Saksliste, årsmøte i Longyearbyen Fotoklubb

Transkript

1 Saksliste, årsmøte i Longyearbyen Fotoklubb Tirsdag 18. mars 2014 kl. 19:00 i Kapp Wijk, UNIS 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Konstituering av årsmøtet (Valg av møteleder, sekretær samt to personer til å signere protokollen) 3. Årsmelding 4. Regnskap 5. Kontingent 6. Innkomne saker 7. Valg Vedlegg.

2 ÅRSMELDING LONGYEARBYEN FOTOKLUBB 2013 STYRET Styret i Longyearbyen fotoklubb har i 2013 bestått av: Kari Schrøder Hansen (leder til oktober 2013) Jon-Kristian Bø (nestleder, leder fra oktober 2013) Anne Bjørndal (sekretær) Rolf Johansen (kasserer og registeransvarlig) Sølvi Janita Lervik (styremedlem til desember 2013) Trond Espen Haug (varamedlem, nestleder fra oktober 2013) Jan Sivert Hauglid (varamedlem, fast styremedlem fra desember 2013) Det har vært avholdt 7 styremøter i saker er behandlet, hvorav noen er tatt opp på flere styremøter. MEDLEMSMASSE Longyearbyen fotoklubb hadde pr. 31. desember medlemmer, hvorav ett æresmedlem. Medlemstallet har økt jevnt de siste årene, og klubben hadde i 2013 det høyeste antall medlemmer noensinne. Medlemskontingenten har vært uendret i 2013, og var på kr. 450,- pr år (200,- pr. år for skoleelever / studenter). I tillegg til styret hadde fotoklubben følgende komiteer / ansvarlige i 2013 Kalenderkomite (leder: Sølvi Janita Lervik) Printergruppe (leder: Jan Sivert Hauglid) Materialforvalter (Kari Moxnes) Utstillingsansvarlig (Eva Grøndal) Webansvarlig (Frank Eggenfellner) Ungdomsansvarlig (Emilie Sommervold fram til sommeren 2013) Medlemmene i Longyearbyen fotoklubb er gjennom medlemskap i klubben medlemmer i Norsk Selskap for Fotografi (NSFF), og kan nyte godt av de medlemsfordeler som oppnås gjennom dette. MEDLEMSAKTIVITETER Medlemsmøter Longyearbyen fotoklubb har i 2013 hatt følgende medlemsmøter: Landskapsfotografering. Foredrag v/ Stuart Thomson Juryering av bilder v/ Kari Schrøder Hansen Grunnleggende digitalfotografering. Bruk av blender lukker ISO. Foredrag v/ Jan Sivert Hauglid Fotomaraton i Svalbard kirke (peisestua) v/ Jan Sivert Hauglid og Rolf Johansen Landskapsfotografering. Foredrag v/ Stuart Thomson. Bildevisning fra fotoklubbens tur til Pyramiden ved Jon-Kristian Bø, Eva Grøndal og Tone Ahlgreen.

3 Åpning av utstilling Tett På i forbindelse med samtidsprosjektet, på Svalbard Museum Julemøte med pizza og brus. Bildevisninger fra turer til Nord-Spania, Svalbard og Afrika v/ Jan Sivert Hauglid. Det har i gjennomsnitt møtt deltakere på medlemsmøtene, bortsett fra fotomaraton , da det kun møtte tre medlemmer. Denne ble derfor avlyst. Turer Longyearbyen fotoklubb har i 2013 arrangert følgende fototurer for medlemmer: Kveldstur til Isgrotta på Longyearbreen. 5 deltakere Kveldstur til Colesbukta. Fotografering, grilling og bål. 13 deltakere Helgetur til Pyramiden med overnatting på Hotel Tulipan. 9 deltakere. Det ble også annonsert en 9-dagers båttur med Arctica II sommeren 2014, men denne ble avlyst pga for få interesserte. Kurs / seminarer Longyearbyen fotoklubb har i 2013 arrangert følgende kurs / seminarer for sine medlemmer: Kurs i CEWE Fotobok v/ Hanne-Kjersti Skjevelnes Iversen (Japan Photo) Printseminar med Per Arnfinn Persen. Hvert av kursene hadde ca 20 deltakere. Printkvelder Printegruppa har i 2013 arrangert tre printekvelder, der medlemmer kan komme og få printet bilder til medlemspris. Postkortkonkurranse I juni 2013 ble det utlyst en postkortkonkurranse blant medlemmene i samarbeid med Galleri Svalbard. Juryen besto av Jan Martin Berg fra Galleri Svalbard og Jan Sivert Hauglid fra fotoklubben. Det kom inn til sammen 53 bilder fra ni deltakere. Åtte bilder fra fem deltakere ble valgt ut, og vil bli solgt i postkortformat på galleriet. UTSTILLINGER Fotoklubben har hatt to salgsutstillinger på Kunst- og Håndtverksenteret i Nybyen i Den første ble åpnet i forbindelse med Solfesten i mars, og hadde fritt tema. Den andre utstillingen ble åpnet i forbindelse med Kunstpause i november, og hadde tema Vær. I forkant av hver utstilling ble et medlemsmøte satt av til innramming og klargjøring av utstillingen. I overkant av 25 bilder ble stilt ut på hver av utstillingene, og mange medlemmer har fått solgt sine bilder i år. FOTOGRAFISK SAMTIDSDOKUMENTASJON Longyearbyen Fotoklubb har siden 2011 vært i gang med et prosjekt som ønsker å lage en fotodokumentasjon av livet på Svalbard i nær fortid, i dag og i fremtiden. Det er inngått et samarbeid med Svalbard Museum, der denne dokumentasjonen vil bli bevart for ettertiden. Prosjektet fikk støtte fra Svalbard Miljøvernfond i 2011, men ytterligere støtte ble ikke bevilget i 2012, og heller ikke i Prosjektet er delt i tre deler; Longyearbyen før og nå, Tett på og Hva er dette.

4 Delprosjektet Tett på ble ferdigstilt i november 2013, med en utstilling på Svalbard Museum. I prosjektet "Tett på" er folk portrettert i hjemmene sine, og der de jobber. Prosjektgruppa har ønsket å vise det flerkulturelle samfunnet, og vise hvordan folk bor i dag. Det er også utformet litt tekst som handler om personene på bildene. Representanter fra Svalbard Miljøvernfond var til stede under åpningen av utstillingen. I tillegg ble dette annonsert som en medlemskveld for fotoklubbens medlemmer. Til sammen var det ca 35 personer til stede under åpningen av utstillingen, som skal henge oppe på museet fram til sommeren Eva Grøndal har vært leder for dette delprosjektet, og har sammen med Tone Sund stått for fotografering, tekster og produksjon av utstillingen. De fortjener en stor takk for det flotte arbeidet de har utført. KALENDERE Det ble også i 2013 produsert Svalbard-kalender for Sølvi Janita Lervik har vært leder av kalenderkomiteen. Det ble i 2013, i likhet med tidligere år, trykket 4000 kalendere. Medlemmer som har fått bilde på trykk i kalenderen har fått 15 kalendere utdelt. En del bedrifter bestiller kalendere som julegaver til sine ansatte. I år har det vært noe færre av disse. Vi har imidlertid to gode kunder som hvert år bestiller kalendere til sine ansatte og samarbeidspartnere JURYERINGER Fotoklubben har i 2013 på forespørsel fungert som jury for noen andre fotoklubber på fastlandet. I tillegg var medlemmer i fotoklubben, i samarbeid med Svalbard Reiselivsråd, jury for en fotokonkurranse reiselivsrådet utlyste i forbindelse med inngangen til mørketiden i november. ØKONOMI Longyearbyen fotoklubb har forholdsvis sterk økonomi. Hovedinntektskildene er kalendersalg og medlemskontingenter. I tillegg fikk klubben tildelt korkpenger i Det ble innvilget reisestipend på kr. 3000,- til ett medlem i Detaljer ut over dette fremgår av regnskapet for KLUBBLOKALE Fotoklubben leier klubblokale i 2. etasje på Kunst- og Håndtverksenteret i Nybyen. Dette lokalet fremstår ikke som hensiktsmessig i dag, og det finnes planer om oppussing / ominnredning for å få lokalet mer funksjonelt. I 2013 er lokalene blitt malt av Maler Andersen, som utførte dette arbeidet gratis for oss. I tillegg har vasken fått en bedre plassering, og vi har hatt en grovopprydning av eiendeler og utstyr. Det planlegges videre ominnredning og oppussing i AVSLUTNING Styret i Longyearbyen fotoklubb ser tilbake på 2013 som et godt år for fotoklubben, med høyt medlemstall, god økonomi, og et rimelig høyt aktivitetsnivå. Det har vært en del utskiftninger i styret inneværende år, men ved bruk av varamedlemmene har alle funksjonene blitt ivaretatt gjennom året.

5 Mange medlemmer tar på seg ansvar og stiller opp for fotoklubben, og styret i fotoklubben vil rette en stor takk til disse. Vi har likevel bruk for enda flere som kan ta på seg ansvarsoppgaver eller verv av kortere eller lengre varighet. Ved valg av faste komiteledere på årsmøtet i år håper vi å kunne fordele arbeidet i klubben på flere, og oppfordrer alle som ønsker å bidra til å bli med i en av komiteene Anne Bjørndal sekretær

6 Longyearbyen Fotoklubb Balanse periode Side 1 / 1 Periode 2013 Hittil 2013 Periode Hittil 2012 Finansielle anleggsmidler Ansvarsinnsk. coop Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Kortsiktige fordringer Kundefordringer Sum kortsiktige fordringer Kontanter bankinskudd o.l Bank Coop Sum kontanter bankinskudd o.l Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Leverandørgjeld Leverandørgjeld Sum leverandørgjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld & egenkapital

7 Longyearbyen Fotoklubb Resultat periode Side 1 / 2 Periode 2013 Hittil 2013 Periode Hittil Salgsinntekt Fotokurs Salg rammer, bok Salg kalendere Salg printing Julekort/kort Medlemskontingent Salg galleriet - videresalg Korkpenger Andre off.tilskudd/refusjoner Sum salgsinntekt Sum driftsinntekter Varekostnad Innkj.materialer eller varer Innkjøp rammer Innkjøp kalendere Innkjøp bøker Printing Sum varekostnad Annen driftskostnad Leie lokaler Leie transportmidler Inventar Driftskostn Utstillinger Fotoutstyr Datakostnader Rekvisita Kursutgifter Regnskapshonorar Prosjekt Kontorrekvisita Møteutgifter Porto Reklamekostnader Kontigenter fradragsberettiget Gaver fradragsberettigede Gaver ikke fradragsberettigede Bank-og kortgebyrer Andre kostnader Tap på fordringer Sum annen driftskostnad Sum driftskostnader Sum driftsresultat

8 Longyearbyen Fotoklubb Resultat periode Side 2 / 2 Periode 2013 Hittil 2013 Periode 2012 Hittil 2012 Sum driftsresultat Annen renteinntekt Andre renteinntekter Renteinntekter coop Sum annen renteinntekt Annen rentekostnad Andre rentekostnader Sum annen rentekostnad Sum ordinært resultat før skattekostnad Sum ordinært resultat Sum årsresultat Overført annen egenkapital Overf. til annen egenkapital Sum overført annen egenkapital Sum overføringer

9 Saldobalanse hovedbok Longyearbyen Fotoklubb Periode 0-12 Kontonr Kontonavn Inngående saldo Bevegelse i perioden Debet Kredit Saldo ved periode slutt 2013 Side :04:11 Marianne Arnetsen Saldo samme periode i fjor 1396 Ansvarsinnsk. Coop 300,00 300,00 300, KUNDEFORDRINGER , , ,00 700, FEILKONTO 9 751, , BANK , , , , Coop , ,39-283, , ANNEN EGENKAPITAL , , , LEVERANDØRGJELD , ,75-275, GRL. UTENFOR AVG.OMRÅDET 2729 GRL. UTENFOR AVG.OMRÅDET 2736 GRL. AVG. FRI OMSETN GRL. AVG. FRI OMSETN Fotokurs , , Salg rammer, bok , , , Salg kalendere , , , , Salg printing , , Julekort/kort , , , Medlemskontingent , , , Salg galleriet - videresalg , , , , Korkpenger , , , ANDRE , INNKJ.MATERIALER ELLER , Innkjøp rammer , , Innkjøp kalendere , , Innkjøp bøker 7 500, , Printing ,00-960, , LEIE LOKALER , , , LEIE TRANSPORTMIDLER , , INVENTAR 1 283, , DRIFTSKOSTN. 893,00 893, Utstillinger , Fotoutstyr , , , Datakostnader 355,00 355, , REKVISITA 1 740, , Kursutgifter , , , Regnskapshonorar , , , Prosjekt , , , KONTORREKVISITA 2 526, , , Møteutgifter 2 777, , , PORTO 1 519, ,00 517, , REKLAMEKOSTNADER 1 428, , , KONTIGENTER , , , GAVER FRADRAGSBERETTIGEDE 350, GAVER IKKE 460, BANK-OG KORTGEBYRER 467,00 467,00 447,00 Uni Økonomi V3

10 Saldobalanse hovedbok Longyearbyen Fotoklubb Periode 0-12 Kontonr Kontonavn Inngående saldo Bevegelse i perioden Debet Kredit Saldo ved periode slutt :04:11 Marianne Arnetsen Saldo samme periode i fjor 7790 ANDRE KOSTNADER 45,60 45, , TAP PÅ FORDRINGER 1 375, ANDRE RENTEINNTEKTER -317,00-317,00-350, Renteinntekter Coop -13,90-13, ANDRE RENTEKOSTNADER 306, Overf. til annen egenkapital , , ,00 Totalsum 0, , ,39 0,00 0,00 Uni Økonomi V3

11 Kontoutskrift åpne poster - leverandører pr. 04/03/2014 Longyearbyen Fotoklubb Konto: Side :58:50 Marianne Arnetsen Konto: Svalbard Regnskap AS Saldo hittil i 2013: -275,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp Inngående faktura -275,00 Åpen -275,00 Sum åpne poster denne kontoen: -275,00 Totalsum åpne poster leverandører -275,00

12 Kontoutskrift åpne poster - Kunder pr. 04/03/2014 Longyearbyen Fotoklubb Konto: Side :57:58 Marianne Arnetsen Konto: Svalbard Museum Saldo hittil i 2013: 700,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp Faktura nr ,00 Åpen 700,00 Sum åpne poster denne kontoen: 700,00 Konto: Telenor Svalbard Saldo hittil i 2013: 990,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp Faktura nr ,00 Åpen 990,00 Sum åpne poster denne kontoen: 990,00 Konto: Arctic Autorent AS Saldo hittil i 2013: 550,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp Faktura nr ,00 Åpen 550,00 Sum åpne poster denne kontoen: 550,00 Konto: Svalbard Reiseliv AS Saldo hittil i 2013: 760,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp Faktura nr ,00 Åpen 760,00 Sum åpne poster denne kontoen: 760,00 Konto: Mary Ann's Polarrigg Saldo hittil i 2013: 990,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp Faktura nr ,00 Åpen 990,00 Sum åpne poster denne kontoen: 990,00 Totalsum åpne poster kunder 3 990,00

13 Longyearbyen Fotoklubb 9171 LONGYEARBYEN Næringsbygget Postboks Longyearbyen Telefon: Telefax: E-post: post@svalbardregnskap.no Org.nr.: Lyb den REGNSKAP PR Vedlagt følger resultat og balanserapport samt åpne poster kunder og leverandører pr Regnskapet er ført på grunnlag av de bilagene vi har mottatt. Resultatet Driftsresultat pr er positivt med kr ,- mot kr ,- samme periode i fjor. Salgsinntektene viser en reduksjon i forhold til samme periode i fjor på kr ,-. Driftskostnader viser en økning i forhold til samme tidspunkt i fjor på kr ,-. Avstemminger Bankkontoutskrifter er avstemt mot bokført saldo, og balansen er avstemt i sin helhet. Kunder og leverandører er avstemt mot kontoutdrag fra kunder/leverandører pr Varelager Vi har ikke mottatt varetellingsliste pr og har derfor vurdert eventuell varebeholdning til 0,-. Kunder Det er totalt 4 åpen poster for kunder på kr 3.990,- pr , se vedlagt liste. Faktura 189 til Svalbard Museum på kr 700,- med forfall er ikke tapsført. Skal denne tapsføres i 2013 eller venter vi til den er foreldet (3 år)? Leverandører En åpen post, men denne er betalt i Egenkapitalen er pr kr ,- Ta gjerne kontakt med oss hvis det er spørsmål. Med vennlig hilsen For Svalbard Regnskap AS Marianne Arnetsen Aut. regskapsfører