Årsmøte 15. mars Utgave :00

Transkript

1 Årsmøte 15. mars 2009 Utgave :00

2

3 Årsmøte 15. mars 2009 Saksliste 1) Godkjenne de stemmeberettigede. 2) Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3) Velge dirigent, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4) Behandle idrettslagets årsmelding. 5) Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6) Behandle innkomne forslag og saker. a. Fullmakt til å ta opp lån. b. Bruk av dugnadstimer og pliktarbeid. 7) Fastsette medlemskontingent. 8) Vedta idrettslagets budsjett. 9) Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10) Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.. 11) Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer c. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. 12 pkt. 9. d. Kontrollkomité på 2 medlemmer og 2 varamedlemmer. e. Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet. f. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte

4

5 Årsmøte 15. mars Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede Oppmøteliste kontrolleres mot medlemslistene. Sak 2: Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden Årsmøtets forretningsorden 1) Årsmøtet ledes av den valgte dirigenten. Protokollen føres av den valgte sekretæren. 2) Ingen har rett til ordet mer enn 3 ganger i samme sak. Taletiden er 3 minutter. Den som forlanger ordet til forretningsordenen, har 1 minutts taletid. 3) Forslag kan gis muntlig eller skriftlig. 4) I protokollen innføres alle forslag og de vedtak som er gjort med antall stemmer for og imot. 5) Protokollen godkjennes og underskrives av 2 tingvalgte representanter. Sak 3: Velge dirigent, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen Dirigent: Representanter: Sak 4: Årsmelding Styrets beretning Virksomhetens art og hvor den drives Tromsø Ryttersportsklubb er et idrettslag beliggende på Sandnes på Tromsøya. Ryttersportsklubben driver en rideskole og leier ut stallplasser til medlemmer. Klubbens medlemmer er aktive med deltagelse på stevner hovedsaklig arrangert i Nord Norge. Rettvisende oversikt over utvikling og resultat Driftsinntektene økte fra i 2007 til i 2008 som tilsvarer en økning på ca. 10 %. Kostnadene har imidlertid hatt tilsvarende økning. Regnskapet viser derfor et underskudd i 2008 på kr mot i Pr er egenkapitalen negativ med kr Sum egenkapital og gjeld er økt fra i 2007 til i Skyldig skattetrekk for 6. termin 2007 var på kr mens det kun var kr. 0,- på skattetrekkskonto. Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld og finansielle stilling og resultat. Fortsatt drift Ryttersportsklubbens egenkapital er tapt og det var underskudd også i Klubben hadde imidlertid ekstraordinært store kostnader på grunn av tap på hestemateriell, renter samt

6 2 Årsmøte 15. mars 2009 innkassokostnader - til sammen anslagsvis kr Med de renteutsikter som nå gjelder og ved normale kostnader på hestemateriell og morarenter ventes det overskudd i 2009 som det fremgår av budsjettet. Styret mener derfor at driften kan bli lønnsom. Styret anser således at betingelsene for fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2008 er satt opp med dette som forutsetning. Arbeidsmiljø Styret mener arbeidsmiljøet i selskapet er tilfredsstillende. Det har ikke vært alvorlige skader eller ulykker i Samlet sykefravær har vært 70 dager. Herav en langtidssykemelding fra september og ut året. Likestilling Bedriften har i gjennomsnitt 11 ansatte, alle kvinner. Styret består av 3 menn og 5 kvinner. Styret har ut fra en vurdering av antall ansatte og stillingskategorier ikke funnet det nødvendig å iverksette spesielle tiltak med hensyn til likestilling. Ytre miljø Bedriften forurenser ikke det ytre miljø. Tromsø. 26/ Dag Roti (sign) styrets leder Veronica Isaksen (sign) daglig leder Guri Homb Hansen (sign) Jan Roger Vollan (sign) Ellen Sverderup (sign) styremedlem styremedlem styremedlem Bibbi Grotnes (sign) styremedlem Thea Pedersen (sign) styremedlem Rideskolens beretning Rideskolen har disponert gjennomsnittlig 27 hester og ponnier i Vi har dessverre mistet to hester, Skipper og Leuthen. Rideskolen har opprettholdt sin kursvirksomhet gjennom hele året med relativt god pågang på sine kurser - ca 250 elever per uke. Vi har fremdeles tilrettelagt ridning for funksjonshemmede på formiddager. Det har også vært arrangert interne helgekurs med Kristine Ulrichsen, og her har pågangen vært stor. Lene Roti har også avholdt helgekurs for nybegynnere i sprang, også dette med god påmelding. Klubbtreninger i sprang og dressur har vært satt opp, her med noe varierende deltakelse. Klubben har tilsatt gode instruktører, Kristine Ulrichsen er utdannet ridelærer trinn 3, som er den høyeste ridelærerutdanningen i Norge. Hun har hovedansvaret for undervisningen i rideskolen og er også ettertraktet som instruktør for klubbens private ryttere.

7 Kontrollkomiteens beretning Årsmøte 15. mars

8 4 Årsmøte 15. mars 2009 Sportskomiteens beretning Tromsø Ryttersportsklubb har i år gjennomført alle sine velkjente aktiviteter så som: Kretstreninger: 7 treninger med Trine Lise Greni 1 trening med Per og Helene Waaler 9 treninger med Catharina Forsberg 1 trening med Hege Dundas Sletten Klubben har arrangert klubbmesterskap i dressur og sprang. Andre arrangementer vi har gjennomført: - 7 stevner i sprang - 5 stevner i dressur - 6 Kristine kurs - 1 Lene Roti Kurs - 3 knøttedager - Grøntkort kurs - Dressurdommmer kurs Disse arrangementene har også i år gått fint og med god oppslutning blant så vel deltagere som tilskuere. Klubbens ryttere har representert klubben på en flott måte. Klubben har bl.a. tatt hjem gull, sølv og bronse i NNM sprang senior og gull i KM sprang ponni, junior og senior. Vi har også fått Kretsmester i Junior i dressur. Årets rytter i dressur: Hest: Tone Wiik Ponni: Malene Siikavoupio Årets rytter i sprang: Hest: Ileen Aarstein Ponni: Malene Nyborg Klubbens mål er å heve nivået da det har vært noe lavt i de senere år. Sportskomiteene vil takke alle som har bidratt i året som har gått! Vi vet at det finnes mange ubrukte kvaliteter ute blant både medlemsmassen og foreldre. Vi har som mål å få engasjert så mange som mulig, slik at arbeidet kan deles på flere hender. Dette er nødvendig for å holde kontinuiteten oppe og for at de frivillige ikke skal brennes ut.

9 Årsmøte 15. mars Sak 5: Revidert regnskap Revisors rapport

10 6 Årsmøte 15. mars 2009 Regnskap Resultatregnskap DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Note Driftsinntekter Driftsinntekter 1, 2, Sum driftsinntekter Driftskostnader Varekostnader Lønns- og personalkostnader Avskrivninger Annen driftskostnad Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Renteinntekter Rentekostnader Netto finansposter ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER Overføringer annen egenkapital Fremføring av udekket tap SUM OVERFØRINGER

11 Årsmøte 15. mars Balanse pr EIENDELER Note Anleggsmidler Stalltak Hall 1 og Brakkerigg Lysanlegg ute Ridesti Ridehester Driftsløsøre, inventar, verktøy, kontorm Sum anleggsmidler Omløpsmidler Varer Kundefordringer Andre fordringer Bankinnskudd, kontanter Sum omløpsmidler SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Udekket tap Sum egenkapital Gjeld Annen langsiktig gjeld Øvrig langsiktig gjeld 8, Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldig offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD

12 8 Årsmøte 15. mars 2009 Note 1 - Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapssikk. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter normalt poster som forfaller til betaling innen ett år etter siste dag i regnskapsåret, samt poster som knytter seg til varekretsløpet. Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og antatt virkelig verdi. Anleggsmidler omfatter eiendeler bestemt til varig eie og bruk for virksomheten. Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost. Varige driftsmidler føres opp i balansen og avskrives over driftsmidlets forventede økonomiske levetid. Varige driftsmidler nedskrives til virkelig verdi ved verdifall som forventes ikke å være av forbigående art. Nedskrivinger blir reversert når grunnlaget for nedskrivingen ikke lenger finnes å være til tilstede. Kundefordringer og andre fordringer føres opp i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til påregnelig tap. Avsetning til påregnelig tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatte tap. Note 2 - Spesifisering av inntekter I år I fjor Salg ridekurs Salg ponnikurs og ponni arrangement Salg kurs m/ekstern instruktør Salg kurs m/intern instruktør Salg sommerkurs/aktiviteter Salg terapiridning Salg oppstalling (boksleie, fôr, flis, utslipp) Medlemskontingent og hestesport Salg privattimer Salg klubbtrening Salg lørdagsridning Salg kafé Stevneinntekter Juleshow Div utleie Driftstilskudd fra Tromsø Kommune Andre tilskudd Salg reklame, sponsing Gevinst v/avgang anl.middel SUM

13 Årsmøte 15. mars Note 3 - Avskrivning på varige driftsmidler Brakkerigg/ Maskiner/ Driftsløsøre Stalltak Hall 1 & 2 lysanlegg/ ridesti Ridehester SUM Anskaffelseskost pr. 1/ Tilgang Avgang Anskaffelseskost pr. 31/ Akk. av/nedskr pr. 1/ Årets avskrivning Akk. av/nedskr. pr. 31/ Balanseført verdi pr. 31/ Prosentsats for ord.avskr. 10 til til 20 Hestene er vurdert som en immateriell eiendel og avskrives ikke. Verdsettes etter laveste verdis prinsipp. Pr eier Tromsø Ryttersportsklubb 22 hester. Tilskuddene er bokført netto. Dette innebærer reduksjon av kostprisen og avskrivingsgrunnlaget. Det er mottatt tilskudd på til sammen kr Brutto anskaffelseskostnader kr Note 4 - Lønnskostnad I år I fjor Lønn Arbeidsgiveravgift Andre lønnsrelaterte ytelser Totalt Gjennomsnittlig antall ansatte: 11 Ytelser til ledende personer: I år I fjor Revisjonshonorar kostnadsført for året Lønn/honorar til daglig leder Tromsø Ryttersportsklubb har avtale om OTP Note 5 - Kundefordringer Kundefordringer er vurdert mht mulig på usikre fordringer. Det foretas en regnskapsmessig tapsavsetning (delkrederavsetning) for å dekke eventuelt fremtidig tap på bokførte fordringer. I år I fjor Kundefordringer Avsetning for tap

14 10 Årsmøte 15. mars 2009 Note 6 - Annen egenkapital Annen egenkapital Pr Fra årets resultat Pr Note 7 - Periodiserte inntekter Består av utfakturerte, ikke påløpte inntekter Uopptjent inntekt ridekurs vår Uopptjent inntekt ponni kurs vår Uopptjent inntekt medlemskontingent Uopptjent inntekt "hestesport" Uopptjent inntekt terapiridning vår Oppstalling januar SUM Note 8 - Langsiktig gjeld Gjeldspost med forfall senere enn 5 år fra balansedagen utgjør pr kr Pantsettelser I år I fjor Gjeld sikret med pant Garantiansvar, kausjoner mv Sikret ved pant Bokført verdi på pantsatte eiendeler: Hall 1 og Sum pantsatte eiendeler Tromsø Kommune har stilt garanti for lån. Note 9 - Spesifisering av langsiktig gjeld Lånegiver Restlån Innfrielsesdato Sparebank1 Nord Norge Lån nr Sparebank1 Nord Norge Lån nr Sparebank1 Nord Norge Lån nr Sparebank1 Nord Norge Lån nr Oppstallører, 20 stk bokser Sum Note 10 - Bankinnskudd - bundne midler Av bankinnskudd/kontanter på kr er kr. 457 bundet til skattetrekk. Skyldig skattetrekk for 6. termin 2008 utgjør kr

15 Årsmøte 15. mars Sak 6: Innkomne forslag og saker a) Fullmakt til å ta opp lån. Økonomien i Tromsø Ryttersportsklubb er meget svak og klubbens egenkapital er negativ med ca. kr Samtidig er klubben fortsatt i en fase der vi ønsker å videreutvikle Sandnes gård. Styret har søkt om kommunal garanti for å oppta et lån på 1,94 mill kr. med løpetid 20 år. Styret ønsker en fullmakt fra årsmøtet til å oppta et slikt lån forutsatt at kommunen garanterer for dette. Lånet skal benyttes til følgende formål i prioritert rekkefølge: No Formål Beløp kr Merknad 1 Refinansiering av et avdragfritt lån som forfaller i mai Lån for å bedre likviditet 3 Lysanlegg ute, ridesti og rehabilitering av gammelstall Klubben har ingen midler til å innfri dette. Klubbens svake økonomi tilsier at nytt ordinært lån ikke vil bli gitt med mindre det foreligger kommunal garanti Dårlig likviditet påførte klubben i ekstra kostnader i Kan reduseres i takt med at tippemidler utbetales ca. kr Rehabilitering av gammelstallen medfører netto økte driftsinntekter på ca. kr per år. 4 Traktor med utstyr Driftssikker og allsidig traktor er nødvendig. 5 Innfri taklån lengre løpetid Eksisterende lån har kommunal garanti. Gjelder gammelstall - utført i Sum Da 2 avpostene medfører refinansiering av 2 eksisterende lån medfører dette et økt låneopptak på kr Etter at forventede tippemidler blir utbetalt reduseres lånet til ca. kr Budsjettet for 2009 har tatt hensyn til økte avskrivninger av de foreslåtte nye prosjekter og utstyr. Da renten ventes å være lavere i 2009 enn i 2008 forventes rentekostnaden å bli omtrent den samme. Vedrørende lånebehovet under prosjekter pkt 3 i tabellen over anføres: Ryttersportsklubben har 4 prosjekter som er teknisk godkjent for tildeling av tippemidler. Søknad er sent. Tromsø kommune har ikke prioritert noen av prosjektene for tildeling i 2009.

16 12 Årsmøte 15. mars 2009 Prosjekt Totalkostn. Tippemidl. Status Merknad Lysanlegg utebane Anlegget ferdigstilt høsten Rehabilitering av gammelstall Påtrengende behov. Økning av stallplasser gir en årlig netto inntekstøkning på anslagsvis kr som utgjør mer enn avskrivningene for tiltaket. Tiltaket er påbegynt. Ridesti Arbeid er startet opp. Stien bidrar til økt trivsel for hester og brukere av anlegget. Stien tenkes videreført ved opparbeidelse av sandstrand langs strekningen flyplass til forbi naustet. Rehabilitering utebane Banen er ømfintlig for regn. Vil ikke bli startet opp før tippemidler er tildelt ca. 2012? Det ønskes opptatt et lån for å gjennomføre de 3 første prosjekter på til sammen kr Lånet nedbetales med til sammen ca etter hvert som tippemidler utbetales. Tidspunkt for utbetaling er usikkert, men ventes tidligst i 2011 og senest i b) Bruk av dugnadstimer og pliktarbeid. Styret anser at det bør reglene for pliktarbeid og dugnad bør formaliseres bedre. Pliktarbeid og dugnad er nødvendig for å opprettholde aktiviteten, videreutvikle anlegget samt holde oppstallingskostnadene lavest mulig. Spesielt anføres at det er svært vanskelig å få tak i funksjonærer til stevner, kafedrift etc. Man er derfor betenkt på å komme frem til løsninger som reduserer tilgang på dugnadstimer til dette. Styrets forslag: Oppstallørene plikter å ha helgestell på ordinære helger etter lister som settes opp av daglig leder. Oppstallørene plikter å delta på høybæring Dugnadsplikten for oppstallører økes til 40 t pr. år. Ordinært helgestell og høybæring kommer i tillegg til dugnadsplikten. Stell på andre helligdager og alle dager i juli (lavsesong) godkjennes som dugnad etter følgende fordeling: 2 timer pr stell for morgen og kveldsstell på andre helligdager 1 time pr lunsjstell 1 time pr stell i juli Andre godkjente dugnadsobjekter er eksempelvis arbeid med fellesanleggene, fellesmatriell, rideskolens paddocker, stevnefunksjonærer, kakebaking, utbedring av hindermat, arbeid i sportskomiteer, styremøter. Tiltak som ønskes godkjent som dugnad bør forelegges daglig leder for godkjennelse før de utføres Stevnedeltagere må bidra med minst 3 dugnadstimer pr. klasse ved stevnene gjelder alle medlemmer av klubben. Stevnedeltakerer som også er oppstallører får disse timene også godskrevet som dugnadstimer.

17 Årsmøte 15. mars Sak 7: Fastsette medlemskontingent Forslag til vedtak: Kontingenten holdes uendret. Sak 8: Budsjett Inntekter: Budsjett 2009 Regnskap 2008 Salg kafé Salg klubbrekvisita Salg fôr Salg ormekur Salg flis Salg reklame stevner Stevneinntekter Salg ridekurs Salg interne helgekurs Hall-leie Eksterne kurs Refusjon kretsen Salg knøtteridning Ponniarrangement Salg utslipp Høybøter Salg privat timer/tilridn Salg Lørdagsridning Salg klubbtrening Terapiriding Sommeraktiviteter Juleshow/åpen dag Medlemskontingent Hestesport Salg oppstalling utleie Drifttilskudd fra Tromsø Andre off. tilskudd LAM etc Andre tilskudd bingo etc Grasrotandel Sponsorinntekter Husleie annen driftsinntekt Sum Inntekter Varekostnader: Innkjøp kafé Stevnekostn Kjøp klubbrekvisita Kjøp for Kjøp flis Veterinær/medisin Hovslager Kostnader eksterne helgekurs kostnader interne transportkostnader Skadedyrkontroll Sum varekostnader

18 14 Årsmøte 15. mars 2009 Lønn Lønn Opptjente feriepenger Arbeidstøy Arbeidsgiveravgift Pensjon Andre personalkostnader Sum lønn Andre driftskostnader: Renovasjon Eiendomsskatt etc Lys, varme Annen kostnad lokaler leie utstyr Utstyr, ikke aktivert Driftsmateriell hester Rep/vedl paddocker Rep./vedl bygninger Underlag ridehaller Vedl utebaner Regnskapsførsel Revisjonshonorar Annen fremmed tjeneste Kontorrekvisita Hestesport Møter, kurs Telefon, internet, porto Data - PC etc Drivstoff traktor Vedlikehold traktor Bilgodtgjørelse, oppg.pl Reisekostnader Annonser, reklame, gaver Kontingent til kretsen Forsikringspremier Bank og kortgebyrer Andre driftskostnader: Avskrivning hester Tap hester Tap fordringer Sum Driftsresultat Finans Avskr. Nytt anlegg - bygg Avskr. - utomhus Rentekostnader, lån Avskrivn maskiner etc Annen rentek. Morarent Sum finans Resultat

19 Årsmøte 15. mars Sak 9: Idrettslagets organisasjonsplan Organisasjon Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å utnevne komiteer og definere funksjoner etter behov og i henhold til ovenforstående organisasjonsplan. Handlingsplan Tromsø Ryttersportsklubb og Tromsø rideskole skal i det kommende året fortsatt arbeide etter visjonen hest og ridning for alle, der bred rekruttering og en sosial integrering kombineres med en sportslig utvikling i alle grener innen ryttersporten. Tromsø Ryttersportsklubb, representert ved styret eller den (de) personen(e) som styret utnevner, skal i kommende periode iverksette handlingsplanen slik årsmøtet bestemmer. Klubben skal: 1. Videreutvikle uteområdene, herunder paddocker, ridestier, parkering, lys etc. 2. Utvikle internatmulighetene i brakkene ved utebanen. 3. Utdanne og motivere ansatte, styremedlemmer, funksjonærer, trenere og ledere innen emner som er relatert til hesteporten. 4. Videreutvikle rideskolens tilbud til barn og voksne på alle nivå, gjennom vedlikehold av hensiktsmessig heste- og ponnimateriell., samt en god kvalitet på instruktørsiden. 5. Forsøke å skaffe tilveie ekstraordinære midler gjennom: Reklame/sponsorinntekter Tippemidler Øke det kommunale tilskuddet. 6. Arrangere stevner og klubbtreninger i dressur og sprang.

20 16 Årsmøte 15. mars Sammen med klubbens trener og sportskoordinator, legge opp treninger med sikte på øket kunnskap og aktivitet. 8. Iverksette tiltak og aktiviteter med sikte på sosial integrering og sikkerhetsmessig bevissthet blant klubbens medlemmer og brukere av anlegget. 9. Vurdere vannforsyningen og eventuelt og gjøre tiltak for å bedre/trygge denne. 10. Utrede muligheten for rehabilitering av gammelstallen. 11. Kjøpe ny traktor eller firehjuling. Sak 10: Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap. Forslag til vedtak: Delegeres styret. Sak 11: Valg 1. Leder og nestleder Forslag: Dag Roti (leder) og Guri Homb Hansen (nestleder) (gjenvalg) 2. 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Forslag: Styremedlemmer: Jan Roger Vollan (gjenvalg), Ellen Sverdrup (gjenvalg), Bibbi Grotnes (ikke på valg), Thea Pedersen (inn for Svein Wikstrøm, som trekker seg fra styret) Forslag: Varamedlemmer: Linda Helberg (gjenvalg) og Kenneth Davidsson (ny) 3. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. 12 pkt. 9. Forslag: Styret delegeres fullmakt til å opprette komiteer og utnevne komitemedlemmer som det finner nødvendig. 4. Kontrollkomité på 2 medlemmer og 2 varamedlemmer. Forslag: Medlemmer: Forslag: Varamedlemmer: 5. Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet. Forslag: Styret delegeres fullmakt til å utnevne representanter. 6. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. Forslag: Leder: Lisa Homb Hansen (gjenvalg). Forslag: Medlem: Janne Evertsen (gjenvalg), Silje Gamst (gjenvalg). Forslag: Varamedlem: Avslutning