nivået på dei kommunale tenestene. I samband med dette var det også semje om at kvaliteten på tenestene er bra i begge kommunane i dag, og at det sentrale føremålet med samanslåing ikkje er å heve nivået på basistenestene. Ein er samd om at eit viktig føremål med ei samanslåing vil vere å nytte eit auka handlingsrom til å legge til rette for næringsutvikling, nye arbeidsplassar og vekst i folketalet. Samstundes ser ein føre seg at det kan vera mogleg å styrkje dei meir spesialiserte tenestene. I tillegg til næring og landbruk, vart plan, IKT, teknisk og nokre tenester innan helse trekt fram som døme. Det var også diskutert om det kunne vera aktuelt med ei anna organisering av legetenesta. Kommunane har i dag kvart slitt legekontor, noko ein ynskjer også i framtida, men ein har i dag betydeleg overkapasitet. Det kan difor vera aktuelt å sjå på ei ny og betre organisering dersom ein etablerer ei ny kommune. 2 [Klikk her og skriv inn rapporttittel som bunntekst]

27 I høve til legevakt vart det synt til at Fyresdal har legevaktsamarbeid mot Arendal, medan Tokke har legevaktsamarbeid med Vinje. Korleis ein skal handtere legevakttenesta er noko som ein må handsame i de vidare arbeidet. Ein ser mulegheiter for å styrkje demensomsorga i samband med ei eventuell kommunesamanslåing. Fyresdal har i dag eiga avdeling ved omsorgssenteret, noko som kan vera krevjande. Det er òg ei utfordring at talet på pasientar vaierar. Det bidreg igjen til at det er vanskeleg å oppretthalde ei stabil bemanning. Tokke har to demensavdelingar, men den eine står tom. Det vart her diskutert mulege felles løysingar ved etablering av en ny kommune, mellom anna for å sikre eit jamnare tal på demenspasientar på avdelingane og betre bemanningssituasjon. Vidare vart det peika på at betre tilpassing av tenestetilbodet til psykisk utviklingshemma er noko ein kan sjå på i samband med etablering av ein eventuell ny kommune. Om ein skal leggje til rette for tannlegetilbod i den nye kommune vart òg diskutert. Fyresdal har ein tannlege, men Tokke nyttar i dag tannlegetenester i Åmot. Begge kommunane har brukt ein del pengar på opprusting av kommunale bygg, og det er ikkje planar om store inversetingar på det området den næraste tida. Fyresdal har planar om idrettshall. Ved møteslutt var vart gjort avtale om at ein møtast til nye samtalar i samband med møtet på Dalen 23. juni Bent A. Brandtzæg, referent

28 Referat frå forhandlingsmøte mellom Tokke og Fyresdal Nivået på tenestene Nivået på tenestene i ein eventuell ny kommune var tema i første del av møte. Det vart slått fast at tenestenivået er høgt nok som det er i dag, og at det ikkje er eit mål med ei generell auke av nivået. Ein ser likevel at det kan vera gevinstar å hente på spesialiserte tenesteområder. Det er ikkje ynskjeleg å gjere noko på struktur i høve til skular, barnehagar og sjukeheimar. Tenester som innbyggjarane har trong for det daglege skal vera der innbyggjarane bur. Effektiviseringsgevinstar Ei kommunesamanslåing gjev høve til å hente ut effektiviseringsgevinstar. Det vart diskutert på kva område det kan vere aktuelt å hente ut slike gevinstar. Fylgjande område vart trekt fram: landbruk, plan, økonomi, fellestenster, IT, skatt, løn, sentralbord, areal, miljø og oppmåling og rus og psykiatri. I tillegg var det synt til administrative innsparingar på leiarnivå og innsparingar i høve til politisk styring. Det vart også peika på moglege innsparingar i høve til ein del bygningsmasse som den einskilde kommune sit med i dag. Kommunane skal skaffe fram eit oversyn over dette. Effektiviseringsgevinstar som vert realiserte, ynskjer ein å bruke til å legge til rette for næringsutvikling og nye arbeidsplassar. Begge kommunane har trong for nye arbeidsplassar for å halde oppe og styrkje folketalet. Ein ynskjer å hente ut effektiviseringsgevinstar når det gjeld talet på tilsette gjennom naturleg avgang. Begge kommunane skal ha næringshage, og Fyresdal har ein idrettshall under planlegging. Elles vart gjeve uttrykk for at begge kommunane har bra med bygningsmasse, og at det ikkje planar om store nye byggeprosjekt. Trong for interkommunalt samarbeid Nokre av dei områda som vart omtala i høve til effektiviseringsgevinstar, ser ein kan vera føremålstenleg å løfte inn i eit interkommunalt samarbeid der alle Vest-Telemarkkommunane er med. Dette gjeld spesielt rus og psykiatri, men òg funksjonar knytt til løn, skatt og sentralbord vart omtala her. Ein ser at rus og psykiatri kan vera føremålstenleg å lokalisere til Seljord, kor ein har DPS og eit fagmiljø frå før. Familievernkontoret i Kvitseid skal også flyttast til Seljord. Fordeling av funksjonar og oppgåver På fyrste forhandlingsmøte vart ein samd om at kommunesenteret skulle vera i Dalen og at landbruk og næring skulle lokaliserast i Fyresdal. I andre møte vart det diskutert nærare kva funksjonar som er knytt til næring og landbruk kva funksjonar som naturleg høyrer saman. Ein var samd om at plan, byggesaksbehandling, oppmåling, miljø og viltforvaltning er område som det er naturleg å sjå saman med landbruk og næring. I næringshagen i Fyresdal vil ein kunne få eit stort fagmiljø på desse områda.

29 Det var snakk om å organisere næringsarbeidet gjennom et eige kommunalt selskap som kommunalt føretak eller kommunalt as. Dersom det vert aktuelt, ynskjer ein ei ekstern utlysing som leiar av selskapet. Det er òg aktuelt at formannskapet og rådmannen sit i styret. Elles vart ein samd om at sentraladministrasjonen skal sitje på Dalen. Den omfattar ordførar, rådmann, kommunalsjefar, økonomisjef og personalavdeling. Ein avdelingsleiar for næring vert lokalisert i Fyresdal. Det er ynskjeleg å etablere ei fellesløysing på IT, som vert styrt frå Tokke. Det har vore fleire forsøk med fellesløysingar på IT for alle Vest- Telemarkkommunane, utan at ein har lukkast med det. Politisk organisering Politisk organisering var eit tema på møtet. Tokke har i dag 21 representantar i kommunestyret medan Fyresdal har 17. Tokke har sju medlemmar i formannskapet med Fyresdal har fem. Fyresdal har 20 prosent frikjøp av varaordfører, mens tilsvarande del i Tokke er 10 prosent. I ein eventuell ny kommune er ein samd i at kommunestyret skal ha minimum 21 representantar. Ein ynskjer ein hovudutvalsmodell med tre utval: Eitt for helse og omsorg, eitt for plan og teknikk og eitt for oppvekst og kultur. Ein er og samd om at det skal vera fem til sju medlemmar i kvart utval. Fyresdal har i dag fem medlemmar i administrasjonsutvalet medan Tokke har ni. Korleis administrasjonsutvalet skal setjast saman i ein ny kommune vart ikkje diskutert. Tenesteområde med trong for nærare avklaring Ein diskuterte to tenesteområde som ein ynskte å avklare nærare på eit seinare tidspunkt. Desse tenesteområda omfattar legevakta og tannhelsetenesta. Tokke har ikkje eiga tannhelseteneste, men ein nyttar tilbodet i Åmot. Innbyggjarane er nøgde med tenestene dei får der. Innbyggjarane i Fyresdal bruker tannlegetenester andre stader, og ein ser at det ved ei eventuell samanslåing kan verta langt å reise for å nytte tenestene i Åmot. Det er såleis eit spørsmål om kva tilbod den nye kommunen skal ha. Skal kommunen etablere eiga teneste, eller skal ein nytte tenester andre stader? Dersom ein skal nytte tenester andre stader, kor skal desse tenestene vera? Tokke samarbeider med Vinje om legevakttenester, medan Fyresdal har legevaktsamarbeid mot Arendal. På same måte som for tannhelsetenesta, er det her trong for nærare avklaringar av korleis ein skal innrette dette tilbodet i ein eventuell ny kommune. Namn på kommunen og vedtak om framtidig kommunestruktur 2 [Klikk her og skriv inn rapporttittel som bunntekst]

30 Ein har førebels ikkje noko aktuelt namn på den nye kommunen. Det var forslag om å involvere innbyggjarane i dette som ein del av arbeidet med å skape lokalt engasjement knytt til samanslåingsprosessen. Fyresdal har vedtak om at spørsmålet om kommunesamanslåing skal avgjerast gjennom ei folkerøysting. Det er ikkje noko som heiter bindande folkerøysting i Noreg, men det har vore tradisjon for at ein har følgd folkets råd i slike samanhengar. Frå Fyresdal vert det gjeve uttrykk for at ein ynsker å følgje folkets råd gjennom ei slik folkerøysting, men ein føreset då at deltakinga er på nivå med det ein har samband med kommune- og fylkestingsval. Tokke har førebels ikkje fatta noko vedtak om ein skal gjennomføre innbyggjarundersøking, folkerøysting eller begge delar. Utkast til intensjonsavtale Fram mot neste møte startar Telemarksforsking på utarbeiding av eit utkast til intensjonsavtale for ei eventuell kommunesamanslåing Bent A. Brandtzæg, referent

31 Referat frå forhandlingsmøte Fyresdal og Tokke Møte starta med ei oppsummering av forhandlingsmøtet 23. juni. Fram til møtet var det også utarbeida eit første utkast til intensjonsavtale frå Telemarksforsking. Legevakt og tannhelse Innleiingsvis var det litt diskusjon om legevakt og tannhelse. Tokke har ikkje eiga tannhelseteneste, men ein nyttar tilbodet i Åmot. Innbyggjarane er nøgde med tenestene dei får der. Innbyggjarane i Fyresdal bruker tannlegetenester andre stader, og ein ser at det ved ei eventuell samanslåing kan verta langt å reise for å nytte tenestene i Åmot. Det er såleis eit spørsmål om kva tilbod den nye kommunen skal ha. Tokke samarbeider med Vinje om legevakttenester, medan Fyresdal har legevaktsamarbeid mot Arendal. På same måte som for tannhelsetenesta, er det her trong for nærare avklaringar av korleis ein skal innrette dette tilbodet i ein eventuell ny kommune. På møte kom det fram at Fyresdal er delt i synet på legevaktsordninga mot Arendal, og at ein har vurdert TSS i staden. Frå Tokke vart det òg gjeve uttrykk for at det er stort vaktpress på legane i Vinje. Ein kom ikkje vidare i å avklare organisering knytt til dette, og ein ser at det kan vera trong for å gå nærare inn i problemstillingane før ein tek ei avgjerd. Det vart òg synt til at arbeidsgruppene kan sjå nærare på moglegheitene knytt til eit legevaktsamarbeid. Næringsutvikling Ein er samd om at næringsutvikling skal vera eit viktig satsingsområde for ein ny kommune. Den store utfordringa er å sikre ei positiv folketalsutvikling. I fyrste møtet var det semje om at næring og landbruk skal lokaliserast i Fyresdal. I andre møte vart det diskutert nærare kva funksjonar som vil vera knytt til næring og landbruk kva funksjonar som naturleg høyrer saman. Oppgåver som vart trekt fram var plan, byggesaksbehandling, oppmåling, miljø og viltforvaltning. Ved samlokalisering av desse oppgåvene i næringshagen i Fyresdal, vil ein kunne få eit stort fagmiljø på desse områda. I tidlegare forhandlingsmøte har det òg vore forslag om å etablere eit eige næringsselskap. Det var delte mengingar om dette på møtet. Skepsisen går på at ein gjennom å etablere eit selskap tek noko av makta frå formannskap og kommunestyre, og at næringsarbeidet ikkje blir ein del av det heilskaplege kommunale utviklingsarbeidet. Det er såleis noko uklart korleis satsinga skal organiserast. Det er også ei aktuell løysing å tilsette ein kommunal næringssjef med ansvar for denne delen av satsinga. Det vart ikkje fatta nokon konklusjon om organiseringa, men Telemarksforsking fekk spørsmål om å sjå på erfaringar med organisering av kommunalt næringsarbeid fram til neste forhandlingsmøte. Ein var òg innom tilhøvet til Vest-Telemark Næringsutvikling, og det vart sett som viktig at dette selskapet framleis har ei rolle, men rolleavklaringa vart ikkje