Just Do It... Just Do It... Hvilke sannheter gjelder i dag? Napoleon og hans generaler

Transkript

1 Hver morgen i Afrika våkner en gaselle. Den vet at den må løpe raskere enn den raskeste løven, ellers blir den drept. Hver morgen i Afrika våkner en løve. Den vet at den må løpe raskere enn den langsomste gasellen, ellers vil den sulte ihjel. Det spiller ingen rolle om du er løve eller gaselle. Når du våkner er det bare å løpe. Afrikansk ordspråk Just Do It... Just Do It... Hvilke sannheter gjelder i dag? Napoleon og hans generaler Om å observere, beslutte og handle i organisasjoner og prosjekter Heldagssamling NTNU-IT 18. mars 2009 Hans Donali Tilset Studio Apertura NTNU Samfunnsforskning AS... den til stadighet nagende tvil om eksisterende paradigmers gyldighet Fritt etter: Gunnar Wille

2 La stå! Agenda: 1. Omstilling og utvikling Omstilling og utvikling 2. Visjoner, strategier og prosjekter 3. IT-bruk ved NTNU - Rask gjennomgang 4. Sentrale utfordringer - sett utenfra. Hans Organisasjonsendringer Reaksjoner på endringsprosesser Aktiv Kontekst Verden endres Organisasjon Om å forstå verden - Økonomi - Teknologi - Politikk - Organisering - Kunnskap Virksomhetens utfordringer Obstruksjon Om å forstå seg selv - Kartlegging - Analyse - Diagnose Engasjement Negativ Forandring BOHICA Positiv Ignorering Aksept Om å gjennomføre endringer - Individnivå - Gruppenivå - Systemnivå Passiv Kilde: Per M Schiefloe Den klassiske feilen (Stensaker & Haueng, NHH) Utvikling og omstilling Tre nødvendige forutsetninger for å lykkes De ansatte blir fortalt det Ledelsen bruker mye tid på ledelsen har kommet fram Kurs og seminarer Diskusjon Refleksjon Erkjennelse til uten å få den samme muligheten til refleksjon og " erkjennelse. Forståelse Felles visjon Forankring Forpliktelse!

3 Forståelse Etablere felles bilde av dagens situasjon i organisasjonen - Prosesser, sammenhenger, interesser og konflikter, muligheter, begrensninger - Styrker og svakheter Få til felles forståelse for de utfordringer en står overfor - Eksterne: marked, konkurranse, etterspørsel, krav - Interne: kompetanse, arbeidsmåter, konkurranse, konflikter, lagånd Bli enige og få aksept for hva som må gjøres Kommunikasjon Bygging av tillit Åpenhet Medvirkning Forankring Muligheter for medarbeiderne Mistenksomhet Skjulte agendaer Urent spill Lukkede beslutningssystemer Forankring og positiv medvirkning forutsetter robuste sosiale strukturer preget av tillit, romslighet, trygghet Forståelse og forankring krever tid Spiralprinsippet Eierskap og ansvar hos ledere gjenom hele linjen Nok tid - Innpakking og utpakking av grunnleggende idéer - Etablering av begrepsmessing fellesskap Symbol Referanse Mening Fenomen Virkelighetsforståelse Visjoner og mål Språk / kultur Arbeidsform -)().%#$)/ &'()%*+$,%)()%,)!! "#$%#$ Alle må få nok tid til refleksjons- og erkjennelsesprosessen. Hvert lag i organisasjonen må få nok tid og rom til å forstå og forplikte seg. Forpliktelse VIKTIG! Ansvarliggjøring Oppfølging Konsekvens Positive incentiver Sammenheng mellom ord og handling Systematisk evaluering Nødvendige forutsetninger for å lykkes

4 Hva er en visjon? Bokmålsordboka: Visjon: (fra lat., av videre 'se') innbilt synsopplevelse, framtidssyn; drøm, indre bilde(rekke); religiøs åpenbaring Visjoner, mål og strategier Visjonen er vår drøm. Den angir det overordnede målet og kursen for alt vi gjør. En visjon må ha mening, den må kunne forstås og den skal kunne operasjonaliseres! Lag gjerne slagord - men ikke kall det en visjon. Hva er en strategi? Visjon, mål og strategier Bokmålsordboka: Strategi: strategi' m1 1. planlegging av militære operasjoner 2. framgangsmåte for å nå et mål Strategien er den fremgangsmåten vi velger for å nå målene våre. Vanligvis lages strategier hovedsaklig for de overordnede målene. En strategi er altså en fremgangsmåte Strategier Hva er situasjonen? Hva er de sentrale utfordringene? Midler = Delmål Duke of Wellington Gebhard Leberecht von Blücher Overblikk over helheten er nødvendig Kan være vanskelig å se i alt kaoset

5 Hvilke mål må vi ha? En strategi er en fremgangsmåte... Konkret formulering av mål er viktig.... og er grunnlag for å lage planer. Altså Kriterier for vurdering av mål xx xx Situasjonen Utfordringer Hovedmål Strategi Apollo Program Objective "I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, S Spesifisert M Målbart A Akseptert R Realistisk T Tidsbestemt Norsk hverdag "Arbeidsgruppen skal identifisere indikatorer som kan bedre kvalitet og relevans i videre arbeid med gjennomføring av effektivitetsundersøkelser på bakgrunn av vurderinger og tilrådinger fra arbeidsgruppen som har vurdert mulige forklaringer of landing a man on the moon and på effektivitetsforskjeller i sektoren og på bakgrunn av en returning him safely to the Earth." arbeidsgruppe som tidligere har vurdert forskningsdata i DBH." President John F. Kennedy May 25, 1961 (Mandatet til arbeidsgruppen i Utdannings- og forskningsdepartementet som står bak effektivitetsundersøkelsene i universitets- og høyskolesektoren) Etter: Tor G Syvertsen Etter: Tor G Syvertsen

6 En systematisk arbeidsform! Hvem stiller krav? Hvem stiller krav til oss? Hvilke krav stiller de? Hvilke kvaliteter (egenskaper) må vi ha for å imøtekomme kravene? Hvilke funksjoner må ivaretas for å virkeliggjøre kvalitetene? Hva slags løsninger må utarbeides for å realisere funksjonene? Hva slags avhengigheter er det mellom Hvilke krav stiller de? ulike funksjoner og løsninger? IT-bruk ved NTNU Basis IT-funksjoner Infrastruktur, arbeidsplass Rask gjennomgang av funn! Utrustning på egen arbeidsplass kapasitet driftssikkerhet teknisk kvalitet Nettverk og basis nettverkstjenester stabilitet og kvalitet fillagring og utskrift Situasjonen vurderes som tilfredsstillende Basis IT-funksjoner Basis IT-funksjoner Ordinær kontorstøtte Epost og kalender NTNU benytter hovedsaklig Microsoft Office for ordinær kontorstøtte. Ingen felles tilgang til e-postadresser og kalendere Noen bruker LaTex pga formelredigering. Noen studenter bruker Open Office. Det er uklare ansvarsforhold mht hvem som tar beslutninger mht dette Situasjonen vurderes som tilfredsstillende NTNU har ingen standardiserte e-postadresser.

7 Basis IT-funksjoner Intranett Basis IT-funksjoner Samarbeidsverktøy Ingen fungerende intranett for studenter og ansatte. Ingen pågående aktiviteter for å få dette på plass. Uklart hvem som har ansvar for dette. Uklart hvilken strategisk betydning intranett har. NTNU har ikke noe tilbud om verktøy som støtter samarbeid over avstand. Dette er etterspurt av flere av informantene Situasjonen vurderes som særlig utilfredsstillende Støtte til merkantile prosesser Oppsummering Ingen effektiv verktøykasse for hverdagen til de med bred administrasjon. Ingen under direktørnivå har ansvar for alle de merkantile støttesystemene Liten lokal tillit til de som har ansvar for merkantile støttesystemer. Mangler felles prosedyrer for mottak av utenlandske medarbeidere. Administrativ støtte til primærvirksomheten Læringsplattform Dårlig brukerforankring for virksomhetskritisk produkt (It sl) Integrasjon mellom FS og It slearning legger føringer for primærvirksomheten Manglende avklaringer mellom NTNU og SiT i forhold til avhengighet mellom betalt semesteravgift og tilgang til undervisning. Uklare ansvarsforhold ifbm innrullering av utenlandske studenter Administrativ støtte til primærvirksomheten Informasjon om studieprogrammer og emner Sammenhengen mellom emnebeskrivelser, studieprogrammer, FS, rekrutteringsweb og studiehåndbok er komplisert og uoversiktlig. Liten informasjonsflyt mellom studieavdelingen som systemeier og studieansvarlige på fakulteter og institutter. Studentene er ikke tilfreds med manglende tilgang til emnedetaljer uten å være undervisningsmeldt. Administrativ støtte til primærvirksomheten NTNU har ingen akseptabel løsning for eksterne nettsider. NTNU har ingen klar strategi mht hva eksterne nettsider skal brukes til. NTNU har ingen med overordnet ansvar for innholdet i nettsidene Situasjonen vurderes som særlig utilfredsstillende

8 Faglig støtte til primærvirksomheten Undervisning Faglig støtte til primærvirksomheten Forskning NTNU har ikke den oppmerksomhet og fokus på IKT og Læring som en kunne forvente, særlig sett i lys av at NTNU v/plu er en av landets største institusjoner for lærerutdanning. Enkeltpersoner har motivasjon og interesse for å gjøre nye ting men savner et organisatorisk støtteapparat som gjør dette mulig uten for mye ressursbruk. NTNU fremstår som en svært avansert og moden bruker av IT når teknologien brukes i primærvirksomheten som laboratoriestøtte i utvidet betydning. Situasjonen vurderes som tilfredsstillende Faglig støtte til primærvirksomheten Formidling Ved NTNU er det ingen som har sentralt ansvar for forskning og dermed for hvordan forskningsaktiviteten framstilles overfor omverden. Nettsidene til NTNU gir et svært mangelfullt og uriktig bilde av den forskningen som foregår ved NTNU. Organisatoriske forhold IT-drift ved NTNU IT-avdelingen ved NTNU har ikke lykkes i å fremstå som en attraktiv samarbeidspartner overfor fakulteter og institutter mht IT-drift. Stor makt hos lokale IT-tjenester medfører vanskeligheter ved ønske om standardisering. Det kan virke som om NTNU sentralt unnviker å ta tak i problemstillinger omkring organisering av IT- drift og lar saken skli. Situasjonen vurderes som særlig utilfredsstillende Organisatoriske forhold Utviklingsprosjekter og brukermedvirkning NTNU har ingen tradisjon for tett brukermedvirkning gjennom hele prosessen ved utvikling og innføring av nye systemer. Lokale brukere opplever at deres synspunkter og deres behov ikke blir tatt hensyn til hvis de ikke faller sammen med sentrale behov. Lokale brukere opplever at sentraladministrasjonen har et virkelighetsbilde som ikke stemmer med lokal oppfatning. Organisatoriske forhold Lokale løsninger I mangel av nødvendige tjenester fra sentralt hold lages det mange ulike lokale løsninger for å dekke egne behov. Sentrale tiltak iverksettes uten at dette er kjent lokalt. (Ex: ansattesider) Situasjonen vurderes som særlig utilfredsstillende

9 Sentrale utfordringer Slik presentert i rapporten NTNU mangler helhetsforståelse for sentrale områder av virksomheten Fra lokalt hold er det manglende tillit til sentrale fagavdelinger og IT-avdelingen Manglende enhetlig politikk på flere viktige områder Fragmentert ansvar for strategisk viktige områder Det er liten tiltro til NTNU sin evne til å gjennomføre store IT utviklingsprosjekter Sentrale utfordringer Slik presentert i rapporten NTNU mangler helhetsforståelse for sentrale områder av virksomheten Fra lokalt hold er det manglende tillit til sentrale fagavdelinger og IT-avdelingen Manglende enhetlig politikk på flere viktige områder Fragmentert ansvar for strategisk viktige områder Organisatoriske utfordringer Det er liten tiltro til NTNU sin evne til å gjennomføre store IT utviklingsprosjekter Områder som ikke er tilfredsstillende. Har dette betydning for NTNU-IT? E-post og kalender Intranett Samarbeidsverktøy Merkantile systemer Læringsplattform og emner Eksterne nettsider IKT og læring Forskningsformidling IT drift ved NTNU Utv.prosj. og brukermedv. Lokale løsninger Sentrale utfordringer - sett utenfra Gartner i egen virksomhet Framover mot virkeligheten Forståelse Felles visjon Forankring Kontekst Hvilken del av verden skal vi delta i, og hvordan? NTNU IT Organisasjon Er vi istand til å levere ihht krav? Forpliktelse Om å skape arena for refleksjon og medvirkning Forandring Hvordan kan vi gjennomføre nødvendig utvikling?

10 Hva er NTNU-IT sin verden? Hva er NTNU-IT sin verden? NTNU strategi og prioriterte mål Teknologisk utvikling Rapport om ITbruk ved NTNU UNINETT sin strategi Påvirkes den av IT-rapporten? Når situasjonsbildet er klarlagt: XXX NTNU IT XXX Hvilke krav stilles? Noen utfordringer for NTNU-IT Organisering av driftstjenester Hva er de sentrale utfordringene for NTNU-IT? Intern profilering og markedsføring Kundefokus Hva er aller mest viktig å ta tak i? Avlive myter Oppsummering Takk for oppmerksomheten!