Visma Lønn. Nyheter og forbedringer

Transkript

1 Visma Lønn Nyheter og forbedringer

2 Oslo, september opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning.

3 INNHOLD Innledning... 1 Nyheter... 2 Visma Community vs "Nøkkeltall"....2 Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte...2 Firmaopplysninger...2 Visma Severa...3 Yrkeskode EDAG...4 Firmaopplysninger...5 Felles registre...5 Ansattgruppe...5 Overføring til utenlandsk bankkonto på ansatt...5 Lønnsarter til ansatte uten arbeidsgiveravgift...5 Trekk ved feriepengeutbetaling ansatt over 60 år...6 Regnskapsdata til Visma.net Financials...6 Regnskapsdata til Visma DI...6 Abonnement e-postvarsel...7 Rapporter...7 Etterbetaling...7 Feilliste ved sammenslåing av lønnskjøringer...7 AA-registeret...7 Forbedringer... 8 Firmaopplysninger...8 Oppfølging sykemeldte...8 Ansatt...8 Lønnsregistrering...8 Lønns-ticker...9 E-postvarsel jubileumsliste...9 Pensjonstilbyder...9 Lønnsslipp...9 Rapporter...9 FNO BRANSJESTANDARD ELEKTRONISK...9 Grunndata og satser Lønnsår...11 Kommuneår...11

4 INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Lønn versjon Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Lønn versjon Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og din bedrift. De største endringene er: Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte Ny webmodul Overføring til utenlandsk bankkonto på ansatt Trekk ved feriepengeutbetaling ansatt over 60 år Regnskapsdata til Visma.net Financials. Regnskapsdata til DI Overføre timer, ferie og fravær fra Visma Severa Yrkeskode - forbedringer Merk: Nyheter og Forbedringer inneholder korte og enkle beskrivelser av endringene som er gjort til versjon Merk: Du må lese "Installasjonsveiledningen" nøye før du oppgraderer til versjon Merk: Du må minimum ha versjon 7.75 for å kunne oppgradere til versjon På Visma Community (visma.no/lonnsportal) kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 1

5 NYHETER De største endringene til denne versjonen er: Visma Community vs "Nøkkeltall". Oppgraderingen til versjon 7.80 vil slå av "nøkkeltall" som startside. Du vil da se Visma Community (eventuelt en blank side) som startside i Visma Lønn. Vi gjør dette for å kunne gi deg som kunde viktig informasjon om regelendringer, brukertips Visma Lønn, tilgang til nye versjoner, tilgang til forum Visma Lønn og annen nyttig informasjon for deg som arbeider med lønn og personal. Ønsker du å se "nøkkeltall" kan du enkelt se disse under "Forespørsel / Nøkkeltall ". Alternativt kan du sette "Nøkkeltall" som startside, gå til "Grunndata / Firmaopplysninger / Oppsett / Info.meldinger". Kryss av for "Vis skjermbilde ved pålogging av firma" og velg ønsket skjermbilde. Ønsker du ikke at Visma Community skal vises som startside, kan du gå til "Verktøy / Mine innstillinger" og fjerne krysset for "Vise Visma Community ved oppstart". Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte Det er gjort noen tilpasninger i Visma Lønn i forbindelse med ny webmodul Visma Oppfølging sykemeldte. Visma Lønn har tilrettelagt for integrasjon med ny webmodul Visma Oppfølging sykemeldte. Visma oppfølging sykemeldte skal gjøre det enklere for ledere å følge opp sykmeldte medarbeidere og overholde fristene i oppfølgingsarbeidet. Her kan ledere få varsler når oppfølgingsarbeidet skal utføres. Rapporter som skal sendes til NAV skriver du ut fra systemet. Webmodulen Visma Oppfølging sykemeldte vil bli lansert i slutten av oktober. Se Visma Community for mer informasjon. Firmaopplysninger Firmakontakter Det er laget et nytt skjermbilde under Firmainformasjon for Firmakontakter. Dette er for generelle firmakontakter, men brukes foreløpig bare i sykefraværsmodulen. Du kan legge inn navn, type kontakt, telefon og epostadresse. Type kontakt må velges fra en nedtrekks liste. Se nærmere beskrivelse for webmodul Visma Oppfølging sykemeldte. AltInn Det er lagt inn tre nye felt for AltInn virksomhetssertifikat i en egen gruppeboks i bildet AltInn under Firmaopplysninger. Bruk virksomhetssertifikat Sertifikat-id Sertifikat bruker-id Sertifikat passord 2 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

6 Oppfølging sykemeldte Det er lagt inn seks nye felt i skjermbilde Oppfølging sykemeldte. Skjermbildet ligger i Firmaopplysninger\oppsett. Vise utløpt fravær for siste x dager, med default verdi 14 Vise fravær for siste x mnd, med default verdi 12 Er IA-bedrift Har bedriftshelsetjeneste URL Oppfølging sykmeldte Oppstartside Visma oppfølging sykemeldte De nye feltene benyttes i forbindelse med utskrift av rapportene Oppfølgingsplan ved sykemelding til NAV i webmodulen Visma oppfølging sykemeldte. Ansatt Det er lagt inn følgende nye felt på ansatt: Visma oppfølging sykemeldte Brukernavn Administrator for Visma oppfølging sykemeldte Feltene er kun tilgjengelige når ansatte har et gyldig fødselsnummer. Feltet for brukernavn blir først åpnet når du har satt på krysset i sjekkboksen Visma oppfølging sykemeldte. Første gang du logger deg på webmodulen er passordet = fødselsnummer 11 siffer. Vi anbefaler at dette endres i webmodulen etter førstegangs pålogging. Krysser du av for Administrator for Visma oppfølging sykemeldte har denne ansatte tilgang til alle ansatte. Feltene i Oppfølging sykefravær mal ligger i skjermbildet Oppfølging sykefravær under Firmaopplysninger. Det er lagt inn en standard mal på 11 oppgaver som skal gjøres i forbindelse med oppfølging sykefravær. 6 av disse har kryss for "Skrives ut" på. Det er de samme oppgavene som vi tidligere hadde i firmaopplysninger, det som tilsvarer Oppfølgingsplan (4 uker), Dialogmøte 1 (7 uker), Rapportering til NAV (9 uker), Dialogmøte 2 (26 uker) og Informasjonsmøte (52 uker). Dette blir satt inn på nytt firma og på oppgradering. I tillegg er det kryss for "Sende oppfølgingsplan til sykmeldt/sykmelder. Det blir tatt hensyn til den nye tabellen når det gjelder tekster på rapporten Oppfølging legemeldt sykefravær. Det er maksimalt 6 oppgaver som tidligere. Vi starter på oppgaven med lavest oppgavenummer. Det blir også tatt hensyn til den nye tabellen på oppsett e-postvarsel. Du kan få ut e-postvarsler for alle 11 oppgavene som er lagt inn. Har du ikke webmodulen må du forholde deg til tekstene / oppgavene i den nye tabellen, ellers skal det fungere som tidligere. Eneste forskjellen er at antall uker nå er heltall, mens det tidligere var desimaltall. Visma Severa Visma Lønn er nå integrert med Visma Severa. Det betyr at du kan føre timer, ferie og fravær i Severa og få dette overført til Visma Lønn på en rask og enkel måte. Fra Lønn til Severa kan du overføre ansatte og avdeling, slik at det er enkelt å komme i gang. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 3

7 I ansattbildet må man huke av for Visma Severa på de ansatte som skal overføres (eventuelt masseendring). Fra Severa kan man overføre prosjekter, timer, ferie og fravær. Hvis man også ønsker å overføre timer for ansatte med fastlønn, må dette hukes av for, samt oppgi hvilken lønnsart som skal benyttes for disse timene. Man setter selv opp hvilke lønnsarter som skal benyttes i Severa, samt at man har mulighet til å overstyre dette manuelt i Lønn ved overføring av fravær. Se mer informasjon og oppsett på Visma Community. Yrkeskode EDAG Når EDAG innføres (2015) må alle ansatte ha Statistisk sentralbyrå (SSB) - Yrkeskode. Visma Lønn har begynt å tilrettelegge for EDAG. Vi har gjort noen justeringer slik at du ved oppslag på yrker kun skal få frem yrkeskoder tilhørende din næring. Det er gjort endringer i: Firmainformasjon Yrkeskoder Ansatt Lønnsstatistikken Pensjonsrapporter Beskrivelse av endringene: Firmainformasjon I skjermbilde Firmainformasjon er det lagt inn en knapp Sett aktive yrkeskoder. Når du legger inn næringskode (NACE), blir knappen tilgjengelig. Når du har tastet inn gyldig næringskode (NACE) i feltet og klikker på knappen Sett aktive yrkeskoder, vil programmet gjennomgå tabellen med koblinger mellom næringskode og yrkeskoder. Alle yrkeskoder som ikke matcher næringskoden vil da få et kryss for "ikke aktiv". Ditt firmas næringskode finner du på Brønnøysund. Dersom du trenger flere yrkeskoder, må du slå av krysset for "ikke aktiv" på disse kodene manuelt. Når du har satt opp yrkeskoderegisteret slik du ønsker det, bør du ikke kjøre rutinen 'Sett aktive yrkeskoder' flere ganger. Rutinen vil overskrive de endringene du har gjort manuelt. Yrkeskoder Skjermbildet Yrkeskoder er endret til en tabell, du kan nå velge mellom Aktive, Ikke aktive og Alle. Standard når du åpner bildet er Aktive. Ansatt Det lagt inn et nytt felt på ansatt for yrkeskode Yrke. Feltet er obligatorisk dersom du har tastet inn fødselsnummer på ansatt, og har kryss for Ansatt til AA-register. Når du oppretter ny ansatt og har fylt ut Yrke blir feltet under engasjement på fanene 5 SSB/AAopplysninger oppdatert automatisk. De 4 første sifrene i yrkeskoden blir kopiert over til feltet Stillingskode på fanen 5 SSB/AAopplysninger, dette feltet skal til SSB-statistikken. Lønnsstatistikk Lønnsstatistikken henter nå stillingsbetegnelse fra feltet Yrke istedenfor fra feltet Stillingsbetegnelse dersom feltet Stillingskode ikke er utfylt. 4 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

8 Pensjonsrapporter Pensjonsrapportene Personalopplysninger, FNO Bransjestandard, Storebrand og Gjensidige elektronisk henter nå stilling / yrkeskode i fra nytt felt på ansatt yrke når dette er utfylt. Firmaopplysninger Det er lagt inn en ny knapp Test e-postoppsett i Firmaopplysninger - Firma tilleggsinformasjon. Her kan du teste utsendelse av e-post for å sjekke at e-postoppsettet er riktig satt opp. Felles registre Du kan nå sette opp felles registre på stillingskode og kategori. Ansattgruppe Det er lagt inn tre nye felt Avlønningsform, Ansettelsesforhold og Yrke i kriterier for ansattgruppe. Overføring til utenlandsk bankkonto på ansatt Du kan nå velge å registrere utenlandske bankkontoer (IBAN-nummer) på ansatte, og det er lagt inn en ny utbetalingsmåte 'Utenlandsk konto manuell utbetaling'. Du vil få skrevet ut en bankliste med oversikt over hvilke ansatte som skal ha overført lønn til utenlandske konti. Du må sette opp utbetalingsmåte og bankforbindelse på de ansatte. Du må også opprette bankforbindelse med SWIFT /BIC Code i Firmaopplysninger/Bankforbindelser. Du har fortsatt mulighet for å sette opp remittering til utlandet hvis du bruker Visma Business eller Visma Global. Se mer på Visma Community Lønnsarter til ansatte uten arbeidsgiveravgift Det er opprettet nye lønnsarter i forbindelse med utenlandske ansatte. Følgende lønnsarter blir opprettet ved oppgradering og når du oppretter nytt firma: 280;"Feriep. tilgode uten arb.giveravg." 281;"Feriep. tilgode o/60 år uten arb.g.avg." 282;"Feriep. tilgode tidl.år uten arb.g.avg." 287;"Lønn/trekk v/feriep.utbet. u/arb.g.avg." 288;"Lønn/trekk v/feriep.utbet. o/60 u/arb.g" 275;"Feriep.slutt opptj. i år u/arb.g.avg." 276;">Feriep.slutt i fjor u/arb.g.avg." 277;">Feriep.slutt o/60, opptj.i år u/arb.g." 278;">Feriep.slutt o/60, i fjor u/arb.g.avg." 286;"Lønn/trekk ved feriepengeutbet. o/60 år" Dersom det finnes en lønnsart fra før med det samme nummeret, hopper systemet over denne lønnsarten og prøver å opprette neste. De lønnsartene som ikke har blitt opprettet automatisk, må du opprette manuelt. Eksempel på lønnsartene finner du her. Passer ikke lønnsartene inn i nummerserien din, kan du endre nummeret under Administratorfunksjoner / Vedlikehold av data / Sammenslåing av poster. Hovedbokskonto 5000 er hardkodet på lønnsartene 286, 287 og 288. Dersom du ikke benytter hovedbokskonto 5000 for lønn, må du endre konto på disse lønnsartene. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 5

9 Trekk ved feriepengeutbetaling ansatt over 60 år Visma Lønn er nå tilrettelagt for å trekke dager som lønn / trekk ved generering av feriepenger til de ansatte over 60 år. Når du oppretter nytt firma blir lønnsart satt riktig i lønnsår. Når du oppgraderer firma, og har tatt i bruk lønnsart 286 fra før må du gjøre følgende manuelt: Opprett ny lønnsart standard Lønn/trekk ved feriepengeutbet. o/60 år Legg inn lønnsart i Firmaopplysninger \ Lønnsår \ Lønnsarter i feltet Lønn/trekk v/feriep. Utbet o/60 år. Når du genererer feriepenger blir Antall dager lønn / trekk over 60 år automatisk satt riktig. Fordelingsnøkkel på transaksjoner Lønn/trekk ved feriepengeutbetaling (285, 286) hentes nå fra den tilhørende faste transaksjonen dersom det er registrert noe på transaksjonen. Dersom det ikke ligger noe på den tilhørende faste transaksjonen, blir fordelingsnøkkel hentet fra lønnsart for Lønn/trekk ved feriepengeutbetaling som før. Regnskapsdata til Visma.net Financials Du kan nå overføre regnskapsdata fra Visma Lønn til Visma.net Financials ved hjelp av ASCII-fil. Du kan generere ASCII-filen fra rutinene "Godkjenning" og "Lag regnskapsbunt". Rapporten ligger også i mappen Eksport til Økonomisystem i skjermbildet "Utskrifter". Hvis du skal ha denne rapporten som standard valg ved overføring av bunt, må du gjøre følgende: 1. Åpne skjermbildet for Integrasjon økonomisystem under menylinjen Grunndata/Firmaopplysninger/Oppsett/Integrasjon øk.system". 2. Velg "Ascii" i feltet "Regnskapssystem". 3. Velg " Visma.net Financials " fra nedtrekkslisten i feltet "Eksportformat". Regnskapsdata til Visma DI Du kan nå overføre regnskapsdata fra Visma Lønn til Visma DI ved hjelp av ASCII-fil. Du kan generere ASCII-filen fra rutinene "Godkjenning" og "Lag regnskapsbunt". Rapporten ligger også i mappen Eksport til Økonomisystem i skjermbildet "Utskrifter". Hvis du skal ha denne rapporten som standard valg ved overføring av bunt, må du gjøre følgende: 1. Åpne skjermbildet for Integrasjon økonomisystem under menylinjen Grunndata/Firmaopplysninger/Oppsett/Integrasjon øk.system". 2. Velg "Ascii" i feltet "Regnskapssystem". 3. Velg " Visma DI " fra nedtrekkslisten i feltet "Eksportformat". 6 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

10 Abonnement e-postvarsel Det er lagt inn ny mottakertype Leder, Sender da e-postvarsel til Leder som du har satt opp på den ansatte. Feltet "Leder" het tidligere "Rapporterer til". Rapporter Etterbetaling Det er lagt inn et nytt utvalg Avlønningsform på rapporten Etterbetaling. Feilliste ved sammenslåing av lønnskjøringer Vi har lagd en ny rapport Feilliste ved sammenslåing av lønnskjøringer. Rapporten finner du under Kontrollrapporter. Denne rapporten lister opp alle transaksjoner som ligger dobbelt på de kjøringene du velger, med lønnsartnummer og ansattnummer. AA-registeret Utskrift AA-registeret, datoene for når endringer gjelder fra er nå med i rapporten. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 7

11 FORBEDRINGER Firmaopplysninger Skjermbildene under firmaopplysninger er nå forbedret bla. noen felt er flyttet til egne skjermbilder. Det er lagt inn følgende nye skjermbilder: Firma tilleggsinformasjon Firmakontakter Lønnsarter feriepenger Lønnsart andre AltInn Oppfølging sykemeldinger Visma Lønn og personal ABC Oppfølging sykemeldte Skjermbildet Oppfølging sykmeldte under Firmaopplysninger/Diverse registre er flyttet under Firmaopplysninger/Oppsett.. Det er lagt inn et sett med oppgaver som skal gjøres i forbindelse med oppfølging av sykefravær. 6 av disse oppgavene benyttes standard av Visma Lønn. De som har kryss for 'Skrives ut' vil bli skrevet på rapporten 'Oppfølging legemeldt sykefravær'. Tekstene på rapporten vil bli hentet fra skjermbildet Oppfølging sykmeldte. Det samme vil antall oppgaver (datoer) som skrives ut på rapporten. Det er, som tidligere, maksimalt 6 oppgaver som kan skrives ut på rapporten. Feltet "Påminnelse dager før". Her kan du sette opp hvor mange dager før fristen utløper du ønsker å sende e-postvarselet. Feltet benyttes når du lager et nytt oppfølgingsløp. Hvis du har registrert et planlagt søk eller trykker på Utfør søk nå, vil systemet gjennomgå tabellen Oppfølging sykefravær, det vil si alle sykefravær du har opprettet et oppfølgingsløp på. Alle oppfølgingsoppgaver som har påminnelsesfrist mindre enn eller lik dagens dato vil bli gjennomgått, hvis de har e-postadresse og kryss for å sende ut påminnelse. Vi sender ikke e-posten til Leder, men til e-postadressen du har overstyrt til i webmodulen. Du kan selv endre hvilke oppgaver du ønsker skal bli skrevet ut. Du kan også endre antall uker i feltet Frist uker. I denne versjonen av Visma Lønn kan du ikke legge til nye oppgaver eller endre teksten på oppgavene. Ansatt En ansatt kan nå ikke ha samme nummer i personnummer og bankkontonummer. Lønnsregistrering Henter nå riktig sats i lønnsregistrering når du har behandlingsregel 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14 og har sats på lønnsarten og i faste transaksjoner på de ansatte. 8 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

12 Lønns-ticker Når du nå eksporterer rapporter fra Lønns-ticker i Visma Lønn til Excel blir nå tallene lagt ut som tallformat. Dette gjelder bare hvis du har valgt "Vis desimaler". E-postvarsel jubileumsliste Ved en feil ble jubileumsliste som sendes via E-postvarsel sendt ut på ansatte som var registrert i Visma Lønn men ikke startet enda, dette er nå rettet. Pensjonstilbyder Feltet for pensjonstilbyder er flyttet i fra rapportene i utskriftsentralen til Grunndata \Firmaopplysninger bilde Firma tilleggsinformasjon feltet Pensjonstilbyder. Feltet blir brukt på papirrapporten Årsoppgave og AltInn lønns og trekkoppgave. Lønnsslipp Nå vises riktig sats på lønnslippene for fast transtype 1 Firmabil på lønnsslippen. Rapporter Følgende rapporter er flyttet til: Avstemming: Avstemming Visma Global Avstemming Visma Business Kontrollrapporter: Status mine lønnsklienter Status på publiserte lønnsslipper/lønns- og trekkoppgaver Oppdaterte grunndata/ satser og grenser Sammenligne lønnskjøringer Regnskapsbilag: Regnskapsbilag 6 ansvarsenheter (VSN) FNO BRANSJESTANDARD ELEKTRONISK Nå blir antall timer pr. år lagt ut i rapporten FNO, verdien blir hentet fra ansatt. Det er lagt inn et nytt felt under Satser og grenser og et nytt felt på Ansatt, fanen Pensjon/oppsigelser. Begge heter 'Ant. timer pr år (eksklusiv ferie/fridager, 100 % stilling)'. Når du oppgraderer til versjon 7.80 blir feltet satt til 1687,5 dersom du har 25 feriedager, ellers blir det satt til 1717,5 (uansett antall feriedager pr år). Det er bare 2013 som blir oppdatert. Deretter blir alle VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 9

13 ansatte oppdatert med det samme antallet i feltet Ant. timer pr år. Har du ikke 25/21 feriedager, må du justere antallet manuelt. Det er ingen automatisk oppdatering av ansatte når du endrer i feltet i lønnsår, du må da endre på de ansatte, vi anbefaler at du kjører masseoppdatering fra ansattlister. Har du ansatte over 60 år må du overstyre antall på de ansatte. 10 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

14 GRUNNDATA OG SATSER Lønnsår Grunnbeløp pr blir satt til kr ,-. Fribeløp for arbeidsgiveravgift (Sone 1A) blir satt til kr ,-. Kommuneår Kommunenummer 1903 Harstad lagt inn i grunndata. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 11

15 visma.no Visma Software AS Karenslyst allé 56 Pb. 733 Skøyen 0214 Oslo Norge Tlf: Faks: visma.no