UNIVERSITETET I TROMSØ

Transkript

1 UNIVERSITETET I TROMSØ DET JURIDISKE FAKULTET ~~ T SakJF 23/13 Til: fakultetsstyret Møtedato: Arkivref.: 2012/1363 KGA000/ Egenevaluering av fakultetsstyret Det juridiske fakultet Bakgrunn for saken Universitetsledelsen gjennomførte høsten 2012 en egenevaluering av fakultetsstyrene. Evalueringen ble gjennomført i form av en spørreundersøkelse, som ble sent til styremedlemmene. Hensikten med evalueringen var å gi innsikt i hvordan styremedlemmene opplever og vurderer styrets arbeid, herunder kompetanse, ansvar og oppgaveportefølje. Hensikten med undersøkelsen var å gi fakultetet anledning til å forbedre eget (styre)arbeid. Da spørreundersøkelsen ble gjennomført, var det bare 40 % av medlemmene som besvarte den og styret bestemte derfor at det ville gjennomføre en ny egenevaluering av eget arbeid på slutten av styreperioden, jf sak JF 32/12. Vårens egenevaluering Den nye egenevalueringen er gjennomført ved at høstens spørreundersøkelse ble sendt ut på nytt. Seks av ni medlemmer har besvart undersøkelsen denne gang. Kort oppsummering av resultatene i rapporten Resultatene fremgår av vedlagte rapport. Rapporten taler for seg, men vi vil likevel fremheve enkelte av temaene som er vurdert, hvor rapporten viser at det er rom for forbedringer. Flere av medlemmene mener de kan bli bedre orientert om overordnede mål som har betydning for styrets arbeid, se pkt 4.2 i rapporten. Det samme gjelder orientering om og involvering i strategiarbeid, ser pkt 11, og da særlig innen planarbeid, virksomhetsstyring, økonomi /budsjettarbeid, personalpolitikk, HMS-arbeid og FoU-arbeid. Flere etterspør opplæring for styremedlemmer, se pkt 5, hvor opplæring i styrets ansvar og rolle, habilitetsregler, FoU-virksomhet og økonomi-/budsjett er spesielt nevnt. Èn respondent har uttrykt ønske om et internt styreseminar, hvor styret drøfter eget arbeid, funksjon og strategi. Som sist er det noen som ønsker bedre kvalitet på sakspapirene som legges frem for styret. Dersom administrasjonen skal kunne forbedre seg, er den avhengig av konkrete tilbakemeldinger på hvilke endringer/forbedringer som ønskes. Av pkt 20 fremgår det at takhøyden på styremøtene kan bli noe bedre, slik at det gir godt rom for dialog og meningsutveksling. NO-9037 Tromsø. postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

2 UNIVERSITETET I TROMSØ U~T I Vi viser til dette, og foreslår følgende Vedtak: Fakultetsstyret tar den fremlagte rapporten om egenevaluering av fakultetsstyret ved Det juridiske fakultet til etterretning. Tromsø, Dekan nderssen fakultetsdirektør Saksbehandler: Karl Gabrielsen Vedlegg: Rapport om egenevaluering av fakultetsstyret ved Det juridiske fakultet

3 Egenevaluering for fakultetsstyret ved Jur.fak Publisert fra til respondenter (6 unike) 1. Hvor mange medlemmer er det i ditt styre Styrets sammensetning Antall medlemmer i et styre blir vurdert i forhold til tids- og ressursbruk, veid opp mot den rolle og de oppgaver styret skal utføre. 1. Hvor mange medlemmer er det I dltl styre - 809G ~.X \ i~ i) ~ t.-~., r -r i-.?- ~. ~1 I b.ç ~ ~ 1 - JPj ~ : ~ - _-~-- ~ ~ ~ ~Ç~ ~-~- ~,.- I & ~ AR:.! ~ ~ ~<~ s< ~ ~O% ~ ~ I , ,7% ,3% , , 0 Total 6

4 2. Vil du si at ditt styre har et passende antall medlemmer, eller burde det vært færre eller flere medlemmer Her søker vi din vurdering av styrets sammensetning. 2. Vil du si at ditt styre har et passende antall medlemmer, eller burde det vært færre eller flere medlemmer 10. :.~. - :_-. ~ ~ 4 Å ~ -~ - 709G -~ ~ r.../ ~Z -..s - -.r. ~-.- v 3 v.i...r..s 7 r~.~v ~nt7 ~ I ~ I~ ~ ~ 1 ~ ~, -ks -~~F Jfr~ ~S-o% ~ ~ ~. I Styret har et passende antall medlemmer 100,0 % 6 2 Styret har for få medlemmer 0,0 % 0 3 Styret har for mange medlemmer 0,0 % 0 Total 6

5 :00 QuestBack eksport - Egeneva~uering for fakultetsstyret ved Jur.fak 3. Begrunn gjerne ditt svar om styrets sammensetning Viktig med eksterne medlemmer - 5 grupper skal være representert. Det er en fordel at flest mulig grupper er representert ved flere enn en representant. Særlig er det gunstig at der er to eksteme; det muliggjør kjønnsbalanse, distriktsbalanse, balanse offentlig/privat sektor mv.

6 4. I hvor stor eller liten grad Styrets kompetanse og rolle På en skala fra 1 til 6, der 1 er svært liten grad og 6 er svært stor grad er du kjent med de lover, forskrlfter, in1e~ne regler og bestemmelser som er gjeldende for LJIT oppleve du å være orientert om de overord nede må og ramme som fastsettes av overordnet styre1 med betydning for styrets arbekp vil du s at styret har tilstrekkelig kompetanse til å utøve styrets arbe pa best mulig måte? vi du si a styrets rnedlenirrier har tilstrekkelig innsikt i styrets viktigste oppgaver~ 4. I hvor stor eller liten grad ::~...:~. ç~~- ~ b ~Q~ Altemativer 1 er du kjent med de lover, forskrifter, interne regler og bestemmelser som er gjeldende for UiT? 2 opplever du å være orientert om de overordnede mål og rammer som fastsettes av overordnet styre, med betydning for styrets arbeid? 3 vil du si at styret har tilstrekkelig kompetanse til å utøve styrets arbeid på best mulig måte? 4 vil du si at styrets medlemmer har tilstrekkelig innsikt i styrets viktigste oppgaver? N

7 4.1 hvor stor eller liten grad - er du kjent med de lover, forskrifter, interne regler og bestemmelser som er gjeldende for UiT? 4.1 er du kjent med de lover. forskrifter, interne regler og bestemmelser som er gjeldende for UIT? 10 1 I , , , ,7% ,3% Total 6

8 4.2 I hvor stor eller liten grad - opplever du a være orientert om de overordnede mål og rammer som fastsettes av overordnet styre, med betydning for styrets arbeid? 4.2 opplever du å være orientert om de overordnede mål og rammer soni ~ fastsettes av overordnet styre, med betydning for styrets arbeid? I , ,3% ,3% ,3% , 0 Total 6

9 4.3 I hvor stor eller liten grad - vil du si at styret har tilstrekkelig kompetanse til a utøve styrets arbeid på best mulig måte? 4.3 vil du si at styret har tilstrekkelig kompetanse til å utøve styrets arbeid på best 10 mulig måte? 1 I , , , , , , 0 Total 6

10 4.4 I hvor stor eller liten grad - vil du si at styrets medlemmer har tilstrekkelig innsikt i styrets viktigste oppgaver? 4.4 vil du si at styrets medlemmer har tilstrekkelig innsikt i styrets viktigste 10 oppgaver? 1 I , , , , , , 0 Total 6

11 5. Dersom din vurdering er at styret samlet sett har behov for opplæring, hvilken type opplæring vil være til nytte for styrets medlemmer? 5. Dersom din vurdering er at styret samlet sett har behov for opplæring, hvilken 10 type opplæring vil være til nytte for styrets medlemmer? Habilitetsregler/Lov- og regelverk 20,0 % 1 2 Styrets ansvar og rolle 60,0 % 3 3 økonomi-/budsjett 20,0 % 1 4 FoU-virksomhet 60,0 % 3 5 Utdanningsvirksomhet 0,0 % 0 6 Ingen opplæring er nødvendig 0,0 % 0 Total 5

12 6. Hvilken annen type opplæring vil være til nytte for styrets arbeid? Jeg savner en rubrikk Annet. Styrets medlemmer dekker omtalt kompetanse på en stort sett fyldestgjørende måte. Det som særlig ville være aktuelt, er intemt styreseminar til drøftelse av eget arbeid, funksjon og strategi.

13 7. I hvilken grad opplever du din rolle og funksjon som styremedlem som tydelig og avklart? Din vurdering på en skala fra 1 til 6, der 1 er svært liten grad og 6 er svært stor grad 7 I hvilken grad opplever du din rolle og funksjon som styremedlem som tydelig 10 og avklart? 1 i , , , , , , 0 Total 5

14 8. Har det vært situasjoner der du har vært særlig oppmerksom på inhabilitetsforhold og/eller lojalitetsforhold? Har det vært situasjoner der du har vært særlig oppmerksom på inhabihtetsforhold og/eller lojahtetsforhold? I 2 lja 50, 3 2Nei 50, 3 Total 6

15 9. Begrunn gjerne de situasjoner der det har vært tilfeller av inhabilitetsforhold ogleller lojalitetsforhold Av og til behandler styret bedømmelser skrevet av interne krefter på huset, og da kan det oppstå spørsmål om lojalitetlhabilitet. Ansettelser kan også være en utfordring i et lite miljø.

16 10. Andre kommentarer til styrets kompetanse og rolle Samlet fungerer det bra, se foranstående bokser.

17 11. I hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mai og strategiarbeid, gjeldende for Styrets ansvar- og myndighetsforhold Din vurdering på en skala fra 1 til 6, der I er svært liten grad og 6 er svært stor grad PlanaEbeid ~rrksornhetsstyri ng økonom i-lbudsjettarbeid Persorhalpolilikk Utviki ing av fagjxwteføl e og nye satsinger Kva itelsutvikling innenfor utdanning Kvalitetsutvikling innenfor FoU HMS - Strateg.Iàrsplaner 11. I hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enheteris mål og strategiarbeid, gjeldende for 0 00 I Altemativer N I Planarbeid 6 2 Virksomhetsstyring 6 3 økonomi-/budsjettarbeid 6 4 Personalpolitikk 6 5 Utvikling av fagportefølje og nye satsinger 5 6 Kvalitetsutvikling innenfor utdanning 5 7 Kvalitetsutvikling innenfor FoU 6 8 HMS - Strategi/årspianer 6

18 :00 QuestBack eksport - Egenevaluering for fakuitetsstyret ved Jur.fak 11.1 hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mai og strategiarbeid, gjeldende for - Planarbeid Planarbeld 1 I 2 6 Aitemativer Prosent Verdi 11 0, , ,7% ,3% , , 0 Total 6

19 11.2 hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mai og strategiarbeid, gjeldende for - Virksomhetsstyring V~rksomhetsstyrIng 1 I ~ , ,7% ,3% , , 0 Total 6

20 11.3 I hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mål og strategiarbeid, gjeldende for - økonomi-/budsjettarbeid 10 B 11.3 økonom~-ibudsjettarb&d 1 I , , ,7% , ,3% , 0 Total 6

21 11.4 I hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mai og strategiarbeid, gjeldende for - Personalpolitikk Person alpolitikk 1 i , ,7% 33 50, ,7% 55 16,7% 66 0, 0 Total 6

22 11.5 i hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mai og strategiarbeid, gjeldende for - Utvikling av fagporteføije og nye satsinger ~5 Utvikling av fagportef&je og nye Satsinger. ~ , , , , , , 0 Total 5

23 11.6 I hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mai og strategiarbeid, gjeldende for - Kvalitetsutvikling innenfor utdanning KvalltetsuLvlkhng Innenfor utdanniri9 1 I , , , , , 66 0, 0 Total 5

24 :00 QuestBack eksport - Egenevaluering for fakuitetsstyret ved Jur.fak 11.7 i hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mai og strategiarbeid, gjeldende for - Kvalitetsutvikling innenfor FoU Kvalitetsutvikling r~nenfor FoU 1 0 I , ,7% ,7% , ,7% , 0 Total 6

25 11.8 I hvilken grad opplever du at styret er strategisk orientert og involvert i enhetens mål og strategiarbeid, gjeldende for - HMS - Strategilårsplaner HMS Slrategllårsplaner 1 I , , ,3% ,3% ,3% , 0 Total 6

26 12. I hvilken grad følger styret opp egne vedtak? Din vurdering på en skala fra 1 til 6, der 1 er svært liten grad og 6 er svært stor grad ~ 12. I IwlIker~ grad biger styrel opp egne ved Lek? 1 I & 11 0, , , , ,3% ,7% -1 Vet ikke 0,0 % 0 Total 6

27 13. Hvordan opplever du styrets lojalitet til vedtak fattet av overordnet styringsorgan? Med overordnet styringsorgan mener vi fakultetsstyre eller universitetsstyre. Din vurdering på en skala fra I til 6, der 1 er svært liten lojalitet og 6 er svært stor lojalitet 13 Hvordan opplever du styrets lojalitet til vedtak fattet av overordnet 10 styri n gsorgan? 1 I Alternativer Prosent Verdi , , % ,3% , 0-1 Vet ikke 0,0 % 0 Total 6

28 14. Hvordan vurderer du kvaliteten pa sakspapirer/beslutningsgrunnlag som fremlegges for styret? Din vurdering pà en skala fra 1 til 6, der 1 er kan med fordel bli bedre og 6 er svært bra kvalitet 14. Hvordan vurderer du kvaliteten på sakspapirerlbeslutningsgrunnlag som 10 fremlegges for styret? 1 I , , , , , , 0 Total 6

29 15. Dersom det foreligger et forbedringspotensial i administrasjonens saksforberedelse til styret, hva kan administrasjonen bli bedre på? 15. Dersom det foreligger et forbedringspotenstal i adminastrasjoriens saksforberedelse til styret, hva kan adnhinistrasjonen bli bedre på? Bedre kvalitet på utredede saker 50,0 % 2 2 Saksdokumentene ønskes tilsendt i lengre tid før møtet 50,0 % 2 3 Annet 0, 0 Total 4

30 16. Hvordan opplever du samarbeidet mellom enhetens daglige ledelse og styret? Din vurdering på en skala fra 1 til 6, der 1 er mindre godt samarbeid og 6 er svært godt samarbeid 16. Hvordan opplever du samarbeidet mellom enhetens daglige ledelse og styret? )~ ~ ~ , , , , , 0 Total 5

31 17. Vurderer du styret til å ha nødvendig uavhengighet i forhold til enhetens daglige ledelse? 17. Vurderer du styret til å ha nødvendig uavhengighet i forhold til enhetens daglige ledelse? 10 1 o I 2 IJa 83,3% 5 2Nei 16,7% -1 Vet ikke 0,0 % 0 Total 6

32 18. Begrunn gjerne hvorfor du mener at styret ikke har den nødvendige uavhengigheten i forhold til enhetens daglige ledelse

33 19. Hvordan vurderer du din egen innsats i styrets arbeid? Styrets arbeids- og kommunikasjonsfom, Din vurdering på en skala fra 1 til 6, der 1 er svært lite tilfredsstillende og 6 er svært tilfredsstillende Hvordan vurderer du din egen innsats I styrets arbeid? 1 I Alternativer Prosent Verdi 11 0, , , , ,3% ,7% 1 Total 6

34 20. I hvilken grad opplever du som styremedlem at det er tilstrekkelig takhøyde pa styremøtene, med rom for dialog og meningsutveksling? Din vurdering på en skala fra 1 til 6, der 1 er i svært liten grad og 6 er i svært stor grad. 20. I hvilken grad opplever du som styremedlem at det er Ntilstrekkehg takhøyded 10 på styremetene1 med rom for dialog og meningsutveksting? 1 I Alternativer Prosent Verdi 11 0, , ,7% 44 16,7% , ,7% 1 Total 6

35 :00 QuestBack eksport - Egenevalueririg for fakultetsstyret ved Jur.fak 21. Opplever du styret som et kollegium og team, der diskusjonen preges av àpenhet, tillit og respekt? I Opplever du styret som et kollegiun, og team, der diskusjonen preges av åpenhet, tillit og respekt? 1 I 2 lja 100, 6 2Nei 0, 0 Total 6

36 22. Kommenter gjerne hvorfor du mener at styrets diskusjoner ikke preges av apenhet, tillit og respekt

37 I hvor stor eller liten grad Din vurdering på en skala fra 1 til 6, der 1 er svært liten grad og 6 er svært stor grad 23. I hvor slor eller liten grad vil du si at styreleder bidrar til effektive møter? vil du si at det enkelte slyrernedlerri bid ar LII effektive møter? ,00 4, Alternativer N I vil du si at styreleder bidrar til effektive møter? 6 2 vil du si at det enkelte styremedlem bidrar til effektive møter? 6

38 23.1 I hvor stor eller liten grad - vil du si at styreleder bidrar til effektive møter? vil du si at styreleder bidrar Lii effektive møter? , , ,7% ,7% ,7% , 0 Total 6

39 23.2 I hvor stor eller liten grad - vil du si at det enkelte styremedlem bidrar til effektive møter? vil du si at det enkelte styremedlem bidrar til effeklive meter? , , , , , , 0 Total 6

40 24. Opplever du a ha tilstrekkelig med tid til å utøve ditt styreverv på en forsvarlig og god mate? 24. Opplever du å ha tilstrekkelig med tid til å utøve ditt styreverv på en forsvarlig og god måte? I 0 1 I 2 lja 100, 6 2Nei 0, 0 Total 6

41 25. Begrunn gjerne hvorfor du ikke opplever a ha tilstrekkelig med tid til a utøve ditt verv pa en forsvarlig måte

42 26. Andre kommentarer til styrets arbeids- og kommunikasjonsfomi Det fremgår at jeg stort sett er godt fomøyd med styrets arbeid og kommjunikasjonsform. Men, det bør vurderes om løpende strategivurderinger, med noe mer meningsutveksling bør tilstrebes.

43 27. Andre synspunkter til styrets arbeid, organisering og ledelse? Se over.

44 28. Hvilket styre er du styremedlem i? Bakgrunnsinformasjon For at det skal være mulig å b,inge tilbake funn og analyser fra evalueringen til ditt styre, ber vi om at du fyller ut fakultet-/institutt- og/eller sentertilhørighet, hvilket styre du har styreverv i og antall år som styremedlem (fartstid som styremedlem ved UiT) Hvilket styre er du styremedlem I? 1 I Fakultetsstyre 100,0 % 6 2 lnstituttstyre 0,0 % 0 3 Senterstyre 0,0 % 0 Total 6

45 29. Tilhørighet TIIh~rIghet 1 0 I Fakultet for naturvitenskap og teknologi 0,0 % 0 2 Det jundiske fakultet 100, 6 3 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning 0,0 % 0 4 Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi 0,0 % 0 5 Det helsevitenskapelige fakultet 0,0 % 0 6 Det kunstfaglige fakultet 0,0 % 0 7 Enheter under styret 0,0 % 0 Total 6

46 30. På hvilket institutt er du styremedlem? No D~t~ 1 Institutt for fysikk og teknologi 0,0 % 0 2 Institutt for geologi 0,0 % 0 3 Institutt for informatikk 0,0 % 0 4 Institutt for kjemi 0,0 % 0 5 Institutt for matematikk og statistikk 0,0 % 0 6 Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet 0,0 % 0 Total 0

47 31. På hvilket institutt er du styremedlem? NG Data 1 Institutt for språkvitenskap 0,0 % 0 2 Institutt for kultur og litteratur 0,0 % 0 3 Institutt for lærerutdanning og pedagogikk 0,0 % 0 4 Institutt for filosofi og førstesemesterstudier 0,0 % 0 5 Institutt for historie og religionsvitenskap 0,0 % 0 6 Institutt for sosiologi, samfunnsplanlegging og statsvitenskap 0,0 % 0 7 Institutt for arkeologi og sosialantropologi 0,0 % 0 8CASTL 0, 0 9 Senter for fredsstudier 0,0 % 0 Total 0

48 :00 QuestBack eksport - Egenevaluering for fakulietsstyret ved Jur.fak 32. På hvilket institutt er du styremedlem? NG D~t~ I Institutt for arktisk biologi og marin biologi 0,0 % 0 2 Norges flskerihøgskole 0,0 % 0 3 Handelshøgskolen i Tromsø 0,0 % 0 Total 0

49 33. På hvilket institutt er du styremedlem? NG Data 1 Institutt for medisinsk biologi 0,0 % 0 2 Institutt for samfunnsmedisin 0,0 % 0 3 Institutt for klinisk medisin 0,0 % 0 4 Institutt for farmasi 0,0 % 0 5 Institutt for klinisk odontologi 0,0 % 0 6 Institutt for psykologi 0,0 % 0 7 Institutt for helse- og omsorgsfag 0,0 % 0 8 Regionalt kunnskapssenter for bam og unge (RKBU) Total 0,0 % 0 0

50 34. Pa hvilket institutt er du styremedlem? No Data 1 Musikkonservatoriet 0,0 % 0 2 Kunstakademiet 0,0 % 0 Total 0

51 35. Pa hvilket senter eller enhet er du styremedlem? No Data 1 KVINNFORSK 0,0 % 0 2 Senter for samiske studier 0,0 % 0 3 Tromsø museum 0,0 % 0 4 Universitetsbiblioteket 0,0 % 0 5 U-vett 0,0 % 0 6 Barentsinstituttet 0,0 % 0 Total 0

52 36. Hva er din fartstid som styremedlem (hvor mange ars erfaring har du som styremedlem)? Hva er din fartstid som styremedlem (hvor mange års erfaring har du som styremedlem)? I år 50, 3 24-Bår 33,3% 2 38årellermer 16,7% 1 Total 6