GAMVIK KOMMUNE Etiske retningslinjer

Transkript

1 Forslag til nye retningslinjer: Gul farge: til erstatning eller tillegg til eksisterende reglement Turkis farge: tas ut. GAMVIK KOMMUNE Etiske retningslinjer 1

2 Vedtatt av kommunestyret PS 57/16 (ESA 16/471) INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE GENERELT MØTE MED KOMMUNENS BRUKERE FORVALTING AV SAMFUNNETS FELLESMIDLER HABILITET LOJALITET FORBUD MOT GAVER OG ANDRE FORDELER I TJENESTEN FORRETNINGSETISKE REGLER 4 9. ÅPENHET ANSATTES RETT TIL Å VARSLE BRUK AV SOSIALE MEDIER... 5 Forholdet til brukere (innbyggere/pasienter/elever m.v.)... 5 Forholdet til Gamvik kommune som din arbeidsplass... 5 Bruk av sosiale medier ansatte imellom... 6 Generelle råd/nettvett BRUK AV INTERNETT BRUK AV KOMMUNENS E-POST KJØREREGLER FOR RUSMIDDELBRUK OG PENGESPILL I KOMMUNEN BRUK OG AVHENDING AV KOMMUNENS UTSTYR OG VERDIER LEDERANSVAR PERSONLIG ANSVAR ARBEIDSGIVER

3 1. FOKUS OG VIRKEOMRÅDE Formålet med etiske retningslinjer i Gamvik kommune er å sikre en god etisk praksis og definere felles standarder for ansatte og folkevalgte i Gamvik kommune. Retningslinjene er utarbeidet i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk (Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen og Arbeidsmiljøloven). Etiske retningslinjer gjelder for alle kommunens ansatte og folkevalgte. 2. GENERELT Ansatte i Gamvik kommune skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med lover, regler og politiske vedtak. Kommunens ansatte og folkevalgte skal utføre sine oppgaver og opptre på en positiv måte som fremmer kommunens omdømme og tillit i befolkningen. 3. MØTE MED KOMMUNENS BRUKERE Ansatte i Gamvik kommune skal møte innbyggere og brukere med respekt. Faglige kunnskaper og faglig skjønn skal ligge til grunn i rådgivning, myndighetsutøvelse og tjenesteyting. Sammenblanding av ansattes og brukernes private interesser og økonomiske midler skal ikke forekomme. 4. FORVALTING AV SAMFUNNETS FELLESMIDLER Ansatte i Gamvik kommune skal være seg bevisst at de forvalter fellesmidler på vegne av alle innbyggerne i kommunen. Kommunens ansatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte, og skal ikke misbruke eller sløse med kommunens midler. Kommunens ansatte skal ikke tilegne seg personlige fordeler av kommunens ressurser. Verken økonomiske midler, eiendommer eller andre eiendeler (f.eks. kjøretøy). 5. HABILITET Ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, må dette umiddelbart tas opp med leder/overordnede for ansatte og ordfører når det gjelder de folkevalgte. For folkevalgte gjelder eget reglement (reglement for folkevalgtes innsynsrett). 6. LOJALITET Ansatte i Gamvik kommune plikter å følge de lover og regler som gjelder for kommunen, samt å etterkomme (pålegg) avgjørelser fra overordnede. Når en avgjørelse er tatt/vedtak fattet, iverksettes denne hurtig og effektivt innenfor de opptrukne rammer, uansett hva de aktuelle kommunalt ansatte måtte ha av faglige og politiske oppfatninger om avgjørelsen. Lojalitetsplikten medfører ikke plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk. 3

4 Det er viktig at kommunalt ansatte lar seg engasjere i en åpen, fri og allsidig dialog om samfunnsspørsmål i henhold til Grunnlovens 100, bestemmelser om ytringsfrihet. Denne ytringsfriheten begrenses av taushetsbelagte opplysninger og kan begrenses av den generelle lojalitetsplikten i arbeidsforhold og den plikt ansatte har til å oppfylle arbeidsavtalen. (Samtidig har Gamvik kommune en forventning til sine ansatte og folkevalgte om at dette foregår på en verdig og konstruktiv måte, og at den enkelte reflekterer rundt dilemmaer som kan oppstå i forhold til lojalitetsplikten. Spesielt gjelder dette ledere der kommunen forventer en særlig varsomhet knyttet til lojalitetsplikten.) Gamvik kommune forutsetter at sine ansatte og folkevalgte opptrer på en verdig og konstruktiv måte, og at den enkelte reflekterer rundt dilemmaer som kan oppstå i forhold til lojalitetsplikten. Det skal utøves taushetsplikt for opplysninger som er underlagt slikt etter loven. Følgende står i Taushetserklæring som gjelder for ansatte i kommunen: Etter Forvaltningslovens 13 til 13e er enhver som jobber i et forvaltningsorgan underlagt visse regler om taushetsplikt: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Gamvik kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han/hun i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1. Noens personlige forhold, eller 2. Tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drift- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. 7. FORBUD MOT GAVER OG ANDRE FORDELER I TJENESTEN Ansatte og folkevalgte i Gamvik kommune må ikke for seg selv eller andre motta gaver, provisjoner, tjenester eller andre ytelser i forbindelse med anskaffelser og kontraktinngåelser, eller når ytelsen er egnet til eller av giveren er ment å påvirke vedkommende tjenstlige handlinger. Dette omfatter også gunstige betingelser knyttet til reiser og opphold. Med mindre gaven er av ubetydelig verdi, plikter også ansatte i Gamvik kommune å gi avkall på gaver og testamentariske gaver fra brukere av kommunens (pleie- og omsorgs) tjenester, selv om gaven ikke kan påvirke tjenesteytelsen.. 8. FORRETNINGSETISKE REGLER Ansatte som deltar i kommunens forretningsmessige virksomhet plikter å sette seg grundig inn i og etterleve lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk på området. Alle anskaffelser må baseres på forutsigbarhet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet, likebehandling og god forretningsskikk. Kommunens ansatte kan kun etter ordinære anskaffelsesregler levere varer og tjenester til kommunen. Kommunens ansatte skal ikke gjøre privat bruk av kommunens 4

5 samkjøpsavtaler/ rabattordninger eller på annen måte skaffer seg private fordeler i sin rolle som representant for kommunen. 9. ÅPENHET Gamvik kommune skal gi offentligheten innsyn i den kommunale forvaltning. Kommunen har en generell aktiv informasjonsplikt. Kommunens ansatte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger til innbyggerne, organisasjoner, selskaper og andre myndigheter. 10. ANSATTES RETT TIL Å VARSLE (Ansatte i Gamvik kommune har ytringsfrihet jfr. Grunnlovens 100. Ansatte kan gi faktaopplysninger (som ikke er unntatt offentlighet) om eget arbeidsområde. Som alle andre borgere kan kommunens medarbeidere delta i samfunnsdebatten og uttale seg på egne vegne. Kritikkverdige forhold i en virksomhet bør tas opp, slik at forholdene kan bedres jfr. Arbeidsmiljølovens 2-4 (Varsling av kritikkverdige forhold). Varsling er både lovlig og ønsket. Gamvik kommune har vedtatt egne rutiner på området; Ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold i Gamvik kommune.) Se egne rutiner rundt ansattes rett til å varsle vedtatt i AMU BRUK AV SOSIALE MEDIER Gamvik kommune erkjenner både mulighetene og utfordringene i bruken av ulike medier som sosiale- og andre medier. Alle medarbeidere i kommunen har ytringsfrihet (jf. punkt 6 i dette reglement), men også et ansvar for at taushetsplikten blir overholdt og at brukeres og kollegers personvern blir ivaretatt. Det er derfor viktig å ha klare retningslinjer som gjelder for bruken av sosiale medier for ansatte og folkevalgte i Gamvik kommune. Forholdet til brukere (innbyggere/pasienter/elever m.v.) Taushetsplikten gjelder fullt ut i sammenheng med sosiale medier og skal alltid overholdes. Dette innebærer blant annet: Ikke publiser helse- og personopplysninger Vær bevisst dersom du legger ut bilde/video fra arbeidsplassen. Pass på at ikke personer som ikke har gitt samtykke til det kan bli identifisert Vær varsom med å fortelle/videreformidle pasient-/brukerhistorier. Selv i en anonymisert form kan individuelle særtrekk gjøre at personer identifiseres eller gjenkjennes - da brytes taushetsplikten Ved videreformidling av personopplysninger må samtykke innhentes fra vedkommende Utvis varsomhet i de tilfellene tidligere eller nåværende pasienter/elever/brukere er i samme nettverk som deg. Forholdet til Gamvik kommune som din arbeidsplass Vær gjerne aktiv i sosiale medier, men husk på hvor du jobber. Tenk gjennom konsekvensene for Gamvik kommune før du publiserer noe som omhandler din egen arbeidsplass. Selv om du ytrer deg som privatperson, kan det være lett for andre å tenke at ytringen representerer kommunen. Hold debatter på et saklig nivå. Gjør det klart at du uttaler deg på egne vegne, særlig i faglige og politiske spørsmål. 5

6 Bruk av sosiale medier ansatte imellom Det finnes ikke noen indre krets på sosiale medier, og du må derfor ikke diskutere pasienter/elever/brukere/kollegaer i sosiale medier. Du må heller ikke diskutere arbeidssituasjonen på en slik måte at pasienter/elever/brukere/kollegaer kan gjenkjennes. Vær bevisst bruk av bilder også i lukkede grupper/passord beskyttede sider. Får du spørsmål om Gamvik kommune eller Gamvik kommunes syn i aktuelle saker via sosiale medier tenk gjennom om dette er noe du bør svare på selv, eller om du skal henvise til ledelsen. I beredskaps- eller krisesituasjoner er det alltid kommunens ledelse som skal orientere omverdenen. Unngå å benytte Gamvik kommunes logo, arbeidsantrekk eller på annen måte gi inntrykk av at en side på et sosialt medium representerer en offisiell kanal for kommunen. Ikke benytt jobb-e-postadresse i sosiale medier eller annet privat bruk. Vær forsiktig med å eksponere interne forhold på arbeidsplassen. Vær bevisst din lojalitetsplikt som arbeidstaker. Som hovedregel skal den ansatte samtykke til at virksomheten publiserer bilder av vedkommende i sosiale medier. Ikke publiser bilder av dine kolleger i arbeid - eller deres familiemedlemmer - i sammenhenger i regi av Gamvik kommune uten at vedkommende har samtykket. Generelle råd/nettvett Vær forsiktig med å legge ut informasjon om deg selv som kan misbrukes av andre, f.eks. i forbindelse med id-tyveri, risiko for å bli trakassert eller sosial manipulering. Vær varsom med forespørsler du mottar, de kan inneholde eller lenke til skadelig programvare. Vær bevisst på hvordan du setter personverninnstillingene i tjenestene du benytter 12 VEDRØRENDE SEKSUELL TRAKASSERING I Gamvik Kommune er det nulltoleranse for seksuell trakassering. Som kommune har vi et ansvar både for å forebygge og hindre seksuell trakassering og å reagere dersom det skulle skje. Seksuell trakassering defineres som " Med seksuell trakassering menes enhver form for uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom." (Likestillingsloven 13, 3.ledd). Det er viktig å gjøre oppmerksom på at det er hvordan handlingen oppleves som avgjør hvorvidt det er snakk om seksuell trakassering, ikke intensjon eller handlingen i seg selv. Politikere, ledere i kommunen og tillitsvalgte har et selvstendig ansvar for å spre bevissthet om hva som utgjør seksuell trakassering. 6

7 Dersom politikere, ledere i kommunen og/eller tillitsvalgte får kjennskap til at seksuell trakassering forekommer i organisasjonen, eller på arrangementer i regi av organisasjonen, bevitner eller får høre om seksuell trakassering, skal dette så snart som mulig meldes fra om til nærmeste leder for dem som er involvert. Leder(ne) forsøker å kartlegge situasjonen og forsøker å løse saken på lavest mulig nivå. Leder gir den utsatte informasjon om mulighet til å varsle, da behandles saken i henhold til rutiner for varsling. Rådmannen skal alltid bli orientert om saken. De berørte parter tilbys hver sin kontaktperson, hvis det er ønskelig for partene. Ved mistanke om seksuelle overgrep/gjentatt trakassering og andre alvorlige krenkelser, skal rådmannen varsles så raskt som mulig. Oppfølging av slike saker må i første rekke ta hensyn til dem som opplever å være utsatt for seksuell trakassering/overgrep/andre alvorlige krenkelser. Den overgrepsutsatt er den svake part, men den som hevdes å være overgriper skal også følges opp. Ved seksuelle overgrep bør den som har vært utsatt støttes til å anmelde saken. Det er rettsvesenet som har ansvar for å avgjøre om en sak er brudd med norsk lov. Gamvik kommune som organisasjon kan uavhengig av dette gjøre sin vurdering om det skal åpnes personalsak på grunnlag av kommunens etiske retningslinjer. 13 BRUK AV INTERNETT Ansatte og folkevalgte må ikke bruke kommunalt utstyr til å søke på eller laste ned upassende eller ulovlige sider på internett. Det er heller ikke tillatt å laste ned filer med bilder, musikk eller filmer, eller bruke nett-tv og nettmusikk, såkalt streaming. Dette tar opp mye datakapasitet, og kan hindre normalt bruk av dataanlegget. 14. BRUK AV KOMMUNENS E-POST Gamvik kommune stiller kommunal e-post adresse tilgjengelig for alle ansatte medarbeidere. Dette er for intern kommunikasjon og for ekstern kontakt i kommunens tjeneste. Kommunens e-post adresse må ikke brukes til private formål av betydning som kjøp av varer og tjenester, opprettelse av konto på sosiale medier eller kontaktinformasjon knyttet til private formål. 15. KJØREREGLER FOR RUSMIDDELBRUK OG PENGESPILL I KOMMUNEN Moderat bruk av alkohol kan oppleves som positivt i flere situasjoner og sammenkomster, og på den måten bidra til glede og fellesskap. Samtidig innebærer all bruk av alkohol en risiko for helseskader, negativt omdømme og ubehagelige opplevelser. Gamvik kommune ønsker å stå for holdninger som balanserer disse hensyn. 7

8 Hos oss gjelder derfor følgende 5 kjøreregler: Kommunens holdning er at det er uakseptabelt å møte på jobb påvirket av rusmidler. Dette gjelder alkohol og narkotika, og dreier seg også om bakrus og alkohollukt. Ved bruk av medikamenter som kan gi rusvirkning gjelder samme regel. Pengespillaktiviteter i arbeidstiden er ikke tillatt. Det gjelder både automatspill og spill på kommunens datamaskiner eller telefoner (gjelder også private mobiltelefoner). Alle ansatte vil kunne oppleve situasjoner og arrangement i tilknytning til arbeidet, der alkoholbruk inngår. Alle med ansvar for planlegging og gjennomføring av slike arrangement er ansvarlige for at alkoholserveringen foregår ut fra en bevisst holdning til både de positive og de mulige negative sidene ved alkoholbruken. Alle som deltar i slike situasjoner og arrangement, har på en tilsvarende måte, et ansvar for at egen bruk skjer ut fra en like bevisst holdning. Ved representasjon, reisevirksomhet, deltakelse på kurs og konferanser og andre arbeidsrelaterte anledninger, forventer vi at våre ansatte og folkevalgte viser måtehold og en atferd som ikke går ut over kommunens omdømme. Ansatte og folkevalgte er å betrakte som representanter for kommunen i slike sammenhenger. Ved bekymring eller mistanke har nærmeste leder ansvar for å snakke med den det gjelder ( Den nødvendige samtalen ). Skulle en av våre ansatte få et problematisk forhold til bruk av rusmidler som gir seg utslag i jobbsammenheng er det vår intensjon å følge Akan-modellen for håndtering av individsaker. Denne finnes beskrevet på Akans nettsider ( Dette innebærer at kommunen ikke ønsker å si opp ansatte som utvikler et rusproblem uten at de først har fått et tilbud om hjelp. 16. BRUK OG AVHENDING AV KOMMUNENS UTSTYR OG VERDIER Se også pkt 8 Bruk av utstyr: Ansatte og folkevalgte i Gamvik kommune skal ha et bevisst forhold til at de forvalter samfunnets fellesmidler på vegne av alle innbyggerne i kommunen. Kommunens ansatte plikter å bruke, og ta vare på kommunens ressurser og eiendom på en mest mulig økonomisk og rasjonell måte, og ikke misbruke eller sløse med kommunens midler. Kommunens ansatte og folkevalgte skal ikke tilegne seg personlige fordeler av kommunens ressurser. Det skal ikke foretas privat bestilling fra leverandører de ansatte har kontakt med som representant for kommunen når dette kan skape tvil om sammenblanding av offentlige og private midler. 8

9 Hjemlån av kommunens utstyr, biler eller maskiner er ikke tillatt. I forbindelse med tjenstlig bruk av telefon, datautstyr vil det utarbeides egen avtale. Avhending av utstyr: 1. Alt utstyr og inventar som skiftes ut i Gamvik kommune skal vurderes med hensyn til om det kan være bruk for dette i annen kommunal virksomhet. Kassasjon av utstyr avgjøres av ansvarlig sektorleder. 2. Utstyr/inventar som ikke kommer inn under pkt 1, samles på lager og avhendes en eller to ganger pr. år gjennom avholdelse av fysisk auksjon som annonseres på forhånd. Datautstyr inneholdende lagringsmedium skal ikke legges ut til salg grunnet fare for rekonstruksjon av dokumenter av fortrolig karakter. 3. Det lages et reglement for avholdelse av auksjonen som sikrer at kommunen gjennom en slik omsetningsform tar de nødvendige forbehold for å unngå eventuelle erstatningskrav knyttet til salget. Reglementet må inneholde punkter om ansvar for feil og mangler, informasjon om gjenstandenes tilstand og retningslinjer for gjennomføringen av selve auksjonen. 4. Administrasjonen gis fullmakt til å utarbeide reglement i henhold til pkt LEDERANSVAR Ledere på alle nivåer skal gjennomgå de etiske retningslinjene med sine arbeidstakere en gang i året, og ved nyansettelse. Ledere på alle nivå har ansvar for at etiske retningslinjer, herunder etiske dilemmaer, blir drøftet på personalmøter. 18. PERSONLIG ANSVAR Ansatte i Gamvik kommune har et personlig og selvstendig ansvar for å følge opp kommunens etiske retningslinjer. Ansatte må ta opp tvilstilfeller i forhold til de etiske retningslinjene med sin nærmeste leder. Kommunens ansatte har rett til å nekte å følge pålegg som er ulovlige eller medfører brudd på de etiske retningslinjene. Brudd på de etiske retningslinjene (kan)vil vurderes som brudd på arbeidsavtalen og kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. SPESIELT FOR FOLKEVALGTE: 18. ARBEIDSGIVER Kommunestyret har det overordnede arbeidsgiveransvaret for alle ansatte i kommunen. Det er derfor viktig at den enkelte reflekterer rundt de etiske dilemmaene som kan dukke 9

10 opp i skjæringspunktet mellom politikk og administrasjon. Ordfører og gruppelederne har et særlig ansvar for oppfølging fordi de gjennom ord og handlinger har innflytelse på kulturen og normene for adferd i organisasjonen. 10