Brukerveiledning. KFUK-KFUM-speidernes medlemsregister. denne veiledning gjelder for versjon 3.3

Transkript

1 Brukerveiledning KFUK-KFUM-speidernes medlemsregister denne veiledning gjelder for versjon 3.3 Brukerveiledning ver Sist oppdatert:

2 Innhold I INNLEDNING...1 II DE ENKELTE SKJERMBILDER...2 INNLOGGING...2 Menylinjen...2 GRUPPEOVERSIKT...3 Utvalg...3 Søk...3 Utskrifter...3 Sortering av tabellen...3 Symboler i listen...4 Se på detaljer...4 Redigere medlemsopplysninger...4 Melde ut medlem...5 Har betalt...5 Melde på arrangement...5 Lokal merknad...5 Flere kolonner...5 MEDLEM...6 Nytt medlem...6 Vis utmeldte...6 Elektronisk innmeldingsskjema...6 Link til skjema for egenregistrering av nytt medlem...6 Nye innmeldingsskjema...6 GRUPPEN...8 Gruppeinfo...8 Endre gruppeinfo...8 Gruppestyre...8 Gruppepostmottaker...8 Forsikringsordningen...8 Administrere brukertilgang...8 ARRANGEMENT...9 Arrangement...9 ÅRSRAPPORT...10 GIRO...10 Girooppsett...11 Kontingentsatser...11 En giro for hele familien...11 Oppfølging av kontingentinnkreving...12 KRETSSTATISTIKK...13 INNSTILLINGER...14 HJELP...15 III ORD OG UTTRYKK SOM BRUKES I MEDLEMSREGISTRET...16

3 I Innledning Forbundets medlemsregister har fire brukergrensesnitt: Forbundsmodul beregnet for ansatt i administrasjonen, Kretsmodul beregnet for bruk av kretsleddet Gruppemodul beregnet for bruk av forbundets grupper Min Side beregnet på medlemmer (over 14 år) I tillegg er det utviklet to påmeldingssystem (en for landsleirer og en for kretsleirer) som delvis kan bruke data fra medlemsregistret. Denne manual tar for seg gruppemodulen. Medlemsregistret ble opprinnelig opprettet som et verktøy for forbundets administrasjon, men er senere utvidet til også å dekke noen av lokal- og kretsleddenes behov. De ulike ledd i organisasjonen har ulike ønsker og behov i forhold til medlemsopplysninger. Deler av sentraladministrasjonen har behov for et statisk bilde av medlemmene på et gitt tidspunkt på fåret, for rapportering til myndighetene. Andre deler av organisasjonen har behov for et dynamisk bilde (situasjonen akkurat nå) av medlemsmassen. Type opplysninger endre seg og over tid. Tidligere var medlemmenes adresse en svært viktig opplysning, men i dag er e-post og mobil blitt en neste like viktig opplysning. 1

4 II De enkelte skjermbilder Innlogging Medlemsregistret nås på Brukerne identifiseres ved hjelp av en kombinasjon av gruppenummer, brukernavn og passord. Det finnes nå 2 typer brukere, de med lese- og skrivetilgang og de med kun lesetilgang. I tillegg har gruppeledere egne funksjoner (se nærmere i kapitelet om brukertilgang). For tiden kan kun en person i hver gruppe få full leseog skrivetilgang. Dette er ut fra sikkerhetshensyn. Brukertilgang skal ikke lånes ut eller overdras til andre. Den som får lese- og skrivetilgang er ansvarlig for de data som legges inn. Lese- og skrivetilgang fås første gang ved henvendelse til forbundskontoret. Det er gruppeleder som må be om dette (selv om det er en annen i gruppa som skal ha tilgangen). Den som har fått lese- og skrivetilgang kan gi andre ledere i gruppa lesetilgang, og kan overføre skrivetilgang til en annen leder. Menylinjen Fra menylinjen kan man nå alle deler av applikasjonen. 2

5 Gruppeoversikt Gruppeoversikten er applikasjonens hovedside. Utvalg Med rullegardinmenyen Utvalg kan man velge å vise et utvalg av medlemmer Utvalgene er arbeidsgren, enheter og patruljer. Enhet- og patruljenavn må selvsagt først være definert. Det kan gjøres på siden Endre medlemsopplysninger Søk Det er mulig å søke på hele eller deler av navn. Dette gjøres ved å skrive søkekriteriet i feltet til venstre for knappen Søk i liste og så trykke på knappen. Søket vil bli utført på både fornavn og etternavn og i det utvalg som er valgt. Søker man f.eks. på Ol" vil man få opp personer med fornavn Ole og med etternavn Olsen Utskrifter Til høyre rett under menylinjen finner man 4 utskriftsknapper. Den første knappen (skriveren) genereres det en pdf-fil med det aktuelle utvalg. Den andre knappen genererer en pdf-fil som er tilpasset utskrift av adresseetiketter. Før utskrift kan man definere type etikettark. Den tredje knappen generer en csv fil (en semikolon separert liste) som kan brukes for import til Excel. Den siste knappen (brevet) brukes for å sende e-post til alle i utvalget. Avsender for e-post kan enten defineres i Innstillinger (se side ) eller settes inn rett før utsendelse. Alle 4 utskriftsalternativene bruker det aktuelle utvalg. Sortering av tabellen Tabellen kan sorteres ved å klikke på kolonneoverskriftene. En liten pil vil indikere hvilken kolonne og hvilken retning listen er sort på. Hvis man klikker på rediger(blyanten) vil sorteringen gå tilbake til den opprinnelige (vil bli endret i en senere versjon). Sortering har heller ikke effekt på utskrift eller eksport. 3

6 Symboler i listen Det finnes 5 knapper i gruppelisten, to - tre lengst til venstre, foran navnet og to lengst til høyre. Symbolene er : Redigere medlemsopplysninger Melde ut medlem Betalt medlem Melde på arrangement Lokal merknad Se på detaljer Ved å klikke på fornavn eller etternavnet vil detaljer for medlemmet vises. (det er ikke nødvendig å lukke vinduet for å se detaljene til et annet medlem. Redigere medlemsopplysninger Ved å klikke på blyantsymbolet foran et navn vil man kunne redigere opplysninger om medlemmet. Siden Endre medlemsopplysninger består av to deler som oppdateres på litt ulik måte. Opplysningene som står over knappene «Oppdater» og «Til gruppeoversikten» oppdateres ved å klikke på knappen «Oppdater». Telefon, mobil og e-post og Verv/funksjon endres uavhengig av opplysningene over. For å legge til klikker man på. Telefon, fax og e-post Når man trykker på Ny dukker det opp et rullegardinsfelt og to tekstfelt. I rullegardinsfeltet velger man telefon priv. telefon arb., faks, mobil eller e-post. I feltet Verdi skriver man inn telefonnr eller e-postadresse, avhengig av hva man skal registrere. Feltet merknad kan brukes til å indikere noe om telefonen eller e-postadressen, f.eks. mor eller bare kveldstid. For å lagre trykker man på. For å slette en telekomadresse brukes til høyre for oppføringen. -symbolet er for tiden ikke i bruk. Verv/funksjon Når man trykker på Ny i denne seksjon vil det dukke opp et rullegardinfelt hvor man kan velge verv eller funksjon og et datofelt for når funksjonstiden startet. Man lagrer ved å trykke på. Hvilke verv man kan velge fra er avhengig av om personen er godkjent leder eller ikke. Når noen slutter i et verv trykker man på symbolet, og oppgir sluttdato. Ved å trykke på symbolet, slettes oppføringen. Dette skal bare gjøres ved feilregistrering. Fra denne siden kan man også definere gruppens patruljenavn og enhetsnavn. Dette gjøres ved å klikke på den røde «E» til høyre for henholdsvis Patrulje og Enhet. Gruppeleder vil på denne siden, for ledere og andre voksne, kunne registrere at politiattest har 4

7 vært forevist. Det er kun gruppeleder som kan se og registrere denne opplysning. (se avsnitt om politiattest. Melde ut medlem Ved å klikke på det røde krysset til høyre for navnet vil det komme opp spørsmål om du er sikker på at du vil melde ut medlemmet. Svarer du Ja vil medlemmet forsvinne fra gruppelisten. (Et utmeldt medlem kan meldes inn igjen ved et par enkle tastetrykk. Velg Medlem utmeldte og klikk på forbundssymbolet foran navnet på det utmeldte medlem (se Utmeldte medlemmer ) Hvis man utmelder et medlem etter at årsrapporten er levert, må man fortsatt betale for medlemmet (om dette er allerede er gjort). Navnet på den utmeldte vil også forekomme på forbundets medlemslister fra til at forbundet har rapportert medlemstall til myndighetene for angjeldende år. Har betalt Når et nytt medlem registreres vil navnet bli vis i rød skrift. Medlemmet er midlertidig inntil det har betalt kontingent. Når medlemmet har betalt klikker man på den grønne knappen foran navnet. Fargen på navnet vil skifte til blå og knappen forsvinner. Samme effekt oppnås også når man på siden Kontingent krysser av for mottatt (se side 10) I begynnelsen av september hvert år vil alle navn bli røde og den grønne knappen vises. Bare blå navn vil komme med på årsrapporten som skal sendes forbundskontoret hvert år. Melde på arrangement Med linken Arr til høyre for et medlem, kan man melde på medlemmet til et forbunds-, kretseller lokalarrangement (hvis arrangementet er registrert i systemet se side ). Denne påmeldingsformen vil ikke gjelde landsleirer. Lokal merknad Siste kolonne i gruppelisten inneholder bokstaven M står for lokal merknad. Når M er uthevet, så finnes det en lokal merknad registrert, og hvis M er svak grå så finnes det ingen merknad. Man kan klikke på M for å se, endre eller registrere en lokal merknad. Lokal merknad er et fritekstfelt og kan bare sees av den lokale gruppen (altså verken av krets eller forbundskontoret). Likevel må man være forsiktig med hva som registreres i dette felt. Det må IKKE registreres personbeskrivende opplysninger, f.eks. han er ingen god leder, hun har melkeallergi. Flere kolonner Ved å klikke på knappen «Vis flere kolonner» vil kolonnene «Adresse» og «Postadresse» byttes ut med kolonnene «Blad», «Patruljenavn» og «Enhetsnavn». Man kan gjøre endring i disse tre kolonner ved å klikke på cellen man ønsker å gjøre endring i. 5

8 Medlem Menyvalget Medlem har fire undermenyer; Nytt medlem, Vis utmeldte, Nye innmeldingsskjema og Nye linker til skjema. Nytt medlem Når man registrerer et nytt medlem har man muligheten til å markere medlemmet som «midlertidig medlem». Midlertidige medlemmer er ikke tellende medlemmer for forbundet, og kommer ikke med på årsrapporten, men de vil motta medlemsblad. Midlertidige medlemmer vil bli slettet etter 3 4 måneder hvis ikke medlemstatus er omgjort til vanlig medlem. Vis utmeldte Ved å klikke på menyvalget Medlem Vis utmeldte får man fram en liste over utmeldte medlemmer de siste 12 måneder. Antall navn kan endres ved å velge en kortere eller lengre periode. Listen kan sorteres ved å klikke på kolonneoverskriftene. Et utmeldt medlem kan meldes inn igjen ved å klikke på forbundssymbolet foran navnet. Elektronisk innmeldingsskjema Det er mulig å få nye medlemmer eller deres foresatte til å fylle ut et elektronisk innmeldingsskjema. For å slippe å få mange ikke-seriøse innmeldinger har vi en løsning hvor gruppeleder (eller den som styrer medlemsregistret) sender en e-post med en link til innmeldingsskjemaet ( Medlem Nye linker innmeldingsskjema ). Det nye medlem eller dets foresatte fyller ut skjemaet. Gruppeleder (eller den som styrer medlemsregistret) kan så godta, endre eller forkaste innmeldingen ( Medlem Innmeldingsskjema ). Link til skjema for egenregistrering av nytt medlem Fra denne siden genereres det en link til et elektronisk innmeldingsskjema. Feltet Navn eller referanse: er en hjelp til å kunne skille skjemaene fra hverandre og er ikke obligatorisk. Når man trykker på knappen Generer link kommer det opp et skjema som må fylles ut for å sende e-post. Hvis man ønsker, kan man krysse av for å motta kopi av e-posten som sendes ut. Man kan også krysse av for å motta en e-post når skjemaet er fylt ut. Tekstfeltet av e-posten er delt i to, den øvre delen kan redigeres, men den nedre delen er generert av systemet og kan ikke endres. Nye innmeldingsskjema På siden Nye innmeldingsskjema vises det en oversikt over de linkene man har sendt og om skjemaene er fylt ut eller ikke. Ved klikke på et skjema, vises innholdet i skjemaet. Etter å ha kontrollert opplysningene, kan man velge å melde vedkommende inn eller å slette skjemaet. Før man melder inn har man også muligheten for å endre eller føye til opplysninger. 6

9 Opplysninger i feltet tilleggsopplysninger vil ikke bli lagret. 7

10 Gruppen Menyvalget har seks undermenyer; Gruppeinfo, Rediger gruppeinfo, Gruppestyre, Gruppepostmottaker, Forsikring og Administrere tilgang Gruppeinfo Siden gruppeinfo gir en oversikt over registrerte opplysninger om gruppen, samt en liste over ledere og assistenter med verv. Man kan klikke på en leders navn og få opp opplysninger om vedkommende. Endre gruppeinfo På denne siden kan gruppeinformasjon, slik som nettsider, bankkonto, organisasjonsnummer. osv endres. På forbundets nettsider finnes det en oversikt over alle kretser og grupper ( Opplysningene i denne oversikten hentes fra medlemsregisteret, og kan endres fra denne siden. feltene for gruppeadresse brukes fortiden ikke, og vil heller ikke vises på krets og gruppeoversikten. Hvis feltet for gruppe e-postadresse ikke er fylt ut vil gruppeleders e-postadresse vises på krets og gruppeoversikten. På krets og gruppeoversikten kan også gruppens faste møtested vises på et Google kart. Koordinatene legges enkelt inn ved å enten skrive inn adressen eller flytte markøren på kartet som vises på siden Endre gruppeinfo. Husk å trykk på Lagre etter at endringer er utført. Gruppestyre Fra menyvalget Gruppen Gruppestyre kan man endre sammensetning av gruppestyret. Dette er også stedet for å endre gruppeleder. Hvis man forsøker å registrere en assistent som gruppeleder, vil betegnelsen gruppeansvarlig brukes istedenfor gruppeleder. Gruppepostmottaker Gruppen kan selv velg å motta gruppepost på papir eller via e-post. Hvis det er valgt papir kan man kun registrere en mottaker pr gruppe. Velger man e-post kan man derimot velge flere mottakere. Disse mottakerene må selvsagt være registrert med e-postadresse. Forsikringsordningen Her finnes informasjon om forbundets forsikringsordning, vilkår, forsikringsbevis samt skademeldingsskjema. Administrere brukertilgang På denne siden kan gruppen selv administrere tilgangen til gruppens data. Det er kun en person som kan ha skrivetilgang. Dette av sikkerhetsmessige hensyn. Første gang gruppen får tilgang til medlemsregistret må gruppeleder henvende seg til forbundskontoret (post@kfukkfumspeiderne.no) med opplysninger om hvem som skal ha lese- og skrivetilgang. Siden kan gruppen selv gi lesetilgang til flere ledere, samt bytte person som har skrivetilgang. Gi kun lesetilgang til de som virkelig har behov for det, og trekk tilgangen tilbake (slett) når den ikke lengre er nødvendig. 8

11 Arrangement Fra menyvalget Arrangement kan man registrere lokale arrangement ( Nytt arrangement ) og se påmeldte deltakere ( Finn arrangement). Påmelding skjer via gruppeoversikten ( Arr ) for medlemmer og på arrangementsiden for ikke-medlemmer. Arrangement Man kan redigere opplysningene om et arrangement ved klikke på arrangementstittelen (rett under menylinjen). For å melde på ikke-medlemmer brukes knappen Påmelding ikke-medlem. Når et arrangement er avhold kan man registrere at de påmeldte har deltatt ved å trykke på knappen Deltatt For hver påmeldt kan man ved å klikke på personikonet foran navnet se personens detaljer. Man kan klikke på personens navn for å se og redigere detaljer om påmeldingen. Hvis det ved påmelding ble lagt inn en merknad vil det vises en M foran navnet. Man kan registrere innbetaling ved enten å gå innpå detaljene for påmeldingen (klikke på navnet) eller ved å klikke på den røde knappen til høyre. Hvis knappen er grønn, har vedkommende betalt. Man kan også registrere en delvis betaling. Man kan avmelde en person ved å klikke på Avmeld lengst til høyre. 9

12 Årsrapport Når man velger «Årsrapport» på menylinjen, kommer man først til en tekstside, og ved å klikke på «Gå videre» kommer man til en side hvor man kan sette hvilke kontingenttype hvert enkelt medlem har (vis dette ikke allerede er satt ved utskrift av kontingentgiro). Kontingenttypen består av en bokstav og et tall. Det er viktig å merke seg at tallet angir antall familiemedlemmer med samme hovedtype (samme bokstav) dvs at i en familie med 5 medlemmer hvor to er vanlige speidere og 3 er familiespeidere, så skal de to vanlige speiderne ha kontingenttype S2 og de 3 familiespeiderne ha kontingenttype F1-3. Før årsrapport og medlemslister kan skrives ut må man lagre eventuelle endringer som er gjort på denne siden. Knappene «Årsrapport» og «medlems- og lederliste» er inaktive inntil man svarer på spørsmålet om alle innmeldinger og adresseendringer er utført elektronisk. Årsrapport og alle medlemslistene må signeres før de sendes til forbundskontoret. Giro Fra denne siden kan man skrive ut kontingentgiroer, enten alle på en gang eller enkeltvis. Man kan også velg å sende kontingentgiroen med e-post, eller rettere sagt en link til giroen. Man starter med å sette opp giroen (klikk på «Girooppsett»). Deretter må kontingentsatsene registreres (klikk på «kontingentsatser»). Når man lagrer kontingentsatsene i skjermbildet «kontingentsatser» vil kontingenten for alle medlemmer bli oppdatert. Man kan justere kontingenten for et enkelt medlem ved å klikke på blyantsymbolet til høyre for medlemmet. I noen grupper subsidieres kontingenten for ledere, slik at ledere betaler en kontingent som er lavere enn forbundskontingenten. Dette kan oppnås ved å sette gruppekontingenten til et negativt tall. Det er ikke mulig å bruke desimaler for kontingent. Giroene kan skrives ut i to varianter, en variant for bruk av ferdigtrykte giroblanketter og en variant for bruk av blankt (hvit) papir. Dette må velges før utskrift, og gjelder både ved utskrift av alle eller enkeltvis. 10

13 Giroene kan også sendes som e-post. (dvs det sendes en e-post med link til hvor fakturaen kan hentes (lastes ned fra). Bruk knappen Send til alle med e-post eller trykk på e-post symbolet (gul konvolutt) bak hvert navn. De medlemmer som ikke har e-postadresse registrert vil ikke ha e-postsymbolet, men istedenfor teksten e-post ikke registrert For de medlemmer hvor det er registrert annen fakturamottaker (hvor det står et tall i kolonnen f.mot. ) vil ikke skriversymbolet og e-postsymbolet vises.(se avsnittet En giro for hele familien nedenfor) Girooppsett Girooppsett består av en tittellinje, to tekstfelt, et datofelt (betalingsfrist) og 4 adressefelt (mottaker). De to tekstfeltene vil stå henholdsvis over og under linjen med kontingent for... kr beløp Hvis man i disse to tekstfeltene ønsker linjeskift må man skrive «<br>» uten anførselstegn, men med mellomrom både foran og etter. Betalingsfristen kan angis på to ulike måter: Enten som en ordinær data i formatet «dd.mm.yyyy» eller som + antall dager fra dags dato f.eks. +15 (hvilket vil bety en betalingsdato dags dato pluss 15 dager). Giromottaker må også defineres. Kontonummer som giroen skal innbetales til hentes fra gruppeinfo og må derfor settes på siden «Gruppen Endre gruppeinfo». Kontingentsatser På siden «Kontingentsatser» kan man definere krets og gruppekontingent. Det er ikke nødvendig å fylle ut alle feltene. Hvis man f.eks. vet at man ikke har familie eller konfirmantspeidere, behøver man ikke fylle ut noe i disse feltene. Når man trykke på «Lagre» vil kontingenten for de enkelte medlemmer oppdateres. Har man gjort individuelle endringer, vil disse bli skrevet over med standard satser. Kontingenten kan også endres på personnivå ved å klikke på blyantsymbolet kontingentene. Innhold i kolonnen Type er det samme som på siden Årsrapport (se side 8) til høyre for En giro for hele familien Uten endringer vil giro skrives ut til hvert medlem. Det er imidlertid også mulig å skrive ut en giro pr familie. Dette gjøres ved å velge et av medlemmene i familien som fakturamottaker. Listen på siden «Kontingent» inneholder en kolonne «MID» som er medlemsnummeret. Ved siden av finnes en kolonne kalt "F.mot" (som står for fakturamottaker) Man kan dra medlemsnummeret til den som skal være fakturamottaker (ved å klikke på medlemsnummeret og holde (venstre) museknapp nede, samtidig som man flytter musen) over i F.mot-kolonnen utfor det medlem som 11

14 også skal være med på giroen, og så slippe opp museknappen. Den som skal motta fakturaen skal ikke ha noe nummer i kolonnen F.mot, mens de andre som skal være med på samme faktura, skal ha medlemsnummeret til fakturamottaker i kolonnen F.mot. Hvis man senere ønsker å fjerne knytningen til en fakturamottaker, kan man dra medlemmets medlemsnummer over i F.mot-kolonnen. Nummeret som sto i kolonnen vil da forsvinne. Oppfølging av kontingentinnkreving Når en giro skrives ut eller sendes med e-post, så registreres datoen i kolonnen Sendt Det er den siste dato som til en hver tid vil være registrert. Når man skriver ut eller sender en giro til en familie, vil sendt dato registreres for alle medlemmer på giroen. Ved å holde musen over datoen kan man se om den siste utskrift var via skriver eller e-post. Kolonnen Mottatt brukes til å registrere at kontingent er mottatt. Ved å klikke i avkryssingsboksen vil dagens dato registreres. Denne kan sees ved å holde musen over avkryssingsboksen. Når man mottar innbetaling fra en familie hvor man har sendt samlegiro, må man krysse av for alle medlemmer innbetalingen gjelder. Når man krysser av i mottatt kolonnen vil dette også endre farge på medlemsnavnet på gruppeoversikten. Knappen Nullstill Sendt og Mottatt fjerner sendt dato og avhaking. 12

15 Kretsstatistikk Menyvalget «Kretsstatistikk» viser en oversikt over andre gruppe i kretsen, samt en oversikt over antall medlemmer i gruppene. Ved å klikke på gruppenavnet får man opp kontaktinfo for gruppeleder. 13

16 Innstillinger På siden Innstillinger kan man registrere den e-postadresse som vil bli brukt som avsender når man sender e-post fra medlemsregistret (e-post fra siden gruppelisten, e-post med giro og e- post med link til innmeldingsskjema). 14

17 Hjelp For noen av websidene er det laget enkle hjelpetekster. Disse kan tas fram ved å kikke på menyvalget Hjelp på den siden hvor man ønsker hjelpeteksten. 15

18 III Ord og uttrykk som brukes i medlemsregistret Midlertidig medlem Et midlertidig medlem er kun synlig for gruppen, men vil motta medlemsblad. Midlertidige medlemmer vil slettes etter ca 4 måneder. Sekundærmedlem Et sekundærmedlem et medlem som også er medlem i en annen gruppe, og som betaler forbundskontingent gjennom denne. Gruppepostmottaker Gruppepost sendes til postmottaker. Gruppepost på papir sendes kun til en i hver gruppe, mens gruppepost pr e-post kan sendes til så mange gruppen ønsker. Politiattest Forbundet innfører fra politiattest for alle ledere og andre voksne som har et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming. I følge de utarbeidede retningslinjer, skal gruppeleder registrere dato for utstedte politiattester når disse framvises for gruppeleder. Gruppeleder har derfor et felt på siden for endring av medlemsopplysninger hvor dette kan registreres. 16