Styresak 37/ Sør-Varanger samdriftskjøkken, et samarbeidsprosjekt mellom Helse Finnmark, Kirkenes og Sør-Varanger kommune.

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Driftssjef Hanne P. Bentsen Styresak 37/ Sør-Varanger samdriftskjøkken, et samarbeidsprosjekt mellom Helse Finnmark, Kirkenes og Sør-Varanger kommune. Sammendrag I denne saken legges det fram et forprosjekt for samdriftskjøkken mellom Sør-Varanger kommune (SVK) og Kirkenes sykehus (KS). Prosjektet innholder - planløsning - inventar og utstyrsplan - kostnadskalkyle - driftsøkonomisk kalkyle som konsekvens av byggeprosjekt Styret godkjente i 2005 en ramme til dette prosjektet på 7,7 mill. Det legges nå fram et forprosjekt der planløsninger er realisert i hht. et produksjonskjøkken. Prosjektet dekker også kostnadene for en minimums løsning på oppgradering av eksisterende postkjøkken ved sykehuset. Kostnadskalkylen er på 19,8 mill. kroner ekskl. utstyr. Kalkylen er basert på en ombygging av 440 m2, + teknisk rom i 1.etg. ca. 20 m2 + ventilasjonsrom på tak ca. 60m2, til sammen 520 m2 nettoareal. Bakgrunn Sør-Varanger kommune og Kirkenes sykehus, startet høsten 2002 et arbeid for å se på muligheten for å bygge et nytt felles produksjonskjøkken som skulle betjene både kommunens beboere/brukere i og utenfor institusjonen og sykehusets pasienter med middagsmat og kolonialvarer. Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) fikk i oppdrag å bistå sykehuset og kommunen i dette arbeidet. Med utgangspunkt i denne forstudien vedtok kommunestyret i SVK og styret i Helse Finnmark mai/juni 2003 å videreføre prosjektet. Styrets vedtak våren 2003 ble fattet som følger: 1. Under forutsetning av tilfredsstillende prosjektfinansiering (tilskudd fra Helse Nord RHF / andre og egenfinansiering over drift) videreføres arbeidet med å planlegge felles produksjonskjøkken for Sør-Varanger kommune og Helse Finnmark HF Kirkenes. 2. Videreføringen av utredningen gis status som forprosjekt og tidsfrist settes til Prosjektet videreutvikles i overenstemmelse med den beskrivelse som er gitt i rapport utarbeidet av RO. 4. Helse Finnmark HF fortsetter arbeidet med å få utnyttet ledig produksjonskapasietet innenfor og utenfor organisasjonen. 5. Det tas kontakt med Hammerfest kommune for om mulig å utvikle tilsvarende driftskonsept i Helse Finnmark Hammerfest. Side 1

2 6. Styret anbefaler at erfaringstall innhentes fra Alta kommune på drift og investeringer. 7. Prinsipiell avklaring med Helse Nord RHF vedr. selskapsdannelse. I 2005 ble saken lagt fram på nytt etter at KL bedriftsrådgivning hadde lagt fram en tilrådning på gjennomføring av prosjektet men med noen justeringer i forhold til tidligere rapport fra RO, da grunnlaget for investeringene som RO anbefalte i sin rapport ikke lengre var tilstede. Styrevedtak 28/2005 ble fattet som følger: 1. Styret ser positivt på et samarbeid mellom Sør-Varanger kommune og Helse Finnmark, Kirkenes sykehus omkring felles kjøkkendrift. 2. Direktøren gis fullmakt til å opprette et felles driftsselskap eid av Sør-Varanger kommune og Helse Finnmark. Selskapsformen skal være et AS. Styret skal godkjenne selskapets vedtekter og stiftelseskapital. Direktøren får fullmakt til å oppnevne Helse Finnmarks styrerepresentanter. Direktøren får fullmakt til å inngå en langsiktig avtale med driftsselskapet basert på det omfang og de kostnader som fremkommer i saken. 3. Styret ber om å få seg forelagt saken på nytt dersom investeringskostnadene går ut over 7,7 mill. kr. og/eller dersom det blir formålstjenlig at Helse Finnmark står for de bygningsmessige investeringer. 4. Styret forutsetter at alle kostnader, også verdi av eksisterende bygg, legges til grunn for kostnads- og leieberegninger til aktørene. Prosjektet var i 2005 planlagt som en utvidelse og oppgradering av det eksisterende kjøkkenet på sykehuset. Det er nå klart at Kirkenes sykehus står ovenfor en omfattende renovering hvor planleggingen av romprogram skal starte inneværende år. Sintef Helse fikk i 2005 et oppdrag med å evaluere sammenslåingen av intensivavdeling, AMK og mottakelsen som ble gjennomført i forbindelse med omstillingen i Som et tilleggsoppdrag ble de også bedt om å se på andre mulige innsparingsmuligheter ved Kirkenes sykehus. Forslagene til innsparinger ble lagt fram sammen med en skisse over gunstig plassering av de ulike avdelingene. Støttefunksjoner er i nye sykehusbygg anbefalt lagt utenfor sykehusets kjerneområde. Kjøkkenet ved Kirkenes sykehus ligger midt i hjertet av sykehuset der Sintef i sin rapport har foreslått at man i framtiden bør vurdere å plassere en storpoliklinikk. Administrasjonen har valgt å følge innstillingen fra Sintef Helse og har derfor bare utredet mulighetene for å plassere det nye samdriftskjøkkenet i underetasjen i de tidligere kantinelokalene og ser det som lite aktuelt at kjøkkenet blir liggende i nåværende lokaler fordi en full oppgradering som tilfredsstiller dagens krav til mathygiene og arbeidsmiljø likevel vil føre til en betydelig større utgift enn de 7,7 mill. som styret tidligere har bevilget. Prosjektet må ses i sammenheng med den nært forestående renoveringen av sykehuset og betraktes som et første ledd i renoveringsarbeidet. Ved å plassere kjøkkenet i underetasjen vil man i praksis legge til rette for å benytte kjerneområdene til pasientrettet behandling som er i tråd med anbefalinger fra både Sintef Helse og Reinertsen. Endrede forutsetninger i forhold til tidligere styrebehandling Begrunnelsen for å endre forutsetningene fra det som lå i styrevedtak 28/2005 ligger i anbefalingene Sintef hadde om å flytte kjøkkenet bort fra sykehusets kjerneområde. Da Sintef-rapporten er et dokument som legges til grunn for det forestående renoveringsarbeidet veide en slik anbefaling tungt i denne avgjørelsen. I ettertid har også ingeniørselskapet Reinertsen AS langt på vei anbefalt oss å følge Sintefs omorganiseringsforslag for den langsiktige investeringsplanen for Kirkenes sykehus. Administrasjonen valgte å følge disse Side 2 av 5

3 anbefalingene og mener at dette var en riktig beslutning sett i lys av den forestående renovering som skal finne sted. Prosjektet omfatter nå en full renovering av kjøkkenet. De økte kostnadene skyldes i hovedsak at kjøkkenet flytter til nye lokaler hvor det må påregnes kostnader til kjerneboring og en del rivingskostnader av eksisterende faste installasjoner. Prisene i byggebransjen har økt betraktelig de siste to årene noe som også sterkt bidrar til de økte kostnadene i prosjektet. Planløsning Prosjektet har kun utarbeidet ett alternativ til lokaliteter for det nye samdriftskjøkkenet. Det har vært diskutert å utarbeide ett annet alternativ basert på ombygging av det eksisterende kjøkkenet, men ut fra de signaler som er gitt både fra Sintef Helse og Reinertsen AS synes det som om det ikke er tilrådelig å fortsatt beholde kjøkkenet i dagens lokaler. I forprosjektet som her presenteres er kjøkkenet lagt til tidligere kantinelokaler og dagens tøylager. Tøylageret planlegges flyttet over til grovkjøkkenet. Hovedverneombud fra Helse Finnmark og Sør- Varanger kommune har deltatt i utarbeidelsen av planene. Planløsningen for ombygging vises i vedlegg I. Løsningen inneholder i grove trekk et produksjonskjøkken, nedkjølingsrom, pakkerom, kjølerom for ferdigvare SVK og kjølerom for ferdigvare HF, samt flere kjølerom for ulike slag råvarer, lager for kolonialvarer, kontor, personalrom garderober med dusj og wc, avfallsrom og vognvask både for SVK og HF. Planløsningen er godkjent av mattilsynet og er utarbeidet i tråd med hygienekravene til produksjonskjøkken. Løsningen er også vurdert og godkjent av hygienesykepleier. Nye kjøkken setter krav til produksjonslinje(r), dvs. at tilberedningen følger en linje der ren og skitten sone ikke krysses.. Kostnadskalkyle Kostnadskalkylen, se vedlegg I, viser prosjektkostnad ved fullførelsen på kr. 17,6 mill. ekskl. postkjøkken, inventar og utstyr. Prosjektet inkluderer pris- og lønnsregulering fram til ferdigstillelse i Kostnadskalkylen for 3 postkjøkken ligger på kr. 2,23 mill.. Inventar og utstyr er kostnadsberegnet til kr. 3,7 mill.. Beløpet dekker innkjøp av alt utstyr til kjøkkenet, inkl. regenereringsvogner til postkjøkken og inventar som hyller, hev og senkbar arbeidsbenk etc. Årlige avskrivninger for utstyr er lagt inn i beregningen for hhv. produksjonskjøkken og postkjøkken. Driftsøkonomisk kalkyle som følge av byggeprosjekt Totale driftskostnader vil ligge på ca. 7.1 mill. kroner, se tab. I. Kostnadene inkluderer avskrivningskostnader. Beregningene tar høyde for en rentesats på 5,5% på investeringen. Totalt gir dette en pris på ca. kr pr. kostdøgn. Selskapet vil ha 5,5 stillinger inkludert daglig leder. Antall ansatte og emballasjekostnader er estimert ut fra Vefsns kostnader til lønn og emballasje i Likeledes er råvarebudsjettet beregnet ut fra forbruk i 2006 ved begge institusjonene. Husleiekostnadene på ca. 2 mill. er lik kapitalkostnadene for renoveringen av kjøkkenet. Verdien av eksisterende bygningsmasse er ikke tatt med som en kostnadsfaktor i husleien, da kostnadene med ombygging av lokalene langt på vei tilsvarer kostnadene ved et nybygg. Vedlagt prosjekt kan gjennomføres i løpet av Side 3 av 5

4 Tab. I Driftskostnader samdriftskjøkken Kostnad inkl. mva Kostnad eksl. Mva Sats Mva Råvarer , ,79 14 % Emballasje , ,50 25 % Sum varekostnader , ,29 Lønnskostnader , ,00 0 % Sikkerhetsmarig lønnskostnader 5 % , ,75 0 % Sum lønnskostnader , ,75 Vedlikehold utstyr , ,00 25 % Vedlikeholdt bygg , ,00 25 % Strøm , ,00 25 % Kommunale avgifter , ,00 0 % Drift IT , ,00 25 % Husleie (lik kapitalutgifter) , ,47 Andre driftsutgifter , ,00 25 % Sum driftskostnader , ,47 Sum Brutto driftsutgifter , ,51 Forpleiningsutgifter for Kirkenes sykehus En kostdøgnspris på kr betyr en forpleiningskostnad for sykehuset på ca. 4,48 mill. årlig ved kjøp av 60 kostdøgn. Ett kostdøgn består av frokost, lunsj, middag og kveldsmat. Lønnskostnader til 3 kostverter er tatt med i tillegg til nedskrivningskostnadene for postkjøkkenene og drift og vedlikehold av disse. Se tab. II. Kostvertene vil være tilknyttet medisinsk avdeling, kirurgisk avdeling og fødeavdelingen. I 2006 hadde kjøkkenet i Kirkenes et forbruk på kr. 4,7 mill. Hvis man sammenlikner kostnadene i tab. II med dagens kostnader ligger disse på omtrent samme nivå. I den forrige saken som ble lagt fram for styret lå det an til en innsparing av driftskostnadene på ca. 1mill.. I dette forslaget er denne redusert til 0,3 mill., men det må tas i betraktning at man får en fullstendig modernisering og oppgradering av kjøkkenet. Tab. II Kostnader Kirkenes sykehus Beløp Kjøp av mat fra kjøkken ,99 Sum varekostnader ,99 Lønnskostnader ,00 Sikkerhetsmarig lønnskostn 5 % ,50 Sum lønnskostnader ,50 Vedlikehold bygg og utstyr ,00 Strøm ,00 Kommunale avgifter - Drift IT ,00 Andre driftsutgifter ,00 Sum driftskostnader ,00 Kapitalutgifter ,50 Sum kapital utgifter ,50 Sum Brutto driftsutgifter ,99 Side 4 av 5

5 Alternative løsninger Forprosjektet viser at en ombygging av kantinelokalene blir vesentlig dyrere enn tidligere estimater på ombygging av det eksisterende kjøkkenet. Det har ikke vært gjennomført et fullt forprosjekt for ombygging av dagens kjøkken, men en renovering av nåværende kjøkkenlokaler vil utløse krav til bl.a. ventilasjon, garderobe, rene produksjonslinjer og hygiene som tilfredsstiller dagens normkrav. Dette var det ikke tatt tilstrekkelig høyde for i tidligere kostnadsestimater. I korthet betyr dette at sykehuset står ovenfor en omfattende renovering av kjøkkenet uansett om man velger å gå for en oppgradering av det eksisterende kjøkkenet eller om man flytter kjøkkenlokalene til underetasjen. Styresak 28/2005 tok ikke høyde for et framtidig renoveringsprosjekt og vurderte en minimumsløsning for oppgradering av dagens kjøkken. Da sykehuset på et eller annet tidspunkt må se på en full oppgradering av kjøkkenet anses forslaget om en minimumsløsning som et dårlig alternativ. Et annet alternativ som har vært tatt opp tidligere er at sykehuset kjøper forpleiningstjenester fra andre aktører i markedet. Dette alternativet har vært diskutert og forkastet tidligere. Administrasjonen kjenner ikke til at det i dag finnes produksjonskjøkken som tilbyr levering av mat i Kirkenes. Sør-Varanger kommune Sør-Varanger kommune har ikke behandlet saken etter at prosjekteringsgruppa leverte sin rapport og kostnadsoverslag. De endrede forutsetningene i prosjektet krever at kommunestyret tar saken opp til ny behandling. Det er en klar betingelse at Sør-Varanger kommune fortsatt står som samarbeidspartner og blir medeier i det nye samdriftskjøkkenet. Prosjektet har utarbeidet forslag til stiftelsespapirer, husleiekontrakt og vedtekter som regulerer samarbeidet mellom Helse Finnmark og Sør-Varanger kommune. En oppstart av byggeprosjektet vil ikke kunne starte før selskapet er registrert i Brønnøysundsregistrene. Risikoen i prosjektet bæres av begge parter/aksjeeiere gjennom stiftelsesprotokollen og signering av en langsiktig leieavtale med Helse Finnmark. Plan og gjennomføring av prosjektet Budsjettet for 2007 har innarbeidet en investering på 4 mill. kroner til prosjektet. Detaljprosjektering kan starte umiddelbart. Anbudsmateriale kan utarbeides og byggestart kan finne sted før jul. Alle byggearbeider kan være avsluttet før utgangen av Detaljene for prosjektgjennomføring er ikke på plass da ombyggingsarbeidet skal skje i et anlegg i drift. Side 5 av 5