HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 11/634 HALD-SAMARBEID INNENFOR PLAN- OG BYGGESAKSBEHANDLING

Transkript

1 HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 11/634 HALD-SAMARBEID INNENFOR PLAN- OG BYGGESAKSBEHANDLING Rådmannens innstilling: 1. Herøy kommune slutter seg til samarbeidet mellom HALD-kommunene og Fylkeskommunen/Fylkesmannen om opprettelse av en prosjektorganisasjon for å ivareta kommuneplanarbeidet; regionale og kommunale planstrategier, planprogrammer og kommuneplanene, samfunnsdelen. 2. Prosjektorganisasjonen tilknyttes Alstahaug kommune og finansieres med tilskudd fra Fylkeskommunen/Fylkesmannen. Finansieringsbehov utover dette avklares med kommunene. 3. Herøy kommune slutter seg videre til at utredningsarbeidet om en fullstendig interkommunal planfunksjon tilknyttet byggesaksbehandling/kontrollfunksjoner videreføres. Videre slutter Herøy kommune seg til utredning om samarbeid om andre oppgaver innenfor teknisk sektor. Samarbeidet kan være mellom to eller flere kommuner. Herøy kommune forutsetter at arbeidstakerorganisasjonene trekkes inn i utredningsarbeidet som deltaker i prosjektgrupper/styringsgrupper. Kommunestyret tar endelig stilling til organisering. Bakgrunn: Desember 2002 ble det fattet følgende vedtak i Dønna og Herøy kommunestyre angående samordning av administrative tjenester: For å skjerme tjenestetilbudet direkte overfor befolkningen, vil Herøy (Dønna) kommune sammen med Dønna (Herøy) kommune gå inn i en prosess med tanke på samordning av administrative tjenester mellom kommunene på følgende felt: Skole/kultur-sektor Plan og utviklings-sektor Omsorgssektor Lønn og økonomi-sektor Det skal utredes samordning av tjenester i Hald-regionssammenheng innen områder der en regionalt vil kunne oppnå større faglig og økonomisk effekt. Slike områder kan være eksempelvis barnevern og oppmålingstjenester.

2 Det søkes Departementet v/fylkesmannen om midler til utredningsarbeidet. Den endelige utredningen vil være utgangspunkt for beslutning om samordning av de ulike områder der dette gir en faglig og økonomisk gevinst. Det delegeres til formannskapet, i samråd med formannskapet i Herøy (Dønna), å utnevne prosjektog styringsgruppe for prosjektet på første formannskapsmøte i Det forutsettes at arbeidet igangsettes snarest og om mulig gjøres ferdig innen sommerferien Frist for utredningsarbeidet settes til ultimo august Formannskapene i Leirfjord og Alstahaug meldte også sin interesse for et samarbeidsprosjekt og fattet følgende vedtak: Leirfjord/Alstahaug formannskap vedtar å anmode nabokommunene Dønna og Herøy om å få delta i det vedtatte utredningsarbeidet. Dersom anmodningen blir positivt mottatt, bes rådmannen fremme sak for kommunestyret så snart som mulig. Med denne bakgrunnen møttes formannskapene i Herøy og Dønna for å starte arbeidet med igangsetting av prosjektet. Ordfører i Leirfjord og varaordfører i Alstahaug kommune deltok på siste del av møtet. Administrasjonen i de fire kommunene var også representert Møtet konkluderte med at et slikt utredningsprosjekt måtte omfatte hele HALD regionen, men Leirfjord og Alstahaug kommuner hadde da ikke behandlet dette i de respektive kommunestyrene. Det var derfor enighet om at man burde få et felles saksutkast for de fire kommunene og dette legges derfor fram til politisk behandling snarest. Alle kommunene uttrykte positiv vilje til å gå inn i et utredningsarbeid for å finne områder der man kan samarbeide med det mål å oppnå økonomisk gevinst uten å forringe tjenestetilbudet til befolkningen. Prosjektutredningen skulle gi nødvendig beslutningsgrunnlag for igangsetting av samarbeid. Kommunestyrene i de enkelte kommunene ville være beslutningstaker. Prosjektet må også avklare om det er områder der for eksempel bare to og to kommuner bør samarbeide. Det ble presisert under møtet at alle kommunene måtte komme i en vinn vinn situasjon med dette arbeidet. Samtlige kommunestyrer sluttet seg til dette og styringsgruppe og prosjektgrupper ble opprettet. Prosjektet ble kjørt i HALD-regi, og firma Pricewaterhouse Coopers ble engasjert til å lage utredningen for HALD. Sluttrapporten ble presentert i juni 2004 og er kalt Interkommunalt samarbeid mellom HALD-kommunene. Rapporten innholde flere delrapporter. For dette saksområde gjelder det delrapport: Interkommunalt samarbeid innen kart, oppmåling og byggesak. Herøy kommunestyre gjorde følgende vedtak ved behandling av sluttrapporten: Kommunestyret har i møte , sak 0004/05 fattet følgende vedtak: 1) Herøy kommunestyre kan ikke se at det foreligger grunnlag for forlengelse av prosjektet. Resultatet av prosjektarbeidet innebærer en sentralisering av arbeidsoppgaver, og det kan vi ikke akseptere. Kommunestyret ønsker ikke å inngå noen form for samarbeid som medfører at arbeidsoppgaver overføres til annen kommune eller at tjenestetilbudet

3 forringes. Noen av delforslagene innebærer en forvitring av enkelte fagmiljøer noen som gjør tjenestene dårligere for folk flest. 2) Med bakgrunn i ovenstående begrunnelse, avsluttes prosjektet. De andre HALD-kommunene sluttet seg til sluttrapporten og vedtok å gå videre i samarbeidet. Saksutredning: Delrapport for fagområde kart, oppmåling og byggesak har også med seg saksområde arealplanlegging. Som bakteppe for rapporten lå og det perspektiv at plan- og bygningene var under revisjon gjennom 2 stortingsoppnevnte utvalg; Planlovutvalget og Byggesaksutvalget. Gjennom de delutredninger som forelå fra de nevnte utvalg på dette tidspunkt, så man ganske omfattende endringer i lovverket som ville få store konsekvenser både kunnskapsmessig og ressursmessig for HALD-kommunene. Utvalgenes innstillinger er nå lagt fram for Stortinget, og lovendringene er nå et faktum. Den nye plandelen i plan- og bygningsloven trådte i kraft , mens byggesaksdelen trådte i kraft Rådmannen i Herøy, Roy Skogsholm, har med bakgrunn i nevnte delrapport og de lovendringer som er kommet, bedt midlertidige tilsatt rådgiver i Herøy kommune, Svein Davidsen (tidligere bygnings- og reguleringssjef i Vefsn kommune), gjøre rede for hvilke kontrete endringer som er kommet i loven, og hva dette i realiteten har til å si for kommunene. Han har avgitt et notat om dette datert , hvor han konkluderer med følgende: At hver enkelt kommune innafor HALD-området skal bygge opp sin egen administrasjon bemanningsmessig, kompetansemessig og materielt for i framtiden å kunne planlegge og forvalte de nye bestemmelsen i plan- og bygningsloven i full bredde, vil etter min mening ikke være fornuftig ressursbruk. Samarbeid gjennom HALD med egne fagfolk der vil være det beste. Den lille bemanningen man i dag har ute i kommunene bør fortsatt beholdes der for å kunne serve publikum fra rådhuset, og for derfra å utføre den daglige saksbehandlingen av enkle ordinære bygg- og plansaker. Dette er og meget viktig sett fra et publikumsståsted. Hvilke omfang av arbeidsoppgaver som her nevnt skal legges til et interkommunalt plan- og byggsakskontor kan selvfølgelig diskuteres. Den 3. februar då ble det avholdt et fellesmøte i Sandnessjøen mellom rådmennene i de respektive kommuner. Tilstede var også seksjonsleder for plan og miljø Dag Bastholm, fra Nordland fylkeskommune og Svein Davidsen fra Herøy. Her ble Davidsens notat gjennomgått og drøftet. Det var stor enighet på møtet om alle kommunene må gjøre noe for å møte de nye lovkravene som er kommet, og det beste i så måte må være et organisert interkommunalt samarbeid. Det ble ikke trukket noen entydig konklusjon på hvilken samarbeidsmodell som skal velges, men det syntes å være enighet om man må løse dette samarbeidet i enten bruk av vertskommunemodellen eller ved at man ansetter fagpersonell og bygger opp kompetanse på dette fagområde i en egen organisasjon som tilknyttes HRR IKS. Når det gjelder finansiering av dette ble det drøftet flere mulig tilskuddsordninger som må undersøkes. Det kan være: 1. Det undersøkes om mulig tilskuddsordninger i Miljøverndepartementet. 2. Det kan søkes Fylkesmannen om mulig skjønnsmidler.

4 3. Det kan søkes Nordland Fylkeskommune om prosjektmidler. Man må da definere et konkret prosjekt som det søkes midler til. Mulig prosjekt kan være å få utarbeidet et felles planstrategi for HALD-kommunene og felles strategi for tilsyn og ulovlighetsoppfølging Representant fra Alstahaug kommune antydet at de vil skal besørge undersøkelse og utarbeidelse av egne søknader innafor dette område. I kommuneproposisjonen for 2012 skriver Regjeringen: Nasjonale forventninger til kommunal og regional planlegging Som følge av ny plan- og bygningslov (plandelen) i 2008 skal kommunene og fylkeskommunene utarbeide og vedta kommunale og regionale planstrategier i løpet av Regjeringen vil i 2011 presentere en sammenstilling av nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging som skal legges til grunn i arbeidet med planstrategiene Plan- og miljøkompetansen i kommunene Oppfølging av klima-, areal- og miljøpolitikken, herunder nytt regelverk, forutsetter at det finnes faglig kompetanse og ressurser til å arbeide med ulike problemstillinger på en systematisk og langsiktig måte. Undersøkelser, blant annet gjennomført av Kommunal- og regionaldepartementet og Miljøverndepartementet, viser at kompetansen på plan- og miljøområdet er varierende. En del kommuner har også problemer med å rekruttere kompetent personell. I kommuneproposisjonen for 2011 ble det pekt på behovet for å styrke kompetansen i kommunene innenfor plan- og miljøområdet. Det ble videre vist til at Miljøverndepartementet har til vurdering ulike tiltak for å fremme kommunal kompetanse og kapasitet på plan- og miljøområdet. Fylkesmannen og Fylkeskommunen følger opp dette med å prøve å organisere regionale løsninger og retter sine økonomiske virkemidler opp mot dette. Rådmennene i HALD- kommunene har ved flere anledninger drøftet utfordringen og har kommet fram til at den eneste farbare løsningen er å finne fram til et interkommunalt samarbeid. Det er utarbeidet et forslag til felles saksframlegg for HALD-kommunene for det videre arbeid med saken. Etter at dette forslaget til saksframlegg ble kjent i kommunene kom det signaler fra flere ansatte og organisasjoner om at de ønsket å drøfte saksframlegget før videre behandling av saken. Det ble derfor innkalt til orienterings-/drøftingsmøte den der alle tekniske enheter i HALDkommunene og tillitsvalgte hadde fått invitasjon. Det ble orientert om bakgrunnen for saken og forslaget til saksframlegg. Det ble lagt spesiell vekt på Fylkeskommunens/Fylkesmannens arbeid for å få til et HALD-samarbeid om planstrategier, planprogrammer og kommuneplanens samfunnsdel. NITO s representant fra Herøy gikk meget hardt ut mot saksutredningen, framgangsmåten og forslaget om interkommunalt samarbeid etter den forslåtte modellskissen som skulle legges til grunn for det videre utredningsarbeidet. NITO antydet tvistesak mot Herøy kommune om vi gikk videre på dette grunnlaget. Disse utspillene preget møtet i fortsetningen. Til slutt ble det satt fokus på å berge det samarbeidsprosjektet som Fylkesmannen/Fylkeskommunen har tatt initiativ til og lovet finansiering av. NITO Herøys utspill lammet hele prosessen videre. Møtet gjorde følgende konklusjon:

5 1. Alstahaug kommune jobber videre opp mot fylkeskommunen og Fylkesmannen for å få på plass økonomisk støtte til en felles prosjektstilling i HALD på kommunal planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel. 2. Den enkelte kommune jobber videre internt med hvordan man ønsker å tilnærme seg et eventuelt samarbeid, med utgangspunkt i den dokumentasjon og informasjon som foreligger. 3. Alstahaug kommune innkaller til nytt møte i september Møtereferatet følger som vedlegg. Dette innebærer at Alstahaug kommune nå ivaretar prosjektet initiert av Fylkesmannen/Fylkeskommunen. Dette prosjektet innebærer en komplettering av dagens kapasiteter i kommunene og berører i svært liten grad dagens ansatte, i alle fall fører det ikke til reduksjoner av dagens stillinger. Rådmennene konkluderer derfor med at dette ikke utløser drøftinger etter hovedavtalen. For sikkerhets skyld innkaller rådmannen i Herøy,NITO Herøy, til orienterings-/drøftingsmøte den der hele saksframlegget legges fram til drøfting. Protokoll fra drøftingsmøtet vedlegges saken. Alstahaug, Leirfjord og Dønna har allerede vedtak fra 2005 om å gå videre i samarbeidet på teknisk sektor og finner ingen grunn til å legge dette fram for fornyet behandling. Herøy kommune har imidlertid et negativt vedtak. Jeg legger derfor i punkt 3 i innstillingen opp til at kommunestyret skal ta stilling til videre samarbeid på plan- og byggesaksområdet som de andre kommunene viderefører i september. Jeg forutsetter her at de ansatte/ansattes organisasjoner blir med både i utredningsarbeidet og styringen av dette og at endelig organisering forelegges kommunestyret til endelig behandling. Vurdering: Nye behov - personell og kompetanse Herøy kommune har i dag besatt alle stillinger med kvalifisert personal. Herøy har flere stillingshjemler enn de andre småkommunene. Kommunen opplever meget stort press på alle områder med for lange ventetider spesielt på oppmåling og byggesak. Vi har for mange klager på lang saksbehandlingstid. Plankapasiteten er heller ikke tilstrekkelig for å være à jour. Det er ikke igangsatt kontrollordninger etter lovens nye bestemmelser. Vi har de siste årene fått føling med manglende kompetanse og kapasitet i forhold til kommuneplanen, samfunnsdelen og ligger to-tre år etter det planprogrammet som kommunestyret har vedtatt. Dette gjelder også arealdelen m.h.h kapsitet.vi føler at vi ikke klarer å følge opp lovens bestemmelser. Det finnes ikke økonomiske rammer i kommunen til å tilføre nye stillinger i den bredden som kreves. Dette er en uholdbar situasjon som vi ikke kan overse. Arbeidssituasjonen i alle kommunene er mer eller mindre presset innafor fagområdene byggesak og arealplanlegging. Dersom man skal forholde seg til de lovbestemte frister på saksbehandlingstid blir situasjonen noe verre. Det finnes heller ikke ressurser nok til å ta seg av de nye oppgavene som nå er kommet, bl.a. tilsyn som er en forholdsvis tung og kompetansekrevende oppgave. Når man i tillegg og skal ta innover seg det merarbeid som følger av lovpålagt oppfølging av ulovlig byggearbeid, vurdere foretakenes kompetanse til å få godkjenning for utøvelse av uavhengig

6 kontroll blir personellressursene i kommunen for små samtidig som de nye kravene og stiller større krav til kompetanse. Innafor fagområdet arealplanlegging stiller loven nå strangere krav til både planmateriale og prosessen rundt en planbehandling for å komme fram til planvedtak i kommunestyrene. Dataverktøy (programvare) som trengs for dette fagfeltet er kompliserte. Samtidig har miljøverndepartementet kommet med en rekke nye planformål gitt i såkalte SOSI-koder. Dette krever en forholdsvis høg brukerterskel for at man skal kunne beherske bruken av disse programmene. Også her er det behov for en økning av personell og kompetanse i kommunene. Kommuneplanleggingen bør også legges til en slik planenhet. Dette skal omfatte planstrategier kommunalt og regionalt og planprogrammer og arealplaner i sin helhet. Planenheten bør også ha kompetanse på kystsoneplanlegging. Selv om det etableres en felles enhet må det fortsatt opprettholdes kapasitet i den enkelte kommune som ivaretar løpende saksbehandling av enkle saker spesielt byggesak og sørger for framlegg av saker til politiske organer. Planfunksjonen kan med fordel organiseres som en enhet for hele HALD. Her ligger en mulighet for å styrke denne funksjonen for å ivareta saksbehandling av større byggesaker og å ivareta kontroller etter lovens nye bestemmelser. For oppmålingsfunksjonen kan det være muligheter for et samarbeid mellom Dønna og Herøy. Organisering. Det er 3 forskjellige modeller som kan være aktuelle. Det er - interkommunalt plan- og byggsakskontor, som skal selge konsulenttjenester til kommunene. Kan og selge tjeneseter ut mot det private marked. - Interkommunalt selskap som finansieres av vertskommunene, og som bistår kommunene i større arbeidsoppgaver innafor de 2 nevnte fagområdene, eller - vertskommunemodellen hvor for eksempel Alstahaug kommune påtar seg å ansette minst 2 nye medarbeider som får som oppgave å serve samtlige HALD-kommuner Av disse 3 alternativene vil jeg utelukke konsulentkontormodellen fordi det ikke er et mål å opprette et konsulentfirma som skal konkurrere i det åpne marked om oppdragene. Kjøp av tjenester må da finansieres over kommunebudsjettene. Kommunene krever selv inn gebyrer i henhold til sine betalingsregulativ. Et slik firma vil dessuten ha et troverdighetsproblem når de skal utføre oppdrag for kommunen bl.a. innafor fagområdet tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Selv beslutningsmyndigheten etter plan- og bygningsloven må fortsatt ligge i kommunene Dersom man velger IKS-modellen må det baseres på at IKSet bare tar oppdrag for kommunene og at de utfører all nødvendig saksbehandling innafor de fagområdene de blir tilvist. Selve beslutningsmyndigheten etter plan- og bygningsloven kan ut fra kommuneloven ikke delegeres til IKSet. Denne må fortsatt ligge i kommunene. Derimot vil man ha større frihet til å fastsette lønn når det gjelder rekruttering av godt kvalifisert personell. En annen fordel er at de ansatte i IKSet får en mer fri posisjon til å jobbe med de saker de skal, uten å føle noe spesiell kommunetilslutning, som for eksempel vertskommunemodellen vil ha. Særskilt av tale må inngås mellom kommunene. Stillingene finanseires over gebyrregulativet på en slik måte at IKSet selv sender ut gebyrregninger direkte til søkerne, og pengene går direkte inn i regnskapet til IKSet.

7 Vertkommunemodellen innebærer at en av kommune påtar seg oppgaven med all saksbehandling innafor saksområdene for alle kommunene. Det inngås da avtale mellom hver enkelt kommune og vertskommunen, og myndighet overføres vertskommunen gjennom eget delegasjonsvedtak i henhold til kommunelovens 28 og 28b. Vertskommunen får da myndighet til å fatte beslutning i henhold til særlover. Vertskommunen krever og inn gebyrer for sin behandling i henhold til regulativ som er vedtatt i den respektive kommune. Konklusjon: Uansett valg av organisasjonsform må målet være at dette ikke skal innebære merkostnader for kommunene. Nødvendige stillinger finansieres gjennom prosjektmidler og gebyr i hht regulativ gitt med bakgrunn i plan- og bygningsloven. Ulovlighetsoppfølgning finansieres gjennom utskriving av lovens innførte overtredelsesgebyr, som kan ligge i størrelsesorden fra kr ,- til kr ,-. Rådmannen vil anbefale Herøy kommunestyre at Herøy kommune slutter seg til samarbeidet mellom HALD-kommunene og Fylkesmannen/Fylkeskommunen om opprettelse av en prosjektorganisasjon for å ivareta kommuneplanarbeidet; regionale og kommunale planstrategier, planprogrammer og kommuneplanene samfunnsdelen. Etableringen skjer i regi av Alstahaug kommune. Jeg anbefaler videre at Herøy deltar i det videre samarbeid om utredning av en komplett planfunksjon og andre samarbeid på teknisk sektor. Jeg forutsetter at de ansattes organisasjoner koples opp mot dette arbeidet. Vedlegg: - Notat datert fra rådgiver Svein Davidsen til rådmann Roy Skogsholm - Referat fra møte Protokoll fra drøftingsmøte med NITO Herøy Sluttrapport delprosjekt Interkommunalt samarbeid innen kart, oppmåling og byggesak, datert juni 2004, utarbeidet av firma PriceWaterhouseCooper. Vurdering: Vedlegg: