MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I OPPDAL. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I OPPDAL Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Torsdag 4. mai 2017 KL.: 12:00 STED: Rådmannsbua, 2. etasje Oppdal rådhus (merk møtested) Saksliste SAK NR. INNHOLD 17/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 18/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Årsregnskap 2016 Oppdal kommune 20/2017 Årsregnskap 2016 Oppdal kulturhus KF 21/2017 Årsregnskap 2016 Oppdal Distriktsmed. senter KF 22/2017 Forvaltningsrevisjon prosjektplan «Mobbing i grunnskolen» 23/2017 Orienteringssaker 24/2017 Eventuelt I forkant av møte vil kontrollutvalgets medlemmer få utdelt ipad for bruk i kontrollutvalget. Representant fra kommunens IKT avdeling vil være med og gjennomgå funksjoner og gi en generell opplæring i bruk av disse. Det avsettes 3/4 time fra møtestart. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). For Palmer Gotheim Leder i Kontrollutvalget i Oppdal Tirsdag, 25. april 2017 Kontrollutvalg Fjell IKS Norvald Veland Kopi: Ordfører, Revisor, til ekspedisjonen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland tlf.: e-post: nv@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 17/2017

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/17 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Utvalgets medlemmer har i svarmail godkjent protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 18/2017

4 Oppdal kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Oppdal bygdemuseum Møtedato: Mandag 3. april 2017 Tid: Kl. 12:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Leder Palmer Gotheim Nestleder Asbjørn Liberg Inger Lise Toftaker Elisabeth Gulaker Ketil Jacobsen Ikke møtt: Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra Oppdal kulturhus KF: Norvald Veland Merete Lykken Inge Lauritzen Heidi Pawlik Carlson Møte ble avholdt på Oppdal bygdemuseum i forbindelse med virksomhetsbesøk. Besøket var godt tilrettelagt for utvalget. Det var avtalt at IKT skulle levere ipad og foreta en innføring i bruk av disse til kontrollutvalgets medlemmer. Programvare for disse var ikke klart og utlevering utsettes til neste møte. Møtet ble avsluttet kl Mandag 3. april 2017 Norvald Veland Norvald Veland Møtesekretær Neste ordinære møte: torsdag kl. 12:00 (endret fra ) Kontrollutvalget i Oppdal kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 10/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets vedtak enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 11/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 12/2017 Virksomhetsbesøk Oppdal bygdemuseum Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tok orientering om driften og organiseringen av Oppdal bygdemuseum til orientering. Behandling: Sekretær gjennomgikk presentasjon kontrollutvalgets funksjon tilsvarende den som ble gjort i kommunestyret. Daglig leder for Oppdal kulturhus KF orienterte om organisering, ansatte, frivillige og hvordan historikken blir og skal ivaretas. Likeså om utfordringer knyttet til frivillige sitt arbeid. Oppdal skifermuseum ble nærmere omtalt og diskutert. Utvalgets medlemmer stilte spørsmål underveis som ble besvart. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget tok orientering fra daglig leder til orientering. 13/2017 Innkommet sak Dindal Sameie ANS Sekretariatets forslag til vedtak: Sekretariatet fremmer saken uten forslag til vedtak Kontrollutvalget i Oppdal kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 Behandling: Kontrollutvalget diskuterte igjennom saken og foreliggende korrespondanse og dokumentasjon. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget vedtok med 4 stemmer at saken ikke er relevant for ytterligere behandling i kontrollutvalget, 1 stemte for at saken burde bli nærmere redegjort for. 14/2017 Innkommet sak forespørsel om deltakelse selskapskontroll Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune gir sin tilslutning til at det kan gjennomføres selskapskontroll i Nasjonalparken Næringshage AS forutsatt at øvrige aksjonærer i selskapet gir sin tilslutning. Behandling: Henvendelsen fra om Rennebu kontrollutvalg ble diskutert. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget besluttet å medvirke til at Rennebu kontrollutvalg kan gjennomføre selskapskontroll i Nasjonalparken Næringshage AS forutsatt at øvrige aksjonærer gir sin tilslutning. 15/2017 Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Protokoll ekstraordinær generalforsamling Oppdal E-verk AS 10. mars 2017 Vedlagt protokoll fra ekstraordinær generalforsamling Oppdal E-verk AS der det ble vedtatt utdeling av tilleggsutbytte ved at aksjene i Vitnett AS ble overført til Oppdal kommune. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken ble tatt til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Saken ble tatt til orientering. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 16/2017 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget besluttet ny møtedato neste møte endres fra 8. mai til onsdag 10. mai kl Ingen andre saker ble tatt opp under eventuelt. 17/2017 Tilleggssaker Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget i tillegg til tidligere utsendt møteinnkalling:! Fagkonferanse Kontroll og tilsyn 7-8. juni 2017 Vedlagt følger invitasjon til fagkonferanse som FKT (Forum for Kontroll og Tilsyn) og årsmøte som skal avholdes i Tromsø juni. Oppdal kommune er medlem i FKT.! Tilstandsrapport for grunnskolen Vedlagt følger tilstandsrapport for grunnskolen i Oppdal 2016 og saksframlegg som har vært behandlet i driftsutvalget med følgende innstilling til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret tar tilstandsrapporten for grunnskolen i Oppdal 2016 til orientering I media har spesielt mobbing i skolen vært omtalt nærmere og orientering fra skolens ledelse. Det vises her til rapportens pkt og som omtaler elevundersøkelsen.! Forvaltningsrevisjon besluttet sak 09/17 i møte Kontrollutvalget vedtok i sak 9/17 å få gjennomført en forvaltningsrevisjon som gjennomgår Oppdal kommune sin håndtering av mobbesaker i grunnskolen, dvs. fra 1. til 10. trinn i skolen. Bestilling er gjort til Revisjon Fjell IKS som ble bedt om å fremlegge forslag til prosjektbeskrivelse til neste møte i kontrollutvalget. Revisjon svarer i mail, etter purring: Vi har ikke klar prosjektbeskrivelse til møtet 3. april, men skal jobbe med den fram mot møtet 8. mai. Vi vil uansett ikke ha mulighet til å starte med prosjektet før 8. mai. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken ble tatt til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene ble tatt til orientering. Kontrollutvalget besluttet å ikke delta på Fagkonferansen FKT i Tromsø. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/16 Kontrollutvalget Formannskapet Kommunestyret Årsregnskapet 2016 for Oppdal kommune Administrasjonen er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2016 for Oppdal kommune (utsendt direkte fra kommunen) - Administrasjonssjefens årsberetning for 2016 (utsendt direkte fra kommunen) - Revisjonsberetning av Forslag til kontrollutvalgets uttalelse Saksopplysninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. årsberetning være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Revisor skal uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Saksvurdering: Revisjon Fjell IKS har gjennomført årsrevisjonen for Oppdal kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 3. april Revisjonsberetningen konkluderer med at årsregnskapet for Oppdal kommune er avgitt i samsvar med lov og gjeldende forskrifter og gir et uttrykk for Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 19/2017

9 MØTEBOK kommunens økonomiske stilling 31. desember 2016 og for resultatet i regnskapsåret som er i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge. Revisjonsberetningen inneholder ingen presiseringer eller forbehold. Regnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Til sammenligning viste regnskapet for 2015 kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Sekretariatet mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 4.mai 2017 behandlet Oppdal kommunes årsregnskap for 2015 som er avgitt av administrasjonssjefen. Regnskap og årsberetning for 2017 er avlagt rettidig. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 3. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Oppdal kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Oppdal kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 19/2017

10 Til Kommunestyret i Oppdal kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Oppdal kommunes årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte 4.mai 2017 behandlet Oppdal kommunes årsregnskap for 2016 som er avgitt av administrasjonssjefen. Regnskap og årsberetning for 2016 er avlagt rettidig. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 3. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Oppdal kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Oppdal 4. mai 2017 For Oppdal kontrollutvalg Palmer Gotheim leder Kopi: Formannskapet

11 Bildet kan ikke vises. Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen Deres ref: Vår ref. OP E Dato: Oversendelse av revisjonsberetning for Oppdal kommune for 2016 Vedlagt oversendes kopi av revisjonsberetningen til Oppdal kommunes regnskap for Vi viser til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5 som sier at beretningen skal avgis til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget, formannskapet og rådmannen. Svein Magne Evavold Revisjonssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og har ingen signatur. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Inge Krokanns vei 2 Orgnr Os i Østerdalen 7340 Oppdal Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

12

13

14

15 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/17 Kontrollutvalget Kommunestyret Årsregnskapet 2016 Oppdal kulturhus KF Daglig leder er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Revisjonsberetning av Årsregnskap 2016 Oppdal kulturhus KF (utsendt i egen forsendelse) - Årsmelding 2016 Oppdal kulturhus KF (utsendt i egen forsendelse) - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse Saksframlegg: Etter 7 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget når det blir forelagt en revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Uttalelsen er basert på revisjonen av selskapet, revisjonsberetningen og eventuelle andre forhold som har kommet til kontrollutvalgets kunnskap. Saksvurdering: Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse er vedlagt. Revisjon Fjell IKS har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Årsregnskapet viser et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Tallene i 2015 viste netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 4.mai 2017 behandlet årsregnskapet for Oppdal kulturhus KF for Grunnlaget for behandlingen har vært styrets årsmelding og revisjonsberetning av 18. april I tillegg har ansvarlig revisor og daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 20/2017

16 MØTEBOK Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Oppdal kulturhus KF`s årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner Oppdal kulturhus KF s årsregnskap og årsberetning for Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Oppdal kulturhus KF s årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 20/2017

17 Til Kommunestyret i Oppdal kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Oppdal kulturhus KF s årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte 4.mai 2017 behandlet årsregnskapet for Oppdal kulturhus KF for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, styrets årsberetning og revisjonsberetning datert 18.mai I tillegg har ansvarlig revisor og daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstilling under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Oppdal kulturhus KF`s årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner Oppdal kulturhus KF s årsregnskap og årsberetning for Oppdal 4. mai 2017 For Oppdal kontrollutvalg Palmer Gotheim leder

18

19

20

21 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/17 Kontrollutvalget Kommunestyret Årsregnskap Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF for 2016 Daglig leder er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskap 2016 Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF (utsendt direkte i fra kommunen) - Årsmelding 2016 Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF (utsendt direkte i fra kommunen) - Revisjonsberetning av 18. april Forslag til kontrollutvalgets uttalelse Saksframlegg: Etter 7 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget, når det blir forelagt en revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Saksvurdering Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Uttalelsen er basert på revisjonen av selskapet, revisjonsberetningen og eventuelle andre forhold som har kommet til kontrollutvalgets kunnskap. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse er vedlagt. Det fremkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Revisjon Fjell IKS har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsberetningen er avgitt med ett forbehold. Årsberetning inneholder ikke redegjørelse om vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett i investeringsregnskapet ettersom det ikke er vedtatt investeringsbudsjett for I forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 16 kreves det slik redegjørelse. Årsregnskapet viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig merforbruk på kr Til sammenligning viste årsregnskapet for 2015 et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 21/2017

22 MØTEBOK Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 4. mai 2016 behandlet årsregnskapet for Oppdal Distriktsmedisinske senter KF for Grunnlaget for behandlingen har vært styrets årsmelding og revisjonsberetning av 18. april I tillegg har ansvarlig revisor og daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget har merket seg revisor forbehold om at årsberetningen ikke inneholder redegjørelse om vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett i investeringsregnskapet ettersom det ikke er vedtatt investeringsbudsjett for I forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 16 kreves det en slik redegjørelse. Kontrollutvalget har ingen øvrige merknader til årsregnskapet. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner Oppdal Distriktsmedisinske senter KF s årsregnskap og årsberetning for Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Oppdal Distriktsmedisinske senter KF s årsregnskap for 2016 vedtas og oversendes kommunestyret. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 21/2017

23 Til Kommunestyret i Oppdal kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF s årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte 4. mai 2017 behandlet årsregnskapet for Oppdal Distriktsmedisinske senter KF for Grunnlaget for behandlingen har vært styrets årsmelding og revisjonsberetning av 18. april I tillegg har ansvarlig revisor og daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget har merket seg revisor forbehold om at årsberetningen ikke inneholder redegjørelse om vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett i investeringsregnskapet ettersom det ikke er vedtatt investeringsbudsjett for I forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 16 kreves det en slik redegjørelse. Kontrollutvalget har ingen øvrige merknader til årsregnskapet. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner Oppdal Distriktsmedisinske senter KF s årsregnskap og årsberetning for Oppdal 4. mai 2017 For Oppdal kontrollutvalg Palmer Gotheim leder

24

25

26

27 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/17 Kontrollutvalget Prosjektbeskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Mobbing i grunnskolen» Saksdokumenter: - Beskrivelse av prosjektplan fra Revisjon Fjell IKS Mobbing i grunnskolen Saksframlegg: Kontrollutvalget vedtok i møte , sak 6/2017, å gjennomføre eventuell omprioritering av forvaltningsrevisjon for Bakgrunnen for omprioriteringen er at det i media har kommet fram mobbesaker fra andre kommuner. Rådgiver for oppvekst i Oppdal kommune orienterte utvalget i sak 25/16 om rutiner og kommunens håndtering av mobbing i skolen samt svarte på spørsmål fra utvalget. I tillegg har det også vært oppslag om mobbesaker i skolene i Oppdal kommune. Kontrollutvalget er opptatt av at skolens håndtering av mobbing løses på en god måte. Kontrollutvalget ønsker derfor å foreta en forvaltningsrevisjon som gjennomgår Oppdal kommune sin håndtering av mobbesaker i grunnskolen, dvs. fra 1. til 10. trinn i skolen. Kontrollutvalget behandling og vedtok i sak 09/17: Kontrollutvalget diskuterte valg av forvaltningsrevisjon Med bakgrunn i flere saker fra andre kommuner som er kommet frem gjennom media ønsker kontrollutvalget å foreta en forvaltningsrevisjon som gjennomgår Oppdal kommune sin håndtering av mobbesaker i grunnskolen, dvs. fra 1. til 10. trinn i skolen. Bestillingen gjøres til Revisjon Fjell IKS som bes fremlegge forslag til prosjektbeskrivelse til neste møte i kontrollutvalget. I møte i kontrollutvalget den var det enighet om at den private barne- og ungdomsskolen Vollan i Oppdal inviteres til å delta i denne forvaltningsrevisjonen. Vollan skole er registrert som forening/lag, noe som betyr at skolen er skoleeier selv med eget styre. Revisjon Fjell IKS sitt forslag til prosjektplan er datert den 20. april Prosjektplanen gir en grundig orientering om bakgrunn og gjengir også resultat av tilstandsrapport for grunnskolen i Oppdal i 2016 om mobbing i skolen sammenlignet med kommunegruppe 11, Sør-Trøndelag fylke og nasjonalt. Tilstandsrapporten ble behandlet i kommunestyret den Det ble under behandlingen lagt fram forslag til at kommunestyret som skoleeier har nulltoleranse for mobbing som prinsipp og som ble vedtatt. Prosjektplanen beskriver nærmere formål, avgrensing og metode. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 22/2017

28 MØTEBOK Prosjektplanens forslag til problemstilling som skal undersøkes nærmere: Arbeides det aktivt og systematisk for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene i Oppdal kommune? Til å belyse problemstillingen er det nødvendig å dele opp undersøkelsen videre. Inndelingen som foreslås for undersøkelsen er: Forebyggende arbeid Avdekking av mobbing Oppfølging av mobbesaker Kontrollutvalget har besluttet å invitere med Vollan private skole til å delta i denne forvaltningsrevisjonen. Dette vil medføre tilleggsarbeid for undersøkelsen som ligger utenfor avtale Oppdal kommune har med Revisjon Fjell IKS for samlet honorar for Revisjon Fjell IKS anslår en tilleggskostnad på kr for å utvide undersøkelsen til også å omfatte Vollan skole. Mulige måter å dekke dette kan være: - Vollan skole betaler - Oppdal kommune betaler - Andre arbeidsoppgaver for kontrollutvalget forskyves i tid og tilleggsoppdraget dekkes av fast betaling fra Oppdal kommune Saksvurdering: For at den endelige rapporten skal være i samsvar med utvalgets forventninger, er det avgjørende at utvalget underveis får anledning til å komme med innspill. Som bestiller bør kontrollutvalget ha mulighet til å forme forvaltningsrevisjonsprosjektet i samarbeid med utfører av oppdraget. Revisjonen har derfor oversendt en foreløpig beskrivelse av prosjektet. Prosjektbeskrivelsen legges fram for utvalget for gjennomgang og diskusjon. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet Mobbing i grunnskolen slik den foreligger. Kontrollutvalget mener det er viktig at også Vollan skole er deltakere i undersøkelsen og på den måten kan få en god oversikt i rapporten for skolene i Oppdal samlet og eventuelle forskjeller. Dekning av kostnader vurderes nærmere av utvalget. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 22/2017

29 Bildet kan ikke vises. Kommune: Oppdal kommune Rapportnr: R 42 Dato: 20/4/2017 Oppdragsansvarlig: Svein Magne Evavold Utarbeidet av: Merete Lykken PROSJEKTPLAN Prosjektnavn: «Mobbing i grunnskolen» Bestilling Kontrollutvalget i Oppdal behandlet i møte under sak 09/2017 Eventuelt en omprioritering av forvaltningsrevisjon for Bakgrunnen for omprioriteringen er at det i media har kommet fram mobbesaker fra andre kommuner. Rådgiver for oppvekst i Oppdal kommune orienterte utvalget i sak 25/2016 om rutiner og kommunens håndtering av mobbing i skolen samt svarte på spørsmål fra utvalget. I tillegg har det også vært oppslag om mobbesaker i skolene i Oppdal kommune. Kontrollutvalget er opptatt av at skolenes håndtering av mobbing løses på en god måte. Utvalget ønsker derfor å foreta en forvaltningsrevisjon som gjennomgår Oppdal kommune sin håndtering av mobbesaker i grunnskolen, dvs fra 1. til 10. trinn i skolen. Kontrollutvalgets behandling og vedtak i sak 09/2017: «Kontrollutvalget diskuterte valg av forvaltningsrevisjon for Med bakgrunn i flere saker fra andre kommuner som er kommet frem gjennom media ønsker kontrollutvalget å foreta en forvaltningsrevisjon som gjennomgår Oppdal kommune sin håndtering av mobbesaker i grunnskolen, dvs. fra 1. til 10. trinn i skolen. Bestilling gjøres til Revisjon Fjell IKS som bes fremlegge forslag til prosjektbeskrivelse til neste møte i kontrollutvalget.» Forvaltningsrevisjonen ble på nytt omtalt i kontrollutvalgets møte og det var enighet blant utvalgets medlemmer at også den private barne- og ungdomsskolen Vollan skole i Oppdal inviteres til å delta i denne forvaltningsrevisjonen. Vollan skole er registrert som forening/lag noe som betyr at skolen er skoleeier selv med eget styre. Med henvisning til ønske fra kontrollutvalget i Oppdal vil det bli sendt ut invitasjon til Vollan private skole om å delta i denne forvaltningsrevisjonen på lik linje med Oppdal kommune som skoleeier. Prosjektplan «Mobbing i grunnskolen» Side 1

30 Bildet kan ikke vises. Bakgrunn Retten til et psykososialt miljø for elever i skolen er lovfestet i opplæringsloven 9a-1. Videre skal skolen aktivt og systematisk arbeide for å fremme et godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. Til loven er det utarbeidet forskrift og utdanningsdirektoratet har laget veiledere og annet informasjonsmateriell knyttet til hvordan skoleeiere, skoler og lærere kan arbeide for et godt psykososialt miljø for elevene. Veilederne tar for seg alt i fra det forebyggende arbeidet, hvordan mobbing og krenkende atferd avdekkes, og hvordan skolene bør følge opp hendelser. Alle elever har ifølge opplæringsloven rett til et godt og inkluderende læringsmiljø. Med «læringsmiljø» menes de samlede kulturelle, relasjonell og fysiske forholdene på skolen som har betydning for elevenes læring, helse og trivsel. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for skolens håndtering av opplæringsloven kapittel 9 («elevenes arbeidsmiljølov»). Det er fastsatt i opplæringsloven og privatskoleloven at skoleeiere plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringen. Den årlige rapporten skal drøftes av skoleeieren, dvs. av driftsutvalget og kommunestyret, jf opplæringsloven ledd. Tilstandsrapport for grunnskolen i Oppdal 2016 ble behandlet i kommunestyret Det ble under behandlingen lagt fram forslag til at kommunestyret som skoleeier har nulltoleranse for mobbing som prinsipp som ble vedtatt. I Tilstandsrapportens del 3.2 Læringsmiljø presenteres resultater fra elevundersøkelsen 2016/2017 som deriblant omtaler resultatene av undersøkelsen som gjelder mobbing på skolen. Elevundersøkelsen er gjennomført for elever på 7. og 10. trinn og Vg1 (vi går ikke nærmere inn på resultatene for Vg1). Gjennomsnittsverdien for indikatoren Mobbing på skolen er beregnet ut fra hvor mange som opplever at de blir mobbet og hvor ofte de blir mobbet. Verdien gir ikke antall elever som i snitt mobbes. En og samme verdi kan enten indikere at mange krysser av at de mobbes sjelden eller at færre krysser av at de mobbes hyppig. Et gjennomsnitt ned mot verdien 1 tyder på lite mobbing på skolen mens en verdi nærmere 5 tyder på det motsatte. Tabell 1: Geografisk sammenligning 2016/2017 Geografisk sammenligning 7. trinn 10. trinn Oppdal kommune * 1,3 1,4 Kommunegruppe 11 1,3 1,3 Sør - Trøndelag fylke 1,4 1,3 Nasjonalt 1,3 1,3 Prosjektplan «Mobbing i grunnskolen» Side 2

31 Bildet kan ikke vises. *Vi presiserer at dette er sum alle grunnskoler i Oppdal kommune, både private og offentlige. Det vil si at tallene også inkluderer Vollan private skole, som er egen skoleeier og dermed utarbeider egen tilstandsrapport. I rapporten er andelen elever som har opplevd mobbing 2-3 ganger i måneden eller oftere presentert i prosent. Andelen elever som opplever mobbing på skolen er summen av andelen elever som har krysset av på svaralternativene «2 eller 3 ganger i måneden», «omtrent 1 gang i uken» og «flere ganger i uken». Andelen mobbede på skolen sier med andre ord ingen ting om hvor ofte elevene opplever å bli mobbet. Tabell 2: Geografisk sammenligning «Andelen som opplever mobbing på skolen» 2016/2017 Geografisk sammenligning 7. trinn 10. trinn Oppdal kommune 3,1 % 7,8 % Kommunegruppe 11 6 % 5,5 % Sør Trøndelag fylke 6,9 % 9 % Nasjonalt 5,5 % 7,8 % Formål, avgrensning, metode Formål Kontrollutvalget er opptatt av hvordan skolene arbeider med trivsel på skolen, hvordan de arbeider systematisk for å avdekke mobbing, hvilke tiltak som iverksettes og hvordan disse tiltakene følges opp. Avgrensning Prosjektet avgrenses til å se på et utvalg registrerte mobbesaker i perioden og gjelder 1 til 10. trinn for alle grunnskolene i kommunen. I tillegg sendes det invitasjon til Vollan private skole til å delta i forvaltningsrevisjonen. Prosjektet vil ikke berøre psykososialt miljø blant ansatte ved skolene, og det vil heller ikke belyse det fysiske skolemiljøet. Forhold som ligger utenfor virkeområdet for kapittel 9a i opplæringsloven vil ikke være en del av undersøkelsen. Metode I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten utarbeides med grunnlag i RSK 001 standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Prosjektplanen legges fram for godkjenning av kontrollutvalget. Etter at prosjektplanen er endelig godkjent av utvalget starter vi opp med å sende oppstartbrev til rådmannen med varsel om oppstart av prosjektet og vi ber om kontaktpersoner i kommunen for Prosjektplan «Mobbing i grunnskolen» Side 3

32 Bildet kan ikke vises. videre oppfølging gjennom prosjektet. Etter ønske fra utvalget blir det også sendt invitasjon til Vollan private skole om å delta i forvaltningsrevisjonen. Prosjektet gjennomføres med dokumentinnsamling, samtaler, dokumentanalyse og det kan i tillegg være aktuelt med spørreundersøkelse. Kontrollutvalget blir løpende informert om gjennomføring av prosjektet. Problemstilling: Arbeides det aktivt og systematisk for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene i Oppdal kommune? Til å belyse problemstillingen er det nødvendig å dele opp undersøkelsen videre. Inndelingen som er valgt for denne undersøkelsen er: Forbyggende arbeid Avdekking av mobbing Oppfølging av mobbesaker Revisjonskriterier Det er Lov om grunnskolen og den videregående opplæringen (opplæringsloven) 9a Elevene sitt skolemiljø som angir den overordnede rammen for skolene og skoleeiers arbeid med det psykososiale miljøet for elevene: 9a-1 Generelle krav Alle elever i grunnskoler og videregående skoler har rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. 9a-3 Det psykososiale miljøet Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremme et godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. Dersom noen som er tilsatt ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme, skal vedkommende snarest undersøke saken og varsle skoleledelsen, og dersom der er nødvendig og mulig, selv gripe direkte inn. Dersom en elev eller forelder ber om tiltak som gjelder det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot krenkende atferd som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme, skal skolen snarest mulig behandle saken etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Om skolen ikke innen rimelig tid har tatt stilling til saken, vil det likevel kunne klages etter føresegnene i forvaltningsloven som om det var gjort enkeltvedtak. Prosjektplan «Mobbing i grunnskolen» Side 4

33 Bildet kan ikke vises. Forskrift til opplæringsloven: Sentralt fra denne forskriften er 2-3 som pålegger at skoleeieren skal sørge for nasjonale undersøkelser om motivasjon, trivsel, mobbing, elevmedvirkning, elevdemokrati og det fysiske miljøet blir gjennomførte og følges opp lokalt. Veiledere til kapittel 9a i opplæringsloven Utdanningsdirektoratet har utgitt flere veiledere/ rundskriv for hvordan skolene skal arbeide for å ivareta elevenes rettigheter til et godt psykososialt miljø. Dette er viktige dokumenter med føringer for hvordan skolene som skoleeier skal arbeide for et godt skolemiljø og hvordan man skal håndtere eventuelle mobbesaker. Lokale styringsdokumenter Lokale styringsdokumenter vil i tillegg være viktige kilder til revisjonskriterier, som blant annet lokale mobbeplaner, lokale måldokumenter som gjelder elevenes læringsmiljø og mobbing og andre relevante rutiner. Oppdal, 20. april 2017 Svein Magne Evavold Revisjonssjef Merete Lykken Revisor Dokumentet er godkjent elektronisk og har ingen signatur. Prosjektplan «Mobbing i grunnskolen» Side 5

34 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/17 Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Orienteringssak 1: Protokoll fra møte i representantskapet NIR ! Orienteringssak 2: Møteprotokoll fra styremøte NIR den ! Orienteringssak 3: Kontrollrapport 2016 fra Skatteetaten vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Oppdal kommune, brev datert Rapporten har ingen vesentlige merknader.! Orienteringssak 4: Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapport tilsyn med kommunal beredskapsplikt og lov om helsemessig- og sosial beredskap i Oppdal, brev datert Rapporten har inntatt 3 merknader og avvik som Fylkesmannen ber om en kortfattet plan for lukking av avvikene innen Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene ble tatt til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 23/2017

35 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/17 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 24/2017