SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den kl. 12:00. i Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den kl. 12:00 i Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/13 13/105 DELEGASJONSREGLEMENT VALGPERIODEN /13 13/800 KJERNEVIRKSOMHET FOR IKT I ALTA KOMMUNE 7/13 13/745 PERMISJON FOR KOMMUNALT ANSATTE I FORBINDELSE MED BERDSKAPSHJEM-/FOSTERHJEMSOPPDRAG Alta, Ronny Berg Leder Charlotte Brekkan Sætrum Sekretær Alta kommune ALTA Tlf

2 Sak 5/13 DELEGASJONSREGLEMENT VALGPERIODEN Saksbehandler: Målfrid Kristoffersen Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 13/105 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Formannskapet 5/13 Administrasjonsutvalget /13 Hovedutvalg for helse- og sosial / Hovedutvalg for oppvekst og kultur / Hovedutvalg for næring, drift og miljø Administrasjonens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar vedlagte delegasjonsreglement for valgperioden Kommunestyret vedtar at omsorgsutvalget for H/S nedlegges og oppgavene overføres til hovedutvalget for H/S. SAKSUTREDNING: Vedlegg: * Delegasjonsreglement for valgperioden Andre saksdok.: * Kommuneloven * Forvaltningsloven * Særlover og forskrifter * Reglement for politiske styrer, råd og utvalg K sak 6/12 * Delegasjonsreglement for valgperioden * E-post fra Vefik av Side 2 av 27

3 Sak 5/13 Bakgrunn: Delegasjonsreglementet er utarbeidet med bakgrunn i kommuneloven, rundskriv fra KRD, forvaltningsloven, særlover og forskrifter. Videre er reglement for Alta kommune vedtatt i sak 6/12, samt delegasjonsreglement fra valgperioden lagt til grunn for utarbeidelsen av revidert delegasjonsreglement. Utgangspunktet i kommuneloven og særlovene er at all myndighet er lagt til kommunestyret. Kommunestyret har myndighet til å delegere myndighet gitt i kommuneloven og særlover med unntak av de lovregler der det er brukt uttrykket kommunestyret selv. I dette delegasjonsreglementet er myndighet delegert fra kommunestyret til formannskap/økonomiutvalg, planutvalg, administrasjonsutvalg, hovedutvalg m/underutvalg, ordfører, rådmannen. Delegasjonsreglementene er bygd opp som følger: Kommunestyrets hovedarbeidsområde Delegasjon til formannskapet/økonomiutvalget Delegasjon til planutvalget Delegasjon til administrasjonsutvalget Delegasjon til hovedutvalget for næring, drift og miljø, samt dispensasjonsutvalget og rådmannen Delegasjon til hovedutvalget for oppvekst og kultur, samt omsorgsutvalget for oppvekst og rådmannen Delegasjon til hovedutvalget for helse og sosial, samt omsorgsutvalget for helse og sosial og rådmannen Delegasjon til ordfører, varaordfører og hovedutvalgsledere Delegasjon til rådmannen I tillegg kommer følgende reglement: Økonomireglement, finansreglementet, klagenemnda og kontrollutvalgets myndighet og folkevalgtes innsynsrett, delegasjoner ligger i sin helhet i reglementene. Ungdomsrådet, eldrerådet og rådet for funksjonshemmede sine oppgaver ligger i sin helhet i reglementene. Reglement for Alta kommune vedtatt i sak 6/12. Rådmannens videredelegasjon innen administrasjon er et eget delegasjonsreglement og er ikke inntatt i dette dokumentet, det samme gjelder administrative utvalg sine delegasjoner. Side 3 av 27

4 Sak 5/13 Høring/merknader: Delegasjonsreglementet har vært til høring hos revisjon, de hadde ingen merknader til reglementet. Vurdering: Delegering er et viktig element i effektiviseringsarbeidet i Alta kommune. Kommuneloven og endringer i særlovgivning har åpnet for at kommunene i større grad selv kan bestemme hvordan saker skal behandles og på hvilket forvaltningsnivå avgjørelser skal treffes. Det legges stadig større vekt på kommunenes og kommunestyrenes oppgaver i planlegging og styring. De endringer som er gjort i forhold til gjeldende delegasjon fra , (som er lagt ut på kommunens hjemmeside), lovendringer osv. er merket med blått. Videre er noen formuleringer tatt ut av reglementet, dette er formuleringer som ikke lenger er gjeldende pga nytt lovverk og endringer som følger av andre reglement. Kommunestyret fattet vedtak i forhold til ny plan og bygningslov , denne delegasjon er utdypet ved at vi nå har tatt inn alle i plan og bygningsloven og lagt det som et eget delegasjonsreglement for planutvalget. Med bakgrunn i den vedtatte hovedtutvalgsstrukturen er følgende justeringer inntatt: Kultur sin delegasjon er kopiert til hovedutvalget for oppvekst og kultur. Næring sin delegasjon er kopiert inn i hovedutvalget for næring, drift og miljø. Det er utarbeidet en detaljert oversikt over alle delegasjon innen landbruk og skogbruk. Dette med bakgrunn i at kommunen har hatt tilsyn fra fylkesmannen innen dette området, hvor vi fikk merkander om at delegasjonsreglementet var for utydelig. Delegasjon innen ny lov om kommunale helse og omsorgstjenester er inntatt i delegasjon til hovedutvalget for oppvekst og kultur, innen de fagområder som de har ansvar for. Videre er delegasjon til omsorgsutvalget for oppvekst noe justert, i tråd med lovverk og faglig drift. Innen helse og sosial har det kommet ny lovgivning: * Lov om kommunale helse og omsorgstjenester mm av 24. juni 2011 nr. 30 med forskrifter. * Lov om folkehelsearbeid av nr. 29 * Lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen Side 4 av 27

5 Sak 5/13 Nytt lovverk er tatt inn i delegasjon til hovedutvalget for helse og sosial, omsorgsutvalget for H/S og rådmannen. Videre har en inntatt i delegasjon til hovedutvalget, Introduksjonsloven av Kommunens myndighet etter loven delegeres til hovedutvalget. Nytt i delegasjon er også at varaordfører gis den samme delegasjon som ordfører. Under delegasjon til rådmann er det foretatt noen justeringer, bla er beløpsgrenser juster opp, da disse har stått uendret de siste ti år. Etter det rådmannen kjenner til, har det ikke vært møter i omsorgsutvalget for H/S det siste året. Med bakgrunn i nytt lovverket, og påfølgende justeringer i delegasjon til omsorgsutvalget for helse og sosial, må det vurderes om utvalgets oppgaver kan tillegges hovedutvalget for H/S, med den konsekvens at omsorgsutvalget nedlegges. Side 5 av 27

6 KJERNEVIRKSOMHET FOR IKT I ALTA KOMMUNE Saksbehandler: Målfrid Kristoffersen Arkiv: 056 Arkivsaksnr.: 13/800 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Formannskapet 6/13 Administrasjonsutvalget / Hovedutvalg for oppvekst og kultur 16/13 Hovedutvalg for helse- og sosial / Hovedutvalg for næring,drift og miljø Administrasjonens innstilling: Kommunestyret slutter seg til følgende: 1) Strategi Det utarbeides IKT-strategi for Alta kommune. Målsetningene i KS ekommuneplan legges til grunn for arbeidet. Strategiarbeidet igangsettes våren 2013, med sikte på sluttføring våren Det leies inn ekstern bistand for å gjennomføre prosessen. 2) Organisering Medarbeiderne i dagens fagdataenheter i H/S og O/K, overføres organisatorisk til IKT avd i Felles støtte. Navnet på dagens IKT avd. i Felles støtte endres til - Tjenesten for IKT. 3) Infrastruktur a) Det igangsettes en helhetlig kartlegging av kommunens IKT infrastruktur (kabling/trådløst nett osv.i kommunale bygg) våren b) IKT-infrastrukturen/nettverket i skolene og kommunen samkjøres, slik at tjenester Side 6 av 27

7 kan produseres over samme nett. 4) Kjernevirksomhet bør være: - Utviklingstiltak - Forvaltning (fagprogram til den enkelte sektor/avdeling, brukerstøtte, informasjonssikkerhetsarbeid, felles oppbygging- arkitektur, innkjøp - bestillerkompetanse og forvaltning av konkurranseutsatte tjenester - Drift - Utvikle og lede samarbeidsforum 5) Konkurranseutsetting Omfanget av konkurranseutsetting vurderes fortløpende og inntas i Alta kommunes IKTstrategi, som skissert i saksfremlegget. SAKSUTREDNING: Vedlegg: * Prosjektrapport: Kjernevirksomhet for IKT i Alta kommune, datert * Høringsuttalelser datert fra sektorene: DU, H/S, ASU og O/K Andre saksdok.: * Nasjonale styringsdokumenter og lovverk med forskrifter, jfr side 4 6 i prosjektrapporten Bakgrunn: Kommunestyret vedtok 12. desember 2011 følgende: Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak om hvilke tjenester en kan konkurranseutsette innenfor IKT-området i Alta kommune. Kommunestyret ønsker at kommunens IKT-avdeling konsentrerer aktiviteten om definert kjernevirksomhet. IKTfunksjonene i Alta kommune samles under felles ledelse. Kommunestyrets vedtak er fulgt opp på følgende måte: Side 7 av 27

8 Oppfølgingen av vedtaket er gjennomført som et prosjekt. Rådmannens lederteam har vært styringsgruppe for prosjektet, med ass. rådmann som prosjektleder. Prosjektgruppen har bestått av leder IKT i Felles støtte, samt IKT-ansvarlig fra: IKT helse og sosial (H/S) og IKT-ansvarlig fra oppvekst og kultur (O/K). Prosjektgruppens arbeid har pågått i hele 2012, men har tidsmessig blitt sterkt preget og forsinket av det omfattende arbeidet med innkjøpsavtale for IKT, herunder klager fra leverandører, med påfølgende rettsprosesser. Ny innkjøpsavtale er nå inngått. Saksfremlegget er bygd opp slik: Nasjonale føringer og krav, strategi for Alta kommune, deretter kommunestyret sin bestilling i følgende rekkefølge: organisering, kjernevirksomhet og konkurranseutsetting. Denne inndelingen er forsøkt fulgt både når det gjelder bakgrunn, vurdering og innstilling. * Nasjonale føringer/krav Nasjonalt ble det utarbeidet stortingsmelding i : Et informasjonssamfunn for alle, stortingsmelding : En forvaltning for demokrati og fellesskap, deretter kom styringsdokumentet enorge 2009 og ekommune 2012 lokal digital agenda. Våren 2012 la regjeringen frem digitaliseringsprogrammet På nett med innbyggerne som bygger på følgende prinsipper: 1. Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen 2. Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester 3. Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker 4. Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse 5. Innbyggere og bedrifter skal få varsling på sms og e-post 6. Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester 7. Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering 8. Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas 9. Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal samordnes. Digitalisering skal føre til et bedre og raskere møte med offentlig sektor for innbyggere og næringsliv, og bedre ressursbruk. Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. (Kilde: Regjeringen.no) Side 8 av 27

9 I etterkant av lanseringen av Digitaliseringsprogrammet, har regjeringen sendt ut rundskriv P- 10/2012 til departementene og underliggende forvaltningsorganer som spesifiserer og tidfester krav til digitalisering av offentlig tjenesteproduksjon, bruk av felles IKT-arkitektur (felles oppbygging) og felleskomponenter (bl.a. Altinn, folkeregisteret, enhetsregisteret, matrikkelen og MinID). Regjeringen vil i 2013 legge frem en stortingsmelding om e-helse, der det vil fremgå hvordan IKT-systemene i helse- og omsorgssektoren kan bidra til kvalitetsheving, effektiv samhandling og bedre ressursutnyttelse. I tillegg skal det legges fram en stortingsmelding om kvalitet og pasientsikkerhet, som behandler forholdet mellom pasientsikkerhet, kvalitet og IKT. KS og KommIT programmet KS (Kommunenes sentralforbund) etablerte i mai 2012 KommIT programmet. KommIT programmet skal være kommunenes pådriver for digitalisering av kommunale tjenester. Sammen med regjeringens Digitaliseringsprogram, vil det legge sterke føringer på utviklingen av kommunale IKT tjenester. KommIT skal arbeide for felles IKT-arkitektur(felles oppbygging) i kommunal sektor, etablere felles kommunale komponenter og drive opplæring og veileding innen strategisk ledelse og IKT i kommunene. KS skal fortsatt drive den interessepolitiske siden for IKT i kommunene mot staten. I tillegg til KommIT programmet, er KS i ferd med å lansere Kommunenes Digitaliseringsstrategi, ekommuneplan Denne kommer til å ha hovedfokus på at kommunene skal tilby digitale tjenester til innbyggere og næringsliv, samt at all innføring av informasjonsteknologi skal medføre endringer i hvordan tjenester produseres. (KS gjennomførte i 2011 veileding innen strategisk ledelse og IKT, for ordførere og rådmenn i kommunene i Finmark. Fra Alta kommune deltok ordfører, rådmann, ass rådmann og leder IKT.) Alta kommune Historikk Alta Side 9 av 27

10 Alta kommune hadde stort fokus på IKT teknologi -infrastruktur i forbindelse med årtusenskifte, herunder ble det utarbeidet risiko og sårbarhetsanalyser. Som en oppfølging av dette arbeidet, ble det besluttet at det skulle utarbeides en overordnet IKT-strategi for Alta kommune. IKT-strategien skulle følges opp med egne delstrategier for den enkelte sektor. Alta kommune leide den gang inn konsulentbistand fra eksternt firma til å gjennomfører prosessen og resultatet ble følgende: * IKT-strategi for Alta kommune ( ) * Egne IKT-strategier for den enkelte sektor ( ) Den overordna tenkningen den gang strategiene ble utarbeidet, var at all felles programvare for kommunen, skulle ivaretas av en sentral IKT avdeling, mens utviklingen innen fagområdene, skulle ivaretas av sektorene/avdelingene sine fagpersoner, en desentralisert organisering. Strategiene ble fulgt opp på en god måte i organisasjonen. I 2004 ble det besluttet at det skulle opprettes egne IKT-dataenheter i Helse og sosial og Oppvekst, en bevist satsning på å gi bedre tjenester til helse og oppvekst sine brukere, da sektorene hadde et stort behov for utviklingsressurser innen IKT området. Videre hadde Drift i mange år, egne fagpersoner som ivaretok satsningen på GIS (kartdata) og styringssystemer for vann og avløp (VV). Disse oppgavene ivaretas i dag av fagpersonell innen de ulike fagområdene på drift, med støtte fra IKT avd. i Felles støtte. Kultur, ASU og Felles støtte sitt behov for støtte til utviklingstiltak og drift har i hele perioden blitt fulgt opp av IKT avd. i Felles støtte. Rundt formulert kan en si at IKT strategiene som kommunen utarbeidet etter årtusenskifte, hadde størst fokus på innføring av teknologiske verktøy i organisasjon, med sikte på effektivisering av eksisterende arbeidsoppgaver, innbyggernes og brukernes behov ble i mindre grad vektlagt. I de 10 årene som har gått har det vært en enorm utvikling både i infrastruktur, teknologi og drift. Nå er det fagmiljøene og brukerne av teknologien som stiller krav- er pådriver til hvordan teknologien skal utvikles og fungere i arbeidsprosessen, og at dette skal gi effekt i form av bedre tjenester til våre innbyggere. IKT- funksjonene i Alta kommune samles under felles ledelse. Kort beskrivelse av dagens desentraliserte organisering og ansvarsområde innen IKT: (For detaljert beskrivelse av dagens organisering og drift vises det til prosjektrapporten, hvor hver enkelt enhet har beskrevet sin organisering/drift) * IKT avd i Felles støtte rapporterer til ass. rådmann Har per i dag 5 årsverk, samt 1 midlertidig stilling. Side 10 av 27

11 IKT-avdelingen har ansvar for strategi, utvikling og drift av Alta kommunes felles IKT område (oppvekst har eget nettverk). Avdelingen har ansvar for etablering og forvaltning av innkjøpsavtaler knyttet til området. Kommunalt infrastruktur I 2012 har Alta kommune 58 stasjoner som er tilkoblet kommunens administrative nettverk, i tillegg alle grunnskoler. Ansvar for drift og vedlikehold av ca 130 servere. Det er i dag over 2000 forskjellige versjoner av programvarer i bruk i Alta kommune. Kommunale brukere Per oktober 2012 er det ca Antall datamaskiner, mobiler etc. Ca. 700 datamaskiner, 300 mobiler og 120 nettbrett. *Fag-dataenhet H/S rapporterer til kommunalleder 2 årsverk, samt lærling. Har ansvar innen H/S for: system/installasjon/oppgradering/forvaltning av all fagdataprogramvare. H/S sektorene har ansvaret for sin egen bruk av IKT, men med støtte fra IKT avd i Felles støtte. IKT avd i Felles Støtte IKT har ansvar for administrering av brukere i Alta kommunes domene, og de har også ansvar for det meste av nettverks-infrastruktur og serverpark som benyttes i helse- og sosialsektoren. Omtrent 50 % av tida brukes til daglig drift/support av helse- og sosialsektoren. Virksomhetene i helse og sosial har ikke egne IKT-ressurser i virksomhetene, slik som f.eks oppvekst. * Fag-dataenhet Oppvekst - rapporterer til kommunalleder 2 årsverk, i tillegg har sektoren definerte IKT ressurser i virksomhetene. Sektoren må i tillegg kjøpe en god del tjenester for å dekke sitt behov. Fagdata oppvekst har ansvar for drift av utstyr, anskaffelse av utstyr og programvare, drift av programvare, support, kompetansespredning, veiledning og opplæring av brukere innen Oppvekst sitt nettverk. Infrastruktur 18 servere, lagringsenhet, backupenhet. Kommunikasjon:139 switsjer,148 trådløse aksesspunkter med sentral kontroller, 60 IPtelefoner med IP-sentral og støttesystem. Side 11 av 27

12 Brukere 2939 elever, 671 lærere og 125 ansatte i barnehager, fordelt på: Virksomheter: 18 skoler, 13 barnehager og 3 andre enheter. Antall datamaskiner, mobiler etc PC-er, 99 printere. (Alta kommune har leasingavtale på omtrent 500 skolemaskiner). Kommunestyret ønsker at kommunens IKT-avdeling konsentrerer aktiviteten om definert kjernevirksomhet. Infrastruktur- (kabling/trådløst nett osv.i kommunale bygg) I dag er hver enkelt sektor/avdeling i Alta kommune ansvarlig for egen infrastruktur, kommunen har ikke en samlet plan for utvikling, ledelse eller finansiering av dette. Omfattende, mangfoldig og kapasitetskrevende programvare, ulike typer verktøy som skal samhandle over samme nett (PC; mobile enheter, multimaskiner, iphone, ipad osv), vekst i antall ansatte som har behov for stabil IKT-infrastruktur osv, er en utfordring når finansieringen for IKT-infrastruktur ikke er overordnet og helhetlig. Nettverk Kommunen har i dag to separate nettverk, kommunenettet som benyttes av alle ansatte (med unntak av hoveddelen av ansatte i oppvekstsektoren), og skolenettet som benyttes av ansatte i oppvekstsektoren og elevene. Sett ut fra et økonomisk og driftsmessig ståsted skaper det utfordringer, da kommunens ansatte innen skoleverket ikke har tilgang til de same elektroniske kommunale tjenesten som øvrige ansatte i kommunen. For å skissere utfordringen gis et eksempel: Lærerne og deler av kommunens barnehagepersonell har tilgang til skolenes eget e-post system, men ikke tilgang til kommunens felles e-post system, intranett og andre felles ressurser. Dette fordi de i dag tilhører en gruppe ansatte, som har IKT tilganger på linje felles med elevene i skolene. Men styrerne og deres stedfortredere i barnehagene, samt rektorer og deres personell med administrativt ansvar får IKT tjenester fra kommunens sentrale IKT avdeling, og har tilgang til felles e-post, intranett osv. Telefoni Det kan videre nevnes at kommunen har utfordringer også innen området telefoni, herunder samhandling mellom telefoni og datasystemer. Forvaltingen av samhandlings- og kommunikasjonsløsninger må sentraliseres for å kunne utvikle og drifte slike systemer på en Side 12 av 27

13 effektiv, helhetlig og god måte. Rådmannen har nedsatt en arbeidsgruppe som skal utrede en helhetlig og fremtidsrettet telefonitjeneste for Alta kommune, det vil fremmes egen sak på dette i løpet av * Utvikling Utviklingssiden innen bruk av IKT er drevet av krefter i sektorene/det enkelte fagmiljø. Utviklingsoppgavene er i dag desentralisert sektorvis, mellom fagområdene i Alta kommune. Dette har vært positivt, men skaper også utfordringer for helhetlig samhandling og det å kunne tilby helhetlige tjenester til ansatte, innbyggere og næringsliv. Samhandlingsreformen i H/S krever elektronisk kommunikasjon mellom kommunen, fastleger og helseforetak. Bruk av velferdsteknologi forventes å øke betraktelig i årene som kommer. Den samme utviklingen ser vi innen Oppvekst og DU sine fagområder. For både å kunne hente effekter av teknologi og forvaltning av denne, må kommunen ha et overordnet ledd som ivaretar helheten og samspillet mellom drifts og utviklingsressurser. * Forvaltning Sluttbrukerutstyr og fagprogram til den enkelte sektor/avdeling I dag er hver enkelt sektor/avdeling i Alta kommune ansvarlig for innkjøp av eget IKT utstyr og fagprogramvare, herunder budsjettere midler til dette, selve utplasseringen av utstyret kjøpes av leverandør i de aller fleste tilfeller. Felles kontorstøtteprogrammer (Agresso lønn/personal/regnskap, felles saksbehandlingssystermer, rekrutteringsverktøy, kommunens hjemmeside osv), har Felles støtte ansvar for både faglig og økonomisk. Felles brukerstøtte Alta kommune benytter informasjonsteknologien til svært mange tjenester, og er helt avhengig av at teknologien fungerer til en hver tid. Felles støtte v/ikt avd har ansvaret for IKTsystemer som brukes av alle ansatte i kommunenettet og har opprettet egen brukerstøtte for å betjene de ansatte. For programvare/utstyr som kun brukes av Oppvekst, ivaretas støtten til brukerne av IKT-fagdataenheten i Oppvekst. Innkjøp - Bestillerkompetanse og forvaltning av konkurranseutsatte tjenester Alta kommune har i 2012 inngått en felles Rammeavtale for IKT utstyr og tilhørende tjenester, sammen med 15 andre kommune i Finnmark. Et omfattende arbeidet som pågikk både i 2011 og Vest-Finnmark regionråd var oppdragsgiver, men det var Alta og Side 13 av 27

14 Hammerfest kommuner med sine IKT ledere og innkjøpsansvarlige som gjennomføret prosessen. Dette var i Finnmarkssammenheng en stor avtale som utfordret det lokale næringsliv, noe som førte til klager fra leverandører, med påfølgende rettsprosesser, hvor kommunens kommuneadvokater førte sakene. Nåværende rammeavtale innen IKT omhandler IKT utstyr og tilhørende tjenester (i hovedsak kjøp av konsulenttjenester tilknyttet utstyrskjøp som omfattes av avtalen, så som oppsett, servere og annet utstyr, konfigurasjon av nettverk og opplæring osv). Avtalen åpner dermed ikke for å konkurranseutsette for eksempel nettverk, som vi i dag selv drifter. Det innebærer at det må utlyses egne innkjøpskonkurranser spesifikt på tjenesteelementene. I tilegg til rammeavtalen innen IKT utstyr og tilhørende tjenester fra 2012, har kommunen i løpet av de siste 10 år inngått en rekke avtaler innen kjøp av IKT tjenester, fagsystemer, osv, etter at det har vært en konkurranseutlysning. De fleste av disse avtalene er inngått etter et godt og nært samarbeid mellom brukere, fagansvarlig og IKT avd. i Felles støtte, noe som har gitt et godt samspill i alle ledd i organisasjon og gode tjenester til våre innbyggere og interne brukere. Men vi har og noen eksempler på sektorvise avtaler som er inngått uten at IKT avd i Felles støtte har vært med i prosessen, noe som har gitt utfordringer både for teknisk drift og brukersiden. Alta kommune må forholde seg til lov om offentlige anskaffelser, noe som innebærer at all konkurranseutsetting må utlyses. Kommunen har utarbeidet eget innkjøpsreglement. Når kommune skal inngå innkjøpsavtaler er det en forutsetning at det skal opprettes brukergrupper som bidrar med kravspesifikasjon til innkjøpene, slik at kommunens behov blir dekket, det innkjøpsfaglige ivaretas av innkjøpsansvarlig. Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak om hvilke tjenester en kan konkurranseutsette innenfor IKT-området i Alta kommune. I løpet av de siste 10 år, har Alta kommune inngått en rekke avtaler innen kjøp av IKT tjenester, fagsystemer, osv., etter at det har vært en konkurranseutlysning. Alta kommune leier i dag nettverksforbindelser til alle avdelinger, med unntak av kommunikasjon mellom Rådhuset, Helsesenteret og Alta ungdomsskole. ElTele er den største leverandøren med over 40 lokasjoner, som leverer ett linjenett med god kapasitet i sentral Alta. I distriktene hvor ElTele ikke har mulighet til å levere samme løsning som i sentral Alta, er Telenor leverandør på linjer. Dette er linjer til skoler, barnehager og helseinstitusjoner. Side 14 av 27

15 Oppvekst har inngått mange avtaler, herunder avtale om drift av nettverk, kjøp av serverdrift, e-post/lagring hos Microsoft osv., innen sin nettverksstruktur. Siden 2010 har IKT avdeling i Felles støtte kjøpt tjenester av eksterne leverandører til utplassering av nytt IKT-utstyr i Alta kommune, denne tjenesten er utvidet i 2012, til at leverandøren nå også tar med seg gammelt IKT utstyr for å utføre sikker sletting og resirkulere det gamle IKT-utstyret. Denne tjenesten kan utvides til å ivareta service og garanti reparasjoner på IKT-utstyret, samt gjennomføre strukturerte utbyttinger av IKT-utstyr. Tjenestene er mulig å utvide til både håndtering av skrivere og nettverksutstyr. Høring/merknader: Prosjektrapport: Kjernevirksomhet for IKT i Alta kommune, datert , ble sendt på høring til alle fagforbund og rådmannens lederteam. Det er innkommet 4 høringsuttalelser innen fristen fra sektorene: Drift og utbygging (DU), Helse og sosial (H/S) Avdeling for samfunnsutvikling (ASU) og Oppvekst og Kultur (O/K). Innspillene støtter i stor grad prosjektrapportens konklusjoner, men det er ulike oppfatninger hva angår organisering. Fagforeningene har ikke kommet med høringsuttalelse. Økonomiske konsekvenser: Per i dag, kjøper Alta kommune tjenester i relativt stort omfang fra leverandører, fordelt mellom en rekke avd/kostnadssteder. Kostnader på tjenester som kjøpes, belastes den enkelte avdeling. Prosjektgruppen har forsøkt å hente ut økonomisk størrelser fra regnskapet, men slik tallene er bokført i dag, er det et omfattende arbeid å kartlegge tallene, et arbeid som vi ikke har hatt ressurser til å gjennomføre. IKT-avdelingen i Felles støtte har i 2012 (til og med oktober) kjøpt konsulenttjenester innen IKT-drift for i underkant av kr. I tillegg til dette, har sektorene kjøpt tjenester på mange områder. Eksempelvis leier Alta kommune linjer fra ElTele til lokasjoner hvor det er mulig, til en fast månedspris som belastes den enkelte avdeling. Totale tjenestekjøp innen IKT i Alta kommune estimeres til å ligge rundt 3-4 mill kroner per år. Kommunen har de siste årene avsatt fast 1mill i investeringer innen IKT, et budsjett som disponeres av IKT i Felles støtte. Side 15 av 27

16 Økt grad av tjenestekjøp kan enten finansieres ved reduksjon i interne kostnadsøkninger, eller ved reduksjon i årsverk. Det vil likevel være slik, at strukturendringer og etablering av økt tjenestekjøp må gjøres, før vi får en ressursbesparelse. I første omgang vil en reorganisering av IKT området innebære at ressurser som allerede er i Alta kommune, omdisponeres innenfor eksisterende rammer. En videreutvikling av IKT-infrastruktur vil bety økte kostnader. På den annen side, er Alta kommunes organisasjon avhengig av fungerende IKT-system. Det er pr i dag ikke kartlagt kostnader som oppstår som følge av at IKT-systemer ikke fungerer etter organisasjonens behov. Vurdering: Strategi Alta kommune har så langt det har vært mulig, fulgt opp nasjonal føringer og krav som en videreutvikling av kommunens IKT strategi, uten at det har vært gjennomført en overordnet prosess som har munnet ut i en revidert IKT strategi for kommunen. Alta kommune sin overordnede IKT strategi, samt sektorstrategiene, som ble utarbeidet for ca 10 år siden, er derfor moden for revisjon og harmonisering med de nasjonale styringsdokumenter. At KS nå har igangsatt et eget program, med fokus på digitale tjenester til innbyggerne og næringsliv, samt har satt fokus på hvordan tjenester produseres, forsterker behovet for Alta kommune til å utarbeidet en revidert IKT strategi, som følger opp de nasjonale krav som vil bli stilt til kommunene. Det samme gjelder for regjeringen sine stortingsmeldinger som kommer i 2013 e-helse og om kvalitet og pasientsikkerhet. Rådmannen anbefaler at det utarbeides en overordnet IKT-strategi for Alta kommune, hvor også sektorvise fagstrategier inngår. Målsetningene i KS nye ekommuneplan legges til grunn for arbeidet. Infrastruktur, kjernevirksomhet og konkurranseutsetting bør være tema som omhandles i strategien. Med bakgrunn i ny overordnet IKT-strategi, utarbeides det årlige handlingsplaner. Handlingsplanene må synliggjøre både drifts, budsjett og personalmessige konsekvenser. Handlingsplanene fremlegges administrasjonsutvalget til godkjenning, og prioriteres årlig i budsjett og økonomiplan. Side 16 av 27

17 Rådmannen gjennomfører strategiarbeidet som et prosjekt, med oppstart våren 2013, med sikte på sluttføring våren Det leies inn ekstern bistand for å gjennomføre prosessen. IKT- funksjonene i Alta kommune samles under felles ledelse. Det er mange modeller for IKT organisering i landets kommuner, men felles for de fleste er at de har samordnet sine ressurser i en enhet i egne organisasjon og/eller samhandler med andre kommuner. De store kommunene har konkurranseutsatt sin drift og deltar i strategisk samarbeid med andre kommuner. * Eksempler på organisering for IKT i andre kommuner Bergen: Konkurranseutsatt drift, IKT organisert som en virksomhet med ansvar for utvikling av digitale tjenester og effektivisering. Strategisk samarbeid i K10 Trondheim: Konkurranseutsatt drift. Avdeling med ca 20 ansatte som forvalter avtaler. 2 rådgivere direkte under rådmann, og strategisk samarbeid med kommuner i "det digitale Trøndelag". Tromsø: Hadde inntil ca 2009 egne IKT ansatte i skolene. Disse er samlet i felles avdeling. Strategisk samarbeid i K10 (de 10 største kommunene i landet). ca 25 årsverk. Drammensregionen: Samarbeid mellom 5 kommuner. 27 samarbeid, hvor rådmennene utgjør styret og vedtar strategi. Delvis konkurranseutsatt drift. Intern brukerstøtte og utviklingsressurser for utvikling av digitale tjenester. Harstad: 2 egne medarbeidere innen skoler. Var tidligere ca 7 i skolene, men etter innføring av skolelinux reduserte de til 2. Bærum: En driftsavdeling og en utviklingsavdeling. Strategisk samarbeid i K10 Hamar: IKT organisert i IKS med 10 andre kommuner for drift. 2 egne ansatte som bestiller tjenester fra driftssamarbeidet. Side 17 av 27

18 Sør-Varanger: IKT og Servicesenteret samorganisert. IKT driftsenhet med ansvar for drift. Hammerfest: Inntil ca 2008 egne IKT medarbeidere i skolene. Alt samlet i felles driftsavdeling i dag, 7 årsverk. Loppa: Prosentstillinger hos lærere med driftsansvar. 1 IKT medarbeider. Måsøy: 0,5 årsverk innen skoler. 1 årsverk resten. Høringsinnspillene fra kommunallederne gir ulike innspill på organisering. DU ønsker en enhetlig organisering. ASU antyder at IKT knyttes opp mot Servicesenteret. H/S ønsker å beholde dagens organisering. O/K har skissert en organisasjonsløsning, der IKT støtte til brukerne er et samlende koordinerende ledd som ledes av en person med overordnet ansvar for service og tjenester ovenfor brukere og innbyggere. I O/K sin modell vil fagdataenhetene bestå slik de eksisterer i dag. For utdypning av organisasjonsløsninger fra sektorene, vises det til høringsuttalelsene. Alta kommune har hatt de samme drøftinger tidligere i forbindelse med samordning av ressurser innen tjenester for pos/arkiv, budsjett, personal, lønn osv. Det er ingen enkle svar på hva som er den optimale løsningen. Hovedfokuset i organisasjonsutvikling bør være å sikre en helhetlig forståelse for kommunens totale behov og redusere sårbarhet i driften, slik at kommunen kan forbedre tjenestene til innbyggerne gjennom å effektivisere driften. Brukertilfredshet må ivaretas både ovenfor innbyggerne og kommunens organisasjon. For å oppnå en optimal drift, ønsker rådmannen å organisere IKT faget på samme måte som for budsjett, hvor alle medarbeiderne er tilknyttet budsjettavd, men hvor kommunallederne er tildelt faste medarbeidere for rådgivning og oppfølging av sin sektor. Det innebærer at leder IKT i Felles støtte blir drifts, personal og budsjettansvarlig også for IKT medarbeiderne i fagdataenhetene i H/S og O/K. Det vil gi enhetlig ledelse av IKT tjenesten i hele kommunen, felles personaloppfølging/kompetansebygging og økonomistyring innen området. Kompetansen i en samlet IKT avd i Felles støtte må justeres fra å være teknisk og driftsorientert, til å bli strategisk og brukerorientert. Navnet på avdelingen endres til Tjenesten for IKT. Side 18 av 27

19 Fag-/utviklingsperspektivet innen de ulike tjenesteområdene skal fortsatt ligge hos rådmannens lederteam/kommunallederne. Klare ansvarsgrenser mellom IKT i Felles støtte og sektorene/virksomhetene sine ansvarsområder bør utarbeides. Det vil fortsatt være behov for at medarbeiderne som skal gi brukerstøtte innen de ulike fagområder, har dybde kompetanse innen sitt område, så en ser det som naturlig at H/S får egne resurspersoner innen IKT, det samme gjelder for O/K, DU, ASU og FS. Den interne organiseringen i avdelingen settes med hovedfokus på: - Utviklingstiltak - Forvaltning (fagprogram til den enkelte sektor/avdeling, brukerstøtte, informasjonssikkerhetsarbeid, felles oppbygging- arkitektur, innkjøp - bestillerkompetanse og forvaltning av konkurranseutsatte tjenester - Drift - Utvikle og lede samarbeidsforum Det er ønskelig at alle medarbeiderne innen IKT blir samlokalisert, slik at en får nær og god dialog i det daglige med sin leder og kolleger. Det bør derfor vurderes om det er mulig å flytte alle medarbeiderne til Alta Helsesenter. For dagens IKT avd og fagdataenheten til O/K, vil en slik endring av lokalisering, ikke innebære noen endring i forhold til brukerne, men vi oppnår da at H/S kan ha nærhet til sine brukere på Helsesenteret og O/K kommer nærmere B/U tjenesten i Markveien. Etter rådmannens vurdering har kommunen samlet sett behov for å styrke utviklings og forvaltningssiden innen IKT til organisasjon, (jfr tidligere omtale av hva som bør være kommunens kjernevirksomhet), for å imøtekomme brukerperspektivet. Om det vil kunne skje gjennom at vi frigjør ressurser ved at kommunen konkurranseutsetter mere tjenester, er noe mer usikkert. En konkurranseutsetting vil gi nye oppgaver i form av avtaleforvaltning osv. Side 19 av 27

20 Den økonomiske siden må vurderes under utarbeidelsen av IKT strategien, årlige handlingsplaner og budsjett. Kommunestyret ønsker at kommunens IKT-avdeling konsentrerer aktiviteten om definert kjernevirksomhet. Infrastruktur- (kabling/trådløst nett osv.i kommunale bygg) Alta kommune må sikre en helhetlig utvikling av IKT-infrastruktur i sin organisasjon. En IKT-infrastruktur kan sammenlignes med ett veisystem. Dersom det er kapasitetsproblemer noen steder, vil køer av trafikkanter samles opp ved flaskehalsen. IKT-infrastrukturen er i dag like viktig som både strøm og VVA. Det er behov for en helhetlig kartlegging av kommunens IKT infrastruktur, deretter må det utarbeides en fremtidsrettet plan som ivaretar kommunens behov. Planen må følges opp med årlige handlingsplaner med tilhørende budsjettmidler (samme tenkning som for hovedplan vann). I denne prosessen er det viktig at brukerne er aktive bidragsytere. ROS analyse inngår som element i dette arbeidet. Arbeidet organiseres som et prosjekt, hvor brukerperspektivet settes i fokus. Prosessen igangsettes våren Nettverk For å kunne forbedre tjenesteproduksjonen til innbyggerne, vil det være hensiktsmessig å samle skolenes IKT-infrastruktur/nettverk sammen med resten av kommunens infrastruktur/nettverk, og kunne hente ut stordriftsfordeler i oppgaveløsningen. I praksis betyr dette at den teknologiske infrastrukturen samordnes slik at kommunens tjenester kan leveres over samme infrastruktur helt frem til den enkelte innbygger, ansatte eller elev, men med forskjellige sikkerhetsnivåer. Dette arbeidet må gjennomføres internt, før vi kan konkurranseutsette tjenesten samlet. Det vil gi en løsning som blir enhetlige og kostnadseffektive, og man sikrer at alle enheter får like god kvalitet på infrastrukturen. Kommunen skal levere helhetlige og brukervennlige digitale tjenester både til innbyggerne og egen organisasjon. Ansvaret for helhetlig og samlet utviklingen av infrastruktur og nettverk tillegges Felles støtte, IKT avdelingen. Utviklingsoppgaver og forvaltingsoppgaver innen IKT Side 20 av 27

21 Selv om mange av IKT-driftsoppgavene kan konkurranseutsettes, er det en hel del oppgaver som ikke bør konkurranseutsettes. Disse kan deles i utviklingsoppgaver og forvaltningsoppgaver: Utviklingsoppgaver Bruk av teknologi sammen med menneskelig innsats er grunnlaget for det meste av kommunal tjenesteproduksjon. I dag er flere av de teknologiske løsningene som er tatt i bruk, ofte valgt med henseende på at løsningene skal hjelpe til å produsere tjenesten på en enklere måte enn tidligere. Fremtidig bruk av informasjonsteknologien i kommunal sektor, vil kreve mer endringer i hvordan produksjon av de kommunale tjenestene utføres og at dette skal innebære bedre tjenester til innbyggerne og interne brukere. Teknologiske muligheter endrer seg raskt. For å kunne gjøre de rette valg av fremtidig IKT-infrastruktur/tjenester, må Alta kommune både ha en strategi og besitte kompetanse innen utviklingssiden. Forvaltningsoppgaver: Sluttbrukerutstyr og fagprogram til den enkelte sektor/avdeling Dagens ordning, hvor hver enkelt leder har ansvar for utvikling innen sitt fagområde også på den elektroniske siden når det gjelder investering i fagprogramvare, elektronisk utstyr osv, bør videreføres som i dag, men i samspill med IKT avd i Felles støtte, som har det overordnede ansvaret i kommunen. Alle må forholde seg til kommunens innkjøpsreglement og avtaler. Brukerstøtte innen IKT Brukerstøtte IKT i Felles støtte har ansvaret for mottak og behandling av alle bestillinger og avvik som kommer til IKT avdelingen. På samme måte løser også Oppvekstsektoren sin fagdataenhet brukerproblematikk innen sitt område. Selv ved en konkurranseutsetting av tjenester, er det hensiktsmessig å beholde Brukerstøtte innen IKT, som en intern funksjon i Alta kommune, slik at det er mulig å ha oversikt over kvaliteten i tjenesteleveransene som både produseres internt og eksternt. Målsetningen for Alta kommune må være å ha en felles brukerstøtte som alle ansatte henvender seg til. Det må føres automatisk logg over alle henvendelser, slik at en har mulighet for å kartlegge og sette inn tiltak der hvor det er brukerutfordringer. (Dette gjøres allerede i dag av IKT i Felles støtte) Informasjonssikkerhetsarbeid Etablering og forvaltning av styringssystem for informasjonssikkerhet. Personvernloven stiller klare krav til personvern, et omfattende arbeid som kommunen må øke sin resursinnsats på, dette arbeidet må gjøres internt i Alta kommune. Side 21 av 27

22 Felles oppbygging- arkitektur Fra ett teknologisk ståsted, må alle valg av IKT-løsninger kunne henge sammen i en felles IKT-arkitektur(felles oppbygging). Enkelt forklart, er det IKT-arkitekturen som legger til rette for at flere forskjellige fagsystemer kan snakke sammen, slik at alle kan få tilgang til, og bruke til de samme dataene. Ved at IKT-systemer kan snakke sammen, kan tjenesteproduksjon endres og effektiviseres, kanskje til og med automatiseres i noen tilfeller. Innkjøp - Bestillerkompetanse og forvaltning av konkurranseutsatte tjenester IT-tjenester som kjøpes i markedet må lyses ut i form av anbud, forvaltes og utvikles i avtaleperioden, samt kunne lyses ut på nytt når avtaler går ut. Oppfølging av at tjenester leveres til riktig kvalitet og pris, innenfor både tid og sikkerhet er oppgaver som ikke forsvinner med kjøp av tjenester i markedet. Ved innkjøp av IKT-tjenester fra markedet, må det kunne spesifiseres hvordan tjenester skal fungere innenfor Alta kommunes infrastruktur og sikkerhetsnivå. I tillegg bidra til at løsningene reduserer ressursbruk eller øker kvalitet i tjenestene som Alta kommune som helhet produserer. Alle innkjøpsavtaler, skal både kunne kravspesifiseres, forvaltes og avvikles over tid. Kompetanse spesielt innen forvaltning av avtaler må prioriteres, slik at en aktiv leverandørstyring kan utføres. Bestillerkompetanse blir av overnevnte årsaker viktig, for å kunne ivareta bruk av IKT-tjenester markedet kan levere, og samtidig få til ett samspill mellom tjenestene. Kommunen skal levere helhetlige, effektive og brukervennlige digitale tjenester både til innbyggerne, næringslivet og egen organisasjon. Fokuset innen IKT justeres, (fra behovet for å besitte bred og dyp teknisk IKT-kompetanse for å få IKTsystemer til å virke tilfredsstillende), til fokus på å støtte brukerne innen utviklings og forvaltningsoppgaver (fagprogram til den enkelte sektor/avdeling, brukerstøtte, informasjonssikkerhetsarbeid, felles oppbygging- arkitektur, innkjøp - bestillerkompetanse og forvaltning av konkurranseutsatte tjenester), jfr beskrivelsen ovenfor. Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak om hvilke tjenester en kan konkurranseutsette innenfor IKT-området i Alta kommune. Side 22 av 27

23 Konkurranseutsetting kan gjøres på flere forskjellige måter, som hver har sine positive og negative sider. Konkurranseutsetting kan ses på fra to ytterpunkter. En komplett konkurranseutsetting til en leverandør, eller flernivå konkurranseutsetting til flere leverandører. En konkurranseutsetting til en enkelt leverandør, forutsetter at leverandøren med sin kompetanse og erfaring kan hente ut effektiviseringsgevinster, slik at IKT-tjenestene er mulige å produsere til en lavere kostnad eller høyere kvalitet enn IKT-funksjonen i Alta kommune klarer. En konkurranseutsetting til flere leverandører, gjør at behov for administrative ressurser til å forvalte avtaler øker, og til dels kan spise opp gevinstene ved en konkurranseutsetting. I mellomsjiktet mellom de to ytterpunktene ligger en kombinasjon av kjøp av tjenester og bruk av egen kompetanse for utvikling. Ut fra erfaringer fra andre kommunale IKT-organiseringer, viser denne kjøpsmodellen å gi den beste løsningen. Graden av tjenestekjøp kan økes over tid, risiko og sårbarhet kan vurderes fortløpende. Hva kan og bør Alta kommune konkurranseutsette? Fysiske kabler i det enkelte kommunale bygg, kan vanskelig konkurranseutsettes. Ut over dette, er det knapt noen begrensning i hva som kan konkurranseutsettes. Konkurranseutsetting av serverdrift og lagring Den teknologiske utvikling de siste årene, har medført at den tekniske drift av IKT krever mindre ressurser internt i kommunen, en for noen år tilbake. Store deler av arbeidsoppgavene som var knyttet til serverdrift tidligere, er i dag standardisert og automatisert. Konkurranseutsetting av serverdrift er en god løsning, da det er mulig å hente avkastning på utstyrsinvesteringer som allerede er gjort, samtidig som etablering av nye løsninger kan gjøres på leid infrastruktur. Arbeidsoppgaver knyttet til serverdrift kan i stor grad legges ut til en ekstern leverandør, da i en trinnvis konkurranseutsetting. Konkurranseutsetting av nettverksinfrastruktur Nettverk mellom kommunens bygg er konkurranseutsatt. Innen skolene, er nettverksinfrastruktur for kablet nettverk leid fra Alta kraftlag, mens drift er kjøpt som en tjeneste hos ElTele AS. For resten av kommunen, utføres drift og overvåking av nettverksinfrastruktur i egen regi, dette kan konkuranseutsettes. Side 23 av 27

24 Ved en konkurranseutsetting av brukerutstyr og servere, er det naturlig at også nettverksinfrastruktur konkurranseutsettes. En leverandør som skal kunne levere gode driftstjenester for brukerutstyr, er avhengig av å kunne vite at infrastrukturen tjenestene leveres over, fungerer som den skal. Omfanget av konkurranseutsetting vurderes fortløpende og inntas i Alta kommunes IKTstrategi, hvor følgende momenter vurderes: Drift Alta kommune øker gradvis sine tjenestekjøp innen driftsoppgaver. Konkurranseutsettingen bør skje i kombinasjon av kjøp av tjenester og bruk av egen kompetanse for utvikling. Konkurranseutsetting av serverdrift og lagring Arbeidsoppgaver knyttet til serverdrift legges ut til en ekstern leverandør, da i en trinnvis konkurranseutsetting. Konkurranseutsetting av nettverksinfrastruktur Drift og overvåking av nettverksinfrastruktur som i dag drives i egen regi, konkurranseutsettes trinnvis. Nye tjenester Alle nye elektroniske tjenester som skal tas i bruk i Alta kommune, skal kjøpes som eksternt driftede tjenester, om det ikke er andre hensyn som gjør at andre alternativer må vurderes. Før det foretas konkurranseutsetting må det gjennomføres risiko og sårbarhetsanalyser (ROS). Side 24 av 27

25 Sak 7/13 PERMISJON FOR KOMMUNALT ANSATTE I FORBINDELSE MED BERDSKAPSHJEM-/FOSTERHJEMSOPPDRAG Saksbehandler: Sissel N. Johansen Arkiv: 420 Arkivsaksnr.: 13/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/13 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: 1. Alta kommune innvilger søknader om frikjøp for fosterforeldre der hvor Barnevernet søker om dette for en tidsbestemt periode, maks. 1 år, og hvor de refunderer alle kostnader (lønn, feriepenger og pensjon). 2. Ved utvidelser av permisjonstid, ut over første søknad (maks.1 år), vurderes dette ut i fra hensynet til drifta samt retten til foreldrepermisjon i inntil 2 år. Der hvor det søkes ytteligere permisjon utover 2 år, innvilges permisjon uten tilknytning til opprinnelig stilling i Alta kommune. 3. For fosterforelder som søker ulønnet permisjon vurderes dette ut i fra hensynet til drifta, og videre det samme som punkt 2 dersom det ønskes permisjon ut over 2 år. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Fosterforeldres arbeidsrettslige stilling og deres sosiale rettigheter Vedlegg til Fosterhjemsavtalen, pr. 1. november 2010 Vedtak nr. 45/10 i tvisteløsningsnemnda 11. august Tvist om foreldrepermisjon etter arbeidsmiljøloven 12-6 jf 12-5 og redusert arbeidstid etter arbeidsmiljøloven 10-2 fjerde ledd Andre saksdok.: Fosterhjemsavtalen Utarbeidet i samarbeid med Kommunenes Interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) og Norsk Fosterhjemsforening Fosterhjemsavtale for statlige fosterhjem. Side 25 av 27

26 Sak 7/13 Avtale mellom barneverntjenesten i kommunen og statlige familie- og beredskapshjem. Bakgrunn: Alta kommune opplever at det er flere som kommer med søknad om permisjon med lønn over et bestemt tidspunkt for å være foster-/beredskapshjem. Pr. i dag er det innkommet 4 søknader, og alle har lagt ved bekreftelse fra Barneverntjenesten om frikjøp, hvor de bekrefter at de vil dekke 100 % av utgiftene ved refusjonskrav fra Alta kommune. Da en plassering av fosterbarn gjerne skjer på kort varsel må behandling av permisjonssøknader i forbindelse med fosterhjem/beredskapshjem behandles raskt. Generelt om fosterhjem: Oppdrag som fosterhjem/beredskapshjem innebærer å ivareta omsorg for barn og ungdom på vegne av barneverntjensten. Den som påtar seg omsorgen for barn og ungdom utfører oppdraget i sitt private hjem, og er å anse som frilanser (selvstendige oppdragstakere) etter folketrygdloven. Frilansere er definert som enhver som utfører arbeid eller oppdrag utenfor tjeneste for lønn eller annen godtgjørelse, jf. Folketrygdloven 1-9. For nærmere omtale av hva som ligger i betegnelsen, vises til Arbeids- og velferdsetatens rundskriv om frilanser, som kan søkes opp på nav.no. Fosterforeldre får en avtalt arbeidsgodtgjøring for oppdraget, samt utgiftsdekning av nødvendige utgifter knyttet til fosterhjemsplasseringen fra barnevernet. Dette er hjemlet i Fosterhjemsavtalen, utgitt av Barne, likestilligs og inkluderingsdepartementet 2010 og er utarbeidet i samarbeid med Kommunenes Interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) og Norsk Fosterhjemsforening. Som vedlegg til Fosterhjemsavtalen, pr. 1. november 2010 er det laget en veiledning, Fosterforeldres arbeidsrettslige stilling og deres sosiale rettigheter (se vedlegg). Denne gir generell informasjon om oppdragstakers rettigheter i forbindelse med blant annet omsorgs-/foreldrepermisjon, redusert arbeidstid, sykepengedekning, omsorgspenger hvis fosterbarnet blir sykt, osv.. (permisjoner hjemlet i AML og omhandler permisjon uten lønn). I tillegg omhandler den også pensjon, hvor det kommer frem at fosterforeldre ikke er tilknyttet noen tjenestepensjonsordning, men kan tegne egen innskuddspensjonsordning. I veiledningen står det under omsorgs- og foreldrepermisjon: Er barnet under 15 år har fosterforeldre rett til omsorgspermisjon i to uker i forbindelse med at omsorgen overtas, jr. AML 12-3 (2). Er barnet under 15 år har fosterforeldre også rett til foreldrepermisjon fra sitt arbeid i til sammen inntil to år, jf. AML 12-5 (4). Slik permisjon gis uten ytelse fra folketrygden, men Side 26 av 27

27 Sak 7/13 hvis barnevernstjenesten krever eller ønsker at en av fosterforeldrene skal slutte i arbeid for å være hjemmeværende, vil denne fosterforelderen som regel få lønnskompensasjon fra barneverntjenesten i form av forhøyet arbeidsgodtgjørelse. Hvis fosterbarnet blir sykt, har fosterforeldre rett til permisjon, jf. Arbeidsmiljøloven Fosterforeldre har også rett til omsorgspenger ved barn eller barnepassers sykdom, jf. Folketrygdloven 9-5 annet ledd. I dag er det slik at Barneverntjenesten i den kommunen som har omsorgsansvaret (der barnet kommer fra) søker om frikjøp for fosterforelder der det er nødvendig for barnet at fosterforelder er hjemme (forsterket fosterhjem), til dennes arbeidsgiver for en bestemt tidsperiode. Barnevernet dekker da den ansattes lønn, pensjon, feriepenger osv. mot refusjon. Dette fordi den ansatte ikke skal miste pensjonsrettigheter og opptjening av feriepengegrunnlag. Høring/merknader: Saken er ikke sendt ut på høring. Økonomiske konsekvenser: Ingen direkte kostnader (barnevernet dekker alle lønns-, feriepenge- og pensjonskostnader), annet enn tidsbruk ved innvilgelse av permisjoner og oppfølging av refusjonskrav. Vurdering: Alta kommune har ikke en lik praksis for innvilgning av permisjon til fosterforeldre, og vi ønsker å sikre lik behandling av alle søknader. Alta kommune må ta stilling til hvorvidt ansatte skal få permisjon (lønnet/ulønnet) ut i fra hensynet til drift av virksomheten, lengden på permisjonstiden, og retten til permisjon jf. Arbeidsmiljøloven (AML). Permisjonstiden kan kan variere fra tre måneder til seks måneder av gangen, og vi har også tilfeller som varer over flere år. Vi har et tilfelle hvor fosterhjemstiden har vart så lenge at vedkommende ikke lenger har sin opprinnelige stilling, men beholder sitt ansettelsesforhold til Alta kommune. Viser også til vedlagte sak som ble behandlet i Tvisteløsningsnemnda i 2010, hvor en rektor vant saken ang. delvis permisjon fra sin rektorstilling, der hvor hennes arbeidsgiver innvilget full permisjon fra rektorstillingen og i stedet fikk 70 % stilling som lærer i perioden. I dag er det et stort problem å rekruttere fosterforeldre. Da dette er et stort samfunnsansvar vil det være god personalpolitikk for Alta kommune å strekke seg så langt som mulig, for å innvilge permisjon for ansatte som ønsker å påta seg ansvaret som fosterforelder. Side 27 av 27