Interne retningslinjer for anleggsverdiregnskapet. 1. Regelverk

Transkript

1 Interne retningslinjer for anleggsverdiregnskapet. 1. Regelverk Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt 12. desember 2003, pkt Reglement for økonomistyring i staten Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt for avhending av materiell som tilhører staten: Statlig regnskapsstandard SRS 17 smidler_ pdf 2. Aktuelle begreper Anleggsmiddel: Eiendeler som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten. Vurderes til innkjøp av driftsmidler som har en bruksverdi over 3 år og kostpris over kr ,- Driftsmidler under kr ,- og bruksverdi over 3 år, vil kunne aktiveres dersom de er en del av en pool, f eks PCer, inventar og utstyr. Immaterielle eiendeler: Med immaterielle eiendeler forstås ikke-pengeposter uten fysisk substans som virksomheten benytter for administrative gjøremål, og som: a) er identifiserbare b) kontrolleres av foretaket slik at de representerer framtidige økonomiske fordeler som forventes å tilflyte foretaket (NRS(F) Ved HBO kan dette eventuelt være lisenser og programvare (lite aktuelt i dag). Varige driftsmidler: Materielle eiendeler som er ment til varig eie og bruk i institusjonens virksomhet. Anskaffelseskost: Verdien på transaksjonstidspunktet (kjøpspris med tillegg av kjøpsutgifter, som for eksempel frakt- og monteringsutgifter, toll og andre offentlige avgifter) Tilgang: Investeringsbeløpet som føres på aktiveringskonto i balansen. (Kjøp av anleggsmiddel) Aktivering: Anskaffelsen føres i balansen som en eiendel. (Kostnadene ved anskaffelsen fordeles via avskrivninger over den tid anskaffelsen gir verdi for selskapet (fordeling av kostnader over flere regnskapsperioder)), se avskrivninger nedenfor. Avskrivning: Systematisk periodisering av et anleggsmiddel som følge av at normalt forbruk reduserer anleggsmidlets levetid. Lineære avskrivninger: innebærer at kostprisen fordeles med like beløp over driftsmidlets antatte økonomiske levetid Økonomisk levetid: perioden det er økonomisk lønnsomt å beholde driftsmidlet framfor å avhende det eller bytte det ut Avgang driftsmidler: I første rekke salg av anleggsmidler. Blir driftsmiddelet ødelagt eller utslitt (utrangert) regnes dette også som avgang. 1

2 Påkostning: Anskaffelser som gir et driftsmiddel en varig forbedring eller økt funksjonalitet anses som påkostning og skal aktiveres. Forlenget levetid Økt kapasitet/ytelse/ funksjonalitet Reduserte driftskostnader slik at verdien av den grunn øker. Vedlikehold: Anskaffelser som utføres for å bringe utstyret tilbake til den stand det opprinnelig har vært i. 3. Definisjon av anleggsmidler For aktivering av et anleggsmiddel må to hovedregler være oppfylt: a) Anskaffelseskost over NOK OG b) Investeringen har en forventet levetid på mer enn 3 år Alternativt må summen i en portefølje (pool) av anleggsmidler overstige NOK (se omtale nedenfor) I tillegg skal også forhold som defineres som påkostninger aktiveres. Se pkt 2 for skillet mellom påkostning og vedlikehold. 4. Inndeling og kontering Vi deler anleggsmidler inn i to kategorier; immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. (Immaterielle eiendeler vi sannsyligvis ikke være aktuelt ved HBO) Disse er igjen delt inn i ulike anleggsgrupper som vil styre konteringsstrengen. Se vedlegg 1 Registrering av anleggsmidler for oversikt over anleggsgrupper og tilhørende konti. 5. Merking av eiendeler Driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over kr skal registreres iht. statens økonomireglement. HBO mener videre det er behov for tyverimerking av lett omsettelige driftsmidler selv om disse har en verdi under kr Driftmidler som aktiveres skal også merkes. HBO vil se nærmere på merking av eiendeler uavhengig av om disse aktiveres. Det er foreløpig definert følgende nummerserier for merking av eiendeler: Avd I D F P J IT Drift (inklusive trykkeri /undervisning) FBA PHS Journalistikk Avd type utstyr Tekst år for anskaffelse fortløpende anleggsnummer 2

3 I B Bærbar PC Nn nnnn I C Servere Nn nnnn I E Infrastruktur IT Nn Nnnn I L Dataskjermer nn nnnn I N Nettverkskomponter Nn Nnnn I S Stasjonær PC Nn Nnnn I T Telefoni Nn nnnn D A AV-utstyr Nn nnnn D B Tranportmidler Nn nnnn D H kjøkken/kantineutstyr Nn nnnn D I Inventar Nn nnnn D K Kopimaskiner Nn nnnn D U Teknisk utstyr Nn nnnn D V Verktøy Nn nnnn F B Transportmidler Nn nnnn F E Infrastruktur FBA Nn Nnnn H Kjøler/frysere Nn nnnn F U Lab-utstyr/forskn.utstyr Nn nnnn F V Verktøy Nn nnnn P D Idrettsutstyr Nn nnnn P H kjøkken/kantineutstyr Nn nnnn P M Musikkinstrumenter Nn nnnn P U Utstyr praksissaler Nn nnnn P V Verktøy forming Nn nnnn J P PC-utstyr journalistikk nn nnnn J U teknisk utstyr nn nnnn Eks IS082345: Tilhører IT, type utstyr Stasjonær PC, anskaffet i 2008, anleggsnummer Vi vil ha en nummerserie pr. år, pr type, pr avd. Merkenummer skal benyttes som anleggsnummer ved registrering i anleggsverdiregnskapet. 6. Registrering av anleggsmiddel i Agresso anleggsverdiregnskap Se rutine for registrering/aktivering og avskriving av anleggsmidler. Før en faktura på et anleggsmiddel godkjennes må anleggsmidler registreres i agresso. Skjema Registrering av anleggsmidler (vedlegg 1) fylles ut av attestant/godkjenner ved mottak av anleggsmidler. Dette sendes til økonomi for registrering i agresso anleggsmodul. Når anleggsmiddelet er registrert i agresso kan fakturaen posteres og påføres anleggsnummer i Basware. Ved registrering av anleggsmidler skal følgende felter fylles ut: Avdeling Anleggsnummer (tilsvarer merkenummer anleggsmiddelet) Anleggsbeskrivelse Anleggsgruppe Type/typebetegnelse og serienummer hvis dette er relevant Bygning, hos oss vil dette være campus, Mørkvedbukta, Rana eller Stokmarknes Kontering, budsjettenhet og evt. tiltak eller prosjekt Fakturaopplysninger: Leverandør, fakturanummer og levetid på anleggmidlet. Ved påkostning på eksisterende anlegg skal det ikke registreres et nytt anlegg. Faktura skal da bokføres på allerede eksisterende anleggsmiddel. Dersom påkostningen fører til endret levetid på anleggsmiddelet, må dette oppdateres i anleggsbildet, og nytt registreringsskjema bør leveres på det aktuelle anleggsnummer. Også ved arbeid på /innkjøp til anlegg under utførelse skal faktura bokføres på eksisterende anleggsmiddel. Anleggsmiddelet trenger ikke oppdateres. 3

4 7. Aktivering av eiendeler som enkeltvis har en verdi lavere enn kr (poolaktivering) Varige driftsmidler som enkeltvis har en verdi under kr kan klassifiseres samlet i balansen hvis det er snakk om mange og ensartede eiendeler, og hvor verdien til sammen er vesentlig (poolaktivering). Hos oss vil dette primært gjelde følgende driftsmidler: PC-er: Aktiveres alltid. Separat anleggsnummer på hver enhet (tyverimerking), men ett anleggsnummer pr år i agresso anleggsmodul. Inventar, anskaffelser etter : For anskaffelser som har en verdi lavere enn kr opprettes det ett anleggsnummer pr. år som alle anskaffelser aktiveres på. Enkeltgjenstander undr kr 1.000,- aktiveres likevel ikke. Enkeltanskaffelser som har en verdi over kr aktiveres som et separat anlegg. Dersom det er hensiktsmessig å gruppere enkeltanskaffelser som hver for seg har en verdi lavere enn kr som et eget anleggsnummer (for eksempel utstyr tilhørende ett rom) kan dette føres på separat anleggsnummer (ikke årets felles-nummer). Inventar, anskaffelser før : Alt inventar i kontorer, undervisningsrom, møterom poolaktiveres. Det forutsettes gjenværende levetid lik 50% av total levetid, dvs. 5 år. Annet inventar (auditorier, kantine, garderober etc.) vurderes og aktiveres individuelt pr. rom /type rom. Utstyr, teknisk utstyr/av-utstyr hvor investeringen i løpet av et år er betydelig. Her må det vurderes om enkeltgjenstander skal ha separat anleggsnummer, eller det skal være ett anleggsnummer pr. år pr. avd. Enkeltgjenstander under kr 5.000,-aktiveres likevel ikke. Eiendeler som utgjør en naturlig del av en helhet inkluderes sammen med hovedeiendelen i balansen. Forutsetning: levetid for alle deler sammenfallende og enkelte del-eiendeler kan ikke skilles ut. Hos oss vil dette være aktuelt for følgende driftsmidler: Lab-utstyr: PC anses som separat enhet pga annen levetid enn lab-utstyret Operativsystem og programvare til PC Bygningsmessige installasjoner: VVS, El-kraft skilles ut pga annen levetid enn bygget (dekomponering) 8. Avskrivingstid Avskriningstid År Perioder (mnd) Progr.vare, lisenser (immaterielle 5 år 60 eiendeler) Tomter Avskrives ikke Driftsbygninger Dekomponerte avskrivninger (se nedenfor) Anlegg under utførelse Avskrives ikke før ferdigstillelse Boliger, leiligheter for personale Dekomponerte avskrivninger (se nedenfor) Infrastruktur Dekomponerte avskrivninger Maskiner, verktøy anl. maskiner 15 år 180 småverktøy 5-15 år Lab-utstyr 15 år 180 Inventar (innredning) 10 år 120 Idrettsutstyr 10 år 120 slitasjeutsatt utstyr 5 år 60 IT- og kommunikasjonsutstyr PC 3 år 36 Server 4 år 48 Operativsyst 4 år 48 Nettverk 5-10 år

5 AV-utstyr 5-10 år Komm.utstyr/ teleutstyr 5-10 år Transportmidler biler, lastebiler 10 år 120 traktorer, anleggsmaskiner 15 år 180 Transportmidler Individuell vurdering Individuell vurdering båter Annet utstyr år Kunst Aktiveres ikke Bøker Aktiveres ikke Del-anlegg Avskrivningstid (år) Bygning 60 Ventilasjon 30 Varme/Sanitær 30 Elkraft 30 Tele- og automatisering 20 Andre installasjoner Bokføring tilgang All tilgang skal balanseføres. Det vil si at investeringen ikke lenger kostnadsføres i 4-serien, men føres inn i balansen i kontoklasse 1. Resultatet vil allikevel bli belastet med total investeringssum, men belastningen vil føres på en inntektskonto (konto 3910 utsatt inntektsføring). Motkonto for denne føringen er konto 2150 i balansen. Årsaken til dette er at vi følger den såkalte forpliktelsesmodell som skal være resultatnøytral. Forpliktelsesmodellen betyr at det for hver aktivering av eiendeler/driftsmidler i balansen oppstår en tilsvarende forpliktelse på gjeldssiden i balansen. På den enkelte budsjettenhet vil følgende fremkomme: Konto 1xxx (eiendel): Debitering av investeringsbeløp (balanseføring) Konto 3910 (utsatt inntektsføring): Debitering av investeringsbeløp (kostnadsføring) Konto 2150 (Forpliktelse): kreditering av investeringsbeløp På institusjonsnivå vil dette ha følgende motposter: Konto 2401 (leverandørgjeld): kreditering av investeringsbeløp 10. Bokføring av avskrivninger Avskrivningene belastes resultatet i kontogruppe 60. Også her følger vi forpliktelsesmodellen. Avskrivningskostnaden oppveies ved at det krediteres tilsvarende beløp på konto Dermed vil ikke avskrivningene gi noen resultateffekt, og budsjettet påvirkes ikke. På den enkelte budsjettenhet vil følgende fremkomme: Konto 1xxx (periodens avskrivning): Kreditering av avskrivning (balanseføring) Konto 60xx: Kostnadsføring periodens avskrivning Konto 3930: Inntektsføring av kostnadsført avskrivning (utsatt inntektsføring avskrivning) Konto 2150 (Forpliktelse): Debitering av avskrivning 11. Utrangering, kassasjon og avhending (salg) En gang i året skal anleggslistene for avdelingen/enheten gjennomgås for oppdatering. Det utarbeides skjema (vedlegg 2)for utrangering, kassasjon og avhending (se link til normalinstruks for utrangering, kassasjon og avhending under pkt. 1) 5

6 - Utrangering: brukbart materiell går ut av bruk fordi det ikke lenger er egnet til sitt opprinnelige formål eller at man ikke har behov for det lenger - Kassasjon: tar ut materiell som er nedslitt eller skadet og som ikke uten uforholdsmessig store kostnader lar seg reparere. - Avhending: materiell overdras til andre enn statens egne etater (salg av utstyr). På dette skjemaet skal det fremkomme grunnen til at anlegget er utrangert, kassert eller avhendet. Hver avdeling/enhet har en ansvarlig person som gjennomgår listene og underskriver på disse. I tillegg skal leder av avdelingen/enheten undertegne på listene. En tjenestemann som treffer beslutning om salg, eller som deltar i arbeidet med salget, har ikke adgang til å opptre som kjøper. Ellers henvises det til Normalinstruks for utrangering, kassasjon og avhending av materiell som tilhører staten 12. Bokføring av salg/utrangering Avgang føres motsatt av tilgang/aktivering (Tilgang og akkumulerte avskrivninger vil nullstilles). Det vil si at inntekten krediteres og forpliktelsen debiteres, i forhold til bokført beløp ved salgstidspunktet/utrangeringstidspunktet, jfr forpliktelsesmodellen. I de fleste tilfeller vil det være forskjell mellom regnskapsmessig bokført beløp og salgssum. Her vil det oppstå en regnskapsmessig gevinst eller tap. Gevinsten vil øke budsjettet og tapet vil redusere budsjettet. 13. Budsjettering i tilknytning til investeringer Siden vi ikke har noen erfaringer med aktivering av investeringer med avskrivning tidligere, har vi når det gjelder budsjettering laget et foreløpig forslag. Når vi har høstet mer erfaring er det mulig at dette vil bli endret. Vi er også nødt til å høste erfaring med hvordan dette vil fungere i forhold til å få leselige rapporter med enkel tilgang til mer/-mindre forbruk. I budsjettsammenheng bruker vi samme definisjon av anleggsmiddel som pkt. 3. i dette regelverk. Dersom disse kravene oppfylles skal investeringen aktiveres og avskrives. Når det gjelder investeringer finansiert av oppdrags- eller bidragsprosjekt se pkt. 14. I første omgang skal vi bare budsjettere i resultatregnskapet ved enten å kun budsjettere utsatt inntektsføring investering på konto 3910 eller både budsjettere utsatt inntektsføring investering på konto 3910 og utsatt inntektsføring avskrivning på konto 3930 samt avskrivning på konto 6001/6011/6021. Budsjettering vil bli på følgende måte: Hvis kun bruk av 3910 Utsatt inntektsføring investering debet (+) kr Når man lager økonomirapporter må man i dette tilfelle se konto 3930 mot konto 6011 (vil få avvik på begge disse kontoer da de ikke er budsjettert). Hvis man budsjetterer både utsatt inntektsføring (3910) og avskrivning budsjetteres som følger: Konto 3910 debet (+) kr Konto 3930 kredit (-) kr Konto 6011 debet (+) kr

7 Foreslår at vi bruker siste metode selv om det blir 3 posteringer med denne, (denne er slik det faktisk vil bli i regnskapet) 14. Aktivering av eiendeler innkjøpt på oppdragsprosjekt Eiendeler innkjøpt på oppdrags- eller bidragsprosjekt (unntatt NFR-prosjekt) skal aktiveres som om de var innkjøpt i ordinær virksomhet. I tillegg skal det foretas en internpostering som belaster prosjektet med hele investeringsbeløpet på konto 9198, og godskriver ordinær virksomhet med hele investeringsbeløpet på konto

8 Vedlegg 1 Registrering av anleggsmidler. Avdeling Anleggsnummer Anleggsbeskrivelse Informasjon Anleggsgruppe (sett kryss): Navn Anleggsgruppe Konto Lisenser/programvare Bygninger Bygningsmessige anlegg Anlegg under utførelse Infrastruktur Andre anleggsmidler Maskiner Biler Inventar Idrettsutstyr Fast bygningsinventar med annen avskr. enn bygning Verktøy Kontormaskiner og øvrig kontorutstyr IT/Audiovisuelt utstyr Lab-utstyr Andre driftsmidler Detaljering: Type Typebetegnelse Serienummer Bygning Kontering: Bud.enhet Prosjekt/tiltak Fakturaopplysninger: Leverandør Fakt.nr. Avskrivingstid Underskrift/ godkjenning Dato: / - 8

9 Vedlegg 2 Skjema for utrangering, kassasjon og avhending av utstyr. Avdeling: Pr:. tertial 20 Spesifikasjon av utstyret som skal utrangeres, kasseres eller avhendes: U/K/A Anleggsnr Anleggsgruppe Type utstyr Typebetegnelse Serienummer Prosjekt Årsak K K Kontormaskiner Kopimaskin Canon Ikke lønnsomt å reparere Underskrift/ godkjenning Dato: / - 9