Utgangspunktet for tiltak og aktiviteter i LOS i 2016 er Strategi 2020, UiOs årsplan og SAB-prosessen.

Transkript

1 Årsplan Enhet A INNLEDNING LOS består av UiOs sentrale ledelse (rektorat og universitetsdirektør), Enhet for lederstøtte, Enhet for internadministrasjon, Enhet for helse, miljø og sikkerhet, Enhet for bedriftshelsetjeneste og fem administrative støtteenheter: Avdeling for administrativ støtte (ADS) Avdeling for fagstøtte (AF) Avdeling for personalstøtte (AP) Eiendomsavdelingen (EA) Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) Støtteenhetene skal drifte og utvikle administrative tjenester for primærvirksomheten. Personalstøtte har både en strategisk virksomhetsovergripende rolle og en tjenesteytende rolle. Lederstøtten skal bistå UiO-ledelsen på områder som har betydning for strategisk og politisk styring av UiO. Enhet for internadministrasjon sin rolle er å ivareta LOS interne administrative funksjoner. Utgangspunktet for tiltak og aktiviteter i LOS i 2016 er Strategi 2020, UiOs årsplan og SAB-prosessen. Et stort prosjekt er oppfølging av Strategic Advisory Board (SAB). Prosjektet har fire delprosjekter. Tre arbeidsgrupper har levert forslag til tiltak innenfor områdene utdanningskvalitet, forskningskvalitet og tverrfaglighet. De har også levert innspill til den fjerde gruppen som drøfter behovet for å gjøre endringer i UiOs organisasjons- og beslutningsstruktur. Den fjerde gruppen presenterer sine råd for universitetsstyret medio mars Deretter følger en bred intern høringsrunde på UiO før konkrete endringsforslag blir lagt frem for styret. I UiOs årsplan for er 2016 satsningsår for arbeids- og læringsmiljø ved UiO. Årsplanen trekker frem arbeidet med digital eksamen, satsning på førsteårsstudenten, arbeidet med utdanningskvalitet, utviklingen av en felles plattform for god ledelse ved UiO og utvikling av bygningsmassen slik at den bidrar til at UiO innfrir ambisjonene om å tilby et moderne arbeids- og læringsmiljø. De fleste tiltak vil skje lokalt på enhetene. Enhet for lederstøtte har koordineringsansvar for satsningsåret. 1

2 Utdanning Tiltak som skal gjennomføres på fakultetsnivå: Tiltak 1: Fakultetene skal iverksette tiltak som styrker studentenes integrering i fagmiljøet. Det skal gis god oppfølging underveis i studiene. Forventede resultater ved utgangen av 2016: Fakultetene har iverksatt tiltak for å styrke førsteårsstudentenes integrering i fagmiljøet, herunder styrket introduksjonsopplegg og mottak Fakultetene har planer for hvordan oppfølging skal gis underveis i studiene Bedre studentgjennomføring Må sees i sammenheng med det som kommer fra fakultetene. Vil bearbeides etter at disse er gjennomgått. Dette utkastet er ikke ferdigstilt pga. sykdom i Enhet for lederstøtte, siste innspill ikke kommet inn. Fagstøtten Understøtte fakultetenes arbeid med bedre studentgjennomføring, integrering og egne tiltak for første studieår. Bidra med tiltak, empirisk materiale og analyser av relevant datagrunnlag (DBH, programskiftearket, studentundersøkelser mm.) Arrangere nasjonalt studieveilederseminar. USIT Gi studentene et bedre førstegangsmøte med IT-tjenestene fra studiestart Gjennomføring av planene for å gi bedre kapasitet og trådløs nettdekning. EA Eiendomsavdelingen skal arbeide særlig med prosjekter knyttet til fysisk læringsmiljø som oppgradering av Sophus Bugges Hus. 2

3 Tiltak 2: Fakultetene skal styrke studentenes læringsutbytte og utdanningenes arbeidslivsrelevans, gjennom mer bruk av nyskapende og studentaktive lærings- og vurderingsformer. UiOs felles utdanningsvisjon skal gjenkjennes i alle studieprogram. Forventede resultater ved utgangen av 2016: Fakultetene har utarbeidet planer for nyskapende og studentaktive lærings- og vurderingsformer som er tilpasset programmenes forventede læringsutbytte Fakultetene har vurdert behovet for justeringer av sine utdanningsprogram for å innfri UiOs overordnede visjon for utdanning Lederstøtten Utarbeide og implementere overordnet utdanningsvisjon. Fagstøtten Tilpassing av studieprograminformasjon til overordnet visjon for utdanning. Støtte arbeidet med å forbedre tekstene som beskriver stidieprograminformasjon og læringsutbytte. Bidra med erfaringsoverføring fra HF og etablere beste praksis ved UiO. Bidra i arbeidet med Kvalitetsmeldingen. USIT Støtte miljøer som ønsker å ta i bruk nye lærings plattformer ved å gjennomføre kommunikasjonsaktiviteter og aktiviteter for kunnskapsutvikling og erfaringsdeling Utbygging og drift av infrastruktur og tjenester for AV-utstyr. Automatisering av opptak, lagring og publisering av forelesninger, kopling til «Mine studier», semester- mapper med mer. Levere tekniske løsninger som digitaliserer administrative og faglige oppgaver knyttet til eksamensavvikling. Utvikle arkitektur og integrasjoner som legger til rette for fleksibilitet i vurderingsformer, gir kontroll på data og har brukervennlige grenseflater. Utarbeid anbud i regi av Uninett for å få på plass tjenester for et bedre digitalt læringsmiljø som skal sees i sammenheng med videreutvikling av tjenesten for digital eksamen. Bistå fakultetene med implementering av digital eksamen ved å forvalte og videreutvikle tekniske løsninger, yte brukerstøtte og bistå med opplærings- og kommunikasjonstiltak. Oppgradere infrastruktur med lokaler, trådløst nett og strøm. Utvikle og implementere en forvaltningsorganisasjon. 3

4 Forskning Tiltak som skal gjennomføres på fakultetsnivå: Tiltak 3: Fakultetene skal ha en betydelig økning i finansiering fra EU-systemet. Forventede resultater ved utgangen av 2016: Fakultetene har økt antall tematiske søknader sammenlignet med gjennomsnittet av antall søknader for 7. rammeprogram Fakultetene har økt antall ERC-tildelinger sammenlignet med gjennomsnittet for tildelinger i 7. rammeprogram Fagstøtte/Lederstøtte Bidra til kompetanseheving rundt H2020 for fagmiljøer gjennom målrettet motivasjonsog kommunikasjonsarbeid. Styrke oppfølging av konkrete utlysninger gjennom søkerkurs og direkte veiledning. Styrke samarbeid gjennom nettverk på UiO, konkretisert i form av EU-FANE. Utnytte EU-FANE som arena for å løfte, drøfte og løse felles problemstillinger i samarbeid mellom LOS og enheter. Utføre EU-benchmarkinganalyse for å lære av andre institusjoner i Europa, og identifisere hva som bidrar til suksess og hva som hindrer i EU-systemet. Videreutvikle og styrke samarbeidet i LOS for bedre og mer målrettet forskerstøtte knyttet til EU-porteføljen - økonomi, personal og internrevisjonen. Styrke arbeidet med dokumentasjon og analyse av utviklingstrekk ved vår EU-aktivitet for å bedre porteføljeforvaltningen. Tilrettelegge informasjon gjennom ulike kanaler. USIT Gjennomføre tiltak som gir forskere bedre muligheter til å kvalifisere seg for EU- og annen ekstern finansiering av sin forskning. Hva betyr dette? Digitale løsninger? Oppfølging av vedtak om IT i forskning og utdanning, inkludert lagring og deling av forskningsdata. Sikre stabil drift og tilstrekkelig kapasitet på eksisterende tjenester, utvikle nye tjenester og inkludere nye forskningsverktøy i TSD (Tjenester for sensitive data) Videreutvikle eksisterende og tilrettelegge for nye forskningstjenester som: Portaler, LIMS-pilotering (laboratorie informasjons systemer) og Instrumentnett. (Sikker kobling av instrumenter til nettet.) 4

5 Tiltak 4: Rekrutteringsprosessene ved UiO skal forbedres. Forventede resultater ved utgangen av 2016: Fakultetene har redusert tiden det tar å rekruttere vitenskapelige ansatte Personalstøtte Forankre og implementere en rekrutteringsstrategi. Identifisere og utbedre hindringer slik at rekrutteringsprosessen blir bedre. Utarbeide en strategi med prioriterte tiltak. Anskaffe og implementere nytt elektronisk rekrutteringssystem. Etablere et brukerforum for superbrukere i nytt elektronisk rekrutteringssystem. 5

6 Samfunnskontakt, formidling og innovasjon Tiltak som skal gjennomføres på fakultetsnivå: Tiltak 5: Fakultetene skal utarbeide konkrete kommunikasjonstiltak basert på UiOs kommunikasjonsstrategi i egne årsplaner. Forventede resultater i 2016: UiOs forskning og utdanning er bedre kjent i samfunnet Fagstøtten og kommunikasjon i lederstøtten: Synliggjøre innovasjonskulturen ved UiO for prioriterte målgrupper. Måle og undersøke hvor stor kunnskapen er om UiOs innovasjon. Dette må skje i samarbeid med enhetene. Måle kjennskapen til UiOs toppforskningsmiljøer og tverrfaglige satsinger hos prioriterte målgrupper (jfr. tiltak 6). Videreutvikle UiOs nettsted gjennom aktiv bruk av eksisterende måleverktøy, og etablere og implementere måleverktøy for adgangsbegrensede nettsider. Utarbeide strategi og veiledninger for kanalbruk i kommunikasjon med prioriterte målgrupper. I samarbeid med enhetene. Fortløpende støtte UiOs strategiske planer og vurderinger for en proaktiv og inkluderende samfunnskontakt, gjennom å gi en god og bred oversikt over samfunnsaktører og arenaer. Etablere og implementere nytt system for alumni og samfunnsrelasjoner: crm-system (Customer Relationship Management, relasjonsdatabase). I samarbeid med enhetene. Styrke UiOs omdømme som fremragende på forskningsbasert utdanning. Etablere ny løsning for studentrekrutteringskampanje: «Kunnskap rett fra kilden». Støtte MN-fakultetet i utvikling av markedsføringstiltak for ny programportefølje

7 Tiltak 6: UiOs toppforskningsmiljøer og de tverrfaglige satningene skal synliggjøres for å øke oppslutningen rundt våre viktigste strategiske satsninger Forventede resultater i 2016: UiO topp forskningsmiljøer og de tverrfalige satsingene er bedre kjent hos prioriterte målgrupper i samfunnet. Fagstøtten Etablere samarbeid på tvers av UiO for å styrke kommunikasjonen om toppforskningsprosjekter og tverrfaglige satsinger. Løse felles utfordringer i arbeidet med å synliggjøre de store tverrfaglige satsingene (Livsvitenskap, Norden og Energi). Bistå med planer for intern og ekstern kommunikasjon, forskningskommunikasjon og samfunnskontakt. Etablere god arbeidsdeling og måle effekten av kommunikasjonstiltak. Videreutvikle verktøy og maler for kommunikasjonsarbeid til bruk for alle på UiO. Bistå toppforskningsmiljøer som ønsker støtte til planlegging og gjennomføring av forskningskommunikasjon i eksternt finansierte prosjekter (særlig SFF og EU). 7

8 LOS enhetens egne tiltak Lederstøtten Tiltak A Plannlegging og gjennomføring av brukerundersøkelsen 2016 Gjennomgang av brukerundersøkelsen og identifisering områder hvor tilbakemeldingene viser behov for ytterligere forbedringer. Bedre samhandling med brukerne - dialogmøtene EA og USIT har med fakultetene videreføres. Det vurderes om flere avdelinger skal etablere tilsvarende dialogmøter for å møte behov og ønsker fra fakultetene. Tiltak B Tilrettelegging for å implementere resultatet fra SAB arbeidet Prioritere og gjennomføre SAB-gruppenes tiltaksforslag. SAB-gruppe fire presenterer sine råd for universitetsstyret medio mars Gjennomføre en bred intern høringsrunde på UiO før konkrete endringsforslag blir lagt frem for styrebehandling. Tiltak C Utarbeide ny finansiell fordelingsmodell som vil implementeres fra 2017 og utover. Implementere incentiver i fordelingsmodellen som gir ønsket fordeling mellom kortsiktige og langsiktige satsinger. VØS spiller inn Tiltak D Prosjekt bedre forskerstøtte Forskerportal, prosjektstyringsverktøy og administrativ tilrettelegging for forskere EL beskrive litt mer? Tiltak E Viderutvikling av samarbeidet med Universitet i Bergen, Oslo, Tromsø og NTNU (BOTT samarbeidet) Arbeid med ny løsning for HR- og økonomiområdet Arbeid med ny løsning for saksbehandling og arkiv Vurdere om BOTT samarbeidet skal utvides til f.eks. utdanning Vurdere BOTTs strategi i forhold til andre nasjonale aktører i sektoren 8

9 USIT Tiltak F Lagring, synkronisering og deling av brukernes data og dokumenter Etablere en løsning for å lagre data og dokumenter ett sted. Etablere en løsning som gir synkronisering og ubegrenset tilgang fra alle typer utstyr. Etablere en løsning som med enkle grep gir mulighet for deling. Tiltak G Starte skiftet i retning av skytjenester og BYOD Utvikle Skytjeneste i egen regi til UiO og UH Tilrettelegge for bruk av skytjenester levert av andre Etablere forvaltningsapparat som i tilstrekkelig grad ivaretar IT-sikkerhet og IT-juridiske forhold Tilrettelegge tjenester og systemer for tilgang fra det utstyr brukerne disponerer (BYOD) Tiltak H Utarbeide tjenestekatalog og veikart for de viktigste tjenesteområdene og tjenestene Utarbeide tjenestekatalog for oversikt over IT-tjenester. Veikart for tjenester i tjenestekatalogen som beskriver tjenesten, tjenestekvalitet og utviklingsplaner. Tiltak I Styrke IT-tjenester innen forskning Videreutvikling av TSD for å støtte mobil innsamling av data. Pilotere forslagene i rapporten «Lagring og deling av forskningsdata». Pilotere tjenester som har dataintensive behov ved PSI og Geo. 9

10 Avdeling for personalstøtte Tiltak J Karrierepolitikk for vitenskapelige ansatte ved UiO Avklare ambisjonsnivå og prioriterte satsingsområder Skaffe oversikt over hva UiO har innenfor området i dag Utabeide og etablere en helhetlig karrierepolitikk som inkluderer relevante og prioriterte satsingsområder, eksempelvis rekrutteringsstrategi, lønnspolitikk, likestilling mv. Ansvar: AP i samarbeid med AF og EL Tiltak K Etablere lederopplæring (ledelse og og personaloppfølging) for nye ledere ved UiO Gjennomføre og evaluere pilot Gjøre lederopplæringen kjent i organisasjonen Gjennomføre lederopplæringen 1-2 ganger pr år Utvikle utdypningsmoduler Tiltak l Utarbeide en plattform for universitetsledelse på alle nivåer Utarbeide forslag til lederplattform Utarbeide plan for innføring av lederplattform Gjøre lederplatttformen kjent i organisasjonen Ansvar: AP i samarbeid med fakultetene, AF og EL Tiltak M Prosjektrammeverk for små og mellomstore administrative prosjekter Utarbeide forslag til forvaltningsorganisasjon og sette denne i drift (i LOS) Gjennomføre og evaluere en pilot i LOS i bruk av prosjektrammeverket Gjennomføre og evaluere kurspilot i prosjektledelse ved andre enheter enn LOS Ansvar: AP i samarbeid med AF, ADS, USIT og EL i ledergruppen LOS 10

11 Tiltak N Videreutvikle personalfunksjonen ved UiO Avklare ambisjonsnivå og prioriterte satsingsområder Gjennomgå personlafunksjonens roller, arbeidsområder og tilhørende kompetansebehov, og vurdere dette mot det behovet for støtte organisasjonen og lederne har Ansvar: AP i samarbeid med fakultetene og ADS Tiltak O Nytt sidegjøremålregister i HR-portalen Implementere nytt sidegjøremålsregister i HR-portalen Forenkle registrerings- og godkjenningsmåte for ansatte og ledere som har sidegjøremål Gjennomføre pilottest på ett fakultet Gjennomføre utrulling på alle enheter Ansvar: AP i samarbeid med ADS og EL Tiltak P Videreføre arbeidet med ARK ved UiO Gjennomføre ARK-prosessen ved resterende enheter ved UiO, deriblant HF og SV Følge opp og rådgi øvrige enheter i arbeidet med å videreutvikle sine ARK tiltak og holde fokus på lokal arbeidsmiljøutvikling. Synliggjøre tendenser på tvers av organisasjonen på bakgrunn av FaktaARK II Vurdere et ev. behov for en videre evaluering av ARK-prosessene ved UIO Utarbeide plan for videreføring av arbeidsmiljøtiltak på UiO-nivå Gjennomføre mellomledersamling i LOS med fokus på ARK Lærings- og arbeidsmiljøkonferanse ved UIO ADS Tiltak Q Gjennomføre prioritert digitalisering og prosessendring Gjennomføre prosjekter og tiltak i veikartet knyttet til digitalisering og prosesshåndtering før oppstart implementering av nytt ERP-system. Økonomi: Implementering av e-ompostering for alle enheter ved UiO (digitalisering av alle manuelle bilag) Design og implementering av nytt rapportverktøy for økonomi- og innkjøpsrapporter Ta i bruk Contract Matching (CM) for å oppnå prosessgevinst gjennom automatisering 11

12 Innkjøpsområdet: Tilpasse integrasjon mot konkurransegjennomføringsverktøyet KGV/KAS for anskaffelser slik at dobbelregistrering unngås Oppsett av elektronisk handelsformat (EHF) for å kunne sende bestillinger og ordremeldinger elektronisk (Basware PM) Lønnsområdet: Utrulling av bilagslønnssystemet med tilhørende rutiner og roller, først undervisningsområdet og senere knyttet til forskningsaktivitet og andre områder (ref. tiltak 2) Endret håndtering av foreldrepermisjon og langtidssykemeldte ved alle enheter Oppsett og implementering av elektronisk løsning for lagring av reisebilag Vurdering av endringer knyttet til BDM-rollen ved UiO på bakgrunn av forprosjekt for BDM i ADS Bidra til vurdering av endringer knyttet til tilgangsstyring på bakgrunn av forprosjekt for tilgangsstyring Tiltak R Anskaffe nytt arkivsystem med distribuert saksbehandling i fagsystemer Anskaffe og implementere en ny løsning for saksbehandling og arkivering i samarbeid med universitetene i Bergen, Trondheim og Tromsø skal UiO. HMS og Beredskap Tiltak S Bidra til at UiO er blant de ledende virksomhetene på HMS og beredskap i UH sektoren Bygge kompetanse bredt i organisasjonen innen HMS og beredskap der ledere på alle nivåer tar et tydelig ansvar i utøvelsen av sin rolle. Videreutvikling av kommunikasjonsavdelingen sin rolle i beredsskapssituasjoner. Tiltak T Forebygge alle former for uønskede hendelser ved UiO Gjennomføre relevante risikoanalyser som ligger til grunn for trygge arbeidsplasser og en god beredskapsorganisasjon (planer og øvelser). Forebygge uønskede hendelser bl.a. gjennom et HMS avvikshåndteringssystem. Ansvar: Gjennomføring: HMSB, LOS, enhetene Pådriver og initiativtaker: HMSB 12

13 Eiendomsavdelingen Tiltak U Skaffe finansiering til å gjennomføre prosjekter som reduserer vedlikeholdsetterslepet. Utrede muligheten for salg av forskerboligene. Utløse verdiene i Tøyenfondet. Revidere internhusleieordningen. Gjennomføre prosjekter i egen regi som reduserer vedlikeholdsetterslepet. Skal bidra inn i fire statsfinansierte byggeprosjekter. 13