*Presentasjon ved rådmann Geir Grimstad, fagsjef budsjett og styring Steinar Dahlen og fagsjef HR og organisasjonsutvikling Mariann Hjelle

Transkript

1 Nesodden kommune har i flere år gjennomført bruker- og medarbeiderundersøkelser i bedrekommune.no. Kommunen deler sine erfaringer med bruk av bedrekommune.no, og hvordan resultatene kan brukes i et styringsperspektiv og som en del av arbeidet med kvalitetsforbedring. Presentasjon ved rådmann Geir Grimstad, fagsjef budsjett og styring Steinar Dahlen og fagsjef HR og organisasjonsutvikling Mariann Hjelle

2 NESODDEN KOMMUNE Vakker halvøy som ligger mellom Oslofjorden og Bunnefjorden innbyggere Kunstnerkommunen Pendlerkommune (Norges største bilfrie fergesamband 3 mill. passasjerer årlig)

3 Oppstart «helhetlig styring» - Marsjen fra 2009 til 2013 Overordnede mål «NYE TAKTER» Målstyring og resultatledelse Forutsetninger for å lykkes med målstyring Styringskort Gjennomføring av: brukerundersøkelser medarbeiderundersøkelser

4 Oppstart Målstyring høsten 2009 innarbeidet i budsjettet for 2010 Bruk av brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser i budsjettet for 2010 Videreføring/utvikling i 2011 Pengestyrt kommune! Organisasjonsutviklingsprosjektet «NYE TAKTER» 2012 Nye virksomheter Målstyringsparameterne ble brutt ned på virksomhetsnivå Bedre tjenestekvalitet for kommunens innbyggere

5 Oppdatert Økonomi og styring Medio des.: Budsjett/øk.plan/ handl.program vedtas i KST Ultimo november: Formannskapets innstilling November: Budsjett- og økonomiplan behandles i FSK/KST Medio nov: Rapportering FSK Medarbeiderundersøkelser Gjennomføres uke 5,6 og : Ferdig årsregnskap og rapportering av kostra Brukerundersøkelser Gjennomføres uke 9,10 og : Frist rådmannens budsjett/øk.planforslag Medio mars: Rapportering FSK Medio oktober: RLG salderer rådmannens budsjett/øk.plan/ handlingsprogram-forslag 31.03: Årsmelding og årsberetning Ultimo september: Rapportering 2. tertial Medio mai: Rapportering 1. tertial September: Budsjettkonferanser Utvidet ledergruppe. Dialog Ultimo august: Rapportering FSK Ultimo august: Strategi-/ økonomiplankonf. KST, Presentasjon ledere og till.valgte Nesodden kommune Ultimo mai.: Behandling av årsmelding og årsregnskap i KST Mai/Juni: Dialogkonferanser med politikere, brukere, ledere og tillitsvalgte Medio juni: Økonomiplanprosess starter

6 1.Bedre tjenestekvalitet for kommunens innbyggere. 2.Bedre ressursutnyttelse både økonomisk og kompetansemessig. 3.Bedre og tydeligere ledelse på alle nivåer. 4.Bedre integrasjon og flyt i organisasjonen koblet mot effektiv bruk av IKT.

7 4 fokusområder: tjenester Samfunn medarbeidere økonomi Klar sammenheng mellom: overordnete planer økonomi og handlingsplan mål for virksomhetene forventinger som er kommunisert av leder til hver enkelt medarbeider.

8 Målene på virksomhetsnivå skal være: av stor betydning for virksomheten være forankret hos medarbeidere og tillitsvalgte være målbare være mulig å påvirke av virksomheten selv Hver virksomhet rapporterer i forhold til sine målbare mål.

9

10 Engasjement og forankring fra rådmann/toppledelse Gjør det enkelt kom i gang med tydeliggjøring av mål og juster underveis behøver ikke være perfekt!! Engasjer og involver ansatte!

11 Bruke data få fram resultatene! Evaluer målene løpende (hva funker, hva bør endres?) Rådmannen har egne møter/konferanser hvor målstyring er agendaen ikke 45 min. på agendaen!

12 4 fokusområder OVERORDNEDE STYRINGSMÅL Samfunn: RESULTAT 2011 STATUS 2012 MÅL 2013 Opplevd kvalitet: Innbyggertilfredshet 2009: 3,8 Ikke målt 4,1 Mulighet for å etablere nye virksomheter i kommunen 2009: 2,3 Ikke målt 2,4 Målt kvalitet: Antall igangsatte boliger (1,25 % befolkningsøkn.) 100 Positiv utvikling på 4 Folkehelseindikatorer Ikke målt Ikke målt 4 BRUKER- UNDERSØKELSER På virksomhetsnivå Nivå 2 (med unntak av innbyggertilfredshet) MEDARBEIDER- UNDERSØKELSE Årlig reduksjon i energiforbruket 1 % 1 % 1 % Tjenester: (snitt hele kommunen) Målt kvalitet: Brukerdialoger pr år Ikke målt Minst 1 Minst 1 Andelen elever som føler seg mobbet i skolen skal være under landsgjennomsnittet (skala 1-5) Andelen elever som presterer på laveste nivå i lesing i 5. klasse skal være under landsgjennomsnittet (24,7 %) Nesoddens plassering i nærings-nm skal forbedres med 50 plasser Utvikle fullelektronisk saksbehandling for minst to nye områder (bhg.opptak og ett annet område) Medarbeidere og organisasjon - snitt hele kommunen (På en skala fra 1-6) 1,4 1,3 1 19,4 % 18,5 % 17,0 % 303 Ikke målt 250 Ikke målt 2 2 Opplevd kvalitet: Faglig og personlig utvikling 4,3 4,3 4,5 Samarbeid og trivsel med kollegaer 5,0 5,0 5,0 Stolthet over egen arbeidsplass 4,7 4,7 5,0 Overordnet ledelse 3,9 3,8 4,0 Helhetsvurdering medarbeiderundersøkelse 4,5 4,5 4,7 Målt kvalitet: Nærvær 91,9 % 93,0 % 93,0 % Svarprosent på medarbeiderundersøkelsen 70,0 % 68,0 % 70,0 % Økonomi Målt kvalitet: Forbruk nettoramme 100 % 100 % 100 % Langsiktig gjeld skal reduseres med 1 prosentpoeng 1,0 % Korrigert netto driftsresultat i % av brutto driftsinnt. 1,6 % 2,0 % Selvfinansieringsgrad på investeringer på min 25 % 25,0 %

13 Styringskort NIVÅ 2 eksempel fra en virksomhet BRUKER- UNDERSØKELSER MEDARBEIDER- UNDERSØKELSER KONGLEVEIEN BARNEHAGE RESULTAT 2011 Resultat 2012 MÅL 2013 Samfunn: Virksomheten kildesorterer avfall Nei Nei Ja Årlig reduksjon i energiforbruket Ikke målt Ikke målt 1 % Antall måltider med frukt/grønsakstilbud pr. Ikke målt 1 1 dag Tjenester: Opplevd kvalitet: Resultat for brukerne Ikke målt 4,9 5 Brukermedvirkning Ikke målt 4,7 4,8 Trygghet og respektfull behandling Ikke målt 5,4 5,5 Tilgjengelighet Ikke målt 5,1 5,2 Informasjon Ikke målt 4,3 4,4 Godt vennskap med andre barn ikke målt 5,2 6 Barnehagens arbeid som kulturformidler Ikke målt 4,8 4,9 Målt kvalitet: Brukerdialoger pr år (SU- og foreldremøter) Ikke målt 3 3 Antall samarbeidssamtaler bhg/hjem( pr.barn) Ikke målt 2 2 Andel med godkjent førskolelærerutdanning 73 % 78 % 100 % Andel assistenter med fagarbeiderutdanning 43 % 43 % 50 % Medarbeidere og organisasjon (På en skala fra 1-6) Opplevd kvalitet: Faglig og personlig utvikling 4,7 4,3 4,8 Samarbeid og trivsel med kollegaer 4,9 4,6 5 Stolthet over egen arbeidsplass 4,6 4,8 4,9 Overordnet ledelse 3,9 3,9 4 Helhetsvurdering medarbeiderundersøkelse 4,5 4,3 4,8 Målt kvalitet: Nærvær 90,4 % 93,5 % 95,0 % Svarprosent på medarbeiderundersøkelsen 84 % 48 % 90 % Økonomi Målt kvalitet: Forbruk nettoramme 105,1 % 101,7 % 100 %

14 Notat til alle ansvarlige/administratorer uke 5 (ansvarspersoner, tilganger i bedrekommune, plan for gjennomføring) Mandat: Bruke alle Bedrekommunes undersøkelser (ca. 15 tjenesteområder) Oppstart uke 9. Pressemelding til lokalavis, og info på web Periode 25. februar 16. mars (3 uker) Resultatpresentasjon fra de gjennomførte undersøkelsene (april) Oppfølging og analyse av resultatene (dialogmøter, tilbakemelding på resultatene til brukerne) (

15 Alle kommunale barnehager Barnevern Bibliotek Byggesaksbehandling Ergoterapi og fysioterapi Helsestasjon Interne tjenester (pilot 2012) Kulturskolen (foreldre og elever) Institusjon pleie og omsorgstjenester (beboere og pårørende) Psykisk helse voksne SFO Utviklingshemmede (brukere og brukerrepresentanter) Vann og avløp

16 Er ansvarlige kjent med hvordan man gjennomfører sin brukerundersøkelse i «Bedrekommune»? Hva fungerte dårlig sist? Hva kan vi gjøre annerledes for å gjennomføre undersøkelsen på en bedre måte? Les heftet/veilederen «GOD PROSESSVEILEDER» fra KS

17 Undersøkelsen gjennomføres årlig I tråd med nytt årshjul gjennomføres undersøkelsen i januar/februar Sikre god tid til / kvalitet på oppfølgingsarbeidet før man skal sette mål for neste års handlingsprogram Fra 2012 inngår undersøkelsen som en del av opplegget for helhetlig styring i virksomhetene/stabsområdene

18 Gjennomført i perioden 28. jan. 17. feb. (3 uker) Svarprosent og antall svar: % antall svar % antall svar % antall svar % antall svar % antall svar 671

19 Ca. 100 rapporter er produsert, derav ca. 40 til enheter med mindre enn 7 respondenter (mange ledergrupper) Kommentarrapport Tilleggsspørsmål om vold og trakassering Svarfordelingsrapport til enheter med minst 7 respondenter. Gjennomsnittsrapporter til de øvrige enheter.

20 En klar strategi for informasjon, åpenhet om resultatene og involvering av alle ansatte i oppfølgingsarbeidet Informasjon i forkant til alle ansatte og i ledersamlinger Oppfølgingsarbeidet: mål og tiltak er en del av styringskortet til den enkelte virksomhet/stabsområde Kobling til IA-handlingsplan/lokale IA-aktivitetsplaner Tydeliggjøring av at alle har et ansvar for å medvirke til et godt arbeidsmiljø på arbeidsplassen HMS-kurs for alle verneombud og vara verneombud november 2012 og for alle ledere januar/februar 2013

21 2013 Gjennomsnittlig tilfredshet per dimensjon Snitt Nesodden Snitt Norge 30 K Høyest kommune Lavest kommune Organisering av arbeidet 4,5 4,5 5,0 3,7 Innhold i jobben 5,0 5,0 5,4 4,6 Fysiske arbeidsforhold 4,1 4,2 4,7 3,4 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,0 5,1 5,7 4,6 Mobbing, diskriminering og varsling 5,0 5,1 5,6 4,2 Nærmeste leder 4,5 4,6 5,2 4,1 Medarbeidersamtale 4,7 4,8 5,1 4,2 Overordnet ledelse 3,8 3,9 4,6 2,3 Faglig og personlig utvikling 4,4 4,4 4,9 3,7 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 3,9 4,1 4,8 3,1 Stolthet over egen arbeidsplass 4,7 4,8 5,4 3,7 Helhetsvurdering 4,5 4,6 5,1 4,0 Snitt totalt 4,5 4,6 5,1 3,8

22 Gjennomsnittlig tilfredshet per dimensjon Organisering av arbeidet 4,5 4,5 4,5 4,4 4,4 Innhold i jobben 5,0 5,0 4,9 4,9 4,9 Fysiske arbeidsforhold 4,1 4,1 3,8 3,9 3,8 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 Mobbing, diskriminering og varsling 5,0 5,0 5,0 4,8 4,7 Nærmeste leder 4,5 4,5 4,5 4,4 4,3 Medarbeidersamtale 4,7 4,8 4,7 4,6 4,5 Overordnet ledelse 3,8 3,8 3,9 3,9 3,7 Faglig og personlig utvikling 4,4 4,3 4,3 4,2 4,2 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 3,9 3,8 3,8 3,7 3,7 Stolthet over egen arbeidsplass 4,7 4,7 4,7 4,6 4,6 Helhetsvurdering Snitt totalt 4,5 4,5 4,5 4,5 4,5 4, , ,3

23 OVERORDNEDE STYRINGSMÅL NESODDEN KOMMUNE 2013 RESULTAT 2011 STATUS 2012 MÅL 2013 RESULTAT 2013 Medarbeidere og organisasjon - snitt hele kommunen (På en skala fra 1-6) Opplevd kvalitet: Faglig og personlig utvikling 4,3 4,3 4,5 4,4 Samarbeid og trivsel med kollegaer 5,0 5,0 5,0 5,0 Stolthet over egen arbeidsplass 4,7 4,7 5,0 4,7 Overordnet ledelse 3,9 3,8 4,0 3,8 Helhetsvurdering medarbeiderundersøkelse 4,5 4,5 4,7 4,5 Målt kvalitet: Nærvær 91,9 % 93,0 % 93,0 %? Svarprosent på medarbeiderundersøkelsen 70,0 % 68,0 % 70,0 % 82%

24 Økt brukervennlighet for lederne som skal følge opp resultatene: Gi ledere tilgang på rapportnivå, i tillegg til enhet/undersøkelse Tilleggsspørsmålene bør fremkomme i egen rapport, ikke som del av svarfordelingsrapport (vi har spørsmål om vold og trakassering fra brukere/klienter). Resultater fra tidligere års undersøkelser i egen enhet bør fremkomme i rapportene Flere valg av rapporttyper diagram, tabell Statistikkbehandlingsprogram

25 Undersøkelsesopplegg som er utviklet av og for kommunene Sammenlikning med andre kommuner Å bruke samme undersøkelsene over tid gir gjenkjennbarhet for respondentene og for lederne som skal planlegge og følge opp undersøkelsen i egen virksomhet/enhet God support og service i Kommuneforlaget/på chat